1

ISO 19011:2011 AUDITOINTISTANDARDI UUDISTUI

Mukaillen otteita uudistuneesta standardista

J Moisio, Qualitas Fennica Oy, 09/2012

2

• rehellisyys ja lahjomattomuus• totuudenmukainen raportointi• ammattimainen toiminta• luottamuksellisuus• riippumattomuus• todistepohjainen lähestymistapa auditointiin

AUDITOINNIN PERIAATTEET

3

AUDITOINNIN TAVOITTEET VOIVAT KOHTEEN MUKAANPAINOTTUA JOIHINKIN OHEISISTA SEIKOISTA:

• Johdon määrittämät auditoinnin painopistealueet• Kaupalliset tai muut liiketoiminnan aikomukset• Prosessien, tuotteiden tai projektien ominaisuudet ja niiden muutokset• Johtamisjärjestelmän vaatimukset• Laki- ja sopimussääteiset vaatimukset• Toimittajien arviointivaatimukset• Asiakkaiden ja sidosryhmien tarpeet ja odotukset• Kohteen toiminnantaso esim. asiakasvalituksilla mitattuna• Kohteen riskien hallinta• Edellisten auditointien havaintojen toteutus• Johtamisjärjestelmän kypsyystason määrittely• Jne.

4

AUDITOINTIEN VUOSIOHJELMAN SUUN-NITTELUSSA HUOMIOITAVIA SEIKKOJA

• Yksittäisten auditointien tavoitteet, laajuus ja vaatima aika ml. auditointien seurantaan kuluva aika• Auditointien lukumäärä, tärkeys, monimutkaisuus, kohteiden samanlaisuus ja auditoitavien kohteiden sijaintipaikat• Johtamisjärjestelmän vaikuttavuuteen vaikuttavat seikat• Auditointikriteerien laajuus kuten johtamisjärjestelmästandardien määrä, sopimus- ja lakisääteisten vaatimusten laajuus jne. joihin organisaatio on sitoutunut• Aikaisempien sisäisten ja ulkoisten auditointien johtopäätökset• Kieli-, kulttuuri- ja sosiaaliset huomioon otettavat seikat auditointien suunnittelussa• Asiakasvalitusten merkittävyys ja lakisääteisten vaatimusten rikkomukset• Sidosryhmien huolenaiheet• Auditoitavan organisaation merkittävät muutokset• Auditointitekniikan ja viestintävälineiden käytettävyys mm. etäauditointien suorittamisessa (videokonferenssi, skype, etäyhteydet johtamisjärjestelmiin jne)• Merkittävät sisäiset ja ulkoiset tapahtumat kuten tuotevauriot, takaisinvedot, tietovuodot, tietomurrot, tapaturmat, rikolliset toiminnat, ympäristövahingot

5

AUDITOINNIN VUOSIOH-JELMAN RISKIEN TUNNISTAMINEN

• Vuosiohjelman suunnittelun ongelmat mm auditointien tavoitteiden määrittelyssä ja laajuuksien määrittelyssä• Aikaresurssien määrittelyssä ja resurssien saamisessa auditointien suorittamiseen• Pätevien auditointitiimien kokoonsaamisen ongelmat oikeaan aikaan suunnitellun auditoinnin osalta (valmistelu, toteutus, raportointi)• Auditointiohjelman viestinnän ongelmat• Yksittäisten auditointien asianmukaisen raportoinnin varmistamisongelmat• Vuosiohjelman toteutumisen seurannan ja yksittäisten auditointien suorittamisen seurantaongelmat• Auditointien suorittamiseen liittyvät taloudelliset kustannukset (auditoijien aika, palkka, matkakustannukset, viestintätekniikan käyttö jne)

6

AUDITOINTIEN VUOSIOH-JELMASTA VASTUUSSA OLEVANHENKILÖN TEHTÄVIÄ:

