spisový a skartační řád · (3) nedílnou součástí spisového řádu je spisový a...

Spisový a skartační řád

Vnitřní předpis č. 15/2013

Domov mládeže a školní jídelna Pardubice Rožkova 331

530 02 Pardubice

Č. j. 208/2013 Originál: Sekretariát Elektronická

verze: Box

dokumentů

Platnost od: 1.1.2014 Účinnost od: 1.1.2014 Platnost do:

Počet příloh: 6

1. Evidence razítek

2. Spisový a skartační plán

3. Označení úseků organizace pro spisovou službu

4. Předávací protokol dokumentů A/S k uložení do spisovny

5. Vzor skartačního návrhu

6. Evidence kvalifikovaných certifikátů

Zpracoval: Mgr. Bc. Alena Krabcová Dne: 20.12.2013 Podpis:

Schválil: Mgr. Bc. Alena Krabcová Dne: 20.12.2013 Podpis:

Předchozí

úprava: Spisový a skartační řád ze dne

20.12.1995

Interval

revize: rok

Spisový a skartační řád Vnitřní předpis č. 15/2013

Č.j.:208/2013

2

OBSAH

ČÁST PRVNÍ - ÚVODNÍ USTANOVENÍ ................................................................................................................ 3

Čl.1 Obecná ustanovení ................................................................................................................................. 3 Čl.2 Předmět a rozsah úpravy ........................................................................................................................ 3 Čl.3 Základní pojmy........................................................................................................................................ 3

ČÁST DRUHÁ - SPISOVÝ ŘÁD ............................................................................................................................ 4

Čl.4 Příjem dokumentů .................................................................................................................................. 4 Čl.5 Obálky dokumentů .................................................................................................................................. 5 Čl.6 Evidence dokumentů ............................................................................................................................... 5 Čl.7 Rozdělování a oběh dokumentů.............................................................................................................. 6 Čl.8 Vyřizování dokumentů ............................................................................................................................ 7 Čl.9 Vyhotovování dokumentů ....................................................................................................................... 7 Čl.10 Odesílání dokumentů ............................................................................................................................ 7 Čl.11 Podepisování dokumentů ..................................................................................................................... 7 Čl.12 Užívání razítek ...................................................................................................................................... 8 Čl.13 Ukládání dokumentů v příručních registraturách ................................................................................. 8 Čl.14 Ukládání dokumentů ve spisovně organizace ....................................................................................... 8 Čl.15 Nahlížení a výpůjčky dokumentů ze spisovny ....................................................................................... 9

ČÁST TŘETÍ - SKARTAČNÍ ŘÁD ........................................................................................................................... 9

Čl.16 Skartační řízení ..................................................................................................................................... 9 Čl.17 Předmět skartačního řízení ................................................................................................................. 10 Čl.18 Průběh skartačního řízení ................................................................................................................... 10 Čl.19 Postup po ukončení skartačního řízení ............................................................................................... 11

ČÁST ČTVRTÁ - SPOLEČNÁ USTANOVENÍ ........................................................................................................ 12

Čl.20 Evidence kvalifikovaných certifikátů ................................................................................................... 12 Čl.21 Spisová rozluka ................................................................................................................................... 12 Čl.22 Vedení spisové služby v mimořádných situacích ................................................................................. 13

ČÁST PÁTÁ - ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ .......................................................................................................... 13

Čl.23 Seznam příloh ..................................................................................................................................... 13 Čl.24 Platnost a účinnost ............................................................................................................................. 14


Č.j.: 208/2013

3

Spisový a skartační řád č. 15/2013

ČÁST PRVNÍ

ÚVODNÍ USTANOVENÍ

Čl.1 Obecná ustanovení

(1) Spisový řád Domova mládeže a školní jídelny Pardubice (dále jen „domov

mládeže“) je souhrn předpisů, který upravuje vedení spisové služby.

(2) Účelem spisového řádu je zabezpečit odbornou správu dokumentů, tj. sjednotit

manipulaci s dokumenty a zajistit jejich jednotnou evidenci tak, aby podávala přesný a

ucelený přehled o všech dokumentech úřední povahy vzešlých z činnosti organizace nebo

organizací přijatých.

