UNIVERZITET U SARAJEVU

PRIRODNO-MATEMATIKI FAKULTET ODSJEK ZA MATEMATIKU

Mr. eljko Juri:

Uvod u tabelarne proraune i poslovnu grafiku

Prirunik za laboratorijske vjebe na predmetu

"Osnove kompjuterskih sistema" Februar, 2003.

1

1. Potreba za tabelarnim proraunima

Tabelarni prorauni su jedna od grana primijenjene informatike koja je u velikoj mjeri doprinijela popularizaciji raunarstva u poslovnim primjenama. Naalost, u naoj sredini ova oblast primjene se jo uvijek ne koristi u onoj mjeri u kojoj bi trebalo. Na poetku, neophodno je prvo objasniti ta se podrazumijeva pod programima za tabelarne proraune i kakva je praktina korist od njih.

Pod programima za tabelarne proraune podrazumijevamo programe koji u svojoj osnovi

omoguavaju korisniku da radi sa podacima koji su ogranizirani u formi tabela sa vie redova i kolona. Meutim, vano je napomenuti da primarna namjena ovih programa nije obino crtanje tablica, jer to moemo ostvariti i sa boljim programima za obradu teksta, kakav je npr. Microsoft Word. Bitna karakteristika programa za tabelarne proraune je kreiranje inteligentnih tabela, tj. takvih tabela u kojima sadraj pojedinih polja u tabeli zavisi od sadraja nekih drugih polja, pri emu e sadraj svih takvih polja biti automatski promijenjen onog trenutka kada korisnik promijeni sadraj nekog od polja od kojih takva polje zavise, bilo direktno, bilo indirektno (u smislu da promijenjeno polje dovodi do promjene nekog drugog polja od kojeg posmatrano polje zavisi). Zbog toga se programi za tabelarne proraune nazivaju i programi za unakrsna izraunavanja ili spredt (engl. spreadsheet) programi (pazite na artikulaciju slovo "i" u rijei spredt je dugako).

Prvi program za tabelarne proraune bio je VisiCalc, koji je u kasnim sedamdesetim godinama

prolog vijeka razvio Daniel Brlcklin, tada student poslovne kole na Harvardu. Ovaj program je odmah po kreiranju postao jedan od najpopularnijih programa za raunare tog vremena. Meutim, ostao je u upotrebi veoma kratko, jer su se uskoro pojavili znatno savreniji programi.

Prvi programi za tabelarne proraune bili su orijentirani iskljuivo na tablina izraunavanja, tako da

su omoguavali iskljuivo rad sa tablicama, i ni sa im drugim. Tablice se nisu mogle mijeati sa propratnim tekstom, tako da same za sebe nisu predstavljale dokument koji bi se mogao odtampati i prezentirati. Obino su se tadanji programi za tabelarne proraune koristili iskljuivo za obavljanje samih prorauna, nakon ega su se proraunate tablice morale "uvoziti" u neki od tekst procesora ili programa za stolno izdavatvo u cilju dobijanja finalnog dokumenta.

Programeri su ubrzo shvatili da je opisani rad sa programima za tabelarne proraune isuvie

zamoran, pa su ovakvim programima poeli dodavati izvjesne elemente, koji su, pored istih izraunavanja, omoguavali i oblikovanje tablica, kao i njihovu prezentaciju u formi samostalnog dokumenta. Jedan od prvih programa za tabelarne proraune koji je omoguavao ovakvu prezentaciju bio je program Lotus 123. Prve verzije Lotusa bile su namijenjene za MSDOS operativni sistem, dok su novije verzije prilagoene Windows operativnim sistemima. Lotus 123 je i danas jedan od najpopularnijih programa za tabelarne proraune za PC raunare (razumije se da su dananje verzije Lotusa neuporedivo naprednije od prvih verzija, s obzirom da se radi o programu koji se razvija preko dvadeset godina).

Vjerovatno najpopularniji program za tabelarne proraune za PC raunare je Microsoft Excel, koji

emo skraeno zvati samo Excel (ita se iksl). Ovaj program prosto zadivljuje svojim mogunostima. Excel u sebi, pored osobina svojstvenih iskljuivo programima za tabelarne proraune, sadri integrirane gotovo sve elemente sistema za obradu teksta. Stoga je, teoretski gledano, pomou Excela mogue pripremiti i oblikovati ak i bilo koji tekstualni dokument koji bi se mogao uraditi pomou Microsoft Worda. Naravno, ovakav rad ne bi bio praktian, jer e se pomou namjenskih programa za obradu teksta ista stvar uraditi znatno jednostavnije. Meutim, ovdje smo samo eljeli da istaknemo obuhvatnost programa Excel. Pored ve pomenutog Excela i Lotusa, u iroj upotrebi je i program za tabelarne proraune Quattro Pro.

Radna povrina svih programa za tabelarne proraune organizirana je kao mrea redova i kolona, u

kojoj su redovi obino oznaeni brojevima, a kolone slovima (linije koje razdvajaju pojedine redove i

2

kolone mogu se po potrebi uiniti nevidljivim za prikaz na ekranu). Polja koja se nalaze u presjeku pojedinih redova i kolona nazivaju se elije (engl. cells), i oznaavaju se kombinacijom oznake pripadne kolone i pripadnog reda. Na primjer, elija "F5" je elija koja se nalazi u presjeku kolone oznaene sa "F" i reda oznaenog sa "5". Obino postoji i mogunost da se elijama daju posebna imena, koja e bolje odraavati njihovo znaenje, poput "PLATA", "TAKSA", "DUGOVI", itd. elija moe biti prazna, a moe i sadravati neki podatak, bilo tekstualni, bilo brojani, datumski, itd.

Mogunost rada sa tabelama danas nije iskljuiva privilegija programa za tabelarne proraune. Kao

to smo ve rekli, veina modernih tekst procesora, poput Microsoft Word-a, takoer omoguava rad sa podacima predstavljenim u vidu tabela. Meutim, ono to daje programima za tabelarne proraune posebnu snagu koja se ne moe postii u tekst procesorima je injenica da elije mogu sadravati i formule. Formule su pravila koja odreuju kako sadraj neke elije zavisi od sadraja drugih elija. Na primjer, ukoliko se u eliju "C5" upie formula "A1+B4/2", ta formula znai da e sadraj elije "C5" u svakom trenutku biti jednak sadraju elije "A1" sabranom sa sadrajem elije "B4" podijeljenom sa dva, ma ta da se nalazilo u ovim elijama (naravno, pod uvjetom da se u elijama "A1" i "B4" nalaze brojevi sa kojima se moe raunati, a ne recimo tekst). Drugim rijeima, ukoliko korisnik promijeni sadraj elije "A1" ili "B4", automatski e se promijeniti i sadraj elije "C5". Formule mogu sadravati i neke ugraene funkcije koje obavljaju razne sloenije radnje. Na primjer, formula moe glasiti "AVERAGE(A5:A15)" sa znaenjem "izraunaj prosjenu vrijednost svih elija koje se nalaze u opsegu od "A5" do "A15". Moderni programi za tabelarne proraune posjeduju na stotine ugraenih funkcija koje pokrivaju potrebe od najjednostavnijih prorauna pa sve do sloenih finansijskih prorauna.

Programi za tabelarne proraune veoma su pogodni za razne ekonomske analize, kalkulacije i druge

raunske operacije, za koje su, prije izuma programa za tabelarne proraune, mnogi uredski slubenici znali potroiti i itav radni dan. Obino su u pitanju prorauni u kojima se susree gomila podataka, za iji se obraun koriste iste metode i formule, ali nad razliitim podacima, i sa razliitim koeficijentima (npr. razliitim jedininim cijenama). Takoer, najee se radi o proraunima koje je potrebno vriti periodino (dnevno, sedmino, mjeseno, kvartalno ili godinje). Programi za tabelarne proraune omoguavaju da jednom potroite neto vie vremena da precizno izdefinirate problem, da biste kasnije ostvarili velike utede u vremenu, jer e vam program sve proraune obavljati sam. Pri tome je najee dovoljno da za samo jedan objekat (npr. neki proizvod) ispiete univerzalne formule za njegov proraun, koje se kasnije mogu prosto kopirati na ostale objekte.

Potrebu za programima za tabelarne proraune demonstriraemo na jednom praktinom primjeru. Na

kraju svakog polugodita, razredni starjeina nekog razreda u koli duan je da nastavnikom vijeu preda detaljan izvjetaj, koji, izmeu ostalog, sadri podatke o uspjehu svih uenika u razredu, zatim broj uenika sa odlinim, vrlodobrim, dobrim, dovoljnim i nedovoljnim uspjehom, procenat odlinih, vrlodobrih, dobrih, dovoljnih i nedovoljnih uenika, kao i ukupnu prosjenu ocjenu za razred. Kao to je poznato, uspjeh uenika se rauna tako to se saberu sve ocjene, i zbir podijeli sa ukupnim brojem ocjena. Na kraju se dobijeni rezultat zaokrui na najblii cijeli broj. Meutim, provedeni postupak se ne vri u sluaju da uenik ima jednu ili vie slabih ocjena. U tom sluaju uspjeh uenika je 1, bez obzira na sve ostale ocjene. Naravno, opisani postupak izraunavanja treba obaviti za sve uenike. Nakon toga slijedi proces prebrojavanja uenika sa uspjehom 5, 4, 3, 2 i 1, kao i izraunavanje odgovarajuih procenata. Na primjer, procenat odlinih uenika raunamo tako to dijelimo broj odlinih uenika sa ukupnim brojem uenika u razredu, i mnoimo rezultat sa 100. Na kraju, treba izraunati i prosjenu ocjenu razreda sabiranjem uspjeha svih uenika (ukljuujui i one koji imaju uspjeh 1) i dijeljenjem zbira sa ukupnim brojem uenika u razredu.

Opisani postupak, mada je principijelno jednostavan, zamoran je i dosadan, i od razrednog starjeine

trai nekoliko sati predanog rada sa papirom i olovkom, eventualno uz upotrebu depnog kalkulatora. Upotrebom programa za tabelarne proraune mogu se ostvariti znatno povoljniji efekti. Pogledajmo prvo kako bi mogao da izgleda opisani proraun izveden uz pomo programa Microsoft Excel za jedan izmiljeni razred sa 8 uenika u koli u kojoj se izuava 5 predmeta (matematika, maternji jezik, biologija, geografija i tjelesni odgoj).

3

Primjer rada sa programom za tabelarne proraune Microsoft Excel Da bismo uvidjeli koja je stvarna prednost rada sa programom za tabelarne proraune u odnosu na

runi rad, zamislimo sljedeu situaciju. Uenik Duko Dugouko trenutno ima prosjek ocjena 4,4. Pretpostavimo da posljednji dan polugodita ovaj uenik odgovara maternji jezik i popravi ocjenu sa 3 na 4. Time njegov prosjek postaje 4,6 i uenik prolazi odlinim uspjehom. Meutim, ova promjena uzrokuje itav niz drugih promjena: broj odlinih uenika se poveava za 1, dok se broj vrlodobrih uenika smanjuje za 1. To dalje uzrokuje poveanje procenta odlinih ueniha sa 12,5% na 25% i pad procenta vrlodobrih uenika sa 50% na 38,5%. Konano, prosjek itavog razreda poveava se sa 3,25 na 3,38. U sluaju da razrednik koristi samo papir i olovku, on pri svakoj promjeni neke od ocjena mora izvriti ispitivanje na ta ta promjena utjee, i po potrebi, izvriti itav niz rauna ponovo (ovo je razlog zato se veina razrednika ljuti kada uenici ispravljaju ocjene u posljednjem trenutku). S druge strane, ukoliko razrednik koristi program za tabelarne proraune (poput pomenutog Microsoft Excel-a), dovoljno je samo izmijeniti ocjenu, a sve ostale ispravke izvrie se automatski. Dodue, za ostvarenje ove funkcionalnosti potrebno je isprogramirati proraun unosom odgovarajuih formula u odgovarajue elije. Meutim, ovo programiranje se obavlja samo jedanput, a isprogramirana tabela se moe koristiti za itav niz generacija uenika!

Dodatna prednost programa za tabelarne proraune je mogunost vrenja analiza u stilu "ta bi bilo

kada bi bilo". Na primjer, razredni starjeina moe tragati za najbrim nainom kako da se prosjek razreda povisi iznad 3,5. Na prvi pogled, izgleda da bi nekoliko uenika moralo da popravi svoje ocjene. Meutim, eksperimentiranjem sa tabelom razrednik lako moe ustanoviti da je dovoljno da Medvjed Jogi svoju ocjenu iz maternjeg jezika popravi sa 1 na 2. Time se njegov uspjeh poveava sa 1 na 4, a prosjek razreda se poveava sa 3,25 na 3,63. Kao dodatni efekat, procenat prolaznosti razreda poveava se sa 75% na 87,5% to je takoer veoma pohvalno. Moderni programi za tabelarne proraune mogu ovu analizu ostvarivanja zadanog cilja (engl. goal seak) obaviti automatski. Na primjer, u Excel-u je dovoljno postaviti pitanje ta uiniti da se prosjek povea iznad 3,5 uz to manju promjenu ocjena, i Excel e sam pronai odgovor.

