tesis de mirlnis carvajal
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UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO BOLÍVAR
UNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZ
DESCRIPCIÓN DEL REGISTRO, CONTROL DE CUENTAS POR
PAGAR DE PROVEEDORES QUE PRESTAN SERVICIOS A LA
CORPORACIÓN VENEZOLANA DE GUAYANA, CVG BAUXILUM, C.A.
AÑO 2008
Autor:
Mirlnis Carvajal
CI.: 16845255
Proyecto de práctica profesional II presentado por el Br. Mirlnis de los A.
Carvajal M. Ante la universidad de oriente como requisito parcial para optar por
el titulo de Tecnólogo en Administración Industrial.
Puerto Ordaz, Abril del 2009
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NUCLEO BOLIVAR
UNIDAD EXPERIMENTAL DE PUERTO ORDAZ
En mi carácter de Tutor Académico del Trabajo de Grado, presentado por el
alumno Mirlnis Carvajal, CI. 16.845.255, para optar al Titulo de Tecnólogo en
Administración Industrial, considero que el mismo reúne los requisitos y méritos
suficientes para ser evaluado por parte del jurado examinador que se designe.
En la ciudad de Puerto Ordaz, a los 21 del mes de Abril del 2009
_____________________
Nombre y Apellido
Miroslava Álvarez
C.I: 14.145.812
Tutor Académico
Puerto Ordaz, Abril del 2009
ii
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NUCLEO BOLIVAR
UNIDAD EXPERIMENTAL DE PUERTO ORDAZ
En mi carácter de Tutor Industrial del Trabajo de Grado, presentado por el
alumno Carvajal Mirlnis, CI.16.845.255, para optar al Titulo de Tecnólogo en
Administración Industrial, considero que el mismo reúne los requisitos y méritos
suficientes para ser evaluado por parte del jurado examinador que se designe.
En la ciudad de Puerto Ordaz, a los 21del mes de Abril del 2009
___________________ Nombre y Apellido
Edith Maldonado
CI. 8.194.683
Tutor Industrial
Puerto Ordaz, Abril del 2008
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DEDICATORIA
A nuestro señor Dios todo poderoso, por darme la vida, fe y esperanza, que es lo
más grande del mundo.
A mis padres Miriam Marcano y Luís Carvajal por su amor y por su confianza
depositada en mí y dedicada constancia, para ser posible este nuevo pasó en mi
vida.
A mi hija Mirlennis Angelines Manzano Carvajal mi ángel, mi luz y
esperanza para seguir adelante.
A mi esposo Cenis Manzano Por su gran apoyo, colaboración, paciencia y
compresión en esta etapa de mi vida. Mi amor TE AMO, gracias por estar siempre
a mi lado y compartir conmigo todos mis sueños y metas, que también son tuyos.
A mi hermana Andrea teresa Hernández, para que este logro lo considere
ejemplo y siga adelante sobrepasando los obstáculos que se te puedan presentar en
los futuros retos que asumas en tu vida.
A mi hermano Luís Alberto Carvajal por ayudarme y apoyarme en todos los
aspectos.
A mi tía Arelis Carvajal por su compresión y ayuda
A mi tía Yanitza Malavé por su apoyo incondicional, por ayudarme
académicamente.
A mis tías y tíos por su compresión y estimulo, que este logro lo consideren de
ejemplo.
iv
A mis abuelas Carmen Rosa Malavé y Adela de Carvajal por su entusiasmo e
interés de culminar con mis estudios y seguir hacia delante.
A mis primas y primos que tomen este logro como un ejemplo para seguir
adelante.
MIRLNIS CARVAJAL
v
RECONOCIMIENTOS
A ti mi dios que me has dado la fuerza y la voluntad cuando me he caído, la
esperanza cuando la he perdido, la sabiduría y entendimiento para seguir adelante
en mis estudios meta la cual he logrado. Gracias por eso y por todo lo que me
provees día a día.
A mis padres por darme el apoyo incondicional en cada una de mis metas
trazadas, sin su ayuda no hubiese sido posible ser lo que soy mil gracias.
A mis hermanos de los cuales recibí una mano amiga.
A mi tía Arelis Carvajal por gran apoyo brindado.
A mi tía Yanitza Malave por su dedicación al prepararme académicamente.
A mi esposo e hija y a mi familia por su apoyo incondicional, por estar tan cerca
de mis metas profesionales, por todo su cariño, apoyo y por creer en mi.
A la Universidad de Oriente (Núcleo Bolívar) Unidad Experimental Puerto
Ordaz, por ingresarme en su casa de estudio y brindarme la oportunidad de ser
parte de su grupo estudiantado.
A la empresa CVG. BAUXILUM, C.A que de alguna u otra forma me ayudaron
en mi trabajo.
A mi tutora Industrial Lic. Edith Maldonado, por haberme guiado en el desarrollo
de este trabajo.
A mi tutora académica Lic. Miroslaba Álvarez, por haberme guiado en el
desarrollo de este trabajo y su dedicación al prepararme académicamente.
vi
Al licenciado Fernando Espinoza por aceptarme y darme la oportunidad d adquirir
otros conocimientos laborales.
A las Analistas de la División de Control de Compromisos: Alinee, Sara, Nelly,
Zaida, Iracema y Ana por su apoyo.
“MUCHAS GRACIA”
vii
ÍNDICE GENERAL
Pág.
DEDICATORIA........................................................................................... iv
RECONOCIMIENTO…………………………………………………….. vi
INTRODUCCIÓN………………………………………………………... 1
PARTE I
1.1 Ubicación……………………………………………………………... 4
1.2 Objetivos…………………………………………………………........ 4
1.2.1 Objetivo General…………………………………………........ 4
1.2.2 Objetivos Específicos…………………………………………. 4
1.3 Alcance………………………………………………………………… 5
1.4 Plan de Trabajo de Grado…………………………………………….. 6
PARTE II
2.1 Antecedentes de la organización……………………………………… 9
2.2 Misión de CVG. BAUXILUM……………………………………….. 12
2.3 Visión de CVG, BAUXILUM………………………………………... 12
2.4 Valores de CVG. BAUXILUM………………………………………. 12
2.5 Unidad de Adscripción……………………………………………….. 12
2.6 Estrutura Organizativa General.......................……………………....... 13
2.7 Bases Teóricas........................................................................................ 20
2.8 Bases Legales…………………………………………………………. 37
2.9 Bases Metodologicas………………………………………………….. 43
Parte III
3.1 Recolección de las Actividades Ejecutadas y Recopilación de Datos…. 46
3.2 Análisis, Síntesis de los Resultados y Experiencias………………….… 54
Recomendaciones…………………………………………………………….... 57
viii
Conclusión……………………………………………………………………... 58
Referencias Bibliográficas…………………………………………………….. 59
Anexos…………………………………………………………………………. 60
ix
INTRODUCCIÓN
Hoy en día el sector empresarial se encuentra bajo constantes presiones de
competitividad a nivel nacional e internacional, donde existen cambios
constantemente en aspectos sociales, económicos y tecnológicos. Esto lleva a los
empresarios a tener la necesidad de dirigir las organizaciones en forma perspicaz,
desarrollando esquemas que permitan crecer y expandirse, integrando el recurso
humano para obtener el producto y la rentabilidad esperada.
Las empresas para obtener los estándares de calidad, exigidos por el entorno,
es necesario que los mismos mantenga una relación con otras organizaciones para
el suministro de mercancías, materiales o materia primas para la manufacturación
del producto. Los proveedores quienes son las personas físicas o morales a
quienes la empresa les debe por el concepto de compra de mercancía a crédito sin
ninguna garantía. Venezuela, no escapa de los cambios a nivel mundial, por ser un
territorio bendecido por sus riquezas naturales, lo cual ha permitido un gran
desarrollo y expansión de la industria, haciendo que sus productos se integren a
los niveles competitivos mundiales.
CVG. BAUXILUM es una de las empresas pertenecientes a la Región
Guayana y al Corporación Venezolana de Guayana dedicada a la explotación de
bauxita para la producción de Alúmina Calcinada como producto terminado la
cual es considerada como una de las mejores del mundo. Dentro de su estructura
organizativa se encuentra Gerencia de Administración Financiera, quien autoriza
el pago de proveedores o clientes quienes utilizan el servicio de la empresa,
amoldándose a sus necesidades. Esta gerencia controla varias divisiones que se
encargan de las negociaciones e inversiones, asuntos fiscales, planificación
financiera, contabilidad, control de activos y costos.
En la División de Control de Compromisos adscrita a la Gerencia de
Administración Financiera se procesan todas las cuentas de suministros de
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materiales, las cuales deben de ser actualizadas periódicamente con la finalidad de
controlar todos los débitos y créditos que se registran mensualmente,
cumpliéndose de esta manera con todos los procesos para detectar cualquier
irregularidad existente en las cuentas por pagar de los proveedores nacionales.
Por consiguiente, se presentan inconvenientes con las partidas de los
proveedores nacionales e internacionales, debido a errores cometidos en la
contabilización de fichas, partidas, que no son registradas en las facturas en el
momento preciso. Además se realizan pagos dobles, en ocasiones el proveedor
cede su cuenta al banco, la empresa autoriza el pago al proveedor, permitiendo el
cierre de las partidas que deben ser cancelada nuevamente al banco, corriendo el
riesgo de perder recursos y presupuestos para cumplir con sus obligaciones.
Esta situación ocurre por no aplicar un registro y control constante sobre cada
uno de los compromisos adquiridos por la empresa, revisar las facturas que
presenta errores, retrasando el pago de los proveedores. Este retraso implica el
vencimiento de las facturas, generando unos intereses de mora, permitiendo que
las empresas presente estados financieros poco confiables, ocasionando una serie
de contratiempo en el pago de los proveedores.
El Departamento de control de compromisos, se encarga de la requisición de
las facturas emitidas por los proveedores, es decir, las cuentas por pagar que
adeudan a la empresa. La descripción del registro, control de cuentas por pagar de
Proveedores que prestan servicio a la Corporación Venezolana de Guayana, CVG
BAUXILUM, C.A 2008. Detallaran las fallas existentes, a fin de obtener el
control y confiabilidad en la proyección de facturas al momento de ser solicitada
por cualquier proveedor o algún miembro de la empresa.
La descripción, no es más que el detalle y enumeración de tareas y funciones
que se realizan en cualquier organización. Se puede decir, que la descripción de
las cuentas por pagar, sustentada por, A. Redondo (1985) conceptualiza cuentas
por pagar: “Las cantidades que debe la empresa por compras a crédito, pero que
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no hallan sido reconocidas en giros, pagarés o hipotecas”. (p.89). Es decir,
representan aquellas deudas respaldadas por facturas cuyo importe se esta
debiendo a los proveedores.
Tomando en consideración cada uno de los aspectos que se debe desarrollar en
dicho proyecto, esta investigación es de campo, porque permitió buscar la
información para así encontrar los correctivos de las fallas existentes de la
descripción del registro, control de las cuentas por pagar a proveedores, y con
diseño descriptiva, se hace una descripción sobre los hechos que ocurren en la
empresa, sobre los componentes de la estructura financiera como son las cuentas
por pagar, los activos, pasivos, y el capital de los accionistas.
El trabajo en su contenido presenta una estructuración o distribución, por
partes, los cuales contienen lo siguiente:
PARTE I: Contempla la ubicación geográfica de la empresa donde realizará la
pasantía, el objetivo general y los objetivos específicos, el plan de trabajo y el
alcance de dicha investigación.
