taller costos subordinados
TRANSCRIPT
1. cual es el marco legal a tener en cuenta en la preparación y presentación de los estados financieros combinados y consolidados?
El marco legal para la preparación y presentación de los estados financieros consolidados de los grupos empresariales, está definido en primer lugar por el Código de Comercio o Decreto 410/71 en sus Artículos 260 Subordinación, 261 Presunciones de subordinación, los cuales fueron reformados por la Ley 222/95 que modifica el libro II del Código de Comercio en sus artículos 26 Subordinación (260 Código de Comercio), 27 Presunciones de subordinación (261 Código de Comercio), 28 Grupo empresarial, 29 Informe especial, 30 Obligatoriedad de inscripción en el registro mercantil de los grupos empresariales, 31 Comprobación de operaciones de sociedades subordinadas (265 Código de Comercio), 32 Prohibición a las sociedades subordinadas (262 Código de Comercio), 33 Pago de dividendos en acciones (455 Código de Comercio) y por último el 35 Estados financieros consolidados.
El Decreto Reglamentario 2649/93 del Código de Comercio, en sus artículos 20 Clases principales de estados financieros, 21 Estados financieros de propósito general, 23 Estados financieros consolidados, 31 Estados preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados, 32 Estados financieros comparativos, 33 Estados financieros certificados y dictaminados, 61 Inversiones y la obligación de aplicar el método de participación patrimonial, 122 Estados financieros consolidados, 136 Criterios para resolver los conflictos de normas, 137 Ejercicio de las facultades reguladoras en materia de contabilidad.
El Estatuto Tributario en su artículo 631-1 (Artículo 95 L. 488/98), establece la obligación de informar los estados financieros consolidados por parte de los grupos empresariales, donde transciende, no sólo el aspecto económico sino también el organizativo y toma de decisiones, por último de igual importancia el 651 sanciones por incumplimiento de las obligaciones tributarias y el artículo 85 sobre la no deducibilidad de los costos originados en pagos realizados a vinculados económicos no contribuyentes. Hasta aquí el marco normativo de los Estados financieros consolidados.
Las circulares externas que siguen vigentes con instrucciones para el manejo de las relaciones comerciales entre matrices y subordinadas, son las siguientes:
Circular Externa 06 del 18 de agosto 2005, de la Superintendencia de Sociedades y la Circular Conjunta 011 de la Superintendencia de Valores sobre el método de participación patrimonial y crédito mercantil adquirido, la que derogó las circulares conjuntas 09 y 13 de 1996, la 04 y 07 de 1997 de las Superintendencias de Sociedades y de valores.
Circular Externa 05 del 6 de abril de 2000, de la Superintendencia de Sociedades sobre criterios generales sobre estados financieros consolidados y modelos de control para las entidades sometidas a vigilancia de la Supersociedades.
Circular Externa 05 del 24 de noviembre de 1998, de la Superintendencia de Sociedades sobre valuación y contabilización de inversiones para entidades vigilados por la Supersociedades.
Circular Externa 02 de 1998 de la Superintendencia de valores, sobre los criterios sobre métodos de consolidación de los estados financieros en las entidades emisoras de valores.
Circular Externa 30 del 26 de noviembre de 1997, de la Supersociedades sobre criterios generales para la aplicación del régimen legal de las matrices, subordinadas, situaciones de control y grupos empresariales y estados financieros consolidados.
Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria, sobre los procedimientos para la consolidación de sociedades subordinadas nacionales y extranjeras que aun sigue vigente para la Superintendencia Financiera de Colombia y que la misma Superintendencia de Sociedades hace el debido reconocimiento como procedimiento en la página 460 en su libro de Doctrinas Contables y Jurídicas 1994 – 2009.
El problema que resuelve este marco legal es la determinación de los procedimientos para la consolidación de los estados financieros entre la matriz y las subordinadas, que reflejen el estado económico del grupo empresarial.
2. cual es el marco conceptual a tener en cuenta en la preparación y presentación de los estados financieros consolidados.
3. cual es el objetivo principal de los libros de contabilidad
En este orden de ideas, el objetivo de la teneduría de libros no es otro que lograr uno de los propósitos de la contabilidad, que es registrar de forma cronológica los hechos económicos de la empresa.
Mediante la teneduría de libros se logran registrar, plasmar, imprimir en un libro físico o en un medio magnético, los hechos económicos sucedidos o desarrollador por la empresa.
Es mediante la teneduría de libros que se logra hacer la clasificación, organización y registro de cada operación de la empresa que es precisamente de lo que se ocupa la contabilidad mediante la teneduría de libros.
La teneduría de libros permite a la empresa tener a disposición la información contable y económica a través del tiempo, para ser consultada, para ser utilizada en la elaboración de informes, estudios, análisis, y lo más importante, para ser utilizada como una herramienta para la toma de decisiones.
En resumen, el objetivo de la teneduría de libros permitir que la contabilidad se vuelva realidad, puesto que es mediante la teneduría de libros que es posible llevar un registro cronológico e histórico de todo lo que sucede en la empresa en materia contable, económica y financiera.
4. en que casos los libros de contabilidad cumplen las funciones de medio probatorio
Los libros de comercio y la contabilidad tienen fuerza probatoria, pero esta fuerza probatoria sólo será eficaz en la medida en que la contabilidad como tal y los demás libros de comercio, estén llevados en debida forma, con el cumplimiento total de los requisitos legales.
La corte constitucional en sentencia C-062 del 30 de enero de 2008 ha hecho una magistral exposición respecto a las condiciones que debe cumplir la contabilidad para que constituya plena prueba, prueba que es válida tanto en aspectos comerciales, civiles, tributarios, etc.:
“Ahora bien, el hecho de que los libros de comercio que se exhiben entre comerciantes constituyan plena prueba no significa que la aducción de los mismos sea absoluta o esté desprovista de reglas. El concepto de plena prueba debe matizarse en los siguientes sentidos.
En primer lugar, tal como lo indica el doctrinante Gabino Pinzón, la eficacia probatoria de los libros de comercio se encuentra subordinada al cumplimiento de ciertos requisitos:
a) Para que los libros de contabilidad sean eficaces como prueba en litigio, se requiere que sean llevados en debida forma. En otras palabras, la contabilidad que puede hacerse valer como medio probatorio es la que cumple con las especificaciones de la ley. Una contabilidad que no satisfaga las exigencias legales o no lleve los libros indicados por la ley no puede considerarse fidedigna y, por tanto, no puede constituir prueba de lo que en ella se consigna. A juicio del citado tratadista, la contabilidad llevada en forma irregular no constituye ni siquiera principio de prueba que permita complementarse con documentos anexos.
A este respecto, el mismo tratadista cita a Rocco cuando afirma:
“Discútese si de los libros llevados irregularmente cabe inducir al menos un principio de prueba a favor del comerciante: para nosotros carece de eficacia en este sentido el libro irregularmente llevado, porque desaparecen aquellos supuestos que sirven de base para atribuir especial fuerza probatoria a los libros de comercio. Tampoco cabe reconocer presunción a favor del comerciante de los libros irregularmente llevados, porque entonces, indirectamente, mediante la prueba indiciaria, se daría al libro una fe que le ha negado expresamente el legislador” (Gabino Pinzón. Ob.Cit. Pág. 453)
“La eficacia probatoria de los libros de contabilidad está subordinada a su regularidad o legalidad, de suerte que los libros irregulares no pueden ser tomados en cuenta en las controversias judiciales de carácter mercantil”, culmina señalando el tratadista Gabino Pinzón.
El principio anterior fue recogido por el artículo 271 del Código de Procedimiento Civil que en su inciso primero prescribe:
“Art. 271 C.P.C. Modificado por el Decreto 2282 de 1989, art. 1º Numeral 121. Libros de Comercio.
“Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 59 del Código de Comercio, los libros de comercio hacen fe en los procesos entre comerciantes, siempre que estén llevados en legal forma.
Para efectos impositivos, el Estatuto Tributario consigna una norma que cumple la misma función. La disposición no hace cosa distinta a reconocer que los libros de comercio son documentos de importancia crucial en la determinación de las obligaciones fiscales, por lo cual les concede eficacia probatoria privilegiada.
ART. 781.—La no presentación de los libros de contabilidad será indicio en contra del contribuyente. El contribuyente que no presente sus libros, comprobantes y demás documentos de contabilidad cuando la administración lo exija, no podrá invocarlos posteriormente como prueba en su favor y tal hecho se tendrá como indicio en su contra. En tales casos se desconocerán los correspondientes costos, deducciones, descuentos y pasivos, salvo que el contribuyente los acredite plenamente. Únicamente se aceptará como causa justificativa de la no presentación, la comprobación plena de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito.
