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44 Estrategia Financiera Nº 248 • Marzo 2008
Especial Software Contable
Sistemas de
información para la
nueva reforma contable
Sistemas de
información para la
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n muchas ocasiones los cambios en los mo-
delos organizativos y empresariales se plan-
tean a partir de nuevas políticas abordadas
internamente hacia la mejora productiva. Pero existen
otros muchos casos, en los cuales los cambios se fra-
guan y llegan a su zenit en base a publicaciones nor-
mativas que entran en vigor de forma inexorable a
partir de una fecha y, lo más importante, sin posibili-
dad de marcha atrás.
Desde el 1 de enero del ejercicio 2008, la realidad
contable empresarial en España nos muestra su
nueva cara: el nuevo Plan General de Contabilidad,
así como cambios en normas subyacentes como la
modificación del Código de Comercio, la nueva Ley
de Sociedades Anónimas, o la Reforma del Impuesto
de Sociedades. Una vez asentados y publicados los
principios de la nueva norma contable, es necesario
abordar la transformación en todas las áreas colate-
rales a la propia contabilidad, la adaptación y la ges-
tión del cambio, modificaciones en los sistemas de
información para poder dar cobertura a la nueva in-
formación estratégica de la compañía, formación del
personal, etcétera.
Como resultado de todos estos efectos colate-
rales generados es necesario establecer y definir una
metodología que acompañe al proceso, la cual per-
mitirá una adaptación particular y flexible según el
tipo de empresa, el tipo de sector al que pertenece o
los tipos de sistemas utilizados, pero es evidente que
el uso de una metodología es clave para el éxito del
proyecto.
Previamente a la definición y puesta en marcha
de esta metodología es necesario reseñar un ele-
mento inicial, la “etapa del conocimiento”. La pri-
mera premisa es que para abordar los cambios, se
hace necesario conocer las modificaciones que han
tenido lugar y reflexionar sobre ellas. En la Norma-
tiva española se produce una adaptación evolutiva
de todas las fuentes normativas hacia la conver-
gencia de la Norma europea y esta adecuación se
concreta en la aparición del Libro Blanco entre los
ejercicios 2001-2002, cuyas conclusiones son las si-
guientes:
• Incorporación a la normativa española del valor ra-
zonable para todo tipo de empresas, si bien determi-
nando de forma muy clara las condiciones de valora-
ción, definiendo de manera precisa qué es y cuándo
se da un mercado activo, para utilizar sus precios
como forma de medida, y estableciendo qué modelos
valorativos alternativos pueden ser objeto de utiliza-
ción en caso de no existir este tipo de mercado.
• Se considera necesaria la introducción, tal como
contemplan las NIC, de un estado de cambios en
el patrimonio neto.
• Asimismo, debería incorporarse un nuevo informe,
el estado de flujos de efectivo exigible a todas las
empresas, salvo a las pequeñas, tanto en cuentas
anuales como, en su caso, en las consolidadas.
• Introducción de mejoras en los formatos actuales
de balance y cuenta de pérdidas y ganancias.
• Se considera adecuado no excluir de la integración
global a las subsidiarias con actividades distintas,
tal y como establece la NIC 27, y presentar en los
estados consolidados información adicional sobre
los segmentos del negocio o geográficos del grupo.
• Conveniencia de exigir información segmentada
tanto por razón de tamaño como en determinados
sectores donde es muy relevante.
• Regular los efectos del régimen de primera im-
plantación de las NIC, para que no se produzcan
anticipos ni diferimientos en el pago de impuestos,
en la medida en que se quiera conseguir neutrali-
dad fiscal.
w
Ficha Técnica
E
www.estrategiafinanciera.es[ ]
AUTORA: Díez Lobo, Tatiana
TÍTULO: Sistemas de información para la nueva reforma contable
FUENTE: Estrategia Financiera, nº 248. Marzo 2008
LOCALIZADOR: 19/ 2008
RESUMEN: La nueva norma contable supondrá una serie de cambios en lasaplicaciones de software que integran los sistemas de información convir-tiéndolos de esta forma en piezas clave para el éxito de la reforma plante-ada. Este cambio implicará un esfuerzo adicional para las compañías quetendrán que poner especial énfasis en formar e informar a sus responsablesfinancieros sobre el cómo y el cuándo de la reforma.
