tercer comitÉ del sistema integrado de gestiÓn y...

viernes, 15 de marzo de 2013

TERCER COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL

Oficina de Desarrollo y Planeación

Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control

1 • Verificación del Quórum.

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• Diagnóstico del estado del Sistema Integrado de Gestión y Control

(Información de entrada Revisión por la Dirección).

3 • Propuesta del nuevo modelo de gestión.

4 • Decisiones y compromisos.

AGENDA



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AGENDA




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AGENDA

2 • Diagnóstico del Sistema Integrado de Gestión y

Control

(Información de entrada Revisión por la Dirección)

Espacio para reproducir el título de la presentación que va en la portada 5

• Cumplimiento de las decisiones y

compromisos de las revisiones anteriores

• Resultado de las auditorias internas

• Resultado de la aplicación de las

encuestas de satisfacción de los usuarios

• Resultados de la gestión frente a las

quejas y reclamos


• Medición de los procesos a través de los

indicadores

• Estado de las acciones correctivas y

preventivas

• Gestión frente a los riesgos identificados


• Bajo nivel de conocimiento en materia del Sistema Integrado de Gestión y

Control.

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

• Baja visibilidad y uso del Sistema en la gestión de la Institución.

• Aumento de los reprocesos y demoras en la gestión de cada uno de los

procesos.

• Incumplimiento de los procedimientos establecidos en el Sistema Integrado

de Gestión y Control

• Desarticulación entre los planes de mejoramiento y los mapas de riesgos y

dificultad para el seguimiento al cumplimiento de las acciones


• Necesidad de redimensionar la revisión por la dirección ya que

actualmente se cuenta con más asuntos que ameritan ser consultados en esta

instancia para el mejoramiento de la gestión institucional.

• Baja participación de las áreas y actores de la Universidad en el

mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y Control y por ende de la

Institución

• Poca articulación para lograr la Acreditación Institucional.

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

• Duplicidad en el registro de la información: Formatos de los procesos vs.

Registro en aplicaciones.



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AGENDA

3 • Propuesta del nuevo modelo de gestión


OBJETIVOS DEL NUEVO MODELO DE

GESTIÓN

Aumentar el nivel de eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema

Integrado de Gestión y Control

Fortalecer los mecanismos de comunicación, visualización y apropiación

de todas las áreas y actores de la Universidad en el Sistema.

Racionalizar y simplificar a través de las herramientas disponibles, el

registro de información, que permita evidenciar el cumplimiento de las

actividades normales de los procesos así como las acciones encaminadas

a su mejoramiento, eliminando la duplicidad de la información (digital vs.

físico)

Proporcionar herramientas (metodológicas y tecnológicas) que optimicen

la operación de los procesos dando cumplimiento a los procedimientos

establecidos.


OBJETIVOS DEL NUEVO MODELO DE

GESTIÓN

Integrar y hacer participe a toda la Comunidad Universitaria en el

mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión y Control.

Potenciar el modelo de gestión para facilitar el proceso de Acreditación

Institucional.

Dinamizar el espacio para la revisión por la dirección, estableciendo

como órgano máximo de decisión y aprobación para el mejoramiento en

la gestión institucional.


Eje 1: Visualización y Comunicación

Eje 2: Reconocimiento y Aprendizaje

Eje 3: Reingeniería

Eje 4: Optimización documental y de consulta

COMPONENTES DEL NUEVO MODELO DE GESTIÓN


EJE 1: VISUALIZACIÓN Y COMUNICACIÓN


IDENTIDAD GRÁFICA PARA EL SISTEMA

Transmite confianza y

calidad.



En los salones

En las carteleras

En la página web

En las oficinas

En las circulares del

SIstema


REDISEÑO DEL MAPA DE PROCESOS


REDISEÑO DEL MAPA DE PROCESOS ELEMENTOS CONSIDERADOS PARA SU CONSTRUCCIÓN

Rompecabezas:

Los rompecabezas o puzzles son piezas

comúnmente planas que combinadas

correctamente forman una figura, un objeto o una

escena.

Describen interrelación y complementariedad,

ya que si una ficha falta en el rompecabezas, se

distorsiona la imagen y por ende la armonía en su

construcción.


REDISEÑO DEL MAPA DE PROCESOS ELEMENTOS CONSIDERADOS PARA SU CONSTRUCCIÓN

Circulo:

En castellano, la palabra círculo es

la curva geométrica plana, cerrada, cuyos

puntos son equidistantes del centro.

Para el Sistema Integrado de Gestión y

Control, el centro son los usuarios de los

servicios que ofrece la Universidad.

El circulo describe la continuidad que deben

tener los procesos en el desarrollo de sus

actividades, mejorando permanentemente y

satisfaciendo las necesidades y

expectativas de los usuarios.


EJE 2: RECONOCIMIENTO Y APRENDIZAJE


AULAS VIRTUALES

INDUCCIÓN

REINDUCCIÓNBIENVENIDA


AULAS VIRTUALES

Dirigido a personal

docente y administrativo

vinculados por primera

vez que no conocen el

Sistema Integrado de

Gestión y Control.


AULAS VIRTUALES

Dirigido a personal

docente y administrativo

vinculados con

anterioridad para

fortalecer sus

conocimientos.


AULAS VIRTUALES

Dirigido a los estudiantes

de la Universidad para

que conozcan el Sistema

Integrado de Gestión y

Control.


