Taller III Gestión Documental I

Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico

TALLER III GESTIÓN DOCUMENTAL IARCHIVOS

 Carolina Bravo FlorezEdy Ruth Vallejo Santamaria Hugo Andres Bonilla Muñoz

   

LUZ MARINA ARIAS GONZALESProfesional en Ciencia de la Información la Documentación,

Bibliotecología y Archivística.    

Universidad del QuindíoGESTIÓN DOCUMENTAL I

Facultad de Ciencia Humanas y Bellas Artes CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLITECOLOGÍA Y

ARHIVÍSTICA 2013

INTRODUCCIÓN ¿Qué sucede con la documentación dentro de las entidades públicas y privadas

colombianas que manejan un PGD normalizado?

¿Cuál es el destino de la información tras su radicación y distribución desde la Unidad de

Correspondencia y la Ventanilla Única?

Mediante la formulación de diez preguntas, dirigidas a funcionarios activos en la gestión

documental de tres entidades nacionales , hemos explorado la organización,

conservación, consulta y disposición final de la información , como también los modelos

de Tablas de Valoración y Retención documental además de algunos ejemplos de la vida

de los documentas más manejados en cada una de ellas.

En el proceso se ha hecho evidente la competitividad nacional en cuanto a los PGD y la

permanente implementación de los mismos en gran parte de las entidades, siendo

prioritario para muchas de ellas la creación de TVD Y TRD.

Como profesionales C.I.D.B.A en formación, el desarrollo del presente trabajo ha sido un

importante acercamiento y complementación de conceptos, y normativas vigentes,

alrededor de tan importante pilar en nuestro medio académico y laboral: Los

programas de gestión documental.

1. Visitas y encuestas a archivos de

entidades de públicas y

privadas en Colombia.

Encuesta realizada por la estudiante:

CAROLINA BRAVO FLOREZ

Entidad: UNIVERSIDAD DEL QUINDIOÁrea: Gestión Documental

Funcionaria: MARIA CENOVIA VALENCIA

Teléfono: 7359308

1. ¿Cuáles son las actividades de esta entidad?

La Universidad del Quindío es una entidad dedicada a la formación de personas académicamente, consolida grupos de investigación y con compromiso social.

2. ¿Cómo es el flujo documental en el archivo central de la entidad?

El área de Gestión Documental tiene un software de gestión documental cuyo módulo tiene como objetivo la radicación de documentos internos y externos de la institución y además administra el flujo documental , contiene los elementos de radicación, gestión de correspondencia y administración de casos básicos de la Institución. Con él es posible llevar la gestión de documentos internos y externos. Se puede crear, gestionar y distribuir vía e-mail (internet, intranet o extranet) toda la documentación que necesita mantener la Universidad del Quindío.

El módulo Gestión Documental (GD) permite la trazabilidad de los documentos que ingresan, salen o circulan en la institución almacenándolos en una base de datos, y posteriormente permite la gestión de ellos por medio de la Intranet y el correo electrónico de cada una de las dependencias.

3. ¿Qué determina la conservación indefinida de un documento?

Las Tablas de Retención Documental4. ¿Qué tipo de documentos manejan?

Oficio, Memorandos Generales, Resoluciones de Rectoría, del Consejo Académico y del Consejo Superior, Acuerdos del Consejo Superior .

5. ¿Tienen información digitalizada?

Desde el mes de octubre del año 2009 toda la información que llega a la ventanilla, se encuentra digitalizada.

6. ¿Hace cuánto se empezó el proceso y en cuanto tiempo cree que llegaran a estar al día?

En estos momentos estamos al día con la digitalización.

7. ¿Manejan las tres edades de los documentos y que tiempo dura cada uno en su diferente edad?

Se manejan las tres edades y el tiempo de duración lo determina la Tabla de Retención Documental

8. Como se realiza el cuadro de codificación y clasificación?Se diseñó el proyecto de series, subseries y tipos documentales por cada función teniendo en cuenta la estructura orgánica y funcional de la dependencia y de acuerdo a las directrices del Archivo General de la Nación.Asignamos en el formato de asignación de series cada dependencia códigos de serie y subseries luego elaboramos el cuadro general de clasificación documental indicando: código de la dependencia, códigos de serie y subseries, ya con toda esa información llegamos a la elaboración de las Tablas de Retención Documental, definiendo especificaciones de tiempo de retención en cada fase del archivo, según los términos de ley y los criterios archivísticos y se determinó la disposición final: conservación total, eliminación, microfilmación

9. ¿Quién es la persona o firma encargada de dar de baja los documentos?

