Normas y Tramites Documentarios UNI-FIIS

Normas y Trmites Documentarios UNI-FIIS

INDICE

I.PRESENTACION ...3

II.DESARROLLO DEL AREA APLICADO A LA FIIS...41. MARCO TEORICO.....4

2. APLICACIN A LA FIIS....8

A .UNIDAD DE TRAMITE DOCUMENTARIO EN LA FIIS...8

B. TRMITES DOCUMENTARIOS REALIZADOS EN LA FIIS...9 C. GUA DE PROCEDIMIENTOS PARA TRMITE DOCUMENTARIO..14

1 CERTIFICADO DE ESTUDIOS....151.1 CERTIFICADO DE ESTUDIOS DEPURADO..151.2CERTIFICADO DE ESTUDIOS SIMPLE..192. CONSTANCIAS212.1 CONSTANCIA DE NOTAS.212.2 CONSTANCIA DE INGRESO22 2.3 CONSTANCIA PARA EGRESADOS .222.4 CONSTANCIA DE MATRCULA.252.5 CONSTANCIA DE ESTUDIOS.262.6 CONSTANCIA DE TERCIO SUPERIOR262.7 CONSTANCIA DE QUINTO SUPERIOR.272.8 GRADO ACADEMICO BACHILLER..282.9 ESTUDIOS DE POSTGRADO31

D. FLUJO DE PROCESOS PARA OBTENER CERTIFICADOS DE ESTUDIOS Y CONSTANCIAS...33

III. PROPUESTAS DE MEJORA.35

IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES40-CONCLUSIONES.40-RECOMENDACIONES.42

V. BIBLIOGRAFIA..44

ANEXOS.46

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN LOS TRMITES DOCUMENTARIOS

I. PRESENTACIN

El presente trabajo tiene como finalidad describir las caractersticas generales de las normas y procedimientos en los trmites documentarios, con el objetivo de realizar de manera ms efectiva los procesos de produccin, tramitacin y archivo de documentos dentro de un rea administrativa de la Facultad de Ingeniera Industrial y de Sistemas de la Universidad Nacional de Ingeniera.Nuestro trabajo est dividido en tres captulos que explicarn de manera detallada los procesos mencionados anteriormente y su aplicacin en la FIIS.

El primer captulo da a conocer el marco terico del tema a desarrollar; adems, explica la aplicacin de estos conceptos en la FIIS.

En el segundo captulo, exponemos nuestras propuestas de mejora, despus de realizar un anlisis del proceso de trmite documentario en la FIIS.

Por ltimo, en el tercer captulo mencionamos algunas conclusiones del trabajo elaborado y recomendaciones que puedan optimizar el proceso de documentacin.

II. DESARROLLO DEL REA APLICADO A LA FIIS

El trmite documentario es un proceso muy importante dentro de cualquier organizacin, ya que permite organizar y controlar la documentacin producida y transferida de la organizacin. Este captulo se divide en dos partes fundamentales: Marco terico y Aplicacin a la FIIS.

1. MARCO TERICO

Base ConceptualComprende el conjunto de procesos destinados a interrelacionar a las organizaciones con el medio ambiente; a las acciones tomadas para canalizar la documentacin recibida y emitida, mantener informacin del estado de atencin de estos documentos y preservar la documentacin que constituya el archivo de la organizacin.Se puede decir que el funcionamiento del Trmite Documentario es un indicador de la eficiencia y productividad del trabajo de la organizacin, convirtindose por tanto en difusor de su imagen.Dentro de las actuales tendencias de mejoramiento de procesos, el trmite documentario es el ente que rene a todos los inputs y outputs de los diferentes sistemas que conforman la organizacin (Operacional, Comercial, Econmico Financiero, Planeamiento yAdministrativo), es decir se interrelaciona con todos los sistemas. La importancia de este concepto radica en que son inputs del gran sistema empresarial que dinamizan su funcionamiento y outputs que vienen a ser la expresin de que una accin ha sido terminada.

Concepto:El Trmite Documentario como componente del Sistema de Apoyo Administrativo, es el soporte de la informacin que conduce a la toma de decisiones y el respaldo de la ejecucin de acciones de nivel operativo, involucra todos los sistemas de la organizacin en la medida que tiene que ver con el Input y el Output de todos ellos (Ver Cuadro 1). Sus funciones bsicas son: La normalizacin y estandarizacin de los documentos de Input y Output El trmite de los documentos El archivo de los documentos

Aplicando el enfoque de Sistemas, se observan dos tipos de clientes bien definidos y diferenciados, uno es externo a la organizacin (entidades externas que se interrelacionan con ella) y el otro es interno (unidades organizativas); interrelacionados ambos a travs del Sistema de Trmite Documentario. Esta es la razn por la que este sistema es muy sensible a las ineficiencias de la organizacin.

