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Manual de Operación del SIDO – Rol Área – Versión 12.01.03 – Abril 2012

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MANUAL DE OPERACIÓN DEL SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN (S IDO)

PÁGINA PRINCIPAL

Listado de Transferencias por el área que se encuen tran pendientes de proceso:

En este listado se mostrarán todas las transferencias que se encuentren pendientes de ser procesadas recibidas por el área en donde el usuario se encuentra operando (Área Destino de la Transferencia). Transcurridos N días de realizada la transferencia se encuentre pendiente de proceso, el sistema listará la misma en color rojo. Transcurridos N días de realizada la transferencia se encuentre pendiente de proceso, el sistema no permitirá operar en el sistema al área destino de la transferencia (Solamente se podrá procesar).

En este listado se mostrarán todas las transferencias que se encuentren pendientes de ser procesadas emitidas al exterior por el área en donde el usuario se encuentra operando (Área Origen de la Transferencia). Transcurridos N días de realizada la transferencia se encuentre pendiente de proceso, el sistema listará la misma en color rojo. Transcurridos N días de realizada la transferencia se encuentre pendiente de proceso, el sistema no permitirá operar en el sistema al área destino de la transferencia (Solamente se podrá procesar).

En este listado se mostrarán todas las transferencias que se encuentren pendientes de ser procesadas por el área a donde el usuario ha enviado la transferencia. El área donde el usuario se encuentra operando es el Área Origen de la misma.


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Transcurridos N días de realizada la transferencia y ésta se encuentre pendiente de proceso, el sistema listará la misma en color rojo. Transcurridos N días de realizada la transferencia y ésta se encuentre pendiente de proceso, el sistema listará la misma en color rojo, estilo negrita. Instructivos:

Desde esta pantalla se podrá acceder a los manuales de operaciones del sistema. Notificaciones:

Haciendo Clic en “Notificaciones” se desplegará una ventana emergente con un listado. En este listado se mostrarán en principio se mostrarán los documentos que han sido transferidos y rechazados por el área destino de la transferencia. Posándose sobre la notificación y haciendo doble clic sobre el texto de la misma ingresará al detalle del documento que ha sido rechazado. La notificación se dará por leída y se eliminará del listado.


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DOCUMENTO Registro:


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Haciendo clic en la solapa “Documentos”, en el acceso “Registro” o desde el botón “INGRESAR NUEVO” de la búsqueda de documentos, podrá registrar en el sistema nuevos documentos completando los siguientes campos:

1. Tipo: Se deberá seleccionar el tipo de documento que se desea registrar. Este debe estar completo para poder registrar el documento.

2. Visibilidad: Se deberá seleccionar el tipo de visibilidad del documento (Pública o Restringida). Si el usuario que se encuentra registrando el documento no tiene permiso para definir la visibilidad del documento, el sistema registrará el documento con visibilidad restringida. Este debe estar completo para poder registrar el documento.

3. Fecha: Se deberá completar la fecha del documento que se desea registrar. Este debe estar completo para poder registrar el documento si el documento es externo.

4. Número: Se deberá ingresar el número de los documentos externos y del tipo resolución. Este debe estar completo para poder registrar el documento si el documento es externo o del tipo resolución.

5. Asunto: Se deberá seleccionar el asunto del documento que se desea registrar. Si el usuario que se encuentra registrando el documento tiene el permiso para registrar nuevos asuntos, haciendo clic en el botón “OTROS” lo podrá realizar. Este debe estar completo para poder registrar el documento.

6. Extracto: Se deberá completar el extracto del documento. Este debe estar completo para poder registrar el documento.

7. Causante: Se deberá seleccionar el tipo y completar el causante del documento que se desea registrar. Si el usuario que se encuentra registrando el documento, para registrar nuevos causantes deberá hacer clic en el botón “OTROS” y podrá dar de alta un nuevo causante. Este debe estar completo para poder registrar el documento.