La existencia de la contabilidad se presume en todos los casos en que la ley impone la obligación de llevarla.
b) El carácter de plena prueba de los libros de comercio se predica de ellos en su totalidad indivisible, sin que le sea permitido al contendor solicitar la exhibición de los mismos, al tiempo que descalifica registros específicos o libros concretos. Así, quien solicita la exhibición de los libros no puede posteriormente formular reservas parciales, pues aquellos se suponen plena prueba de lo que pretende acreditarse. Así lo prevé el artículo 72 al advertir que “la fe debida a los libros es indivisible. En consecuencia, la parte que acepte en lo favorable los libros de su adversario, estará obligada a pasar por todas las enunciaciones prejudiciales que ellos contengan, si se ajusta a las prescripciones legales y no se comprueba fraude”.
c) El contenido de los libros de comercio constituye una confesión del comerciante que los lleva e impide que el mismo pruebe en contrario de lo que ha consignado en ellos. Este principio se vincula con aquél que sólo confiere valor de plena prueba a los libros llevados de manera regular, por lo que debe entenderse que sólo la contabilidad que se lleva de
manera regular constituye plena prueba. Así se deriva del mismo inciso primero del artículo 271 del C.P.C. previamente citado.
Sobre la base de los principios generales expuestos, el régimen comercial nacional ha diseñado un complejo sistema de reglas que dan al juez instrucciones acerca de cómo hacer valer el valor probatorio de los libros de comercio en un proceso, de acuerdo con el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones de llevar libros de comercio.
a) En primer lugar, el artículo 70 del C.Co. establece que si los libros de comercio están llevados de forma adecuada y concuerdan con los asientos contables, deberá decidirse de conformidad con su contenido y asiento. En esta hipótesis, la ley parte del supuesto de que los comerciantes trabados en contienda son cumplidos en su deber de llevar en forma regular los libros de comercio. Por ello la ley confiere a los libros de comercio el máximo de certeza posible. Como la obligación legal se cumple en debida forma, la ley admite el carácter de plena prueba del contenido de los libros de ambos. La información fidedigna que soportan los asientos contables permite extraer de ellos la información litigiosa.
b) Si los libros están debidamente diligenciados, pero no coinciden con los asientos contables, la ley da por cierto el contenido de los libros y papeles de comercio, pues, por disposición del artículo 70 citado, aquellos constituyen confesión. Al respecto, afirma Rocco , que “los asientos de los libros constituyen una confesión escrita extrajudicial hacia la parte contraria”, por lo que en verdad, en esta hipótesis, los libros no pueden desecharse.
c) Puede suceder también que una de las partes lleve contabilidad regular de sus negocios, mientras la otra no cumple a cabalidad con las exigencias legales. En este caso la ley confiere un tratamiento intermedio al comerciante que ha cometido irregularidades en su contabilidad al disponer que el asunto litigioso se resolverá de conformidad con los libros del comerciante cumplido, a menos que el primero no aduzca plena prueba que desvirtúe el contenido de los mismos.
En esta hipótesis el comerciante infractor puede presentar cualquier medio legal de prueba en contra de los libros regulares de la contraparte. En caso contrario, los libros adecuadamente diligenciados constituyen plena prueba contra el comerciante incumplido.
d) El cuarto evento posible es aquel en el que ninguno de los comerciantes en debate cumple correctamente las exigencias legales de contabilidad. Las irregularidades detectadas en los libros de comercio defectuosos impiden que el juez los tenga por plena prueba, concretamente porque esa jerarquía sólo es privilegio de los libros que llevan una historia clara, completa y fidedigna de los asuntos contables del negocio. La ley dispone, en consecuencia, que el juez prescindirá de ellos y sólo se tomarán en cuenta las demás pruebas aportadas al expediente.
e) En la última hipótesis, la que es objeto de esta demanda, uno de los comerciantes lleva cumplidamente sus libros de comercio, mientras el otro no lleva contabilidad de sus negocios o no la presenta. En este caso, el legislador ha previsto la consecuencia más severa para el comerciante que no presenta contabilidad –sea porque no la tiene o no la
muestra en el proceso-. La ley aplica el principio general según el cual los libros de comercio debidamente llevados constituyen plena prueba en conflictos entre comerciantes.”
5. cuales son los requisitos de legalidad de los libros de contabilidad
Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los
comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones
mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.
LIBROS PRINCIPALES
Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los
comerciantes deben llevar los siguientes libros:
Libro de Inventarios y Balances
Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un
balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la
situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos
rubros, de acuerdo con las normas legales.
Legalidad contable:
Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez años,
contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante.
La información que debe contener este libro es:
La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.
(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).
El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los
rubros anteriormente descritos.
El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.
El valor parcial de las operaciones.
El valor total correspondiente a cada cuenta.
A continuación se presenta un formato
En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el
Balance General correspondiente.
Libro Diario
Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se
registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados
por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento
mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos
y créditos, trasladándolos al libro mayor.
En este libro se encuentra información como:
la fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.
La descripción del comprobante.
La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta
Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y
registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio
y las disposiciones legales.
Libro Mayor y Balances
Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el
movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que
en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los
libros auxiliares.
En el se encuentra la siguiente información:
La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas
de la empresa).
El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
El movimiento débito o crédito de cada cuenta.
Las operaciones mensuales.
Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.
LIBROS AUXILIARES
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y
detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada
empresa determina el numero de auxiliares que necesita de acuerdo con su
tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.
En ellos se se encuentra la información que sustenta los libros mayores y
sus aspectos más importantes son:
Registro de las operaciones cronológicamente.
Detalle de las actividad realizada.
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta
Tipos de libros auxiliares
Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la información de
una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede
ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.
Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libro
mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y
sus auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y
ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la
administración de impuestos.
Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por
pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.
También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera
de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el
registro de facturación etc.
6. en donde y cuando se exhiben los libros de contabilidad
La obligación que tiene todo comerciante o contribuyente de exhibir los libros de contabilidad, están regulados por diferentes normas, y en principio, la exhibición de los libros contabilizad se debe realizar en las oficinas de la empresa, aunque normas como las tributarias pueden exigir que los libros sean presentados en las oficinas de la respectiva administración de impuestos.
Sobre la exhibición de los libros, el decreto 2649 de 1993 contempla:
“Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para el efecto.
Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la exhibición se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relación con las operaciones del establecimiento.
Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesión, salvo que aparezca probada y justificada su pérdida, extravió o destrucción involuntaria.
Si al momento de practicarse la inspección los libros no estuvieren en las oficinas o establecimiento del ente económico, este puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario señale.
En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse:
1. Lo que se pretende probar.
2. La fecha aproximada de la operación.
3. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer registradas las operaciones.
En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes y soportes del asiento que se examine.
La exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante previstos en el articulo 64 del Código de Comercio también procederá en el caso de la liquidación de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cónyuges tengan la calidad de comerciante”.
Término para la exhibición de los libros de contabilidad
Los términos o el plazo que el contribuyente tiene para exhibir sus libros de contabilidad están dados por el artículo 2 del decreto 1353 de 1987:
“Cuando la Administración Tributaria ordene la exhibición de los libros de contabilidad a quienes estén obligados a llevarlos, estos podrán disponer hasta de cinco (5) días hábiles para exhibirlos, contados a partir de la fecha en la cual se solicite por escrito la presentación de los mismos.Cuando la solicitud se realice por correo, el plazo de que trata este artículo será de ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha de introducción al correo de la respectiva solicitud.Cuando se trate de la práctica de pruebas, originada en el trámite de las solicitudes de devolución del impuesto sobre las ventas de que tratan los artículos 31 y 32 del Decreto 3541 de 1983, el contribuyente deberá exhibir los libros a mas tardar el día hábil siguiente al de la fecha en que se solicite por escrito su exhibición”.
Inspección contable
Por su parte, el estatuto tributario en su artículo 782, contempla la inspección contable, que consiste en el derecho o facultad que tiene la administración de impuestos en inspeccionar y verificar los libros de contabilidad de un contribuyente:
“La Administración podrá ordenar la práctica de la inspección contable al contribuyente como a terceros legalmente obligados a llevar contabilidad, para verificar la exactitud delas declaraciones, para establecer la existencia de hechos gravados o no, y para verificar el cumplimiento de obligaciones formales.
De la diligencia de inspección contable, se extenderá un acta de la cual deberá entregarse copia una vez cerrada y suscrita por los funcionarios visitadores y las partes intervinientes.
Cuando alguna de las partes intervinientes, se niegue a firmarla, su omisión no afectará el valor probatorio de la diligencia. En todo caso se dejará constancia en el acta.Se considera que los datos consignados en ella, están fielmente tomados de los libros, salvo que el contribuyente o responsable demuestre su inconformidad.
Cuando de la práctica de la inspección contable, se derive una actuación administrativa en contra del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, o de un tercero, el acta respectiva deberá formar parte de dicha actuación”.
La inspección contable puede ser realizada por la administración de impuestos, o solicitada por el mismo contribuyente, caso en el cual, la administración de impuestos tiene el deber de practicarla, esto según el artículo 778 del estatuto tributario.
