sistem informasi kepegawaian berbasis linux pada...

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS LINUXPADA DINAS KESEHATAN KOTA YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

disusun oleh

Moch Farid Fauzi

06.12.1602

JURUSAN SISTEM INFORMASISEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOMYOGYAKARTA

2011

LINUX BASED STAFF INFORMATION SYSTEMIN YOGYAKARTA HEALTH OFFICE

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS LINUXPADA DINAS KESEHATAN KOTA YOGYAKARTA

Moch Farid FauziJurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM Yogyakarta

Computer as human tools have excess such as speed, accuracy, and efficiency in data management. Data management required design management and data processing to support in decission making.

One case is in Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta to increase the performance of administrative management to manage employee data with better system.

The old system in Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta using website media, sometimes error while the server is down. Beside that, the security system not assured because it can accessed everywhere and prone to interference hacking.

Keywords: The Old System, Performance of Administrative Management, to Manage the Employee Data.

1. Pendahuluan

Komputer sebagai alat bantu manusia memiliki kelebihan diantaranya kecepatan,

keakuratan, serta keefisienan dalam pengelolaan data-data. Dalam pengelolaan data

tersebut diperlukan manajemen perancangan dan pengolahan data untuk menunjang

dalam pengambilan keputusan.

Salah satu kasus adalah pada Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta yang mencoba

meningkatkan kinerja pengeloaan administrasi dalam mengelola data pegawai dengan

sistem yang lebih baik. Sistem lama yang digunakan menggunakan media website

terkadang sering terganggu ketika server sedang down. Segi keamanan menggunakan

media website kurang terjamin karena dapat diakses dimana saja dan rawan gangguan

hacker.

Mengingat begitu kompleksnya permasalahan yang dihadapi, maka dibutuhkan

sistem informasi pengolahan data pegawai guna mengolah data pegawai agar dapat

menunjang efektifitas kerja pada Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen-komponen atau

elemen-elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi,

atau energi. Selain itu, sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek

yang saling berelasi dan berinteraksi serta berhubungan antar objek biasa dilihat sebagai

satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.

2.1.2 Karakterist ik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:

1. Komponen-komponen (components) Sistem

2. Batasan (Boundary)

3. Lingkungan Luar (Environment)

4. Penghubung (Interface)

5. Masukan (Input)

6. Pengolah (Process)

7. Keluaran (Output)

8. Sasaran dan Tujuan (Objectives/Goal)

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Pengertian Informasi

Informasi adalah hasil dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna

bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian nyata dan dapat digunakan

sebagai pendukung pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data

adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan

kenyataan.

2.2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara

sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya dalam pengambilan keputusan.

Sistem informasi berbasis komputer (CBIS) biasanya dibedakan menjadi beberapa tipe

aplikasi, yaitu :

1. Transaction Processing System (TPS)

2. Management Information System (MIS)

3. Decision Support System (DSS)

4. Expert System and Artificial Intelligence (ES & AI)

2.2.3 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi berbasis komputer (CBIS) terdiri dari komponen-komponen

berikut:

1. Perangkat Keras

Perangkat keras merupakan komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan

data, memproses, dan keluaran data.

2. Perangkat Lunak

Perangkat lunak merupakan program dan instruksi yang diberikan ke komputer.

3. Database

Database merupakan kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian

rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.

4. Telekomunikasi

Telekomunikasi merupakan komunikasi yang menghubungkan antara pengguna

sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama kedalam suatu jaringan yang

efektif

5. Manusia

Manusia merupakan personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis,

programer, operator, dan bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.

2.2.4 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan

informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya

(Kertahadi, 1995).

2.2.5 Sistem Informasi Kepegawaian

Sistem Informasi Kepegawaian adalah sistem yang mampu memberikan

informasi data-data pegawai pada suatu perusahaan maupun instansi yang saling

berinteraksi mencapai tujuan yang telah ditargetkan.

2.3 Konsep Dasar Basis Data

2.3.1 Definisi

Basis data dapat diartikan sebagai kumpulan data tentang suatu benda atau

kejadian yang saling berhubungan satu sama lain. Pengelolaan basis data dapat

dilakukan secara manual maupun dengan komputer. Pengelolaan basis data berbasis

komputer dapat dikelola baik oleh sekumpulan program aplikasi untuk suatu kepentingan

atau oleh Sistem Manajemen Basis Data.

2.3.2 Tujuan

Tujuan pemanfaatan basis data:

1. Kecepatan dan kemudahan (speed)

User dapat menyimpan, memanipulasi, dan menampilkan kembali data lebih cepat

dan mudah daripada cara manual.

2. Efisiensi ruang penyimpanan (space)

Mengurangi redundancy, misalnya dengan pengkodean dan membuat relasi.