Objetivos

Incrementar la productividad

Simplificar la transcripcin de datos

Componentes

Produccin de Documentos Este componente estandarizar los tipos de documentos que utiliza la empresa y el medio en que sern manejados.

Trmite de Documentos Este componente normar y realizar el procedimiento de las actividades relativas a la recepcin, registro, distribucin, circulacin, expedicin, despacho y control de documentos.

a. Recepcin de Documentosb. Registro de Documentosc. Distribucin de Documentosd. Expedicin y Despacho de Documentose. Control del Trmite de Documentos

Archivo de Documentos Este componente normar el archivo de documentos, su acceso y recuperacin, as como la administracin del mismo.

a. Clasificacin de Documentos b. Planeamiento del Archivoc. Archivo de Documentosd. Consulta al Archivo de Documentose. Destruccin de Documentos

2. Aplicacin a la FIIS A. UNIDAD DE TRMITE DOCUMENTARIO EN LA FIISLa Unidad de Trmite Documentario esta encargada de administrar la documentacin oficial y asegurar su oportuna distribucin; as como de organizar el Sistema de Archivo Central de la Facultad.FUNCIONES: Dirigir, Organizar y Conducir el trabajo de la Unidad de Trmite Documentario, determinando funciones al personal que la conforma. Asegurar la distribucin oportuna de la documentacin ingresada a la Facultad, as como de la documentacin a remitirse externamente. Administrar la documentacin con la reserva y eficiencia en la Administracin documentos a las oficinas y dependencias de la Facultad. Registrar ordenadamente y de acuerdo a la fecha de ingreso los documentos dirigidos a la Facultad, as como mantener actualizado el registro documentario. Coordinar la formulacin y actualizacin del Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA). Informar sobre el estado de situacin de los trmites seguidos por los usuarios. Organizar e implementar el Sistema de Archivo General de la Facultad. Elevar a la Oficina de Economa el Informe de Rendicin Diaria de Caja presentado por la Recepcionista-Secretaria. Otras que le asigne el Director Administrativo.

B. TRMITES DOCUMENTARIOS REALIZADOS EN LA FIIS

CARN DE BIBLIOTECA DE LA FIIS

Requisitos: Alumnos de la FIIS y de otras facultades de la UNI1. Ficha de matrcula2. 01 foto tamao carn3. Recibo de pago en Caja FIIS por S/. 6.00

Alumnos egresados de la FIIS y de la UNI1. Constancia de egresado UNI2. Fotocopia de documento de identidad3. 01 foto tamao carn4. Recibo de pago en Caja FIIS por S/. 15.00

Usuarios externos1. Fotocopia de documento de identidad2. Fotocopia de un recibo de luz, agua o telfono3. 01 foto tamao carn4. Recibo de pago en Caja FIIS por S/. 20.00

COSTOS DE TRMITES DOCUMENTARIOS REALIZADOS EN LA FIIS Y EN LA UNI

ACTUALIZACIN DE CARN DE BIBLIOTECA DE LA FIIS S/. 2

AUTOSEGURO MDICOS/. 55

CARN BIBLIOTECA CENTRALS/. 10

CARN UNIVERSITARIO PREGRADOS/. 12

CERTIFICADO DE ESTUDIOS (POSGRADO)S/. 200

CERTIFICADO DE ESTUDIOS DEPURADOS/. 200

CERTIFICADO DE ESTUDIOS SIMPLES/. 100

CERTIFICADO DE FINALIZACIN DE ESTUDIOS (POSGRADO)S/. 220

CERTIFICADO DE VALIDEZ DE TTULO O GRADOS/. 63

CONSTANCIA DE APROBACION DE TESISS/. 30

CONSTANCIA DE EGRESADOS/. 63

CONSTANCIA DE MATRCULA O INSCRIPCINS/. 32

CONVALIDACIN DE CURSOS OTRAS UNIVERSIDADES(TRASLADO EXTERNO)S/. 400.00

CONVALIDACIN CURSOS UNI (INTERNO)S/. 80

DUPLICADO CARN BIBLIOTECA CENTRALS/. 14

DUPLICADO CARN UNIVERSITARIOS/. 58

EXMEN DE ADMISIN PREGRADO (COLEGIO NACIONAL)S/. 330

EXMEN DE ADMISIN PREGRADO (COLEGIO PARTICULAR)S/. 550

MATRCULA DOCTORADOS/. 735

MATRCULA MAESTRAS/. 525

PROSPECTO ADMISIN POSGRADOS/. 160

PROSPECTOS ADMISIN PREGRADOS/. 80

MODALIDADES DE TITULACIN

1. TITULACIN MEDIANTE TESISRequisitos: Bachilleres o estudiantes del ltimo ciclo. La tesis versara sobre un trabajo de investigacin, un proyecto de inversin o un proyecto de ingeniera que permite medir la capacidad cientfica, tcnica, humana y social del Bachiller para el ejercicio profesional. La vigencia del tema de Tesis, a partir de la oficializacin por el Decano, ser de dos aos pudindose ampliar este plazo un ao ms.Costos: Carpeta de Titulacin 70.00 Nuevos Soles. Derecho de Titulo Profesional 1,050.00 Nuevos soles + 105.00 Nuevos soles por ao de haber terminado sus estudios, hasta 9 aos.

