SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMP NEGERI 3 NGRAMBE KABUPATEN NGAWI

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Ikhwan Majid Fusihanto

09.11.3415

kepada

SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2013

  

  

  

Information System Of Library In SMP Negeri 3 Ngrambe Kabupaten Ngawi

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMP NEGERI 3 NGRAMBE KABUPATEN NGAWI

Ikhwan Majid Fusihanto Rum Muhamad Andri Kr

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The school library is a facility supporting the learning process is very useful to develop the knowledge and insight for students. By maximizing the function of the school library is expected to increase the knowledge and insights that have students in the school environment.

School library functions can be maximized by utilizing the website to build a library information system that is more effective and efficient in the process of service to students and library staff as well as for those who have interest in and related to the school library.

With a website, the information provided will be quickly delivered and is expected to improve the quality of schools, support the effectiveness of the work, be a source of information for teachers and students of SMP Negeri 3 Ngrambe.

Keywords: Information systems, Library, Website, PHP, Internet 

  

  

1. Pendahuluan

Perpustakaan Sekolah merupakan jantungnya pendidikan. Setiap Sekolah yang

menginginkan pendidikan berkualitas mutlak senantiasa menumbuh kembangkan

perpustakaan. Kehadiran sebuah perpustakaan pada setiap satuan pendidikan, termasuk

jalur pendidikan sekolah merupakan suatu keharusan. Pada era globalisasi seperti saat

ini dimana kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) berkembang dengan

pesat serta pemanfaatan IT (Information Technology) dalam bidang pendidikan sudah

merupakan hal yang wajar. Oleh karena itu sekolah-sekolah berlomba-lomba

meningkatkan kualitas mutu pendidikan dengan lebih baik, sekolah di tuntut untuk

mengikuti perubahan dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi tersebut

kususnya dalam menerapkan sistem informasi yang menggunakan teknologi informasi.

Salah satunya menerapkan teknologi informasi tersebut pada bagian perpustakaan

sekolah.

Perpustakaan di SMP Negeri 3 Ngrambe Kabupaten Ngawi merupakan

Perpustakaan Sekolah yang telah memiliki tenaga pengelola perpustakaan, memiliki

jumlah koleksi buku sesuai standart Perpustakaan Sekolah , memiliki perabot dan

perlengkapan yang memadai. Serta siswa-siswinya telah di wajibkan menjadi anggota

perpustakaan sekolah. Namun proses pelayanan yang dilakukan saat ini masih secara

manual yaitu setiap siswa yang akan mencari buku akan bertanya kepada anggota

petugas perpustakaan dan apabila siswa sudah mengerti tempat buku yang akan

dipinjam siswa tersebut bisa langsung menuju tempat buku tersebut.Setelah siswa

mendapatkan buku yang akan dipinjam maka siswa harus menuju ke petugas

perpustakaan untuk melapor kepada petugas buku apa yang dipinjam dan memberikan

kartu anggota perpustakaan kemudian petugas akan menuliskan tanggal peminjaman

dan tanggal pengembalian buku tersebut. Pada saat melakukan pengembalian maka

petugas akan memberikan stempel tanggal dan akan memberikan paraf pada kartu

perpustakaan yang berada didalam buku tersebut. Melihat permasalahan diatas maka

penulis tertarik untuk menyusun penelitian Skripsi dengan judul “Sistem Informasi Perpustakaan SMP Negeri 3 Ngrambe Kabupaten Ngawi”.

  

  

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem adalah kmpulan dari bagian – bagian yang bekerja sama untuk mencapai

tujuan yang sama . Banyak ahli mengajukan konsep sistem dengan deskripsi yang

berbeda, tetapi pada prinsipnya hampir sama dengan sistem pada umumnya.

Schronderberg (1971) dalam Suradinata (1996) secara ringkas menjelaskan bahwa

sistem adalah 1 :

1. Komponen – komponen yang saling berhubungan satu sama lain.

2. Suatu keseluruhan tanpa memisahkan komponen pembentuknya.

3. Bersama – sama dalam mencapai tujuan.

4. Memiliki input dan output yang dibutuhkan oleh sistem lainnya.

5. Terdapat proses yang mengubah input menjadi output.

6. Menujukkan adanya entropi.

7. Memiliki aturan.

8. Memiliki subsistem yang lebih kecil.

9. Memiliki deferensiasi antar subsistem.

10. Memiliki tujuan yang sama meskipun mulaninya berbeda.

2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berarti bagi

penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.2

2.3 Konsep Dasar Media Informasi

Media informasi terus berkembang dan sangat diperlukan setiap saat karena

melalui media informasi manusia dapat mengetahui informasi yang sedang berkembang,

selain itu manusia juga bisa saling berinteraksi satu dengan yang lain. Melalui media

informasi sebuah pesan juga dapat tersampaikan dengan baik apabila media yang dibuat

tepat kepada sasarna dan informasi yang disampaikan bermanfaat bagi pembuat dan

target

                                                            1 Hanif Al Fatta, 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi : Untuk keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Hal 3. 

