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Suivi des Demandes de Badges

Manuel Utilisateur Version : V1.1

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SDB Suivi des Demandes de badges

MANUEL UTILISATEUR CORRESPONDANT SURETE

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Sommaire 1. Introduction ............................................................................................................... 3

2. Démarrage de l'application SDB ............................................................................... 4

2.1. Accès et lancement de l’application ......................................................................... 4

2.2. Accueil et menu principal ......................................................................................... 5

3. Recherche d'un dossier ............................................................................................. 6

3.1. Recherche rapide .................................................................................................... 7

3.2. Recherche avancée ................................................................................................. 8

3.3. Résultats de la recherche ........................................................................................ 9

4. Créer et modifier un dossier .................................................................................... 11

4.1. Créer un nouveau dossier ...................................................................................... 11

4.2. Modifier un dossier existant ................................................................................... 13

4.3. Supprimer un dossier ............................................................................................. 13

5. Pré-déposer en masse des dossiers ....................................................................... 14

6. Exporter des informations ....................................................................................... 15

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1. Introduction Ce document constitue le manuel d’utilisation de l'application SDB : Suivi des Demandes de Badges d'ADP à destination des Correspondants Sûreté (CS). L’application SDB a pour but d’automatiser le processus actuel afin de permettre :

• Une gestion plus fiable et plus efficace des dossiers par les agents du Bureau Local de Sûreté (BLS) ;

• Le suivi en temps réel, par les managers, de l’activité tout au long du cycle ;

• L’élaboration de statistiques. Pour cela un dossier de demande de badges dans l’application SDB possède un statut qui sera modifié par le Bureau Local Sûreté (BLS) tout au long de sa vie. Ces principaux statuts sont dans l’ordre chronologique de la vie d’un dossier:

Pré-déposé • Statut initial lors de la création d’un dossier par le CS ;

• Le dossier n’a pas pas encore été physiquement déposé au BLS ADP

Déposé • Le dossier a été physiquement réceptionné au BLS ADP

Saisie DGAC • Le dossier a été saisi et transmis à la DGAC pour contrôles puis fabrication du badge par Aéroports De Paris si les contrôles sont positifs

En litige ou non finalisé

• Statut optionnel indiquant que le dossier est en cours de traitement mais ne peut être traité en l’état (ex : photo non-conforme, pièces manquantes, etc…)

Archivé • Le dossier a été totalement traité et est archivé par Aéroports De Paris

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2. Démarrage de l'application SDB

2.1. Accès et lancement de l’application L'accès depuis l'extérieur d'ADP par le réseau Internet est possible, après authentification, aux Correspondant Sûreté des entreprises disposant d’une Autorisation d’Activité (AA) et ayant déjà l’accès au site extranet AANET. L'URL d'accès est la suivante : https://aanet.adp.fr/sdb L'utilisateur doit alors passer par une étape d'authentification :

Ecran d'authentification :

L'application SDB authentifie alors l'utilisateur en interrogeant la base AAnet. En cas d'échec, l'écran suivant est affiché :

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2.2. Accueil et menu principal Lorsque les étapes d'accès sont réalisées avec succès, l'écran d'accueil est le premier écran affiché lors du démarrage de l'application. Il comprend deux zones principales :

• Sur la partie gauche, une zone d'identification de l'utilisateur et le menu principal

• Sur la partie droite, une zone d'affichage et de saisie initialisée avec un écran de recherche rapide de dossiers.

Menu principal : fonctions appelées Menu principal : fonctions appelées

1 Recherche de dossier : affiche l’écran de recherche rapide

4 Ecran de recherche rapide

2 Création d’un nouveau dossier

3 Pré-dépôt, en masse, de dossiers par import de fichier

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3. Recherche d'un dossier Deux types de recherche sont offerts :

1. La recherche rapide, à partir de l’écran "Recherche" : cet écran est affiché dès l'ouverture de l'application SDB, et peut être appelé à tout moment à partir du menu principal de l'application :

2. La recherche avancée, à partir de l’écran "Recherche de dossier" affiché à partir de l’écran

"Recherche"

Dans les deux types de recherche, l’interrogation s’effectue sur un ensemble de critères combinés logiquement par "ET" ou "OU" et le résultat de la recherche est affiché :

• dans l'écran "Gestion des dossiers badges", si un seul dossier est trouvé,

• dans l'écran "Résultats de la Recherche" sous forme de liste si plusieurs dossiers correspondant aux critères sont trouvés.

