sni iso 19011: 2012€¦ · iso/iec 17021:2011 iso 19011:2011 2002 2005 2006 2011 2012 1 oct 2002...

CARSURINQuality With Integrity

CARSURIN

SNI ISO 19011: 2012Panduan Audit Sistem Manajemen

by Bambang ArjaQHSE

www.carsurin.comPT. CARSURINWisma 77 – Tower 2, 19th Floor, Jl. Letjen S. Parman Kav. 77Slipi, Jakarta 11410 | +62.21.2967.5868


AGENDA

• Pembukaan

• Pre-test

• Pelatihan Internal SNI ISO 19011:2012

Panduan Audit Sistem Manajemen

• Post-test


HARAPAN

mampu memahami serta menguasai persyaratan audit berdasakan ISO 19011

mampu memahami serta mengetahui alasan kenapa perlu dilaksanakanAudit Mutu Internal

menguasai trik dan cara melaksanakan audit internal yang efektif

mendapatkan pemahaman dan pengetahuan terkait dengan kompetensi apasaja yang harus dimiliki oleh seorang auditor internal

mampu mengevaluasi dan menganalisa serta mampu memberikan tindakanperbaikan terkait dengan hasil temuan audit internal

bersama manajemen mampu mempersiapkan diri untuk menghadapieksternal audit dari badan sertifikasi

Peserta pelatihan:


SNI ISO 19011:2012Panduan Audit Sistem Manajemen

PENDAHULUAN

1. RUANG LINGKUP

2. ACUAN NORMATIF

3. ISTILAH DAN DEFINISI

4. PRINSIP AUDIT

5. PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

6. PELAKSANAAN AUDIT

7. KOMPETENSI DAN EVALUASI AUDITOR

LAMPIRAN A: Panduan dan contoh ilustrasi pengetahuan dan keterampilan disiplin-spesifik auditor

LAMPIRAN B: Panduan tambahan untuk auditor dalam perencanaan dan pelaksanaan audit

DAFTAR ISI



PENDAHULUAN

1. RUANG LINGKUP

2. ACUAN NORMATIF


4. PRINSIP AUDIT




LAMPIRAN A: Panduan dan contoh ilustrasi penegtahuan dan keterampilan disiplin-spesifik auditor


PENDAHULUANCARSURIN

Quality With Integrity

ISO 19011:2002

Adopsi identikSNI 19-19011-2005

ISO/IEC 17021:2006

Adopsi identikSNI ISO 19011:2012

ISO/IEC 17021:2011

ISO 19011:2011

2002 2005 2006 2011 2012

1 Oct 2002

27 Apr 2005

15 Nov 2011

21 Sep 2012

PENDAHULUANCARSURIN


ISO 19011:2002 (SNI 19011:2008) ISO 19011:2011 (SNI 19011:2012)

Lingkup hanya untuk sistem manajemenmutu (9001) dan lingkungan (14001)

Lingkup untuk semua sistem manajemen

Pemprograman audit ditampilkan lebihsingkat

Pemprograman audit dijelaskan secararinci

Prinsip: integritas, penyampaian yang objective, profesional, independen, pendekatan berdasarkan bukti

Prinsip: integritas, penyampaian yang objective, profesional, independen, pendekatan berdasarkan bukti, kerahasiaan keamanan informasi

Pendekatan prinsip resiko dalam audit sistem manajemen

Kompetensi auditor, pengetahuan danketerampilan serta attitude kompetensiauditor berdasarkan pendidikan

Evaluasi kompetensi auditor dibagi dalamumum dan spesifik

Evaluasi auditor secara singkat Cara evaluasi kompetensi auditor lebihdetail

PENDAHULUANCARSURIN


AUDIT INTERNALAUDIT EKSTERNAL

Audit Pemasok Audit Pihak Ketiga

Audit Pihak Pertama Audit Pihak Kedua

• Untuk Legal, Peraturan dantujuan yang sama

• Untuk Sertifikasi(persyaratan dalam ISO/IEC17021:2011)

Lingkup Standar ISO 19011 dengan ISO/IEC 17021:2011

• ISO 17021: 2011 – Requirements for third-party certification of management systems

• ISO 19011: 2011 – Guidelines for auditing management systems


PENDAHULUAN

Manfaat Audit:

• Memastikan & mengkorfirmasi persyaratan Perpu terkait ditaati,• Menentukan tingkat kinerja sistem manajemen,• Membuktikan tangung jawab & komitmen manajemen terhadap

penerapan sistem manajemen,• Memastikan risiko terkait telah dikelola & dikendalikan dengan baik,• Mengidentifikasi peluang penghematan sumberdaya dan biaya,

perbaikan/ peningkatan kerja,• Proses, mencegah kehilangan/ kerugian dan peningkatan efisiensi,• Menyediakan informasi yang objektif dan mandiri yang dibutuhkan

oleh pihak-pihak yang berkepentingan.



PENDAHULUAN

1. RUANG LINGKUP

2. ACUAN NORMATIF


4. PRINSIP AUDIT






BAB 1 – Ruang LingkupCARSURIN


PRINSIP AUDIT

PENGELOLAAN PROGRAM

AUDIT

PELAKSANAAN AUDIT

KOMPETENSI AUDITOR

SNI ISO 19011:2012

BAB 4

BAB 5

BAB 6

BAB 7



PENDAHULUAN

1. RUANG LINGKUP

2. ACUAN NORMATIF


4. PRINSIP AUDIT






BAB 2 – Acuan NormatifCARSURIN


Tidak ada acuan normatif yang dikutip.