(3) Nedílnou součástí spisového řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje

seznam typů dokumentů rozdělených do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky,

skartačními znaky a skartačními lhůtami.

(4) Tento spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance organizace.

Čl.2 Předmět a rozsah úpravy

(1) Spisovou službou se rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem, evidencí,

rozdělováním, oběhem, vyhotovováním, vyřizováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním

a vyřazováním dokumentů ve skartačním řízení.

(2) Spisová služba podléhá platné legislativě České republiky:

a) zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých

zákonů, v platném znění,

b) vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném

znění,

c) zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění,

d) zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění

Čl.3 Základní pojmy

Vnitřní předpis užívá následující pojmy, kterými se pro účely tohoto řádu rozumí:


Č.j.: 208/2013

4

a) Dokument - každá písemná, obrazová, zvuková, nebo jiná informace nebo informace

vzniklá z činnosti organizace bez ohledu na způsob jeho vyhotovení v podobě

analogové či digitální (papírový dokument, foto, mikrofilm, mapa, plán, zvukové

a obrazové záznamy, technická a stavební dokumentace apod.).

b) Spis - tvoří veškeré dokumenty vzniklé při úředním jednání k jedné věci.

c) Spisové znaky - označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu.

d) Skartační řízení - postup, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné

pro činnost organizace a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií.

e) Skartační lhůta - doba, po kterou dokument zůstává uložen v organizaci. Je určena

číslicí za skartačním znakem a počíná běžet dnem 1. ledna následujícího roku

po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Tato lhůta nesmí být zkracována.

Po dohodě s příslušným archivem může být výjimečně prodloužena.

f) Skartační znaky (A, S, V) - určují, jak má být po uplynutí skartačních lhůt

s dokumenty naloženo:

A – dokumenty trvalé hodnoty, navržené k uložení do archivu;

S – dokumenty, které mohou být po uplynutí skartační lhůty a po vydání skartačního

povolení příslušným archivem zničeny;

V – dokumenty, které budou ve skartačním řízení posouzeny a rozděleny mezi

dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem

„S“.

g) Příruční registratura - slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro provozní

činnost původců. Dokumenty jsou zde uloženy po dobu 1 až 2 let od jejich vzniku.

h) Centrální spisovna - slouží k ukládání dokumentů, které již nejsou potřebné

pro běžnou provozní činnost organizace. Dokumenty zde zůstávají uloženy

do provedení skartačního řízení.

i) Ukládací archiv – označení archivu, do kterého jsou ukládány archiválie organizace

vybrané v rámci skartačního řízení. Ukládacím archivem je Státní okresní archiv

Pardubice.

ČÁST DRUHÁ

SPISOVÝ ŘÁD

Čl.4 Příjem dokumentů

(1) Doručené dokumenty se přijímají v podatelně. Jako podatelna slouží výhradně

sekretariát organizace s výjimkou poštovních zásilek, které přebírá pracovník recepce.

Pracovník recepce vždy vyhotoví záznam o přijaté zásilce do zvláštní evidence a předává ji

proti podpisu pracovnici sekretariátu.

(2) Za doručený dokument se považuje také dokument, který byl předán osobně

mimo podatelnu, nebo byl pořízen záznam o podání učiněném telefonicky nebo ústně.


Č.j.: 208/2013

5

(3) Veškeré doručené dokumenty, s výjimkou těch, které jsou uvedeny v Čl.6

odst. (1) a (2), je třeba neprodleně zaevidovat v podacím deníku.

(4) Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku je povinen všechny doručené

dokumenty opatřit v den, kdy byly doručeny organizaci, otiskem podacího razítka a vyplnit

otisk. Došlé dokumenty, telefaxy a elektronicky přijaté dokumenty se evidují obdobně s tím,

že se navíc opatří časovým údajem doručení a předají příslušnému zaměstnanci k vyřízení.

(5) Podací razítko obsahuje název organizace, datum doručení, číslo jednací, počet

listů, počet příloh a počet listů příloh dokumentu, druh a počet příloh nelistinných.