2 Jogiyanto, 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Hal 8.

  

  

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan3

2.5 Konsep Dasar Perpustakaan

Perpustakan menurut L.Madiwasiu, merupakan bentuk kata dasar dari “pustaka”

dalam bahasa sansekerta berarti buku, naskah/tulisan menurut kamus jawa kuno (kawi)

Indonesia. Perpustakkaan dikatakan juga sebagai gedung taman pustaka,taman bacaan,

pengartian sempit dermikian menyebabkan apresiasi terhaap perpustakaan di Indonesia

makin rendah.

Dalam arti tradisional, perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah.

Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan

lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh

sebuah kota atau institusi, dan dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak

mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.

2.6 Konsep Dasar Sistem Informasi Perpustakaan

Sistem informasi perpustakaan merupakan sebuah sistem yang terdiri dari

manusia, hardware, software, prosedur, dan data yang terintegrasi, digunakan untuk

manajemen otomasi perpustakaan sehingga mengemas sebuah informasi yang bernilai

bagi penggunanya (pustakawan maupun pemustaka.

2.7 Konsep Dasar Internet

Interconnected Network atau yang lebih popular dengan sebutan internet adalah

sebuah sistem komunikasi global yang menghubungkan komputer-komputer dan

jaringan-jaringan komputer di seluruh dunia. Setiap komputer dan jaringan terhubung

secara langsung maupun tidak langsung ke beberapa jalur utama yang disebut Internet

Backbone dan dibedakan satu dengan yang lain menggunakan unique name yang biasa

disebut dengan alamat IP 32 bit. Contoh : 202.65.124.130. 4

                                                            3 Jogiyanto, 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Hal 14 

4 Syafrizal, Melwin. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset. Hal 195.

  

  

Secara harfiah, internet (kependekan daripada perkataan ‘inter-network’) adalah

rangkaian komputer yang terhubung ke beberapa jaringan lain. Ketika komputer

terhubung secara global dengan menggunakan TCP/IP sebagai protokol pertukaran

paket data (packet switching communication protocol), maka rangkaian jaringan

komputer yang besar ini dapat dinamakan internet. Cara menghubungkan rangkaian

komputer dengan kaidah ini dinamakan Internetworking.5

2.8 Website

Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang

digunakan untuk menampilkan informasi, gambar gerak, suara, dan atau gabungan dari

semuanya itu baik yang bersifat statis maupun dinamis yang berbentuk satu rangkaian

bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan link-link.

2.9 PHP (Hypertext PreProcessor)

PHP (Hypertext PreProcessor) adalah bahasa pemrograman yang perintahnya

dilaksanakan pada server dan kemudian hasilnya ditapilkan pada komputer client. PHP

juga merupakan HTML embedded, yaitu perintah-perinyah PHP yang dituliskan

bersamaan dengan perintah-perintah HTML. Dapat dikatakan, tanpa HTML maka PHP

tidak dapat dijalankan sebagaimana mestinya.6

PHP adalah bahasa server-side programming (script dieksekusi di server) yang

powerfull untuk membuat halaman web yang dinamis dan iterkatif. Sintak PHP mirip

dengan bahasa Perl dan C. PHP biasanya sering digunakan bersama web server

Apache di berbagai sistem operasi. PHP juga mensupport ISAPI dan dapat digunakan

bersama dengan Microsoft IIS di Windows.7

2.10 MySQL

MySQL (My Structured Query Language) adalah sistem manajemen database

relasi (relational data-base management system) yang bersifat terbuka (open source).