Pour les critères nécessitant une saisie (ex : nom, prénom, entreprise), la recherche peut être faite sur une partie du nom en utilisant le caractère générique « % » : Ex : %Pierre% dans la zone prénom implique une rechercher de tous les dossiers dont le prénom du titulaire contient le mot « pierre » (ex : Jean-Pierre, Pierre, Pierre-Antoine, etc…)

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3.1. Recherche rapide

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Les principes de recherche sont les suivants :

1 Numéro de l’AA : champ autocomplétant – saisissez le début du n° AA, une liste d’AA possibles s’affichent

2 Nom, prénom du titulaire et nom de l’entreprise

3 Statut du dossier : plusieurs choix possibles par coches

4 Numéro de facture : champ non implémenté (pour extension ultérieure)

5 Bouton réinitialisant les champs (mise à " " de tous les champs)

6 Recherche de tous les dossiers répondant au N° AA ET l’un au moins des critères de type 2 et 3 (OU entre tous ces critères)

7 Affiche l’écran de recherche avancée

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3.2. Recherche avancée La recherche avancée permet d’interroger la base des dossiers avec des critères plus nombreux et plus « fins ». Elle est initialisée, à partir de l’écran "Recherche" en cliquant sur le lien correspondant :

Cette action déclenche l’affichage de l’écran de recherche avancée :

Le mode de fonctionnement est identique au mode de « recherche rapide »

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3.3. Résultats de la recherche Deux cas peuvent se présenter:

1. Un seul dossier correspondant aux critères de recherche : Il est rappelé que si un seul dossier correspond aux critères de recherche, celui-ci est affiché directement dans l'écran "Gestion des dossiers badges" :

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2. Plusieurs dossiers correspondant aux critères de recherche : En cas de résultats multiples, la liste des dossiers trouvés est affichée dans l'écran "Résultats de la recherche" présenté précédemment.

A partir de l'écran "Résultats de la Recherche", il est possible d'activer les fonctions suivantes dont les boutons sont situés en bas de page (Encadré):

Exporter Créer un fichier Excel comprenant tous les dossiers trouvés

Paginer/Dépaginer Permet de passer alternativement :

- en mode paginé (mode par défaut) : 15 dossiers par page Utilisation des boutons « page suivante/précédente »

- en mode dépaginé : tous les dossiers sont affichés sur la même page (recherche plus longue) – utilisation de l’ascenseur

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4. Créer et modifier un dossier Ce chapitre décrit les procédures de création manuelle et modification d'un dossier.

4.1. Créer un nouveau dossier La création de dossier peut se faire de 2 manières :

- Soit manuellement en accédant à la page de création de dossier et en saisissant les informations nécessaires

- Soit en important un fichier Excel contenant l’ensemble des dossiers à créer (cf chapitre 5) La création manuelle d’un nouveau dossier est initialisée par action sur la fonction "Créer" du menu principal :

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Procédure de création :

1 Cliquer sur "Créer" : l'écran "Gestion des dossiers badges" s'affiche avec tous les champs réinitialisés à " ".

2 Entrer le N° d'Autorisation d'Activité (AA) : ce champ est "auto complétant". Il n’est possible de créer un nouveau dossier que pour une entreprise bénéficiant préalablement d’une AA.

Pour rappel le n° d'AA est au format NN NNNNN (avec un espace entre NN et NNNNN – ex : 15 12345)

3 Cliquer sur le bouton "OK" pour valider le N° d'AA. En cas d’AA inexistante, le message suivant est affiché dans la zone des messages d’alerte :

4 Les champs (non modifiables) de la partie AA sont recherchés dans la base AAnet et affichés par l'application

5 Préciser le nom du Correspondant Sûreté (CS) s’il en existe plusieurs pour cette AA :

6 Saisir les champs du dossier à créer : le tableau ci-après précise le type et le format des différents champs ainsi que l'aide à la saisie éventuelle.

7 Cliquer sur le bouton "Créer le dossier" pour valider la saisie et créer effectivement le dossier dans la base. Le message suivant est affiché dans la zone des messages d’alerte si la création est validée :

Le nouveau dossier est alors créé avec le CS mentionné ; son statut est alors "Pré-déposé".

8 Permet de revenir à l'écran "Résultats de la recherche " si l'utilisateur était en recherche précédemment à la création / modification de dossier.

Le tableau ci-après précise les modalités de renseignement des champs à renseigner :

Champ Nature1 Format2 Commentaires

Correspondants Sûreté O/L Sélecter un nom par le curseur souris dans la liste : provoque l’affichage du CS dans les champs "CS concerné"

Le CS peut cependant modifier le champ CS Concerné : il n’est alors pas effectué de contrôle sur ce champ.