(6) Pokud se na příjem a manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní právní předpisy,

přijímají se odděleně a vede se pro ně samostatná evidence.

(7) Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno

a příjmení fyzické osoby, předá se adresátovi neotevřená. Pokud adresát zjistí, že je dokument

úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Obdobně se postupuje, pokud je

dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky

adresáta.

Čl.5 Obálky dokumentů

(1) Obálka příchozího dokumentu se ponechává jako jeho součást:

a) je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována organizaci

do vlastních rukou,

b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo

kdy byla organizaci doručena,

c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele.

(2) Pokud příchozí dokument nespadá do čl. 5 odst. 1, vyřazuje se obálka příchozích

dokumentů bez skartačního řízení ihned po otevření.

Čl.6 Evidence dokumentů

(1) Veškeré dokumenty úřední povahy doručené organizaci nebo jejím zaměstnancům

a rovněž i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti organizace musí byt evidovány v příslušné

evidenci dokumentů.

(2) V evidenci dokumentů se dokumenty zapisují v numericko-chronologickém

pořádku.

(3) Pokud je vedena spisová služba v listinné podobě, je základní evidenční

pomůckou podací deník.

(4) Podací deník je vázaná kniha, která musí být v záhlaví označena názvem

organizace a rokem, v němž je používána. Obsahuje následující rubriky:

a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován,


Č.j.: 208/2013

6

b) datum doručení dokumentu, nebo datum vzniku dokumentu, jedná-li se

o dokument vzniklý z vlastní činnosti organizace,

c) identifikaci odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti

organizace, zapíše se jako „vlastní“,

d) číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu,

e) stručný obsah dokumentu,

f) způsob vyřízení a datum odeslání vyřízeného dokumentu

g) spisový znak, skartační znak a lhůtu dokumentu,

h) záznam o vyřazení dokumentu ve skartačním řízení.

(5) Každý dokument zaevidovaný v podacím deníku má vlastní číslo jednací. Číslo

jednací tvoří zkratka organizace a pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku lomené

běžným kalendářním rokem.

(6) Podání a jeho vyřízení se eviduje pod týmž číslem jednacím. Pod jedním číslem

jednacím se vždy vyřizuje jedna věc.

(7) Číselná řada v podacím deníku začíná vždy 1. ledna a končí 31. prosince

kalendářního roku. Pod posledním zápisem se zbývající prázdné kolonky proškrtnou a opatří

formulí „uzavřeno dne 31.12.rrrr, č. j. ….“ a podpisem zaměstnance organizace pověřeného

vedením spisové služby. V případě, že počet čísel jednacích v jednom kalendářním roce

přesáhne počet 3000, a to po dobu pěti let, je organizace povinna vést k podacímu deníku

rejstříky (věcný, jmenný).

(8) Zápisy v podacím deníku se provádí trvalým způsobem a čitelně. Chybné zápisy

se nepřelepují, ale škrtají se tak, aby zůstaly čitelné i po zrušení. Oprava se opatří datem

a podpisem toho, kdo ji provedl.

(9) Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže věci byl již

zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě

podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu.

V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu,

poznamená v kolonce „spisový/skartační znak“ číslo jednací nového dokumentu, k němuž se

předchozí dokument připojuje (tzv. řetězení dokumentů). Pokud se k téže věci vztahuje větší

počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu.

Čl.7 Rozdělování a oběh dokumentů

(1) Dokumenty zaevidované v podacím deníku pověřená osoba rozdělí a předá

zaměstnanci organizace určenému k vyřízení dokumentu, který jeho převzetí potvrdí.

(2) Během vyřizování dokumentu musí být zajištěna průběžná informovanost o místě,

kde se dokument v danou dobu nalézá. Tyto údaje se zaznamenávají v podacím deníku

v kolonce „vyřizuje“.


Č.j.: 208/2013

7

Čl.8 Vyřizování dokumentů

(1) Vyřízení doručeného dokumentu není evidováno samostatně, ale je připojeno

k doručenému dokumentu a odesíláno pod jeho číslem jednacím. Pokud je dokument vyřízen

jiným způsobem než odesláním odpovědi v listinné podobě (např. telefonicky, e-mailem,

faxem, ústně), učiní o tom zaměstnanec, který ho vyřizuje, záznam. Kopii vyřízení připojí k

vyřízenému dokumentu.

