tema 9 administrativos junta andalucia

7/23/2019 TEMA 9 Administrativos junta andalucia

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TEMA 9

- Documentos de la Administracin de la Junta de Andaluca.- Los sellos oficiales: tipos normalizados, normas de uso y control.- Documentos de los ciudadanos: tipos.- La gestin de los documentos en la Administracin de la Junta de Andaluca.- Documentos originales y copias.- El desglose de los documentos originales y formacin de espedientes.- Los registros administrativos: presentacin y tramitacin.- El archivo. Concepto. Tipos de archivo. Organizacin del archivo.

Normas de acceso a los archivos. El proceso de archivo. El archivode los documentos administrativos.


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TEMA 9 La Documentacin en la Administracin

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TEMA 9

Documentos de la Administracin de la Junta de Andaluca.

Los sellos oficiales: tipos normalizados, normas de uso y control.

Documentos de los ciudadanos: tipos

La gestin de los documentos en la Administracin de la Junta de

Andaluca.

Documentos originales y copias.

El desglose de los documentos originales y formacin de

expedientes.

Los registros administrativos: presentacin y tramitacin.

El archivo. Concepto. Tipos de archivo. Organizacin del archivo.

Normas de acceso a los archivos. El proceso de archivo. El archivo

de los documentos administrativos.

1. DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIN DE LA JUNTA DE

ANDALUCA.

_______________________________________________________________

Introduccin: concepto genrico de documento. En general, los

diccionarios de nuestra lengua, con ligeras variaciones, definen el documento

como Escrito en el que constan datos fidedignos, que sirve de prueba o


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testimonio, o que proporciona una informacin, especialmente de carcter

histrico, oficial o legal.

Los documentos son manifestaciones, normalmente escritas, que sirven como

muestra o prueba de alguna actuacin, por ejemplo:

Una factura del telfono, que sirve para saber a dnde se ha

llamado y cunto hay que pagar por ello.

Las solicitudes o peticiones que se presentan ante la

Administracin.

Un certificado de empadronamiento, que sirve para demostrar

dnde se vive.

Un ttulo acadmico, por ejemplo, el titulo de Bachiller que

demuestra que se han superado esos estudios.

En definitiva, hemos de retener que la actividad administrativa se documenta,

es decir, est reflejada en documentos. Estos documentos porque producen

efectos, sirven como prueba, demuestran algo o exigen que se acte o cambie

algo frente a terceros o en la propia organizacin administrativa.


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No son documentos, por ejemplo, los resmenes, las notas o apuntes, etc. que

no generan dichos efectos, pues solo sirven de ayuda para generar el

documento que producir efectos.

Cuando los documentos los realiza la Administracin Pblica para comunicar

algo a la ciudadana o a otras Administraciones Pblicas, se llaman

documentos administrativos y cuando esos documentos los realizan las

personas para dirigirlos a la Administracin Pblica, se llaman documentos de

la ciudadana.

1.1. Los documentos administratios.

La actividad administrativa se manifiesta en los documentos que crea.

Los documentos administrativos son la forma normal por la que la

Administracin Pblica deja constancia de su actividad y comunica sus

decisiones. Los documentos administrativos forman, normalmente, parte de

expedientes administrativos, y pueden adoptar, segn veremos, distintas

formas (oficios, informes, actas, notificaciones, etc.) y soportes (papel, ficheros

de ordenador, etc.).

1.1.1. C!ases o ti"os de documentos administratios.

Podemos distinguir las siguientes clases de documentos administrativos:


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Acuerdos. Son documentos administrativos que recogen las decisiones

adoptadas por un rgano de la Administracin, antes de tomar una decisin

definitiva sobre un asunto concreto. Por ejemplo, el acuerdo de ampliacin del

plazo para presentar una solicitud o el acuerdo de comunicacin de que algn

asunto se va a tratar con urgencia. Tambin las decisiones de rganos

pluripersonales o colegiados adoptan la forma de Acuerdo y quedan reflejados

en un documento administrativo que se denomina Acta como veremos

posteriormente, por ejemplo. Acuerdo del Consejo de Gobierno para mejorar la

empleabilidad.

