szervezetfejlesztés nagykőrös város Önkormányzatánál az … · 2015-09-15 · 1...
TRANSCRIPT
1
Szervezetfejlesztés Nagykőrös Város
Önkormányzatánál
az ÁROP 3.A.2-2013-2013-0035 számú pályázat
alapján
Nagykőrös Város Önkormányzata optimális feladat ellátási és
finanszírozási modellje, kiemelve az üzemeltetési,
vagyongazdálkodási kérdéseket
2
Tartalomjegyzék
1 Előzmények ................................................................................................................. 3
2 A feladat ellátási finanszírozából-, valamint a gazdasági stabilitás igényéből eredő
követelmények ................................................................................................................... 6
2.1 Párhuzamosságok megszüntetése igényéből eredő változások ........................................ 7
2.2 Hatékony likviditás menedzsment megvalósítása igényelte változások .......................... 8
2.3 Szabályozottság kezelésének változása .................................................................... 9
3 A javasolt modell bemutatása ....................................................................................... 11
3.1 Költségvetés tervezés, kezelés ............................................................................... 11
3.2 Költségvetés végrehajtása ..................................................................................... 11
3.3 Költségvetési beszámolás, zárszámadás .................................................................. 14
4 A javasolt modell várható hozadékai és követelményei ..................................................... 16
5 A modell teljeskörű bevezethetőségének ütemezése ........................................................ 18
6 Mellékletek ................................................................................................................. 21
6.1 1. számú melléklet: Folyamat modellek ................................................................... 21
6.1.1 Önköltségszámítás ............................................................................................ 21
6.1.2 Önköltségszámítás alapjainak kidolgozása ............................................................ 22
6.1.3 Önköltségszámítás gazdálkodónkénti kidolgozása .................................................. 23
6.1.4 PH havi önköltségszámítása ................................................................................ 24
6.1.5 NSZK havi önköltségszámítása ............................................................................ 25
6.1.6 KÖVA-KOM havi önköltségszámítása .................................................................... 26
6.1.7 Önköltségek havi/negyedéves/éves kiértékelése ................................................... 27
6.1.8 Önköltségek elemzése ....................................................................................... 28
6.1.9 Kötelezettségvállalás nyilvántartás ...................................................................... 29
6.1.10 Gazdálkodási keretek kialakítása, karbantartása ................................................ 30
6.1.11 Személyi jellegű kifizetések és járulékaik kezelése ............................................. 31
6.1.12 Rendszeres dologi beszerzések kezelése ........................................................... 32
6.1.13 Közüzemi szolgáltatók kezelése ....................................................................... 33
6.1.14 Engedélyezett készpénzes egyedi beszerzések kezelése ...................................... 34
6.1.15 Beszerzés ..................................................................................................... 35
6.1.16 Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések előkészítése .................. 36
6.1.17 Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések lebonyolítása ................ 37
6.1.18 Egyedi beszerzések előkészítése ...................................................................... 38
6.1.19 Egyedi beszerzések lebonyolítása ..................................................................... 39
6.2 2 számú melléklet: A városi kincstári feladatokat ellátó Pénzügyi Szervezet javasolt
funkcionalitása ............................................................................................................... 40
3
1 ELŐZMÉNYEK
Nagykőrös Város Önkormányzata sikeresen indult az Államreform operatív
program keretében megvalósuló - „Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban
levő önkormányzatok számára” címmel meghirdetett - ÁROP-3.A.2-2013
egyfordulós pályázaton. A pályázat egyik célja – a Magyary Programmal
összhangban – az volt, hogy „Az önkormányzatok költségcsökkentésének,
hatékonyságnövelésének módszertani és gyakorlati támogatása annak
érdekében, hogy a megváltozott feladat-ellátási rendben és finanszírozási
környezetben is ésszerűen és fenntarthatóan szervezett szolgáltatáskínálattal,
kötelező és önként vállalt feladatokkal vegyenek részt.”
A Nagykörös Város Önkormányzata pályázaton való indulását – az
önkormányzatok működését érintő több változás mellett - alapvetően az is
indokolta, hogy az egyes önkormányzati feladatok állami szintre kerültével 2013-
tól új feladat-ellátási rendszer lépett életbe, vagyis megtörtént a
forrásszabályozás átalakítása.