Veina programa za tabelarne proraune takoer omoguavaju korisniku da prikae tabelarne

podatke u vidu raznovrsnih dijagrama. Naime, ovjeku je znatno lake da uporeuje odnose izmeu pojedinih podataka kada su oni prikazani u formi grafikona nego u formi tabele. Grafiki prikaz tabelarnih podataka obino se naziva poslovna grafika. Osnovne vrste dijagrama koji se susreu u poslovnoj grafici su tapiasti dijagrami (engl. bar charts), linijski dijagrami (engl. line charts) i kruni dijagrami (engl. pie charts). Veoma esto ovi grafikoni mogu biti prikazani i u trodimenzionalnom

4

obliku. Neki programi za tabelarne proraune omoguavaju ak i prikaze mnogo sloenijih grafikih objekata, poput digitaliziranih geografskih karata, ime programi za tabelarne proraune integriraju i neka svojstva geografskih informacionih sistema. Sljedea slika prikazuje neke od karakteristinih dijagrama koji se mogu postii pomou programa Microsoft Excel:

Poslovna grafika u programu Microsoft Excel

Kao i u sluaju sistema za obradu teksta, da bismo se detaljno upoznali sa nainom rada sa sistemima za tabelarne proraune, moramo se odluiti za neki konkretan program. Ovdje izbor, bez sumnje, pada na Microsoft Excel kao najpopularniji program ove vrste za PC raunare. Treba napomenuti da ogroman broj korisnika ne upotrebljava Excel na pravi nain, ve ga koristi samo kao sredstvo za brzo i lako oblikovanje tablica koje lijepo izgledaju. Meutim, puko pravljenje tablica nije osnovni cilj programa Excel istu stvar bez problema moemo uraditi i u Word-u. Da bismo Excel koristili na ispravan nain, moramo kreirati tablice koje obavljaju neke proraune (pa makar i posve elementarne), to zapravo i jeste osnovni cilj svih programa za tabelarne proraune. Mnogi korisnici misle da je dosta teko nauiti ispravno raditi sa programima za tabelarne proraune, tako da se mnogi i ne trude da savladaju ove programe kako treba. Meutim, to je velika teta, jer se radi o zaista izuzetno korisnim programima. Trud koji je potrebno uloiti za njihovo savladavanje kasnije e se viestruko isplatiti. U ovom uvodnom dijelu skripte naveli smo jedan interesantan primjer primjene programa za tabelarne proraune za potrebe automatskog voenja statistike o uspjehu uenika u razredu. Naalost, jo uvijek veliki broj nastavnika, ne samo kod nas nego ak i u svijetu, ima prilian otpor prema uenju efikasnog koritenja programa za tabelarne proraune.

U nastavku skripte e se podrazumijevati da korisnik posjeduje izvjesno predznanje o programu za

obradu teksta Microsoft Word, jer su mnoge operacije koje se izvode u programu Microsoft Excel identine operacijama u Microsoft Word-u. Za praenje osnovnih koncepata ove skripte neophodno je barem elementarno poznavanje, dok je naprednije poznavanje Word-a neophodno za razumijevanje nekih komplikovanijih elemenata programa Excel koji su identini odgovarajuim elementima u Word-u (kao to je npr. rad sa grafikom, kao i automatska provjera pravopisa i automatsko ispravljanje greaka). Onima koji takva znanja ne posjeduju, preporuuje se da prethodno proitaju skriptu "Uvod u obradu teksta" istog autora.

5

2. Organizacija dokumenata u programu Microsoft Excel Program Microsoft Excel izvorno je napisan za Windows seriju operativnih sistema za PC raunare,

ali je kasnije prilagoen i drugim vrstama raunara i operativnih sistema. U nastavku teksta podrazumijevaemo da radimo sa engleskim izdanjem verzije Microsoft Excel 97 ili Microsoft Excel 2000 (izmeu ove dvije verzije nema sutinskih razlika), mada e se sve opisane stvari gotovo sigurno moi primijeniti na ma koju verziju Microsoft Excel-a koja korisnicima bude na raspolaganju prilikom koritenja ove skripte.

Microsoft Excel je znatno kompleksniji program od Microsoft Word-a. Dok smo u skripti "Uvod u

obradu teksta" kroz brzi pregled uspjeli da pokrijemo oko 30% mogunosti Word-a, neemo pretjerati ukoliko kaemo da emo u ovoj skripti upoznati svega oko 5% mogunosti programa Excel. Zaista se radi o izuzetno monom programu koji, naalost, rijetko ko zna iskoristiti u potpunosti. Kroz nastavu informatike u osnovnoj i srednjoj koli vjerovatno ste se ve susreli sa programom Microsoft Excel, ali najvjerovatnije iskljuivo kao sredstvom za pravljenje lijepo oblikovanih tablica. Na ovom mjestu emo se vie posvetiti proraunskim tablicama i poslovnom grafikom, to i jeste osnovna svrha ovog programa.

Nakon pokretanja programa Microsoft Excel, na ekranu se pojavljuje prozor karakteristinog oblika.

Izgled ovog prozora, kao i njegovi osnovni elementi, prikazani su na sljedeoj slici: Vano je napomenuti da Excel (isto kao i Word) spada u tzv. programe koji podravaju pristup

orijentiran ka dokumentu, to zapravo znai da e aktiviranje ikone (duplim klikom) koja predstavlja dokument kreiran u Excel-u pokrenuti Excel i automatski uitati u njega dokument o kojem je rije. Gornja slika (sa praznom tabelom) javlja se samo u sluaju da smo Excel pokrenuli kao program ("na prazno"), a ne preko nekog pridruenog dokumenta.

Dugmad za izbor

radnih stranica

Oznake radnih stranica

Traka sa alatima"Drawing"

Naslovna traka

Glavni meni

Dugmad za ureivanje

Traka sa alatima"Standard"

Traka sa alatima"Formatting"

Polje sa nazivom elije

Polje zaureivanje

formula

Traka formula

Statusnatraka

Oznaka aktivne elije

Radna stranica

Horizontalna traka za pomak

Vertikalnatraka za pomak

Oznakekolona

Oznake redova

6

Moe se primijetiti prilina slinost sa prozorom koji se javlja nakon pokretanja Microsoft Word-a. Kao i u sluaju Word-a, mogue je da neki od elemenata prikazanog prozora nisu prisutni na ekranu. Razlog tome je injenica da je program Microsoft Excel prilagodljiv i da nudi mogunost ukljuivanja odnosno iskljuivanja pojedinih elemenata. Tako, na primjer, ukoliko ne vidite prikazane trake sa alatima, moete ih ukljuiti naredbom Toolbars u meniju View (slino kao u Word-u). Traku formula (koja sadri polje sa nazivom elije, dugmad za ureivanje, i polje za ureivanje formula) moete ukljuiti (ili iskljuiti) pomou naredbe Formula Bar, a statusnu traku pomou naredbe Status Bar. Obje ove naredbe takoer se nalaze u meniju View. U nastavku emo podrazumijevati da su na ekranu prisutni svi navedeni elementi.

Bez obzira na slinosti, moe se primijetiti jedna velika razlika u odnosu na Microsoft Word.

Umjesto praznog "lista papira", Excel u radnom dijelu ekrana prikazuje praznu mreastu strukturu (tabelu). Dokumenti raeni u Excelu nazivaju se radne knjige (engl. workbooks). Poetno ime dokumenta u Excel-u je Book1, koje ostaje takvo sve do prvog snimanja dokumenta na disk, kada emo morati unijeti i eljeno ime dokumenta.Tekue ime dokumenta uvijek se prikazuje u naslovnoj traci. Dokumenti raeni u Excel-u automatski dobijaju nastavak na imenu (ekstenziju) ".XLS".

Svaka radna knjiga podijeljena je na odreeni broj radnih stranica (engl. worksheets). U jednom

trenutku na ekranu se prikazuje samo jedna radna stranica. Sa jedne na drugu stranicu moemo prelaziti klikom lijevom tipkom mia na oznake radnih stranica koje se nalaze na dnu prozora. U sluaju da imamo mnogo radnih stranica, tako da se sve njihove oznake ne vide istovremeno na ekranu, za izbor radnih stranica moemo koristiti dugmad za izbor radnih stranica, koja se takoer nalaze na dnu prozora.

Radne stranice na poetku rada imaju imena Sheet1, Sheet2 itd. Imena radnih stranica moemo

promijeniti tako da dvostruko kliknemo na oznaku radne strane i da utipkamo novo ime. Isti efekat moemo postii i pomou naredbe Rename koja se nalazi u iskonom meniju koji se javlja nakon klika desnom tipkom mia na oznaku radne strane. Da bismo izbrisali radnu stranicu, koristimo naredbu Delete iz istog menija, ili naredbu Delete Sheet iz menija Edit. Novu radnu stranicu moemo umetnuti pomou naredbe Insert (takoer iz menija Edit), pri emu se nova stranica umee uvijek ispred trenutno aktivne radne stranice. Alternativno, moemo izabrati i naredbu Insert iz iskonog menija. U tom sluaj bie nam ponuen dijalog u kojem moemo izabrati neki od ablona unaprijed pripremljenih izgleda radne stranice. Ukoliko elimo da promijenimo redoslijed radnih stranica, ili da kopiramo jednu radnu stranicu na vie mjesta u radnoj knjizi, moemo koristiti naredbu Move or Copy Sheet iz menija Edit, ili naredbu Move or Copy iz iskonog menija. U oba sluaja dobijamo dijalog koji nas pita da li elimo premjetanje ili kopiranje, kao i na koju lokaciju treba premjestiti ili kopirati stranicu.

Svaka radna stranica podijeljena je pomou mree linija na veliki broj redova i kolona (65536

redova i 256 kolona u verziji Microsoft Excel 97). Kolone su obiljeene slovima od A do Z, nakon toga od AA do AZ, zatim od BA do BZ, itd. Redovi su obiljeeni brojevima. Oznake kolona vidljive su na vrhu radne strane, a oznake redova sa lijeve strane. Naravno, u jednom trenutku na ekranu je vidljiv samo mali dio radne stranice. Kroz radnu stranicu moemo se kretati pomou tipki sa strelicama i tipki Page Up, Page Down, Home i End, ili pomou mia, koristei trake za pomak. Kako je radna stranica ogromna, lako nam se moe desiti da strelicama "odlutamo" na neki prazan dio radne stranice, to e nam stvoriti iluziju da smo "izgubili" podatke sa ekrana (oni se zapravo nalaze na nekom drugom dijelu radne stranice, koji trenutno nije vidljiv na ekranu). Meutim, ne treba da se brinemo: oznake redova i kolona uvijek e nam pomoi da se orijentiramo na kojem se dijelu radne stranice trenutno nalazimo.

U presjeku redova i kolona nalaze se polja koja se nazivaju elije. U svakom trenutku jedna je elija

aktivna: to je elija oko koje postoji podebljani crni okvir, koji emo zvati oznaka aktivne elije. Oznaku aktivne elije moemo pomjerati pomou tipki sa strelicama, kao i neposrednim klikom mia na eliju koju elimo da proglasimo za aktivnu eliju. Moemo primijetiti da su oznake odgovarajueg reda i kolone kojima pripada aktivna elija prikazane istaknuto.

7

Svaka elija dobija ime na osnovu oznake kolone i reda u kojem se ona nalazi. Na primjer, elija koja se nalazi u presjeku kolone "C" i reda "5" dobija naziv "C5". Ime trenutno aktivne elije uvijek se prikazuje u polju sa nazivom elije (engl. Name Box). Pored ovih podrazumijevanih imena (koja jo nazivamo i generika imena ili adrese), elijama moemo davati i vlastita (korisnika) imena, tako to emo kliknuti u polje sa nazivom elije i tamo upisati novo ime. Na primjer, ukoliko znamo da e elija "C5" sadravati podatke o prihodu, moemo ovu eliju imenovati imenom "PRIHOD", to je lake zapamtiti za potrebe kasnijeg obavljanja prorauna od nesugestivnog imena "C5". Korisnika imena elija moraju se sastojati od samo jedne rijei (bez razmaka), i smiju sadravati samo slova engleske abecede i cifre (pri emu prvi i posljednji znak imena mora biti slovo).

