UAS SIA TAKE HOME

ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL ATAS SIKLUS PENDAPATAN

Oleh

DIAN PUJI PUSPITA SARI 14314032

Program Pendidikan Profesi Akuntansi

Fakultas Ekonomi

Universitas Islam Indonesia

2014/2015

Gambaran Umum Perusahaan

Tahun 2000 perusahaan ini masih berbentuk CV.Cartenz Outdoor Equipment. Cartenz sebagai “Toko Kecil” adalah menawarkan dan menjual peralatan dan perlengkapan kegiatan alam terbuka (Outdoor), kemudian berkembang pesat dengan mempertegas falsafah usaha dalam mencapai tujuan perusahaan dimasa mendatang. Tahun 2002 produk lebih lengkap, variatif dan menarik seiring kebutuhan konsumen. Pada tanggal 12 Nov 2004 berganti nama menjadi PT. Cartenz Indonesia Branded Fashion and Adventure yang memenuhi tuntutan nuansa gaya hidup dan memposisikan citra sebagai gerai/outlet yang mempunyai karakteristik modern bertaraf internasional.

PT. Cartenz Indonesia didirikan oleh Bpk. Budi Santoso, ST ; Bpk. Rudi Sunarno, SE ; Bpk. Alimin Budiarjo, Ibu. Titik Yuliani. PT. Cartenz Indonesia memiliki visi menjadi penyedia jasa adventure terkemuka di Indonesia. Misi dari PT. Cartenz Indonesia adalah mempunyai jaringan outlet di seluruh Indonesia, mewujudkan kualitas kehidupan stakeholder yang lebih baik, menyediakan dan mengembangkan produk dan layanan adventure yang inovatif dan aman untuk memberikan kepuasan bagi pelanggan.

Deskripsi Siklus Pendapatan PT. Cartenz Indonesia Jenis transaksi yang sering terjadi dalam siklus pendapatan PT. Cartenz Indonesia terdiri dari penjualan kredit, penjualan tunai, penerimaan kas. Berikut adalah fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan dan penerimaan kas yang dilaksanakan PT. Cartenz Indonesia:

Fungsi penjualan.

Karyawan bagian penjualan yaitu marketing online menerima order dari konsumen partai dan konsumen toko. Membuat surat order penjualan yang sering disebut sebagai sales order invoice, faktur penjualan, nota penjualan dan kemudian meminta otorisasi kepada direktur utama, serta menentukan tanggal pengiriman pesanan untuk konsumen partai.

Fungsi kredit.

Direktur utama sebagai pemilik perusahaan memberikan otorisasi kredit, namun hanya sebatas pemberitahuan secara lisan dari marketing online. Fungsi gudang. Kepala gudang beserta staff gudang bertanggung jawab menyimpan persediaan dan menyiapkan persediaan untuk kebutuhan para konsumen.

Fungsi pengiriman.

Bagian gudang bekerja sama dengan bagian penjualan bertanggung jawab dalam mengirimkan barang berdasarkan sales order invoice dan faktur penjualan.

Fungsi penagihan.

Pada bagian ini, karyawan yang melakukan penagihan adalah bagian keuangan.

Fungsi keuangan.

Bagian finance melakukan pencatatan transaksi piutang dari transaksi penjualan kredit dan melakukan input kas dari penjualan tunai.

Fungsi akuntansi.

Bagian accounting bertugas menyusun laporan-laporan keuangan perusahaan.

Pelaksanaan sistem pengendalian internal siklus terhadap siklus pendapatan dapat ditunjukkan dengan adanya bagan alir (flowchart) dari pemesanan barang, penjualan dan penagihan kepada pelanggan yang akan ditampilkan pada gambar berikut ini

Prosedur Penjualan dan Penagihan

Fungsi Penjualan (marketing online) marketing online menerima purchase order dari konsumen partai, atas dasar PO tersebut, membuat Sales Order Invoice sebanyak 6 lembar. Lembar 1 dan PO konsumen diserahkan pada bagian penagihan, disimpan sementara. Lembar 2 untuk bagian pengiriman. Lembar 3 dan 4 untuk

bagian gudang. Lembar 5 untuk konsumen partai dan lembar 6 untuk disimpan urut nomor. Untuk persetujuan kredit, tidak menggunakan dokumen hanya secara lisan dari bagian penjualan ke direktur utama sebagai fungsi kredit.

