TRABALHO DE SISTEMAS E MTODOS ADMINISTRATIVOS

NOME: JULIO PEREIRA DE MELOMATRCULA: 2010110275

INTRODUO: Este trabalho tem como objetivo dar exemplos prticos para as tcnicas e mtodos de anlise e melhoria de processos, tendo como base o Relatrio de Anlise e Melhoria de Processos Gesto Oramentria, publicado pela Embrapa Tabuleiros Costeiros em Agosto de 2006.

O relatrio em questo retrata uma anlise do processo de gesto oramentria da Embrapa Tabuleiros Costeiros, que vem gerando insatisfao por parte de seus clientes. Para entender o estudo, preciso antes conhecer o processo e os seus componentes, tais como suas entradas, clientes, contedo etc.

Descrio do processo (situao atual):Nome do processo:- Gesto Oramentria da Unidade.Objetivo:- Realizar o planejamento, a execuo, o acompanhamento e o controle oramentrio dos projetos de pesquisa, administrativos e de gesto a fim de contribuir para uma gesto mais eficiente dos recursos da Unidade.Entradas:- Projetos aprovados.- Informaes sobre os custos dos setores de veculos e transportes (SVT), manuteno e instalaes (MI) e laboratrios.- Dotao oramentria por projeto de pesquisa.- Lista de projetos de gesto/manuteno da Unidade.- Metas do Plano Diretor da Unidade (PDU).- Metas do Plano de Melhoria da Gesto (PMG).- Metas do Plano Anual de Trabalho (PAT).- Oramento previsto.- Recursos Financeiros.- Notas de Crdito.Produtos ou sadas:- Oramento executado segundo planejamento anual da Unidade.Clientela a ser atendida:- Chefes da Embrapa Tabuleiros Costeiros;- Supervisores; lderes de projetos e responsveis por subprojetos/planos de ao.Fornecedores:- CTI, Chefias da Unidade, DAF, Diretoria Executiva- (DE), reas e setores da Unidade, OCF.

Incio do processo:O Comit Tcnico Interno (CTI) e O Departamento de Administrao Financeira (DAF) encaminham para a Chefia da Unidade a dotao oramentria dos projetos de pesquisa e as notas de crdito, respectivamente.Contedo:- Chefia Geral define alocao de oramento;- Setor de Oramento, Finanas e Contabilidade (OCF) lana oramento no sistema;- Chefias, supervisores, lderes de projeto e responsveis por planos de ao (solicitantes das despesas) efetuam solicitao de despesa;- Chefia Geral (CGE) e/ou Chefia Administrativa (CAA) autoriza execuo das despesas;- OCF lana despesas no sistema;- Solicitantes das despesas executam despesas;- OCF analisa e atualiza os lanamentos das despesas e emite relatrios dirios.Trmino do processo:OCF emite relatrio final referente ao exerccio oramentrio do ano.

O processo pode ser melhor compreendido por meio do macrodiagrama e do fluxograma, primeira ferramenta presente no relatrio, que consiste na representao grfica do processo e de seus elementos.

Macrodiagrama:FornecedorEntradaProcessoSadaCliente

CTI

DAFInformaes sobre o oramento

Diretrizes recebidasDefine e encaminha adotao oramentria porprojetos de pesquisa e asnotas de crditoDotao oramentria enotas de crdito definidase encaminhadasCGE/ CAA

Demais chefias

CGE/ CAA

Demais ChefiasNotas de Crdito

Dotao oramentria porprojeto de pesquisa

Projetos administrativos e degesto

Metas PDU, PMG e PATDefine a alocao dooramentoOramento alocado.OCF

Solicitantes dasdespesasLanamento efetuadoSolicita a despesaSolicitao efetuadaCGE/ CAA

CGE/ CAASolicitao efetuadaAutoriza execuo dasdespesas.Despesas autorizadasOCF

OCFDespesas autorizadasLana despesas nosistemaDespesas lanadasOCF

Solicitantes dasdespesasDespesas autorizadasRealiza despesasDespesas executadasOCF

OCFDespesas executadasAnalisa e atualiza oslanamentos dasdespesas e emiterelatrios.Relatrios emitidosCGE/ CAACTISolicitantes dasDespesas

Fluxograma:

Aps a utilizao destas ferramentas foi possvel identificar o problema, que consistia na insatisfao dos clientes, e suas causas, e a partir da foi montado o diagrama de causas e efeitos, ou Diagrama de Ishikawa, reproduzido a seguir:

Logo aps, foi utilizada a Matriz GUT para priorizar as causas do problema:

A partir da os autores montaram uma tabela com o uso da ferramenta 5W2H para esquematizar as solues propostas de acordo com as prioridades definidas na Matriz GUT (Ser reproduzida aqui apenas a tabela referente prioridade 2):

Aps a implementao das aes, chegou-se ao resultado esperado. As despesas diminuram e os clientes ficaram satisfeitos. Todo esse processo se deu de acordo com o uso da PDCA, onde:Plan: O planejamento das aes atravs das ferramentas listadas anteriormente (Matriz GUT, Fluxograma, 5W2H etc)Do: A realizao dessas aes. Entre outras, a Embrapa desenvolveu uma nova verso do sistema de gesto oramentria, muito mais completa do que a anterior.Check: A verificao do efeito dessas aes. possvel ver no relatrio que a Embrapa, aps ter implementado as aes, mantm um percentual acima de 99% de execuo do oramento planejado para o ano.Act: agir apropriadamente de acordo com a verificao no passo anterior. A empresa passou a utilizar o novo sistema em outras Unidades, devido ao seu bom desempenho.

CONCLUSO: Ao final do trabalho, possvel perceber a importncia e a eficcia das tcnicas e mtodos de anlise e melhoria de processos, visto a facilidade que trazem identificao de problemas e tomada de decises, alm de torn-las mais completas.

BIBLIOGRAFIA: Todo o trabalho foi feito com base no Relatrio de Anlise e Melhoria de Processos Gesto Oramentria, que pode ser encontrado no seguinte endereo:http://www.cpatc.embrapa.br/publicacoes_2006/doc-86.pdf