SEMINARIO DE ADMINISTRACIÓN

MODELO DE DIAGNÓSTICO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA

Por: Francisco F. Camargo Mireles

TABLA DE CONTENIDO

Diagnóstico general de la administración 1

Diagnóstico de la estrategia competitiva 3

Diagnostico y diseño de la misión 5

Diagnostico de la visión de la empresa 7

Diagnostico de la cultura organizacional 10

Diagnostico de la Estructura de la Organización 12

Diagnóstico de la calidad 14

Diagnostico de la productividad 16

Evaluación del liderazgo 18

Diagnóstico del sistema de información gerencial 20

Diagnóstico del Sistema de Control 22

Programa de maestría en administración Seminario de administración

Ejercicio: Diagnóstico general de la administración Por: Francisco F. Camargo Mireles 1. Estrategia competitiva 1. ¿Se tienen objetivos claramente definidos? 2. ¿Se conocen las fortalezas y debilidades internas? 3. ¿Se conocen las oportunidades y amenazas externas? 4. ¿Se tiene la rentabilidad y el crecimiento deseados? 5. ¿Está claramente definida la ventaja competitiva? 6. ¿Se estudian sistemáticamente los clientes y mercados? 2. Visión organizacional 1. ¿Se tiene un rumbo claro de la organización? 2. ¿ Se atienden continuamente nuevos mercados? 3. ¿Se invierte lo suficiente en investigación y desarrollo? 4. ¿Hay esfuerzos de innovación en abastecimiento y tecnología? 5. ¿Hay mejoramiento continuo en la estructura y procesos de organización? 6. ¿ Está sistematizado el desarrollo del personal? 3. Misión organizacional 1. ¿Está claramente definido el propósito de la organización? 2. ¿Es favorable la imagen externa de la organización? 3. ¿Son favorables las actitudes del personal hacia la organización? 4. ¿Están claramente definidos los valores de la organización? 4. Estructura organizacional 1. ¿Se cuenta con un organigrama actualizado? 2. ¿ Están definidas por escrito las funciones y responsabilidades? 3. ¿Es costeable la estructura de organización actual? 4. ¿ Se cuenta con un sistema eficaz de comunicación? 5. ¿Permite la estructura de organización actual lograr un alto desempeño? 5. Cultura organizacional 1. ¿Es razonado el enfoque de la cultura organizacional? 2. ¿Es satisfactorio el compromiso de directivos y personal con la cultura organizacional? 3. ¿Es favorable la percepción externa de la cultura organizacional? 4. ¿Fomenta la cultura organizacional el logro de los objetivos? 5. ¿ Se practica auditoría a la cultura organizacional?

1

1

1

6. Calidad 1. ¿Existe un compromiso real de la alta dirección con la calidad? ' 2. ¿Se cuenta con indicadores de calidad? 3. ¿Se tiene una planeación de corto y largo plazo de la calidad? . 4. ¿Está sistematizado y orientado a la calidad el desarrollo de personal? 5. ¿Está sistematizada la calidad de los procesos en función del cliente? 6. ¿Son satisfactorios los resultados financieros y de operación? 7. ¿Es favorable la satisfacción de los clientes? 7. Productividad 1. ¿Tienen directivos y personal una cultura de productividad? 2. ¿Se cuenta con metodologías de productividad? 3. ¿Se tiene la máxima rentabilidad en las inversiones? 4. ¿Se cuenta con equipos y tecnología que permita la productividad? 5. ¿ Se tienen procesos de benchmarking? 6. ¿ Se atienden eficazmente a los clientes y mercados? 7. ¿Cuenta el personal con metas de productividad? 8. ¿Se han estudiado opciones de outsourcing? 8. Liderazgo 1 ¿Poseen los funcionarios un estilo de liderazgo eficaz a corto y largo plazo? 2 ¿Trasmiten los directivos una visión clara del rumbo de la organización? 3 ¿ Son altamente positivas las actitudes del personal hacia los jefes? 4. ¿Son satisfactorios los resultados de productividad y calidad? 5. ¿Se atiende sistemáticamente la responsabilidad social de la organización? 9. Sistema de información 1. ¿Tiene la calidad requerida el sistema de información para la toma de decisiones? 2. ¿Se genera oportunamente el sistema de información? 3. ¿Está completo el sistema de información actual? 4. ¿Es costeable la generación del sistema de información actual? 10. Sistema de control 1. ¿ Se tienen manuales escritos? 2. ¿Se cuenta con estándares y normas de desempeño? 3. ¿ Existe la función de auditoria? 4. ¿Hay algún sistema de evaluación del desempeño?