DESCRIPTORES: Especial software contable, contabilidad, Plan GeneralContable, Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
La adaptación al nuevo PGC da lugar a la aparición de multitud de incertidumbres yexpectativas que precisarán de un adecuado diagnóstico sobre los cambios a realizar, unarápida y certera estrategia de implantación y una evaluación constante de los objetivos
fijados y los resultados obtenidos
, Tatiana Díez Lobo
Directora de Preventa de Primal Management Solutions
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Una vez elaborado el Libro Blanco, se creó un
grupo de trabajo para la reforma del PGC entre los
ejercicios 2005-2006. El grupo de trabajo dio sus fru-
tos y el pasado mes de febrero el ICAC (Instituto de
Contabilidad y Auditoría de Cuentas) publicó el primer
documento acerca del Borrador sobre el Nuevo Plan
General de Contabilidad. Dicho borrador se actualizó
y a finales del año 2007 se publicó de forma definitiva
el nuevo Plan Contable.
Los principales cambios que se pueden mencionar
en el nuevo plan son los siguientes:
• La información está destinada al inversor y a los
mercados financieros.
• Constituyen normas más complejas que compren-
den un análisis económico más profundo.
• Existen normativas muy concretas sobre operacio-
nes específicas.
• El principio de prudencia valorativa constituye un
principio más, no prevalece sobre el resto de prin-
cipios.
• No se considera la correlación ingreso-gasto.
• Se aconseja la compensación de saldos y cuentas.
• Utilización del método del valor razonable.
• La información financiera se presenta por segmen-
tos de actividad y por zona geográfica.
• Información acerca de los riesgos financieros.
• Aparición de nuevos estados financieros que con-
forman las cuentas anuales: estado de cambios en
el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.
• Aparecen las llamadas combinaciones de negocios,
como la unión de distintas empresas en una enti-
dad económica como resultado de la unificación
de varias empresas o la obtención de control por
parte de una empresa sobre las actividades de otra.
• Surge la información a revelar sobre partes vincu-
ladas, información sobre las transacciones vincula-
das y los saldos pendientes con ellas.
Conocidos y analizados los elementos del cam-
bio, ya es posible introducirnos en la metodología que
nos ayude, facilite el proceso y garantice el éxito.
METODOLOGÍA
La metodología propuesta se compone de tres
etapas: diagnóstico, implantación y evaluación del
proyecto.
Diagnóstico
La adaptación al nuevo Plan General de Contabi-
lidad genera muchas incertidumbres y expectativas,
para lo cual será necesario hacer un diagnóstico claro
de los cambios a acometer en función de las peculia-
ridades de la empresa.
El objetivo de esta fase es cubrir las necesidades
más importantes no solamente desde el punto de
vista contable, sino también desde el de la propia or-
ganización y los sistemas.
Los sistemas constituyen repositorios que mane-
jan inmensos volúmenes de información, que están
integrados en plataformas que van a proporcionar
una cultura de rendimiento compleja y eficiente. Exis-
ten una serie de razones y objetivos que argumentan
y garantizan el uso de un sistema de información.
Destacamos las siguientes:
• La calidad: una de las constantes exigidas por la
información contable es la calidad de la informa-
ción. Ésta es la causa por la cual se exige que la
información sea clara en su forma y contenido.
La consecuencia directa de ello es la aparición de
las notas explicativas en la memoria. La memoria
es un documento que va a formar parte de las
cuentas anuales, estructurada en 25 apartados,
tiene una serie de puntos indicativos y se esta-
blece que se han de evitar repeticiones, sustitu-
ciones e insolvencias.
