SISTEM INFORMASI

20.1. KONSEP DASAR SISTEM

Kalau Anda membeli sebuah sepeda tetapi tidak dengan rodanya, maka sepeda itu tidak

akan berfungsi, dengan kata lain sepeda tersebut tidak dapat dikatakan suatu sistem, karena

masih ada komponennya yang kurang. Kalau Anda mempunyai sebuah jam tangan digital

elektronik yang harganya sampai ratusan ribu rupiah dan mengalami kerusakan total

sehingga tidak dapat di-perbaiki, maka jam tersebut sudah tidak ada nilainya lagi, walaupun

kompo-nen-komponennya Anda jual sendiri-sendiri. Inilah mahalnya suatu sistem. Apakah

sistem itu? Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai sua,tu kesatuan yang terdiri dari dua atau

lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian {subsystems). Sebagai misal,

sistem komputer dapat terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak.

Masing-masing subsistem dapat terdiri dari sub-sistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau

terdiri dari komponen-komponen. Subsistem perangkat keras {hardware) dapat terdiri dari alat

masukan, alat pe-mroses, alat keluaran dan simpanan luar. Subsistem-subsistem saling

berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran

sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga

dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi {integrated). Anda dapat membayangkan,

bagaimana seandainya sistem komputer yang Anda miliki, masing-masing komponennya

saling bekerja sendiri-sendiri tidak terintegrasi, maka tujuan dari sistem komputer tersebut

tidak akan tercapai.

20.1.1. KARAKTER1STIK SISTEM

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai

komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem

(environments), penghubung (interface), masukan (input) keluaran (output), pengolah

(process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

KOMPONEN SISTEM

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya

saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-

elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak

peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-

subsistem. Setiap sub-sistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi

tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai

suatu yang lebih besar yang disebut dengan supra system. Misalnya suatu per-usahaan dapat

disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar disebut

dengan supra system. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat

disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem,

maka sistem akuntansi adalah subsistemnya., Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu

sistem, maka perusahaan adalah supra system dan industri adalah supra dari supra system

BATAS SISTEM

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem

yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem

dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari

sistem tersebut.

LINGKUNGAN LUAR SISTEM

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan

dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan

merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang

lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan

mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

PENGHUBUNG SISTEM

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem

yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu

subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi

masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan

penghubung satu subsistem dapat berinte-grasi dengan subsistem yang lainnya membentuk

satu kesatuan.

MASUKAN SISTEM

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa

masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance

input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input

adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem

komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan

komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

KELUARAN SISTEM

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran

yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem

yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan

adalah keluaran yang tidak bergunamerupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi

adalah keluaran yang dibutuhkan.

PENGOLAH SISTEM

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai

pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi

akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran

berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-

laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajerhen.

SASARAN SISTEM

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran {objective). Kalau suatu

sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari

sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan

dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Gambar. Karakteristik suatu sistem.

20.1.2. KLASIFIKASI SISTEM

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai

berikut ini.

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak {abstract system) dan system phisik {physical

system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikirah atau ide-ide yang tidak tampak

secara phisik. Misalnya sistem teologia,yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran

hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem phisik merupakan sistem yang ada secara

phisik. Misalnya sistem (computer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan system buatan manusia

(human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak

Penghubung

Boundary

boundary

dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem

yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara

manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut

dengan man-machine system. Sistem informasi akuntansi merupakan contoh man-machine

system, karena menyangkut penggunaan computer yang ber-interaksi dengan manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan

sistem tak tentu {probabilistic system).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara

bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat

diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat

dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang

kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan system terbuka (open

system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan

luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak

luarnya. Secara teoritis system tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang

benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatip tertutup,

tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh

dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk

lingkungan luar atau subsistem yang lain-

nya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu

sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus

dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena sistem tertutup akan

bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja. Gambar berikut

menunjukkan sistem yang terbuka untuk sistem pengendalian persediaan.