El comité de Archivo.10. ¿Qué jerarquía en cargos tiene el personal que manipula los documentos?

Profesional en ciencia de la Información con el apoyo de un Auxiliar administrativos y un Técnico Administrativo.

Encuesta realizada por el estudiante: HUGO ANDRES BONILLA MUÑOZ

Entidad: COES LTDA (Consultorías Empresariales)

Dirección: Carrera 7° # 18-48 Barrio Interlaken

Funcionario: Hugo Ariel Quevedo Ricaurte

Teléfono: 2637147

1.¿Cuáles es la actividad económica de la empresa?Trabajar el tema relacionado a la Gestión Documental.Trabajar el tema relacionado a los Almacenes.Trabajan el almacenamiento de archivos pero también trabajan cualquier tipo de almacén.Utilizan los mapas de procesos ya que están próximamente a su certificación ICONTEC.Su metodología es trabajar por proyectos.Trabajan también el tema de Rotulación de activos fijos.Su metodología es trabajar la Gestión Documental enlazado con la Logística.

2.¿Cómo es el flujo documental en el Archivo Central?Todo el flujo documental está basado en el concepto Archivo Total. Se clasifica la información por su frecuencia de consulta, por ejemplo:Comprobantes de pagoComprobantes de nominaContratos vigentes(Archivo Técnico)

3.¿Qué determina la conservación indefinida de un documento?Poseer TRD (Tablas de Retención Documental) una vez establecidos los valores primarios y secundarios se puede establecer si el documento requiere una conservación total o si se custodia en el archivo central y después de su tiempo de retención se elimina.

4.¿Qué tipos de documentos manejan?Todos los documentos que una empresa debe generar. Además de los comunes como documentos contables e historias laborales generan los siguientes documentos:Comprobantes de pago.NominaActualmente trabajan 50 series documentales.Se estima que una empresa mediana debe tener no más de 90 series documentales.

5.¿Tienen información digitalizada?

Si, ellos manejan la ISO 27001 Aseguramiento de la información, normalmente la información que digitalizan es series especificas (series o asuntos exclusivamente de una dependencia productora) por lo tanto se debe de reproducir.

6.¿Hace cuento empezó el proceso, y en cuanto tiempo cree que llegara a estar al día?

La empresa nació en el año 2005, desde sus inicios se creó la Gestión documental, así que todos los procesos están al día, simplemente en el 2008 cambiaron su razón social.

7.¿Manejan las edades de los documentos?, y ¿Qué tiempo dura cada uno en su diferente edad?

Trabajan las TRD (Tablas de Retención documental), en el archivo de Gestión por lo general tienen una retención de un (1) año. Para el Archivo Central trabajan una matriz de tiempos de retención en la cual se fija la siguiente retención según su valor documental:TIPO ADMINISTRATIVO: 5/10/15/30/80 años.FISCAL: 10 años apoyados en las TVD (Tablas de valoración documental.VALOR TECNICO: 5/10/13 años.VALOR LEGAL O JURIDICO: 10/20/30 años.

8.¿Cómo se realiza en cuadro de clasificación y codificación?

 Se toma el organigrama actualizado de la entidad.Se identifican las dependencias por cargo jerárquico.Se codifica cada dependencia con un número consecutivo y así mismo las divisiones que dependan de ella, ejemplo:100 Gerencia General200 Subgerencia General206 División de Gestión Documental. El cuadro de codificación se debe presentar ante la entidad y sus empleados por medio de un acto administrativo, sea un memorando, circular, carta, etc. Mediante la Decreto Número 2578 del 13 de diciembre de 2012, "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado". y el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado”. Se estipula el cuadro de clasificación y codificación, que además de realizarse la codificación arriba descrita se realiza la clasificación de las series y subseries de cada dependencia.

9.¿Quién es la persona o firma encargada de dar de baja los documentos?Trabajan con un comité interno de archivo, para realizar este tipo de procedimientos y estipular cualquier proceso o actividad con la documentación de la entidad.

10.¿Qué jerarquía en cargos tiene e personal que manipula los documentos?Gerente de Cargo: Bibliotecóloga.Director comercial y de proyectos: Administrador de Empresas.Ejecución de proyectos: Técnicos/Tecnólogos.Asesores: Ingenieros de Sistemas/abogados/ programadores (del SENA)

Encuesta realizada por la estudiante:

EDY RUTH VALLEJO SANTAMARIA

Entidad: UNIÓN DE ARROCEROS S.A.S

Dirección: Zona industrial El Papayo. Ibagué

Funcionario: Hugo Andres Bonilla Muñoz

Teléfono:

1.¿Cuáles es la actividad económica de la empresa?La actividad económica de la empresa es la producción de arroz y productos de molinería, además de ser proveedor de insumos agrícolas en la región.