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Para abordar los cambios se hacenecesario conocer las modificacionesque han tenido lugar y reflexionarsobre ellas
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Gráfico 1. Etapas
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3
Diagnóstico Implantación Evaluación
Análisis de
necesidades
en la
organización
y en los
sistemas
Garantizar el
plan de actuación
propuesto
Obtener
información
sobre el
nivel de
eficacia y
eficiencia
Metodología
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En este punto es necesario establecer que sola-
mente es posible garantizar la calidad del dato a
través de herramientas que utilicen bases de da-
tos multidimensionales, en las que se puedan de-
finir todo tipo de controles y realizar el segui-
miento de los procesos. Este es uno de los puntos
detractores de la hoja de cálculo para la elabora-
ción de la información financiera.
• La utilidad: un sistema de información de grupo
debe dar respuesta a la Dirección Financiera sobre
hechos actuales con los estados financieros, y so-
bre hechos futuros con la elaboración de previ-
siones y planes estratégicos. Un sistema de infor-
mación ha de contemplar y manejar información
que no es solamente la real, sino información fu-
tura materializada en planes estratégicos, posi-
bles indicadores e información que permita va-
riar las actuaciones reales en pro de un escenario
de mañana.
• La flexibilidad: un sistema de información ha de
ser lo suficientemente maleable e incluso dúctil
como para interactuar con los sistemas transac-
cionales existentes, aprovechar las inversiones ac-
tuales, poder adaptarse a una nueva infraestruc-
tura tecnológica y evolucionar con la empresa
adaptándose a los cambios generados, establecer
distintos escenarios, con una o varias variables,
analizar desviaciones en la información real en
base a la información estratégica que ha sido
analizada y tomar decisiones en consecuencia.
La conectividad con los sistemas transaccionales
puede tener lugar a través de herramientas au-
tomáticas de búsqueda de información o bien a
través de ficheros. En este caso será necesario es-
tablecer las correspondencias necesarias entre la
información que obtenemos del transaccional y
la información de reporting que queremos llegar
a obtener con una plataforma de información fi-
nanciera.
• La escalabilidad: es la característica que pone
de manifiesto la adaptación a la normativa legal
existente y la posibilidad de ir avanzando con un
abanico de opciones tanto en la elaboración de
nuevos tipos de reporting, como es el caso de in-
formación económica que afecta a nuevas áreas
de la empresa, o en información contable que so-
porta nuevas normativas o nuevos mercados, con
leyes específicas. Esta característica, tanto por ir
avanzando en las opciones o por ir abarcando
más ámbitos, constituye un elemento indispen-
sable para un sistema de información.
• La integridad: un sistema de información cons-
tituye una pieza clave para el buen funciona-
miento de la empresa y en consecuencia para
mejorar las prácticas de Buen Gobierno. El Código
de Buen Gobierno incorpora un conjunto de re-
comendaciones, que hacen referencia, entre otros
temas, a “la información fi-
nanciera periódica para que
sea elaborada con los mismos
principios que las
cuentas anuales y
para que la infor-
mación suminis-
trada a los merca-
dos sea una infor-
mación fiable”.
• La auditabilidad: toda la
información contenida en
un sistema de informa-
ción ha de tener la caracte-
rística de poder ser analizada
y/o auditada a través del se-
guimiento del dato. Este segui-
miento o traza de la información
va a permitir conocer el dato en sus distintos es-
tadíos: real, presupuesto, información social, in-
formación consolidada..... Además, se trata de
una información dirigida a todos los actores ex-
ternos e internos que intervienen en la empresa:
trabajadores, directivos, clientes, proveedores, in-
versores, instituciones organizacionales, audito-
res...... Sólo es posible la correcta difusión para
tan amplio número de agentes a través de la tec-
nología, utilizando plataformas web, o a través
de intranets ya que la difusión debe ser inme-
diata y selectiva en cualquiera de los estadíos de
la información financiera. El uso de un canal
como la web va a permitir a los usuarios o al
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Gráfico 2. Diagnóstico
Calidad
UtilidadFiabilidad
FlexibilidadAuditabilidad
EscalabilidadIntegridad
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grupo de usuarios definir los accesos al sistema
de información en base al diseño piramidal de
usabilidad del sistema.