Klausal ini dicantumkan untuk mempertahankan penomoranyang identik dengan standar sistem manajemen ISO lainnya.



PENDAHULUAN

1. RUANG LINGKUP

2. ACUAN NORMATIF


4. PRINSIP AUDIT






BAB 3 - Istilah dan DefinisiCARSURIN


3.1. audit3.2. kriteria audit3.3. bukti audit3.4. temuan audit3.5. kesimpulan audit

3.6. klien audit3.7. auditi3.8. auditor3.9. tim audit3.10. tenaga ahli3.11. pengamat3.12. pemandu

3.13. program audit3.14. lingkup audit3.15. rencana audit

3.16. risiko3.17. kompetensi3.18. kesesuaian3.19. ketidaksesuaian3.20. sistem manajemen

ISTILAH & DEFINISI



3.1. Audit

untuk memperoleh buktiaudit & mengevaluasinyasecara objektif untukmenentukan sampaisejauh mana kriteria audit dipenuhi.

Sistematis

Independen

Terdokumentasi

Proses yang



CATATAN 1: Audit Internal atau Audit Pihak Pertama

ORGANISASI

Auditi Auditor Internal

Dilakukan oleh organisasisendiri, atau atas nama

organisasi sendiri untuk kajiulang manajemen dan

maksud internal lain (misalyauntuk konfirmasi efektivitas

sistem manajemen atauuntuk memperoleh informasi

pada peningkatan sistemmanajemen).



• ISO 9001: 2008 Pasal 8.2.2

• OHSAS 18001: 2007 Pasal 4.5.5

• ISO 14001: 2004 Pasal 4.5.5

Organisasi / Perusahaan harus melaksanakan Audit Internal yang dilaksanakansecara berkala pada interval waktu yang terencana.

Persyaratan wajib audit internal dalam standard:



Organisasi

CATATAN 2: Audit Eksternal atau audit pihak kedua dan ketiga

Pihak Kedua(pelanggan, personel lain atas

nama organisasi)

Pihak Ketiga(regulator, lembaga yang memberikan sertifikasi)

auditorauditor

auditi auditi auditi

Audit pihak keduadilakukan oleh

pelanggan (Customer) atau badan atau

seseorang yang ditunjukoleh pelanggan.

Audit pihak ketigadilakukan oleh badan

independen lain, misalnya badansertifikasi yang

menerbitkan sertifikat.



ISO 9001

OHSAS 18001

ISO 14001

Audit KombinasiBila satu atau lebih sistemmanajemen denganlingkup yang berbeda di audit secara bersamaan

CATATAN 3: Audit Kombinasi



Audit GabunganBila dua atau lebihorganisasi audit bekerjasama dalammengaudit satu auditi

OrganisasiAudit A

OrganisasiAudit B

Auditi

CATATAN 3: Audit Gabungan

Istilah dan DefinisiCARSURIN


3.2. Kriteria Audit

Seperangkat kebijakan, proseduratau persyaratan (ISO 9001, ISO 14001, peraturan danperundangan) digunakan sebagaiacuan pembanding terhadap buktiaudit

3.3. Bukti Audit

Rekaman, pernyataan mengenai faktaatau informasi lain yang terkait dengankriteria audit dan dapat diverifikasi.


Istilah dan Definisi

3.4. Temuan Audit

Hasil evaluasi bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit.

Kesesuaian √

Ketidaksesuaian x

3.5. Kesimpulan Audit

Hasil audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan seluruhtemuan audit.



3.6. Audit Klien: organisasi atau personel yang meminta audit

3.7. Auditee: organisasi yang diaudit

3.8. Auditor: personel yang melaksanakan audit

3.9. Tim Audit: satu atau lebih auditor melaksanakan audit, dapatdidukung oleh tenaga ahli bila dibutuhkan

3.10. Tenaga Ahli: personel yang memberikan pengetahuan atau keahliankhusus kepada tim audit

3.11. Pengamat (Observer): personel yang ikut tim audit tapi tidak melakukan audit

3.12. Pemandu (Guide): personel yang ditunjuk oleh auditi untuk membantu timaudit



3.13. Program Audit: pengaturan satu atau lebih audit yang direncanakan dalamjangka waktu tertentu dan diarahkan untuk maksudtertentu

3.14. Lingkup Audit: cakupan dan batasan audit

3.15. Rencana Audit: uraian kegiatan dan pengaturan audit

3.16. Risiko: pengaruh ketidakpastian pada tujuan

3.17. Kompetensi: kemampuan untuk menerapkan pengetahuan danketerampilan untuk mencapai hasil yang diiginkan

3.18. Kesesuaian: pemenuhan terhadap persyaratan

3.19.Ketidaksesuaian: tidak memenuhi persyaratan



3.20 Sistem Manajemen: sistem untuk menetapkan kebijakan dan sasaran untukmencapai sasaran tersebut.

Management System:

“set ofinterrelated or interacting elements

toestablish policy and objectives

and toachieve those objectives”



PENDAHULUAN

1. RUANG LINGKUP

2. ACUAN NORMATIF


4. PRINSIP AUDIT






BAB 4 – Prinsip AuditCARSURIN


4.1 • Integritas

4.2 • Penyampaian yang Objektif

4.3 • Profesional

4.4 • Kerahasiaan

4.5 • Independen

4.6 • Pendekatan berdasarkan bukti



4.1• Integritas: dasar profesionalisme

Melakukan pekerjaan dengan kejujuran, ketekunan dantanggung jawab

Mengamati dan memenuhi persyaratan hukum yang berlaku

Menunjukkan kompetensi Melakukan pekerjaan secara netral, adil dan tidak bias Peka terhadap pengaruh apapun yang dapat diberikan

pada penilaian saat melakukan audit.