(2) Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založení, dokument se označí

spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou.

(3) Záznam o vyřízení dokumentu, včetně uvedení spisového a skartačního znaku, se

poznamená do podacího deníku. Je povinností každého zaměstnance, který dokument

vyřizuje, tyto údaje do podacího deníku sdělit.

(4) Veškeré dokumenty, které se týkají projednávání téže věci, se spojují a tvoří spis.

Čl.9 Vyhotovování dokumentů

(1) Dokumenty vzniklé z úřední činnosti organizace musí obsahovat následující

náležitosti:

a) záhlaví s názvem a sídlem organizace

b) číslo jednací. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací

došlého dokumentu, pokud jej obsahuje.

c) datum (rozumí se den podpisu dokumentu)

d) počet příloh

e) jméno a příjmení a funkce zaměstnance pověřeného podpisem dokumentu.

(2) Dokumenty se skartačním znakem „A“ vyhotovuje původce na trvanlivém papíru,

určeném pro dokumenty (ČSN ISO 9706).

Čl.10 Odesílání dokumentů

(1) Odesílání dokumentů zajišťuje organizace prostřednictvím výpravny, kterým je

pro odesílání dokumentů sekretariát organizace.

(2) Sekretariát je místo, kde se odesílaný dokument vybavuje náležitostmi k odeslání.

Čl.11 Podepisování dokumentů

(1) Podpisové právo pro dokumenty organizace má ředitelka organizace, při její

nepřítomnosti pověření zástupci.


Č.j.: 208/2013

8

(2) Podpisové právo na příkazy k úhradě má ředitelka školy (v nepřítomnosti zástupce

ředitelky organizace) a vedoucí úseku ekonomického.

(3) Zaměstnanec může být pověřen ředitelkou školy k podepsání určitého dokumentu.

Čl.12 Užívání razítek

(1) Při běžném korespondenčním styku se používá hranaté razítko bez státního znaku.

Vzory hranatých razítek a jejich přidělení jednotlivým zaměstnancům uvádí Příloha 1 tohoto

vnitřního předpisu.

(2) Kulaté razítko se státním znakem se užívá na rozhodnutích organizace.

(3) Kulaté razítko jsou oprávněni používat:

a) ředitelka školy

b) asistentka ředitelky

(4) Za uložení kulatého razítka odpovídá ředitelka organizace.

(5) Organizace vede evidenci razítek, která obsahuje otisk razítka s uvedením jména

a příjmení zaměstnance a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí,

datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance.

(6) Razítko lze vyřadit z evidence v případě ztráty jeho platnosti, jeho ztráty, jeho

opotřebování jen ve skartačním řízení.

(7) Při ztrátě razítka učiní ředitelka vhodná opatření a oznámí ztrátu na příslušných

místech. Vyřazení razítek je součástí skartačního řízení.

Čl.13 Ukládání dokumentů v příručních registraturách

(1) Prvním ukládacím místem pro vyřízené, ale stále ještě provozně potřebné a platné

dokumenty včetně vlastních kopií, jsou příruční registratury jednotlivých pracovníků.

Za řádné uložení spisů, označení a zabezpečení dokumentů zodpovídá odpovědný pracovník.

(2) Dokumenty jsou podle věcného obsahu ukládány do složek. Na složky se uvede

spisový znak, věcný obsah, rok vzniku a skartační znak a lhůta uvedená ve skartačním plánu.

Takto vybavené složky se ukládají do šanonů nebo do archivních krabic (jedná-li se o

dokumenty typu „A“), a to vždy podle shodného skartačního znaku a lhůty. Společný

skartační znak a lhůty se nadepíší do spodní části hřbetního štítku šanonu, do horní části se

vepíší spisové znaky, obsah a rok vzniku dokumentů jednotlivých složek.

(3) V příručních registraturách jsou dokumenty uloženy zpravidla 1 až 2 roky a poté

se připraví k předání do spisovny organizace.

