SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V PRAXI

Stanislav Fialavážení hosté: Jiří Bernas, Zbyšek Stodůlka

Seminář IRMS CRGPraha, 17.2.2015

2

Základní legislativa Spisové služby

• Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě

• Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, prováděcí předpis MV k zákonu 499/2004 Sb. (nahradila 191/2009, 495/2004 a 496/2004 Sb.)

• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby novela publikovaná v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 64/2012)

3

Co je cílem

Původce XML

SIP

Archivář

• Příjem• Evidence• Oběh• Vyřizování• Vyhotovování• Podepisování• Odesílání• Ukládání• Vyřazování

4

• Vše začíná podáním• Pokračuje vyhotovením dokumentů • Nekončí vyřízení/uzavření dokumentu • Co s dokumenty ve spisovně • Autorizovaná konverze dokumentu, převedení a změna

datového formátu dokumentu • Kontrolní mechanismy

Seminář IRMS – 30.9.2014

5

• kontrola formátů dokumentu

• kontrola metadat dokumentu– Nutných pro splnění zákona, vyhlášky– Nutných pro tvorbu SIP

Co je cílem

6

SPIS

a

Kontrola metadat a formátů

e

e

e

e

e

A5,U

S3,U

S3,U

S3

• Změna datového formátu

• Kontrola metadat- datum doruč.- odesilatel- věc, značka- forma- skartační znak …..

Původce

7

Změna datového formátu

• Jediná legislativní možnost • Vlastní omezení vstupních formátů• Nutné licence migračních nástrojů• Nutný el.podpis a čas.razítko

Z.D.F

e e e

8

Kontrolní mechanismy

• Při vyřízení• Při uzavření• Při příjmu do spisovny• Při přípravě skartačního návrhu• Při realizaci skartačního řízení

9

Jak ověřit?

• https://digi.nacr.cz/validatorPDF/ • http://digi.nacr.cz:8080/CheckXml.aspx/

Validátor PDF

10

Validátor SIP

• informační výsledek• možná diskuse, pokud validátor použitý původcem

dává rozdílný výsledek

• informační výsledek• možná diskuse nad výsledky• validuje se shoda se schématem• ověřují se i některé údaje uvedené v SIP

11

Proč to všechno

e

SIP

e e

Metadata +

Dokumenty (V.D.F)

SPIS

a

e

e

A5,U

S3,U

S3,U

S3

e S3,U

S3,U e S3,U

12

E-skartace

Původce Archivář

13

E-skartace • archivář nahraje obdržené SIP do aplikace• SIP mohou obsahovat počítačové soubory (komponenty)• komponenty mohou být v nevýstupních formátech

(nedoporučujeme)• v aplikaci archivář vyznačí své rozhodnutí• výsledný seznam dle přílohy č. 4 NSeSSS zašle původci

jako přílohu protokolu o výběru

14

E-skartace

Původce Archivář

XML

Metadata ERMS - vybrané za archiválie - určené ke zničení - vyřazené ze skartačního řízení

15

E-skartace

• původce vygeneruje SIP již s komponentami ve výstupnímformátu

• SIPy předá příslušnému archivu dohodnutým způsobem(off-line, sftp na dohodnutou adresu)

16

E-skartace

Původce Archivář

17

E-skartace

• Archivář nahraje prostřednictvím aplikace ePřejímky do NDA

• Současně doplní přejímku dalšími potřebnými metadaty:- identifikátor archivu- identifikátor fondu- identifikátor původce

18

E-skartace

• NDA ověří, zda byly předány všechny vybrané díly, spisy a dokumenty, provede kontrolu formátů a v případě potřeby provede konverzi (původní formát zůstává zachován) a SIP uloží

• Výsledkem uložení je seznam dokumentů dle přílohy č. 4 NSESSS obsahující identifikátor digitálního archivu

19

E-skartace

• Na základě identifikátoru digitálního archivu a identifikátoru v SIP lze jednoznačně identifikovat libovolný díl, spis či dokument

• vytvořený seznam obdrží původce prostřednictvím příslušného archivu

20

E-skartace

Původce Archivář

XML

Metadata ERMS - ID NDA - zničení replik dokumentů - zničení nepotřebných metadat

21

E-skartace

• Pro původce končí smazáním komponent a metadat

• Skartační protokol je nový doručený dokument

22

DISKUSE

Děkuji Vám za pozornost

Seminář IRMS CRGPraha, 17.2.2015