1

UMOWA nr .........../OHP/............

UTRZYMANIA I SERWISU OPROGRAMOWANIA

zawarta w dniu ………………2019 r. w Warszawie pomiędzy:

Skarbem Państwa - Komendą Główną Ochotniczych Hufców Pracy z siedzibą w 00-349

Warszawa ul. Tamka 1, NIP 5271118029, REGON : 007001280 reprezentowany przez

……………………………..

zwanym dalej „ Zamawiającym”,

a

………………………….. z siedzibą w …………….. (00-000) przy ul.

……………………., wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd

Rejonowy……….. w ……………. Wydział Gospodarczy – Krajowego Rejestru Sądowego

pod numerem KRS:……………., NIP: ……………, REGON:…………….. z kapitałem

zakładowym w wysokości ……........................ zł pokrytym w całości reprezentowaną przez

…………….

lub

……………………………………..zamieszkałą/zamieszkałym:…………………………

……………...........................................prowadzącą/prowadzącym działalność gospodarczą

pod firmą …………………………………………..…….., adres głównego miejsca

wykonywania działalności gospodarczej ul. ……………………………………,

wpisaną/wpisanym do CEIDG NIP: ………………., REGON: ……………………,

reprezentowanym przez ……………. – ……………….

zwaną/zwanym dalej „Wykonawcą”

zwanymi także dalej „Stroną” lub łącznie „Stronami”.

w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

realizowanego w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie ustawy z dnia

29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U.

z 2018 r., poz. 1986 z późn. zm.), zwana dalej „Ustawą", została zawarta Umowa, zwana

dalej „Umową", o następującej treści:

§1

DEFINICJE

Na potrzeby Umowy użyte w niej następujące pojęcia oznaczają:

1. Błąd Krytyczny - nieprawidłowe działanie Systemu powodujące albo całkowity brak

możliwości korzystania z Systemu, albo takie ograniczenie możliwości korzystania z

niego, że przestaje ono spełniać swoje podstawowe funkcje. Przykładem Błędu

Krytycznego jest niemożność uruchomienia Systemu, brak odczytu/zapisu z bazy

danych, utrata danych lub ich spójności, brak możliwości zalogowania użytkownika,

niedostępność krytycznych funkcji Systemu.

2

2. Błąd Poważny - nieprawidłowe działanie Systemu powodujące ograniczenie korzystania

z Systemu przy zachowaniu spełniania przez System jego podstawowych funkcji.

Przykładem Błędu Poważnego jest np. niedostępność niekrytycznych funkcji Systemu,

spadek wydajności Systemu.

3. Błąd Niskiej Kategorii - nieprawidłowe działanie Systemu niepowodujące ograniczenia

korzystania z Systemu. Przykładem Błędu Niskiej Kategorii jest np. niedostępność

systemu pomocy, błąd językowy w interfejsie.

4. Dane osobowe - dane osobowe w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu

Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób

fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego

przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie

o ochronie danych ), które muszą być Przetwarzane przez Zamawiającego oraz

Wykonawcę w celu wykonania niniejszej Umowy.

5. Dokumentacja - wszelką dokumentację wytworzoną przez Wykonawcę w ramach

realizacji Umowy, w tym w wyniku realizacji Zleceń.

6. Dzień Roboczy - dzień od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych

od pracy w Polsce (Dz.U.

7. Harmonogram - terminy realizacji Umowy w tym Zleceń.

8. Kierownik Projektu - osoba wyznaczona przez każdą ze Stron do bieżących kontaktów,

nadzoru nad realizacją Umowy oraz dokonywania odbioru.

9. Modyfikacje - zmiany i rozszerzenie Systemu o dodatkowe funkcjonalności wraz z

dotyczącą ich Dokumentacją, dostosowujące System do potrzeb Zamawiającego,

dokonywane w ramach realizacji Zleceń.

10. Naprawa - usunięcie Błędu Krytycznego, Błędu Poważnego, Błędu Niskiej Kategorii

przez Wykonawcę, w szczególności poprzez dokonanie zmian w konfiguracji, kodzie

lub architekturze Systemu.

11. Odbiór - potwierdzenie przez Zamawiającego należytego wykonania Umowy w zakresie

wykonania poszczególnych produktów lub całości Umowy. Dowodem dokonania

Odbioru jest odpowiedni Protokół Odbioru.

12. Odbiór Końcowy - Odbiór stanowiący potwierdzenie spełnienia przez Wykonawcę

całości zobowiązań określonych Umową, w tym w szczególności zakończenie

świadczenia Usług Utrzymania.

13. Podwykonawca - podmiot, któremu Wykonawca powierzy wykonanie części swoich

zobowiązań wynikających z Umowy. W celu uniknięcia wątpliwości Strony

potwierdzają, że Podwykonawcą nie jest członek personelu Wykonawcy zatrudniony w

oparciu o umowę cywilnoprawną, w tym także prowadzący jednoosobową działalność

gospodarczą, któremu Wykonawca powierzył realizację poszczególnych czynności w

ramach wykonywania Umowy.

14. Pomoc doraźna - konsultacje telefoniczne lub mailowe oraz pomoc przy wyjaśnianiu i

usuwaniu bieżących problemów związanych z eksploatacją Systemu.

15. Przetwarzanie danych osobowych - operację lub zestaw operacji wykonywanych na

Danych osobowych lub zestawach Danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub

niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie,

przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie,

wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego

3

rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub

niszczenie.

16. Rozbudowa - rozszerzenie Systemu o dodatkowe funkcjonalności wraz z dotyczącą ich

Dokumentacją, dostosowujące System do potrzeb Zamawiającego, dokonywane

w ramach realizacji Zleceń.

17. System - posiadany przez Zamawiającego zintegrowany system QUORUM firmy QNT

Systemy Informatyczne Sp. z o. o. w zakresie modułów: Budżet, Kadry, Płace, ARP,

Środki Trwałe, FK, Zakupy, Faktury, Kasa ZP, AZF, Magazyn, Qourum eIK, Quorum

RPC oraz jego aktualne wersje powstałe w wyniku realizacji Umowy przez Wykonawcę,

wraz z Rozbudowami i Modyfikacjami.

18. Utrzymanie - działania mające na celu utrzymanie i aktualizację Systemu oraz

wprowadzania na żądanie Zamawiającego zmian w funkcjonalności Systemu.

19. Wdrożenie - instalację i dostosowanie funkcjonalności Systemu do wymagań

Zamawiającego, obejmujące przygotowanie Dokumentacji, zainstalowanie i

skonfigurowanie funkcjonalności do eksploatacji, testowanie funkcjonalności, migrację

danych i uruchomienie funkcjonalności.

20. Wsparcie techniczne - działania mające na celu wsparcie techniczne Systemu, a w

szczególności Pomoc doraźna, usuwanie Błędu Krytycznego, Błędu Poważnego, Błędu

Niskiej Kategorii, powstałych w trakcie eksploatacji Systemu.

§2

PRZEDMIOT UMOWY

1. Przedmiotem umowy są Usługi Utrzymania i Wsparcia technicznego posiadanego przez

Zamawiającego Systemu polegające na:

1) usuwaniu Błędów (do których należą: Błędy Krytyczne, Błędy Poważne, Błędy

Niskiej Kategorii) Systemu na warunkach i w termiach określonych Umową,

2) zapewnienie dostępności Systemu oraz prawidłowości jego funkcjonowania,

3) reagowanie na problemy wynikłe z pracy z Systemem,

4) nowelizację użytkowanego Systemu wynikających ze zmian legislacyjnych,

5) nowelizację użytkowanego Systemu wynikających z wprowadzonych przez

Wykonawcę zmian funkcjonalnych,

6) wprowadzaniu na żądanie Zamawiającego zmian w funkcjonalności Systemu w

tym Modyfikacji i Rozbudową Systemu.

2. Przedmiotem umowy są ponadto usługi dodatkowe, realizowane na podstawie

odrębnych Zleceń, obejmujące:

1) przeprowadzenie na żądanie Zamawiającego dodatkowych, odpłatnych

konsultacji dotyczących pomocy w użytkowaniu Systemu, realizowanych w

siedzibie Zamawiającego lub w miejscu wskazanym na piśmie przez

Zamawiającego,

2) udzielenia bieżącej pomocy telefonicznej dotyczącej eksploatacji Systemu.

Porady telefoniczne udzielane będą w Dni Robocze w godzinach: 8:00 - 16:00

pod numerem telefonu: (xx) xxx xx xx lub adresem poczty elektronicznej:

nazwa@domena.pl.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SIWZ.

§3

4

WARUNKI REALIZACJI UMOWY

1. Przedmiot umowy będzie realizowany od dnia 01 stycznia 2020 do dnia 31 grudnia 2020

roku.

2. Przedmiot Umowy realizowany jest na rzecz Zamawiającego oraz jego jednostek

podległych – Załącznik nr 1.5.

3. Nowelizacje Systemu określone w § 2 ust. 1 pkt 4 i 5 udostępniane będą jednostkom

Zamawiającego wymienionym w załączniku nr 1.5, za pośrednictwem aplikacji e-

Serwis po prawidłowym zalogowaniu się na stronie internetowej http://eserwis.qnt.pl.

4. Usługa wskazana w § 2 ust. 1 pkt 6 wykonywana jest na żądanie Zamawiającego.

Zamawiający upoważnia do zgłaszania żądania wykonania prac w ramach usługi

wskazanej w § 2 ust. 1 pkt 6 Kierownikowi Projektu.

§ 4

OGÓLNE ZASADY REALIZACJI UMOWY

1. Strony deklarują współpracę w celu realizacji Umowy. W szczególności Strony

zobowiązane są do wzajemnego powiadamiania o ważnych okolicznościach mających

lub mogących mieć wpływ na wykonanie Umowy, w tym na ewentualne opóźnienia.

Powyższe nie wyłącza ani nie ogranicza charakteru Umowy w zakresie dotyczącym

Modyfikacji i Wdrożenia jako umowy o dzieło, ani też nie wyłącza ani nie ogranicza

ewentualnej odpowiedzialności Stron.

2. Językiem Umowy i językiem stosowanym podczas jej realizacji jest język polski.

Dotyczy to także całej komunikacji między Stronami. Wszystkie produkty oraz inne

rezultaty prac – o ile Umowa nie stanowi inaczej – zostaną dostarczone w języku

polskim.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo korzystania w trakcie wykonywania Umowy z

usług osób trzecich celem kontroli jakości i sposobu prowadzenia całości lub

poszczególnych prac objętych Umową, jak również do przeprowadzenia takiej kontroli

samodzielnie. Osobom posiadającym pisemne upoważnienie ze strony Zamawiającego

Wykonawca zobowiązany będzie udzielić niezwłocznie wszelkich informacji, danych i

wyjaśnień w żądanym zakresie oraz udostępnić i zaprezentować rezultaty

prowadzonych prac (także w postaci nieukończonej), jak również zapewnić możliwość

ich kontroli.

§ 5

OŚWIADCZENIA I ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY

1. Wykonawca oświadcza, że:

a) posiada odpowiednie uprawnienia, wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie

niezbędne do wykonania przedmiotu Umowy;

b) zapoznał się z SIWZ, oraz że nie wnosi do nich jakichkolwiek zastrzeżeń

i potwierdza, że nie zgłasza nieprawidłowości w tym zakresie, które jego zdaniem

mogłyby mieć niekorzystny wpływ na wymaganą jakość i terminowość

wykonania Przedmiotu Umowy;

5

c) niniejszą Umowę będzie realizował w szczególności przez osoby wskazane w

wykazie osób, stanowiącym załącznik nr 1.4 do niniejszej Umowy;

d) znany jest mu fakt, iż treść Umowy, a w szczególności przedmiot Umowy i

wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust.

1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, która

podlega udostępnieniu w trybie przedmiotowej ustawy.

2. Wykonawca zobowiązuje się do:

a) wykonania Przedmiotu Umowy z najwyższą starannością wynikającą

z profesjonalnego charakteru prowadzonej przez niego działalności, zgodnie

z przepisami obowiązującego prawa, postanowieniami SIWZ, Umowy

i Załączników, a także zasadami wiedzy technicznej,

b) zapewnienia zgodności Systemu z przepisami prawa obowiązującymi w Polsce,

c) powierzania wykonania prac w zakresie Przedmiotu Umowy wyłącznie osobom

posiadającym odpowiednie do tego kompetencje i uprawnienia,

d) organizacji i realizacji na własny koszt dostaw urządzeń, narzędzi i materiałów

niezbędnych do wykonania Przedmiotu Umowy, składowania oraz

zabezpieczania wszelkich materiałów wykorzystywanych do wykonywania

Przedmiotu Umowy zgodnie z wymogami wynikającymi ze stosownych

przepisów,

e) dostarczania na każde żądanie Zamawiającego dokumentacji dotyczącej

używanych materiałów i urządzeń do wykonania Przedmiotu Umowy, takiej jak:

potwierdzającej dopuszczenie materiałów używanych do wykonania

Przedmiotu Umowy do stosowania na terytorium Rzeczypospolitej Polski,

certyfikatów zgodności z polską normą techniczną, deklaracji zgodności,

deklaracji właściwości użytkowych, aprobat technicznych.

w zakresie, w jakim dokumentację dostarcza producent – opisów

technicznych, instrukcji itp.,

3. W przypadku stwierdzenia/wykrycia nieprawidłowości w pracy Systemu Wykonawca

jest zobowiązany do natychmiastowego zawiadomienia o tym Zamawiającego.

4. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Umowy w sposób niepowodujący

zaprzestania lub zakłócenia pracy infrastruktury Zamawiającego. Powyższe nie dotyczy

elementów infrastruktury Zamawiającego, których wyłączenie z eksploatacji lub

ograniczenie eksploatacji Strony uzgodniły.

5. O ile nic innego nie wynika wprost z Umowy, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić

wszelkie narzędzia, w tym oprogramowanie i inne zasoby potrzebne mu do realizacji

Umowy. W szczególności - o ile Umowa nie stanowi inaczej - wszelkie prace związane

z konfiguracją lub opracowaniem Systemu będą odbywać się na środowisku

Wykonawcy.

O ile Umowa nie stanowi inaczej, Zamawiający nie ma obowiązku udostępniać żadnej

infrastruktury sprzętowej ani oprogramowania poza infrastrukturą Zamawiającego.

Powyższe nie wyłącza zobowiązania Zamawiającego do współdziałania opisanego

Umową.

6. Wykonawca oświadcza, że podczas realizacji Umowy, a także podczas korzystania

z Systemu w zakresie i na zasadach opisanych Umową, Zamawiający nie będzie

zobowiązany do nabywania żadnych usług ani uprawnień innych niż wyraźnie

6

zdefiniowane Umową. W szczególności zobowiązanie Wykonawcy oznacza, że nie jest

konieczne nabycie przez Zamawiającego żadnych dodatkowych licencji ani uprawnień

poza opisanymi Umową i objętymi Wynagrodzeniem, a korzystanie z Systemu nie

spowoduje konieczności nabycia takich licencji lub uprawnień. Wszelkie ryzyka

związane z szacowaniem ilości potrzebnych licencji lub innych uprawnień koniecznych

do korzystania z Systemu zgodnie z Umową obciążają Wykonawcę.