2

2

2

Seminario de administración Ejercicio: Diagnóstico de la estrategia competitiva Por: Francisco F. Camargo Mireles 1 Fundamento y solidez 1. ¿Está claramente definido cuál es el negocio de la organización? 2. ¿Se tienen objetivos claramente definidos? 3. ¿Comparte el personal los objetivos de la organización? 4. ¿Se consideran las fortalezas y debilidades internas en la estrategia? 5. ¿Se incluyen las oportunidades y amenazas externas en la estrategia? 6. ¿Permite la estrategia distinguir a la organización de los competidores? 7. ¿Está por escrito y debidamente comunicada la estrategia? 8. ¿Se tienen programas de entrenamiento acordes a la estrategia? 9. ¿Es sencillo y continuo el proceso de mejoramiento de la estrategia? 10. ¿Se evitan las improvisaciones y las corazonadas en la dirección de la organización? 11. ¿Tienen los directivos el entusiasmo necesario para el proceso de estrategia? 12. ¿Se tiene la cultura organizacional adecuada para la estrategia? 13. ¿Se han previsto escenarios para ]a administración de la incertidumbre? 14. ¿Se tienen certificaciones con normas internacionales? 2 Eficacia y desempeño 1. ¿Permiten los logros suponer que es correcta la estrategia? 2. ¿Es líder la organización en el nicho que compite? 3. ¿Ha sido eficaz e] enfoque de la estrategia en rentabilidad o crecimiento? 4. ¿Están articuladas las acciones y recursos hacia el enfoque de la estrategia? 5. ¿Se evalúa sistemáticamente la posición competitiva? 6. ¿Están orientadas las recompensas del personal hacia la estrategia? 7. ¿Se aplican recursos suficientes a ]a innovación? 8. ¿Son racionales los costos en función del negocio que se produce? 9. ¿Son objetivas las medidas de eficacia y desempeño? 10. ¿Hay conformidad de] personal con la evaluación del desempeño? 11. ¿Se tienen procesos convenidos de Benchmarking? 3. Ventaja competitiva 1. ¿Se tiene definida claramente la ventaja competitiva de ]a organización? 2. ¿Se tiene un perfil detallado de los principales competidores? 3. ¿Se analizan sistemáticamente a los competidores actuales? 4. ¿Se estudian sistemáticamente a los competidores potenciales? 5 ¿Se tiene prevista la competencia de los clientes o de los proveedores? 6. ¿Se evalúan sistemáticamente los hechos y señales de] mercado? 7. ¿Están claramente definidas las actividades de la cadena de valor? 1

3

3

8. ¿Están considerados los costos de las actividades de la cadena de valor? ;¡ 9. ¿Pudiera fortalecerse la ventaja competitiva mediante el outsourcing? 10. ¿Se estudian sistemáticamente productos sustitutos? 11. ¿Se evalúan sistemáticamente productos complementarios? 12. ¿Se analizan sistemáticamente productos relacionados? 13. ¿Son favorables las barreras de entrada en ]a industria en que se compite? 14. ¿Son favorables las barreras de salida en ]a industria en que se compite? 4 Clientes y mercados 1. ¿Se tiene un perfil detallado de los clientes y mercados? 2. ¿Se conocen las necesidades y preferencias de los clientes y mercados objetivo? 3. ¿Se evalúa sistemáticamente el poder de compra de los clientes y mercados? 4. ¿Es el cliente el punto de partida para las acciones de la organización? 5. ¿Se evalúa sistemáticamente la composición y características de los clientes y mercados? 6. ¿Son atractivas las tasas de crecimiento potenciales de los clientes y mercados? 7. ¿Se analizan sistemáticamente los indicadores y señales del mercado? 8. ¿Son eficaces los canales de distribución? 9. ¿Se conoce el uso y el beneficio percibido de nuestro producto por los clientes y mercados? 10. ¿Se informan a los clientes y mercados las cualidades y características del producto? 11. ¿Se revisan sistemáticamente los costos del servicio a clientes? 12 ¿Se estudia sistemáticamente dar valor agregado al cliente? 13 ¿Se evalúan sistemáticamente a los proveedores? 5 Integración y soporte de la estrategia 1. ¿Es participativo el proceso de definición de la estrategia? 2. ¿Se les da la importancia suficiente a los valores éticos de la estrategia? 3. ¿Se asignan recursos suficientes para la promoción de la estrategia? 4. ¿Es adecuado el enfoque de la estructura de organización para la estrategia? 5. ¿Se tiene el personal adecuado para operar la estrategia? 6. ¿Se tiene la asesoría profesional adecuada para el proceso de la estrategia? 7. ¿Se cuenta con la tecnología adecuada para operar la estrategia? 8. ¿Hay los recursos financieros necesarios para operar la estrategia? 9. ¿Participa el consejo de administración en el proceso de la estrategia? 10. ¿Permiten los sistemas internos una adecuada administración de la estrategia? 11 ¿Se tiene el clima laboral adecuado para el proceso de la estrategia? 12 ¿Son congruentes y están integradas las estrategias funcionales con la genérica? 13 ¿Es eficaz y oportuno el sistema interno de información y control? 14. ¿Sería eficaz algún esquema de integración o alianzas con otras empresas?

2

4

4

Seminario de administración Ejercicio: Diagnostico y diseño de la misión Por: Francisco F. Camargo Mireles 1. Sentido y divulgación de la misión 1. ¿Se tiene por escrito la misión? 2. ¿Muestran los directivos interés por definir la misión? 3. ¿Se ha practicado alguna actualización de la misión? 4. ¿Se ha hecho algún programa de identidad en la organización? 5. ¿Está integrada la misión en la selección de personal? 6. ¿Contienen los programas de capacitación la estructura de la misión? 7. ¿Representan las acciones de los directivos el contenido de la misión? 2. Propósito en la misión 1. ¿Se tiene claro el rumbo a largo plazo de la organización? 2. ¿Se ha comunicado el rumbo de la organización a todo el personal? 3. ¿Se tiene precisa la razón de ser de la organización? 4. ¿Conoce el personal la razón de ser de la organización? 5. ¿Está identificado el personal con la razón de ser de la organización? 6. ¿Están definidos los beneficios para los interesados en la. organización? 7. ¿Se evalúa sistemáticamente la satisfacción de los interesados en la organización? 8. ¿Refleja la publicidad y la comunicación externa la imagen deseada? 9. ¿Hay racionalidad de recursos conforme al "negocio" de la organización? 3. Estrategia 1. ¿Es congruente la estrategia actual con las condiciones de los mercados? 2. ¿Se tiene definido el mercado objetivo de la organización? 3.- ¿Hay coherencia entre los productos que se ofrecen y el mercado objetivo? 4. ¿Se posee un sistema de información eficaz del mercado objetivo? 5. ¿Se tiene un sistema de información eficaz del sector industrial? 6. ¿Se tiene precisa la ventaja competitiva de la organización? 7. ¿Ha sido eficaz la ventaja competitiva de la organización? 8. ¿Se evalúa sistemáticamente a los competidores? 9. ¿Se conocen los pormenores del "negocio" fundamental de la organización? 10. ¿Se invierten los recursos conforme a la dinámica del mercado objetivo? 11. ¿Permiten los resultados asegurar el desarrollo de la organización? 12. ¿Sería eficaz algún tipo de integración horizontal o vertical? 13. ¿Permite la estrategia el desarrollo de la organización? 14. ¿Se evalúan sistemáticamente los canales de distribución? 15. ¿Se evalúan sistemáticamente los proveedores?