Gambar. Sistem terbuka pengendalian persediaan.

Pada sistem terbuka ini, pengendalian persediaan barang ditangani oleh manusia. Dari hasil

laporan yang dihasilkan komputer, dipilih satu persatu unit barang yang sudah lebih kecil atau

sama dengan reorder point untuk dilakukan oleh pembelian. Bandingkan dengan sistem yang

secara relatip tertutup berikut ini.

Dalam sistem yang relatip tertutup, proses komputer secara otomatis yang akan menyeleksi

barang manakah yang harus dipesan kembali tanpa turut campur tangan manusia.

20.1.3. PENGENDALIAN SISTEM

Karena suatu sistem tidak ada yang tertutup, supaya sistem dapat terus melangsungkan

hidupnya, maka sistem harus mempunyai daya membela diri atau sistem harus mempunyai

sistem pengendalian. Pengendalian dari suatu sistem dapat berupa pengendalian umpan balik

{feedback control system), pengendalian umpan maju (feed forward control system) dan

pengendalian pencegahan (preventive control system).

SISTEM PENGENDALIAN UMPAN BALIK

Bentuk dasar dari sistem yang sederhana terdiri dari masukan, pengolah dan keluaran

yang tidak menyediakan suatu sistem pengendalian.

Untuk maksud pengendalian, dapat ditambahkan suatu sistem pengendalian umpan balik

sebagai berikut ini.

Pengendalian umpan balik merupakan proses mengukur keluaran dari sistem yang

dibandingkan dengan suatu standar tertentu. Bilamana terjadi per-bedaan-perbedaan atau

penyimpangan-penyimpangan akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan sistem selanjutnya.

Studi teoritis tentang sistem pengendalian umpan balik disebut dengan cybernetics. Istilah ini

berasal dari bahasa Yunani yaitu kybernettes yang berarti "orang yang mengatur", penerapan

suatu pengendalian dalam suatu system.

Sistem pengendalian umpan balik mempunyai 4 komponen dasar, yaitu:

1. Suatu karakteristik atau kondisi yang 'dikendalikan diukur dari keluarannya.

2. Suatu sensor {censor) yang mengukur karakteristik atau kondisi tersebut.

3. Suatu unit pengendali {control unit) yang membandingkan hasil ukuran

sensor dengan suatu standar {standard).

4. Suatu unit pengatur {activating unit) yang menghasilkan tindakan penye-

suaian untuk masukan proses selanjutnya.

Sistem pengendalian umpan balik disebut juga dengan istilah negative feedback,

karena hasil balik yang negatip akan dikendalikan supaya menjadi baik untuk masukan

proses selanjutnya. Contoh yang paling umum dari sistem pengendalian umpan balik adalah

sistem themostat di dalam alat pendingin {air conditioner). Kondisi temperarur yang

dihasilkan oleh alat pendingin akan diukur oleh suatu sensor dan dibandingkan<lengan standar

temperatur yang tidak menyebabkan ruangan menjadi lembab. Bila temperatur terlalu dingin,

maka tungku pemanas {furnace) sebagai unit pengatur dalam thermostat akan di-hidupkan.

Bila temperatur terlalu panas, maka tungku akan dimatikan dan alat pendingin akan bekerja

kembali. Seandainya alat pendingin tidak mempunyai pengendalian ini, maka ruangan akan

menjadi lembab dan tujuan dari alat pendingin tersebut tidak akan tercapai. Sistem akuntansi

pertanggungjawaban {responsibility accounting system) merupakan penerapan dari sistem

pengendalian umpan balik dalam sistem akuntansi. Sistem akuntansi pertanggungjawaban

dapat berupa pusat beaya {cost center), pusat laba {profit center) dan pusat in-vestasi

{investment center). Pada pusat beaya misalnya, beaya-beaya yang dapat dikendalikan

{controlable cost) dari suatu beaya yang dikendalikan bila melebihi anggaran {unfavorable)

akan dianalisis penyebabnya dan akan diperbaiki untuk masukan selanjutnya, sehingga

diharapkan beaya yang terjadi dapat diminimum-kan.