2. TITULACION POR EXPERIENCIA PROFESIONALRequisitos: Bachilleres, que han prestado servicios profesionales como mnimo durante tres aos en actividades propias de su especialidad. Presentar un Resumen Ejecutivo de la experiencia profesional documentada, de acuerdo al formato establecido. La vigencia del tema Informe de Ingeniera por elaborar, a partir de la oficializacin por el Decano, ser de un ao pudindose ampliar este plazo un ano ms. Sustentar el Informe de Ingeniera. Costos: Carpeta de Titulacin 70.00 Nuevos soles. Derecho de modalidad de Titulacin por Experiencia Profesional 4,500 Nuevos soles. Derecho de Titulo Profesional 1,050.00 Nuevos soles + 105.00 Nuevos soles por ao de haber terminado sus estudios, hasta 9 aos

3. TITULACION POR ACTUALIZACION DE CONOCIMIENTOSRequisitos: Bachilleres con tres aos de egresado. Haber concluido satisfactoriamente el ciclo acadmico de actualizacin de conocimiento. Presentar un Informe de Suficiencia de acuerdo al formato establecido. El plazo para culminar y sustentar el Informe de Suficiencia a partir de la culminacin del ciclo acadmico de actualizacin de conocimiento, ser de tres meses pudindose ampliar este plazo tres meses mas.

Costos: Derecho de modalidad de Titulacin por Actualizacin de Conocimientos 4,500.00 Nuevos soles. Derecho de Titulo Profesional 1,050.00 Nuevos soles + 100.00 Nuevos soles por ao de haber terminado sus estudios, hasta 9 aos. Carpeta de Titulacin 70.00 Nuevos Soles.

C. GUA DE PROCEDIMIENTOS PARA TRMITE DOCUMENTARIOPara este propsito de mostrar la aplicacin de nuestro tema a la FIIS, se ha elaborado una GUA DE PROCEDIMIENTOS PARA TRMITE DOCUMENTARIO, que describe las acciones que en cada caso los estudiantes o interesados deben realizar, garantizando de esta manera la validez de los servicios administrativos, y una mejor atencin a los usuarios.

TABLA DE CONTENIDOS

1. CERTIFICADO DE ESTUDIOS1.1 CERTIFICADO DE ESTUDIOS DEPURADO1.2 CERTIFICADO DE ESTUDIOS SIMPLE2. CONSTANCIAS2.1 CONSTANCIA DE NOTAS2.2 CONSTANCIA DE INGRESO 2.3 CONSTANCIA PARA EGRESADOS 2.4 CONSTANCIA DE MATRCULA2.5 CONSTANCIA DE ESTUDIOS2.6 CONSTANCIA DE TERCIO SUPERIOR 2.7 CONSTANCIA DE QUINTO SUPERIOR 3. FLUJO DE PROCESOS PARA OBTENER CERTIFICADOS DE ESTUDIOS Y CONSTANCIAS

1. CERTIFICADO DE ESTUDIOS1.1 CERTIFICADO DE ESTUDIOS DEPURADOa) Descripcin:Es un documento que certifica las notas obtenidas por el estudiante o egresado, durante sus estudios realizados. Se muestran los siguientes datos:- Datos del Estudiante (Nombre, Facultad, Escuela Profesional, cdigo universitario).- Datos de la asignatura (Ciclo, cdigo, nombre, creditaje, calificativo en nmeros y letras, observacin sea la condicin de aprobado o desaprobado y la fecha en que se desarroll la asignatura).Este documento es firmado por el Director de Evaluacin Acadmica y Registro Tcnico y refrendado por el Decano de la Facultad correspondiente. En el caso de los estudiantes de Postgrado, son firmados por el Director de Registro Tcnico y refrendado por el Director de la Escuela de Postgrado.Para que los Certificados de Estudios sean vlidos deben estar debidamente sellados y firmados y no tener enmendaduras.