• Tiedottaminen eri osapuolille auditoinneista ja niiden etenemisestä• Tavoitteiden määrittely jokaiselle yksittäiselle auditoinnille• Vuosiohjelmaan kuuluvien auditointien koordinointi• Yksittäisten auditointitiimien valinnan varmistukset mm. tarvittavien osaamisten kannalta• Resurssien varaaminen auditointitiimeille• Auditointien suorittamisen ohjaus vuosiohjelmassa sovituissa aikapuitteissa• Auditointien raportoinnin varmistaminen ja raporttien säilyttämisen varmistaminen

7

YKSITTÄISEN AUDITOINNIN TAVOITTEET, LAAJUUS JA AUDITOINTIKRITEERIT

• Auditointikohteen rajaus ja auditointikriteerit• Auditointikohteen prosessien ja tuotteiden rajaus ja niihin kohdistuvat auditointikriteerit• Auditointikohteen kyvykkyys vastata lakisääteisiin ja sopimusvaatimuksiin• Auditointikohteen kyky täyttää johtamisjärjestelmästä juontuvat tavoitteet• Auditointikohteen parannusmahdollisuuksien tunnistaminen

8

YKSITTÄISEN AUDI-TOINTIRYHMÄN VALINTA

• Auditointikohteessa tarvittavan osaamisen huomioon ottaminen• Auditoinnin lähestymistavan huomioon ottaminen (tuoteaudit, prosessi- audit, järjestelmästandardiaudit, kypsyystasoaudit jne)• Auditointikohteeseen liittyvien lakisääteisten ja sopimusvaatimusten huomioon ottaminen• Auditoijien riippumattomuus auditointikohteesta• Auditointiryhmän taidot toimia tehokkaassa vuorovaikutuksessa auditointikohteen edustajien kanssa• Auditointiryhmän taidot ottaa auditointikohteen kulttuuriseikat huomioon• Auditointikohteessa tarvittava kielitaito

9

AUDITOINNIN VASTUUHENKILÖLLE TOIMITETTAVA INFORMAATIO(VUOSIOHJELMASTA VASTAAVAN TULISI TOIMITTAA YKSITTÄISENAUDITOINNIN VASTUUHENKILÖLLE SOVELTUVIN OSIN)

• Auditoinnin tavoitteet• Audoitoinnissa sovellettavat kriteerit ja viiteaineistot• Auditoinnin laajuus ml. auditointiin kuuluvat organisaatioyksiköt ja prosessit• Auditoinnissa käytettävä menetelmä (tuote-, prosessi-, järjestelmä- tai muu lähestymistapa)• Auditointiryhmän kokoonpano• Auditointikohteet yhteystiedot, päivät ja auditointiin käytettävä aika• Auditointiin tarvittavat resurssit• Auditoinnin tavoitteisiin liittyvien riskien arviointiin tarvittava informaatio• Auditoinnissa käytettävä kieli• Auditoinnin raportoinnissa käytettävä raporttimalli• Auditoinnissa käytettävän ja esille tulevan informaation luottamuseksellisuus ja tietoturvasta huolehtiminen• Auditoijien työturvallisuuteen mahdollisesti vaikuttavat seikat• Auditoinnin suorittamiseen mahdollisesti liittyvät turvallisuus- ja valtuutusseikat• Auditoinnissa esille otettavat edellisen auditoinnin havainnot• Muut auditoinnin suorittamiseen liittävät seikat kuten koordinointi muiden auditointien kanssa

10

AUDITOINNIN TALLENTEET

a) Auditoinnin vuosiohjelmaan liittyvät tallenteet dokumentoidut auditointien tavoiteet ja laajuudet auditointeihin liittyvät riskit auditoinnin vuosiohjelman tehokkuuden arviointi

b) Yksittäiseen auditointiin liittyvät tallenteet auditointisuunnitelma ja auditointiraportit poikkeamaraportit korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden raportit auditoinnin jälkiseurannan raportit jos tarvittu

c) Auditoijiin liittyvät tallenteet auditoijien pätevyyden ja suorituskyvyn seurantaraportit auditointiryhmien ja ryhmien jäsenten valintatiedot auditoijien pätevyyksien ylläpitotiedot

