tarea no 1 gestion documental i grupo ii
DESCRIPTION
Trabajo para entrega el dia 17 de octubreTRANSCRIPT
TAREA 1
IVAN FELIPE PARADA RUIZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL G II
ARMENIA
2012
TAREA I
TAREA EN ISSUU
IVAN FELIPE PARADA RUIZ
Docente
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística.
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIV́ STICA
GESTION DOCUMENTAL G II
ARMENIA
2012
TABLA DE CONTENIDO
Contenido INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 4
JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................... 5
OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 6
OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 6
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................... 6
DESARROLLO ...................................................................................................................................... 7
CONCLUSIONES ............................................................................................................................ 15
INTRODUCCIÓN
En muchas entidades tanto de nivel nacional departamental y en mi caso capital logramos
evidenciar la falta de un Programa de Gestión Documental (PGD) ya que encontramos oficinas
conservando documentos no correspondientes a sus funciones o asuntos encargados, de igual
forma encontramos en ocasiones custodia excesiva o mínima sobre la documentación; esto
genera que exista congestión documental, disminución de los espacios de conservación de los
documentos y en ocasiones perdida de los mismos.
En esta ocasión veremos todo la parte normativa teórica y un poco de la práctica de lo
anteriormente mencionado, de tal manera que podamos identificar la importancia del tema tratado
en este documento.
JUSTIFICACIÓN
Esta actividad tiene como objetivo la identificación de la importancia de un buen programa de
gestión documental así como la valoración de los diferentes documentos, de igual forma la
identificación de cuales merecen su conservación y cuales no .
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL Identificar la importancia de los documentos y el ¿por qué? de las normas que rigen y cobijan los mismos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar los diferentes niveles de análisis que se presentan a la hora de elaborar un
PGD. Conocer la forma en la cual nace la Gestión documental y el ¿por qué? de su nacimiento. Conocer las diferente s normas y entidades que se encargan de conservar y preservar el
patrimonio documental.
DESARROLLO
1. 1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente
documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar
Para iniciar y tomando en cuenta el hecho de que en la gestión documental todo su
entorno está compuesto y conformado por la escritura en sus diferentes idiomas, así
como las técnicas y procesos aplicados a estos se pueden realizar de manera empírica y
sin ningún conocimiento acerca de la materia, tomando como punto de partida el hecho
de la aplicación de los mismos requieren simplemente de la lógica de quienes producen
la documentación, ya que este último punto facilita muchísimo más la aplicación de los
procesos a la misma.
En el documento llamado “GESTIÓN DOCUMENTAL” de Luis David Fernández
Valderrama se habla de un nacimiento afirmado por Muchos autores, entre ellos, Doyle
Murielle y Myriam Mejía quienes, están de acuerdo en que la gestión documental o
gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los
50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados
del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía
realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual
no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas
etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales.
Como adicional encontramos en este documento que se nos aclara el hecho de que al
finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un explosión de
información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los
países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a
punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de
papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo
posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y
otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar
toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando
siempre el principio de orden original y el principio de procedencia.
En otro documento podemos encontrar un fragmento en el cual se nos habla, de que el
uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las
grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados
Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas
de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o
Catalogación leíble por ordenador. Poco después se comienza también a usar registros
computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel,
dándonos a conocer otro ciclo que está iniciando en la gestión documental aplicada en
las bibliotecas y centros de consulta.
En resumen podemos afirmar que la gestión documental como tal nace a partir del
momento en que se encuentra la necesidad de dar tratamientos a los documentos y/o
materiales de consulta de acuerdo a su necesidad a su frecuencia de consulta así como a
las leyes y normas que rigen sobre estos; de igual forma tomamos en cuenta el hecho de
que frecuente mente aplicamos procesos de esta ciencia simplemente que se le dan
nombres más comunes, desde la existencia de los 1Quipus en culturas indígenas hasta la
creación de software que regulan y producen la documentación, encontramos la gestión
documental con la diferentes evoluciones de los soportes en que encontramos estas.
De igual forma podemos concluir que los procesos de gestión documental son aplicables
a la vida cotidiana la diferencia es que no se habla de gestión documental simplemente
porque no existen documentos.
1 Quipu: Cada uno de los ramales de cuerdas anudados, con diversos nudos y varios colores, con que los indios del Perú suplían la falta de escritura y daban razón, así de las historias y noticias, como de las cuentas en que es necesario usar guarismos
2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo
General de la Nación.
Tomando como base la definición dada en la ley 594 del 2000 ley general de archivos,
puedo afirmar que la gestión documental es la actividad aplicada a los documentos
producidos y recibidos en las diferentes entidades o porque no en la vida cotidiana como
lo dije anteriormente, ya que estos procesos enmarcan la eliminación de documentos
innecesarios y de igual forma la conservación de aquellos que tiene valores
incalculables.
3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición
que da del mismo el AGN.
Documento: es todo aquel registro de información producido con el objetivo de
informar, comunicar y/o avisar sin que exista alguna función o norma que reglamente u
obligue a la producción de este.
Documento de archivo: a diferencia del documento original este se produce enmarcado
por una norma, ley o función; por ende este debe ser custodiado y tratado de manera
diferente al anterior.
4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?
Desde mi punto de vista el archivo general de la nación (AGN) es el ente rector de
políticas archivísticas a nivel nacional para todas las entidades de orden estatal o que
trabajen en función de estas.
