TALLER 2 GESTIN DOCUMENTAL II

Presentado a: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

Presentado por: MIGUEL ANGEL PEDRAZA MIGUEL ARTURO FORERO

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA BOGOT, SEPTIEMBRE 2014

INTRODUCCIN

Por medio de este trabajo buscamos seguir profundizando en las normas y

fundamentos legales en los cuales se fundamenta la gestin documental y el

manejo de las herramientas tcnicas para el manejo de los archivos dentro de las

entidades pblicas o privadas.

Adicional a esto reconoceremos la importancia de las unidades de

correspondencia en los procesos de la gestin documental que se desarrollan en

dicha unidad e Identificaremos como se clasifican los archivos teniendo en cuenta

el orden vital de los documentos.

TALLER No. 2

1. QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son un conjunto de documentos, con forma y algn soporte material,

acumulados en un proceso de gestin por una persona natural o entidad

pblica y/o privada, en el transcurso del cumplimiento de su gestin, que se

conservan respetando el orden para servir como testimonio e informacin a

las personas o institucin que lo puedan requerir, o como muestras a futuro

de cmo funcion determinada entidad.

2. DEFINA CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y

DESCRIPCIN.

CLASIFICACIN:

Esta dada por la labor intelectual y fsica que consiste en separar la

documentacin de una entidad de acuerdo con unos criterios

predeterminados, estos pueden ser:

- Por estructuras

- Por periodos

- Por series documentales

- Por sub series documentales

- Por oficinas

De acuerdo al Acuerdo No. 027 de 2006 podemos decir que se define como:

Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se identifican y

establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura

orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o

asuntos).

As mismo, para clasificar los documentos de un fondo mediante agregados o

clases, desde lo ms amplios hasta los ms especficos, segn T. R propone

lo siguiente, que por CRITERIOS: como las acciones a que se refieren, la

estructura orgnica de la dependencia que los produce, los asuntos y

materias de los que versan. Por SISTEMAS la cual establece tres tipos, la

clasificacin funcional, orgnica, y por materias, LA ELECCIN DEL

SISTEMA y el CUADRO DE CLASIFICACIN.1

ORDENACIN ARCHIVSTICA Y DESCRIPCIN

En cualquier momento que se inicie un proceso de intervencin documental

se debe tener en cuenta la organizacin, se debe iniciar este proceso cuando

vamos a intervenir un fondo documental, se debe analizando la estructura

para conocer los documentos que produce, las cualidades y caractersticas

de la informacin deben determinar las caractersticas del tratamiento a

seguir.2

Adicional a esto se debe proceder a la ordenacin fsica de los documentos

en los depsitos determinados para este fin, puede haber diferentes criterios

de ordenacin como lo son:

- Numrico

- Cronolgico 1http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_027_DE_2006.pd

f 2GARCA MARCO, Francisco Javier. Fundamentos de organizacin y representacin documental:

aportaciones de la archivstica.Area de Biblioteconoma y Documentacin.Universidad de Zaragosa.1995. Pg. 93.

- Alfabtico o mixto

En cuanto a la descripcin de los documentos, consiste en analizarlos, dando

como resultado una serie de notas que expresan el contenido del documento

que se ven reflejados en los asuntos y las observaciones.

3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN

DE ARCHIVOS.

Los documentos en una entidad surgen de manera natural por ello requieren

una organizacin que los site en el contexto requerido para que suministren

informacin dando cuenta de las acciones o procesos en los cuales

surgieron. Debido a esto la archivstica determina que la organizacin

documental incluye procesos de clasificacin, ordenacin y configuracin del

cuadro de clasificacin.

Cuenta adems con unos principios bsicos como son:

- El principio de procedencia, donde cada documento debe

conservarse en el fondo al que pertenezca.

- El orden original, que busca un orden lgico de la documentacin,

segn se haya producido.

Aclarando que, clasificar, es distribuir en diversas categoras, existe la

clasificacin funcional, que se relaciona con las funciones de la institucin. La

clasificacin estructural, basada en la estructura administrativa interna y la

clasificacin mixta de carcter funcional estructural. Lo hace mediante

secciones, series, subseries. La ordenacin se da a nivel de la unidad de

archivo cundo se determina su ordenacin dentro de la serie. Se puede

ordenar mediante sistemas numricos, alfabticos y alfanumricos.

Por ltimo el producto de la clasificacin y ordenacin es el cuadro de

clasificacin jerrquicamente estructurado donde hay un sitio exclusivo para

cada documento.