Terbuka maksudnya dapat di-download oleh siapa saja baik versi kode program aslinya

(source code program) maupun versi binernya (executable program) dan bias digunakan

                                                            5 Ibid 195.

6 Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset. Hal 339 

7  Sunyoto, Andi. 2007. AJAX Membangun Web dengan Teknologi Asynchronouse JavaScript dan XML. Yogyakart:. Andi Offset. Hal 119 

  

  

secara (relatif) gratis bai untuk kebutuhan seseorang maupn sebagai suatu program

aplikasi komputer.8

2.11 XAMPP

XAMPP adalah sebuah paket perangkat lunak bebas yang mendukung banyak

sistem operasi dan di dalamnya terdiri dari Apache, MySQL, dan PHP.

2.12 Notepad++

Notepad++ adalah perangkat lunak yang bebas yang dapat digunakan untuk

menyunting teks dan menyunting kode program yang berjalan di sistem operasi

Windows. Notepad++ menggunakan komponen Scintilla untuk dapat menampilkan dan

menyunting teks dan kode program dari berbagai bahasa pemrograman.

2.13 Adobe Photoshop CS3

Adobe Photoshop CS3 adalah perangkat lunak editor citra buatan Adobe

Systems yang dikhususkan untuk pengeditan foto atau gambar dan pembuatan efek.

Perangkat lunak ini banyak digunakan oleh fotografer digital dan perusahaan iklan

sehingga dianggap sebagai pemimpin pasar (market leader) untuk perangkat lunak

pengolah gambar/foto, dan, bersama Adobe Acrobat, dianggap sebagai produk terbaik

yang pernah diproduksi oleh Adobe Systems

.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Analisis PIECES

Metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah dengan melakukan

peningkatan – peningkatan berdasarkan Analisis PIECES (performance , information,

economy , control , dan service ) yaitu :

A.Performance (Kinerja)

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja

dalam suatu perusahan . Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Masalah

kinerja terjadi ketika pada saat tugas – tugas pekerjaan dijalankan tidak mencapai

sasaran. Peluang untuk memperbaiki kinerja terjadi ketika seseorang menyetujui

suatu cara untuk mempercepat tugas – tugas pekerjaan sehingga sasarn dapat

                                                            8  Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset. Hal 1 

  

  

tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (

response time ) dari sustu sistem . Jumlah produksi (throughput) adalah jumlah

pekerjaan yang bisa diselesaikan selama waktu tertentu . waktu tanggap

(Response time ) adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan

tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

Berdasarkan pengamatan secara langsung , diperoleh hasil bahwa

sistem pengolahan data dan transakasi buku di perpustakaan SMP N 3 Ngrambe

masih menggunakan sistem manual. Sistem manual yang diterapkan ini , apabila

dalam pengolahan data perpustakkan seperti akan mengaudit data sering

menglami kesulitan . Berikut ini merupakan perhitungan mengenao analisis

perbandingan antara Tp dan Tr , pada sistem informasi Perpustakan SMP N 3

Ngrambe :

Lama kerja : 6 jam

Jumlah permintaan pembuatan laporan : 4 bagian ( misal x )

Waktu yang diperlukan : 30 menit ( misal y )

Throughput (Tp) : x*y = 4*30 = 120 ment = 2 am (misal z)

Sisa waktu = 6 jam – 2 jam = 4 jam = 240 menit

Respontime (Tr) = 240 menit

Hasil analisis menunjukkan bahwa nilai Tp < Tr , maka kinerja kurang efektif

Dari pembahasan diatas , maka dapat disimpulkan bahwa kelemahan

kinerja Sistem Informasi Perpustakaaan di SMP N 3 Ngrambe adalah :

Jumlah beban kerja lebih besar dalam megerjakan 4 laporan yaitu

laporan data buku , peminjaman , pengembalian dalam 1 minggu kesulitan dalam

melakukan pencarian data buku dan pencarian data anggota yang masih bersifat

manual

B.Information (Informasi)

Analisis sistem merupakan salah satu fokus dari sebuah konsep

informasi disuatu organisasi atau perusahaan . Karena itu harus memiliki

informasi yang seakurat ungkin tentang semua aktivitas maupun produk yang

dibutuhkan oleh organisasi atau para konsumen . Dengan adanya informasi yang

baik dan berkualitas maka organisasi dan para konsumen akan mendapatkan

pelayannan serta informasi yang akurat , tepat waktu, dan relevan sesuai yang

diharapkan.