PARTE II: Este cuerpo esta conformado por los antecedentes de la organización:
reseña histórica, bases teóricas y legales.
PARTE II: se desarrolla las bases metodológicas donde se identifican los
resultados obtenidos a través de los instrumentos de recolección de datos
aplicados a la investigación.
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PARTE I
UBICACIÓN
Esta pasantía se realizará en la empresa CVG BAUXILUM, específicamente
en la Gerencia de Administración Financiera en la División de Control de
compromisos la cual se encuentra ubicada geográficamente en la zona Industrial
Matanzas. Avenida Fuerzas Armadas. Ciudad Guayana. Estado Bolívar Teléfono:
(0286) 950.67.04.
OBJETIVOS
Adquirir experiencia práctica sobre el Registro, Control de las Cuentas por Pagar
de Proveedores que prestan servicio a la Corporación Venezolana de Guayana en
el área de División de Control de Compromisos en la Gerencia de administración
Financiera de CVG. BAUXILUM, C.A. Año 2008.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
\ Analizar el articulado de las leyes y reglamentos que rigen a la División
de Control de Compromisos.
\ Identificar los procedimientos administrativos de registro, control de
cuentas por pagar que se lleva a cabo en la División de Control de
Compromisos.
\ Intervenir en el manejo del sistema SAP (Sistema de Aplicación y
Procesos).
\ Determinar los elementos que conforman los requisitos exigidos para el
proceso de verificación de facturas.
\ Describir el cálculo de penalidad a facturas de proveedores por demora de
servicio en CVG BAUXILUM, C.A.
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Alcance
Esta investigación se realizará en la empresa CVG BAUXILUM C.A
ubicada en la Zona Industrial Matanza Puerto Ordaz, con un periodo de doce
(12) semanas consecutivas, en tal sentido el alcance del estudio se orientó
hacia la realización de la Descripción del Registro, Control de Cuentas por
Pagar de Proveedores que prestan servicios a la empresa para establecer los
puntos débiles en el tratado de las mismas, en pro del cumplimiento eficiente
de los requisitos establecidos para la verificación de las partidas consideradas
como cuentas por pagar.
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PLAN DE TRABAJO
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD DE ORIENTEUNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZESPECIALIDAD: TECNOLOGÍA EN ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL.
PLAN DE TRABAJO DE PASANTIA DE GRADOPERÍODO DESDE 05/11/2007 HASTA 25/01/2008
OBJETIVO GENERAL: Adquirir experiencia práctica sobre el registro y control de cuentas por pagar a proveedores nacionales en el área de División de Control de Compromisos en la Gerencia de Administración Financiera de C.V.G. BAUXILUM C.A, Ciudad Guayana Edo. Bolívar.
SEMANA OBJETIVOS ESPECÍFICOS DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES A EJECUTAR
05-09/2007
12-16/2007
* Inducción en la empresa.
* Conocer los aspectos que conforman a la empresa a través de charlas de inducción, de seguridad industrial, seguridad patrimonial, ver las instalaciones de la empresa, tanto como la planta y el edificio administrativo, la biblioteca y otras dependencias.
* La Gerencia de Administración Financiera, específicamente en la División de Control de Compromisos. Inmediatamente el jefe de la división da la bienvenida y procede a la asignación de las actividades.
19-23/2007
26-30/2008* Revisar el articulado de las leyes y
reglamento que rigen a la División de Control de Compromisos para la realización de los procedimientos.
* Requisición y manejo de los documentos pertinentes a los procedimientos que controla el Departamento de Administración Financiera, específicamente el Departamento. De la División de Control de Compromiso, que maneja directamente, la facturación de servicio, la cual se rige por un sin números de leyes que permite la ejecución de las mismas. (Ley de Licitaciones, Ley de Administración Pública, Ley del Impuesto del Valor Agregado (IVA), Ley del Impuesto Sobre la Renta, entre otras.
Carvajal M. Mirlnis de los A. CI: 16.845.255
Tutor Industrial Tutor Académico Lic. Edith Maldonado CI: 8.194.683 Lic. Miroslava Álvarez CI: 14.145.812
Teléfono: 0286- 9506701 Teléfono: 0414-8814629 6
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD DE ORIENTEUNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZESPECIALIDAD: TECNOLOGÍA EN ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL.
SEMANA OBJETIVOS ESPECÍFICOS DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES A EJECUTAR03-07/2007
10-14/2007 * Participación en el manejo del Sistema de Aplicaciones (SAP).
* Manejo del SAP (sistema de aplicaciones y productos): en esta actividad se proporcionarán información respecto al sistema utilizado por las analistas como algunas de sus herramientas.
17-21/2007
24-282007
* Revisión del procedimiento administrativo que se lleva a cabo en la División de Control de Compromisos.
* En este proceso se ejecutará las siguientes actividades:
* Revisar y verificar el cumplimiento de los deberes formales de impresión, la cual debe poseer los soportes exigidos por CVG BAUXILUM, que deben acompañar a la factura, para luego realizar su emisión.
* Analizar en sistema de aplicaciones y producto (SAP/R3) el historial de cada pedido o disponibilidad en caso de autorización de pago a la cual pertenece la factura.
Carvajal M. Mirlnis de los A.CI: 16.845.255
Tutor Industrial Tutor Académico
Lic. Edith Maldonado CI: 8.194.683 Lic. Miroslava Álvarez CI: 14.145.812
Teléfono: 0286- 9506701 Teléfono: 0414-8814629
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD DE ORIENTEUNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZESPECIALIDAD: TECNOLOGÍA EN ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL.
01-04/2008 * Participación directas en las actividades relacionadas con la Elaboración de los Procedimientos y Formatos:
* Elaboración del listado para los requisitos exigidos en el proceso de verificación de facturas, incluyendo los soportes: en esta actividad se conocerá a través de los manuales de procedimientos todos los requisitos para la verificación de facturas, documentos administrativos.
* Elaboración de las planillas de Solicitud a Proveedores.
* Revisión del procedimiento después de aprobado el proveedor07-12/2008
14-19/2008
* Describir y ejemplificar el cálculo de penalidad a facturas de proveedores por demora de servicio en CVG. BAUXILUM.
* Impresión y emisión de las facturas que se generan conforme a lo previsto en la Ley de I.S.LR
22-25/2008 * Elaborar y entregar el informe final. * Aprobación del informe por parte del tutor industrial.
Carvajal M. Mirlnis de los A.CI: 16.845.255
Tutor Industrial Tutor Académico
Lic. Edith Maldonado CI: 8.194.683 Lic. Miroslava Álvarez CI: 14.145.812
Teléfono: 0286- 9506701 Teléfono: 0414-8814629817
PARTE II
MARCO TEORICO
Este capitulo va dirigido a enmarcar los lineamentos teóricos que permitirán
desarrollar e interpretar el problema dentro del contexto histórico y algunos
antecedentes de la investigación que se relacionan con el tema objeto de estudio,
facilitando el establecer referencias de enfoques y resultados que contribuyan al
logro de los objetivos planteados.
RESEÑA HISTÓRICA
La Corporación Venezolana de Guayana, comúnmente identificada por sus
siglas CVG, fue creada mediante la figura jurídica de instituto autónomo, por el
Decreto N° 430, de fecha 29 de diciembre de 1960,aún con rasgos
preponderantemente rurales, se miraba el sur del país como la posibilidad de
ensayar nuevas ideas de desarrollo, con visión integral, posible a través de
novedosas técnicas de planificación aplicables a la gerencia del Estado, mediante
la explotación industrial de riquezas en minerales. La CVG BAUXILUM, nace en
Guayana- Estado Bolívar, como ente que se constituiría en rector y artífice, de la
promoción, creación y control de las empresas básicas, para el aprovechamiento
racional de los recursos y con miras, al desarrollo económico-social de la Región;
propósito que ha transitado por una primera reforma del Estatuto, el 21 de junio
de 1985, Decreto Ley Nº 676, sin que hayan consolidado las bases jurídicas y
políticas que deben conjugarse para realizar el desarrollo de Guayana y, de su
mano, el desarrollo del país.
.
En 1978 se inicia la construcción y cuatro años más tarde, en 1982, enciende la
primera caldera y se recibe el primer cargamento de bauxita. En febrero de 1983
entra en marcha la primera línea de producción; en marzo se pone en
xviii9
funcionamiento la planta de calcinación para la obtención de alúmina metalúrgica,
producto final de la planta. En diciembre de 1983 comienza sus operaciones la
segunda línea de producción.
La explotación del yacimiento de bauxita de los Pijiguaos, en el Municipio
Cedeño, Estado Bolívar, tiene efectos colaterales en los planes de desarrollo
regional, al incorporar como vía de comunicación fundamentales al río Orinoco,
desde Puerto Gumilla hasta Ciudad Guayana, con un canal natural en condiciones
de navegabilidad de 650 kilómetros.
Igualmente, la empresa ha llevado a cabo un programa de infraestructura
externa de apoyo a las comunidades vecinas de Caícara, Puerto Ayacucho y la
Urbana, a través de la pavimentación de carreteras y un sistema de
telecomunicaciones, además labores agrícolas, pecuarias y artesanales, con el fin
de contribuir con el desarrollo armónico de la zona y sus áreas circunvecinas.
CVG BAUXILUM, es una compañía integrada para la producción de alúmina,
la cual incluye la extracción de la bauxita y su transformación en alúmina a través
del proceso Bayer (ver figura 1). La participación accionaria de la compañía lo
constituyen 99% de inversión Venezolana, representada por la Corporación
Venezolana de Guayana (CVG) y 1% de capital extranjero, correspondiente al
consorcio Alusuisse Lonza Holding. La compañía esta dividida en la mina de
bauxita (Operadora de Bauxita) y la planta alúmina (Operadora de Alúmina),
cuyas capacidades instaladas son de 6 millones 1/año y 2 millones
respectivamente.
UBICACIÓN GEOGRÁFICA
CVG. BAUXILUM se encuentra ubicada al sur oriente del país, en la Zona
Industrial Matanzas, parcela 523-01-02, Avenida Fuerzas Armadas, frente a la
Empresa CVG VENALUM, abarcando un área de 841.000 kilómetro cuadrados.
En Puerto Ordaz, Estado Bolívar, sobre el margen del Río Orinoco a 350
kilómetros del Océano Atlántico y a 17 kilómetros de su confluencia con el río
Carona.
xix10
La escogencia de la zona de Guayana, como sede de la gran industria del
aluminio, no obedece a razones fortuitas:
Por que el Estados Bolívar, Delta Amacuro y Amazonas, esta zona geográfica
ubicada al sur del Río Orinoco y cuya porción de 448.000Km2 ocupa exactamente
la mitad de Venezuela, reúne innumerables recursos naturales.
El agua constituye el recurso básico por excelencia en la región guayanesa,
regada por los ríos más caudalosos del país, como el Orinoco, Caroní, Paraguas y
Cuyuní, entre otros.
La represa “Raúl Leoni” en Gurí, con una capacidad generadora de 10 millones
de Kw., es una de las plantas hidroeléctricas de mayor potencia instalada en el
mundo, y su energía es requerida por las empresas de Guayana, para la producción
de acero, alúmina, aluminio, mineral de hierro y ferro silicio.