4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN?

Se desea reflejar cmo y qu etapas tuvo la entidad en su transcurrir, entre

ellas podemos citar:

- Periodos

- Organigramas / estructuras

- Oficinas

- Series

- Sub - series

- Asuntos

- Tipologas

5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN?

La clasificacin implica que se deben tener las herramientas tcnicas

necesarias para realizar esta actividad, las cuales se inician desde el

momento de plantear el diagnostico documental, como de la elaboracin de

las Tablas de Valoracin Documental y las Tablas de Retencin Documental,

a su vez se debe contar con los Cuadros de Clasificacin Documental y

finalmente los FUID inventarios, en esta ltima herramienta se debe reflejar el

orden de clasificacin utilizado como es periodo, oficina productora, oficina

administrativa, serie documental, sub serie documental, y asuntos,

recalcando que en las series se debe manejar alfabticamente para ver un

orden dentro de cada dependencia.

6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QU

CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Este principio se basa en que los

documentos y el orden original de los mismos debe mantenerse de acuerdo a

la oficina y/o dependencia donde fueron generados de acuerdo a las

funciones asignadas a la dependencia.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Este principio se fundamenta en que los

documentos deben permanecer en el orden de trmite en que fueron

ingresando al expediente, siguiendo un orden secuencial en el ingreso de

cada documento al respectivo trmite.

7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS DE

UNA ORGANIZACIN EN LA CLASIFICACIN?

El Proceso, la clasificacin es el primer paso del conjunto de procesos

destinados a la organizacin de archivos tendientes a controlar, recuperar y

conservar la informacin contenida en los documentos para su utilizacin

administrativa, jurdica y cientfica.

8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LA CLASIFICACIN?

Existen unos pasos determinados que constituyen y caracterizan cmo

fueron sucediendo los eventos y momentos dentro de cada entidad, para esto

se requiere que los documentos deben ser clasificados de acuerdo a sus

objetivos, el funcionamiento de la entidad y basado en esto se fundamenta la

clasificacin, adicional esto se requiere:

- IDENTIFICACIN DE PRODUCTORES DE LA DOCUMENTACIN

- ESTRUCTURAS ORGANICAS Y ORGANIGRAMAS

- IDENTIFICACIN DE CUADRO DE CLASIFICACIN

DOCUMENTAL

- SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES.

9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES?

Las unidades documentales son cada uno de los expedientes o unidades

fsicas en donde se encuentra determinado asunto y el cual est compuesto

por determinadas tipologas documentales que conforman una unidad, en

otras palabras son grupos de documentos que son almacenados en una

carpeta y el cual al estar organizado representa una serie de documentos

cuyo nombres son tipologas y conforman un todo una unidad documental.

10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL

COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA

Una unidad documental simple se caracteriza por tener una sola tipologa

documental.

Ejemplo:

- Resoluciones

- Actas de posesin

Una unidad documental compuesta se denomina as por estar conformada

por varias tipologas documentales, ejemplo:

- Historias laborales

- Cuentas mensuales de almacn

11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS

Son documentos que tienen una misma caracterstica, y cuyo ingreso al

expediente se dio por un trmite puntual, adicional a esto son documentos

caractersticos de un trmite (documento) dentro del expediente.

- Comprobantes de pago

- Recibos de caja

- Documento de Pliza

12. SEGN EL ARTCULO 9 DEL DECRETO 2609 DE 2012 LOS PROCESOS

DE LA GESTIN DOCUMENTAL SON: PLANEACIN, PRODUCCIN,

GESTIN Y TRMITE, ORGANIZACIN, TRANSFERENCIA,

DISPOSICIN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIN A LARGO PLAZO, Y

VALORACIN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNA

ENTIDAD PBLICA E INDAGUE PASO A PASO CULES SON LAS

ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE DICHOS

PROCESOS, TENIENDO EN CUENTA LO INDICADO EN EL DECRETO

2609, ILUSTRE CON FOTOGRAFAS CADA UNO DE LOS PROCESOS.

Planeacin:

Se realiza en el momento de hacer unos trminos de referencia, donde se

indica la necesidad de recursos, las necesidades tcnicas y los tiempos

necesarios para que determinada entidad implemente su sistema de gestin

documental.

Produccin

Son catalogados como los documentos claros que se generan en el

cumplimiento de sus funciones por cada una de las dependencias dentro de

una entidad.