Fungsi gudang dari Sales Order Invoice lembar 3 dan 4, bagian gudang menyiapkan barang yang akan dikirim ke konsumen partai. Selanjutnya bagian gudang akan menyerahkan Sales Order Invoice lembar 3 bersama barangnya ke bagian pengiriman dan lembar 4 di simpan menurut nomor.

Fungsi pengiriman setelah menerima Sales Order Invoice dan barang dari bagian gudang, bagian pengiriman menerbitkan Sales Order Invoice lembar 2 dari arsipnya. Dari kedua dokumen tersebut, bagian pengiriman membuat delivery order rangkap 2. Lembar 1 deliver y order dan lembar 5 Sales Order Invoice untuk disimpan berdasarkan tanggal, dan lembar 2 untuk fungsi penagihan.

Fungsi penagihan (finance) setelah menerima Sales Order Invoice lembar 3, delivery order lembar 2 dari bagian pengiriman, finance akan mengeluarkan Sales Order Invoice lembar 1 dan purchase order dari arsipnya. Sales Order Invoice lembar 1 digunakan untuk pembuatan laporan piutang yang kemudian diserahkan kepada direktur utama. Sales Order Invoice lembar 5 dikirim kepada pelanggan. Sales Order Invoice lembar 1, Sales Order Invoice lembar 3 dan delivery order lembar 1 disimpan berdasarkan nomor urut dokumen. Dokumen yang digunakan PT. Cartenz Indonesia dalam sistem penjualan dan penerimaan kas adalah sales order invoice, nota penjualan (penjualan tunai) dan delivey order.

Deskripsi Pengendalian Internal atas Siklus Pendapatan yang dilaksanakan PT. Cartenz Indonesia

Pengendalian internal yang dilaksanakan oleh PT. Cartenz Indonesia meliputi unsur-unsur pengendalian internal dan lima komponen pengendalian internal yang saling berhubungan. Analisis sistem pengendalian internal terhadap siklus pendapatan di PT. Cartenz Indonesia dilihat dari unsur-unsur pengendalian internal yaitu sebagai berikut :

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Dalam sistem penjualan kredit PT. Cartenz indonesia, bagian accouting hanya melakukan pencatatan piutang dari konsumen partai, sedangkan bagian finance bertanggung jawab atas penerimaan kas dari pelunasan piutang konsumen partai dan penerimaan kas dari hasil penjualan tunai.

Transaksi penjualan kredit di PT. Cartenz Indonesia melibatkan lebih dari satu karyawan, yaitu untuk proses penjualan, pemberian kredit, dan penagihan dilakukan oleh marketing online bersama sales & marketing manager. Untuk proses pengiriman barang, marketing online bekerja sama dengan karyawan gudang . Proses pencatatan piutang kemudian dilakukan oleh bagian accounting.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan

Dalam melaksanakan transaksi penjualan kredit, sistem wewenang di PT. Cartenz Indonesia diatur sebagai berikut:

a. Penerimaan order dari konsumen konsumen partai diotorisasi oleh marketing online dengan memberikan tanda tangan pada invoice. Marketing online bertanggung jawab atas pengiriman yang dilakukan oleh bagian gudang untuk mengirimkan barang kepada konsumen.

b. Dalam transaksi penjualan kredit, marketing online mempunyai wewenang untuk memberikan otorisasi yang berupa tanda tangan di sales order invoice yang kemudian akan digunakan untuk pengiriman kepada konsumen partai. Untuk transaksi penjualan tunai yang mempunyai wewenang adalah kasir dengan memberikan bukti berupa nama kasir beserta paraf pada nota penjualan.