Resoluciones. Son documentos administrativos que recogen la decisin final

adoptadas por un rgano de la Administracin, normalmente con relacin a las

solicitudes y peticiones presentadas por la ciudadana. Por ejemplo, la

resolucin por la que se concede o se rechaza una subvencin.

Notificaciones. Son los documentos por los que se comunica la decisin

adoptada por la Administracin, a la persona o personas a quienes dicha

decisin afecta as como los recursos o reclamaciones que se pueden

interponer, en caso de no estar de acuerdo con la decisin adoptada. Este

documento se enva por correo o lo lleva un funcionario o funcionaria al

domicilio de la persona interesada para que firme una copia y de esa forma

quede constancia de su recepcin, es decir que la persona se ha dado por

enterada.


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Oficios. Son documentos que utilizan los rganos de la Administracin para

comunicar a otras Administraciones Pblicas algn asunto.

Actas. Son documentos que recogen lo ocurrido y los acuerdos que se han

adoptado durante una reunin de varias personas o de un rgano colegiado.

Certificados. Son documentos que sirven para acreditar algn hecho o alguna

condicin. Por ejemplo, un certificado de notas de un Instituto de enseanza

secundaria o de una Universidad, que acredita que esa persona ha superado

las asignaturas, o un certificado de empadronamiento que acredita que la

persona vive en un lugar determinado.

Informes. A veces los rganos de la Administracin para poder adoptar una

decisin necesitan la opinin de otros rganos administrativos o de alguien

externo a la Administracin Pblica. Son documentos que ayudan a tomar la

decisin final o resolucin.

Recuerdaso#re !os Documentos de !a Administraci$n de

!a Junta de Anda!uc%a.

Los documentos administrativos constituyen la forma normal por la que la

Administracin Pblica deja constancia de su actividad y comunica sus

decisiones para producir efectos.

Clases: Acuerdos, Resoluciones y Notificaciones, entre otros documentos

forman parte de los expedientes administrativos.


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&. LOS SELLOS O'ICIALES( TI)OS NORMALI*ADOS + NORMAS DE

USO + CONTROL.

_______________________________________________________________

Los sellos oficiales son signos que se colocan en los documentos

administrativos para indicar que stos son autnticos y que han sido emitidos

por un rgano de la Administracin.

En la Administracin de la Junta de Andaluca existe una norma que establece

los distintos tipos de sellos oficiales que se pueden utilizar, cules son sus

caractersticas y cmo deben usarse. Es la Orden de 1 de diciembre de 1995,

modificada en 1998, por la que se normalizan las caractersticas que han de

reunir los sellos oficiales empleados en la actuacin administrativa.

No se podrn estampar sellos que no estn normalizados, es decir, que tengan

otras caractersticas diferentes a las que establece la citada norma.

El color de la tinta de los sellos oficiales es verde.

&.1. Ti"os de Se!!os en !a Administraci$n de !a Junta de Anda!uc%a.

Sello de pie de firma.


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Es un sello redondo que se utiliza junto a la firma de la persona responsable

del rgano administrativo que realiza el documento.

Sello redondo de pie de firma.

En la parte superior y en crculo aparece la identificacin de Junta de

Andaluca debajo la denominacin de la Consejera u Agencia Administrativa

correspondiente y el escudo de Andaluca.

En la parte inferior consta el nombre del departamento administrativo o centro

directivo que lo utiliza dentro de la Consejera o Agencia y la provincia a la que

pertenece.

Sello de registro de entrada de documentos.

Los escritos, documentos y comunicaciones que se presenten en los rganos

administrativos y los que emiten estos rganos a la ciudadana llevarn

impreso el sello de registro de entrada recepcin- o de salida,

respectivamente.


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JUNTA DE ANDALUCIA

CONSEJERA DE )RESIDENCIA

R

E

C

E

PC

I

N

Registro General

Sevilla

Hora

Sello de registro de entrada

El sello tiene forma rectangular.

En el margen izquierdo lleva la inscripcin RECEPCIN.