A Mötv. 117-118. §-ai az alábbiak szerint rögzíti a feladatfinanszírozás alapjait:
a feladatfinanszírozási rendszerben az Országgyűlés a helyi önkormányzat
kötelezően ellátandó feladataihoz jogszabályokban meghatározott
közszolgáltatási
éves szinten kizárólag a kötelezően ellátandó feladatainak kiadásaira
fordíthatja;
a támogatás mértékének meghatározásakor figyelembevételre kerül:
o takarékos gazdálkodás,
o melyet a helyi önkormányzat jogszabályon alapuló, elvárható saját
bevétele,
o a helyi önkormányzat tényleges saját bevétele
költségvetési rendeletben működési hiány nem tervezhető;
az állam által prioritásként kezelt, önként vállalt feladatok
finanszírozásához is biztosítható állami támogatás;
az önkormányzat működőképessége megőrzéséhez kiegészítő támogatás
adható.
4
1.1 A BM által megfogalmazott feladatfinanszírozási helyzetkép 2013-
2014-ben
A 2013. évi Feladatfinanszírozási eredmények:
önkormányzati kötelező feladatokhoz igazodó, általános támogatások
o hivatali feladatok támogatása,
o település-üzemeltetési feladatok támogatása (közvilágítás,
köztemető, közutak fenntartása, zöldterület-gazdálkodás),
köznevelési feladatok (óvoda): feladat alapú bér- és üzemeltetési
támogatás,
szociális szakellátás (intézményi ellátások).
Ahol nem valósult meg 2013-ban a feladatfinanszírozás:
szociális és gyermekjóléti alapfeladatok
kulturális feladatok
A 2014. évben az első időszak tapasztalatai alapján a finanszírozási rendszer –
alább felsoroltak szerinti - finomhangolása lett tervbe véve:
szerkezetátalakítási tartalék keretében nyújtott kiegészítő támogatások
beépültek az alapfinanszírozásba (22/2013. (VI. 11.) BM rendelet),
település-üzemeltetés: településkategóriánkénti fajlagos összegek szerinti
finanszírozás,
beszámítás rendszere differenciált, törvényben rögzített sorrendben kell
érvényesíteni (bővült az érintett jogcímek köre),
gyengébb jövedelem-termelő képességű kistelepülések (2000 fő alatt)
támogatása,
pedagógus életpálya-modell,
gyermekétkeztetés: feladat-alapú bér- és üzemeltetési támogatás a
normatív elosztás helyett.
Az átalakult a finanszírozási rendszer mellett megfogalmazott további
célkitűzések:
Az önkormányzatok új fejlesztési rendszerének kialakítása.
A feladatfinanszírozási rendszer további finomítása.
Az adósság újratermelődésének megakadályozása szabályozás révén.
5
Az önkormányzati gazdálkodásért való személyi felelősségi rendszer
erősítése.
Állami - önkormányzati kontrolling rendszer kialakítása.
1.2 A pályázattal megvalósítani kívánt célok
Az előzőekben áttekintett feladatoknak való megfelelést kívánja teljesíteni
Nagykőrös Város Önkormányzata az ÁROP-3.A.1 számú, „Nagykőrös Város
Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése” című pályázaton
elnyert támogatásból megvalósuló projekt eredményein alapulva.
A projekt megvalósításába bevont külső szakértők közreműködésével elkészült
az Önkormányzatunk jelenlegi gazdálkodási gyakorlatát áttekintő felmérése,
elemzése, és gazdálkodási gyakorlatra vonatkozó továbbfejlesztési javaslatok
kerültek megfogalmazásra. Természetesen a teljes munka során vezérelvként
szerepelt a feladatfinanszírozás feltételeinek megteremtése.
Jelen dokumentum arra vállalkozik, hogy teljes körűen bemutassa a javasolt
feladat ellátási és finanszírozási modellt - mind a funkcionális,- mind a szervezeti
működésre vonatkozó változásokat is tartalmazva – egy adott gazdálkodási
(költségvetési) évre vonatkozóan.
6
2 A feladat ellátási finanszírozából-, valamint a gazdasági
stabilitás igényéből eredő követelmények
Az előző pontban áttekintett – az önkormányzati feladat változásokat jelentő -
előzményeken túl a Nagykőrös Város Önkormányzata működése
hatékonyságának növelése érdekében eddig megtörtént változtatások
eredményeit figyelembe véve döntött mind az addigi működési-, mind
finanszírozási gyakorlatának újragondolása mellett, mely utóbbinak fontosságát a
feladat ellátás finanszírozásnak bevezetése még hangsúlyosabbá tett.