SISTEM PENGENDALIAN UMPAN MAJU

Sistem pengendalian umpan maju {feedforward control system) disebut juga dengan

istilah positive feedback (umpan balik positip). Positive feedback mencoba mendorong proses

dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang positip. Sistem pengendalian umpan maju

ini merupakan perkembangan dari sistem pengendalian umpan balik. Di dalam sistem

pengendalian umpan balik, pengendalian dilakukan setelah keluaran dihasilkan. Pengendalian

seperti ini diagram mempunyai kelemahan bilamana penyimpanan dari keluaran dengan

standar sangat besar. Padahal keluaran ini merupakan hasil yang sudah terlanjur terjadi dan

dapat mengakibatkan hal yang sangat fatal. Ide supaya keluaran dapat dihasilkan dengan hasil

balik yang baik atau positip merupakan konsep dari sistem pengendalian umpan maju.

Sehingga untuk hal-hal yang dianggap dapat terjadi penyimpangan yang besar dan tidak

boleh terjadi, dilakukan pengendalian umpan maju. Supaya keluaran dapat dihasilkan umpan

balik yang positip, maka pengendalian tidak boleh diukur dari keluarannya, tetapi diukur dan

dikendalikan dari prosesnya. Selama proses terjadi di dalam sistem, selalu dilakukan

pengamatan dan cepat-cepat diatasi bila mulai terjadi penyimpangan se-belum terlanjur fatal

pada keluarannya. Contoh penerapan sistem pengendalian umpan maju yang paling banyak

diterapkan pada sistem akuntansi adalah pada sistem perencanaan kas akan sangat berbahaya

dan bisa berakibat fatal bilamana saldo kas suatu ketika saldo menjadi sangat kecil atau

bahkan menjadi defisit dan akan menyebabkan likuiditas perusahaan rendah, sebagai

akibatnya aktivitas perusahaan dapat terganggu. Untuk mengatasi hal ini, maka penerapan

sistem pengendalian umpan maju diterapkan dengan meramalkan arus dari saldo kas di masa

mendatang dengan membuat sistem anggaran kas. Kondisi yang dikendalikan adalah semua

proses kegiatan perusahaan dan keputusan-keputusan yang mempengaruhi tingkat saldo kas.

Proses ini diukur dari arus kas yang terjadi melalui proses akuntansi dan dibandingkan dengan

batasan saldo kas yang di-perbolehkan dalam anggaran kas yang telah dibuat. Bila saldo kas

yang terjadi berada diluar batas saldo kas yang telah dianggarkan, maka cepat-cepat dilaku-

kan tindakan pengaturan untuk memperbaiki saldo kas. Sebagai pengatur adalah manajer

keuangan yang akan melakukan tindak penyesuaian terhadap saldo kas (misalnya dengan

melakukan pinjaman bank jangka pendek, menginvestasikan kelebihan dana dan lain

sebagainya). Bila setiap saat proses yang mempengaruhi saldo kas selalu diawasi dan

dikendalikan, diambil tindakan secepatnya sebelum terjadi hal yang fatal, maka keluaran yang

terjadi diharapkan akan sesuai dengan yang diharapkan.

SISTEM PENGENDALIAN PENCEGAHAN

Kalau sistem pengendalian umpan balik mengendalikan keluarannya dan sistem

pengendalian umpan maju mengendalikan prosesnya, maka sistem pengendalian pencegahan

mencoba untuk mengendalikan sistem dimuka sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-

hal yang merugikan untuk masuk ke dalam sistem. Sistem pengendalian intern (internal

control) merupakan contoh pe-nerapan dari sistem pengendalian pencegahan. Penerapan

kebijaksanaan-ke-bijaksanaan, metode-metode dan prosedur-prosedur di dalam sistem

pengendalian intern dimaksudkan untuk mencegah hal-hal yang tidak baik yang meng-

ganggu masukan, proses dan hasil dari sistem supaya dapat beroperasi seperti yang

diharapkan.