En la parte superior aparece el nombre de JUNTA DE ANDALUCA y debajo el

nombre de la Consejera o Centro directivo que utiliza el sello.

En medio aparece la fecha en la que ha tenido entrada ese escrito.

En la parte inferior el nombre de la oficina de registro que corresponda, con el

nmero de registro y la hora en que se ha presentado el documento.


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Sello de registro de salida de documentos.

Los escritos, documentos y comunicaciones que los rganos administrativos

dirijan a la ciudadana o a otros rganos administrativos, llevarn impreso el

sello de registro de salida.

JUNTA DE ANDALUCIA

CONSEJERA DE )RESIDENCIAS

A

L

I

D

ARegistro General

Sevilla

Sello de registro de salida.

El sello de registro de salida es igual que el de entrada con la nica diferencia

de que en la parte izquierda aparece la palabra SALIDA.

Sello de compulsa.

A veces se exige que las copias de documentos que debe presentar la

ciudadana lleven un sello que sirva para acreditar que son iguales que el

documento original. Este sello se llama sello de compulsa.


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Sello de compulsa.

El sello de compulsa tiene forma rectangular.

En la parte superior aparece la palabra JUNTA DE ANDALUCA y debajo el

nombre de la Consejera o Agencia Administrativa que utiliza el sello.

En las siguientes lneas aparece la palabra Concuerda con el original, debajo

la palabra COMPULSADO, el lugar y la fecha correspondiente.

Despus encontramos un espacio para que el funcionario o funcionaria pueda

firmar y debajo aparece el nombre completo y el cargo que desempea la

persona que firma la compulsa.

Tambin, como en los sellos de pie de firma, consta el dibujo del escudo de la

Junta de Andaluca, en el que aparece Hrcules con sus leones.


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&.&. Normas de uso , contro!.

Los sellos sirven para demostrar que un documento administrativo es real, esdecir, que se ha emitido por un rgano administrativo y no por cualquier otra

persona.

Los sellos sirven para dar autenticidad a los documentos administrativos, por

eso es muy importante tener en cuenta algunas medidas de seguridad y

control, por ejemplo:

Que no haya personas ajenas a la Administracin que puedan copiar y

hacer sellos iguales a los de la Junta de Andaluca. Por eso, slo la

Administracin de la Junta puede ordenar la fabricacin de sus sellos

oficiales.

Todos los sellos llevan un nmero que sirve para saber qu funcionario

o funcionaria lo utiliza en su trabajo.

Cada funcionario o funcionaria que trabaja en la Administracin y queutiliza un sello oficial es responsable de guardarlo bien y cuidar para que

otras personas no los puedan usar.


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Recuerdaso#re !os se!!os o-icia!es.

Los sellos oficiales son signos que se colocan en los documentos

administrativos para indicar que estos son autnticos y que han sido

emitidos por un rgano de la Administracin.

En la Administracin de la Junta de Andaluca existe una norma que

establece los distintos tipos de sellos oficiales que se pueden utilizar,

cules son sus caractersticas y cmo deben usarse.

. DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS.

_______________________________________________________________

Son documentos que realizan, las personas fsicas o jurdicas, para dirigirlos a

la Administracin Pblica.

.1 Ti"os.

Podemos distinguir las siguientes clases de documentos que presenta la

ciudadana:


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Solicitudes. Son documentos por los que las personas se dirigen a la

Administracin para ejercer algn derecho o para pedirle algo de su

inters.

Denuncias. Son documentos por los que las personas ponen en

conocimiento de la Administracin algo que puede ser ilegal.

Reclamaciones. Son documentos que presentan las personas para que

la Administracin cambien algn acuerdo que hayan adoptado durante el

procedimiento por considerar que ese acuerdo no es conforme a

Derecho.

Alegaciones. Son documentos por los que las personas plantean su

posicin con relacin a un asunto, pudiendo aportar en apoyo de lomanifestado informes, certificados u otros documentos, etc.

Recursos. Son documentos por los que las personas solicitan a los

rganos de la Administracin que modifiquen la resolucin o decisin

final que hayan adoptado en relacin a un asunto concreto por

considerarla no ajustada a Derecho.