Čl.14 Ukládání dokumentů ve spisovně organizace

(1) Ukládacím místem pro dokumenty z příručních registratur je spisovna organizace.


Č.j.: 208/2013

9

(2) Pracovník spisovny přebírá dokumenty na základě předávacích protokolů. Po

kontrole, zda seznam předávaných dokumentů odpovídá fyzické přejímce, podepíše pracovník

spisovny předávací protokol, tím přebírá zodpovědnost za převzatou agendu.

(3) Ve spisovně organizace jsou dokumenty ukládány v regálech dle spisového plánu

organizace. Dokumenty se ukládají v převzatých obalech, zpravidla dokumenty skupiny „S“

v šanonech, dokumenty skupiny „A“ v archivních krabicích.

(4) Základní evidenci spisovny tvoří soubory předávacích protokolů doplněné

o lokační údaj (Příloha č. 2) a archivní kniha.

(5) Dokumenty zůstávají ve spisovně organizace uloženy po dobu určenou skartační

lhůtou. Po uplynutí skartační lhůty se dokumenty vyřazují ve skartačním řízení, jehož průběh

upravuje skartační řád.

Čl.15 Nahlížení a výpůjčky dokumentů ze spisovny

(1) Zaměstnanci mohou nahlížet do dokumentů svého úseku, nahlížení do dokumentů

jiného úseku je vázáno na souhlas vedoucího tohoto úseku.

(2) Osoby, které nejsou zaměstnanci organizace, mohou nahlížet do dokumentů

ve spisovně jen na základě povolení ředitelky organizace a za přítomnosti zaměstnance

spisovny.

ČÁST TŘETÍ

SKARTAČNÍ ŘÁD

Skartační řád Domova mládeže a školní jídelny Pardubice stanoví postup při vyřazování

dokumentů ve skartačním řízení.

Čl.16 Skartační řízení

(1) Skartační řízení je postup systematického vyřazování dokumentů, jimž uplynuly

skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost organizace, a při posuzování

dokumentární hodnoty těchto dokumentů.

(2) Bez řádného skartačního řízení nesmějí být dokumenty ničeny, s výjimkou

obálek.

(3) Organizace odpovídá za provedení skartačního řízení rovněž u dokumentů

vzniklých z činnosti jejích právních předchůdců.

(4) Skartační řízení se provádí v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační

lhůty dokumentu, později pouze po dohodě s příslušným archivem. Zaměstnanec pověřený

vedením spisovny ověří úplnost dokumentů a skutečnost, zda zanikla právní a provozní

potřebnost dokumentů pro organizaci.


Č.j.: 208/2013

10

(5) V období přípravy a průběhu skartačního řízení jsou dokumenty ponechány

v původním spisovém uspořádání a je zajištěna jejich přístupnost. Teprve po podepsání

skartačního protokolu a vydání souhlasu ke zničení dokumentů jsou provedeny úpravy

dokumentů k odvozu a ke zničení. Skartační protokol vyhotovuje a souhlas ke zničení

dokumentů vydává příslušný archiv.

Čl.17 Předmět skartačního řízení

(1) Dokumenty jsou ve spisovně organizace uloženy po dobu stanovenou skartační

lhůtou, uvedenou ve skartačním plánu.

(2) Skartační lhůta začíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení,

vyhotovení nebo ukončení platnosti dokumentu. Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační

lhůta může být po dohodě s příslušným státním archivem výjimečně prodloužena, pokud

organizace potřebuje dokument pro další vlastní činnost.

(3) Skartační řízení se provádí zpravidla jednou ročně komplexně za celou organizaci

a jeho předmětem jsou všechny dokumenty, u nichž uplynuly skartační lhůty a razítka

vyřazená z evidence.

(4) Pokud je třeba v rámci jednoho spisu ukládat dokumenty s různou skartační

lhůtou, určuje dokument s nejdelší skartační lhůtou dobu vyřazení celého spisu.

(5) Skartační řízení je spojeno s výběrem archiválií.

