Demandes conges-rtt

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<ol><li> 1. GGeessttiioonn ddeess DDeemmaannddeess ddee CCoonnggss eett RRTTTT AAvveecc WWoorrkkffllooww ppoouurr LLoottuuss NNootteess AApppplliiccaattiioonn ddee ttyyppee NNaavviiggaatteeuurr CCVVMM ssaass 8 rue Paul Czanne 93360 Neuilly-Plaisance - Tl : 33 (0)1.43.67.09.03 - Fax : 33 (0)1 43.67.35.40 E-mail : cvm@cvm.fr Serveur Web : http://www.cvm.fr SAS au capital de 38.112,25 Euros - RCS Bobigny B 331 758 904 </li><li> 2. CVM sas Docum ent confi denti el Gestion des demandes De c ongs et RTT Tel : 33 (0)1 43 67 09 03 www.c vm .fr Page 2 sur 20 PPoouurr aavvooiirr uunnee aassssiissttaannccee pprrooppooss ddee llaa GGeessttiioonn ddeess ddeemmaannddeess ddee ccoonnggss eett RRTTTT,, ccoonnttaacctteezz CCVVMM :: Du Lundi au Vendredi De 9 h 00 12 h 30 et de 13 h 30 17 h 30 Standard : 33 (0)1.43.67.09.03 Service technique : 33 (0)1.43.67.63.76 : cvm@cvm.fr </li><li> 3. CVM sas Docum ent confi denti el Gestion des demandes De c ongs et RTT Tel : 33 (0)1 43 67 09 03 www.c vm .fr Page 3 sur 20 1. PRESENTATION DE LAPPLICATION ................................................................................................. 4 2. BASE DE GESTION DES DEMANDES DE CONGES........................................................................... 5 2.1. OUVERTURE DE LA BASE DE SUIVI DES CONGES...................................................................................... 5 2.2. LES DEMANDES DE CONGES ................................................................................................................. 6 2.2.1. CREATION DUNE DEMANDE DE CONGES.............................................................................................. 7 2.2.2. VALIDATION DUNE DEMANDE DE CONGES............................................................................................ 8 2.2.3. RE-CALCUL DES JOURS DE CONGES DEMANDES ................................................................................... 8 2.3. QUELQUES POINTS PARTICULIERS ........................................................................................................ 9 2.4. AGENDA DES DEMANDES DE CONGES .................................................................................................... 9 2.5. PLANNING DES DEMANDES DE CONGES.................................................................................................. 9 2.6. CONSULTATION DES CONGES ACCEPTES POUR FEUILLE D'EMARGEMENT..................................................10 3. INSTALLATION ET CONFIGURATION DE LAPPLICATION ...............................................................11 3.1. CREATION DES BASES ........................................................................................................................11 3.2. CONFIGURATION DE LA BASE DE GESTION DES DEMANDES DE CONGES ....................................................12 3.2.1. DEFINITION DE LA LCA.....................................................................................................................12 3.2.2. PARAMETRAGE DES REGLES DE CALCUL ............................................................................................12 3.2.3. AUTRES PARAMETRES .....................................................................................................................13 3.3. LA BASE DE PARAMETRAGE.................................................................................................................15 3.3.1. DEFINITION DE LA LCA.....................................................................................................................15 3.3.2. LES EMETTEURS..............................................................................................................................15 3.3.3. LES GROUPES DEMETTEURS ............................................................................................................17 3.3.4. LES SIGNATAIRES ............................................................................................................................17 3.3.5. AUTRES .........................................................................................................................................17 3.3.6. LIEN AVEC LA BASE DE SUIVI DES DEMANDES DE CONGES.....................................................................18 3.4. PLANIFICATION DES AGENTS................................................................................................................19 3.4.1. BASE DE GESTION DES DEMANDES DE CONGES ...................................................................................19 3.4.2. BASE DE PARAMETRAGE...................................................................................................................20 3.5. IMPORTATION/EXPORTATION DINFORMATIONS.......................................................................................20 4. AUTRES APPLICATIONS DE CVM....................................................ERREUR ! SIGNET NON DEFINI. SOMMAIRE </li><li> 4. CVM sas Docum ent confi denti el Gestion des demandes De c ongs et RTT Tel : 33 (0)1 43 67 09 03 www.c vm .fr Page 4 sur 20 1. PRESENTATION DE LAPPLICATION Cette application permet de grer les demandes de Congs et RTT au sein de lentreprise et den effectuer le suivi et la validation au moyen dun processus de workflow. Elle est accessible par navigateur (Internet Explorer, FireFox). Lapplication se compose de deux bases Lotus Notes. La premire contient les demandes de congs en elles-mmes et la seconde est une base de paramtrage. </li><li> 5. CVM sas Docum ent confi denti el Gestion des demandes De c ongs et RTT Tel : 33 (0)1 43 67 09 03 www.c vm .fr Page 5 sur 20 2. BASE DE GESTION DES DEMANDES DE CONGES 2.1. Ouverture de la base de suivi des congs A louverture de la base dans Internet Explorer, les utilisateurs accdent la liste des fiches annuelles de demandes de congs. Les metteurs ne voient que leurs propres fiches. Les signataires voient les fiches concernant les metteurs pour lesquels ils doivent signer les demandes. Les administrateurs et la DRH ont accs toutes les fiches. Exemple de liste des fiches annuelles de congs Exemple de liste des diffrents congs pris par des collaborateurs au cours dune priode </li><li> 6. CVM sas Docum ent confi denti el Gestion des demandes De c ongs et RTT Tel : 33 (0)1 43 67 09 03 www.c vm .fr Page 6 sur 20 2.2. Les demandes de congs Les demandes de congs sont rpertories dans une fiche annuelle. Toutes les informations concernant le demandeur sont reportes automatiquement dans cette fiche annuelle. Exemple de fiche annuelle de congs </li><li> 7. CVM sas Docum ent confi denti el Gestion des demandes De c ongs et RTT Tel : 33 (0)1 43 67 09 03 www.c vm .fr Page 7 sur 20 2.2.1. Cration dune demande de congs Les demandes de congs sont cres partir de la fiche annuelle. Utilisez le lien pour crer une nouvelle demande de congs. Lors de la cration dune demande de congs, le demandeur doit dfinir le type de congs (un seul choix possible) ainsi que les dates de dbut et de fin du cong. Il peut en plus prciser si ce congs concerne des journes pleines ou non. Exemple de cration dune demande de congs Il peut ensuite, soit enregistrer sa demande en brouillon sil ne souhaite pas la transmettre immdiatement, soit la transmettre. Dans les deux cas, le nombre de jours pris est calcul et dduit du solde, on obtient un solde provisoire. Les jours ne seront rellement dcompts du solde (dans lapplication) que lorsque la demande sera transmise. Restrictions (dpendent des paramtres dcrits dans le chapitre 3.2.2) : Un contrle est effectu au niveau des options qui peuvent tre mise en place. Vrification si une demande est dj en cours de validation. Vrification si une personne appartenant au mme groupe a dj mis une demande concernant la mme priode. Vrification si le nombre de jours demands est suprieur au solde disponible. Vrification si le nombre de jours demands solde tous les congs en une seule fois. Vrification que le dlai entre la date de transmission de la demande et le premier jour des congs demand est suprieur au dlai autoris. Rgles de calculs (dpendent des paramtres dcrits dans le chapitre 3.2.2) : </li><li> 8. CVM sas Docum ent confi denti el Gestion des demandes De c ongs et RTT Tel : 33 (0)1 43 67 09 03 www.c vm .fr Page 8 sur 20 Pas de dcompte des jours fris. Pas de dcompte des jours non ouvrables et des jours non travaills. Dcompte ou non de la journe ou journe de RTT fixe suivant sa position, tel que dfini dans les rgles paramtrables. 2.2.2. Validation dune demande de congs 1- Transmission : Pour transmettre une demande, lmetteur doit cliquer sur le bouton Aprs la transmission, la demande ne peut plus tre modifie par lmetteur. Un message est envoy au premier signataire. Remarque : si aucun signataire na t dfini, la demande est transmise directement la DRH. 2- Accepter la demande : Pour accepter une demande, le signataire doit cliquer sur le bouton . La demande est envoye au signataire suivant. Il reoit un mmo dans sa messagerie Lotus Notes avec un lien (URL) vers la demande valider. 3- Refuser la demande : Pour refuser une demande, le signataire doit cliquer sur le bouton aprs avoir prcis le motif de refus. La saisie du motif de refus est obligatoire. La demande est retourne lmetteur. 4- Annuler la demande : Par dfaut, lannulation nest possible que par les signataires et le DRH. La demande sort du circuit de validation et les jours demands ne sont pas dcompts du solde. Exemple de message envoy aux signataires pour validation 5- Validation automatique : Si au bout de n jours (dlai paramtrable) la demande na pas t valide par le signataire, elle est considre comme accepte et elle passe automatiquement au signataire suivant. 