c. Pengiriman barang kepada konsumen partai diotorisasi oleh kepala gudang dengan memberikan cap “PT. Cartenz Indonesia” dan “copy” di faktur penjualan dan sales order invoice sebagai bukti barang sudah dikirim ke konsumen partai. Faktur penjualan tersebut di buat rangkap tiga, untuk kepala gudang, marketing online, serta bagian accounting

d. PT. Cartenz Indonesia sudah menetapkan diskon penjualan yaitu Item merk Eiger untuk daypack, karier, tas pinggang, tas laptop, travelbag, travelpouch, tas selendang, tas P3K, topi/kupluk & dompet besarnya diskon adalah 22,5% , Item merk Eiger untuk hem, kaos, celana, jaket/sweater/raincoat, sabuk, sandal, sepatu, kaos tangan, kaos kaki, sleepingbag, matras, tenda, bandana, alat panjat, chalkbag, assesories (botol minum, karabiner mini, kompas, tempat hp, tas kamera, gaiter, coverbag, pisau & headlamp ) besarnya diskon adalah 12,5%, Semua item merk Bodypack diskon sebesar 12,5%, Produk Cozmeed 30 % tas & fashion 20 % . Batas pengambilan partai agar bisa mendapat diskon sebesar tersebut diatas adalah Rp 5.000.000,00. Informasi surat invoice dan faktur penjualan didasarkan pada harga jual, diskon penjualan, harga pokok yang ditetapkan oleh Head Office PT. Cartenz Indonesia.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi

Cara-cara yang dilakukan PT. Cartenz Indonesia dalam menciptakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan siklus penjualan adalah :

a. PT. Cartenz menggunakan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaianya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang yaitu dengan memberikan tanda tangan pada formulir. Formulir yang digunakan PT. Cartenz Indonesia adalah Sales Order Invoice, faktur penjualan untuk penjualan kredit, sedangkan untuk penjualan tunai formulir yang digunakan adalah nota penjualan. Semua formulir tersebut bernomor urut tercetak dan harus dipertanggung jawabkan kepada yang berwenang.

b. Setiap transaksi di PT. Cartenz Indonesia dilaksanakan oleh beberapa pihak atau unit organisasi. Mulai dari penjualan oleh marketing online, sampai dengan barang di tangan pelanggan yang dilakukan oleh bagian gudang. Proses transaksi tidak dilakukan oleh satu orang saja.

c. Pada tahun 2005an PT. Cartenz Indonesia melakukan perputaran jabatan, namun mulai tahun 2011-2012 perputaran karyawan tidak lagi dilakukan. Rotasi kerja hanya dilakukan jika cabang memerlukan.

d. Setiap karyawan yang telah bekerja selama 12 (dua belas) bulan berturut-turut pada perusahaan, berhak atas cuti tahunan selama 12 (dua belas) hari kerja dengan mendapatkan upah penuh. Cuti tahunan tidak dapat diambil sekaligus, maksimal sekali pengambilan cuti adalah 3 (tiga) hari. Selama cuti jabatan karyawan akan digantikan oleh karyawan lain untuk sementara waktu.

e. PT. Cartenz Indonesia juga melakukan pemeriksaan persediaan barang yang dilakukan oleh internal control (auditor barang). Internal control melakukan cek persediaan barang secara rutin ( stock opname). Cek persediaan ini untuk mencegah kelebihan atau kekurangan persediaan barang dan untuk mengecek ketelitian serta keandalan data persediaan.

4. Karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya

Struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan tergantung kepada sumber daya manusia yang melaksanakannya. Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang ahli, berkompeten dalam bidangnya, jujur dan dapat dipercaya, pihak manajemen PT. Cartenz Indonesia menetukan persyaratan jabatan sebagai kriteria seleksi yang harus dipenuhi calon karyawan.

Proses perekrutan karyawan PT. Cartenz Indonesia adalah cabang/divisi mengajukan kebutuhan SDM dan kebutuhan persyaratan jabatan tertentu kepada HRD, kemudian HRD akan membuat open recruitment melalui media koran, job fair, papan public, jaringan pertemanan,

media sosial internet dan web. Kemudian seleksi administrasi, jika lolos maka melakukan psikotes, tes kemampuan, dan inteview awal. Jika semua tes tersebut lolos, maka calon karyawan melakukan interview kepada user. Selanjutnya calon karyawan menunggu untuk pengumuman penerimaan karyawan. Untuk karyawan yang sudah dinyatakan diterima, maka harus melakukan training selama 14 hari sebelum tanda tangan kontrak kerja. Terakhir, penyerahan /pengiriman karyawan baru ke cabang/divisi yang membutuhkan.