Čl.18 Průběh skartačního řízení

(1) K provedení skartačního řízení se zřizují zpravidla tříčlenné komise, které jsou

jmenovány ředitelkou organizace. Členem skartační komise je vždy zaměstnanec určený

k vedení příslušné spisovny.

(2) Pracovník spisovny vyhotoví seznam dokumentů „A“ a seznam dokumentů „S“

(u dokumentů „V“ provede pracovník spisovny předběžný výběr a připojí je dle charakteru

odděleně k seznamu dokumentů „S“ nebo „A“), kterým uplynula skartační lhůta. K takto

vytvořeným seznamům připojí skartační návrh (viz Příloha), který je následně podepsán

ředitelkou školy a zaslán spolu se seznamy dokumentů Státnímu okresnímu archivu

Pardubice.

(3) Skartační komise vypracuje prostřednictvím pracovníka spisovny skartační návrh,

kterým organizace požádá příslušný archiv k provedení odborné archivní prohlídky,

posouzení dokumentů a povolení ke zničení dokumentů skupiny „S“.

(4) Skartační návrh obsahuje označení organizace, seznam dokumentů navržených ke

skartačnímu řízení (odděleně podle skartačních znaků), dobu jejich vzniku a návrh termínu

provedení skartačního řízení. Ve skartačním návrhu jsou uspořádány dokumenty podle

spisových znaků do věcných skupin.

(5) Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec

příslušného státního archivu (dále jen „archivář“) odbornou archivní prohlídku dokumentů

a razítek navrhovaných k vyřazení, pří níž posoudí, zda


Č.j.: 208/2013

11

a) dokumenty se skartačním znakem „A“ odpovídají kritériím stanoveným

zákonem k prohlášení za archiválie,

b) dokumenty se skartačním znakem „S“ nemají trvalou archivní hodnotu.

Pokud zjistí, že trvalou archivní hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se

skartačním znakem „A“,

c) dokumenty se skartačním znakem „V“ náleží mezi dokumenty určené

k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení.

(6) Pověřený zaměstnanec příslušného státního archivu:

(7) uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v archivu

a seznam dokumentů určených ke skartaci

(8) dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání archiválií k uložení

do archivu.

(9) O provedeném skartačním řízení vyhotoví archivář protokol o skartačním řízení,

který obsahuje soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie, se zařazením dokumentů

do příslušné kategorie a soupis dokumentů, které lze skartovat.

(10) Příslušný archiv po provedené archivní prohlídce vyhotoví protokol

o provedeném skartačním řízení. Nedílnou součástí protokolu je poučení o právu organizace

podat námitku proti výsledku posouzení dokumentů. Případným podáním námitky je zahájeno

správní řízení. Proti obsahu protokolu může podat organizace do 15 dnů ode dne jeho

doručení námitky, a to příslušnému archivu.

Čl.19 Postup po ukončení skartačního řízení

(1) Zaměstnanec pověřený vedením spisovny v dohodnutém termínu odevzdá

dokumenty a spisy v analogové podobě, popř. razítka, vybrané jako archiválie příslušnému

archivu.

(2) Zaměstnanec pověřený vedením spisovny podepíše záznam o předání zpracovaný

zaměstnancem příslušného archivu.

(3) Zaměstnanec pověřený vedením spisovny po provedeném skartačním řízení na

základě souhlasu obsaženého v protokolu o provedení skartačního řízení bezodkladně zničí

dokumenty v analogové podobě a smaže dokumenty v elektronickém systému spisové služby,

které nebyly vybrány jako archiválie.

(4) Při vyřazování a předávání dokumentů do příslušného archivu nebo ke zničení je

nutno zabezpečit řádný a trvalý dozor tak, aby se žádné dokumenty neztratily nebo nedostaly

do nepovolaných rukou.


Č.j.: 208/2013

12

ČÁST ČTVRTÁ

SPOLEČNÁ USTANOVENÍ

(1) Ustanovením Spisového a skartačního řádu Domova mládeže a školní jídelny

Pardubice nepodléhají dokumenty, které nepodléhají evidenci vůbec (prospekty, reklamní

letáky, pozvánky, časopisy, sbírky zákonů a tiskoviny nesouvisející přímo s činností

organizace) ani dokumenty vedené v jiných evidencích (viz Čl.4).