4.2

• Penyampaian yang objektif: kewajiban untuk melaporkan secarabenar dan akurat

Temuan audit, kesimpulan audit, laporan audit benar& akurat

Hambatan, perbedaan pendapat tidak terselesaikan dilaporkan

Komunikasi jujur, akurat, objektif, tepat waktu, jelasdan lengkap.



4.3• Profesional: kesungguhan dan

ketepatan penilaian dalam audit

Auditor selalu berhati-hati sesuai dengan tugas dankepercayaan yang diberikan

Menjaga profesionalitas kemampuan dalammenentukan penilaian yang rasional dalam semua situasiaudit.



4.4• Kerahasiaan: keamanan informasi

Auditor menjaga informasi yang diperoleh, mencakuppenanganan informasi yang sensitif atau rahasia

Informasi tidak digunakan secara tidak benar untukkepentingan auditor atau klien audit atau merugikankepentingan auditi.



4.5

• Independensi: dasar untukketidakberpihakan audit dankesimpulan audit yang objetif

Auditor independen, bebas dari bias dan konflikkepentingan, memelihara objektivitas dan kesimpulanaudit di dasari oleh bukti audit

Auditor internal audit independen dari manajeroperasional pada fungsi yang di audit



4.6

• Pendekatan berdasarkanbukti: metode yang rasional untuk

mencapai kesim[pulan audit yang dapatdiandalkan dan dapat direproduksi melaluiproses audit yang sistematis

Bukti audit dapat diverifikasi berdasarkansampel informasi yang tersedia



PENDAHULUAN

1. RUANG LINGKUP

2. ACUAN NORMATIF


4. PRINSIP AUDIT







5.1. Umum

5.2. Penetapan Sasaran Program Audit

5.3. Penetapan Program Audit

5.4. Pelaksanaan Program Audit

5.5. Pemantauan Program Audit

5.6. Peninjauan dan Peningkatan Program Audit

BAB 5 – Pengelolaan Program Audit

BAB 5 – Pengelolaan Program AuditCARSURIN


5.1. Umum: Wewenang Membuat Program Audit

Memastikan tujuan program audit ditetapkan dan menugaskan satu

atau lebih personel yang kompetenuntuk mengelola program audit.

ManajemenPuncak Competence

Personnel



Aliran proses untuk pengelolaan program audit:

BAB 5 – Pengelolaan Program Audit

P E

R E

N C

A N

A A

NCARSURIN


5.2. Penetapan Tujuan Program Audit

Tujuan program audit dapat didasarkan pada pertimbangan:

a. Prioritas manajemenb. Tujuan komersial dan bisnis lainnyac. Karakteristik proses, produk dan proyek, dan setiap perubahannyad. Persyaratan sistem manajemene. Hukum dan persyaratan kontrak, dan persyaratan lainnya yang mana

organisasi telah berkomitmenf. Kebutuhan untuk evaluasi pemasokg. Kebutuhan dan harapan dari pihak yang berkepentingan, termasuk

pelangganh. Tingkat kinerja auditi, tercermin dari kegagalan atau insiden atau leuhan

pelanggani. Risiko auditij. Hasil audit sebelumnyak. Tingkat kematangan sistem manajemen yang diaudit.



5.2. Penetapan Tujuan Program Audit

CONTOH tujuan program audit:

a. peningkatan sistem manajemen dan kinerjab. Pemenuhan persyaratan eksternal sertifikasi standar sistem

manajemenc. Verifikasi kesesuaian persyaratan kontrakd. Menjaga kepercayaan kemampuan pemasoke. Efektifitas sistem manajemenf. Evaluasi kompatibilitas dan kesesuaian sistem manajemen organisasi

secara keseluruhan.P E

R E

N C

A N

A A

N




5.3.1. Peran & tanggung jawab personel pengelola program audit

5.3.2. Kompetensi personel pengelola program audit

5.3.3. Penetapan cakupan program audit

5.3.4. Identifikasi dan evaluasi risiko program audit

5.3.5. Penetapan prosedur program audit

5.3.6. Identifikasi sumber daya program audit

P E

R E

N C

A N

A A

N




5.3.1. Peran & tanggung jawab personel pengelola program audit

Menetapkan cakupan program audit Mengidentifikasi & evaluasi risiko program audit Menetapkan tanggung jawab audit Menetapkan prosedur untuk program audit Menetapkan sumber daya yang dibutuhkan Memastikan penerapan program audit Memastikan rekaman program audit dipelihara Memantau, meninjau dan meningkatkan program audit