11

AUDITOINNIN VUO-SIOHJELMAN SEURANTA

• Vuosiohjelmasta vastaavan tulisi mm.:o seurata vuosiohjelman toteutumista, aikataulujen ja auditointien

tavoitteiden toteutumistao seurata auditointiryhmien jäsenten suoriutumista tehtävistääno seurata auditointiryhmien kykyä toteuttaa auditointiohjelmato seurata ja arvioida ylimmän johdon, auditointikohteiden, auditoijien ja

muiden tahojen palautteet auditoinneista

• Vuosiohjelmaa tulisi kehittää mm. seuraavien seikkojen pohjalta:o auditointien havainnot ja niiden lisäarvoo auditointien kyky tukea johtamisjärjestelmän vaikuttavuuttao auditoitien kautta johtamisjärjestelmään tehtyjen muutosten merkittävyyso auditointien kautta esille nostettujen standardien, lakisääteisten ja muiden sitoumusten muutostarpeiden merkittävyyso auditointien kautta esille tulleet tarpeet toimittajien ja alihankkijoi- den muutoksista

12

AUDITOINTIEN JATKU-VA PARANTAMINEN

• Auditointien vuosiohjelmasta vastaavan tulisi arvioida ohjelmaa ja tunnistaa parantamistarpeita mm. ottamalla huomioon:

o Tulokset auditoinnin vuosiohjelman seurannastao Auditointiohjeistuksen noudattamishavainnoto Eri osapuolten esille nostamat auditoinnin kehittämistarpeeto Auditointiohjelman tuottamien tallenteiden läpikäynnin havainnoto Auditoinnin vuosiohjelmaan liittyvien riskien vaikutusten havainnoto Auditoinnin vuosiohjelmaan liittyvä informaation luottamuksellisuus- ja tietoturvahavainnoto Auditoijien jatkuvaan kehittymiseen liittyvät havainnoto Ylimmän johdon arviot auditointien tuloksellisuudesta

13

YKSITTÄISEN AU-DITOINNIN OHJELMA

• Auditoinnin tavoitteet• Auditoinnin laajuus, auditointiin kuuluvat organisaatioyksiköt ja prosessit• Auditoinnin kriteerit ja viiteaineistot• Auditointikohteen yhteystiedot, paikat, joissa käydään, auditoinnin aikataulu ja auditoitavan kohteen kanssa sovitut yhteenkokoontumiset• Auditoinnin lähestymistapa, auditoinnin tavoitteisiin sopeutettu näytteenotto (faktojen katsominen) ja ko näytteenoton suunnitelma• Auditointitiimin kokoonpano, jokaisen vastuut ja jos tarpeen oppaat ja tarkkailijat• Auditoinnin kriittisiin kohteisiin suunnatut resurssit (ajankäyttö, auditoija, näytteen- otto)• Auditointikohteen edustaja, käytettävä kieli tarvittaessa• Auditointiraportin perusrakenne (mitä raportoidaan)• Tarvittaessa auditointiryhmän siirtymiset eri paikoista toisiin• Auditointiin liittyvät epävarmuudet ja niihin liittyvät toimenpiteet tarvittaessa• Auditoinnissa käsiteltävän informaation luottamuksellisuus- ja tietoturvaseikat

14

AUDITOINNIN JOH-TOPÄÄTÖSTEN LAATIMINEN

• Auditointiryhmän vetäjän, vastuuhenkilön tulisi ennen loppukokousta:o arvioida auditoinnissa todetut havainnot ja muu kerätty informaatio vasten auditoinnin tavoitteitao hyväksyä auditoinnin johtopäätökset pitäen mielessään auditointitu- loksiin liittyvät epävarmuudeto valmistella parannusehdotukset, jos niistä on sovittu auditointiohjelmassao keskustella tämän auditoinnin havaintoihin liittyvistä jälkiseurantatarpeista