5

5

4. Sistema de valores 1. ¿Están claramente definidos los valores internos? 2. ¿Se evalúa sistemáticamente el grado de orgullo del personal con los valores? 3. ¿Han logrado los valores el compromiso del personal? SI 4. ¿Se incluyen los valores en los programas de capacitación? 5. ¿Se evalúan sistemáticamente el impacto de valores con el exterior de la organización? 6. ¿Permiten los valores crear la atmósfera propicia de motivación al personal? 7. ¿Promueven los valores el desarrollo a largo plazo del individuo y el de la organización? 8. ¿Se ha revisado el sistema de valores? 9. ¿Están los valores acordes a 1a situación actual? 10. ¿Integran los valores a todos los interesados en la organización? 5. Normas de conducta 1.- ¿Es el comportamiento del personal un reflejo de los valores pregonados? 2. - ¿Se puede asegurar que en los procesos internos están implícitos los valores? 3. - ¿Se advierten los valores en el logotipo? 4.- ¿Son congruentes los valores con la opinión de los clientes? 5.- ¿Son congruentes los valores con la opinión de los proveedores? 6.- ¿Son congruentes los valores con la opinión del personal? 7. - ¿ Son congruentes los valores con la estructura de organización? 8. - ¿Son congruentes los valores con la estrategia comercial? 9.- ¿Se advierten los valores en la comunicación interna y externa? 10.- ¿Se posee un código de conducta?

6

6

Seminario de administración Ejercicio: Diagnostico de la visión de la empresa Por: Francisco F. Camargo Mireles 1. Sistema de planeación de medio y largo 1. ¿Se tienen estrategias y objetivos acordes al medio y largo plazo de nuestro negocio? 2. ¿Se conocen las tendencias de las variables macroeconómicas aplicables? 3. ¿Se consideran los escenarios de medio y largo plazo? 4. ¿Se estudia el impacto de las variables del entorno (políticas, sociales, etc.)? 5. ¿Se revisan continuamente las oportunidades y amenazas del entorno 6. ¿Se atienden sistemáticamente nuestras fuerzas y debilidades? 7. ¿Hay participación de todos en la planeación del medio y largo plazo? 8. ¿Se atienden sistemáticamente las variaciones de la planeación de medio y largo plazo? 9. ¿Es nuestra tasa de crecimiento similar o superior a la de la industria? 10. ¿Se tiene previsto gran parte del futuro de nuestra empresa 2. Clientes y mercados 1. ¿Es sistemática la comunicación con los clientes? 2. ¿Es positiva la tendencia de la tasa de satisfacción de los clientes? 3. ¿Se conocen las tendencias y gustos de nuestros clientes? 4. ¿Se consideran a los clientes como actores en nuestro negocio? 5. ¿Conocemos el grado de saturación de nuestros mercados? 6. ¿Estudiamos sistemáticamente los nuevos mercados? 7. ¿Participamos continuamente en nuevos mercados? 3. Productos e innovaciones 1. ¿Medimos el grado de aceptación futura de nuestros productos? 2. ¿Conocemos las etapas del ciclo de vida de nuestros productos? 3. ¿Tenemos sistematizada la investigación y el desarrollo (I+D)? 4. ¿Estudiamos sistemáticamente productos sustitutos y relacionados? 5. ¿Actúan los clientes en nuestro sistema de I+D? 6. ¿Es nuestra tasa de innovaciones similar o superior a la de la industria? 7. Son nuestros productos de calidad de clase mundial? 8. ¿Estamos certificados por las normas ISO? 9. ¿Nuestras marcas tienen gran aceptación? 4. Proveedores, producción y tecnología 1. ¿Nuestro sistema de producción tiene certificación ISO? 2. ¿Nos mantenemos actualizados en las nuevas tecnologías? 3. ¿Tenemos un sistema de control de producción eficiente? 4. ¿Buscamos siempre el mejor proveedor? 5. ¿Nuestros proveedores están certificados por las normas ISO? 6. ¿Los proveedores interactúan con nuestro sistema de producción? 7. ¿Tenemos reservas para reposición de equipo y tecnología?

1

7

7

8. ¿Mantenemos ocupada en alta proporción la capacidad instalada? 9. ¿Evaluamos y calificamos sistemáticamente a los proveedores? 10. ¿Buscamos la mejor sociedad de largo plazo con los proveedores? 11. ¿Promovemos el desarrollo de los proveedores? 5. Canales de distribución 1.¿Son eficientes nuestros canales de distribución? 2. ¿Nuestros canales de distribución tienen solvencia y capacidad? 3. ¿Evaluamos y calificamos sistemáticamente a los canales de distribución? 4. ¿Buscamos la mejor sociedad de largo plazo con los canales de distribución? 5. ¿Nuestros canales de distribución participan en la planeación y operación de ventas? 6. ¿Promovemos el desarrollo de los canales de distribución? 6. Estructura de organización y capital humano 1. ¿Mantenemos una estructura de organización plana. flexible y eficiente? 2. ¿Nuestra estructura de organización se actualiza sistemáticamente? 3. ¿Nuestra cultura está orientada hacia el cliente? 4. ¿Evaluamos sistemáticamente nuestra cultura? 5. ¿Los procesos relativos al capital humano permiten alta satisfacción y productividad 6. ¿Fomentamos la innovación entre nuestro capital humano? 7. ¿Nuestra organización es del tipo inteligente? 8. ¿Funcionarios y empleados trabajamos como un equipo? 9. ¿Promovemos el desarrollo y el empowerment entre nuestros funcionarios y empleados? 10. Nuestro consejo de administración es eficiente 7. Finanzas 1. ¿El valor de nuestra empresa se mantiene atractivo? 2. ¿Evaluamos sistemáticamente nuestras finanzas? 3. ¿Es saludable la composición de nuestras finanzas? 4. ¿Tenemos auditoría externa del tipo preventivo 5. ¿Cumplimos oportunamente con nuestros compromisos? 6. ¿Nuestra tasa de rentabilidad permite la creación de reservas? 8. Sociedad 1. ¿Nuestras relaciones con la sociedad son excelentes? 2. ¿Participamos sistemáticamente en programas de mejora de la sociedad? 3. ¿Evaluamos sistemáticamente nuestras relaciones con las sociedad? 4. ¿Estamos integrados con las familias de nuestro personal? 5. ¿La sociedad reconoce nuestros esfuerzos? 6. ¿Promovemos el desarrollo de nuestro grupos de interés?