b) Requisitos:- Presentar solicitud (original y copia) a Mesa de Partes de ORCE dirigida al Decano de la Facultad o al Sr. Rector de la UNI. - Adjuntar recibo original de la caja UNI (pago para este concepto de S/. 200 nuevos soles)- 02 fotografas actualizadas a color en bolsa transparente, tamao carn con fondo blanco y de frente sin lentes, foto de estudio, para verificacin de la identidad del interesado (no escribir en la parte reversa de la foto)- Solo podr tramitar el documento el titular o una persona autorizada con carta poder notarial.- Copia simple del ltimo documento obtenido, ya sea Constancia de Egresado, Diploma de Grado Acadmico de Bachiller o Diploma de Titulo Profesional.- Si el titular cuenta en la WEB ORCE, con su imagen digital, la persona autorizada podr hacer el trmite con carta poder simple.- Fotocopia DNI (ampliado 20 cm mnimo)

c) Flujo de Trmite

d) Formato

1.2 CERTIFICADO DE ESTUDIOS SIMPLE:a) Descripcin:Es un documento que certifica las notas obtenidas por el estudiante o egresado, durante sus estudios realizados. Se muestran los siguientes datos:- Datos del Estudiante (Nombre, Facultad, Escuela Profesional, cdigo universitario). - Datos de la asignatura (Ciclo, cdigo, nombre, creditaje, calificativo en nmeros y letras, observacin sea la condicin de aprobado o desaprobado y la fecha en que se desarroll la asignatura).Este documento es firmado por el Director de Evaluacin Acadmica y Registro Tcnico y refrendado por el Decano de la Facultad correspondiente. En el caso de los estudiantes de Postgrado, son firmados por el Director de Registro Tcnico y refrendado por el Director de la Escuela de Postgrado.Para que los Certificados de Estudios sean vlidos deben estar debidamente sellados y firmados y no tener enmendaduras.

b) Requisitos:- Presentar solicitud (original y copia) a Mesa de Partes de ORCE dirigida al Decano de la Facultad o al Sr. Rector de la UNI. - Adjuntar recibo original de la caja UNI (pago para este concepto de S/100 nuevos soles)- 02 fotografas actualizadas a color en bolsa transparente, tamao carn con fondo blanco y de frente sin lentes, foto de estudio, para verificacin de la identidad del interesado (no escribir en la parte reversa de la foto)- Solo podr tramitar el documento el titular o una persona autorizada con carta poder notarial.- Copia simple del ltimo documento obtenido, ya sea Constancia de Egresado, Diploma de Grado Acadmico de Bachiller o Diploma de Titulo Profesional.- Si el titular cuenta en la WEB ORCE, con su imagen digital, la persona autorizada podr hacer el trmite con carta poder simple.- Fotocopia DNI (ampliado 20 cm mnimo)

c) Flujo de Trmite

d) Formato2. CONSTANCIAS2.1 CONSTANCIA DE NOTASa) DescripcinEs un documento donde certifica las notas obtenidas por el estudiante o egresado durante los semestres que realiz estudios. Se muestran los siguientes datos:- Datos del Estudiante (Nombre, cdigo universitario, EscuelaProfesional).- Datos de la asignatura (Semestre, ciclo, cdigo, nombre, creditaje, calificativo en nmeros y letras). Son emitidas por:- Semestre: Donde se especifica las notas obtenidas en un semestre acadmico determinado.- Ciclo: Donde se especifica las notas obtenidas en un ciclo o ciclos.- Asignaturas aprobadas: Donde se especifica las notas de las asignaturas aprobadas.Este documento es firmado por el Director de la DEART y refrendado por el Vicerrector Acadmico.

b) RequisitosLos datos que el interesado debe precisar en el formato de solicitud son:- Nombre del Estudiante.- Cdigo Universitario.- Escuela Profesional y Facultad- Indicar el tipo de constancia de notas, sea por semestre, ciclo o asignaturas aprobadas.- Recibo por pago de derechos.

2.2 CONSTANCIA DE INGRESOa) Descripcin:Es un documento en donde se certifica el ingreso del estudiante a la universidad. Se muestran los siguientes datos:- Datos del Estudiante (Nombre, cdigo universitario, Escuela Profesional).- Datos del Ingreso (Semestre, modalidad, puntaje, lugar, total de ingresantes y rango de puntaje aprobatorio).Esta constancia es firmada por el Director de la DEART y refrendada por el Vicerrector Acadmico.

b) Requisitos:Los datos que el interesado debe precisar en su solicitud son:- Nombre del Estudiante.- Cdigo Universitario.- Escuela Profesional y Facultad- Recibo por pago de Derechos

2.3 CONSTANCIA PARA EGRESADOSa) Descripcin:Es un documento que certifica que el estudiante ha culminado sus estudios universitarios. Se muestran los siguientes datos:- Datos del Estudiante (Nombre, cdigo universitario, Escuela Profesional).- Datos de Egreso (Semestre).Esta constancia es firmada por el Director de la DEART y refrendada por el Vicerrector Acadmico.b) Requisitos:- Presentar solicitud (original y copia) a Mesa de Partes de ORCE dirigida al Decano de la Facultad o al Sr. Rector de la UNI. - Adjuntar recibo original de la caja UNI (pago para este concepto de S/. 63 nuevos soles)- 01 fotografa actualizada a color en bolsa transparente, tamao carn con fondo blanco y de frente sin lentes. (no escribir en la parte reversa de la foto)- Solo podr tramitar el documento el titular o una persona autorizada con carta poder notarial.- Si el titular cuenta en la WEB ORCE, con su imagen digital, la persona autorizada podr hacer el trmite con carta poder simple.- Fotocopia DNI (ampliado 20 cm mnimo)