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SOLICITUD

DATOS DEL/DE LA SOLICITANTE1APELLIDOS Y NOMBRE O RAZN SOCIAL

DOMICILIO: CALLE, PLAZA AVENIDA Y NMERO

NIF/CIF

LOCALIDAD PROVINCIA CD. POSTAL TELFONO FAX

DATOS DEL/DE LA REPRESENTACIN LEGAL2APELLIDOS Y NOMBRE DEL/DE LA REPRESENTANTE

DOMICILIO A EFECTOS DE NOTIFICACIN

NIF

LOCALIDAD PROVINCIA CD. POSTAL TELFONO FAX

CARGO QUE DESEMPEA

DESCRIPCIN DE LA SOLICITUD3

DOCUMENTACIN QUE SE ADJUNTA (Original y/o copia para su cotejo)4

SOLICITUD, DECLARACIN, LUGAR, FECHA Y FIRMA5

DECLAROque son ciertos cuantos datos figuran en la presente y SOLICITOse conceda lo interesado.

En a de deEL/ LA SOLICITANTE

Fdo.:

ILMO/A. SR/A. DIRECTOR/A DEL INSTITUTO ANDALUZ DE ADMINISTRACIN PBLICA

PROTECCIN DE DATOS

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Organica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal, el Instituto Andaluz de Administracin

Pblica le informa que los datos obtenidos mediante la cumplimentacin de este documento/impreso/formulario y dems que se adjuntan van a ser

incorporados, para su tratamiento en un fichero.

De acuerdo con lo previsto en la citada Ley Organica, puede ejercitar los derechos de acceso, rectificacin, cancelacin y oposicin dirigiendo un escrito a la Secretara

General del Instituto Andaluz de Administracin Pblica, Calle Torneo n 26, 41002, Sevilla.

0003

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Imagen de un documento administrativo.

En el encabezado aparece el smbolo de la Junta deAndaluca y el nombre del organismo pblico oadministracin que emite el documento.

En la parte superiorderecha tenemos elrgano al que se dirigey la direccin delmismo. Tambin podra

ser el nombre ydireccin de unapersona.

A continuacin

el texto delescrito.

En la parte superior izquierdatenemos los datos de fecha deredaccin, el nombre deldepartamento administrativo queemite el documento con lasiniciales de la personaresponsable del departamento(APS) y de la persona que loescribe (Isa).

Al final aparece el cargo

de la persona que firmael documento y debajo,su nombre completo.


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En los documentos firmados electrnicamente aparecer un cuadro de este

tipo:

Recuerdaso#re !os documentos de !os ciudadanos.

Cuando los documentos los realizan las personas para dirigirlos a la

Administracin Pblica, se llaman documentos de los ciudadanos.

Puede ser solicitudes, alegaciones, recursos, entre otros.

/. LA 0ESTION DE LOS DOCUMENTOS EN LA ADMINISTRACION

DE LA JUNTA DE ANDALUCIA.

_______________________________________________________________

Llamamos gestin de los documentos a la que se realiza para incorporar en un

expediente administrativo todos los documentos sobre un asunto desde que se

inicia hasta que se concluye, por ejemplo, acuerdo de inicio o solicitud, en su

caso, informes, alegaciones, resolucin y notificacin de la misma.


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. DOCUMENTOS ORI0INALES + CO)IA.

_______________________________________________________________

A lo largo del procedimiento administrativo, por ejemplo, cuando se solicita

participar en las oposiciones para el acceso a personal funcionario de la

Administracin de la Junta de Andaluca, se exige la presentacin de

documentos. De esta forma, los aspirantes, en un primer momento, deben

presentar su solicitud de participacin; ms adelante realizar el examen de

oposicin; si superan la fase de oposicin y est prevista una fase de concurso,

debern presentar la autobaremacin de mritos; y, al final del proceso

selectivo, y debern presentar la documentacin exigida para el nombramiento

como funcionario de carrera y elegir destino.

Siguiendo con el ejemplo del proceso selectivo, vamos a ver qu tipo dedocumentos originales y copias podemos encontrar.