(2) Dojde-li k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu, poznamená se tato

skutečnost do poznámky v evidenci dokumentů včetně čísla jednacího dokumentu, kterým

bylo poškození nebo zničení řešeno.

(3) Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, do evidence

dokumentů se zapíše slovo „ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.

Čl.20 Evidence kvalifikovaných certifikátů

(1) Organizace vede evidenci kvalifikovaných certifikátů, vydaných akreditovanými

poskytovateli certifikačních služeb, jejichž je držitelem, a na nichž jsou založeny jím užívané

uznávané elektronické podpisy, elektronické značky.

(2) Rozsah údajů:

a) číslo certifikátu

b) specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný

systémový certifikát

c) počátek a konce platnosti certifikátu

d) heslo pro zneplatnění certifikátu

e) datum a důvod zneplatnění certifikátu

f) údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb

g) identifikace oprávněného uživatele uznávaného elektronického podpisu

Čl.21 Spisová rozluka

(1) Při zrušení organizace se provádí spisová rozluka.

(2) Spisovou rozluku připraví organizace před datem svého zrušení či zásadní

transformace. Před jejím zahájením zpracuje organizace plán provádění spisové rozluky

včetně časového rozvrhu, který zašle příslušnému archivu.

(3) Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení, dokončuje ji

právní nástupce, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor.

(4) Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, se zařadí

do skartačního řízení.


Č.j.: 208/2013

13

(5) Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží

do spisovny právního nástupce. Předávané spisy a dokumenty se zapíší do předávacího

seznamu, který v případě předávaných vyřízených dokumentů a uzavřených spisů obsahuje

pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě spisu, dobu jejich vzniku

a množství (například slova „2 svazky“), jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby

odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis. V případě předávaných nevyřízených

dokumentů a neuzavřených spisů obsahuje dobu jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh),

jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky

a její podpis.

(6) Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušený určený původce tomu,

na koho přešla působnost k jejich vyřízení. Rušený určený původce zapíše předávané

dokumenty a spisy do předávacího seznamu. Ten, na koho přešla působnost k vyřízení takto

zapsaných dokumentů a spisů, je převezme a zaeviduje jako doručené.

(7) Při zrušení organizační součásti, při změně působnosti nebo organizačních

součástí a při změně vlastníka nebo držitele dokumentu se postupuje přiměřeně.

Čl.22 Vedení spisové služby v mimořádných situacích

(1) V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné

mimořádné situace, v jejichž důsledku je znemožněno po omezené časové období vykonávat

spisovou službu běžným způsobem, vede organizace spisovou službu náhradním způsobem

v listinné podobě v podacím deníku.

(2) Náhradní evidence se uzavře bezodkladně po ukončení mimořádné situace.

(3) Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci:

a) méně než 48 hodin, převede organizace dokumenty evidované v náhradní

evidenci do evidence dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů,

b) déle než 48 hodin, pak je ponechá zaevidované v náhradní evidenci a ty

dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenci

dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů.

(4) Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovně

společně s ostatními dokumenty.

ČÁST PÁTÁ

ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Čl.23 Seznam příloh

Součástí vnitřního předpisu jsou následující přílohy:

Příloha 1 Evidence razítek

Příloha 2 Spisový a skartační plán


Č.j.: 208/2013

14

Příloha 3 Označení úseků organizace

Příloha 4 Předávací protokol dokumentů A/S k uložení do spisovny

Příloha 5 Vzor skartačního návrhu

Příloha 6 Evidence kvalifikovaných certifikátů

Čl.24 Platnost a účinnost

(1) Tento spisový a skartační řád ruší všechny dosud vydané spisové a skartační řády

organizace včetně jejich příslušných dodatků a příloh.

(2) Spisový a skartační řád nabývá platnosti dnem účinnosti.

(3) Spisový a skartační řád je účinný od 1. 1. 2014.

V Pardubicích dne 20. 12. 2013

Mgr. Bc. Alena Krabcová

ředitelka

spisový a skartační řád · (3) nedílnou součástí spisového řádu je spisový a...

Documents