c) Flujo de Trmite

d) Formato

2.4 CONSTANCIA DE MATRCULAa) Descripcin:Es un documento que certifica el registro de matrcula del estudiante en un semestre determinado. Se muestran los siguientes datos:-Datos del Estudiante (Nombre, cdigo universitario, Escuela Profesional).- Datos de Matricula (Ciclo, perodo de desarrollo del semestre).Este documento nicamente para los semestres en los cuales el estudiante ha registrado matrcula.Esta constancia es firmada por el Director de la DEART y refrendada por el Vicerrector Acadmico.

b) Requisitos:Los datos que el interesado debe precisar en el formato de solicitud son:- Nombre del Estudiante.- Cdigo Universitario.- Escuela Profesional y Facultad- Recibo por pago de Derechos

2.5 CONSTANCIA DE ESTUDIOS

a) Descripcin:Es un documento que certifica los semestres en los que el estudiante o egresado ha realizado estudios. Se muestran los siguientes datos:- Datos del Estudiante (Nombre, cdigo universitario, Escuela Profesional).- Datos de Estudios (Semestre acadmico y su perodo de desarrollo).Esta constancia es firmada por el Director de la DEART y refrendada por el Vicerrector Acadmico.

b) Requisitos:Los datos que el interesado debe precisar en el formato de solicitud son:- Nombre del Estudiante.- Cdigo Universitario.- Escuela Profesional y Facultad- Recibo por pago de Derechos

2.6 CONSTANCIA DE TERCIO SUPERIOR

a) Descripcin:Es un documento que certifica que un estudiante perteneci al TercioSuperior y elaborado para su ciclo de ubicacin. Se muestran los siguientes datos:- Datos del Estudiante (Nombre, cdigo universitario, EscuelaProfesional).- Datos del Cuadro del Tercio Superior (Semestre, lugar que ocup y total de estudiantes que conformaron el tercio superior).El Cuadro del Tercio Superior se elabora en los semestres acadmicos regulares. Esta constancia es firmada por el Director de la DEART y refrendada por el Vicerrector Acadmico.

b) Requisitos:Los datos que el interesado debe precisar en el formato de solicitud son:- El estudiante debe pertenecer al Tercio Superior.- Nombre del Estudiante.- Cdigo Universitario.- Escuela Profesional y Facultad.- Semestre que requiere.- Recibo por pago de Derechos.

2.7 CONSTANCIA DE QUINTO SUPERIOR

a) Descripcin:Es un documento que da constancia que un estudiante perteneci alQuinto Superior elaborado para su ciclo de ubicacin. Se muestran los siguientes datos:- Datos del Estudiante (Nombre, cdigo universitario, EscuelaProfesional).- Datos del Cuadro de Quinto Superior (Semestre, lugar que ocup y total de estudiantes que conformaron el quinto superior).El Cuadro del Quinto Superior se elabora en los semestres acadmicos regulares. Esta constancia es firmada por el Director de la DEART y refrendada por el Vicerrector Acadmico.

b) Requisitos:Los datos que el interesado debe precisar en el formato de solicitud son:- El estudiante debe pertenecer al quinto superior.- Nombre del Estudiante.- Cdigo Universitario.- Escuela Profesional y Facultad.- Recibo por pago de Derechos.

2.8 GRADO ACADEMICO BACHILLERa) Descripcin:Es un documento que da constancia que un estudiante ha alcanzado el grado de bachiller y puede desenvolverse como tal. Se muestran los siguientes datos:- Datos de la asignatura (Ciclo, cdigo, nombre, creditaje, calificativo en nmeros y letras, observacin sea la condicin de aprobado o desaprobado y la fecha en que se desarroll la asignatura).Este documento es firmado por el Director de Evaluacin Acadmica y RegistroTcnico y refrendado por el Decano de la Facultad correspondiente. Para que las constancias de grado de bachiller sean vlidos deben estar debidamente sellados y firmados y no tener enmendaduras.b) Requisitos:

-Presentar solicitud (original y copia) a Mesa de Partes de la Facultad dirigida al Decano-Adjuntar original de Constancia de Egresado.-Adjuntar original de Certificado depurado de notas-3 fotografas a color iguales, tamao pasaporte con fondo blanco y de frente, foto de estudio.-Adjuntar Recibo de pago de Caja Central UNI de S./350.00 nuevos soles por concepto.-Adjuntar Hoja de No Adeudos.-Fotocopia DNI Solo podr retirar el documento, el titular o una persona autorizada con carta poder simple

c) Formato

SOLICITA: GRADO DE BACHILLER

SEOR DECANO DE LA FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

S.D.