§ 6

ZOBOWIĄZANIA I PRAWA ZAMAWIAJĄCEGO

1. Zamawiający zobowiązuje się do:

a) udostępnienia Wykonawcy dokumentacji dotyczącej Systemu w celu wykonania jej

kopii. Wykonawca nie ma prawa korzystać z dokumentacji w żaden inny sposób niż

do celów realizacji Przedmiotu Umowy,

b) udostępnienia infrastruktury teleinformatycznej i pomieszczeń, stanowisk pracy

komputerowych, w zakresie i czasie niezbędnym dla Wykonawcy do wykonania

przedmiotu zamówienia;

c) współdziałania z Wykonawcą w granicach określonych prawem oraz Umową;

d) zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy zgodnie z § 15 Umowy.

2. W celu uniknięcia wątpliwości przyjmuje się, że jeżeli Strony nie zdefiniowały danego

działania niezbędnego do prawidłowej realizacji Umowy jako obowiązku

Zamawiającego, Stroną zobowiązaną do wykonania takiego działania jest Wykonawca.

§ 7

ZARZĄDZENIE PERSONELEM

1. Wykonawca potwierdza, że dysponuje osobami wskazanymi w złożonej ofercie,

posiadającymi niezbędne kwalifikacje do realizacji Umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się do oddelegowania dedykowanego zespołu osób do

realizacji Umowy (dalej Personel Kluczowy) , w skład którego wchodzić będą osoby,

którymi dysponowanie wymagane jest treścią SIWZ, wskazane przez Wykonawcę w

złożonej ofercie.

3. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania stałości składu osobowego Personelu

Kluczowego. Członkowie Personelu Kluczowego nie mogą być odsunięci od

wykonywania przedmiotu Umowy bez uprzedniej zgody Zamawiającego na samą

zmianę oraz na kandydaturę nowego członka Personelu Kluczowego, z wyjątkiem

przypadków, gdy odsunięcie od wykonywania przedmiotu Umowy następuje z przyczyn

pozostających poza kontrolą Wykonawcy, takich jak choroba członka Personelu

Kluczowego, ustanie stosunku pracy lub innego tytułu zatrudnienia danego członka

Personelu lub z powodu innego zdarzenia losowego, uniemożliwiającego członkowi

Personelu Kluczowego pełnienie swoich funkcji.

4. Zmiana członka Personelu Kluczowego może nastąpić na uzasadnione żądanie

Zamawiającego. Żądanie Zamawiającego zmiany członka Personelu Kluczowego jest

uzasadnione w przypadku, w którym taki członek Personelu Kluczowego narusza

7

zobowiązania wynikające z Umowy, w szczególności zobowiązania do zachowania

poufności i zasad bezpieczeństwa obowiązujących u Zamawiającego, a także w inny

sposób przez swoje działania lub zaniechania wywiera istotny negatywny wpływ na

realizację Umowy.

5. W wykonywaniu przedmiotu Umowy mogą uczestniczyć również osoby inne niż

Personel Kluczowy, przy czym Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia

odpowiednich kompetencji oraz – w miarę możliwości – stałości składu osobowego

zaangażowanego w realizację Umowy.

6. W celu uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że wszelkie konsekwencje zmian

osób uczestniczących w realizacji Umowy po stronie Wykonawcy obciążają

Wykonawcę.

7. W celu uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że ilekroć Wykonawca, stosownie

do obowiązujących przepisów prawa, zobowiązany jest do rezygnacji z danego

podwykonawcy (zastąpienia podwykonawcy lub zrezygnowania z podwykonawstwa

w danym zakresie), zobowiązany jest także do zastąpienia członków Personelu

Kluczowego zapewnianych przez tego podwykonawcę.

8. Powyższe regulacje mają na celu zapewnienie należytego wykonania Umowy i nie

zmieniają charakteru Umowy w zakresie Modyfikacji i Wdrożenia jako umowy o dzieło.

§ 8

PODWYKONAWCY

1. Wykonawca jest uprawniony do powierzenia wykonania części przedmiotu Umowy

Podwykonawcom, z zastrzeżeniem poniższych postanowień.

2. Wykonawca wykona przedmiot Umowy przy udziale następujących podwykonawców:

1) [wskazanie firmy, danych kontaktowych, osób reprezentujących Podwykonawcę]

________________ - w zakresie __________________,

2) [wskazanie firmy, danych kontaktowych, osób reprezentujących Podwykonawcę]

________________ - w zakresie __________________,

3) [wskazanie firmy, danych kontaktowych, osób reprezentujących Podwykonawcę]

________________ - w zakresie __________________,

3. Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania Zamawiającego w formie pisemnej

pod rygorem nieważności o każdej zmianie danych dotyczących podwykonawców, jak

również o ewentualnych nowych podwykonawcach, którym zamierza powierzyć prace

w ramach realizacji Umowy.

4. Informacja o zmianie danych dotyczących Podwykonawców powinna zostać

przekazana Zamawiającemu w terminie 3 dni roboczych od zmiany danych, w celu

zachowania niezakłóconej współpracy operacyjnej. W przypadku niewykonania

zobowiązania, o którym mowa w poprzednim zdaniu, Wykonawca zapłaci

Zamawiającemu karę umowną w wysokości 100,00 zł za każdy dzień zwłoki w

przekazaniu informacji.

5. Informacja o zamiarze powierzenia prac nowemu podwykonawcy powinna zostać

przekazana Zamawiającemu nie później niż na 7 dni roboczych przed planowanym

powierzeniem mu realizacji prac.

6. W przypadku niewykonania zobowiązania, o którym mowa w poprzednim ustępie,

Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 100,00 zł za każdy

8

dzień zwłoki w przekazaniu informacji. Niezależnie od powyższego, Zamawiający jest

uprawniony do odmowy współdziałania z podwykonawcą, o udziale którego w

wykonaniu Umowy nie uzyskał informacji, do czasu przekazania przez Wykonawcę

niezbędnych danych, a opóźnienie w wykonaniu Umowy, powstałe wskutek braku

współdziałania z takim podwykonawcą, stanowi zwłokę Wykonawcy.

7. Jeżeli Wykonawca dokonuje zmiany podwykonawcy, na zasoby którego powoływał się

w toku postępowania poprzedzającego zawarcie niniejszej Umowy, to jest

_________________zobowiązany do wykazania Zamawiającemu, że nowy

podwykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu lub kryteria kwalifikacji

w stopniu nie mniejszym, niż podwykonawca dotychczasowy. Zamawiający jest

uprawniony do odmowy współdziałania z podwykonawcą, co do którego Wykonawca

nie wykazał spełnienia warunków lub kryteriów kwalifikacji, do czasu wykazania przez

Wykonawcę ich spełnienia, a opóźnienie w wykonaniu Umowy, powstałe wskutek

braku współdziałania z takim Podwykonawcą, stanowi zwłokę Wykonawcy.

8. Jeżeli Wykonawca rezygnuje z posługiwania się podwykonawcą, na zasoby którego

powoływał się w toku postępowania poprzedzającego zawarcie niniejszej Umowy, to

jest _________________ zobowiązany jest do wykazania Zamawiającemu, że

Wykonawca samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu lub kryteria

kwalifikacji w stopniu nie mniejszym, niż podwykonawca, z którego Wykonawca

rezygnuje. Zamawiający jest uprawniony do odmowy współdziałania z Wykonawcą,

który nie wykazał samodzielnego spełnienia warunków lub kryteriów kwalifikacji, do

czasu wykazania przez Wykonawcę ich spełnienia lub wskazania innego

podwykonawcy i wykazania spełnienia przez niego tych warunków lub kryteriów, a

opóźnienie w wykonaniu Umowy, powstałe wskutek braku współdziałania z

Wykonawcą, stanowi zwłokę Wykonawcy.

9. W celu uniknięcia wątpliwości, Strony potwierdzają, że Wykonawca ponosi

odpowiedzialność za działanie podwykonawców jak za własne działania, niezależnie od

podjętych przez Zamawiającego działań sprawdzających wynikających z niniejszej

Umowy lub przepisów prawa.

§ 9

STRUKTURA ZARZĄDZANIA REALIZACJĄ UMOWY

1. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania standardów zarządzania projektem

opisanych Umową lub uzgodnionych przez Strony.

2. Podejmowanie decyzji oraz bieżące zarządzanie realizacją Umowy odbywać się będzie

przez wzajemne uzgodnienia Kierowników Projektu. Osoby te mogą wskazać swoich

zastępców, o czym druga Strona zostanie poinformowana na piśmie.

3. Kierownicy Projektu będą uprawnieni do:

a) nadzorowania realizacji prac;

b) prowadzenia bieżącej komunikacji, omawiania i rozwiązywania problemów

pojawiających się w trakcie realizacji Umowy;

c) dokonywania zmian w harmonogramach, przy czym każda taka zmiana wymaga

zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności;

d) przyjmowania pism i oświadczeń składanych przez drugą Stronę;

e) dokonywania odbiorów.

4. Strony ustanawiają następujących Kierowników Projektu:

9

1) Kierownik Projektu Zamawiającego:

a) imię i nazwisko: ______

b) numer telefonu: _______

c) adres poczty elektronicznej: ______

2) Kierownik Projektu Wykonawcy:

a) imię i nazwisko: ____

b) numer telefonu: ____

c) adres poczty elektronicznej: ____

5. Zamawiający może dokonać zmiany swojego Kierownika Projektu, zawiadamiając o

tym Wykonawcę na piśmie. Zmiana jest skuteczna od chwili doręczenia Kierownikowi

Projektu Wykonawcy informacji o zmianie i nie stanowi zmiany Umowy. Kierownik

Projektu Wykonawcy jest członkiem Personelu Kluczowego i dokonanie jego zmiany

będzie realizowane zgodnie z procedurą zmiany członków Personelu Kluczowego,

opisaną w Umowie.

6. Dla uniknięcia wątpliwości, zmiany w strukturze zarządzania realizacją Umowy, tj.

zmiany Kierowników Projektu Stron nie wymagają podpisania aneksu do Umowy.

§ 10

ZMIANA UMOWY

1. Zmiana Umowy dopuszczalna jest w zakresie i na warunkach przewidzianych

przepisami Ustawy Pzp, w szczególności:

1) Strony są uprawnione do dokonania zmian o łącznej wartości nieprzekraczającej

10% wartości umowy, niezależnie od innych przypadków zmian dozwolonych

przepisami Ustawy Pzp. Zmiana dokonana zgodnie z niniejszym postanowieniem,

niezależnie od jej wartości, nie może prowadzić do zmiany charakteru Umowy, w

szczególności do zastąpienia przedmiotu zamówienia innego rodzaju przedmiotem;

2) Strony są uprawnione do wprowadzenia do Umowy zmian nieistotnych, to jest

innych, niż zmiany zdefiniowane w art. 144 ust. 1e Ustawy Pzp;

3) stosownie do art. 144 ust. 1 pkt 1 Ustawy Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość

wprowadzenia do Umowy zmian opisanych w ustępach poniżej:

a) w przypadku wprowadzenia przez producenta nowych elementów Systemu lub

innych produktów, Zamawiający dopuszcza zmianę wersji Systemu lub

produktu pod warunkiem, że nowa wersja spełnia wymagania określone w

SIWZ;

b) w przypadku zakończenia wytwarzania Systemu lub innego Produktu objętego

Umową lub wycofania ich z produkcji lub z obrotu na terytorium

Rzeczypospolitej Polskiej, Zamawiający dopuszcza zmianę polegającą na

dostarczeniu produktu zastępczego o parametrach spełniających wymagania

określone w SIWZ;

c) w przypadku zmiany przepisów prawa, opublikowanej w Dzienniku

Urzędowym Unii Europejskiej, Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim lub

Dzienniku Urzędowym odpowiedniego ministra, Zamawiający dopuszcza

zmiany sposobu realizacji Umowy lub zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy

wymuszone takimi zmianami prawa;

10

d) w przypadku uzasadnionej przyczynami technicznymi, w szczególności

ujawnionymi na etapie prac analitycznych i projektowych, konieczności

zmiany:

- sposobu wykonania Umowy w obszarach: organizacyjnym,

wykorzystywanych narzędzi, przyjętych metod i kanałów komunikacji,

- zakresu przedmiotu Umowy w obszarze wymagań funkcjonalnych lub

niefunkcjonalnych, jeżeli rezygnacja z danego wymagania lub zastąpienie go

innym, spowoduje zoptymalizowane dopasowanie przedmiotu Umowy do

potrzeb Zamawiającego, Zamawiający dopuszcza wprowadzenie

odpowiednich zmian uwzględniających stwierdzone przyczyny techniczne,

polegających w szczególności na modyfikacji wymagań Zamawiającego lub

zmianie sposobu ich realizacji;

e) w przypadku wystąpienia przyczyn niezależnych od Wykonawcy, związanych

z równolegle prowadzonymi przez Zamawiającego projektami mającymi

wpływ na realizację Umowy lub w związku ze zmianami okoliczności

wynikającymi ze specyfiki działalności Zamawiającego albo w związku z

podjęciem przez Zamawiającego decyzji o przeprowadzeniu przez osobę trzecią

kontroli jakości i sposobu prowadzenia prac, Zamawiający dopuszcza zmiany

terminu realizacji Umowy oraz przewiduje możliwość zwiększenia

Wynagrodzenia pod warunkiem, że Wykonawca wykaże, że w celu

uwzględnienia powyżej opisanych uwarunkowań leżących po stronie

Zamawiającego musi ponieść koszty, których zawarcie w cenie oferty nie było

możliwe w dniu jej składania. Zmiana wysokości Wynagrodzenia dopuszczalna

jest w oparciu o niniejsze postanowienie wyłącznie do wysokości niezbędnej do

pokrycia kosztów, o których mowa w zdaniu poprzedzającym;

f) w przypadku powstałej po zawarciu Umowy sytuacji braku środków

Zamawiającego na sfinansowanie wykonania Umowy zgodnie z pierwotnie

określonymi warunkami Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian

polegających na ograniczeniu zakresu przedmiotowego Umowy, co nie wyłącza

ani nie ogranicza uprawnienia Zamawiającego do wypowiedzenia lub

odstąpienia od Umowy w sytuacjach przewidzianych Umową lub przepisami

prawa;

g) w przypadku ujawnienia się powszechnie występujących wad oferowanego

oprogramowania lub urządzenia Zamawiający dopuszcza zmianę w zakresie

przedmiotu umowy polegającą na zastąpieniu danego produktu produktem

zastępczym, spełniającym wszelkie wymagania przewidziane w SIWZ dla

produktu zastępowanego, rekomendowanym przez producenta lub wykonawcę

w związku z ujawnieniem wad.

2. W przypadkach, w których zgodnie z powyższymi postanowieniami lub przepisami

prawa możliwe jest wprowadzenie zmiany do Umowy, Zamawiający przewiduje także

wprowadzenie odpowiedniej zmiany harmonogramów, jeżeli jest to konieczne dla

uwzględnienia czasu niezbędnego w celu realizacji zmienionego zakresu prac lub

produktów lub w celu uwzględnienia wprowadzonych zmian organizacyjnych.

3. Niezależnie od powyższego, Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia do

harmonogramów, jeżeli wprowadzenie takich zmian jest uzasadnione ze względów

11

technicznych lub organizacyjnych i nie powoduje konieczności poniesienia przez

Zamawiającego dodatkowych kosztów.