8. Procedencia: Si es necesario se deberá seleccionar la entidad y área del documento que se desea registrar. El sistema muestra pre-seleccionada la entidad donde el usuario se encuentra trabajando. Si el usuario que se encuentra registrando el documento tiene el permiso para registrar nuevas procedencias, haciendo clic en el botón “OTROS” lo podrá realizar.

9. Responsable: Se deberá seleccionar el área que es responsable primaria del documento que se desea registrar. Este debe estar completo para poder registrar el documento a excepción de documentos de tipo resolución, donde este campo es opcional.

10. Fojas: Se deberá completar la cantidad de fojas del documento que se desea registrar. Este debe estar completo para poder registrar el documento.

11. Cuerpos: Si es necesario se deberá completar la cantidad de cuerpos del documento que se desea registrar. (Quedando excluidos los documentos del tipo resolución).

12. Vencimiento: Si es necesario se deberá completar la fecha de vencimiento del documento que se desea registrar. (Quedando excluidos los documentos de tipo resolución).

13. Documento Contenedor: Mediante El botón “SELECCIONAR”, se ingresará en una búsqueda en donde se seleccionará el documento contendor del documento que se desea registrar (Unificación). Si deseare agregar un expediente a otro deberá hacerlo mediante la funcionalidad de agregar expediente. Este campo se deberá completar si es necesario. Los pasos a seguir para completar la selección son:

a. Hacer clic en el botón “SELECCIONAR” en el cuadro de documento contenedor. b. Ingresar alguno de los criterios de búsqueda y luego apretar el botón “BUSCAR”.


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c. Cuando el sistema le devuelva la búsqueda realizada, usted deberá tildar el documento

y cliquear el botón “ASIGNAR”. Solo se podrá seleccionar un solo documento. d. Una vez asignado solo le bastará con hacer clic en “REGISTRAR” e. Finalmente el sistema volverá a la pantalla de registro de documento con el documento

contenedor ya seleccionado (si desea modificarlo deberá repetir la operatoria ya explicada).

14. Documentos Contenidos: Mediante El botón “SELECCIONAR”, se ingresará en una

búsqueda en donde se debe seleccionar el/los documentos contenidos del documento que se desea registrar (Unificación). Si deseare agregar un expediente a otro deberá hacerlo mediante la funcionalidad de agregar expediente. Este campo se deberá completar si es necesario. Los pasos a seguir son:

a. Hacer clic en el botón “SELECCIONAR” en el cuadro de documentos contenidos. b. Ingresar alguno de los criterios de búsqueda y luego apretar el botón “BUSCAR”.

c. Cuando el sistema le devuelva la búsqueda realizada, usted deberá tildar el/los

documentos y cliquear el botón “ASIGNAR”. d. Una vez asignado solo le bastará con hacer clic en “REGISTRAR” e. Finalmente el sistema volverá a la pantalla de registro de documento con el/los

documentos contenidos ya seleccionados (si desea modificarlo deberá repetir la operatoria ya explicada).


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15. Documentos Relacionados: Mediante el botón “SELECCIONAR”, se ingresará en una búsqueda en donde se debe seleccionar el/los documentos relacionados del documento que se desea registrar. Este campo se deberá completar si es necesario. Los pasos a seguir son:

a. Hacer clic en el botón “SELECCIONAR” en el cuadro de documentos relacionados. b. Ingresar alguno de los criterios de búsqueda y luego apretar el botón “BUSCAR”.

c. Cuando el sistema le devuelva la búsqueda realizada, usted deberá tildar el/los

documentos y cliquear el botón “ASIGNAR”. d. Una vez asignado solo le bastará con hacer clic en “REGISTRAR” e. Finalmente el sistema volverá a la pantalla de registro de documento con el/los

documentos relacionados ya seleccionados (si desea modificarlo deberá repetir la operatoria ya explicada).

