RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PERENCANAAN PERSEDIAAN BARANG

PADA CV. JAYA TAMA

Muhammad Royyan Asrillah1) S1/Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika& Teknik Komputer Surabaya

email: setanborneo@ yahoo.com

Abstract:Every company, whether the company is a trading company or service company always hold inventories. Without the inventory, the entrepreneurs will be faced with the risk that the company at a time can’t satisfy customers who require or request goods services. Likewise with CV. Jaya Tama, which is located at Manukan Indah 19J/17Surabaya. CV. Jaya Tama is a company engaged in mechanical and electrical suppliers. Inventories of goods on this CV. Jaya Tama is essential so that the inventory must be managed properly.

Double moving average method and the economic order quantity is one method that can solve the problem of supplies. Forecast sales data using a Double moving average and the results incorporated into the method of forecasting economic order quantity. Results of the economic order quantity can help the company in determining the inventory policy for the next period.

Keywords:Inventory, the double moving average and the economic order quantity.

Analisis persediaan adalah salah satu

topik paling populer dalam ilmu manajemen.

Salah satu alasannya adalah bahwa hampir

semua jenis organisasi bisnis memiliki

persediaan. Suatu perusahaan atau organisasi

menyimpan persediaan untuk berbagai alasan

penting. Alasan utama adalah menyimpan

barang jadi untuk memenuhi permintaan

pelanggan atas suatu produk terutama pada

usaha ritel. Biasanya sejumlah persediaan

disimpan untuk mengantisipasi permintaan

pelanggan. Namun, karena permintaan sulit

diketahui dengan pasti, sejumlah persediaan

yang disebut stok cadangan disimpan untuk

memenuhi perubahan yang tidak diharapkan

dalam bentuk permintaan yang lebih

banyak.Menurut Supranto (1988), situasi

bisnis di mana inventori dari suatu jenis

barang harus dimasukkan ke dalam stok pada

permulaan waktu tertentu. Jumlah

permintaan tidak diketahui, tetapi distribusi

probabilitasnya diketahui. Untuk

penyederhanaan kita menganggap bahwa

tidak mungkin dilakukan pemesanan kembali

dalam periode tertentu walaupun jumlah

yang diminta jauh melebihi yang ada dalam

stok.

Berdasarkan hasil penelitian yang

dilakukan, bagian pembelian barang pada

CV. Jaya Tama sering merasa kesulitan

dalam menentukan stok minimum suatu

barang yang harus dipenuhi, bagian

pembelian juga memiliki masalah dalam

menentukan berapa jumlah pesanan barang

yang optimal untuk penjualan periode

berikutnya, bagian pembelian kesulitan

1

kapan harus menentukan waktu pemesanan

barang kembali. Berdasarkan

permasalahan diatas, untuk mewujudkan

pelayanan yang lebih baik untuk setiap

pelanggan, maka perlu dibangun suatu sistem

pembelian dan perencanaan persediaan

barang yang berbasis desktop yang akan

memberikan informasi tentang jumlah stok

barang, informasi detil tentang pembelian

barang, informasi tentang penjualan

barang,sistem yang akan memberikan

informasi yang dapat menentukan stok

minimum pemesanan barang kembali dan

menentukan waktu pemesanan barang

kembali, sistem yang dapat meramalkan

barang yang akan laku di periode berikutnya

dengan menggunakan metode double moving

average, sistem yang dapat mengetahui

jumlah pesanan yang optimal dengan

menggunakan metode EOQ. Dalam

penelitian ini metode yang digunakan dalam

proses perhitungan peramalan adalah metode

double moving average dan penggunaan

metode economic order quantity untuk

menghitung jumlah pemesanan

optimal.Menurut Spyros (2001:4),

digunakannya metode double moving

average karena metode ini dapat mengatasi

adanya suatu trend dengan menghitung rata-

rata bergerak yang kedua sebagai dasar dari

metode ini sehingga dapat

menghitungramalan pada periode mendatang

dengan lebih baik. Menurut Jay Haizer

(2005:18) Untuk menghitung besarnya

jumlah pesanan yang optimum, maka

perusahaan dapat menggunakan metode

Economic Order Quantity (EOQ). Dalam

metode EOQ tersebut tingkat persediaan

yang optimum dapat tercapai pada saat biaya

pemesanan persediaan sama dengan biaya

penyimpanan persediaan. Dengan EOQ dapat

diketahui jumlah pembelian paling ekonomis

yang harus dilakukan pada saat setiap kali

pembelian.