La inspección contable debe ser realizada por un funcionario de la administración de impuestos que tenga la calidad de contador público, de lo contrario, las pruebas obtenidas en la inspección contable realizada por un funcionario no calificado no producen efecto alguno.
7. en que consiste la inspeccion ocular de los libros de contabilidad
INSPECCION TRIBUTARIA/ACTA DE INSPECCION/LIBROS DE CONTABILIDAD -Presentación
El acta de inspección (o incluso el experticio contable) carece de fuerza enervante como para descalificar a perpetuidad el mérito de libros y papeles de comercio; es claro que el informe sobre la irregularidad contable de un ejercicio dado, acarrea en el mismo todas la consecuencias sancionatorias prevenidas por la Ley, pero ello no impide que, corregida la irregularidad , la contabilidad recobre su eficacia pues no hay norma que prohiba el saneamiento o descarte la recuperada validez probatoria,
como no sea en el evento de la "no presentación". Tal expresión sin embargo, se debe interpretar en el sentido de oposición absoluta o negativa injustificada, porque el mismo Artículo 15 del Decreto 3803 de 1982 autoriza la comprobación de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito.
INSPECCION TRIBUTARIA -Duración
Si el otorgamiento jurídico tributario no fija un término preclusivo de duración de la inspección, ni seDala el momento específico de la exhibición se colige necesariamente que ésta se puede iniciar desde la entrega del auto comisiorio o escrito que la exija, o simplemente en el curso de la visita, mientas la comisión visitadora permanezca en el domicilio del inspeccionado, en ejercicio de las funciones que les son propias, o no, caso en el que es obvio inferir el otorgamiento implícito de un plazo para la exhibición o la justificación de la no exhibición (de los libros de contabilidad) pues de otro modo, evidentemente, carecería de causa lícita o siquiera de explicación razonable, dicha permanencia e insistencia de los comisionados no obstante la renuencia del visitado.
DERECHO DE DEFENSA -Violación/MEDIOS PROBATORIOS -Valoración/ACTO ADMINISTRATIVO -Motivación
Se desprende de las actas de inspección y los requerimientos administrativos, que las adiciones, rechazos y sanciones por cada uno de los semestres discutidos, no se basaron como legalmente procedía en el examen detallado de libros y efectos, ya que según los visitadores y auditores se fundaron exclusivamente en "al análisis de los comprobantes de diario por sus cuentas....". Tal conducta confirmada en las liquidaciones de revisión y las providencias que desataron los recursos, viola flagrantemente las reglas del debido proceso, contraría las normas sobre la debida motivación de los actos administrativos y se opone a los preceptos sobre la valoración y eficacia de la prueba en el proceso, ya que se trata de un caso en el que la mayor parte de las disposiciones que se dicen transgredidas es por haber imperado el arbitrio de los funcionarios.
8. cuáles son los libros de contabilidad según el código de comercio
ART. 129.— Inventario de mercancías El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:
1. Clase y denominación de los artículos.
2. Fecha de la operación que se registre.
3. Número del comprobante que respalda la operación asentada.
4. Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas.
5. Existencia en valores y unidad de medida.
6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.
7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.
En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación se dificulte el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos.
Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total.
Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.
Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.
PAR.—Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos señalados en los numerales 5º, 6º y 7º de este artículo.
ART. 130.— Libro de accionistas y similares Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.
Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.
ART. 131.— Libros de actas Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.
Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.
ART. 132.— Corrección de errores. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.
9. cuales debe llevar a la casa matriz
Libro Mayor, el Libro de Inventarios y Balances, Libro DiarioColumnario; Libro de Actas; Libro de socios o Accionistas y Librode correspondencia. Los libros auxiliares que desee.
10. cuales debe llevar a la sucursal
11. condiera usted que los establecimientos de comercio constituido como sucursales o agencias deben tener registro mercantil y llevar libros de contabilidad debidamente registrados en la camara de comercio
12. cuales son los agentes economicos individuales según las normas de comercio13. cuales son los agentes economicos colectivos según las normas de comercio14. cuales son las principales personas del sector real de la economia15. cual es la diferencia entre empresa y establecimiento16. cual es la diferencia entre ente economico y empresa17. a traves de que metodos se puede hacer crecer una empresa
LIBROS1. JUSTIFICACIÓN
Frente a las continuas consultas elevadas ante el Consejo Técnico de la Contaduría Publica sobre los libros de contabilidad, se considera necesario, compilar y aclarar las diferentes disposiciones existentes, en ejercicio de la función orientadora en el área técnico-científica consagrada en el Art. 33 de la Ley 43 de 1990 y como aporte a la comunidad usuaria de los servicios contables.
2. OBJETIVOS
2.1. GENERAL
Orientar la interpretación normativa en materia de Libros de Contabilidad.
2.2. ESPECÍFICOS
• Pronunciarse sobre libros, tomando como base la normatividad vigente en el sector privado.• Orientar sobre la conformación, clases y diligenciamiento de los libros.• Determinar ante qué entidades se realiza el registro de los libros y cuáles se deben registrar.• Enunciar qué entes económicos están obligados a llevar libros contables y cuáles.• Determinar los procedimientos para el registro, manejo, conservación, corrección de errores, destrucción, pérdida y reconstrucción de los libros, para que tengan efectos de medio de prueba en materia comercial, civil y tributaria.
3. ANTECEDENTES
Con el fin de establecer los beneficios de sus actividades, las medidas de control y contar con medios probatorios sobre sus transacciones, los comerciantes procedieron a efectuar el registro de sus operaciones en forma detallada, para posteriormente presentarlos resumidos en sus diferentes elementos. De esta manera surgen los libros que dependiendo de las necesidades se realizan con un grado de detalle diferente, unos de resumen y otros de detalle o auxiliares.
Acogiendo estas necesidades la Cámara de Comercio de Bogotá realizó un estudio sobre las normas de los libros de comercio, fruto del cual se expidió el decreto 1798 de 1990. Posteriormente el 29 de diciembre de 1993 fue promulgado el decreto 2649 “Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia”, incluyendo dentro del título III la reglamentación de las normas sobre registro y libros.
En la actualidad las normas sobre libros de comercio y en especial los libros de contabilidad y sus efectos probatorios se encuentran dispersas en varias disposiciones, entre
ellas, el artículo 15 de la Constitución Nacional, Código de Comercio, Código de Procedimiento Civil, Estatuto Tributario y Decretos Reglamentarios 2649 y 2650 de 1993 .
4. ORIENTACIÓN
4.1. CONCEPTO DE LIBROS DE COMERCIO
El diccionario de la Real Academia de la Lengua trae como definición de libro:“Conjunto de muchas hojas de papel, vitela, etc., ordinariamente impresas, que se cosido o encuadernado juntas con cubiertas de papel, cartón, pergamino u otra piel, etc., y que forman un volumen.” (1)
El concepto de libro de comercio no se aleja mucho de la anterior definición, pues los libros de comercio son documentos en donde los entes realizan los registros de sus operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad, y podrán ser diligenciados, ya sea en forma manual o electrónica.
El Código del Comercio señala: “cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.(2)
El Consejo de Estado por su parte señaló que: “El concepto de libro de comercio en general y de libros de contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende tanto el concepto tradicional de haz de hoja como también las citadas cintas magnetofónicas, videos tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que, como ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento (C. Co., Art. 2035).
Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar contabilidad”. El Alto Tribunal determinó en sentencia donde estudia la calidad de libro de comercio del Libro de Actas que “…dentro de los libros de comercio se encuentra los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad.” (3)
De contera, solo lo que se puede traducir o representar en cifras puede ser objeto de registro contable; es decir, la contabilidad sólo acredita la historia de la empresa; por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros aspectos no cuantificables en valores monetarios.
4.1.1. LIBROS DE REGISTRO DE ACCIONISTAS Y DE SOCIOS
Tanto las sociedades de responsabilidad limitada como las sociedades por acciones están obligadas a llevar un libro de registro de sus socios o accionistas, los cuales pueden llevarse por medios mecanizados o electrónicos (sistematizados) en cumplimiento de los parámetros
establecidos en los artículos 195 y 361 del C. Co., al igual que el artículo 130 del decreto 2649 de 1993.
Por su parte el artículo 125 del decreto 2649 de 1993, cuando menciona los libros que deben llevar los entes económicos, determina que debe existir uno en donde se identifique “(…) la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos”. De acuerdo con esas características se puede concluir que corresponde al mencionado libro de socios o accionistas.
Este libro debe registrarse en la Cámara de Comercio o ante la autoridad competente del domicilio principal de la sociedad.
4.1.2. LIBRO DE ACTAS
Las actas son documentos donde se consignan los temas tratados y decididos en las reuniones de los órganos colegiados de las diferentes clases de personas jurídicas, sean éstas sociedades comerciales, civiles o entidades sin ánimo de lucro.
El Libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados del ente, constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad.