• Auditoinnin johtopäätöksissä voidaan käsitellä seuraavia näkökulmia:o missä määrin auditointikriteerit täyttyiväto miten vikasietoinen johtamisjärjestelmä ono miten auditoinnin tavoitteet saavutettiino johtamisjärjestelmän toteutus, ylläpito ja jatkuva kehittämineno johdon katselmuksen tehokkuus auditointihavaintojen valossao juurisyyselvitysten tulokset jos niistä sovittiin auditointisuunnitelmassao samankaltaiset havainnot ja trendit auditointikohteen ja rajauksen eri osissa

15

LOPPUKOKOUS• Auditointiryhmän vetäjä johtaa loppukokouksen ja esittää auditoinnin havainnot ja johtopäätökset• Loppukokoukseen tulisi saada mukaan auditointikohteen johtoa ja mikäli mahdollista auditoitujen prosessien vastuuhenkilöt tai yksiköiden päälliköt

• Loppukokouksessa:o korostetaan auditointihavaintojen perustumista näytteenottoon, ei 100% läpikäyntiino kerrotaan auditointiraportin rakenneo kerrotaan miten erilaiset auditoinnin havainnot ja niiden vaikutukset käsitellääno kerrotaan auditoinnin havainnot ja johtopäätökset sellaista kieltä käyttäen että läsnä oleva auditointikohteen johto ymmärtää neo kerrotaan tarpeen mukaan miten auditointihavaintoihin liittyvät korjaavat ja ehkäisevät toteutetaan, kuka, miten, seurantao jos auditointihavainnoista tulee erimielisyyttä, ne pyritään ratkomaan loppukokouksessa. Jos yksimielisyyttä ei saada aikaan, kirjataan erimieli- syys muistiin

16

AUDITOINTIRAPORTTI• Auditoinnin tavoitteet• Auditoinnin laajuus, organisaatioyksiköt / prosessit jotka auditoitiin• Auditointikohteen edustajat• Auditointiryhmän jäsenet• Auditoinnin ajankohta ja sijaintipaikat, joissa auditoinnissa käytiin• Auditointikriteerit• Auditoinnin havainnot ja todisteet• Auditoinnin johtopäätökset• Lausunto miten hyvin auditoinnin kriteerit täyttyivät

Auditointiraportissa voidaan lisäksi viitata:• Ongelmat auditoinnin aikana, jotka saattavat vaikuttaa tuloksiin• Asiat tai kohteet, jotka jäivät auditoinnissa käsittelemättä• Mahdolliset erimielisyydet auditoijien ja auditointikohteen edustajien välillä• Parannuskohteet, jos niiden raportoinnista on sovittu• Parhaat käytännöt, joita auditointikohteessa havaittiin• Seurantatarpeet jos tarpeen sopia auditointikohteen kanssa• Luottamuksellisuuskirjaus tarpeen mukaan• Kommentit tulevien auditointien suunnitteluun• Auditointiraportin jakelu

17

AUDITOIJIEN VALINNASSA ERI KOH-TEISIIN HUOMIOONOTETTAVAA

• Auditoitavan kohteen koko, luonne ja monimutkaisuus• Auditointikohteen johtamisjärjestelmään liittyvät standardit (laatu, ympäristö, tur- vallisuus jne…)• Auditoinnin tavoitteet ja laajuus• Mahdolliset ulkopuolisten auditointikohteelle asettamat vaatimukset• Auditoinnin rooli kohteen johtamisjärjestelmässä• Johtamisjärjestelmän monimutkaisuus• Auditointikohteen auditointiin liittyvät epävarmuudet ja riskit

18

AUDITOIJAN OMINAISUUKSIA

• Rehellinen• Avoin, halukkuus katsoa asioita monelta kannalta mitään poissulkematta• Diplomaattinen ihmisten käsittelyssä• Havaintokykyinen• Omaksumiskykyinen• Sitkeä• Päättäväinen• Itsenäinen, mutta sosiaalinen, ei muiden vietävissä• Rohkeus, pysyminen faktojen takana painostuksessa• Kehittymishaluinen• Kulttuureihin sopeutuvainen• Yhteistyötaitoinen auditointitiimissä ja asiakkaiden kanssa

