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SEGUIMIENTO A LAS DIRECTRICES PARA PREVENIR CONDUCTAS IRREGULARES RELACIONADAS CON INCUMPLIMIENTO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES Y DE PROCEDIMIENTOS Y LA PÉRDIDA DE ELEMENTOS Y

DOCUMENTOS PÚBLICOS

Directiva 003 de 2013 de la Alcaldía Mayor de Bogotá

Bogotá D.C. 13 noviembre de 2019

La Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., de acuerdo con el Decreto Distrital 284 de 2004, implementó el Sistema Distrital de Información Disciplinaria, para los organismos y entidades distritales en los que es aplicable el Código Disciplinario Único. Así mismo, el Decreto Distrital 284 de 2004, dispone la conformación de una Comisión Distrital de Control Disciplinario, para que analice la información estadística, relacionada con procesos disciplinarios por incumplimiento a los manuales de funciones y procedimientos, así como por la pérdida o daño de documentos y elementos, conductas con incidencia reiteradas en la Administración Distrital. La Directiva 003 de 2013, establece las directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con el incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos, determina que: “Las oficinas de control interno disciplinario coordinarán con las oficinas de control interno de gestión de cada uno de los sectores y sus entidades adscritas o vinculadas, para que en los planes de auditoría integral se incluya lo pertinente para verificar el cumplimiento de los lineamientos contenidos en esta Directiva. Asimismo, las oficinas de control interno disciplinario elaborarán informe acerca de los resultados de esta para ser enviados a la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios”.

En pleno cumplimiento de lo ordenado en la Directiva 003 de 2013, el Comité Coordinador de Control Interno, aprobó dentro del programa Anual de Auditorias para la vigencia 2019 y a solicitud de la Oficina de Control Interno, el respectivo seguimiento y monitoreo de los lineamientos señalados en la misma, respecto al manejo y protección de los elementos, de los documentos y la aplicación de manuales y funciones y procedimientos, cuya evidencia está documentada en el presente informe.

1.OBJETIVO

Verificar el cumplimiento de las medidas establecidas en la Directiva No. 003 de 2013 por parte de la Secretaría Distrital de Hacienda, mediante la verificación documental de cada una de ellas, con el fin de emitir recomendaciones u observaciones que contribuyan a optimizar la gestión institucional y salvaguardar la responsabilidad de los servidores de la Entidad.

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2. CRITERIOS DEL SEGUIMIENTO Ley 734 de 2002 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único” artículo 34, numerales 21. “Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados” y 22. “Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización” Decreto 284 de 2004 "Por el cual se adoptan las estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional en materia disciplinaria para las entidades distritales a las que es aplicable el Código Disciplinario Único"

Directiva 003 de 2013 expedida por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. “Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con incumplimiento al Manual de Funciones y Procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos”.

3. ALCANCE

Identificar posibles incumplimientos respecto a las directrices impartidas en la Directiva 003 de 2013 para prevenir conductas irregulares relacionadas con el incumplimiento de los manuales de funciones, de procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos, mediante pruebas sustantivas que puedan generar diferencias en su aplicación al interior de la Secretaría Distrital de Hacienda durante el periodo comprendido desde el 1 mayo de 2019 al abril 31 octubre de 2019.

4. METODOLOGIA

En cumplimiento a lo ordenado en la Directiva 003 de 2013, la Oficina de Control Interno con el fin de verificar el cumplimiento de los lineamientos contenidos en esta Directiva, el 29 de octubre de 2019 a través de los memorandos con radicados 2019IE29551, 2019IE29557 y 2019IE29618, solicitó a las Subdirecciones de Talento Humano, Gestión Documental y, Administrativa y financiera, información relacionada con el cumplimiento de los manuales de funciones, de procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos, con el fin de obtener evidencia suficiente y objetiva en cuanto al grado de conocimiento, implementación y cumplimiento de dicha directiva.

Las evidencias suministradas se obtuvieron de la información reportada por las subdirecciones responsables de los procesos que tienen a su cargo el manejo, la conservación y la salvaguarda de los bienes, elementos y documentos que forman parte de la entidad.