Solicitud. En este documento la persona que aspira a participar en el

proceso selectivo debe hacer constar sus datos personales, la titulacin

acadmica, el cuerpo de acceso, el turno por el que accede, el rgano

administrativo al que dirige su solicitud, la fecha de presentacin del

documento y la firma de la persona interesada.

Copias de solicitudes y otros escritos. La Ley 30/1992 establece que

las personas que presenten solicitudes y escritos a los rganos de la

Administracin podrn llevar una copia o fotocopia de su solicitud para


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que se le selle y se le devuelva como prueba de haber presentado su

escrito.

Documentos originales. Son los documentos hechos por la propia

administracin cuando resuelve un asunto. Por ejemplo, cuando desea

participar en el proceso selectivo por el turno de personas con

discapacidad, la persona interesada deber presentar junto con su

solicitud un certificado o un informe original que acredite su condicin de

persona con discapacidad.

Copia. Es el documento que reproduce a otro que es original.

Copias compulsadas o autenticadas de documentos. Una vez que el

interesado ha superado el proceso selectivo, tendr que presentar un

conjunto de documentos para poder ser nombrado funcionario de

carrera, como por ejemplo, original o fotocopia compulsada de la

titulacin acadmica exigida.

Al compulsar una fotocopia, los rganos de la Administracin cotejansta

con su original, es decir, comprueban que la fotocopia que presenta la

persona interesada es igual que el documento original. En tal caso, pondrn

sobre la fotocopia un sello de compulsa que indica que esa fotocopia

coincide con el documento original.


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Sello de Compulsa de documentos.

El sello de compulsa lleva la fecha, el nombre del funcionario o funcionaria que

la realiza y la firma.

Tambin se pueden compulsar documentos electrnicos con firma electrnica o

digital.

La copia o fotocopia compulsada, tambin se le conoce con el nombre de

Copia autenticada. Estas copias compulsadas no garantizan que el

documento del que se ha hecho la fotocopia sea autntico, ni que no haya

sido manipulado o alterado por alguien.

Copias autnticas de documentos. Puede ocurrir que la persona haya

extraviado o perdido el documento original de su ttulo de Bachiller y no

pueda presentar el original y una fotocopia para que se le compulse. En

este caso tendr que solicitar una copia de su ttulo en la institucin que

emiti el ttulo. A esta copia se le llama copia autntica porque la

est emitiendo el mismo rgano o Administracin que emiti el

documento original y, por tanto, tiene el mismo valor que el


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documento original. Es muy importante tener en cuenta que solo se

darn copias de documentos que contengan datos de carcter

personal (por ejemplo, un informe mdico) a las propias personas o

a aquellos organismos que autoriza la ley.

Recuerdaso#re !os Documentos ori2ina!es , co"ias.

Documento original: es el hecho por la Administracin cuando resuelve

un asunto.

Copias: Es la reproduccin de un documento original. Tipos:

1. Copias autenticadas. Tambin llamadas copias compulsadas

pueden ser de documentos administrativos y de documentos

privados. Los documentos privados son los que han sido emitidos

por una Organizacin que no es Administracin Pblica, como por

ejemplo un Centro de Formacin privado, una Asociacin, etc.

La realizacin de compulsa de documentos corresponde a los

funcionarios y funcionarias que trabajan en el rgano

administrativo en el que se presenta la copia, que puede ser o no

el mismo rgano que emiti el documento original.


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2. Copias autnticas:

Son siempre de documentos administrativos, nunca de

documentos privados o de la ciudadana.

Las emite o realiza el mismo rgano administrativo que

emiti o realiz el documento original.

Al ser emitidas por el mismo rgano que hizo el original,

tienen la misma validez que el documento original en

cualquier parte que se presente.

3. EL DES0LOSE DE LOS DOCUMENTOS ORI0INALES +

'ORMACION DE E4)EDIENTES.

_______________________________________________________________

La -ormaci$n de !os E5"edientes.

Todos los documentos que son presentados por la ciudadana as como los

que emite el rgano administrativo para resolver un mismo asunto, solicitud o


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peticin, se ordenan y se guardan juntos en lo que se domina expediente

administrativo y puede estar en soporte papel o en fichero de ordenador y se

les llama expediente administrativo electrnico o expediente electrnico.