4. Wszelkie zmiany, zarówno istotne, które wraz z warunkami ich wprowadzenia zostały

przewidziane niniejszą Umową lub których wprowadzenie możliwe jest zgodnie

z przepisami prawa, jak i nieistotne zostaną dokonane następująco: zmiana zostaje

rozpoczęta przez zgłoszenie przez Kierownika Projektu jednej ze Stron Kierownikowi

Projektu drugiej Strony wniosku o dokonanie zmiany. Wniosek o dokonanie zmiany

zostanie przygotowany w formie pisemnej.

5. W przypadku złożenia wniosku o dokonanie zmiany:

1) przez Zamawiającego – Wykonawca w terminie 10 dni roboczych od otrzymania

wniosku przygotuje założenia projektowe dotyczące dokonania wnioskowanej

zmiany;

2) przez Wykonawcę – wraz z takim wnioskiem Wykonawca przedłoży założenia

projektowe dotyczące dokonania wnioskowanej zmiany.

6. Założenia projektowe dotyczące dokonania zmiany powinny prezentować wszelkie

aspekty zmiany w odniesieniu do zakresu oraz trybu i warunków zmiany Umowy, a w

szczególności opis prac dodatkowych wraz z proponowanymi kryteriami odbioru,

wpływ dokonania zmiany na harmonogram, zmiany dotyczące zakresu funkcjonalnego

lub pozafunkcjonalnego oprogramowania, zakres współdziałania oraz inne czynniki,

które mogą być istotne dla Zamawiającego przy podejmowaniu decyzji o wprowadzeniu

zmiany. Założenia projektowe dotyczące danej zmiany powinny obejmować także

wskazanie podstawy prawnej jej wprowadzenia, w tym w szczególności prawne i

faktyczne uzasadnienie dopuszczalności zmiany w danym przypadku.

7. Niezwłocznie w odpowiedzi na wniosek o dokonanie zmiany składany przez

Zamawiającego lub wraz z wnioskiem o dokonanie takiej zmiany składanym przez

Wykonawcę, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu informację na temat ewentualnej

konieczności lub celowości wstrzymania prac nad określoną częścią Umowy, w

szczególności danym produktem, na czas dalszych prac nad proponowaną zmianą.

Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia prac zgodnie z Umową, w tym w

szczególności z harmonogramem, o ile Zamawiający nie poinformuje Wykonawcy o

podjętej decyzji o wstrzymaniu prac. Decyzję o wstrzymaniu prac podejmie Kierownik

Projektu ze strony Zamawiającego.

8. Strony postanawiają, że w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług –

Wynagrodzenie przewidziane niniejszą Umową ulegnie zmianie odpowiedniej do

zmiany wysokości podatku od towarów i usług (ulegnie korekcie o wysokość zmiany

podatku VAT), przy czym powyższa zmiana będzie miała zastosowanie wyłącznie w

odniesieniu do części Wynagrodzenia objętego fakturami wystawionymi po dacie

wejścia w życie zmiany przepisów prawa wprowadzających nowe stawki podatku od

towarów i usług.

9. W celu uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że z żądaniem zmiany

Wynagrodzenia może wystąpić także Zamawiający – w takim przypadku Wykonawca

zobowiązany będzie do przedstawienia wskazanych w tym postanowieniu

szczegółowych kalkulacji niezwłocznie po otrzymaniu żądania Zamawiającego.

10. Zmiana wysokości Wynagrodzenia nastąpi od momentu jej wprowadzenia przez Strony,

przy czym jeżeli zmiana kosztów Wykonawcy nastąpiła przed dokonaniem zmiany

Umowy, zmiana wysokości Wynagrodzenia będzie uwzględniała także zmianę

12

wysokości kosztów ponoszonych po dacie zmiany odpowiednich przepisów prawa, a

przed datą dokonania zmiany Umowy.

§ 11

ODBIÓR

1. O ile Umowa nie stanowi inaczej, odbiorom podlegają rezultaty prac i całość prac w

ramach Umowy w ramach Modyfikacji i Wdrożenia.

2. Strony potwierdzają, że w zakresie Modyfikacji i Wdrożenia przedmiotem Umowy jest

wykonanie dzieła, a pełna weryfikacja dzieła – w tym jego ewentualna integracja z

innym oprogramowaniem oraz wydajność – będzie możliwa wyłącznie po jego

wykonaniu i przedstawieniu do odbioru Modyfikacji i Wdrożenia.

3. Odbiór prac wykonanych w trakcie realizacji Umowy polega na weryfikacji, czy

przedmiot odbioru spełnia wymagania określone w Umowie, z uwzględnieniem bardziej

szczegółowych wymagań określonych w toku współpracy Stron.

4. Odbiory dokonywane są w imieniu Zamawiającego przez Kierownika Projketu, o ile

Umowa nie stanowi inaczej.

5. Za datę odbioru uważa się datę podpisania przez Zamawiającego Protokołu odbioru,

chyba że inna data została wskazana w Protokole odbioru. Protokół odbioru sporządzony

zostanie w formie pisemnej, pod rygorem nieważności, w dwóch egzemplarzach, po

jednym dla każdej ze Stron. O ile z Umowy lub przepisów prawa nie wynika inaczej,

jedynie podpisany Protokół odbioru jest podstawą do dokonania zapłaty odpowiedniej

części Wynagrodzenia. Zamawiający nie dopuszcza jednostronnych Protokołów

odbioru wystawionych przez Wykonawcę.

6. Zamawiający ma prawo do weryfikacji należytego wykonania Umowy dowolną metodą,

w tym także z wykorzystaniem opinii zewnętrznego audytora. W szczególności

uzgodnienie określonych scenariuszy testowych nie wyklucza prawa do weryfikacji prac

innymi testami.

7. Odbiór jest czynnością jednostronną Zamawiającego. Jeżeli w Umowie mowa jest o

podmiotach zarządzających realizacją Umowy dokonujących odbioru rozumie się przez

to przedstawicieli Zamawiającego Kierownik Projketu.

8. Dokonanie odbioru nie wpływa na możliwość skorzystania przez Zamawiającego z

uprawnień przysługujących mu na mocy przepisów prawa lub Umowy w przypadku

nienależytego wykonania Umowy, a w szczególności na prawo naliczenia kar

umownych, dochodzenia odszkodowań oraz odstąpienia od Umowy, jeżeli fakt

nienależytego wykonania Umowy zostanie ujawniony po dokonaniu Umowy.

9. Wykonawca dokona zgłoszenia gotowości danego świadczenia do odbioru w terminie

określonym Umową, a jeżeli terminu brak – bezzwłocznie po jego wykonaniu.

10. Zamawiający przeprowadzi weryfikację świadczeń, a następnie dokona odbioru lub

zgłosi uwagi. W przypadku zgłoszenia uwag Wykonawca usunie bezzwłocznie

wszystkie zgłoszone Błędy lub inne nieprawidłowości i przedstawi świadczenie do

ponownego odbioru. Procedura odbioru będzie powtarzana do czasu dokonania odbioru

lub odstąpienia od Umowy.

§ 12

GWARANCJA

13

1. Wykonawca oświadcza, że udziela Zamawiającemu gwarancji na System oraz

Modyfikacje na zasadach opisanych poniżej.

2. Gwarancja udzielana jest w ramach Wynagrodzenia, a Wykonawcy nie jest należne

jakiekolwiek dodatkowe wynagrodzenie z tytułu wykonania świadczeń gwarancyjnych.

3. Gwarancja udzielona jest na okres 12 miesięcy, począwszy od dnia Odbioru Systemu

lub Modyfikacji.

4. Gwarancja udzielona zostaje bez ograniczeń terytorialnych, tj. obejmuje terytorium

Rzeczypospolitej Polskiej i całego świata. Dla uniknięcia wątpliwości przyjmuje się, że

Wykonawca usunie wszystkie zgłoszone Błędy nawet pomimo zakończenia okresu

gwarancyjnego, o ile zostały one zgłoszone przed zakończeniem terminu

obowiązywania gwarancji.

5. W ramach udzielonej gwarancji Zamawiający jest uprawniony do żądania usunięcia

Błędów, które ujawnią się w trakcie okresu obowiązywania gwarancji. Wykonawca

będzie zobowiązany do usuwania Błędów niezwłocznie, nie później niż w terminie:

zgodnie ze złożoną ofertą od otrzymania zgłoszenia Błędu Krytycznego,

zgodnie ze złożoną ofertą od otrzymania zgłoszenia Błędu Poważnego,

zgodnie ze złożoną ofertą od otrzymania zgłoszenia Błędu Niskiej Kategorii.

6. Jeżeli Wykonawca stwierdzi, iż przyczyna Błędu leży poza Systemem, w szczególności

w infrastrukturze Zamawiającego, Wykonawca nie jest zobowiązany do usunięcia

Błędu lecz jest zobowiązany:

1) wskazać przyczynę nieprawidłowego działania Systemu poprzez wskazanie

elementu, który ją powoduje, a jeżeli to możliwe także podmiotu odpowiedzialnego

za usunięcie takiej nieprawidłowości działania Systemu;

2) w razie zgłoszenia takiej potrzeby przez Zamawiającego – do wsparcia osoby trzeciej

usuwającej przyczyny zgłoszenia, w tym udzielenia takiej osobie wszelkich

informacji o Systemie, potrzebnych do przywrócenia pełnej funkcjonalności

Systemu.

7. Powyższe nie ma zastosowania w przypadku, gdy przyczyna Błędu leży poza Systemem

ale Wykonawca ponosi odpowiedzialność za jej wystąpienie, w szczególności w

przypadku gdy przyczyna Błędu leży w Infrastrukturze Zamawiającego, ale jest

skutkiem nieprawidłowej konfiguracji lub parametryzacji Infrastruktury

Zamawiającego przez Wykonawcę.

8. Umowa stanowi dokument gwarancyjny bez konieczności składania dodatkowego

dokumentu na okoliczność udzielenia gwarancji.

9. Zamawiający nie jest zobowiązany do wydania Systemu lub jego elementu w celu

świadczenia usług gwarancyjnych, w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego o

gwarancji.

10. W przypadku złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o odstąpieniu od Umowy

wywołującym skutek wyłącznie w stosunku do jej części, gwarancja w zakresie

produktów nieobjętych skutkiem odstąpienia rozpoczyna bieg od momentu złożenia

oświadczenia o odstąpieniu i trwa 12 miesięcy. Warunki niniejszego paragrafu mają

zastosowanie.

11. W zakresie jakichkolwiek utworów dostarczonych przez Wykonawcę w ramach

wykonywania gwarancji mają zastosowanie postanowienia paragrafów regulujących

14

prawa własności intelektualnej. Zamawiający nabywa – odpowiednio – autorskie prawa

majątkowe lub licencje do utworów dostarczonych w ramach gwarancji.

12. Gwarancja nie wyłącza, nie ogranicza ani nie zawiesza uprawnień Zamawiającego

wynikających z przepisów prawa o rękojmi za wady dzieła. Zamawiający uprawniony

jest do wykonywania uprawnień z tytułu rękojmi za wady dzieła, niezależnie od

uprawnień wynikających z gwarancji.

§ 13

USŁUGA UTRZYMANIA I WSPARCIA TECHNICZNEGO

1. Usługa Utrzymania i Wsparcia technicznego realizowana jest w trakcie trwania Umowy

na zasadach opisanych poniżej oraz w innych postanowieniach Umowy.

2. Celem Usług Utrzymania i Wsparcia technicznego jest zapewnienie poprawnego i

nieprzerwanego działania Systemu oraz zapewnienie świadczenia dodatkowych usług

wspomagających korzystanie z Systemu przez Zamawiającego.

3. Usługi Utrzymania i Wsparcia technicznego obejmują:

a) usuwanie Błędów Systemu na warunkach i w termiach określonych Umową,

b) zapewnienie dostępności Systemu oraz prawidłowości jego funkcjonowania,

c) reagowanie na problemy wynikłe z pracy z Systemem,

d) udzielaniu bieżącej pomocy dotyczącej eksploatacji Systemu na zasadach

określonych Umową,

e) nowelizację użytkowanego Systemu wynikających ze zmian legislacyjnych,

f) nowelizację użytkowanego Systemu wynikających z wprowadzonych przez

Wykonawcę zmian funkcjonalnych.

4. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia Usług Utrzymania i Wsparcia

technicznego w swojej siedzibie, chyba że co innego wynika za postanowień Umowy.

5. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia Usług Utrzymania i Wsparcia

technicznego w sposób zapobiegający utracie danych Zamawiającego, w tym także tych,

do których będzie miał dostęp w trakcie wykonywania usług. W przypadku gdy

wykonanie danej czynności przez Wykonawcę lub przez Zamawiającego w oparciu o

rekomendację Wykonawcy wiąże się z ryzykiem utraty danych, Wykonawca

zobowiązany jest poinformować o tym Zamawiającego przed przystąpieniem do

wykonania takiej czynności lub z chwilą przekazania takiej rekomendacji

Zamawiającemu.

6. Każdy miesiąc świadczenia Usług Utrzymania i Wsparcia technicznego będzie

potwierdzany odpowiednim raportem. Raport zostanie przygotowany przez

Wykonawcę w terminie do 5 Dni Roboczych po zakończeniu danego miesiąca i będzie

określał co najmniej:

1) liczbę zgłoszonych Błędów wraz z opisem dotrzymania lub opóźnienia,

2) wysokość ewentualnych należnych Zamawiającemu kar umownych;

3) opis przekazanych uaktualnień,

4) na żądanie Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego – inne informacje przez

niego wskazane.

7. Raport przygotowany przez Wykonawcę będzie przedmiotem akceptacji

Zamawiającego zgodnie z następującą procedurą:

15

1) w terminie do 5 Dni Roboczych od przesłania Zamawiającemu pocztą elektroniczną

raportu Zamawiający zweryfikuje raport oraz dokona jego akceptacji albo zgłosi

zastrzeżenia,

2) w przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego zastrzeżeń Wykonawca w terminie

do 5 Dni Roboczych zobowiązany jest do ich uwzględnienia oraz ponownego

przedstawienia raportu do akceptacji,

3) procedura akceptacji raportu opisana powyżej powtarzana będzie do czasu

zaakceptowania przez Zamawiającego treści raportu.

8. Usługi Utrzymania i Wsparcia technicznego, niezależnie od innych postanowień

Umowy, obejmując zasadę iż aktualizacje i poprawki dostarczane Zamawiającemu w

ramach Usług Utrzymania i Wsparcia technicznego (w tym w ramach usuwania Błędów)

zawierać będą odpowiednią dokumentację obejmującą w szczególności instrukcje

instalacyjne oraz – w odniesieniu do oprogramowania, co do którego Wykonawca

zobowiązał się do przekazania kodów źródłowych – także kody źródłowe takich

aktualizacji i poprawek.

9. Wykonawca odpowiada na zasadzie ryzyka za działanie Systemu, w szczególności

zobowiązany jest do usuwania Błędów w Czasie Naprawy.

10. Dla uniknięcia wątpliwości przyjmuje się, że Wykonawca usunie wszystkie zgłoszone

Błędy, nawet pomimo zakończenia okresu świadczenia Usług Utrzymania i Wsparcia

technicznego, o ile zostały one zgłoszone przed upływem tego okresu.