Az Önkormányzat működését áttekintő és elemző tevékenységen alapulva – a
projekt során elkészült dokumentumokban - megfogalmazott szakértői javaslatok
az alábbi csoportokba sorolhatók:
Racionális forrás felhasználást eredményező szervezeti-, működési
változtatások (a párhuzamos-, illetve a gyakorlatban nem
maradéktalanul működtetett funkciók kérdése).
o Egyrészt ezek végrehajtásának megalapozására, támogatására
került kiválasztásra az a három meghatározó funkció – beszerzés;
finanszírozási terven alapuló kötelezettségvállalás;
önköltségszámításon alapuló kontrolling, melyek folyamat modelljei
részletesen kidolgozásra kerültek. Bemutatásukra önálló
dokumentum készült, magukat a folyamat ábrákat az 1. sz.
melléklet is tartalmazza.
o Másrészt meg kell hozni azokra a szervezeti változtatásra vonatkozó
döntéseket, melyek a jelenleg több intézménynél
megtöbbszörözötten működő feladatok összevonását
eredményezhetik.
A likviditás menedzsment támogatására – a kidolgozott
kötelezettségvállalás kezelésen túl az un. „Kiskincstár” működtetési
gyakorlatának tovább fejlesztése.
Hatékony vagyon gazdálkodás és kintlévőség kezelés megvalósítása.
Az Önkormányzat teljes vagyonának- jelenlegi és jövőbeli - kezelésére
egységes elvek megfogalmazása és lefektetése szükséges. A
megfogalmazottak folyamatos teljesülésének biztosítása érdekében a
7
feladat nevesítésén túl, operatív feladat végrehajtójának nevesítése is
szükséges. Ezen „vagyongazda” folyamatos tevékenységét képezze az
Önkormányzat vagyonának felügyelete, a bekövetkező, illetve tervezett
változások proaktív kezelése. Tervezett változások esetén alternatív
megoldások felkutatása, gazdaságossági számításokon alapuló előkészítő
anyagok készítése, melyekre támaszkodva a meghozandó Testületi
döntések is megalapozottabbá válhatnak. A kintlévőségek kezelésében
egyrészt a jelen gyakorlattal ellentétben élni kell azok operatív –a
kintlévőség aktuális állapotának megfelelő - beszedési/ behajtási
lehetőségeivel, másrészt megvalósítandó az étkeztetési térítési díj
követelések számviteli előírásainak teljes körűvé tétele is.
2.1 Párhuzamosságok megszüntetése igényéből eredő változások
A jelenlegi működésben több területen léteznek párhuzamosan működő funkciók,
illetve tevékenységek.
A létesítményüzemeltetés, fenntartás szakmai tevékenységet mind az
NSzK, mind a KÖVA-KOM végez. Nem az azonos szakmai kompetenciát
igénylő tevékenységek kerültek köztük megosztásra, hanem az ellátandó
létesítmények köre (KÖVA-KOM-nál a telephelyek, a kezelésében lévő
lakás és nem lakás célú ingatlanok és területek; NSzK-nál az összes többi
nem KÖVA-KOM-nál lévő épületé). Létszám és erőforrás racionalizálást
eredményezhetne a KÖVA-KOM, és az NSzK által is ellátott
létesítményüzemeltetés, fenntartás szakmai tevékenységek egy
szervezethez sorolása (ez utóbbi elkerülhetetlenné is válik, ha a KÖVA-
KOM-ot illetően a tulajdonosi szerkezetben változásra kerül sor).
A gazdálkodási folyamat tevékenységeinek egy része teljes körűen
szerepelnek a Polgármesteri Hivatalban, míg az Óvodák, a Kulturális
Központ és a Humán Szolgáltató Központ vonatkozásában a szabályzatok
szerint az NSzK-hoz telepítettek. Ez azt jelenti, hogy a tervezés, a
kötelezettségvállalástól, a szerződéskötésen át, a pénzügyi és számviteli
tevékenységek és nyilvántartások vezetésén keresztül a beszámolásig
8
mind a Polgármesteri Hivatalban, mind az NSzK-ban rendelkezni kell
megfelelő szakértelemmel és infrastruktúrával. A tényleges gyakorlatban
viszont az NSzK-hoz rendelt Intézmények esetén csak a pénzügyi-
számviteli tevékenységeket végzi az NSzK teljeskörűen, a beszerzés
fázisait pedig részben az NSzK, és részben maguk az Intézmények végzik.
Tehát a beszerzés a megrendelés és szerződéskötés tevékenységekhez
minden intézményben lekötött a feladatokra vonatkozó szakmai erőforrás.