  

  

Pada SMP N 3 Ngrambe masih secara manual dalam pengelolaan

perpustakannya , maka penyajian informasi kepada pemimpin organisasi tidak

dikemas dalam bentuk yang bermanfat dan menarik orang , kurangnya informasi

yang tepat pada waktunya . Selain itu penyaji informasi produk perpustakaan

tidak akurat dapat mengakibatkan pelayanan pada anggota perpustaakaan

terhambat.

C.Economic (Ekonomi)

Ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu pembuatan

proyek dengan adanya pembuatan sistem yang baru ini diharapkan dapat

menekan biaya dalam pengelolaan perpustakaan untuk penyajian informasi bagi

organisasi maupun anggota.. Perimbangan ekonomi akan dilakukan dengan

melakuakan sejauh mana manfaat dari pengembangan sistem mendukung

proses manajerial organisasi sekolah. Adanya pemborosan waktu dan alat – alat

merupakan salah satu penyebab terjadinya pembengkakan biaya , biaya belum

efektif dan efisien dalam penggunaanya salah satunya proposal . Dimana pada sistem lama biaya yang digunakan untuk pengadaan alat

tulis, tinta, buku dan kertas lebih besar serta dalam pengolahan secara manaual

dengan waktu yang lama dapat menigkatkan biaya operasional .

D.Control (Pengendalian)

Pengendalian atau control digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem,

mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem, dan

menamin keamanan sta dan informasi. dengan sistem yang lama controlling sulit

dilakukan karena data tidak tersimpan secara aman dan mudah rusak. Selain itu

keamanan data maupun informasi mudah dislahgunakan serta data mudah hiang

yang mengakibatkan kinerja sistem terganggu.

Pada sistem yang lama ini pengendalian data pada sistem sirkulasi

perpustakaan kurang maksimal karena masih terdapat kesalahan pencatatan

baik secara disengaja ataupun tidak. Contohnya apabila data yang dicatat dalam

buku pencatatan bisa hilang karena tidak ada sistem keamanan serta mudah

rusak yang mengakibatkan pencarian atau audit data terganggu sehingga

mengakibatkan penyajian informasi kepada pimpinan pihak sekolah maupun

para anggota terhambat.

E.Effisiensi (Efisiensi)

Efisiensi sering dikacaukan ekonomi yang sebenarnya berbeda.

Ekonomis terkait dengan jumlah sumber daya yang digunakan , sedangkan

  

  

efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber trsebut digunakan dengan

pemborosan yang minimal. Sehingga berdasarkan pengamatan secara langsung

diperoleh bahwa untuk efisiensi kinerja pada sistem lama ini beban kerja yang

ditimbulkan lebih banyak, seperti proses pendataan buku, proses peminjaman,

pengembalian dan pembuatan laporan-laporan

F.Service (Pelayanan)

Untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah satunya bisa kita

lihat dari segi pelayanannya. Pada sistem informasi perpustakaan peningkatan

pelayanan terhadap anggota merupakan bagian dari tujuan utama diadakannya

pengembangan sistem dari sistem lama ke sistem yang baru. Pada sistem

informasi perpustaakan yang sebelumnya digunakan, pelayanan dari segi waktu

terhadap anggota terlihat masih kurang cepat dan akurat sehingga menjadi salah

satu alasan diandakannya pengembangan sistem.Pada sistem lama dari segi

pelayanan terhadap anggota baik yang menyangkut peminjaman, pengembalian,

serta pembuatan laporan masih membutuhkan waktu yang lama dan kurang

maksimal

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi

Implementasi sistem adalah akhir kegiatan setelah melakukan analisis dan

perancangan sistem secara rinci. Kegiatan ini secara garis besar adalah meletakkan

sistem baru yang direncanakan dan dibuat untuk diterapkan. Implementasi juga

merupakan penerapan dari elemen-elemen yang telah didesain dalam bentuk

pemrograman untuk menghasilkan suatu tujuan yang dibuat berdasarkan kebutuhan.

Pengujian sistem dilakukan untuk mengetahui apakah program telah bebas dari

kesalahan-kesalahan sebelum diterapkan. Kesalahan program yang mungkin terjadi

adalah kesalahan bahasa (syntax) yakni kesalahan pada penulisan source kode

program, serta kesalahan pada saat program sedang berjalan (runtime), yaitu kesalahan

pada saat executable program dijalankan.

  

  

4.2 Manual Program

4.2.1 Form Login

Program login digunakan untuk mengakses semua menu yang ada diform

utama dan user sudah diinputkan sebelum mengakses.