AULAS VIRTUALES

Control de ingresos de los usuarios

Temática por módulos

Proceso de evaluación

Desarrollo al iniciar actividades en

la vigencia o al inicio del contrato


AULAS VIRTUALES Módulos

Misión

Visión

Carta Ética

Plan de Desarrollo Institucional

Plan Rectoral

Estructura Organizacional

Política de Calidad

Objetivos de Calidad



Conceptos básicos

Manual de Calidad

Mapa de procesos

Normatividad

Consulta de procedimientos

Uso de formatos



Tablas de Retención Documental

Sistema de Correspondencia



Roles y responsabilidades


EJE 3: REINGENIERIA


Planeación Estratégica

Planeación Financiera

Gestión de Calidad

Planeación del

Desarrollo Físico

Planeación Académica

PROCESOS ESTRATÉGICOS


PROCESOS MISIONALES

Docencia

Proyección Social

Investigación


PROCESOS DE APOYO MISIONAL

Gestión de Admisiones y Registro

Gestión de Apoyo Docente

Gestión de Comunicaciones y

Publicaciones

Internacionalización


PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO

Gestión Financiera

Gestión Ambiental

Gestión Jurídica y

Contractual

Gestión para el Gobierno

Universitario

Gestión de Servicios

Gestión de Sistemas

Informáticos

Gestión del Talento

Humano


PROCESOS DE EVALUACIÓN

Gestión Control y

Evaluación

Gestión de Control

Disciplinario


EJE 3: REINGENIERIA


EJE 3: REINGENIERIA

Separación de las auditorias integradas

para tener dos momentos de evaluación

(desde el sistema de gestión y desde la

evaluación independiente).

Formación de auditores internos

de calidad con ICONTEC


EJE 3: REINGENIERIA


EJE 3: REINGENIERIA

Autoevaluación de los mapas de

riesgos para que los responsables de

los procesos lideren un ejercicio anual

Programación de jornadas de

actualización sobre los documentos del

Sistema Integrado de Gestión y Control

relacionados con los riesgos


EJE 3: REINGENIERIA


EJE 3: REINGENIERIA

Diseño e implementación de una

metodología que permita agilizar las

sesiones de los comités y facilitar la

generación de recomendaciones


EJE 3: REINGENIERIA


EJE 3: REINGENIERIA

Kaori Ishikawa


EJE 3: REINGENIERIA


EJE 3: REINGENIERIA

Para el caso de estudiantes,

docentes y administrativos se

aplicará en forma de pre-requisito.

(generación de notas finales,

expedición de paz y salvo)


EJE 3: REINGENIERIA


EJE 3: REINGENIERIA

Con criterios

uniformes

Via Web


EJE 4: OPTIMIZACIÓN DOCUMENTAL Y DE

CONSULTA



CONSULTA

Generación en línea de actas de reunión

Generación de informes de auditorias internas

Generación de informe para la alta dirección

Consulta de los documentos utilizando hipervínculos

Balance Score Card

Actualización documental

Plan de mejoramiento

Mapa de Riesgos



CONSULTA


OBJETIVO GENERAL: Integrar los sistemas de Gestión de Calidad bajo las Normas ISO9001 y NTCGP 1000, Seguridad y Salud Ocupacional bajo la Norma OHSAS 18001, Medio Ambiente bajo la Norma ISO 14001 , con el fin de que estas herramientas optimicen la gestión institucional y por ende al mejoramiento continuo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS: 1. Fortalecer el Sistema actual de Gestión de Calidad bajo las normas ISO 9001 y NTCGP 1000. 2. Implementar los Sistemas de: Seguridad y Salud Ocupacional bajo la Norma OHSAS 18001, Medio Ambiente bajo la Norma ISO 14001

ITEM VALOR UNITARIO CANTIDAD UNIDAD VALOR TOTAL

VALOR TOTAL RECURSOS HUMANO $ 138.000.000,00

Coordinador del Proyecto SGC, SGA Y OHSAS $ 3.500.000,00 12 MESES $ 42.000.000,00

Profesional GP1000 Y MECI $ 3.000.000,00 12 MESES $ 36.000.000,00

Profesional ISO 14001 - OHSAS 18001 $ 3.000.000,00 12 MESES $ 36.000.000,00

Técnico Administrador Documental GP1000, MECI E ISO 27001, OHSAS 18001 E ISO 14001

$ 2.000.000,00 12 MESES $ 24.000.000,00

VALOR TOTAL GASTOS GENERALES $ 100.000.000,00

MATERIALES / UTILES DE OFICINA $ 3.000.000,00 1 N/A $ 3.000.000,00

PLATAFORMA PARA ADMINISTRACION DEL SIGUPN $ 50.000.000,00 1 N/A $ 50.000.000,00

LIBROS, NORMAS Y MATERIAL BIBLIOGRAFICO $ 500.000,00 1 N/A $ 500.000,00

AUDITORIA SEGUIMIENTO ICONTEC $ 30.000.000,00 1 N/A $ 30.000.000,00

FORMACION DE TREINTA (30) AUDITORES CON ICONTEC $ 11.500.000,00 1 N/A $ 11.500.000,00

APOYO LOGISTICO $ 5.000.000,00 1 N/A $ 5.000.000,00

VALOR TOTAL PROYECTO $ 238.000.000,00

Recursos necesarios para el mantenimiento y mejoramiento

del Sistema Integrado de Gestión y Control



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AGENDA

4 • Decisiones y compromisos

Para uso restringido en la Universidad pedagógica Nacional. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación

puede ser reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso explícito de la Universidad.

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