TAREA No. 3GESTION DOCUMENTAL

Adriana lucia trujillo tamayo

Presentación asignaturaGestión documental

TutoraLuz marina arias González

Universidad del QuindíoFacultad de ciencias humanas y bellas artes

Programa ciencia de la información y la documentaciónBibliotecología y archivística

Noviembre 2013

TAREA No. 3GESTION DOCUMENTAL

DATOS SENA UNIVERSIDAD COOPERATIVA

NOMBRE PERSONA ENCARGADA DE LA OFICINA DE GESTION DOCUMENTAL

SHIRLEY MENDEZ GOMEZ

JENNY PALACIOS

DIRECCION KM. 5 VIA ESPINAL IBAGUE

CALLE 10 1-23

TELEFONO 2709600 2611129

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

• PRODUCCION O RECEPCION• DISTRIBUCION Y TRAMITE• CONSULTA• RETENCION• ALMACENAMIENTO• PRESERVACION• DISPOSICION FINAL (CONSERVACION DEFINITIVA O

ELIMINACION)

CONCEPTOS• ARCHIVO TOTAL: COMPRENDE PROCESOS TALES COMO LA PRODUCCION O RECEPCION, DIISTRIBUCION,

CONSULTA, ORGANIZACIÓN, RECUPERACION Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

• PROCESO INTEGRAL DE LA FORMACION DEL ARCHIVO EN SU CICLO DE VIDA: producción, recepción, distribución, y tramite, consulta retención, almacenamiento, preservación y disposición final (conservación definitiva o eliminación)

• FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo.

• SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplo Historias Clínicas, Contratos, Actas

• SUBSERIE. Conjunto de unidades documentales que agrupan a unidades documentales derivadas de las series. Ejemplo: Contrato de Arrendamiento

• PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Según la Ley 594 de 2000 trata de la conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen , este principio es fundamental de la teoría archivistica que establece que los documentos producidos por una institución o organización no debe mezclarse con los otros.

• PRINCIPIO DE ORDEN ORIGIINAL: Según la Ley 594 de 2000 ordenación interna de un fondo documental, manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. Acuerdo 027 de 2006 principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los tramites que la produjo.

Ejemplos donde se evidencia la serie – subserie y tipo documental

SERIE: CONVENIOS

SUBSERIE: SENA – MINISTERIO DE AGRICULTURA

TIPO DOCUMENTAL: Acta de Inicio

SERIE: CONTRATOS

SUBSERIE: CONTRATO DE VIGILANCIA M&O

TIPO DOCUMENTAL: Póliza

SERIE: ACTAS

SUBSERIE: ACTA COMITÉ TECNICO DE CENTRO

TIPO DOCUMENTAL: Lista de Asistencia

Foliación de los documentos

• Se debe hacer con lápiz de mina negra o esfero negro

• Se escribe el numero en el vértice superior derecho de cada folio

• Solamente se anota un numero por folio

Ordenación documental

• La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada una de las dependencias.

• La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes y los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. El documento con la fecha mas antigua de producción, será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al fina de la misma.

• Los tipos documentales que integren las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliadas con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. La foliación se podrá realizar con lápiz o esfero al extremo superior de la hoja.

Datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y las cajas

2021-02 ACTAS

2021-02-13 Actas de Comité Nacional de SSEMI

Actas de Comité Nacional de SSEMI de 2002

Actas de Comité Nacional de SSEMI de 2003

2021-41 CONCEPTOS

2021-41-03 Conceptos sobre aplicación Normatividad SSEMI

Conceptos sobre aplicación Normatividad SSEMI 2002

ARCHIVO DE GESTION

PRODUCCION

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

RECEPCION

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos

por una persona natural o jurídica. (GRGA)

DISTRIBUCION

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen

a su destinatario. (GRGA)

ARCHIVO DE GESTION

TRAMITE

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el

cumplimiento de su función administrativa. (GRGA)

ORGANIZACIÓN

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos (GRGA)

CONSULTA

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. (GRGA)

CONSERVACION

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin

alterar su contenido (GRGA)

ARCHIVO DE GESTION

DISPOCISION

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital,

con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación

conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. (GRGA)

Archivo central

Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestion de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Ley General de Archivos 594 de 2000.

PROCESO INVOLUCRADOS EN ESTA FASE

Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de Documentos

Archivo historico

A el se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo que son de conservación permanente. Ley General de Archivos Ley 594 de 2000

Ya en esta fase final se desarrollan los siguientes procesos del PGD:

organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de Documentos.

Decreto 2609 de 2012

Reglamenta del Titulo VI de la Ley 594 de 2000, parcialmente 58 y 59 de la Ley 1473 de 2011

IMPORTANCIA DEL DECRETO:

Eficiencia

Eficacia

Economia

Transparencia

Medio ambiente

Cultura archivisita

Interoperabilidad

Neutralidad tecnologica

Orientacion al ciudadano

ACUERDO 004 DE 2013

POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LOS DECRETOS 2578 Y 2609 DE 2012 Y SE MODIFICA EL PROCEDIMIENO PARA LA ELABORACION, PRESENTACION, EVALUACION, APROBACION E IMPLEMENTACION DE LAS TABLAS DE

RETENCION DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

Todas las entidades del estado de orden nacional, departamental, distrital, municipal y las entidades privadas que cumplen funciones publicas, deberán evaluar, aprobar, implementar, actualizar sus tablas de retención documental y sus tablas de valoración documental.

Estas tablas de retención documental se deben elaborar para documentos físicos y electrónicos

Para la elaboración de las tablas de retención documental se debe tener en cuenta:

• Idoneidad• Análisis contextual• Trazabilidad y control

Estas tablas deberán ser suscritas por el secretario general o un funcionario administrativo de igual o superior jerarquía.

Las tablas de retención documental y tablas de valoración documental deben ser aprobadas mediante un acto administrativo expedido por el Representante Legal de la empresa

Las tablas de retencion documental y tablas de valoracion documental deben ser publicadas en la respetiva pagina web de las entidades publicas y mantenerse en dichos sitios web.

Acuerdo 005 de 2014

POR EL CUAL SE ESTABLECEN CRITERIOS BASICOS PARA LA CLASIFICACION, ORDENACION Y DESCRIPCION DE LOS ARCHIVOS EN LAS ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN

FUNCIONES PUBLICAS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSCIONES.

Este acuerdo aplica a todas las entidades del estado en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal de las entidades territoriales que se creen por Ley.

Las entidades deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificacion representando en niveles y subniveles, fondo, subfondo, sección, subseccion, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple.

Las entidades publicas deberán desarrollar procesos de ordenación documental garantizando la adecuada control de documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las tablas de retención.

Las entidades del estado deberán desarrollar un programa de descripción documental y elaborar diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusion de la informacion.

conclusiones

• La gestión documental en Colombia se convierte en una herramienta que resuelve algunos problemas inherentes a la producción de documentos, tales como el incremento en volumen de material documental y la susceptibilidad del medio en el que se almacene la información.

• Dichos problemas han hecho de la gestión documental a lo largo de la historia un proceso indispensable para cualquier entorno organización con un flujo considerable de documentos.

• El enorme valor que tiene la información comercial de una empresa hace que sea necesaria una estrategia de gestión documental que se adecue al tipo y al tamaño del negocio y que además sea confiable, eficiente y que desde luego tenga un costo razonable.

Referencias bibliograficas

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000, Imprenta Nacional de Colombia. Bogotá, noviembre 2000

Guía para la Gestión Documental en las dependencias del SENA

UNIQUINDIO, Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes. Programa de Ciencia de la Información, la Documentación, Archivística y Bibliotecología.