Producto de la revisión, análisis y verificación de la información, se elaboró el presente informe de seguimiento, de acuerdo con los siguientes ítems que hacen parte esencial de la Directiva 003 de 2013:

1) Frente a la pérdida de elementos


http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0734_2002.html#Inicio


2) Frente a la pérdida de documentos 3) Frente al incumplimiento de manuales de funciones y de procedimientos

A continuación, se relacionan, por cada temática, algunos aspectos sobre los cuales la Secretaría Distrital de Hacienda adelantó gestiones entre mayo y octubre de 2019, encaminadas al cumplimiento de la Directiva mencionada:

1 FRENTE A LA PÉRDIDA DE ELEMENTOS

a. Verificar que los manuales de procedimientos relacionados con el manejo de bienes propendan, no solamente por su eficiente y oportuna utilización, sino también por su efectiva salvaguarda. La Dirección de Gestión Corporativa cuenta con el proceso CPR-40 “Gestión de bienes”, cuyo objetivo es administrar y controlar eficientemente los bienes devolutivos y de consumo de la Secretaría Distrital de Hacienda y los bienes devolutivos del Concejo de Bogotá, con fecha última de actualización 23 de abril de 2018. Este proceso inicia con la administración de los bienes devolutivos y de consumo adquiridos de acuerdo con el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad y la administración de los bienes devolutivos adquiridos, de acuerdo con el plan de adquisiciones del Concejo de Bogotá; finaliza con el archivo del comprobante de ingreso o egreso o traslado y sus soportes. Lo anterior, aplica a todas las dependencias de la SDH y al Concejo de Bogotá. Para cumplir con la eficiente y oportuna utilización de los bienes en la Secretaría Distrital de Hacienda, este proceso tiene cuatro (4) procedimientos, una (1) guía y un (1) instructivo; sin embargo, en la documentación asociada no se evidencia la salvaguarda de los bienes de la entidad. Los procesos y procedimientos que se manejan al interior de la entidad se pueden encontrar en el Sistema de Gestión de la Calidad-SGC, en el siguiente link http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/documentos.asp?fs=01. Cabe mencionar, que los documentos y procedimientos que conforman el SGC requieren de una actualización que se encuentra pendiente y en espera, hasta que entre en operación el proyecto BogData. Por otra parte, en la página web la entidad, en el enlace http://www.shd.gov.co/shd/node/35608, se publicó en el mes de junio de 2019, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de Resolución “Por medio de la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las entidades de Gobierno de Bogotá, D.C.”, y el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno de Bogotá D.C. - Versión 1 del 31 de diciembre de 2018.


http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/documentos.asp?fs=01

http://www.shd.gov.co/shd/node/35608


b. Reforzar el sistema de control interno de tal manera que se definan y minimicen los riesgos sobre los activos de la entidad. De acuerdo con la información reportada en el SharePoint con última fecha de actualización 10/06/2019, la matriz de riesgo operacional del CPR-40 “Gestión de bienes”, tiene cuatro (4) riesgos relacionados a este proceso, que después de aplicar los controles que están documentados en el proceso objeto de análisis y generar la valoración del riesgo residual genera un resultado bajo. Los riesgos identificados son los que se relacionan en la Tabla 1:

Tabla 1. Seguimiento a controles de riesgo

PROCESO RIESGO CAUSA ACCIONES ADELANTADAS (evidencia del control)

CP

R-4

0 G

ES

TIÓ

N D

E B

IEN

ES

SDH034R - DAR DE BAJA O TRASLADAR UN BIEN DE MANERA EQUIVOCADA

SDH155C - Error en el concepto técnico de bien obsoleto e inservible

En la Subdirección Administrativa y financiera, el grupo encargado del tema de “bienes”, verifica el listado de bienes relacionados en el concepto técnico, si dentro de la verificación se encuentra alguna inconsistencia se reprocesa solicitando concepto técnico aclaratorio. Como evidencia del control se deja el listado de bienes a trasladar o dar de baja y concepto técnico con su respectiva acta de entrega.

SDH157C - Error en el acta de comité de inventarios

Esta acción debe ser ajustada de acuerdo con la resolución en donde se crea el comité Institucional de Gestión y Desempeño, dado que la verificación de elementos es autorizada por el comité de inventarios y este ya no existe en la entidad.

SDH162C - Error en la relación de bienes susceptibles de traslado o remate

En la Subdirección Administrativa y financiera, el grupo encargado del tema de “bienes”, verifica que las relaciones de bienes susceptibles de traslado o remate coinciden con aquellos sobre los cuales se emitió concepto de bien obsoleto o inservible, si se encuentra alguna inconsistencia se reproceso y se valida nuevamente. Queda acta de la reunión y la relación de bienes para trasladar o dar de baja

SDH055R - DETERIORO, DESACTUALIZACIÓN O PÉRDIDA DE GARANTÍA, SOBRE LOS BIENES ANTES DE SU USO.

SDH082C - Demora en la asignación de los bienes adquiridos por parte de las dependencias.

El profesional especializado de la Subdirección Administrativa y financiera informa a los supervisores de contrato que tienen bienes en el almacén, estos deben diligenciar el formato 40-F.02, para la asignación de bienes. El profesional especializado de la SAF, entrega el bien al funcionario responsable, en caso de encontrarse errores en el diligenciamiento del formato, el profesional de la SAF se comunica vía telefónica o correo electrónico con el solicitante y le solicita verificar y corregir la información.

