sistem pengolahan data penggajian guru dan …repository.amikom.ac.id/files/naskah_publikasi...
TRANSCRIPT
SISTEM PENGOLAHAN DATA PENGGAJIAN GURU DAN KARYAWAN PADASMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Endang Retno Rustiningrum
06.12.1998
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2012
MANAGING SYSTEM OF TEACHERS AND STAFFS SALARY DATA IN SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN
SISTEM PENGOLAHAN DATA PENGGAJIAN GURU DAN KARYAWAN PADA
SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN
Endang Retno Rustiningrum ( 06.12.1998 ) Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRAKSI
Under the Law No.42 year 1999 on amendment of the law No.8 of 1974 concerning staffing,particularly trees of articel 34 paragraph (2) states the need for maintenance and staffing information caring.To support these policies,it is deemed necessary to build and develop a system that has done.While,the effort to support the consolidation of personnel administration system was created with the expansion of employment for the employees.
Payroll information system,is part of the information system that is useful to solve the problems in the processing of employee payroll data SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN located in Jln.Raya Kare wungu Madiun has a payroll system is quite good but still uses the employee’s payroll information system based computers are expected can solve problems in the payroll data processing Teachers and Employees.
1. Pendahuluan
Saat ini kemajuan teknologi sangat membantu manusia menjadi lebih mudah
dalam mengerjakan pekerjaannya. Hal ini juga sering dijadikan solusi untuk
mengatasi berbagai problem yang seringkali muncul dalam kehidupan manusia.
Salah satu contohnya adalah pengolah data penggajian yang masih banyak
dilakukan secara manual disebagian instansi Pegawai Negeri. Sehingga penerapan
sistem komputerisasi yang berbasis client server dirasa sangat perlu untuk
mengolah data pada pegawai negeri khususnya para Guru dan Karyawan. Hal ini
dimaksud agar dapat mengatasi masalah rendahnya tingkat kekurangan data dan
keterlambatan dalam penyajian informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Pengolahan data penggajian di SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN masih
menggunakan cara manual. Penggajian yang tidak akurat ataupun keterlambatan
penerimaan gaji dalam pengolahan data sering menjadi hambatan dalam pelayanan
informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Oleh karena itu, saya memilih SMP
NEGERI 1 WUNGU MADIUN sebagai obyek penelitian saya.
Pembuatan sistem komputerisasi pada SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN ini
dibahas dalam laporan skripsi dengan judul “Sistem Pengolahan Data Penggajian
Guru dan Karyawan Pada SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Informasi
1. Pengertian Informasi
Menurut Mc.Load (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data
yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.3
Menurut Davis (1995) informasi adalah data yang diolah menjadi
sebuah sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat
dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.4
2. Siklus Informasi Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya,
perlu dijelaskan bagaimana siklus yang dibutuhkan dalam menghasilkan
informasi. Data dimasukkan kedalam model yang umumnya memiliki
urutan proses tertentu dan pasti, setelah proses dihasilkan informasi
tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai
dasar membuat keputusan tertentu, dari keputusan tersebut akan
menghasilkan kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali
sebagai data yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses),
begitu seterusnya.
Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi,
(information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycles).
3. Kualitas Informasi
Kualitas informasi sangat dipengaruhi oleh tiga hal pokok yaitu
relevancy, accurancy, dan time linness.
1) Relevansi (relevancy)
Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya.
Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Tapi
relevansi informasi itu untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya
berbeda.
2) Akurasi (Accuracy)
Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut
tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan dan harus jelas
mencerminkan maksudnya. Ketidak akuratan sebuah informasi dapat
terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau
kesengajaan sehingga dapat merusak atau merubah data-data asli
tersebut.
3) Tepat Waktu (time liness) Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data,
datangnya pada penerima tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang
sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi
merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Sehingga kalau
digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat
menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil. Kebutuhan
akan tepat waktunya sebuah infornasi itulah yang pada akhirnya akan
menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi.