Figura Nº 1. Ubicación Geográfica de la Empresa
Fuente: CVG Bauxilum (2008)
xx11
MISIÒN DE LA EMPRESA
Producir y comercializar alúmina y bauxita en forma competitiva, con calidad
integral de gestión, participando en la definición de las políticas de desarrollo de
la cadena productiva del sector aluminio, asumiendo el papel que a la empresa
corresponde en términos de eficiencia, rentabilidad y competitividad,
satisfaciendo a sus trabajadores, clientes y accionistas.
VISIÒN DE LA EMPRESA
Avanzar en forma progresiva al posicionamiento como líder en calidad,
productividad, y competitividad como país productor de aluminio a nivel mundial,
consolidándose a su vez a nivel nacional, después del petróleo, como el sector
industrial con mayor contribución al crecimiento económico del país, a través de
la producción y comercialización de un producto con alto valor agregado y un
nivel de integración en la cadena productiva capaz de garantizar la sustentabilidad
del país dentro de los parámetros de eficiencia exigidos por la industria mundial
del aluminio.
VALORES DE LA EMPRESA
Solidaridad: Es una relación entre seres humanos, derivada de la justicia,
fundamentada en la igualdad, en la cual uno de ellos toma por propias las cargas
del otro y se responsabiliza junto con este de dichas cargas. Se desprende de la
naturaleza misma de la persona humana, sirve de estimulo a la fortaleza y el
pensamiento, es símbolo de unión.
Cooperación: Trabajar conjuntamente para alcanzar un mismo fin.
Excelencia: Búsqueda de la empresa en obtener una calidad superior a los
estándares de categoría mundial, donde es importante establecer acciones
dirigidas al mejoramiento continuo de la organización, de los trabajadores y su
relación con el entorno.
xxi12
Reciprocidad: Fundado en el sentimiento de justicia y la razonabilidad, es rector
en los aspectos de la distribución con equidad. Permite acceder a un acuerdo justo
y equitativo para la estructura básica de la sociedad y nos indica que el ideal de
igualdad, no solo es de las libertades básicas sino también una distribución
equitativa de ingresos y riquezas.
Participación: Parte activa en el mejoramiento continuo de la gestión y procesos
en pro del logro de la misión, visión y objetivos de la empresa, promoviendo
mecanismos que involucren la participación de los trabajadores, sindicatos,
comunidad, clientes, proveedores, directivos y accionistas.
Compromisos: Propiciar y fortalecer la identificación y lealtad del trabajador con
la organización, para el logro de la misión, visión y objetivos de la empresa,
impulsando mecanismos que permitan el desarrollo y reconocimiento del recurso
humano.
Honestidad: Comportamiento de los trabajadores, en todos sus niveles, con
sentido de justicia, responsabilidad y honradez en el manejo de los bienes
económicos, materiales y acciones de desarrollo que impulse la empresa.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA GENERAL
La estructura organizativa de CVG BAUXILUM es de tipo lineal, enmarcada
en un plano funcional que contribuye directamente con los objetivos de la
empresa y las unidades corporativas que controlan los renglones BAUXITA Y
ALÚMINA, para efectos de su integración en una misma empresa y las unidades
de línea que dependen de la presidencia.
En líneas generales, la estructura organizacional es la siguiente:
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Figura N° 2. Organigrama estructural de CVG Bauxilum, C.A.
Fuente: Gerencia de Tecnología de Información / CVG Bauxilum, C.A. / 2008
xxiii
GERENCIA MANEJO
MATERIALES
GERENCIA MANEJO
MATERIALES
GERENCIA MANEJO
MATERIALES
GERENCIA MANEJO
MATERIALES
GERENCIA PRODUCCIÓN
GERENCIA PRODUCCIÓN
GERENCIA MANTENIMIENTO
GERENCIA MANTENIMIENTO
GERENCIA COMTROL Y CALIDAD PROCESOS
GERENCIA COMTROL Y CALIDAD PROCESOS
JUNTA DIRECTIVA
JUNTA DIRECTIVA
CONSULTORÍA JURÍDICA
CONSULTORÍA JURÍDICA
GERENCIA ASUNTOS PÚBLICOS
GERENCIA ASUNTOS PÚBLICOS
AUDITORÍA INTERNA
AUDITORÍA INTERNA
GERENCIA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO
GERENCIA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO
PRESIDENCIAPRESIDENCIA
GERENCIA TECNOLOGÍA
INFORMACIÓN
GERENCIA TECNOLOGÍA
INFORMACIÓN
GERENCIA INGENIERÍA INDUSTRIAL
GERENCIA INGENIERÍA INDUSTRIAL
GERENCIA PERSONAL
GERENCIA PERSONAL
GERENCIA ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
GERENCIA ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
GERENCIA LOGÍSTICA
GERENCIA LOGÍSTICA
GERENCIA COMERCIO
GERENCIA COMERCIO
GERENCIA PROYECTO Y TECNOLOGÍA
GERENCIA PROYECTO Y TECNOLOGÍA
GERENCIA GENERAL OPERACIONES
BAUXITA
GERENCIA GENERAL OPERACIONES
BAUXITA
GERENCIA GENERAL OPERACIONES
ALÚMINA
GERENCIA GENERAL OPERACIONES
ALÚMINA
GERENCIA PERSONAL BAUXITA
GERENCIA PERSONAL BAUXITA
GERENCIA MINA
GERENCIA MINA
GERENCIA MANEJO MINERAL
GERENCIA MANEJO MINERAL
GERENCIA INGENIERÍA Y
SERVICIO
GERENCIA INGENIERÍA Y
SERVICIO
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Gerencia Administración Financiera
Gerencia Administración Financiera
SecretariaSecretaria
Asistente Financiero de Negocios e Inversiones
Asistente Financiero de Negocios e Inversiones
División PlanificaciónFinanciera
División PlanificaciónFinanciera
Coordinación Asuntos Fiscales
Coordinación Asuntos Fiscales
División Control
De Compromisos
1 Jefe División.1 Secretaria.4 Analista Contab.
División Control
De Compromisos
1 Jefe División.1 Secretaria.4 Analista Contab.
DivisiónTesorería
DivisiónTesorería División
ContabilidadY Control de
Activo
DivisiónContabilidadY Control de
Activo
DivisiónContabilidadDe Costos
DivisiónContabilidadDe Costos
División FinanzasBauxita
División FinanzasBauxita
Figura 3. Organigrama estructural de la Gerencia de Administración Financiera
Fuente: “Gerencia de Tecnología e Información”, Enero 2008
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Funciones principales de los Departamentos Relacionados con el Procedimiento
Junta Directiva
Es responsable de la administración de CVG BAUXILUM. Está integrada por
los cinco (5) Directores Principales, incluyendo al Presidente y cuatro (4)
Directores Suplentes.
Presidencia
Es el ente organizativo que ejerce la representación legal de la Empresa,
siendo ejecutor de las decisiones de la Asamblea de Accionistas y de la Junta
Directiva. Establece los lineamientos y políticas generales a ser cumplidas.
Consultoría Jurídica
Está adscrita a la Presidencia como unidad de asesoría. Tiene como objetivo
asesorar a la Organización en material legal a través de la elaboración de los
contratos requeridos para formalizar las relaciones con terceros en términos de
calidad y oportunidad.
Auditoria Interna
Está adscrita a la Presidencia como unidad asesora, y tiene como objetivo
velar y controlar el uso adecuado, destino y rendimiento de los recursos de la
Empresa, en Pro de resguardar los intereses de la misma, cumpliendo con las
disposiciones legales reglamentarias y las normativas internas vigentes.
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Gerencia de Imagen Corporativa
Es una unidad de staff adscrita a la Presidencia de la empresa. Su misión es
garantizar la proyección de una sana imagen institucional a nivel interno, local,
nacional e internacional.
Gerencia de Personal
Sus funciones son proveer mantener y desarrollar el personal, en un clima de
seguridad y armonía laboral, administrando el recurso humano que la empresa
necesita para el cumplimiento de sus objetivos.
Gerencia de Planificación y Presupuesto
Es una unidad de staff adscrita a la Presidencia de la empresa. Su misión es
proponer cursos de acción factibles, cónsonos con los escenarios previstos, que
permitan el mantenimiento y desarrollo sostenido de la empresa y su avance hacia
el logro de las metas a corto, mediano y largo plazo.
Gerencia de Administración Financiera
Es una unidad lineó funcional, adscrita a la Presidencia de la empresa. Su
misión es dirigir las actividades financieras de la empresa, garantizando la
captación, custodia y aplicación de los fondos necesarios para las operaciones
presentes y futuras de la organización
Gerencia de Comercialización
Es una unidad lineó funcional, adscrita a la Presidencia de la empresa. Su
misión es dirigir la actividad comercial de la empresa para garantizar la
colocación y transportación oportuna de los productos terminados y subproductos
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industriales, en los mercados nacionales e internacionales, así como el traslado de
la materia prima, bienes y materiales de importación.
Gerencia de Logística
Es una unidad lineal adscrita directamente a la Presidencia. Su misión es
garantizar la gestión de procura de insumos, bienes y servicios en las mejores
condiciones de oportunidad, calidad, costos, resguardo, control y despacho de los
materiales requeridos para asegurar la continuidad de los procesos de extracción
de bauxita y de producción de alúmina.
Gerencia General de Mina
Es una unidad de línea, adscrita directamente a la Presidencia de la empresa.
Su misión es dirigir la exploración y explotación minera para el logro de los
objetivos y metas de producción de bauxita.
Gerencia de Operaciones
Su misión es la gestión manufacturera de la producción de alúmina en términos
de productividad y rentabilidad esperada en armonía con las estrategias de la
empresa.
División de Control de Compromisos
La División de Control de Compromisos, es una unidad de línea funcional
adscrita a la Gerencia de Administración Financiera, la cual está conformada por
un Jefe de División, un Coordinador, una Secretaria y seis Analistas, cuya misión
es garantizar el uso eficiente de los recursos financieros asignados a todas las
unidades de la compañía de conformidad con los lineamientos contemplados en la
Ley Orgánica del Régimen Presupuestario, su reglamento y la normativa interna
xxvii18
vigente; a través de la comprobación y el registro de los compromisos contraídos,
así como los pagos efectuados.
xxviii19
BASES TEÓRICAS
DESCRIPCIÓN
Es la explicación, de forma detallada y ordenada, de cómo son ciertas personas, lugares, objetos, entre otros.
La descripción es otro de los prototipos textuales. Describir significa
representarlo a través de la palabra, mediante la explicación de sus diversas partes,
cualidades o circunstancias.
Una descripción equivale a un retrato escrito o hablado de una persona, animal
o cosa. Leer o escuchar una descripción es lo mismo que ver una fotografía de lo
que se describe.
REGISTRO
Fernando Catacora (1998) lo define como registro contable.
Es la afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo. Es un medio cuyo objetivo principal es proporcionar información útil en la toma de dicciones económicas. (p. 36)
La herramienta utilizada hasta ahora para reflejar tales registro contables es la
cuenta T. Aplicar las cuentas T representa el primer ejercicio que debe realizar todo
estudiante de la ciencia administrativa y contable con el objetivo de analizar las
relaciones que se presentan entre las distinta partidas los estados financieros. En la
práctica real de las empresas la utilización de las cuentas T esta limitada, a ciertos
análisis que pueden ser visualizados cuando se detalla registro a través de tales
herramientas
xxix20
CONTROL
KOOTZ, H (1998) define la función administrativa del control como “la
medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los
objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos” (P. 760).