Yo............................................................................................................ex alumno de la especialidad de ...........................................................con Cdigo N ............................. de la Promocin .......................ante Usted, con el debido respeto me presento y expongo.

Que deseando obtener el grado de bachiller en Ingeniera con mencin en...............................y deseando acoger en el grado automtico solicito a usted seor decano tenga a bien ordenar a quien corresponda se me extienda dicho grado, para lo cual acompao el recibo del pago respectivo, constancia de Egresado, y Certificado de Notas Originales.

Por lo tanto es justicia que espero alcanzar.

UNI, de de...........................................................................

2.9 ESTUDIOS DE POSGRADO

a) Descripcin:Es una solicitud de un documento que permite rendir un examen de admisin con el fin de continuar estudios posteriores al bachillerato o una segunda maestra

b) Requisitos-Ficha de Datos-Solicitud dirigida al Rector-Declaracin Jurada, obligndose a cumplir el Estatuto de la UNI y el presente Reglamento.-Cartas de Presentacin de dos Profesores reconocidos, de preferencia de su Universidad de Origen, segn formato.-Curriculum Vitae documentado-Copia Legalizada del Grado de Bachiller o Titulo Profesional.-Copia Legalizada de Certificado de Estudios Universitarios.-Copia Simple del DNI-Cuatro fotografas recientes a color, tamao carn sin lentes-Recibo de pago por carpeta y Derecho de Admisin Para los que postulan por la modalidad de Segunda Maestra o Doctorado, copia legalizada del Grado Acadmico. Para los que postulan por la modalidad de Traslado, copia legalizada de Certificado de Estudios.De acuerdo a las modalidades de Admisin, el postulante deber cumplir con los requisitos complementarios establecidos por el Reglamento del Concurso de Admisin.TARIFAS APROBADAS A LA FECHACarpeta de AdmisinS./160.00 nuevos solesDerecho de AdmisinS./600.00 nuevos solesMatricula Cada ciclo anual S./525.00 nuevos solesCrditos Cada crdito $120.00S./265.00 nuevos solesCertificado de Finalizacin de EstudioS./220.00 nuevos solesConstancia de No AdeudosS. /53.00 nuevos soles*Derecho de GradoSegunda EspecialidadS./1500.00 nuevos solesMaestraS./3500.00 nuevos solesDoctoradoS./4200.00 nuevos soles

D. FLUJO DE PROCESOS PARA OBTENER CERTIFICADOS DEESTUDIOS Y CONSTANCIAS

1. El interesado consulta en ORCE, sobre los requisitos para solicitar un certificado.2. El interesado cancela en las Ventanillas de Tesorera el importe por el documento a solicitar.3. El interesado presenta en ORCE, el formato de solicitud de documentos y los recibos por pago de derechos.4. La encargada de Trmite Documentario recibe la solicitud, verifica que los datos y los recibos de pago correspondan a lo solicitado y entrega al interesado la parte desglosable del formato de solicitud.5. La encargada de Trmite Documentario enva la solicitud a la Direccin de Evaluacin Acadmica y Registro Tcnico (DEART).6. El secretario de la DEART imprime los Certificados de Estudios y el Director de la Oficina firma dichos certificados.7. El secretario de la DEART enva los Certificados de Estudios a la Facultad correspondiente.8. El Decano de la Facultad, firma los Certificados de Estudios.9. La Secretaria General entrega al interesado los Certificados de Estudios firmados y sellados, previa presentacin de la parte desglosable del formato de solicitud ingresada en Trmite Documentario.

III. PROPUESTAS DE MEJORA

La Facultad de Ingeniera Industrial y de Sistemas de la Universidad Nacional de Ingeniera, realiza un proceso de trmite documentario adecuado, sin embargo, hemos planteado propuestas de mejora, que expondremos a continuacin:Es en este sentido su funcionamiento y operativa debe estar regulado en toda la organizacin; as como su instrumentalizacin informtica (utilizacin de las tecnologas de informacin disponibles en el mercado).Debe usarse otros recursos en el proceso de trmite documentario, que no slo sea manual, sino tambin computarizado que si existe en la FIIS en algunas reas pero no en todas.Para optimizar el proceso, se debe hacer uso intensivo de las herramientas computarizadas a fin de que se pueda utilizar cdigo de barra (facturas, carnet de identificacin, medidores) o bandas magnticas, colectores de datos (lectura de medidores), scanner (captura de imgenes, documentos), plotter (mapas, catastro tcnico). Del mismo modo los documentos fsicos que completen el uso de estas herramientas deben estar normalizados y estandarizados en su uso.