Dari sistem baru ini diharapkan dapat

memberikan informasi secara mudah, cepat

dan dapat dipercaya kebenarannya sehingga

kegiatan CV. Jaya Tama dapat berjalan

lancar serta dapat membantu pimpinan dalam

menentukan kebijaksanaan yang akan

dilakukan.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Kristanto (2003:2), sistem

adalah kumpulan elemen – elemen dan

bekerja sama untuk memproses masukan atau

input yang ditunjukkan kepada sistem

tersebut dan mengolah input tersebut sampai

menghasilkan keluaran atau output yang

diinginkan. Adapun penjelasan tentang

elemen – elemen dari sistem adalah :

a. Tujuan, sistem dapat berupa tujuan

usaha, kebutuhan pemecahan masalah,

dan lain sebagainya.

b. Batasan, merupakan batasan – batasan

yang ada dalam mencapai tujuan dari

sistem, yang dapat berupa peraturan –

peraturan, permasalahan yang dibahas

peralatan, persinil dan lain sebagainya.

2

c. Penghubung, penghubung merupakan

media antara satu subsistem dengan

subsistem lain sehingga output

(keluaran) dari subsistem akan dapat

menjadi input (masukan) bagi subsistem

lain.

d. Input (masukan), merupakan bagian

yang bertugas untuk menerima data

masukan, dimana data dapat berupa asal

masukan, frekuensi pemasukan data dan

jenis pemasukan data.

e. Proses, merupakan bagian yang

memproses masukan data menjadi

informasi yang sesuai dengan keinginan

penerima.

f. Output (keluaran) merupakan keluaran

atau tujuan akhir dari sistem yang dapat

berupa laporan, tabel atau grafik.

Sedangkan informasi adalah kumpulan

data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna bagi pengguna informasi tersebut.

Peranan Persediaan

Pada dasarnya persediaan mempermudah

jalannya operasi perusahaan yang dilakukan

secara berturut-turut untuk memproduksi

barang. Menurut Sujadi Prawirosentono

(2000:69), persediaan diadakan mulai dari

bahan baku sampai barang jadi, antara lain

berguna untuk:

1. Mengurangi resiko keterlambatan

datangnya bahan-bahan yang dibutuhkan

untuk menunjang proses produksi

perusahaan.

2. Mengurangi resiko penerimaan bahan

baku yang dipesan tetapi tidak sesuai

dengan pesanan sehingga harus

dikembalikan.

3. Menyimpan bahan/barang yang dihasilkan

secara musiman sehingga dapat digunakan

seandainya bahan/barang itu tidak tersedia

dipasaran.

4. Mempertahankan stabilitas operasi

produksi perusahaan, yang berarti

menjamin kelancaran proses produksi.

5. Upaya penggunaan mesin yang optimal,

karena terhindar dari terhentinya operasi

produksi karena ketidakadaan persediaan

(Stock Out).

6. Memberikan pelayanana kepada

konsumen dengan baik, dimana keinginan

konsumen pada suatu waktu dapat

dipenuhi dengan memberikan jaminan

tetap tersediaanya barang jadi tersebut.

Metode Economic Order Quantity

EOQ adalah jumlah unit (kuantitas)

barang yang dapat dibeli dengan biaya

minimal. Tujuan model persediaan ini adalah

menentukan jumlah pesanan yang dapat

meminimumkan biaya penyimpanan dan

biaya pemesanan persediaan.Dengan

menggunakan perhitungan EOQ, maka

persediaan yang ada di dalam gudang tidak

terlalu banyak, tapi juga tidak akan terlalu

sedikit. Sehingga aktivitas perusahaan tidak

terganggu karenanya.Salah satu masalah

dalam menentukan analisis EOQ adalah

3

bahwa sulit bagi kita untuk dapat

menentukan titik pemesanan kembali. Bahwa

titik pemesanan kembali diperlukan untuk

mencegah terjadinya kehabisan stok

(kekurangan) selama waktu antara

melakukan pemesanan dan penerimaan

pesanan tersebut.