20.2. KONSEP DASAR INFORMASI

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga

informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang

mendapatkan informasi akan menjadi luruh. Keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan

keberakhirannya disebut dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan

menghindari proses entropy tersebut yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.

Apakah sebenarnya informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem?

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk

yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu

kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal

atau data-idem. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan

kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.

Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai

yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang

menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact) adalah berupa suatu obyek

nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Misalnya informasi "menabrak" merupakan informasi yang kurang jelas. Informasi ini

hanya menerangkan suatu kejadian saja, yaitu menabrak. Kesatuan nyata, yaitu apa yang

ditabrak, oleh siapa, dengan apa dan dimana tidak dijelas-kan oleh informasi tersebut. Supaya

informasi menjadi lebih berguna dan lebih mempunyai arti bagi penerimanya, seharusnya

berbunyi: "Ali mengendarai mobil dan menabrak tiang listrik di jalan Kaliurang kilometer

5".

Gambar. Kesatuan nyuta dan kejadian.

20.2.1. SIKLUS INFORMASI

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera banyak, sehingga

perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model un-tuk dihasilkan informasi. Data

dapat berbentuk simbol-simbol semacam hu-ruf-huruf atau alphabet, angka-angka, bentuk-

bentuk suara, sinyal-sinyal, gam-bar-gasnbar dan sebagainya.

Di dalam kegiatan suatu perusahaan, misalnya dari hasil transaksi penjualan oleh

sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktur-faktur yang merupakan data dari penjualan

pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat berceritera

banyak kepada manajemen. Untuk keperlu-an pengambilan keputusan, maka faktur-faktur

tersebut perlu diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Beraneka ragam informasi

dapat dihasilkan darinya, misalnya:

informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap salesman, berguna bagi manajemen

untuk menetapkan besarnya komisi dan bonus.

informasi berupa laporan penjualafa tiap-tiap daerah, berguna bagi manajemen

untuk pelaksanaan promosi dan pengiklanan.

informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap jenis barang, berguna bagi manajemen

untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual

dan lain sebagainya.

Gambar. Faktur sebagai data diolah menghasilkan beraneka ragam informasi.

Telah disinggung bahwa data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan

suatu model proses yang tertentu. Misalnya data temperatur ruangan yang didapat adalah

dalam satuan derajad fahrenheit dan data ini masih dalam bentuk yang kurang berarti bagi

penerimanya yang terbiasa dengan satuan derajad celcius. Supaya dapat lebih berarti dan

berguna dalam bentuk informasi, maka perlu diolah dengan melalui suatu model tertentu.

Dalam hal ini dipergunakan model matematis yang berupa rumus konversi dari satuan derajad

fahrenheit menjadi satuan derajad celcius.

Gam bar. Data yang, dioluh melalui suatu model tertentu.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima

informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melaku-kan tindakan, yang berarti

menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data

tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya

membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi

{information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data

{data processing cycles)

20.2.2. KUALITAS INFORMASI

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat,

tepat pada waktunya dan relevan.

Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau

menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi

harus akurat kafena dari sumber informasi sampai ke penerimana informasi kemungkinan

banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan

landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka

dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan

harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir

untuk men-dapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi

informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi

mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang

relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya

informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang

kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.