El proceso de control consiste en determinar lo que se esta llevando a cabo, a
fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la
ejecución de los planes. Puesto que el control implica la existencia de metas y
planes, ningún administrador puede controlar sin ellos. El no medir sin sus
subordinados están operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya
sea, a corto, a mediano o largo plazo. Generalmente, mientras mas claros,
completos y coordinados sean los planes y más largo periodo ellos comprenden,
más completo podrá ser en control.
El control es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los
objetivos de la empresa. Implica; a) establecer metas y normas b) comparar el
desempeño medido contra las metas y normas establecidas, c) reforzar los aciertos
y corregir las fallas.
CUENTAS
Según A. Redondo (1993), la cuenta representa la unidad básica de la
contabilidad. Tiene como principal objeto, controlar las operaciones realizadas por
el titular de la misma. (p. 6).
La cuenta es la estructura de datos central en la contabilización y en el
servicio de pagos. Las cuentas es la clasificación de todas las transacciones
comerciales que tiene una empresa o negocio. También es el elemento básico de
la contabilidad; se refiere al nombre debidamente modificado o numerado que se
da a los valores que posee la empresa. La cuenta facilita el registro de las
operaciones contables en los libros de contabilidad, representa bienes y derechos y
obligaciones con los que cuenta una empresa en una fecha determinada.
xxx21
Partes principales de la cuenta
Toda cuenta deberá, mostrar un mínimo partes principales bien diferenciadas:
\ Titular
\ Debe
\ Haber
Clasificación De Las Cuentas
Primeramente, dividiremos las cuentas en tres grandes grupos:
\ Reales
\ Nominales
\ Patrimonio
Cuentas Reales
Son aquellas que representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa,
determinando su patrimonio. Ejemplos: maquinarias, caja, cuentas a cobrar,
mercancías, efectos por pagar.
A. Redondo (1985) en su obra de Contabilidad Básica conceptualiza las cuentas
reales como: “representan los bienes de la empresa y como tales figuran en el
activo”.
Las Cuentas "reales" comprenden el activo, el pasivo y el capital líquido de
una negociación, y puesto que forman parte integrante del balance general, se les
denomina cuentas del balance General.
Cuentas Nominales
Son las que indican los egresos e ingresos de la empresa. Es decir, las que
controlan los gastos y beneficios y determinan las disminuciones o aumento del
xxxi22
patrimonio. Ejemplos: gastos de ventas, gastos de administración, intereses
ganados.
A. Redondo (2004): “para registrar todos los egresos e ingresos (perdida y
ganancias) de la empresa y determinar las disminuciones (Perdidas) o los
aumentos (ganancias) del patrimonio”. (p.50)
La cuenta principal a la cual se traspasa, al cierre del ejercicio, todas las
cuentas de resultados o nominales, la denominamos “pérdidas y ganancias”.
EL PASIVO
Según (Kohler) (2003)
El pasivo esta representado por todas aquellas obligaciones que tiene contraída la empresa con terceras personas, sea cual sea su naturaleza y que se originaron las diferentes transacciones que realizo, ya sea en sus operaciones normales o por cualquier otra eventualidad y que deberé pagar en dinero, con otros bienes que no sean dinero o con la presentación de un servicio. (p. 244)
La cantidad de dinero que debe una persona a otra, pagadera en efectivo o en
bienes o servicios; consecuencia de una partida de activo o un servicio recibido de
una partida incurrida, o una perdida devengada; particularmente cualquier adeudo:
a) vencido b) con vencimiento en fecha especificada c) pagadera solamente en el
caso de no ejecutar un acto futuro.
EL Origen del Pasivo
El pasivo puede originarse por: a) Adquisición de bienes o servicios necesarios
para las operaciones básicas; b) cobros anticipados a cuentas futuras ventas de
mercancías; c) prestamos en general, representados por obligaciones obtenidas por
contratos formales de créditos; d) garantías ofrecidas sobre productos vendidos.
xxxii23
Importancia del Pasivo
La importancia del monto de las cuentas que conforman el pasivo podemos
determinarla desde el punto de vista financiero: el registro adecuado de las
partidas repercute en la información oportuna y acertada de los estados
financieros, ya que estos reflejan la verdadera cuantía de los pasivos, desde el
punto de vista financieros, permite a la gerencia y a los directivos de la empresa,
determinar hasta donde esta comprometida la entidad, quienes deberán clasificar y
determinar las acciones encaminadas al control y liquidación de estas
obligaciones.
Clasificación del Pasivo
Una clasificación adecuada de las cuentas del pasivo, puede ayudar a los
directivos de la empresa a proyectar y a controlar, en forma conveniente, la
entrega de activos para liquidar cuentas contraídas.
El pasivo normalmente se clasifica:
\ Pasivo circulante o corriente
\ Pasivo a largo plazo
\ Apartados
\ Créditos diferidos
Pasivo Circulante o Corriente
Según Goznes (2000), “esta constituido por todas aquellas cuentas que
representes obligaciones de la empresa y que deben ser pagadas en el próximo
ejercicio económico o en ciclo normal de operaciones, con recursos provenientes
de su activo circulante” (p.98).
Tomando en cuenta la importancia de la exigibilidad de la obligación: Las
cuentas por pagar, efectos por pagar, retenciones por pagar, utilidades por pagar,
dividendos por pagar, acumulaciones por pagar etc.
xxxiii24
Pasivo a Largo Plazo
Según, De Altuve (2003) afirmó:
Los pasivos a largo plazo están representados por los adeudos cuyo vencimiento sea posterior a un año (1), o al ciclo normal de las operaciones de éste es mayor. Se originan de la necesidad de financiamiento de la empresa ya sea, para la adquisición de activos fijos, cancelación de bonos redención de acciones preferentes, etc... Los pasivos a largo plazo dentro de las empresas más comunes son: los préstamos hipotecarios y los bonos u obligaciones por pagar. (p.95).
Esta constituido por cuentas que representan deudas y obligaciones reales
contraídas por la empresa, cuyo vencimiento es mayor a un año.
El pasivo a largo plazo llamado también “Pasivo fijo”, esta generalmente
representado por hipotecas, bonos u obligaciones.
Las obligaciones alargo plazo, cuando se encuentra a un año de su vencimiento
deben ser traspasada al pasivo a corto plazo.
Apartados
Según, De Altuve (2003) dijo que “esta constituido por cuentas que representan
montos estimados de gastos cargados a las operaciones de uno o más ejercicio
procedentes y destinados a reflejar las obligaciones de carácter eventual o
contingente que mantiene la empresa”. (p.120).
Entre ellas están: Provisiones para prestaciones sociales, garantías sobre
productos o servicios vendidos, Indermizaciones contractuales etc.
Créditos Diferidos
Están constituidos por cuentas que representan ingresos que no corresponden al
periodo contable durante el cual se recibieron y que tienen dentro del pasivo,
carácter transitorio, pues se aplican a los resultados en cuanto se devengan.
Redondo, A (1985) en su obra Curso de Contabilidad Básica afirma que los
créditos diferidos “para ser considerados como tales deben convertirse en ingreso
xxxiv25
en el próximo ejercicio económico, o en el lapso superior al ciclo normal de
operaciones de la entidad económica”. (p.125)
Como ejemplos de los créditos diferidos pueden citarse: intereses cobrados por
anticipado, alquileres cobrados por anticipado, comisiones cobrados por
anticipado, primas cobradas anticipado etc.
Cuentas por Pagar
La denominación de cuentas por pagar se utiliza para definir los importes
adecuados por la empresa, debido a los bienes y servicios recibidos, cuyo plazo de
pago se difiere, generalmente, de 30 a 90 días. Estas son deudas contraídas por la
empresa ya sea por la compra de mercancía a crédito, y están amparadas por las
facturas, y deben ser canceladas en un plazo no mayor de un año.
A. Redondo (1985) en su obra Contabilidad Básica conceptualiza cuentas por
pagar, “Las cantidades que debela empresa por compras a crédito, pero que no
hallan sido reconocidas en giros, pagarés o hipotecas”. (p.135) Es decir,
representas aquellas deudas respaldadas por facturas cuyo importe se esta
debiendo a los proveedores.
Objetivos de las Cuentas por Pagar
Según, De Altube (2003) explicó que Contar con una apropiada liquidez que les permita cubrir con sus obligaciones financieras; por otra parte, dado que el dinero tiene un valor en el tiempo, también requiere minimizar los costos financieros de mantener el dinero en disponibilidad. En este punto debemos recurrir al proceso de la administración financiera del capital y recursos captados. (p.179)
Planificar y controlar los pagos de la compañía, a fin de contar con información
que permita salvaguardar los activos y evitar las salidas de recursos financieros de
las empresas; esta relacionado con el proceso de control presupuestal.
xxxv26
Establecer sistemas, políticas y procedimientos adecuados que permitan
gestionar los pagos eficazmente. Esto implica la selección adecuada del
proveedor, contar con el soporte de la operación, alargar el momento del pago que
más convenga. Solo logra a partir de un buen manejo de control interno.
Análisis de Liquidez
Según, De Altuve (2003) dijo que “las cuentas por pagar se analizan
conjuntamente con las cuenta por cobrar, en un proceso que ha denominado ciclo
de conversión del efectivo”. (p.205) Este ciclo representa el tiempo que transcurre
entre el pago de cuentas por pagar y el recibo de efectivo proveniente de cuentas
por cobrar.
Análisis de Cuentas por Pagar
Según Finney y Miller (1993) lo define como:El examen que se le hace a una cuenta sobre su importe, conceptos involucrados, clasificación. Se utiliza para determinar la veracidad del contenido de la cuenta, de acuerdo a la naturaleza de las operaciones registradas en la cuenta, el análisis permite detectar irregularidades, transacciones contabilizadas incorrectamente, lo que requiere de un estudio detallado de sus causas y si posterior corrección. (p. 125)
Para la realización del análisis se desarrolla una serie de procedimientos de
auditoria para obtener datos requeridos, estos procedimientos son los siguientes:
Inspección o Examen: consiste en la verificación de los documentos que soportan
las cifras asentadas en los registros contables.
Cálculos y comparaciones: es la verificación de la exactitud de los auxiliares y
de su respectiva comparación con el registro mayor general analítico.
Preguntas e Interrogatorios: consiste en las consultas y averiguaciones con el
personal de la empresa, sobre los hechos datos y situaciones que el analista debe
saber para el desempeño de su labor.
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Proveedores
Según, De Altuve (2003) “son clientes acreedores que suministran mercancías,
servicios o cualquier otro valor que constituya operación contable tomada como
crédito o provisión por terceros ajenos al negocio”. (p.89).
Es decir se llevan cuentas individuales, agrupados bajos cuentas de
proveedores o cuentas por pagar los proveedores son entes externos de la
organización que esta en la capacidad de suministrar recursos físicos, tecnológicos
o información a través de bienes obras y servicios por las cuales recibe un pago
por parte de la organización.
Cuenta de los Proveedores
Según Rosenberg, JM (1994) lo define como:
La cuenta de los proveedores registran los aumentos y las disminuciones derivado de la compra de la mercancía única y exclusivamente acredito ya sea documentado (titulo de crédito) o no tradicionalmente, algunos contadores registran en las cuentas de proveedores solamente la compra de mercancía a créditos abierto y las compras de mercancía a crédito con documentos, los registros con documentos por pagar, ya que constituyen la actividad principal de la entidad o empresa. (p.339)
Por lo tanto se dice que esa cuenta representa la obligación que tiene la entidad
en pagar a sus proveedores los deudos provenientes de la compra de mercancías a
crédito.
