República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Defensa

Universidad Nacional Experimental

Politécnica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana

Núcleo Anzoátegui – Ambiente Pariaguán

Redacción y Documentación Militar

Profesor: Bachilleres:

Pérez Delwi Amparan Andrés C.I 23.512.426

Fernández Danielys C.I 25.313.385

Gámez Luis C.I 23.512.134

Higuera Evelin C.I 24.610.001

Medina Yosmar C.I 24.609.785

VIII Semestre Sección “PG01”

Pariaguán, Septiembre de 2015

Índice

Pag

Introducción…………………………………………………………………………….....3

Contenido

Redacción y Documentación Militar:

Correspondencia para Estudio y Consideración………………….………………………..4

Correspondencia para Constancia....……………………………………………………….5

Disposiciones generales básicas para la elaboración de las

correspondencias………………………………………………………………………..…6

Delegación de Firma del Ministro de la Defensa:…………………………………….….10

Firma de la Correspondencia “Por Delegación”:………………………………..………..11

Firma de la Correspondencia “Por Orden”……………………………………………….

Firma como Jefe Accidental de la Dependencia………………………………………….

Firma como encargado de una Dependencia……………………………………………..

Tramitación y archivo…………………………………………………………………….

Uso del sello……………………………………………………………………………….

Conclusión…………………………………………………………………………………12

Bibliografía………………………………………………………………………………..13

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Introducción

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andresRedacción y Documentación Militar

1. Correspondencia para Estudio y Consideración:

Es aquella que se elabora y se eleva por una dependencia subalterna a un organismo superior para su consideración y aprobación, entre ellas pueden ser incluidas las siguientes:

La Cuenta. El Estudio de Estado Mayor. La Solicitud. La Nota Informativa.

La Cuenta.

Es un documento en el cual se trata un asunto o problema que por naturaleza no puede ser resuelto por el organismo que lo plantea, por cuyo motivo lo eleva al Comando Superior para que éste, previo estudio del mismo, tome una decisión de acuerdo a las recomendaciones que en él se presentan. De acuerdo a la extensión, alcance y naturaleza del problema, la cuenta puede ser formal o breve. Incluyen los mismos componentes de toda correspondencia, diferenciándose de éstas sólo en los detalles que se hacen notar a continuación:

Encabezamiento:

Consta de membrete, lugar y fecha de expedición, número, denominación, originador, destinatario y asunto.

Cuerpo:

Comenzará a cuatro (4) espacios debajo de la última línea reservada para el Asunto. Cada una de las partes podrá ser dividida en párrafos de acuerdo con las necesidades.

Estará integrado por cuatro (4) partes destinadas a cubrir los siguientes subtítulos;Situación; Apreciación, Formas de Acción y Recomendación.

Situación: este subtítulo abarcará la exposición del asunto o problema, en forma clara, relatando los aspectos más importantes que lo caracterizan.

Apreciación: comprenderá un análisis escrito, razonado y detallado del problema, considerando los hechos que influyen en el mismo.

Forma de Acción: incluirá las posibles soluciones del caso o problema que surgen del análisis correspondiente.

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Recomendaciones: en este espacio se escribirá la forma de acción que a juicio del originador es la más apropiada para darle la solución al problema.

Término:

Estará compuesto por:

Nombres y Apellidos del Originador: se seguirán las instrucciones contenidas por el oficio, con la diferencia de que su colocación irá a seis (6) espacios debajo de la forma de acción recomendada.

Opinión de la autoridad inmediata superior: este subtítulo se colocará a seis (6) espacios debajo de los nombres y apellidos del documento, siguiendo el margen normal de quince (15) espacios.

Decisión: Comprende el espacio suficiente para que ésta asiente su criterio decisorio, escribiendo a continuación el grado, cargo nombres y apellidos de la mencionada autoridad a los fines de la firma respectiva.

El Documento de Estado Mayor:

Es una exposición que contiene el análisis conciso y exacto de un problema y la recomendación para solucionarlo. Debe ser acompañado, cuando sea necesario, de los documentos requeridos para la acción de Estado Mayor “E.M.”, para la solución del problema.

Su formulación está relacionada con la naturaleza e importancia del problema y con el requerimiento del Comandante. No es posible ni necesario que se elabore este tipo de documento para todos los problemas a resolver en un Estado Mayor (EM), por que en la mayor parte de ellos se pueden lograr decisiones que no ameritan de un trabajo tan detallado, bastando solamente una recomendación verbal acompañada de algunas razones que la justifiquen.