MEJORAS

En los reclamos de exmenes vemos un paso innecesario, pues cuando se reclama, ese trmite empieza en OERA, luego va al rea del curso, y luego vuelve a OERA. Nuestra mejora para agilizar el trmite de reclamo es que los exmenes no vayan directo a OERA, sino que antes estn en las respectivas reas para que los alumnos puedan observar y reclamar.A continuacin describimos el proceso.1. Los exmenes tomados, se quedan en sus respectivas reas.2. Los exmenes ya corregidos, son observados por los alumnos.3. Los exmenes sin reclamos van a OERA.4. Los exmenes con reclamos se quedan para la observacin del profesor.5. Los exmenes con reclamos observados pasan a OERADe esta manera agilizamos ms el proceso, descargamos de ms responsabilidad a OERA, y adems disminuimos el riesgo de prdida de los exmenes por el transporte. Crear una pgina de Internet especializada en trmites documentarios donde los usuarios obtengan la informacin necesaria como formatos, requisitos, costos, etc.; para realizar el trmite de un documento. con esto se agilizara el proceso, ya que se eliminan las dudas al momento de realizar un trmite cualquiera.

Se podra optar por el uso del software Docsvault que es un programa innovador, para la administracin de documentos, que nos permitir adquirir desde un escner, organizar, administrar y mantener seguros todos los documentos, ayudndonos a tener una oficina sin papeles.

Caractersticas del Software: Administrador de documentos. Proteccin de documentos. Eficiente sistema de bsqueda Funcin de adquirir desde escner integrada. Funcin de importacin fcil de usar. Configurable. Copias de seguridad. Restauracin. Interfaz configurable y de fcil uso. Cuando el estudiante solicita a OPSEC que le otorguen becas o semibecas para los cursos dictados en SISTEMAS UNI, tiene que seguir una serie de pasos, uno de los cuales se pide el documento con las notas obtenidos en los cursos llevados en SISTEMAS UNI, imprimirlas y entregarse al encargado de recepcin en OPSEC; pero mediante el programa que se ha de implementar, evitaremos todo lo mencionado ya que el encargado en OPSEC dispondr de las notas del estudiante por medio de la conexin que habra entre el rea de OPSEC y SISTEMAS UNI.

Organizar todos los documentos que se manejan en FIIS (solo los de uso interno) tanto los que usan OPSEC sistemas UNI los centros culturales CCAT y CEIIS las reas acadmicas. y homogenizar aquellos documento que tengan un mismo fin. Creacin de un sistema el cual permita tener acceso de agentes externos a la FIIS, a formatos y procedimientos con los cuales puedan generar algn trmite o solicitar algo a nuestra facultad.

A continuacin presentamos una propuesta de mejora a fin de optimizar el tramite documentario en la Universidad Nacional de Ingeniera, es un formato simple, fcil de entender por el usuario (solicitante) y puede facilitar tanto la solicitud como el flujo de trmite, de esta manera se puede brindar un servicio mejor por parte de la unidad encargada de realizar estos procesos de tramite documentario.

IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones El diseo y aplicacin de un Sistema de Tramites Documentarios en las empresas, mejora sensiblemente el control y organizacin de los documentos, y por ende contribuye al logro de los objetivos empresariales.

Es importante que todas las empresas externas y las reas internas de la institucin, involucradas en la generacin y produccin de informacin tcnica, realicen coordinaciones para uniformizar los procedimientos de trmite documentario y evitar la prdida de tiempo.

Con el uso de un sistema organizado de trmite documentario se disminuye el tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento, cuando se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos extraviados y se generan avisos y recordatorios por correo electrnico.

Con la aplicacin de un sistema virtual para el control y organizacin de los documentos se realizar una disminucin y en el uso de papel, reduciendo drsticamente los gastos por este concepto.

El uso de un sistema virtual permite conocer el estado y ubicacin de un documento de manera rpida, a lo largo de su tiempo de vida.

Existen reas que no se benefician con la aplicacin de un sistema virtual de trmite documentario, debido a que tienen un escaso flujo de documentos. Al ubicar rpidamente un documento ya sea que se encuentre este en trmite o con su proceso concluido y ya almacenado, estaramos ahorrando tiempo de bsquedas al no tener que sumergirnos en voluminosos archivos fsicos para ubicar un determinado documento.

Los archivos administrativos y tcnicos sern mejor administrados cuando estn dirigidos por profesionales del rea de la Archivstica y/o Bibliotecologa.

Los archivos de carcter tcnico y administrativo, organizados y sistematizados, constituyen la mdula central de todo Programa de Gestin Documental, por lo cual merecen se les destine los recursos necesarios para su ptimo funcionamiento.

No solo es necesario contar con una base de formatos para los documentos, es ms importante hacer llegar esta informacin a los empleados que usaran de esta y tambin a los usuarios para que estos le den un uso correcto.

La mayora de las reas, empresas, centros culturales, etc., que forman parte de la FIIS manejan un propio sistema de trmites documentarios, los cuales en su mayora son fsicos.

Si una empresa desea implantar un sistema de trmite documentario es necesario que cuente con un manual el cual debe dirigido por un Consultor especializado en el tema.

