teller kereskedelmi renszer felhasználói kézikönyv

1Contents

p2mozi © 2008

Tartalomjegyzék

Előszó 0

Rész I Áttekintés 6

................................................................................................................................... 61 Rendelés,Regisztráció

................................................................................................................................... 72 Licensz

................................................................................................................................... 83 Megfelelőségi nyilatkozat

................................................................................................................................... 94 Verziók

................................................................................................................................... 125 Általános információk

................................................................................................................................... 176 Hardverszükséglet

................................................................................................................................... 177 Telepítés

................................................................................................................................... 208 Program frissítés

................................................................................................................................... 219 Program automatikus frissítés

................................................................................................................................... 2210 Terméktámogatás

................................................................................................................................... 2311 Első lépések

......................................................................................................................................................... 23Törzsadatok feltöltése

......................................................................................................................................................... 26Kezdőkészlet felvitele

Rész II Felhasználói felület 28

................................................................................................................................... 281 Választómezők

................................................................................................................................... 292 Rács vezérlő használata

................................................................................................................................... 313 Alapadat karbantartó

................................................................................................................................... 334 Alapadat karbantartó (verzió követett)

................................................................................................................................... 345 Főadat karbantartó

................................................................................................................................... 376 Egyszerű adatválasztó

................................................................................................................................... 387 Gyorsbillentyűk

................................................................................................................................... 398 Részletek megjelenítő

................................................................................................................................... 409 Bizonylatok

................................................................................................................................... 4310 Bizonylattömbök

................................................................................................................................... 4511 Új bizonylat készítése

................................................................................................................................... 4812 Meglévő bizonylat módosítása

................................................................................................................................... 4913 Bizonylat véglegesítése

................................................................................................................................... 5014 Bizonylat nyomtatása

................................................................................................................................... 5115 Megjegyzések

................................................................................................................................... 5316 Keresés

................................................................................................................................... 5417 Kimutatások

Rész III Beállítások 57

Teller (c) p2mozi2

p2mozi © 2008

Rész IV Termékek 60

................................................................................................................................... 601 Termékek

................................................................................................................................... 612 Termékcsoport

................................................................................................................................... 623 Résztermék

................................................................................................................................... 654 ÁFA

................................................................................................................................... 665 KSH/VTSZ/SZJ

................................................................................................................................... 676 Deviza

................................................................................................................................... 687 Deviza árfolyam

................................................................................................................................... 688 Mennyiségi egység

................................................................................................................................... 699 Többszörös termékfelvitel

................................................................................................................................... 7010 Többszörös termékmódosítás egy lépésben

................................................................................................................................... 7111 Termékek importálása, exportálása CSV formátumba

................................................................................................................................... 7312 Termékek importálása, exportálása .xls

Rész V Vonalkód 76

................................................................................................................................... 761 Vonalkód infó, újranyomtatás

................................................................................................................................... 762 Vonalkód termék párosítás

................................................................................................................................... 773 Vonalkód lista

Rész VI Árlista 79

................................................................................................................................... 791 Árak kezelése

................................................................................................................................... 822 Árlisták

................................................................................................................................... 843 Ármódosítás (egy árlistás)

................................................................................................................................... 854 Árváltozások

................................................................................................................................... 875 Beszállítói árlista

................................................................................................................................... 896 Nyomtatás árlisták

................................................................................................................................... 937 Akciók / Kedvezmények

................................................................................................................................... 968 Többszörös ár módosítás

................................................................................................................................... 989 Áfa módosítás

................................................................................................................................... 9910 Árlista feltöltése internetre

Rész VII Partnerek 101

................................................................................................................................... 1011 Partnerek

................................................................................................................................... 1022 Partner besorolások

................................................................................................................................... 1033 Üzletkötők, jutalékok

................................................................................................................................... 1054 Vevői tartozások

................................................................................................................................... 1065 Számla kivezetés

................................................................................................................................... 1076 Szállítói tartozások

................................................................................................................................... 1087 Folyószámla történet

................................................................................................................................... 1098 Számlák kiegyenlítései

3Contents

p2mozi © 2008

................................................................................................................................... 1109 Napi pénzmozgás

Rész VIII Készlet 112

................................................................................................................................... 1141 Raktárak

................................................................................................................................... 1172 Készlet megtekintése

................................................................................................................................... 1183 Résztermékek

................................................................................................................................... 1194 Készlet módosítása

................................................................................................................................... 1195 Készlet mentések

................................................................................................................................... 1206 Készlet fordulatszáma

................................................................................................................................... 1207 Készlet információk

Rész IX Bizonylatok 124

................................................................................................................................... 1261 Bizonylatok készítése

................................................................................................................................... 1272 Vevői,szállítói folyamatok

......................................................................................................................................................... 128Bizonylatok bemásolása

......................................................................................................................................................... 129Bizonylatok beilleszése

......................................................................................................................................................... 130F2 Új lenyíló menü funkciók

......................................................................................................................................................... 137Nyomtat - lenyíló menü funkciók

................................................................................................................................... 1393 Árajánlat

................................................................................................................................... 1414 Vevőirendelés

................................................................................................................................... 1435 Munkalap

................................................................................................................................... 1446 Szállítólevél

................................................................................................................................... 1467 Számlázás

................................................................................................................................... 1488 Segítség: "Egyéb" gomb

................................................................................................................................... 1529 Szállítóirendelés

................................................................................................................................... 15310 Bevételezés szállító

................................................................................................................................... 15411 Bevételezés számla

................................................................................................................................... 15612 Raktári mozgás

................................................................................................................................... 15613 Leltár

......................................................................................................................................................... 157Leltár kezdése, nyomtatványok

......................................................................................................................................................... 158Leltár felvitele

......................................................................................................................................................... 160Leltározás excellel

......................................................................................................................................................... 162Leltár módosítás, ellenőrzés, lezárás

Rész X Kimutatások 165

................................................................................................................................... 1651 Általános információk

................................................................................................................................... 1692 Adatok szűrése

................................................................................................................................... 1713 Egyedi kimutatások

................................................................................................................................... 1724 Kimutatások árajánlatokhoz

................................................................................................................................... 1725 Kimutatások vevői rendelésekről

................................................................................................................................... 1736 Kimutatások vevői szállítólevelekről

................................................................................................................................... 1747 Kimutatások vevői számlákról

Teller (c) p2mozi4

p2mozi © 2008

................................................................................................................................... 1798 Kimutatások a készletről

................................................................................................................................... 1819 Kimutatások a partnerekről

................................................................................................................................... 18710 Kimutatások az üzletkötőkről

................................................................................................................................... 18911 Kimutatások a termékekről

................................................................................................................................... 19112 Kimutatások a termékcsoportokról

................................................................................................................................... 19313 Kimutatásaok az Áfa-ról

................................................................................................................................... 19414 Kimutatásaok az ELÁBÉ-ról

................................................................................................................................... 19615 Üzleti pillanatkép

................................................................................................................................... 19616 Tartozások pillanatképe

Rész XI Dokumentumtár 199

................................................................................................................................... 1991 Dokumentum sablonok

................................................................................................................................... 1992 Dokumentumok

................................................................................................................................... 2003 Üzenőfal

................................................................................................................................... 2004 Tartozáslista

................................................................................................................................... 2015 Projekt kezelés

Rész XII Házipénztár 206

................................................................................................................................... 2061 Házipénztár leírása

................................................................................................................................... 2092 Pénztár választása

................................................................................................................................... 2103 Pénztár zárások

................................................................................................................................... 2114 Pénztárbizonylatok

................................................................................................................................... 2125 Időszaki pénztárjelentés

................................................................................................................................... 2136 Pénztár elemzés

Rész XIII Felhasználókezelés 215

................................................................................................................................... 2151 Felhasználók

................................................................................................................................... 2162 Felhasználó törzs

................................................................................................................................... 2163 Felhasználók jogai

................................................................................................................................... 2174 Jogok másolása

Rész XIV Online rendelés 220

................................................................................................................................... 2201 Egyedi rendelés modul

Index 221

Fejezet

I

6 Teller (c) p2mozi

p2mozi © 2008

1 Áttekintés

1.1 Rendelés,Regisztráció

Ha Ön a programot internetről töltötte le (www.p2mozisoft.hu), vagy demó cd-n kapta meg, akkor aprogram telepítés után DEMÓ módban működik. Minden nyomtatott bizonylatra egy DEMÓ cégnévkerül.

Program jogszerű felhasználáshoz önnek egy számlával (amely a vásárlástényét igazolja) és egy regisztrációs állománnyal kell rendelkeznie.Ezt a regisztrációs állományt kell a "Beállítások menü\Beállítások " pont alatt betöltenie, amivel aprogram regisztrációja megtörténik. Betöltéskor ellenőrizze, hogy az Ön Helyes cég adatai kerülteka rendszerbe, ha ez nem történt volna meg, akkor vegye fel a kapcsolatot a szoftver készítőjével, ésigényeljen egy új regisztrációs állományt a helyes cég adatokkal.

Regisztrált programhoz 1 éves garancia tartozik, a garanciában a következő dolgok tartoznak bele:· Program hiba ( a program nem a leírásnak megfelelően működik)· Törvényi változásakor a program törvényeknek megfelelő módosítása· Helpdesk szolgáltatás, telefonos segítségnyújtás, programonként 10 ingyenes alkalom· Az egy év alatt keletkezett fejlesztéseket (új verzió, új funkciók) ingyenesen megkapja a szoftver

vásárlója

7Áttekintés

p2mozi © 2008

Adatvesztés, valamint nem rendeltetés szerű használatért a program készítője semmi neműfelelosséget nem vállal. A végfelhasználó a program használatával ezt elfogadja.Kérjük a felhasználót gondoskodjon az időszakos adat mentésrol (a program minden hónap elsőmunkanapján automatikusan végez egy mentést, de ez a mentés továbbra is a számítógépmerevlemezén marad)

www.p2mozisoft.hu weboldalon különböző tippeket, leírásokat talál aprogrammal kapcsolatban! Keresse partner programunkat - Keresse megprogramjának árát!

1.2 Licensz

Jelen végfelhasználói licenc szerződés Ön (mint magánszemély vagy gazdasági szervezet), a

továbbiakban licenc vevő, és a 3 Dot-Trans Kft., a továbbiakban licenc adó, között létrejött jogilagkötelező megállapodás a megnevezett szoftver termékre.Kérjük, hogy figyelmesen olvassa végig jelen szerződést, mert azáltal, hogy gépére feltelepíti jelenprogramot, Ön egyetért, és elfogadja a szerződés feltételeit, s ezzel a cselekedetével a szerződésközöttünk hatályba lép.

A szoftvert szerzői jogi törvények védik. Jelen licenc szerződéssel a licenc vevőnek a szoftveridőkorlát nélküli használatát engedélyezzük két példányban, de a tulajdonjogát nem ruházzuk át. Aszoftverre, mint szellemi alkotásra vonatkozó minden jogosultság a licenc adót illeti.Nem képezi a licenc adó feladatát a licenc vevő által használni kívánt berendezések alkalmassátétele jelen szoftver fogadására és futtatására. Amennyiben a licenc vevő tudomást szerez a szoftver bármiféle jogosulatlan felhasználásáról,köteles mindent megtenni annak megszüntetése érdekében. A tudomására jutott jogosulatlanfelhasználást köteles megakadályozni, és köteles a tudomására jutott adatokról a licenc adóthaladéktalanul írásban tájékoztatni.A szoftvert tilos visszafejteni, belső felépítését elemezni.A szoftvert nem veheti illetve nem adhatja kölcsönbe, bérbe, lízingbe és a felhasználói jogot nemruházhatja át.A licenc adó garanciát vállal arra, hogy a szoftver átvételét követő 6 hónapon keresztül a mellékeltfelhasználói dokumentációban foglaltaknak megfelelően fog működni. A garancia csak anyilvántartásba vett licenc vevő által érvényesíthető.A számítógépes szoftverek komplex természetéből adódóan, a 3 Dot-Trans Kft nem garantálja,hogy az átadott szoftver teljesen hibamentesen vagy bárminemű zavar nélkül működik, illetve, hogyminden berendezéssel és szoftver konfigurációval kompatibilis.

A LICENCADÓ SEMMILYEN FELELŐSSÉGET NEM VÁLLAL INFORMÁCIÓVAGY ADATVESZTÉSÉRT, ILLETVE EGYÉB KÖZVETETT, VAGY KÖZVETLENKÁROSODÁSÉRT (IDEÉRTVE, DE NEM KIZÁRVA AZ ÜZLETI HASZONELMARADÁSÁT, ÜZLETI TEVÉKENYSÉG FÉLBESZAKADÁSÁT, ÜZLETIINFORMÁCIÓK ELVESZTÉSÉT, VAGY EGYÉB ANYAGI VESZTESÉGEKBŐLFAKADÓ KÁROKAT), AMELY EZEN TERMÉK HASZNÁLATÁBÓL VAGY NEMHASZNÁLHATÓSÁGÁBÓL ERED, MÉG ABBAN AZ ESETBEN SEM, HA ALICENC ADÓT TÁJÉKOZTATTÁK AZ ILYEN KÁROK BEKÖVETKEZÉSÉNEKLEHETŐSÉGÉRŐL. A 3DOT-TRANS Kft JELEN SZERZŐDÉS BÁRMELYPONTJA ALAPJÁN FENNÁLLÓ FELELŐSSÉGE MINDEN ESETBENLEGFELJEBB AZ ÖN ÁLTAL A SZOFTVERÉRT FIZETETT ÖSSZEG HATÁRIG

http://www.p2mozisoft.hu

8 Teller (c) p2mozi

p2mozi © 2008

TERJED KI.

1.3 Megfelelőségi nyilatkozat

Számlázó program jogszabály megfelelőségi nyilatkozat

Szoftver készítő:Jogszabály megfelelőségi nyilatkozat az APEH részére Az Szoftver készítője jelen nyilatkozattal igazolja, hogy a számlázó program minden tekintetbenmegfelel a nyilatkozat készítésének napján hatályos jog szabályoknak. Az alábbiak a programüzemszerű használat közben előállított bizonylatok esetében igazak. A programmal nyomtatottszámla megfelel a 35/1996. (XII.27.) PM rendelettel, 12/1997. (IV.18.) PM rendelettel, 8/1999. (III.5.)PM rendelettel, a 34/1999. (XII.26.) PM rendelettel, 8/2000. (II.16.) PM rendelettel és a 33/2000.(IX.21.) PM rendelettel módosított 24/1995. (XI.22.) PM rendelet előírásainak, amely kimondja:

„...b) számítógéppel előállított számla, amelynek szigorú számadás alá vonása az (5) bekezdés szerintmegvalósul oly módon, hogy a program – beleértve az alaki hibás, vagy tartalmilag rontott, illetvemegsemmisült vagy elveszett számla esetét is – kihagyás és ismétlés nélkül biztosítja asorszámozást, és a másolatok alapján a hiánytalan elszámolás biztosított. Ez utóbbi feltételteljesüléséhez a számla összes példányának egymás utáni nyomtatással történő előállítása esetébena gépi programnak biztosítania kell a példányok sorszámozását, több példányos összeszerelt,előnyomás nélküli számla esetén pedig fel kell tüntetnie azt, hogy a számla hány példányban készült;" valamint:,,( 6) Gépi számlázás esetén a számla kibocsátójának rendelkeznie kell a számlázási programravonatkozó olyan dokumentációval, amely biztosítja a program működésének ellenőrizhetőségét.''

A fentieknek megfelelően az első nyomtatás első példányán szerepel az eredeti felirat, illetve azelső nyomtatás többi példányán szerepel, hogy hányadik példány, valamint az ismételt nyomtatásután a számlán feltüntetésre kerül, hogy másolat illetve, hogy hányadik példány. A számla -nyomtatás utáni - utólagos módosítása a programban nem megengedett. A programmal olyanszámla készíthető, amely tartalmaz minden olyan elemet, amelyet a 2004. május 1-től hatályosáltalános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. áfa-törvény 13. § (1) bekezdés 16-17. pontja, aszámla és az egyszerűsített számla adattartalmára vonatkozóan kötelezően előír.A programmal készített számla megfelel a 1992. évi LXXIV. áfa-törvény43. § (4) bekezdéselőírásainak megfelelően a számvitelről szóló 2000. évi. C. törvény 166-169. §-aiban előírtaknak Ahibás adatbevitelből eredő károkkal kapcsolatos felelősséget a program fejlesztője a felhasználórahárítja át. Az adatbázisok tartalmáért és a nem előírás szerinti használatért a Szoftver készítőjefelelősséget nem vállal. Az Szoftver készítője a bizonylatok eredetiségének beazonosítását sajátegyedi azonosító eljárása alapján tekinti elfogadottnak. Jogi út kizárva. A program üzemszerűhasználat esetén biztosítja a bizonylatok automatikus, kihagyás és ismétlődés mentessorszámozását, a bizonylatok adat tartalmának megorzését utólagos visszakereshetőségét. Ebbőla szempontból nem minosül "üzemszerű használatnak" ha ezen a programon kívül bármilyeneszközzel a program adatbázisait manipulálják vagy ha géphiba vagy egyéb okból korábbi mentettadatállományt töltenek vissza. A véglegesített (kész) számlák tárolt adatai a programmal nemmódosíthatóak, a "nyitott" félkész számlák (számla tervezetek) módosíthatóak.

Kelt: 2008.02.10.

9Áttekintés

p2mozi © 2008

1.4 Verziók

Itt tekintheti meg, hogy az egyes verziókban milyen új funkciók váltak elérhetővé (http://www.p2mozisoft.hu oldalon megtalálja mindig a legfrissebb listát):Minden szoftver vásárlásnál Ön (ha erre a szerződésben nem térnek ki külön) 1 év szoftver követéstkap, vagy az Ön által vásárolt szoftver verzió teljes életciklusát (bővebben ha Ön pld. a v.2.00 verziótvásárolja meg, Ön a 3.00-ig kapja ingyen a szoftver frissítéseket. Ez akkor érdekes, ha a következőverzió csak évek múltán jelenik meg, hisz ebben az esetben nem 1év a szoftver követés, hanemtöbb. Viszont ha az Új verzió 1 éven belül jelenik meg, Ön akkor is 1 év szoftverkövetést kap).

v. 1.0. (2008.02.10)· Alapadatok kezelése (termékcsoport, partner csoport) Alapadatok összes módosítása

rögzítésre kerül, így adat nem veszhet el· Több deviza kezelése (korlátlan devizát adhat meg), automatikus árfolyam letöltése internetről· Bizonylatok: vevői árajánlat, rendelés, szállító, számla, bevételezés (szállító, számla), raktár

közi mozgás· Több raktár kezelése· Folyószámla vezetés (vevői és beszállítói számlák kiegyenlítésének vezetése)· Vevő által igényelt egyedi bizonylatformátumok kezelése: a programban van minden

bizonylathoz egy beépített formátum (pld. számla formátum), ehhez a licensz tulajdonos kérhetsaját bizonylat formátumot (minden vásárló ingyenesen kérheti 1 alkalommal, hogy részéresaját számla formátum készüljön.

v1.4 (2008.05.10)· Vevői bizonylatoknál szállítási cím megadásának lehetősége· Árlistában tömeges kerekítés· Árlista exportálása, importálása CSV formátummal, így lehetőség van az árak kiexportálására,

excel segítségével árak módosításra, majd az árak visszatöltésére· Egyszerűsített szűrés, elég a szűrés sorba beírni a szöveget, és már csak a leszukített

adatok lesznek láthatóak· Munkalap bevezetése: munkalap hasonlóan működik, mint a szállítólevél, véglegesítéskor

készletet csökkent. Viszont lehetőség van véglegesítés után a munkalap módosítására - hamég sem az a mennyiség lett volna felhasználva, vagy munkaidő utólagos megadása esetén.

· Addig lehet módosítani a munkalapot, amíg az nincs kiszámlázva!· Névjegy ablakban nyomon lehet követni a változásokat, újdonságokat

v1.5 2008.05.20· Verzióváltás módosítása· Árlistákban többszörös ármódosítás/kerekítés· Bizonylatoknál, amíg nem érjük el a 100 bizonylatot, addig az első 100 bizonylat mindig látszik

azoknak a cégeknek akik viszonylag kevés számlát állítanak ki, ne kelljen a szűrőtalkalmazni

v1.6 2008.05.26· Minden bizonylatnál lehetőség van egyedi regisztrációra (pld. telefonszám, regisztráció)

módosítása, vagy teljesen új cégre regisztrálni. Ezzel elérhető pld. hogy egyes szállítólevelekesetében más telefonszámot adjunk meg, vagy devizás számlák esetében IBAN,SWIFTkódokat is adjunk meg. De lehetőség van arra is, hogy egy számla típusnál a kiskerünkreregisztráljunk, a másik számla esetében pedig a nagykerünkre regsiztráljunk. Könyvelőkesetében pld. a cégeinek nevében is számlázhat (csak annyi számla bizonylattömböt kellkészíteni, ahány cégünk van...)

· Leltározás bevitelének gyorsítása, egyszerűsítése· Boríték nyomtatása (vevői bizonylatokból egyszerusítve..)



10 Teller (c) p2mozi

p2mozi © 2008

· Betöltések módosítása, új türelem ablak beiktatása

v1.7 2008.06.14· BUGFIX: kedvezmények keverése· Vevői bizonylatok,vagy azok tételeinek gyors exportálása xls-formátumba (nyomtatás gomb

menüjéből)· Raktáranként min/max készlet kezelés - terméktörzsben (készletértéknél a min és max

készlet esetében is megmutatja a készletértéket)· Havi egyszeri automatikus adatbázis mentés, ha az adatbázis a helyi gépen található. A

mentések a program könyvtárán belül a Backup könyvtárba kerülnek, minden hónap elsőprogram elindításakor automatikusan ééééhh.GDB néven.

· Termékcsoportonként megadható,hogy a belső kedvezmény figyelembe legyen-e véve. pl.szolgáltatásoknál nem akarunk kedvezményt adni, akkor tiltsuk le a belső kedvezmény!

v1.8 2008.07.01· MNB WSDL szervíz szolgáltatás használata árfolyamok letöltéséhez· Alapadat karbantartó ablakok "ESC"-el való bezárása· APLI címke nyomtatása, partnerek nevét lehet címkére nyomtatni (pl. számla vevőjének címét

a (nyomtatás/apli címke... gomb megnyomásával)· Terméktörzsbe termék részletes leírását, valamint képét lehet betenni (richtext,jpg).· Partnerekhez leírást és képet lehet betölteni (richtext,jpg)· Gyorsított,egyszerűsített szűrés a termék és partnertörzsben, valamint az árlistákban· Terméktörzsben nem szereplő termékek használata (ekkor elég beírni a nevet,megadni a

KSH besorolást,ÁFÁ-t, mennyiséget és árat - Fontos, ha van a terméktörzsébe ilyen nevűtermék, akkor onnan kell választania!)

· Partnertörzsbe nem szereplő partnerek kezelése (pl. ha valakinek csak egyszer fog számlát kiállítani,akkor elég azt a számlázáskor beírnia,megadnia a címét! Fontos: fordított adózásesetén, mindenképp fel kell vennie a partnertörzsbe, valamint a beállított alapértelmezettbesorolás lesz használva a partnerhez mindig...ezt nem lehet választani)

v1.81 2008.07.30· Számlák digitális archiválásának lehetősége (minden nyomtatáskor a számla pdf-formátumban

is nyomtatásra kerül, amelyet naponta digitálisan lehet archiválni pld. e-Szignó programmal, ezzel elkerülhető a számlák másod példányának nyomtatása Settings.ini : [PRINTERS]PRINTTOPDF=1 lehet bekapcsolni, a pdf-ek a program könyvtárában a pdf könyvtárbakerülnek napi bontásban..

· Termékekhez és Partnerekhez egy web link helyezhető el (pld. terméknél a gyártó weboldalastb.)

· Termékeknél,partnereknél egy kis "infó" ikon jelzi, ha kép,vagy leírás lett csatolva· Tartozás lista (egyedi tartozás/követel nyilvántartást tesz lehetővé, mind készpénz, mint

egyéb termék,vagy csak emlékeztetőnek is használható - számláktól teljesen függetlenrendszer

· Megjegyzések elmenthetoek sablonként, és azokat bármelyik megjegyzés írásakorbeilleszthetjük, ezzel gyorsítva munkánkat.

v1.82 2008.09.02· Készpénzes számláknál visszajáró kiszámítása· Tételeknél új funkciók (megj megjelenítése,új tételnél árlista megjelenítése automatikusan,

összes tétel törlése .. lásd Egyéb gomb) · Beállításoknál kerekítés megadása (készpénzes számlákat erre kerekíti)· Felvitel folytatásának lehetősége· Bizonylatoknál fejléc automatikus elrejtése (lásd Egyéb gomb)

11Áttekintés

p2mozi © 2008

· Vevői bizonylatoknál partnerekről gyors információ megjelenítése...· Vevőbizonylatok után automatikus dokumentumsablon elkészítése,nyomtatása (pld.

garancialevél)· Utoljára nyomtatott bizonylat gyors újranyomtatása

v1.85 2008.09.24· Egyedi kimutatások készítése (alapszintű sql ismeret szükséges új kimutatások

készítéséhez), kimutatás exportálása excelbe, vagy pivot táblába adatok átalakítása

v2.00 2008.11.01· Minden hónap 1 napján készlet automatikus mentése· Manuális mentés készítés· Mentés használata (megtekintés)· Termék információs panel bővítése 3 új kimutatás lappal· Vevő bizonylatok gyors reprodukálása (Új gomb/Új aktuális másolataként)· Vista kompatibilitás, beállítások tárolásának helyének áthelyezése a %allusersprofile%

mappába· Bővített keresés termék,partnertörzsben (Alt+F)· Adatbázis ellenorzések, mentése· Kapcsolódás egy régebben elmentett adatbázishoz· Értékesítésnél folyamatos/egyszerűsített felvitel lehetősége (árlista folyamatosan látható, nem

záródik be, "+" gomb segítségével más mennyiség is megadható · Terméktörzsből eladás esetén, lehetőség van más néven értékesíteni (csak az aktuális

bizonylatban)· Üzleti pillanatkép,snapshot · Batch nyomtatás (megadott feltétel alapján több bizonylat nyomtatása)· Projekt kezelés (számlák,szállítók,rendelések,árajánlatok,dokumentumok hozzárendelése)

v2.01 2009.01.04· Kézi számlák(szállítók) felivtele· Bizonylatok exportálása, majd kézi számla tömbbe importálási lehetőség· Számlák átadása könyvelő programoknak

v2.02 2009.02.01· Bizonylattipusoknál kezdo sorszám megadásának lehetősége, így tetszőleges sorszámtól

indulhat bármelyik bizonylat tömb· Telepítés után jogosultság probléma megoldása nem rendszergazda jogosultságú felhasználó

esetében

v2.03 2009.02.25· Bugfix: bevételezésnél· Termék,Partner adatoknál új az aktuális másolataként gomb· Termékeknél árlistákban nettó mellett, a bruttó ár is szerkeszthető· Üzletkötői részesedések kezelése (egy számlához több üzletkötő megadása, eltérő

százalékokkal)· Ismétlődő bizonylatok kezelése (adott időszakonként újra készítendo bizonylatok)

v2.04 2009.05.20· ÁFA módosítása bekerült a többszörös ár módosításokhoz · Változás kezelés· ÁFA módosítása tömegesen· Bugfix: Előzőleg kiállított bizonylatok beillesztése esetén a jelenlegi ÁFA használata


p2mozi © 2008

· Ez Áfa módosításkor lényeges, hogy a régebben kiállított pld. szállítólevél is már az új ÁFÁ-val legyen kiszámlázva

v3.00 2009.06.01· Beszerzési árak export,importja· Termékek beszállítói termék neveinek kezelése· ÁFA lecserélése azonnal, vagy időzítve (előzőleg ezt a tömeges termék ár módosításnál

lehetett megtenni időzítés nélkül,ez a funkció továbbra is elérhető onnan)

v3.02 2009.07.27· Készlet,árlista,bizonylatok vágólapra másolásának lehetősége(Ctrl+C)· Készpénzutalási megbízás nyomtatása bizonylatokból· Új dokumentumsablon makrók bizonylatokhoz· Ügyfél egyszerűsített cimlista, telefonkönyv nyomtatás· Leltárak összehasonlításának lehetősége· Készletnapló nyilvántartás (vevőnél mennyi termék van)· Dokumentum törlés,módosítás lehetősége· Kimutatások,dokumentumok gyors email küldési lehetősége· Gyors termékfelvitel(hasonló nevű termékek esetén) lásd Új gomb menüje· Gyors tömeges termékmódosítás (lást termékek/módosítás menüje)· Terméktörzs export/import CVS formátumból,-ba· Vevői,beszállítói árlista nyomtatás· Automatikus program firssítés interneten keresztül

v3.03 2009.08.24· Raktár törlés (beállítások ablak)· Bizonylatok törlése projektből

v3.04 2009.09.26· Házipénztár kezelése (pénztárbizonylatok, pénztárzárás) Partner menü\Házipénztár menüpont

alól érhető el· Készpénzes számlából pénztárbizonylat készítése· Apróbb változtatások (pl. rács vezérlők módosítása megmarad, ha ezt engedélyezzük)· Interneten való frissítés alapértelmezetten ki van kapcsolava, mivel sok vírusírtó vírus gyanús

műveletnek jelzi a műveletet..

v3.05 2010.01.10· Partnertörzs export,import CSV formátumból,-ba· Beszerzési árlistákba termékek importálása (pl.termékcsoport alapján)· Beszerzési árlista importálása másik beszerzési árlistába (Módosít gomb)· Leltározás alatt beszerzési árak módosítási lehetősége· Leltározás egyszerűsítése, gyorsítása - folyamatos felvitel esetén a termékek folyamatos r

ögzítése, a termékek a leltár lista sorrendben jönnek· Részletes készlet megjelenítés, egyszerre látszik minden raktár készlete külön oszlopban· Kiexportált vevői számla(XML) beolvasása bevételezésnél, illetve más programok által előállított

XML formátumú számla beolvasása

1.5 Általános információk

Teller kereskedelmi rendszer (c) p2mozi 2008 - (Teller Ede tiszteletére adózva). Az alaprendszer egykeretet ad, amely az alapvető üzleti (számlázás, készlet stb.) tevékenységeket fedi le. Arendszerhez különféle plugineket, kiegészítőket lehet kapni, amellyel az alaprendszerfunkcionalitása bővíthető (pld. éttermi, pizza futárszolgálat, szálloda foglalási rendszer stb.).