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El estudio de Estado Mayor comprende tres partes:

Encabezamiento:

En este el membrete irá colocado al extremo superior izquierdo de la primera página.

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Cuerpo:

Comenzará a cuatro (4) espacios debajo de la última línea reservada para el asunto. Cada una de las partes podrá ser dividida en párrafos, de acuerdo con las necesidades. Se presentarán los espacios, entradas y márgenes señalados para el oficio.

Está integrado por seis (6) partes destinadas a cubrir los siguientes subtítulos: Problemas, Suposiciones, Hechos que influyen en el problema, Discusión, Conclusiones y Acción.

Problema: es una exposición concreta de la situación que se va a tratar. Debe ser expuesto en forma clara y precisa.

Suposiciones: contienen la hipótesis o condiciones necesarias, que, además de los hechos, han sido considerados como esenciales para establecer completamente el estudio del tema.

Hechos que influyen en el Problema: contiene la declaración de hechos evidentes que influencian el problema o sus soluciones.

Discusión: contiene la exposición del proceso mental seguido para resolver el problema.

Conclusiones: presenta las conclusiones obtenidas del análisis de los factores importantes enumerados sólo aquellas que estén de acuerdo con los hechos, suposiciones y discusión. Las conclusiones en si deben contener una solución completa y factible.

Acción Recomendada: este párrafo debe contener las recomendaciones válidas que indiquen la acción a tomar para ejecutar la solución. Su redacción debe ser clara y positiva.

Término:

Estará integrado por el grado, cargo, nombres y apellidos del originador y se inclinará a seis (6) espacios debajo del cuerpo, atendiendo a las instrucciones ya conocidas en el oficio. También incluirán los siguientes subtítulos: Anexos, Acuerdos.

Anexos: se utilizarán cuando el material indicado por los números 2, 3, 4, ó 5 del cuerpo sea extenso o complicado. Generalmente se incluyen como anexos los documentos que apoyan al estudio.

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Consideración a los desacuerdos: aquí el autor del estudio indicará el resultado de su consideración a cada desacuerdo. Si dicha consideración revela que no puede apoyar el desacuerdo, debe expresar las razones.

La Solicitud:

Es la comunicación mediante la cual se gestiona un permiso, licencia, transferencia, etc.

La solicitud debe ser dirigida a la consideración del superior inmediato solicitante, para que éste resuelva sobre el particular si está facultado para ello, o la tramita ante la superioridad respectiva siguiendo el correspondiente órgano regular, en cuyo caso, las autoridades intermediarias competentes emitirán su respectiva opinión (Favorable o desfavorable), hasta llegar al Comando autorizado para aprobarla o rechazarla.

La Nota Informativa:

Es un documento donde se trata un asunto o problema que por su naturaleza, debe ser informado al Escalón Superior para que este genere acciones posteriores si así lo cree conveniente. Estas decisiones estarán apoyadas en las recomendaciones que contiene este documento.

Incluyen todos los componentes de toda correspondencia, diferenciándose de éstas sólo en los detalles que se mencionan a continuación:

Encabezamiento:

Consta de membrete, lugar y fecha de expedición, número, denominación y asunto.

Cuerpo:

Comenzará a cuatro espacios debajo de la última línea reservada para el asunto. Cada una de las partes podrá ser dividida en párrafos de acuerdo con las necesidades. Estará integrada por cuatro partes destinadas a cubrir los siguientes subtítulos: Situación, Apreciación, Conclusiones y Recomendaciones.

Situación: este subtítulo abarcará la exposición del asunto o problema, en forma clara, relatando los aspectos más importantes que lo caracterizan.

Apreciación: comprenderá un análisis escrito, razonado y detallado del problema, considerando los hechos que influyen en el mismo.

Conclusiones: se establecerá en forma clara y concreta las deducciones lógicas que se han obtenido luego de haber analizado el problema de la Apreciación.

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Recomendaciones: en este espacio se escribirán las sugerencias o recomendaciones que a juicio del originador son más apropiadas para darle la solución al problema.

Términos:

Estará compuesto por:

Nombres y Apellidos del Originador: se seguirán las instrucciones contenidas por el oficio, con la diferencia de que su colocación irá a seis (6) espacios debajo de las recomendaciones.