Gestin y trmite

Es la manera como en la entidad cada una de las dependencias gestiona sus

funciones para cumplir con el trmite y respuesta de cada uno de sus asuntos

y responsabilidades.

Organizacin

En la entidad se determina por la normatividad vigente en la materia, la cual

dependiendo de la serie puede ser cronolgica, numrica o mixta.

Transferencia

La entidad maneja este concepto en el momento de aplicar la TRD y

transferir su documentacin al archivo central el cual est ubicado en una

bodega externa a la entidad (rea administrativa).

Disposicin de documentos

Aplicacin de los procedimientos y disposiciones de acuerdo a las TRD

vigentes dentro de la entidad.

Valoracin

Es la identificacin de los valores que tiene cada uno de los documentos, los

cuales pueden ser primarios o secundarios, y basados en esto junto a las

normas de cada uno de los valores de los documentos se establecen unos

tiempos establecidos para cada etapa del archivo documental.

13. QU ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON SUS

FASES O ETAPAS?

El ciclo vital del documento es la vida que cada documento tiene en cada una

de las etapas que este tiene.

ETAPAS

Archivo Gestin: Esta etapa se cumple cuando los documentos se

encuentran dentro de la entidad y no han cerrado su trmite, para ello se

aplica la TRD.

Archivo Central: Esta etapa en los documentos se inicia desde el momento

que cumplen los tiempos de retencin segn la TRD y se transfieren a este

acervo documental.

Archivo Histrico: Estos documentos se denominan as cuando son

documentos que adquieren representacin para la entidad, el gremio y/o la

nacin, cuando su formato o sus caractersticas son guardadas como

muestra de cmo se desarroll determinado la funcin en un tiempo pasado

de la entidad.

14. QU ES UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y CUL ES SU

IMPORTANCIA EN UNA ORGANIZACIN?

Las unidades de correspondencia son aquellas mediante las cuales podemos

brindar y gestionar por la conservacin adecuada de toda la documentacin que

es suministrada en una entidad, esto con el fin de facilitar de una forma rpida y

eficaz su trmite y uso oportuno. Todo esto lo podemos llevar a cabo mediante la

utilizacin de procedimientos y manuales archivsticos.

La importancia principal en las unidades de correspondencia es la de centralizar

toda la correspondencia para que pueda ser distribuida a las diferentes oficinas

administrativas que se encuentran en la misma entidad y poder garantizar la

entrega oportuna a su destinatarios es lo que conocemos como

CORRESPONDENCIA INTERNA. Adicional a esto tambin podemos realizar

dichos tramites fuera de la entidad y es lo que se conoce como

CORRESPONDENCIA EXTERNA

15. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN

CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON LOS

PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN

EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIN, CENTRAL E HISTRICO).

- Planeacin

- Produccin

- Gestin

- Trmite

- Organizacin,

- Transferencia

- Disposicin de documentos

- Preservacin a largo plazo

- Valoracin

16. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN

DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE STE

POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIN.

En este ejemplo por polticas de seguridad se reemplazaran los nombres

originales de las empresas por (A, B, C, D,.)

La empresa A es la encargada de todos los derechos de peticin, dicha

empresa requiere el servicio de organizacin, digitalizacin e indexacin y

custodia de los mismos.

Inicialmente se realiza el punteo y recepcin por parte de la empresa A que

es la que los entregara a la empresa B esta empresa es la encargada de la

organizacin de los derechos de peticin, en dicha recepcin se verificara el

nombre y cedula y que se encuentren ortogrficamente bien para poder

realizar la recepcin y que estos datos cruce con el FUID para ser recibidos,

seguido de esto el profesional de apoyo por parte de la empresa B, realiza

una capacitacin a los auxiliares de archivo que intervendrn dichos

derechos, indicndoles paso a paso cmo ser su intervencin.

Los auxiliares proceden a organizar los derechos de peticin

cronolgicamente teniendo en cuenta sus anexos, y despus realizan la

foliacin que ser en lpiz de mina negra numerando en consecutivo

de 1 a n. el siguiente proceso que se realiza se llama embalaje que es donde

las personas de este grupo proceden a cambiarle la CP de yute por una

carpeta blanca 4 aletas, y se van embalando en cajas x-200 dndoles un

consecutivo inicial desde 1 a la caja y carpeta dejando maso menos de a 15

carpetas por caja dependiendo el nmero de folios, paso a seguir se generan

los rtulos que llevara cada carpeta con su derecho de peticin identificando

nmero de cedula, nombres y apellidos, nmero de derecho de peticin,

numero de caja y carpeta donde quedo embalado, el siguiente paso es el de

la digitacin del derecho para poder generarle la hoja de control de dicho

derecho identificando las tipologas pertenecientes, y validando nuevamente

los anteriores datos mencionados.