Typologie L ANx Sélecter un nom par le curseur souris dans la liste. Initialisé à "1ere demande"

Valeurs possible : « 1ère demande » ou « R » pour Renouvellement

Nom du titulaire O AN20 Transformé en majuscules par l'application avec élimination des signes diacritiques (accents, cédille,…)

Prénom du titulaire O AN15 Transformé en majuscules par l'application avec élimination des signes diacritiques (accents, cédille,…)

Date de naissance O JJ/MM/AAAA En cas d’erreur, le message suivant est affiché dans la zone des messages d’alerte après la demande de création :

Note 1 : O = saisie Obligatoire ; F = saisie Facultative ; C = valeur Calculée par l'application, L = valeur sélectée dans une Liste

Note 2 : ANxx = AlphaNumérique, longueur xx caractères ; Nxx = Numérique, longueur xx chiffres

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4.2. Modifier un dossier existant La modification d'un dossier existant n’est possible que si le dossier est encore à l’état « Pré-déposé », c’est-à-dire qu’il n’a pas encore été déposé physiquement au BLS ADP. Une fois le dossier affiché, les données modifiables sont :

- Le correspondant sûreté - Les noms, prénoms, date de naissance du titulaire du badge - La typologie (1ère demande, renouvellement)

Une fois les informations modifiées, l’utilisation du bouton valide la saisie et

le message suivant est affiché dans la zone des messages d’alertes.

4.3. Supprimer un dossier Comme pour la modification, la suppression d’un dossier n’est possible que si le dossier est encore à l’état « Pré-déposé », c’est-à-dire qu’il n’a pas encore été déposé physiquement au BLS ADP.

Une fois le dossier affiché, l’utilisation du bouton déclenche l’affichage d’un message de demande de confirmation de la suppression :

Réponse au message de demande de confirmation :

Oui : Supprimer le dossier : le statut du dossier passe alors à DETRUIT

Non : Abandon de l’opération et retour à l’écran "Gestion des dossiers badges" inchangé

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5. Pré-déposer en masse des dossiers La fonction "Pré-déposer en masse" permet de créer N dossiers de demandes de badge via l’import d'un fichier Excel. Ce fichier répond au format suivant :

1 Contrôle de l’existence et de la validité de l’AA

Pour rappel le n° d'AA est au format NN NNNNN avec un espace entre NN et NNNNN – ex : 15 12345)

2 Contrôle de l’existence de l’état civil du titulaire

3 Contrôle de la Typologie : les valeurs admises sont :

Pour un renouvellement :

R ou r (saisie simplifiée pour renouvellement)

pour une 1ère demande :

1 ou 1D ou 1d (saisie simplifiée pour 1ère demande)

L’onglet du fichier Excel doit s’appeler « Dossiers »

La procédure de pré-dépôt en masse est la suivante :

1 Cliquer sur le bouton "Pré-dépôt en masse" du menu principal : l’écran "Pré-dépôt en masse" s’affiche.

2 Rechercher le fichier d’import selon les mécanismes de Windows.

3 L’import du fichier déclenche sont affichage à l’écran en mode paginé.

4 L’action "Pré-déposer les demandes" déclenche les contrôles

Les demandes qui ne respectent pas le format attendu précédent (typologie, AA inexistante ou non valide, champs titulaire non renseignés) sont rejetées et donnent lieu à l’affichage d’un compte-rendu dans la zone des messages d‘alerte.

Exemple :

(les demandes valides sont prises en compte).

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6. Exporter des informations La fonction "Exporter" permet d'exporter les résultats d’une recherche de dossiers au format Excel pour la totalité des dossiers trouvés Cette fonction est disponible depuis l'écran correspondant à ces résultats : La procédure d’export est la suivante :

1 Depuis l'écran de résultats, cliquer sur le bouton :

2 Un écran de dialogue est proposé afin de définir le nom du fichier et le dossier de sauvegarde :

3 Cliquer sur le bouton "Ouvrir" pour afficher le résultat de l'export : fichier Excel sous navigateur internet, ou

4 Cliquer sur le bouton "Enregistrer" pour demander l'enregistrement du fichier Excel d'export dans un fichier du poste de travail (ou accessible sur le réseau à partir de ce poste) selon la procédure prévue par Windows.

5 Cliquer sur le bouton "Annuler" pour annuler l'export et revenir à l'écran de résultats.

L’exportation donne lieu à la création d'un fichier Excel comprenant :

• Sur la première ligne, les informations suivantes : "Titre de l'export", Date et heure du jour, Nom de l'utilisateur,

• Sur les lignes suivantes : Tous les champs (y compris les champs non affichés) de tous les dossiers résultant de la recherche.

Exemple d'export Excel :

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