13Áttekintés

p2mozi © 2008

Komplett kereskedelmi rendszer, amely az összes vevői és beszállítói bizonylat kezelését lehetővéteszi.· Bizonylat tömbök (bizonylat fajtákból, mint pld. vevői számla lehet korlátlan számú tömböt

létrehozni, minden tömb saját fejléccel, saját sorszámmal rendelkezik.· Vevői árajánlat (vevok részére kiadott árakat tartalmazó bizonylat)· Vevői rendelés (amely készíthető a már kiadott árajánlat felhasználásával, vagy teljesen új

bizonylatként). Rendelés véglegesítéskor kell eldöntenünk, hogy a rendelt tételekkel kapcsolatbanmilyen módon járjunk el. Ha a rendelt mennyiség van készleten, akkor az alapértelmezett, hogyfoglalásra kerül, dönthetünk még beszállítói rendelés mellett, illetve, hogy ne történjen semmilyenművelet végrehajtásra.

· Munkalap (hasonló elven működik, mint egy szállítólevél, viszont annyiban tér el attól, hogy a levéglegesített, majd visszahozott munkalap módosítható - tételek vehetők fel rá később,darabszámok módosíthatóak)

· Szállítólevél (vevői árajánlatot, rendelést, vagy általunk kiválasztott tételeket tudunk szállítólevélretenni). Szállítólevél véglegesítése az első bizonylat, amely készletet módosít (pozitív mennyiségesetében csökkenti, negatív mennyiség esetében növeli - jóváírás - a készletet)

· Számla (hasonló funkcionalitású, mint a szállítólevél, készletet kezel, beillesztheto árajánlat,rendelés akár tételesen is, szállító levelek. Fontos: beillesztett szállítólevél nem módosítható, hatételt törlünk akkor az összes beillesztett tétel törlődik. Beillesztett árajánlat, rendelés esetében atermék nem módosítható, csak a mennyiség, vagy az ár.

· Vonalkód kezelés (soros portos, vagy usb - virtuális soros portot kezelő vonalkód olvasó ajánlott,billentyű puffert használó vonalkód olvasó is használható, de nehézkes kezelése miatt nemajánlott, mivel ekkor a beolvasáshoz az adott cellában kell állni a fokusszal. (Symbol vonalkódolvasók ajánlottak, ezekkel lett a program tesztelve)

· Raktár közi mozgás (két raktár között termékeket, készletet tudunk módosítani)· Bevételezés szállító levélen (készletet módosít)· Bevételezés számlán (készletet módosít)· Árak kezelése: árlista módszerrel történik, korlátlan számú árlistánk lehet, minden árlistában

szerepel minden termék, és minden árlistában csak egy árral szerepelhet. Minden vevőbesorolása határozza meg, hogy milyen árlista kerül felhasználásra a vevő vásárlásakor. (árlistátegyszerűen készíthetünk egy már meglévő árlista másolásával (ekkor egy szorzót ismegadhatunk, ezzel árat tudunk növelni, vagy csökkenteni)

Fogalmak tisztázása:· Termék törzs, a termékek, szolgáltatások tárolására szolgáló adatlap (olyan jellemzőket adhatunk

meg, amely minden egyes terméknél eltérhet: név, termékcsoport, cikkszám, gyári cikkszám,megjegyzések, áfa, ksh besorolás (szj,vtsz szám), készletező-e a termék stb.

· Termékcsoport, azt a célt szolgálja, hogy a termékeket csoportokba tudjuk szervezni (főlegkimutatásoknál hasznos), valamint alapértelmezett értékeket adhatunk meg (pld. ÁFA, egy újtermék felvitelekor, ha kiválasztjuk a termékcsoportot, akkor onnan a termék megkapja azalapértelmezett értékeket)

· Vevői árlista, annyi árunk lehet termékenként amennyi árlistánk van (minden árlistánál meg kelladni egy devizát, tehát az árak abban a devizában értendőek). Alapból minden termék benne vanminden árlistában, de egyes árlistából törölhetünk termékeket (majd később ezt visszahelyezhetjük). Pld. lehet egy szolgáltatás árlistánk, egy festék árlistánk és egy kisker árlistánk(amelyben a szolgáltatások és a festékek is benne vannak)

· Beszállítói árlista, minden terméknél megadható, hogy mely partnerek a beszállítói (egy v. több),valamint beszállítónként egy listárat. Ezzel egy beszállítói árlistát állítunk össze. Bevételezéskorbeszállító kiválasztása után, ebből az árlistából tudunk választani termékeket.

· Partnerek (beszállítók, vevők) minden partnert fel kell vigyünk a partner törzsbe, ha annakbizonylatot kívánunk kiállítani. Minden partnernek pontosan egy partner besorolása lehet (amimegadja, hogy a partnerünk milyen fizetési módot kaphat, milyen kedvezmények járnak neki,


p2mozi © 2008

valamint milyen egyéb megszorítás fog érvényesülni)· Partnerbesorolás (fizetési módok, kedvezmények, megszorítások) Általában egy cégnek hasonló

besorolású vevői vannak és ezeken a csoportokon beül hasonló fizetési módot, kedvezményt kívánadni (pld. kisker vevők, nagyker vevők, szerződeses partnerek, nagyker kategória1, nagykerkategória 2 stb.) A besorolás határozza meg a vevőnek készülő bizonylat fizetési módját, azárlistáját, abból adható kedvezményeket stb. Minden partnert be kell sorolni pontosan egy partnerbesorolásba!

· Külső kedvezmény, az a kedvezmény ami a bizonylaton feltüntetésre kerül· Belső kedvezmény, a bizonylatokon nem kerül feltüntetésre, hanem a bizonylaton szereplo nettó

egységárat az alapján számolja az árlistában szereplő árból.(főleg nagykereknél szokás ez atípusú kedvezmény, ahol az árlistában ajánlott kiskerárat adnak meg, és a besorolások azthatározzák meg, hogy ehhez képest milyen kedvezményt kaphat a kiskereskedő)

· Bizonylatok (vannak bizonylat típusok pld. árajánlat, rendelés, munkalap stb.), ezekből abizonylatokból alapesetben egy bizonylattömbünk van, de bármennyi bizonylat tömbötlétrehozhatunk (Bizonylatok menüben ekkor több árajánlat, stb. tudunk választani - ennek miadhatunk meg nevet)

Általános működés vázlat:Készlet kezelés: korlátlan számú raktár kezelése (raktáranként készlet nyilvántartás). Készletre atermékek bevételezéssel kerülnek (illetve leltárral). Raktárak között raktárközi mozgatást lehetvégezni. Eladásnál csökkentjük a készletet (munkalap, szállító, számlával lehet termékek kiadniraktárról)

Partner besorolások: minden partnertörzsbe felvitt partnert be kell sorolni egy partnerbesorolásba(pontosan egybe). Besorolás pedig meghatározza, hogy a vevő melyik árlistából kapja a termékeket,milyen árral. Milyen fizetési módot használhatunk számlázáskor, milyen tartozásai lehetnek,

15Áttekintés

p2mozi © 2008

kedvezmények stb...1. példa, van két partner besorolásunk: normál(itt nincs semmilyen kedvezmény, csak készpénzrevásárolhat), és van egy szerződéses partner besorolásunk (utalásra vásárolhat és mondjuk kap10% kedvezményt)2. példa, több üzletkötőnk van, minden besorolást egy üzletkötőnek feleltetünk meg, mindenpartnert az Ő üzletkötőjének megfelelő besorolásba teszünk, és például, minden besorolásnálegyedi árlistával dolgozunk)3. példa, van egy kisker besorolásunk (kisker árlistához kapcsolódik), és van egy nagykerbesorolásunk, ami a nagyker árlistához kapcsolódik, egy vevőnk ekkor vagy kisker vevő, vagynagyker vevő lesz...

Terméktörzs: korlátlan számú terméket tarthatunk nyilván a programunkban. Minden termék többraktárban is lehet készleten (ha készletező, lehet, hogy csak egy raktárban tartjuk, de lehet, hogyaz összesben)Minden termék szerepel az Összes árlistában (ez az alapeset, de törölhető is bármelyik árlistából,pl. a dohány árút töröljük az alkohol árlistából)Minden terméknél megadható egy, vagy több beszállító (és egy listaár), ezzel rendeljük össze abeszállítót és a termékét, és így állítjuk össze a beszállítói árlistát (egy terméket több beszállítótólis vehetünk, több beszállítói árlistában is lehet)


p2mozi © 2008

Bevételezés: a kiválasztott beszállító árlistája alapján vételezünk be(fontos: terméknél meg kelladnunk ezt a beszállítót), meg kell adnunk melyik raktárba akarjuk a terméket elhelyezni..

Értékesítés: Kiválasztott vevő partner besorolása meghatározza az árlistát, a kedvezményeket, fizetési módot stb. A

kiállítandó bizonylatba beilleszthetjük a vevőnek már előzőleg elkészített bizonylatait (pld. számlába munkalapot,

rendelésbe árajánlatot stb.)

17Áttekintés

p2mozi © 2008

1.6 Hardverszükséglet

Program hardverszükséglete:· Minimum P3 processzor, vagy annak megfelelő egyéb processzor (P4 1.7Ghz ajánlott, vagy annál

gyorsabb)· Memória minimum 256Mb (512Mb ajánlott)· Merevlemez minimum 100Mb üres hely (ez egy közepes cég 5 éves adatmennyiségéhez elég)

Ajánlott NTFS partíció használata.· Operációs rendszer Win98,WinXP,Vista (a program XP és Vista alatt lett tesztelve).

Adatok tárolása Firebird adatbázis kezelővel történik, a program telepítője ezt feltelepítiautomatikusan. Ha Ön gépén már van firebird adatbáziskezelő, akkor az adatbáziskezelőt nem kelltelepítenie.Ajánlott verzió: Firebird-2.0.3.12981-1-Win32.exe (weboldalunkról letölthető).

1.7 Telepítés

A program telepítéskor alapesetben a Program Files\Teller könyvtárba települ. Ide másolódik aprogram, a program leírás, valamint a programhoz tartozó oktató videók.XP (Documents And Settings\All user\Teller), Vista esetében (Users\All users\Teller) könyvtárbakerül az adatbázis (T2006.GDB néven), valamint a program beállításait tartalmazó settings.ini file.

Az adatbázis kezeléséhez szükséges Firebird SQL server a "Program files\Firebird" könyvtárbakerül. A programhoz min. 2.0.3.12981 adatbáziskezelő verzió szükséges. Ha Ön már rendelkezikfirebird adatbázis kezelővel:1. Régebbi verzióval, akkor telepítés előtt távolítsa el a régi verziójú adatbáziskezelőt.2. Ha újabb verzióval rendelkezik, akkor ne telepítse a firebird servert.

Adatbázis helyes eléréséhez a Firebird könyvtár\UDF könyvtárban kell lennie a myudf.dll, wangfunc.dll fileoknak. Ha ezeket nem találja ott, akkor kérem manuálisan másolja be a program


p2mozi © 2008

könyvtárából!

Settings.ini file tartalma:SERVER= ha nem azon a gépen található az adatbázis, akkor annak a gépnek a nevét kell ideírnia, amelyiken az adatbázis található. DATABASE=c:\Munka\Teller\bin\Data\T2006.GDB ide mindig az adatbázis helyét kell írni (akkor is,ha az egy másik gépen található)VER=0LASTBACKUP=

[PRINTERS]PRINTERSTOP=0 nyomtatás letiltásához 1 értéket kell megadnia

[BARCODESCANNER] vonalkódolvasó helyes beállítást itt tudja elvégezni, ki kell vennie minden sorelől a ;; bejegyzést, valamint be kell állítania a soros port számát és sebességét.;;SCANNER=1 ;;COMPORT=1;;BAUDRATE=9600

Adatok mentéseAjánlott az adatbázis gyakori mentése (az adatbázis csak akkor sérülhet meg, ha nemrendeltetésszerű használat, vagy hardver hiba lép fel). A mentéssel tudja viszont munkájátbiztonságban tudnia. Az összes adat a T2006.GDB fileban található. Ezt szükséges mentenie!Program könyvtárát nem fontos mentenie, hiszen a telepítő cdről bármikor újra tudja telepíteni aprogramot, majd a mentett T2006.GDB-t csak vissza kell másolnia és már tudja is használni aprogramot.Új verzió, frissítés esetén a programot is mentse el!

Program áttelepítése egy másik számítógépreTelepítő cdről telepítse fel a programot, majd a T2006.GDB-t másolja be a megfelelő helyre. Aprogram egy cégen belül korlátlan számú számítógépre lehet telepítve. Ezért lehetséges akár az is,hogy bent a cégénél és otthon is tart feltelepítve egy verziót. Ilyen esetben ajánlott mindenbizonylatnál más sorszám sablont beállítania. Például bent a cégénél állítsa be a B000000sorszámot, otthon pedig a O000000 sorszámot. Így nem fog előállítani azonos sorszámú bizonylatota két programmal.

19Áttekintés

p2mozi © 2008

Másik gépen található adatbázis eléréseSettings.ini fileban (ami az adatbázis mellett található) kell megadnia, a számítógép nevét, valamintaz adatbázis elérését. Fontos: elérésnél nem hálózati meghajtót kell megadni, hanem a szerverkénthasznált számítógépen található pontos útvonalat. A program hálózatos működésre készült,konkurensen, egyszerre korlátlan számú program használhat egy adatbázist (pl. ha Önnek van 10számítógépe, amelyről a pénztárosok számláznak, akkor telepítse fel az adatbázist és a firebirdszervert a szerverére, majd telepítse egyesével a programot a kliens gépekre is, és végezze elmindenhol az adatbázis elérés módosítását.

SERVER= ha nem azon a gépen található az adatbázis, akkor annak a gépnek a nevét kell ideírnia, amelyiken az adatbázis található. DATABASE=c:\Munka\Teller\bin\Data\T2006.GDB ide mindig az adatbázis helyét kell írni (akkor is,ha az egy másik gépen található)

Szerver számítógépre adatbázis telepítéseFirebird adatbázis szervert kell feltelepítenie, valamint a Firebird könyvtárába található UDFkönyvtárba kell dll-eket bemásolnia, vagy az adatbazistelepito.exe-t kell csak futtatnia, amelyugyanezeket a lépéseket automatikusan elvégzi.Adatbazistelepito.exe program csak az adatbázist és az ahhoz szükséges Firebird programottelepíti, a Teller.exe-t nem.


p2mozi © 2008

1.8 Program frissítés

Program frissítéseket email kapják meg a program tulajdonosok. Emailben található link-ről kell aprogram frissítést letölteni. Frissítés előtt érdemes egy teljes mentést készíteni a programról és azadatbázisról (teljes c:\Teller mappát mentse le külső adathordozóra, pl pendrivera, vagy cd-re). Aprogramfrissítés egy telepítési folyamat, amely felülírja a program aktuális verziójával aszámítógépen található verziót. Majd a program első indításakor végrehajta az adatbázis szükségesmódosításait is.

21Áttekintés

p2mozi © 2008

A program és az adatbázis is rendelkezik egy verzióval, amelynek sikeres telepítés esetén meg kellegyeznie. A két verziószám a Névjegy ablak felső oldalán található (a képen v3,02/3,02 az aktuálisverzió). Névjegy ablakban meg tudja nézni, hogy milyen frissítések kerültek a programba, illetve errőlweboldalunkon is tályékozódhat.

Frissítések telepítése: a letöltött update telepítőt minden gépen telepíteni kell, ahol a programothasználjuk. Frissítés folyamata: a telepítő felülírja a módosult állományokat, majd a program első indításakorelvégzi a szükséges módosításokat. Fontos: frissítés előtt mindig végezzen mentést az egészprogramról!

1.9 Program automatikus frissítés

v 3.02 verziótól a program képes automatikusan frissíteni önmagát interneten keresztül. (Náhányvirusírtó virusnak, virus gyanúsnak ítéli meg ezt a folyamatot, ilyenkor a virusírtónak bekell állítani a programot megbízhatónak, vagy a program könyvtárát ki kell zárni a keresésiútvonalból).

A program induláskor ellenőrzi, hogy van-e internet kapcsolat, ha van, akkor a http:\\www.p2mozisoft.hu oldalról leellenőrzi az aktuális verziót, ha újabb verziót talál, akkor azt közli, ésmegkérdezi, hogy kívánjuk-e frissíteni a programot (ilyenkor a legtöbb új funkció is felsorolásrakerül),Ha a frissítést választjuk, akkor a program letölti a szükséges módosításokat .tmp kiterjesztéssel,majd újra indítja a programot, miközben lecseréli a filekat a tmp kiterjesztésűekkel.


p2mozi © 2008

Settings.ini-ben ki lehet kapcsolni az automatikus frissítést:[SYSTEM]AUTOUPDATE=1 -- 1 bekapcsolva, 0-kikapcsolva

1.10 Terméktámogatás

A megvásárolt szoftverhez terméktámogatás jár, amely a következőkre terjed ki:

1. Telefonos terméktámogatás (1*) (2*)

2. Email alapú segítség (érdemes minél alaposabban kifejteni a hibát, kérdést, kérést, akár képernyőmentéssel is - képernyő mentés Alt+PrintScreen gomb, majd Ctrl+C v. beillesztés a levélbe) (1*)

(3*)

3. Weboldalunkon forum (3*)4. Távsegítség, erre a TeamViewer nevű programot weboldalunkról is letölthető. Telepítés után, egy

ID-t és egy jelszót ír ki a képernyőre a program, ezt telefonon bediktálva, rá tudunk csatlakozni azÖn számítógépére, és távolról tudunk segíteni a probléma megoldásában (de csak addig, amíg aprogram fut az Ön számítógépén) (2*)

5. Adatok importálása, egyszer vehető igénybe. Ha Ön rendelkezik már meglévő elektronikuspartner,termék,ár,készlet törzzsel, akkor segítünk az adatokat beimportálni a rendszerbe, ezzel iselősegítve a rugalmas, gyors üzembehelyezést (importálás sikere függ a meglévő adatokformátumától, de az esetek többségében ez sikeres).

Valamint lehetőség van helyszíni terméktámogatásra, oktatásra külön egyeztetés és díjjazás mellett(kivéve ha a szerződés erről nem rendelkezik másképp).

1*.Telefonszámunkat, email címünket megtalálja weboldalunkon (http://www.p2mozisoft.hu) 2*. Minden megvásárolt szoftver mellé 10 alkalommal vehető igénybe ingyenesen, a továbbiakat kiszámlázzuk (ha a

időtartama meghaladja a 2 percet).

23Áttekintés

p2mozi © 2008

3*. Minden esetben ingyenes, megpróbálunk minél hamarabb válaszolni az összes emailre, forum kérdésre.

1.11 Első lépések

Az alábbiakban a Teller első használatban vételéhez találunk segítséget.

Milyen feladatokat kell elvégeznünk ahhoz, hogy számlázásra és készletvezetésre ishasználhassuk a Tellert, hogyan kell a törzsadatokat feltölteni?Készletezés esetén, hogy vigyük fel a nyitókészletünket (amellyel jelenleg rendelkezünk).

1.11.1 Törzsadatok feltöltése

Törzsadatok: olyan adatok, amelyeket csak egyszer kell a rendszerbe feltölteni, majd a megfelelőhelyről használhatóak. Ilyenek a partner (vevő, beszállító), termék, árak (vevői árlista, beszállítóiárlista). A program támogatja a törzs nélküli használatot is (adhatunk el olyan vevőnek, aki nincs apartnertörzsben, adhatunk el olyan terméket, ami nincs a terméktörzsben stb.) Ezzel a lehetőséggelakkor is élhetünk, ha úgy döntünk, hogy használunk partnertörzset és terméktörzset (de példáulolyan terméket adunk el, veszünk be, amelyet soha többet nem fogunk, ekkor ne vegyük fel aterméktörzsbe!)Megtehetjük, hogy nem töltjük fel az adatokat (kezdő vállalkozásoknál nincs is sok adat, amivel aprogramot fel lehetne tölteni), majd a használat közben kerülnek folyamatosan a rendszerbe.Kereskedő cégeknél általában van egy termék paletta, ezt érdemes a program használatba vételekorfeltölteni, majd ehhez az eladási és beszerzési árakat megadni. Nézzük át, mik azok az"alapadatok" amelyet a program használatának megkezdésekor érdemes rögzíteni (illetve rögzítéselőtt átgondolni, megtervezni: a tervezéssel akár a cég rövid, vagy hosszú távú terveit isátgondolhatjuk).

A készletező termékek számlázásához szükségünk lesz legalább egy raktárra. A telepítés után, azalaphelyzetben létezik egy főraktár, ha nem akarunk több raktárat létrehozni, akkor ebbe kerülnekbele a bevételezett készletező termékek és innen kerülnek ki számlázáskor. Amennyiben még nem használtunk több raktárat nyilvántartó programot, akkor át kell gondolnunk araktáraink struktúráját.A több raktáras rendszernek az az előnye, hogy a vállalkozás akár ugyanazon telephelyén fellelhetőkészletét elkülönítsük. Természetesen a készleteknek a valóságban nem muszáj elkülönültentárolni.Milyen esetekben használunk több raktárat?pl. készletet adunk bizományba, kiadjuk munkatársnak értékesítésre, bemutatódarabokat különkezelünk.Érdemes tehát a raktárak felépítésével kezdeni: Hozzon létre raktárakat (alapbeállításként van egy FŐRAKTÁR), ha szükséges. (Menüben: Készlet>Raktárkészlet> kék beviteli mező mellett három pontra kattintva vagy F5, felugró ablakbanmegadható új raktár)


p2mozi © 2008

Részletesen a raktárakról itt.

Következő lépésként a termékekkel és azok csoportosításával foglalkozzunk.A termékeket a terméktörzsben tarthatjuk nyilván. Minden felvitt termékhez részletes terméklaptölthető ki. A terméktörzsbe fel lehet vinni minden olyan terméket, ami a vállakozásunkbanszerepelni fog a bizonylatokon, tehát olyan termékeket is rögzíthetünk, amelyek nem készletezőek(pl. szolgáltatások), de ezek felvitele történhet a napi munka során (nem szükséges első lépés).A teméktörzs úgy van felépítve, hogy minden egyes termék legalább egy termékcsoportbatartozzon. (Ha kevés termékünk van és nem használunk termékcsoportokat, akkor azalapértelmezett termékcsoportba fog tartozni.)A termékcsoportok vonatkozhatnak pl: azonos Áfa besorolású termékek, azonos alapanyagú,azonos mennyiségi egységű stb.Ehhez tehát át kell gondolni a termékcsoportokat és berögzíteni azokat (a felső menüben:Termékek> Termékcsoport), egy termékcsoport megadása kötelező.A termékcsoportokról részletesen itt található a leírás.

25Áttekintés

p2mozi © 2008

Ezután kezdődhet a terméktörzs feltöltése (Termékek> Terméktörzs). Érdemes a terméklapokatmár az elején nagy gondossággal és részletesen kitölteni, mivel a napi munkát nagybanmegkönnyíti, ha az elején odafigyelünk az alapadatok felvitelére.

Ha készletező terméket rögzítünk föl, érdemes a beszállító(ka)t és listaáraikat máris megadni.Ilyenkor szükség van egy újabb alapadat meghatározására, az árlista típusra. Ez azért fontos, mertminden terméknek tartoznia kell legalább egy árlistához, ehhez viszont egyet fel is kell vinnünk.Árlista típust az Árlista> Árlista típusok menüben tudjuk meghatározni. Bővebben erről itt olvashat. Az árlista tipus rögzítése után az eladási árakat már itt, a terméktörzsben is meg lehet adni.


p2mozi © 2008

Végül a kimenő bizonylatokat kell feltétlenül átgondolni. Megfelelőek-e a megadott fejlécek,elnevezések sorszámok? Mennyi bizonylattömbre lesz szükségünk a munka során? A bizonylatokról részletes leírás itt található.

Beállítások elvégezhetők a Beállítások> Bizonylatok menüpontban.Tipp: minden bizonylatnál megadhatunk egy fejléc szöveget

1.11.2 Kezdőkészlet felvitele

Ha készletezni szeretnénk, akkor a készletet fel kell töltetni, erre két lehetőségünk van:· A kezdő raktárkészlet felvitelére egy leltár rögzítését javasoljuk. A leltár felvitelével pontosan fogjuk

tudni, hogy milyen készlettel indult a szoftver. A leltárban szereplő termékekhez ráadásulhozzárendelhetjük az elszámoló árakat is, így a kezdő készlet érték is meghatározható.

· Bevételezéssel (szállító, számla). Kezdővállalkozás kezdheti így el a működést, ahol nincs "nyitókészlet", vagyis az nulla. És mindent most kezd el készletre várásolni.

A leltár felvitelére a Bizonylatok menü LELTÁR pontjában van lehetőség. A leltár rögzítéséhez valóleírást a Súgó Bizonylatok - Letár pontjában vagy ide kattintva találjuk.A kezdő készlet felvitelét több raktárban is megtehetjük.

Mik azok a lépések, amiket meg kell tennünk a készlet felvitele előtt? A terméktörzs feltöltése,beszállítól megadása, valamint a termékekhez listaár rögzítése.

Fejezet

II


p2mozi © 2008

2 Felhasználói felület

2.1 Választómezők

Választómezők olyan beviteli mezők, amelyeknél egy listából tudunk választani, és nem kell (vagynem is lehet) begépelni, beírni a tartalmat. A választható adatokat billentyűről az F5-funkcióbillentyű megnyomásával, vagy a mező jobb szélén található kis gombbal lehet (3 pötty). Ekkorjelenik meg a kiválasztható adatok listája, amely beviteli mezőtől függ (van ahol raktárat, terméket,vevőt stb. lehet így választani). Általában más programokban ezt lenyiló beviteli mezővel szokták eztmegoldani, de ott nincs lehetőség több adat megjelenítésére, módosításra, új felvitelre - ezértválasztottuk ezt a megoldást, ami ha megszokjuk akkor nem is lassabb mint a lenyiló,"combobox".

A kék szín az, amiről az ilyen mezők mindig felismerhetőek!!!!!.

29Felhasználói felület

p2mozi © 2008

2.2 Rács vezérlő használata

Rács vezérlő alatt, az olyan Excel munkalap szerű eszközöket értjük, amelyben az adatokrácsokkal vannak elválasztva (sorokba és oszlopokban), kezelése pedig az excel munkalaphoznagymértékben hasonlít. (ilyen például az alapadat karbantartó bal oldalán található lista ).

Kezelése:· ha valamelyik oszlop fejlécére kattintunk, akkor az alapján tudjuk rendezni a megjelenített

adatokat (ez látható az oszlop fejléc neve melletti kis nyílon).· Minden oszlopban szűrhetjük a megjelenített adatokat (mint az excel autószűrő segítégével)· Gyorsan kereshetünk az adott oszlopban, ha elkezdjük begépelni a keresett szöveg elejét, akkor

folyamatosan a már megadott szöveggel kezdődő sorokra állunk rá ( az lesz a kiválasztott).· Legtöbb helyen a vezérlőben található Ctrl+E gyors billentyű használatával, a vezérlőben található

adatokat lehet kiexportálni excel formátumba! (Ctrl+E export Excelbe) Fontos: exportnál meg kelladnunk a file kiterjesztését is: pl. termekek.xls, csak ekkor kerülnek az adatok a kiválasztottformátumba!

· Ha a vezérlőben lehet törölni, akkor azt a Ctrl+Del gombok megnyomásával lehet elérni· Ha a vezérlőben lehet az adatokat módosítani akkor azt az F2 bill. megnyomásával lehet

elkezdeni (ált. nem lehet módosítani, ez a vezérlő csak adat megjelenítést, tallózást teszlehetővé)

Rendezés:A vezérlőben (rács) megjelenő adatok rendezettségét az oszlop fejlécre kattintva érhetjük el. Azoszlopfejlécen található kis nyíl mutatja meg, hogy melyik oszlop alapján lesznek az adatok sorbarendezve, illetve, hogy csökkenő, vagy növekvő a rendezettség.


p2mozi © 2008

Szűrés:Az oszlopfejléc jobb oldalára kattintva egy lista jelenik meg, amiből kiválaszthatjuk, hogy melyadatokra akarunk szűrni. Pl. ha most kiválasztjuk az ÜDITŐK értéket, akkor a listában csak azüditők fognak megjelenni. Több oszlopban is állíthatunk be egyszerre szűrést (ilyenkor összetettszűrés valósul meg, figyeljünk oda, mert lehet, hogy a szűrés eredményének ilyenkor nem leszeredménye, mert pl. nincs üdíto és üres készletű termék.

Beállított szűrés törlése:Rács vezérlő alján található kis "x" gomb segítségével tudjuk egyszerre az összes szűréstmegszüntetni.

"Beállítás..." gomb megnyomásával bonyolult feltételeket is meg tudunk adni, illetve le tudjukmenteni azokat későbbi felhasználás céljából!


p2mozi © 2008

Módosítás:Néhány helyen a programban rácsvezérlőben kell, vagy lehet az adatokat szerkeszteni. Ekkor az F2billentyű megnyomásával tudjuk a szerkesztést megkezdeni (ha nem nyomjuk meg az F2-t,akkornem módosítást végzünk, hanem keresést)

Törlés:Néhány helyen (pl. Egyszerű adatválasztó ablakok) lehetőség van a rácsvezérlőben törölni, ezt a Ctrl+-Del gombok együttes megnyomásával tudjuk elvégezni!

Exportálás:Legtöbb helyen, ha a rács vezérlő az aktív akkor exportálhatjuk az adatokat xls formátumba a Ctrl+Ebill. eggyüttes megnyomásával.

Oszlopok átrendezése:egérrel az oszlop fejlécét megfogva, az oszlopok sorrendje szabadon variálható.

Csoportosítás:Csak néhány helyen van lehetőség erre, akkor az oszlop fejlécénél megfogva az oszlopot acsoportosító részbe kell húzni.

2.3 Alapadat karbantartó

Alapadat karbantartó ablakok segítségével tud a program működéséhez szükséges adatokatnyilvántartani a rendszerben (pl. termékcsoportok, partnercsoportok stb.) Itt lehetősége van Újadatok felvitelére (F2 Új..), a már meglévő adatok módosítására (F3 Módosítás), adatok törlésére,nyomtatására.A legtöbb esetben ezeket az adatokat fel kívánja használni a program más területén (pl.termékeknél ki akar választani a termékcsoportokból egy termékcsoportot), ezt az "F7 kiválaszt"gombbal teheti meg, vagy enter bill. megnyomásával.

Az ablak színe módosul, ha új adatot viszünk fel, vagy módosítunk egy meglévőt!!!


p2mozi © 2008

Új adat felvitelekor (F2 Új...") az ablak színe sárgára változik, ez is jelzi, hogy Új felvitelben van( aprogram egészében megfigyelhető ez a szín használata). Ha kitöltött minden adatot, akkor az F3Rögzít (esetleg az F2 Új -- megnyomásával rögzíti az aktuális adatot és egyből Új adat felvitelbekezd - nem szükséges két bill. egymás utáni megnyomása)Ha a felvitelt meg kívánja szakítani, akkor azt bármikor megteheti az "F4 Mégsem" gombmegnyomásával. (Új esetben az új adatok eldobásra kerülnek, módosítás esetén pedigmegmaradnak az eredeti adatok).