16. Anexos: Si es necesario se deberá completar el/los tipos de anexos y la cantidad de cada uno

de ellos del documento que se desea registrar. 17. Personas Vinculadas: Si es necesario se deberá completar el/los nombres y apellidos de las

personas vinculadas del documento que se desea registrar. 18. Asuntos Relacionados: Si es necesario se deberá seleccionar el/los asuntos relacionados del

documento que se desea registrar. Asignación de destinatario

19. Dejar en Bandeja de Salida: Si se desea se tildará la opción de dejar en bandeja de salida. Al tildar la opción el sistema habilitará los campos motivo y área de destino.

20. Motivo: Se seleccionara el motivo de transferencia del documento. Si se tilda el campo dejar en bandeja de salida, el campo deberá estar completo para registrar el documento.

21. Área Destino: Se seleccionara el área a la cual se desea transferir del documento. Si se tilda el campo dejar en bandeja de salida, el campo deberá estar completo para registrar el documento.

Solo podrá asignar destinatario a documentos que no posean seleccionado un contenedor. A continuación podrá registrar haciendo clic en el botón de “REGISTRAR” o “REGISTRAR Y TOMAR BASE”. Al registrar un nuevo documento con el botón “REGISTRAR Y TOMAR BASE” el sistema lo que realiza es registrar el documento y volver a la pantalla de registro con los datos precargados del último documento registrado.


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Búsqueda: Ingresando a la búsqueda se podrán visualizar todos los documentos que se hayan registrado en el sistema.

En la parte superior encontrará un cuadro para definir otros criterios de búsqueda si así lo desea. Una vez definido el criterio deseado deberá hacer clic en “BUSCAR”. En la parte inferior se encontrará con la posibilidad de exportar el listado resultante de la búsqueda a un archivo .PDF. Haciendo clic en el botón de “INGRESAR NUEVO”, podrá registrar en el sistema un nuevo documento. Se puede ingresar al detalle de los documentos, realizando una previa búsqueda, desde el número que figura a la izquierda. Detalle: Se puede ingresar al detalle de los documentos, realizando una previa búsqueda, desde el número que figura a la izquierda. Desde dicha pantalla usted podrá realizar acciones sobre los documentos. -Solapa Principal


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Desde dicha solapa usted podrá:

- Ver los datos generales del documento. - Realizar acciones sobre el documento. (Ver sección acciones) - Imprimir (permite la creación de un PDF con todos los datos del documento)

-Solapa Relaciones


- Ver datos generales del Documento o Expediente contenedor (número, asunto, fojas y estado) e ingresar al detalle del documento contendor en el caso que lo hubiese. - Ver datos generales de el/los Documentos ó Expedientes contenidos (número, asunto, fojas y estado) e ingresar al detalle de el/los documentos contenidos en el caso que lo hubiese. - Ver datos generales de el/los documentos relacionados (número, asunto, fojas y estado) e ingresar al detalle de el/los documentos relacionados en el caso que lo hubiese.

-Solapa Historia:


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- Ver todas las acciones realizadas sobre el documento. Acciones: Las acciones que se mostrarán en el combo del campo acciones dependerán de los permisos otorgados al usuario que se encuentra operando en el sistema. Las acciones que se pueden realizar son:

1. Documento: A. Agregar Cuerpos: Permite incorporar cuerpos al documento registrado. Para ello se deberá

seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Para registrar la acción deberá completar los siguientes campos:

1. Cuerpos Agregados: Se deberá completar la cantidad de cuerpos que se agregan al documento registrado. Este campo debe estar completo al momento de registrar.

2. Observaciones: Si es necesario se deberá completar observaciones en la acción que se va a registrar.

A continuación lo podrá registrar haciendo clic en el botón de “REGISTRAR”. Para finalizar le presentará una pantalla para verificar que los datos estén correctos. De ser así deberá hacer clic en “GRABAR”. Si desea modificarlos deberá hacer clic en “MODIFICAR” y repetir la operación.

B. Agregar Fojas: Permite incorporar fojas al documento registrado. Para ello se deberá

seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:


1. Fojas Agregadas: Se deberá completar la cantidad de fojas que se agregan al documento registrado. Este campo debe estar completo al momento de registrar.