Recuerdaso#re !a -ormaci$n de e5"edientes.

El expediente administrativo, es un conjunto ordenado de documentos y

actuaciones, que sirven para resolver un asunto (solicitud, recurso, etc.).

El expediente administrativo puede estar en soporte de papel o ser un

expediente administrativo electrnico, que se guardan en equipos

informticos, de manera ordenada en ficheros, archivos y carpetas.

6. LOS RE0ISTROS ADMINISTRATI7OS8 )RESENTACION +

TRAMITACION.

_______________________________________________________________

Hemos visto que la ciudadana tienen derecho a presentar solicitudes,

peticiones, sugerencias, reclamaciones, etc.. Ahora vamos a ver cmo pueden

hacerlo.


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Lu2ar de "resentaci$n de escritos.

Conforme a la normativa sobre procedimiento administrativo, las solicitudes,

escritos y comunicaciones que la ciudadana enve a los rganos de las

Administraciones Pblicas se podrn presentar en:

1. Los registros de los rganos administrativos a los que se dirija.

2. Los registros de cualquier rgano administrativo que pertenezca a la

Administracin del Estado, los registros de la Administracin de otras

Comunidades Autnomas y los registros de los Ayuntamientos que haya

firmado un acuerdo con la Junta de Andaluca.

3. Las oficinas de correos.

4. Las embajadas y consulados espaoles en el extranjero.

5. Internet, a travs del registro telemtico de la Junta de Andaluca.

Los Re2istros de documentos.

Cuando hablamos de Registro de documentos podemos

referirnos a dos cosas:


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1) A las oficinas de la Administracin donde se recibe y recogen los

escritos que la ciudadana dirige a la Administracin Pblica para

realizar solicitudes, peticiones o comunicaciones.

As hay una Oficina de Registro general:

en cada Consejera,

en cada Delegacin del Gobierno y en la Subdelegacin

del Gobierno en el Campo de Gibraltar

en cada Delegacin Territorial,

Tambin puede haber oficinas de registro en otros organismos,

por ejemplo, en los Centros de Salud, en las Oficinas de

Empleo, en los Colegios e Institutos pblicos, etc., en este

caso se llaman Registros auxiliares, porque sirven de

apoyo al Registro general que est en la correspondiente

Consejera o la Delegacin Territorial.

Una vez cerrados al pblico los documentos, se pueden

presentar los escritos en los Buzones de documentos, pero

slo los das hbiles. Los domingos y festivos permanecen

cerrados. Hay uno en cada capital de provincia, en la sede de la

Delegacin del Gobierno correspondiente.

2) A las tareas o tramitacin que realizan las personas que trabajan en


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estos oficinas o Registros, y que consisten en:

Recoger la documentacin y ponerle un sello con la

fecha del da que se presenta.

Anotar en un programa informtico (que se llama @ries)

los datos de la persona que enva el escrito, un resumen

de lo que solicita en su escrito y el departamento al que

lo quiere enviar.

Una vez que estos datos se han anotado en el

programa, el funcionario o funcionaria que trabaja en la

oficina de registro enviar ese documento al rgano

administrativo que debe resolver la cuestin que se

solicita.

Sabemos que cuando la ciudadana presenta un escrito a la

Administracin, se le colocar un sello de registro de entrada. Cuando la

Administracin responde por escrito a la persona que present ese

escrito o solicitud, se colocar un sello de registro de salida


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Recuerda so#re !os re2istros administratios(

"resentaci$n , tramitaci$n.

Las solicitudes, escritos y comunicaciones que la ciudadana enve a los

rganos de las Administraciones Pblicas se podrn presentar en:

Los registros y buzones de los rganos administrativos.

Las oficinas de correos.

Las embajadas y consulados espaoles en el extranjero.

Internet, a travs del registro telemtico de la Junta de Andaluca.

En la Junta de Andaluca existen Registros Generales y Auxiliares, ms los

Buzones de documentos. En dichas oficinas se registran los documentos, tanto

los administrativos dirigidos a la ciudadana (registro de salida) como los de la

ciudadana dirigidos a la Administracin (registro de entrada).