Bitno je naglasiti da je mrea linija koja razdvaja pojedine redove i kolone samo fiktivna mrea koja

se tipino ne iscrtava na papiru prilikom tampanja dokumenta (mada posebnom opcijom moemo zahtijevati i njeno tampanje). Na papiru se tipino prikazuju samo one linije koje eksplicitno nacrtamo prilikom postupka oblikovanja dokumenta. Fiktivna mrea samo olakava baratanje sa injenicom da je svaka radna stranica organizirana kao skupina neovisnih elija. Nekada je poeljno iskljuiti prikaz ove mree. Za tu svrhu treba pokrenuti naredbu Options iz menija Tools, izabrati karticu View, i iskljuiti opciju Gridlines. Na ovoj kartici nalazi se jo nekoliko opcija za upravljanje izgledom radne stranice na ekranu, pa ukoliko primijetite da vam neki elementi radne stranice nedostaju (poput oznaka redova i kolona), eksperimentirajte sa opcijama na ovoj kartici dok ne podesite eljeni izgled.

8

3. Unos podataka u radne stranice Na prvom mjestu, moramo naglasiti da postoji mogunost da objanjenja koja slijede u ovom

odjeljku u Vaoj postavci Excel-a moda nee raditi tano kako je ovdje opisano, zbog injenice da je Excel visoko prilagodljiv program u kojem korisnik moe podeavati detalje vezane za nain unosa podataka. Ukoliko imate problema prilikom unosa podataka (u smislu da vam se javljaju velike razlike u odnosu na objanjenja koja e biti opisana u nastavku teksta), pokrenite naredbu Options iz menija Tools, i eksperimentirajte sa opcijama na kartici Edit dok ne podesite program da radi u skladu sa vaim oekivanjima.

Ve smo vidjeli da su podaci u radnim stranicama organizirani iskljuivo kao skupina elija. Podatke

u elije moemo upisivati na razliite naine. Najjednostavniji nain je da prvo obiljeimo eliju u koju elimo unositi podatke, a da nakon toga neposredno zaponemo unos sa tastature. U tom sluaju se podaci koje unosimo prepisuju preko eventualnog ranijeg sadraja iste elije. Ukoliko elimo samo da izmijenimo neke detalje u eliji koja ve sadri unesene podatke, dvostruko kliknemo na eliju, ime dobijamo mogunost da ureujemo podatke koji su ve bili uneseni u eliju. Alternativno, sadraj aktivne elije moemo ureivati i unutar polja za ureivanje formula (neovisno da li se radi o formuli ili nekom drugom sadraju) u traci formula.

Prilikom unosa podataka u eliju, ili ureivanja njenog sadraja, u traci sa formulama javljaju se i

dva dugmeta na kojima je nacrtan crveni krii (r) i zelena kvaica (). Klik na krii otkazuje unos ili izmjenu podataka, dok klik na kvaicu prihvaa unos ili izmjenu. Isti efekat postiemo pritiskom na tipke Esc odnosno ENTER na tastaturi. Mada e u velikom broju sluajeva unos ili izmjena biti prihvaeni im promijenimo aktivnu eliju (npr. klikom mia na novu eliju, ili koritenjem tipki sa strelicama), trebate se navikavati da unos podataka uvijek zavravate pritiskom na tipku ENTER (ili klikom na dugme sa zelenom kvaicom), inae ete imati velikih problema prilikom unosa formula.

U elije se mogu unositi sljedei elementi: tekstualni podaci, brojani podaci, datumski podaci,

vremenski podaci, i formule. Tekstualni podaci predstavljaju podatke sa kojima se ne mogu vriti nikakve raunske operacije. To su, na primjer, imena i prezimena, brojevi telefona i, openito, bilo kakvi podaci koji sadre proizvoljan tekst. Za razliku od njih, sa brojanim podacima se mogu vriti raunske operacije. Primijetiete da Excel automatski poravnava unesene tekstualne podatke uz lijevu ivicu elije, a brojane podatke uz desnu ivicu elije (kasnije je ova ravnanja mogue promijeniti u postupku oblikovanja tablica).

Ukoliko elimo da unesemo neki podatak koji izgleda poput brojanog podatka, a zapravo je

tekstualni podatak, jer se sa njim ne mogu vriti raunske operacije (npr. potanski broj nekog grada), unos treba zapoeti sa znakom apostrof ('), koji govori Excelu da slijedi tekstualni podatak, bez obzira na njegov izgled. Tako, npr. potanski broj Sarajeva (71000) treba unijeti kao '71000 da bi ga Excel ispravno shvatio kao tekstualni podatak (ovaj apostrof se ne prikazuje kao sadraj elije).

Prilikom unosa brojanih podataka treba paziti na nekoliko specifinosti. Zavisno od regionalne

postavke raunara na kojem radite (koja se u Windows operativnim sistemima moe birati pomou pomonog programa Regional Settings, koji moemo pozvati prvo duplim klikom na ikonu My Computer, a zatim na ikonu Control Panel), za razdvajanje cijelog od decimalnog dijela broja koristi se znak zarez (,) ili taka (.). Na primjer, u sluaju hrvatske postavke koristi se zarez (npr. 3,15), a u sluaju engleske ili amerike postavke znak taka (3.15). Morate provjeriti koja se varijanta koristi na vaoj postavci. Na primjer, probajte unijeti broj 3,15 sa zarezom. Ukoliko ga Excel prihvati i poravna uz desni rub elije, zapamtite da vaa postavka koristi zarez. U suprotnom, za razdvajanje decimala koristite taku. Negativne brojeve moemo unositi sa znakom "" ispred ili, alternativno, kao broj u zagradi (npr. broj (25) je isto to i broj 25). Brojani podaci mogu se zavravati i znakom "%", npr. 12% (to je zapravo sinonim za broj 0,12).

9

Datumski i vremenski podaci se takoer unose i prikazuju na nain koji izrazito zavisi od regionalnih

postavki vaeg raunara. Kako se manipulacije sa ovim podacima susreu uglavnom u naprednijim primjenama programa Excel, na njima se neemo dodatno zadravati. O unosu formula i njihovoj primjeni govoriemo neto kasnije.

Prilikom unosa dugakih tekstova u elije, moe se desiti da se tekst produi dalje od desnog ruba

elije. Mada vizualno izgleda kao da je u tom sluaju tekst zauzeo vie od jedne elije, on zapravo logiki pripada samo onoj eliji u kojoj je zapoeo. Ukoliko elimo da preemo u novi red unutar iste elije, umjesto pritiska na tipku ENTER (koja zavrava unos elije) treba pritiskuti kombinaciju tipki Alt + ENTER. Kasnije emo vidjeti da je mogue podesiti Excel da automatski vri prelamanje dugakih tekstova u posebne redove unutar elija.

Ukoliko se uneseni brojani podatak pretvori u niz znakova "#", to znai da je odgovarajua elija

premala da prikae odgovarajui podatak. U tom sluaju, treba proiriti veliinu elije, o emu emo govoriti u narednom poglavlju.

10

4. Ureivanje radnih stranica Prilikom unosa podataka u tabele, esto se deava da podrazumijevane irine kolona i visine redova

ne zadovoljavaju potrebe korisnika. Stoga je omoguena promjena irina kolona i visina redova. irine kolona moemo podeavati tako to dovedemo pokaziva mia u traku sa oznakama kolona, tano na liniju koja oznaava granicu izmeu dvije kolone. U trenutku kada pokaziva mia poprimi oblik crnog kria sa dvostranom strelicom lijevo-desno, pritisnemo tipku mia i, drei je pritisnutu, pomjerimo liniju koja razdvaja kolone na eljenu stranu. Na slian nain mijenjamo i visine redova.

irinu neke kolone, odnosno visinu nekog reda, mogue je smanjiti i na nulu, tako da se taj red ili

kolona ne vide na ekranu. Za takav red ili kolonu kaemo da su skriveni. Skrivenu kolonu moemo otkriti tako to u traci sa oznakama kolona pokaziva mia dovedemo ne tano na liniju koja razdvaja kolone, nego otprilike jedan milimetar desno od mjesta gdje se nalazila skrivena kolona. Pokaziva mia tada poprima oblik ||. U tom trenutku je povlaenjem mia (uz pritisnutu lijevu tipku) mogue otkriti skrivenu kolonu. Slian postupak se koristi za otkrivanje skrivenog reda. Skrivanje kolone odnosno reda, kao i njihovo ponovno otkrivanje, mogue je ostvariti i klikom desnom tipkom mia na oznaku reda odnosno kolone, a zatim izborom naredbi Hide odnosno Unhide iz iskonog menija koji se tom prilikom ukazuje na ekranu.

Za obavljanje raznih operacija nad sadrajem elija esto je neophodno prethodno oznaiti jednu ili

vie elija. Oznaavanje moemo obaviti, slino kao u Word-u, koritenjem tipke Shift zajedno sa tipkama sa strelicama, ili pritiskom na lijevu tipku mia, a zatim prevlaenjem pokazivaa mia preko grupe elija koju elimo obiljeiti, bez putanja tipke mia. Na ovaj nain emo uvijek obiljeiti samo pravougaoni blok elija. Pri tome, jedna elija uvijek izgleda kao da nije obiljeena, ali to je samo iluzija: Excel na taj nain oznaava aktivnu eliju u obiljeenom bloku.

Excel dozvoljava i obiljeavanje grupe elija koje ne ine pravougaoni blok. Za tu svrhu potrebno je,

drei pritisnutu tipku Ctrl na tastaturi, kliknuti lijevom tipkom mia na svaku eliju koju elimo da obiljeimo. Da bismo obiljeili itav red, dovoljno je kliknuti na oznaku reda. Slino vrijedi i za obiljeavanje itave kolone. Vie redova odnosno kolona moemo obiljeiti prevlaenjem pokazivaa mia preko oznaka redova ili kolona (uz pritisnutu lijevu tipku mia). Ukoliko elimo obiljeiti itavu tabelu, kliknemo miem na polje koje se nalazi u gornjem lijevom uglu tabele, u presjeku trake sa oznakama redova i kolona. Obiljeavanje ponitavamo klikom mia bilo gdje unutar radne stranice.

Ukoliko smo, nakon unoenja podataka u tabelu, primijetili da moramo umetnuti nove redove,

kolone, ili samo pojedinane elije, to moemo uraditi pomou naredbi Rows, Columns i Cells u meniju Insert. Ove naredbe djeluju na isti nain kao naredbe Insert Rows, Insert Columns i Insert Cells u Table meniju programa Microsoft Word. Umetanje redova odnosno kolona moemo obaviti i pomou naredbe Insert koja se javlja u iskonom meniju koji dobijamo klikom desnom tipkom mia na oznake redova ili kolona.

Ukoliko elimo da izbriemo red, kolonu ili grupu elija, moemo koristiti naredbu Delete iz menija

Edit, koja se, u zavisnosti od toga ta je trenutno oznaeno, ponaa poput naredbi Delete Rows, Delete Columns i Delete Cells u Table meniju programa Microsoft Word. Brisanje redova odnosno kolona moemo obaviti i pomou naredbe Delete koja se javlja u iskonom meniju koji dobijamo klikom desnom tipkom mia na oznake redova ili kolona. Pritisak na tipku Delete na tastaturi za vrijeme dok je grupa elija oznaena, brie njen sadraj, bez utjecaja na ostatak tabele, kao i na informacije o tome kako su bili oblikovani podaci unutar elija (tako da e novouneseni podaci zadrati isto oblikovanje).

Da bismo premjestili ili kopirali oznaenu grupu elija sa jednog na drugo mjesto, moemo se

koristiti naredbama Cut, Copy i Paste iz Edit menija, ili istoimenim alatkama na "Standard" traci sa alatima, kao u Microsoft Word-u. Alternativno, za premjetanje oznaene grupe elija sa jednog na drugo mjesto, moemo dovesti pokaziva mia na rub oznaenog dijela elija. U trenutku kada

11

pokaziva mia poprimi oblik bijele strelice, pritisnemo lijevu tipku mia, i ne putajui je, odvuemo pokaziva mia na mjesto gdje elimo da prebacimo elije, nakon ega moemo otpustiti tipku mia. Na slian nain se moe izvesti i kopiranje, samo pri tome treba drati pritisnutu tipku Ctrl na tastaturi.

Ukoliko je potrebno da sadraj neke elije kopiramo u nekoliko susjednih elija, potrebno je

pokaziva mia dovesti u donji desni ugao elije koju kopiramo. U trenutku kada pokaziva mia poprimi oblik velikog crnog znaka plus (), pritisnemo lijevu tipku mia i, ne putajui je, prevuemo pokaziva mia preko elija u koje elimo da kopiramo vrijednost, nakon ega otpustimo tipku mia. Vidjeemo kasnije da je ovaj postupak od velike koristi prilikom rada sa formulama. Ukoliko isti postupak primijenimo na grupu oznaenih elija koje sadre razliite vrijednosti (npr. 1, 2, 3), Excel e umjesto prostog kopiranja vrijednosti u nove elije, pokuati da nastavi zapoeti niz vrijednosti u nove elije (npr. 4, 5, 6, 7, itd.). Ova osobina naziva se samopopunjavanje (engl. autofill). Isti efekat moemo postii i pomou naredbe Fill u meniju Edit, preciznije pomou njenih podnaredbi Down, Right, Up i Left (koje preciziraju smjer u kojem se vri popuna u odnosu na trenutno oznaene elije). Pomou podnaredbe Series mogue je podeavati kriterije na osnovu kojih Excel vri samopopunjavanje (u detalje se na ovom mjestu ne moemo uputati).