A megtöbbszörözött óvoda-, és gyermekélelmezést ellátó konyhák
vezetési feladatainak összevonása szintén létszám (a jelenlegi minimális
létszám esetén kérdéses) és erőforrás racionalizálást eredményezhetne.
A redundáns funkciók, vagy tevékenységek mindig a szükségesnél
bonyolultabb szervezetet és többlet ráfordítást igényelnek. Ugyanakkor a
feladatok és létszámigényük, finanszírozottságuk felülvizsgálata, az
aránytalanságokban rejlő kockázatok feloldása is szükséges.
A párhuzamosságok indokolatlanul többlet ráfordítást eredményeznek, az alul
biztosított kapacitások viszont kockázatot hordoznak. Ezért a javasolt működési
modell ezek jövőbeli kiváltására vonatkozóan egységesítést, illetve centralizálást
fogalmaz meg, ami egyaránt működési és szervezeti változtatást is igényel.
Amennyiben a KÖVA-KOM tulajdonosi szerkezetében változásra kerül sor, akkor
annak hatásával is együtt kell megfontolás tárgyává tenni, hogy a Kincstári
funkciókkal egy szervezetet képező Gazdasági-műszaki Ellátó szervezetté
alakulva lássa el a beszerzést, vagyon kezelést és létesítmény működtetést, vagy
külön intézmények közötti feladat megosztással kell ezeket az egységes, de csak
egy szervezet által működtetendő funkciókat megvalósítani.
2.2 Hatékony likviditás menedzsment megvalósítása igényelte
változások
A hangsúlyossá vált likviditási helyzet javítását, illetve stabilizálását két javasolt
változtatás szolgálja. Megvalósításukkal biztosíthatóvá válhat a költségvetési
egyensúly fenntarthatósága.
9
Az egyik – a keretgazdálkodáson alapuló kötelezettségvállalás – javaslatra
kidolgozásra került annak részletes folyamat modellje is, melyet részletesen egy
önállóan elkészült dokumentum-, s magát a folyamat modell ábráját az 1. sz.
melléklet is tartalmazza. A modell kidolgozásának vezérelve annak biztosítása
volt, hogy minden időpontban csak a rendelkezésre álló pénzügyi források
mértékével összehangoltan történhessenek kötelezettségvállalások.
A másik javaslat az un. „kiskincstár”, vagyis a Nagykőrös városi kincstár
működtetésének továbbfejlesztése. Ez azt a - jelenlegi gyakorlattól eltérő
funkcionalitású - működési mód megvalósítását igényli, mely szerint a városi
kincstári feladatok ellátására kijelölendőek a Pénzügyi Szervezet feladatait ellátó
munkakörök. A városi kincstár feladatát képezze az önállóan működő teljes
jogkörű intézmények pénzellátási, gazdálkodási és könyvvezetési feladatainak
ellátása (javasolt feladatok felsorolását a 2. sz. mell. tartalmazza). A hozzá
tartozó költségvetési szervek pénzeszközeit a helyi önkormányzat költségvetési
elszámolási számlájához kapcsolódó alszámlákon biztosítja. Az előirányzat
felhasználás és annak finanszírozása- a gazdasági eseményekhez igazodóan –
utólagosan, és az intézményi bevételek, illetve átvett pénzeszközök
beszámításával történik. A költségvetési szervek a Pénzügyi Szervezet által
számukra jóváhagyott havi ütemezésű előirányzat-felhasználási keretek felett
rendelkezhetnek. A keretek kezelésének hogyanját a Kötelezettség vállalás
folyamat modell (1. sz. mell.) tartalmazza. Értelemszerűen kötelezettségvállalás,
illetve fizetési megbízás csak a keretösszegek terhére történhet.
2.3 Szabályozottság kezelésének változása
Ahogy ezt a jelenlegi gyakorlatot elemző tanulmányban megfogalmazásra került,
a szabályozottságot kettősség jellemzi. Egyrészt gazdálkodó szervezetenként
felváltva fordul elő a nem teljes körűség, valamint a naprakészség hiánya,
másrészt a szabályzatok tartalma és a valóságban működő gyakorlat eltérő volta
fordul elő. Ennek kiküszöbölése érdekében nevesíteni szükséges a szabályzatok
kezelésének feladatát, meghatározva a feladat végrehajtóját is.
Az új működési modell bevezetése különösen aktuálissá teszi a feladatot, de
ellátása nem lehet „kampányszerű”, hiszen a szervezetet folyamatosan érhetik
10
külső és belső változtatások. A feladat végrehajtójának minden esetben el kell
végeznie a változás által érintett szabályzatok szükség szerinti módosítását,
összehangolását.