Jumlah pesanan pada setiap

pembelian (Q) yang optimal akan

memperoleh total biaya persediaan (TC)

yang minimal. Secara matematis jumlah

pesanan yang optimal (Q*) dapat dihitung

sebagai berikut :

dTCdQ

=−CRQ2

+ H2

=0

atau

CRQ2

=H2

Q2=2CRH

Q¿=√2CRH

Persamaan untuk kuantitas pembelian

optimal :

EOQ = Q* = √2 CR / H

H = P f

B = RL / N

Di mana:

R : Permintaan perbulan (unit).

C : Biaya pemesanan setiap pesanan (Rp).

Q : Jumlah setiap pesanan pada setiap

pembelian (unit).

H : biaya penyimpanan perunit (Rp).

P : harga pembelian (Rp) perunit.

f :biaya penyimpanan perunit yang

dinyatakan dalam persentase.

B : titik pemesanan kembali (unit).

L : waktu tunggu (Lead time).

N :banyaknya periode lead time dalam

periode permintaan

Titik Pemesanan Kembali

Reorder point adalah saat titik di mana

harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa

sehingga kedatangan atau penerimaan barang

yang dipesan itu adalah tepat pada saat

dibutuhkan.Pemesanan kembali ini perlu

dilakukan oleh perusahaan pada setiap

periode untuk mencegah terjadinya

kekurangan barang. Sehingga aktivitas

perusahaan tidak terganggu.

Metode Double Moving Averages

Menurut Salah satu cara untuk

mengubah pengaruh data masa lalu terhadap

nilai tengah sebagai ramalan adalah dengan

menentukan sejak awal berapa jumlah nilai

observasi masa lalu yang akan dimasukkan

untuk menghitung nilai tengah. Untuk

menggambarkan prosedur ini digunakan

istilah rata-rata bergerak (moving average)

karena setiap muncul nilai observasi baru,

nilai rata-rata baru dapat dihitung. Rata-rata

bergerak ini kemudian menjadi ramalan

untuk periode mendatang. Untuk menentukan

ramalan pada periode yang akan datang

memerlukan data historis selama jangka

waktu tertentu. Misalnya dengan metode

4

4bulanan moving average ramalan bulan ke-

5 baru dapat dihitung setelah bulan keempat

berakhir demikian seterusnya.

Ft-1 =

X t+X t−1+ X t−2+.. ..+ X t−N +1

N

keterangan:

Ft-1 = Ramalan untuk periode ke t + 1

Xt = Data untuk periode ke t

N = Jangka waktu rata – rata bergerak

Perhitungan kesalahan meramal diuraikan

dibawah ini:

1. Error = Data rill – Ramalan

ei = Xi – Fi, dimana Xi adalah data periode

ke i sedangakan Fi adalah ramalan periodeke

t.

2. Mean Absolute Error

Adalah rata – rata absolute dari kesalahan

meramal, tanpa mengiraukan tanda positif

atau negative. Mean Absolute Error = ∑i=1

n |ei|n

(Spyros, 2002).

3. Mean Squared Error

Adalah rata – rata kesalahan meramal

dikuadratkan. Mean Squared Error∑i=1

n |ei|n

2

( Spyros, 2002).

Model Pengembangan

Berdasarkan proses persediaan barang

berikut disajikan Block Diagram untuk

menjelaskan alur proses yang terjadi dalam

sistem secara umum.

Gambar 1. Block Diagram Sistem

Persediaan Barang

Tahap peramalan meliputi aktivitas

peramalan penjualan barang yang dilakukan

pada bulanyang telah ditentukan. Peramalan

barang periode ke-n ditentukan

menggunakan double moving averages

sedangkan untuk tahap analisa persediaan

yaitu memasukkan hasil rata-rata dari

peramalan kedalam metode EOQ (Economic

Order Quantity).

Context Diagram

Diagram ini menggambarkan

rancangan global/ keseluruhan dari proses

yang ada pada DFD. Berikut ini merupakan

tampilan dari context diagram sistem yang

dirancang.

5

Gambar 2. Data Flow Diagram Sistem

Persediaan Barang

Pada Context Diagram diatas terdapat 4

external entity yaitu supplier, konsumen,

bagian pembelian dan admin. Masing –

masing dari entity memberikan input dan

oleh sistem diberikan output yang berupa

laporan atau data yang diperlukan. Pada

proses persediaan barang dimulai dari

penentuan peramalan dan stock barang

sehingga didapatkan stock minimum bagi

perusahaan.