11. Strony uzgadniają następujące zasady usuwania Błędów:

1) Wykonawca zobowiązuje się dotrzymać następujących parametrów, zgodnie ze

złożoną ofertą:

Błąd Krytyczny - ____________

Błąd Poważny - _____________

Błąd Niskiej Kategorii - _________

2) W przypadku awarii nie dającej się naprawić zdalnie, Wykonawca ma obowiązek

w ciągu maksymalnie _________________ dojechać do siedziby Zamawiającego

w celu jej usunięcia.

3) W weekendy, dni wolne i święta czas reakcji jest liczony od godziny 8.00

pierwszego dnia roboczego po dniach wolnych na przyjęcia i rozpatrzenie

zgłoszenia.

4) Wykonawca zapewni przyjmowanie zgłoszeń w Godzinach Roboczych, przez

które rozumie się godziny od 8.00 do 16.00 w Dni Robocze.

5) Czasy wskazane w tabeli powyżej liczone są od chwili dokonania zgłoszenia,

w Godzinach Roboczych.

6) W przypadku wykrycia przez Zamawiającego Błędu Zamawiający dokona jego

zgłoszenia oraz nada mu kategorię. Wykonawca zobowiązuje się rejestrować

zgłaszane Błędy, wykorzystując rozwiązania umożliwiające raportowanie

zgłoszeń wraz z danymi pozwalającymi m.in. na śledzenie czasu ich usunięcia, a

w szczególności Czasu Reakcji oraz Czasu Naprawy. Wykonawca będzie

przyjmował zgłoszenia przekazywane w następujący sposób:

16

a) za pomocą aplikacji serwisowej (systemu zgłoszeniowego) udostępnionej

przez Wykonawcę lub

b) przez przesłanie zgłoszenia pocztą elektroniczną na adres: _____, lub

c) przez zgłoszenie drogą telefoniczną na numer: _____.

7) Zgłoszenie zawierać będzie posiadane przez Zamawiającego informacje nt.

nieprawidłowego działania Systemu istotne w ocenie Zamawiającego dla

zdiagnozowania i usunięcia nieprawidłowości w działaniu Systemu. System

zgłoszeniowy udostępniony przez Wykonawcę nie może uzależniać rozpoczęcia

obsługi zgłoszenia od przekazania innych informacji niż opis Błędu i znane

Zamawiającemu okoliczności jego wystąpienia ani nie może wymagać

określonego stopnia szczegółowości tych opisów. Zamawiający może dokonać

zgłoszenia za pomocą innych kanałów komunikacji wskazanych w niniejszym

paragrafie i zgłoszenie dokonane za pomocą każdego z nich jest uznawane za

dokonane skutecznie z chwilą, gdy zgłoszenie dotarło do Wykonawcy lub zostało

wprowadzone do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że

Wykonawca mógł zapoznać się z jego treścią.

8) W razie otrzymania przez Wykonawcę zgłoszenia lub w razie uzyskania przez

Wykonawcę wiedzy o wystąpieniu Błędu z innego źródła niż zgłoszenie

Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie do podjęcia działań

zmierzających do usunięcia Błędu. Wykonawca jest zobowiązany do

poinformowania Zamawiającego o podjęciu działań w Czasie Reakcji.

9) Wykonawca zobowiązany jest do potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia

odpowiednim wpisem w aplikacji serwisowej (dotyczy to również zgłoszeń

składanych pocztą elektroniczną lub telefonicznie). Chwila potwierdzenia

przyjęcia zgłoszenia nie ma wpływu na Czas Reakcji lub Czas Naprawy.

10) Czas Naprawy uważa się za dochowany z chwilą zgłoszenia dokonania naprawy,

jeżeli Błąd został faktycznie usunięty. Jeżeli okaże się podczas weryfikacji

usunięcia Błędu, że Błąd nie został usunięty, Czas Naprawy jest dochowany

dopiero z chwilą zgłoszenia poprawki faktycznie usuwającej Błąd.

11) Jeżeli Wykonawca w Czasie Naprawy dostarczy obejście, Czas Naprawy

wydłuża się dwukrotnie.

12) Jeżeli Wykonawca stwierdzi, iż przyczyna Błędu leży poza Systemem,

w szczególności w infrastrukturze Zamawiającego, Wykonawca nie jest

zobowiązany do usunięcia Błędu w Czasie Naprawy, lecz jest zobowiązany:

a)wskazać przyczynę nieprawidłowego działania Systemu poprzez wskazanie

elementu, który ją powoduje, a jeżeli to możliwe także podmiotu

odpowiedzialnego za usunięcie takiej nieprawidłowości działania Systemu;

b)w razie zgłoszenia takiej potrzeby przez Zamawiającego – do wsparcia osoby

trzeciej usuwającej przyczyny zgłoszenia, w tym udzielenia takiej osobie

wszelkich informacji o Systemie, potrzebnych do przywrócenia jego pełnej

funkcjonalności.

17

13) Powyższe nie ma zastosowania w przypadku, gdy przyczyna Błędu leży poza

Systemem ale Wykonawca ponosi odpowiedzialność za jej wystąpienie, w

szczególności w przypadku gdy przyczyna Błędu leży w Infrastrukturze

Zamawiającego, ale jest skutkiem nieprawidłowej konfiguracji lub

parametryzacji Infrastruktury Zamawiającego przez Wykonawcę. W takim

przypadku Wykonawca zobowiązany jest do dotrzymania Czasu Naprawy i

innych zobowiązań wynikających z Umowy.

12. Zamawiający może wypowiedzieć niniejszą Umowę w odniesieniu do Usług

Utrzymania i Wsparcia technicznego:

1)bez podania przyczyn – z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia;

2)z ważnych powodów – z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.

13. Za ważne powody uzasadniające wypowiedzenie Umowy przez Zamawiającego

uznawane będą w szczególności następujące sytuacje:

1)łączna suma kar umownych naliczonych przez Zamawiającego przekroczyła 20%

wartości umowy;

2)niedochowany został w danym miesiącu kalendarzowym Czas Naprawy Błędu

Krytycznego więcej niż trzy razy;

3)Wykonawca dopuścił się istotnego naruszenia postanowień Umowy, w szczególności

w zakresie zasad przetwarzania danych osobowych, zasad zachowania poufności,

dostarczenia Zamawiającemu rezultatów obarczonych wadami prawnymi

4)zaszły zmiany organizacyjne Zamawiającego skutkujące tym, że dalsze świadczenie

Usług Utrzymania będzie nieuzasadnione gospodarczo.

14. W odniesieniu do Usług Utrzymania i Wsparcia technicznego Wykonawca może

wypowiedzieć niniejszą Umowę tylko z ważnych powodów. Strony wyłączają

możliwość wypowiedzenia przez Wykonawcę Umowy z przyczyn innych niż ważne

powody. W takiej sytuacji okres wypowiedzenia wynosi trzy miesiące.

15. Wypowiedzenie Umowy w zakresie Usług Utrzymania i Wsparcia technicznego

dotyczyć będzie:

1)w przypadku wypowiedzenia przez Zamawiającego – całości Usług Utrzymania i

Wsparcia technicznego lub określonej przez Zamawiającego części;

2)w przypadku wypowiedzenia przez Wykonawcę – zawsze całości Usług Utrzymania

i Wsparcia technicznego.

16. Na żądanie Zamawiającego, zgłoszone po złożeniu przez którąkolwiek ze Stron

oświadczenia o wypowiedzeniu, Wykonawca – w ramach Wynagrodzenia za Usługi

Utrzymania i Wsparcia technicznego i na żądanie Zamawiającego – zobowiązany

będzie:

1) przekazać Zamawiającemu lub osobie trzeciej wskazanej przez Zamawiającego,

w terminie 7 dni od przekazania takiego żądania, całości informacji

umożliwiających korzystanie z Systemu (m.in. loginy, hasła, aktualny projekt

techniczny);

2) przeprowadzić transfer wiedzy do Zamawiającego lub osoby trzeciej wskazanej

przez Zamawiającego w zakresie, który umożliwi im samodzielną kontynuację

działań związanych z utrzymaniem Systemu po wygaśnięciu Umowy.

18

17. Niezależnie od dalej idących postanowień Umowy, w tym paragrafów regulujących

prawa własności intelektualnej, Zamawiający jest uprawniony do samodzielnego

wykorzystania lub do przekazania osobie trzeciej, w celu zapewnienia przejęcia Usług

Utrzymania i Wsparcia technicznego, wszelkich produktów, dokumentów, prezentacji,

rezultatów prac Wykonawcy otrzymanych w ramach realizacji Umowy oraz

dokumentacji realizacyjnej (np. ustaleń Kierowników Projektu, etc.).

18. W zakresie jakichkolwiek utworów dostarczonych przez Wykonawcę w ramach Usług

Utrzymania i Wsparcia technicznego mają zastosowanie postanowienia paragrafów

regulujących prawa własności intelektualnej. Zamawiający nabywa – odpowiednio –

prawa majątkowe lub licencje do utworów dostarczonych w ramach Usług Utrzymania

i Wsparcia technicznego.

§ 14

USŁUGA MODYFIKACJI I WDROŻENIA

1. Usługi Modyfikacji i Wdrożenia realizowana jest w trakcie trwania Umowy na zasadach

opisanych poniżej oraz w OPZ.

2. Usługi Modyfikacji i Wdrożenia będą zlecane przez Zamawiającego zgodnie z

następującą procedurą:

1) Zamawiający przekaże Wykonawcy pisemne lub w postaci elektronicznej Wstępne

Zlecenie określające zakres, sugerowany termin wykonania Zlecenia oraz inne

istotne dla wykonania Zlecenia parametry;

2) w terminie 10 dni roboczych od otrzymania Wstępnego Zlecenia Wykonawca

przekaże pisemnie lub w postaci elektronicznej Zamawiającemu Analizę Zlecenia

zawierającą:

a) określenie koncepcji Modyfikacji i Wdrożenia zawierającej opis szczegółowego

sposobu działania wprowadzanej Modyfikacji i Wdrożenia, analizę wpływu

wykonania usługi na System oraz zakres niezbędnej Dokumentacji do wykonania

lub uzupełnienia,

b) oferowany harmonogram obejmujący etapy realizacji oraz termin zakończenia

realizacji Zlecenia,

c) kosztorys realizacji Zlecenia wraz z przeliczeniem na roboczogodziny, w tym

wskazanie prognozowanego ryczałtu za Usługę Modyfikacji i Wdrożenia;

3) Zamawiający najpóźniej w ciągu 10 dni roboczych od otrzymania Analizy Zlecenia:

a) udzieli pisemnie Wykonawcy Zlecenia, którym potwierdzi uzgodnione warunki

jego realizacji, w tym wysokość wynagrodzenia - w przypadku zaakceptowania

warunków wskazanych w pkt 2,

b) zobowiąże Wykonawcę do uzupełnienia lub poprawienia Analizy Zlecenia w

ciągu 10 dni roboczych i ponownie ją rozpatrzy albo

c) poinformuje Wykonawcę o nieudzieleniu mu Zlecenia.

4) Jeżeli w ciągu 10 dni roboczych od otrzymania Analizy Zlecenia Zamawiający nie

udzieli Wykonawcy odpowiedzi, przyjmuje się, że Zamawiający zrezygnował

z realizacji Zlecenia. Realizacja przez Wykonawcę Zlecenia, bez podpisanego

Zlecenia następuje w całości na koszt i ryzyko Wykonawcy.

3. Wykonawca wraz ze zmianą Systemu będzie dostarczał Zamawiającemu egzemplarz

aktualizacji „Instrukcji użytkownika”. Po wykonaniu zmian Wykonawca sporządzi

aktualną kopię wersji binarnych wraz z niezbędnymi zbiorami konfiguracyjnymi na

19

nośniku magnetycznym lub optycznym i przekaże je Zamawiającemu w terminie 7 Dni

Roboczych od zakończenia prac lub na wezwanie Zamawiającego.

4. Terminy realizacji prac w ramach usługi wymienionej w § 2 ust. 1 pkt 6, będą ustalane

między Stronami, przy czym żądanie wykonania tych prac powinno wpłynąć do

Wykonawcy nie później niż na dziesięć dni roboczych przed planowanym terminem

przystąpienia do realizacji.

5. Po wykonaniu prac określonych w § 2 ust. 1 pkt 6 pracownik Wykonawcy sporządzi

Notatkę Służbową. W Notatce Służbowej zostanie szczegółowo opisany zakres

merytoryczny wykonanych prac.

6. W przypadku, jeżeli Wykonawca nie przystąpi do realizacji Zlecenia w terminie

określonym w Zleceniu i opóźnienie w przystąpieniu do realizacji Zlecenia trwa dłużej

niż 5 dni roboczych, Zamawiający może odstąpić od Zlecenia w całości lub w części z

przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, bez wyznaczania Wykonawcy dodatkowego

terminu w tym zakresie, żądając kary umownej, o której mowa w § 18 ust. 6. Prawo

odstąpienia Zamawiający może wykonać nie później niż w terminie do 30 dni od dnia,

w którym upłynęło 5 Dni Roboczych opóźnienia w przystąpieniu do realizacji Zlecenia.

7. W przypadku, jeżeli Wykonawca wykonuje Zlecenie w sposób nienależyty,

Zamawiający wezwie Wykonawcę do zmiany sposobu wykonania Zlecenia i wyznaczy

mu w tym celu termin. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu Zamawiający

będzie uprawniony do odstąpienia od Zlecenia w całości lub w części oraz żądania

zapłaty kary umownej, o której mowa w § 18 ust.11. Zamawiający może wykonać prawo

odstąpienia nie później niż w terminie do 30 dni od terminu na realizację danego

Zlecenia. Odbiór poszczególnych Zleceń odbywać się będzie na podstawie podpisanego

przez Strony Protokołu odbioru Zlecenia.

8. Wykonawca zapewnia, że wszystkie czynności odbiorcze danego Zlecenia, w tym

również związane z uwzględnianiem uwag i zastrzeżeń Zamawiającego zostaną

zakończone w terminie realizacji danego Zlecenia i nie później niż w terminie

określonym w § 3 ust 1.

9. Wykonawca jest zobowiązany przekazywać Zamawiającemu przedmiot

poszczególnych Zleceń w terminie umożliwiającym dokonanie przez Zamawiającego

czynności odbiorczych. Liczba dni roboczych na dokonanie czynności odbiorczych

przez Zamawiającego jest zawarta w terminie realizacji danego Zlecenia.

10. Zamawiający może przy odbiorze Zlecenia zgłosić uwagi lub zastrzeżenia. Uwagi lub

zastrzeżenia powinny być przekazane do Wykonawcy na piśmie lub pocztą

elektroniczną.

11. W przypadku zgłoszenia uwag lub zastrzeżeń ze strony Zamawiającego do realizacji

Zlecenia, Zamawiający wyznaczy termin na usunięcie przyczyn tych uwag lub

zastrzeżeń, w którym to terminie Wykonawca na własny koszt i ryzyko obowiązany jest

do uwzględnienia tych uwag lub zastrzeżeń w całości. W takim przypadku procedura

odbioru Zlecenia zostanie przeprowadzona ponownie. Za datę prawidłowego wykonania

Zlecenia uważa się datę odbioru uwzględniającego w całości wszystkie uwagi i

zastrzeżenia Zamawiającego.