2.¿Cómo es el flujo documental en el Archivo Central?En el archivo central se realizan transferencias documentales de forma anual. Es decir cada año se procede a la eliminación de archivos ya no consultados y se transfieren todos los archivos de gestión al archivo central.

3.¿Qué determina la conservación indefinida de un documento?Como en la actualidad no están elaboradas las TRD ni las TVD, se hace un estudio con el contador para determinar, con criterios de gestión documental, si la información debe ser eliminada o conservada, teniendo en cuenta valores primarios o secundarios.

4.¿Qué tipos de documentos manejan?La empresa maneja la información general de las actividades comerciales tales como; documentos contables, tributarios, administrativos, etc. Maneja también documentos específicos como por ejemplo las series “Liquidaciones Paddy”, y la serie PE1 (de pagos electrónicos a entidades bancarias).

5.¿Tienen información digitalizada?La empresa no cuenta con información digitalizada.

6.¿Hace cuento empezó el proceso, y en cuanto tiempo cree que llegara a estar al día?Los procesos empezaron el 17 de Diciembre de 2.012 y han sido continuos hasta la fecha. Dadas las condiciones del conservación de los documentos que no tenían un PGD el funcionario entrevistado considera que para estar al día faltan aproximadamente tres años.

7.¿Manejan las edades de los documentos?, y ¿Qué tiempo dura cada uno en su diferente edad?

Si se manejan las edades. El ciclo vital de los documentos se estipuló mediante un acta del comité de archivo de la entidad, teniendo en cuenta los valores primarios (tributarios administrativos) y secundarios (científico, histórico) de la archivística.Archivo de Gestión: Manejan año vigente y año vencido (2 años)Archivo Central: Tiempo de retención de documento no contables es de 10 años. (Las normas tributarias estipulan la conservación de documentos contables por 20 años)Archivo Histórico: Aún no existe en la entidad. Actas de creación de empresa, certificaciones ISO y demás constancias de la memoria institucional (Conservación permanente)

8.¿Cómo se realiza en cuadro de clasificación y codificación?En la entidad existe solamente el cuadro de codificación. Para la elaboración de los cuadros de codificación se identifican previamente las dependencias y sub-dependencias dentro de la entidad, tras lo cual se asignan los códigos de forma jerárquicaSubgerencia General 200Dirección Contable 210Dirección de Sistemas 220

9.¿Quién es la persona o firma encargada de dar de baja los documentos?

El comité de archivo, conformado por subgerencia general, el director contable, la directora de sistemas por la asistente de recurso humanos, revisores fiscales, y la división de gestión documental.

10. ¿Qué jerarquía en cargos tiene el personal que manipula los documentos?

Tecnólogo en Administración de Documentos SENATécnico en Gestión Documental Aprendices en técnicos o tecnólogos de gestión documental

2. Explicación de conceptos en la gestión documental

ARCHIVO TOTAL: Es todo el proceso de archivo, es decir, lo que sucede con los documentos entre las fases comprendidas desde su producción, hasta su disposición final.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Son las edades que sufre un documento dependiendo de sus valores primarios o secundarios, estas edades se dividen en tres las cuales son: archivo de Gestión, Central e Histórico.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Como su nombre lo indica, se trata del origen del documento. Es decir, de quién emite los documentos (persona /dependencia) y de su función.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Consiste en aplicar fundamentos lógicos de relación, entre documentos, tomando en cuenta que cada trámite o proceso, tiene etapas comprendidas por:

El Inicio (con un documento que abre la gestión).Las Fases (con los documentos que hacen parte del proceso). La Culminación (con un documento que deriva de todo el proceso).

FOLIO: Un folio es una página con información.

LEGAJO: Son documentos reunidos en una misma carpeta y relacionados en torno a un mismo asunto, persona etc.

FONDO : Entidad productora de la información

SUBFONDO: Sucursales de la entidad productora.

SERIES: Son la reunión de documentos, sistemáticamente organizados, que reflejan el desarrollo continuo de una actividad o función organizacional.

SUBSERIE: Conjunto de tipos documentales que se agrupan formando las series y se forman en conjuntos diferentes dependiendo del asunto trabajando en la dependencia.