Már meglévő adat módosításához az "F3 Módosít" gombot kell megnyomnia (ekkor a kép színekékre változik, ez jelzi, hogy módosítást végez). Módosítás elvégzése után "F3 Rögzít" gombsegítségével tudja a módosításokat letárolni (F4 Mégsem gomb segítségével pedig eldobni amódosításokat, visszatérhet az eredeti adatokhoz).


p2mozi © 2008

A látható adatokat bármikor kiexportálhatjuk a Ctrl+E gomb segítségével pl. xls formátumba. Ha ahálózaton más gépen is dolgoznak, akkor az ott felvitt adatok alapesetben nem jelennek meg a mármegnyitott törzs adatunkban (pl. partnerek, termékek), ilyenkor az összes adatot újra kellolvasnunk, ezt a Ctrl+F billentyűvel tehetjük meg - ekkor az összes adat újra feltöltődik arendszerünkbe.

Fontos: Csak akkor tudunk adatot módosítani, ha előtte megnyomjuk a "F3 Módosít" gombot!Választó mezőkben kiválasztott értékek, csak ekkor kerülnek be a megfelelő beviteli mezőbe(különben csak a választható adatokat tudjuk megtekinteni).

2.4 Alapadat karbantartó (verzió követett)

Verzió követett alapadat karbantartó annyiban tér el a hagyományos alapadat karbantartó ablaktól,hogy minden egyes módosítás megnézhető, visszakövethető (ellenőrizhető). Bármilyen módosításaz aktuális sornak egy új másolata a módosításokkal együtt, ez azt jelenti, hogy minden előzőadatot meg lehet tekinteni erről a sorról.

Az ilyen ablakot a gombsor előtti számról lehet felismerni:

Ez a szám mondja meg, hogy az aktuális adatsor, hány módosításon van túl. A számra kattintvamegtekinthető az összes eddigi verziója ennek a sornak (és itt bármikor visszaállhatunk egy előzőverzióra).


p2mozi © 2008

pl. ha felveszünk egy termékcsoportot1. EGYÉB néven (ez lesz az 1. verzió)2. ha módosítjuk EGYÉB TERMÉK-re a nevet (ez lesz a 2. verzió) és így tovább

Bármikor a "Verziót" jelölő számra kattintva, megtekinthetjük az összes eddigi adatmódosítást(változáslistát, összes előzményt), minden előzményt a verzió szám azonosít. CD- mező pedig,hogy mikor történt a módosítás (CU mező pedig a módosító neve). Szürke mezőben pedig felsorolvaaz összes adatmező.

Ha az alapadat karbantartóban az "Új" gomb mellet nem lát szürke számot, akkor ez az ablak, nemképes több verziót kezelni az általa megjelenített adatokból (ilyen pl. Árlista/termékárcsoport ablak) -mivel ezek az adatok ritkán módosulhatnak.

2.5 Főadat karbantartó

Főadat (lásd termékek, partnerek) karbantartó ablaka, kezelőfelülete annyiban tér el az alapadatkarbantartó ablakoktól (termékcsoport, partnercsoport stb.), hogy több lapon érhetőek el az adatok.Mindig az első lapon vannak a legfontosabb adatok, a többi lapon pedig olyan adatok találhatók,amelyek kevésbé fontosak. Módosításkor csak az első lapon levő adatok módosíthatók, ilyenkor atöbbi lap nem is látható! A több lapon levő adatok módosításához nem kell a módosít, új gombotmegnyomni, ezek önálló életet élnek.

Többi lapon egyéb információ található: pl. partnerek esetében a postacímek stb.


p2mozi © 2008

Ha egy főadat karbantartón több lap található, akkor a lapok tartalmát (ha módosítható), akkor alapon található gomb segítségével kell menteni (lásd "Rögzít" gomb).

Alt+F billentyű megnyomásával tudunk keresni. Lásd később a keresés leírásánál (vagy a nyomtatgomb menüjén keresztül).


p2mozi © 2008

Minden főadat karbantartó esetében az összes módosítás ténye, időpontja, valamint a módosításletárolásra kerül egy naplóba. Ezt meg tudjuk nézni a nyomtat gombVáltoztatások menüpontja alól.


p2mozi © 2008

2.6 Egyszerű adatválasztó

Egyszerűbb adatok kiválasztásánál egy általános adatkiválasztó ablak jelenik meg (ilyen adatok pl.ÁFA, KSH,.stb.). Adat típustól függ, hogy az ablakon találunk-e "F2 Új.." új adat felvitelét lehetővétevő gombot (mint pl. ÁFA esetében).

Egyszerűen válasszuk ki egérrel, vagy billentyű segítségével a számunkra jelenleg felhasználandóadatot és "enter" billentyű, vagy F7 segítségével térhetünk vissza az előzőleg megszakítottműveletünkhöz.

"F2 Új.." gomb segítségével vihetünk fel új adatot! Fontos: módosítani és törölni nem lehetséges,ezért ezen adatok felvitelekor körültekintően járjunk el. Némely adatnál lehetséges törölni amár felvitt értékeket. Ezt a "Ctrl + Delete" billentyű segítségével tehetjük meg. (pl. ÁFA adatottörölhetünk) . Új gomb nem minden választó ablakban érhető el, csak ahol vihetünk is fel új adatot!

Új adat felvitelekor az összes szükséges adatot adjuk meg!

Ezek az adatok csak egyszer töltődnek le az adatbázisból (gyorsabb működést elosegítse). Haolyan adatokat akar kiválasztani, amelyeket mások vittek fel a programba, akkor a Ctrl+F billentyűsegítségével (Frissítés!!) tudja az adatokat újból letölteni az adatbázisból.

Ablakban használható billentyű kombinációk:F2 - Új adat felviteleF7 - aktuális sor kiválasztása


p2mozi © 2008

Ctrl+Del aktuális sor törlése (ha lehetőség van rá)Ctrl+F minden adat újra beolvasása

2.7 Gyorsbillentyűk

A programban használható gyors billentyűk összefoglaló táblázata (ha több bill. van felsorolva, akkorazokat egyszerre kell lenyomni)

Ctrl+E Adatok exportálása (fontos, hogy adja meg az állomány kiterjesztését is: pl. c:\tmp\szamla.xls !!

F2 Új adat felvitele

F3 Adatok módosításaVagy adatok rögzítése (ha módosításban vagy új adat felvitel állapotban van)

F4 Mégsem, ha adatok módosítását végzi, ekkor visszatérhet az eredeti tartalomhoz

F7 Egy adat kiválasztása

F8 Ablak bezárása (kiválasztás nélkül)

F5 Kék színű mezőben adat választása (vagy a három pontos gombra kattintással )

F9 Készlet megjelenítése (ált. egy termék készletének megjelenítése)

Ctrl+F Adatok frissítése ( jelenlegi adatok újraolvasása)Ez akár több másodpercig is eltarthat, attól függően, hogy eddig mennyi ablakot ésadatot nyitott meg...Vannak olyan műveletek a programban, amelyek módosításakor csak a programbólvaló teljes kilépés és újraindítás végzi el az adatok frissítését!

Tab Mezők közötti váltás (adott sorrend alapján)

Enter Az aktív gomb megnyomása (ezt a gombon egy kis kék keret jelöli, jelen esetben aKiválaszt gomb az aktív, tehát bármikor enter bill. lenyomjuk, akkor az a "kiválaszt"gomb megnyomásával egyenértékű!

A programban használt gyorsbillentyűk listáját mindig a Névjegy/Funkcióbillentyűk listája menüpontalatt találni. Itt fel van sorolva a legáltalánosabb billentyű kombinációk.


p2mozi © 2008

2.8 Részletek megjelenítő

Ez egy olyan adatmegjelenítő ablak, amely csak adatok megjelenítésére szolgál. Adatokat itt nemmódosíthat. Adatokat kiexportálhatja külső adatállományokba (pl. xls), tallózhat a megjelenítettadatokon.

Ilyen ablak, például a verziókövetett alapadatok esetében megjeleníthető változáslista (vagy pl.folyószámla történet, számla kiegyenlítés történet).


p2mozi © 2008

2.9 Bizonylatok

A programon belül egységes bizonylatkezelő felület található. Minden bizonylatot ugyanabban akeretrendszerben tudunk kitölteni (pl. raktármozgás, bevételezések, eladások stb.)

Nézzük át ennek a felületnek az elemeit.Minden bizonylatnak két nézete van1. Tallózás nézet, ekkor a bizonylat nem szerkeszthető2. Edit vagy Új nézet

Tallózás nézetben baloldalt található a bizonylatok listája. Mindig azok a bizonylatok láthatók,amelyek megfelelnek a kiválasztott dátum intervallumának (bizonylat kelte alapján). Jobb


p2mozi © 2008

oldalt pedig a bizonylat fejlécéhez tartozó adatok, jobb oldalt lent pedig a bizonylat tételei láthatóak.

Gombok (tallózás nézetben):· Új gomb segítségével tudunk egy teljesen új bizonylatot kezdeni· Módosít gombbal tudjuk a még nem véglegesített (ideiglenes) bizonylatokat módosítani· Töröl (ideiglenes bizonylatok véglegesen törlésre kerülnek), bizonylattípustól függően a bizonylat

stornózásra kerül, vagy töröltként kerül be a rendszerbe.· Véglegesít. Fontos minden bizonylat ideiglenes amíg nem véglegesítjük, ekkor kerül be a

rendszerbe. Korlátlan számú ideiglenes bizonylatunk lehet egyszerre.· Nyomtat, aktuális bizonylat nyomtatása (nyomtat gomb menüjében lehet beállítani, hogy melyik

nyomtatóra és mennyi példányszámban legyen a bizonylat kinyomtatva)· Frissít, adatok újra olvasása az adatbázisból.

Gombok (új vagy edit nézetben):· Beilleszt (ha az aktuális bizonylatba beillesztheto más bizonylat pl. számlába szállítólevél)· Rögzít, a felvitt, módosított adatok rögzítés az adatbázisba (fontos: ideiglenes bizonylatot

véglegesíteni kell)· Mégsem a módosítások elvetése.

Minden bizonylat rendelkezik egy verzió számmal, amely minden módosítás és rögzítéskornövekszik. Rögzítéskor a program megnézi, hogy jelenleg a rendszerben az a verziószám található-e, amely a bizonylatunkon van. Ha nem akkor valaki módosította a bizonylatot, ekkor a programfigyelmeztet és nekünk kell eldönteni, hogy ennek ellenére rögzíteni szeretnénk a módosításokat,vagy inkább a mégsem gomb segítségével elvetjük a módosításokat (ez ajánlott).Megfelelő munkaszervezés mellett ritka, amikor két ember ugyanazt a bizonylatot szerkeszti,módosítja.

Minden bizonylatnál 4 féle megjegyzést tudunk beírni.1. Fej megjegyzés (1), ez a tételek előtt kerül nyomtatásra2. Fej megjegyzés (2), ez az összes tétel után (számla esetében az ÁFA összesítés után)3. Tétel megjegyzés (1), minden tétel után kerül nyomtatásra4. Tétel megjegyzés (2), nem kerül nyomtatásra, magunknak tudunk megjegyzést rögzíteniA megjegyzések RichText formátumú, formázást is tartalmazó szövegek lehetnek. Minden bizonylattípushoz tudunk előre elkészített Fej (1/2) megjegyzést készíteni.pl. Ha az árajánlat bizonylathoz elkészítünk megjegyzést, amelyben kitérünk a részletekre,megkötésekre, akkor ezek a megjegyzések automatikusan bekerülnek minden új bizonylathoz, deott még ezek szerkesztése, módosítására van mód.


p2mozi © 2008

Egy egyszerűsített szerkesztő részen tudjuk a megjegyzéseket megadni:· Tudunk a vágólapról szöveget beilleszteni· Betű típust tudunk módosítani szöveg részeken(bold, italic stb, méret, betűszín)· Igazítást tudunk megadni· Behúzást tudunk választani


p2mozi © 2008

2.10 Bizonylattömbök

Bizonylat menü pont alatt a rendszerben található bizonylattömbök listája található (ez a listabővíthető, szűkíthető, attól függően, hogy számunkra milyen tömbök szükségesek):

Lásd a bizonylatok(beállítások menü)


p2mozi © 2008

Itt tudunk új bizonylattömböket létrehozni. Fontos: csak újraindítás után jelennek meg az újbizonylattömbök. Mikor érdemes ezt használni?

Tellerben minden bizonylatot egy „bizonylattömbben” kell rögzíteni. Bizonylattömbökből akövetkező típusaink lehetnek: vevői bizonylatok (árajánlat, rendelés, munkalap, szállítólevél,számla), szállítói bizonylatok (rendelés, szállítólevél, számla). Ezekből a típusú tömbökbőlkorlátlan tömböt hozhatunk létre (tehát lehet korlátlan számú vevői számlatömbünk, szállítólevél,munkalaptömb stb.)Minden tömb saját sorszám formátummal (valamint futó sorszámmal) rendelkezik (kivéve a kézitömbök, itt a sorszámot nekünk kell megadni, a már kitöltött kézi tömb alapján). Számlán kívül,minden bizonylattömbben megadható a nyomtatott bizonylat neve (pl. szállítólevélnél:jegyzőkönyv, kihelyezés, stb.)Mire használhatjuk ezt?• Különböző tevékenységeinket külön tömbbel rögzíthetjük• Üzletkötőnként, ügyintézőnként, országonként stb. külön tömböt használhatunk• Akár évente új tömböt kezdhetünk.

pl. ha cégünk több profillal rendelkezik, és az egyik tömbben számlázzuk az egyiktevékenységünket, a másikban a másikat.vagy ha minden üzletkötőnk saját tömbbel rendelkezik, és abban dolgozik (így nem gond a nemmai keltű számlák létrehozása, mivel tömbönként van futó sorszám)De lehet több tömbünk szállítólevélre, munkalapra stb...


p2mozi © 2008

2.11 Új bizonylat készítése

A következő lépések megeggyeznek szinte minden bizonylat készítésénél:

1. Győződjünk meg róla, hogy az a bizonylat tömb van kiválasztva, amelyikben az új bizonylatot lérekívánjuk hozni (ha nem az a bizonylattömb a kiválasztott, akkor a bizonylatok menüből válasszukki).2. Új gomb megnyomásával kezdünk el egy új bizonylat rögzítését.3. Ki kell töltenük a fej adatokat (ilyen pl. a vevő neve, címe, dátumok stb.)4. Fel kell vinni sorban az összes tételt (ezek pl. a számla tételek, ehhez van 4 gombunk, Új,Rögzít, Mégsem, Töröl). Új gombbal új tételt tudunk kezdeni, a Rögzíttel le tudjuk menteni azaktuális sort stb.5. Ha más bizonylatot kívánunk felhasználni, akkor beillesztünk, vagy bemásolunk egy már meglévőbizonylatot (pl. kiszámlázunk egy korábban szállítón kiadott terméket, vagy kiszámlázunk egykomplett árajánlatot)6. Rögzít gombbal letároljuk az adatokat az adatbázisban (ha a Mégsem gombot nyomjuk meg,akkor az összes adatot elvetjük). Rögzítés után a bizonylat ideiglenes állapotba kerül, mindaddigmódosítható amíg nem véglegesítjük le (több ideiglenes bizonylatunk is lehet....)7. Levéglegesítjük a bizonylatot (ilyenkor kerül kiosztásra a sorszám, készlet ilyenkor módosul)8. Kinyomtatjuk az elkészült bizonylatot.

Nézzük végig ezt képenként is:


p2mozi © 2008

Győződjünk meg, hogy a megfelelő tömböt használjuk

Kezdjünk egy új bizonylatba


p2mozi © 2008

Adjuk meg a fej információkat

vigyük fel az összes tételt.


p2mozi © 2008

Rögzítsük az adatokat

Véglegesítsük és nyomtassuk ki

2.12 Meglévő bizonylat módosítása

A már előzőleg felvitt bizonylat módosítható, ha még nem volt véglegesítve. Véglegesítés után abizonylatok többet nem módosíthatóak, csak helyesbítés vagy érvénytelenítéssel (jóváírás ésstornó).Az ideiglenes állapotú bizonylatok a programban zöld színnel jelennek meg és nincs sorszámuk.

Miért nem kell egy bizonylatot azonnal véglegesíteni? pl. ha az ügyfél egy konkért időpontra jön, demi már kiállítjuk korábban a számlát, majd eggyeztetés után gyorsan ki tudjuk állítani (ügyfélneknem kell erre várnia). Másik példa, ha az ügyfél elvisz tölünk naponta többször is pár terméket, deegy számlát szeretne, akkor megkezdünk egy bizonylatot, arra folyamatosan visszük fel az elvitt


p2mozi © 2008

termékeket, majd kiszámlázzuk nap végén, vagy hónap végén.

Ideiglenes bizonylatok törölhetőek! Nem marad nyoma a rendszerben! Viszont véglegesítés után márcsak stornózással lehet bizonylatot törölni.

Ne felejtsük el a bizonylatokat véglegesíteni kell!! Ekkor kap sorszámot,ekkor kerülnek a mennyiségek levonásra a készletről.

2.13 Bizonylat véglegesítése

Az újonnan felvitt bizonylat rögzítés után ideiglenes állapotú lesz. Ezt véglegesítenünk kell, hogysorszámot kapjon, valamint, hogy ki tudjuk nyomtatni. Ezt a Véglegesít gombbal tehetjük meg(nyomtatás gomb menüjében megadható, hogy véglegesítés után a bizonylat automatikusannyomtatásra is kerüljön - ekkor nem kell megnyomni külön a nyomtat gombot).

Véglegesítéskor a bizonylat még egy utolsó ellenőrzésen esik át. pl. ha egy készletező termékbőlnincs elegendő készleten, akkor nem fog sikerülni a véglegesítés folyamata.


p2mozi © 2008

Véglegesített bizonylat sorszámot kap, termékek le/fel kerülnek készletre, a beillesztett bizonylatokfelhasználásra kerülnek (pl. a beillesztett szállítólevél többet nem illeszhető be számlába, hiszen ajelenlegi bizonylattal kiszámlázásra került - azért bemásolásra még van mód, többször is...)

2.14 Bizonylat nyomtatása

Bizonylatok nyomtatása általában a véglegesítés folyamat után következik (különben ideiglenesbizonylatként kerül nyomtatásra). Most nézzük át azokat a beállításokat, amelyek minden bizonylatnyomtatás gomb menüjében megtalálható: (Fontos: így minden bizonylattömb esetében megadhatómás nyomtató, illetve a példányszám. Általános értéket érdemes beállítani, ha egyes esetekbenettől el akarunk térni, mert pl. több példány kell, akkor véglegesítés előtt állítsuk át a kívánt értékre,majd véglegesítés után állítsuk vissza!)

1. Véglegesítéskor nyomtat, ebben az esetben a véglegesítés gomb megnyomásakor egybőlkinyomtatódik a bizonylat, nem kell még egyszer a nyomtat gombra kattintani. Ugye az esetektöbbségében ez is a célunk, ha már elkészült akkor kerüljön is nyomtatásra.

2. Nyomtató: a nyomtató nevét tudjuk megadni, nyomtatás erre a nyomtatóra fog kerülni.(beállításaz összes bizonylatnál, akkor minden bizonylat erre a nyomtatóra fog menni, ez például akkor kell,ha nyomtatót cserélünk)


p2mozi © 2008

3. Példányszám, hány példányba legyen nyomtatva a bizonylat a nyomtatás gombra kattintva

Példányszámot minden bizonylatra külön kell beállítani (pl. szálllítólevél 2 pld, számla 3pld)

2.15 Megjegyzések

A programban több helyen van lehetőség (pl. bizonylatoknál) formázott, több soros megjegyzésekkészítésére: szöveg szerkesztése az office csomagban megszokott felületen és módszerreltörténik.Ha kijelölünk egy szöveget, akkor a szöveg formátumát tudjuk módosítani, ha nincs kijelöltszövegünk, akkor pedig a következőkben beírt szöveg formátumát tudjuk változtatni.Formázás: betűméret, betűkészlet, betűszin, betű stílus, valamint igazítás.


p2mozi © 2008

Bizonylat tömbök esetében definiálhatunk a bizonylattömbre érvényes megjegyzés sablonokat.Vagyis ha ebben a tömbben hozunk létre bizonylatot, akkor az már tartalmazni fogja az előremegadott szöveget (amit ha akarunk akkor tudunk szerkeszteni a bizonylat létrehozásánál, vagyakár később is) pl. ha számlánál fel akarunk tüntetni fix szöveget (fizetési szabályok, köszönet a vásárlásért stb),akkor azt itt kell megtenni...

Bizonylatok (beállítások menü) módosítása gomb segítségével tudunk az aktuális bizonylattömbfejléc és lábléc megjegyzés sablonját szerkeszteni (pl. ha az összes számlán fel akarunk tüntetniegy szöveget) Fontos: ezek a szövegek minden a bizonylattömben létrehozott bizonylatbabekerülnek, és a bizonylat létrehozásakor, vagy módosításkor ezek még tovább módosíthatóakegyedi szövegekkel.


p2mozi © 2008

2.16 Keresés

Főadatoknál (partner, termék), készlet, árlistáknál tudjuk használni a keresés funkciót (Alt+ Fegyüttes megnyomásával).

1. Meg kell adnunk a keresendő kifejezést2. Keresés paramétereit (kis és nagy betűk megkülönböztetése, hangzás alapján keresés (pl. Bőr,

Tőr hasonló hangzású szavak), Csak szó eleji egyezés esetén mindig csak a szó elején keres.Minden mezőben, ekkor pl. partner esetén nem csak a név mezőben kereshetünk, hanem mindenmezőben (cím, telefon stb.)

3. Keresés iránya: alapeset amikor elore keresünk, így tudjuk a következő egyezést megkeresni.Tudunk elölről keresni, illetve hátrafelé - ha végén vagyunk.


p2mozi © 2008

Mire használható ez a funkció: pl. ha olyan partnert keresünk, aki Petőfi úton lakik, árlistában olyanterméket keresünk, ami tartalmazza az OEM kifejezést, stb.

2.17 Kimutatások

Kimutatásokat a Kimutatás menü alatt érjük el csoportosítva. A legtöbb kimutatás előtt beállíthatunkszűrő feltételeket, hogy milyen adatok jelenjenek meg a kimutatáson.Ha valamelyik feltételt be szeretnénk állítani, akkor kapcsoljuk be előtte a pipát, ezzel jelezzük,hogy erre az értékre szeretnénk szűrni a megjelenő adatokat. Majd állítsuk be azt a kívánt értékre.

Ha az összes feltételt beállítottuk, akkor a nyomtat gombbal tudjuk megjeleníteni a kimutatást, amia képernyőre készül el.(kivéve, ha az adatok exportálása excel állományba kapcsolót bekapcsoljuk,ebben az esetben egy xls-állományba kerülnek az adatok további feldolgozás céljából)

A következő eszköztár jelenik meg:

· Nyomtatás· Be tudunk tölteni egy előzőleg elmentett kimutatást


p2mozi © 2008

· Az aktuális kimutatást el tudjuk menteni későbbi feldolgozás céljából (pl. készletet)· Exportálni tudjuk több formátumba (pl. jpg, pdf, html, rtf, stb.)· Egyből pdf formátumba tudjuk menteni a kimutatást (nincs szükség külső pdf nyomtató

telepítésére)· El tudjuk küldeni emailben (pdf ként lesz csatolva)· Szövegrészre tudunk keresni· Nagyítani, kicsinyíteni tudunk· Váltani tudunk a nézetek között· Lapozni lehet több oldalas kimutatásnál

Kimutatás küldése emailben (alapértelmezetten pdf ként csatolva). Ehhez beállíthatjuk az emailküldési beállításokat (smtp server,felhasználónév, jelszó) globálisan. Ekkor csak a cél email címetkell megadni, különben minden egyes alkalommal meg kell adni ezeket az adatokat. (Beállításokmenü\Email beállítások menüpont alatt)

Fejezet

III

57Beállítások

p2mozi © 2008

3 Beállítások

A menüpontban az alábbi beállítások végezhetők el:

· Adatbázis: adatbázis ellenőrzés

- adatbázis mentése- mentések megtekintése; külön a havi automata mentések és külön a manuálisan

történt mentések

· Plugins: a betöltött pluginek listája

· Adatok exportálása: alapadatok (termék, partner, árlista) exportja egy fájlba.

· Bizonylatok: részletesen lásd a Bizonylatok pontban

· Árfolyamok: Deviza árfolyamok manuális rögzítése, amennyiben nem rendelkezik internet

eléréssel.

· Deviza árfolyamok frissítése internetről: rendelkeznie kell számítógépének internet

kapcsolattal, az árfolyamok megtekinthetőek az Árfolyamok menüpontban

· BeállításokTermék beállítások, Partner beállítások, Árlista:Alapértelmezéseket állíthatunk be a termékekre, partnerekre és árlistákra vonatkozóan. Azalapértelmezéseket a leggyakrabban használt típusokra állítva meggyorsíthatjuk a napi munkát. Azalapértelmezések termékenként, partnerenként meg lehet változtatni, a beállított adatokat"felkínálja" rögzítésre.- Terméktörzs használata kötelező: a funkció megadásával bizonylat készítésekor nem lehetségesszabadon írni a termék neve sorba, hanem kötelező lesz használni a terméktörzset.- Új termékek készletezőek: a funkció bekapcsolásával minden termék felvitelekor alapesetben akészletező állapotot állítja be (termékenként megváltoztatható).- Cikkszám megadása kötelező: a bekapcsolásával a terméktörzsben a cikkszám megadásakötelező lesz , enélkül nem lehet rögzíteni a termékeket.- Keresés elsődlegesen cikkszám alapján: amennyiben cikkszám alapján végzik a munkát,lehetőség van a cikkszám alapú elsődleges keresésre.- Vonalkód formátum (generáláshoz): a megadott formátum szöveg és/vagy számok jelennek megvonalkód készítésekor.- Bruttó ár kerekítése (kp) esetén: a megadott számonként kerekít a kp bizonylatok esetében.- Partnertörzs használata kötelező: bekapcsolásával nem lehetséges a bizonylatok partnereinekszabad megadása, csak a partnertörzsből lehet kiválasztani.- Új partnerek vevők (alapértelmezetten): ezzel bekacsolható az a funkció, hogy új partner felvitelekora partner típusa alapesetben vevő legyen (partnerenként változtatható).

A Regisztráció&Cégadatok fülben elvégezhető a szoftver regisztrációja. A fehér mezőbe továbbicégadatokat vihetünk be. A szürke mezőben lévő adatok a regisztráció részét képezik így azok nemmódosíthatók.


p2mozi © 2008

Egyéb beállítás fülön a szoftver felhasználóinak kezelését végezhetjük el, bővebben a Felhasználókezelés pontban

Fejezet

IV


p2mozi © 2008

4 Termékek

Termékekkel kapcsolatok információk összefoglalása. Program lehetőséget biztosít terméktörzskészítésére, karbantartására.Termékekhez alap esetben azok az információk tartoznak, amelyek a számlázáshoz éskészletnyilvántartáshoz szükségesek.Ha önnek új termékjellemzőkre is szüksége van, akkor ez programozást igényel (programmódosítást)

4.1 Termékek

Termékek ablakban nézheti meg az eddig a rendszerbe felvett termékeket, Új terméket vehet fel,valamint a meglévőket módosíthatja, törölheti.Termékenként a következő adatokat adhatja meg:· Termékneve (az első megadása kötelező, 90karakter)· Termékcsoport· Cikkszám (ez alapján is kereshető)· Jellemzők (szín, gyártó, méret, összetétel)· KSH besorolás (VTSZ szám, SZJ szám ..)· ÁFA· Mennyiségi egység· Készletező (ha nem készletező, akkor a készlet mindig 0, ha készletező akkor beszerzésnél

növekszik, eladásnál csökken a készlet a megfelelő bizonylatok véglegesítés után)· Nem készletező termékek (lehet szolgáltatás, illetve nem készletező termék)· Készletező termékek (készletező termék, vagy résztermék) Résztermék más termék

alkotóeleme lehet, önállóan nem eladható, de bevételezhető!!

· Megjegyzések (a 2ik megjegyzés minden bizonylaton megjelenik)

61Termékek

p2mozi © 2008

Verziótól függően több lap is található a termék nyilvántartó adatlapon. Amelyek a legtöbb verzióbanmegtalálhatók:· Beszerzési árak (egy termékhez több beszállítót is megadhatunk, de beszállítónként csak egy

árat, ami a listaár)· Eladási ár, az összes árlista összes ára ehhez a termékhez· Készlet (minden raktárban)

Illetve a 3.00 verziótól:· A termékhez minimum illetve maximum készlet rendelhető. A minimum és maximum készlet

használata megkönnyíti az anyaggazdálkodást!· A termék leírása szöveggel és képpel.· A termékhez rendelhető címkék, amely alapján a termék szűrést megkönnyíthetjük.

4.2 Termékcsoport

Termékcsoportokat adhat meg (kötelezően legalább 1 csoportot meg kell adnia, mivel mindenterméknél kötelező termékcsoportot kitölteni). Termékcsoportok segítségével tudja csoportosítani atermékeit és ezeket a csoportokat fel tudja használni kimutatások készítéséhez (pld. olyankimutatást kér, ahol csak a "SZOLGÁLTATÁS" termékek kerülnek rá a kimutatásra).Valamint megkönnyíti a termékek felvitelét, mivel termékcsoport kiválasztása után a termék ÁFA,KSH,mennyiségi egység mezője ki lesz töltve a termék csoportnál megadott adatokból (valószínűaz összes egy csoportba tartozó termékére ugyanaz az ÁFA-t, KSH besorolás jellemző) .

Kötelező megadni egy csoport nevet (40 karakter), KSH besorolást, ÁFA kódot, mennyiségiegységet (ezek az értékek a beállítások ablakban megadott alapértelmezett értéket kapják egy újcsoport felvitelének megkezdésekor). Ablak kezelését lásd az Alapadat karbantartó rész alatt!


p2mozi © 2008

Megjegyzés (2ik) mező kitöltésével elérheti, hogy minden bizonylat tételen, ahol olyan termék kerüla bizonylatra, amely ebbe a termék csoportba esik,- ez a megjegyzés mező automatikusan bekerüla bizonylat tétel megjegyzésébe is.