3 Ibid. Hal 9 4 Ibid
3. Analisis
3.1 Analisis PIECES
Untuk menganalisis sistem yang lama dimaksudkan untuk menemukan
penyebab sebenarnya permasalahan-permasalahan yang terjadi sehingga sistem
yang lama tidak berfungsi. Sistem yang lama akan diganti dengan sistem yang
baru. Permasalahan-permasalahan di sistem yang lama perlu ditemukan dan
diperbaiki. Jika sistem yang baru merupakan teknologi informasi maka perbaikan
dari sistem yang lama berupa perbaikan-perbaikan dalam bentuk informasi yang
disediakan oleh sistem yang baru. Supaya sistem yang baru berhasil, informasi-
informasi yang dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan pemakainya.
Menganalisis kebutuhan informasi pemakai perlu dilakukan untuk menghasilkan
informasi yang relevan.
Dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi
peningkatan-peningkatan yang berhubungan dengan analisis PIECES
(Performances, Informations, Economics, Control, Eficiency, and Service)
1. Kinerja (Performances) Adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem
yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari Troughput dan
Response Time. Troughput adalah jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan suatu
saat tertentu. Jadi ini berhubungan dengan seberapa maksimal pekerjaan yang
dapat dilakukan oleh pegawai pada pengolahan data kependudukan di Kulon
Progo pada waktu tertentu dapat dikatakan efektif dan efisien. Response Time
adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan
ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Disini
melihat seberapa lama waktu yang dibutuhkan atau waktu yang terbuang
percuma oleh pegawai dalam melakukan pekerjaan atau dapat dikatakan
efektifitas kerja pegawai .
Hal ini bisa dilihat dari proses pengolahan data pegawai misalnya pencarian
data penduduk serta pembuatan laporan yang dilakukan masih manual, sehingga
dalam pengerjaannya memerlukan waktu yang lama yaitu sekitar 5 menit.
Dengan adanya sistem yang baru ini, diharapkan kinerja pegawai menjadi
maksimal yaitu sekitar 3 menit untuk menyelesaikan pekerjaan, sehingga
pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat waktu untuk tercapainya
sasaran. Adapun perkiraan berbandingan sistem lama dengan baru adalah
sebagai berikut:
Tabel 3.1 Analisis Performance
Sistem Lama
Informasi yang diperlukan misalnya
data pegawai didapat dalam waktu
yang cukup 5 menit karena proses
pencarian data masih membutuhkan
arsip-arsip yang ada.
2. Informasi (Informations)
Informasi merupakan hal yang penting dan sangat menunjang bagi pimpinan
dalam proses pengambilan keputusan. Laporan-laporan yang sudah selesai
diproses mestinya digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan
oleh manajemen maupun pihak lain yang membutuhkan. Dimana bagi pihak
manajemen laporan tersebut dapat digunakan sebagai acuan untuk
merencanakan langkah selanjutnya.
Dari analisis yang telah dilakukan terlihat bahwa pada pencarian data
penduduk masih terdapat beberapa situasi yang masih membutuhkan
peningkatan kualitas kecepatan dalam pemberian informasi antara lain adalah
laporan data penduduk, jumlah penduduk setiap kecamatan, dan dan informasi
data sekolahan. Yang menjadi permasalahan dalam hal ini adalah kurang
keakuratan data karena seringnya terjadi kesalahan dalam pencatatan data
penduduk, jumlah penduduk setiap kecamatan dan informasi data sekolahan.
Dengan sistem yang baru ini mencoba membuat laporan menggunakan
teknologi komputerisasi sehingga diharapkan dapat menghasilkan laporan sesuai
dengan kebutuhan dan harapan serta dapat menghasilkan informasi yang
terformat, akurat dan tepat waktu guna memberi manfaat bagi pemakai. Adapun
perkiraan perbandingan sistem lama dengan sistem yang baru yaitu :
Tabel 3.2 Analisis Informations
Sistem lama
• Informasi tentang data pegawai yang
dihasilkan tidak akurat karna masih
banyak terdapat kesalahan penulisan.
• Informasi yang dihasilkan sering tidak
tepat waktu untuk diberikan kepada
pegawai .
• Informasi yang diberikan tidak relevan
karna kurang memberikan manfaat,data
yang dihasilkan juga masih banyak
terdapat kesalahan.