Nem elegendő a naprakész szabályzatok megléte, de ellenőrizni is kell
rendszeresen, hogy az alkalmazott gyakorlat megfelel-e a szabályzatban
foglaltaknak. Eltérés esetén – megvizsgálva annak okát – sorra kell kerülnie a
szükséges intézkedések meghozatalának is.
11
3 A JAVASOLT MODELL BEMUTATÁSA
A fejezet a javasolt jövőbeli feladat ellátási és finanszírozási modellt egy
pénzügyi év teljes működés folyamatán keresztüli mutatja be, kihangsúlyozva az
egyes funkciók, illetve tevékenységek tartalmának egymásra épülését is.
3.1 Költségvetés tervezés, kezelés
Az önköltségszámításnak a részletesen kidolgozandó folyamatmodellek közé való
beválogatásának egyik fontos indoka volt az Önkormányzat teljes – kötelező és
vállalt – feladatkörére kiterjedő feladat ellátáson alapuló finanszírozás
megalapozása.
Az önköltség számítási modell fontos részeredménye az egyes
feladatok/tevékenységek tényleges fajlagos egységköltségeinek meghatározása.
Az egyes feladatok számosságának megtervezése után ezen fajlagosok
használatával megbízhatóan kiszámítható a végrehajtásuk költség igénye. Ezen -
számításon alapuló – módszerrel meghatározásra kerülő feladatonkénti kiadási
előirányzatok összegét szembeállítva az adott feladat/tevékenység tervezhető
bevételével, megállapítható, hogy melyeket finanszíroz alul, vagy felül a várható
bevétele. A feladatok/tevékenységek finanszírozottsága pozitív és negatív
eltéréseinek mértékét meghatározva lehet megalapozott döntést hozni a
bevételek és kiadások összhangja megteremtésének hogyanjáról.
Az önköltség összetevői mértékében (árában), vagy a feladatok/tevékenységek
számosságában bekövetkező évközi változások várható hatása szintén
számíthatóvá válik, tehát azonnal elő lehet készíteni a változás hatásának
menedzselését.
3.2 Költségvetés végrehajtása
A szerény finanszírozási forrás mértékek – a működőképesség megőrzése
érdekében - nélkülözhetetlenné teszik a gazdálkodás hatékonyságának növelését
szolgáló minden lehetőség megragadását.
12
Ezért az adott költségvetési év végrehajtása folyamatának kialakítása során - a
funkciók és tevékenységek kialakításában – komoly hangsúllyal került
figyelembevételre és a kedvező megoldás megkeresése:
a párhuzamosságok megszüntetésére,
hatékony likviditás menedzsment megvalósítására, és
a racionális létesítményüzemeltetés, fenntartás működtetésre.
A párhuzamosságok feloldásában követett vezérelv az volt, hogy az intézmények
azonos funkciói egységesen, azonos elven, és lehetőleg centralizáltan lehessenek
végrehajthatóak.
A likviditás biztosíthatóságának érdekében az éves kiadási előirányzatokat a
bevételi előirányzatok (KÖVA-KOM esetében költség és bevételi tervek)
teljesülése várható időüteméhez illesztetten ütemezetten megbontani szükséges.
Praktikusan ez az éves előirányzatok/tervek havi ütemezésű gazdálkodási
keretekre való leosztását jelenti. Ez alapján történhetnek majd az intézményi
felhasználások mind a személyi jellegű, mind a dologi és felhalmozás jellegű
jogcímekre vonatkozóan.
Az éves előirányzatok gazdálkodói keretekre való lebontása kontrolleri feladat,
melyek a Pénzügyi Iroda vezetője általi jóváhagyás után válnak a
kötelezettségvállalás alapjául. Egy-egy intézmény-, illetve a teljes Önkormányzat
éves előirányzata összegéből célszerű év elején tartalékot képezni az esetleges
rendkívüli igények biztonságos finanszírozhatósága érdekében. Az év közben
szükségessé válható (költségvetés változása-, előirányzat átcsoportosítása-,
vagy tartalék felhasználás szükségessége) keretmódosítások a jóváhagyott
keretek kialakításával azonos lépésekben történnek.
Amennyiben egy pénzügyi évben az éves előirányzat terhére képzett tartalék
felhasználása szükségtelenné válik, a következő pénzügyi évben megvalósítani
tervezett feladatok finanszírozására - mint maradványok – forrásként lesz
felhasználható.