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C. Archivar: Permite poner el documento en estado archivado. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:


1. Caja: Si se desea se deberá completar los datos de la caja donde se encuentra archivado el documento registrado.

2. Estante: Si se desea se deberá completar los datos del estante donde se encuentra archivado el documento.

3. Sección: Si se desea se deberá completar los datos de la sección donde se encuentra archivado el documento.

4. Carpeta: Si se desea se deberá completar los datos de la carpeta donde se encuentra archivado el documento.

5. Fija: Si se desea se deberá completar los datos de la fila donde se encuentra archivado el documento.


A continuación lo podrá registrar haciendo clic en el botón de “REGISTRAR”. Para finalizar le presentará una pantalla para verificar que los datos estén correctos. De ser así deberá hacer clic en “GRABAR”. Si desea modificarlos deberá hacer clic en “MDOFICAR” y repetir la operación.

D. Desarchivar: Permite desarchivar el documento y que el estado del mismo vuelva a ser en trámite. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:





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E. Finalizar: Permite poner el documento en estado resuelto. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:




B. Transferir: Permite registrar la transferencia del documento o

asignarle un destinatario y dejarlo en la bandeja de salida. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:


1. Motivo: Se seleccionara el motivo de transferencia del documento. El campo deberá estar completo para registrar el documento.

2. Área Destino: Se seleccionara el área a la cual se desea transferir del documento. El sistema muestra pre seleccionada la entidad donde el usuario se encuentra trabajando. Si el usuario que se encuentra registrando el documento tiene el permiso para registrar nuevas áreas, haciendo clic en el botón “OTRA” podrá hacerlo. El campo deberá estar completo para registrar el documento.

3. Documentos: El sistema muestra seleccionado el documento desde el cual seleccionamos la acción. El botón “SELECCIONAR”, se ingresará en una búsqueda en donde se debe seleccionar el/los documentos que se desean transferir.

Los pasos a seguir son:

C. Hacer clic en el botón “SELECCIONAR” en el cuadro de documento contenedor.

D. Ingresar alguno de los criterios de búsqueda y luego apretar el botón “BUSCAR”.


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E. Cuando el sistema le devuelva la búsqueda realizada, usted deberá

tildar el/los documentos y cliquear el botón “ASIGNAR”. F. Una vez asignado solo le bastará con hacer clic en “REGISTRAR” G. Finalmente el sistema volverá a la pantalla de registro de

documento con el documento contenedor ya seleccionado (si desea modificarlo deberá repetir la operatoria ya explicada).

Para registrar la transferencia se deberá hacer clic en el botón “GENERAR REMITOS”, si se desea dejar en documento en la bandeja de salida se deberá hacer clic en “DEJAR BANDEJA SALIDA”

F. Quitar de Bandeja: Permite quitar el destinatario asignado al documento, retirándolo de esta manera de la bandeja de salidas y dejándolo disponible para el procesamiento. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:





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2. Agregado:

A. Agregar a Contenedor: Permite incorporar el documento a un contenedor. (Unificación).

Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Para registrar la acción deberá completar los siguientes campos: 1. Contenedor: Mediante El botón “SELECCIONAR”, se ingresará en una búsqueda en

donde se debe seleccionar el documento. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.


� Hacer clic en el botón “SELECCIONAR” en el cuadro de documento contenedor.

� Ingresar alguno de los criterios de búsqueda y luego apretar el botón “BUSCAR”.

� Cuando el sistema le devuelva la búsqueda realizada, usted deberá tildar el documento y cliquear el botón “ASIGNAR”. Solo se podrá seleccionar un solo documento.

� Una vez asignado solo le bastará con hacer clic en “REGISTRAR” � Finalmente el sistema volverá a la pantalla con el documento contenedor ya

seleccionado (si desea modificarlo deberá repetir la operatoria ya explicada).


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2. Fojas Agregadas en este acto: El sistema le sugerirá la cantidad de fojas agregadas en el acto administrativo, usted tendrá la posibilidad de modificar eL número si fuera necesario.