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1.1. Correspondencia para Constancia:

Es aquella que procede de cualquier organismo superior o subalterno, según el caso para dejar fe o constancia de un hecho. Entre estas se encuentran:

El Parte. El Acta. La Agenda. El Informe. El Diploma. El Certificado. La Constancia.

El Parte:

Es la comunicación dirigida de un organismo subalterno a uno superior, para notificarle las novedades ocurridas en un lapso de tiempo determinado. El parte puede ser verbal o escrito. El escrito se elabora en forma de oficio o radiograma, según el caso. Puede incluir al final de las novedades, una relación numérica del personal de la dependencia que lo emite.

El Acta:

Es el documento elaborado para dejar constancia de actos del servicio de cierta importancia, como transmisión de mando, reuniones, convenios, acuerdos, etc. El acta puede hacerse a máquina o manuscrita en libros destinados a este fin.

La Agenda:

Es una relación de los puntos sobre los cuales tratará una reunión. Comprende las siguientes partes:

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Encabezamiento:

Comprende el membrete identificación de la dependencia o comité de estudio, denominación y número de la agenda y la referencia.

Cuerpo:

Comenzará a cuatro (4) espacios debajo de la referencia. Constará de seis (6) partes destinadas a cubrir los siguientes subtítulos: objeto, lugar, fecha y hora de reunión; asuntos a tratar, participantes, director y secretario; y disposiciones.

Objeto: donde se anotará la finalidad de la reunión.

Lugar y Fecha de Reunión: para señalar el sitio preciso donde se efectuará (Sala de Operaciones, etc.) y la fecha y hora de realización de la misma, escrita en forma de grupo – fecha - hora.

Asuntos a tratar: aquí se escribirán en el mismo orden como serán tocados los puntos más importantes sobre los cuales versará la reunión.

Participación: este sitio será destinado a la escritura de grado, nombres y apellidos completos de cada uno de los participantes, siguiendo e orden jerárquico correspondiente.

Director y Secretario: aquí se escribirán el grado, nombres y apellidos de los que actúen como tales.

Disposiciones: para algunas instrucciones importantes, por ejemplo: lo que convenga llevar, leer previamente, averiguar, etc.

El Informe:

Es aquel originado por hechos que afectan las Leyes y Reglamentos Militares, o sucesos importantes, cuyas características convienen investigar, para hacerlos del conocimiento de la superioridad. El informe es la narración cronológica, escrita y detallada, elaborado con el propósito de hacer del conocimiento de una autoridad militar superior, una situación delicada o acontecimiento importante.

Constituye generalmente el documento esencial de un expediente y como tal debe tratar de un sólo asunto.

Los componentes del informe son:

Encabezamiento:

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Constituido por el membrete ubicado en la parte superior izquierda del documento. La denominación, colocada en la parte central y a seis (6) espacio debajo del membrete. El asunto, que comenzará a escribirse debajo de la denominación a cuatro (4) espacios de ésta, siguiendo las mismas reglas señaladas en el oficio, respecto al destinatario.

Cuerpo:

Comenzará a cuatro (4) espacios debajo del asunto atendiendo a las mismas instrucciones contempladas en el oficio, respecto al margen, contra – margen, y entrada. Estará constituido por la exposición pormenorizada del tema de informe, donde se incorporarán de manera clara, concreta y objetiva las explicaciones razonadas y demás argumentos pertinentes al mismo.

En el cuerpo se deben incluir las causas que originan el documento; métodos empleados, equipos, coordinaciones requeridas y los hechos y datos investigados. Los hechos deben ser relatados tal como se produjeron, sin exagerar ni restar importancia e indicando las causas y condiciones en que se presentaron.

El Diploma:

Es el documento que se otorga para acreditar un grado, distinción, premio, etc. No obedece a un formato uniforme, sino que su presentación varía según las intenciones de la autoridad que lo concede.

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El Certificado:

Es el documento mediante el cual una persona autorizada actuando a nombre de un organismo militar, da por cierta una situación o el cumplimiento de una actividad previamente establecida.

La Constancia:

Es un documento que se expide a petición de la parte interesada, mediante el cual la persona que lo otorga, da por cierta la realización de un hecho determinado.

