1 

Space Numbering Standards 

Last updated 13 December 2018 

Space Management 

Infrastructure Services 

 

2  

1. PURPOSE 

Why are room numbers important? 

1.1 A room number is a unique and permanent spatial identifier that remains unchanged for the 

lifespan of a space. 

 

1.2 Room numbers form baseline space inventory data which is fundamental to the use, operation 

and maintenance of buildings. 

 

1.3 Activities, people and assets need to be attributed to the space which they occur or belong.  

 

1.4 Standardised and accurate room numbering is fundamental to student experience and 

supports all levels of facility management: 

‐ Wayfinding and signage 

‐ Timetabling and venue management 

‐ Staff location and asset management 

‐ Information technology 

‐ Security and access 

‐ Cleaning 

‐ Hazardous materials 

 

1.5 The University’s web‐based Spatial Information System (SIS) displays authoritative building floor 

plans and room numbers which correspond to physical signage. 

 

To view floor plans, log on to https://spaceinfo.staff.unimelb.edu.au/SISfm‐

Enquiry/UMELDefault/home/. 

2. DEFINITION 

What to number? 

Room is used as a generic term in reference to all space types, as listed below. 

The terms number and code are used interchangeably in reference to an alpha‐numeric identifier. 

‐ Interior habitable and non‐habitable space 

‐ Enclosed rooms 

‐ Pod/cluster of workstations and individual workstations 

‐ Open‐plan zones delineated by function 

‐ Circulation, hori  zontal and vertical 

‐ (Voids and service risers) 

‐ Outdoor spaces, including semi‐enclosed outdoor space 

‐ Bookable space 

‐ Exceptions apply 

   

 

3  

3. PROCESS 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Acceptance criteria 

3.1 Sign‐off for proposed room numbers is obtained from Space Management upon conclusion of 

the detailed design stage. 

 

3.2 All project documents (as‐builts, shop drawings, schedules, registers, et al) use the approved 

room numbers. 

 

3.3 Signage is installed to display approved room numbers. 

Upon failure which, the project will be deemed incomplete and not fit for handover. 

 

 

Project Initiation  Room numbering standards are issued to architect 

Detailed Design Architect issues preliminary room numbers 

on PDF floor plans to Space Management for review 

Space Management approves room numbers 

Space Management requests changes 

Architect incorporates approved room numbers and issues ‘for construction’ CAD and PDF floor plans to Space Management 

As‐builts issued to University 

Contract Documentation 

Practical Completion 

 

4  

4. HEIRARCHY & NOMENCLATURE 

 

 

4.1 Campus 

The University of Melbourne has 7 official campuses – Burnley, Creswick, Dookie, Parkville, 

Shepparton, Southbank and Werribee. 

 

4.2 Building 

A new building number can be requested from Space Management via space‐

info@unimelb.edu.au. 

 

4.3 Floor, Room & Workstation 

Workstations are subsets of rooms and rooms are subsets of floors. Numbers are used to 

express this relationship. 

For example, workstation 323.06 is simply the 6th workstation in room 323 and room 323 is 

located on level 3. 

   

 

5  

The diagram below illustrates numbering conventions for various room types. 

 

 

* External grounds areas are as advised by Space Management.   

 

6 

PRINCIPLES 

4.4 The point of origin shall be closest to the principal entrance or approach. 

4.5 Room numbers shall ascend clockwise and/or left to right, relative to the point of approach. 

4.6 Workstation numbers shall usually ascend clockwise and always left to right, ie, the 

workstation to the right of the user is a higher number than the user’s workstation number.  

4.7 Room numbering sequence shall take the ‘path of least resistance’ relative to a user moving 

through a building from the main approach. 

4.8 Rooms within rooms (suites) may have the same number as the primary room with an 

alphabetical suffix. 

4.9 Rooms on different floors that are of identical location, function and/or size shall have 

‘vertically aligned’ numbers. 

4.10 Room numbers may be used to group spaces into logical zones or clusters. 

4.11 Gaps shall be left in the sequence for future‐proofing. 

5. EXAMPLES / CASE STUDIES

5.1 Southbank Building 876, basic application of room and workstation principles.

5.2 13‐21 Bedford Street – good application of all principles and workstation sequencing.

5.3 11 Barry Street, levels 1 to 3 – good application of all principles. Note the vertical alignment

of meeting rooms 130, 230 and 330; 131, 231 and 331; as well as zoning. 

5.4 John Medley Building – good application of cluster/zoning principles and ‘end of sequence’ 

numbers for service cores. 

5.5 Medical Building, level 5 north – deteriorated sequencing. 

5.6 Peter Hall Building, ground floor – deteriorated sequencing as a result of multiple additions 

and refurbishments over 9 decades. 

SOUTHBANK BUILDING 876 5.1

5.2

5.3

5.3

5.3

W01-39 E61-89

X50sLIFT LIFT

W40s

ROOMS ROOMS

ROOMSSERVICESE90sSERVICES

WEST WING BRIDGE/LINK EAST WING

JOHN MEDLEY

5.4

5.5

5.6