Para que tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o en su defecto por el revisor fiscal (Art.431 del C. de Cio)
Las normas mercantiles establecen para las sociedades la obligación de llevar un libro debidamente registrado para anotar en orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. En el mismo sentido, los entes económicos podrán asentar en un solo libro las actas de los órganos de dirección, administración y control, distinguiendo cada una con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos(4).
Los hechos que consten en las Actas serán probados con copias de las mismas autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad. Sin embargo, la copia o el acta correspondiente podrán ser tachadas de falsedad, en los términos del Art. 189 del Estatuto Mercantil.
4.1.3. LIBROS DE CONTABILIDAD
4.1.3.1. CONCEPTO DE LIBROS DE CONTABILIDAD
Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas son la fuente para su elaboración.
El artículo 56 del Código de Comercio al referirse a los libros de contabilidad indica que estos podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservase archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.
En este orden de ideas, los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo con el uso a que se destinen deben llevar una numeración sucesiva y continua. (Art. 125 D.2649/93).
Los folios de los libros de contabilidad deben ser autenticados mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellos por la autoridad que corresponda de acuerdo a la naturaleza del ente económico y lugar de su registro, situación requerida únicamente para los libros oficiales y los denominados principales por la legislación tributaria.
4.1.3.2 CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD.
Si bien, el Estatuto Mercantil clasifica los libros de comercio en obligatorios y auxiliares, (Art. 49). Tratándose de libros obligatorios de contabilidad, la Corte Constitucional precisó que le corresponde al legislador determinarlos, siempre y cuando se esté de acuerdo con lo dispuesto sobre la materia en el Código de Comercio(5), de manera que las normas contables no contienen una clasificación rigurosa de cuáles son los libros que deben tener las personas obligadas a llevarlos.
En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia deSociedades se ha pronunciado (6) reiteradamente manifestando que al no haber fijado la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el Art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts. 50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil, de donde se desprende que para que la contabilidad sea comprensible y útil y las operaciones sean registradas en estricto orden cronológico, bien sea de manera individual o por resúmenes globales no superiores a un mes, es necesaria la utilización de los llamados libros Diario y Mayor y Balances.
La norma permite que los libros antes citados se puede reemplazar por el denominado libro de Cuenta y Razón, ya que éste incluye tanto las operaciones en orden cronológico como los resúmenes mensuales por cada cuenta. También puede llevarse un solo libro resumen (oficial) como ha sido interpretado por la Sección Cuarta del Consejo de Estado en sentencia del 19 de Marzo de 1999.
Lo anterior permite escoger la opción que más se ajuste al ente para llevar sus registros, situación que está en concordancia con el articulo 48 del mismo Código, donde se permite la utilización de procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios, argumento que ha sido reiterado por el Consejo de Estado.(7)
Tratándose de los libros auxiliares el legislador determinó que serán aquellos necesarios para el completo entendimiento de los libros obligatorios, los cuales no requieren ser
registrados(8) , de manera que son documentos destinados al registro detallado de las operaciones del ente económico y para la ampliación de la información contenida en los libros obligatorios.
4.1.3.3 LIBROS DE CONTABILIDAD MÁS USADOS.
La práctica empresarial y de los profesionales de la contaduría pública es la de utilizar como libros obligatorios y en consecuencia sujetos al registro de la autoridad correspondiente, los que se explican a continuación:
4.1.3.3.1. LIBRO DIARIO
Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.
4.1.3.3.3 LIBRO MAYOR O LIBRO MAYOR Y BALANCES.
Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes
4.1.3.3.4 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.
Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios.
El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.
4.1.3.3.5 LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES
Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes que comercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al régimen simplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada, las operaciones realizadas por cada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado.(11)
No reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado todo comerciante.Además, se trata de un libro que no requiere ser registrado.
4.1.3.4 LIBROS AUXILIARES
Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes normas hacen alusión a éstos libros, el decreto 2650 de 1993 hace referencia a la forma como deben ser diligenciados en aplicación del Plan Único de Cuentas, además que su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.
Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías (12), con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.
4.1.3.5 CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y MENSAJESELECTRÓNICOS DE DATOS
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. La conservación se deberá realizar permitiendo que la información sea accesible para su posterior consulta, conservando los datos en el formato que se haya generado y que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, para que posteriormente se pueda determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora de envío y recibo del mensaje.
De conformidad con la Ley 527 de 1999 las informaciones requeridas por el legislador que consten por “escrito” podrá estar contenido en un mensaje de datos siempre que sea accesible para su posterior consulta.
Por su parte, la firma electrónica deberá cumplir con las condiciones establecidas en el artículo 7º de la ley citada, para lo cual deberá cumplir con:
a. Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación,b. Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito para el cual el mensaje fue generado o comunicado.
Adicionalmente, el mensaje de datos debe garantizar su integridad, para lo cual el método escogido para digitalizar debe garantizar que la información consignada en el mensaje “…ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación”.
Sobre esta materia se ha pronunciado la Superintendencia de Sociedades para sus entes sometidos a inspección y vigilancia, estableciendo que el grado de confiabilidad de la información será determinado por la entidad en cada caso en particular de acuerdo a los fines requeridos y a las circunstancias propias en las cuales se presenta la información. (Concepto 220-98208)
En lo que hace referencia a los libros auxiliares el mismo órgano de inspección y vigilancia ha precisado que deben estar impresos en forma independiente de la decisión de conservarse en medio magnético ( Concepto 340-5698 del 23 de Febrero de 1998 y 340-41978 del 27 de junio de 2000)
4.1.3.6 IMPRESIÓN DE LIBROS
Los libros oficiales u obligatorios deben llevarse impresos en los folios registrados ante la autoridad correspondiente, asentando sus registros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.(13)
Para efectos probatorios acorde con la Constitución Nacional, la Dirección deImpuestos y Aduanas Nacionales señala que quienes utilicen el sistema computarizado están obligados a tener libros impresos al día, además de los libros oficiales, los libros auxiliares que sirvan de soporte para conocer las transacciones individuales registradas en los libros de resumen so pena de hacerse acreedor a las sanciones establecidas en normas tributarias por irregularidades en la contabilidad.(15)
La Corte Constitucional señaló en sentencia C-662 de 2000 respecto de la ley 527 de 1999, el principio de los equivalentes funcionales en virtud del cual, los mensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento de los documentos consignados en papel, es decir que, debe dárseles la misma eficacia jurídica, por cuanto comportan los mismos criterios de un documento, señalando que el principio de los “equivalentes funcionales” se fundamenta en un análisis de los propósitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar cómo podrían cumplirse esos propósitos y funciones con técnicas electrónicas, el cual tiene en cuenta los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel. Por consiguiente, tratándose de comercio electrónico y soportes de las transacciones podrán utilizarse los mensajes de datos con las características anotadas, como soporte de los registros.
Las normas del Código de Comercio obligan adelantar la contabilidad en libros debidamente registrados, con el correspondiente valor probatorio, operando para el efecto, la diligencia en papel realizada en la oficina que corresponda, de acuerdo a la naturaleza del ente económico, de manera que hasta que no se realice la correspondiente reforma a las
normas mercantiles o exista un pronunciamiento jurisprudencial sobre este tema, deberá continuarse con la aplicación de los preceptos sobre el registro e impresión de libros de contabilidad.
Ahora bien, dada la obligación de las diferentes organizaciones de remitir información a las entidades que ejercen inspección y vigilancia y la presunción de que dichos datos corresponden a la realidad financiera tomada de los libros oficiales, se deduce la obligación para aquellas de registrar sus operaciones. Lo anterior es base para toda certificación, atestación y dictamen.
4.1.3.7 DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS REGISTROS CONTABLES.
Los registros en los libros de contabilidad corresponden a las transacciones y hechos económicos sucedidos en las unidades empresariales que deben estar debidamente soportados en los comprobantes de contabilidad, y con documentos de orden externo o interno.
4.1.3.7.1 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Los comprobantes de contabilidad son los documentos que deben elaborarse previamente al registro de cualquier transacción, con fundamento en los soportes, debiendo contener el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas, (16) para luego ser registradas en orden cronológico en los libros auxiliares y oficiales garantizando la veracidad e integridad de la información.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación de la fecha de su preparación, indicando el nombre de las personas que los hubieren preparado y autorizado y deben elaborarse en idioma castellano.
Por su parte, los soportes son los documentos suficientes y valederos según el tipo de acto de que se trate, de un hecho u operación económica; pueden ser de origen interno o externo, los primeros se originan dentro de la misma unidad económica, mientras que los externos provienen de terceros.
La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan, de acuerdo al Plan Unico de Cuentas.
4.1.3.8 CORRECCIÓN DE ERRORES Y DE REGISTROS EN LOS LIBROS DECONTABILIDAD.
“Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere”.(17)Los simples errores de trascripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la pagina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.(18)
4.1.3.9. REGISTRO DE LOS LIBROSDe acuerdo con el Código de Comercio y el Decreto 2649 de 1.993 cuando la ley así lo exija, para que puedan servir como prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio principal.