P E

R E

N C

A N

A A

N




5.3.2. Kompetensi personel pengelola program audit

Pengetahuan dan keterampilan dalam bidang: Prinsip audit, prosedur dan metode Standar sistem manajemen dan dokumen referensi Kegiatan, produk dan proses auditi Hukum dan persyaratan lain Pelanggan, pemasok dan pihak berke[pentingan lainnya

dari auditee.P E

R E

N C

A N

A A

N




5.3.3. Penetapan cakupan program audit

P E

R E

N C

A N

A A

N Tujuan, Lingkup, durasi

Jumlah, kepentingan, kerumitan, lokasi

Kriteria audit

Kesimpulan audit internal/ eksternal sebelumnya

Hasil kajian program audit sebelumnya

Bahasa, masalah budaya dan sosial

Perhatian dari pihak yang berkepentingan

Perubahan yang signifikan pada auditi atau operasinya

Ketersediaan teknologi informasi & komunikasi untuk mendukung kegiatanaudit khususnya audit jarak jauh

Terjadinya kejadian internal dan eksternal

•Gagal menetapkantujuan audit

•Gagal menentukancakupan audit

PERENCANAAN

•Waktu tidak cukup

SUMBER DAYA•Tidak memiliki

kompetensi

TIM AUDIT

•Komunikasi tidakefektif

PENERAPAN•Gagal melindungi

rekamaqn audit

REKAMAN

•Pemantauan tidakefektif

PEMANTAUAN




5.3.4. Identifikasi dan evaluasi risiko program audit

P E

R E

N C

A N

A A

N




5.3.5. Penetapan prosedur program audit

Menetapkan satu atau lebih prosedur, memuat hal berikut bila sesuai:

Pertimbangan resiko perencanaan dan penjadwalan audit Penjaminan kerahasiaan dan keamanan informasi Pemastian kompetensi Pemilihan tim audit Pelaksanaan audit Pelaporan audit Pemeliharaan rekaman audit Pemantauan efektifivitas program audit

P E

R E

N C

A N

A A

N




5.3.6. Identifikasi sumber daya program audit

Kebutuhan sumber daya

keuangan

Metode audit

Ketersediaan auditor

Cakupan,& risiko program audit

Waktu perjalanan, biaya , akomodasi

Ketersediaanteknologi informasi

& komunikasi

P E

R E

N C

A N

A A

N




T I N

D A

K A

N

Umum [5.4.1]

Penetapan tujuan, lingkup dan kriteria [5.4.2]

Pemilihan metode audit [5.4.3]

Pemilihan anggota tim audit [5.4.4]

Penetapan tanggung jawab [5.4.5]

Pengelolaan hasil audit [5.4.6]

Pemeliharaan rekaman audit [5.4.7]




T I N

D A

K A

N

• Komunikasi program audit kepada pihak yang terkait,• Menetapkan tujuan lingkup dan kriteria audit,• Koordinasi dan jadwal audit,• Memilih tim audit,• Menyediakan sumber daya yang diperlukan,• Pelaksanaan program audit sesuai waktu yang

disepakati,• Kegiatan audit direkam dan dieklola dengan benar.

Umum [5.4.1]




T I N

D A

K A

N

• Apa yang akan dicapai (tingkat kesesuaian system manajemen, kepatuhan terhadap hokum danpersyaratan kontrak, evaluasi efektivitas dan identifikasipotensi peningkatan)

• Lingkup audit konsisten dengan program dan tujuanaudit

• Kriteria audit digunakan sebagai referensi.

Penetapan tujuan, lingkup dan kriteria [5.4.2]




T I N

D A

K A

N

Pemilihan metode audit [5.4.3]

Jangkauan pelibatan antaraauditor dan auditi

Lokasi auditor

Lapangan (On-site) Jarak Jauh (Remote)

Interaksi manusia • Melakukan wawancara• Melengkapi daftar periksa• Melakukan tinjauan dokumen• Pengambilan contoh

Komunikasi interaktif:• Melakukan wawancara• Melengkapi daftar periksa• Melakukan tinjauan dokumen

Tanpa interaksi manusia • Melakukan tinjauan dokumen• Observasi pekerjaan yang telah

dilakukan• Kunjungan lapangan• Melengkapi daftar periksa

pengambilan contoh

• Melakukan tinjauan dokumen• Observasi pekerjaan yang telah

dilakukan• Menganalisis data

Kegiatan audit lapangan dilakukan dilokasi auditi. Kegiatan audit jarak jauh dilaksanakan di mana sajadiluar lokasi auditi tanpa memandang jarak.

Kegiatan audit interaktif melibatkan interaksi auditor dan auditi. Audit non interaktif tidak melibatkaninteraksi dengan perwakilan auditi, tetapi interaksi dengan peralatan, fasilitas dan dokumentasi.




T I N

D A

K A

N

• Penunjukan anggota tim audit termasuk ketua tim dan ahli teknisuntuk audit tertentu,

• Tim audit dipilih dengan mempertimbangkan kompetensi. Jika hanyaada satu auditor, auditor tersebut melaksanakan seluruh tugas sepertiketua tim audit,

• Jika kompetensi yang diperlukan tidak tercakup oleh auditor, tenagaahli dengan kompetensi tambahan sebaiknya ikut serta dalam tim, dengan arahan auditor namun tidak bertindak sebagai auditor,

• Auditor magan dapat diikutsertakan dan berpartisipasi seusia arahandan petunjuk auditor

CATATAN: klausul 7 berisi panduan kompetensi auditor.