2

8

8

9. Competencia 1. ¿Evaluamos sistemáticamente la actividad de la competencia? 2. ¿Son cordiales nuestras relaciones con la competencia? 3. ¿Nuestra tasa de participación es similar o superior a la de la competencia? 4. ¿Competimos con ética y profesionalismo? 5. ¿Consideramos saludable la existencia de la competencia? 6. ¿Buscamos una alta cooperación con la competencia? 7. ¿Tenemos un buen sistema de comunicación con la competencia? 8. ¿Anticipamos acciones de la competencia?

3

9

9

1

Seminario de administración Ejercicio: Diagnostico de la cultura organizacional Por: Francisco F. Camargo Mireles 1. Significado de la CO 1. ¿Está consciente la dirección del impacto de la cultura organizacional en los resultados? 2. ¿Se conoce con cierta certeza el tipo de cultura organizacional que existe? 3. ¿Existe interés de la dirección por institucionalizar la cultura organizacional? 4. ¿Se selecciona al personal en función de la cultura organizacional? 5. ¿Existen programas de capacitación y de reinducción sobre la cultura organizacional interna? 6. ¿Se han medido sistemáticamente los efectos de la cultura organizacional? 7. ¿Es compatible la cultura organizacional con la cultura regional? 8. ¿Se han evaluado incompatibilidades individuales con la cultura organizacional? 9. ¿Se le da a la CO el lugar que tiene en la dirección de personas? 10. ¿Se tiene algún documento donde se precise la cultura organizacional? 2. Percepción interna de la cultura organizacional actual 1. ¿Se mide sistemáticamente la percepción interna de la cultura organizacional actual 2. ¿Hay evidencias de acciones como resultados de la evaluación de la Percepción interna de la cultura organizacional actual? 3. ¿Se promueve el fortalecimiento uniforme de la Percepción interna de la cultura organizacional actual? 4. ¿Tiene el personal una percepción uniforme de la cultura organizacional? 5. ¿Comparten los directivos y empleados la percepción de la cultura organizacional? 6. ¿Se justifica la presencia de subcu1turas? 7. ¿Contienen las sub culturas los valores centrales de la cultura organizacional? 8. ¿Existe congruencia entre "el decir y el hacer" del personal? 9. ¿Pudiera considerarse fuerte la cultura organizacional actual? 10. ¿Es evidente la identificación y compromiso del personal con la cultura organizacional? 11.- ¿Realmente todo el personal apunta en la misma dirección? 3. Percepción externa de la cultura organizacional actual (PICO) 1. ¿Se mide sistemáticamente la percepción externa de la cultura organizacional actual? 2. ¿Hay evidencias de acciones como resultado de la percepción externa de la cultura organizacional actual? 3. ¿Se promueve el fortalecimiento uniforme de la percepción externa de la cultura organizacional actual? 4. ¿Tienen los terceros involucrados uniformidad en la percepción externa de la cultura organizacional actual? 5. ¿Impacta de manera favorable hacia el exterior la cultura organizacional actual? 6. ¿Es la cultura organizacional actual una ventaja competitiva?

10

10

2

4. Pronóstico de la cultura organizacional 1. ¿Favorece la cultura organizacional la eficacia interna? 2. ¿Permite la cultura organizacional avanzar a la velocidad requerida? 3. ¿Fomenta la cultura organizacional actual el compromiso del personal? 4. ¿Propicia la cultura organizacional la innovación necesaria? 5. ¿Contiene la cultura organizacional actual los valores requeridos? 6. ¿Se puede lograr con la cultura organizacional actual el desarrollo del personal? 7. ¿Alienta la cultura organizacional al personal a tener la iniciativa que se requiere? 8. ¿Recompensa la cultura organizacional actual al personal que hace las cosas correctas? 9. ¿Será necesario cambiar la cultura organizacional actual? 5. Cultura deseada e impacto esperado 1. ¿Están conformes los directivos con la cultura organizacional actual? 2. ¿Demanda el medio ambiente cambios en la cultura organizacional actual? 3. ¿Mejorarían los resultados operativo s con cambios a la cultura organizacional? 4. ¿Disminuirían los conflictos interpersonales con cambios en la cultura organizacional? 5. ¿Fomentaría la estabilidad del capital humano algún cambio en la cultura organizacional? 6. ¿Reduciría la impuntualidad y el ausentismo una nueva cultura organizacional? 7. ¿Mejoraría el comportamiento del personal una nueva cultura organizacional? 8. ¿Ayudaría en la relaciones con el exterior una nueva cultura organizacional? 9. ¿Mejoraría el rumbo de la organización una nueva cultura organizacional? 10. ¿Permitiría una nueva cultura organizacional el mejoramiento continuo? 11. ¿Lograría una nueva cultura organizacional la implantación de la calidad total?