En caso de los libros de establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento. Entendiéndose por enseña según el diccionario de la lengua española como insignia o estandarte.
Solamente pueden registrase libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere probar que al anterior le falten pocos folios por utilizar y que su sustitución obedezca a causas ajenas al ente económico, para lo cual deberá presentarse el libro que se quiere sustituir, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su efecto de un contador público. Si la falta de un libro se debe a su pérdida, extravío o destrucción, se presentará copia auténtica del denuncio correspondiente. Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción. (19
4.1.3.9.1 ENTIDADES DONDE SE REGISTRAN LOS LI BROS.
El registro de libros de contabilidad se realiza ante las autoridades o entidades competentes tales como: Las Cámaras de Comercio, Ministerios, Gobernaciones, Dirección de Impuestos y Aduanales Nacionales, Consejo Nacional Electoral, Inspecciones de Trabajo y las alcaldías, entre otros.
4.1.3.9.1.1 CÁMARAS DE COMERCIO.
Se deben inscribir en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio, de acuerdo al numeral 7º articulo 28 del Código Mercantil los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles y civiles (Art.1 de la ley 222 de 1995).
Conforme a la guía para constituir y formalizar una empresa No.1, de la Cámara de Comercio de Bogotá, “Por ley todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la Cámara de Comercio. Los libros que se deben inscribir son:
PERSONAS NATURALESa) Libro mayor y balance;b) Libro diario, yc) Libro de inventarios y de balances
SOCIEDADESa) Libro mayor y balances;b) Libro de inventarios y balances;c) Libro diario, yd) Libro de actas de asamblea, de registro de socios, de asambleas y de juntas, según el caso”.
El libro mayor y Balances puede ser sustituido por el Libro Mayor General.Es conveniente precisar que la Cámara de Comercio inscribe los libros de comercio, mas no ejerce control sobre el manejo de ellos, como si lo puede realizar la administración de impuestos nacionales y los organismos de inspección, vigilancia y control de las sociedades.
Así mismo, las entidades sin ánimo de lucro, entendidas como aquellas que no tienen por objetivo el ánimo de lucro en el desarrollo de sus actividades, por cuanto los fines son altruistas para desarrollar actividades de orden cultural, educativo, artístico y social, deben registrar sus libros.
En la Cámara de Comercio del domicilio social, las entidades de naturaleza cooperativa, Fondos de empleados, Asociaciones mutuales, así, como sus organismos de integración; Instituciones auxiliares; entidades ambientalistas; entidades científicas, tecnológicas, culturales, e investigativas; asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a los consagrados en el Art. 3 del decreto 427 de 1996, instituciones de utilidad común que prestan servicio de bienestar familiar, asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales, corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas; gremiales; de beneficencia; profesionales; juveniles; sociales; de planes y programas de vivienda; democráticas, participativas, cívicas y comunitaria; promotoras de bienestar social; de egresados; de rehabilitación social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, asociaciones de padres de familia de cualquier grado; las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepción.(20) (20) Art. 2 Decreto 427 de 1996
4.1.3.9.1.2 ENTES QUE DEBEN REGISTRAR SUS LIBROS ANTE LA DIAN
De conformidad con el Art. 2º del D.2500 de 1986, a partir del 1º de enero de 1987 las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho público, juntas de defensa civil y las entidades previstas en el Art. 5º del mismo decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio.
Las entidades sin ánimo de lucro de que trata el Art. 45 del D.2150 de 1995 y Art. 3 del D.427 de 1996 , deben inscribir sus libros ante la DIAN dentro de las cuales se encuentran las instituciones de educación superior; las instituciones de educación formal y no formal a que se refiere la Ley 115 de 1994; las personas jurídicas que prestan servicios de vigilancia privada; las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y
confederaciones y asociaciones de ministros; las reguladas por la Ley 100 de Seguridad Social, cámaras de comercio y las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley expresamente regule en forma específica su creación y funcionamiento, todas las cuales se regirán por sus normas especiales; entidades privadas del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993, las sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos de que trata la Ley 44 de 1993, las personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia, establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el decreto 3130 de 1968 y demás disposiciones pertinentes, cajas de compensación familiar reguladas por la ley 21 de 1982, cabildos indígenas regulados por la ley 89 de 1890, entidades que conforman el Sistema Nacional de Deporte de los niveles nacional, departamental y municipal regulados por la ley 181 de 1995 y decreto ley 1228 de 1995, organizaciones gremiales de pensionados de que trata la ley 43 de 1984 y Las casas- cárcel de que trata la ley 65 de 1993.
Las copropiedades regidas por la ley 675 de 2001, registrarán sus libros de contabilidad ante la DIAN, por no encontrarse en las excepciones del citado decreto. Así lo ha interpretado el Consejo Técnico de la Contaduría Pública mediante concepto CTCP 8 marzo 5 de 2002.
Adicionalmente, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP es una persona jurídica de naturaleza única cuya creación e inscripción fue regulada por el Decreto- Ley 2206 de 1998, de manera que se constituye en una de las excepciones a que se refiere el Decreto 2150 de 1995, por lo que no está obligada a registrar sus libros de contabilidad en la Cámara de Comercio, por tanto, deberán inscribirse en la Dirección de Impuestos Nacionales, de conformidad a lo previsto en el artículo 774 del Estatuto Tributario. (21)
4.1.3.9.3 CONSEJO NACIONAL ELECTORAL
Los partidos y movimientos políticos deben registrar sus libros ante el Consejo Nacional Electoral, de conformidad con el contenido del Art. 6o de la ley 58 de 1985.
4.1.3.9.4 INSPECCIÓN DE TRABAJO.
De conformidad con el art 393 del Código Sustantivo del Trabajo en concordancia con el Art. 18 de la Ley 11 de 1984 los sindicatos deberán registrar en la inspección del trabajo los libros de afiliación, de actas de asamblea general, de actas de junta directiva, de inventario y balances y de ingresos y egresos.
4.1.3.9.5 SUPERINTENDENCIA DE ECONOMÍA SOLIDARIA.
Las organizaciones del sector real supervisado por la Superintendencia de Economía Solidaria deberán inscribir sus libros y documentos ante la Cámara de Comercio, de conformidad con el contenido del Decreto 2150 de 1995 y las Resoluciones 681 de 2000 y 2329 de 29 de enero de 2003.
Una vez la Superintendencia cuente con la estructura necesaria, procederá a efectuar dicho registro, dando cumplimiento al Decreto Reglamentario No.1798 de 1998 (se omite porque se aclaró en el 4.1.3.10.1.1)(21) DIAN concepto 098646 de 2001
4.1.3.9.6 GOBERNACIÓN O ALCALDÍAS.
De conformidad con el Decreto No.1774 del septiembre 11 de 2000 “por el cual se reglamenta la Ley 537 del 1° de diciembre de 1999.” las Juntas de Acción Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria, Asociaciones Comunales de Juntas, Federaciones Comunales y la Confederación Comunal Nacional, como organismos de primero, segundo, tercero y cuarto grado respectivamente, quedan por fuera del ámbito de registro ante las Cámaras de Comercio y en consecuencia, todos sus actos, así como el ejercicio de la inspección, control y vigilancia, serán de competencia de las entidades territoriales.
Así, El parágrafo l° del artículo 3° de la Ley 52 de 1990 establece que el otorgamiento, suspensión y cancelación de personería jurídica, así como la aprobación, revisión y control de las actuaciones de las Juntas de Acción Comunal, Asociaciones de Acción Comunal de carácter local o departamental entre otras, será de competencia de los Gobernadores y del Alcalde del Distrito Capital de Bogotá, de conformidad con las orientaciones impartidas al respecto por el Ministerio del interior.
De igual manera la Ley 136 de 1994, en su artículo 143 atribuye a los alcaldes de los municipios clasificados en categoría primera y especial, el otorgamiento, suspensión y cancelación de la personería jurídica, así como la aprobación, revisión y control de las actuaciones de las Juntas de Acción Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria y Asociaciones Comunales de Juntas domiciliadas en la municipalidad, de conformidad con las orientaciones impartidas por el Ministerio del Interior. 19
4.1.3.9.7 PLAZO PARA EL REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO
El numeral 4 del artículo 29 del Código de Comercio, estipula que la inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija término especial para ello; pero los actos y documento sujetos a su registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.
Si los libros no se registran ante la autoridad competente, no surtirán efectos ante tercero sino hasta la fecha de su inscripción. Además podrá acarrear sanciones legales, entre otras, multas impuestas por las superintendencias y por las autoridades tributarias (Art.655 E.T.).
Como no existe un plazo estipulado en la ley para realizar la respectiva inscripción se presume que una vez realizado el registro queda subsanada dicha omisión.