Pemilihan anggota tim audit [5.4.4]




T I N

D A

K A

N

• Menetapkan tanggung jawab untuk ketua tim audit,• Penugasan dibuat dalam waktu yang cukup sebelum tanggal

penjadwalan audit,• Memastikan pelaksanaan setiap audit efektif,• Informasi tugas mencakup hal berikut, jika sesuai:

₋ Bahasa pelaksanaan dan laporan audit₋ Isi laporan audit dan distribusi yang dibutuhkan₋ Hal yang berkaitan dengan kerahasiaan₋ Persyaratan K3 bagi auditor₋ Tindak lanjut tindakan, missal audit sebelumnya jika ada₋ Koordinasi dengan kegiatan audit lain, dalam audit bersama.

Penetapan tanggung jawab ketua tim audit untuk setiap audit [5.4.5]




T I N

D A

K A

N

• Tinjauan dan persetujuan laporan audit termasuk evaluasi kesesuaiandan kecukupan temuan audit

• Tinjauan analisis akar permasalahan dan keefektifan tindakanperbaikan dan pencegahan

• Distribusi laporan audit kepada manajemen puncak dan pihak terkait

• Penentuan kebutuhan untuk audit tindak lanjut.

Pengelolaan hasil audit [5.4.6]




T I N

D A

K A

N

• Personel pengelola program audit memastikan rekaman audit dibuat, dikelola dan dipelihara,

• Kerahasiaan terkait dengan rekaman audit ditangani• Rekaman mencakup hal berikut: Rekaman terkait dengan setiap program audit tujuan, cakupan,

risiko, peninjauan kefektifan program audit Rekaman terkait setiap individu rencana dan laporan audit,

laporan ketidaksesuaian, laporan tindakan koreksi dan pencegahan, laporan audit tindaklanjut jika sesuai

Rekaman terkait personel audit kompetensi dan evaluasi kinerjaanggota tim audit, pemilihan anggota tim audit, pemeliharaan danpeningkatan kompetensi.

Pemeliharaan rekaman audit [5.4.7]



5.5. Pemantauan Program Audit

P E

R I K

S A

Evaluasi

•Kesesuaianprogram, jadwal, & tujuan audit

Evaluasi

•Kinerja anggotatim audit

Evaluasi

•Kemampuan timaudit menerapkanrencana audit

Evaluasi

•Umpan balikpimpinan puncak, auditi, auditor danpihak terkait lain



5.6. Tinjauan dan Peningkatan Program Audit

T I N

D A

K L

A N

J U

T

a. Hasil pemantauan program audit

b. Kesesuaian prosedur program audit

c. Pelibatan kebutuhan dan harapan dari pihak terkait

d. Rekaman program audit

e. Alternatif atau metode audit baru

f. Keefektifan pengukuran risiko

g. Kerahasiaan dan keamanan informasi



PENDAHULUAN

1. RUANG LINGKUP

2. ACUAN NORMATIF


4. PRINSIP AUDIT







6.1. Umum

6.2. Permulaan Audit

6.3. Persiapan Kegiatan Audit

6.4. Pelaksanaan Kegiatan Audit

6.5. Persiapan dan Distribusi Laporan Audit

6.6. Penyelesaian Audit

6.7. Pelaksanaan Tindaklanjut Audit

BAB 6 – Pelaksanaan Audit


6.1. Umum


Permulaan Audit (6.2)

Persiapan Kegiatan Audit(6.3)

Persiapan dan DistribusiLaporan Audit (6.5)

Penyelesaian Audit(6.6)

Pelaksanaan TindaklanjutAudit (6.7)

Pelaksanaan Kegiatan Audit (6.4)

Gambaran Kegiatan Audit:


6.2. Permulaan Audit


Penetapan kontak awal dengan audit (6.2.2):

• Jalin komunikasi dengan auditi• Konfirmasi kewenangan audit• Berikan informasi tujuan, metode & tim audit• Permintaan akses dokumen• Persyaratan hukum, kontrak• Konfirmasi persetujuan• Membuat pengaturan audit• Menentukan persyaratan spesifik• Meneytujui kehadiran pengamat, pemandu• Meneta[pkan area fokus

Penentuan kelayakan audit (6.2.3):

• Informasi yang cukup & sesuai untuk perencanaandan pelaksanaan audit

• Kerjasama yang cukup dariauditi

• Waktu dan sumberdaya yang cukup untuk melaksanakanaudit.

Umum (6.2.1): Tanggung jawab pelaksanaan audit




6.3.1. Pelaksanaan tinjauan dokumen untuk persiapan audit

Mengumpulkan informasi yang tersedia padadokumen: lengkap, benar, konsisten, terkini

Dokumen mencakup lingkup audit

Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi




6.3.2. Persiapan rencana audit

(6.3.2.1.)Rencana audit disiapkan

berdasarkan informasi dalamprogram audit dan dokumentasi

yang disediakan auditi

(6.3.2.2.)Skala dan isi rencana audit audit awal, audit lanjutan, audit internal

atau audit eksternal




6.3.3. Penugasan tim audit

Anggota Tim AuditKetua

Penugasan tanggung jawabuntuk mengaudit:

Proses Kegiatan Fungsi Atau lokasi spesifik




6.3.4. Persiapan dokumen kerja

Anggota Tim Audit

mengumpulkaninformasi yang relevan

Daftar Periksa

RencanaPengambilancontoh audit

Formulir untukmerekaminformasi



Contoh DaftarPeriksa [Audit

Checklist]





6.4.1. Umum

Kegiatan audit dilaksanakansesuai gambaran kegiatanaudit (6.1):

6.4.2. Pelaksanaan pertemuan pembukaan

a) Konfirmasi persetujuan rencanaaudit kepada semua pihak(auditi, tim audit)

b) Memperkenalkan tim audit

c) Memastikan bahwa seluruhkegiatan audit yang direncanakandapat dilaksanakan.