• La fiabilidad: un sistema de información debe
contener una información fiel y exacta que con-
tenga el menor margen de error posible para eli-
minar toda posible incertidumbre y generar con-
fianza.
Es en esta característica, donde más peso tiene
un sistema de información, porque el dato es
único y no va a dar lugar a tener múltiples ver-
siones del dato y también porque será preciso de-
finir todo tipo de controles visuales o no que ga-
ranticen la no existencia de errores.
• La globalidad: ante la si-
tuación globalizada de los
mercados, un sistema de
información debe dar res-
puesta no solamente a la
normativa a la que se cir-
cunscribe la matriz del
grupo, sino que ante la
posibilidad de realizar in-
versiones en otros merca-
dos, ha de admitir simultá-
neamente otro tipo de nor-
mativas, (US GAAP,
normativa local...) y
elaborar informa-
ción financiera en
base a varias nor-
mativas, analizar
las consecuencias
de las inversiones realizadas y tomar decisiones.
Ésta es una de las grandes plusvalías puestas de
manifiesto ante el uso de herramientas de repor-
ting, frente a otros sistemas. Hablar de modelos
multidimensionales en los cuales las distintas
normativas empleadas se almacenan con distin-
tas codificaciones y pueden sobre el dato único
convertir outputs diferentes que garanticen la
aplicación de normas que tienen aspectos conta-
bles radicalmente diferentes.
Implantación
Cubierta la etapa del diagnóstico y definidas
las necesidades en cada una de las áreas afecta-
das, la etapa de implantación constituye la verda-
dera fase estratégica en la que se pone en marcha
el plan de actuación marcado para las personas y
para los sistemas. Definidas las responsabilidades,
en cada área se propone la acción del cambio con-
table, afectando a modificaciones en determina-
dos grupos de cuentas, o creando nuevos gru-
pos...estableciendo nuevos métodos de valora-
ción....o creando nuevos informes contables tal y
como se anuncia en la nueva normativa. Es muy
importante, en este periodo, la formación que po-
sea cada responsable, para realizar un seguimiento
continuo de las realizaciones, que se gestionen de
forma correcta los recursos y que se evalúen las
actuaciones llevadas a cabo. El objetivo de esta
fase es garantizar el plan de actuación propuesto y
ejercer una vigilancia constante para el cumpli-
miento del mismo.
Serán necesarias muchas sesiones de formación e
información para acometer acciones de actuación
con todo detalle y precisión, así como para solventar
todo tipo de contingencias e imprevistos.
Evaluación
Es evidente la importancia de esta fase durante
la propia etapa de implantación y con
posterioridad. Ésta es una fase
que se caracteriza por disponer
de información en la aplicación
del plan que hemos marcado,
por su nivel de eficacia, los re-
cursos que se aplican y los re-
sultados obtenidos.
El objetivo de esta fase es
obtener información constante,
conocer el nivel de desarrollo
obtenido, los recursos y medios
empleados, y realizar las adap-
taciones o redefiniciones esta-
blecidas.
CONCLUSIÓN
Es evidente que la
nueva norma conta-
ble publicada lleva
asociados una serie de cambios que van a afectar a
todo el conjunto de aplicaciones y software añadido
que integran los sistemas de información. Los siste-
mas de información van a constituir uno de los vec-
tores relevantes del éxito para dirigir la reforma plan-
teada. Esto va a sumergir a la organización en un es-
fuerzo adicional. Es una campaña de difusión del
proceso informando del cómo, del cuándo y de cuál
ha sido la reforma planteada a los receptores de la
información económica financiera. 9
Conocidos y analizados los elementosdel cambio, ya es posibleintroducirnos en la metodología quenos ayude, facilite el proceso ygarantice el éxito
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