3. Total de Fojas del Documento: Muestra el total de fojas del documento. 4. Observaciones: Si es necesario se deberá completar observaciones en la acción que

se va a registrar.


B. Agregar Documentos: Permite incorporar documentos contenidos al documento registrado.

(Unificación). Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:


1. Documento: Mediante el botón “SELECCIONAR”, se ingresará en una búsqueda en donde se debe seleccionar el/los documentos contenidos. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.





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� Cuando el sistema le devuelva la búsqueda realizada, usted deberá

tildar el/los documentos y cliquear el botón “Asignar”. � Una vez asignado solo le bastará con hacer clic en “Registrar” � Finalmente el sistema volverá a la pantalla con el/los documentos

contenidos ya seleccionados (si desea modificarlo deberá repetir la operatoria ya explicada).

2. Fojas Agregadas en este acto: El sistema le sugerirá la cantidad de fojas

agregadas en el acto administrativo, usted tendrá la posibilidad de modificar eL número si fuera necesario.

3. Total de Fojas del Documento: Muestra el total de fojas del documento contenedor.



C. Agregar Expediente: Permite incorporar un Expediente a Otro. Para ello se deberá seleccionar un expediente y, en el combo la acción “Agregar Expediente”, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Para registrar la acción deberá completar los siguientes campos: 1. Documento: Mediante el botón “SELECCIONAR”, se ingresará en una

búsqueda en donde se debe seleccionar el/los documentos contenidos. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.





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� Cuando el sistema le devuelva la búsqueda realizada, usted deberá

tildar el/los documentos y cliquear el botón “Asignar”. � Una vez asignado solo le bastará con hacer clic en “Registrar” � Finalmente el sistema volverá a la pantalla con el/los documentos


2. Fojas Agregadas en este acto: El sistema le sugerirá la cantidad de fojas

agregadas en el acto administrativo, usted tendrá la posibilidad de modificar eL número si fuera necesario.


4. Observaciones: Si es necesario se deberá completar observaciones en la acción que se va a registrar. A continuación lo podrá registrar haciendo clic en el botón de “REGISTRAR”. Para finalizar le presentará una pantalla para verificar que los datos estén correctos. De ser así deberá hacer clic en “GRABAR”. Si desea modificarlos deberá hacer clic en “MODIFICAR” y repetir la operación.


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A. Desglose: Permite sacar el documento registrado del documento contenedor del tipo expediente. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:


1. Documentos: Se deberá tildar el documento (ya sean expediente u otros) que se desean quitar del expediente. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.





B. Quitar Documentos: Permite sacar documentos contenidos dentro

del documento que no sea del tipo Expediente. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:


1. Documentos: Se deberá tildar el/los documentos contenidos que se desean quitar del documento contenedor. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.



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3. Otros: A. AGREGAR Anexo: Permite agregar anexos al documento

registrado y la cantidad de los mismos. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:


1. Anexos Agregados: Se deberá seleccionar uno o mas anexos y la cantidad de cada uno de ellos. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.



B. Agregar Fe de Erratas: Permite agregar observaciones al

documento registrado. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:


1. Fe de Erratas: Si es necesario se deberá completar observaciones en la acción que se va a registrar. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.



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C. Agregar Persona Vinculada: Permite agregar personas vinculadas

al documento registrado. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:


1. Personas Vinculadas: Se deberán agregar el/los nombres y apellidos de las personas vinculadas. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.


A continuación lo podrá registrar haciendo clic en el botón de “REGISTRAR”. Para finalizar le presentará una pantalla para verificar que los datos estén correctos. De ser así deberá hacer clic en “GRABAR”. Si desea modificarlos deberá hacer clic en “MODIFICAR” y repetir la operación. D. Corregir Visibilidad: Permite corregir la visibilidad al documento

registrado. Para ello se deberá seleccionar en el combo acciones y el sistema mostrará la siguiente pantalla:


1. Visibilidad: Se debe seleccionar la visibilidad del documento registrado. Este campo deberá estar completo al mom ento de registrar la acción.