19

JOHTAMISJÄRJESTELMIEN AUDI-TOIJIEN TAITOJA JA OSAAMISIA• Auditointiprosessien ja menettelyjen tuntemus• Auditointiprosessin suunnittelu- ja toteutustaito• Aikataulun noudattamisen taito• Asioiden priorisointitaito• Informaation keruun taito haastatellen, kuunnellen, havainnoiden ja dokumentteja ja tallenteita arvioiden• Asiantuntijamielipiteiden kysyntä- ja hyödyntämistaito• Auditointinäytteiden ottamistaito / katsomistaito• Auditoinnissa kootun informaation luotettavuuden arviointitaito• Auditointihavaintojen ja johtopäätösten kytkemistaito todisteaineistoon• Auditoinnin aikainen kirjaustentekotaito• Auditointiraporttien kokoamis- ja ilmaisutaito• Informaation luotettavuuden ja tietoturvan arviointitaito• Auditointikysymysten ja havaintojen esittämistaito• Auditointeihin liittyvien riskien tunnistamistaito• Johtamisjärjestelmästandardien tuntemusta• Organisaation ja sen toimintaympäristön tuntemusta• Soveltuvien laki- ja sopimusvaatimusten tuntemusta

20

TOIMIALAKOHTAISIA JOHTAMISJÄR-JESTELMIEN AUDITOIJAN TAITOJA

• Auditoijille tulisi olla yleistaitojen lisäksi toimialakohtaista osaamista ja kokemusta

• Johtamisjärjestelmästandardien sovellusymmärrystä nimetylle toimialalle• Toimialakohtaista lakisääteisten vaatimusten tuntemusta• Toimialalle tyypillisten sidosryhmien tarpeiden ja odotusten tuntemusta• Toimialakohtaisten teknisten vaatimusten ja sovellusten tuntemusta• Toimialakohtaista prosessien toiminnan tuntemusta• Toimialakohtaista riskienhallinnan tuntemusta

21

AUDITOINTIRYHMÄN VETÄJÄN TAITOJA

• Auditointiryhmän jäsenten vahvuuksien ja heikkouksia tasapainottaminen• Hyvän työskentelyilmapiirin luominen auditointiryhmässä• Auditointiprosessin hallinta

o auditointiohjelman suunnittelu ja resurssien tehokas jakamineno auditoinnin tavoitteisiin liittyvien epävarmuuksien huomioonottamineno työturvallisuusseikkojen huomioon ottaminen auditoijien työssäo auditointiryhmän ohjauso harjoitteluvaiheessa olevien auditoijien ohjauso ryhmän sisäisten ristiriitojen ennaltaehkäisy ja ratkaisemineno auditointiryhmän edustaja auditointikohteen kanssa viestinnässäo auditointiryhmän ohjaus johtopäätösten teossao auditointiraportin harkittu kokoaminen

22

AUDITOINTITEKNIIKOITA

• Vuorovaikutuksessa auditoitavien kanssa

• Ei vuorovaikutuk- sessa auditoitavien kanssa

Paikan päällä Etänä

• Haastattelut• Tarkistuslistojen kanssa tehtävät haastattelut• Dokumenttien läpikäynti yhdessä auditoitavan kanssa• Faktojen katsominen au- toitavien kanssa

• Etähaastattelut• Tarkistuslistojen kanssa haastattelut• Dokumenttien läpikäynti etänä auditoitavien kanssa

• Dokumenttien ja tallenteiden katsastus• Toimenpiteiden tarkkailu ilman henkilön haastattelua• Kiertokäynti silmin havainnoiden• Faktojen katsominen (tuotteita, laitteita, säilytyspaikkoja, doku- mentteja

• Pyydettyjen dokumenttien ja tallenteiden läpikäynti• Lakisääteisten vaati- musten läpikäynti• Tietojen analysointi