6.4.3. Tinjauan dokumen saat pelaksanaan audit

INFORMASI

Lengkap Isi dokumen yang diharapkan tersedia

BenarIsi dokumen sesuai dengan sumber terpercayaseperti standar dan regulasi

Konsistendokumen konsisten dengan dokumen lain yang terkait

Terkini Isi dokumen termutakhirkan

DOKUMENDokumen yang sedang ditinjau mencakup lingkup audit danmemberikan informasi yang cukup untuk mendukung tujuan audit

ITPenggunaan teknologi informasi dan komunikasi bergantung padametode audit untuk mendorong audit yang efisien.

Auditor sebaiknya mempertimbangkan hal berikut:




6.4.4. Komunikasi selama audit

Antara anggota tim audit

o Diskusi – tukar informasi, kajian kemajuan audit, penetapan tugaskembali.

Dengan auditi

o Perkembangan pelaksanaan audit/ hal pentingo Adanya risiko mendesak tanpa ditunda – isu keselamatan, lingkungano Tujuan audit tidak tercapaio Kebutuhan untuk merubah ruang lingkup




6.4.5. Penetapan peran dan tanggung jawab pemandu dan pengamat

PEMANDUPeran:1. Ditunjuk oleh auditi2. Membantu tim audit dan bertindak atas permintaan ketua

tim audit3. Menyaksikan proses audit atas nama auditi4. Memberikan klarifikasi dan membantu pengumpulan

informasi5. Tidak mencampuri atau mempengaruhi pelaksanaan audit.

Tanggung jawab:1. Membantu auditor dalam mengidentifikasi individu yang akan

berpartisipasi dalam wawancara dan konfirmasi waktu,2. Mengatur akses ke lokasi spesifik dari auditi,3. Memastikan bahwa aturan terkait prosedur keamanan dan

keselamatan lokasi diketahui dan ditaati oleh anggota timaudit dan pemantau.

PENGAMAT1. Merupakan regulator/

pihak yang berkepentingan,

2. Membantu tim audit danbertindak atas permintaanketua tim audit,

3. Tidak mencapmpuri ataumempengaruhipelaksanaan audit.

4. Ketua tim audit berhakuntuk menolak kehadiranpengamat pada kegiatanaudit tertentu.




6.4.6. Pengumpulan dan verifikasi informasi

SumberInformasi

Pengumpulan informasi dengan pengambilan contohyang sesuai

Evaluasi terhadap kriteria audit

Bukti Audit

Temuan Audit

Peninjauan

Kesimpulan audit Audit

verifikasi

wawancara observasi

Tinjauan dokumendan rekaman

metode

Tips Melakukan Audit:

• Milikilah pemikiran untuk terus bertanya

• Milikilah cara pandang layaknya seorang Pelanggan

• Gunakan 5 Wiseman and one “H” “Mengapa (Why),

Kapan (When), Dimana (Where), Apa (What), Siapa

(Who) & Bagaimana (How)”

• Mulailah dari yang besar ke yang lebih detail


Teknik Bertanya

• Pertanyaan terbuka

Apa – “Apa tahapan yang harus dilakukan dalam …..”

Mengapa – “Saya belum mengetahui alasannya, bisa dijelaskan??

Kapan – “ Dalam kondisi seperti apa hal ini terjadi?”

Bagaimana – “Dapatkah anda menunjukkan bagaimana hal ini bisa terjadi?”

Dimana – “ Dimana lagi hal semacam ini bisa terjadi?”

Siapa – “Siapa yang terlibat dalam …..”

Pertanyaan tertutup Tipe pertanyaan ini menghendaki jawaban singkat, seperti “Ya” atau

“Tidak”, dll.


Aspek yang ditanyakan dalam audit

Orang: terlatih, tersertifikasi

Bahan: inspeksi, kriteria

Metode: tahap, monitor, pemeriksaan

Mesin/alat: teruji, terpelihara, terkalibrasi

Dokumen: termutakhirkan, terkendali

Lingkungan: terspesifikasi, terkendali


Cara berkomunikasi dengan Auditi

Auditor jangan terlalu banyak bicara

Jangan takut diam dan hanya

mendengarkan auditi

Gunakan pertanyaan terbuka

Merespon jawaban auditi pada waktu yang

tepat

Gunakan beberapa cara / media.


Penyebab kegagalan berkomunikasi saat audit

Hanya mendengarkan bagian tertentu.

Tanpa mengklasifikasi persoalan dalam

pembahasan/ diskusi.

Merespon terlalu cepat.

Merespon dengan emosi.

Menulis berkepanjangan.