Az előirányzat felhasználás fázisai:
Keretellenőrzésen alapuló – értékhatártól független, teljes körű –
kötelezettség vállalás, amit
13
o személyi jellegű előirányzatok vonatkozásában létszám-, vagy
illetmény összegének változás(ai) kezdeményezhetnek,
o dologi, felújítási és felhalmozási előirányzatok esetében pedig a
beszerzési-, vagy szolgáltatás igényének megjelenése, illetve
folyamatos fennállása idéz elő (részletesen lásd az 1. sz. melléklet
tartalmazta Kötelezettségvállalás folyamatmodellben).
Központosított, összevont beszerzés, amit az ennek végrehajtására
megbízott szervezeti egység(ek) munkatársa(i) az éves beszerzési terv és
az intézmények által e-mailben küldött beszerzési igény alapján végeznek
(részletesen – a szerződés megkötésétől/megrendelés elküldésétől és
nyilvántartásukon át, a teljesítés-, majd a számla befogadásán és
pénzügyi teljesítésén keresztül - lásd az 1. sz. melléklet tartalmazta
Beszerzés folyamatmodellben). A kiválasztásra kerülő szállító(k)tól olyan
szállítási gyakoriság igénylendő, amely szükségtelenné teszi a
készletezést. A felsorolt tevékenységeket - a beszerzést végző(kö)n túl - a
Kincstáron belüli (vagy más szervezetben kijelölt) könyvvezetési és
pénzügyi funkciót betöltő munkatársak látják el.
Követelések – számlázás támogatások, térítési díjak, átvett pénzeszközök
– kezelését szintén a Kincstáron belüli, vagy hozzá rendelt könyvvezetési
és pénzügyi funkciót betöltő munkatársak látják el. A követelések
kezelésében – a támogatások, térítési díjak, egyéb bevételek várható
összegei bevételi kötelezettségvállalásként, a tényleges bevételek
számlái/előírásainak könyvelése pedig a bevételeket könyvelő munkatárs
feladatát képezi. befizetést nem teljesítő részére díjelőírást és fizetési
felszólítást kell készíteni, és azt le kell könyvelni, illetve nyilvántartásba
venni. A határidőn túli követelések esetében fizetési felszólítást kell
alkalmazni minden típusú kintlévőség esetén is. Az eredménytelen fizetési
felszólítások esetén pedig meg kell kezdeni a behajtási eljárást.
Kontrolling funkció tevékenységeit szintén a Kincstári funkciót ellátó
szervezet(ek)en belüli költségvetést kezelő, utókalkulációt ellátó, és
elemzéseket elvégző munkatársak látják el. A funkciót és szereplőit
részletesen lásd az 1. sz. melléklet tartalmazta Önköltség számítási
folyamatmodellben. A feladat alapú finanszírozás alapjául szolgál ez a
funkció, aminek a teljes Önkormányzatra vonatkozó egységes elven és
14
módszerrel való megvalósítása egyben a Kormányzati elvárásnak való
megfelelést is eredményezi.
A pénzügyi év során a hatékony likviditás menedzsment az alábbi működési
változások által biztosító:
Azáltal, hogy az Önkormányzat teljes pénzeszköze a költségvetési
elszámolási számlán kezelt, és a Kincstár az intézményi tényleges
kifizetéseket az ehhez kapcsolódó alszámlákon keresztül teljesíti,
megvalósul az utófinanszírozás.
A havi gazdálkodási keretekre lebontott előirányzatokon alapuló teljes körű
kötelezettségvállalással megakadályozottá válik a pénzügyileg nem
teljesíthető kötelezettségek keletkezését.
A kontrolling funkció megvalósulása lehetővé teszi az évközi változások
pénzügyi hatásainak meghatározását, döntési alternatívák kidolgozását.
A hatékony létesítmény és vagyon, valamint kintlévőség kezelés gyakorlatának
megvalósulását az alábbiak tudják biztosítani:
A létesítménykezelési, üzemeltetési tevékenységek egységes kezelése, és
folyamatosan végzetté válása (a létesítményenként kezelt ráfordítások
utókalkulált kimutatatása folyamatos értékelhetősége, elemezhetősége).
A létesítmények állapotának, használatának, illetve használhatóságának
folyamatos értékelése, esetleges (költségvetési éven belüli, illetve
következő költségvetési évre figyelembeveendő) változások
előkészítéseként döntés előkészítő számítások készítése.
A határidőn túli követelések behajtási tevékenységeinek maradéktalan
végrehajtása.