Una vez los libros se encuentren registrados en el organismos competente según la naturaleza del ente, se pueden realizar los asientos contables en los citados libros, incluidas operaciones efectuadas con antelación al registro de los libros.
La inscripción de los libros se probará con la respectiva certificación expedida por el ente que realizó la inscripción o mediante inspección judicial practicada en la oficina o dependencia encargada de realizar el registro.
4.1.3.10 EXHIBICIÓN DE LIBROS
Los libros deben ser exhibidos en el domicilio principal del ente económico, en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de este o de la persona que lo represente, conforme a lo establecido por el artículo 66 del Código de Comercio concordante con el artículo 127 del decreto 2649 de 1993.
Para los entes diferentes a los mercantiles, no existe norma expresa que regule su exhibición, por tanto será necesario acudir a la aplicación analógica de las normas anteriores.
Por su parte el Art. 288 del Código de Procedimiento Civil preceptúa que la diligencia de exhibición se practicará ante el juez del lugar en que los libros se lleven y se limitará a los asientos y papeles que tengan relación necesaria con el objeto del proceso.
Ante las consecuencias fiscales que ocasiona la no presentación de los libros, únicamente se acepta como causa justificada la comprobación plena de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito. En el evento de solicitarse una exhibición de libros, se deberá mostrar la denuncia junto con el certificado que acredite el registro de los mismos ante la entidad que corresponda. (Sentencia del Consejo de Estado de Noviembre 17 de 1995 Expediente 7321)
4.1.3.11 CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LIBROS
Los comerciantes deben conservar los libros y papeles relacionados con sus actividades cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta, función que corresponde a la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros. Verificada la exactitud de la reproducción de la copia, el secretario de la Cámara de Comercio firmará el acta en la que anotará los libros y papeles destruidos y el procedimiento utilizado para su reproducción. (21)
Ahora bien, vencidos los veinte (20) años contados desde el cierre de los mismos o la fecha del último asiento, documento o comprobante, los libros se pueden destruir sin requerirse la reproducción de los mismos.(22)
Los entes económicos no comerciantes deben conservarlos durante 20 años antes de su destrucción.
Los liquidadores de sociedades comerciales deberán guardarlos por 5 años contados a partir de la aprobación de la cuenta final.
4.1.3.12 PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LIBROS
El Decreto 2649 de 1993, reglamenta y fija los procedimientos en el evento de pérdida, extravío, destrucción y reconstrucción de libro, documentos y papeles de contabilidad para lo cual será necesario proceder de la siguiente manera:
Denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío, destrucción. Debe acreditarla en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, según el caso.
4.1.3.13 FORMA DE RECONSTRUIR LOS LIBROS
Los libros de contabilidad y registros se reconstruirán dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros, soportes de origen interno y externo, que estén debidamente fechados y autorizados por quienes intervinieron en ellos o los elaboraron, los medios electromagnéticos, comercio electrónico y las firmas digitales definidos en la ley 527 de 1999 y que cumplan los requisitos y condiciones del articulo 12 de la misma, copias grabadas, microfichas y demás instrumentos que se considere pertinente.(23)
Esta regla es aplicable para todos los entes económicos trátese de entidades comerciales o de otra naturaleza
4.1.3.14. RECONSTRUCCIÓN CUANDO NO HAY DOCUMENTOS
Cuando no se obtengan los documentos necesarios e indispensables para reconstruir la contabilidad, el ente económico, el comerciante o el afectado, debe hacer un inventario general a la fecha de la ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
Cuando se haga reposición de papeles extraviados o destruidos a través de copia que sean facilitadas por terceros, en ella se debe dejar constancia de tal circunstancia, describiendo el motivo de la reposición.
4.1.3.15 CORRECCIÓN DE ERRORES EN LOS LIBROS.
La contabilidad debe ser clara, completa y fidedigna, es decir, contener todas las operaciones con incidencia económica en la empresa; pero si por alguna circunstancia, se hubiere cometido algún error o se hubiere omitido el registro de alguna operación, como en el caso materia de consulta, nuestro ordenamiento mercantil, Art. 57 numeral 3º, determina que los errores u omisiones se salvan con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtieren.
Por su parte, las normas sobre técnica contable señalan que si se trata de simples errores de trascripción se deben salvar, entre otros, mediante una anotación al pie de la página, de lo
contrario el mecanismo indicado es la anulación de los folios, “.señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo”.(24)
El legislador previó que en el evento de violación a lo dispuesto en el citado artículo 57 del Código de Comercio, que guarda concordancia con el contenido del Art. 128 del Decreto 2649 de 1993, relacionado con las prohibiciones respecto al manejo de los libros de comercio, el responsable incurrirá en multas hasta de 200 salarios mínimos legales mensuales, para el caso de sociedades sometidas a inspección, vigilancia o control por parte de esta Superintendencia, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar. (Art. 58 C. de Co. en concordancia con el numeral 3, Art. 86 de la Ley 222/95.)
4.1.3.16 LIBROS EN EMPRESAS UNIPERSONALES
La ley 222 de 1995, establece que mediante la Empresa Unipersonal una persona natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter mercantil.
El acto de inscripción en el registro mercantil adquiere las obligaciones plenas de llevar contabilidad tal como lo obliga el artículo 19 Numeral 3 y de realizar el registro de libros en cumplimiento del artículo 28 numeral 7 del código de comercio.
Luego, conforme a estas referencias, las normas sobre libros de comercio son plenamente aplicables a las empresas unipersonales.
4.1.3.17 LIBROS DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES.
Según la Doctrina Tributaria en Concepto 39683 del 2 de junio de 1998, ” . Los profesionales independientes pertenecientes al régimen común del impuesto sobre las ventas, no están obligados a llevar contabilidad mercantil, siempre y cuando no sean comerciantes.”
Por su parte, a quienes se encuentren clasificados en el régimen simplificado se les obliga a llevar un libro en donde se consignan las ventas diarias (Libro de Operaciones Diarias) para efectos de control de las mismas.
En todo caso deben cumplir con las obligaciones tributarias, como llevar cuenta corriente del impuesto sobre las ventas por pagar y el registro auxiliar de ventas y compras.
De acuerdo con el artículo 23 del numeral 5°, del Código de Comercio, no se considera mercantil la prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales, sin perjuicio de lo señalado en los numerales 14 y 15 del artículo 20 de dicho Código. En consecuencia, por ese hecho quienes en forma exclusiva presten dichos servicios, no están obligados a llevar contabilidad.
Ahora bien, en el artículo 509 del estatuto tributario se señala como obligación expresa para los responsables del impuesto sobre ventas del régimen común, llevar un registro auxiliar de ventas y compras, y una cuenta denominada “impuesto a las ventas por pagar”…
Empero, los que realicen actividades mercantiles, necesariamente deben cumplir con las disposiciones que regulan la contabilidad sin perjuicio de las normas tributarias. Es así como el articulo 136 del Decreto 2649 de 1993, que contiene las normas y principios que rigen la contabilidad mercantil, conceptúa que para fines fiscales, cuando se presente incompatibilidad entre las disposiciones contables y las de carácter tributario, prevalecen estas últimas.
En este orden de ideas, los profesionales independientes responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas que no sean comerciantes, no están obligados a llevar contabilidad y por ende libros registrados en las cámaras de comercio; pero, sí están obligados a llevar los registros auxiliares y la cuenta del impuesto a las ventas por pagar, en forma indicada en el articulo 509 del estatuto tributario, igualmente, a conservar las informaciones y pruebas conforme a lo dispuesto en el articulo 632 ibídem.
4.1.3.18 LIBROS DE CONTABILIDAD EN SOCIEDADES CIVILES
El artículo 15, inciso final de la Constitución Nacional prescribe que “Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención delEstado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”.
La regulación de sociedades en materia comercial y civil se encuentra demarcada por los Art. 2085 a 2087 del Código Civil y Art.1 de la Ley 222 de 1995, Por su parte el contenido del Art. 2o. del Decreto 2649 de 1993 dispuso su ámbito de aplicación para todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad, así como para quienes sin estar obligados a llevarla, la pretendan hacer valer como medio de prueba.
En este mismo sentido la legislación fiscal en algunos de los artículos del EstatutoTributario en especial los identificados con los números: 772, 773, 774 y 775 se refierea la contabilidad como medio de prueba, la forma y requisitos para llevar la misma y la prevalencia de los libros de contabilidad frente a la declaración.
4.1.3.19 LIBROS DE CONTABILIDAD COMO PLENA PRUEBA
El Estatuto Tributario estipula que los libros del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma. Por su parte el Art. 68 del Código de Comercio también le atribuye plena prueba a los libros de comercio en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente, así mismo es dable que en materia civil, aún entre comerciantes dichos libros y papeles solo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable, cuando los libros están mal llevados.