Factura
Es un documento tributario de compre y venta que registra la transacción
comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la
venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la
operación.
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Según A. Redondo (1993), “la factura tiene por finalidad acreditar la
transferencia de bienes, la entrega en uso o las prestaciones de servicios cuando la
operación se realice con sujetos del impuesto general a las ventas que tengan
derecho al crédito fiscal”. (p.225). Asimismo cuando el comprador o usuario lo
solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de
operaciones de exportación.
En dicho vendedor hace constar en forma detallada las mercaderías vendidas,
indicando condiciones y debe ser extendida por duplicado o triplicado y sirve para
justificar los registros en los libros respectivos.
Uso de la Factura
Se emitieron en los siguientes casos:
a. Cuando la operación se realice con sujetos del Impuestos General a las
Ventas que tengan derecho al crédito fiscal.
b. Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos o
costos para efecto tributario.
En los servicios de comisión mercantil presentados a sujetos no domiciliados,
en relación con la venta en el país de bienes provenientes del exterior, siempre
que comisionista actúe como intermediario entre un sujeto domiciliado en el
país y otro no domiciliado la condición no pagada al exterior.
Solo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de
Registro Único de Contribuyente.
Sistema de Pago
Es un mundo de extinción de las obligaciones, consistente en el cumplimiento de
las mismas. Su naturaleza es de modo natural y normal del cumplimiento de las
obligaciones y contrato, cualquiera que sea las clases de estos, y así, lo mismo
paga el que entrega una cosa especifica que el da una genérica, quien presta un
servicio o realiza un acto, que quien se abstiene de realizarlo si en ello consistía la
obligación.
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Millar, F (1975) establece que: Es un modo voluntarioso y forzoso al mismo tiempo porque supone una intervención de la voluntad y un acuerdo de voluntades, además de que la normalidad exige que las obligaciones sean voluntariamente cumplidas y es la otra: el acreedor exigiéndole al deudor por la acción correspondiente, y el deudor forzando al acreedor aceptarlo cuando debidamente se lo ofrezca (p.260).
Los documentos administrativos internos que se generan los pagos en la
empresa previo cumplimiento de las normas y procedimientos que regula
toda transacción son los indicados a continuación:
Autorización de Pago
Autorizar la cancelación de gastos administrativos, de personal, servicios
básicos, tráfico y aduana y relaciones públicas que no estén respaldados por una
orden de compra, orden de servicio o contrato.
Solicitud de Gastos de Viajes
Solicitar anticipos y efectuar la redención de los gastos de viajes que se
originan por traslados de un trabajador dentro o fuera del área habitualmente
prestas sus servicios.
Valuaciones de Pago
Es un formulario en el cual indica el ente contratante, previa medición de la
obra o servicios prestados de acuerdo con el Ingeniero inspector, los trabajos
realizados a los fines del pago de la obra ejecutada. Estas valuaciones deberán ser
firmadas por el contratista y el Ingeniero residente. (República de Venezuela
Decreto Nº 1417, 1996, Condiciones Generales DE Contratación, Titulo 4, Cap. 3,
Art. 56, (p... 16 y 17).
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Clasificación de los Proveedores
a) Proveedores Fijos Nacionales
Es aquel cuya empresa se encuentra en cualquier lugar del país, excepto en el
mismo estado donde reside el ente comprador que efectúe la compra.
b) Proveedores Internacionales
Son aquellas cuya empresa se encuentra fuera del país y para obtener el
producto suministrado por el mismo se requiere hacer toda una tramitación legal
para la obtención de permiso de importación y exoneración del arancel cuando
corresponde.
Aplicación de las Cuentas por Pagar
Si tiene al día sus estados financieros, entonces proceda a revisar si el nivel de
desagregación de los mismos es adecuado para evaluar las cuentas por pagar.
En caso contrario actualice dichos instrumentos financieros con la finalidad de
estar en condiciones de precisar a que se debe la dificultad y la magnitud de las
mismas.
Si tienes múltiples deudas identificar si las dificultades son en una en particular
ó en varias de ellas, por ejemplo, cuentas por pagar en moneda extranjera,
proveedores, hipotecas, pasivos laborales y otros créditos no financieros
Requisitos Necesarios para ser Proveedores
Proveedores Fijos Nacionales
Representados por aquellos que pueden participar en cualquier proceso de
compras en la empresa, ya que cumplen los requisitos establecidos en la Ley de
Licitaciones Vigente. A este tipo de proveedor se le asigna código Nº 1000.
xl31
Empresas
1. Copia del Registro de Identificación Fiscal (RIF).
2. Copia del Numero de Identificación Tributaria (NIT).
3. Copia del Registro Mercantil, junto con la original para confirmar.
4. Certificado de inscripción del Registro Nacional de Contratistas (RNC)
actualizado.
5. Solvencia del Seguro Social (IVSS).
6. Solvencia Laboral.
7. Planilla “Datos Básicos del Proveedor”.
Cooperativas
1. Todos los requisitos Anteriores.
2. Constancia de la Superintendencia Nacional de Cooperativas
(SUNACOP).
Proveedores Internacionales
Son aquellos cuya casa matriz no esta ubicada dentro del territorio nacional, a
los cuales se les asigna código Nº 2000.
1. Carta de Representación de la empresa.
2. Planilla “Registro de Proveedores Internacionales”.
Proveedores Provisionales
Según A. Redondo (1993), “Son aquellos que han suministrado un servicio
ocasional en la empresa y la cancelación de sus servicios se efectúa a través de
una autorización de pago”. (p.285). A este topo se le asigna el código Nº 4000.
los proveedores provisionales solo podrán participaren procesos de compras
menores a 500 unidades tributarias (UT), según lo establecido en el articulo (36)
de la Ley de Licitaciones Vigente, puestos que estos proveedores no se encuentran
xli32
inscritos en el RNC. (Registro Nacional de Contratistas). Es el ente encargado de
regir, coordinar y administrar ésta base de datos.
Cuando son solicitados por otra división:
a) Formulario “Registro de Proveedor Provisional”.
Cuando se trata de proveedores o contratistas que directamente no están
inscritos en el RNC.
a) Copia del Registro de identificación Fiscal (RIF).
b) Copia del numero de identificación tributaria (NIT).
c) Copia del Registro Mercantil, junto a la original para confirmar.
d) Planilla de Datos “Datos Básicos del Proveedor”.
Proveedores Exentos
Son aquellos que están exentos de la aplicación de requisitos exigidos por la
Ley de Licitaciones Vigente. A este tipo de proveedor se les asigna código Nº
5000.
Colegios- preescolares- universidades:
a. Copia del Registro de identificación Fiscal (RIF).
b. Copia del numero de identificación tributaria (NIT).
c. Copia del Registro Mercantil, junto a la original para confirmar.
d. Permiso del Ministerio de Educación.
e. Solvencia Laboral.
f. Ultimas Declaraciones de Impuestos.
g. Planilla “Datos Básicos del Proveedor”
Guarderías
a. Todos los Requerimientos Anteriores.
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b. Permiso del servicio Nacional de Atención Integral a la Infancia y a la
Familia (SENIFA).
Organizaciones que presten los servicios de Honorarios profesionales,
Adiestramiento, Asesorias, o Entrenamientos.
a. Copia del Registro de identificación Fiscal (RIF).
b. Copia del numero de identificación tributaria (NIT).
c. Copia del Registro Mercantil, junto a la original para confirmar.
d. Planilla de “Datos Básicos del Proveedor”
Sistema SAP
El sistema SAP viene de: Systems, Applications, Products in Data Processing.
El SAP ha definido los objetivos de corporación como los siguientes:
a. Satisfacción de la clientela
b. Realización de beneficios
c. Crecimiento
d. Satisfacción de los empleados
Las Características del SAP
Las características del SAP son las siguientes:
a) Información “on-line”
Esta característica significa que la información se encuentra disponible al momento,
si necesidad de esperar largos procesos de actualización y procesamiento habituales en
otros sistemas.
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b) Jerarquía de la información
Esta forma de organizar la información permite obtener informes desde
diferentes vistas.
Integración
Esta es la características más destacables de SAP y significa que la que la
información se comparte entre todos los módulos de SAP que la necesiten y que
pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre módulos,
como entre todas las áreas.
Según Hernández (2001) “La integración en SAP se logra a través de puesta en
común de la información de cada uno de los módulos y por la alimentación de una
base de datos común”. (P.123). por lo tanto, debemos tener en cuenta que toda
información que introducimos en SAP repercutirá, al momento, a todos los demás
usuarios con acceso a la misma. Este hecho implica que la información siempre
debe estar actualizada, debe ser completa y debe ser correcta.
SAP R/3
Hernández (2001) dijo:El sistema SAP R/3 tiene un conjunto de normas estándares en el área de software de negocios. El sistema SAP R/3 ofrece soluciones estándares para las necesidades enteras de información de una compañía. El sistema SAP R/3 es un sistema integrado. (p.156).
Esto significa que una vez que la información es almacenada, esta es
disponible a través de todo el sistema, facilitando el proceso de transacción y el
manejo de información. Por ejemplo, si en un departamento necesita comprar un
ventilador industrial para un nuevo edificio, este es buscado desde ese momento y
con el más apropiado vendedor. Con el sistema SAP R/3, el siguiente paso es dar
de alta la orden de compra, la cual automáticamente ordena los fondos necesarios.
En este punto todas las oficinas que necesiten saber sobre esta compra, tendrán la
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información. Por lo tanto, lo anterior no requerirá producir o tramitar copias de
papeles de la compra y/o facturarla para el uso de varios departamentos
administrativos, sino lo tendrán la información necesaria en sus sistemas
computacionales. Una vez que el ventilador industrial es recibido, el departamento
notificará del hecho al sistema SAP R/3 y se pagara la factura sin la necesidad de
aprobaciones futuras. La oficina central de contabilidad puede hacer los cálculos
por cargos extras. La oficina de activos, a través del sistema R/3 sabe que el
ventilador fue entregado y desde ese momento puede empezar hacer el cálculo de
la deprecaciones. La oficina de mantenimiento también estará enterada del hecho
y comenzará a hacer el calendario de mantenimiento para el ventilador, así hacer
un historial del ventilador fácilmente.
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BASES LEGALES
La investigación utilizara como bases legales las leyes que se encuentren
relacionadas con el registro y verificación de las facturas emitidas por los
proveedores, en donde les deducen el impuesto del valor agregado (IVA), las
retenciones del impuesto sobre la renta y las penalidades según lo establecido en
el contrato de compras emitido por la empresa el cual establece el cobro del 2%
por cada semana de atraso en la entrega de la mercancía y un máximo del 10% es
decir, a partir de 5 semanas lo mas que se le deducen es un 10% del total del
pedido emitido, además de múltiples impuesto que son deducidos de acuerdo a la
condición contribuyente que sea el proveedor.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
Articulo311: “La gestión fiscal estará regida y será ejecutada con base de
principios de eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad y equilibrio
fiscal. Esta se equilibrará en el marco plurianual del presupuesto, de manera que
los ingresos ordinarios deben ser suficientes para cubrir los gastos ordinarios”.
(p.95).
La ley establecerá las características de este marco, los requisitos para su
modificación y los términos para su cumplimiento.
Articulo 312: “La ley fijará limites de endeudamiento público de acuerdo con un
nivel prudente en relación con el tamaño de la economía, la inversión reproductiva
y la capacidad de generar ingresos para cubrir el servicio de la deuda pública.