Az esetenkénti szabad pénzeszközökkel való pénzügyi tevékenységek
végzése.
3.3 Költségvetési beszámolás, zárszámadás
Ezt a funkciót a teljes Önkormányzat minden intézményére vonatkozóan – a
számukra végzett tervezési-, könyvvezetési-, önköltség számítási- és pénzügyi
15
tevékenységek mellett – a Kincstári szervezet(hez rendelt munkatársakkal) látja
el.
A funkció részét képezi a jogszabályi előírásokon alapuló beszámolási és
adatszolgáltatási feladatokon túl, mind az Intézmények, mind a Testület számára
vonatkozó adatszolgáltatásokat, tájékoztató adatközléseket, valamint a
kontrolling elemzések alapján kidolgozott döntés előkészítő információk
szolgáltatása is.
16
4 A JAVASOLT MODELL VÁRHATÓ HOZADÉKAI ÉS
KÖVETELMÉNYEI
Az intézmények azonos funkcióinak egységessé tétele, azonos elven, és lehetőleg
centralizáltan való végrehajtása a párhuzamosságok megszüntetésével nem csak
a gazdaságosságot tudja javítani, hanem az egységességből adódóan az
információk hitelessége, megbízhatósága is növekszik, összehasonlíthatóságuk
megbízhatóvá válik.
A tudatos gazdálkodás érvényesülhet a költségvetési év teljes életciklusán,
melynek konkrét megnyilvánulásai az alábbiak szerint összegezhető:
Az egységes és teljes körűen bevezetendő önköltségszámítás a jogszabályi
előírások betartásán túl:
Alapul szolgál a feladatalapú finanszírozáshoz.
A fajlagos költségeket alkalmazva megalapozottá és tudatosabbá teszi a
költségvetés tervezését.
Lehetőséget biztosít az önköltség csökkenthetőség vizsgálatára.
Alternatív lehetőségek vizsgálhatóságát biztosítja (pl. azonos feladatok
egy-, vagy több intézményben szereplő ráfordításai; azonos funkciót ellátó
létesítmények fajlagos ráfordításai).
Az év közbeni feladat volumen-, vagy árváltozások tárgyévi és következő
évi pénzügyi várható hatása egyszerűen számszerűsíthetővé válik.
A központosított beszerzés kedvezőbb árkondíciókat tesz elérhetővé, ami kiadás
csökkenést eredményez.
Az un „kiskincstár” elv és a javasolt kötelezettség vállalási módszer együttes
alkalmazása megbízható cash-flow-t eredményez, amely alapján a likvidhitel
szükségessége csökkenthető, illetve az időszakosan szabad, leköthetővé váló
szabad pénzeszközök bevétel növekedést eredményeznek.
A tudatos és folyamatos létesítménygazdálkodás tevékenység alkalmazása a
kezelésüket proaktívvá teheti és nem „estenkénti tűzoltási” feladat végrehajtások
jelentkeznek. Megakadályozhatóvá, illetve csökkenthetővé válnak az esetleges
létesítményekhez kapcsolódó veszteségek. Az összes létesítmény
működtetésének, üzemeltetésének egyetlen szervezethez rendelése a
17
párhuzamosság megszüntetése mellett az erőforrások hatékonyabb használatát
is eredményezi.
Természetesen a jelenleg nem-, vagy nem maradéktalanul működtetett funkciók,
illetve tevékenységek megvalósulásának erőforrás igénye is jelentkezik. Ez adott
területeken létszám igényt jelenthet, de egy integrált rendszer használatbavétele
pedig létszám megtakarítást eredményez.
Az áttekintett szervezeti és működési változásoktól a Nagykőrös Város
Önkormányzata működésének mind szervezettsége, mind gazdaságossága
területén hatékonyság növekedés és biztonságos működtethetőség várható.
18
5 A MODELL TELJESKÖRŰ BEVEZETHETŐSÉGÉNEK ÜTEMEZÉSE
Az alábbi összefoglaló táblázat tartalmazza a Nagykőrös Város Önkormányzata
szervezetére és gazdálkodására vonatkozó javaslatok előkészítésének és
bevezetésének időbeli besorolását és priorizálását.
Priori-
tási
sorsz.
Rövidtávon
megvalósíthatók (2014
évben)
Középtávon
megvalósíthatók
(2015. évben)
Hosszabb távon
megvalósíthatók
(2016. évben)
1. Fajlagos költségek
kialakítását célzó önköltség
számítási modell
kidolgozása,
megvalósításának
előkészítése
Fajlagos költségek
kialakítását célzó
önköltségszámítás
részletes kidolgozása,
rendszer előkészítése
Fajlagos költségek
kialakítását célzó
önköltségszámítás
megvalósítása
2. Párhuzamosságmentes,
egységes beszerzési
gyakorlat módszerének
kidolgozása.