2.2.3. Re-calcul des jours de congs demands En cas de modification des jours de RTT fixes ou des jours travaills dans la fiche dun demandeur, les soldes des congs futurs demands par cet utilisateur sont recalculs, en fonction de ces nouvelles informations. </li><li> 9. CVM sas Docum ent confi denti el Gestion des demandes De c ongs et RTT Tel : 33 (0)1 43 67 09 03 www.c vm .fr Page 9 sur 20 2.3. Quelques Points particuliers Pour chaque signataire des demandes de congs, il est possible de dfinir un dlgu et les dates dabsence pendant lesquelles ce dlgu devra signer les demandes. Les demandes peuvent tre enregistres en brouillon et transmise par la suite. Aprs la transmission, la demande ne peut plus tre modifie. Lavis de demande dacceptation est envoy au signataire dans son compte de messagerie avec un lien (URL) vers la demande valider. Si la demande est refuse, le motif de refus exprim par le responsable est obligatoire. La demande est retourne au collaborateur. La gestion des CP et des RTT est faite par demi-journe 2.4. Agenda des demandes de congs Les demandes de congs valides peuvent tre visualises sous forme dagenda. Les droits daccs sont les mmes que pour la liste des fiches. Exemple de prsentation des congs sous forme dagenda 2.5. Planning des demandes de congs A tout moment les responsables de services peuvent consulter les absences des metteurs (Congs, RTT). Des couleurs permettent de diffrencier les divers types d'absence. L'affichage peut concerner une personne ou les personnes d'un groupe (d'un service). </li><li> 10. CVM sas Docum ent confi denti el Gestion des demandes De c ongs et RTT Tel : 33 (0)1 43 67 09 03 www.c vm .fr Page 10 s ur 20 Exemple de prsentation des congs sous forme graphique 2.6. Consultation des congs accepts pour feuille d'margement. Seules les personnes autorises peuvent consulter la liste des congs/RTT accepts par mois. Il faut choisir le mois et l'anne et lancer la recherche avec l'icne en forme de loupe. </li><li> 11. CVM sas Docum ent confi denti el Gestion des demandes De c ongs et RTT Tel : 33 (0)1 43 67 09 03 www.c vm .fr Page 11 s ur 20 3. INSTALLATION ET CONFIGURATION DE LAPPLICATION 3.1. Cration des Bases Les deux bases sont fournit sous forme de modle (.ntf), lun permettant de crer la base de paramtrage, lautre, la base de suivi des demandes de congs. 1- Ces modles doivent tre copis dans le rpertoire Domino/ Data du serveur Notes ou le rpertoire Notes/ Data du disque local. 2- Signez les modles avec un ID administrateur de votre domaine. Cet ID doit tre autoris excuter les agents LotusScript sur le serveur Domino. 3- Puis, partir de lespace de travail du client Lotus Notes, crez les deux bases correspondant ces modles. Pour cela, cliquez sur Fichier / Base de documents / Crer Entrez le nom du serveur sur lequel crer la base Entrez le titre et le nom de fichier de la base Slectionnez le modle utiliser Cliquez sur OK Licne de la base est ajoute sur lespace de travail. 4- Indexer la base de gestion des demandes de congs : dans la boite de proprits de la base, sur le sixime onglet, cliquer sur le bouton Crer lindex . </li><li> 12. CVM sas Docum ent confi denti el Gestion des demandes De c ongs et RTT Tel : 33 (0)1 43 67 09 03 www.c vm .fr Page 12 s ur 20 3.2. Configuration de la base de gestion des demandes de congs 3.2.1. Dfinition de la LCA a) Les utilisateurs autoriss crer des demandes de congs doivent avoir un accs Auteur dans la LCA avec lautorisation de crer des documents et ne possder aucun rle. b) Les signataires doivent avoir un accs Editeur dans la LCA et ne possder aucun rle. c) Ajouter une entre appele Anonymous avec pas daccs. d) Le rle [AccessPlanning] permet d'accder au planning par service e) Le rle [CancelCOK] permet des Editeurs d'annuler des congs dj accepts. f) Le rle [CongesCOK] permet d'accder aux congs accepts par mois pour margement. g) Le rle [Admin] permet aux gestionnaires de lapplication daccder tous les documents et toutes les fonctionnalits. h) LID utilis pour signer la base (voir chapitre 3.1), doit avoir au moins un accs Auteur et possder le rle [Admin]. 3.2.2. Paramtrage des rgles de calcul Les rgles de calcul des soldes des congs peuvent tre paramtrables. Ces paramtres ne sont accessibles quaux administrateurs de lapplication, travers un client Lotus Notes. Pour ouvrir ce document, se placer sur la vue Liste des fiches et cliquer sur le bouton . </li><li> 13. CVM sas Docum ent confi denti el Gestion des demandes De c ongs et RTT Tel : 33 (0)1 43 67 09 03 www.c vm .fr Page 13 s ur 20 Ce document permet de dfinir les paramtres suivants : Le signataire du service DRH : il est identique pour tous les demandeurs. Cest le signataire final des demandes de congs. La date limite de solde des congs sans drogation. La date limite de solde des congs, en cas de drogation (les congs non solds avant la date limite peuvent tre solds jusqu' cette date). Sil est permis aux demandeurs dmettre plusieurs demandes de congs en mme temps. Sil est permis aux metteurs dannuler une demande de congs dj valide. Sil faut un dlai entre un CP et une RTT. Si oui, combien de jour(s). Sil faut un dlai entre la date de transmission de la demande et la date de dbut du cong demand. Si oui, combien de jours et le message afficher au demandeur en cas de dpassement de ce...</li></ol>