Por su parte, en las cuestiones mercantiles con personas no comerciantes, los libros sólo constituirán un principio de prueba a favor del comerciante, que necesitará ser completado con otras pruebas legales. (Art.69 idem).
En materia tributaria el Estado podrá exigir la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.Los libros de contabilidad legalmente llevados son plena prueba no sólo a favor del comerciante sino también en contra, cuando exista contradicción entre la declaración tributaria y los asientos de contabilidad, la administración tributaria considera probados los hechos que aparecen en los asientos contables y si existe contradicción entre los asientos contables referentes a costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos y, los comprobantes externos de contabilidad, la administración considera probados los costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos, hasta el valor que aparece en los comprobantes externos.
Es importante precisar, que en las diferencias surgidas entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determina según las reglas previstas por el Art. 70 del Estatuto Mercantil.
Finalmente debe señalarse que la fuerza probatoria atribuida por la ley a los mensajes de datos es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento.(25)
Para efectos de su valoración se tendrá en cuenta las reglas de la sana crítica y especialmente, la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, que se haya conservado la integridad de la información y la forma en que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente, de suerte que todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, tendrá plena eficacia, validez o fuerza probatoria tal como lo dispone la Ley 527 de 1999,(26) como soporte contable.
cuestionario-matrices-y-subordinadas1.¿Qué elementos se deben tener en cuenta para invertir en una subordinada?•Conocer el negocio.•La rentabilidad del proyecto o negocio en marcha•El tiempo de recuperación de la inversión
•L a t a s a d e o p o r t u n i d a d a l a c u a l a s p i r a g a n a r e l inversionista.Además de los f ines de contro l económico, administrat ivo y f i n a n c i e r o , t a m b i é n p u e d e s e r u n a b u e n a p o s i c i ó n e n e l mercado, proveedor mayoritario de materia prima o mercancías,calidad del recurso humano, etc.2.¿Por qué se invierte en otras sociedades?•La diversificación de la inversión•La diversificación del riesgo•Mejorar la rentabilidad del portafolio3. ¿ E n q u e c o n s i s t e l a t a s a d e o p o r t u n i d a d d e l inversionista?Es la tasa de rentabilidad a la cual estaría dispuesto a invertir sie l p r o y e c t o l e s a t i s f a c e . E n e l c a s o d e i n v e r t i r e n u n a subordinada se debe analizar la rentabilidad que espera obtener la casa matr iz en esa subordinada o en otra oportunidad deinversión.En e l caso de un empleado sus aspirac iones se l imitan a la r e n t a b i l i d a d q u e o f r e c e n l o s C D T p o r q u e n o h a y m á s oportunidades en el mercado y las cuantías son menores. Encambio un inversionista tiene el grupo sindicato antioqueño conu n a r e n t a b i l i d a d d e l 1 0 % E A , A c c i o n e s d e E C O P E T R O L , Bavaria, etc.4. ¿Cuál es la tasa de rentabilidad financiera de unproyecto?La tasa de rentabilidad financiera esta inmersa en el flujo de cajalibre de cada proyecto, independiente de la tasa de oportunidaddel inversionista.Entendiendo por flujo de caja libre los ingresos y egresos propiosde la act iv idad del proyecto, inc lu ida la invers ión in ic ia l y e l rescate de la misma al finalizar la vida del proyecto.Otros autores la denominan tasa interna de retorno financiero,esto quiere decir con que tasa retorna la inversión al dueño delproyecto.5.¿ C u á l e s s o n l a s p a r t e s d e u n p r o y e c t o d e inversión?Cuando se tiene la idea de negocios se debe evaluar a través delos posibles puntos de vista de lafactibilidaddel estudio demercados, o sea que existe una franja de mercado insatisfecha ydesea comprar nuestro producto, técnica que consiste en elc o n o c i m i e n t o d e l n e g o c i o , s u s e q u i p o s y f i n a n c i e r a s o b r e diferentes escenarios o acontecimientos: tales como nuevosMercados, nuevas tecnologías, arrendamiento o
compra de local, para conocer que tasa se encuentra inmersa en el flujo dec a j a l i b r e d e l p r o y e c t o , l aviabilidaddel recurso humano, f inanciero y lasostenibilidade n e l t i e m p o y c o n e l m e d i o a m b i e n t e . L a c a s a m a t r i z d e b e c o n o c e r l o s e l e m e n t o s d e l proyecto de inversión para tomar decisiones.6.¿A cual tasa de rentabilidad recomendaría ustedinvertir?En aquel proyecto o portafo l io de invers ión que sat is faga lamayor tasa de oportunidad del inversionista con el menor riesgo.Los proyectos oscilan entre tasas de rentabilidad del 8% al 10%EA.7.¿Qué es un portafolio de inversión?Es un conjunto de acciones o títulos valores de cuya mezclaó p t i m a p e r m i t e a l i n v e r s i o n i s t a o b t e n e r u n a r e n t a b i l i d a d sostenible.El portafolio es una oportunidad para diversificar la inversión ytambién para diversificar el riesgo. La casa matriz debe tener en cuenta este elemento importante cuando piensen invertir paraobtener dividendos.
8.¿ Q u é r e l a c i ó n e x i s t e e n t r e u n p o r t a f o l i o d e inversión con la inversión en subordinadas?La relación que existe es muy importante porque la subordinadap u e d e h a c e r p a r t e d e l p o r t a f o l i o d e i n v e r s i o n e s y a q u e l a s acciones que tiene la Matriz, van a tener una rentabilidad en elfuturo y con el tiempo llegar a obtener el control de una de esasacciones del portafolio.9.¿ Q u e m é t o d o s s e u t i l i z a n p a r a h a c e r c r e c e r l a empresa?Mediante nuevas inversiones financiadas con capital social,también con la emisión de títulos valores, generación interna defondos operacionales, fusionándose o obteniendo participaciónde capital en otra empresa.10.¿Cuáles son los libros de contabilidad que debellevar la casa matriz?Libro Mayor, el Libro de Inventarios y Balances, Libro DiarioColumnario; Libro de Actas; Libro de socios o Accionistas y Librode correspondencia. Los libros auxiliares que desee.11.¿Cuál es el marco conceptual de las matrices ysubordinadas?
E l m a r c o c o n c e p t u a l d e l a s m a t r i c e s y s u b o r d i n a d a s e s t a delimitado por el Código de Comercio, la Ley 222 de 1995 y lascirculares de la Superintendencia de Sociedades y de Valores yB a n c a r i a ( H o y e s t a s d o s d e n o m i n a d a S u p e r i n t e n d e n c i a F inanciera) . La Ley 222/95 introdujo un nuevo régimen dem a t r i c e s y s u b o r d i n a d a s e n c u a l s e d e t e r m i n a n n u e v o s p r e s u p u e s t o s d e c o n t r o l , s e c o n s a g r a l a n o c i ó n d e g r u p o empresar ia l y se señala importantes efectos ta les como la inscr ipc ión en e l registro mercant i l , la consol idac ión de losestados financieros, la presentación del informe especial, laresponsabilidad subsidiaria de la matriz o controlante en losc a s o s d e c o n c o r d a t o o l i q u i d a c i ó n o b l i g a t o r i a d e l a s subordinadas, la prohibición de la imbricación, la posibilidad deverificar la realidad de las operaciones entre vinculadas
12.¿Qué es una casa matriz?Es una persona natural, o jurídica societaria o no, que tiene elpoder o contro l en una o var ias soc iedades o subordinadas desde el ámbito económico, administrativo y financiero.13.¿Qué es una subordinada?Es una empresa controlada por una casa matriz, la cual poseemás del 50% de sus acciones y es quien toma decisiones sobreel desarrollo de la actividad económica.14.¿Cuál es la diferencia entre matriz y subsidiaria?La matriz es la que ejerce el control societario y la subordinadaes la empresa sobre la cual recae e l contro l administrat ivo, financiero y económico.15.¿Qué se requiere para constituir una subordinada?Que la empresa inversora tenga interés especial en su objetosocial, sus directivos o sus productos, o su rentabilidad param a n t e n e r u n a n e g o c i a c i ó n d i r e c t a y a p r o v e c h a r a l g u n a s sinergias.16.¿Cuáles son los presupuestos legales para queexista subordinación?•T e n e r u n a r e l a c i ó n d i r e c t a c o n u n a F i l i a l m e d i a n t e l a participación en su capital social en más del 50% o que a suvez represente un porcenta je igual de invers ión en formaindirecta de la casa matriz por intermedio de una filial o con elconcurso de varias filiales.