11

11

Seminario de administración Ejercicio: Diagnostico de la Estructura de la Organización (EO) Por. Francisco Camargo Mireles 1. Formalización 1. ¿Se tiene un organigrama actualizado? 2. ¿El dibujo del organigrama corresponde a la realidad? 3. ¿Se cuenta con un método sistemático para revisar la estructura de organización? 4. ¿Hay evidencia de que todo el personal conoce la estructura de organización? 5. ¿Están definidas por escrito y actualizadas las funciones? 6. ¿Se tienen por escrito las facultades del personal? 7. ¿Alguien en la EO tiene la responsabilidad de formalizar la estructura de organización? 2. Eficacia 1. ¿Tiene el personal objetivos claros y alcanzables? 2. ¿Se cuenta con un método sistemático para evaluar resultados? 3. ¿Permite la estructura de organización oportunidad en la toma de decisiones? 4. ¿Tiene el personal suficientes facultades para sus responsabilidades? S. ¿Es adecuado el agrupamiento de los puestos? 6. ¿Es costeab1e la especialización actual del trabajo? 7. ¿Evita la estructura de organización, burocratismos innecesarios? 8. ¿Es realmente plana y delgada la estructura de organización? 9. ¿Se evalúa la aportación de cada función de la estructura de organización? .. 10. ¿Existe un orden metódico entre las diversas funciones? 11. ¿Es congruente la estructura de organización con la estrategia competitiva? 3. Dimensión 1. ¿Se tienen los niveles jerárquicos suficientes? 2. ¿Es adecuado el alcance del control en las funciones? 3. ¿Es razonable el grado de complejidad de la estructura de organización? 4. ¿Es adecuada la cantidad de personal? 5. ¿Es razonable la tasa de crecimiento de la estructura de organización? 6. ¿Son proporcionales a la importancia del área, los recursos asignados? 7. ¿Es óptima la división del trabajo? 8. ¿Permite la estructura de organización orientar la conducta del personal hacia el logro de objetivos? 9. ¿Se evita la ambigüedad en la distribución de funciones? 4. Productividad

1. ¿Cuenta el personal con indicadores de productividad? 2. ¿Es razonable el costo de la estructura de organización? 3. ¿Evita la estructura de organización duplicidad de funciones? 4. ¿Permite la estructura de organización, hacer las cosas bien a la primera vez? 5. ¿Es adecuada la cantidad de personal? 6. ¿Son oportunos y confiables los flujos de trabajo? 1

12

12

7. ¿Se cuenta con algún sistema de mejora continua? 8. ¿Se recompensa la productividad del personal? 9. ¿Son razonables los índices de rotación de personal? 10. ¿Se tienen programas de enriquecimiento de puestos? . 5. Comunicación 1. ¿Se cuenta con un sistema eficaz de comunicación? 2. ¿Se evitan los rumores indeseables? 3. ¿Conoce el personal el rumbo de la organización? 4. ¿Conoce el personal las necesidades de clientes y proveedores internos? 5. ¿Se conocen los índices de satisfacción de los clientes y proveedores internos? 6. ¿Permite evitar la estructura de organización, los conflictos internos? 7. ¿Está presente la cooperación entre el personal? 8. ¿Permite la estructura de organización, la satisfacción del personal? 9. ¿Es manifiesta la confianza hacia el personal? 10. ¿Existe coordinación entre las diversas funciones? 6. Innovación 1. ¿Se reconoce la innovación entre el personal? 2. ¿Permite la estructura de organización ofrecer productos/servicio de alta calidad? 3. ¿Tiene la estructura de organización, la flexibilidad de adaptación rápida a las demandas de clientes? 4. ¿Puede la estructura de organización, adaptarse rápidamente a los cambios del medio ambiente? 5. ¿Tiene la organización un aprendizaje continuo? 6. ¿Alguien en la estructura de organización promueve la innovación? 7. ¿Alguien tiene la responsabilidad de promover sistemáticamente la calidad? 8. ¿Se cuenta con programas de reorganización? 9. ¿Existe entre el personal, un compromiso con la calidad? 10. ¿Está arraigada entre el personal la cultura del cambio? 7. Soporte 1. ¿Tiene la organización los apoyos necesarios de especialistas? 2. ¿Se han evaluado las opciones de outsourcing? 3. ¿Se tienen programas de integración vertical? 4. ¿ Hay programas de integración horizontal? 5. ¿Se atienden racionalmente las sobrecargas de trabajo estacionales? 6. ¿Tiene el consejo de administración un compromiso con la organización? 7. ¿Funcionan correctamente los órganos de control internos y externos'? 8. ¿Es costeable el apoyo externo actual?