Se puede observar que en la FIIS no existe ninguna iniciativa por parte de sus componentes, de organizar mejor sus trmites documentarios.

Recomendaciones

Debido a la gran cantidad de documentos que se manejan en la Facultad de Ingeniera Industrial y de Sistemas es recomendable crear un sistema computarizado para el control, acceso y manipulacin de los trmites documentarios que se realizan en estaorganizacin.

Sera de gran utilidad realizar una recopilacin de todos los formatos de documentos utilizados en los organismos internos de la Facultad de Ingeniera Industrial y de Sistemas con el fin de organizarlos para servir como fuente de ayuda para la creacin proceso de los documentos al personal encargado y a los usuarios.

Los documentos mantenidos en custodia para consulta tcnica o legal y los clasificados como permanentes deben tener un control automatizado dentro del sistema computarizado que permita referenciarlos en forma inmediata, controlar la prestacin y reducir su nivel de exposicin al deterioro por manipuleo. Al momento de implantar este sistema es necesario realizar una capacitacin para el personal encargado del procesamiento de los documentos as como a todos los usuarios potenciales.

Crear una pgina de Internet especializada en trmites documentarios donde los usuarios obtengan la informacin necesaria como formatos, requisitos, costos, etc.; para realizar el trmite de un documento.

V. BIBLIOGRAFIA http://www.comisionbrandt.com/pdfs/laborum-V.pdf

http://74.125.47.132/search?q=cache:8l5hQewwFJUJ:www.wiphala.net/courses/research/ST235/2006-II/groups/presentation09.ppt+tramites+documentarios+fiis&cd=1&hl=es&ct=clnk&gl=pe

Manual de Organizacin y funciones de la FIIS

http://campus.uss.edu.pe/web/sistema/63_intranet/descargas/archivos/Nuevo%20Manual%20de%20T.D..pdf

Mejora del tiempo de respuesta a los remitentes de documentos mediante la aplicacin de un sistema de trmite documentario en una facultad. Propuesta de tesis - Franco Huertas, Joel Francisco

Gestin de Documentos. Tesis Landa Molina Luz Mercedes Universidad Nacional Mayor de San Marcos.

Normas y procedimientos de Trmites Documentarios

Sistema de Gestin Documentario ( SGDi. v.3.3 )

http://www.dsmgroupsac.com/business/WebDSM/DSMWeb.nsf/0/c6c1f04b583591820625712d0062bcaa?OpenDocument

Manual de Control Documentario y Archivo.

CYBERDOC: Sistema de Trmite Documentario

El TUPA UNI 2009 (Texto nico de Procedimientos Administrativos)

http://economia.unmsm.edu.pe/Organizacion/DirAdministrativa/UTramite.htm

Gua de Procedimientos para Tramite documentarios - UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGO

ANEXOS

ENTREVISTA La presente entrevista se dirige hacia el ingeniero Hernn Parra Osorio, que ocupa el cargo de administrador de Sistemas UNI y tiene el objeto de dar a conocer como se realiza el trmite documentario en esta unidad acadmica.1. Qu tipo de documentos maneja Sistemas UNI?

La administracin de Sistemas UNI trabaja con documentos como Memorandos y oficios.

2. Existen formatos definidos para los documentos que maneja?

Existen formatos de documentos que se archivan digitalmente.

3. Utilizan algn tipo de sistema para organizar los documentos que manejan?

Existen dos tipos de documentos que llegan a Sistemas UNI: Digitales: Son archivados en una base de datos Fsicos: Cada documento tiene nmero de oficio, y se guarda en files.

4. Existe algn tipo de sistema para el acceso a dicha informacin?

No hay un sistema para ingresar a la base de datos, solo se necesita buscar la carpeta en la computadora donde se est guardando esta base de datos.

5. Existe un rea especial encargada de recabar y organizar los documentos?

No existe un rea especfica, el encargado de recabar y organizar los documentos es la secretaria de turno.

6. Considera usted que su sistema de trmite documentario interconecta todas las reas de Sistemas UNI?

Sistemas UNI es una empresa descentralizada, en la cual cada rea tiene su propia base de datos de documentos. Existen 4 reas en Sistemas UNI. Programacin de cursos y horarios. Recepcin y atencin de clientes Secretaria Elaboracin de certificados y constanciasEl rea de Secretaria es la nica que se encarga de elaborar documentos, la cual tambin se encarga de recibir los documentos que la facultad enva a Sistemas UNI.

7. Cree usted que los trabajadores le dan un uso adecuado a su sistema de trmite documentario?

S, no se han dado quejas sobre algn mal trmite documentario.

8. Existe algn manual de uso para trmites documentarios?

No, en la actualidad no existe.

9. Existe algn tipo de problema en su sistema de trmites documentarios?

No

10. Usted considera que sera ms adecuado manejar todos sus documentos de manera virtual?S, pero que el uso de ese sistema no sea complicado de manejar.

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