“Las operaciones de crédito público requerirán, para su validez, una ley especial
que las autorice, salvo las excepciones que establezca la ley orgánica”, (p.97). La
ley especial indicará las modalidades de las operaciones y autorizará los créditos
presupuestarios correspondientes en la respectiva ley de presupuesto.
Articulo 313: “La administración económica y financiera del Estado se regirá por
un presupuesto aprobado anualmente por ley. El Ejecutivo Nacional presentará a
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la Asamblea Nacional, en la oportunidad que señale la ley orgánica, el proyecto de
ley de presupuesto”, (p.98).
La Asamblea Nacional podrá alterar las partidas presupuestarias, pero no
autorizará medidas que conduzcan a la disminución de los ingresos públicos ni
gastos que excedan el monto de las estimaciones de ingresos del proyecto de ley
de presupuesto.
Articulo 315: “ En los presupuestos Públicos anuales de gastos, en todos los
niveles de gobierno, se establecerá de manera clara, para cada crédito
presupuestario, el objetivo específico a que esté dirigido, los resultados concretos
que se espera obtener y los funcionarios públicos o funcionarias públicas
responsables para el logro de tales resultados” (p.100).
Éstos se establecerán en términos cuantitativos, mediante indicadores de
desempeño, siempre que ello sea técnicamente posible.
Sección segunda: Del Sistema Tributario
Artículo 316: El sistema tributario procurará la justa distribución de las cargar
públicas según la capacidad económica del o la contribuyente, atendiendo al
principio de progresividad, así como la protección de la economía nacional y la
elevación del nivel de vida de la población; para ello se sustentará en un sistema
eficiente para la recaudación de los tributos.
Artículo 317:” No podrán cobrarse impuestos, tasas ni contribuciones que no
estén establecidos en la ley, ni concederse exenciones o rebajas, ni otras formas de
incentivos fiscales, sino en los casos previstos por las leyes, ningún tributo puede
tener efecto confiscatorio.
No podrán establecerse obligaciones tributarias pagaderas en servicios personales.
La evasión fiscal, sin perjuicio de otras sanciones establecidas por la ley, podrá ser
castigada penalmente.
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Ley de Licitaciones
Artículo 1°. El presente Decreto Ley, tiene por objeto regular los procedimientos
de selección de contratistas, por parte de los sujetos a que se refiere el artículo 2,
para la ejecución de obras, la adquisición de bienes muebles y la prestación de
servicios distintos a los profesionales y laborales.
Artículo 5°: A los fines del presente Decreto Ley, se define lo siguiente:
1. Contratista. Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra,
suministra bienes o presta un servicio no profesional ni laboral para alguno
de los entes regidos por el presente Decreto Ley, en virtud de un contrato,
sin que medie relación de dependencia.
2. Participante. Es cualquier persona natural o jurídica que haya adquirido
pliegos para participar en una Licitación General o una Licitación
Anunciada Internacionalmente, o que ha sido invitado a presentar oferta en
una Licitación Selectiva o Adjudicación Directa.
3. Servicios Profesionales. Son los servicios prestados por personas naturales
o jurídicas en virtud de actividades de carácter científico, profesional,
técnico, artístico, intelectual, creativo o docente, realizados por ellas en
nombre propio o por personal bajo su dependencia.
4. Contrato. Es el instrumento jurídico que regula la ejecución de una obra,
prestación de un servicio o suministros de bienes, incluidas las órdenes de
compra y órdenes de servicio.
5. Calificación. Es el resultado del examen de la capacidad legal, técnica y
financiera de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de
un contrato.
6. Clasificación. Es la ubicación del interesado en las categorías de
especialidades del Registro Nacional de Contratistas, definidas por el
Servicio Nacional de Contrataciones, con base en su capacidad técnica
general.
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7. Oferente. Es la persona natural o jurídica que ha presentado una
manifestación de voluntad de participar o una oferta en alguno de los
procedimientos previstos en el Decreto Ley.
8. Licitación General. Es el procedimiento competitivo de selección de
contratista, en el que puede participar personas naturales y jurídicas
nacionales y extranjeras, previo el cumplimiento de los requisitos
establecidos en el presente Decreto Ley, su Reglamento y las condiciones
particulares inherentes a cada proceso de licitación.
9. Licitación Selectiva. Es el procedimiento competitivo excepcional de
selección del contratista en el que los participantes son invitados a presentar
ofertas por el ente contratante, con base en su capacidad técnica, financiera y
legal.
10. Adjudicación Directa. Es el procedimiento excepcional de selección del
contratista, en el que éste es seleccionado por el ente contratante, de
conformidad con la presente Ley y su Reglamento.
11. Emergencia Comprobada. Son los hechos o circunstancia sobrevenidos
que tienen como consecuencia la paralización total o parcial de las
actividades del ente.
12. Proceso Productivo. Es el proceso mediante el cual se combinan distintas
variables que tienen como objetivo lograr un producto terminado o un
determinado servicio.
13. Presupuesto Base. Es una estimación de costos con base en las
especificaciones técnica para la ejecución de obras, la adquisición de bienes
muebles y la presentación de servicios.
14. Medios electrónicos. Son instrumentos, dispositivos, elementos o
componentes tangibles o intangibles que obtienen, crean, almacenan,
administran, codifican, manejan, mueven, controlan, transmiten y reciben de
forma automática o no, datos o mensajes de datos cuyo significado aparece
claro para los seres humanos o para los equipos destinados a interprétalos.
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Ley de Administración Pública
Artículo 3: La Administración Publica tendrá como principal objetivo de su
organización y funcionamiento dar eficacia a los principios, valores y normas
consagrados en la constitución de la República Bolivariana de Venezuela, y en
especial, garantizar a todas las personas, conforme al principio de progresividad y
sin discriminación alguna, el goce y ejercicio irrenunciable, indivisible e
interdependiente de los derechos humanos.
Principio de legalidad.
Artículo 4: La administración Pública se organiza y actúa de conformidad con el
principio de legalidad, por el cual la asignación, distribución y ejercicio de sus
competencias se sujeta a la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela, a las leyes y a los actos administrativos de carácter normativo,
dictados formal y previamente conforme a la ley, en garantía y protección de las
libertades públicas que consagra el régimen democrático a los particulares.
Ley Del Impuesto del Valor Agregado (IVA)
Es un impuesto general, no acumulativo que se grava la enajenación de bienes
muebles corporales, la presentación de servicios. Además de un impuesto trasladable
al consumidor final sobre el valor agregado de las empresas para el traslado de dicho
impuesto causado por sus ventas y prestaciones de servicios que utilizaron en su
actividad económica.
Ley Del Impuesto Sobre la Renta
Parágrafo primero: cuando se trate de anticipos de impuestos determinados sobre la
base de las declaraciones estimadas, el Ejecutivo Nacional podrá acordar para su
cancelación términos improrrogables no mayor de un año dividido hasta 12 porciones,
aplicables de acuerdo son las normas que dicte al efecto.
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Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Artículo 1. se crea un impuesto al valor agregado, que grava la enajenación de bienes
muebles, la prestación de servicios y la importación de bienes, según se especifica en
esta ley, aplicable en todo territorio nacional, que deberán pagar las personas naturales
o jurídicas, las comunidades, las sociedades irregulares o de hecho, los consorcios y
demás entes jurídicos o económicos, públicos o privados, que en su condición de
importadores de bienes, habituales o no, de fabricantes, productores, ensambladores,
comerciantes y prestadores de servicios independientes, realicen las actividades
definidas como hecho imponibles en esta ley.
Artículo 5. Son contribuyentes ordinarios de este impuesto, los importadores
habituales de bienes, los industriales, los comerciantes, los prestadores habituales de
servicios, y, en general, toda persona natural o jurídica que como parte de un giro,
objeto u ocupación, realice las actividades, negocios jurídicos u operaciones, que
constituyen hechos imponibles, de conformidad con el artículo 3 de esta ley. En todo
caso, el giro, comprende las operaciones y actividades que efectivamente realicen
dichas personas.
Ley de Timbre Fiscal
Este impuesto establece tasas por la expendición de permisos, documentos y
realización de trámites en oficina públicas. Por la importación de su monto solo se
destacan ciertos tributos allí contenidos:
a) Se grava con 1% el monto del capital suscrito al constituirse una compañía o al
aumentarse su capital. El 1 % también se aplica al domiciliar a Venezuela una
sociedad extranjera, sobre el capital asignado a la elegancia o sucursal.
b) El registro de las ventas de fondos de comercios ésta grabado con el 2% del
precio de la operación.
li42
BASES METODOLOGICAS
En esta parte se planteará el tipo de estrategia metodológicas a utilizar, que definirá
con claridad su propósito para facilitar la tarea de escoger y analizar los datos y
elementos acerca del problema, con el de establecer correctamente los objetivos
planteados en esta investigación.
Se hará mención a los tipos de investigaciones, el diseño a utilizar y las distintas
técnicas e instrumentos de recolección de datos.
Según Balestrini (2001) “EL Marco Metodológico, esta referido al momento que alude al conjuntos de procedimientos lógicos, Tecn.-operacionales implícitos en todo proceso de investigación, con el objeto de ponerlos en manifiesto y sistematizarlos, a propósito de permitir descubrir y analizar los supuestos del estudio y de reconstruir los datos (p. 125).
Tipo de Investigación
Según Balestrini. M. (2001) alega que el estudio descriptivo dentro de los
parámetros de la investigación se define de la siguiente manera:
Es aquel que propone conocer grupos homogéneos de fenómenos utilizando criterios sistemáticos que permiten poner de manifiesto su estructura o componente. Busca especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otra exteriorización que sea sometida al análisis.” (p 32).
La investigación es descriptiva, por cuanto se podrá conocer cada unos
de los pasos y actividades que fueron necesarios para llevar a cabo la
descripción del registro, control de las cuentas por pagar, y así
proporcionar información. Ya que se hace un registro sobre los hechos
que ocurren en la empresa, sobre los componentes de la estructura
financiera como son las cuentas por pagar, los activos, pasivos y el capital
de los accionistas.
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Diseño de Investigación
De campo
Debido a que se estudiará en la recaudación de datos y métodos claves para la
solución del problema, en el lugar donde se presenta el mismo, en este caso la
División de Control de Compromisos adscrita a la Gerencia de Administración
Financiera de CVG BAUXILUM, C.A. con el propósito de recabar información
concernida a la descripción del registro, control de las cuentas por pagar a
proveedores.
Según Tamayo Y Tamayo plantea la investigación de campo Cuando los datos se recogen directamente de la realidad por lo cual lo denominamos primarios, su valor radica en que permiten cerciorarse de las verdaderas conclusiones en que han obtenido los datos, lo cual facilita su visión o modificación en caso de seguir dudas. (p.125)
Técnica de Recolección de Datos
Para la recolección de información pertinente sobre la descripción del registro,
control de cuentas por pagar de proveedores que prestan servicios a la
Corporación Venezolana de Guayana CVG. Bauxilum, se emplearon las
siguientes técnicas e instrumentos que permitirán cumplir con los objetivos
propuestos y de esta manera obtener la información o datos que se requieren para
el desarrollo de mismo.