Miért érdemes élnünk a termékcsoportok lehetőségével:· Termék törzsben, árlistában a gyorsszűréssel tudunk élni· Kimutatásoknál tudunk szűrni a termékekre· Alapértelmezett adatokat tudunk megadni (ksh,áfa,készletezés - így ha egy terméknél ezt a

termékcsoportot adjuk meg, akkor ezeket az adatok örökli a csoporttól, de ezt felül is írhatjukmással)

4.3 Résztermék

Speciális készletező termék (részletesebben lásd a készletezésnél). Receptúrákhoz használható fel(más termék alkotóeleme lehet). Bevételezni két féleképpen lehet, vagy önállóan, vagy azzal atermékkel, amelynek alkotóeleme. Eladni, viszont csak azzal a termékkel lehet, aminek azalkotóeleme. Vevői árlistákban nem jelenik meg!Részterméket a termék törzsben a készletezésnél lehet beállítani:

63Termékek

p2mozi © 2008

A receptúrát pedig a terméktörzs, módosítás gomb menüjéből lehet elérni:

pld. Résztermék lisztNem készletező termék pizza (aminek az alkotóelemei: 50dkg liszt,.......)

Bevételezni lehet lisztet, vagy pizzát (ekkor a bevett pizza x 50dkg liszt kerül készletre).Eladni,


p2mozi © 2008

viszont csak a pizzát lehet (1db pizza eladásakor 50dkg liszt kerül levonásra a készletről).

Fontos: résztermék készlete nem lehet negatív, viszont lehet értékesíteni úgy, hogy nincs amegfelelő mennyiség készleten. (pld. ha csak 40dkg liszt van készleten, akkor 1 db pizza eladásakor 0dkg liszt marad...) Másik fontos dolog, hogy raktárimozgásnál is lehet úgy mozgatni terméket, hogy nincs meg a megfelelő készlet areceptúrából (viszont az új helyre már a megfelelő készlet kerül.

Raktárkészletnél alapesetben nem látszanak a résztermékek:

Mit tehetünk, ha magát a részterméket is értékesíteni szeretnénk - ezt a program nem engedi.Ekkor létre kell hoznunk egy hasonló nevű terméket, és alkotóelemévé ezt a részterméket kellmegadnunk.pld. résztermék a M5csavar - mivel résztermék ezért nem tehető számlára!Készítünk egy új terméket M5csavar néven (vagy a névben megkülönböztetjük valamivel,pld. _karakterrel), ennek a terméknek 1db M5csavar lesz az alkotóeleme. Így már tudunk értékesíteni éskészletezni csavarokat.

65Termékek

p2mozi © 2008

4.4 ÁFA

Értékesítéshez szükséges ÁFA adatokat vihetjük fel, illetve választhatjuk ki különbözőműveletekhez. Az ÁFA kód oszlopban egy szöveges érték található, ahova tetszőleges szövegetmegadhatunk (max 40 karaktert), ez fog megjelenni az összes bizonylaton. Az ÁFA% oszlopbapedig magát az értéket kell megadnunk. Ez kerül felhasználásra számításnál (pld. nettó, bruttóérték kiszámolására)Ha rossz értéket vittünk fel, akkor azt a Ctrl+Del billentyűk együttes megnyomásával törölhetjük.Fontos: minden egyes ÁFA-nál, az ÁFA kód értéknek különbözőnek kell lennie, viszont az ÁFA%lehet egyforma (így készíthetünk több 0% ÁFA-t)

Áfát ÁFA módosítással érdemes törölni (árlista menü Áfa módosítás menüpont), így le tudjukcserélni az összes terméknél egy ÁFA-t egy másikra (sőt akár inaktiválhatjuk is)


p2mozi © 2008

Másik lehetőségünk a többszörös ármódosítás menüpontnál lehetséges, itt meg tudjuk azt ishatározni, hogy ÁFA lecserélése után, melyik ár (nettó,bruttó) változzon.

4.5 KSH/VTSZ/SZJ

Értékesítéshez szükség van SZJ/VTSZ.. szám megadására. Ezt a bizonylatokon fel kell tüntetni.Ezt az értéket közvetlenül megadhatja (pld. termék felvitelnél), vagy beírhatja a KSH-törzsbe (pld. hagyakran használja ugyanazokat az értékeket) Ekkor innen tudja kiválasztani a megjegyzéssegítségével.pld.KSH/KSH megnevezés

SZJ 72.50.12 Alkatrész beszerelésSZJ 72.50.14 Számítógép fizikai karbantartás: tisztítás, portalanítás

Fontos, csak egyszer vihet fel egy KSH azonosítót, ezért próbáljon olyan megnevezést találni,amely pontosan azonosítja azt a besorolást.

Ctrl+Del billentyű segítségével tud törölni KSH besorolást!! (lásd felhasználói felület, egyszerűadatválasztás leírásánál)

67Termékek

p2mozi © 2008

4.6 Deviza

Program több deviza kezelését teszi lehetővé (szám szerint korlátlan devizát). Program telepítéskora legáltalánosabb devizákat tartalmazza. De Ön később megadhat bármennyi devizát, haszükséges.Devizánként egy megjegyzést adhat meg. Illetve napi szinte rögzítheti az árfolyamokat. Devizásbizonylatok esetén kötelező megadni az árfolyamot, hogy forintos értéket is lehessen számolni abizonylathoz. Ez alapértelmezetten mindig a bizonylat keltéhez tartozó árfolyam.Deviza ablakban mindig az utoljára megadott árfolyamot látja!

Két egyforma devizát nem adhat meg (pld. nem lehet két HUF devizája), HUF árfolyama mindig 1!


p2mozi © 2008

4.7 Deviza árfolyam

Minden nap (naponta 1x, de azt később módosíthatja) megadhat devizánként árfolyamot (kivéveHUF). Ehhez meg kell adnia a dátumot, ki kell választania a Devizát, valamint meg kell adnia azÁrfolyamot (4 tizedessel), és a "Rögzít" gomb megnyomásával tárolhatja el ezt az árfolyamot.Beállítások ablakban megadhatja, hogy a program minden induláskor töltse le internetről az aktuálisárfolyamot. Ehhez rendelkeznie kell internet eléréssel, valamint fontos tudnia, hogy a napiárfolyamokat csak dél körül közlik, ezért azt csak dél körüli program indítás, vagy a következő napreggeli program indítás fogja letölteni. (DEMÓ verzió nem tölti le a napi árfolyamokat!)

Programban lehetőség van interneten keresztül deviza árfolyamok letöltésére (beállítások\Devizaárfolyam frissítése internetről) menüpont alatt. Program ehhez a http://arfolyam.iridium.hu/service.php weboldal tartalmát dolgozza. Az oldalonsokszor csak délután jelenik meg az árfolyam, ezért célszerű ezt minden nap délután elvégezni.

4.8 Mennyiségi egység

Mennyiségi egységek (darab, méter, liter stb.) megadása kötelező! Csak ezeket a mennyiségiegységeket használhatja fel termékeknél. Minden termékhez kötelező megadni egy mennyiségiegységet. Azért van ez összegyűjtse egy helyen, hogy egységesen legyen kitöltve ez a mező (sokhelyen tapasztalható, hogy pld. a Darab szöveget megadják Db,darab,Darab,stb. formátumban. Itt

http://arfolyam.iridium.hu/service.php

69Termékek

p2mozi © 2008

Ön döntheti el, hogy milyen egységek vannak megadva, illetve, hogy melyik egység azalapértelmezett,ez lesz minden Új terméknél beállítva.

Ha nem ad meg mennyiségi egységet, akkor a program mindenhol a 'Darab' -t fogja használni.

4.9 Többszörös termékfelvitel

Termékek ablakban az Új gomb menüjéből érhető el ez a funkció.Mire is használható és mikor? Haazonos nevű termékből kell többt rögzíteni, hasonló paraméterekkel, pl. Coca cola nevű terméketkell rögzíteni többet is, ami csak a végében tér el, mint pl. Coca cola 1L, Coca cola 2L, Coca colaLight 1L stb...

Első lépésben vigyük fel az első terméket a megszokott módon, majd válasszuk ezt a funkciót. Atermék neve kezdődik mezőbe adjuk meg azt a részét a termék nevének, ami minden termékbenismétlődni fog. Majd folyamatosan gépeljük be az eltérő részeket (1L, 2L, Light 1L stb.),mindegyiket az "enter" billentyűvel tudjuk hozzáadni a listához. Amikor végeztünk az összes termék felvitelével, akkor a "Rögzít" gombbal tudjuk az összesterméket egyszerre hozzáadni (minden paramétere az először felvitt termékével fog megeggyezni).Ha az első termékhez vittünk fel beszállítót, akkor az minden újonnan létrehozott termékhezbekerül, 0 beszerzési árral.)


p2mozi © 2008

Ezzel a funkcióval gyorsan tudunk "hasonló nevű" (amik ugyanazzal kezdődnek) létrehozni nagymennyiségben. pl. A következő termékek létrehozása célszerű ezzel a módszerrel:Pepsi 1LPepsi 2LPepsi Light 1LPepsi dobozos 2dlPepsi dobozos 4dl

4.10 Többszörös termékmódosítás egy lépésben

A 3.02 verziótól lehetőség van több érték beállítására egy lépésben több, vagy akár mindenterméknél. Ez a funkció a terméktörzs módosít gomb menüjéből érhető el “Azonos termékekmódosítása” címen. Meg kell adni egy szöveget, ami minden módosítandó termék nevében előfordul(ha nem adunk meg semmit, akkor minden termék módosítva lesz). pl. Borsodi%, esetén minden“Borsodi-val kezdődő termék lesz módosítva, vagy pl. %sör% esetében minden termék, aminek anevében előfordul a “sör” szó. Termék ell. gomb megnyomásával tudjuk ellenőrizni, hogy melytermékek felelnek meg az általunk megadott szövegnek - ezt mindig ellenőrizzük le, hogy csak azoka termékek legyenek módosítva, amelyet szeretnénk.

Mit tudunk módosítani: termékcsoport,ÁFA,ksh,méret,gyártó,szín,összetétel,weboldal,mennyiségiegység értéket tudunk egy lépésben beállítani.“Módosít” gomb megnyomására a módosítás megtörténik.

71Termékek

p2mozi © 2008

4.11 Termékek importálása, exportálása CSV formátumba

Mind a két funkció a termékek ablak, Új gomb menüjéből érhető el.

Exportálás: Komplett terméktörzset tudjuk CSV formátumba (szöveges állomány, az adatokpontosvesszővel vannak elválasztva). Ez nem tartalmazza a beszerzési árakat és az eladási árakat.Ezek az értékek kerülnek exportálásra: név, termékcsoport, ksh, áfa, méret, gyártó, link stb.. Akkorérdemes ezt használni, ha importálni akarunk, mert az exportált fájlból meg lehet ismerni az adatoksorrendjét. Vagy, ha más programmal szeretnénk az adatokat használni, a legtöbb programtámogatja ezt a fájl formátumot.

Importálás: CSV állományból tudunk adatokat beimportálni (az exportálásnál kapott formátumban,és sorrendben kell az adatokat tartalmaznia a filenak). Mikor érdemes használni ezt a funkciót? Haegy meglévő programot cserélünk le, és abból ki tudjuk nyerni az adatokat xls, vagy csvformátumba. Azt excelben átrendezzük a megfelelő sorrendre, majd be tudjuk tölteni. Vagy ha abeszállítótól meg tudjuk szerezni az adatokat hasonló formátumban, ez megkönnyíti az adatokprogramba való felvitelét.Az utolsó két oszlop a beszerzési árat és az eladási árat tartalmazhatja (ha ezt üresen hagyjuk,akkor az árak nem kerülnek a rendszerbe). Viszont ha kitöltjük, akkor a program importálás soránmegkérdezi a beszállítót valamint, hogy az eladási árakat melyik árlistába (ha több is van) kívánjukrögzíteni.

Importálás nem történik meg egyből, először megjelennek az adatok. Itt ezt tudjuk módosítani,átírni, törölni, és legfőképpen ellenőrizni. Ha egy oszlop rossz helyre került, akkor ezt javítsuk


p2mozi © 2008

excelben, majd importáljuk a javítottat. Csak az import gomb megnyomása után kerülnek az adatoka terméktörzsbe.

A következő sorrendet kell betartani:TNEVE1;TNEVE2;CIKKSZAM;GYCIKKSZAM;SZIN;GYARTO;MERET;OSSZETETEL;KSH;MEEGY;BMEGJ;MEGJ;WEBOLDAL;AFAKOD;BESZERAR;ELADASIARahol az eggyes mezők jelentése a következő:TNEVE1 termékneve(1)TNEVE2 termékneve(2)CIKKSZAM cikkszámGYCIKKSZAM gyári cikkszámSZIN színGYARTO gyártóMERET méretOSSZETETEL összetételKSH ksh,vtsz,szjMEEGY menyiségi egységBMEGJ megjegyzés(1)MEGJ megjegyzés(2)WEBOLDAL weboldal linkjeAFAKOD ÁFABESZERAR beszerzésiárELADASIAR eladásiár

Fontos: az értékek nem tartalmazhatnak pontosvesszőt, mivel az értékek ezzel vannak elválasztva

73Termékek

p2mozi © 2008

4.12 Termékek importálása, exportálása .xls

A következőkben a legelterjedtebb xls formátumban lévő terméktörzs állomány terméktörzsünkbevaló beépítését írjuk le.„XLS” import sablonokat lehet készíteni (korlátlan számban), ahol meg lehet mondani, hogy melyikoszlop milyen adatot tartalmaz (egy adat akár több oszlopból is állhat). A sablont el lehet menteni, mondjuk a beszállító nevén. Majd a sablont kiválasztva, az „XLS”állomány betölthető a rendszerbe.A betöltés lehet új, vagy módosítás. A termékneve, ha már létezik a rendszerben, akkor csak atöbbi adat kerül módosításra, ha még nem létezik, akkor pedig rögzítésre kerül, mint új termék. Azimport tudja kezelni a beszerzési és eladási árakat is. Eladási árakat (ha nincs az importállományban), akkor egy szorzó segítségével tudjuk automatikusan módosítani.Ezzel a módszerrel több ezer termék beolvasása, frissítése akár egy perc alatt is elvégezhető.

Folyamat leírása:1. sablon létrehozása (Terméktörzs\Új gomb menü\Adatok importálása(XLS állományból). Ekkorkiválasztjuk az adatokat tartalmazó XLS állományt. Majd meg kell adnunk a beolvasáshozszükséges sablon paramétereket

A sablont mentsük el olyan néven, ami az importált adatokat meghatározza (ez legtöbbször a


p2mozi © 2008

beszállító neve). Az importált adatok előszőr egy táblázatban jelennek meg (itt még lehetőségünkvan sorok törlésére, adatok átírására, vagy visszalépésre és a sablon módosítására).2. Sablon használata. (Terméktörzs\Új gomb menü\Import,Update(XLS-ből sablon alapján).Kiválasztjuk a sablont, majd az XLS-adatok helyét megdjuk és már importálódnak is az adatok egyelőnézet után.

Eddig is volt lehetőségünk adatok importálására CSV formátumból. De ez egy viszonylag kötöttművelet volt. Először ki kellett exportálni az adatokat, hogy megtudjuk a CSV formátumát (az egyesoszlopok sorrendjét), majd ugyanilyen formátumú CSV-t kellett készítenünk az adatainkból, és azígy elkészült adatokat tudtuk importálni. Ezt minden egyes importálásnál el kellett játszani. Viszonta XLS-import sablonok használatával reméljük sikerült az Önök munkáját gyorsítani.

Fejezet

V


p2mozi © 2008

5 Vonalkód

5.1 Vonalkód infó, újranyomtatás

Itt tudjuk egy leolvasott vonalkódról információt kérni, milyen termékhez tartozik és milyenmennyiséget határoz meg. A program egy termékhez korlátlan számú vonalkódot tarthat nyilván(pld. lehet a gyártó által megadott vonalkód a rendszerben és saját vonalkódunk is a termékhez,minden vonalkód még ezenkívül egy mennyiséget is meghatározhat.Fontos: egy vonalkód csak egyszer szerepelhet a rendszerben (és ebből kifolyólag csak egyterméket is határozhat meg)A leolvasott vonalkódot itt bármikor törölhetjük is a rendszerből.

5.2 Vonalkód termék párosítás

A leolvasott vonalkódot tudjuk egy termékhez párosítani, egy konkrét mennyiséggel. Fontos: egyvonalkód csak egyszer lehet a rendszerben - és csak egy termékhez lehet rendelni.Ha önnek egyedi vonalkód képzési rendszer van, akkor azt jelezze a szoftver fejlesztője felé és halehet, akkor integrálásra kerül a rendszerbe.

77Vonalkód

p2mozi © 2008

5.3 Vonalkód lista

Ebben az ablakban listát kapunk a programban már rögzítésre került vonalkódokról. Itt végezhetjükel a hibás vonalkód törlését is a Töröl gomb segítségével.

Fejezet

VI

79Árlista

p2mozi © 2008

6 Árlista

6.1 Árak kezelése

A következő ábra alapján lehet megérteni az árak kezelését: minden partner egy csoportba tartozik(partnerbesorolás), ami meghatározza a kedvezményeit és fizetési módjait, valamint árlistáját, hogya kedvezmények milyen árból lesznek számolva), tehát partner ->partnerbesorolás -> árlista.Vagyis a partnereket besorolással lehet hozzárendelni az árlistákhoz, kedvezményekhez, fizetésimódokhoz stb.

1. kapcsolódási pontok


p2mozi © 2008

2. termék->árlista->besorolás->vevő kapcsolat

Amikor a programba felviszünk egy új terméket, akkor az egyből megjelenik az összes árlistában 0-értékkel (ha létrehozunk egy új árlistát, akkor az összes meglévő termékünk egyből belekerülszintén 0 értékkel) Ha azt szeretnénk, hogy egy árlistában ne szerepeljen egy termék, akkor azt kitudjuk törölni (pl. van egy ital nagyker árlistánk, abból kivesszük az édesség termékeket.)Egy terméknek összesen annyi ára van, ahány árlistánk. Árlistánként pontosan egy árunk lehet (haa termék szerepel az árlistában). Viszont árlistánk korlátlan számú lehet.

81Árlista

p2mozi © 2008

Nézzük meg, hogy kapcsolódik a vevőhöz egy árlista: Tehát az ár kezelés: 1 konkrét vevő -> Vevő besorolása -> Árlista -> Árlistában található ár -> Vevőbesorolás alapján belső kedvezménnyel a kapott ár kiszámolása -> Ez a kapott ár kerül abizonylatra, mint listaár - > a bizonylatra pedig a Vevő besorolás alapján még külső kedvezménykerül ( a vevő ezt a kedvezményt a bizonylaton látni is fogja, a kedvezmény mezőben) -> ennekfelhasználásával kerül kiszámolása a nettó érték.

Nézzünk példákat:1pl.Besorolásaink a következőek (6 partner besorolásunk van és 2 árlistánk):1. kisker készpénzes (kisker árlista, fizetési mód csak kp)2. kisker átutalásos (kisker árlista, átutalás max 8 nap)3. kisker szerződés partnerek (kisker árlista, átutalás max 20nap, 5% kedvezmény)4. nagyker készpénzes (nagyker árlista, csak készpénz)5. nagyker utalásos (nagyker árlista, utalás 10 nap)6. nagyker szerződéses partner (nagyker árlista, utalás 20 nap)

2pl.4 partner besorolásunk van, 1 árlistánk, amit kedvezményekkel állítunk be..Nagyker 1 (nagyker árlista, 10% kedv, utalás 5nap)


p2mozi © 2008

Nagyker 2 (nagyker árlista, 12% kedv, utalás 8nap)Nagyker 3 (nagyker árlista, 15% kedv, utalás 20nap)Büntető besorolás (nagyker árlista, -5% kedv)

6.2 Árlisták

A programban korlátlan számú árlistát nyilván lehet tartani. Minden partnerhez meg kell adni egypartner besorolást (ide tartoznak a kedvezmények, és az árlisták is). Tehát minden partnerbesorolás meghatároz egy árlistát.(pl. Besorolás:Kisker vevők -> Árlista: Kisker árlista, Besorolás:Nagyker vevők -> Árlista: Nagykerárlista, Besorolás: Ismerősök -> Árlista: Kisker)Azonban egy árlista több besoroláshoz is tartozhat.1. Árlista megadja a nettó termék árakat.2. Partner besorolás megadja az árlistából adható kedvezményeket (ezért egy árlistához

bármennyi kedvezmény adható, ha több besorolást készítünk).3. Minden partnernek van besorolása!

Alapértelmezetten minden termék megtalálható minden árlistában (ha új terméket készítünk, akkoraz automatikusan bekerül minden árlistába - lehet hogy frissítésre lesz szükségünk, ha új árlistátkészítünk akkor minden termék be kerül ide is). Ha egy árlistában nincs szükségünk egy termékre(mert pld. abban az árlistában ezt nem akarjuk eladhatóvá tenni), akkor nyugodtan törölhetjük azárlistából.

Az egyes árlistákban erre a "F3 Módosít" melletti kis menüben van lehetőség. Menü-> Nemeladható! Ha egy terméket töröltünk az árlistából, azt később bármikor vissza is rakhatjuk: "Törölttermékek megjelenítés" be kell jelölni, majd kell egy frissítés (Ctrl+X), ekkor minden törölt elem islátható lesz. ugyanúgy kell eljárni: Menü->Eladható! (A termék árlistából való törlése nem jelenti azt,

83Árlista

p2mozi © 2008

hogy a terméktörzsből is töröltük, mert egymástól teljesen függetlenek.)Ugyanitt van lehetőségünk többször ár módosításra, kerekítésre stb.

Ha van jogunk, akkor az árakat egyből szerkeszthetjük a megjelenített árlistákban.Lehetőségünk van két árlistát másolni:

"F3 Módosít" menü ->Árlista másolása alatt tudjuk ezt elérni.

Itt meg kell adnunk két árlistát (hova lehet a forrás!), leszűrhetjük a módosulandó termékeket termékcsoportra, valamint megadhatunk egy szorzót (1, esetén az ár nem változik)pl. egy árlistában az összes Szolgáltatás árát meg kell emelni 20%-val: válasszuk ki honnan, éshova mezőbe is ugyanazt az árlistát, adjuk meg a termékcsoportot (Szolgáltatás), majd adjuk megaz 1.2 szorzót. Másol gomb megnyomásával a módosítás megtörténik. Fontos: ha megnyitjuk azárlistát, akkor egy Ctrl+F bill. frissítsük be az adatokat.

Árlistát a termék törzsben is tudjuk szerkeszteni:


p2mozi © 2008

Ha Ön excelben szeretné az árlistáját megnézni, szerkeszteni, akkor arra is van lehetősége.Válassza ki az árlistát. Majd a módosítás gomb menüjéből válassza az Árlista exportálása(CSV)menüpontot. Így el tudja menteni CSV állományba, amit meg tud nyitni excel segítségével. Ottmódosítsa meg az árakat, majd mentse el. Árlistában nyomja meg a Módosítás gombot, ekkoraktívvá válik az Árlista importálása(CSV) menüpont. Válassza ki az állományt, és az árakbetöltődnek a program árlistájába.

6.3 Ármódosítás (egy árlistás)

Aktuális árlistánkban egyszerűen végezhetünk egyszerűbb ár korrekciókat, áremelést, kerekítéststb (Árlista menü többszörös ármódosításánál több lehetősége van).Nézzük át, hogy tud árat módosítani (csak a kiválasztott árlistán).

Adja meg, hogy mely termékeknél kíván árat módosítani (tud szűrni termék csoportra,ÁFA-ra,nettóárra, készletre, címkére stb.). Ezt akkor kell beállítani, ha nem minden terméknél akar árkorrekciótvégrehajtani. Ha minden termék árát módosítani kívánja, akkor ne adjon meg szűrő feltételt.

Majd válassza ki az ár módosítást:· Minden nettó árhoz hozzáad egy értéket· Minden nettó árat megszoroz egy értékkel (ha ez >1,akkor növeli az árat, ha <1,akkor csökkenti

az árat)· Meglévő árat kerekíti, hogy osztható legyen a megadott számmal (pl. ha 5-öt ad meg, akkor

minden ár 5-re,vagy 0-ra fog végződni)· Utolsó nettó beszerzési árhoz képest legyen megszorozva (ha nem volt még beszerezve, akkor

nem fog az ár módosulni) (pl. ha egy konkrát árrést kíván megadni)· Utolsó nettó eladási ár legyen megszorozva (ha még nem volt értékesítés, akkor az a termék

kimarad)

85Árlista

p2mozi © 2008

6.4 Árváltozások

Minden ár változtatás letárolásra kerül több helyen is!!!

1. Adatbázisban letárolásra kerül, hogy ki (melyik felhasználó), mikor milyen árról, milyen árramódosította a terméket. Ezt az árlistában a módosítás gomb, Változtatások menüpontból tudjaelérni (ez hasonló, mint a fő termékek változás kezeloje). Ezzel az a gond, hogy nehézkesvisszaállni, egy változás előtti állapotra sok terméknél.


p2mozi © 2008

2. Minden módosítás a program könyvtárában levő Ár módosítás könyvtárba is letárolásra kerül, egyCSV állományba. Nézzük meg, hogy működik ez. Töltsük be az árlistát. Nyomjuk meg a Módosításgombot (most jön létre a CSV-file), és írjunk át néhány árat, majd nyomjuk meg ismét a Módosításgombot, amivel jelezzük, hogy befejeztük a módosítást (ha kilépünk az árlistából, akkor is eztjelezzük a programnak).Miért jó ez nekünk. Mert, így az elmentett árlista módosítás előtti állapotot bármikor vissza tudjuktölteni.

pld. ha megváltoztatunk több árat is, egy akció keretében. Ezt az árlistát alkalmazzuk egy hétig,majd a CSV-file beimportáljuk, így minden árat visszaállítunk az eredeti értékére.

Program könyvtára

Armodositas könyvtára, minden a könyvtár neve jelzi, hogy mikor történt a módosítás

Ezen a napon kétszer végeztünk módosítást a kisker árlistában:

87Árlista

p2mozi © 2008

Első oszlop egy azonosító, amivel a program tudja azonosítani a terméket, következő oszlop atermék neve, következő oszlop a módosítás előtti ár, az utolsó oszlop pedig az új ár.

6.5 Beszállítói árlista

Minden termék esetében megadható a beszállítója (több beszállító is), valamint beszállítónkéntpontosan egy lista ár. Ezzel hozzárendeljük a beszállító árlistájába a terméket, egy adott listaáron.Beszállítói árlista készítése:Első lépésben egy termékhez rögzítjük az adott beszállítót (partnert), amit a termék törzsben tudunkmegtenni:


p2mozi © 2008

A hozzárendelés után bekerül a termék az ún. beszállító árlistájába, és kezelhető egy árlistaként azösszes ár. Hasonlóan tudjuk kezelni, mint a vevői árlistáinkat. Tudjuk módosítani az árakat, ki tudjukexportálni (CSV) állományba, azt tudjuk excelben szerkeszteni, majd vissza tudjuk importálni aprogramba.Pontosan annyi beszállítói árlistánk van, ahány beszállítóhoz rendelünk beszerzési árat.

F3 módosít gomb lenyilló funkciói:- árlista exportálása különböző formátumokba, mint .xls, .csv- árlista importálása .csv formátumból- árlista vágólapra másolása

89Árlista

p2mozi © 2008

- termék felvétele az árlistába:

Az ablakban felsorolt jellemzők alapján lehet akár csoportosan is több terméket rögzíteni.

- termékek felvitele másik beszerzési árlistából: ez akkor jöhet jól, ha egy másik beszállítónk isforgalmazza ugyanazon termékeket, így azokat már felvehetjük egy az egyben is.

6.6 Nyomtatás árlisták

· Vevői árlista nyomtatása egyszerűsített csak bruttó: ebben a nyomtatási

lehetőségben, a megadott árlista alapján egy termék névből és bruttó eladási árból készül háromoszlopos lista, termékcsoportronkénti bontásban.

· Vevői árlista nyomtatása bruttó+nettó: ebben a menüpontban az árlistáink közül


p2mozi © 2008

választva, egy olyan listát kapunk ami tartalmazza a termékek nevét és a bruttó és a nettó eladásiárakat is. Az árlista termékei két oszlopba vannak rendezve és termékcsoportonkénti bontásbanlátható.

· Beszállítói árlista nyomtatása nettó+bruttó: ennél a lehetőségnél a beszállítói

árlistáink közül választhatunk, az adott beszállítónk termékei két oszlopban jelennek meg ,tartalmazzák még a nettó és a bruttó beszerzési árakat, két oszlopra rendezve éstermékcsoportonkénti bontásban.

· Vevői nyomtatható árlista készítése: ezzel a funkcióval egyedire szabott nyomtatott

árlistákat készíthetünk. Három féle lehetőségből választhatunk a lista készítésekor:

91Árlista

p2mozi © 2008

·

- új nyomtatható árlista készítése: ki kell választani egy árlistát, majd szükség szerintválszthatunk termékcsoportot (nem kötelező), a Tovább gomb megnyomása után az ablakbanmegjelennek a kiválasztott árlista elemei, amelyből szabadon törölhetjük a nem szükségestermékeket. Majd ismét a Tovább gombbal léphetünk a következő lehetőségre.

A következő ablakban a nyomtatásra küldendő árakon változtathatunk: - felszorozhatjuk egy adottszámmal, -és/vagy hozzáadhatunk egy összeget.Amennyiben használjuk ezt a funkciót, akkor a nyomtatásban lévő árlista árai a következőképpenalakulnak= (eredeti ár + növekmény) * szorzó. Tovább gomb megnyomása után,


p2mozi © 2008

a nyomtatandó árlistánk végső formáját szükséges kialakítani. Használhatjuk a szoftverbe beépítettstílus formátumot nettó és bruttó árak illetve csak bruttó árak megjelenítésével. Mindkét funkcióvalexportálhatjuk az árlistát pdf, html, txt, formátumokba. Használhatunk még egyéb sablont is azárlistánkhoz azoknak html, rtf formátumban kell lenniük, a kék mező melletti pontokra kattintva megkell adnunk a megnyitási útvonalat. Az egyedileg elkészített nyomtatható árlistánkat ugyanezen a képernyőn, az Árlista elmentésefunkció bekapcsolásával menthetjük a gépünkre (fájlformátum.arl). Amely továbbra is felhasználhatólesz, ha újra nyomtatni szeretnénk ugyanezt a formátumot.

- előzőleg elkészített árlista alapján: ezzel a lehetőséggel a már régebben elkészített éselmentett árlistáinkat hívhatjuk be. Az Elmentett árlista sorra kattintva, meg kel adni az előzőlegelmentett árlista helyét (.arl formátum), ez alapesetben az a hely ahová szintén alapesetben amentés is történik. A továbbiakban ugyanúgy lehet az árlistából törölni, árat korrigálni, illetve akimeneti stílust formázni és elmenteni, mint a fentebb leírt funkciónál.

93Árlista

p2mozi © 2008

- egy árajánlat alapján: amennyiben szeretnénk egy már elkészített árajánlat alapján (áraival éstételeivel) árlistát készíteni, akkor az utolsó lehetőségnél meg kell adnunk a árajánlat sorszámát ésa Tovább gomb megnyomása után megjelennek az árajánlat tételei. A megjelent tételeketkiválogathatjuk, korrigálhajuk, formázhatjuk és menthetjük a fentebb leírtak szerint.