TIPO DOCUMENTAL: Son cada uno de los documentos que se generan o reciben en una oficina, y que unidos conformar el expediente de una serie/subserie.

TABLAS DE VALORACIÓN: Listado de series o asuntos en el cual se le asigna el tiempo de permanencia en el archivo central y su disposición final.

TABLAS DE RETENCIÓN: Son la herramientas por excelencia de la GD, en ellas se reúne toda la producción documental de las entidades organizada por procesos, lo cual permite que las misma sean las que establecen el tiempo de los documentos en cada fase de archivo.

VALOR PRIMARIO: Son los valores que tienen los documentos cuando se encuentran en la dependencia originadora. Se subdivide en: valor administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio e informativo.

VALOR SECUNDARIO: Este valor se refiere al documento que una vez cumplido su periodo vital adquiere el valor acrecentado por el tiempo, y sirve como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural

VALORES DOCUMENTALES

PRIMARIOS SECUNDARIOS

HISTORIAS LABORALES ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA

NOMINA ACTAS DE FUNDACIÓN

PROYECTOS  CERTIFICACIONES DE CALIDAD

COMITÉ DE GERENCIA  RECONOCIMIENTOS

ESTADOS FINANCIEROS  

PROPUESTAS Y COTIZACIONES  

ENTIDADES BANCARIAS  

3. Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos visitados según sus valores primarios y secundarios.

4. Ejemplos de serie, subserie y tipo documental

Ejemplo 1: SERIE: Historias Laborales SUBSERIE: Número de cedula de la persona a quien pertenece el historial.TIPO DOCUMENTAL: Hoja de Vida, soportes documentales de estudio, certificados de antecedentes judiciales, afiliación a régimen de salud, pensiones y cesantías, actas de nombramiento, actos administrativos, evaluación de desempeño.Ejemplo 2:SERIE: Historia ClínicaSUBSERIE: Número de cedula de la persona a quien pertenece el historial.TIPO DOCUMENTAL: Ficha de ingreso con datos básicos del paciente: Fecha Nacimiento, Nacionalidad, Lugar de Residencia, Teléfonos, datos de personas cercanas o acompañantes. Fotocopia de Cedula o TI, Remisión por medio de la cual llego a la consulta (caso especialista). Datos Físicos generales: Por lo regular solo el peso y el resto son tomados por el profesional en el cuerpo general de la HC. Resultados de exámenes, e informes de imágenes (sin incluir las palcas) Fichas de Hospitalización, informes de cirugía etc.Ejemplo 3:SERIE: Tramites de Graduación SUBSERIE: Número de cedula del estudiante en proceso de grado.TIPOS DOCUMENTALES: Fotocopia de Cedula de Ciudadanía, Certificado con Firma y Sello de encontrase a PAZ Y SALVO con Almacén y Laboratorio de la facultad. Certificado con Firma y Sello de encontrarse a PAZ Y SALVO con: Biblioteca, Bienestar Universitario, Matricula Financiera y Coordinación Académica. Constancia de pago de los Derechos de Graduación. (Comprobante de consignación Bancaria). Formato diligenciado para la Asociación de Egresados y Foto para carnet de Egresados

5.  ¿Cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados?Se eliminan los documentos de apoyo, por ejemplo: listados, borradores de informes, borradores de actas, circulares informativas. Publicidad entre otros.

6)     Observen y expliquen en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.

Tras ser clasificados , depurados y relacionados en las TRD, los documentos proceden a foliarse en legajos o expedientes que contengan los tipos relacionados al mismo asunto. Los tipos son enumerados con mina negra en la esquina superior derecha, de manera consecutiva, cuidando de no alterar el espacio de sellos o membretes.

  

La unidad de conservación debe ser carpeta y no otra unidad carta u oficio, dependiendo del tamaño de los documentos. La identificación de las carpetas refleja las series y subseries correspondientes a las especificadas en las TRD del proceso. Los tipos que se archiven se deben perforar a la mitad, para asegurar mejores condiciones de conservación dentro de la carpeta. Cada conjunto de registros (información recibida y enviada relativa al mismo asunto) debe estar grapado para asegurar la integridad de la información. Los registros se deben ordenar en forma cronológica ascendente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción debe ser el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta y el de la fecha más reciente se debe encontrar al final de la misma.

7. Organización de la información dentro de las carpetas.

8)      Mencionen los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

Carpeta #Folio

Código de TRDNombre de Serie

Nombre de SubserieÁrea productora

FondoSección

Sub-secciónAño

9) ¿ Qué son y para qué sirven los manuales de procedimiento?