3. Keakuratan (accurancy)

Agar data sesuai dengan aturan dan batasan tertentu.

4. Ketersediaan (availibility)

Agar dapat diakses oleh user yang membutuhkan.

5. Kelengkapan (completeness)

Dengan menambahkan field pada tabel.

6. Keamanan (security)

Agar data yang bersifat rahasia tidak dapat diakses oleh user lain, misalnya dengan

pengkodean, account (username dan password), pembedaan hak akses untuk setiap

user terhadap data yang dapat dibaca atau proses yang dapat dilakukan.

7. Kebersamaan (sharebility)

Mendukung lingkungan multiuser, menghindari inkonsistensi data dan deadlock.

2.4Perangkat Lunak

2.4.1 Linux

Linux adalah sebuah kernel yang pertama kali dibuat di Universitas Helsinky di

Finlandia oleh mahasiswa muda bernama Linus Benedict Torvalds. Waktu itu komunitas

di Universitas Helsinky masih menggunakan sistem operasi UNIX. UNIX pada saat itu

bekerja pada MAINFRAME (komputer besar yang umumnya sebesar lemari), sehingga

belum support untuk PC. Linus kemudian membuat tiruan dari UNIX yang diharapkan

dapat bekerja pada PC (Personal Computer). Versi mini dari UNIX ini diberi nama Minix

(Mini UNIX). Minix inilah yang memberikan Linus suatu inspirasi untuk membuat Linux

yang lebih baik dari pada Minix.

2.4.2 Gambas

Gambas merupakan salah satu produk pemrograman open source dan free yang

bersifat object oriented dan berjalan di Linux. Gambas merupakan murni proyek open

source di bawah naungan General Public License (GPL). Bahasa ini dibangun dari

beberapa bahasa lain, yaitu C dan Perl.

2.4.3 MySQL

MySQL merupakan sebuah program database server yang mampu menerima

dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah

standar SQL (Structured Query Language). MySQL pertama kali dirintis oleh seorang

programmer database bernama Michael Widenius.

3. Analisis

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-

bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen

tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem

merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi dalam

menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.

3.2 Identif ikasi Masalah

Identifikas masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap

analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan

untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat

dicapai. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang

terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen

atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perancangan sistem.

3.3 Analisis Kelemahan Sistem

Analisis digunakan untuk menganalisis penyebab terjadinya masalah pada

sistem lama, analisis yang digunakan untuk menganalisis sistem lama menggunakan

analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, services).

3.4 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem merupakan salah satu yang dibutuhkan dalam

meningkatkan dan mendukung kinerja sistem. Apakah sistem yang dibangun sudah

sesuai dengan kebutuhan atau belum. Sistem Informasi Kepegawaian ini sangat bernilai

ekonomis dan praktis karena sistem informasi ini menghemat waktu, energi, dan biaya

serta mudah dimengerti oleh pengguna.

3.5 Analisis Kelayakan Sistem

Analisis kelayakan merupakan analisis yang digunakan untuk menentukan

kemungkinan apakah proyek sistem informasi layak untuk dilanjutkan atau dihentikan.

Tujuan dari studi kelayakan sistem adalah untuk menguji apakah sistem baru yang

diterapkan sebagai pengembangan sistem lama layak dipakai atau tidak.

Penilaian kelayakan yang akan dilaksanakan meliputi kelayakan semua aspek,

yaitu kelayakan teknologi, operasi, jadwal, ekonomi, dan hukum. Namun dalam proyek

sistem informasi ini analisis yang digunakan untuk menentukan layak atau tidaknya

proyek antara lain:

1. Kelayakan Teknologi

2. Kelayakan Hukum

3. Kelayakan Operasional

4. Kelayakan Ekonomi

3.6 Perancangan Sistem

Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud dan tujuan untuk

memberikan gambaran umum kepada pengguna tentang sistem yang baru atau yang

akan diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi

yang akan dirancang secara rinci. Langkah yang digunakan untuk mempermudah dan

menjamin sistem yang dibuat lebih berkualitas adalah dengan pemodelan sistem.

Pemodelan yang dilakukan biasanya mencakup dua hal, yaitu pemodelan proses dan

pemodelan data.

3.6.1 Proses Model

Pemodelan proses merupakan cara formal untuk menggambarkan bagimana sistem

beroperasi. mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan bagaimana data

berpindah di antara aktivitas-aktivitas tersebut. Cara yang terpopuler dalam

merepresentasikan proses model adalah dengan menggunakan data flow diagram

(DFD).

3.6.2 Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang

telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan. DFD merupakan alat yang cukup

populer, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem terstruktur dan jelas.