Siguiendo este orden de ideas y de acuerdo a lo antes señalado las técnicas
utilizadas serán:
Observación Directa
En la realización de este trabajo se aplico la técnica de observación directa,
debido a que, la investigadora mediante la obtención de datos necesarios sobre el
tema objeto de estudio, pudo evidenciar y visualizar sin necesidad de
liii44
intermediarios las acciones para la descripción del registro, control de cuentas por
pagar de proveedores que prestan servicio a la Corporación Venezolana de
Guayana CVG. Bauxilum, y de esta manera proponer los lineamientos precisos
para solventar la deficiencia que presentan en la empresa para dicha descripción.
Tipos de Análisis de la Información
De acuerdo con las características de la investigación se utilizó como técnica para
el análisis e interpretación de los resultados, el análisis cualitativo; con el fin de
interpretar y dar repuestas de los objetivos planteados, los cuales permitirán extraer
conclusiones concretas y objetivas.
Según Sabino (2002), “el método cualitativo, es análisis que puede hacerse con la
información de tipo verbal pero de un modo general, se ha de recoger mediante una
relación de preguntas o cualquier otro instrumento” (p.135).
liv45
PARTE III
RECOLECCIÓN DE LAS ACTIVIDADES EJECUTADAS Y RECOPILACIÓN DE DATOS
Procedimiento Administrativo que se lleva a cabo en la División de Control
de Compromisos.
La División Control de Compromisos tiene como objetivo funcional…
“Asegurar los procesos de recepción, análisis y registro de facturad y documentos
administrativos, que generen compromisos de pagos contraídos por la empresa
con el personal y terceros, de acuerdo con los recursos financieros presupuestados
y en los términos establecidos”… por consiguiente se llevan una serie de
procedimientos como:
Recepción de Facturas
La oficina de atención proveedor adscrita a la división control de compromisos
es la encargada de la recepción de las facturas, dicha oficina tiene los siguientes
procedimientos, el cual es realizado por la asistente de la división:
Recibe del proveedor, la factura original y copiaron todos sus soportes como
Nota de entrega, copia del Pedido (suministros) u Hoja de evaluación de servicios,
copia del pedido, acta de inicio, fianzas de fiel cumplimiento y laboral (servicios).
Las facturas se dividen en servicios y suministros de acuerdo a lo establecido en el
pedido.
Esta actividad se divide en dos fases: la primera donde se revisa y verifica que
todos los datos de la factura estén de acuerdo a lo establecido en la Ley del
Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el Impuesto sobre la renta (I.S.L.R.)
emitidas por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y
tributaria (SENIAT).
lv46
La segunda fase es el rechazo o aceptación de la factura. Cuando ocurre el
rechazo por no cumplir con lo establecido por el SENIAT o por tener error de
enmienda o tachadura, se le devuelve al proveedor y se le explica el motivo de
dicha devolución. Por otra parte, la aceptación si esta correcta la factura, se
procede a recibir formalmente sellando y firmándola y se le devuelve la copia
igualmente sellada al proveedor como constancia de recepción.
Elaboración de Relación de Facturas.
Al final del día se elabora la relación de facturas recibidas, a fin de controlar la
recepción y asignación de éstas a los analistas para registrarlas posteriormente en
el sistema SAP R/3 (Applications, Products in Data Processing).
Revisión y Análisis de Facturas y sus Soportes
Las facturas originales y sus respectivos soportes son entregados a los analistas
de la división, se procede a revisar y analizar los precios, las cantidades
facturadas, las fianzas y los otros soportes, los cuales deben estar de acuerdo a lo
establecido en el pedido. Esto indica que la factura pasa nuevamente por una fase
de rechazo o aceptación. Si no esta correcto lo facturado o falta algún soporte, se
elabora una Remisión de documentos (documento mediante el cual se explica el
motivo por el cual se devuelve la factura al proveedor) y se le regresa la factura
original con sus soportes. En el caso de que todo este de acuerdo al contrato o
pedido se procede a su registro.
Verificación o Registro de Facturas
El registro de facturas se efectúa para ingresar a la contabilidad de la empresa
todas las deudas u obligaciones contraídas por la adquisición de bienes y
servicios. Para contabilizar las facturas se debe acceder al sistema SAP R/3 en el
menú “añadir factura recibida” y completar los campos obligatorios exigidos por
el sistema tales como:
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Datos Básicos: en esta ventana se debe ingresar la siguiente información:
- Fecha de la factura (fecha de elaboración)
- Referencia (el numero de la factura)
- Importe (monto total de la factura)
- Texto (número de factura y de control)
- Pedido (número de pedido)
- Calculo de impuesto (alícuota del IVA a aplicar)
Detalle
- Asignación (corresponde al número de pedido)
- Texto de cabecera (el número de control de la factura)
- Texto (se coloca el número de factura, la nota de entrega y el pedido)
Retención: Corresponde a las retenciones aplicadas a las facturas, el impuesto al
valor agregado (IVA), impuesto sobre la renta (ISLR), y las retenciones de fiel
cumplimiento.
Pago: En esta ventana se coloca la fecha base, que es la fecha cuado se recibe la
factura en la División Control de Compromisos y se constata con el sello húmedo
de la División, y a partir de esa fecha se procesa el pago a los proveedores.
Posteriormente que es completada toda la información necesaria, luego se simula
el asiento contable y se constata que todos los datos estén correctamente y se
procede a grabar la operación en el sistema, el cual automáticamente arroja un
número de documento, el cual la analista copia en la factura para llevar un control
e imprimir el comprobante contable de la misma.
Emisión del Comprobante Contable: Posteriormente que las facturas son
ingresadas o registradas en la contabilidad de la empresa por la División de
Control de Compromisos a través del sistema SAP R/3, se emite o imprime el
comprobante donde se visualiza el asiento de contabilidad, detallando todas las
lvii48
cuentas que intervienen en la operación, y sus respectivos valores. Este
comprobante contable es anexado a la factura original y los demás soportes y
entregado al jefe de la División Control de Compromisos para su revisión y
aprobación, y finalmente se envía a tesorería para el proceso de elaboración del
pago de las facturas.
Cesión de Facturas del Proveedor
Cuando un proveedor suministra o presta un servicio a la empresa CVG
Bauxilum y ésta por razones administrativas tarda e realizar el pago
correspondiente, el proveedor esta en su derecho de cederle a u banco (cualquiera)
el coro de la factura emitida a la empresa.
Este proceso se inicia con la solicitud de un Análisis Financiero por parte del
proveedor a la División Control de Compromisos, en donde especifique el monto
adeudado y el monto a ceder. El proveedor conjuntamente con el banco al que le
va a ceder redacta un documento donde consta la cesión, basada en dichos montos
(este documento debe estar debidamente notariado), se introduce a la División
Control de Compromisos y es llevado a Consultoría Jurídica siendo estos los
encargados de dar la aprobación o no de la cesión, una vez aprobada sin encontrar
ninguna objeción se procede a la firma en la presencia un abogado quien
representa a un tribunal y deja por escrito la cesión debidamente firmada por
ambas partes (proveedor y empresa).
Intervenir en el Manejo SAP. (Sistema de Aplicación y Procesos)
Es un software abierto, basado en tecnología cliente servidor, el cual fue
implantado por la empresa a partir de a mediados de la empresa, posee
características de integración y flexibilidad, adaptadas a las necesidades de la
empresa para así facilitar la toma de decisiones y contribuir a mejorar
constantemente para el desarrollo de la organización.
lviii49
El sistema SAP (Sistema de Aplicación y Procesos) ayuda al procedimiento y
actualización datos que maneja la empresa para el mejoramiento de los procesos
operacionales y administrativos así facilitando la ejecución del trabajo y la rápida
comunicación de los usuarios.
Para entrar al sistema se ingresa la clave de acceso luego se muestra el sistema
de MENU, el cual se ingresa al modulo de logística y posteriormente al icono
gestión material, seguidamente se hace clic al icono VISUALIZAR PEDIDO, (ver
Figura Nº 5). SE INGRESA EL NUMERO DE PEDIDO, como por ejemplo
4500121300 seguidamente se observa el nombre del proveedor “MANGENCI”,
la fecha de emisión del documento, las cantidades, fecha de entrega y el precio
( ver Figura Nº 6). Se va a selección de HISTORIAL DEL PEDIDO (ver Figura
Nº 7), se procede a buscar el número de documento correspondiente a la factura y
se verifica que la cantidad y el importe coincidan con la factura original, por
último se coloca la posición en que se encuentran registrada, este va en orden
ascendente, (ver Figura Nº 8).
Con el fin de que no existan errores n las facturas y si hubiera errores se
proceda a devolver las facturas al proveedor.
Clasificar los elementos que conforman los requisitos exigidos para el proceso
de verificación de facturas
Los requisitos que deben contener las facturas son:
a. Datos generales
b. Datos de la empresa
c. Datos del proveedor
d. Datos del servicio
e. Datos de la imprenta
a) Datos generales
1) Identificación del documento
lix50
2) Numero de control consecutivo único por cada
factura
3) Fecha de emisión de la factura.
b) Datos de la empresa
1) Denominación o razón social y domicilio fiscal de la empresa
2) Numero de registro único de información fiscal (RIF) del emisor
3) Condición de pago.
c) Datos del proveedor
1) Código del proveedor (asignado por compras).
2) Denominación o razón social y domicilio fiscal del proveedor (si
es persona natural, nombre completo y domicilio fiscal. RIF.
3) Numero telefónico de casa matriz
4) Fecha de emisión de la factura.
d) Datos del servicio
1) Número del pedido o contrato
2) Número del informe de recepción o valuación de servicios prestados.
3) Descripción del bien o servicio, indicando, precio, cantidad precio
unitario y total del pago y de las respectivas alícuotas aplicables.
4) Descripción de los conceptos que se cargan o se cobran en adicción al
precio convenido para las operaciones gravadas.
5) Indicación del subtotal correspondiente al precio neto gravado.
6) Especificación en forma separada del precio, cuando corresponda el
monto del impuesto según alícuota general aplicable.
7) Indicación del valor total de la prestación del servicio.
e) Datos de la imprenta
1) Nombre, denominación social, número telefónico, domicilio fiscal y
número de inscripción en el registro de contribuyente
2) Número de RIF
lx51
3) Número y fecha de la resolución otorgada y la región a la cual
pertenece.
Describir el cálculo de penalidad a facturas de proveedores por demora de
servicios
En esta actividad se calcula la penalidad a los proveedores por el
incumplimiento en la entrega de la mercancía CVG. BAUXILUM, C.A. Se
ingresa al sistema SAP se visualiza el número de pedido de la factura y se verifica
la fecha acordada de entrega la cual se encuentra en el historial del pedido, con la
fecha de recepción de almacén de la empresa la cuál se encuentra en la factura en
un sello húmedo, de esta manera se identifican el número de semanas de retraso
en la entrega de mercancía, si las tiene, se verifica que el pedido no haya tenido
modificación en la fecha de entrega esto se visualiza en reparto si aun así el
pedido tiene retrazo se procede a imprimir la pantalla y a sacar una copia de la
factura para calcular la penalidad, a la factura se le revisa producto por producto
porque a pesar de venir en una misma factura pueden tener fecha diferente y se les
revisa que las cantidades pedidas fueron las mismas entregadas.
El porcentaje del calculo de la penalidad varia entre 2% por cada semana de
retraso hasta llegar a un máximo de 10% que es el porcentaje de 5 semanas, se le
aplica al monto del producto pedido facturado y posteriormente se le calcula el
Impuesto al Valor Agregado (IVA), este monto calculado se le resta de la cuenta
por pagar al proveedor disminuyendo el pasivo y se registra como un ingreso para
la empresa.