6.7 Akciók / Kedvezmények

A programmal akár többszörös akciók illetve kedvezmények kezelésére van lehetőség.

Az Árlista menü Akciók/Kedvezmények pontjában Új gomb nyomásával a következő beállításilehetőségekkel találkozunk:


p2mozi © 2008

Lehetőség van akár minden beállítást használni, ilyenkor az jelezni kell a kis négyzetbe valókattintással (bepipálással). A választó mezőben állíthatjuk be a kritériumokat. A beállításokvariálhatóak és ki is hagyhatjuk, a kívánt akciónak megfelelően.A További kedvezmények megadása ponttal jelenünk kell, hogy a prioritásban utánna következőakciót/kedvezmény figyelembe vehető-e ugyanannál a terméknél).

A Prioritás sorszámának megadásával a kedvezmények sorrendjét adhatjuk meg, alapesetben 0 (eza legkisebb) prioritást kap az első kedvezmény. HA további kedvezményeket/akciókat adunk megakkor minnél NAGYOBB számot adunk meg prioritásnak annál hamarabb kvetkezik a feldolgozásilistában. Tehát NEM a 0-ás prioritás lesz először érvényesítve!Példa: Adott héten minden termékre 10% kedvezményt adunk, ám van egy kiemelt termék amire 20% kedvezménytadunk. Így állítjuk be:Felvisszük a heti kedvezményt:

95Árlista

p2mozi © 2008

Ez 0 prioritást kap, és engedélyeztük a további kedvezmények feldolgozását is!

Majd a kiemelt kedvezményű terméket:


p2mozi © 2008

Itt már magasabb prioritást adunk a kiemelt terméknek és nem engedélyezzük a továbbikedvezmények feldolgozását így, ha ez a termék kerül eladásra akkor már csak a 20%kedvezményt fogja érvényesíteni a program! Egyéb termékek eladása esetében pedig az adott időintervallumon belül csak a 10% kedvezmény lesz érvényesítve.

Akciók kezelésének más módjára is lehetőség van a program által, mégpedig, ha létrehozunk egyakciós árlistát. Ilyenkor könnyedén tudunk egyedi akciós árakat is beállítani termékenként, csak ottmár az érvényességi időszakot nem tudjuk automatizálni.

Amennyiben érvényességi időszakot is megadunk egy akcióhoz, akkor könnyedén automatizálnitudjuk az, mivel előre hetekre is lehetséges a rögzítés.A már rögzített akciók tetszés szerint módosíthatók a Módosít gomb segítségével, illetve törölhetőaz akció lejártával a Töröl gombbal.

6.8 Többszörös ár módosítás

A programmal egyszerűen tömeges ármódosításokat végezhetünk el. Többféle szűrési beállításlehetséges. Az alábbi beállítási ablakban tudjuk megadni azokat a feltételeket, amelyekre az ármódosításokat szeretnénk alkalmazni. Ezzel a lehetőséggel sok manuális munkátólszabadulhatunk meg, mert a program elvégzi a kívánt módosításokat.

97Árlista

p2mozi © 2008

A feltételeket a szokásos módon jelezni kell, és kiválasztani a szükségeset.Többféle módon is megváltoztathatjuk a kiválasztott termékek árait:· Egy adott értékkel növeljük a nettó árat. (pl.minden adott termék +10 Ft)· Adott számmal szorozhatjuk a nettó árat· Megadott képlet alapján végezzük a módosítást (pl. 2%-os áremelés a nettó áron: N*1,02)· Itt is megtehetjük a termékek Áfa módosítását, úgy is hogy nettó ár marad az árlista szerint, vagy

úgy is, hogy bruttó ár marad az eredeti.· Alapesetben az aktuális árlista árait veszi figyelembe (ha nem választottunk az első pontban

árlistát), illetve itt választhatunk másik árlistát. (Ez akkor jó, ha pl. van egy alap árlistánk éskészítünk egy akciós árlistát is, amibe az alap árlista árait szerepeltetjük 10%kedvezménnyel.)

· Kerekítéseket végezhetünk a nettó vagy a bruttó értéken is. Az egynél kisebb kerekítéseket adevizás árlistáknál használhatjuk ki.

· A módosítások elmentését célszerű bekapcsolt állapotban hagyni, mivel a egyszerűenvisszaállíthatjuk a módosítás előtti állapotokat.


p2mozi © 2008

6.9 Áfa módosítás

Ebben a menüpontban gyorsan végezhetjük és követhetjük az Áfa módosításokat a programban.Áfa módosítást a Többszörös ár módosítás menüpontban is el lehet végezni.Az Áfa módosítása azért kapott külön menüpontot,mert itt az úgynevezett időzített Áfa módosítástis el tudjuk végezni.Ez azért könnyíti meg a munkát, mert automatizálni tudjuk az előre programozott Áfamódosulásokat, így nem kell külön figyelmet fordítani erre.Ha előre beállítjuk a megfelelő módosításokat egy adott dátumhoz, akkor a Teller szoftver amegadott időben történő első program indításkor elvégzi azt.

A beállítások az alábbi ablakban történnek:

Az azonnali Áfa módosítás kiválasztásánál a Rögzít gomb megnyomása után újra kell indítani aszoftvert, mivel az árlistákban csak újraindítás után jelennek meg a változtatások!A Paraméterek részben a jelenlegi Áfa és az új Áfa megadása után, el kell dönteni, hogy a jelenlegiÁfa inaktív legyen-e, ez azt jelenti, hogy az Áfa kód listában sem fog ezután szerepelni, így akésőbbiekben nem lehet véletlenül sem ezzel az Áfával terméket rögzíteni.

A szűrés lehetőséget ad arra, hogy csak a kritériumoknak megfelelő termékeknél történjék meg azÁfa módosítása.

Az időzített Áfa váltások fülre kattintva nyomon követhetjük, hogy mikor végeztünk váltást, illetve aztis, hogy mikorra ütemeztünk be ilyet a jövőben.

99Árlista

p2mozi © 2008

6.10 Árlista feltöltése internetre

A program képes internetre feltölteni az aktuális árlistát - webáruházak, és online rendelésekhez.Árlista Módosít gomb "Árlista felöltése internetre" menü alatt érhető el, ha rendelkezik ezzel amodullal. Egy segéd program segítségével egy adott formátumba képes feltölteni a kiválasztottárlistát egy adott weboldalra.Ehhez szüksége van a feltöltést végző segédprogramra, valamint az adatok fogadását végző szerveroldali programra (ugyanezzel a segédprogrammal tudja feltölteni az internetre az ügyfél törzsét,ügyfelek bejelentkezéséhez). Kérjük érdeklődjön a részletekért.

Fejezet

VII

101Partnerek

p2mozi © 2008

7 Partnerek

7.1 Partnerek

Partnerek ablakban nézheti meg az eddig a rendszerbe felvett partnereket, Új partnereket vehet fel,valamint a meglévőket módosíthatja, törölheti.Partnerenként a következő adatokat adhatja meg:· Partner neve (első mező kitöltése kötelező, 90 karakter)· Két címet (az első cím megadása kötelező)· Elérhetőségeket (telefon,mobil,fax,email)· Partner típus (vevő, szállító, mindkettő), ennek csak szűrésnél, vagy kimutatásokban van értelme· Besorolás (lásd partnerbesorolás)· Üzletkötő (listából lehet kiválasztani)· Megjegyzés (amelyből a második minden bizonylatra is rákerül)

Az F2 Új gomb lenyilló funkciói:- új aktuális másolataként (Ctrl+F2): úgy rögzíthetünk új partnert, hogy egy már meglévőt mindenadatával lemásolunk. Rögzíteni csak akkor tudjuk, ha valamelyik adatot változtatjuk Pl. az eddigiNagyker Bt. helyett Nagyker Kft. partnert rögzítünk akkor csak a nevét és az adószámát kellváltoztatni.- beszállítói árlista: ez a sor csak akkor jelenik meg, amennyiben a a partnerhez rögzítettünk ilyet,inne is el tudjuk árni az árlistáját.- adatok importálása CSV állományból: betölthetünk új partnereket, az adataikkal együtt CSVformátumú állományból (pl. másik szoftver állományát)- adatok exportja CSV állományba: elmenthetjük CSV formátumban a partnertörzsünket, ezekutándolgozhatunk vele excel vagy levelező programokkal is.


p2mozi © 2008

7.2 Partner besorolások

Partnercsoportokat vehet fel, amely alkalmas kimutatásokban a megfelelő adatok szűrésére,valamint pár adaton keresztül egy csoportba sorolni az ügyfeleket. Ezek a következők:

Alapértelmezett fizetési mód: ha egy partnernek bizonylat készül, aki ebbe a csoportba vanbesorolva, akkor alapértelmezetten ilyen fizetési módot kap.Maximális tartozás: ha a ki nem fizetett számlák értéke eléri, vagy túl lépi a megadott értéketforintban, akkor a program nem enged csak készpénzes bizonylatot kiállítani a vevőnek.Maximális fizetési határidő: nem készpénzes bizonylat esetében ennyi nap adható maximálisan. Hanullát állítunk be, akkor csak kp-s bizonylat állítható ki.Maximális nem készpénzes számla: ha a vevő nem készpénzes számlát kér, akkor ebben acsoportban maximum ennyi értékben vásárolhat nem készpénzért (ezzel akadályozhatjuk meg,hogy némely vevő túl nagy nem készpénzes számlát kérjen).Alapértelmezett fizetési határidő: a beállított érték, minden számlánál alapértelmezés lesz. Aprogram csak a maximális fizetési határidő értékét engedi legfeljebb megadni.Belső kedvezmény: ez a kedvezmény nem lesz feltüntetve a számlán (de az ezzel az értékkelcsökkentett nettó egységár lesz) (ált. nagykerek élnek ezzel a kedvezmény lehetőséggel: Ők alistaárukból adnak kedvezményt egyes vevő csoportnak, majd még ebből adhatnak kedvezményt akülső kedvezménnyel)Külső kedvezmény: ez a kedvezmény fel lesz tüntetve a számlán termékenként(ez a kedvezmény abizonylaton megjelenik, ott lehetőség van annak felülírására)Bankszámlaszám: ezt akkor kell megadnunk, ha ezeknek a partnereknek más bankszámlaszámotakarunk feltüntetni a bizonylatokon (pl. számlán), és nem a regisztrált bankszámlaszámot.Árlista: az árlista menüpontban felvitt árlisták közül meg kell határozni egyet, amely az ide besoroltpartnerekre lesz érvényes.Megjegyzés: megjegyzést fűzhet ehhez a partner csoporthoz (nem jelenik meg bizonylaton)Megjegyzés (nyomtatott): minden vevő bizonylaton megjelenik, aki a besoroláshoz tartozik (a fejlécalatti sorban). Funkció gombok kiegészítés: a Nyomtat gomb melletti nyíl segítségével az összes adatotexportálhatjuk .xls formátumba

Számla nettó egységár: nettóegységár * (1+(bkedv/100)) * (1+(kkedv/100))

103Partnerek

p2mozi © 2008

7.3 Üzletkötők, jutalékok

Üzletkötőt partnerekhez adhatunk meg (beállítások ablakban megadhatunk egy alapértelmezettüzletkötőt, amely minden új partnernél egyből ki lesz töltve).Üzletkötőket kimutatásoknál használhatjuk, ha üzletkötőinknek jutalékot akarunk fizetni, akkorkíváncsiak lehetünk az általuk keletkezett forgalomra.

Minden vevői bizonylat (számla, szállító stb.) esetében meghatározhatjuk, hogy a bizonylat bruttóösszegére milyen részesedést kapnak az üzletkötők. Egy bizonylatnál több üzletkötő is megadható(akár az összes üzletkötő is).


p2mozi © 2008

Két módszert alkalmazhatunk a jutalék megadásakor:· Százalékos módszer (pl 1.üzletkotő 10%, 2. üzletkötő 20% stb...)· Rész megadása (pl. 1üzletkötő 1rész, 2. üzletkötő 2rész - ez összesen 3rész, tehát az 1.

üzletkötő 1/3%, a 2. üzletkötő 2/3% jutalékot kap)

Elosztás megadható bármikor a bizonylatoknál (nem fontos elkészítéskor rögzíteni).

Jutalékok definiálása:Bizonylat Új gomb menüpontja alatt található a jutalékok definiálása:

105Partnerek

p2mozi © 2008

Az elkészült bizonylatokról a következő helyen tudunk kimutatást készíteni:

7.4 Vevői tartozások

Kiegyenlítetlen vevői számlák (csak a nem készpénzes) listája. Piros színnel láthatóak azok abizonylatok, amelyek már lejártak és esedékes a fizetésük. Összesítve látható az összes vevőitartozás. Bizonylat tételeit a Tételek gomb segítségével tudjuk megnézni.A táblázatban lehetőség van szűrésekre is, ezzel például könnyen megnézhetjük egy partnerünkkiegyenlítetlen számláit. A szűréseket (a szoftverben lévő összes táblázatnál így működik) az oszlop fejlécekre kattintva lehet elvégezni.Ugyanitt a számla tartozást ki is tudjuk vezetni egészben vagy részben (Kiegyenlít gombsegítségével).


p2mozi © 2008

7.5 Számla kivezetés

Vevői vagy beszállítói számlákat tudunk egészében vagy részben kiegyeníteni. Fontos, hogy meg kell adnunk az ügyfél, valamint a saját bankszámlaszámunkat is (ez azért vanígy,mert lehet olyan cég, akinek több bankszámlája is van), az utalás dátumát, valamint az érkezett,vagy utalt pénz összegét is (túl fizetés nem lehetséges). Maximum akkora összeget adhatunk meg,amekkora a számla értéke volt.

Lehetséges számlák részleges kivezetése, ha az összeget nem egyszerre utalják el, hanem többlépcsőben. Ekkor, csak azt a rész összeget adjuk meg.

107Partnerek

p2mozi © 2008

7.6 Szállítói tartozások

Beszállítók által kiállított és a rendszerbe felvitt kiegyenlítetlen számlákat tudjuk megnézni(ugyanazok a funkciók érhetőek el, mint a vevő tartozás ablakban).Lehetőségünk van:· számla teljes vagy részleges kiegyenlítésére· tartozásunk értékének megtekintésére (szűrés segítségével, vagy export segítségével

bonyolultabb listát is tudunk készíteni).


p2mozi © 2008

7.7 Folyószámla történet

Az eddigi számla kiegyenlítéseket tudjuk napra összesítve megtekinteni. Egy ablakban találhatóakaz elutalt és beérkezett összegek (negatív előjelű az elutalt összeg), így napra vetítve meg tudjuknézni, hogy melyik nap mekkora érték folyt be, vagy ki a számlánkra(ról). Oszlopoknál lehetőségünk van szűrésre (pl. partner, dátum stb.)

109Partnerek

p2mozi © 2008

7.8 Számlák kiegyenlítései

Az eddigi számla kiegyenlítéseket tudjuk számlára összesítve megtekinteni (hasonlóan, mint afolyószámla történet ablakban). Egy ablakban találhatóak az elutalt és beérkezett összegek (negatív előjelű az elutalt összeg). Megtudjuk nézni, hogy egy bizonylatot mikor egyenlítették ki (vagy ha több részletben történt akiegyenlítés, akkor ezek mikor történtek)


p2mozi © 2008

7.9 Napi pénzmozgás

A számlázóban rögzített bizonylatok alapján a napi forgalmat (banki és kp) mutatja diagram és értéktáblázatban.

Fejezet

VIII


p2mozi © 2008

8 Készlet

Program a terméktörzsben megadott készletező termékekről készletet vezet (készletező ésrésztermékek esetében). Olyan termék esetében, ami nincs a terméktörzsben nem lehet készletetkezelni.

Terméktörzsben kell megadni, hogy egy termék készletező legyen (valamint minden terméknél a 3.oszlopban egy kis ikon jelzi, hogy a termék készletező):

Két féle készletező termékünk lehet:· Hagyományos készletező termék· Résztermék, ami más termék részeként kerül értékesítésre (egy adott receptúra alapján). Fontos:

ha eladáskor nincs meg a szükséges résztermék készleten, akkor is el tudjuk adni az összetettterméket (a résztermék készlete ilyenkor 0-lesz !.

Egy kiválasztott raktárban levő termékek készletét tudjuk megnézni.

113Készlet

p2mozi © 2008

· Szabad készlet, ez az a mennyiség amelyet el tudunk most adni, át tudunk máshova mozgatni· Foglalt készlet (vevői rendeléskor lefoglalásra került, ezt a vevői rendelés kiszámlázásával, vagy

szállítólevélen kiadásával tudjuk eladni, illetve a vevői rendelésnél tudjuk a foglalást feloldani)· Összes készlet, amellyel ténylegesen rendelkezünkFontos: mindig a szabad készletet nézzük lehetőleg.

Bármely terméknél megtekinthető a termék készlete (mely raktárakban mekkora mennyiségbentalálható meg.)A oszlopok ugyanazzal a tartalommal bírnak, mint a teljes készlet esetében.


p2mozi © 2008

"További infó" gomb segitségével a termékről kapható öszes információ megjeleníthető.

8.1 Raktárak

A program több raktárat képes kezelni. Bármikor létrehozhatunk korlátlan számú raktárat (vanmindig egy definiált alapértelmezett raktár). Ha több raktárat kezelünk, akkor figyeljünk oda, hogybevételezéskor és eladáskor meg kell adni, hogy mely raktárból,-ba kerül hozzáadásra, levonásra akészlet.Fontos, a program üzembehelyezésénél gondoljuk át, hogy milyen raktárakat fogunk kezelni(raktárak bármikor létrehozhatóak, de nem törölhetőek!!!)

115Készlet

p2mozi © 2008

Csak a készletező termékeknek van vezetve a készlete (nem készletező terméknek nincs készlete,nem tudjuk, hogy mennyi van készleten, pl szolgáltatásnál)pl.


p2mozi © 2008

Bevételezéskor meg kell adnunk, hogy melyik raktárba vesszük be a termékeket. Eladáskor szinténmeg kell mondani, hogy melyik raktárból adjuk ki a terméket. Két raktár között raktári mozgássaltudunk áttenni készletet.

117Készlet

p2mozi © 2008

8.2 Készlet megtekintése

Készlet menü raktárkészlet vagy Ctrl+F3 nyomógomb funkciója: itt egyszerre csak egy raktárkészletét tudjuk megtekinteni:

Raktár választása a világoskék mezőben lehetséges!

Lehetőség van egy táblázatban megtekinteni az összes készletező terméket, raktárankéntioszlopokban. Ezzel a táblázattal könnyen áttekinthetjük, hogy melyik termékünk milyenraktárakban van nyilvántartva. Készlet (részletes) menü:


p2mozi © 2008

8.3 Résztermékek

Résztermékek mindig készletezőek! De alapból nem látjuk a készletet. Válasszuk arésztermékeket, vagy az összes terméket.Fontos, készletező, nem készletező és szolgáltatásnak is lehet receptúrája (több résztermékbőlállhat)

pl.CD írás szolgáltatás (1db résztermékből áll, ha eladunk egy CD írást, akkor az csökkenteni fogja acd lemez mennyiségét), Ahhoz hogy CD lemezt el tudjuk adni (mivel résztermék nem értékesíthető)létre kell hoznunk egy CD lemez szolgáltatást is, amihez megint rendelnük 1db cd lemezt.

pl. Fa házat árulunk. A faház (mint szolgáltatást állítjuk be, majd felvisszük hozzá az összesalkotóelemét, hány csavarból, lécből stb. áll). Bevételezéskor bevesszük készletre azalkotóelemeket, eladáskor viszont faházat adunk el, ami csökkenti a receptúra alapján arésztermékek készletét.

pl. pizzát értékesítünk. Bevételezzük a lisztet, sajtot, sonkát stb. Megadjuk a pizzák receptjeit,majd a pizzák értékesítésekor a recept alapján csökken a készlet, Ajánlott az összetett terméket(ebben az esetben a pizza) szolgáltatás, vagy nem készletező termékként megadni, mivel pizzábólalapból nincs készlet, csak az alkotóelemeiből!!

119Készlet

p2mozi © 2008

8.4 Készlet módosítása

Csak bizonylatok, vagy leltárral tudjuk módosítani a készletet (bevételezés, értékesítés, leltár,raktárközi mozgás). Bizonylat nélküli készlet módosításra nincs lehetőség!Nyitókészlet felvitelét leltárral vagy bevételezési bizonylat készítésével tehetjük meg.

Mit tudunk tenni, ha mi szeretnénk módosítani a készletet (nincs értékesítés).Módszerek:1. hozzunk létre egy "selejt" raktárat, és mozgassuk át oda a selejtet.2. hozzunk létre egy selejtezési jegyzokönyv (szállítólevél bizonylattípusa) bizonylat tömböt. Ésezzel vegyük le, vagy tegyük rá készletre a hiányzó, vagy selejtes termékeket.

8.5 Készlet mentések

A szoftverben külön beállítás nélkül minden hónap első munkanapján, munkakezdés előttraktárankénti mentés készül az aktuális készletről ezeket ebben a menüpontban nézhetjük meg.Innen az Export gomb lenyomásával .xls formátumban táblázatként menthetjük továbbifelhasználásra (pl. könyvelési melléket stb.)Ez a funkció azért hasznos, mert sok esetben a könyviteli összehasonlításkor a hóelejei/hó végikészlet adatok az elfogadhatóak. Ezzel folyamatosan tároljuk a pontos adott hó végi adatokat.


p2mozi © 2008

8.6 Készlet fordulatszáma

Fontos információ a készletkezeléshez!Ebben a menüpontban a készletező termékeink fordulatszámát tekinthetjük meg. Készlet fordulatszáma = nettó árbevétel / készletértékAzt jelzi, hogy a készletek hányszor térülnek meg a nettó árbevételben. A mutató értékelésénél aminél magasabb érték jelzi a kedvező tendenciát. Egy sorban láthatjuk a tavalyi és az idei adatokat, ezzel könnyebben átlátható a készletünkváltozása.

8.7 Készlet információk

Készletünkről a következő információkat találjuk itt:· készletből kifogyott termékek: amik a minimum készlet alá kerültek· feltöltő lista: a maximum készlethez igazodik, tehát azok a termékek lesznek itt, amelyekből

rendelés szükséges, felajánlja a maximum készletre való feltöltés mennyiségét· túltöltött készlet: megmutatja mekkora, hogy melyek azok a termékek, amelyekből a maximum

készletnél is több van raktáron

121Készlet

p2mozi © 2008

Ezeket a listákat exportálhatjuk .xls formátumba. (Innen végezhető a nyomtatás is ha szükséges.)

Minimum / maximum készlet beállítása a termékeknél történik.


p2mozi © 2008

A min/max készlet beállítása nagy segítséget jelent, ha sok féle terméket készletezünk, könnyíti abeszállítók felé a rendelés leadását.

Fejezet

IX


p2mozi © 2008

9 Bizonylatok

Bizonylattömbök:Bizonylat menüpont alatt azok a bizonylat tömbök jelennek meg, amelyek a "Beállítások\Bizonylatok" menüpont alól megjelenő bizonylatok ablakban meg lettek adva. Bizonylat típusonkénttöbb "tömböt" is létrehozhatunk (pl. lehet több számla tömbünk, minden tömb saját sorszámmalrendelkezik, pl. megtehetjük, hogy az informatikai számlákat egy tömbből, a gépjárműeladások egymásik tömbből állítjuk ki stb.) Listában az "MT" oszlop mutatja, hogy az aktuális tömb, az milyenbizonylat fajta. Elérhető funkciók, bizonylatok listája függ a bejelentkezett felhasználó jogaitól, valamint amegvásárol program verziójától. Valamint a programban megadott bizonylatok számától.Alapesetben minden bizonylat típusból egy fajta található a programban (egy árajánlat, egy vevőrendelés stb.), de lehetőség van új bizonylat tömbök készítésére.

Alapprogram a következő bizonylat típusokat tartalmazza:Vevői bizonylatok:· Árajánlat· Vevői rendelés· Munkalap· Szállítólevél· Számla

Beszállítói bizonylatok:· Rendelés· Szállítólevél· Számla

Egyéb:· Raktárközi mozgás· Leltár

Pl. ha szükségünk van egy olyan szállítólevélre amelynek a nyomtatott példányra "Jegyzőkönyv"feliratot szeretnénk elhelyezni, akkor készítenünk kell egy Új bizonylat típust, amely szállítólevéltípusú, itt megadhatjuk, hogy mi legyen a "FEJLÉC" a nyomtatott bizonylaton. Illetve,hogy mi legyena sorszám formátuma. Minden bizonylat külön sorszámon fut, ha több egyforma típusú bizonylatunkvan, akkor ajánlott különböző bizonylat sorszám sablont megadni.

Sorszám sablon használata:YY,YYYY segítségével a bizonylat keltének évét tudjuk elhelyezni a sorszámba0000,00000,000000 segítségével a sorszámot tudjuk megadni (4-6 hosszban)minden más karakter egy az egyben megjelenik a sorszámba.

125Bizonylatok

p2mozi © 2008

pl. A-0000/YY A-0001/08,A-0002/08......p. R-000000/YYYY R-000001/2008,R-000002/2008 sorszámokat fogja eredményezni.

Lehetőség van folyamatos sorszám használatára, vagy minden évben 0-ról induló sorszámválasztására.

Kézi bizonylattömb: ha ezt választjuk, akkor minden bizonylatnál nekünk kell megadni a sorszámot,és nem a gép fogja azt generálni. Ezt akkor érdemes használni, ha fel szeretnénk rögzíteni aprogramba, a kézi tömbbe már elkészített bizonylatokat (azért, hogy tudjunk kimutatásokatkészíteni, vagy, hogy a készletből kivegyük az eladott termékeket)

Kezdő sorszámnál lehetőségünk van egy új tömbnél kezdő sorszám megadására. Ilyenkor asorszám nem 1-ről indul, hanem a megadott sorszámtól (ha a sorszám a következő évben újraindul,akkor ott már 1-ről fog indulni)

Bizonylatot a "Bizonylatok" menü alatt tudjuk kiválasztani. Mindig van egy aktuális bizonylatunk,amely a képernyőn látszik, ennek a neve látszik a menü alatt. Erre figyelni, kell, hogy azt abizonylatot kezeljük, amelyet szeretnénk.


p2mozi © 2008

9.1 Bizonylatok készítése

Bizonylatok kezelésének és készítésének rövid összefoglalója, amelyek megegyeznek mindenbizonylatnál (kivéve leltár). Bizonylatfajtától függetlenül az összes bizonylat felülete hasonlítegymásra, így könnyebb megtanulni és kezelni (ha tudjuk kezelni a számlákat, akkor tudni fogjukkezelni a bevételezést is, hiszen nagyon kis dolgokban térnek el egymástól)

A felület leírását lásd az Áttekintés, Felhasználói felület, Bizonylatok-nál

Bizonylatok munkafolyamat:

127Bizonylatok

p2mozi © 2008

1. Új bizonylat létrehozása, ekkor egy ideiglenes bizonylat készül ami nincs letárolva, csak aszámítógép memóriájában van (pl. ha nagyon sok soros bizonylatot készít, akkor érdemes pl. 20-30soronként egy rögzít, majd módosít gombot megnyomni, nehogy egy áramszünet miatt újból keljenkezdeni a munkát)2. Rögzít, ekkor kerül be a bizonylat az adatbázisba, még mindig ideiglenes, bármikor módosítható.Egyszerre bármennyi ideiglenes bizonylatunk lehet. (pl. megcsináljuk az ügyfél számláját reggel, éscsak ha bejön délután, akkor zárjuk le) Ideiglenes bizonylat törölhető, nyoma nem marad arendszerben, hiszen ideiglenes!!!3. Véglegesítés!! Nagyon fontos, ekkor kerül a bizonylat lezárásra, többet nem módosítható, ekkorkap sorszámot! Ha a bizonylat kezel készletet, akkor a véglegesítéskor kerül levonásra, vagykészletre a termékek.4. Nyomtatás (ideiglenes bizonylat is nyomtatható)

Fontos, hogy megértsük a véglegesítés fontosságát. Csak a véglegesítés gombmegnyomásával zárjuk le, és tesszük elkészülté a bizonylatot!!

9.2 Vevői,szállítói folyamatok

Az alábbiakban megtalálható, hogy a vevői és a szállítói bizonylatoknál, melyek azok a funkciók,amelyek ugyanúgy vagy nagyon hasonló módon működnek.

Ilyenek a gombok.Az funkciói,és a gombfunkciói.


p2mozi © 2008

9.2.1 Bizonylatok bemásolása

Bizonylatok bemásolása funkciót minden bizonylattipusnál használhatjuk. Új bizonylat kezdése utána képernyő jobb alsó részén a Rögzít gomb mellett található a Bemásol funkció gombja.

Ezzel a funkcióval, a már elkészült bizonylato(ko)n lévő termékeket másolhatjuk be az aktuálisba,az eredeti bizonylaton semmiféle változás nem történik. Ez akkor hasznos: - ha többször szeretnénk bizonylatolni ugyanazokat a termékeket, - ha jóváírástkell készítenünk ugyanazokkal a tételekkel.A Bemásol funkció nem partnerhez kötött, tehát bármely partner bizonylatáról másolhatunk tételeketaz adott partnerére; illetve bizonylattipushoz sem, tehát akár számla tételeket is másolhatunkszállítólevélre illetve munkalapra vagy fordítva.Lehetőséget ad a program arra, hogy a másolandó tételek mennyiségét vagy nettó egységárátautomatikusan változtassuk, pl. az eredeti mennyiségekhez vagy nettó vételárhoz hozzáadhatunkilletve felszorozhatjuk, ilyenkor arra kell figyelni, hogy a másolandó bizonylaton szereplő összestermék mennyisége vagy nettó vételára felszorzódik (vagy hozzáadódik) a megadott mennyiséggelilletve vételárral. A beállításokat az ablak alsó részén lehet megtenni. A két funkció kombinálható isegymással. Amennyiben nem szeretnénk használni ezeket, akkor hagyjuk az alapértelmezettbeállításokon.

Fontos! HA már van egyéb tétel a bizonylatunkon, akkor is használható a bemásol funkció, mert amár felvitt tételek után másolódnak be az új tételek. Illetve a bemásolás után szabadon vihetők feltovábbi tételek a bizonylatra, sőt egymás után többször is használható a bemásol gomb! Abemásolt tételek közül szabadon törölhető bármelyik!

129Bizonylatok

p2mozi © 2008

9.2.2 Bizonylatok beilleszése

A funkció elérése: Új bizonylat indítása után a képernyő jobb alsó részében a Rögzít és Bemásolgombok mellett.Az elkészült bizonylatokat be tudjuk illeszteni egy magasabb rendű bizonylatba!