12

5. Pregled osnovnih naredbi u programu Microsoft Excel Moemo primijetiti da Microsoft Excel sadri iste menije kao i Microsoft Word, osim to je meni

Table u Excelu zamijenjen menijem Data. Takoer, veina naredbi u ovim menijima su iste ili sline odgovarajuim naredbama Word-a, mada neke naredbe djeluju drugaije nego u Word-u iako imaju isto ime. Na ovom mjestu emo detaljnije opisati samo one naredbe koje se ponaaju drugaije nego u programu Microsoft Word.

Meni File u Excel-u uglavnom sadri iste naredbe kao i u Word-u. Naredbe New, Open, Close, Save,

Save As, Print, Print Preview i Exit u Excel-u ponaaju se identino ili veoma slino kao i u Word-u. Ipak, pojedine naredbe iz File menija u Excel-u ne postoje u Word-u, ili se ponaaju drugaije nego u Word-u:

New Kreira novu radnu knjigu. Microsoft Excel moe da radi istovremeno sa vie radnih knjiga (prelaz iz jedne u drugu radnu knjigu vri se pomou menija Windows). Nakon izbora ove naredbe, prikazuje se dijalog koji omoguava izbor veeg broja unaprijed pripremljenih ablona za radne knjige koje se esto susreu u poslovnoj praksi (kartica Spreadsheet Solutions). Izaberite ablon Workbook ukoliko elite da zaponete rad sa potpuno praznom radnom knjigom.

Open Otvara ve postojeu radnu knjigu. Djeluje identino kao istoimena naredba u Word-u.

Close Zatvara trenutno aktivnu radnu knjigu. Ukoliko radna knjiga nije prethodno sauvan primjenom naredbe Save, bie nam ponuen upit da li elimo sauvati radnu knjigu.

Save Snima trenutno aktivnu radnu knjigu pod istim imenom i na istu lokaciju kako je bilo ranije zadano upotrebom naredbe Save As, bez postavljanja ikakvih pitanja korisniku. Ukoliko naredba Save As nije bila prethodno koritena, tada Save radi isto to i Save As.

Save As Snima trenutno aktivnu radnu knjigu pod zadanim imenom i na zadanu lokaciju.

Print Area Definira dio radne stranice koji e se tampati. Kako Excel-ove radne stranice mogu biti ogromne, a obino samo mali njihov dio sadri korisne podatke, Excel na poetku rada podrazumijeva da se tampa samo onaj dio radne stranice koji sadri elije koje nisu prazne. Podnaredbom Set Print Area moemo za dio koji se treba tampati proglasiti prethodno oznaenu grupu elija. Podnaredba Clear Print Area vraa podrazumijevane pretpostavke o povrini koja e se tampati.

Page Setup Omoguava precizno podeavanje izgleda stranice. Mada ova naredba postoji i u Word-u, ona se u Excel-u prilino razlikuje od istoimene naredbe u Word-u. Izbor ove naredbe otvara dijalog sa 4 kartice: Page, Margins, Header/Footer i Sheet. Kartica Page ima slinu ulogu kao kartica Paper Size u dijalogu za istoimenu naredbu u Word-u (podeavanje veliine papira i orjentacije tampanja), dok je uloga kartice Margins slina ulozi istoimene kartice u Word-u (podeavanje irine margina i uvlaka). Kartica Header/Footer omoguava ubacivanje zaglavlja i podnoja u Excel radne knjige, koje se obavlja drugaije nego u Wordu (o emu emo govoriti kasnije), dok kartica Sheet omoguava da odredimo detalje o tome ta e tano biti odtampano na papiru, kao i kako e se radna stranica raspodijeliti na vie listova papira u sluaju da je sadraj radne stranice takav da ga je nemogue odtampati na jednom listu papira. Slika sa desne strane prikazuje upravo izgled kartice Sheet dijaloga za izvrenje naredbe Page Setup.

13

Print Preview Omoguava pregled radne knjige pred tampu. Izborom ove naredbe ulazimo u specijalni reim rada u kojem se radna knjiga prikazuje u onakvom obliku kako e izgledati prilikom tampanja na papiru. U ovom reimu prikazuje se posebna traka sa alatima pomou koje moemo podeavati da li elimo da na ekranu istovremeno gledamo jednu ili vie stranica koje e biti odtampane na papiru (naravno, u umanjenom mjerilu), ili moda eventualno samo dio stranice u uveanom mjerilu. Povratak u normalni reim rada vri se klikom na dugme Close na traci sa alatima.

Print tampa radnu knjigu na tampa. Kao i u Word-u, mogue je birati broj kopija, kao i dio radne knjige koji e se tampati.

Exit Zatvara sve radne knjige i naputa program Microsoft Excel. Slino kao u Word-u, i u Excel-u se u File meniju nalazi i spisak imena posljednjih nekoliko radnih knjiga koje su se obraivale.

Meni Edit u Excel-u takoer je veoma slian Word-ovom Edit meniju. Naredbe Undo, Redo, Repeat ponaaju se isto kao u Word-u, naredbe Cut, Copy, Paste, Find i Replace ponaaju se slino kao i u Word-u ali uz izvjesne razlike koje emo posebno naglasiti, dok smo naredbe Fill, Delete, Delete Sheet i Move or Copy Sheet ve objasnili. Ipak, naredba Clear ponaa se bitno drugaije nego u Word-u: Undo Ponitava posljednju obavljenu komandu.

Repeat Ponavlja posljednju obavljenu komandu.

Redo Ponitava efekat ponitenja koji je proizveden naredbom Undo.

Cut Isjeca oznaeni dio radne knjige i smjeta ga u meuspremnik. Isjeeni dio radne knjige bie oznaen titrajuim okvirom, a za razliku od Word-a, nestae iz radne knjige tek nakon to izvrimo lijepljenje isjeenog dijela naredbom Paste. Isjecanje moemo ponititi ukoliko prije nego to izvrimo lijepljenje pritisnemo tipku Esc.

Copy Kopira oznaeni dio dokumenta i smjeta ga u meuspremnik. Kopirani dio se takoe oznaava titrajuim okvirom, koji moemo ponititi pritiskom na tipku Esc.

Paste Umee sadraj meuspremnika u radnu knjigu, na mjesto trenutno aktivne elije. Za razliku od Word-a, ukoliko je meuspremnik napunjen naredbom Cut, mogue je izvriti samo jedno lijepljenje, tj. nakon lijepljenja se meuspremnik prazni. Takoer, za razliku od Word-a, naredba Paste radi jedino dok je prisutan titrajui okvir oko prethodno oznaene grupe elija.

Clear Brie oznaenu grupu elija. Ova naredba ponaa se bitno drugaije nego u Word-u, i sadri nekoliko podnaredbi. Podnaredba Contents brie samo sadraj elija, ali ne i informacije o tome kako je sadraj elija bio oblikovan (pritisak na tipku Delete ekvivalentan je upravo ovoj podnaredbi). Podnaredba Formats brie samo informacije o oblikovanju, dok podnaredba All brie kako sadraj, tako i informacije o oblikovanju.

Fill Vri automatsko popunjavanje niza elija grupom vrijednosti. Pomou podnaredbi Down, Right, Up i Left preciziramo smjer u kojem se vri popuna u odnosu na trenutno oznaene elije. Pomou podnaredbe Series mogue je podeavati kriterije na osnovu kojih Excel vri samopopunjavanje.

Delete Brie red, kolonu ili grupu elija, u zavisnosti od toga ta je oznaeno.

Delete Sheet Brie trenutno aktivnu radnu stranicu.

Move or Copy Sheet Omoguava premjetanje radnih stranica sa jednog mjesta na drugo, kao i njihovo kopiranje.

14

Meni View u Excel-u siromaniji je od istoimenog menija u Word-u. Naredbe Toolbars, Full Screen i Zoom imaju isto ili veoma slino znaenje kao u Word-u, dok smo naredbe Formula Bar i Status Bar ve objasnili. Ipak, neke Excel-ove naredbe osjetno se razlikuju od istoimenih Word-ovih naredbi: Normal Prikazuje radnu stranicu u uobiajenom obliku.

Page Break Preview Prikazuje radnu stranicu u preglednom nainu rada. U ovom nainu rada moemo (u umanjenom mjerilu) da vidimo kako e radna stranica prilikom tampanja biti raspodijeljena na listove papira u sluaju da je sadraj radne stranice takav da ga je nemogue odtampati na jednom listu papira. Pri tome takoer moemo i da pomou mia vizualno podeavamo ovu raspodjelu pomicanjem linija koje dijele radnu stranicu na dijelove, a koje se prikazuju na ekranu u ovom nainu rada.

Toolbars Aktivira odnosno deaktivira trake sa alatima.Kao i u sluaju Word-a, trake sa alatima Standard i Formatting trebalo bi stalno drati ukljuene.

Formula Bar Aktivira odnosno deaktivira traku za unos formula.

Status Bar Aktivira odnosno deaktivira statusnu traku.

Header and Footer Omoguava unoenje zaglavlja i podnoja dokumenta. Isti efekat postie se izborom kartice Header/Footer nakon pokretanja naredbe Page Setup u File meniju. Postupak kreiranja zaglavlja i podnoja u Excel-u osjetno se razlikuje u odnosu na kreiranje zaglavljai podnoja u Word-u. Nakon izbora ove naredbe, iz padajuih listi Header i Footer moemo izabrati oblik zaglavlja ili podnoja iz spiska unaprijed pripremljenih oblika zaglavlja i podnoja. Klikom na dugme Custom Header odnosno Custom Footer, moemo sami definirati svoje zaglavlje i podnoje (to obino treba raditi, jer su unaprijed pripremljena zaglavlja i podnoja uglavnom neprikladna za nae potrebe). Nakon izbora komandi Custom Header odnosno Custom Footer, dobijamo novi dijalog (prikazan na slici desno), koji omoguava da posebno odredimo dijelove zaglavlja ili podnoja koji e se prikazivati u lijevom, sredinjem ili desnom dijelu zaglavlja ili podnoja (polja Left section, Center section i Right section). Slino kao u Wordu, i u Excelu je, pomou odgovarajuih ikona, mogue u zaglavlje ili podnoje umetnuti specijalne elemente kao to su broj stranice, tekui datum, itd. Ne treba da vas zbuni to to e Excel, za razliku od Worda, na mjesto umetnutih specijalnih elemenata upisati izvjesne ifrovane oznake poput "&[Page]", "&[Date]" itd. Ove e oznake, prilikom tampanja dokumenta, biti zamijenjene njihovim pravim znaenjem.

Full Screen Prikazuje dokument na itavom raspoloivom prostoru ekrana. Ipak, za razliku od Word-a, glavni meniji se na ekranu prikazuje ak i u ovom reimu rada. Iz ovakvog naina prikaza moemo izai ponovnim izborom naredbe Full Screen, ili klikom na dugme Close Full Screen ukoliko je ono vidljivo na ekranu (za razliku od Word-a, pritisak na tipku ESC ne pomae).

Zoom Omoguava promjenu veliine prikaza dokumenta na ekranu, bez ikakvog utjecaja na veliinu dokumenta prilikom tampanja. Opcija Fit Selection omoguava da veliina prikaza na ekranu bude tano onolika koliko je potrebno da se prikae prethodno oznaeni dio tabele.

Meni Insert u Excel-u sadri naredbe Rows, Columns, Cells i Worksheet koje smo ve ukratko

objasnili, kao i naredbe Picture i Object koje obavljaju istu funkciju kao u Word-u. Kao i kod ostalih menija, i ovaj meni sadri neke naredbe koje ne postoje u istoimenom meniju u Word-u:

Rows Dodaje novi red u tabelu ispred reda koji sadri trenutno aktivnu eliju. Ukoliko smo prije

toga oznaili vie redova, ubacuje se onoliko dodatnih redova koliko je bilo oznaenih redova.

15

Columns Dodaje novu kolonu u tabelu ispred reda koji sadri trenutno aktivnu eliju. Ukoliko smo prije toga oznaili vie kolona, ubacuje se onoliko dodatnih kolona koliko je bilo oznaenih kolona.