20.2.3. NILAI INFORMASI

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektip di-bandingkan dengan

biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di

dalam proses pengambilan keputusan tentang sesuatu keadaan. Masalahnya adalah berapa

harus dibayar oleh perusahaan untuk mendapatkan informasi tersebut. Apakah informasi yang

didapat sepadan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkannya? Misalnya suatu

perusahaan minyak membeli hak pengeboran sebesar 10 juta dollar US dan yakin bahwa

investasi tersebut akan sangat bernilai jika pemilikan tersebut mengandung paling sedikit 5

juta barrel minyak mentah. Sedang perusahaan belum me-ngetahui seberapa banyak minyak

mentah yang dikandung di dalam pemilikan tersebut. Ketidakyakinan ini dapat dikurangi

dengan mendapatkan informasi tambahan yang berkualitas. Misalnya dengan mengadakan alat

pengukur seismic shot atau meminta pendapat dari ahli geologi minyak. Untuk maksud

mendapatkan informasi tersebut sepadan atau lebih besar atau lebih efektif dari

biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut, maka dikatakan

informasi tersebut bernilai.

Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem

informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegu'naan. Sehingga tidak memungkinkan dan

sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan

biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu

pihak di dalam per-usahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir

keuntungannya dengan suatu nilai usang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitas-nya.

Pengukuran nilai investasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness, atau cost-

benefit.

20.3. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di

dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa

didapatkan? Jawabannya adalah dari sistem informasi {information system) atau disebut j.uga

dengan processing systems atau information processing systems atau information-generating

systems.

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi

yang merupakan kombinasi dari orang-brang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur

dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses

tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap

kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar

informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.

20.3.1. KOMPONEN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan

istilah blok bangunan {building block), yaitu blok masukan {input block), blok model {model

block), blok keluaran {output block) dan blok teknologi {technology block), blok dasar data

{database block) dan blok kendali {control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok

tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu

kesatuan untuk mencapai sasarannya.

Gambar. Bloksistem sistem informasiyang berinteraksi.

BLOK MASUKAN

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input di sini termasuk

metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasuk-kan, yang dapat berupa

dokumen-dokumen dasar.

BLOK MODEL

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar data de-ngan cara yang sudah

tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

BLOK KELUARAN

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan mana-jemen serta semua

pemakai sistem.

BLOK TEKNOLOGI

Teknologi merupakan "kotak alat" {tool-box) dari pekerjaan sistem informasi.

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses

data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem

keseluruhan. Teknologi terdiri dari 2 bagian utama, yaitu, perangkat lunak {software) dan

{hardware) perangkat keras.

Perangkat lunak berupa program yang membuat perangkat keras dapat bekerja dengan

mengintruksikannya untuk memproses sesuai dengan model yang diterapkan.

Perangkat keras terdiri dari bermacam-macam alat yang menyediakan dukungan phisik

untuk blok-blok lainnya. Untuk blok input, disediakan perangkat keras untuk memasukkan

data, seperti misalnya terminal, alat pembaca yang dapat mengenal karakter-karakter OCR

secara optik (optical character recognition reader), optical mark reader untuk membaca data

yang ditandai dengan pensil 2b, MICR reader untuk membaca data yang ditulis dengan tinta

magnetik, bar code wand untuk membaca kode batang, voice recognizer untuk menerima

input suara dan lain sebagainya.

Untuk blok model guna memproses berdasarkan model dibutuhkan alat proses yang

disebut dengan CPU (Central Processing Unit). Untuk blok ke-luaran, diperlukan alat-alat

untuk menampilkan hasil pengolahan, dapat berupa terminal, printer, plotter dan lain

sebagainya. Untuk blok basis data digunakan teknologi diskette, hard disk, magnetic tape,

optical disk dan lain sebagainya untuk menyimpan data guna keperluan proses lebih lanjut.

BLOK BASIS DATA

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang

lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk

memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam dasar data untuk keperluan penyediaan

informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya

informasi yang dihasilkan ber-kualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk

efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan

menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management

Systems).

BLOK KENDALI

Untuk supaya sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang di-inginkan, maka

perlu diterapkan pengendalian-pengendalian di dalamnya. Banyak hal yang dapat merusak

sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-

kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan,

sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk

meyakin-kan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila

terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

20.4. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi manajemen (management information systems atau sering dikenal

dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk

menduktlng informasi-informasi yang dibutuh-kan oleh semua tingkatan manajemen.

SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi

sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk

menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan

perencanaan dan pengendalian.

Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi ke-nyataannya

tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibat-kan elemen komputer.

Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan

pada komputer {computer-based information processing).

SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar-

kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut:

1. Sistem informasi akuntansi {accounting information systems), menyediakan

informasi dari transaksi keuangan.

2. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan

informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasar

an, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubung

an dengan pemasaran.

3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management informati

on systems).

4. Sistem informasi personalia (personnel information systems).

5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

8. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems),

9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development

information systems).

10. Sistem informasi teknik (engineering information systems).

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi

kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level

management), manag'emen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen

tingkat atas (top level management).

Top level management dengan executive management dapat terdiri dari utama [president),

direktur {vice-president) dan eksekutip lainnya di frngsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik,

produksi, keuangan dan akuntansi. Scdang middle level management dapat terdiri dari

manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut

dengan operating Management dapat meliputi mandor dan pengawas.

Top level management disebut juga dengau strategic level, middle level management dengan

tactical level dan lower level management dengan technical

Gam bar. Informasi dan SIM untuk semua tingkat manajemen.

2«.5. KEGIATAN MANAJEMEN

Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya di dalam organi-sasi. Kegiatan

manajemen tingkat atas, menengah dan bawah adalah berbeda. Kegiatan-kegiatan manajemen

mempengaruhi pengolahan informasi, karena informasi yang dibutuhkan berbeda untuk

masing-masing tingkatan. Kebutuhan informasi yang berbeda ini dapat diketahui dari masing-

masing tingkatan dapat dikategorikan sebagai berikut:

1. Perencanaan strategi {strategic planning), merupakan kegiatan manajemen tingkat atas.

2. Pengendalian manajemen (management control), merupakan kegiatan

manajemen tingkat menengah.

3. Pengendalian operasi (operational control), merupakan kegiatan manajemen

tingkat bawah.

Perencanaan strategi adalah proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan

tujuan (goal) organisasi dan penentuan strategi-strategi.

Pada dasarnya perencanaan strategi meliputi:

1. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi.

Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan perubahan-perubahan ini

mungkin dapat mengakibatkan perubahan terhadap stra-regi-strategi. Pengaruh dari

lingkungan luar dapat berupa kesempat-an-kesempatan pasar, teknologi, tekanan-tekanan

politik, sosial, persaingan. inflasi dan lain sebagainya. Lingkungan luar dapat

mempengaruhi jalannya organisasi. Oleh karena itu manajemen tingkat atas hams pandai

meng-evaluasinya. Manajemen tingkat atas harus dapat bereaksi terhadap kesem-patan-

kesempatan yang diberikan oleh lingkungan luar seperti misalnya produk baru, pasar

baru, pengembangan pasar dan lain sebagainya. Selain itu manajemen tingkat atas harus

tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar yang dapat merugikan organisasi

dan sedapat mungkin merubah tekanan menjadi kesempatan.

2. Penetapan tujuan.

Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Tujuan ditetapkan oleh

manajemen tingkat atas di dalam proses perencanaan strategi yang bersifat jangka

panjang (long-range). Misalnya tujuan perusahaan adalah. dalam waktu 5 tahun

menjadi penjual yang terbesar di dalam industri de-ngan menguasai 60% pasar.

3. Penentuan strategi.

Manajemen tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus dilaku-kan oleh

organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan-tujuannya. Inilah yang disebut dengan

strategi. Dengan strategi semua kemampuan yang berupa sumber-sumber daya

dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih. Sumber-sumber daya organisasi dapat

berupa sumber-sumber daya yang terlihat seperti misalnya material, modal, personil serta

sumber-sumber daya kesempatan-kesempatan lingkungan luar organisasi. Contoh strategi

misalnya adalah memasuki pasar baru, mengembangkan produk baru, perubahan metode

distribusi, penggunaan komputer untuk pelayanan langganan dan sebagainya. Bila strategi

berhasil dilakukan, maka tujuan organisasi yaitu penguasaan 60% pasar akan dapat

tercapai. Strategi ditentukan oleh manajemen tingkat atas dan dilakukan oleh manajemen

tingkat menengah dan tingkat bawah.