Los manuales de procedimiento son documentos que contienen las normativas vigentes acogidas por una entidad para la regulación y aplicación en los procesos de sus actividades. En él se recogen los pasos a seguir, los formatos a utilizar y las pautas a tener en cuenta Sirven para que haya homogeneidad en los proceso dentro de las entidades, de tal manera que no se modifiquen las pautas y conductos regulares a pesar de la rotación de personal.

10. Explicación de procesos en cada uno de los archivos visitados.

Archivo de GestiónArchivo Central Archivo Histórico

El Archivo de gestión de la Universidad del Quindío tiene como objetivo Administrar, custodiar, salvaguardar, clasificar y ordenar la producción documental generada por las dependencias con el fin de proporcionar información oportuna y veraz.En el mismo se conservan todos los documentos recibidos o generados por la dependencia administrativa mientras dure la tramitación de los asuntos a los que hace referencia, la conservación de los documentos es responsabilidad de cada uno de los jefes o líderes de los procesos.PRODUCCIÓN DOCUMENTALLa producción documental tiene como objetivo Generar documentos en cumplimiento de las funciones, atendiendo los estándares y políticas documentales de la institución.Aplica desde determinar necesidad de elaboración de documento hasta establecer forma de envío del documento (impreso o por internet) de acuerdo a parámetros establecidos en el reglamento interno de correspondencia y archivo.Recepción y Distribución de Correspondencia Interna.La recepción y Distribución de correspondencia Interna tiene como objetivo recibir, verificar, registrar, radicar y distribuir la correspondencia interna generada en las áreas de la Universidad, que tenga condiciones de legalidad y la que contenga anexos que no puedan ser enviados por medio de comunicaciones Internas (beesoft).Aplica desde recibir la correspondencia generada por las dependencias o áreas de la Universidad hasta archivar los formatos en orden cronológico para sus consultas posterioresRecepción y Distribución de Correspondencia Externa RecibidaTiene como objetivo establecer las actividades para revisar, recibir, radicar, clasificar y distribuir al interior de la Universidad los documentos que ingresen de entes externos, para el trámite respectivo.Aplica desde recibir documentación externa entregada por las diferentes empresas de mensajería hasta archivar planillas para consulta o reclamos posteriores.Recepción y Distribución de Correspondencia Externa DespachadaTiene como objetivo establecer las actividades para recibir, revisar, clasificar, controlar y remitir la correspondencia externa generada por cada una de las dependencias de la entidad.Aplica desde recibir la documentación o correspondencia externa generada por las diferentes dependencias y áreas de la Universidad hasta archivar comprobantes de envío..

ORGANIZACIÓN: Identificación, Actualización y Orientación en Aplicación de las Tablas de Retención DocumentalEl objetivo de organizar es controlar la producción y trámite documental de la Universidad del Quindío, mediante identificación, actualización y orientación en la aplicación de las Tablas de Retención Documental, en los Archivos de Gestión de cada una de las dependencias de la Institución.Aplica desde identificar las dependencias productoras de documentos hasta asesorar las oficinas para resolver dudas o inquietudes en la aplicación de las Tablas de Retención Documental

EL ARCHIVO DE GESTIÓN DE COES LTDA :

La entidad trabaja con el acurdo 2609 de 2012, por lo tanto sus lineamientos para los procesos de la Gestión Documental son los siguientes:PlaneaciónCoordinación de la información a generar.ProducciónElaboración física del documento.Gestión y TramiteTramitar el documento haciendo cumplir su función dentro de la entidad.OrganizaciónAdecuar la información para su conservación (Procesos Técnicos)TransferenciaRealizar el inventario con su respectiva acta para trasferir al archivo CentralDisposición de documentosSegún las TRD se dispone a tramitar al archivo Central o a eliminar en el Archivo de Gestión.Preservación a largo plazoEstipulada por las TRD.Valoración.Según sus valores primaros o secundarios.