Cells Dodaje nove elije u tabelu. Pri tome se pojavljuje mali dijalog pomou kojeg se preciznije specifizira gdje treba da se pojave novoformirane elije.

Worksheet Ubacuje novu radnu stranicu u radnu knjigu ispred trenutno aktivne radne stranice.

Chart Ubacuje grafikon u radnu knjigu. O ovoj naredbi detaljnije emo govoriti kasnije.

Page Break Ubacuje prekid stranice tano na mjestu iznad trenutno aktivne elije. Prekid stranice se kasnije moe ukloniti pomou naredbe Remove Page Break.

Function Ubacuje funkcije u tabelu. O funkcijama emo detaljnije govoriti kasnije.

Map Ubacuje digitaliziranu geografsku kartu u radnu knjigu. O ovoj mogunosti bi se mogla napisati itava posebna knjiga, tako da o njoj neemo govoriti detaljnije.

Picture Ova naredba ima mnotvo podnaredbi koje djeluju identino kao u Microsoft Word-u, pa ih neemo ovdje opisivati, s obzirom da bi njihov opis zauzeo previe prostora. Kako se o ovum naredbama ve govorilo u skripti "Uvod u obradu teksta", zainteresirani se upuuju na pomenutu skriptu.

Object Ubacuje razne vrste netekstualnih objekata u radnu knjigu, poput jednaina, zvunih zapisa, itd. Postupak rada sa ovom naredbom je identian kao u Word-u. Meni Format u Excel-u omoguava oblikovanje (formatiranje) radnih stranica. Ovaj meni je

organiziran drugaije nego istoimeni meni u Word-u, tako da emo mu posvetiti malo vie panje. Sve naredbe iz ovog menija odnose se na aktivnu eliju, odnosno na oznaenu grupu elija. Neke od najvanijih naredbi u meniju Format su sljedee: Cells Omoguava oblikovanje obiljeene grupe elija. Dijalog za izvravanje ove naredbe veoma

je bogat i sastoji se od nekoliko kartica. Kartica Number omoguava podeavanje naina na koji e se prikazivati brojani podaci. Na primjer, mogue je podeavati broj decimala u prikazu, kao i nain prikaza negativnih brojeva. Dalje je mogue podeavati da li treba ispisivati oznaku valute uz broj (ime valute ovisi od regionalnih postavki raunara), da li e se brojevi koji nisu cijeli ispisivati kao razlomci ili kao decimalni brojevi, da li e se brojevi ispisivati sa znakom postotka (%), itd. Kartica Alignment odreuje kako e podaci biti poravnati unutar elija. Mogue je podeavati kako ravnanje po horizontali, tako i ravnanje po vertikali. Takoer je mogue podeavati smjer u kojem se tekst ispisuje unutar elija (podrano je ak i koso ispisivanje). Ukoliko ukljuimo opciju Wrap Text, dugaki tekstovi unutar oznaenih elija automatski e se prelamati u posebne redove unutar elija. Ukoliko ukljuimo opciju Merge Cells, sve oznaene elije e se stopiti u jednu veliku eliju, bez utjecaja na izgled ostatka tabele. Kartica Font omoguava podeavanje oblika, veliine, stila i boje znakova koji se ispisuju u elijama, poput naredbe Font u meniju Format programa Microsoft Word. Kartice Border i Patterns omoguavaju crtanje okvira oko obiljeene grupe elija, kao i njihovo bojenje i sjenenje, na slian nain kao pomou naredbe Borders and Shading u Word-ovom meniju Format.

Row Omoguava podeavanje visine redova. Ova naredba sadri podnaredbu Height koja omoguuje korisniku da unese precizno eljenu visinu redova, zatim podnaredbu AutoFit koja namjeta visinu svakog oznaenog reda da bude tano onolika koliko je potrebno za prikaz podataka koji su uneseni u odgovarajue elije, te podnaredbe Hide koja sakriva oznaene redove i Unhide koja otkriva redove koji su posljednji put bili sakriveni.

Column Omoguava podeavanje irine kolona. Ova naredba sadri podnaredbe Width, AutoFit Selection, Hide i Unhide, ije je znaenje analogno podnaredbama naredbe Row.

Sheet Omoguava podeavanje opih svojstava radne stranice. Ova naredba sadri podnaredbe Rename za promjenu imena stranice, Hide i Unhide za skrivanje odnosno otkrivanje itave stranice, i Background za izbor slike koja e biti koritena kao pozadina radne stranice.

16

AutoFormat Omoguava automatsko oblikovanje oznaenog dijela radne stranice u skladu sa

nekim od nekoliko desetina unaprijed pripremljenih oblika. Djeluje na isti nain kao naredba Table Autoformat iz Table menija programa Microsoft Word.

Conditional Formatting Omoguava da neka elija automatski promijeni izgled onog trenutka kada se odreeni uvjet ispuni. Na primjer, pomou ove naredbe je mogue postaviti da se sadraj elije oboji u crveno onog trenutka kada vrijednost upisana u eliju postane manja od recimo 15.

Meni Tools u Excel-u sadri naredbe Spelling, AutoCorrect, Track Changes, Macro, Customize i

Options koje djeluju identino ili veoma slino kao istoimene naredbe u meniju Tools programa Microsoft Word. Kao i do sada, i ovaj meni sadri i neke specifine naredbe koje ne postoje u Word-u: Spelling Omoguava automatsku provjeru ispravnosti pravopisa u radnoj knjizi.

AutoCorrect Omoguava podeavanje postavki vezanih za automatsku korekciju greaka u kucanju.

Track Changes Omoguava praenje izmjena u radnoj knjizi. Podnaredbom Highlight Changes ukljuuje specijalni reim rada u kojem se svaka izmjena koju vrimo u radnoj knjizi posebno obiljeava, tako da je lako uoljiva. Podnaredbom Accept or Reject Changes moemo prihvatiti ili odbaciti uinjene izmjene.

Protection Omoguava zatitu itave radne knjige (podnaredba Protect Workbook) ili samo pojedinih radnih stranica (podnaredba Protect Sheet) od neovlatenog mijenjanja.

Goal Seek Pronalazi koju je vrijednost potrebno upisati u neku eliju, da bi neka druga elija koja zavisi od nje dobila neku eljenu vrijednost. O ovome emo detaljnije govoriti kada budemo govorili o formulama.

Solver Omoguava odreivanje koje vrijednosti treba upisati u grupu oznaenih elija da bi sadraj neke druge elije koja zavisi od oznaenih elija poprimio maksimalnu ili minimalnu vrijednost.

Macro Omoguava kreiranje novih naredbi i alatki. Podnaredbom Record New Macro moemo da zapamtimo niz karakteristinih radnji, koje kasnije moemo pretvoriti u novu naredbu.

Customize Omoguava dodavanje i brisanje naredbi u menije, kao i alatki u trake sa alatima. Izmjene koje se naprave pomou ove naredbe su trajne, tako da se korisnicima koji dobro ne znaju ta rade ne preporuuje upotreba ove naredbe.

Options Omoguava podeavanje naina rada programa Microsoft Excel. Pokretanje ove opcije otvara veliki dijalog sa nekoliko kartica, pomou kojeg se moe detaljno podesiti nain rada programa. O nekim podeenjima ve smo govorili u dosadanjem tekstu, a o nekima emo govoriti kasnije. Slino prethodnoj naredbi, podeenja koja se naprave pomou ove naredbe takoer su trajna.

Meni Data ne postoji u Wordu, i daje programu Microsoft Excel neke mogunosti koje nalikuju

mogunostima programa za rad sa bazama podataka. Naredbe ovog menija, mada izuzetno korisne, veinom su prilino sloene, i esto zahtijevaju da tabele budu organizirane na tano utvren nain, tako da nam prostor ne dozvoljava da ih obraujemo u ovoj skripti. Stoga emo samo informativno spomenuti nekoliko naredbi iz ovog menija: Sort Sortira oznaeni dio tabele. Pomou padajue liste Sort by biramo kolonu pomou koje

vrimo sortiranje. Sortiranje moemo vriti u rastuem poretku (opcija Ascending) ili opadajuem poretku (opcija Descending). Ukoliko elimo istovremeno sortiranje po vie kriterija (najvie tri), dopunske kriterije moemo zadati pomou padajuih listi Then by.

Filter Omoguava prikaz samo onih podataka u tabeli koji zadovoljavaju odreene kriterije. Na primjer, mogue je zahtijevati prikaz podataka samo o uenicima koji imaju odlian uspjeh.

17

Form Omoguava unos podataka u tablicu putem formulara umjesto direktnim popunjavanjem elija u tablici.

Validation Omoguava zabranu unosa u odreene elije onih podataka koji ne ispunjavaju postavljene uvjete. Na primjer, mogue je zabraniti da se u elije koje sadre podatke o ocjenama unese bilo kakav podatak koji nije cijeli broj od 1 do 5. Ova izuzetno mona naredba je praktiki neophodna za kreiranje proraunskih tablica koje e se profesionalno koristiti.

Meni Window, slino kao u Word-u, omoguava rad sa vie radnih knjiga u isto vrijeme. Neke od

najvanijih naredbi u ovom meniju su sljedee:

New Window Otvara duplikat radne knjige u drugom prozoru. Ova opcija je korisna ukoliko elimo da u isto vrijeme posmatramo dva razliita dijela iste radne knjige, ili da kopiramo odnosno prepisujemo (eventualno, uz neke izmjene) neke dijelove teksta iz jednog u drugi dio radne knjige.

Arrange Rasporeuje otvorene radne knjige na ekranu. Nakon izbora ove naredbe javlja se dijalog u kojem moemo preciznije odrediti poredak u kojem e se otvorene radne knjige razmjestiti na ekranu. Na primjer, opcija Vertical postavlja otvorene radne knjige u vertikalne kolone, jednu pored druge, dok opcija Horizontal postavlja otvorene radne knjige u horizontalne trake, jednu ispod druge.

Hide Sakriva trenutno aktivnu radnu knjigu da ne bude vidljiva na ekranu. Dejstvo ove naredbe ponitava se pomou naredbe Unhide iz istog menija.

Split Dijeli prozor radne knjize na etiri dijela, sa kojima se moe manipulirati neovisno jedan od drugog. Granice izmeu dijelova prozora mogu se pomjerati uz pomo mia. Podjela se uklanja pomou opcije Remove Split koja se pojavljuje u meniju Window umjesto opcije Split nakon to se podjela aktivira.

Freeze Panes Zamrzava dio radne knjige. Nakon izbora ove opcije, redovi iznad prethodno aktivne elije i kolone ispred prethodno aktivne elije nee se pomjerati prilikom kretanja kroz radnu knjigu, nego e se uvijek prikazivati na istom mjestu. Ova opcija se moe ponititi pomou opcije Unfreeze Panes koja se pojavljuje u meniju Window nakon to se zamrzavanje aktivira.

Kao i u Word-u, meni Window takoer sadri i popis svih otvorenih prozora radnih knjiga, pomou kojeg lako moemo prelaziti iz jednog u drugi prozor (npr. iz jedne u drugu radnu knjigu, ukoliko istovremeno radimo sa vie radnih knjiga).

Meni Help sadri naredbe koje slue za pruanje pomoi i neophodnih informacija korisniku prilikom rada sa programom Microsoft Excel, i praktino je identian kao u programu Microsoft Word. Neke od najvanijih opcija u meniju Help su sljedee:

Microsoft Excel Help Poziva pomoni program Office Assistant, u kojem mali animirani lik igra ulogu pomonika koji je u stanju da u ogranienoj mjeri odgovara na pitanja koja mu postavljate vezana za rad sa programom Microsoft Excel, i da nudi odgovore na najee postavljana pitanja.

Contents and Index Nudi pregled tema o kojima moete traiti pomo, vezanih za program Microsoft Excel.

What's This Nudi informacije o znaenju pojedinih naredbi odnosno alatki. Nakon pokretanja ove veoma korisne naredbe, pokaziva mia se pretvara u upitnik sa strelicom. Ukoliko takav pokaziva dovedemo na neku naredbu u menijima ili na neku alatku i kliknemo, pojavie se kratko objanjenje emu dotina naredba ili alatka slui.

About Microsoft Excel Nudi osnovne informacije o samom programu Microsoft Excel.

18

6. Osnovne alatke u programu Microsoft Excel Na sljedeoj slici prikazan je uobiajeni izgled "Standard" trake sa alatima u programu Microsoft

Excel:

Kao to vidimo, veina ovih alatki postoji i u programu Microsoft Word, sa izuzetkom alatki Paste Function, Chart Wizard, Map i Drawing: New Djeluje poput naredbe New iz menija File, ali ne nudi izbor ablona korisniku, ve odmah

kreira praznu radnu knjigu.

Open Skraenica za naredbu Open iz menija File.

Save Skraenica za naredbu Save iz menija File.