Gam bar 6.14. Controller membawuhi ukuntunsi dan PDE.

Pengaturan seperti ini mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut inf.

1. Perubahan dari sistem ke sistem komputer dengan diterapkannya de-

partemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karena bukan

merupakan departemen yang terpisah.

2. Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuangan terpusat

dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggung jawab

terhadap pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada

manajer fungsi yang lainnya dan kepada pihak luar lebih efektif.

1. Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan akuntansi seperti

misalnya penggajian, piutang dagang dan pengendalian persediaan merupa

kan tanggung jawab akuntan sedang akuntan terlibat langsung didalamnya,

maka diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat lebih mengena.

Faktor yang perlu diperhatikan dalam bentuk struktur organisasi demikian adalah tentang

peranan controller bersangkutan. Jika controller betul-betul memahami dan menguasai

teknologi pengolahan data elektronik, hal ini tidak menjadi masalah. Kekuatiran lebih

lanjut adalah bahwa data yang diolah tidak hanya data mengenai akuntansi saja, tetapi

juga data lain yang non-akuntansi, sehingga pengetahuan controller mengenai masalah

lainnya juga harus cukup.

20.6.2. Departemen PDE dibawah manajer PDE

Di beberapa organisasi, fungsi sistem informasi atau PDE diorganisasikan secara

terpisah dari fungsi akuntansi dan dibawah tanggung jawab manajer tersendiri, yaitu

manajer PDE atau manajer sistem informasi.

Gambar 6.15. Fungsi PDE tidak dibawah controller.

Alasan bahwa departemen sistem informasi Ouga disebut dengan departemen

PDE) berdiri sendiri tidak dibawah controller adalah karena departemen PDE sebagai

service department tidak hanya mengolah data akuntansi saja, tetapi juga mengolah data

non-akuntansi (ingat sistem informasi manajemen, sedang SIA hanya subsistem dari

SIM). Jika lokasi departemen PDE dibawah controller, informasi keuangan cenderung

mendominasi sistem ini, karena controller akan lebih menekankan pada masalah-masalah

keuangan saja, sebagai akibatnya bagian-bagian lainnya dalam organisasi akan tidak puas

terhadap ke-butuhan-kebutuhan informasinya. Dengan memisahkan fungsi sistem

informasi (PDE) dibawah tanggung jawab manajer sistem informasi, maka serupa aspek

yang berhubungan dengan pengolahan data akan dapat dilaksanakan dengan lebih

efektif, karena pengetahuan manajer PDE sebagai spesialis di bidangnya lebih baik

dibandingkan dengan controller.

20.6.3. Departemen PDE.

Untuk organisasi yang kecil, departemen PDE hanya terdiri dari sejumlah kecil

personil-personil yang bertanggung jawab hanya untuk mengoperasikan peralatan-

peralatan komputer saja.

Departemen ini hanya terdiri dari beberapa fungsi analis sistem (system analyst),

beberapa pembuat program {programmer) dan beberapa orang yang memasukkan data

(data entry operator). Bahkan untuk perusahaan yang lebih kecil lagi, analis sistem dan

programmer tidak diperlukan, karena menggunakan program-program yang sudah jadi

dalam bentuk paket. Dalam organisasi departemen PDE yang lebih besar, masing-

masing fungsi tersebut dapat dilakukan oleh ratusan personil. Bila organisasi PDE telah

berkembang sedemikian rupa, maka masing-masing fungsi dalam departemen PDE hams

diatur kembali dan dibagUbagi lagi menjadi beberapa fungsi yang penting.