Archivo de Gestión UNION DE ARROCEROS S.A.S

Producción documental: Está basada en el GTC 185 de 2009 incluye actas, oficios, memorandosRecepción y Distribución de Correspondencia Interna. Se trabaja por medio de memorandos generados a través del software AIDD, con un radicado automático. O también por medio de correos ligados a las tablas de codificación. Las comunicaciones electrónicas se almacenan en el servidor de dicho software.Recepción y Distribución de Correspondencia Externa Recibida. Al ser recibida se pone un sello manual a la copia de la entidad remitente. Se llenan los datos en el software de destinatario, dependencia a la que va dirigida, si requiere respuesta y el número de radicado generado y se digitaliza. De allí se deja en la ventanilla única donde la persona de la dependencia es notificada en su bandeja de entrada del software y puede pasar luego por el documento físico. Recepción y Distribución de Correspondencia Externa Despachada: La dependencias que generan correspondencia externa, imprimen sus documentos con el membrete de la entidad y detallan en el asunto si es una respuesta o si es documentos de generación inicial, incluyen también el código de la regional, código de dependencia, número consecutivo e iníciales de dependencia. De ahí lo lleva a la unidad de correspondencia donde le generan un RS (radicado de salida) que dependiendo del caso incluye, el radicado de la información a la que se está dando respuesta

ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

Es la fuente más completa de información y comprobante de todos los hechos, realizaciones y sucesos acaecidos, es la dependencia donde reposan los archivos de gestión de todas las oficinas. En el reposan documentos históricos, sus antecedentes y patrimonio cultural e investigativo de la universidad. Igualmente podemos decir que es el núcleo de la Universidad del Quindío, es allí donde se conserva la información, donde se clasifica y se distribuye la correspondencia.Todos los documentos que reposan en el archivo central se encuentran organizados por asuntos y archivados de conformidad con la codificación general que estableció la sección de correspondencia anteriormente y hoy Gestión Documental.

Organización y clasificación:En el área de Gestión Documental le dan una ubicación física a los documentos dentro de las respectivas áreas o dependencias y un orden previamente acordado, con el objetivo de facilitar su consulta, conservación y utilización de la documentación.Los documentos se seleccionan, clasifican y se ordenan por fecha y año, en un orden cronológico con el fin de ser localizados en un lugar seguro e independiente, se guardan en carpetas hasta que se tenga 200 folios, una vez se recolecten y estén foliados se organizan en carpetas para su inventario.Las carpetas se rotulan indicando claramente el material que contiene, este debe llevar:• Dependencia• Código de la dependencia• Cantidad de Folios• Series• Indicación del documento• Fecha inicio • Fecha finalUna vez elaborada la carpeta con sus 200 folios se amarra se anota en el inventario, se ubica en las cajas esta se ubican en los estantes, en orden secuencial, con la cara de apertura hacia el frente, de modo que se puedan retirar las carpetas sin necesidad de sacar la caja del estante.La organización de los archivos de gestión es de conformidad con las Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la institución.

Consulta

El programa de gestión documental que realiza la sección de GESTIÓN DOCUMENTAL maneja y conserva totalmente la información, normaliza y simplifica los trámites de la correspondencia, también le da una verdadera valoración al documento. Dicha valoración determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivos. Todas las carpetas de correspondencia facilitan la consulta eventual de los documentos, en ella se coloca la numeración correspondiente indicando en donde comienza y en donde termina cada serie documental.Acceso a los documentos e identificación • Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos del archivo y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley. • Los usuarios internos podrán acceder a los documentos del Archivos Central, presentando el carné vigente que los acredite como miembros del estamento docente, estudiantil o administrativo de la Universidad. Los usuarios externos pueden solicitar la consulta o fotocopia presentando documento de identidad. • El acceso a los documentos podrá llevarse a cabo: a. Mediante consulta gratuita en las instalaciones del Archivo Central. b. A través de la entrega de copias cuyo valor será sufragado por el solicitante. Una vez encontrado el documento, se retira de su lugar de almacenamiento, dejando el testigo “documento afuera” (A.GD-05.00.01.F.02), y se traslada a la sala de consulta. Antes de entregar el documento se debe verificar si sobre este existe reserva legal, que restrinja su consulta.Después de llenar en la solicitud los datos de ubicación toponímica, el documento se entrega al usuario para su consulta en sala. En la sala de consulta permanece un funcionario de archivo, para evitar el retiro indebido de folios o mutaciones de los documentos, o cualquier otra anomalía que se pueda generar. Una vez terminada la consulta, el funcionario de archivo verifica el estado y cantidad de los documentos devueltos, y los retorna a su respectivo lugar. Los formatos diligenciados se almacenan y conservan con fines estadísticos

Conservación total (CT):

Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen por disposición legal, o que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Universidad del Quindío, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia, como memoria institucional.

Disposición final de documentos:

Hace referencia al destino final que deben tener los documentos en el Archivo Central (tercera etapa del ciclo vital), resultado de la valoración. La disposición final puede ser:

Archivo de Gestión, Archivo Central, Conservación Total, Eliminación, Microfilmación u otro, Selección.