Print Djeluje poput naredbe Print iz menija File, ali ne prikazuje nikakav dijalog korisniku, ve odmah zapoinje tampanje jedne kopije itave radne knjige.

Print Preview Skraenica za naredbu Print Preview iz menija File.

Spelling Skraenica za naredbu Spelling iz menija Tools.

Cut Skraenica za naredbu Cut iz menija Edit.

Copy Skraenica za naredbu Copy iz menija Edit.

Paste Skraenica za naredbu Paste iz menija Edit.

Format Painter Omoguava prenoenje oblikovanja sa jednog dijela radne knjige na drugi. Izbor ove alatke pamti oblikovanje aktivne elije ili oznaene grupe elija, a pokaziva mia dobija oblik etke. Kada tom etkom kliknemo na neku drugu eliju, upameno oblikovanje se prenosi na nju, nakon ega se pokaziva mia vraa u prvobitni oblik. Ukoliko elimo da oblikovanje prenesemo na vie razliitih elija, treba dvostruko kliknuti na ovu alatku. U tom sluaju, pokaziva mia zadrava oblik etke sve dok ne pritisnemo tipku Esc na tastaturi.

Undo Ponitava posljednju izvrenu naredbu, poput kombinacije tipki Ctrl + Z. Uzastopnim izborom ove alatke mogue je ponititi vie posljednjih naredbi. Klik na malu strelicu desno od ove alatke otvara spisak svih obavljenih naredbi od trenutka posljednjeg snimanja dokumenta, tako da je pomou ovog spiska mogue precizno odabrati koju grupu naredbi elimo da ponitimo.

Redo Ponitava dejstvo Undo alatke. Ova alatka djeluje na slinom principu kao alatka Undo.

AutoSum Ubacuje u trenutno aktivnu eliju ili grupu oznaenih elija formulu koja rauna sumu sadraja svih polja koja se nalaze iznad, ili lijevo od oznaenih elija. O formulama emo detaljnije govoriti kasnije. Ukoliko iz oznaene grupe elija nije oigledno koje bi se tano elije trebale sabirati, Excel nam nudi da sami oznaimo elije iji se sadraj treba da sabere.

Paste Function Skraenica za naredbu Function iz menija Insert.

New

Open

Save

Print

Print Preview

Spelling

Cut

Copy

Paste

FormatPainter

Undo

Redo

AutoSum

PasteFunction

Map

Drawing

Zoom

OfficeAssistant

SortAscending

SortDescending

Chart Wizard

19

Sort Ascending Sortira oznaene dijelove tabele u rastui poredak, koristei kao kriterij sortiranja onu kolonu u kojoj se nalazi trenutno aktivna elija.Trenutno aktivnu eliju za vrijeme dok je oznaena grupa elija moemo promijeniti klikom na eljenu eliju uz istovremeno dranje tipke Ctrl na tastaturi.

Sort Descending Sortira oznaene dijelove tabele u opadajui poredak, koristei kao kriterij sortiranja onu kolonu u kojoj se nalazi trenutno aktivna elija.

Chart Wizard Skraenica za naredbu Chart iz menija Insert.

Map Skraenica za naredbu Map iz menija Insert.

Drawing Ukljuuje, odnosno iskljuuje traku sa alatima "Drawing", koja je inae potpuno identina, kako po izgledu, tako i po mogunostima sa istoimenom trakom sa alatima u Word-u. Kako bi opis svih alatki sa trake "Drawing" oduzeo previe prostora, i kako se o njima ve govorilo u skripti "Uvod u obradu teksta", ovdje o njima nee biti govora. Zainteresirani se upuuju na pomenutu skriptu.

Zoom Djeluje veoma slino kao naredba Zoom iz menija View. Klikom na strelicu sa desne strane otvara se padajua lista kojom biramo eljeno uveanje (odnosno umanjenje) prikaza na ekranu.

Office Assistant Skraenica za opciju Microsoft Excel Help iz menija Help. Traka sa alatima "Formatting" u Excel-u takoer ima dosta zajednikih elemenata sa alatkama koje se javljaju u programu Microsoft Word:

Slino kao u Word-u, sve ove naredbe odnose se na aktivnu eliju, ili na grupu oznaenih elija: Font Omoguava izbor vrste slova (fonta) pomou padajue liste.

Font size Omoguava izbor veliine slova pomou padajue liste.

Bold Ukljuuje odnosno iskljuuje podebljani prikaz teksta.

Italic Ukljuuje odnosno iskljuuje nakoeni prikaz teksta.

Underline Ukljuuje odnosno iskljuuje podvueni prikaz teksta.

Align Left Poravnava sadraj elije uz lijevi rub elije.

Center Poravnava sadraj elije na sredinu elije.

Align Right Poravnava sadraj elije uz desni rub elije.

Merge and Center Spaja sve oznaene elije u jednu veu eliju, i poravnava njen sadraj na sredinu. Dejstvo ove alatke moe se ponititi pomou naredbe Cells u meniju Format, iskljuenjem opcije Merge cells na kartici Alignment.

Currency Prikazuje sadraj elija koje sadre brojeve na nain uobiajen u bankarstvu, sa pripadnom oznakom valute.

Percent Style Prikazuje sadraj elija koje sadre brojeve kao procentualne vrijednosti.

Font

Font Size

Bold

Italic

Underline

AlignLeft

AlignRight

Borders

Fill

FontColorCenter

Currency

Mergeand

CenterPercent

Style

CommaStyle

IncreaseDecimal

DecreaseDecimal

20

Comma Style Prikazuje sadraj elija koje sadre brojeve na nain uobiajen u bankarstvu, bez oznake valute.

Increase Decimal Poveava broj decimalnih mjesta u prikazu sadraja elija koje sadre brojeve.

Decrease Decimal Smanjuje broj decimalnih mjesta u prikazu sadraja elija koje sadre brojeve.

Borders Omoguuje alternativni nain za crtanje okvira oko oznaene grupe elija slino karticama Borders i Shading u dijalogu za naredbu Cells iz menija Format. Ova alatka iza sebe krije grupu od desetak slinih alatki, koje se prikazuju klikom na strelicu desno od alatke, a "Formatting" traka sa alatima sama za sebe prikazuje samo posljednju od ovih alatki koja je koritena.

Fill Vri bojenje unutranjosti obiljeene grupe elija posljednjom koritenom bojom. Boja se moe birati iz padajue liste koja se pojavljuje klikom na strelicu desno od ove alatke.

Font Color Vri bojenje sadraja obiljeene grupe elija posljednjom koritenom bojom. Boja se moe birati iz padajue liste koja se pojavljuje klikom na strelicu desno od ove alatke.

Dejstvo alatki Currency, Percent Style, Comma Style, Increase Decimal i Decrease Decimal moe se ponititi pomou naredbe Cells u meniju Format.

21

7. Obavljanje prorauna u radnim stranicama

Osnovnu snagu programima za tabelarna izraunavanja daju formule. Formule definiraju nain na koji sadraj neke od elija zavisi od sadraja drugih elija. Formule u programu Microsoft Excel obavezno poinju znakom "=" iza kojeg mora slijediti izraz. Izrazi predstavljaju pravila koja govore kako se rauna sadraj elije u koju je formula upisana. Izrazi mogu sadravati brojeve, imena elija (bilo generika, bilo korisniki definirana imena), oznake osnovnih matematikih operacija poput sabiranja (+), oduzimanja (), mnoenja (*) i dijeljenja (/), zatim zagrade za definiranje prioriteta operacija (s obzirom da mnoenje i dijeljenje imaju vii prioritet u odnosu na sabiranje i oduzimanje), kao i funkcije, sa kojima emo se uskoro upoznati. Bitno je naglasiti da se u izrazima uvijek koriste iskljuivo male zagrade, bez obzira na njihov broj i mjesto u izrazu. Pretpostavimo, na primjer, da smo u eliju C7 unijeli formulu koja glasi =1+(B2*3+B15)/2. Ova formula sadri izraz 1+(B2*3+B15)/2 koji govori da sadraj elije C7 treba da bude jednak zbiru broja 1 i polovine vrijednosti izraza B2*3+B15 (tj. polovine vrijednosti proizvoda sadraja elije B2 sa brojem 3, uveanog za sadraj elije B1 i umanjenog za 5).

Prilikom unosa formula u elije treba voditi rauna o nekoliko injenica. Prvo, formula ne smije

sadravati nikakve razmake, inae nee biti shvaena kao formula, ili e Excel odbiti da je prihvati (korisnici esto prave greku tako to nesvjesno upiu razmak ispred znaka jednakosti). Drugo, prilikom unosa formule direktno u eliju, svaki klik miem na neku od elija ne djeluje na uobiajeni nain, ve dopisuje u formulu ime trenutno obiljeene elije. Isto vrijedi i za upotrebu tipki sa strelicama. Ova osobina moe ponekad biti jako korisna, meutim poetnike u veini sluajeva samo zbunjuje. Stoga, ukoliko elimo ureivati formulu unutar elije pomou tipki sa strelicama, moramo se koristiti iskljuivo poljem za ureivanje formula u traci formula (ovo polje aktiviramo klikom mia unutar njega). Da bismo zapoeli unos formule u polje za ureivanje formula, dovoljno je kliknuti miem na dugme oznaeno znakom "=" u traci formula. Takoer, unos formule uvijek treba zavriti iskljuivo pritiskom na tipku ENTER ili klikom na dugme sa zelenom kvaicom ().

Rad sa formulama objasniemo na jednom konkretnom primjeru. Pretpostavimo da je potrebno da

vodimo evidenciju o ostvarenom prihodu (u hiljadama KM) po mjesecima u toku polugodinjeg perioda (Januar Juni) za tri preduzea: "Kristalinvest", "Drvopromet" i "Mainotehna". Pored toga, potrebni su nam podaci o ukupnom prihodu za sva tri preduzea u toku polugodinjeg perioda, zatim ukupni prihod svih preduzea (total), kao i prosjeni ostvareni prihodi po mjesecima. Pretpostavimo da smo unijeli podatke o mjesenim prihodima u radnu stranicu, i oblikovali tabelu kao na sljedeoj slici:

A B C D E F G H I J 1 2 Januar Februar Mart April Maj Juni Ukupno 3 Kristalinvest 180 140 210 130 170 150 4 Drvopromet 160 210 230 150 160 140 5 Mainotehna 200 170 230 130 140 160 6 Prosjek 7 8 Total: 9

Naravno, ukupne prihode, total, kao i prosjene prihode, moemo bez problema izraunati i runo. Meutim, zato ne pustiti Excel da obavi ovaj posao za nas? Mada postupak koji je neophodno obaviti za tu svrhu na prvi pogled izgleda malo sloeniji, korist od takvog postupka je viestruka. Stoga, krenimo na posao. Ukupni prihod za "Kristalinvest", koji treba da se upie u eliju I3, rauna se kao zbir prihoda

22

ovog preduzea za svih 6 mjeseci, koji su upisani u elije C3, D3, E3, F3, G3 i H3. Upiimo stoga u eliju I3 formulu =C3+D3+E3+F3+G3+H3 (kasnije emo vidjeti kako se ova formula moe zapisati krae).

Ukoliko smo formulu unijeli kako treba, nakon pritiska na tipku ENTER formula nestaje sa ekrana, i umjesto nje pojavljuje se odgovarajui rezultat (koji u navedenom primjeru iznosi 980). Pri tome, formulu i dalje moemo da vidimo u polju za ureivanje formula kad god je odgovarajua elija aktivna. Takoer, dvostruki klik na eliju prikazuje upisanu formulu, i omoguava njeno naknadno ureivanje. Ukoliko se nije pojavio rezultat, a sigurni ste da ste formulu pravilno unijeli, pokrenite naredbu Options iz menija Tools, a zatim provjerite da li je ukljuena opcija Formulas na kartici View (ukoliko jeste, iskljuite je).

Na slian nain moemo unijeti formule koje e raunati ukupan prihod za ostala dva preduzea. Tako, u eliju I4 treba unijeti formulu =C4+D4+E4+F4+G4+H4, dok u eliju I5 treba unijeti formulu =C5+D5+E5+F5+G5+H5 (kasnije emo vidjeti kako se ovaj postupak moe ubrzati, ali za poetak malo vjebanja runog unoenja formula nee koditi). Total je, naravno, jednak zbiru sadraja elija I3, I4 i I5, tako da u eliju I8 treba upisati formulu =I3+I4+I5 (napomenimo da formulu uvijek treba zapoeti u novoj eliji, a ne nipoto kao produetak teksta u nekoj od elija koje sadre tekst). Ostaje jo da izraunamo prosjene prihode po mjesecima. Prosjek emo dobiti ukoliko saberemo prihode za sva tri preduzea i podijelimo zbir sa ukupnim brojem preduzea (tj. sa 3). Stoga, formule koje treba upisati u elije C6, D6, E6, F6, G6 i H6 treba redom da glase =(C3+C4+C5)/3, =(D3+D4+D5)/3, =(E3+E4+E5)/3, =(F3+F4+F5)/3, =(G3+G4+G5)/3 i =(H3+H4+H5)/3. U eliju I6, koja bi trebala da sadri prosjeni prihod za itav polugodinji period, moemo upisati formulu =C6+D6+E6+F6+G6+H6, formulu =(I3+I4+I5)/3, ili formulu =I8/3 (sve tri formule daju isti rezultat razmislite zato). Napomenimo da nije potrebno iriti kolone da bismo upisali dugaku formulu, jer e prikaz formule ionako biti zamijenjen prikazom odgovarajueg rezultata.

