organizaÇÕes, sistemas e mÉtodos julio morais - cesf manaus – am / 2003 manuais administrativos
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ORGANIZAÇÕES, SISTEMAS E MÉTODOS
Julio Morais - CESFManaus – AM / 2003
MANUAIS ADMINISTRATIVOS
Conceito
“É todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, políticas,
objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da
empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja
individualmente, quer seja em conjunto.”
Djalma de Oliveira
Conceito
“São documentos elaborados dentro de um empresa com a finalidade de uniformizar procedimentos que
devem ser observados nas diversas áreas de atividade.”
Antônio Cury
Requisitos Básicos
Necessidade real da empresa; Redação simples, clara e eficiente; Ter índice e sumário; Ter instruções suficientes; Ser distribuído a todos que dele
necessitam; Flexibilidade; Processo contínuo de revisão,
atualização e distribuição
Vantagens do Uso de ManuaisImportante fonte de informação;
Facilita a efetivação das normas e procedimentos institucionais;
Fixa critérios e padrões, uniformiza terminologia;
Evita discussões e equívocos formais;
Possibilita o treinamento aos novos e antigos funcionários;
Instrumento efetivo de consulta;
Restringe a improvisação;
Revisão e avaliação objetivas das práticas e dos processos existentes.
Desvantagens dos Manuais
Não é solução para todos os problemas organizacionais;
Quando mal elaborado traz inconvenientes para o funcionamento normal da empresa;
O custo pode ser elevado (custo x benefício); Pouco flexível; Só incluem aspectos formais da empresa; Um freio para a iniciativa e criatividade; Uma linguagem prolixa pode tornar seu uso
prejudicado e difícil.
TIPOS DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS
De organização; Normas e Procedimentos; Políticas e Diretrizes; Instruções especializadas; Do empregado; Finalidade Múltipla
Manual de Organização
Estabelecer as unidades administrativas; Identificar como a empresa está
organizada; Estabelecer os níveis de autoridade e
responsabilidade; Base para avaliação do plano
organizacional
Conteúdo do MDO
Objetivos Gerais e setoriais; Organograma Geral; Relação das principais funções; Relação de linha e assessoria; Grau de autoridade.
MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
Veicular instruções corretas aos executores;
Proporcionar a execução uniforme dos serviços;
Facilitar a coordenação das atividades das diversas unidades
Facilitar o treinamento
CONTEÚDO DO MNP
Normas Procedimentos Formulários Fluxogramas Anexos (tabelas, figuras e
reproduções)
MANUAL DE POLITICAS
Criar condições para um adequado nível de delegação;
Facilitar a concentração de esforços, visando os objetivos gerais;
Melhor avaliação do plano organizacional;
CONTEÚDO DO MP
Políticas de Tecnologia; Políticas de Marketing Políticas de Logística; Políticas de Recursos Humanos Políticas de Produção Políticas de Finanças
M. INSTRUÇÃO ESPECIALIZADA
Facilitar treinamento a um determinado grupo de profissional;
Guia de consulta para um grupo de profissional.
CONTEÚDO DO MIE
Objetivos básicos; Informações sobre o cargo; Relação das tarefas básicas; Instruções básicas para execução das
tarefas; Instruções básicas para avaliação das
tarefas; Instruções de conduta de comportamento
para o cargo.
MANUAL DO EMPREGADO
Propiciar rápido entendimento referente a empresa;
Propiciar bom clima; Explicitar direitos e deveres; Facilitar o treinamento do novo
empregado
CONTEÚDO DO ME
Atividades da empresa; Histórico da empresa; Objetivos gerais da empresa; Regime de incentivo; Direitos e obrigações do empregado; Normas de comportamento básicos; Serviços que a empresa presta aos
empregados
MANUAL DE FINALIDADE MULTIPLA
Informar os empregados sobre variados assuntos da empresa;
Servir para o treinamento e de avaliação do plano organizacional.
CONTEÚDO DO MFM
Título; Índice; Prefácio; Histórico da empresa; Políticas gerais; Aspectos básicos da organização; Unidades organizacionais da empresa; Regulamento Interno; Observações Gerais sobre direitos e deveres
ESTRUTURA DO MANUAL
Índice Numérico; Apresentação; Instrução para uso; Conteúdo básico Apêndice; Glossário; Índice temático; Bibliografia.
FASES DE ELABORAÇÃO
Definição do objetivo; Escolha dos responsáveis; Análise preliminar; Planejamento; Levantamento da empresa; Elaboração propriamente dita; Distribuição;instrução aos usuários; Acompanhamento do uso.
PROCESSO DE ATUALIZAÇÃO
REVISÃO – é uma nova impressão das folhas corrigidas. As folhas revistas substituem as de números correspondentes.
REEMISSÃO – é uma nova edição completa do corpo, que substitui a publicação original e inclui todas as revisões. Ocorre sempre que as revisões afetarem 2/3 da publicação anterior.
CANCELAMENTO – Ocorre com a publicação da folha de cancelamento.
AVALIAÇÃO DOS MANUAIS
Lista de controle, contendo as seguintes questões:
Qual a opinião dos usuários? O título do Manual é adequado? É de fácil leitura? Encadernação adequada? Em que casos é consultado? Contém índice temático? Está bem
ordenado? Facilita a localização? O sistema de codificação é adequado?
AVALIAÇÃO DOS MANUAIS
Está sempre atualizado? A diagramação é adequada? Existe glossário, ele é suficiente? Existe numero suficiente de exemplares? Suas dimensões permitem fácil manuseio? O que é feito com as normas substituídas? Foram previstos espaços em branco para
inclusão de novos parágrafos?
TÉCNICAS DE REDAÇÃO
Ao citar unidades, cargos instrumentos de comunicação, iniciar com letra maiúscula;
Após a denominação das unidades e formulários utilizar sigla ou abreviatura;
Codificar os anexos em algarismo romanos, na seqüência que aparecer no texto;
Apresentar as informações na seqüência lógica; Facilitar as revisões e atualizações; Linguagem acessível a quem realmente necessita; Atender aos questionamentos: - O QUE / QUANDO / ONDE / QUEM / COMO / POR QUE ?
ISO 9000
MANUAL DA QUALIDADE
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
INSTRUÇÕES OPERACIONAIS
REGISTROS DA QUALIDADE