2

13

13

Seminario de administración Ejercicio: Diagnóstico de la calidad Por: Francisco F. Camargo Mireles 1. Liderazgo 1. ¿Hay compromiso de la alta dirección con la calidad? 2. ¿Hay misión escrita con valores de calidad? 3. ¿Existe compromiso de la alta dirección por la satisfacción del cliente? 4. ¿Están descritos los puestos en función de la calidad y del cliente? 5. ¿Se tienen esquemas de equipos de trabajo autodirigidos? 6. ¿Hay auditoría de calidad en los procesos de organización? 7. ¿Es ético el trato hacia la sociedad?. 8. ¿Se atienden con eficiencia las normas ecológicas? 2. Información y análisis 1 ¿Hay Indicadores de Calidad (IC) suficientes para planear y evaluar el desempeño? 2 ¿Son eficientes los procesos de registro y análisis de los IC? 3 ¿Está sistematizada la información de satisfacción del cliente? 4 ¿Ha mejorado el desempeño la información de satisfacción del cliente? 5 ¿Se emplean comparaciones competitivas y benchmarking sobre la calidad? 3. Planeación estratégica de la calidad (PEC) 1 ¿Se tiene una PEC de desempeño de la organización? 2 ¿Está la PEC en función de los requerimientos del cliente? 3. ¿Está la PEC funcionando en la realidad? 4. ¿Es participativa la PEC? 4. Dirección y desarrollo del capital humano (DRH) 1. ¿Son compatibles la PEC y la planeación de capital humano? 2. ¿Está suficientemente facultado (Empowerment) el personal? 3. ¿Está sistematizada la DRH? 4. ¿Se fomenta la participación del personal en los objetivos de calidad? 5. ¿Hay resultados tangibles por el empowerment y la participación del capital humano? 6. ¿Se detectan las necesidades de capacitación en calidad (CC)? 7. ¿Son suficientes los recursos destinados a CC? 8. ¿Son satisfactorios los resultados de la CC? 9. ¿Está relacionada la evaluación del desempeño con los objetivos de calidad? 10. ¿Hay relación entre logros de calidad y compensaciones - recompensas? 11. ¿Está sistematizado el estudio de la calidad de vida laboral? 12. ¿Son satisfactorios los estudios de la calidad de vida laboral? 1

14

14

5. Administración de calidad del proceso (ACP) 1. ¿Está sistematizado el conocimiento de las necesidades de los clientes? 2. ¿Está fundamentado el negocio conforme a las necesidades de clientes? 3. ¿Se hacen innovaciones al negocio en función de necesidades de clientes? 4. ¿Está sistematizada la ACP? 5. ¿Hay innovación frecuente en la ACP? 6. ¿Está sistematizada la mejora continua de los servicios de apoyo? 7. ¿Es aceptable la satisfacción de los clientes internos? 8. ¿Se les aplican normas de calidad a los proveedores externos? 9. ¿Está sistematizado el mejoramiento continuo de proveedores externos? 10. ¿Está instituida la auditoría de la ACP? 6. Resultados de operación 1. ¿Muestran tendencias internas favorables los Indicadores de Calidad (IC)? 2. ¿Es favorable la tendencia de los IC vs. la industria? 3. ¿Es favorable la tendencia de los IC vs. los principales competidores? 4. ¿Es eficaz el método de comparación de los IC con el exterior? 5. ¿Es confiable el método de comparación de los IC con el exterior? 6. ¿Se tienen suficientes indicadores financieros y de operación (lFO)? 7. ¿Es favorable la tendencia interna de los IFO? 8. ¿Es favorable la tendencia interna de los IFO vs la industria? 9. ¿Es favorable la tendencia interna de los IFO vs los principales competidores? 10. ¿Es favorable la tendencia interna de los Indicadores de los servicios de apoyo interno? 11. ¿Es favorable la tendencia interna de los Indicadores de calidad de los proveedores? 7. Satisfacción del cliente 1. ¿Se tiene un perfil de cada tipo de cliente? 2. ¿Están definidas las necesidades de cada tipo de cliente? 3. ¿Está definida por escrito una política integral de servicio al cliente (PSC)? 4. ¿Aplica eficazmente todo el personal la política de servicio? 5. ¿Se audita la política de servicio? 6. ¿Está sistematizada la atención de quejas y sugerencias del cliente? 7. ¿Existen cuadros de delegación de. autoridad para aplicar la PSC? 8. ¿Hay capacitación y reinducción para la observancia de la PSC? 9. ¿Hay mejoramiento continuo en el servicio al cliente? 10. ¿Se tienen compromisos de garantía a los clientes? 11. ¿Son competitivos los compromisos de garantía a los clientes? 12. ¿Son favorables las tendencias de satisfacción de los clientes (TSC)? 13. ¿Se tienen esquemas de inteligencia competitiva? 14. ¿Es favorable la tendencia de los TSC VS la competencia? 15. ¿Es favorable la tendencia de incremento de los clientes (TIC)? 16. ¿Es favorable la tendencia de TIC VS la competencia?

2

15

15

Seminario de administración Ejercicio: Diagnostico de la productividad Por: Francisco F. Camargo Mireles 1. Filosofía 1. ¿Existe un ambiente propicio para la productividad? 2. ¿sé cuenta con objetivos? 3. ¿Se tiene una cultura de productividad? 4. ¿Se cuenta con un sistema de presupuesto? 5. ¿ Tienen las personas metas de productividad? 6. ¿Se practica "benchmarking" para mejorar la productividad? 7. ¿Se premia la productividad? 8. ¿Se tienen reuniones de análisis de la productividad? 2. Métodos 1. ¿Se cuenta con métodos y procedimientos escritos? 2. ¿Están actualizados los manuales de organización? 3. ¿Existe correo electrónico interno? 4. ¿Son sencillos los métodos de operación? 5. ¿Cada persona revisa su propio trabajo? 6. ¿Se observan ordenados los puestos de trabajo? 3. Personal 1. ¿Se ha seleccionado a la persona idónea para cada puesto? 2. ¿Existe un programa de capacitación por persona? 3. ¿Se monitorea la satisfacción del personal? 4. ¿Hay algún sistema de evaluación del desempeño? 5. ¿Se fomenta la participación del personal? 6. ¿Es suficiente la antigüedad de las personas en sus puestos? 7. ¿Se ha capacitado al personal en temas de productividad? 8. ¿Se cuenta con un plan de sucesión? 9. ¿Están computarizados los procesos de personal? 10. ¿Se tiene calidad de vida en el trabajo? 11. ¿Son competitivas las compensaciones del personal? 4. Activos 1. ¿Son adecuados los días de cobertura de inventarios? 2. ¿Son aceptables los días de antigüedad de la cartera? 3. ¿Se cuenta con un presupuesto de efectivo? 4. ¿Existe algún programa integral de inversiones? 5. ¿Es adecuado el control de activos fijos?' 6. ¿Se usan los activos fijos a su máxima capacidad?