En el siguiente paso la empresa A se encarga de realizar un control de

calidad y muestreo del 10% al producto final realizado por la empresa B,

despus de haber aprobado la revisin del 10% la empresa A le entrega los

derechos de peticin ya intervenidos archivsticamente a la empresa C que

ser la encargada de digitalizar e indexar los derechos de peticin, esta

recepcin se realiza entre las empresas A,B,C validando y comparando los

datos suministrados en el formato nico de inventario documental FUID,

contra el fsico que en este caso son los derechos, en este punteo validan

nombres, apellidos, nmero de cedula y folios finales.

Despus de haber realizado la validacin los derechos de peticin la empresa

C procede a digitalizar dichos derechos utilizando un scanner Fujitsu 5750,

en este proceso van guardando la informacin digitalizada en un programa

llamado KOFAX, esto con el fin de que pueda facilitar la indexacin de los

derechos ms fcilmente, y ya para terminar la supervisin del contrato por

parte de la empresa A, procede a recibir el producto final terminado

realizando control de calidad y verificando las imgenes con el fsico.

Por ultimo tenemos la empresa D que es la encargada de custodiar dichos

derechos de peticin en el archivo central, en este proceso se precintan las

cajas validando nmero de caja y precinto esto con el fin de facilitar ms

rpidamente cualquier consulta del derecho de peticin, ubicando las cajas x-

200 en la estantera industrial apropiada, manejando una base de datos por

cuerpos para saber en qu posicin quedaron las cajas.

2 EJEMPLO

El ciudadano Carlos Zapata, presenta una denuncia a la empresa A por el no

pago de la pensin por vejez, que le corresponde por haber completado las

semanas cotizadas. Dicho ciudadano inicialmente fue asesorado por un

abogado indicndole bajo que normas lo acoge la ley para poder presentar

dicha denuncia.

La carta con la denuncia interpuesta fue presentada a la oficina de quejas y

reclamos de la entidad donde el ex funcionario trabajaba, seguido de este

paso le informan que la entidad como tal tiene 20 das hbiles para la

contestacin de la demanda, en este transcurso de larga espera se disponen

a anexar la carta con la denuncia presentada al expediente pensional.

Despus de realizar este paso se procede a organizar y digitalizar dicho

documento para ser tenido en cuenta el da de la consulta. Y es as por

donde quedo la trazabilidad de dicho documento. (Almacenado en el archivo

central

17. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN

CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS.

- Administrativo

- Contable

- Legal

- Histrico

- Fiscal

- Jurdico

18. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la circular

externa AGN 002 de marzo 6 de 2012 y los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15

de 2013.

CIRCULAR EXTERNA AGN 002 DE MARZO 6 DE 2012

- Manejo de documentos electrnicos

- Uso de la circular 004 de COINFO

- Uso del sistema SGDEA

- Uso de la norma NTC ISO15489-1

- Uso de la norma NTC ISO15489-2

- Disear polticas para la conservacin a largo plazo

- Uso de cuadros de clasificacin

- TRD

ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013

- Creacin comit evaluador

- Forma de integrar el comit

- Se determinan las funciones del comit

- Determinacin de tiempo en que se debe reunir el comit

- Creacin de TRD y TRD

- Aplicacin de la TVD en la organizacin de los archivos

- Conformacin de las TRD por un equipo interdisciplinario

- Se deben seguir las TVD de acuerdo a las etapas establecidas

- Responsable de las firma de las TVD

- Aprobadas por el representante legal de la entidad

CONCLUSIONES

Con esta visin de elementos tericos logramos entender un poco ms este tema

de la gestin documental con cada uno de sus procesos y manuales que la

componen, ya que se hacen importantes e indispensables en cada una de las

entidades para lograr su ptimo desarrollo.

Por otro lado pudimos investigar ms a fondo los procesos de la gestin

documental y cada uno de sus fases e interpretaciones.

BIBLIOGRAFA

http://www.archivogeneral.gov.co/

Gua unidad 3

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/18763/mod_resource/cont

ent/1/GUIA%20UNIDAD3.pdf

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/18764/mod_resource/cont

ent/2/TEMA%20UNIDAD%203.pdf