La siguiente actividad realizada fue diseñar y tabular en una hoja de calculo el
listado de todas las facturas que ya han sido revisadas y que ya se les ha aplicado
el debido porcentaje conforme a lo previsto en la Ley de ISLR, a objeto de
presentar de manera ordenada a la división de control de compromisos un control
interno sobre la amplia gama de facturas que van a ser procesadas contablemente.
lxi52
Analizar en el sistema de aplicaciones y productos (SAP R/3) el historial de
cada pedido, es decir, en este caso se verifico en el sistema el pedido de cada
factura, visualizando la fecha de entrega y la fecha que fue contabilizada la
mercancía por el almacén, a objetos de ver que los insumos sean entregados en la
fecha prevista, en caso contrario es aplicado un porcentaje que se deduce del
monto de las facturas de los proveedores por incumplimiento de acuerdo alas
políticas establecidas por la empresa.
Después de revisado el historial de cada pedido y de aplicar penalidad por
incumplimiento en caso de que las tenga, el paso siguiente fue realizar y verificar
el registro contable y retenciones fiscales aplicadas a cada factura. Las facturas
que presentan penalidad se les realizan asiento contable y además se les genera
una nota de debito donde se establece el monto aplicado por penalidad. Luego de
realizar el asiento se imprime y se le anexa a la factura, es firmado por el jefe de la
División de Tesorería, para hacer efectiva la autorización de pago.
lxii53
ANÁLISIS, SINTESIS DE RESULTADOS Y EXPERIENCIAS
Durante el periodo de pasantía la experiencia laboral constituyó parte de mi
formación profesional en este departamento llamado Control de Compromisos
pude observar a través de los lineamientos de la unidad cada uno de los cargos y
situaciones que se presentan y en esos momentos como pasante aplique los
conocimientos ya adquiridos en mi preparación académica. Esta se encarga de
garantizar el uso eficiente de los recursos financieros asignados a todas las
unidades de la empresa. Además prepara los compromisos de pagos contraídos
por CVG BAUXILUM, C.A., ante terceros, con el fin de elaborar la
programación de pagos de acuerdo a sus períodos de vencimiento, registra el
pasivo de forma oportuna y realiza los registros contables correspondientes a las
transacciones tramitadas en el sistema de cuentas por pagar.
Actualmente en la División de Control de Compromisos existen una serie de
anormalidades en el proceso de la recepción, verificación de las facturas y
documentos de soportes para la autorización de pagos adquiridos por concepto de
servicios solicitado por la empresa.
Al momento de realizar las facturas los proveedores no cumplen con las
normas y procedimientos internos de la empresa CVG. BAUXILUM y las
ordenanzas establecidas por el SENIAT según el Reglamento General del derecho
con Rango y Fuerza de la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado. Por
tal motivo, las personas encargadas de la recepción se ven en la obligación de
devolver las facturas y documentos administrativos a los proveedores generando
así retraso en la cancelación de los pagos por los compromisos contraídos, edades
existen otros factores que afectan el proceso entre las cuales se destacan: (la falta
de soportes para preparar los expedientes de autorización de pagos. Los
proveedores no cumplen con las especificaciones generales que contienen las
facturas como por ejemplo: el RIF puede estar incorrecto, los montos no
coinciden o que la dirección fiscal no aparezca completa en la factura. Por lo
tanto, esto ocasiona perdida de tiempo al personal que labora en la División de
lxiii54
Control de Compromisos y la empresa CVG. BAUXILUM corre el riesgo de ser
multada por el SENIAT. Por tal razón, se hace necesario realizar la descripción
del registro, control a las cuentas por pagar que se generan en la División de
Control de Compromisos, para llevar a cabo un control en la aplicación o uso
eficiente de los recursos financieros presupuestados, cumplir con los planes
estratégicos de la Gerencia de la administración Financiera con el fin de mostrar la
situación descrita y proponer algunas mejoras para un mayor desenvolvimiento
del trabajo utilizando las metodologías de la planificación y control, normas y
procedimientos inherentes a la División de Control De Compromiso.
Además el mecanismo utilizado para el control y verificación de las facturas
cedidas no es muy confiable porque estas operaciones se efectúan de forma
manual, y al momento de buscar y revisar se pueda obviar que una factura esta
cedida, teniendo como consecuencia un descontrol en las cesiones aprobadas a
entidades bancarias o personas.
Los estados financieros de la empresa C.V.G. Bauxilum se verían afectados
al no mostrar información real sobre los saldos de las cuentas por pagar a
proveedores, se deben a ordenes de pago mal codificados, cuentas con saldo
acreedor, por no ingresar información a tiempo al sistema, cheques sin anular, y
cuentas con saldo deudor, cuando la empresa realiza pagos mayores a los que
adeudan, a se han hecho q proveedores que no corresponden.
Después de realizar el análisis se pudo encontrar que los factores mas
comunes que originan las facturas en los saldos de las cuentas por pagar de los
proveedores se encuentran:
1. Ordenes de Pagos mal Codificados: La empresa al codificar mal aun
proveedor y le asignan un código que no le corresponde, el pago ingresa a la
cuenta de otro proveedor que posee el código asignado a la orden de pago
errónea
lxiv55
2. Cheques Sin Anular: Corresponde a cheques que han sido anulados por caja
pero no son reportados a contabilidad para ingresar la información al sistema
de la empresa.
3. Cuentas con Saldo Acreedor: Ocurre cuando la empresa ha realizado pagos
menores a lo que corresponde, u sucede cuando no es ingresada a tiempo la
información al sistema.
4. Cuentas con Saldo Deudor: Se origina cuando la empresa a realizados pagos
mayores a los que corresponde o se han codificado mal un pago.
Finalmente después de realizar unas minuciosa revisión, y se comprueba que
existe alguna irregularidad en las facturas, o no cumple con alguno de los
requisitos mencionados anteriormente es clasificada como facturas con problemas
y se produce a realizar la devolución al proveedor conjuntamente con una
remisión de documentos donde se explica por el motivo por el cual se esta
rechazando la factura y el proveedor pueda realizar las correcciones necesarias y
entregar las facturas nuevamente.
lxv56
CONCLUSIÓN
Una vez finalizada la investigación se desarrollan a continuación las conclusiones
de la misma:
\ Se lograron identificar los procedimientos administrativos de riesgo,
control de cuenta por pagar que se lleva a cabo en la división de
control de compromiso, lo cual lleva una serie de procedimientos
como: recepción de facturas, elaboración de la relación de facturas,
revisión y análisis de facturas y sus soportes, verificación o registro,
emisión del comprobante contable y cesión de facturas del proveedor.
\ A lo largo de la investigación se logro intervenir en el manejo del
sistema SAP ( Sistema de Ampliación y Proceso); la cuál, posee
características de integración y flexibilidad, adaptadas a las
necesidades de la empresa.
\ Se logro clasificar los elementos que conforman los requisitos exigidos
para el proceso de verificación de facturas, mediante los datos que
requiere la facturas: datos generales, datos de la empresa, datos del
proveedor, datos del servicio y los de la
imprenta.
\ Por ultimo se describió el calculo de penalidad a facturas de
proveedores por demoras de servicios, por medio del sistema SAP
( Sistema de Ampliación y Proceso), el cual calcula la penalidad a los
proveedores por el incumplimiento en la entrega de la mercancía.
lxvi57
RECOMENDACIONES
De acuerdo a las conclusiones obtenidas en el presente informe se
recomienda lo siguiente:
\ Ejecutar las acciones pertinentes para identificar los procedimientos
administrativos de riesgo, control de cuentas por pagar basados en el
compromiso de la empresa.
\ Mantener actualizado el sistema SAP en cuanto a la información de
las cuentas por pagar de los proveedores con la finalidad de reflejar
los montos vencidos por pagar y los que están por vencer, para poder
tomar decisiones oportunas.
\ Informarles a los empleados y clientes mediante charlas o talleres la
existencias de los elementos que conforman los requisitos exigidos
para el proceso de verificación de las facturas, con la finalidad de
obtener veracidad en los registros y las operaciones actualizada.
\ Darle prioridad a la cancelación de las deudas más antiguas, para evitar
la acumulación constantes de deudas y de esta manera poder trabajar
con la información actualizada.
lxvii58
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Balestrini, Miriam. (1971). “Metodología de la Investigación”, Caracas, Tecn. Ciencia Libros.
De Altuve, (2003). "Contabilidad Superior". Universidad de los Andes (ULA), Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. Departamento de Contabilidad y Finanzas. Mérida, Edo. Mérida-Venezuela.
Garay, Juan y Garay Miren. (2004). “Ley de Impuesto Sobre la Renta”. Caracas – Venezuela Ediciones Juan Garay.
Goxens, A. Goxens, M. (2000). “Enciclopedia Práctica de Contabilidad”. Editorial OCEANO CENTRUM.
Hernández, R., Baptista, P. y Fernández, C. (2003). “Metodología de la Investigación”. Ediciones McGraw-Hill, Caracas – Venezuela.
Redondo, A. (1985) “Curso de Contabilidad Básica”. Centro Contable Venezolano. 9na Edición, Caracas – Venezuela.
Sabino, Carlos (1992), “El Proceso de la Investigación Científica”. Caracas.
Tamayo y Tamayo (2001) “El proceso de Investigación Científico”. Editorial Limusa México.
Caratoca F. (1998) Contabilidad la base para las decisiones gerenciales. Caracas –
Venezuela, Editorial Mc Graw Hill.
Finney y Millar (1993). Sistema de Pago. Editorial Océano, Caracas – Venezuela
J.M. Rosemberg (1994). Diccionario de Administración y Finanzas.
Océano/Centro.
Kohler. (1997). Contabilidad Básica. Caracas – Venezuela.
lxviii59
.
ANEXOS
lxix60
Figura Nº 4 Proceso de Producción de Alúmina
Fuente: (Documento en línea) Disponible en http://www.bauxilum.com.ve/
Figura Nº 5 Visualización de los Pedidos
lxx
61
Para buscar el historial de pedido de las facturas en el sistema, se selecciona el
modulo de producción y se da entrada a la pantalla principal. En esta se ingresa en
nombre del usuario y la clave de acceso.
Figura Nº 6 Buscar el historial de pedido de las facturas y se selecciona el
modulo de producción y se da entrada a la pantalla principal
lxxi
62
Luego se muestra el menú del sistema, en el cual se ingresa al modulo de
logística y posteriormente al icono de Gestión de materiales. Luego se ingresa al
enlace de Compras y rápidamente se hace clic en el icono Pedido.
Después se da un clic en el icono visualizar para que muestre la siguiente
pantalla.
Figura Nº 7 En esta pantalla se selecciona otro pedido y se ingresa el número del
pedido de la factura que vayamos a buscar para revisar.
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63
Figura Nº 8 Se ingresa el número del pedido de la factura que vayamos a buscar para revisar.
lxxiii
64
Suministro (no se es aplica retención del ISRL) y así sucesivamente
existe una gran variedad de cuentas las cuales el analista determinará
que tipo de retención se le debe asignar.
Facturas de Servicios
lxxiv
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lxxv
66
lxxvi67
lxxvii68
lxxviii69
lxxix70
lxxx71
lxxxi72
lxxxii73
lxxxiii74
lxxxiv75
lxxxv76
Factura de Suministro
lxxxvi77
lxxxvii78
Penalidad de ISLR
lxxxviii79