2. Disposiciones generales básicas para la elaboración de las correspondencias:

Elaboración:

La correspondencia será elaborada en la dependencia respectiva, siguiendo las normas generales establecidas según se indica en el presente manual.

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Número de copias:

Los oficios y memorándum serán elaborados en original, cuatro copias y distribuidos así:

Original y una (1) copia para el destinatario. Una (1) copia para la oficina que elabora el documento. Dos (2) copias para el archivo de la dependencia expedidora.

Firma:

Es el nombre y apellido de una persona, de su puño y letra al pie de un documento para darle autenticidad. Para ello el firmante deberá actuar dentro de los límites de sus atribuciones en el documento a firmar.

En la correspondencia militar la firma debe ser manuscrita, completa, legible y en ningún caso utilizarse facsímiles. El documento original y las copias deben ser firmados. El primero con la firma autógrafa, o sea, la que aparece en la cédula de identidad del firmante. La media firma, en forma legible, podrá utilizarse para el duplicado, triplicado, etc.

Delegación de Firma del Ministro de la Defensa:

En el Decreto Nº 1140 del 17 de Septiembre de 1.969, se dicta el Reglamento de Delegación de Firma de los Ministros del Ejecutivo Nacional. En virtud de dicho Decreto, el Ministro de la Defensa puede delegar bajo su responsabilidad, en altos funcionarios de su Despacho, la firma de las actas y documentos propios de su Ministerio. El funcionario delegado deberá rendir cuenta al Ministro de todos los actos y documentos firmados en virtud de la delegación.

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Firma de la Correspondencia “Por Delegación”:

En principio, el Ministro de la Defensa está facultado para firmar toda la correspondencia concerniente a las diferentes reparticiones del Despacho. Puede delegar parte de este trabajo, ordenando que cierto tipo de correspondencia especial sea firmada por:

El Inspector General de las Fuerzas Armadas. El Director del Gabinete.

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El Director General de Administración. El Director General de los Servicios. El Contralor General de las Fuerzas Armadas. El Jefe del Estado Mayor de la Guarnición del Distrito Federal y Estado Miranda.

Firma de la Correspondencia “Por Orden”:

En caso de ausencias cortas, la autoridad que siga al mando podrá firmar aquellos documentos urgentes que por su importancia ameriten ser transmitidos, a fin de no aceptar seriamente actos del servicio. En este caso el documento contemplará:

El nombre completo y grado del Jefe de la Dependencia. El grado, nombre completo y cargo del firmante, precedidos de la palabra “Por

Orden” En el encabezamiento del Oficio y Memorándum se escribirá el grado y cargo del

título de la Dependencia.

Firma como Jefe Accidental de la Dependencia:

En caso de ausencia prolongada de un Jefe de Dependencia, el escalón debe autorizar por escrito a quien le siga en el mando de aquél, para como “Jefe o Comandante Accidental”. En este caso el documento debe contemplar solamente los nombres, apellidos y grado del firmante, y debajo la frase “Jefe Accidental” seguida del nombre de la dependencia respectiva.

Firma como encargado de una Dependencia:

Para el caso de ausencia prolongada de un Jefe de una Dependencia, el escalón superior debe autorizar por escrito a quien siga en el mando de aquél, para que firme como“Encargado” seguida del nombre de la Dependencia respectiva.

Tramitación y archivo:

Una vez firmada la correspondencia se remitirá al archivo de la dependencia donde será:

Numerada.12

Fechada. Sellada. Archivada una copia.

En caso de la correspondencia interna, ésta será remitida a su destinatario. La externa será enviada a la Mesa de Parte. La recepción de correspondencia la hará la oficina antes mencionada, para su distribución a las dependencias interesadas.

Uso del sello:

Las dependencias del Ministerio de la Defensa usarán sus respectivos sellos de acuerdo a lo establecido en la Ley correspondiente de fecha 12 de Octubre de 1.943. El sello se colocará en la parte superior y central de la correspondencia. De esta operación se encargará la oficina responsable de la tramitación de archivo. Los Jefes de dependencia autorizados para autenticar copias de correspondencia, utilizarán un pequeño sello con la inscripción “es copia” y debajo, el nombre sobre el cual se debe estampar la firma. De no existir este sello, la inscripción se hará a máquina.

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Conclusión

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Bibliografía

Manuales de Comunicaciones de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana

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