Pengembangan pendidikan karyawan lama ( training) PT. Cartenz Indonesia juga dilakukan minimal 2-3 kali selama setahun, diadakan oleh pusat / cabang PT. Cartenz Indonesia. Selain analisis menggunakan unsur -unsur pengendalian internal terhadap siklus pendapatan digunakan juga analisis menggunakan lima komponen COSO adalah sebagai berikut:

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik, karyawan PT. Cartenz Indonesia dan lingkungan pengendalian juga sangat berpengaruh dalam sebuah perusahaan. Lingkungan pengendalian PT. Cartenz Indonesia meliputi :

Integritas dan nilai-nilai etika. PT. Cartenz Indonesia mempunyai kebijakan tertulis / standard operation procedures kekaryawanan dengan jelas. Jam kerja manajemen/CAS dan gudang adalah 8 (delapan) jam perhari, dari hari senin – jumat, jam 08.30 – 16.30. Untuk Jam kerja sales counter adalah 6 – 12 (enam sampai duabelas) jam perhari. Untuk presensi di PT. Cartenz Indonesia setiap karyawan wajib hadir ditempat kerja 30 menit sebelum jam kerja dan dapat membuktikan kehadiran dengan mengisi daftar hadir pada waktu datang dan pulang. Setiap karyawan dilarang menandatangani daftar hadir milik orang lain/teman sekerjanya atau ditandatangani oleh orang lain sebagai tanda bukti kehadirannya, jika terlambat karena suatu hal maka harus menginformasikan kepada rekan kerjanya atas persetujuan atasannya. Karyawan yang tidak hadir harus dapat menunjukkan bukti atau memberikan alasan yang sah tentang ketidakhadirannya secara tertulis. Jika karyawan yang tidak hadir, tidak menunjukkan bukti dianggap tidak bekerja, dan kepadanya tidak diberikan upah pada hari tersebut.

Partisipasi dewan komisaris atau komite audit. PT. Cartenz Indonesia tidak memiliki komite audit dalam yang mempunyai tanggung jawab dalam mengawasi pelaporan keuangan. Bagian yang bertugas dalam mengawasi pelaporan keuangan adalah direktur utama.

Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi. Pimpinan dan pihak manajemen PT. Cartenz Indonesia memberikan contoh kepada karyawan-karyawannya untuk selalu bertanggung jawab terhadap tugasnya. Filosofi dan gaya manajemen yang dilaksanakan PT. Cartenz Indonesia dimulai dari pimpinan dan pihak manajemen yang memberikan contoh konkret kepada karyawan-karyawannya agar mereka mampu mengikuti, misalnya: displin waktu, kejujuran,

keterbukaan, dan sebagainya. Pengambilan keputusan perusahaan bersifat demokratis melalui musyawarah antara direktur utama bersama karyawan.

Struktur organisasi

PT. Cartenz mempunyai struktur organisasi (Lampiran) tertulis dan job description sehingga masing-masing karyawan dapat mengetahui tugasnya dan tanggung jawabnya secara jelas. Berikut ini adalah job description dari PT. Cartenz Indonesia :

a. Operasional Manager memiliki tugas menganalisa kebutuhan dan pengelolaan budget operasional pusat serta cabang dan berkerjasama dengan marketing dalam merencanakan program.

b. Purchasing memiliki tanggung jawab mengenai rencana belanja bulanan, laporan harian, mingguan dan bulanan, laporan hutang ke supplier per hari, pembelian dan pengadaan barang dan operasional stock gudang.

c. Admin purchase bertugas untuk menginput pembelian barang dari supplier, membuat nota penerimaan dari Grosir untuk penjualan partai, membuat surat invoice untuk partai, merekap data mutasi tiap cabang pada akhir bulan, faktur / nota pembelian barang setiap hari.