3. Ekonomi (Economics) Adalah penilaian sistem didalam penggunaan dana dan keuntungan yang
didapat dari sistem yang dikembangkan. Nilai ekonomis merupakan motivasi
paling umum bagi berjalannya suatu proyek. Persoalan ekonomi dan peluang
berkaitan erat dengan biaya yang dikeluarkan oleh instansi/perusahaan. Oleh
karena itu untuk memperoleh keuntungan yang maksimal perlu adanya
penghematan atas biaya yang dikeluarkan. Begitu juga dengan SMP Negeri 1
Wungu Madiun, penghematan dapat dilakukan melalui penggunaan sarana dan
prasarana secara optimal.
Dengan menggunakan sistem lama terdapat pembengkakan biaya tinta alat
tulis karena pencatatan data pegawai dilakukan secara manual dengan alat tulis,
sehingga terjadi pemborosan. Diharapkan dengan adanya sistem yang baru
nantinya akan memiliki nilai ekonomis yang akan mampu menghasilkan manfaat
sesuai dengan biaya yang dikeluarkan dan pemborosan dapat diminimalkan.
Tabel 3.3 Analisis Economic
Sistem Lama
Pemborosan biaya dalam penggunaan
kertas dan alat-alat tulis yang digunakan
untuk penyimpanan dokumen, karena
jika terjadi kesalahan tidak dapat
digunakan lagi dan data yang salah tidak
dapat diedit.
4. Kendali (Control)
Digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi penyalahgunaan
sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar yang tidak berkepentingan
serta menjamin keamanan data informasi yang dihasilkan, semakin sedikit
kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan, maka tingkat pengendalian
suatu sistem semakin baik.
Pada SMP Negeri 1 Wungu Madiun terlihat adanya pengendalian yang
kurang maksimal, salah satu diantaranya adalah kurangnya pengendalian yang
terdapat pada sistem informasi kepegawaian sehingga data atau laporan yang
dihasilkan kurang terjamin. Hal tersebut dikarenakan arsip dan dokumen penting
terdiri atas beberapa laporan saja, tidak menyeluruh serta terdapat kesamaan
data kepegawaian.
Dengan adanya pengawasan menggunakan sistem baru serta pengendalian
yang dilakukan, diharapkan sistem akan lebih terkendali dan dapat berjalan
dengan baik sesuai dengan standar yang diharapkan dan data lebih aman serta
tidak terdapat kesamaan data kepegawaian.
Tabel 3.4 Tabel Analisis Kendali
Sistem lama
a. Pengendalian untuk mendeteksi
kesalahan yang dilakukan masih
rendah.
b. Memungkinka adanya
penyalahgunaan sistem, misalnya
oleh operator yang memanipulasi
data.
5. fisiensi (Eficiency)
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana suatu sumber daya dapat
digunkan dengan pemborosan minimal. Untuk meminimalkan sumber daya
tersebut bisa dilakukan dengan cara menaikkan atau menurunkan komoditas
berupa orang, uang, bahan atau sumber daya lainnya. Maksudnya adalah
mendapatkan sebanyak-banyaknya dari yang sekecil-kecilnya atau paling tidak
mendapatkan lebih banyak dari apa yang sudah ada.
Pada SMP Negeri 1 Wungu Madiun terlihat adanya ketidakefisienan dalam
hal pengolahan data pegawai. Hal ini disebabkan sistem yang kurang baik, yang
masih bersifat manual sehingga penggunaan sumber daya tenaga kerja lebih
banyak karena beban kerja besar.
Dengan menggunakan sistem baru pengguanaa sumber tenaga kerja lebih
sedikit, karena beban kerja ringan pengolahan data yang dilakukan dengan
terkomputerisasi.
Tabel 3.5 Analisis Eficiency
Sistem Lama
Dengan beban kerja yang banyak
maka melibatkan banyak sumber daya
6. Pelayanan (Service) Peningkatan pelayanan yang lebih baik pada SMP Negeri 1 Wungu Madiun
dimaksudkan untuk memberi kan pelayanan yang terbaik bagi karyawan serta
meningkatkan kepuasan kerja karyawan. Upaya peningkatan pelayanan tersebut
dapat dilakukan melalui perbaikan dalam proses pengolahan data karyawan.