Adicionalmente a la realización de las normas y políticas que deben seguir los archivistas
está encargado de guiar en la implementación de las mismas a todas aquellas entidades
que así lo requieran.
Este también cumple la función de custodiar y albergar la memoria histórica de la nación
ya que allí encontramos documentos antiguos que pueden ser consultados con el
objetivo de revivir la historia o tal vez aclarar dudas que el material bibliográfico no lo
puede hacer.
Desde el punto de vista técnico el archivo general se define como: El Archivo General de
la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura,
encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir
la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio
documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.
Así como podemos encontrar que este fue fundado en diciembre 22 de 1989 por la LEY
80.
5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?
2Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la
homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo
de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso
de los ciudadanos a la información y a los documentos.
6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?
Ley 594 De 2000 POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE
DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.
7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?
Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos
archivísticos.
8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.
Regular procesos como producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
2 Ídem “ley 594 de 2000 art 5to num 1”.
Evitar la duplicidad documental dentro de las entidades con el objetivo de ayudar a al
medio ambiente y a la facilidad de consulta de la documentación; esto por medio de las
TRD.
Garantizar la durabilidad y facilidad de consulta a futuro de los diferentes archivos de las
entidades.
9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión
Documental?
La conceptualización del programa de gestión documental que aquí se ofrece, parte de
unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificación e importancia, para
luego definir a partir de una breve reseña, los objetivos, consideraciones, requisitos y
marco normativo, como los procesos, actividades y flujos de información que se
implementan durante el ciclo vital de los documentos
Producción Documental
Recepción de documentos
Aplicación Tablas de Retención Documental (TRD)
Sistemas De ordenación
Inventarios Documentales
Transferencias Documentales
Instrumentos de Consulta
Tablas de Valoración Documental
Servicios Archivísticos
Almacenamiento y conservación
10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?
Análisis de los siguientes puntos de acuerdo a una encuesta que encontramos en la guía para la
elaboración del PGD.
1. PRODUCCION
2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS
3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
4. DISTRIBUCION DE DOCUMNETOS ENVIADOS
5. TRAMITE DE DOCUMENTOS
5.1 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION
5.2 ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL
5.3 ORGANIZACION DE ARCHIVO HISTORICO
6. CONSULTA DE DOCUMENTOS
7. CONSERVACION DE DOCUMENTOS
8. DISPOSICION FINAL
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas
comprenden.
Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico esencial que permite la
normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental
y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, e histórico de las entidades.
PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada
TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para
su aprobación.
CUARTA ETAPA. Aplicación
ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.
12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un
Programa de Gestión Documental para las empresas.
Eliminación de la congestión documental.
Conservación y organización adecuada de lo realmente importante.
Detección de las diferentes falencias que existen en el manejo documental en la entidad.
Mejor control en la accesibilidad a los documentos confidenciales y no confidenciales.
Evitar la pérdida de documentos relevantes y o con valores extraordinarios.
Por las razones anteriores y otras más la importancia de la implementación del PGD más
que el cumplimiento de una norma es la conservación de la memoria histórica
documental de los documentos importantes para el desarrollo de nuestras actividades
diarios.
13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco
Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera
apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas
por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la
entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a
cada una su explicación.
Norma Quien la produce
Manual Especifico de funciones Entidad
Resoluciones y/o actos administrativos
que crean o delegan funciones a un cargo.
Entidad
Ley 594 del 2000 Ley general de archivos Presidencia de la Republica/Archivo
general de la nación.
Decreto distrital 514 del 2006 “el cual
ordena a todas las entidades del Distrito,
presentar anualmente al Archivo de
Bogotá un informe sobre el estado de la
administración documental en cada
entidad”.
Direccion Archivo de Bogota
Decreto 514 de 2006 “Mediante el cual se
establece que toda entidad pública a nivel
distrital debe tener un Subsistema Interno
de Gestión Documental y Archivos
(SIGA).”.
Secretaría General de la Alcaldía mayor de
Bogotá
14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos
puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.
DECRETO 4124 DE 2004; por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se
dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Constitución política de Colombia; Artículos 8, 15, 20, 23, 74.
Ley general de cultura
Ley 190 del 6 de junio de 1995 Estatuto Anticorrupción; artículos 27 y 79.
Ley 200 del 28 de julio de 1995; articulo 4 numerales 5, 24; articulo 41 numerales 9,16.
CONCLUSIONES
La implementación de un PGD es totalmente importante para una entidad en la medida en que
deseemos conservar los documentos realmente importantes, evitar la pérdida de los mismo así
como evitar cometer faltas contra las leyes y normas encargadas de la custodia, difusión y acceso
a la información y a la documentación.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
A continuación se presentan algunos ejemplos que pueden ser complementados y ampliados con
consultas propias.
Fuentes electrónicas.
o Breve historia de la gestión documental 5 septiembre 2009 por Fernando Moreno-Torres http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2009/09/05/breve-historia-de-la-gestion-documental-de-la-wikipedia-45/
o Ley 594 de julio 14 de 2000 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023#
o Ley 80 de 1989 http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=4339#
o Guía Implementación de un PGD http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1234#
o Acuerdo No. 039 (Octubre 31 de 2002) http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2019#
Fuentes Bibliográficas
Mini-manual Archivo General de la Nación Tablas De retención y transferencias documentales.