12. W wypadku, gdy Wykonawca opóźnia się z wykonaniem danego Zlecenia dłużej niż 5

Dni Roboczych w stosunku do terminu zakończenia realizacji danego Zlecenia,

Zamawiający uprawniony będzie do odstąpienia od Zlecenia w całości lub w części i

żądania kary umownej w wysokości określonej w § 18 ust. 11 oraz będzie uprawniony

20

do powierzenia wykonania danego Zamówienia podmiotowi trzeciemu na koszt i ryzyko

Wykonawcy (wykonanie zastępcze). Zamawiający może wykonać prawo odstąpienia

nie później niż w terminie do 30 dni od daty, w której upłynęły 5 Dni Robocze

opóźnienia w realizacji Zlecenia.

13. Osobą upoważnioną do podpisywania Wstępnych Zleceń, Analiz Zleceń i Protokołów

odbioru Zlecenia oraz zgłaszania uwag lub zastrzeżeń ze strony Zamawiającego jest

Kierownik Projektu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dopuszczenia do udziału w

czynnościach odbiorczych osób trzecich.

14. Osobą upoważnioną do podpisywania Wstępnego Zlecenia, Analizy Zlecenia oraz

Protokołu odbioru Zlecenia ze strony Wykonawcy jest Kierownik Projektu

15. Nieobecność osoby upoważnionej do czynności odbiorczych ze strony Wykonawcy nie

wstrzymuje czynności odbiorczych i upoważnia do dokonania przez Zamawiającego

odbioru jednostronnego.

16. Protokół odbioru Zlecenia zostanie każdorazowo podpisany w 2 jednobrzmiących

egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.

§ 15

WARUNKI ODPŁATNOŚCI I SPOSÓB ZAPŁATY

1. Za usługi wymienione w § 2 ust. 1 pkt 1, 2, 3, 4, 5 oraz w § 2 ust. 2 pkt 2, Zamawiający

zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w łącznej kwocie netto: .............. złotych (słownie:

... złote, 00/100), plus podatek VAT w wysokości 23% co stanowi wartość brutto:

.............. złotych (słownie: ... złotych, 00/100).

2. Na kwotę, o której mowa w ust. 1, składa się dwunastokrotność wynagrodzenia

miesięcznego w wysokości netto .............. zł (słownie: ... złotych, 00/100), plus

podatek VAT w wysokości 23% co stanowi wartość brutto: .............. złotych (słownie:

... złotych 00/100).

3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust 1 będzie wypłacone Wykonawcy miesięcznie z

dołu na podstawie faktur VAT wystawionych po zaakceptowaniu przez Zamawiającego

raportu o którym mowa w § 13 ust 6 i następ. za miesiąc, którego dotyczy faktura.

4. Wynagrodzenie uregulowane będzie przelewem na rachunek Wykonawcy prowadzony

przez ......, numer xx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx,

w terminie 21 dni od dnia wystawienia przez Wykonawcę w sposób prawidłowy faktury

VAT i jej doręczenia Zamawiającemu.

5. Za wykonanie prac wymienionych w § 2 ust. 1 pkt. 6, odpłatność obliczana będzie

według stawek godzinowych i skalkulowanych roboczogodzin pracowników

Wykonawcy, które wynoszą netto:

a) Analityk ……… zł netto,

b) Projektant ……… zł netto,

c) Programista ……… zł netto.

6. Faktury VAT za wykonanie czynności określonych w § 2 ust. 1 pkt 6, wystawiane będą

po podpisaniu przez Zamawiającego, sporządzonego przez Wykonawcę Protokołu

21

odbioru Zlecenia. Odbiór Zlecenia nastąpi zgodnie z procedurą wskazaną w § 11.

7. Koszty przeprowadzenia dodatkowych odpłatnych konsultacji i pomocy

w użytkowaniu Systemu, o których mowa § 2 ust. 2 pkt 1, wyliczane będą

na następujących zasadach:

a) ………… zł netto za jedną sześciogodzinną sesję zrealizowaną w siedzibie

Wykonawcy,

b) …………zł netto za jedną sześciogodzinną sesję zrealizowaną w siedzibie

Zamawiającego lub jego podległej jednostce.

8. Koszt usług wymienionych w § 2 ust. 1 pkt 6 oraz w § 2 ust. 2 pkt 1 nie przekroczy

kwoty netto ………….zł (słownie: …………………………. 00/100), plus podatek

VAT w wysokości 23% co stanowi wartość brutto: …………………… W przypadku

gdy kwota ta nie zostanie wykorzystana w całości na realizację usług wymienionych

w § 2 ust. 1 pkt 6 oraz w § 2 ust. 2 pkt 1, nie powoduje to po stronie Wykonawcy

roszczenia o zapłatę części niezrealizowanej wartości Umowy jak również roszczenia o

przedłużenie Umowy.

9. Faktury VAT tytułem realizacji § 2 ust. 2 pkt 1 będą wystawiane w ciągu 5 dni

roboczych po wykonaniu usługi, w oparciu o potwierdzone przez Zamawiającego

Notatki Służbowe.

10. Przy wystawianiu Zamawiającemu faktur VAT za usługi określone w § 2 ust. 1 pkt 6

oraz w § 2 ust. 2 pkt 1, zastosowanie ma ust. 4 niniejszego paragrafu.

11. Za datę zapłaty Strony ustalają dzień, w którym Zamawiający wydał bankowi polecenie

przelewu Wynagrodzenia na rachunek bankowy Wykonawcy.

§16

LICENCJA i PRAWA AUTORSKIE

1. Wykonawca, w ramach wynagrodzenia określonego w § 15 ust. 1, każdorazowo udziela

Zamawiającemu, z chwilą instalacji aktualizacji lub nowej wersji Systemu w ramach

usługi Utrzymania lub Wsparcia technicznego, licencji do korzystania z tej aktualizacji

lub wersji oraz dotyczącej aktualizacji lub wersji Dokumentacji, bez ograniczeń

czasowych i terytorialnych, zgodnie z przeznaczeniem Systemu i celem Umowy,

opisanymi szczegółowo w Umowie i Załączniku nr 1.2 do Umowy, zarówno

w przypadku aktualizacji i wersji, której producentem jest Wykonawca, jak i w

przypadku gdy producentem aktualizacji lub wersji jest inny niż Wykonawca podmiot.

2. Wykonawca zobowiązuje się, iż ani on, ani żadna osoba trzecia, nie będzie w żaden

sposób, w szczególności poprzez postanowienia umów lub warunki licencjonowania,

ograniczał Zamawiającemu możliwości dostępu i korzystania z Systemu. Celem jest

zapewnienie Zamawiającemu możliwości korzystania z Systemu w sposób i na użytek

opisany w Umowie. Warunki licencji umożliwiają Zamawiającemu utrzymywanie

i serwisowanie Systemu również przez osoby trzecie, niezależne od Wykonawcy.

Wszystkie oświadczenia Wykonawcy i postanowienia Umowy należy interpretować

zgodnie z powyższym celem Umowy.

22

3. Licencje, o których mowa w ust. 1, udzielane są co najmniej na następujących polach

eksploatacji:

1) w odniesieniu do oprogramowania w rozumieniu ustawy o prawie autorskim

i prawach pokrewnych:

a) kopiowanie, zwielokrotnianie i przechowywanie na nieograniczonej liczbie nośników

jakiegokolwiek rodzaju oraz na nieograniczonej liczbie stanowisk komputerowych

Zamawiającego oraz jednostek mu podległych;

b) korzystanie z oprogramowania zgodnie z jego przeznaczeniem wynikającym z celu

zawarcia niniejszej Umowy w tym jego instalowanie, deinstalowanie i wprowadzanie

do pamięci komputerowej na nieograniczonej liczbie stanowisk komputerowych

Zamawiającego oraz jednostek mu podległych.

2) w odniesieniu do Dokumentacji:

a) trwałe lub czasowe utrwalanie i zwielokrotnianie Dokumentacji w całości lub

w części dla wewnętrznych potrzeb Zamawiającego oraz jednostek wymienionych

w załączniku nr 1.5 związanych z korzystaniem z oprogramowania, w tym utrwalanie

i zwielokrotnianie dokumentacji dowolną techniką,

b) udostępnienie Dokumentacji użytkownikom w tym jednostkom wymienionym

w załączniku nr 1.5 w zakresie w jakim wynika to z charakteru Dokumentacji lub jej

części, a także udostępnianie Dokumentacji innym osobom działającym na rzecz

Zamawiającego, takim jak dostawcy usług informatycznych, w tym usług serwisowych

oraz szkoleniowych.

4. Wykonawca zapewnia, że korzystanie z aktualizacji i wersji Systemu podczas realizacji

i na cele Umowy nie będzie naruszać praw osób trzecich i nie będzie wymagało żadnych

opłat na rzecz takich osób.

5. Zamawiający jest uprawniony do korzystania z aktualizacji Systemu bez ograniczeń

ilościowych, w tym bez ograniczeń co do liczby użytkowników oraz urządzeń

komputerowych, na których instalowane lub uruchamiane będą aktualizacje.

6. Licencja o której mowa w ust 1, może być wypowiedziana na piśmie z 10 letnim

okresem wypowiedzenia.

7. Wykonawca zobowiązuje się nie korzystać z uprawnienia do wypowiedzenia licencji

z wyjątkiem przypadków, w których Zamawiający przekroczy warunki udzielonej

licencji i naruszy autorskie prawa majątkowe przysługujące Wykonawcy oraz nie

zaniecha naruszenia mimo wezwania Wykonawcy i wyznaczenia mu w tym celu

odpowiedniego terminu, nie krótszego niż 30 dni. Wezwanie musi być wystosowane w

formie pisemnej pod rygorem braku skutków.

8. W przypadku, gdy w wyniku realizacji Zlecenia powstanie utwór w rozumieniu ustawy

z dnia 4 lutego 1994 r. o prawach autorskich i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2019 r.

poz. 1231), w tym program komputerowy lub Dokumentacja, zwany dalej „Utworem”,

Wykonawca, w ramach wynagrodzenia określonego w § 15 ust. 1, każdorazowo

przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do Utworu, z chwilą podpisania

przez Strony odpowiedniego Protokołu Odbioru Zlecenia, w ramach którego

23

dostarczany jest Utwór, na następujących polach eksploatacji:

1) w odniesieniu do Utworów będących programami komputerowymi w rozumieniu

ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych:

a) trwałe lub czasowe zwielokrotnianie Utworu w całości lub w części jakimikolwiek

środkami i w jakiejkolwiek formie,

b) obrót Utworem, w tym wprowadzanie do obrotu, użyczanie lub najem, a także

rozpowszechnianie i udostępnianie Utworu w inny sposób, w tym publicznie.

2) w odniesieniu do Dokumentacji:

a) trwałe lub czasowe utrwalanie i zwielokrotnianie do Utworu w całości lub w części,

jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie,

b) obrót Utworem, w tym wprowadzanie do obrotu, użyczanie, a także

rozpowszechnianie i udostępnianie Utworu w inny sposób, w tym publicznie.

9. Zamawiający upoważniony jest do dalszego przenoszenia autorskich praw majątkowych

do Utworów, a także ich zmian i aktualizacji oraz uprawniony jest

do dalszego przenoszenia prawa zezwalania na wykonywanie praw zależnych na inne

osoby, wraz z prawem do dokonywania w nich zmian i wykonywania praw zależnych.

10. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu na nośniku

elektronicznym lub w postaci płyt CD-R lub DVD kodów źródłowych Oprogramowania

określonego w § 1 ust. 17 oraz aktualnej specyfikacji technicznej w przypadku

zaprzestania działalności Wykonawcy związanej z Oprogramowaniem.

11. Wykonawca zobowiązuje się i gwarantuje, że osoby uprawnione z tytułu autorskich

praw osobistych do Utworów nie będą wykonywać tych praw w stosunku

do Zamawiającego lub osób trzecich działających na zlecenie Zamawiającego.

12. Z chwilą przeniesienia autorskich praw majątkowych przechodzi na Zamawiającego

własność nośników, na których utrwalono Utwór.

13. Wykonawca oświadcza, że ponosił będzie pełną odpowiedzialność z tytułu naruszenia

praw osób trzecich w związku z przedmiotem Umowy. W przypadku wystąpienia do

Zamawiającego osób trzecich z roszczeniami z tytułu naruszenia praw własności

przemysłowej, praw autorskich, praw pokrewnych lub innych praw na dobrach

niematerialnych wynikających z realizacji przez Strony przedmiotu Umowy,

odpowiedzialność i wszelkie koszty z tego tytułu ponosić będzie Wykonawca.

Wykonawca zobowiązuje się zwolnić Zamawiającego z wszelkich mogących powstać

w związku z tym zobowiązań Zamawiającego wobec osób trzecich.

§17

OGRANICZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI

1. Gwarancja nie obejmuje nieprawidłowego działania Systemu, a Wykonawca nie ponosi

za nie odpowiedzialności, jeśli wynika ono z następujących powodów:

1) używanie Oprogramowania niezgodnie z "Instrukcją użytkownika",

2) wady środowiska, w którym programy pracują, to znaczy: niewłaściwa praca sprzętu

24

komputerowego, sieci komputerowej lub oprogramowania systemowego,

wynikającej z ich wad fizycznych, niewłaściwej implementacji lub konfiguracji,

3) wykorzystywanie sprzętu komputerowego lub oprogramowania systemowego

niespełniających następujących wymagań minimalnych

dla programów pracujących w środowisku Microsoft Windows:

Komputer stosowany jako serwer bazy danych SQL Anywhere powinien pracować

pod kontrolą jednego z następujących systemów operacyjnych:

- Systemy serwerowe:

Windows Server 2008 R2 (x64),

Windows Server 2012 R2 (x64).

Windows Server 2016 (x64),

- Pozostałe Systemy:

Windows 7 Professional, Enterprise, Ultimate,

Windows 8 Professional, Enterprise,

Windows 8.1 Professional, Enterprise,

Windows 10 Professional, Enterprise.

Wykonawca zaleca i wspiera doświadczeniem instalację na systemach

operacyjnych Microsoft - systemy Linux są dopuszczalne, ale Wykonawca nie

zapewnia do nich wsparcia.

Komputer stosowany jako serwer bazy danych SQL Anywhere oraz serwer plików

musi posiadać następujące parametry:

procesor Intel Core i5 lub wydajniejszy, bądź jego odpowiednik lub

równoważnik,

innej firmy - zalecane procesory Intel Xeon E3, E5 lub E7,

minimum 8 GB RAM-zalecane 64 GB,

wolną przestrzeń dyskową o rozmiarze minimum 30 GB - zalecamy

stosowanie dysków SSD, - zalecane 60 GB w RAID 10 na szybkich dyskach

HDD lub SSD w RAID1,

kartę sieciową minimum 1Gbps -zalecana 2x1 Gbps lub 10 Gbps (jeśli

infrastruktura sieciowa obsługuje),

urządzenie do archiwizacji danych,

zainstalowane oprogramowanie SQL Anywhere 12 lub SQL Anywhere 16

z licencją na serwer.

Komputery stosowane na stanowiskach pracy użytkowników muszą posiadać co

najmniej następujące parametry:

procesor Intel Core2 Duo lub wydajniejszy o częstotliwości minimum 2,0

25

GHz lub późniejszy, bądź jego odpowiednik lub równoważnik innej firmy -

zalecane procesory Intel Core i3 lub wydajniejsze,

minimum 4 GB - zalecane 8 GB,

wolną przestrzeń dyskową o rozmiarze minimum 8 GB,

karta graficzna i monitor o minimalnej rozdzielczości 1280 x 1024,

TrueColor,

monitor 17",

kartę sieciową 100 Mbps - zalecana 1Gbps.