4. Hasil Penelit ian dan Pembahasan

4.1 Form Login

Pertama menjalankan sistem informasi kepegawaian ini akan muncul menu

Login. Pengguna diminta memasukkan username dan password untuk menentukan hak

akses sistem. Tujuan dari menu Login ini adalah untuk menjaga keamanan data agar

data hanya dapat diakses oleh pengguna yang berhak. Berikut merupakan tampilan dari

Menu Login:

Gambar 4.1 Form Login

Keterangan:

a. Tombol LOGIN : Untuk masuk ke Menu Utama.

b. Tombol CANCEL : Untuk membatalkan dan keluar dari Menu Login.

Apabila username dan password yang diinputkan tidak sesuai, maka akan

muncul jendela peringatan sebagai berikut :

Gambar 4.2 Login Tidak Sesuai

4.2. Form Menu Utama

Form Menu Utama akan muncul apabila username dan password yang

diinputkan pada Form Login sesuai dengan data yang ada. Tampilan Menu Utama ini

berguna untuk memudahkan pengguna dalam memilih pekerjaan yang akan dilakukan.

Penggunaan Menu Utama disesuaikan dengan hak akses yang diinputkan ketika proses

Login.

4.2.1 Menu Utama Sebagai Admin

Gambar 4.3 Form Menu Utama Admin

Keterangan:

a. Tombol DATA PEGAWAI : Menampilkan hasil laporan pegawai.

b. Tombol INPUT PEGAWAI : Menampilkan Form Input Data Pegawai.

c. Tombol PENDIDIKAN PEGAWAI : Menampilkan Form Input Pendidikan Pegawai.

d. Tombol MUTASI PEGAWAI : Menampilkan Input Mutasi Pegawai.

e. Tombol KEPANGKATAN : Menampilkan Input Kepangkatan Pegawai.

f. Tombol PENSIUN : Menampilkan input Pensiun Pegawai.

g. Tombol PROFIL : Menampilkan profil Sistem Informasi Kepegawaian

dan profil Programmer.

h. Tombol KELUAR: : Untuk keluar dari sistem informasi dan kembali ke

Menu Login.

4.2.2 Menu Utama Sebagai User

Gambar 4.4 Form Menu Utama User

Keterangan:

a. Tombol DATA PEGAWAI : Menampilkan hasil laporan kepegawaian.

b. Tombol PROFIL : Menampilkan profil Sistem Informasi Kepegawaian dan

profil Programmer.

c. Tombol KELUAR : Untuk keluar sistem informasi dan kembali ke Menu Login.

4.3 Form Data Pegawai

Form Input Data Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menginputkan

data pribadi pegawai. Form ini berisi field-field yang berguna untuk melengkapi data

pegawai, diantaranya nama, NIP, Nomer Kartu Pegawai, tempat lahir, tanggal lahir, jenis

kelamin, alamat, agama, status, nomer telepon, jenis kepegawaian, nomer NPWP, nama

suami/istri, dan jumlah anak. Tampilan Input Data Pegawai adalah sebagai berikut:

Gambar 4.5 Form Data Pegawai

Keterangan:

a. Tombol TAMBAH : Untuk menambah data.

b. Tombol SIMPAN : Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan.

c. Tombol UPDATE : Untuk merubah data.

d. Tombol HAPUS : Untuk menghapus data.

e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data pegawai.

f. Tombol CARI : Untuk melakukan pencarian.

g. Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Menu Utama.

4.4. Form Mutasi

Form Mutasi Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menginputkan data

mutasi pegawai. Form ini berisi field-field yang berguna untuk melengkapi data mutasi

pegawai, diantaranya tanggal mutasi, unit kerja, jenis jabatan, dan profesi pegawai.

Tampilan Input Data Mutasi Pegawai adalah sebagai berikut:

Gambar 4.6 Form Mutasi

Keterangan:





e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data mutasi.



4.5 Form Pendidikan

Form Pendidikan Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menginputkan

data pendidikan yang ditempuh pegawai. Form ini berisi field-field yang berguna untuk

melengkapi data pendidikan pegawai, diantaranya jenjang pendidikan, sekolah,

akreditas, nilai, jurusan, dan tahun kelulusan pegawai. Tampilan Input Data Pendidikan

Pegawai adalah sebagai berikut:

Gambar 4.7 Form Pendidikan

Keterangan:





e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data pendidikan.



4.6 Form Kenaikan Pangkat

Form Kenaikan Pangkat Pegawai merupakan menu yang berguna untuk

menginputkan data kenaikan pangkat golongan pegawai. Form ini berisi field-field yang

berguna untuk melengkapi data kenaikan pangkat pegawai, diantaranya golongan dan

tanggal naik golongan. Tampilan Input Data Kepangkatan Pegawai adalah sebagai

berikut:

Gambar 4.8 Form Kenaikan Pangkat

Keterangan:





e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data kenaikan pangkat.