En las oficinas de registro se realiza una actividad de tramitacin administrativa

de los documentos que pasan por ella consistente en:

Recoger y sellar la documentacin.

Incluir los datos del registro de documentos en un programa

informtico (en la actualidad se llama @ries).

Remisin del documento registrado al rgano administrativo que

debe resolver la cuestin que se solicita en el escrito registrado

(entrada) o que debe cursar la notificacin a la ciudadana (salida).


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9. EL ARC:I7O.

_______________________________________________________________

E! arc;io. Conce"to.

La palabra archivo puede entenderse de dos formas:

1. En el sentido de archivar, que es la accin o tarea de ordenar y

guardar los documentos y expedientes administrativos en lugares

seguros. Estas funciones las hacen las personas empleadas

pblicas.

2. En el sentido del lugar fsico concretoen el que se guardan los

expedientes administrativos. Suelen ser habitaciones especiales

que estn en los edificios o sedes de las Administraciones

Pblicas, en las que hay medidas de seguridad para evitar que se

destruyan los documentos por un incendio, una inundacin, un

terremoto, etc.

Es muy importante que estos documentos se guarden y protejan durante un

tiempo por si alguna persona, algn rgano administrativo, algn juez o

tribunal, necesita consultarlos y obtener copia de ellos.


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Tambin es importante conservar estos documentos porque con el paso del

tiempo son de inters histrico.

Las funciones principales del archivo de documentos son:

Recoger y ordenar los documentos.

Guardar y cuidar los documentos para cuando necesiten consultarse.

Servir de prueba para los estudios cientficos e histricos.

Ti"os de arc;ios.

Ya sabemos lo importante que es guardar y conservar los documentos que

forman los expedientes administrativos en los archivos, ahora veremos en qu

tipo de archivo y durante cunto tiempo.

1. Archivo de gestin o de oficina

En ellos se guardan todos los documentos que sirven a los rganos

administrativos para ir consiguiendo informacin durante el

procedimiento y que les servirn para tomar una decisin sobre el

asunto.

Estos archivos estn en las mismas oficinas del rgano que est

tramitando ese procedimiento. Los documentos y expedientes se suelen

guardar en armarios grandes y se dejan en la misma oficina porque


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normalmente es necesario consultar estos documentos con frecuencia

para poder tomar la decisin final sobre el asunto de que traten.

De estos archivos se encargan las personas que trabajan en ese

servicio o departamento.

Este archivo de oficina, permanecer en la dependencia administrativa

correspondiente hasta su transferencia al Archivo central existente en

cada Consejera.

2.El archivo central o administrativo.

Los rganos administrativos que tienen muchos expedientes y

documentos porque sus actividades as lo requieren, por ejemplo,

educacin, empleo, hacienda, salud.., suelen tener un espacio grande

con locales especficos acondicionados que utilizan como archivo. A

estos archivos llegan tambin los expedientes que envan los archivos

de oficina, cuando ya dejan de tener utilidad para los correspondientes

servicios. Existen en cada Consejera o Agencia.

Or2ani


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autonmica, para cumplir la Ley 7/2011, de Documentos, Archivos y Patrimonio

Documental.

Este sistema realiza la gestin informatizada de todo tipo de documentos y

archivos, siguiendo el ciclo vital de los documentos: desde los Archivos de

Oficina, pasando por los Archivos Centrales, hasta los Archivos Intermedios e

Histricos, permitiendo la comunicacin electrnica y el traspaso de la

informacin entre ellos.

En este sistema aparecer informacin sobre: La historia del archivo, su

contenido y estructura, condiciones de acceso y uso, y documentacin

asociada.

Normas de acceso a !os arc;ios.

El acceso a los documentos que contengan datos personales que puedan

afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida

privada y familiar y a su propia imagen queda reservado a las personas

titulares de esos datos o a quienes tengan su consentimiento expreso.

El acceso a los documentos podr ser denegado cuando el estado de

conservacin de los mismos as lo requiera.