Vevői oldalon:Árajánlat -> Vevői rendelés -> Munkalap -> Szállítólevél -> Számla

Szállítói oldalon:Vevői rendelési igény->Szállítói rendelés->Szállítólevél->Számla

(pl. egy elkészült árajánlatot be tudjuk illeszteni egy rendelésbe, de akár egyből egy számlába is!!!)Alapesetben csak az ügyfél bizonylatait lehet beilleszteni, de akár más bizonylatát is be tudjukilleszteni egy vevőnek (pl. mert az árajánlatot más cégre kérte, mint a számlát)

Fontos!!! ha egy bizonylatot beillesztünk, akkor azt többet már nem tudjukbeilleszteni. pl. ha a vevő szállítólevelét úgymond kiszámlázzuk (beillesztjükegy számlába), akkor azt már más számlába nem lehet beilleszteni,kiszámlázott lesz!! (beillesztés helyet ilyenkor a bemásolást kell választani,egy bizonylatot többször, és bárhova be tudunk másolni, pl. egy számlátegy vevői rendelésbe)


p2mozi © 2008

9.2.3 F2 Új lenyíló menü funkciók

· Új - aktuális másolataként

Minden vevői bizonylat esetében (árajánlat, rendelés, munkalap, szállítólevél, számla) lehetőségünkvan egy meglévő bizonylat másolataként egy teljesen új bizonylatot létrehozni.

131Bizonylatok

p2mozi © 2008

Alapesetben ugyanannak a vevőnek (ez módosítható), és ugyanazokkal a mennyiségekkel (tételszorzó). Ezzel a módszerrel könnyen készíthetünk másolatokat, jóváírást stb.Minden bizonylat esetén az Új gomb melletti kis menüből érhető el ez a funkció (ehhez ki kellválasztani a másolandó bizonylatot, ha nincs kiválasztott bizonylatunk akkor nem tudunk másolatotkészíteni)

pl. Ha gyakran számlázunk ki több tételt is (pl. van egy karbantartási számlánk, amin többmunkadíj sor is van), akkor elég a meglévőt kiválasztva megadni az új vevő nevét, mennyikarbantartást kívánunk kiszámlázni és már majdnem kész a bizonylat (rögzít, véglegesít, nyomtatvan már csak hátra).pl. Ha egy számlát jóvá kívánunk írni, akkor -1 tétel szorzót adunk meg, és már egyből kész is a


p2mozi © 2008

jóváíró bizonylat.

· Ismétlődő bizonylatok

Vevői bizonylatoknál (árajánlat, vevőirendelés, munkalap, szállítólevél, számla) lehetőség van arra,hogy beállítsuk a bizonylatot ismétlődő bizonylatnak. Ez akkor jó, ha egy partnernek folyamatosidőközönként ugyanolyan tételekkel és értékkel készül számla.Az ismétlődő bizonylat beállítása úgy történik, hogy a már elkészült bizonylatot ki kell választanunk,majd a jobb alsó sarokban az Új gomb melletti nyílra kattintani. Ekkor a felugró menüből ki kellválasztani az Ismétlődő bizonylat menüpontot.

133Bizonylatok

p2mozi © 2008

Ez a beállítás segítséget nyújt, hogy ne feledkezzenek el a folyamatos számlázásról, mivel aprogram az adott napokon figyelmeztetni fog arra.Alapesetben semelyik bizonylat nem ismétlődő. A beállításokban a következő lehetőségek vannak:- adott naponként, ilyenkor a napok számát kell megadni- ha minden hónap elején kell kiállítani, ekkor azt kell megadni, hogy pontosan hanyadikán- ha minden hónap végén kell kiállítani, akkor azt kell megadni, hogy hány nappal a hónap utolsónapja előtt

Ha már vannak aktivált ismétlődő bizonylataink azt meg tudjuk nézni az Új gomb melletti lenyílómenüben, az Összes ismétlődő bizonylat pontban.

A felugró ablakban ellenőrizhetjük, hogy milyen bizonylatok vannak beállítva ismétlődőnek, illetve


p2mozi © 2008

azokat ki és bekapcsolhatjuk (aktiválhatjuk vagy inaktiválhatjuk) azokat. Ilyen esetben rá kell állni amegfelelő bizonylatra és F7 billentyűvel vagy a gomb kattintásával jelölhető az inaktiválás/aktiválás.

Az Új gomb melleti nyílra kattintva folyamatosan ellenőrizhetjük, hogy van-e esetleg elkészítendőismétlődő bizonylat (Elkészítendő ismétlődő bizonylatok menüpont).

· Üzletkötői részesedések

Minden vevői bizonylat (számla, szállító stb.) esetében meghatározhatjuk, hogy a bizonylat bruttóösszegére milyen részesedést kapnak az üzletkötők. Egy bizonylatnál több üzletkötő is megadható(akár az összes üzletkötő is).Két módszert alkalmazhatunk a jutalék megadásakor:· Százalékos módszer (pl 1.üzletkotő 10%, 2. üzletkötő 20% stb...)· Rész megadása (pl. 1üzletkötő 1rész, 2. üzletkötő 2rész - ez összesen 3rész, tehát az 1.

üzletkötő 1/3%, a 2. üzletkötő 2/3% jutalékot kap)

Elosztás megadható bármikor a bizonylatoknál (nem fontos elkészítéskor rögzíteni).

135Bizonylatok

p2mozi © 2008

Jutalékok definiálása:Bizonylat Új gomb menüpontja alatt található a jutalékok definiálása:


p2mozi © 2008

Az elkészült bizonylatokról a következő helyen tudunk kimutatást készíteni:

137Bizonylatok

p2mozi © 2008

9.2.4 Nyomtat - lenyíló menü funkciók

A funkciók bekapcsolását "pipával" jelezzük, ha nincs jelölve, akkor a funkció nem aktív.

A következő menüről adunk áttekintést:

Figyelem! A funkciók használata mindig az adott bizonylattipusra értendő. Tehát ha számlánálbeállítjuk a példányszámot 3-ra, akkor a szállítólevél, árajánlat stb. nem 3 példányban lesznyomtatva, mert minden bizonylathoz külön kell meghatározni a funkciókat (mindenhol a Nyomtatgomb lenyilló menüjében!!!).- Véglegesítéskor nyomtat: ha ez a funkció be van kapcsolva, akkor a bizonylat véglegesítés utánazonnal nyomtatásra kerül (arra a nyomtatóra és abban a példányszámban amennyiben lentebbmegadjuk).- A véglegesítés után nyomtatandó sablont itt állíthatjuk be. Először megadjuk a sablon nevét(listából válsztható ki), a Véglegesítés után nyomtat(sab.) sor mellé "pipát" teszünk.- Pénztárbizonylat létrehozására vonatkozó funkciókkal beállíthatjuk, hogy kp-s számla eseténautomatikusan készítse el a Teller házipénztár részén a pénztárbizonylatot.- Képernyőre menüpont megjelölésével (pipa), ha Nyomtat gombot nyomunk nem a beállítottnyomtatóra készül a "nyomtatás", hanem a teljes bizonylat a képernyőn fog megjelenni.


p2mozi © 2008

Megjegyzés: Számla eredeti példánya csak papír alapon megjeleníthető, így azt a képernyőn semlehet megjeleníteni, csak másolati példányokat. Ha ez a menüpont be is van kapcsolva az eredetiszámla példány mindenképpen a nyomtatóra fog menni.- Proforma számla: a le nem véglegesített bizonylatról proforma nyomtatható, ez azt jelenti, hogyideiglenes bizonylatként proforma felirattal nyomtatható a bizonylat, ez akkor jó, ha előre fizetetünka partnerünkel és csak a pénz megérkezésekor számlázunk (ilyenkor a bizonylat készletet semmozgat, és sorszámot sem kap), addig ideiglenes állípotban marad.- Ár nélküli bizonylat: nyomtatás az aktuális bizonylatról csak mennyiségekkel. A bizonylatelnevezése marad.- Tétel lista nyomtatása (csak mennyiséggel) Az aktuális bizonylatról csak tétel lista nyomtatásamennyiséggel, a bizonylat elnevezése "Tétel lista"- Tétel lista nyomtatása (árakkal): Az aktuális bizonylatról "Tétel lista" nyomtatása mennyiséggel ésárral.- Boríték nyomtatása: - lenyílló listából választható a boríték formátuma, az adatok az aktuálisbizonylat adatai lesznek- Bizonylat exportálása XML formátumba (pl. bevételezéshez a partnerünk felé) bővebben erről afunkcióról: ide kattintva- Készpénzátutalási megbízás: un. sárga csekk nyomtatása a partner részére, kitöltve a bizonylatonszereplő összeggel és a saját adatainkal. Üres, nyomtatvány szükséges hozzá!- Vevő neve- Apli címke: az aktuális partner nevével elátott öntapadós címkét nyomtathatunk(alapesetben az APLI 02409 méretűre)- Batch nyomtatás: több bizonylat kinyomtatása egyszerre, a következő beállítások lehetnek: -bizonylat sorszám -tól-ig megadása, - egy adott nap összes bizonylatának a nyomtatása, -dátumintervallum összes adott bizonylata, -egy megadható partner bizonylatai, -egy magadható fizetésimód bizonylatai

- Bizonylat exportálása XML formátumba (bevételezéshez): a bizonylaton található termékek ésmennyiségek exportálásával megkönnyíthető a bevételezés, mivel ha ez után bevételezést indítunk,a program automatikusan felajánlja a bevételezésbe való beillesztést.- Újranyomtat:- Nyomtató: az aktuális bizonylattipushoz beállított nyomtató (alapértelmezésben a számítógépalapértelmezett nyomtatója), kattintással megváltoztatható bármely a gépre telepített nyomtatóravagy pdf nyomtatóra. Bizonylattipusonként megadható különböző nyomató beállítás.- Példányszám: az adott bizonylattipus ennyi példányban kerül nyomtatásra, amint megnyomjuk anyomtat gombot. (kivétel: ha aktív a Véglegesítéskor nyomtat funkció, mert akkor véglegesítés utánnyomtat ennyi példányt)- Bizonylatok másolása vágólapra: ez a funkció vágólapra másolja a tallózó nézetben találhatóinformációkat a bizonylatokról, úgymint Partnerneve,Sorsz.,Biz.kelt.,Prj.,Nettó(HUF),Bruttó(HUF),biz.tipus,Fiztip.,Telj.dátuma,Esed.dátuma,Nettó(DEV),Bruttó(DEV),Kifizetett,DEV,Árfolyam,Készítette,Kész.dátuma,Utolsó módosító,Módosítás dátuma,IRSZ,Város,Cím,Telefon,Fax,

http://www.p2mozisoft.hu/szoftverhasznalat/szamla-xml-formatumban-avagy-edi-electronic-data-inerchange/

139Bizonylatok

p2mozi © 2008

Stornóbiz., továbbiakban beilleszthető más program dokumentumaiba.- Aktuális bizonylat tételeinek másolása vágólapra: ezzel a funkcióval a tételek azonnaláthelyezhetők egy dokumentumba word, excel- Bizonylatok exportálása xls: ugyanazokat az adatokat exportálja a bizonylatokból, mint avágólapra másoláskor, csak ezzel a funkcióval elmenthetjük az adatokat azonnal .xls fájlformátumba- Aktuális bizonylat tételeinek exportálása xls: ugyanaz, mintha vágólapra másolnánk, csak itt .xlsfájl formátumban mentjük az aktuális bizonylatunk tételeit.- Fejl megj(1)(2) módosítása: a már elkészült bizonylatnak módosíthatjuk a fejléc megjegyzéseit.

9.3 Árajánlat

Vevői árajánlatok készítésére van mód. Kötelezően kitöltendő mezők:· Partnert meg kell adni (címét ki kell tölteni)· Árajánlatot milyen fizetési módra adjuk.· Árajánlatunk érvénnyeségének határidejét· Árajánlat visszajelzés idejét, ez számunkra lehet hasznos, hogy ha az adott ideig nem jelez

vissza a partner, akkor mi tudjuk megkeresni a vevőinket és megkérdezni, hogy mi az árajánlatsorsa.

· Terméket, mennyiséget, árat

Az árajánlat terméket nem mozgat a raktárakból!Véglegesítéskor a program jelzi, ha valamelyik árajánlaton levő termékből nem lenne elegendőkészleten, de ezt csak információnak jelzi ki számunkra. Ettől a véglegesítés megtörténik, abizonylat nyomtatható.Véglegesítés előtt is nyomtatható minden bizonylat, de ekkor egy "IDEIGLENES" jelző kerül afejlécbe, és nem kerül sorszám feltüntetésre.


p2mozi © 2008

Véglegesítés után, már nyomtatható a végleges bizonylat:· Fejléc amit a bizonylat típusnál megadtunk (ÁRAJÁNLAT)· Bal felső sarokban, hogy eredeti, vagy másolat· Jobb felső sarokban pedig a sorszám található

141Bizonylatok

p2mozi © 2008

Fejléc szöveg módosítása lásd a Áttekintés, Felhasználói felület, Bizonylatok -nál.

9.4 Vevőirendelés

Vevői rendelések készítésére van mód.· Készíthetünk teljesen új vevői rendeléseket.· Vagy a "Beillesztés gomb" segítségével a már kiválasztott vevőnk árajánlataiból tudunk

beilleszteni tételeket. Itt alkalmunk van az összes árajánlatból tételeket kiválogatni, vagy azaktuális bizonylat összes tételét is kérhetjük (egér jobb gombjára megjelenő menü segítségével).Más vevőt is választhatunk, ekkor a kiválasztott vevő bizonylataiból tudunk beilleszteni tételeket.Megadhatunk egy számot, hogy mennyi napnál nem régebbi bizonylatokat listázzon csak aprogram, ezzel megelőzve, hogy viszonylag sok számunkra általában érdektelen bizonylat ismegjelenjen a képernyőn.


p2mozi © 2008

· Vagy a "Bemásol gomb" segítségével már elkészült bizonylatok(árajánlat, rendelés, szállítólevél,számla vagy akár bevételező bizonylatokat is) tartalmát másolhatjuk be az aktuális bizonylatba.Itt a bemásolt bizonylat nem kerül módosításra, egy bizonylat bármennyiszer bemásolható másikbizonylatokba. Megadható 4 szám: mennyiségre tudunk megadni két számot, amelyfelhasználásával a bemásolandó bizonylat mennyiségét tudjuk változtatni:pl. 4 db elem van akiválasztott bizonylaton, akkor az új mennyiség = (4 + X) x Y - ahol X,az első mező, Y pedig amásodik mező. Hasonlóképpen megadhatunk két számot a nettó egységárra vonatkozóan is. Ígyegyszerűen készíthetünk olyan bizonylatokat, hogy pl. bevételezünk egy bejövő számlán soktételt, majd ezt egy kimenő számlába bemásoljuk, úgy, hogy a nettó egységárat megnöveljüktetszés szerint - ezzel elérjük, hogy a tételeket csak egyszer kell bevinni, bevételezéskor - majdegyszerűen felhasználjuk ezt eladáskor.

143Bizonylatok

p2mozi © 2008

Hasonló adatokat kell megadnunk, mint árajánlat készítésekor (vevő adatai, termékek és ahhozkapcsolódó mennyiségi és ár adatokat).Véglegesítésben tér el a program a vevői árajánlattól! Véglegesítéskor hasonló ablak jelenik meg,mint árajánlatnál, de itt több dolgot tudunk elvégezni:· Ha van készleten a rendelt mennyiség, akkor azt egyből le tudjuk foglalni (az teljesen addig foglalt

lesz, amíg a rendelést ki nem számlázzuk, vagy szállítólevélen ki nem adjuk). Fontos: készletetcsak rendelés tud foglalni (árajánlat nem kezel készletet, számla és szállító pedig egyből leemelia készletről a mennyiségeket)

· Dönthetünk a beszállítói rendelés mellett, ekkor egy beszállítói rendelési igény kerül rögzítésre.· Illetve jelezhetjük a programnak, hogy ezek közül egyik se kerüljön végrehajtásra

9.5 Munkalap

Munkalap bizonylat szolgáltató cégek számára lesz hasznos. Munkalappal az elkészült munkát ésaz ahhoz felhasznált anyagokat igazoltathatjuk le a vásárlóval. Tulajdonképpen ez egy speciálisszállítólevél, amivel egy szolgáltatás elvégzését tarthatjuk nyilván a programban. A felületemegegyezik a többi kimenő bizonylatéval.

A nyomtatott és véglegesített munkalapon mindig van üres rublika. Ha mukavégzés közben még ráakarunk vezetni valamit a munkalapra!A munkalap módosítható "szállítólevél".

Mikor kell használni a munkalapot?pl. ha kiviszünk az ügyfélnek 10-20 terméket, azt feltesszük egy munkalapra. az ügyfélnélelvégezzük a munkát, rá írjuk a munkalapra a még felhasznált termékeket, és az elvégzett munkát.Az ügyféllel azt aláíratjuk. Majd visszatérve a céghez, megmódosítjuk a munkalapot (levesszük azta terméket amit visszahoztunk, ráírjuk azt ami nem volt még rajta, helyesbítjük a mennyiségeket,rávezetjük a munkadíjjat.


p2mozi © 2008

Majd az így helyesbített munkalapot számlázzuk.

A kinyomtatott munkalap:

A munkalapot a továbbiakban szállítólevélbe vagy számlába egyenesen beilleszthetjük!

9.6 Szállítólevél

A szállítólevél készítésének folyamata megegyezik a számlázáséval, használata az ott leírtakszerint.

Szállítólevél kezelésével tudunk kiadni termékeket (készletről, vagy nem készletező termékeket).

145Bizonylatok

p2mozi © 2008

Véglegesítéskor a termékek le kerülnek készletről, viszont szállítólevél számlázásakor már nemfognak mégegyszer készletet csökkenteni. Szállítólevél teljesen hasonló funkcionalitássalrendelkezik, mint a vevői rendelés. Viszont ide már vevői rendelést is be tudunk illeszteni (tételesen,vagy egészben).

Véglegesítéskor, ha a kívánt mennyiség nincs készleten, akkor ezt a program jelzi és nem fogjaengedélyezni a bizonylat véglegesítését ( ez boltokban okozhat problémát, ha a készletünkön nemszerepel a termék, de mi eladni kívánjuk akkor a program ezt nem fogja engedni, ilyenkor vagy nemkészletezőre kell állítani a terméket, vagy be kell vételezni szállítólevélen a kívánt mennyiséget).

Szállítólevelet a későbbiekben már számlába is beilleszthetjük, illetve több szállítólevelet isbeilleszthetünk egy számlába.

Minden szállítólevelet ki kell számlázni, erre a program figyelmeztetni fog, ha az adott partnernekkészítünk bizonylatot, így nem maradhat el a szállítólevelek kiszámlázása.Fontos: A Partner besorolás menüpontban meg tudjuk adni, az adott partner csoportszállítóleveleinek(munkalapjainak) kiszámlázásásnak határidejét napokban!

A szállítólevélen megadott fizetési határidő és fizetési mód, számlázáskor megváltoztatható, viszontszámlázni csak azonos devizanemű szállítóleveleket lehet. pl. Euro számla csak a partner eurobankiállított szállítóleveleiről készülhet.

Tehát a szállítólevél kiállításánál is szükséges eldönteni, hogy a partner milyen áron kapja aterméket, mivel az a készlet értéket változtatni fogja. Amennyiben nem tisztázott még az eladási ár akkor javasoljuk, hogy az áru kiadására használja araktárközi mozgás bizonylatot. (példával lásd: Raktári mozgás)


p2mozi © 2008

A kiállított szállítólevél nem jelenik meg a pénzügyi elszámolásokban, így a folyószámla történetbensem, és a tartozási listákban sem.A Kimutatások menüpontban viszont a kiállított szállítólevelekről lehetőség van részletes listákatlekérni.

9.7 Számlázás

Számlázás a szállítólevél mintájára történik, csak a végeredmény egy számla lesz (fontos:bármilyen bizonylat nyomtatható pro forma számlaként, lásd a nyomtat gomb kis menüjét, deérdemes nem véglegesített bizonylatokat nyomtatni proformaként).Számlába beilleszthető árajánlat, rendelés tételesen, szállítólevél(ek) egészben. Beillesztettárajánlat, rendelés csak mennyiség és ár módosítható, de ez nem ajánlott, mivel a rendelés,árajánlat már akkor más mennyiségről szól. Beillesztett szállítólevél nem módosítható, tételek csakegyben törölhetőek.

Számlázás folyamata:1. Új bizonylat kezdése (F2 bill, vagy Új gomb megnyomásával)2. Vevő kiválasztása (F5 bill. megnyomásával a partner mezőben

3. Fizetési mód, dátum kitöltése (ezek a vevő besorolása alapján alapból kitöltődnek)4. Tételek felvitele (F2 vagy "Új tétel gomb megnyomásával)

5. Raktár kiválasztása (ebből a raktárból kerül kiadásra a kiválasztott mennyiség) (F5)

6. Termék kiválasztása (F5 vagy Ctrl+F5 billentyűk megnyomásával, vagy a kis gombmegnyomásával)

7. Mennyiség megadása

8. Árak módosítása (ha nem azon az áron szeretnénk a terméket eladni, amit az árlistameghatároz)

9. Kedvezmény, felár megadása, módosítása (kedvezmény a besorolásból jön).

10. Ha még több tételt kívánunk a számlára rátenni, akkor ismételjük a műveleteket a 4.es ponttólteljesen addig amíg az összes tételt nem rögzítettük, ekkor az F3 bill, vagy "Rögzít" gombsegítségével tudjuk a számlát ideiglenesen letárolni

11. Számlánk ekkor már ideiglenes állapotban van, zöld színnel látszik a bizonylatok között,bármikor véglegesíthető, akkor kap sorszámot, valamint kerül nyomtatásra. Véglegesítéskorkerülnek levonásra a mennyiségek készletről.Bármennyi véglegesítetlen számlát tárolhatunk a számlázó programban

(figyeljük meg, hogy minden bizonylat készítésének ezek a lépései!)

147Bizonylatok

p2mozi © 2008

BeillesztésMár korábban elkészített, és véglegesített árajánlatot, rendelés, munkalapot és szállítólevelet a

Beilleszt gomb segítségével tehetjük meg. Először válaszuk ki a vevőt, mert így a gombmegnyomása után automatikusan felajánlja az aktuális partner "függő" bizonylatai (amelyekmég nincsenek kiszámlázva). A beilleszteni kívánt bizonylatot a fehér négyzetbe tett pipávaljelölhetjük ki!

A beillesztett bizonylat tételeit a számlában egy gémkapocs jelzi és a sor végén a beillesztettbizonylat sorszáma is fel van tüntetve (nyomtatásban tételenként nem jelenik meg a beillesztésjele, csak itt a szerkesztő képernyőn). A beillesztett szállítólevél vagy munkalap, már nemmozgatja a készletet, hiszen az a szállítólevél elkészítésekor már megtörtént.

A beillesztés után folyamatosan lehet még tételeket rögzíteni ugyanehhez a számlához!

Bemásolás

Bármely véglegesített bizonylatot bemásolhatunk a számlába, hasonló módon, mint a beillesztgombbal. A különbség annyi, hogy itt csak a tételeket lemásolja a megadott bizonylatról, nemhivatkozik rá a továbbiakban és a készlet is mozgatásra kerül!

Jóváírás

A programmal jóváírásra is lehetőség van. Jóváírást több esetben használunk,· ha a termék visszakerül hozzánk és ezt a tényt egy külön számlán is meg kell jeleníteni.

Ilyen esetben az adott terméket negatív előjellel adjuk meg, ezáltal már a számla végösszege isnegatív előjelű lesz. Ezzel a termék újra visszakerül a készletbe (negatív előjelű eladás azvalójában készletre vétel!!!). Természetesen nem készletező termékeket és szolgáltatásokat isjóváírhatunk, ilyen esetben nem érinti a készletet.Amennyiben egy komplett számlát szeretnénk jóváírni, akkor jól jöhet a program Bemásol funkciója

vagy az új bizonylatot Új-aktuális másolataként kezdeni, majd kiválasztjuk a jóváírandó számlát, majd

a mennyiségeknél negatív előjelet használunk, így újabb hibalehetőséget küszöbölünk ki. (A

számlára megjegyzésként ajánlott hivatkozni a jóváírás "miértjére", hogy követhetőek legyenek a

tranzakciók.)

Hibás termék jóváírásakor célszerű raktárként megadni egy "hibás"(selejt) raktárat, így a jóváírt


p2mozi © 2008

terméket már a programon belül elkülönülten kezelhetjük, mint azt a fizikai raktárban is történik.Ezzel elkerülhető, hogy a hibás termék miatt "valótlan" készlet mennyiséget lássunk. (A napimunka során felmerült hibás készletet raktári mozgással "átrakhatjuk" a valós készletraktárból.)

· történhet a jóváírás ugyanazon a számlán, amelyen egyéb eladott terméket is megjelenítünk,ilyenkor csak a egy sorban jelenik meg a jóváírás a többi számla tétel között.

· történhet összegbeli jóváírás is, amely nem kapcsolódik konkrétan a termékhez (pl. utólagoskedvezmény, utólagos árengedmény). Ilyen esetben a terméktörzsbe fel kell venni egyKedvezmény nevű terméket, amelyet szolgáltatásként sorolunk be, és a megjegyzésbencélszerű feltüntetni az okot és a hivatkozást.

9.8 Segítség: "Egyéb" gomb

Számlázáskor, ha több sort beírtunk már (néhány cégnél nem ritka az 50-100 soros számla sem,vagy akár ennél is több). Ebben az esetben utólag(még ideiglenes bizonylaton) elég körülményesminden soron végrehajtani egy módosítást (pontosan annyi időbe telik, ahány sorunk van).Milyen könnyű lenne, ha az összes sorra tudnánk alkalmazni ilyenkor azt a módosítást......

Nézzük meg, milyen lehetőségeket ad nekünk, az "Egyéb" gomb ebben az esetben.

149Bizonylatok

p2mozi © 2008

Segítség két részre osztható, amit a gombbal el tudunk érni:1. Tételeket tudjuk módosítani (kedvezmény, felár stb.)2. Képernyőt, és a működést tudjuk befolyásolni (piros kereten túli menüpontok, pld. minden új

sor esetén megadhatjuk mi legyen a kiszolgáló raktár, folyamatos termék felvitel stb.)

„Költség szétosztása” az összes eddig felvitt tételre egy pozitív számot oszthatunk (pld. mertezzel az összeggel akarjuk növelni a számla végösszegét, vagy mert, egy terméket nem akarunkfeltüntetni a számlán, csak az értékét stb.).


p2mozi © 2008

„Kedvezmény szétosztása” a költség szétosztás ellenkezője. Ilyenkor a megadott összeggelcsökkentjük a bizonylat végösszegét (pl. mert egy konkrét összeggel akarjuk csökkenteni a számlavégösszegét).

„Felár beállít” az összes tételnél beállítja a megadott felárat (elég az összes tétel rögzítése utánmegadnunk a felárat, majd megkapjuk a végösszeget - ezek után a felárat megint módosíthatjuk, ígyjátszhatunk a felárral akár egy 100 tételes számlánál is, addig, amíg a szükséges végösszeget nemkapjuk).

„Kedvezmény beállít” az összes tételre megadhatjuk, hogy a tételeknél mekkora kedvezménylegyen adva (bizonylatból csak tételesen adhatunk kedvezményt, vagy vigyünk fel egy kedvezményterméket).

„Mennyiség növel (x)” a megadott számmal, minden tételnél megadott mennyiség be leszszorozva, ezzel növelhetjük a tételeknél szereplő mennyiségeket (vagy 1-nél kisebb számmalcsökkenthetjük a mennyiséget) (pld. ha egy komplett számítógépet számlázunk ki alkatrészek

151Bizonylatok

p2mozi © 2008

felsorolásával, akkor így később egyszerűen növelhetjük a kiszámlázott számítógépek számát, csakbe kell szoroznunk a tételeket a kívánt számmal)

„Mennyiség növel (+)” a megadott számmal növeljük a tételek mennyiségét minden tételnél.

„ÁFA beállít” segítségével az összes tételnél egy konkrét ÁFÁ-t állíthatunk be (pld. ha egy devizásszámlát készítünk, de a végén kiderül, hogy 20%-os ÁFA-val kell kiállítanunk a számlát, akkor nemkell egyesével minden tételnél ezt kijavítani.

„Nettó egységár növel (+)” egy konkrét értékkel növelhetjük minden tételnél az egységárat.„Nettó egységár növel (x)” egy konkrét értékkel beszorozhatjuk az összes tétel egység árát (pld.ha 10%-al drágábban, vagy olcsóbban akarjuk a számlát kiállítani)

„Kerekít” több kerekítési mód közül választhatunk, valamint kiválaszthatjuk, hogy melyik ár legyenkerekítve a kiválasztott módszer alapján.

„Készletről hiányzó termékek törlése”, mivel ez egy készletező program, ha egy terméknél azt aparamétert adtuk meg, hogy legyen készletezve, akkor nem adhatunk el belőle abban az esetben,ha nincs belőle készleten. Nincs annál rosszabb, amikor egy 100 tételes számlát azért nem tudunkvéglegesíteni, mert néhány termék nincs is készleten. Egyszerűen az összes ilyen termékettörölhetjük a számláról.

„Termék név módosítása” az aktuális tételnél. A termék törzsben a termékünk egy adott névenszerepel, de jelen esetben más nevet akarunk megadni, mert a vevő ezt kérte, vagy a konkrét esetreez a név jobban illik stb.

"Árlista ne záródjon be", ha ezt be kapcsoljuk, akkor az árlista csak a bezár gombra záródik be.A kiválaszt gombra az aktuális termék 1 mennyiséggel lesz beillesztve a bizonylatba. "+" gombbalpedig megadhatjuk a mennyiséget. Mikor érdemes ezt használni? Ha az árlistán nem akarunkmódosítani, nem akarunk a beszúrt sorba semmit változtatni (pld. megjegyzés). Sokkal gyorsabbfelvitelt tesz lehetővé!! Hiszen nem kell több TAB és enter billentyűvel új sort kezdeni, a programmegteszi helyettünk.


p2mozi © 2008

9.9 Szállítóirendelés

A beszállítóink felé rendelést rögzíthetünk. Így a rendszerben a kimenő rendeléseket isnyilvántartjuk.A felülete hasonló, mint az eddig megszokottak. Lásd bővebben: SzámlázásA különbségek:Szállítói rendelésnél a partnert kiválasztva csak azokat a termékeket fogja látni, amelyeket aterméklapon hozzárendelet!

Az elkészült szállítói rendelés nyomtatott verzióját akár azonnal továbbíthatja a partnere felé.

153Bizonylatok

p2mozi © 2008

A nyomtatott formátumon minden olyan információ megjelenik (elérhetőség, dátum , stb) ami azonnal

használható rendelés leadásra.