Egységes beszerzési
gyakorlat
megvalósítása.
3. A szabályozottság
kezelésére létrehozni azt a
folyamatosan végzendő
tevékenységet, amely a
napra-kész szabályzatok
biztosításán túl
rendszeresen ellenőrzi a
tényleges gyakorlat és a
szabályzatban foglaltak
egyezőségét.
4. A KÖVA-KOM várható
tulajdononos szerkezet
változás hatásának
vizsgálata, szükséges
döntések meghozatala.
19
Priori-
tási
sorsz.
Rövidtávon
megvalósíthatók (2014
évben)
Középtávon
megvalósíthatók
(2015. évben)
Hosszabb távon
megvalósíthatók
(2016. évben)
5. Az összes létesítmény
üzemeltetése –
működtetésére
egységes (egyetlen)
gyakorlat és szervezet
kiválasztása.
6. Három eltérő
számítógépes rendszer
helyett egyetlen
(gazdálkodó és
költségvetési
szervezetre is
használható)
alkalmazás használata
(min. alkalmazások
egységesítése).
7. Az előirányzatok
rendelkezésre állásának
megfelelő ütemezés
szerinti, teljeskörű
kötelezettség vállalási
gyakorlat
megtervezése.
Az előirányzatok
rendelkezésre
állásának megfelelő
ütemezés szerinti
kötelezettség vállalási
gyakorlat bevezetése
(likviditás
menedzsment első
szintje).
8. Kiskincstár funkció a
teljes Önkormányzatra
vonatkozó
működtetése
bevezetése (likviditás
menedzsment
kiteljesítése).
9. Kontrolling funkció tartalmi Kontrolling funkció Az új kontrolling
20
Priori-
tási
sorsz.
Rövidtávon
megvalósíthatók (2014
évben)
Középtávon
megvalósíthatók
(2015. évben)
Hosszabb távon
megvalósíthatók
(2016. évben)
kidolgozása,
működtetésének
megtervezése.
létrehozása,
működtetése a
tervezéstől a
működésen át a
beszámolásig.
funkció teljeskörű
bevezetése.
10. Mind az óvodák, mind
a konyhák
vonatkozásában a
szakmai vezetés
összevonása.
21
6 MELLÉKLETEK
6.1 1. számú melléklet: Folyamat modellek
6.1.1 Önköltségszámítás
22
6.1.2 Önköltségszámítás alapjainak kidolgozása
23
6.1.3 Önköltségszámítás gazdálkodónkénti kidolgozása
24
6.1.4 PH havi önköltségszámítása
25
6.1.5 NSZK havi önköltségszámítása
26
6.1.6 KÖVA-KOM havi önköltségszámítása
27
6.1.7 Önköltségek havi/negyedéves/éves kiértékelése
28
6.1.8 Önköltségek elemzése
29
6.1.9 Kötelezettségvállalás nyilvántartás
30
6.1.10Gazdálkodási keretek kialakítása, karbantartása
31
6.1.11Személyi jellegű kifizetések és járulékaik kezelése
32
6.1.12Rendszeres dologi beszerzések kezelése
33
6.1.13Közüzemi szolgáltatók kezelése
34
6.1.14Engedélyezett készpénzes egyedi beszerzések kezelése
35
6.1.15Beszerzés
36
6.1.16Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések előkészítése
37
6.1.17Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések lebonyolítása
38
6.1.18Egyedi beszerzések előkészítése
39
6.1.19Egyedi beszerzések lebonyolítása
40
6.2 2 számú melléklet: A városi kincstári feladatokat ellátó
Pénzügyi Szervezet javasolt funkcionalitása
A költségvetési egyensúly fenntartása, a likviditás folyamatos menedzselése, az
alábbiak megvalósításával:
az önkormányzat intézményeinek
o pénzellátása,
o gazdálkodási tevékenységeik ellátása,
o könyvvezetési tevékenységeik ellátása;
önkormányzat költségvetési elszámolási- és a hozzá kapcsolódó
intézményenkénti alszámlák kezelése, vezetése;
előirányzat-felhasználási keretek meghatározása, módosítása;
önköltségszámítás, kontrolling funkciók ellátása;
költségvetés tervezés, pénzügyi információk szolgáltatása.