1

16

16

5. Equipo 1. ¿Es adecuada la capacidad de los equipos? 2. ¿Es moderno el equipo? 3. ¿Cuenta el equipo con mantenimiento preventivo? 4. ¿ Tiene el equipo la rapidez requerida? 6. Innovaciones 1. ¿Existe algún programa de investigación y desarrollo? 2. ¿Se premia la innovación? 3. ¿Se cuenta con Internet? 4. ¿Se tienen las innovaciones oportunamente? 5. ¿Se considera necesaria la innovación? 7. Instalaciones 1. ¿Se cuenta con instalaciones adecuadas? 2. ¿Es adecuada la distribución interna? 3. ¿Se observa comodidad en las instalaciones? 4. ¿Hay orden y limpieza en las instalaciones? 5. ¿Son convenientes los niveles de ruido?

2

17

17

1

Seminario de administración Ejercicio: Evaluación del liderazgo Por: Francisco F. Camargo Mireles

1. Visión organizacional 1. ¿Es aprobatorio el resultado del diagnóstico de la visión? 2. ¿Es satisfactoria la capacitación y el desarrollo de los directivos? 3. ¿Están involucrados los directivos en los esfuerzos de mejoramiento? 4. ¿Se tienen equipos o comités para mejorar la calidad? 5. ¿Tiene claro el personal el rumbo de la organización? 6. ¿Hay evidencia de que el capital humano esté motivado e inspirado? 7. ¿Están aseguradas la sucesión directiva y la continuidad de la organización? 8. ¿Es eficaz el sistema de comunicación interna y externa de la organización? 9. ¿Evoluciona la ORG día con día hacia el futuro deseado? 10. ¿Se demuestra con hechos el decir con el hacer de los directivos? 2. Eficacia y resultados 1. ¿Se tienen objetivos organizacionales e individuales? 2. ¿Tiene la organización tasa de crecimiento y de desarrollo aceptables? 3. ¿Toma el personal como suyos los objetivos de la organización? 4. ¿Se tienen propósitos de aprendizaje de doble ciclo? 5. ¿Permiten los resultados de la organización el desarrollo a largo plazo? 6. ¿Es satisfactoria la actitud del personal hacia el cambio? 7. ¿Son satisfactorios los resultados para todos los interesados en la organización? 8. ¿Está conforme el personal con los estilos de liderazgo en la organización? 9. ¿Se evalúa sistemáticamente la satisfacción de los clientes? 10. ¿Se tiene un sistema de inteligencia competitiva?

3. Productividad y calidad 1. ¿Se tiene un sistema integral de medición de resultados? 2. ¿Están bajo control los problemas (rotación, ausentismo, etc.) del capital humano? 3. ¿Se auditan resultados y procesos para mejorar la productividad? 4. ¿Hay evidencia de sustitución de costos fijos por variables? 5. ¿Se tiene programada la certificación de las normas ISO? 6. ¿Está satisfecho el personal con el sistema de recompensas? 7. ¿Genera la organización los recursos suficientes para la competitividad deseada? 8. ¿Se demuestra con hechos reales los deseos y esfuerzos de mejoramiento? 9. ¿Se tiene algún sistema de calidad total? 10. ¿Está sistematizado el benchmarking?

18

18

2

4. Organización y desarrollo humano l 1. ¿Permite la estructura de organización el desarrollo del personal? 2. ¿Permite la estructura de organización alcanzar los objetivos? 3. ¿Es satisfactoria la asignación de recursos para el desarrollo humano? 4. ¿Están sincronizados los programas de organización y desarrollo humano con la visión? 5. ¿Incluyen los valores de la organización los programas de organización y desarrollo humano? 6. ¿Está satisfecho el personal con los programas de organización y desarrollo humano? 7. ¿Se evalúa sistemáticamente la calidad de vida en el trabajo? 8. ¿Hay evidencia de los logros de los programas de organización y desarrollo humano? 9. ¿Se utilizan esquemas de outsourcing en beneficio de la organización? 10. ¿Hay evidencia de innovación? 11. ¿Participa activamente el consejo de administración? 12. ¿Existe apoyo de especialistas en asuntos estratégicos? 5. Responsabilidad social 1. ¿Está integrado todo el personal en los programas de responsabilidad social? 2. ¿Se atienden sistemáticamente los compromisos de responsabilidad social? 3. ¿Hay evidencia de la eficacia de los programas de responsabilidad social? 4. ¿Se emplean los recursos suficientes en los programas de responsabilidad social? 5. ¿Es satisfactoria la imagen pública de la organización? 6. ¿Se han recibido recompensas de la sociedad?

19

19

Seminario de administración Ejercicio: Diagnóstico del sistema de información gerencial Por: Francisco F. Camargo Mireles 1. Calidad 1. ¿Es adecuado el diseño de los informes del sistema de información gerencial? 2. ¿Es gráfico y claro el sistema de información gerencial? 3. ¿Está ausente de errores el sistema de información gerencial? 4. ¿Se justifica el costo de producir el sistema de información gerencial? 5. ¿Es automatizada la obtención del sistema de información gerencial? 6. ¿Está actualizada la fuente del sistema de información gerencial? 7. ¿Tiene el sistema de información gerencial el horizonte adecuado de tiempo? 8. ¿Se tiene correo electrónico interno? 9. ¿Es sencilla la elaboración del sistema de información gerencial? 10. ¿Refleja el sistema de información gerencial una cultura innovadora? 11. ¿Se redondean las cifras del sistema de información gerencial? 2. Oportunidad 1. ¿Se obtiene oportunamente el sistema de información gerencial? 2. ¿Permite el sistema de información gerencial, tomar decisiones oportunas? 3. ¿Es interactivo el sistema de información gerencial? 4. ¿Está abierto el sistema de información gerencial, a todos los niveles jerárquicos? 5.-¿Se usa la telecomunicación? 6. ¿Está el sistema de información gerencial en tiempo real? 7. ¿Son confiables los datos del sistema de información gerencial? 8. ¿Está capacitado el que genera el sistema de información gerencial? 3. Suficiencia 1. ¿Está Completo el sistema de información gerencial? 2. ¿Está completo cada estado que compone el sistema de información gerencial? 3. ¿Es adecuado el tamaño de los estados del sistema de información gerencial? 4. ¿Es útil el detalle del sistema de información gerencial? 5. ¿Tiene el SIG la estadística suficiente ? 6. ¿Es de fácil consulta el sistema de información gerencial? 7. ¿Se obtiene el sistema de información gerencial con la periodicidad requerida? 8. ¿Se pueden consultar fácilmente periodos anteriores? 9. ¿Es comprensible fácilmente el sistema de información gerencial? 10. ¿Es manejable el sistema de información gerencial? 1