•Que configure la mayoría mínima decisoria para la toma dedecisiones.•Que ejerza influencia dominante en la dirección o toma dedecisiones de la entidad.17.¿Cuál es la diferencia entre influencia limitante einfluencia dominante?La Influencia limitante es cuando el contrato tiene una influencial imitada y los soc ios o administradores, pueden conservar facultades para ejercer autónomamente el nombramiento (JuntaDirectiva, Revisor Fiscal, aprobar los Estados Financieros).La Influencia dominante es cuando por medio de un contrato Ej.:cuando la producción esta siendo comprada en mayor cantidadp o r l a e m p r e s a c o n t r o l a d o r a o e j e r c e u n c o n t r o l , s o b r e l a subordinada y por lo tanto genera influencia dominante en losórganos de administración.18.¿Qué es una filial?Es una empresa que tiene una relación directa con la Matriz.19.¿Qué es una subsidiaria?Es una empresa que tiene relación directa con la matriz y por intermedio de la filial en forma indirecta alcanza la casa matriz elcontrol, o también en forma indirecta por medio del concurso devarias Filiales.20.¿Cuál es la diferencia entre una filial y subsidiaria?Ambas empresas son subordinadas, la filial tiene relación directacon la casa matriz y la subsidiara tiene una relación directa conla Filial e indirecta con la matriz.21.¿Qué tipo de personas pueden ejercer control a lassociedades comerciales y cuales son las formas?U n a o v a r i a s p e r s o n a s n a t u r a l e s , p e r s o n a s j u r í d i c a s n o societarias como el caso de las empresas unipersonales y las jur íd icas. Su forma es: Contro l ind iv idual . Contro l conjunto,Control directo, Control indirecto.22.¿En que consiste el control individual?C o n t r o l i n d i v i d u a l c u a n d o e l c o n t r o l p e r t e n e c e a u n a s o l a sociedad Matriz.23.¿En que consiste el control conjunto?Control conjunto cuando el control pertenece a un número pluralde sociedades controlantes.24.
¿En que consiste el control directo?Control directo por participación cuando posea más del 50% delcapital en la subordinada de forma directa o por intermedio o por concurso de las filiales subordinada de éstas.
25. ¿En que consiste el control indirecto?Control indirecto por el derecho a emitir votos constitutivos de lamayoría mínima decisoria: se presenta cuando se tiene el poder d e v o t o e n l a s j u n t a s d e s o c i o s o e n l a s a s a m b l e a s d e accionistas, o por tener el número de votos necesarios parae l e g i r l a m a y o r í a d e l o s m i e m b r o s d e l a j u n t a d i r e c t a s i l a hubiere.26. ¿En que consiste la prohibición de la imbricación?La imbricación consiste en la doble vía de las inversiones: laCasa Matriz invierte en la Filial y esta a su vez en la Casa Matriz.La imbricación esta prohibida en la legislación colombiana. Elc a s o m a s c o m ú n e s c u a n d o l a C a s a M a t r i z i n v i e r t e e n l a Subordinada y le paga con sus propias acciones.Es la sanción de ineficacia para los negocios que se celebrencontrariando la prohibición de las sociedades subordinadas, detener participación patrimonial en las sociedades que las dirigeno controlan.27. ¿Cómo se determina una inversión directa?Una inversión es directa cuando la Matriz posee más del 50% deotra sociedad caso en el cual se denomina Filial.28. ¿Cómo se determina una inversión indirecta?Es indirecta cuando la Casa Matriz logra la participación de masdel 50% mediante una inversión directa menor y logra la mayoríapor intermedio de la Filia, también cuando sin tener inversióndirecta logra el control con el concurso de varias filiales en cuyocaso se denomina Subsidiaria.29. ¿Cómo se determina el porcentaje de participaciónen una Subordinada?• Dividiendo el total de capital suscrito y pagado por la Matriz,entre el total del capital suscrito y pagado en la Subordinada.• Div idendo e l tota l de acc iones suscr i tas y pagadas por laMatriz sobre el total de acciones emitidas por la Subordinada.
30. ¿Cómo se determina el porcentaje de participaciónc u a n d o e x i s t e n a c c i o n e s p r i v i l e g i a d a s e n l a Subordinada?• Cuando existan acciones privilegiadas se excluyen del valor pagado total de inversión las acciones privilegiadas pagadopor la Matriz, lo mismo sobre el denominador del capital totalde la Subordinada se excluye el valor total de las accionesprivilegiadas.• Dividiendo el número total de acciones suscritas y pagadasm e n o s e l n ú m e r o d e a c c i o n e s p r i v i l e g i a d a s s u s c r i t a s y pagadas sobre el total de acciones de la Subordinada menoslas acciones emitidas con calidad de privilegiadas.31. ¿En que consiste el llamado control no societario?Es ejercido por una ó varias personas naturales o jurídicas denaturaleza no societaria sea directas o indirectamente, conformea los supuestos previstos de control, siempre que se verifiqueque el controlante, en cualquier caso: posea mas del 50% delcapital, configure la mayoría de mínima decisoria para la tomade decis iones, o e jerza inf luencia dominante en la toma de decisiones y dirección de la actividad.32. ¿Cuales son las personas jurídicas no societarias?En la legislación colombiana existe la persona jurídica EmpresaUnipersonal que no tiene el carácter de societaria.33. ¿Qué es un sector económico?Es un grupo de empresas que se identifican por desarrollar unamisma actividad, como por ejemplo: Sector de los combustibles,Sector de la construcción, Sector asegurador, Sector Financiero,Sector de las bebidas, de los cueros, etc.Existen tres sectores económicosPrimario: agrícolaSecundario: industrialTerciario: servicios; (transporte, salud, comercio, educación,energía, financiero, construcción, solidario, comunicación, dederivados del petróleo etc).34. ¿Qué es un grupo económico?
E s u n a e s p e c i e d e a s o c i a c i ó n c o n s t i t u i d a c o n f i n e s eminentemente económicos o comerciales, integrada por variasempresas o sociedades o aun por personas naturales, guiadasp o r u n o b j e t i v o c o m ú n , e l c u a l p r e t e n d e n a l c a n z a r mancomunadamente, dada la imposibilidad de acceder a él enforma individual.35. ¿Enuncie varios grupos económicos del país?Organización Ardilla Lulle; Grupo Santo Domingo; Grupo LuisCarlos Sarmiento Angulo; El Grupo Sindicato Antioqueño.36. ¿Cuales son los elementos esenciales de un grupoeconómico?La asociación de empresas.Objetivo en común.37. ¿Qué es un grupo empresarial?C o n j u n t o d e e m p r e s a s q u e a d e m á s d e l v í n c u l o d e subordinación, tienen entre ellas unidad de propósito y direccióncon un objetivo en común.38. ¿Existe alguna diferencia entre grupo económico ygrupo empresarial?La legislación tributaria los asimila cuando exige a los Gruposeconómicos y/o empresariales a presentar la información en losmedios magnéticos.39. ¿ C u á l e s s o n l o s f a c t o r e s e c o n ó m i c o s m á s i m p o r t a n t e s e n l a f o r m a c i ó n d e l o s g r u p o s empresariales?• Reducción de costos unitarios por aumento de tamaño• C a p a c i d a d d e e m p r e n d e r p r o y e c t o s d e i n v e s t i g a c i ó n y desarrollo• Mayor eficiencia, por utilización de redes comerciales• Aprovechamiento común de las experiencias en producción.40. ¿Qué estrategias operativas pueden adoptar losgrupos empresariales?• Concentración de producción.
• Aumento de las cuotas de mercado de un solo producto.• Aumento de tamaño de las plantas productivas.• Abastecerse de materias primas y de productos intermedios.• Diversificación de productos.41. ¿ C u á l e s p u e d e n s e r l o s o b j e t i v o s d e l g r u p o empresarial?• Consolidación del poder económico y su posicionamiento enel mercado.• Optimizar la productividad.• Minimizar costos.• Mejoramiento de la eficiencia.• Fortalecimiento de la empresa.42. ¿Qué documentos se requieren para registrar elgrupo empresarial?Registro mercantil ante la Cámara de comercio dentro de los 30días siguientes a la configuración de la situación de control. Lainscripción debe efectuarse mediante un documento privado quet e n g a n o m b r e , d o m i c i l i o , n a c i o n a l i d a d , a c t i v i d a d d e l o s v i n c u l a d o s , s e ñ a l e n e l p r e s u p u e s t o , f i j e n l a s o b l i g a c i o n e s destaquen la preparac ión de los estados consol idados y e l informe de los administradores43. ¿ Q u é t i p o d e i n f o r m e e s p e c i a l d e b e r e n d i r u n grupo empresarial?Preparación y consolidación de estados financieros de propósitogeneral consolidado; e informe especial de los administradoresde las sociedades del grupo empresarial.44. ¿ Q u é i n f o r m a c i ó n e s p e c i a l d e b e c o n t e n e r e l i n f o r m e d e l o s a d m i n i s t r a d o r e s d e l g r u p o empresarial?• I n f o r m e e n d o n d e r e l a c i o n e l a s o p e r a c i o n e s d e m a y o r importancia concluidos durante el ejercicio.• Inscr ipc ión en e l registro mercant i l , consol idac ión de losestados financieros, presentación de los informes especial, laresponsabi l idad Subsid iar ia de la Matr iz o contro lante en