Menghindar dari persoalan yang terlalu sulit

Membiarkan auditee bicara terus.

Suara bising dan gaduh dari sekitarnya.





PengambilanContoh

Berdasarkan justifikasi:• pengalaman audit sebelumnya dalam ruang lingkup

audit yang sama,• Kompleksitas persyaratan (termasuk persyaratan hukum)

untuk mencapai sasaran audit,• Kompleksitas dan interaksi proses organisasi dan elemen

sistem manajemen,• Derajat perubahan teknologi, faktor manusia atau sistem

manajemen,• Identifikasi area risiko kunci sebelumnya dan area

perbaikan,• Hasil pemantauan sistemen manajemen.

Secara statistik:• Didasari pada

karakteristik darikeseluruhan populasiyang akan di ambilcontoh,




6.4.7. Perumusan temuan audit

• Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian• Bukti audit pendukung sebaiknya direkam,• Ketidaksesuaian dapat dijenjang

KETIDAKSESUAIAN MAYOR:• Bila terjadi akumulasi ketidaksesuaian minor diarea atau fungsi tertentu sehinga dapat

disimpulkan adanya sistem yang total brekadown,• Bila ada satu persyaratan wajib yang tidak diterapkan.

KETIDAKSESUAIAN MINOR:• Bila terjadi ketidaksesuaian antara salah satu tahapan pada sistem manajemen, misal:

prosedur atau instruksi kerja tidak sesuai dengan pelaksanaan di lapangan,• Bila salah satu dari persyaratan standar tidak konsisten diterapkan

OBSERVASI:• Kecenderungan/ potensi ketidaksesuaian yang dapat berdampak di masa depan.




6.4.8. Persiapan kesimpulan audit

Sebelum pertemuan penutupan:

a) Meninjau temuan audit, daninformasi lain yang sesuai yang dikumpulkan selama audit,

b) Menyetujui kesimpulan audit

c) Menyiapkan rekomendasi, jikaditetapkan dalam rencana audit,

d) Mendiskusikan tindaklanjut audit jika sesuai.

a) Cakupan kesesuaian dengan kriteria audit,

b) Implementasi, pemeliharaan danpeningkatan sistem manajemen secaraefektif,

c) Kemampuan proses tinjauan manajemen,

d) Pencapaian sasaran audit, cakupan lingkupaudit, dan pemenuhan kriteria audit,

e) Akar penyebab temuan,

f) Temuan serupa pada area audit yang berbeda dapat mengidentifikasi adanyakecenderungan.

KESIMPULAN AUDIT:




CONTOH KESIMPULAN AUDIT [FM.016.MR]




6.4.9. Pelaksanaan pertemuan penutup

Presentasi temuan dankesimpulan audit, dipimpin oleh

ketua tim.

Bukti audit yang dikumpulkanberdasarkan sampling

Metode pelaporan, Proses penanganan temuan audit

dan konsekuensi yang mungkintimbul aakibat adanya temuantersebut,

Presentasi temuan audit dankesimpulan,

Kegiatan pasca audit.

Yang disampaikan dalam rapatpenutupan:




6.5.1. Persiapan laporan audit

Laporan: rekaman audit lengkap, akurat, singkat dan jelas:

• Sasaran audit,• Lingkup audit,• Identifikasi klien audit,• Identifikasi tim audit dan peserta auditi dalam audit,• Tanggal dan lokasi kegiatan audit dilaksanakan,• Kriteria audit,• Temuan audit dan bukti terkait,• Kesimpulan audit,• Pernyataan mengenai derajat kriteria audit yang telah

dipenuhi.




6.5.2. Distribusi laporan audit

Diterbitkan dalamperiode waktuyang disetujui

Tanggalpenerbitan

Ditinjau

Didistribusikan kepadapenerima sebagaimana

ditetapkan dalamrencana audit

Disetujui


6.6. Penyelesaian Audit


Proses audit dinyatakan selesai bilamana:

Seluruh kegiatan dalamrencana audit telah

dilaksanakan

disetujuioleh klien

Rekaman audit disimpanatau dimusnahkan sesuaikesepakatan pihak yang

berkepentingan

Tim audit menjaga

kerahasiaan

Bila otoritas hukum mensyaratkanuntuk memberitahu isi dokumen maka

klien audit diinformasikan.


6.6. Pelaksanaan tindaklanjut Audit


• Tindakan koreksi dan tindakan korektif diputuskan dandilaksanakan auditi dalam kerangka waktu yang disepakati,

• Auditi selalu menginformasikan status tindakan tersebutkepada tim audit,

• Penyelesaian dan efektivitas tindakan koreksi dantindakan korektif diverifikasi (dapat menjadi bagian audit selanjutnya).


6.6. Pelaksanaan tindaklanjut Audit


Contoh Tindakan Koreksi & Tindakan Korektif [FM.05.MR]



KESIMPULAN: Pada saat Pelaksanaan Audit, idealnya audit internal dilakukan dengantahapan sebagai berikut :



PENDAHULUAN

1. RUANG LINGKUP

2. ACUAN NORMATIF


4. PRINSIP AUDIT







7.1. Umum

7.2. Penentuan Kompetensi Auditor untuk Memenuhi Kebutuhan

program Audit

7.3. Penetapan Kriteria Evaluasi Auditor

7.4. Pemilihan Metode Evaluasi Auditor yang Tepatn Audit

7.5. Pelaksanaan Evaluasi Audit

7.6. Pemeliharaan dan Peningkatan Kompetensi Auditor

BAB 7 – Kompetensi dan Evaluasi Auditor


7.1. Umum


7.2.