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E! "roceso de arc;io.

Es el procedimiento que se ha de realizar por las personas empleadas pblicaspara trasladar ordenadamente la documentacin del Archivo de Oficina al

Archivo Central correspondiente.

El proceso comienza cuando un rgano, Servicio o Unidad Administrativa

desee realizar una transferencia o traspaso de documentacin, la persona

responsable de dicho Servicio, rgano o Unidad, como persona responsable

del Archivo de Oficina correspondiente, ha de contactar con el Archivo Central,

informando acerca de la documentacin que quiere transferir y de su volumen,

todo ello a fin de que en el Archivo Central se pueda valorar la disponibilidad de

espacio y cualquiera otra circunstancia que pueda afectar a la transferencia,

acordando conjuntamente los detalles y la fecha de la operacin.

La persona responsable del Archivo de Oficina que se va a transferir al Archivo

Central, antes de hacerlo, deber asegurarse de que la documentacin a

transferir se encuentre en las condiciones adecuadas de conservacin e

instalacin, comprobando, al menos, los siguientes aspectos:

a) Los expedientes debern estar completos, sin que falten documentos.

b) Debern estar libres de clips metlicos, grapas, gomas elsticas, anillas,

carpetas de plstico, carpetas colgantes, archivadores de anillas o


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cualquier otro elemento que pudiera afectar a su conservacin. Cada

expediente se colocar en una carpetilla de cartulina o papel.

c) Se destruirn en la propia oficina todos los duplicados, fotocopias y

borradores de originales y slo en el caso de que stos no existan, se

conservar la copia. Los documentos objeto de transferencia debern

ser, por tanto, originales o copias nicas y estar organizados.

d) Toda la documentacin ir introducida en cajas archivadoras de cartn

normalizadas que se denominan unidades de instalacin que han de

identificarse segn lo establecido por el Archivo Central. El envo de las

cajas al Archivo Central se realiza con el correspondiente impreso de

Relacin de Entrega normalizado, firmado por la persona responsable

de la Unidad remitente.

E! arc;io de !os documentos administratios.

De cara a una buena organizacin del archivo de oficina, hay que diferenciar

entre los documentos de archivo propiamente dichos y los documentos de

apoyo informativo, puesto que, los documentos de archivo sern conservados,

mientras que los documentos de apoyo habrn de ser eliminados una vez que

haya finalizado su funcin informativa.


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Los documentos de archivo: son aquellos que responden al trabajo de la

oficina que los produce, son ejemplares nicos que explican la actividad

de la Administracin, los cuales, una vez transcurridos los plazos

establecidos de validez administrativa, legal, fiscal e informativa,

debern ser transferidos al Archivo Central, como ya hemos visto.

Los documentos de apoyo informativo: son los que sirven de ayuda a la

gestin administrativa, tales como boletines oficiales, revistas,

publicaciones o notas informativas elaboradas, etc. No sern

transferidos al Archivo Central y se destruirn en la propia oficina.

La eliminacin de documentacin en el archivo de oficina deber hacerse

siempre de manera controlada, teniendo en cuenta lo dispuesto por la

legislacin sobre proteccin de datos de carcter personal, de manera que se

utilizar para ello una mquina destructora.


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Recuerdaso#re E! Arc;io= conce"to , ti"os de arc;io.

Or2ani


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Organizacin del archivo. La Junta de Andaluca ha desarrollado un

sistema de informacin, llamado @rchivA, para la gestin integral de

los archivos. El sistema contempla el ciclo vital de los documentos:

desde los Archivos de Oficina hasta los otros archivos.

El proceso de archivo: procedimiento que se ha de realizar por las

personas empleadas pblicas en las distintas dependencias

administrativas para trasladar ordenadamente la documentacin del

Archivo de Oficina al Archivo Central correspondiente.

El archivo de los documentos administrativos. Es una actividad para

la buena organizacin del archivo de oficina, que diferencia entre los

documentos de archivo propiamente dichos y los documentos de apoyo

informativo, que habrn de ser eliminados una vez que haya finalizado

su funcin informativa.


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tema 9 administrativos junta andalucia

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