SDH080R - ENTREGAR BIENES DE MANERA EQUIVOCADA

SDH025C - Bienes entregados no coinciden con los bienes registrados en el traslado a otra entidad o remate.

Cuando el profesional de la Subdirección Administrativa y financiera entrega los bienes a las entidades, verifica la descripción y cantidad de bienes, información que queda consignada en un acta, en caso de encontrar alguna desviación, se corrige la información contenida en el acta de entrega y/o relación de bienes.

SDH090R - RECIBIR BIENES QUE NO COINCIDEN CON LOS PACTADOS O CONTRATADOS

SDH300C - Error de validación de la información por parte del supervisor

Los funcionarios que hacen parte del tema relacionado a “gestión de bienes” realizan una verificación cruzada en SISCO, el bien a recibir, la relación de bienes entregados y/o la factura cuando hay desviaciones, se corrige el documento pertinente para reprocesar, se deja como soporte la relación de bienes entregados y factura

Fuente: Elaboración con base en la matriz de riesgos operacionales



Es de resaltar que, de acuerdo con el Boletín de calidad emitido por en el Sistema de Gestión de la Calidad-SGC el día 17/09/2018, está suspendida la revisión de las matrices de riesgos operacionales a partir de esta fecha, debido a la implementación del BogData y hasta que entre en operación el mencionado proyecto. Adicionalmente, se verificó en la matriz del riesgo de corrupción que el CPR-40 tiene un riesgo “pérdida de bienes”, con una (1) causa y dos (2) controles: asegurar los bienes mediante pólizas de seguros y controlar los movimientos de entrada y salida de bienes ya sea internos o externos, luego de la valoración del riesgo se ubica como riesgo residual en zona alta. Una vez efectuadas las acciones asociadas al control, el responsable de proceso y su equipo de trabajo indicaron que no se presentan cambios en el riesgo, causa, consecuencia ni controles identificados para realizar la mitigación del riesgo. c. Establecer sistemas efectivos de actualización y control de inventarios De acuerdo con el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales, en el título “Gestión y el control de bienes”, se establece que los bienes que se encuentren en almacén, en servicio o en poder de terceros, deberán estar debidamente clasificados, de tal forma que permita determinar en cualquier momento, la relación de bienes a cargo de todas y cada una de las áreas y a cargo de todos y cada uno de los responsables que los usen o custodien. En la Secretaría Distrital de Hacienda, la Subdirección Administrativa y Financiera es la encargada, de acuerdo con el procedimiento 40-P-01 “Recepción e ingreso de bienes devolutivos y de consumo”, de la actualización y control de inventarios, cuyo objetivo es recibir y registrar de manera oportuna y eficaz en el aplicativo de bienes (SAE) el ingreso de bienes devolutivos y de consumo adquiridos por la SDH. Así mismo, se informa que la entidad registra todos los movimientos de ingresos, traslados y egresos en el aplicativo SAI - Sistema de Administración de Inventarios y en el SAE - Sistema de Administración de Elementos; en el caso de los inventarios de los funcionarios, pueden ser consultados a través del aplicativo Tu Inventario o pueden ser solicitados vía correo electrónico. La Oficina de Control Interno verificó el día 12 de noviembre el aplicativo Tu Inventario, el cual presenta fallas en el ingreso, imposibilitando su consulta. Evidencia de ello, se encuentra en la Imagen No.1. Aplicativo Tu Inventario.