Komputery stosowane jako stanowiska pracy użytkowników powinny pracować

pod kontrolą jednego z następujących systemów operacyjnych:

Windows Vista,

Windows 7,

Windows 8,

Windows 8.1,

Windows 10.

Wykonawca nie wspiera systemów przeznaczonych dla zastosowań domowych

tzw. Home Edition, ze względu na ograniczenia funkcjonalności wprowadzone

w tych wersjach przez producenta.

Wymagane jest spełnienie minimalnych wymagań dotyczących przepływności sieci

teleinformatycznej stosowanej do komunikacji komputera stosowanego jako serwer

bazy danych z komputerami stosowanymi na stanowiskach pracy użytkowników

Systemu i wynosi ona 100Mbps. Opóźnienia generowane przez urządzenia

sieciowe nie powinny przekraczać 1ms.

4) wykorzystywanie innego oprogramowania, które może zakłócić pracę programów

lub uszkodzić jego zbiory danych, bądź zmienić ich położenie w jakikolwiek sposób,

nawet jeśli wynika to z zaplanowanych funkcji i poprawnego działania tego

oprogramowania;

2. Gwarancja i odpowiedzialność Wykonawcy nie obejmują sytuacji, w których

Zamawiający sam doprowadzi do nieprawidłowego działania Systemu, przez dokonanie

we własnym zakresie zmian w Systemu lub jego implementacji.

§18

KARY UMOWNE I ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA NIENALEŻYTE

WYKONANIE

1. Naliczenie zastrzeżonych Umową kar umownych nie wyłącza możliwości dochodzenia

odszkodowania na zasadach ogólnych do pełnej wysokości szkody poniesionej przez

Zamawiającego w związku ze zdarzeniem, które było podstawą naliczenia danej kary.

26

2. Kary umowne są niezależne od siebie i należą się Zamawiającemu w pełnej wysokości

nawet w przypadku, gdy z powodu jednego zdarzenia naliczona jest więcej niż jedna

kara. Kary będą naliczane za każdy przypadek naruszenia Umowy odrębnie (np.

naruszenie obowiązku poufności, zasad ochrony danych osobowych etc.).

3. Kary umowne są należne także w przypadku odstąpienia od Umowy lub jej

wypowiedzenia, niezależnie od przyczyn odstąpienia lub wypowiedzenia.

4. Kary umowne należne Zamawiającemu mogą być według uznania Zamawiającego:

potrącone z wymagalnego wynagrodzenia Wykonawcy lub Wykonawca będzie

zobowiązany do zapłaty kary umownej naliczonej przez Zamawiającego zgodnie z

postanowieniami niniejszego paragrafu, w oparciu o wezwanie do zapłaty kary umownej

w terminie 7 dni od jego doręczenia.

5. O ile wyraźnie nie postanowiono inaczej, w zakresie kar umownych odpowiedzialność

Wykonawcy za przekroczenie terminu wskazanego w Umowie lub wyznaczonego

zgodnie z postanowieniami Umowy jest odpowiedzialnością z tytułu opóźnienia.

6. Zamawiający naliczy kary umowne w przypadku zwłoki / opóźnienia w realizacji

Zlecenia w wysokości 100 PLN za każdy rozpoczęty dzień zwłoki / opóźnienia.

7. Zamawiający naliczy kary umowne w przypadku zwłoki / opóźnienia w odbiorze

Modyfikacji w wysokości 100 PLN za każdy rozpoczęty dzień zwłoki / opóźnienia.

8. Zamawiający naliczy kary umowne w przypadku zwłoki / opóźnienia w odbiorze

końcowym w wysokości 100 PLN za każdy rozpoczęty dzień zwłoki / opóźnienia.

9. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za opóźnienie w wykonywaniu zobowiązań SLA

(Czas Naprawy), przez co należy rozumieć przyjęcie przez Wykonawcę

odpowiedzialności na zasadzie ryzyka, od której może się uwolnić wyłącznie

wykazując, że niewykonanie Naprawy w terminie nastąpiło z przyczyn, za które

odpowiedzialność ponosi Zamawiający lub z przyczyn o charakterze siły wyższej.

10. Zamawiający naliczy kary umowne za niedochowanie Czasu Naprawy:

1)w odniesieniu do Błędu Krytycznego – 100 PLN za każdą rozpoczętą godzinę zwłoki

/ opóźnienia;

2)w odniesieniu do Błędu Poważnego – 80 PLN za każdą rozpoczętą godzinę zwłoki /

opóźnienia;

3)w odniesieniu do Błędu Niskiej Kategorii – 60 za każdą rozpoczętą godzinę / każdy

rozpoczęty dzień zwłoki / opóźnienia.

11. Zamawiający naliczy karę umowną w wysokości 10 000 PLN w przypadku odstąpienia

od Umowy z powodu okoliczności leżących po stronie Wykonawcy. Dla uniknięcia

wątpliwości kara jest należna zarówno w przypadku odstąpienia umownego, jak i na

podstawie przepisów ustawy, zarówno odstąpienia ze skutkiem do całej Umowy, jak i

odstąpienia w części, jeżeli Umowa lub przepis to przewiduje.

12. Zamawiający naliczy karę umowną w wysokości 10 000 PLN w przypadku

wypowiedzenia Umowy w zakresie Usług Utrzymania z powodu okoliczności leżących

po stronie Wykonawcy.

13. Niezależnie od kar umownych opisanych powyżej, Zamawiający naliczy kary umowne:

1)w przypadku naruszenia zasad ochrony Informacji Poufnych – w wysokości 1000

PLN za każdy przypadek naruszenia;

2)w przypadku naruszenia zasad ochrony lub w przypadku naruszenia zasad

przetwarzania danych osobowych – w wysokości 1000 PLN za każdy przypadek

naruszenia;

27

3)w innych przypadkach opisanych Umową.

14. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania przenoszącego

wysokość zastrzeżonych kar umownych.

§ 19

ODSTĄPIENIE OD UMOWY

1. Jeżeli Zamawiający nie współdziała z Wykonawcą w zakresie przewidzianym

postanowieniami Umowy, a współdziałanie to jest konieczne do wykonania Umowy,

Wykonawca jest uprawniony do odstąpienia od Umowy po uprzednim wezwaniu

Zamawiającego do zapewnienia koniecznego współdziałania i wyznaczeniu mu w tym

celu odpowiedniego terminu, nie krótszego niż 30 dni, z zagrożeniem odstąpienia od

Umowy w razie jego bezskutecznego upływu. W wezwaniu Wykonawca zobowiązany

jest wskazać dokładnie brak wymaganego współdziałania i jego wpływ na realizację

Umowy. Wezwanie będzie wystosowane w formie pisemnej pod rygorem

bezskuteczności wezwania.

2. Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od Umowy (umowne prawo

odstąpienia) bez wyznaczania terminu dodatkowego w przypadku, w którym:

1) opóźnienie Wykonawcy w wykonaniu Zlecenia wyniesie co najmniej 5 Dni

Roboczych;

2) opóźnienie Wykonawcy skutkująca opóźnieniem odbioru Wdrożenia wyniesie co

najmniej 5 Dni Roboczych.

3. Jeżeli Wykonawca będzie realizował Umowę w sposób wadliwy albo sprzeczny z

Umową, Zamawiający wezwie Wykonawcę do zmiany sposobu jej wykonywania i

wyznaczy mu w tym celu dodatkowy termin, nie krótszy niż 30 dni. Po bezskutecznym

upływie tego terminu Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od Umowy

(umowne prawo odstąpienia). Wezwanie będzie wystosowane w formie pisemnej pod

rygorem bezskuteczności.

4. W razie wykonania przez Zamawiającego umownego prawa odstąpienia od Umowy z

przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca, Strony uzgadniają, że

oświadczenie o odstąpieniu – o ile Umowa dalej wyraźnie nie stanowi inaczej – ma

skutek wyłącznie do nieodebranych produktów.

5. W takim przypadku:

1)Zamawiający zachowa produkty które zostały odebrane (w tym uprawnienia nabyte

na podstawie Umowy, takie jak autorskie prawa majątkowe lub udzielone licencje), a

Wykonawca:

-zachowa prawo do Wynagrodzenia za odebrane produkty;

-ma prawo do wynagrodzenia za odebrane produkty, które nie zostały zapłacone.

Wysokość tego wynagrodzenia zostanie ustalona w oparciu o Wynagrodzenie opisane

w Umowie, a jeżeli będzie to niewystarczające (np. w przypadku niedokończonych prac)

– proporcjonalnie do stanu zaawansowania prac;

2)jeżeli do odebranych produkty Zamawiający nie nabył praw lub licencji zgodnie z

zasadami opisanymi w paragrafach regulujących prawa własności intelektualnej,

Zamawiający – w ramach należnego Wykonawcy wynagrodzenia – nabywa do nich

stosowne prawa lub licencje na zasadach opisanych w paragrafach regulujących prawa

własności intelektualnej, z chwilą złożenia oświadczenia o odstąpieniu;

28

6. Zamawiający w każdym przypadku będzie uprawniony do zatrzymania pojedynczych

kopii produktów, o których mowa powyżej, na potrzeby ewentualnego dochodzenia

roszczeń przysługujących Zamawiającemu w stosunku do Wykonawcy lub osób

trzecich lub ochrony przed roszczeniami takich osób z tytułu korzystania przez

Zamawiającego z Produktów, usług lub innych świadczeń, o których mowa powyżej, w

okresie od ich dostarczenia przez Wykonawcę do dnia ich zwrotu lub zniszczenia

Wykonawcy nie przysługuje jakiekolwiek wynagrodzenie lub odszkodowanie.

7. Z zastrzeżeniem następnych ustępów, postanowienia niniejszej Umowy nie mają

zastosowania do odstąpienia od Umowy na podstawie art. 145 Pzp lub jej rozwiązania

na podstawie art. 145a Pzp.

8. W przypadku odstąpienia na podstawie art. 145 Pzp lub rozwiązania umowy na

podstawie art. 145a Pzp, Zamawiający zapłaci wynagrodzenie Wykonawcy, przy czym

wysokość tego wynagrodzenia zostanie ustalona w oparciu o Wynagrodzenie opisane w

Umowie, a jeżeli będzie to niewystarczające (np. w przypadku niedokończonych prac)

– proporcjonalnie do stanu zaawansowania prac.

9. Strony zastrzegają dla oświadczenia o odstąpieniu od Umowy formę pisemną pod

rygorem nieważności.

§ 20

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

1. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w zakresie, w

celu i na zasadach określonych w umowie stanowiącej Załącznik nr 1.8 do Umowy.

2. Wykonawca oświadcza, że dysponuje środkami technicznymi i organizacyjnymi

wystarczającymi do zapewnienia bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych

oraz zgodności przetwarzania danych osobowych z obowiązującym prawem.

3. Wykonawca zobowiązuje się na bieżąco śledzić zmiany regulacji dotyczące ochrony

danych osobowych w szczególności dotyczące zasad bezpieczeństwa związanych z

przetwarzaniem danych osobowych i adekwatnie, na bieżąco dostosowywać sposoby

przetwarzania danych, ze szczególnym uwzględnieniem doskonalenia wewnętrznych

procedur dotyczących ochrony danych osobowych, sposobów zabezpieczania danach a

także prowadzonej dokumentacji stosownie do aktualnych wymagań prawnych i zaleceń

Zamawiającego.

§ 21

POUFNOŚĆ

1. Informacje Poufne – niezależnie od formy ich utrwalenia lub przekazania – to

informacje Zamawiającego, które nie zostały podane do publicznej wiadomości, a

zostały przekazane Wykonawcy w związku z realizacją Umowy, które Zamawiający

oznaczył jako poufne lub w inny sposób poinformował Wykonawcę, że traktuje je jako

poufne. Informacjami poufnymi są także informacje przekazane Wykonawcy w toku

postępowania poprzedzającego zawarcie Umowy, oznaczone jako poufne.

2. Dla uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że za Informacje Poufne nie są

uważane informacje, które Zamawiający jest zobowiązany ujawnić na mocy

obowiązujących przepisów, w tym Prawa zamówień publicznych.

3. Wykonawca zobowiązuje się:

29

1)nie ujawniać Informacji Poufnych innym podmiotom bez zgody Zamawiającego,

udzielonej na piśmie pod rygorem nieważności;

2)wykorzystywać Informacje Poufne jedynie do potrzeb realizacji Umowy;

3)nie powielać Informacji Poufnych w zakresie szerszym, niż jest to potrzebne dla

realizacji Umowy;

4)zabezpieczać otrzymane Informacje Poufne przed dostępem osób nieuprawnionych

w stopniu niezbędnym do zachowania ich poufnego charakteru, ale przynajmniej w

takim samym stopniu, jak postępuje wobec własnej tajemnicy przedsiębiorstwa.

4. Wykonawca może, jeżeli jest to potrzebne do realizacji Umowy, udostępnić Informacje

Poufne personelowi Wykonawcy oraz doradcom prawnym, przy czym korzystanie z

Informacji Poufnych przez takie podmioty nie może wykroczyć poza zakres, w jakim

Wykonawca może z nich korzystać. Wykonawca zobowiąże te osoby do przestrzegania

poufności. Wykonawca jest odpowiedzialny za naruszenia spowodowane przez takie

osoby i podmioty.

5. W przypadku rozwiązania Umowy (niezależnie od powodu rozwiązania) lub jej

wygaśnięcia Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego zwrotu w terminie 7

(słownie: siedmiu) dni materiałów zawierających Informacje Poufne, a Informacje

Poufne przechowywane w wersji elektronicznej usunie ze swoich zasobów i nośników

elektronicznych. Ten sam obowiązek będzie ciążył na osobach i podmiotach, o których

mowa w poprzednim ustępie.

6. Wykonawca na pisemne żądanie Zamawiającego zobowiązuje się do niezwłocznego

zniszczenia materiałów zawierających Informacje Poufne.

§ 22

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wykonawca nie ma prawa dokonywać cesji, przeniesienia bądź obciążenia swoich praw

lub obowiązków wynikających z Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody

Zamawiającego, udzielonej na piśmie pod rygorem nieważności.

2. Umowa zawarta jest pod prawem polskim. Wszelkie spory będą poddane pod

rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego.

3. Wszelkie zmiany Umowy będą dokonywane za zgodą obu Stron, w formie pisemnej pod

rygorem nieważności. Zmiany będą dokonywane w postaci aneksów do Umowy, chyba

że w Umowie wskazano inaczej.

4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej

ze Stron.

5. Integralną część Umowy stanowią:

1.1 KRS Wykonawcy;

1.2 Opis Przedmiotu Zamówienia;

1.3 Kopia Oferty Wykonawcy;

1.4 Wykaz personelu Kluczowego Wykonawcy,

1.5 Wykaz jednostek Zamawiającego, modułów i licencji objętych przedmiotową

umową;

1.6 Protokół odbioru Zlecenia;

30

1.7 Wzór Notatki Służbowej;

1.8 Umowa o powierzenie przetwarzanie danych osobowych;

1.8a Wzór umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych dla jednostek

podległych Zamawiającego.

1.9 Informacja RODO.

WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY:

................................. .................................

.................................. .............................

31

Załącznik nr 1.5 do umowy nr............