23

AUDITOINNIN NÄYTTEENOTTO

• Näytteenotto kannattaa suunnitella etukäteen• Näytteet voivat olla dokumentteja, tallenteita, tuotteita testituloksia, mittalaitteita, raaka-aineita, välituotteita, loppu- tuotteita jne.• Pohdittava näytteenoton laajuus• Näytteenottotapa – esim. edellisten auditointien kokemusten pohjalta, tilastollisten menetelmien mukaisesti, satunnaises• Näytekoko• Näytteiden ottaminen auditoinnin aikana• Näytteiden arviointi kriteerejä vastaan, havaintojen teko ja johtopäätösten vienti auditointiraporttiin

24

AUDITOINNIN TIETOLÄHTEITÄ

• Henkilöiden haastattelut• Toimintojen seuranta• Kenttäkierrokset prosesseissa ja tiloissa• Dokumenttien, politiikkojen, ohjeiden, standardien, työohjeiden, lisenssien, lupaehtojen, spesifikaatioiden, sopimusten, tilausten ym. hyödyntäminen auditoinnin aikana• Tallenteiden, tarkastuspöytäkirjojen, kokousmuistioiden, auditointiraport- tien, mittaustulosten jne. hyödyntäminen auditoinnissa• Tietojen analysoinneista saatavat yhteenvedot, trenditiedot jne.• Tiedot auditointikohteen laadunvalvonnan toiminnasta ja tuloksista• Asiakaspalautteet, asiakastyytyväisyystutkimukset, toimittajien arvioinnit jne.• Tietokannat• Simulointien tulokset ja mallintamisten tulokset

25

AUDITOINNIN KENTTÄKIERROS• Selvitä ennakkoon voiko auditointiryhmä tai sen jotkin jäsenet päästä kaikkiin tiloihin ja prosessikohteisiin, jotka kuuluvat auditoinnin laajuuteen• Selvitä työturvallisuusvaatimukset ennakointia varten, samoin suojavälineiden käyttötarve• Käynnin aikana älä aiheuta kohteen toiminnalle tarpeetonta häiriötä• Varmista, että auditointiyryhmä toimii esimerkillisesti työturvallisuus- mielessä ja käyttää vaadittuja henkilökohtaisia suojavälineitä• Sovita keskustelut käyttöhenkilökunnan kanssa niin, että häiriö minimoituu• Määritä auditoijien lukumäärä ja ohjaa auditointitiimin jäsenet auditointikohteisiin siten, että meneillään oleva prosessi häiriintyy mahdollisimman vähän• Älä koske auditointikohteen laitteisiin ja prosessien ohjaukseen vaikka olisit siihen päteväkin• Jos auditoinnin aikana sattuu tapaturma, auditoinnin vetäjä selvittää tapahtumat eri osapuolien kanssa ja päättää keskeytetäänkö auditointi vai jatketaanko• Jos auditoinnissa käytetään kameroita tai videota, selvitä lupakysymykset ennakolta ja sovi kuvatun materiaalin luottamuksellisuudesta. Älä kuvaa yksittäi- siä ihmisiä työssään ilman asianosaisen lupaa• Jos otat kopioita tai tulostutat faktoja, sovi luottamuksellisuudesta ennakolta• Haastatteluissa vältä haastateltavien henkilökohtaisten tietojen keruuta, ellei auditoinnin tavoitteet sitä perustelluista syistä edellytä

26

ANNEX A ANTAA VINKKEJÄ TOIMINTAJÄRJESTELMÄNERI OSA-ALUEIDEN ARVIOIJILLE

• Kuljetusturvallisuus• Ympäristöjärjestelmä• Laadunhallinta• Tallenteiden hallinta• Fyysinen turvallisuus, toipumissuunnitelmat• Tietoturvallisuus• Työturvallisuus

ANNEX B ANTAA VINKKEJÄ AUDITOINTITEKNIIKOISTA

27

AUDITOIJIEN ARVIOINTITEKNIIKOITA

28

ISO 19011 JA TYYPILLINEN AUDITOINTIPROSESSI