Kako e prosjene vrijednosti esto biti brojevi koji nisu cijeli, pomou alatki Increase Decimal i

Decrease Decimal na "Formatting" traci sa alatima moemo oblikovati elije C6, D6, E6, F6, G6, H6 i I6 da prikazuju sadraj uvijek na dvije decimale. Nakon to smo obavili cjelokupni opisani postupak, radna stranica bi trebala da izgleda ovako:

A B C D E F G H I J 1 2 Januar Februar Mart April Maj Juni Ukupno 3 Kristalinvest 180 140 210 130 170 150 980 4 Drvopromet 160 210 230 150 160 140 1050 5 Mainotehna 200 170 230 130 140 160 1030 6 Prosjek 180,00 173,33 223,33 136,67 156,67 150,00 1020,00 7 8 Total: 3060 9

Sve ovo izgleda lijepo, meutim do istog rezultata smo mogli doi bre uz pomo obinog depnog

kalkulatora. Da bismo vidjeli pravu svrhu formula, pretpostavimo da iz nekog razloga treba da promijenimo vrijednost nekog od mjesenih prihoda. Promijenimo, recimo, iznos prihoda preduzea "Kristalinvest" za mjesec april (elija F3) sa 130 na 180 i pogledajmo ta se deava. Istog trenutka kada izvrite ovu promjenu, primijetiete da se automatski promijenio i sadraj nekih drugih elija. Sadraj elije F6 promijenio se sa 136,67 na 153,33, sadraj elije I3 promijenio se sa 980 na 1030, sadraj elije I6 promijenio se sa 1020,00 na 1036,67, dok se sadraj elije I8 promijenio sa 3060 na 3110. Ukoliko se ove promjene nisu dogodile, pokrenite naredbu Options iz menija Tools, i provjerite da li je aktivno radio dugme Automatic na kartici Calculation (ukoliko nije, aktivirajte ga). ta se zapravo deava? elije I3 i F6 zavise od sadraja elije F3 preko formula upisanih u njih, elija I8 zavisi od elije I3, dok elija I6 zavisi od elija F6, I3 ili I8 (zavisno koju ste formulu koristili), tako da je promjena sadraja elije F3 pokrenula "lananu reakciju" koja je dovela do izmjene sadraja svih ovih

23

elija. Da smo runo raunali i upisivali vrijednosti, nakon svake promjene morali bismo vriti ponovna preraunavanja, pri emu bismo prethodno morali provjeriti ta od ega zavisi (uz veliku vjerovatnou da emo neto previdjeti). Ovako smo se jednom pomuili da napravimo "pametnu" tabelu, koju kasnije moemo koristiti, i po potrebi samo mijenjati neovisne podatke. Ova automatizacija naroito dolazi do izraaja kada radimo sa veoma velikim tabelama sa brojnim meuzavisnostima, to je u poslovnoj praksi izuzetno est sluaj.

U sluaju da iz bilo kojeg razloga formula ne moe da izrauna vrijednost (npr. ukoliko upiemo formulu =A1+B1 a elije A1 ili B1 ne sadre brojeve nego tekst, ili ukoliko upiemo formulu =A1/B1 a elija B1 sadri nulu), umjesto rezultata pojavie se informacija o greci, koja uvijek poinje znakom "#", npr. #VALUE! ili #DIV/0! (podsjetimo se da pojava velikog broja znakova "#" u eliji ukazuje da je irina odgovarajue kolone neadekvatna za prikaz odgovarajueg podatka i rezultata). Takoer, trebamo paziti da ne napravimo niz formula koje se "vrte u krug" (to se moe desiti ukoliko, na primjer, u elije A1, B1 i C1 upiemo redom formule =B1+1, =C1+1 i =A1+1). Ovakve greke su prilino este i nazivaju se krune reference (engl. circular references). Desi li se da sluajno napravimo krunu referencu, Excel e nas na to odmah upozoriti. Kruna referenca moe nastati i u sluaju da u neku eliju upiemo formulu u kojoj se spominje upravo ta elija (npr. ukoliko u eliju D5 upiemo formulu =D4+D5+D6). Ovakve formule Excel jednostavno nee prihvatiti. Napomenimo jo i to da se u mnogim formulama prazne elije tretiraju kao da imaju sadraj jednak nuli.

Unoenje velikog broja formula koje su meusobno sline moe biti jako zamorno. Pogledajmo, na primjer, elije I3, I4, I5 i I6, u koje smo upisali veoma sline formule =C3+D3+E3+F3+G3+H3, =C4+D4+E4+F4+G4+H4, =C5+D5+E5+F5+G5+H5 i =C6+D6+E6+F6+G6+H6. Zamislimo ta bismo morali uraditi da smo, umjesto tri, imali npr. 300 preduzea! Sreom, Excel omoguava da se isti posao obavi mnogo lake. Dovoljno je unijeti formulu samo u eliju I3, a zatim sadraj te elije kopirati u elije I4, I5 i I6, pomou naredbi Copy i Paste, ili jo bolje, pomou crnog znaka plus () koji se javlja kada pokaziva mia dovedemo u donji desni ugao elije (na nain koji smo ve objasnili kada smo govorili o samopopunjavanju). Excel e tada, umjesto bukvalnog kopiranja identinih formula, obaviti automatsko prilagoavanje formula elijama u koje se formula kopira. Tako e se, na primjer, formula =(C3+C4+C5)/3, prilikom kopiranja iz elije C6 u eliju D6, automatski pretvoriti u formulu =(D3+D4+D5)/3. Ova osobina naziva se inteligentno kopiranje ili kopiranje sa samoprilagoavanjem.

Postoje situacije u kojima inteligentno kopiranje moe da smeta. Pretpostavimo da elimo da u ovu

tablicu dodamo i kolonu "J" u koju emo upisati iznose poreza koji treba platiti (u elije J3, J4 i J5), i pretpostavimo da je procentualni iznos poreske stope upisan u eliju C8. Tada formule za raunanje poreza koje treba upisati u elije J3, J4 i J5 redom glase =I3*C8/100, =I4*C8/100 i =I5*C8/100. Meutim, ukoliko upiemo samo prvu formulu u eliju J3, i izvrimo "inteligentno" kopiranje u elije J4 i J5, primijetiemo da je Excel pretvorio prvu formulu redom u formule =I4*C9/100 i =I5*C10/100 to nije korektno! Naime, Excel nije smio da mijenja adresu elije C8. Excel, meutim, nije mogao ovo da zna. Da bismo rijeili ovaj problem, u eliju J3 treba upisati formulu =I3*$C$8/100, nakon ega e inteligentno kopiranje raditi kako treba. Oznaka dolar ($) ispred oznake reda ili kolone govori Excelu da oznaku tog reda odnosno kolone ne treba mijenjati prilikom kopiranja. Adrese elija poput "C8", koje se mijenjaju prilikom kopiranja formula u druge elije, nazivaju se relativne adrese, dok se adrese elija poput "$C$8", koje ostaju nepromijenjene ma gdje se kopirale, nazivaju apsolutne adrese. Postoje i mjeovite adrese, poput "$C8" i "C$8" u kojima se prilagoava samo oznaka reda ili samo oznaka kolone, ali se one koriste znatno rjee.

24

8. Upotreba funkcija u proraunima Ve smo rekli da formule mogu sadravati i funkcije. Postoji vie vrsta funkcija. Jedna vrsta funkcija

predstavlja samo skraeni nain zapisivanja nekih drugih izraza. Na primjer, SUM(D3:D8) predstavlja skraeni zapis za izraz D3+D4+D5+D6+D7+D8, dok SUM(B5:E5) predstavlja skraeni zapis za izraz B5+C5+D5+E5. Iza imena funkcije (SUM u navedenim primjerima), uvijek u paru zagrada slijede informacije koje govore na ta se konkretno funkcija odnosi (D3:D8 odnosno B5:E5 u navedenim primjerima). Ove informacije zovu se argumenti funkcija. Jo jedan primjer sline funkcije je funkcija AVERAGE, koja slui za raunanje prosjene vrijednosti. Na primjer, AVERAGE(D3:D8) je skraeni zapis za izraz (D3+D4+D5+D6+D7+D8)/6, odnosno SUM(D3:D8)/6. Naroita korist od funkcije AVERAGE je injenica da ne moramo brojati podatke, kao i da ne moramo prepravljati formulu svaki put kada dodamo odnosno obriemo neki podatak. Druga vrsta funkcija slui za obavljanje nekih radnji koje se inae ne bi mogle izvesti bez njih. Na primjer, funkcija SQRT rauna kvadratni korijen svog argumenta, to se ne moe uraditi bez nje. Funkcije mogu biti sastavni dio sloenijih izraza koji ine formulu, tako da je formula =1+AVERAGE(D3:D8)/(SQRT(A2-1)+1) sasvim legalna formula.

Razliite funkcije prihvataju razliite vrste argumenata. Veina funkcija kao argumente prihvataju

izraze. Pojedine funkcije (poput SUM i AVERAGE) prihvataju specijalne vrste argumenata nazvane opsezi (engl. range) i liste (engl. list). Opsezi predstavljaju imena dvije elije razdvojene znakom dvotaka (:) i predstavljaju sve elije u pravougaonom podruju iji uglovi lee na naznaenim elijama. Na primjer, opseg B2:B6 predstavlja elije B2, B3, B4, B5 i B6, opseg C2:F2 predstavlja elije C2, D2, E2 i F2, dok opseg B2:C5 predstavlja elije B2, B3, B4, B5, C2, C3, C4 i C5. Liste predstavljaju skupine izraza i opsega koji su meusobno razdvojeni znakom taka-zarez (;). Na primjer, A2:A5;5*B4+1;C3:C6;2 je primjer liste. Sam opseg ili izraz takoer se smatraju specijalnim sluajem listi.

Excel posjeduje izuzetno veliki broj funkcija (oko 250 u verziji Microsoft Excel 97), od kojih mnoge

obavljaju veoma sloene matematike, statistike ili ininjerske proraune. Sreom, ve je poznavanje svega desetak funkcija dovoljno za izradu veoma monih proraunskih tablica. U funkcije koje svakako treba poznavati spadaju funkcije opisane u sljedeoj tabeli:

SUM(lista)

Daje kao rezultat sumu svih elemenata u listi lista. Na primjer, SUM(A3;B5;1) je isto to i A3+B5+1. Lista obino sadri barem jedan opseg elija. Na primjer, SUM(C2:C6) je skraeni zapis za izraz C2+C3+C4+C5+C6, dok je SUM(A1;B2:C4;1) skraeni zapis za izraz A1+B2+B3+B4+C2+C3+C4+1.

COUNT(lista)

Daje kao rezultat broj elija koje sadre brojeve u listi lista, koja se obino sastoji od jednog ili vie opsega elija. Na primjer, COUNT(C2:C6) daje kao rezultat broj elija u opsegu od C2 do C6 koje sadre brojeve.

COUNTA(lista)

Djeluje slino poput funkcije COUNT, ali broji sve elije koje nisu prazne, tj. koje sadre barem neki podatak.

COUNTBLANK(lista)

Djeluje slino poput funkcije COUNT, ali broji sve elije koje su prazne, tj. koje ne sadre niti jedan podatak.

AVERAGE(lista)

Daje kao rezultat aritmetiku sredinu svih elemenata u listi lista (tj. sumu svih elemenata u listi podijeljenu sa brojem elemenata u listi). AVERAGE(lista) ne predstavlja nita drugo nego skraeni zapis za izraz SUM(lista)/COUNT(lista).

25

MAX(lista)

Daje kao rezultat najvei od svih brojanih elemenata u listi lista. Na primjer, MAX(C3:G3) daje kao rezultat najvei od svih brojeva upisanih u elije u opsegu od C3 do G3.

MIN(lista)

Daje kao rezultat najmanji od svih brojanih elemenata u listi lista.

STDEV(lista)

Daje kao rezultat standardnu devijaciju (standardno odstupanje) svih brojanih elemenata u listi lista. Standardna devijacija slui kao mjera rasipanja vrijednosti od srednje vrijednosti, a definira se kao kvadratni korijen aritmetike sredine kvadrata svih odstupanja od srednje vrijednosti.