20

20

4. Relevancia l. ¿Presenta el sistema de información gerencial hechos por excepción? 2. ¿Muestra el sistema de información gerencial lo relevante de la organización? 3. ¿Tiene sistema de información gerencial datos sobre productividad del capital humano? 4. ¿Se informa sobre la situación financiera? 5. ¿Hay información sobre la competencia? 6. ¿ Tiene el sistema de información gerencial datos sobre variables del entorno? 7. ¿Se conoce la participación del mercado? 8. ¿Se conoce la satisfacción de los clientes? 9. ¿Se sabe el desempeño del capital humano? 10. ¿Muestra el sistema de información gerencial la operación de la empresa? 11. ¿Se conocen las variaciones contra presupuestos? 12. ¿Se tienen estándares de medición? 13. ¿Se conoce la imagen de la organización en el mercado? 14. ¿Muestra el SIG la actuación de canales de distribución? 15. ¿Se conoce la eficiencia de la publicidad? 16. ¿Se evalúa la calidad del servicio? 17. ¿Se conoce la eficiencia en el manejo de activos circulantes? 18. ¿Hay información actualizada sobre proveedores? 19. ¿Tiene el sistema de información gerencial datos sobre productos sustitutos? 20. ¿Se actualizan cifras financieras?

2

21

21

Seminario de administración Ejercicio: Diagnóstico del Sistema de Control Por: Francisco F. Camargo Mireles 1. Fundamento del control 1. ¿Se tienen manuales escritos de operación? 2. ¿Se cuenta con los análisis de puestos? 3. ¿Están definidas por escrito las facultades del personal? 4. ¿Son suficientes las facultades del personal? 5. ¿Se atienden con profesionalismo los sistemas de personal? 6. ¿Hay una selección y capacitación muy "cuidadosa" del personal? 7. ¿Está sistematizado el entrenamiento para mejorar la operación? 8. ¿Está sistematizada la auditoría de calidad? 9. ¿Predican los directivos con el ejemplo la calidad total? 10. ¿Hay programas de fomento del compromiso y ética del personal? 11. ¿Son justos y equitativas las recompensas del personal? 2. Estándares y normas de desempeño 1. ¿Se tienen estándares y normas de desempeño escritos para todas las actividades? 2. ¿Se definen los estándares y normas de desempeño en función de los clientes? 3. ¿Están los estándares y normas de desempeño definidos en términos cuantitativos? 4. ¿Es oportuna la comparación entre el resultado y los estándares y normas de desempeño? 5. ¿Se detectan y se eliminan las causas que afectan a los estándares y normas de desempeño? 6. ¿Participa el personal la asignación de los estándares y normas de desempeño? 7. ¿El incumplimiento de los estándares y normas de desempeño provoca la revisión de los sistemas? 8. ¿Se evalúa sistemáticamente la satisfacción de los clientes? 9. ¿Está sistematizada la atención de quejas de clientes? 10. ¿Son fácilmente cuantificables los estándares y normas de desempeño? 11. ¿Se mantiene el seguimiento de la productividad? 3. Sistema de control 1. ¿Hay un sistema de evaluación del desempeño? 2. ¿Se tienen presupuestos completos en la organización.? 3. ¿Es satisfactorio el diagnóstico del sistema de información? 4. ¿Se evalúan sistemáticamente los procesos internos? 5. ¿Hay evidencia de mejora continua en los procesos internos? 6. ¿Se promueve la confianza y la competencia en el personal? 7. ¿Hay medidas preventivas de control para todas las actividades? 8. ¿Son razonables los costos del control y de supervisión? 9. ¿Existe la función de auditoría? 10 ¿Hay un sistema de control oportuno de los resultados financieros? 11 ¿Son razonables las actividades de supervisión del personal? 12 ¿Hay puntos de control automático en las operaciones? 1

22

22

13 ¿Está el sistema de control orientado a la calidad? 14 ¿Se tienen claramente definidos los costos de las actividades? 15 ¿Se monitorean las variables críticas del entorno? 16 ¿Están claramente definidos los centros de responsabilidad? 17 ¿Hay un sistema de control sobre los derechos y obligaciones? 18 ¿Se tiene un sistema de control de activos y pasivos? 4. Control total de calidad 1. ¿Se cuenta con la certificación de la norma ISO? 2. ¿Están claramente definidas por escrito las normas de calidad? 3. ¿Es satisfactorio el resultado de la auditoria de calidad? 4. ¿Se aplican técnicas de muestreo estadístico en las operaciones? 5. ¿Son simultáneas la inspección y la ejecución de las operaciones? 6. ¿Se tienen reuniones de auto evaluación de la calidad? 7. ¿Hay entrenamiento sistemático en administración de la calidad? 8. ¿Están certificados los proveedores en la norma ISO? 9. ¿Se hace énfasis en la estabilización de los procesos? 10 ¿Es eficaz el control total de calidad de los productos y servicios?

2

23

23