9.10 Bevételezés szállító

A szállítóleveles bevételezés azt a célt szolgálja, hogy abban az esetben is be tudja vételezni aterméket, ha arról a beszállítója még nem készített számlát, hanem csak szállítólevélen adta át azárut.Ez a forma akkor jó, ha a termékek árát már előre tisztázták. A szállítólevélen történő bevételezésannyiban különbözik a számlás bevételezéstől, hogy a folyószámla nyilvántartásokban nemszerepel a beszállító felé, mint tartozás (mivel ez még nem számla). Viszont fontos tudni, hogy aszállítólevélen bevételezett termékek ára a készletbe ezen az értéken rögzül! (Tehát, ha itt már nullaárral vételez be, akkor a készlet értéke is nulla lesz!! Ez nagy mértékben torzíthatja astatisztikákat.) Ha árak nélküli szállítólevelet vételez be, akkor javasoljuk, hogy az előre megállapodott listaárakathasználja.A bevételezésnél kötelezően kitöltendő mező a bizonylat eredeti sorszáma.


p2mozi © 2008

Szállítós bevételezésnél a partnert kiválasztva csak azokat a termékeket fogja látni, amelyeket aterméklapon hozzárendelt!A már előzőleg rögzített szállítói rendelés beszúrására van mód, a Beszúr gomb segítségével, ígynem kell újra felvinni az adatokat.

Hatalmas tömegű termékek bevételezésekor, nagy könnyebbséget jelent, ha a partnerünk xmlformátumban is átadja a bejövő számla adatait.Az Új gomb melletti lennyilló menüjében lehetőség van az adatok xml formátumból történőbeolvasására.Ilyenkor importáljuk a bevételezni kívánt állományt, kiválasztjuk vagy felvisszük a partnert, majdbeolvassuk az adatokat.

9.11 Bevételezés számla

A számlával történő bevételezést használjuk, ha a beszállítónktól kapott számla alapján új készletetrögzítünk.A felülete hasonló, mint az eddig megszokottak. Lásd bővebben: SzámlázásSzámlás bevételezésnél a partnert kiválasztva csak azokat a termékeket fogja látni, amelyeket aterméklapon hozzárendelet!

A már előzőleg rögzített szállítói rendelés és szállítós bevételezés beszúrására van mód, a Beillesztgomb segítségével, így nem kell újra felvinni az adatokat, árakat már nem tud módosítani.

A bevételezés bizonylatra azokat az adatokat kell rögzíteni amelyek a bejövő számlán találhatóak,mert a későbbiekben pontos statisztikákat kérhetünk le a programból. Tehát a dátum mezők pontoskitöltése javasolt!

Ez a bizonylat, hasonlóan a kimenő számlához a folyószámla részben is megjelenik. Tehát ezekbőllesznek a szállítói tartozások. A folyószámla kiegyenlítésnél ezeket a számlákat is ki kell vezetni,amikor megtörtént a beszállító felé a pénzügyi rendezés.

155Bizonylatok

p2mozi © 2008

Ha a beszállítói számlánk nem csak készletező termékeket is tartalmaz, azokat is érdemesrögzíteni (legalább egy összegben), mivel a végösszeg így fog csak megegyezni a beszállítónkszámlájával.


p2mozi © 2008

9.12 Raktári mozgás

Ezzel a bizonylattal két raktárunk között tudjuk átmozgatni a készletet, úgy, hogy nem változnak azárak.Használhatjuk: üzletkötő raktárába áthelyezés, bizományos kihelyezés. (több raktáras rendszeresetén, ha csak egy raktárunk van, akkor nincs értelme használni ezt a szolgáltatást, sőt nem istudjuk hiszen a forrás és cél raktár nem lehet ugyanaz!!

Kötelező megadni az átadó-átvevő raktárosok nevét, illetve azokat a raktárakat ahonnan kivesszükaz árut és azt ahová áthelyezni szeretnénk.A termék kiválasztása a már leírt módon történik itt is.Példa raktári mozgás:· Amennyiben bizományba helyezünk ki termékeket egy partnerünkhöz, akkor érdemes a

partnerünk nevére egy raktárat "nyitni" és ide raktári mozgás bizonylattal átmozgatni a kiadottárut. Ez azért jó, mert innen adott esetben azonnal számlázhatunk is, illetve a programban sajátkészletként kezeljük tovább, de a napi munka során látható, hogy az egy bizományos partnernélvan. Egy külön raktárat a többitől függetlenül leltározhatunk is, így gyorsíthatunk a bizományosielszámoláson.

· Amennyiben szükséges kiadni terméket egy partnernek, de annak eladási ára még nemtisztázott, szintén a partner nevére nyitott raktárba kell átadni a termékeket, így a készletben nyoma van a változásnak. Amikor számlázásra kerül a sor ebből a raktárból kell akészletet levenni.

9.13 Leltár

A leltározás folyamatával a gépen nyilvántartott készletünk és a valóságban fellelt készletünkösszevetését tesszük meg, ezt végezhetjük a vállakozás leltározási ütemének megfelelően, illetvebármikor, amikor szükségesnek tartjuk a készlet ellenőrzését.A Tellerben a leltározás minden nyilvántartott raktárra külön- külön végezhető, akár párhuzamosanis, de különböző időpontokban is.A leltározás előtt érdemes átnézni, hogy minden bizonylatunk le van-e zárva illetve a foglaltkészleteket is rendbe kell rakni. Figyelem a programban a leltár elindítása után az adott raktárban már nem lehet készletmozgástvégezni (bevételezni-eladni)! Miközben egy raktárban leltározást végzünk, másik raktárbóltermészetesen szabadon lehet bármilyen készletmozgást végezni. A leltározás kezdő készlet felvitelére is alkalmas, ehhez először rögzíteni kell a termék adatokat.

157Bizonylatok

p2mozi © 2008

Figyelem a leltárral megváltoztathatóak az elszámoló árak (nyilvántartási árak) is.

9.13.1 Leltár kezdése, nyomtatványok

A leltározás raktáranként lehetséges. Ki kell választanunk a raktárat, ahol elindítjuk a leltározásfolyamatát.

A raktár kiválasztása a képernyő bal felső részén lévő Leltár kiválasztása kék mező melletti három pont

megnyitásával lehetséges .

Ha kiválasztottuk a raktárat, a felsorolásban ideiglenes módban jelenik meg, ahoz, hogy sorszámotis kapjon a Leltár kezd gombbal tudjuk aktiválni. Ha már van rögzítve készlet ebben a raktárbanakkor az ilyenkor jelenik meg aktuális készletként.


p2mozi © 2008

A Nyomtat gomb melletti lenyíló ablakból választhatunk a leltár felvételhez szükségesnyomtatványokból. Ezeket a nyomtatványokat használhatjuk a leltár kézi rögzítésekor, mivel anyomtatási elrendezése táblázatos formában van. A több oldalas leltárfelvételi íventermékcsoportonként összesítve, azon belül abc sorrendben vannak a termékek. A termékeksorrendje megegyezik a szoftverben lévővel, ez majd a fellelt készletek programban való rögzítésekorlesz hasznos.

Módosít gomb melletti nyíllal felugró ablakot nyitunk meg.

9.13.2 Leltár felvitele

Ha új raktárat nyitunk és oda kezdő készletet rögzítéséhez leltárat is indítunk, akkor ebben aleltárban a terméktörzsünkben lévő összes készletező termék (ha van), meg fog jelenni nulla kezdőmennyiséggel. A fellelt készlet berögzítése a Módosít gombbal végezhető. Majd a következő ablakban vihető fel.

159Bizonylatok

p2mozi © 2008

Figyelem a könnyítés opciók alapesetben be vannak pipálva!Első opció: - ha már volt rögzítve a fellelt készlet a termékből akkor a később beírt nem írja fölül,hanem hozzáadja azt a mennyiséget is (ez akkor jó, ha a valós raktáron belül több helyen is tároljukugyanazt a terméket.Második: - vonalkódos beolvasásánál nem kell nyomni a billentyűzeten a rögzít gombotHarmadik: - folyamatos rögzítés, amikor a rögzít gomb benyomása után az ablak nyitva marad ésmáris az új termék rögzíthető.

Beszerzési árak rögzítése, már a leltár felvitele közben is megoldható. Ez a funkció egy nyitókészlet rögzítésekor lesz hasznos. A fenti leltár módosítása ablakban a Beszerárak gomblenyomásával a következő ablak nyílik meg, amivel azonnal elvégezhető a beszerzési áraknyilvántartása. Mivel ezeken az árakon tartjuk nyilván a leltár szerinti készletünket, fontos, hogyminden leltárban szereplő termékünkhöz hozzá legyen rendelve egy beszerzési ár is.A leltárban feltüntetett beszerzési ár alapesetben a beszerzési árak közül az ún. alapértelmezett

beszerzési ár, amit az lenyilló ablakában tudunk módosítani. A listában a kék jelölőszimbólum (# oszlopban) jelzi azt, hogy melyik adott esetben az alapértelmezett ár.


p2mozi © 2008

Mégsem gombbal lehet bezárni ezt az ablakot, és az alatta lévő leltár táblában ekkor jelennek mega rögzített adatok.A beszerzési árak rögzítését beszállítónként a beszállítói árlisták menüpontban lehet elvégezni.

Mit tegyünk, ha több áron is érkezett, de a termék alapján nem lehet megállapítani, hogy melyikettaláltuk meg?(pl. a gépen nyilvántartva 5 db 1l-es Coca Cola, a leltárkor fel is leljük mind az 5-öt, de többször isérkezett különböző áron, melyikre vigyük föl? )

A Tellerben a leltározás alkalmával egy beszerzési áron lehet rögzíteni minden terméket, mivel akészleteket mindig az utolsó beszerzési áron tartja nyilván. Tehát, ha a leltárkor van nyitó készletabból a termékből, akkor a feltüntetett nettó ár, az utolsó beszerzésből vett nyilvántartási ár.

9.13.3 Leltározás excellel

A szoftverben már megnyitott/elindított leltárral a felhasználónak lehetősége van arra, hogy ne aprogramban lévő leltárkészlet rögzítése funkcióval vigye be az adatokat. Ez azoknak lesz segítség,aki a táblázatkezelővel való munkát előnyben részesíti.A leltározás felvitele táblázatkezelővel lépései:1. Indítsunk el egy leltárat a már megismert módon.2. Exportáljuk ki .csv fájlban a leltár adatokat, ez a megnyitott leltár Módosít gomb melletti lenyillómenüben található:

161Bizonylatok

p2mozi © 2008

Mentsük el a fájlt.

3. Nyissuk meg az elmentett fájl táblázatkezelő (excel) segítségével. A megnyitott .csv állományban4 oszlop található.

· 1. oszlop: termék kódja a Tellerben · 2. oszlop: a termék neve· 3. oszlop: a leltárban nyilvántartott "könyv"szerinti készlet mennyisége,· 4. oszlop: a leltározáskor fellelt készlet, ide kell felvinni az új készletet.Végezzük el a fellelt készlet módosítását. Nagyon fontos, hogy a kiexportált adatokban, csak a fellelt készlet oszlopban végezzünkmódosítást, mivel amikor beimportáljuk az adatokat, a szoftver a az első oszlop alapjánfogja beazonosítani a termékeket.


p2mozi © 2008

4. Mentsük el az excel táblázatot .csv állományba. Ezt a .csv állományt kell a visszaimportálnunk a

Tellerbe. Az importálást a fent leírt menüpontban tudjuk elvégezni: .

A táblázatkezelővel való leltár felvitele arra is lehetőséget ad, hogy amikor a leltározás során többenis ugyanazokat a termékeket leltározzák fel, könnyen összehasonlíthatjuk a felvett adataikat(többszörös leltározás, leltárfelvétel ellenőrzés). Ezzel már csak a végleges, ellenőrzött készletadatokat rögzíthetjük a Tellerbe.

9.13.4 Leltár módosítás, ellenőrzés, lezárás

A gomb melletti lenyíló menüből néhány azonnal elvégezhető módosítást végezhetünk.Beszerzési ár megadás: - azonnal hozzárendelhetünk beszerzési árat egy olyan termékhez,amelynek valamilyen okból nem volt nyilvántartott ára (pl. nyitó készlet)Könyv. szerinti mennyiség elfogadása: - a leltár nyitásakor meglévő összes termék mennyisége,biztosan megegyező a leltárkor felvettel.

A leltárat mindaddig tudjuk módosítani, amíg a Leltár lezárása gombra nem kattintunk. Ha kilépünka programból az adatok természetesen nem vesznek el, minden rögzített készlet abban azállapotban marad ahogy kiléptünk. Ha nehézkesen találjuk a programban a leltározást, akkorlehetőségünk van arra, hogy kiexportáljuk CSV állományba a leltárat, azt megnyissuk Excelprogrammal, ott felvigyük a készletet, majd vissza importáljuk a leltárba!!!

A leltárba felvitt adatok ellenőrzése nagy mennyiségű termék esetében nehéz lehet, illetve a felvitel

során könnyű pontatlannak lenni. Ezért a gomb lennyilló menüjében, megtalálunknéhány kinyomtatható listát, amely alapján leellenőrizhetjük a leltár rögzítését. A dokumentumokhasználatához nem kell lezárva lennie a leltárnak, annak tartalma a módosítások közbenfolyamatosan változik. A leltár lezárása előtt akár leltár összesítőt is nyomtathatunk, ilyenkor mégelvégezhetők a változtatások is!

163Bizonylatok

p2mozi © 2008

A leltár lezárása után a továbbiakban nem módosítható a készlet. A leltár sorszámot kap és aNyomtat gombra a következő összesítőt nyomtathatjuk:

A leltározás lezárásával, az adott raktárban a leltározott készlet lesz aktív, ekkortól folytatható akiadás és bevétel folyamat.

Fejezet

X

165Kimutatások

p2mozi © 2008

10 Kimutatások

Enter topic text here.

10.1 Általános információk

Kimutatások a Kimutatás menüpont alatt találhatóak struktúráltan. A termékhez tartozókimutatások a Termék menü alatt érhetőek el, és így tovább. Kimutatások száma az egyesverziókban eltérhet, valamint "pluginokkal" is tudunk új kimutatásokat telepíteni.

A legtöbb kimutatás előtt egy szűrési lehetőséggel találkozunk, ahol meg tudjuk mondani, hogymilyen adathalmazból kívánjuk a kimutatást elkészíteni (pl. számlák esetében a következő szűrőkettudjuk beállítani.


p2mozi © 2008

Példa:

A könyvelés felé az aktuális hónapban készült kimenő számláink listáját szeretnénk kinyomtatni.

Amint az alábbi képen is látható a Kimutatások> Vevői számlák> Vevői számlák menüpontot kell

választani.


p2mozi © 2008

Mivel a példa szerint az összes e havi keltezésű kimenő számláink listáját látni szeretnénk, ezért csak a

Számla kelte sor melletti kockába teszünk pipát, majd a kék sor melletti pontocskákra kattintva egy

egyszerű dátum választó ablakban egy kattintással megadhatjuk az intervallumot.

A Nyomtat gombra kattintva az alábbi listát kapjuk, ami először a képernyőn jelenik meg.

169Kimutatások

p2mozi © 2008

10.2 Adatok szűrése

Az összes kimutatás szűrő hasonló elven épül fel. Ha bármelyik szűrőt használni szeretnénk, akkorbe kell pipálnunk (ezzel jelezzük, hogy erre az adatra szűrni akarunk), majd meg kell adnunk aszűrő kritériumot.pl. bizonylat kelte esetén két dátumot (tól, -ig).A megadott szűrők meg fognak jelenni a kinyomtatott kimutatáson, így tudni fogjuk, hogy milyenparaméterekkel készítettük a kimutatást.


p2mozi © 2008

Az adatokat nem csak nyomtatni tudjuk, hanem Excel (xls) formátumba exportálni is. Ehhez be kellpipáljuk az ablak alján található "Adatok exportálása excel állományba" kontrolt. A nyomtat gombmegnyomása után meg kell adnunk, hogy a program hova készítse el az xls állományt.

Bizonylat állapot szűrés. Mi ez?A munka során a bizonylatainknak többféle állapota lehetséges amelyeket külön kiemelhetünk: - véglegesítés előtt ideiglenes állapotban van, ilyenkor nincs rögzített száma a bizonylatnak, nemhasználható hivatalos bizonylatként és törléskor nem marad nyoma, - véglegesített: bizonylat számot kapott, innentől már csak stornózható és nyoma marad abizonylatnak,- tovább kezelt (beillesztett): minden olyan bizonylat amelyet más magasabb rendű bizonylatbaillesztettünk bele (pl. szállítólevelek, amelyek be vannak illesztve számlába)- tovább kezelt (feldolgozott):- stornózott: azok a bizonylatok, amelyeknek van stornó párja (ezek készültek először)- stornó: ezekek azok a biznylatok amik a stornózottak ellenpárjai (általában ezek a negatívmennyiségűek)

171Kimutatások

p2mozi © 2008

Alapesetben az összes feltételnek megfelelő bizonylat bekerül a kimutatásba, tehát az ideiglenesbizonylatok tételei is!!!

10.3 Egyedi kimutatások

Egyedi kimutatásokat készíthetünk varázsló segítségével (hasonló elven, mint Accessadatbáziskezelőnél), vagy SQL lekérdezőnyelv használatával. Ehhez valamilyen szinten ismernünkkell az adatok tárolásának struktúráját, szerkezetét. Általános eset, hogy a szoftver használójánakegy speciális, egyedi kimutatásra van szüksége, amelyet megrendel a szoftver készítőjétől, aztemailben megkapja, majd betölti ide és már használhatja is.

A lekérdezés eredménye táblázatos formában jelenik meg, vagy kereszttáblás listában (itt afelhasználó mondhatja meg, hogy mely adatok legyenek a sor, oszlop adatok, lásd excel pivottáblás lekérdezés). Az eredményt XLS formátumba exportálhatjuk..

Ha Ön képesnek érzi magát, vagy van olyan alkalmazott a cégnél aki képes SQL lekérdezésekkészítésére, akkor kérjen a szoftver készítőjétől részletes adatbázis leírást, amely segítségévelképes lesz gyorsan új kimutatásokat gyártani.

Kimutatásnál csak SELECT (lekérdező) SQL utasításokat futtathat!!


p2mozi © 2008

10.4 Kimutatások árajánlatokhoz

A Kimutatások menü Árajánlatok pontjában az általunk kiadott árajánlatokról kapunk kimutatás,mégpedig a következők szerint:· Lejárt vevői árajánlatok: minden olyan vevői árajánlat megjelenik, ami a kiállításkor megadott

érvényességi határidőn túl esik.· Visszaigazolásra váró árajánlatok: ide tartoznak azok az árajánlatok, amelyek még elintézendők· Árajánlatok szűrési lehetőséggel partnerre, dátumra, devizára, fizetési módra, bizonylat állapotra,

sorszámra és termékre vonatkozóan.

A kimutatás először képernyőn jelenik meg, majd onnan küldhető nyomtatóra, ha szükséges.

10.5 Kimutatások vevői rendelésekről

Ebben a kimutatásban az összes vevői rendelés bizonylatokról kérhető kimutatás a szokásosszűrők segítségével, ezek:Partner neve, rendelés kelte, deviza, fizetési mód, bizonylat állapota, bizonylat sorszáma, termékneve.

Pl. látni szeretnénk az aktuális félévben készült vevői rendeléseket.- ilyenkor csak a rendelés kelte mezőben kell szűrést beállítani, úgy hogy megadhatjuk a konkrétdátumot kézzel, vagy kiválsztjuk az aktuális félévet a felugró naptárból. A képernyőre a következőkimutatást kapjuk:

173Kimutatások

p2mozi © 2008

10.6 Kimutatások vevői szállítólevelekről

A vevői szállítólevelekről készült szűrő kiegészült a teljesítésre vonatkozó szűrési lehetőséggel.Ezzel már a bizonylatokon beállított teljesítés dátumra vonatkozóan is tudunk szűrési feltételtmegadni. A szűrési feltételek megadhatóak: -partner neve, kiállítás dátuma, teljesítés dátuma,-deviza,-fizetésmódja,-bizonylat tipusa, bizonylat állapot, bizonylat sorszám,-termék nevekre.

Példa: látni szeretnénk az összes olyan szállítólevelet amelyeken a mai napon 1 bizonyos termék,szállítólevelezve lett forint devizában.A szűrési feltételeket így kell megadni:


p2mozi © 2008

Majd ezzel az alábbi kimutatást kapjuk:

10.7 Kimutatások vevői számlákról

A vevői számláinkról már nem csak a szokásos feltételekkel készíthetünk kimutatásokat, hanemkiegészítettük egy pár speciális kimutatási funkcióval, amelyekben szintén használhatóak azáltalános szűrési feltételek.

175Kimutatások

p2mozi © 2008

· Vevői számlák kimutatásban, a kimenő számláinkra tudunk szűrni a szokásos

feltételekkel (partner neve, számla kelte, esedékessége, deviza, bizonylat tipus, fizetési mód,bizonylat állapot, bizonylat sorsz, termék neve)

Példa: Adott havi Euro-s kimenő számlák listájára van szükségünk. Így állítjuk be szűrésifeltételeket


p2mozi © 2008

Majd a következő kimutatást kapjuk:

· Vevői egyenlegközlő kimutatásban, a vevőink számláiból nyilvántartott folyószámlájának

egyenlegközlőit nyomtathatjuk ki, olyan formában, hogy az azonnal partnerünknek továbbítható.Az egyenlegközlőben megjelenítendő számlák itt is szűrhetőek. Pl. csak az átutalásosszámlákról kérünk listát.

Példa: Az összes adott havi vásárlónknak szeretnénk egyenlegközlőt, aki forintban vásároltátutalásra.Szűrni így kell:


p2mozi © 2008

· Vevői tartozás lista: ebben a külön menüpontban a még ki nem fizetett, nem készpénzes

számlákról kérhetünk kimutatást, a "szokásos" szűrési feltételekkel, anyomtatási formátuma

megfelel arra, hogy lássuk melyik vevőnk milyen összegekkel tartozik cégünknek, függetlenülattól, hogy a fizetési határidő lejárt-e vagy sem!!!

· Lejárt vevői számlák: abban különbözik a vevői tartozás listától, hogy ebbe a listába már

csak a lejárt határidejű tartozások vannak felsorolva.

· Vevői számlák (pivot): a pivot-tábla arra való, hogy a vevői számla adatbázis tartalmát

szabadon csoportosíthassuk vagy összesítsük. Az adatbázis tartalma az adott dátumintervallumra értendő. Az export gomb segítségével .xls fájlformátumba exportálható.

· Utánvétes számlák listája: Ezzel a kimutatással azonnal lekérhető az adott dátum intervallumban

készített utánvétes kimenő számláink listája. Ez azoknak a felhasználóknak jó, akik postázássalis foglalkoznak, mivel a kimutatás így néz ki:

179Kimutatások

p2mozi © 2008

10.8 Kimutatások a készletről

Az alábbi kimutatások a szoftverrel nyilvántartott készletről kérhetőek le. Tehát itt a készletezőtermékeink szerepelnek.

· Raktári készlet: az alábbi szűrési lehetőségeink vannak: raktár, termék neve, termékcsoport,

mennyiség (megadható értékek között), beszállító neve. A szűrő ablak így néz ki:

Példa: Szeretnénk egy kimutatást arról, hogy az utazó raktárban mely termékek csökkentek 10 db alá.


p2mozi © 2008

A fenti szűrési feltételekre az alábbi kimutatást kapjuk:

· Kifogyott készlet: ezzel a kimutatással egyetlen nyomógomb segítségével raktárankénti

bontásban felsorolva megtaláljuk a azokat a termékeket, amelyek nulla értékkel vannaknyilvántartva. Itt még fontos tudni, hogy mivel egy termék több raktárban is lehet készleten, nembiztos, hogy az összes készlet nulla, de ebben a kimutatásban raktárankénti bontás látható.Tehát nem biztos, hogy rendelésre is szükség van, lehet, hogy más raktárből szükséges csak azáthelyezés!

Így néz ki a kimutatás, minden raktár új oldalra kerül!

181Kimutatások

p2mozi © 2008

10.9 Kimutatások a partnerekről

A partnerek kimutatások a partner adatbázisból készülnek.

· Partner címlista: ezzel a funkcióval a partnereink adataiból készíthetünk címlistát, azokat

szűrni is lehet. A szűrést megadhatjuk arra, hogy a partnerünk milyen besorolásba tartozik,cégünktől melyik munkatársunk az üzletkötője, mely városban van a székhelye, a partnereinkcégünknél elért tavalyi forgalmára, a partnereik cégünknél elért idei évben elért forgalmára,partnereink lejárt fizetési határidejű kintlévőségeinek összegére illetve azokra a partnerekre, akik amegadott terméket vásárolták már.


p2mozi © 2008

A partner címlistát több formátumban is kérhetjük: -részletes, ez a fekvő A/4 oldal fomáruma (így fér el a legtöbb adat egy partnerről, viszont egyoldalon kevesebb partnert tudunk kinyomtatni. A részletes listában megjelenik a partner neve,irányítószám, város, közelebbi cím, telefon, fax, email, mobil számok

183Kimutatások

p2mozi © 2008

- egyszerűsített formátum: ez az álló A/4 oldalra van igazítva. Megjelenítés ABC sorrendbe felosztvapartner neve alapján, teljes cím, tel, fax számokkal.


p2mozi © 2008

- telefonkönyv: ez a leg papír takarékosabb felosztás. Az oldalon a partner neve, telefon, fax és mobilszáma jelenik meg 3 oszlopban ABC tagolással.

185Kimutatások

p2mozi © 2008

· Boríték nyomtatása: ebben a menüpontban bármelyik partnerünknek, aki az

adatbázisunkban van, lehetséges boríték nyomtatása. A címzettet kiválasztani a Címzett sorbanállva kurzorral F5 megnyomásával, vagy a Címzett sor végén lévő három pontot megnyomva afelugró partner adatbázisból lehetséges. Az ott található adatokkal kitöltésre kerülnek a Város,Cím Irsz mezők, de azok a továbbiakban szabadon átírhatóak. Az írányítószám megváltoztatásalehetséges szintén felugró menüből (F5 vagy a 3pontra kattintva). Az adatok beírása után be kellállítani a boríték méretét. A nyomtat gomb megnyomása előtt helyezze a borítékot anyomtatójába!


p2mozi © 2008

· Apli cimke nyomtatása: ez a funkció az APLI cég 02409 számú 64*33,9mm méretű

címkéire van méretezve. A fehér részbe lehet elhelyezni a szöveget, ami a beépítettszövegszerkesztő segítségével szabadon formázható. Végül meg kell adni a pozíciókat, hogymelyik cellákba legyen nyomtatva a szöveg (a cellák a címkéket szimbolizálják). Kattintással acellákra egyesével is megadható, hogy melyik címkére nyomtassa a szöveget, illetve az alul lévőgombok segítségével Mind-et illetve, ha eltévesztettünk valamit, akkor a Egyik sem gombbaltörölhetjük a kijelölést. A nyomtat gomb megnyomása előtt tegye be az üres címkéket anyomtatóba.

187Kimutatások

p2mozi © 2008

10.10 Kimutatások az üzletkötőkről

· Üzletkötői részesedések:Az üzletkötői kimutatások a partnerekhez vagy számlákhoz beállított üzletkötői részesedésekalapján készülnek a vevői számlákból, partnerenként összesítve, üzletkötőnként külön oldalon.A szűrési feltételeket megadhatjuk: -partner nevére, -a számla keltére, -a számla teljesítésére, -aszámla esedékességére, -devizára, -bizonylat típusra, -fizetési módra, bizonylat állapotára, -bizonylat sorszámára, - üzletkötőre.Példa: Kíváncsiak vagyunk hogy a múlt hónapban esedékes kimenő számláinkból mennyi volt azüzletkötőink részesedése.Ilynekor csak a számla esedékessége sorban kell beállítani a dátumot, mivel alapesetbenmindegyik üzletkötőnk adatai szerepelnek a kimutatásban:


p2mozi © 2008

A kimutatás majd így néz ki oldalanként:

· Számlánkénti részesedés: ebben a kimutatásban, hasonlóan az előzőhöz üzletkötőnkénti

bontásban láthatjuk a részesedéseket, de itt nincs partnerekre összesítve a kimutatás , hanemszámlánkánt számlaszámokkal részletezve jelenik meg. A szűrő ablak funkciói megegyeznek az

189Kimutatások

p2mozi © 2008

előző kimutatáséval.

10.11 Kimutatások a termékekről

Az itt található kimutatásokat a termék forgalmakból generáljuk.

· Termékforgalom beszerzés: Ezzel a kimutatással a Bevételezés számla és a

Bevételezés szállítólevél bizonylatokkal beszerzett termékekről kérhetünk le listákat. Azelkészült lista tartalmazza a termék nevét, a beszerzett mennyiséget, nettó és bruttó beszerzésiértéket, mindezt az adott dátumra vonatkozóan és termékcsoportonkénti bontásban. Szűrésilehetőségek a bevételezésekre vonatkozólag:- beszállító partner neve,-bizonylat kelte,-teljesítése,-esedékessége,-deviza,-bizonylat tipusa,-fizetési mód,-bizonylat állapota,-bizonylat sorszáma,-raktár,-üzletkötő,-bizonylattipusa,-áfa,-termékcsoport,ksh adatokra lehetséges. Tehát a szűrésilehetőségekben megadhatjuk, hogy csak a bevételezés számla bizonylatokból kérjük az adatokat(görgetősávot oldalt lefelé húzni és ott a Bizonylattipusa mezőbe kell pipát tenni illetve kiválasztania Bevételezés számla bizonylatot). Példa: Az e haviteljesítésű számlákról bevételezetttermékeket kérjük le! Beállítjuk a bizonylat teljesítését és lefelé görgetve találjuk aBizonylattipusa mezőt ahol lent látható ablakból kiválasztjuk a Bevételezés (számla) bizonylatot.

191Kimutatások

p2mozi © 2008

· Termékforgalom eladásból: ez az egyik legfontosabb kimutatás a kereskedőknek. A

kimenő számlák szállítólevelek és munkalapok alapján, az eladott termékekre vonatkozóan.Szűrési lehetőségek: - beszállító partner neve,-bizonylat kelte,-teljesítése,-esedékessége,-deviza,-bizonylat tipusa,-fizetési mód,-bizonylat állapota,-bizonylat sorszáma,-raktár,-üzletkötő,-bizonylattipusa,-áfa,-termékcsoport,ksh adatokra.