2. Observaciones: Si es necesario se deberá complet ar observaciones en la acción que se va a registrar.

3. A continuación lo podrá registrar haciendo clic en el botón de “REGISTRAR”. Para finalizar le presentará una panta lla para verificar que los datos estén correctos. De ser así deberá hacer clic en “GRABAR”. Si desea modificarlos deberá hace r clic en “MODIFICAR” y repetir la operación.


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E. Desrelacionar Asunto: Permite desrelacionar uno o mas asuntos al documento registrado. Para ello se deberá seleccionar en el combo acciones y el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Para registrar la acción deberá completar los siguientes campos: 1. Asuntos: Se debe tildar el/los asuntos que se desea desrelacionar

del documento registrado. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.



F. Desrelacionar Documento: Permite desrelacionar uno o mas

documentos relacionados al documento registrado. Para ello se deberá seleccionar en el combo acciones y el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Para registrar la acción deberá completar los siguientes campos: 4. Documentos: Se debe tildar el/los documentos que se desea

desrelacionar del documento registrado. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.




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G. Quitar Anexo: Permite quitar uno o mas anexos al documento registrado. Para ello se deberá seleccionar en el combo acciones y el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Para registrar la acción deberá completar los siguientes campos: 1. Anexos: Se debe tildar el/los anexos que se desean quitar del

documento registrado. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.



H. Quitar Persona Vinculada: Permite quitar una o mas personas

vinculadas al documento registrado. Para ello se deberá seleccionar en el combo acciones y el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Para registrar la acción deberá completar los siguientes campos: 1. Personas Vinculadas: Se debe tildar la/las personas vinculadas

que se desean quitar del documento registrado. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.




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I. Relacionar Asuntos: Permite relacionar uno o mas asuntos al documento registrado. Para ello se deberá seleccionar en el combo acciones y el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Para registrar la acción deberá completar los siguientes campos: 1. Asuntos: Se debe seleccionar el/los asuntos que se desean

relacionar al documento registrado. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.



J. Relacionar Documentos: Permite relacionar uno o mas documentos al documento registrado. Para ello se deberá seleccionar en el combo acciones y el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Para registrar la acción deberá completar los siguientes campos: 1. Documentos Relacionados: Mediante El botón “SELECCIONAR”,

se ingresará en una búsqueda en donde se debe seleccionar el/los documentos relacionados. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.


a. Hacer clic en el botón “SELECCIONAR” en el cuadro de documento contenedor.

b. Ingresar alguno de los criterios de búsqueda y luego apretar el botón “BUSCAR”.


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c. Cuando el sistema le devuelva la búsqueda realizada, usted deberá

tildar el/los documentos y cliquear el botón “ASIGNAR”. d. Una vez asignado solo le bastará con hacer clic en “REGISTRAR” e. Finalmente el sistema volverá a la pantalla con el/los documentos




4. Registrar: A. Registrar Copia: Permite registrar una copia del documento

registrado. Para ello se deberá seleccionar en el combo acciones y el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Para registrar la acción deberá completar los siguientes campos: 1. Observaciones: Si es necesario se deberá completar

observaciones en la acción que se va a registrar. A continuación lo podrá registrar haciendo clic en el botón de “REGISTRAR”. Para finalizar le presentará una pantalla para verificar que los datos estén correctos. De ser así deberá hacer clic en “GRABAR”. Si desea modificarlos deberá hacer clic en “MODIFICAR” y repetir la operación.


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B. Subir Archivo: Permite subir un archivo al documento registrado. Los tipos de documento que se pueden subir es PDF, Excel y Word. Para ello se deberá seleccionar en el combo acciones y el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Para registrar la acción deberá completar los siguientes campos: 1. Archivo: Mediante El botón “Seleccionar archivo o exportar”, se

ingresará en una búsqueda en donde se debe seleccionar el archivo. Este campo deberá estar completo al momento de registrar la acción.