SQRT(izraz)

Daje kao rezultat kvadratni korijen vrijednosti izraza izraz.

ABS(izraz)

Daje kao rezultat apsolutnu vrijednost (modul) izraza izraz.

ROUND(izraz; brdec)

Daje kao rezultat vrijednost izraza izraz zaokruenu na broj decimala odreen izrazom brdec. Na primjer, ROUND(A3;2) daje kao rezultat vrijednost elije A3 zaokruenu na dvije decimale. Ukoliko je vrijednost izraza brdec nula, izraz izraz zaokruuje se na najblii cijeli broj.

COUNTIF(opseg;kriterij)

Daje kao rezultat broj elija u opsegu opseg koje ispunjavaju kriterij kriterij. Kriterij moe biti proizvoljan broj ili izraz. U tom sluaju broje se elije ija je vrijednost jednaka vrijednosti navedenog broja ili izraza. Na, primjer, COUNTIF(B2:B10;5) daje kao rezultat broj elija u opsegu od B2 do B10 iji je sadraj 5. Ukoliko elimo da brojimo elije koje sadre neki tekst, kao kriterij zadajemo eljeni tekst uokviren znacima navoda, npr. COUNTIF(C4:F4;"Senad"). Kao kriteriji se mogu upotrijebiti i konstrukcije poput ">broj" i "5") daje kao rezultat broj elija u opsegu od B2 do B10 iji je sadraj vei od 5.

IF(uvjet;ako_da;ako_ne)

Testira uvjet uvjet, i ako je uvjet taan, daje kao rezultat vrijednost izraza ako_da, a u suprotnom, daje kao rezultat vrijednost izraza ako_ne. Uvjet je zapravo izraz, koji pored uobiajenih operacija sadri i barem jednu od relacija manje (

26

uenika (tj. prosjek ocjena zaokruen na najblii cijeli broj, ili jedinicu). Formula =IF(H3=0;"Proao";"Pao") upisae u pripadnu eliju tekst "Proao" ili "Pao" ovisno od toga da li uenik ima slabih ocjena ili ne.

Nema nikakvog razloga da se kao argument neke od funkcija ne upotrijebi izraz koji takoer sadri

neku funkciju. Na primjer, ukoliko ponovo pretpostavimo da elije od C3 do G3 sadre ocjene nekog uenika, mogue je odmah napisati jedinstvenu formulu koja e odrediti uspjeh uenika. Takva formula glasi:

=IF(COUNTIF(C3:G3;1)=0;ROUND(AVERAGE(C3:G3);0);1) Ova formula na prvi pogled djeluje potpuno nerazumljivo. Meutim, ukoliko se ona paljivo ralani, vidjeemo da u njoj nema nita posebno neobino. Izraz se sastoji od funkcije IF, u kojoj se kao uvjet javlja izraz COUNTIF(C3:G3;1)=0, koji ponovo sadri funkciju COUNTIF(C3:G3;1) koja broji jedinice u opsegu elija od C3:G3 (tj. broji slabe ocjene). Stoga je uvjet COUNTIF(C3:G3;1)=0 taan ako je broj jedinica jednak nuli, tj. ukoliko uenik nema slabih ocjena. Ukoliko je uvjet ispunjen, funkcija IF kao rezultat daje vrijednost izraza ROUND(AVERAGE(C3:G3);0), a ukoliko uvjet nije ispunjen, funkcija IF kao rezultat daje jedinicu (trei argument funkcije IF), tako da je uspjeh jednak jedinici ukoliko je makar jedna ocjena jednaka jedinici. Ostaje jo da detaljnije razmotrimo izraz ROUND(AVERAGE(C3:G3);0) ija se vrijednost dobija kao krajnji rezultat ukoliko uenik nema jedinica. Funkcija ROUND zaokruuje svoj prvi argument AVERAGE(C3:G3) na najblii cijeli broj, jer je njen drugi argument nula. Drugim rijeima, ova funkcija zaokruuje srednju ocjenu uenika na najblii cijeli broj, a upravo tako se rauna uspjeh uenika.

Na ovom mjestu moramo istai jednu bitnu injenicu. Naime, ukoliko su regionalne postavke raunara podeene tako da se za razdvajanje decimalnog od cijelog dijela broja koristi taka umjesto zareza, tada se za razdvajanje argumenata u funkcijama i za razdvajanje stavki u listama koristi obini zarez, a ne taka-zarez! U tom sluaju bismo glomaznu formulu iz prethodnog primjera trebali zapisati ovako:

=IF(COUNTIF(C3:G3,1)=0,ROUND(AVERAGE(C3:G3),0),1) Stoga, ukoliko imate problema sa prihvatanjem formula koje sadre znak taka-zarez, probajte ga zamijeniti zarezom, i vjerovatno e sve biti u redu.

Moda sve ovo to smo do sada rekli o formulama i funkcijama djeluje pomalo komplicirano, ali tek kada u potpunosti shvatite sve o emu se ovdje govori, moete rei da ste savladali tehniku kreiranja proraunskih tablica. Inae, kada savladate gore opisane funkcije, stei ete dovoljno znanja da moete u potpunosti kreirati proraunsku tablicu za voenje osnovne statistike o uspjehu uenika nekog razreda koju smo opisivali u uvodnom poglavlju ove skripte. Najbolje je da jednu takvu tablicu napravite kao praktinu vjebu.

Excel posjeduje jo jednu interesantnu mogunost za unos funkcija, koja je posebno korisna ukoliko nismo tano sigurni kako se funkcija pie. Pokretanjem naredbe Function iz menija Insert ili alatke Paste Function sa "Standard" trake sa alatima, otvara se dijalog (prikazan na slici desno) koji omoguava izbor eljene funkcije iz spiska. Sve funkcije su, radi lakeg snalaenja, razvrstane u nekoliko kategorija. Kategorija Most Recently Used sadri popis posljednjih nekoliko koritenih funkcija. Ukoliko elimo popis svih funkcija, trebamo izabrati

27

kategoriju All. Nakon to smo izabrali eljenu funkciju, pojavljuje se novi dijalog, iji taan izgled ovisi od izabrane funkcije (na donjoj slici prikazan je dijalog za funkciju IF). Ovaj dijalog sadri polja za unos, u koje treba upisati argumente funkcije. Ukoliko eljeni argument predstavlja ime elije ili opseg elija, umjesto unosa pomou tastature mogue je miem kliknuti na eljenu eliju ili oznaiti eljeni opseg. Ukoliko elimo da oznaimo argument miem, a smeta nam prisustvo dijaloga na ekranu, klikom na dugme sa nacrtanom crvenom strelicom u krajnjem desnom dijelu odgovarajueg polja za unos (vidljivo na prikazanoj slici) mogue je privremeno minimizirati ovaj dijalog na veliinu trake, i ponovo ga klikom na isto dugme vratiti na prvobitnu veliinu. Ukoliko se kao argument funkcije javlja ponovo neka druga funkcija, nju je mogue izabrati iz padajue liste koja se pojavljuje na mjestu polja sa imenom elije u traci funkcija. Ovakav nain unosa funkcija zahtijeva dosta prakse, ali bitno ubrzava rad nakon to se korisnik malo izvjeba (u krajnjem sluaju, ukoliko vam je teko ovako unositi funkcije, uvijek ih moete ukucavati runo). Dodatna prednost ovakvog naina unoenja lei u injenici da se ne morate brinuti da li se za razdvajanje argumenata koristi zarez ili taka-zarez (Excel o tome vodi brigu sam).

Kao to je ve reeno, Excel omoguava analize tipa "ta je potrebno uraditi da bi se postigao zadani

cilj". Na primjer, ukoliko nas zanima na koju vrijednost bi se trebao poveati prihod firme "Kristalinvest" u toku aprila (elija F3) da bi se prosjeni polugodinji prihod (elija I6) poveao sa 1020 na 1050, u Tools meniju treba izabrati naredbu Goal Seek, a zatim u polja za unos nazvana Set cell, To value i By changing cell upisati redom I6, 1050 i F3. Excel e obaviti analizu, i zakljuiti da se aprilski prihod firme "Kristalinvest" mora poveati sa 130 na 220. Analiza pomou naredbe Goal Seek moe se koristiti samo za ispitivanje utjecaja jedne elije na neku drugu eliju. Za detaljnije analize treba koristiti naredbu Solver iz Tools menija (koja je takoer i znatno sloenija za upotrebu).

28

9. Kreiranje grafikona Microsoft Excel omoguava da podatke upisane u tablice prikaemo u vidu grafikona odnosno

dijagrama, to je veoma praktino ukoliko elimo da izvrimo vizualno uporeivanje razliitih podataka iz tablice. Veoma je vano istai da su grafikoni kreirani u Excelu uvijek dinamiki povezani sa tablicom iz koje su kreirani, to znai da e se svaka izmjena podataka u tablici istog trenutka odraziti na izgled svih grafikona kreiranih na osnovu te tablice. Excel posjeduje obilje mogunosti za rad sa grafikonima, tako da postoje itave knjige (veliine nekoliko stotina stranica) koje su posveene samo kreiranju grafikona u Excelu. Stoga je jasno da se na ovom mjestu moemo upoznati samo sa osnovnim idejama vezanim za kreiranje grafikona u programu Microsoft Excel.

Postupak kreiranja grafikona u Excelu odvija se kroz niz etapa. Pretpostavimo, na primjer, da elimo

grafiki da predstavimo podatke o poslovanju tri preduzea koja smo ve razmatrali u toku polugodinjeg perioda. Prvo to moramo uraditi je da oznaimo dio tabele koji sadri podatke koje elimo da prikaemo. Na primjer, moemo se odluiti da prikazujemo podatke samo za jedno preduzee, ili samo za jedan mjesec. Mi emo se odluiti da prikazujemo podatke za sva preduzea u toku svih 6 mjeseci istovremeno na istom grafikonu. Stoga, oznaimo dio tabele u opsegu elija od B2 do H5. Primijetimo da je potrebno da obuhvatimo ne samo brojane podatke, ve i zaglavlje tabele koje opisuje znaenje pojedinih redova i kolona. Znaenja upisana u zaglavlju Excel e kasnije iskoristiti da obiljei smislenim nazivima pojedine elemente grafikona (ukoliko smo zaboravili da oznaimo i zaglavlje tabele, Excel e koristiti stereotipna imena poput Series 1, Series 2 itd. za obiljeavanje grafikona).

Nakon to smo oznaili eljeni dio tabele, potrebno je izabrati naredbu Chart iz menija Insert, ili

alatku Chart Wizard sa "Standard" trake sa alatima. Pokretanje ove naredbe otvara sistem spregnutih dijaloga koji se u argonu nazivaju arobnjaci (engl. wizard), a iji je cilj olakavanje izvjesnih sloenijih operacija. Dakle, pokretanje ove naredbe otvara arobnjaka za kreiranje grafikona (engl. chart wizard).

Prvi dijalog u ovom arobnjaku, prikazan na

slici desno, omoguava izbor vrste i podvrste grafikona. Za ope namjene najee se koriste stupasti dijagrami (engl. column charts), koji se jo nazivaju i histogrami, zatim tapiasti dijagrami (engl. bar charts) i linijski dijagrami (engl. line charts). Neki dijagrami koriste se iskljuivo za specifine namjene. Na primjer, kruni dijagrami (engl. pie charts) koriste se kada je potrebno vizualno prikazati kakav je relativni odnos pojedinih podataka prema ukupnoj koliini svih podataka (cjelini), dok se XY ratrkani dijagrami (engl. XY scatter charts) koriste kada grafiki treba prikazati ovisnost nekih redova ili kolona u tablici od nekog drugog reda ili kolone u istoj tablici, kao to je npr. ovisnost visine pojedinih osoba od njihove starosti, ovisnost duine neke metalne ipke od temperature, itd. (za tu svrhu, u tabeli moramo imati oznaena barem dva reda ili dvije kolone, pri emu se crtaju dijagrami zavisnosti svih redova osim prvog od prvog reda, ili svih kolona osim prve od prve kolone). Bitno je napomenuti da bez obzira koliko redova ili kolona oznaili, kruni dijagrami mogu prikazivati podatke samo za jedan red ili kolonu. U sluaju da elimo uporedno prikazivati podatke za vie redova ili kolona na istom grafikonu, umjesto krunih moemo koristiti prstenaste dijagrame (engl. doughnut charts).

Svaki tip dijagrama ima razliite podtipove odnosno podvarijante, koji se biraju pomou istog

dijaloga. Tako, na primjer, skoro svaki dijagram ima dvodimenzionalne i trodimenzionalne varijante. Treba voditi rauna da nije svaka podvarijanta podjednako dobra za svaku na