Példa: adott napi termékforgalomra vagyunk kíváncsiak, számlákból és azokból aszállítólevelekről, amelyek nem lettek még számlába illesztve

10.12 Kimutatások a termékcsoportokról

· Termékcsoport forgalom eladásból: bármely kimenő bizonylattal(számla szállító,

munkalap) értékesített termékek, a termékenként meghatározott termékcsoportokra összesítettforgalom. Szűrési lehetőségek: - beszállító partner neve,-bizonylat kelte,-teljesítése,-esedékessége,-deviza,-bizonylat tipusa,-fizetési mód,-bizonylat állapota,-bizonylat sorszáma,-raktár,-üzletkötő,-bizonylattipusa,-áfa,-termékcsoport,ksh adatokra. Ha nem használjuk a szűrésilehetőségeket akkor a számlával, szállítóval és munkalappal kiadott termékek forgalma


p2mozi © 2008

összevonásra kerül. Példa A mai napon számlával kiadott termékcsoport forgalmát kérjük.Ilyenkor csak a Bizonylat kelte mezőben kell beállítani a dátumot, majd lefelé görgetve aBizonylattipusa mezőben a Számla (vevői) bizonylatot kiválasztani, majd ilyen eredményt kapunk:

· Termékcsoport forgalom havi bontásban (eladás): Szűrési funkcióit nézve

megegyezik az előző kimutatással. Különbség a havi bontás (tehát teljes hónapokat érdemesnézni) és az előző hónap ugyanezen adataihoz mért százalékos változás ( a százalék érték=(adott havi forgalom mennyiségben vagy értékben / megelőző havi forgalom mennyiségben vagyértékben)*100 )

· Termékcsoport beszerzés: Ezzel a kimutatással a Bevételezés számla és a Bevételezés

szállítólevél bizonylatokkal beszerzett termékekről kérhetünk le listákat termékcsoportonkéntibontásban. Szűrési lehetőségek: - beszállító partner neve,-bizonylat kelte,-teljesítése,-esedékessége,-deviza,-bizonylat tipusa,-fizetési mód,-bizonylat állapota,-bizonylat sorszáma,-raktár,-üzletkötő,-bizonylattipusa,-áfa,-termékcsoport,ksh adatokra. Példa: Az aktuális haviteljesítésű számlás beszerzést kérjük le termékcsoportonként! Be kell tehát állítanunk a szűrésifeltételeket: -a bizonylat teljesítésének dátumára,- a Bizonylattipust Bevételezés(számlára). Eztkell kapjuk:

193Kimutatások

p2mozi © 2008

10.13 Kimutatásaok az Áfa-ról

· Áfa forgalom: ebben a kimutatásban az adott időszak számláinak megfelelően a be és

kimenő Áfa összegek találhatóak meg. Külön nem kell beállítani a számlákra való szűrést, mivelitt csak a bejövő számlák (Bevételezés számla) és a kimenő számlák (Számla) adataiból készítösszesítést a kimutatás. Szűrési feltételek továbbra is megadhatóak: -beszállító neve, -vevőneve,-bizonylat kelte,-teljesítése,-esedékessége,-deviza,-bizonylat tipusa,-fizetési mód,-bizonylatállapota,-bizonylat sorszáma,-raktár,-üzletkötő,-bizonylattipusa,-áfa,-termékcsoport,ksh adatokra.A kimutatásban külön szerepel a bevétel és kiadási oldal, azon belül pedig áfánként, majd termékcsoport forgalomra van bontva. Példa: Egy adott havi teljesítésre kérjük az áfa forgalmat:bejelöljük a Bizonlat teljesítése mezőt és beállítjuk a megfelelő dátumot, majd Nyomtat gombotnyomjunk. Így néz ki a végeredmény:

· Áfa beszállítónként: ebben a kimutatásban a beszállítói számlákkal kifizette áfa

összesítése található. Szűrési feltételek: -beszállító neve, -vevő neve,-bizonylat kelte,-teljesítése,-esedékessége,-deviza,-bizonylat tipusa,-fizetési mód,-bizonylat állapota,-bizonylat sorszáma,-raktár,-üzletkötő,-bizonylattipusa,-áfa,-termékcsoport,ksh adatokra. Ez a kimutatás abbankülönbözik az Áfa forgalom statisztikától, hogy itt a bontás az Áfa fajták után nem a termékekreirányul, hanem a beszállítókra. Tehát egy adott havi teljesítésű Áfa forgalom beszállítónként:


p2mozi © 2008

· Áfa havi bontásban: ebben a statisztikában a programban eddig eltárolt bejövő és kimenő

számlák alapján készült átfogó összesítés. Évenként havi bontásban, és azon belül Áfa kódokrarészletezve. Külön oszlopban a Szállítói számlák (Bevételezés számla, Kimenő Áfa) a Vevőiszámlák (Számla, Bejövő Áfa) végül a Fiztendő Áfa oszlop, amelyben pozitív összeggel az Áfatartozás negatív összeggel az Áfa visszaigénylés szerepel. Figyelem! A megjelenített adatokmindaddig csak tájékoztató jellegűek, amíg nem minden bejövő számla van felrögzítve aszoftverbe.

10.14 Kimutatásaok az ELÁBÉ-ról

Az ELÁBÉ az ELadott Áruk Beszerzési Értéken rövidítése a könyvitelben. A kimutatás a véglegesített számlákból dolgozik és csak a készletező termékekről tudunk elábéstatisztikát lekérni, mégpedig a következő nyilvántartott beszerzési értékekből lehet választani:- utolsó beszerzési áron;- lista beszerzési áron (ha van pontos listaár rögzítve minden termékhez, és azok nem változtak);- átlag beszerzési áron (ez akkor jó, ha folyamatosan változik a beszerzési ár, de nem nagymértékben).Ha a könyvelés felé elábét ad fel azt, hogy melyik beszerzési áron kérje a statisztikát a sajátkönyvelőjével kell egyeztetnie!A szűrési feltételek a következőek lehetnek: -termékcsoportra,-bizonylat típusra,-számla keltére,számla teljesítésére, ksh-ra,-vevő nevére, áfa kódra, -egyéb ki nem számlázott bizonylat forgalmára.Az egyéb ki nem számlázott bizonylatok forgalma feltétellel külön láthatjuk, hogy ha azokatkiszámlázzuk, mennyivel fog növekedni az elábé az adott idő intervallumban. A szűrési feltételekmegadása után szükséges megadni a beszerzési ár forrását.

195Kimutatások

p2mozi © 2008

Példa: a könyvelésre adott havi elábé feladása szükséges, kimenő számlák teljesítése alapján,átlag beszerzési árakon: ekkor beállítjuk a Bizonylat(számla) teljesítése mezőben a dátumot ésmegjelöljük az átlag beszerzési áron jelölőt. A könyvelés felé adható végeredmény:


p2mozi © 2008

10.15 Üzleti pillanatkép

Egy kattintással kaphatunk információt az aktuális üzleti állapotunkról (több adat megjelenítéseegyszerre, plusz grafikonos kiértékelés).Bal oldalt különböző mérőszámokat találunk (pl. aktuális havi árbevétel, stb.), Jobb oldalt pediggrafikonokból szerezhetünk gyors áttekintést.

10.16 Tartozások pillanatképe

Kintlévőségeink és tartozásaink grafikonos jól áttekinthető összesítése. Kis grafikonok:- Vevői (kintlévőség)/beszállítói tartozásaink aránya lejárt és nem lejárt számlák alapján- Lejárt (kintlévőség)/beszállítói tartozásaink aránya- Vevői tartozások (kintlévőségek) heti bontásban

197Kimutatások

p2mozi © 2008

- Szállítói tartozások heti bontásbanNagy grafikonok:- TOP 10 vevői tartozás: a 10 legnagyobb összegű számlaösszesítés, partner neve, összegbontásban- TOP 10 lejárt vevői tartozás: a 10 legnagyobb összegű lejárt kintlévőséggel bíró vevő

Fejezet

XI

199Dokumentumtár

p2mozi © 2008

11 Dokumentumtár

Enter topic text here.

11.1 Dokumentum sablonok

Olyan szöveges "word" szerű kimutatások, amelyekben különböző "makrókat" tudunk elhelyezni (pl.partner adatokat, stb.) Beszúr gomb segítségével tudunk makrókat elhelyezni a formázottszövegben.

Majd ha új dokumentumt készítünk, akkor a makrókat a program behelyettesíti a megadottadatokkal.(pl. sorszám/iktatószám esetén egyedi iktatószámot tudunk a dokumentumra generálni).Mire tudjuk a sablonokat használni?· Szerződések gyors megírására (a partner számlájának megírása után, pár gomb megnyomásával

(sablon kiválasztása), már el is készül a dokumentum (a számlán szereplő vevő adatainakbehelyettesítésével)

· Garancia levelek, megállapodások stb. gyors kitöltésére.

11.2 Dokumentumok

Az előzőleg elkészített sablonok felhasználásával tudunk gyorsan új dokumentumot készíteni.Ezeket később bármikor ki tudjuk nyomtatni újból (nem kell őket keresni máshol).


p2mozi © 2008

11.3 Üzenőfal

Egy egyszerű üzenőfal, ahova feljegyzéseket tudunk magunknak írni. Ezeket a megjegyzéseket eltudjuk látni különféle kiegészítő információkkal (pl. ügyfél).Feladatokat, elintézendő dolgokat tudunk rögzíteni, vagy csak olyan információkat, amelyekszükségesek a munkavégzéshez.Ha már nincs szükség egy üzenetre, akkor azt törölhetjük. Üzenetek bármikor módosíthatóak stb.

Amikor van egy rögzített üzenet valamelyik partnerünkhöz, akkor bármikor ennek a partnerünknekkészítünk bizonylatot, felugró ablakban megjelenik az előre rögzített üzenetünk.

11.4 Tartozáslista

Ez egy független, manuálisan kezelhető tartozás lista (számláktól teljesen független). Mitartozásainkat, vagy mások tartozásait tudjuk kezelni. Nem csak pénz alapú tartozást tudunkmegadni, hanem egyéb (pl. eszközök) tartozását is fel tudjuk vezetni.

201Dokumentumtár

p2mozi © 2008

A program bizonylat készítésekor figyelmeztetni fog, ha a vevőnek tartozás van rögzítve arendszerben.

11.5 Projekt kezelés

Speciális projekt kezelést tartalmaz a rendszer. Mit értünk projekt alatt?· Van célja· Tartalmaz különféle dokumentumokat· Tartalmaz különféle bizonylatokat (számlák, bevételezések stb.)· Megadható határidő· Lezáráskor értékelni kell a projektet

Mit érünk el projekt kezeléssel?· Össze tartozó dokumentumok, bizonylatok egy helyen való megjelenítése.· Számlák és egyéb bizonylatok alapján pénzügyi jelentés (nyereség, áfa, költség stb.)· Beszerzett, eladott termékek kimutatása (mennyiség, érték)

Pl. A következő a projekt, le kell szállítanunk 20 számítógépet egy iskolának.· Felrögzítjük a szerződést, a projekt leírását dokumentumként· Árajánlatot elkészítjük· Bevételezéseket felrögzítjük (kitől vettük és mennyiért a termékeket)· Munkalapokat elkészítjük· Munkalapok alapján elkészítjük a számlákat (mindig a megfelelő projektet kiválasztva)· Ezek segítségével mindig nyomonkövethető a projekt állapota, pénzügyi egyenlege


p2mozi © 2008

Project kezelés menete:

Dokumentumár ->Project kezelés menüpont elindításaÚj nyomógomb segítségével megadjuk a kért adatokat, az ablak így néz ki:

203Dokumentumtár

p2mozi © 2008

A projecthez nem kötelező ügyfelet rendelni, sőt határidőt sem, viszont a cél leírása mező kitöltése

fontos. Ha megnyitottunk egy új projectet, akkor egy üres felület generálódik, amelybe ezek után a

bizonylatok és dokumentumok hozzárendelésével automatikusan megjelennek a projectünk elemei.

Új bizonylat készítésénél máris beállíthatjuk, hogy az egy project rész lesz:

Természetesen már régebben elkészített bizonylatok projectbe helyezésére is van mód. Ilyenkor abizonylat tallózó nézetében elegendő, ha beállítjuk a projectet.

Egyszerre több project is futtatható, ilyenkor a project kezelő bejelentkező képernyőjén kellkiválasztanunk azt amelyikkel foglalkozni akarunk.

Fejezet

XII


p2mozi © 2008

12 Házipénztár

12.1 Házipénztár leírása

Program v3.04- verziótól kezel házipénztárat. Devizánként pontosan egy pénztárunk lehet, és maxannyi pénztárunk amennyi devizát kezelünk (A program korlátlan devizát képes kezelni). Tehát egyHUF, egy EUR pénztárunk lehet és így tovább...(pontosan egy HUF,EUR stb. pénztárunk lehet, nemlehet több HUF-os pénztárunk, ezt a programban költséghelyek használatával lehet tagolni...)

Házipénztárat a Partnerek menü\Házipénztár alól tudjuk elérni.

207Házipénztár

p2mozi © 2008

Egy pénztár első használatakor ZÁRÁST-t kell elvégezni (ez egy úgymond nyitó zárás), ezzelmondjuk meg, hogy mennyi készpénzzel nyitjuk meg az adott pénztárat. Ha elvégeztük a nyitózárást,akkor már használatba vehető a pénztár.A képernyőn egyszerre, mindig csak egy intervallumot láthatunk. Ez lehet:· Egy már lezárt intervallum (ekkor egy régebbi időszakot nézünk, két zárás között keletkezett

pénztárbizonylatokat)· Nyitott időszak, ez az utolsó zárástól eltelt dátum intervallumot öleli fel. Az egyenlegünk az utolsó

zárás egyenlege, plusz az összes bizonylat értékének előjelhelyes összege (bevételi bizonylatokplusz, kiadási bizonylatok negatív előjellel szerepelnek) Mindig ebbe az időszakba hozhatunkcsak létre bizonylatokat! Lezárt időszakba már nem tudunk bizonylatot kiállítani.

Készíthetünk KIADÁSI, BEVÉTELI pénztár bizonylatot, de csak dátum folytonosan. Vagyis hakészítünk egy bizonylatot mára, akkor már tegnapra nem készíthetünk egy régebbit. Ezért fontosoda figyelnünk a dátumokra.


p2mozi © 2008

Pénztárbizonylat tételeit jogcímekre és költséghelyekre tudjuk bontani, ezzel tökéletesen ellenőriznitudjuk a kiadásainkat. pl. Jogcím a gázszámla kifizetése, költséghely a Boltunk, ekkor bármikormegnézhető, hogy havonta, vagy tetszőleges intervallumban mennyit költöttünk gázszámlára aboltban.

Vevői és bevételi számlák kezeléseVevői és bevételi számlából készíthetünk egy gombnyomásra pénztábizonylatot (Számla Nyomtatgomb menüjéből pénztár bizonylat készítése), de akár automatikusan is, ehhez be kell kapcsolniugyanitt, az automaitkus pénztárbizonyat készítést, a számla véglegesítése után automatikusanlétrejön a pénztárbizonylat is (ami a pénztárbizonylat beállítások alapján kerül nyomtatásra egyből,vagy késbőbb). Pénztárbizonylat automatikus kezelése bizonylattömbönként elérhető

209Házipénztár

p2mozi © 2008

12.2 Pénztár választása

Devizánként pontosan egy pénztárunk van. Ebből tudunk választani, a program mutatja az összesdevizát, az utolsó zárás dátumát (ha még nem végeztük ez a "nyitó" zárást, akkor a "nincshasználatba" szöveget látjuk, valamint az utolsó zárás egyenlegét láthatjuk.Ha olyan pénztárat választunk, ami még nem volt lezárva, akkor egy ablak jelenik meg, ahol megkell adni a nyitó zárás egyenlegét.


p2mozi © 2008

12.3 Pénztár zárások

Pénztárba csak pénztárbizonylattal kerülhet be és ki pénz. Valamint a nyitó zárással. Pénztárzárást bármikor végezhetünk, de ezt csak az egyenleg megadásával tehetjük meg, aminek egyezniekell a program által vezetett egyenleggel.

Záráskor meg kell adni az egyenleget, amit a programban több helyen is meg lehet nézni. Aprogram azért nem írja ki azt a záró képernyőre, hogy a pénztáros rá legyen kényszerítve a pénzmegszámolására.

De az egyenleg a pénztártömben is nyomonkövethető: Betöltés után a pénztárbizonylatok

211Házipénztár

p2mozi © 2008

sorrendben vannak és az "egyenleg" oszlopban kerül a mindenkori egyenleg vezetésre. Tehát azaktuális egyenleg az utolsó sor "Egyenleg" értéke.

12.4 Pénztárbizonylatok

Az aktuálisan kiválasztott pénztárban "KIADÁSI" amikor mi fizetünk ki összeget, "BEVÉTELI"amikor nekünk fizetnek be pénzt bizonylatokat tudunk kezelni.Nézzük milyen érékeket kell megadnunk:· Bizonylat kelte (nem lehet korábbi, mint az utolsó zárás, vagy az utolsó bizonylat kelte)· Hivatkozási sorszám (pl. ha egy számla alapján fizetünk, akkor annak a számlának a sorszáma)· Ügyfél neve (befizető, vagy felvevő)· Megjegyzés (tetszőleges hosszúságú szöveg)

Tételeknél:· Jogcím (tetszőlegesen bővithető lista)· Költséghely (a pénz kifizetést, befizetést helyekre tudjuk könyvelni)· Összeg (mindig pozitív)· Megjegyzés

"Bizonylat nyomtatása" pipával adhatjuk meg, hogy a rögzítés után a bizonylat egyből nyomtatásrakerüljön..


p2mozi © 2008

12.5 Időszaki pénztárjelentés

Mindig az aktuálisan kiválasztott időszak (két zárás közötti), vagy nyitott időszakról kérhetünkpénztárjelentést, ami az adott időszakba eső bizonylatok listája keletkezési sorrendben egyenleggelvezetve.

213Házipénztár

p2mozi © 2008

12.6 Pénztár elemzés

Pénztárat évesen, vagy adott időszakra tudjuk elemezni (dátum partnerek, jogcím, költséghelyekegymáshoz viszonyításával).

Első ablakban a megadott időszakot tudjuk elemezni, a következő táblázatokkal:

Második ablakban mindig egy egész évet tudunk elemezni:

Fejezet

XIII

215Felhasználókezelés

p2mozi © 2008

13 Felhasználókezelés

13.1 Felhasználók

Program a következő módszerekkel képes felhasználókat kezelni:1. Nincs felhasználó kezelés (ekkor a program nem kér jelszót induláskor, az alapértelmezett

beépített Rendszergazda felhasználóval indul el a program, látszólag nincs felhasználókezelés),ez az alapértelmezett!!

2. Felhasználókat kezel, de nem ad meg felhasználókat. Ekkor a program csak jelszót kér, mindigugyanazzal a rejtett Rendszergazda felhasználóval lép be (egy felhasználós rendszer, de jelszóvaltudja védeni a program indítását)

3. Felvisz több felhasználót, ekkor a program indulásakor tudja kiválasztani, hogy melyik felhasználóakar belépni és meg kell hozzá adni a jelszót.

Ezt a beállítások\Egyéb beállítás lapon tudja vezérelni (csak rendszergazda tudja a beállításokablakot megnyitni)

Felhasználókhoz jogot is tud rendelni (második beállítás), ha ezt nem kapcsolja be, akkor mindenbelépett felhasználónak mindenhez van joga! Szorosan ehhez kapcsolódik a következő beállítás:Alapértelmezett jog az engedélyezés, Ez nagyon fontos!!! Győződjön meg róla, hogy van legalábbegy rendszergazda jogú felhasználója a rendszerben, mert könnyen kizárhatja magát aprogramból!!!!


p2mozi © 2008

Ha ezt választja (AJÁNLOTT!!!), akkor alapból minden felhasználónak mindenhez van joga, ebből tudelvenni jogokat. Ha nem állítja ezt be, akkor az alapértelmezett a tiltás, ekkor az új felhasználónaknincs semmihez sem joga! Ezzel óvatosan bánjon, ne hogy kizárja magát a rendszerből. Ha a tiltástkívánja választani, akkor

13.2 Felhasználó törzs

A rendszerben korlátlan felhasználót vihet fel! Két helyről érheti el a felhasználók ablakot:1. Beállítások ablak, utolsó lapjáról, Felhasználók gombbal2. Beállítások menü, Felhasználók menüponttal, ehhez rendszergazdának kell lennie (a beállítások

ablak megnyitásához is rendszergazda joggal kell rendelkezni!!)

Felhasználókhoz négy beosztást rendelhet:1. Alkalmazott, alapból nincs joga semmihez (kivéve ha az engedélyezés az alapértelmezett

beállítás)2. Középvezető (minden bizonylathoz hozzáfér)3. Vezető (minden bizonylat, kimutatások)4. Rendszergazda (mindenhez van joga, felhasználó kezelés, jogosultság kezelés)

13.3 Felhasználók jogai

Finoman hangolható a felhasználók jogosultságai. A rendszerben alapvetően négy féle jogosultságvan:1. Menü elérhetőségét lehet szabályozni, megmondhatjuk hogy a belépett felhasználó milyenmenüpontokat lásson.2. Bizonylatok (számla, szállító stb), itt beállítható a következő : új, módosítás, törlés, nyomtatás,véglegesítés (pl. egy felhasználó készíthet új számlát, de azt nem véglegesítheti le)3. Alapadatok (pl. terméktörzs, partnertörzs stb.) (új, módosít, töröl, nyomtat, exportál) pl. egyfelhasználó vihet fel új partnert, de nem törölhet

217Felhasználókezelés

p2mozi © 2008

4. Kimutatások, melyik kimutatás az, amit a felhasználó megnézhet

Sok helyen ütköznek ezek a jogok, pl. ha a felhasználó nem látja a terméktörzs menüt, akkor nemtudja elérni a terméktörzset, csak például számlázásnál.

Két helyről tudja a jogosultság ablakot megnyitni (csak rendszergazda):1. beállítások menü2. felhasználók ablak

13.4 Jogok másolása

mivel nagyon sok jog beállítható, ezért körülményes lenne azt minden felhasználónál végig vinni.Ezért van lehetőség a jogok másolására. Ha már egy felhasználón az összes neki megfelelő jogokatbeállítottuk, akkor az Ő jogait egy másik felhasználóra átmásolható.

(Felhasználók ablak, módosítás gomb\Jogok másolása)pl. ha egy új alkalmazottat vesz fel és a régi elmegy a cégtol, akkor csak átmásolja a régialkalmazott jogait az új felhasználónak, majd a régit törli. És kész is van....

Fejezet

XIV


p2mozi © 2008

14 Online rendelés

14.1 Egyedi rendelés modul

A program képes arra, hogy egy segédprogramon keresztül feltöltsön az internetre egy árlistát,valamint az ügyféltörzset (árlista és partnertörzs ablakból).Majd az ügyfelek részére biztosítson egy programot, amivel meg tudják nézni az internetre feltöltöttárlistát (letöltve maguknak az utolsó verziót), és abból rendeléseket adjanak fel, amelyet azinternetre töltenek fel. Ezeket a rendeléseket egy segéd programmal lehet letölteni az internetről.Majd vevői bizonylatoknál (pl. rendelés, számla) lehet betölteni a "Rendelések betöltése internetről"menü ponttal (Bizonylatoknál Új gomb).

-Árlista módosítása után töltse fel mindig az aktuális árakat az internetre, így az ügyfelek, mindig azaktuális árakat látják a saját programukban.-Rendeléseket rendszeresen ellenőrizze, és töltse le.

Ügyfeleknek a következő módon tud regisztrácós adatok küldeni (partnertörzs: új gomb/Regisztrációs adatok küldése, lehetőleg saját email beállításokat hasznláljon, lásd emailbeállítások, ehhez az stmp szerverét kell megadnia)Program a középső (törzs) mezőbe helyezi a regisztrációs kulcsot, ehhez a weboldal elérhetőségétkell még megadnia (ebből a három adatból áll a regisztrációs kulcs, amit az ügyfélnek meg kelladnia)

Index 221

p2mozi © 2008

Index

- " -"Egyéb" gomb 148

- A -Adatbáziskezelő 17

Adatcsere 71

adatok exportja 57

Adatválasztás 37

áfa 65, 98

Áfa beszállítónként 193

Áfa forgalom 193

áfa kulcs módosítás 98

áfa módosítás 96

ÁFA módosítása 65

Áfa összesítő 193

ÁFA törlése 65

áfa változások 98

Ajánlott konfiguráció 17

akciók 93

Aktális üzleti állapot 196

Alapadat karbantartó 31

alapértelmezések beállítása 57

Alf+F 53

Általános információk 12

Apeh nyilatkozat 8

apli címke nyomtatássa 181

árajánlat 139

árajánlat felhasználása 141

árajánlat kimutatás 172

árajánlatból árlista nyomtatása 89

árak 82

Árak változásai 85

Árfolyam 67

Árfolyam frissítése 68

árfolyamok az internetről 57

árfolyamok rögzítése 57

árlista 79, 82, 96

árlista nyomtatása 89

Ármódosítás 84

árukiadás 144

Árváltozás 85

Autószűrő 29

azonos termékek módosítása 70

- B -beállítások 57

beilleszt gomb 127, 129

beillesztés 129, 146

Belső kedvezmény 102

bemásol gomb 127, 128

bemásolás 128, 146

beszállító 152, 153, 154

beszállító-árak kapcsolata 87

beszállítói árlista 87

beszállítói árlista nyomtatása 89

beszerzési árak 87, 158

bevételezés beszállítói szállítólevélről 153

bevételezés beszállítói számláról 154

bizományos készlet 156

bizonylat állapota 169

bizonylat készítése 126

bizonylat másolása 130

bizonylat nyomtatás 50

bizonylat tömbök beállítása 57

bizonylatok ismétlődése 130

Bizonylatok kezelése 40

bizonylattömbök 43, 124

boríték nyomtatása partnernek 181

- C -Cím 101

Ctrl-E 38

- D -Darab 68

Demó 6

DEV 67, 68

Deviza 67, 68

Deviza árfolyam 68

dokumentum készítés 199

dokumentum sablon felhasználása 199

Dokumentum sablonok 199

Teller (c) p2mozi222

p2mozi © 2008

- E -Egyedi árak 79

Egyedi kimutatások 171

egyenlegközlő 174

elábé 194

eladási ár módosítás 96

eladott áruk beszerzési értéken 194

Előző módosítások 33

EUR 67

Excel 29, 169

Excel export 29

excel táblázat import 73

export 71

- F -Felhasználók 216

Felhasználók kezelése 215

felhasználókezelés 57

feltöltő lista 120

Firebird 17

Folyószámla egyenleg 108

forum 22

Főadatok 34

Funkció billentyűk 38

- G -Gyorbillentyűk 38

Gyors ár módosítás 84

gyors termékfelvitel 69

Gyorsítás 148

- H -Hardver szükséglet 17

hasonló termékek felvitele 69

házipénztár 206

hibás termék visszavétele 146

HUF 67

- I -Iktatószám 199

import 71

Incrementális keresés 29

Intall 17

- J -Jogok 216

Jogok másolása 217

jóváírás 146

- K -kedvezmények 93

kék 28

kerekítés 96

Keresés 53

készlet 112, 179

készlet fordulatszáma 120

készlet információk 120

készlet mentés 119

készlet módosítás 119

készlet mozgatása 156

készlet raktáranként 117

készletek egy táblázatban 117

készletre vétel szállítólevélről 153

készletre vétel számláról 154

Kiegyenlítés 106

kifogyott készlet 179

kifogyott termékek 120

kimutatás 172, 174

Kimutatás szűrés 169

Kimutatások 54, 165

KSH 66

Külső kedvezmény 102

- L -lejárt számlák 174

leltár 156

leltár excellel 160

leltár export 160

leltár felvitel 160

leltár felvitele 158

leltár import 160

leltár indítása 157

leltár lezárása 162

Index 223

p2mozi © 2008

leltár módosítása 162

leltár táblázatkezelővel 160

leltárfelvételi ív 157

leltározási nyomtatványok 156

Licensz 6, 7

- M -Megfelelőségi nyilatkozat 8

Megjegyzések bizonylaton 51

Mennyiségi egység (kg, liter...) 68

min/max készlet 120

Minimum hardver szükséglet 17

munkalap 143

munkalap beillesztés 146

- N -Napi pénzmozgás 110

nyomtat gomb 127, 137

nyomtat gomb funkciói 137

nyomtatás 40, 50, 137

Nyomtató beállítás 40

- P -párhuzamos leltározás 156

Partner 101

Partner besorolás 102

partner címlista 181

Partnerbesorolás 101

Partnercsoport 101, 102

partnerekről telefonkönyv 181

Partnertörzs 101

Partnertözs export/import CSV 101

pdf 54

pénztárzárás 210

pivot 174

pluginek 57

Projekt 201

- R -Rács 29

raktár 114

raktárak 156

raktári készlet 179

raktráközi mozgás 156

Receptúra 62

Regisztráció 6

regisztráció és cégadatok megadása 57

rendelés 152

Rész kiegyenlítés 109

Részkiegyenlítés 106

Részletek 39

Résztermék 60, 62

Résztermékek készlete 118

- S -Segítség számlázáskor 148

SQL 171

Statsztikai besorolás 66

support 22

Szállító 101

Szállítói tartozások 107

szállítóirendelés 152

szállítólevél 144

szállítólevél beillesztés 146

szállítólevél készítése 126

szállítólevél kimutatás 173

számla készítése 126

Számla kivezetés 106

számla lista 174

számla lista példa 165

Számlák kiegyenlítései 109

számlázás 146

Számlázási megszorítások 102

számlázási szabályok 146

SZJ 66

szolgáltatások nyilvántartása 143

Szűrés 169

- T -tartozáslista 174

tartozások kezelése 200

tartozások pillanatképe 196

Teamviewer 22

Telepítés 17

Termék alapért jellemzői 61

termék beszerzések 189

Teller (c) p2mozi224

p2mozi © 2008

termék beszerzések termékcsoportonként 191

termék eladások 189

termék eladások termékcsoportonként 191

termék export 71

termék felvitel 69

termék import 71

Termék készlete 112

termék módosítás 70

Termék vonalkód párosítás 76

Termékcsoport 61

Termékek 60

Termékek csoportosítása 61

terméknyilvántartó 60

terméktámogatás 22

Terméktörzs 60

terméktörzs export 73

terméktörzs import 73

több raktár 114

többszörös termék módosítás 70

többszörös termékfelvitel 69

túlkészlet 120

- U -új bizonylat 40, 124

új bizonylat készítése 130

új gomb 127, 130

Új vonalkód 76

Újjítások 9

USD 67

utánvétlista 174

Üzenőfal 200

Üzleti pillanatkép 196

üzletkötői részesedések 130, 187

Üzletkötők 103

Üzletkötők részesedése 103

- V -Választómezők 28

Változáslista 33

Véglegesítés 40

Verzió követés 33

Verziók 9

Vevő 101

Vevő árai 79

Vevő-árak kapcsolata 79

vevői rendelés 141, 172

vevői szállítólevél kimutatás 173

Vevői tartozások 105

vonalkód formátum megadása 57

vonalkód lista 77

vonalkód törlése 76, 77

VTSZ 66

- X -XLS 29

xls import 73