C. Tomar Base: Permite ir a la pantalla de registro de un nuevo

documento con los datos precargados del documento desde el cual se realizo la acción.

5. Imprimir A. Imprimir Carátula: Permite abrir un documento PDF con la carátula

del documento registrado. B. Imprimir Recibo: Permite abrir un documento PDF con el recibo del

documento registrado. 6. Corregir

A. Anular: Permite poner el documento en estado anulado. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:





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B. Cambiar Carátula: Permite modificar los datos de la carátula del



1. Fecha: Se deberá completar la fecha del documento que se desea dar de alta.

2. Asunto: Se deberá seleccionar el asunto del documento que se desea registrar. Si el usuario que se encuentra registrando el documento tiene el permiso para registrar nuevos asuntos, haciendo clic en el botón “OTROS” se podrá registrar. Este debe estar completo para poder registrar la acción.

3. Extracto: Se deberá completar el extracto del documento. Este debe estar completo para poder registrar el documento.

4. Causante: Se deberá seleccionar el tipo y completar el causante del documento que se desea registrar. Este debe estar completo para poder registrar la acción.

5. Procedencia: Si es necesario se deberá seleccionar la entidad y área del documento que se desea registrar. El sistema muestra pre seleccionada la entidad donde el usuario se encuentra trabajando. Si el usuario que se encuentra registrando el documento tiene el permiso para registrar nuevas procedencias, haciendo clic en el botón “Otros” podrá hacerlo.

6. Responsable: Se deberá seleccionar el área que es responsable primaria del documento que se desea registrar. Este debe estar completo para poder registrar la acción.




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C. Cambiar Destinatario: Permite modificar el destinatario del

documento y el motivo de la transferencia que se encuentra en la bandeja de salida. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:


1. Motivo: Se seleccionara el motivo de transferencia del documento. El campo deberá estar completo para registrar el documento.

2. Área Destino: Se seleccionara el área a la cual se desea transferir del documento. El sistema muestra pre seleccionada la entidad donde el usuario se encuentra trabajando. Si el usuario que se encuentra registrando el documento tiene el permiso para registrar nuevas áreas, haciendo clic en el botón “Otra” podrá hacerlo. El campo deberá estar completo para registrar el documento.



D. Cambiar Vencimiento: Permite modificar el vencimiento del



1. Vencimiento: Se seleccionara el vencimiento del documento registrado. El campo deberá estar completo para registrar el documento.




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E. Corregir Cuerpos: Permite corregir la cantidad de cuerpos del documento registrado. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:


1. Cuerpos: Se completará la cantidad correcta de los cuerpos del documento registrado. El campo deberá estar completo para registrar el documento.



F. Corregir Fojas: Permite corregir la cantidad de fojas del documento

registrado. Permite corregir la cantidad de cuerpos del documento registrado. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:


1. Número de Fojas: Se completará la cantidad correcta de las fojas del documento registrado. El campo deberá estar completo para registrar el documento.




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G. Desanular: Permite desanular el documento y que el estado del mismo vuelva a ser en trámite. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:




H. Desfinalizar: Permite desfinalizar el documento y que el estado del mismo vuelva a ser en trámite. Para ello se deberá seleccionar en el combo la acción y el sistema mostrará la siguiente pantalla:





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I. Quitar Archivo: Permite quitar el archivo al documento registrado.

Para ello se deberá seleccionar en el combo acciones y el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Para registrar la acción deberá completar los siguientes campos: 1. Observaciones: Si es necesario se deberá completar

observaciones en la acción que se va a registrar. A continuación lo podrá registrar haciendo clic en el botón de “REGISTRAR”. Para finalizar le presentará una pantalla para verificar que los datos estén correctos. De ser así deberá hacer clic en “GRABAR”. Si desea modificarlos deberá hacer clic en “MODIFICAR” y repetir la operación.

Nota: Las acciones que se listan en el combo acciones dependerán de los permisos asignados al usuario que se encuentra operando en el sistema.

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