4.7 Form Pensiun

Form Pensiun Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menginputkan

data pensiun pegawai. Form ini berisi field-field yang berguna untuk melengkapi data

pensiun pegawai, diantaranya pilihan pensiun pegawai, usia, tanggal pensiun, dan gaji

terakhir pegawai. Tampilan Input Data Pensiun Pegawai adalah sebagai berikut:

Gambar 4.9 Form Pensiun

Keterangan:





e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data pensiun.



4.8 Form Profil Pegawai

Form Data Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menampilkan

keseluruhan data pegawai. Form ini berisi informasi kepegawaian yang tersusun sesuai

dengan format penyusunan sesuai dengan yang tentukan oleh Badan Kepegawaian

Daerah Kota Yogyakarta. Tampilan Form Data Pegawai adalah sebagai berikut:

Gambar 4.10 Form Profil Pegawai

Keterangan:

a. Tombol LAP AKTIF : Menampilkan laporan data pegawai berstatus aktif.

b. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data kepegawaian.

c. Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Menu Utama

4.9 Form Browser

Form Browser merupakan sebuah form yang digunakan untuk menampilkan

segala bentuk laporan yang ada pada setiap form.

Gambar 4.11 Laporan Data Pegawai

Keterangan:

Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Data Pegawai.

Gambar 4.12 Laporan Mutasi

Keterangan:

Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Mutasi.

Gambar 4.13 Laporan Pendidikan

Keterangan:

Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Pendidikan.

Gambar 4.14 Laporan Kepangkatan

Keterangan:

Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Kepangkatan.

Gambar 4.15 Laporan Pensiun

Keterangan:

Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Pensiun.

Gambar 4.16 Laporan Profi l Pegawai

Keterangan:

Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Profil Pegawai.

4.10 Form Profil

From Profil berisi tentang profil dari sistem informasi kepegawaian dan profil

programmernya. Tampilan Form Profil adalah sebagai berikut:

Gambar 4.17 Form Profil

Keterangan:

a. Tombol KEMBALI : Untuk kembali ke Menu Utama.

5. Kesimpulan

5.1 Kesimpulan

Sesuai penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab

sebelumnya dan mengakhiri pembahasan "Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis

Linux Pada Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta" maka dapat diambil kesimpulan bahwa:

1. Pengolahan data selama ini menggunakan metode yang diterapkan oleh Badan

Kepegawaian Daerah Kota Yogyakarta yang berbasis website. Penggunaan media

website sering menjadi kendala dalam pengambilan data, terutama saat server

sedang down. Segi keamanan menggunakan media website tergolong kurang karena

dikhawatirkan data dapat diakses dimana saja dan rawan gangguan hacker.

2. Adapun keunggulan sistem informasi kepegawaian ini:

a. Mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data.

b. Mampu menyajikan informasi kepegawaian kapan saja, sehingga informasi

yang diminta dapat tepat waktu, tepat sasaran, dan akurat.

c. Perancangan sistem informasi menggunakan aplikasi yang legal dan tidak

berlisensi, sehingga tidak membutuhkan biaya yang besar dalam

pengadaan sistem.

d. Mendukung program pemerintah untuk "go opensource".

e. Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta dapat menjadi pelopor penggunaan sistem

informasi kepegawaian yang berbasis linux.

5.2 Saran

Berdasarkan analisa diatas, maka sistem yang diusulkan dapat menjadikan

bahan pertimbangan bagi Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta dalam mengelola data

kepegawaian. Penulis memberikan saran sebagai berikut:

1. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan agar dapat

diimplementasikan dalam proses pengolahan data kepegawaian pada Dinas

Kesehatan Kota Yogyakarta.

2. Diharapkan dengan adanya sistem informasi kepegawaian ini, dapat membantu

dalam meningkatkan pelayanan dan membantu menjadi pemecahan

permasalahan pada Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta dalam memberikan

informasi kepegawaian.

Daftar Pustaka

Al Fatta,Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI OFFSET.

Chantique, Dyah. 2007. database. http://blog.its.ac.id/dyah03tc/2007/10/05/basis-data-database/. diakses tgl 26 Januari 2011

Kristanto, Harianto. 2004. Konsep & Perancangan Database. Yogyakarta: ANDI.

Nugroho, Bunafit. 2005. Database Relasional dengan MySQL. Yogyakarta: ANDI.

Ridho, Mahdi. 2006. Panduan Aplikatif Pemrograman Gambas Pemrograman ala Visual Basic di Linux. Yogyakarta: ANDI.

Rusmanto dan Yunianto. 2005. Menguasai Gambas Pemrograman "Visual Basic" di Linux. Jakarta: Dian Rakyat.

Waliyanto. 2000. Sistem Basis Data Analisis dan Pemodelan Data. Yogyakarta: J&J learning.

sistem informasi kepegawaian berbasis linux pada...

Documents