Pada SMP Negeri 1 Wungu Madiun terlihat bahwa karyawan harus
menunggu lamanya antrian karena pencatatan data presensi dilakukan secara
manual dalam dokuman.
Dengan menggunakan sistem yang baru karyawan tidak perlu mengantri
lama-lama karena pelayanan lebih cepat dengan menggunakan sistem yang
terkomputerisasi.
Tabel 3.6 Analisis Service
Sistem Lama
Pelayanan informasi yang diperlukan
membutuhkan waktu yang lama
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan bagian awal dari pembuatan sistem
informasi dimana tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan
proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak
menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah diterapkan pada
perancangan program. Rancangan sistem secara umum juga merupakan
gambaran secara umum yang ditunjukkan kepada user tentang sistem yang baru
atau sistem yang diusulkan.
Flowchart Yang Diusulkan
Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem
berjalan. Adapun gambaran flowchart sistem baru sebagai berikut
5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan
Dari penjelasan dan uraian pada bab sebelumnya, serta analisis yang telah
dilakukan dengan melakukan studi kelayakan terlebih dahulu, dapat disimpulkan
bahwa :
1. Dari observasi yang telah dilakukan, dapat diidentifikasi bahwa sistem lama
(manual) yang masih diterapkan di SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN dinilai
masih kurang efektif dan efisien.
2. Adapun alternatif dari pemecahan masalah yang ada adalah dengan
mengganti sistem lama yang masih manual dengan sistem baru yang sudah
terkomputerisasi.
3. Maka dikembangkanlah sebuah sistem baru yang sudah terkomputerisasi dan
terintegrasi, yang secara garis besar dapat mempermudah dalam berbagai
hal, misalnya saja kerumitan dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan
pencatatan data yang mungkin timbul akibat faktor sumber daya manusianya
sendiri dan masih banyak yang lainnya.
4. Diharapkan dengan diterapkannya sistem baru yang sudah terkomputerisasi
ini, kegiatan pencatatan, pencarian dan pembuatan laporan akan lebih efektif
dan efisien.
5.2 Saran Adapun saran yang penulis usulkan sebagai bahan pertimbangan guna
meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu :
1. Mengganti sistem lama dangan sistem baru yang sudah tekomputerisasi,
dimana sistem tersebut dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan
efisien dibandingkan dengan sistem manual.
2. Ada baiknya jika dalam tahap pengembangan sistem kedepannya, aspek
keamanan data dapat lebih diperhatikan, agar dapat meminimalisasi hal-hal
yang tidak diinginkan. Serta dalam pembuatan laporan yang masih dibuat
secara global dapat ditingkatkan menjadi lebih mengkhusus, agar lebih
mempermudah dalam pengambilan keputusan.
3. Dalam pembuatan aplikasi ini penulis menyadari bahwa masih banyak
kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan
aplikasi dikarenakan keterbatasan penulis, untuk itu saran dan kritik sangat
diharapkan. Serta harapan penulis semoga sistem ini dapat dimanfaatkan
dengan sebaik-baiknya.
Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan. Penulis
berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan
data, pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan. Sehingga
dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam
pengambilan keputusan bagi kemajuan SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN.
Daftar Pustaka
Benny Parlaungan Sialaga,S.H dan Irwansyah Lubis, S.E., Pedoman Perpajakn bagi
Bendaharawan Pemerintah Pusat dan Daerah serta Rekanan Pmrintah, hal 9
Fathansah. 1999. Buku Teks Ilmu Komputer : Basis Data . Bandung: Informatika..
Gordon B. Davis, Managemen Informations Sistem : Conceptual Fundations, Structure,
and Development, Tokyo : McGraw-HillKogakusha,1 Ltd., International Student Edition,
1974,p.81
Jerry FitxGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stallings. Jr., Fundamentals of Sistems
Analysis, New New York : John Willey & Sons, Inc., Second dition, 1981, p.5
Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan
Terstruktur Teori dan Paket Aplikasi Bisnis
Modul Praktek PBD, 2006. Halaman 1.