Conservación

Se hace énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en él se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores.

Con la conservación se ejecutan, principalmente, tareas tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos.

Gestión Documental adopta las estrategias, técnicas y materiales que garanticen la conservación y seguridad de la documentación en relación con los sistemas de almacenamiento, depósito y unidades de conservación.

Los documentos de archivo deberán estar contenidos en las unidades de conservación lo más adecuadas posibles y debidamente identificadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación del Fondo Documental.

ORGANIZACIÓN:

Organización física de los documentos, estantería fija o rodante, unidades de conservación como cajas X100 o X200, procesos técnicos a los documentos custodiados.

CONSULTA:

Bases de datos para la localización de la información por tipología y serie o asunto, procesos de control de préstamo de documentos por medio sistematizado o manual. Digitalización de documentos para consulta por información de los usuarios.

CONSERVACION:Asignado por la valoración de las TVD.

DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS:Valorados por las TVD

ARCHIVO

CENTRAL

COES

LTDA

Archivo Central UNIÓN DE ARROCEROS S.A.S

ORGANIZACIÓN:Organizada por fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie.CONSULTA: Se maneja con formatos (ubicación topográfica) o bases de datos (cuando la información esta digitalizada). CONSERVACIÓN:Tamaño estantería de 2,20 de alto (parales)El primer entrepaño de abajo hacia arriba debe 20 centímetros desde el suelo.De la pared a la estantería existe un espacio de 20 centímetrosPintura clara para mejor iluminación.Bombillos ahorradores de energía que tiene menos probabilidad de corto circuito. Ventilación (18 a 20 grados centígrados)Des -humificadoresEvitar rayos UV en los archivos.DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Se dejan los documentos de valores contables. Los documentos que estén para eliminación son presentados al comité de archivo para la aprobación mediante un acta de eliminación.

ARCHIVO HISTÓRICO UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por decisión del comité de archivo debe conservarse permanentemente por el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y cultura, esto corresponde a la última fase del ciclo vital, donde se da la conservación permanente de la documentación con valores secundarios.VALORES SECUNDARIOS DE LOS DOCUMENTOS: Es toda la documentación que reposa en el archivo histórico, es la fuente y patrimonio del alma Mater, estos valores sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva.Los documentos secundarios se deben conservar permanentemente dado el valor que representa para la investigación, la ciencia y la cultura. Los proceso de Organización, Consulta y Conservación siguen el mismo patrón de los relacionado en el archivo central, con la diferencia que nos se eliminan nunca.

* Las entidades COES LTDA y UNIÓN DE ARROCEROS S.A.S no poseen archivo histórico

Organización

La Universidad del Quindío está en proceso de elaboración de las tablas de valoración documental para tener una mejor organización y prestar un mejor servicio de préstamos.

Consulta

El PGD que realiza la sección de GESTIÓN DOCUMENTAL maneja y conserva totalmente la información, normaliza y simplifica los trámites de la correspondencia, también le da una verdadera valoración al documento. Dicha valoración determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivos.

Todas las carpetas de correspondencia facilitan la consulta eventual de los documentos, en ella se coloca la numeración correspondiente indicando en donde comienza y en donde termina cada serie documental.

Acceso a los documentos e identificación

• Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos del archivo y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley.

• Los usuarios internos podrán acceder a los documentos del Archivos Central, presentando el carné vigente que los acredite como miembros del estamento docente, estudiantil o administrativo de la Universidad. Los usuarios externos pueden solicitar la consulta o fotocopia presentando documento de identidad.

• El acceso a los documentos podrá llevarse a cabo: a. Mediante consulta gratuita en las instalaciones del Archivo Central. b. A través de la entrega de copias cuyo valor será sufragado por el solicitante.

Una vez encontrado el documento, se retira de su lugar de almacenamiento, dejando el testigo “documento afuera” (A.GD-05.00.01.F.02), y se traslada a la sala de consulta. Antes de entregar el documento se debe verificar si sobre este existe reserva legal, que restrinja su consulta.

Después de llenar en la solicitud los datos de ubicación toponímica, el documento se entrega al usuario para su consulta en sala.

En la sala de consulta permanece un funcionario de archivo, para evitar el retiro indebido de folios o mutaciones de los documentos, o cualquier otra anomalía que se pueda generar.