DFD Level 0

Pada DFD level 0 terdapat 4 proses

utama yaitu : proses penjualan, proses analisa

persediaan barang, proses pembelian dan

proses pembuatan laporan.

Gambar 3. Level 0 Sistem Persediaan Barang

HASIL DAN PEMBAHASAN

6

Peramalan

Gambar 4. Form Perhitungan Peramalaan

Form perhitungan peramalan ini

digunakan untuk menghitung rata-rata

jumlah barang yang dibeli pada bulan

beikutnya. Dalam Perhitungan ini digunakan

metode double moving average.

Kondisi Persediaan

Gambar 5. Form Kondisi Persediaan

Form kondisi persediaan digunakan

untuk melihat stock persediaan apakah dalam

kondisi aman atau dalam kondisi kurang.

Perhitungan EOQ

Gambar 6.Form Perhitungan EOQ

Form perhitungan ini digunakan untuk

menghitung jumlah stock barang pada bulan

berikutnya. Dalam Perhitungan ini digunakan

metode economic order quantity yang mana

inputnya diambil dari hasil peramalan.

7

Pembelian

Form pembelian digunakan untuk

menyimpan data pembelian dari supplier..

Gambar 7.Form Pembelian

Penjualan

Gambar 8.Form Penjualan

Form penjualan digunakan untuk

mengetahui penjualan barang dan jumlah

barang yang telah dijual.

Grafik Penjualan

Form grafik penjualan merupakan form

untuk melihat perbandingan penjualan

sehingga dapat mengetahui tingkat penjualan

suatu barang. Apabila bentuk grafik diklik

maka menampilkan detil dari penjualan.

Gambar 9.Grafik Penjualan

Grafik Pembelian

Form grafik pembelian merupakan form

untuk melihat data pembelian kepada

supplier sehingga dapat mengetahui tingkat

pembelian suatu barang.

Gambar 11.Grafik Pembelian

Apabila bentuk grafik dalam form diklik

maka menampilkan detil dari pembelian

barang tersebut.

8

Gambar 12.Grafik Detil Pembelian

Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari

rancang bangun sistem persediaan barang

adalah sebagai berikut:

1. Rancang bangun sistem informasin

pembelian dan perencanaan persediaan

barang dapat memberikan solusi kepada

manager untuk meramalkan jumlah item

yang terjual pada periode tertentu

kedepan dengan menggunakan metode

double moving average.

2. Economic order quantity (EOQ) adalah

pemodelan kedua setelah mendapatkan

nilai peramalan. Pemodelan ini dapat

mengoptimalisasi pengadaan persediaan

dan mampu meminimalkan biaya

persediaan. Nilai EOQ dapat

diaplikasikan lagi dengan adanya reorder

point. Reorder point ini mampu

memonitor persediaan, dimana saat

pemesanan kembali dilakukan agar

barang yang dipesan datang tepat pada

waktunya.

Saran

Adapun saran yang dapat digunakan

untuk mengembangkan aplikasi yang telah

dibuat adalah sebagai berikut:

1. Sistem yang sudah dibuat perlu

diintegrasikan dengan sistem yang lain

misalnya dengan sistem administrasi dan

gudang.

2. Sebagai pembanding dapat dicoba

dengan metode yang lain seperti metode

winter, metode holt dan metode permalan

yang lainnya. Sebagai pembanding

persediaan dapat digunakan metode lain,

selain metode EOQ misalnya economic

production quantity (EPQ), material

requirement planning (MRP) ataupun

just in time (JIT).

DAFTAR PUSTAKA

Assauri, Softjan., 2004, Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta: Lembaga Penerbit Fakulitas Ekonomi Universitas Indonesia

Elwood, Buffa, 1996, Manajemn Operasi/Produksi Modern, Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta.

Gaspersz, Vincent., 2004, Production Planning And Inventory Control, Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Kristatnto, Adri., 2003, Peracangan Sistem dan Aplikasinya, Gava Media Yogyakarta.

Prawirosentono, Sujadi., 2000, Manajemen Produksi dan Operasi, Bumi Aksara, Jakarta.

9

Spyros,Makridaris, Steven C. Wheelwright& Viktor E. Mcgee, 2002, Metode dan Aplikasi Peramalan, Erlangga, Jakarta

Taylor, Bernard W., 2001, SAINS MANAJEMEN Pendekatan Matematika untuk Bisnis, Buku 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

10