Wykaz jednostek Zamawiającego, modułów i licencji objętych przedmiotową umową

nazwa jednostki adres budżetfinanse i

księgowośćkadry płace

środki

trwałekasa ZP Magazyn AZF ARP Faktury Zakupy elK RCP

1 Komenda Głównaul. Tamka 1,

00-349 Warszawa1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2Dolnośląska

Wojewódzka Komenda

ul. Wy brzeże J. Słowackiego 9,

50-413 Wrocławnd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

3Kujawsko-Pomorska

Wojewódzka Komenda

ul. Poznańska 11/13,

87-100 Toruńnd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1

4Lubelska

Wojewódzka Komenda

ul. Lubomelska 1/3,

20-072 Lublinnd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1

5Lubuska

Wojewódzka Komenda

ul. Zamenhof f a 1,

65-186 Zielona Górand 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

6Łódzka

Wojewódzka Komenda

ul. Pomorska 41,

90-203 Łódźnd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1

7Małopolska

Wojewódzka Komenda

Al. J. Słowackiego 44,

30-018 Krakównd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1

8Mazowiecka

Wojewódzka Komenda

ul. Czerniakowska 71,

00-715 Warszawand 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

9Opolska

Wojewódzka Komenda

ul. Armii Krajowej 4,

45-071 Opolend 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

10Podkarpacka

Wojewódzka Komenda

Al. Piłsudskiego 31,

35-074 Rzeszównd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

11Podlaska

Wojewódzka Komenda

ul. Trawiasta 20B,

15-161 Biały stoknd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

12Pomorska

Wojewódzka Komenda

ul. Grunwaldzka 56,

80-241 Gdańsknd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

13Śląska

Wojewódzka Komenda

Pl. Grunwaldzki 8-10,

40-950 Katowicend 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

14Świętokrzy ska

Wojewódzka Komenda

ul. Wrzosowa 44,

25-211 Kielcend 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

15Warmińsko-Mazurska

Wojewódzka Komenda

ul. Arty lery jska 3B,

10-165 Olszty nnd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

16Wielkopolska

Wojewódzka Komenda

ul. 28 Czerwca 1956 r. nr 211,

61-485 Poznańnd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

17Zachodniopomorska

Wojewódzka Komenda

ul. Dworcowa 19,

70-206 Szczecinnd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1

18

Centrum Kształcenia i

Wy chowania

w Dobieszkowie

Dobieszków,

95-010 Stry kównd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

19

Centrum Kształcenia i

Wy chowania

w Oleśnicy

ul. Zamkowa 4,

56-400 Oleśnicand 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1

20

Europejskie Centrum

Kształcenia i

Wy chowania

w Roskoszy

21-500 Roskosz

k. Białej Podlaskiejnd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

21

Centrum Kształcenia i

Wy chowania

w Szczawnicy -Jabłonce

ul. Szlachtowska 75B,

34-460 Szczawnicand 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

22

Centrum Kształcenia i

Wy chowania

w Tarnowie

ul. Mościckiego 27,

33-100 Tarnównd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

23

Centrum Kształcenia i

Wy chowania

w Pleszewie

Al. Wojska Polskiego 21,

63-300 Pleszewnd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1 1

24

Centrum Kształcenia i

Wy chowania

w Gołdapi

ul. Boczna 1,

19-500 Gołdapnd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1

25

Ośrodek Szkolenia

Zawodowego OHP

w Mińsku Mazowieckim

ul. Budowlana 4,

05-300 Mińsk Mazowieckind 1 1 1 1 nd 1 1 1

26

Ośrodek Szkolenia

Zawodowego OHP

w Radomiu

ul. Kraszewskiego 1/7,

26-611 Radomnd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1

27

Ośrodek Szkolenia

Zawodowego OHP

we Włocławku

ul. Inowrocławska 10,

87-800 Włocławeknd 1 1 1 1 nd 1 1 1 1 1

28

Ośrodek Szkolenia

Zawodowego OHP

w Dobieszkowie

Dobieszków 70,

95-009 Dobra gm. Stry kównd 1 1 1 1 nd 1 1

1 28 28 28 28 1 17 27 27 27 27 27 1

267

RAZEM:

Łączna liczba licencji:

lp.

jednostka moduły zintegrowanego systemu Quorum

32

Załącznik nr 1.6 do umowy nr ………

PROTOKÓŁ ODBIORU USŁUGI/ZLECENIA*

Miejsce dokonania odbioru:..........................................................................

Data dokonania odbioru:...............................................................................

Imię i nazwisko osoby upoważnionej:

ze strony Zamawiającego ...........................................

ze strony Wykonawcy ...........................................

Przedmiotem odbioru w ramach Umowy nr ................ z dnia ................, której przedmiotem

są usługi utrzymania i wsparcia technicznego posiadanego przez Komendę Główną

Ochotniczych Hufców Pracy systemu finansowo-księgowego oraz usługi dodatkowe

obejmujące odpłatne konsultacje pomocy w użytkowaniu Systemu oraz udzielaniu

bieżącej pomocy telefonicznej dotyczącej eksploatacji Systemu, jest:

Czas naprawy Awarii*.....................................

Odbiór usługi zmian w funkcjonalności Sytemu w tym Modyfikacji lub Rozbudowy

Systemu*.....................................

Wyniki analizy ewidencji wykonanych usług w miesiącu objętym odbiorem

.................................................................................................................................................

.

.................................................................................................................................................

.

.................................................................................................................................................

Potwierdzenie należytego wykonania Umowy/Zlecenia*

1. Tak* (potwierdzam odebranie bez zastrzeżeń)

2. Tak* (potwierdzam odebranie — zastrzeżenia/uwagi)

3. Nie*

* ) niepotrzebne skreślić

........................... ............................

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

33

PROTOKÓŁ WYKONANIA SZKOLENIA – NOTATKA SŁUŻBOWA

DATA GODZINY PROGRAM

PROWADZĄCY

KLIENT

OSOBY

UCZESTNICZĄCE W

KONSULTACJI

W czasie konsultacji wykonano następujące czynności:

Lp. CZYNNOŚĆ PLANOWANY

CZAS

KONSULTACJI

WYKONANY

CZAS

KONSULTACJI

34

W trakcie konsultacji powstały następujące problemy:

Podpis przedstawiciela Klienta Podpis prowadzącego

konsultacje

…………………………………

…………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

35

Załącznik nr 1.8 do Umowy

Umowa

powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta w Warszawie w dniu………………………… pomiędzy:

Komendą Główną Ochotniczych Hufców Pracy z siedzibą w Warszawie (00-349), ul. Tamka 1, NIP:

527-111-80-29, REGON: 007001280 reprezentowanym przez

Pana___________________________________________________________________________

___

_______________________________________________________________________________

zwanym dalej Administratorem oraz

_______________________________________________________________________________

___

_______________________________________________________________________________

_

zwanym dalej Podmiotem przetwarzającym łącznie zwanymi dalej Stronami

Zważywszy, że:

1) Administrator wyraża zgodę na powierzenie przetwarzania danych osobowych Podmiotowi

Przetwarzającemu na zasadach określonych w Umowie głównej;

2) Podmiot przetwarzający potwierdza, że dane osobowe będą wykorzystywane wyłącznie na

zasadach określonych w Umowie oraz zgodnie z Umową główną;

3) Umowa jest związana z Umową główną zawartą pomiędzy Stronami,

Strony postanowiły, co następuje:

§ 1

Definicje

Ilekroć w niniejszej umowie jest mowa o:

36

1) RODO - należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)

2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z

przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz

uchylenia dyrektywy 95/46/WE

- ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz. U. L 119 z 4.5.2016, s. 1-88);

2) danych osobowych - należy przez to rozumieć dane osobowe definiowane w Art. 4. pkt 1

RODO w szczególności te, o których mowa w § 4 Umowy, powierzane do przetwarzania na

warunkach określonych w Umowie;

3) przetwarzanie danych osobowych - należy przez to rozumieć przetwarzanie danych

osobowych definiowane w Art. 4. pkt 2 RODO w szczególności operację lub zestaw operacji

wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób

zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie,

porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie,

wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju

udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

4) naruszenie ochrony danych osobowych - oznacza naruszenie bezpieczeństwa prowadzącego

do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania,

nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych,

przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych;

5) System - posiadany przez Administratora zintegrowany system QUORUM firmy QNT

Systemy Informatyczne Sp. z o. o. w zakresie modułów: Budżet, Kadry, Płace, ARP, Środki Trwałe,

FK, Zakupy, Faktury, Kasa ZP, AZF, Magazyn, Qourum eIK, RCP oraz jego aktualne wersje

powstałe w wyniku realizacji Umowy Głównej wraz z Rozbudowami i Modyfikacjami;

6) Umowie - należy przez to rozumieć niniejszą umowę powierzenia przetwarzania danych

osobowych;

7) Umowie głównej - należy przez to rozumieć umowę z dnia _________2019 nr

_________________ zawartą przez Strony;

8) Ustawie o ochronie danych osobowych - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 10 maja

2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 ze zm.).

9) Ustawie wdrażającej RODO – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 21 lutego 2019 r. o

zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu

Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych

w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych

oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

§ 2

Przedmiot i czas trwania przetwarzania

1. Przedmiotem umowy jest powierzenie przetwarzania danych osobowych przez

Administratora Podmiotowi przetwarzającemu w zakresie i na warunkach określonych w Umowie,

Umowie głównej w związku z Umową główną.

2. Administrator powierza w celu przetwarzania Podmiotowi przetwarzającemu dane osobowe

na okres obowiązywania Umowy głównej.

37

3. Wynagrodzenie za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych jest

zaspokojone w ramach wynagrodzenia określonego w Umowie głównej.

§ 3

Charakter i cel przetwarzania

1. Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych Podmiotowi przetwarzającemu

w celu należytego wykonania przez Podmiot przetwarzający zobowiązań wynikających z Umowy

głównej tj:

1) utrzymania i wsparcia technicznego oraz wprowadzenia niezbędnych do

prawidłowego funkcjonowania zmian związanych z działaniem Systemu QUORUM firmy

QNT Systemy Informatyczne Sp. z o. o. w zakresie modułów: Budżet, Kadry, Płace, ARP,

Środki Trwałe, FK, Zakupy, Faktury, Kasa ZP, AZF, Magazyn, eIK, RCP (System)

polegające na: (i) nowelizacji użytkowanego Systemu wynikających ze zmian

legislacyjnych, (ii) nowelizacji użytkowanego Systemu wynikających z wprowadzonych

zmian funkcjonalnych, (iii) wprowadzaniu na żądanie Administratora zmian w

funkcjonalności Systemu w tym modyfikacji i rozbudową systemu.

2) przeprowadzenie na żądanie Administratora dodatkowych, odpłatnych konsultacji

dotyczących pomocy w użytkowaniu Systemu, realizowanych w siedzibie Administratora

w miejscu wskazanym na piśmie przez Administratora,

3) udzielenia bieżącej pomocy telefonicznej dotyczącej eksploatacji Systemu.

2. Strony zobowiązują się nie przetwarzać danych osobowych w sposób sprzeczny z celem

opisanym w niniejszym paragrafie.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe

zgodnie z Umową, Umową główną, RODO oraz innymi przepisami prawa powszechnie

obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą, jak również zasadami przyjętymi

w Polityce ochrony danych obowiązującej w podmiocie przetwarzającym oraz wskazaniami

Administratora.

4. Przetwarzanie danych osobowych przez Podmiot przetwarzający oraz osoby przez niego

upoważnione odbywa się w imieniu Administratora i na jego udokumentowane polecenie. Za

udokumentowane polecenie uważa się zawarcie umowy głównej.

§ 4

Zakres danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą

1. Przetwarzanie danych osobowych, objętych Umową dotyczy danych obejmującym dane osobowe w

zbiorze danych KARTOTEKA PRACOWNIKÓW I UMÓW obejmującym dane osobowe

pracowników Administratora, byłych pracowników Administratora, kandydatów do pracy biorących

udział w naborach, osób świadczących usługi na podstawie umów cywilno-prawnych na rzecz

Administratora, osób uczących się, młodocianych w zakresie: (i) imię i nazwisko, (ii) imiona

rodziców, (iii) data urodzenia, (iv) miejsce urodzenia, (v) adres zamieszkania/pobytu, (vi) numer

PESEL, (vi) NIP, (vii) miejsce pracy, (viii) zawód, (ix) wykształcenia, (x) numer i seria dowodu

osobistego, (xi) numer telefonu, (xii) inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz

daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na

korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

2. Strony oświadczają, że dane osobowe przetwarzane na podstawie Umowy są adekwatne oraz

związane z uzgodnionymi celami wskazanymi w paragrafie poprzedzającym.

38

§ 5

Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający oświadcza, że spełnia niezbędne warunki wynikające z art. 28-32

RODO dotyczące Podmiotu przetwarzającego.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych

osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i

organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku

związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć niezbędnej i należytej staranności przy

przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.

4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania stosownych imiennych upoważnień do

przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w

celu realizacji Umowy głównej, o której mowa w § 1 Umowy - według wzoru stanowiącego nr 1 do

niniejszej umowy.

5. Imienne upoważnienia, o których mowa w ust. 4 są ważne do dnia odwołania następującego

według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszej umowy lub ustania stosunku prawnego

łączącego Podmiot przetwarzający z osobą, o której mowa w ust 4, nie dłużej jednak niż do końca

obowiązywania Umowy głównej.

6. Podmiot przetwarzający prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych

osobowych w związku z wykonywaniem Umowy głównej.

7. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego, nie później niż w ciągu 5 dni

od daty zawarcia niniejszej Umowy, a w toku jej trwania od daty nadania imiennego upoważnienia

przekazania Administratorowi, na adres jego siedziby kopii potwierdzonych za zgodność z

oryginałem wystawionych imiennych upoważnień, o których mowa w ust. 4.

8. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do ograniczenia dostępu do danych wyłącznie do

osób, których dostęp do danych jest niezbędny do realizacji Umowy lub Umowy głównej i

posiadających odpowiednie upoważnienie.

9. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do prowadzenia dokumentacji opisującej sposób

przetwarzania danych, w tym rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania danych

osobowych, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO, analizy ryzyka oraz oceny skutków dla ochrony

powierzonych danych osobowych.

10. Podmiot przetwarzający udostępnia na żądanie Administratora lub podmiotu przez niego

upoważnionego, prowadzony przez siebie rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania

danych dokonywanych w imieniu Administratora zgodnie z Art. 30, ust. 2 RODO, z wyłączeniem

informacji stanowiących tajemnicę handlową innych klientów Podmiotu przetwarzającego jak

również adekwatnie analizę ryzyka oraz ocenę skutków dla ochrony powierzonych danych

osobowych..

11. Podmiot przetwarzający ma obowiązek zapewnić osobom upoważnionym przed

przystąpieniem do przetwarzania danych odpowiednie przeszkolenie z zakresu ochrony danych

39

osobowych, co będzie miało odzwierciedlenie w oświadczeniach, złożonych przez te osoby i

przechowywanych przez Podmiot przetwarzający.