Una vez terminada la consulta, el funcionario de archivo verifica el estado y cantidad de los documentos devueltos, y los retorna a su respectivo lugar. Los formatos diligenciados se almacenan y conservan con fines estadísticos

11. El seguimiento a un documento de cada entidad, durante su ciclo vital.

CAROLINA BRAVO FLOREZ Documento producido por el director del programa de Química/ Universidad del Quindío

Dirigido al Área de Gestión Humana

Solicitando que se vuelva a reanudar un contrato de trabajo de un funcionario que estaba suspendido.

El documento llego al Área de Gestión Humana

Se pasa a la funcionaria Patricia Rodríguez para que ingrese la novedad

Patricia lo remite a nomina para que lo activen nuevamente en la nomina a partir del 28 de octubre

Cuando ingresan la novedad en la nomina se pasa como disposición final a la historia laboral para

que sea conservado, en caso de que se presente algún requerimiento por parte de otra área o de algún ente de control.

HUGO ANDRES BONILLA MUÑOZ

SERIE: Propuestas y Cotizaciones./ COES Ltda.

TIPO DOCUMENTAL: Propuesta Técnica y EconómicaIngresa el documento por la Unidad de Correspondencia.PROCESO: Se archiva en una carpeta denominada Propuestas comerciales.Si la propuesta es viable se cambia de carpeta y pasa a un expediente denominado Proyectos. Por el contrario si no es viable se deja en la carpeta donde reposaba anteriormente.Durará como mínimo (1) un año en el Archivo Central según TRD, después del año si el proyecto no se ha cerrado se debe conservar en dicho archivo, por el contrario si se cierra en dicho tiempo se transfiere al Archivo Central.El tiempo de conservación en el Archivo Central es de 20 años, según matriz estructurada por ellos.Depuse de los 20 años pasa a Digitalización y eliminación física del documento.

EDY RUTH VALLEJO SANTAMARIA SERIE: Factura de Venta / Unión de Arroceros S.A.S PROCESO :Al ser generado el documento se expiden 4 copias denominadas : ORIGINAL CONSECUTIVO PAGA FLETECLIENTE

Son rotuladas y foliadas permaneciendo en el archivo de gestión durante un periodo de dos años, tras los cuales, es perforada a la mitad y transferida al archivo central mediante un acta. En el archivo central permanece 20 años , posterior a los cuales es digitalizada y conservada 10 años antes de su eliminación definitiva.

Aunque la Ley 594 de 2000 en su capítulo 5 y la ley 597, respectivamente, expresaban y ratificaban la elaboración de programas de gestión documental soportado en el uso de nuevas tecnologías basadas en principios y procesos archivísticos, fueron tanto el decreto 2609 de 2012, como los Acuerdos 3, 4 y 5 expedidos por el Archivo General de la Nación, los que realmente definieron las pautas claras para la aplicación de la norma en el tratamiento a cualquier tipo de información analógica o digital. En palabras de la persona entrevistada: “Aunque la Ley 594 enunciaba que se podían usar los nuevos soportes en la GD, tales como: ratificación de firmas electrónicas, factura digitales etc; No existía en sí, nada explícito en el tratamiento de las mismas. Ya el Decreto 2609, entro a decir el cómo, e instó al AGN a especificar el nuevo programa de gestión documental, donde se incluya el documento electrónico. No se trata tan solo de digitalización, sino que ya habla de las garantías del documento electrónico enunciadas en el decreto, que le dan la misma validez de un documento físico y un PGD que incluyen nuevos pasos importantes tales como la planeación y la valoración”

Conclusiones

Con el desarrollo de esta actividad nos dimos cuenta de la importancia que tiene la gestión documental dentro de las organizaciones, la forma como se manejan los documentos y como se han establecido las normas para manejarlos y conservarlos de una manera adecuada.

BIBLIOGRAFÍA:Departamento administrativo de la función pública archivo general de la Nación. CIRCULAR no.004 de 2003Archivo general de la nación.  

Web grafía:Informaciones generales decretos, leyes y normatividad consultadas en: www.archivogeneral.gov.co Imágenes usadas en este documento. Recuperada de internet:Portada: http://gestiondocumentalparagentenormal.com/category/uncategorized/Encuesta : http://talenttools.es/blog/entrevista-de-seleccion-preguntas-buen-candidato/Archivo: http://lisablackmore.net/?p=130http://es.dreamstime.com/fotos-de-archivo-icono-de-documento-image25368123Foliación : http://www.unisalle.edu.co/archivo/org_form_trad.htm Carpeta: http://deeligiodamas.blogspot.com/2011/06/militantes-con-carpetas-y-proyectos.htmlhttp://www.miraflores.gob.pe/_contenTempl2.asp?idpadre=5752