Menentukan kompetensipersonil audit (perilakupersonil & pengetahuan

& Keterampilan)

7.2

Menetapkan kriteriaEvaluasi (kualitatif &

kuantitatif)

7.4

Memilih metode evaluasi(tinjauan rekaman,

observasi, wawancara)

7.5

Melakukan evaluasi

4 Tahapan proses evaluasi kompetensi auditor:

7.6. Memelihara & meningkatkan kompetensi auditor


Menentukan kompetensi auditor untuk memenuhi

kebutuhan program audit


Ukuran, sifat dan kompleksitas organisasi yang akandiaudit,

Sistem manajemen yang akan diaudit, Sasaran dan cakupan program audit, Persyaratan lainnya Peran proses audit dalam system manajemen auditi Kompleksitas system manajemen yang diaudit, Ketidakpastian dalam mencapai sasaran audit.

7.2.1. Umum – memutuskan pengetahuan dan keterampilan yang tepat bagi auditor:

7.2

7.2



7.2.2. Perilaku PersonilEtis Adil, tulus, jujur serta bijaksana

Terbuka Mau mempertimbangkan pandangan atau ide alternative

Diplomatis Bijaksana dalam menghadapi orang lain

Suka memperhatikan Secara aktif menyadari kegiatan dan lingkungan fisik yang ada disekitarnya

Cepat mengerti Naluriah menyadari dan mampu memahami situasi yang berbeda

Luwes Selalu siap menyesuaikan diri untuk situasi yang berbeda

Tangguh Teguh, focus pada pencapaian tujuan

Tegas Mampu menhasilkan kesimpulan yang tepat dan analisa yang logis

Percaya Diri Bertindak dan berfungsi secara independen

Ulet Mampu bertindak bertanggung jawab

Terbuka untuk peningkatan Keinginan mempelajari situasi dan mencoba hasil audit yang lebih baik

Peka terhadap budaya Menghormati kebudayaan auditi

kolaboratif Dapat berinteraksi secara efektif dengan orang lain

Menentukan kompetensi auditor untuk memenuhi


7.2 Menentukan kompetensi auditor untuk memenuhi




7.2.3. Pengetahuan dan keterampilan

AUDITOR

Pengetahuan & KeterampilanGenerik:1) Prinsip, prosedur & metode

audit2) Sistem manajemen &

dokumen acuan3) Konteks organisasi4) Persyaratan hokum yang

berlaku.

Pengetahuan & Keterampilan Spesifik

Ketua tim audit sebaiknya memilikipengetahuan & Keterampilan Tambahanuntuk memimpin audit.

7.2 Menentukan kompetensi auditor untuk memenuhi




7.2.4. Pencapaian kompetensi auditor

AUDITOR

Pendidikan formal/ pengalaman

Pelatihan keterampilan generik

Pengalaman yang relevan; bidangteknik, manajerial



KUALITATIF KUANTITATIF

Mampu memperagakanperilaku personil,

pengetahuan, atau kinerjaketerampilan di tempat kerja

Lamanya pengalaman kerjadan pendidikan, jumlah audityang telah dilakukan, lamanya

pelatihan audit.

Penetapan Kriteria Evaluasi Auditor7.3

Memilih Metode Evaluasi Auditor yang Sesuai



Evaluasi sebaiknya dilakukan menggunakan 2 atau lebih metode yang dipilih daritable berikut:

7.4

METODE EVALUASI SASARAN CONTOH

Tinjauan Rekaman Latar belakang auditor Analisis rekaman pendidikan, pelatihan, pengalaman audit

Umpan Balik Kinerja auditor Survey, kuesioner, testimoni

Wawancara Perilaku , kemampuan komunikasi& pengetahuan

Wawancara personil

Observasi Kemampuan menerapkanpengetahuan & keterampilan

Penyaksian audit, kinerja saatbekerja

Pengujian Kemampuan dalammengaplikasikan

Ujian lisan dan tertulis, psikotes

Tinjauan Post Audit Identifikasi kekuatan & kelemahan Tinjauan laporan audit

Pelaksanaan Evaluasi Auditor



Ketika personil yang diharapkan berpartisipasi dalam program audit tidakdapat memenuhi kriteria (7.2.3)

maka pelatihan tambahan, pengalaman kerja atau audit sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari evaluasi ulang.

7.5



Auditor sebaiknya meningkatkan kompetensi secara berkelanjutan:

Melalui partisipasi audit system manajemen secara regular,

Pengembangan profesionalitas melalui pengalaman kerja, pelatihan, studi mandiri, pendampingan, seminar, atau kegiatanlain yang relevan.

7.6. Pemeliharaan dan peningkatan kompetensi auditor


www.carsurin.comPT. CARSURINWisma 77 – Tower 2, 19th Floor, Jl. Letjen S. Parman Kav. 77Slipi, Jakarta 11410 | +62.21.2967.5868

Thank You

sni iso 19011: 2012€¦ · iso/iec 17021:2011 iso 19011:2011 2002 2005 2006 2011 2012 1 oct 2002...

Documents