d. Warehouse Head akan Mengontrol, menjalankan, mempertanggungjawabkan barang masuk gudang / keluar (kepada purchasing), Cetak barcode / pelabelan barang, cek fisik barang, mempertanggungjawabkan stock per satu bulan ( internal control Manager).

e. Internal Control, mengecek penjualan harian semua cabang, laporan mutasi, stock opname, penyimpanan file, kontrol diskon serta harga

f. Finance memiliki tugas membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang perusahaan, menerima, memeriksa tagihan dari supplier dan atau pihak eksternal serta membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu, membuat perhitungan pajak untuk perusahaan (PPN, PPH, tahunan dan pribadi).

g. Bagian Accounting menyiapkan perhitungan laba-rugi dan laporan akuntansi biaya dan penutupan setiap bulan, menyusun pembukuan ledger umum dan dokumen transaksi bisnis, input data keuangan ke sistem keuangan otomatis perusahaan, input data ke sistem keuangan otomatis perusahaan, kontrol budget untuk semua cabang.

h. Brand Analyst, menerima data stock barang supplier yang masuk dari purchasing dan diinformasikan ke cabang, mengajukan order barang dari cabang kepada purchasing, merekap laporan penjualan harian cabang per 10 hari

i. Marketing Online melakukan pemeriksaan barang yang datang dari supplier yang merupakan pesanan konsumen online, berkoordinasi dengan tim gudang dalam pengelolaan

barang datang dan pengiriman barang, membuat rencana anggaran operasional marketing online berdasar persetujuan atasan, membuat invoice transaksi penjualan konsumen online, membuat laporan penjualan online, laporan budget promo via online, laporan kas operasional marketing online, laporan penjualan konsumen online.

j. Storehead, menyelenggarakan riset pasar, mengatur dan mengelola operasional toko baik dari asset barang maupun budget.

k. Frontliner. Bertugas melayani kebutuhan customer yang datang, menjaga keamanan barang toko serta keakuratan stock barang, melakukan entry hasil check stock harian dan hasil penjualan ke dalam kartu stock setiap hari secara manual, membuat laporan penjualan harian.

l. Chasier. Bertanggung jawab terhadap jumlah pembayaran dari setiap transaksi serta pengecekan barang keluar toko dan transfer hasil penjualan ke bagian Keuangan, menginput hasil penjualan, mengecek nota dengan hasil penjualan, melakukan pencatatan penjualan dan akuntansi secara manual, membuat laporan kas kecil.

m. Supervisor. Mengkoordinasikan SDM yang menjadi tanggung jawabnya berkaitan dengan pengembangan, analisis, dan penyusunan laporan cabang, membuat rekapitulasi laporan mingguan, bulanan, triwulan, dan tahunan baik yang berkaitan dengan penjualan,

operasional, dan SDM, memberikan orientasi kerja pada karyawan baru, bertanggung jawab untuk aktifitas karyawan meliputi: jadwal shift harian, istirahat, libur mingguan, lembur , tugas luar shift, back-up karyawan tidak hadir, cuti, dan rotasi shift.

n. HRD Staff. Melakukan Seleksi dan rekrutmen karyawan, mengelola dan mengarsip data karyawan, mengelola hak dan kesejahteraan karyawan (asuransi, refreshment, entertain, dll), payroll & overtime, bekerja sama dengan divisi marketing dan pihak ketiga dalam pelaksanaan assessment karyawan & training pengembangan SDM.

Penetapan wewenang dan tanggung jawab. Setiap karyawan PT. Cartenz Indonesia mempunyai otoritas dan tanggung jawab masing-masing dalam menjalankan sistem dan prosedur sebuah transaksi bisnis seperti yang terdapat pada job description. Terdapat pemisahan fungsi penjualan yang ber tanggung jawab terhadap pesanan konsumen, fungsi gudang bertanggung jawab pada persediaan barang, fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan transaksi yang terjadi. Pada perusahaan PT. Cartenz Indonesia masih terdapat satu karyawan yang merangkap dua fungsi yaitu penjualan dan penagihan karena adanya target penjualan yang harus dipenuhi karyawan bagian marketing on-line.

Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. PT. Cartenz Indonesia menerapkan kebijakan tentang kontrak karyawan baru, pelatihan karyawan baru dan lama, evaluasi karyawan yang dilakukan setiap 3 (tiga bulan) dengan sistem rangking, pemberian kompensasi cuti tahunan selama 12 (dua belas) hari kerja dengan mendapatkan upah penuh dan cuti khusus untuk karyawan wanita hamil. Cuti hamil tersebut diberikan 1,5 bulan sebelum dan 1,5 bulan sesudah terjadinya kelahiran.

2. Penilaian Resiko.

Risiko yang dapat muncul atau berubah di PT. Cartenz Indonesia karena keadaan berikut ini :

Perubahan lingkungan. Lingkungan PT. Cartenz Indonesia dalam beroperasi cenderung berubah secara cepat dan dinamis, karena PT. Cartenz Indonesia memiliki banyak cabang dan konsumen partai. Cabang dan konsumen partai semakin lama memesan barang dengan jumlah yang banyak dan dalam jangka waktu yang cepat, sehingga perusahaan dituntut untuk memproduksi pesanan konsumen dengan jangka waktu yang singkat pula. Dalam hal ini muncul resiko yaitu beberapa barang yang diproduksi mengalami cacat produk sehingga kepuasan konsumen terhadap barang tersebut berkurang dan mengakibatkan rusaknya mutu perusahaan.

Personel baru. PT. Cartenz Indonesia dalam merekrut karyawan melalui berbagai tahap dan karyawan akan melalui training terlebih dahulu untuk membekali karyawan dalam bekerja, namun jabatan kar yawan di PT. Cartenz Indonesia ini tidak diukur dari latar belakang pendidikannya. Pendidikan karyawan sebagian besar adalah SMA salah satunya adalah bagian accounting, dan hanya beberapa dari perguruan tinggi. Di sini, terjadi ketidaksesuaian antara latar belakang pendidikan karyawan dengan jabatannya sehingga munculnya kinerja yang kurang optimal sehingga dapat mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam proses pelaporan, perhitungan, pencatatan karena tidak adanya kesesuaian pendidikannya.

Lini produk. PT. Cartenz Indonesia menyediakan berbagai macam jenis barang dan pelayanan jasa kepada konsumen. Semakin banyak barang yang disediakan, pengawasan juga harus semakin ditingkatkan, karena resiko barang hilang akan semakin besar untuk itu karyawan PT. Cartenz Indonesia selalu melakukan pengawasan baik untuk gudang dan konsumen yang datang. Karyawan juga tidak diperbolehkan membawa barang tanpa persetujuan atasan.

Sistem informasi yang diperbaharui / diperbaiki. Pada tahun 2012 awal, sistem komputer yang lama diganti menjadi sistem yang baru, namun transformasi dari sistem ini menyebabkan karyawan melakukan kesalahan-kesalahan karena tidak adanya pelatihan terlebih dahulu. Karyawan lebih lama dalam memproses data, membuat laporan, menginput data karena belum terbiasa dengan sistem baru ini.

Perubahan struktur organisasi. Mulai tahun 2011 sampai dengan tahun 2012 PT. Cartenz Indonesia tidak melakukan perubahan struktur karena perubahan struktur organisasi ini dianggap tidak efisien karena masing-masing dari karyawan tersebut sudah memiliki tanggung jawabnya terhadap tugasnya masing-masing, namun hal ini justru kan mengakibatkan kecurangan karyawan apabila terus berada di posisi yang sama karena karyawan akan lebih memahami semua yang ada di posisi tersebut sehingga kecurangan akan mudah dilakukan.

3. Aktivitas Pengendalian

Komponen ketiga dari pengendalian internal adalah aktivitas pengendalian yang merupakan kebijakan dan peraturan untuk mendukung tujuan organisasi. Ativitas pengendalian yang dilaksanakan PT. Cartenz Indonesia adalah:

Pemisahan tugas yang memadai . Pemisahan tugas dibagi menjadi tiga bagian penting, pencatatan, penyimpanan, otorisasi. Untuk fungsi pencatatan adalah karyawan accounting, fungsi penyimpanan adalah bagian gudang untuk penyimpanan persediaan, bagian finance dan kasir untuk menangani kas. Untuk otorisasi tertinggi adalah direktur utama PT. Cartenz Indonesia. Pada perusaahaan ini masih ada satu bagian yang menangani lebih dari satu fungsi yaitu penjualan, penagihan, pemberian kredit yang masih r entan terhadap resiko kecurangan.

Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas direktur utama menetapkan kebijakan kredit untuk konsumen, sedangkan kebijakan terhadap harga jual, diskon penjualan oleh head office. Dokumen dan catatan yang memadai dilakukan secara manual atau terkomputerisasi. Pencatatan manual digunakan untuk cross check dari sistem yang sudah terkomputerisasi. Biasanya pencatatan manual dilakukan pada persediaan. Dokumen yang berkaitan dengan penjualan dan penerimaan kas adalah sales order invoice, faktur penjualan, nota penjualan, delivery order yang masing-masing bernomor urut pre number dan terdapat ruang untuk melakukan otorisasi sehingga dapat dipertanggung jawabkan.

Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan Kas yang masuk hari ini, di simpan dulu disebuah tempat khusus dan kemudian besok paginya baru disetor ke bank yang ditunjuk PT. Cartenz Indonesia. Yang bertanggung jawab untuk menyimpan kas masuk ini adalah bagian kasir. Untuk Penjagaan aset fisik barang, yang mempunyai akses fisik barang adalah bagian gudang. Selain karyawan bagian gudang, tidak diperbolehkan untuk masuk ke gudang.

Untuk persediaan yang terdapat ditoko, karyawan tidak diperbolehkan untuk membawa pulang dengan alasan apapun walaupun untuk sampel atau sebagainya. Jika memang terpaksa, karyawan harus meminta otorisasi dari kepala toko PT. Cartenz Indonesia. Aset yang juga terpenting untuk perusahaan ini adalah informasi/data/file yang tersimpan di komputer. Setiap karyawan memiliki pasword untuk masing-masing komputer yang digunakan.

Pemeriksaan independen atas kinerja. Penilaian kinerja setiap 3 (tiga bulan) dengan sistem rangking. Tim penilai untuk level Storehead adalah divisi SDM, divisi Sales & Marketing, dan Direksi. Form Penilaian Kinerja sales counter harus diisi dan dikirimkan ke Divisi SDM setiap bulan.

4. Inf ormasi dan komunikasi

Transaksi harus dicatat dan diidentifikasi secara tepat dan akurat. Transaksi juga harus diklasifikasikan sesuai katagori transaksi, misalnya: utang, piutang. Transaksi harus dicatat sebesar yang diterima/dibayarkan. Semua proses pencatatan tersebut dilakukan oleh karyawan accounting. Pembuatan laporan keuangan secara tepat juga harus dilakukan oleh karyawan bagian HRD, Finance, purchasing, internal control, brand analyst, store head, mareting online, supervisor. Masing-masing karyawan tersebut akan menyerahkan laporan tersebut kepada direktur utama PT. Cartenz Indonesia. Kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut berdampak terhadap kemampuan manajemen untuk membuat keputusan untuk mengendalikan aktivitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal. Komunikasi ini mencakup penyediaan pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan.

5. Pengawasan kinerja

Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian. Pengawasan kinerja PT. Cartenz Indonesia adalah sebagai berikut :

Supervisi yang efektif. Supervisor akan mengawasi dan mengevaluasi proses aktivitas karyawan, melakukan rieview kinerja karyawan, dan bertanggung jawab untuk aktivitas karyawan. tindak lanjut terhadap karyawan.

Audit internal. Karyawan yang melakukan pemeriksaan adalah direktur utama PT. Cartenz Indonesia beserta head office. Melakukan pemeriksaan terhadap laporan akuntansi, pengawasan karyawan, serta melakuakan evaluasi terhadap kinerja manajemen perusahaan.

Untuk mengetahui memadai atau tidaknya sistem pengendalian internal di PT. Cartenz Indonesia digunakannya analisa lima komponen sistem pengendalian internal menurut COSO sebagai berikut :

Komponen Pengendalian Kunci

Ada Tidak Keterangan

1. Lingkungan Pengendalian

a. Integritas dan nilai etika