12. Podmiot przetwarzający w tym osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych w

zbiorze danych KARTOTEKA PRACOWNIKÓW I UMÓW zobowiązuje się zapewnić zachowanie

w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust.3 lit. b) RODO) przetwarzanych danych oraz informacji

o stosownych sposobach ich zabezpieczenia, przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych

osobowych w celu realizacji niniejszej Umowy oraz Umowy głównej, zarówno w trakcie trwania

stosunku prawnego z Podmiotem przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.

13. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem

trwale usuwa dane osobowe oraz trwale usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii

lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.

14. Podmiot przetwarzający udzieli pomocy Administratorowi w zakresie:

a) realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą w zakresie wykonywania

jej praw określonych w rozdziale III RODO,

b) zapewnienia realizacji obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.

15. Podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje Administratora o:

a) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy i bezpieczeństwa danych osobowych

lub o ich niewłaściwym użyciu oraz naruszeniu obowiązków dotyczących ochrony

powierzonych do przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem ust. 17;

b) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony

danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Prezesem Urzędu Ochrony

Danych Osobowych, Europejskim Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami

państwowymi, policją lub przed sądem;

c) wynikach kontroli prowadzonych przez podmioty uprawnione w zakresie

przetwarzania danych osobowych wraz z informacją na temat zastosowania się do

wydanych zaleceń, o których mowa w § 7 ust 5 Umowy.

16. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udzielenia Administratorowi, na każde jego

żądanie, informacji na temat przetwarzania danych osobowych, o których mowa w Umowie, a w

szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia przez

niego i osoby przez niego upoważnione do przetwarzania danych osobowych obowiązków

dotyczących ochrony danych osobowych.

17. Podmiot przetwarzający, bez zbędnej zwłoki, zgłosi Administratorowi każde naruszenie

ochrony danych osobowych. Zgłoszenie powinno oprócz elementów określonych w art. 33 ust. 3

RODO zawierać informacje umożliwiające Administratorowi określenie czy naruszenie skutkuje

wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeżeli informacji, o których

mowa w art. 33 ust. 3 RODO nie da się udzielić w tym samym czasie, Podmiot przetwarzający może

je udzielać sukcesywnie bez zbędnej zwłoki w ścisłej i bieżącej współpracy z Administratorem.

18. W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, mogącego powodować

w ocenie Administratora wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Podmiot

przetwarzający pomaga Administratorowi w wypełnianiu obowiązków wynikających z naruszenia

względem osób, których to naruszenie dotyczy.

40

19. Podmiot przetwarzający przesyła powiadomienie o stwierdzeniu naruszenia wraz z wszelką

niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia, aby umożliwić Administratorowi spełnienie

wymagania polegającego na zgłoszeniu do organu nadzorczego.

§6

Bezpieczeństwo danych

2. Strony uzgodniły poziom zabezpieczeń danych wymaganych po stronie Podmiotu

przetwarzającego. Podmiot przetwarzający zapewnia i zobowiązuje się, że:

a) dokonał oceny przydatności pseudominizacji i szyfrowania i stosuje te techniki w

takim zakresie w jakim są niezbędne do zapewnienia poziomu bezpieczeństwa danych

odpowiedniego do ustalonego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, przy ich

przetwarzaniu,

b) posiada zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i

odporności swoich systemów i usług przetwarzania,

c) posiada zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i

dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,

d) regularnie testuje, mierzy, ocenia skuteczność stosowanych środków technicznych i

organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

3. Podmiot przetwarzający przedstawił Administratorowi (właściwej komórce merytorycznej)

informacje i dokumenty potwierdzające, że Podmiot przetwarzający zapewnia wystarczające

gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Obie Strony

zachowują kopie przedstawionych dokumentów i dowody przedstawienia informacji dla potrzeb

spełnienia wymogu rozliczalności.

§7

Prawo kontroli

1. Podmiot przetwarzający umożliwi Administratorowi i podmiotom przez niego upoważnionym, w

miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli lub audytu

zgodności przetwarzania powierzonych danych osobowych z RODO, Ustawą wdrażającą RODO,

Ustawą o ochronie danych osobowych, przepisami prawa powszechnie obowiązującego

dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz z Umową. Zawiadomienie o zamiarze

przeprowadzenia kontroli lub audytu powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co

najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli.

2. Podmiot przetwarzający umożliwi Administratorowi i podmiotom przez niego upoważnionym,

dokonanie sprawdzenia w formie ankietowej zgodności przetwarzania powierzonych danych

osobowych z RODO, Ustawą o ochronie danych osobowych, Ustawą wdrażającą RODO,

przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz

przedmiotową z Umową. Sprawdzenie ankietowe może zostać przeprowadzone przez podmiot

wskazany przez Administratora jak również drogą korespondencyjną. Wypełnienie przesłanej

ankiety drogą korespondencyjną (elektroniczną) powinno nastąpić w ciągu dwóch dni od daty

otrzymania ankiety i niezwłocznie odesłana na adres Administratora drogą elektroniczną lub listem

poleconym-priorytetem za potwierdzeniem odbioru.

41

3. W przypadku powzięcia przez Administratora wiadomości o rażącym naruszeniu przez

Podmiot przetwarzający obowiązków wynikających z RODO, Ustawy wdrażającej RODO, Ustawy

o ochronie danych osobowych, innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego

ochrony danych osobowych, z Umowy lub Umowy Głównej; Przetwarzający dane umożliwi

Administratorowi lub podmiotowi przez niego upoważnionemu dokonanie niezapowiedzianej

kontroli lub audytu, w celu określonym w ust. 1. W tym przypadku 5 dniowy termin o

zawiadomieniu nie ma zastosowania.

4. Kontrolerzy Administratora i podmiotów przez niego upoważnionych, mają w

szczególności prawo:

a) wstępu, w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego, za okazaniem imiennego

upoważnienia, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do

przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane

powierzone dane osobowe i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności

kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z RODO, Ustawą o

ochronie danych osobowych, przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego

ochrony danych osobowych oraz Umową;

b) żądania złożenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień przez osoby upoważnione do

przetwarzania danych osobowych, przedstawiciela Podmiotu przetwarzającego oraz

pracowników w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;

c) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni

związek z przedmiotem kontroli lub audytu oraz sporządzania ich kopii;

d) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego

służącego do przetwarzania danych osobowych.

5. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego wdrożenia zaleceń dotyczących

poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzonych

w wyniku kontroli lub audytu przeprowadzonych przez Administratora lub przez podmioty przez

niego upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych

przepisów, w terminie przez nie wskazanym.

6. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do

wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.

§8

Dalsze powierzenie danych do przetwarzania

1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego

przetwarzania podwykonawcom wówczas, gdy podwykonawca spełnia niezbędne warunki

wynikające z art. 32 RODO dotyczące bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, jedynie

w celu wykonania Umowy głównej po uzyskaniu uprzedniej, pod rygorem nieważności, pisemnej

zgody Administratora.

2. Powierzenie przetwarzania danych podwykonawcy wymaga uprzedniego pisemnego

zgłoszenia

Administratorowi w celu umożliwienia wyrażenia sprzeciwu. Administrator może z uzasadnionych

przyczyn zgłosić sprzeciw względem powierzenia danych konkretnemu podwykonawcy. W razie

zgłoszenia sprzeciwu Podmiot przetwarzający nie ma prawa powierzyć danych podwykonawcy

42

objętemu sprzeciwem. Wątpliwości co do zasadności sprzeciwu i ewentualnych negatywnych

konsekwencji Podmiot przetwarzający zgłosi Administratorowi w czasie umożliwiającym

zapewnienie ciągłości przetwarzania.

3. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne

polecenie Administratora chyba, że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii

lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku

przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym

obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny

interes publiczny.

4. Podwykonawca, o którym mowa w ust. 1 Umowy winien spełniać te same gwarancje i

obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie, o czym

informuje podwykonawcę, Podmiot przetwarzający na piśmie. Potwierdzenie przez Podwykonawcę

spełnienia powyższych gwarancji i obowiązków powinno mieć formę pisemną.

5. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za nie

wywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.

6. Podmiot Przetwarzający zawrze umowę dalszego powierzenia z podmiotem

podprzetwarzającym w formie dokumentowej. Administrator zachowuje prawo do wglądu do

wskazanego dokumentu.

§ 9

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych

osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do

przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym i z tego tytułu ponosi

odpowiedzialność karną oraz cywilną.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego, nie później niż w ciągu 3 godzin od

powzięcia informacji, skutecznego poinformowania Administratora o jakimkolwiek postępowaniu

w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot

przetwarzający danych osobowych określonych w Umowie, o jakiejkolwiek decyzji

administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu

przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach

i inspekcjach dotyczących przetwarzania u Podmiotu przetwarzającego tych danych osobowych, w

szczególności prowadzonych przez pracowników Urzędu Ochrony Danych Osobowych

upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy

wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora.

§10

Czas obowiązywania umowy

Niniejsza umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia przez czas określony do daty zakończenia

realizacji Umowy głównej.

§11

Rozwiązanie umowy

43

1. Rozwiązanie Umowy głównej skutkuje rozwiązaniem Umowy.

2. W przypadku ujawnienia się okoliczności stanowiących o naruszeniu przez Stronę

postanowień Umowy lub przepisów prawa, Strona ta zobowiązana jest do usunięcia naruszenia w

terminie uzgodnionym z drugą Stroną, a w braku takiego uzgodnienia, w terminie wyznaczonym

przez drugą Stronę.

3. Administrator może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym gdy

Podmiot przetwarzający:

a) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli

nie usunie ich w wyznaczonym terminie;

b) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z niniejszą Umową lub Umową główną;

c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora.

§12

Osoby do kontaktów związanych z wykonaniem umowy przez Strony

1. Każda ze Stron zobowiązana jest wskazać osobę do kontaktu w sprawach związanych z

wykonaniem umowy.

2. Osoby do kontaktu dla każdej ze Stron są następujące:

a) ze strony Administratora -

b) ze strony Podmiotu przetwarzającego -

3. Każda ze Stron informuje pisemnie drugą Stronę o zmianie osoby do kontaktu w sprawach

związanych z wykonaniem Umowy. Taka zmiana nie jest uważana za zmianę umowy.

§13

Zasady zachowania poufności

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji,

danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora i od

współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy

przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).

2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w

tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez

pisemnej zgody Administratora w innym celu niż wykonanie niniejszej Umowy oraz Umowy

głównej, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących

przepisów prawa lub Umowy.

§14

Postanowienia końcowe

1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron.

2. Zmiany Umowy mogą nastąpić tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

44

3. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy RODO oraz Kodeksu

cywilnego.

4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Umowy lub jego część jest lub stanie się nieważne,

niezgodne z prawem lub niewykonalne, winno ono zostać zmodyfikowane w najmniejszym

możliwym zakresie w celu przywrócenia jego ważności, zgodności z prawem i wykonalności. Jeżeli

taka modyfikacja nie jest możliwa, odpowiednie postanowienie lub jego część winno zostać uznane

za usunięte. Wszelkie modyfikacje lub usunięcia postanowień lub ich części zgodnie z

niniejszym punktem nie wypłyną na ważność i wykonalność pozostałych postanowień Umowy.

5. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej Umowy będzie sąd właściwy

Administratora.

Załącznik nr 1 – wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

Załącznik nr 2 – wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

Umowę niniejszym podpisano:

W imieniu Administratora W imieniu Podmiotu przetwarzającego

Załącznik nr 1:

UPOWAŻNIENIE Nr______

45

DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Z dniem [_________________________] r., na podstawie art. 29 w związku z art. 28 rozporządzenia

Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób

fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu

takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.

Urz. UE.

L 119 z 04.05.2016, str. 1) (RODO), upoważniam

[________________________________________] do przetwarzania danych osobowych w zbiorze

danych KARTOTEKA PRACOWNIKÓW I UMÓW.

Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pana/Pani* stosunku prawnego łączącego Pana/Panią*

z [_________________________].

Jednocześnie zobowiązuję Pana/Panią do przetwarzania danych osobowych zgodnie z udzielonym

upoważnienie oraz z przepisami prawa w szczególności przepisami RODO o ochronie danych

osobowych, ustawą o ochronie danych osobowych, a także polityką ochrony danych osobowych

Pracodawcy.

_________________________________ Czytelny podpis osoby upoważnionej do wydawania i

odwoływania upoważnień.

Upoważnienie otrzymałem/am

______________________________

(miejscowość, data, podpis)

Oświadczam, że zapoznałem/am się z przepisami powszechnie obowiązującymi dotyczącymi

ochrony danych osobowych, w tym z RODO, a także z obowiązującym w

__________________________ opisem technicznych i organizacyjnych środków zapewniających

ochronę i bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych i zobowiązuję się do przestrzegania

zasad przetwarzania danych osobowych określonych w tych dokumentach.

Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych, z którymi

zapoznałem/am się oraz sposobów ich zabezpieczania, zarówno w okresie trwania umowy jak

również po ustaniu stosunku prawnego łączącego mnie z [_________________________].

_______________________________

Czytelny podpis osoby składającej oświadczenie

*niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 2

46

ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA Nr ______

DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Z dniem ________________ r., na podstawie art. 29 w związku z art. 28 rozporządzenia Parlamentu

Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych

w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych

oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L

119 z 04.05.2016, str. 1), odwołuję upoważnienie Pana /Pani*

___________________________________ nr

____________________ do przetwarzania danych osobowych wydane w dniu _____________

__________

____________________________

Czytelny podpis osoby, upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień

______________________________

(miejscowość, data)

Odwołanie upoważnienia otrzymałem/am

______________________________

(miejscowość, data, podpis)

*niepotrzebne skreślić

Załącznik nr. 7 do Umowy

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY WYNIKAJĄCY Z ART. 13 RODO

47

Stosownie do art. 13 ust 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z

dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych

osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywny

95/460WE (RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Komendant Główny Ochotniczych

Hufców Pracy, ul. Tamka 1, 00-349 Warszawa e-mail: komendaglownaohp@ohp.pl tel. (+ 48) 22

578 47 01;

2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych w Komendzie Głównej Ochotniczych Hufców

Pracy – adres poczty elektronicznej: iodkg@ohp.pl

3. Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu

związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego _________________________

, którego przedmiotem jest utrzymanie wykorzystywanego Zintegrowanego systemu Quorum

spółki QNT Systemy Informatycznego Sp. z o. o. oraz świadczenie usług wsparcia, opieki serwisowej,

konsultacji zdalnych i wizyt konsultanta.

4. Podanie Pana/Pani danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w

przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia

publicznego;

5. Odbiorcami danych osobowych przetwarzanych przez Komendanta Głównego OHP będą

osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art.

8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych.

6. Dane osobowe będą przechowywane, przez okres 5 lat licząc od pierwszego stycznia roku

następnego, po roku w którym zakończono sprawę.

7. Stosowanie do art. 22 RODO Pana/Pani dane osobowe nie będą podlegać decyzji, która

opierać się będzie wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

8. Posiada Pan/Pani :

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych

osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan,

że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

48

9. Nie przysługuje Panu/Pani:

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e R ODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż

podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

10. Jeżeli Komenda Główna Ochotniczych Hufców Pracy uzna to za konieczne, ma prawo żądać

udokumentowania przekazanych informacji, jak również weryfikować je w oparciu o informacje ze

źródeł otwartych.

*Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie

zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać

integralności protokołu oraz jego załączników.

**Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu

zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub

z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.