SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO

PROPUESTA TCNICA

INTRODUCCION

El Sistema Integrado de Trmite Documentario, ha sido desarrollado utilizando herramientas de tecnologa actual, como son, un lenguaje de programacin orientado a objetos, Visual FoxPro 9.0 y el Manejador de Base de Datos Relacional, SQL Server 2008, est conformado por varias pantallas de mantenimiento del texto nico de procedimientos administrativos, expedientes y anexos, desde el registro hasta el seguimiento del expediente por las diferentes reas y contabilizando los das que estuvo en cada oficina de la Corporacin Municipal. La importancia de contar con un sistema que permita el manejo automatizado e integrado de la base de datos de los expedientes, radica en que permitir a la Municipalidad minimizar las quejas de los contribuyentes al momento de presentar sus expedientes.

MODULO DE REGISTRO DE EXPEDIENTESEl modulo contiene los siguientes programas:Componente Ingreso de Expedientes Descripcin Registro y mantenimiento de expedientes y anexos. El componente permite el ingreso y/o modificacin de los datos del expediente que se ingresa. La generacin del nmero es automtica, pudindose ingresar en varias mesas de parte los documentos. Permite adems el ingreso y registro de los anexos al expediente. Impresin del voucher o comprobante de ingreso del expediente, as como tambin impresin de requisitos no presentados. Interfase con tabla de TUPA para verificacin de los requisitos requeridos en la presentacin del expediente, as como interfase con la base de datos de rentas para la verificacin del cdigo de contribuyente. Ingreso de Resoluciones Componente que permite el registro de las resoluciones como producto de la finalizacin del trmite correspondiente del expediente. Se registra el tipo de resolucin, el rea que la genera, la fecha de emisin, el nmero del expediente que gener la resolucin y el fallo. Envos de Expedientes y Anexos Movimiento de Expedientes Opcin para ser usada por el personal de trmite documentario que permite el envo peridico de expedientes y/o anexos recepcionados por su mesa de partes con destino a las reas respectivas. Componente que puede ser usado por las diferentes reas usuarias para el registro del envi del expediente entre oficinas, lo que permite el seguimiento respectivo del mismo. Permite el registro del rea que remite el expediente y el registro de las diferentes reas de destino que pueda tener. Permite la elaboracin de envos por paquetes, generando de forma automtica hojas de cargo para cada oficina destinataria, como comprobante. Opcionalmente puede generar un correo electrnico de aviso a las reas destinatarias con los datos del envo. Expedientes a Archivo Componente que permite el registro de expedientes a archivo como producto de la finalizacin del trmite correspondiente del expediente. Se registra el nmero del expediente y el ao y la fecha en la que se deriva al archivo. Consulta de Expedientes Permite consultar el banco de informacin de expedientes recepcionados. El tipo de bsqueda se da por Cdigo de Contribuyente, Nombre de Recurrente, Nmero de Expediente, Fecha de Ingreso, Referencia. Se pudieran definir otros criterios de bsqueda adicionales.

Reporte de Expedientes y Anexos

Permite la generacin de reportes: Expedientes recurrentes Anexos por oficinas, procedimientos, rango de fechas y recurrentes Estadsticas de expedientes y anexos por reas y procedimientos. por oficinas, procedimientos, rangos de fechas y

Texto nico de Procedimientos Administrativos

Componente que permite el registro y mantenimiento de los diferentes procedimientos que dan lugar a la presentacin de expedientes. En especial aquellos que figuran en el TUPA de la Municipalidad. Permite adems determinar los plazos en das para cada procedimiento, lo cual es usado por el sistema para control de plazos, avisos, alertas y estadsticas. En el caso de procedimientos propios del TUPA permite llevar registro y mantenimiento de requisitos, plazos y derechos de pago.

Oficinas y reas

Opcin para registro y mantenimiento de la tabla de reas y oficinas de la municipalidad.

Ingreso de Documentos en Trmite En este modulo se registran todos los datos asociados con los expedientes.

Traslado de expedientes entre rea o dependencias

Consulta del expediente indicando la accin y el estado

Registro de recurrentes

Genera paquetes de los expedientes derivados a las diferentes reas

Reporte de Expedientes por reas o dependencias

Ingreso de Dependencias u Oficinas

Ingreso del Texto nico de Procedimientos Administrativos

Impresin de notificacin de los requisitos que se encuentran pendiente al momento de presentar su expediente.