Gambar 4.1 Tampilan Menu Login

4.2.2 Form Halaman Utama Form utama merupakan halaman yang berada paling depan ada saat

program dijalankan. Form utama biasanya digunakan untuk mengontrol semua

modul atau bagian program yang ada di dalam sistem yang dibuat.

Gambar 4.2 TampilanForm Utama

  

  

4.2.3 Menu Manajemen Anggota

Menu Manajemen anggota digunakan untuk proses penambahan anggota

baru .

Gambar 4.3 Tampilan Menu Manajemen Anggota

Untuk menambah anggota baru klik masukkan anggota baru kemudian isi

form manajemen anggota perpustakaan secara lengkap.

Gambar 4.13 Form Tambah Data Anggota

1) Nama Anggota : diisi dengan nama lengkap anggota

2) NIS : diisi dengan Nomor Induk Siswa

3) Role Anggota : diisi dengan role anggota.

4) Jenis Kelamin : diisi dengan jenis kelamin anggota.

5) Alamat : diisi dengan alamat lengkap anggota

6) Telepon : diisi dengan nomor telepon anggota.

Setelah itu klik button Submit.

  

  

4.2.4 Menu Manajemen Buku Menu Manajemen Buku digunakan untuk proses penambahan buku baru .

.

Gambar 4.4 Tampilan Manajemen Buku

Untuk menambah buku baru klik masukkan buku baru kemudian isi form

manajemen buku perpustakaan secara lengkap

Gambar 4.5 Form Manajemen Buku

  

  

4.2.5 Menu Transaksi Menut ransaksi digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman dan

pengembalian buku perpustakaan.

Gambar 4.6 Tampilan Menu Transaksi Untuk melakukan pemnjaman masukkan nis kemudian klik peminjaman

buku kemudian pilih buku yang akan dipinjam .

Gambar 4.7 Tampilan Pilih Buku

  

  

Untuk pengembalian buku maka klik pada menu daftar peminjaman dan

pengembalian buku kemudian pilih pengembalian pada tabel action.

Gambar 4.8 Menu Tampilan pengembalian buku

4.2.6 Laporan Data Anggota Laporan ini berisi tentang data-data anggota perpustakan beserta judul buku

yang dipinjam .

Gambar 4.9 Laporan Data Anggota

  

  

4.2.7 Laporan Data Buku Laporan berisi tentang buku yang sedang dipinjam beserta tanggal keluar

buku dan tanggal seharusnya kembali.

Gambar 4.10 Laporan Data Buku

4.2.8 Laporan Data Transaksi Perpustakaan Laporan ini berisi tentang semua data transaksi perpustakaan

Gambar 4.11 Laporan Data Transaksi

  

  

5. Penutup 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Sistem Informasi Perpustakaan SMP Negeri 3 Ngrambe memudahkan dalam

pendataan buku, mempercepat proses transaksi pinjam dan pengembalian buku

perpustakaan.

2. Sistem Informasi ini juga memudahkan dalam pembuatan laporan buku, anggota,

serta laporan transaksi perpustakaan dengan cepat dan mudah.

3. Pengunjung perpustakaan dapat memantau ketersediaan buku dan informasi

buku-baru yang ada di perpustakaan.

5.2. Saran

1. Untuk lebih mempercepat proses transaksi buku, penggunaan barcode dapat

digunakan sebagai solusi.

2. Fitur- fitur keamanan perlu ditambahkan agar sistem ini lebih aman dan

mengurangi celah hacker untuk masuk ke dalam sistem.

3. Pembuatan sistem informasi perpustakaan offline yang terintegrasi dengan web

dirasa diperlukan untuk mendukung kenyamanan transaksi bila terjadi masalah

bila listrik mati.

  

  

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi . Yogyakarta : Andi

Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta : Andi. Iskandar. 2009. Panduan Lengkap Internet. JavaScripst dan XML.Yogyakarta :

Andi.

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Sistem Informasi.Yogyakarta : Andi. Suherlan, Muchyidin Mihardja dan Iwa D Sasmita.2008. Perpustakaan.Bandung :

PT.Puri Pustaka Sunyoto,Andi. 2007. AJAX Membangun Web dengan Teknologi

Asynchrosnouse.Yogyakarta : Andi . Syafrizal,Melwin. 2006. Pengantar Jaringan Komputer Yogyakarta : Andi.

Yogyakarta : Andi.