Imagen No.1. Aplicativo Tu Inventario

Fuente: Elaboración propia OCI basada en el aplicativo Tu Inventario

Por otra parte, mediante Cordis No 2019IE27787 la Subdireccion Administrativa y Financiera inició, el 15 de octubre de 2019, el levantamiento fisico de inventarios, de acuerdo con el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales; en cumplimiento del numeral 4.2 del citado manual, se procede a la toma física de muebles, de acuerdo con el cronograma establecido, y se realizará por piso, dependencia y puestos de trabajo. Lo anterior, dando alcance a la Circular del 10 de octubre de 2019 de la Subdirección Administrativa y Financiera, la cual puede ser consultada en el link: http://intranet.shd.gov.co/sites/default/files/files/comunicaciones/Memorando%20levantamiento%20fisico%20inventarios.pdf Para desarrollar una actividad de verificación aleatoria, se solicitó a la Subdirección Administrativa y Financiera, información sobre el inventario de la Dirección Distrital de Cobro. Mediante respuesta con cordis 2019IE31005 del 08 de noviembre del año en curso, la dependencia indicó que “actualmente se está levantando el inventario físico de los diferentes pisos y sedes de la Secretaría Distrital de Hacienda como se programó en la "circular levantamiento físico de inventarios”. No obstante, en ejercicio de las funciones de seguimiento a los lineamientos establecidos en la Directiva 003 de 2013, la Oficina de Control Interno en visita realizada el día 07 de noviembre del 2019, a la Dirección Distrital de Cobro, en la sede ubicada en la Carrera 6 No 14 – 98 Torre A Piso 3 (Bogotá), verificó información sobre el inventario, a partir de la selección de una muestra aleatoria de 9 (nueve) puestos de trabajo. En estos espacios, se procedió a revisar la placa del equipo de cómputo y la placa de los teléfonos fijos. No se realizó la identificación por placa de impresoras ni del mobiliario pues no hacen parte del inventario de la entidad. Respecto a la identificación de los equipos de cómputo, se encontró que algunos equipos disponen de placas individualizadas para el Monitor y la CPU, mientras que otros, tienen una sola placa debido a que son equipos “todo en uno”. Respecto a los teléfonos, se encontró que no todos los cubículos de los funcionarios cuentan con un teléfono asignado individualmente y, por tanto, algunos teléfonos están a disposición de varios funcionarios.


http://intranet.shd.gov.co/sites/default/files/files/comunicaciones/Memorando%20levantamiento%20fisico%20inventarios.pdf

http://intranet.shd.gov.co/sites/default/files/files/comunicaciones/Memorando%20levantamiento%20fisico%20inventarios.pdf


Estos elementos de comunicación se encuentran identificados con placas individuales. La relación de verificación es la siguiente:

Tabla 2. Inventario físico sede Dirección Distrital de Cobro N Monitor CPU TELEFONO FIJO ESTADO

PLACA

1 ((8004))770720260020523548 ((8004))770720260020522541 ((8004))770720260020718357 En buen estado

2 ((8004))770720260020778498 ((8004))770720260020774728

((8004))770720260020718548 En buen estado

3 ((8004))770720260020778542 ((8004))770720260020774773 ((8004))770720260020718401 En buen estado

4 ((8004))770720260020624443 ((8004))770720260020630147 NO TIENE TELÉFONO ASIGNADO INDIVIDUALMENTE

Mal estado/ la placa de la CPU está cortada en las esquinas

5 ((8004))770720260020720633 Monitor TODO en UNO NO TIENE TELÉFONO ASIGNADO INDIVIDUALMENTE

En buen estado


En buen estado

7 ((8004))770720260020626027 ((8004))77072026002063XXX NO TIENE TELÉFONO ASIGNADO INDIVIDUALMENTE

Mal estado / la placa de la CPU está incompleta por tal razón el código de la placa no es legible

8 ((8004))770720260020613003 ((8004))770720260020610XXX ((8004))770720260020718685 Mal estado / la placa de la CPU está incompleta por tal razón el código de la placa no es legible


En buen estado

Fuente: Elaboración de la Oficina de Control Interno con base en el seguimiento físico de los equipos.

La verificación de los equipos de cómputo permite observar que las placas de algunos de éstos posibilitan su identificación clara; no obstante, también se aprecia que algunos elementos de identificación presentan deterioro o mal estado. A continuación, se presenta la evidencia respecto a lo indicado:



Tabla 3. Placas en buen estado

Placa de identificación de teléfono ((8004))770720260020718548 en buen estado

Placa de identificación de CPU ((8004))770720260020774773 en buen estado.

Placa de identificación de Monitor ((8004))770720260020720633 en buen estado.

Fuente: Elaboración con base en el seguimiento físico de los equipos

Tabla 4. Placas en mal estado

Placa de identificación de CPU

((8004))770720260020830147 en deterioro.

Placa de identificación en mal estado (no permite una identificación clara)

Placa de identificación en mal estado (no permite una identificación clara)

Fuente: Elaboración con base en el seguimiento físico de los equipos

La situación descrita requiere atención, en tanto, se hace necesario recomendar la utilización o adecuación de elementos de identificación que permitan de forma apropiada la guarda de los bienes de la entidad. Ello, toda vez que el deterioro o mal estado de las placas dificulta la veracidad de la codificación del inventario, y su consecuente verificación tanto física como en el medio digital Tu Inventario.



En cuanto a los vehículos oficiales que se encuentran en el parqueadero, la Subdirección Administrativa y Financiera informó que en el tercer trimestre culminó la entrega y dada de baja de dos (2) vehículos con placas OBJ53X y OCJ96X a la Alcaldía Local de la Candelaria, en cuanto al reporte a la Dirección Distrital de Contabilidad este se alimenta automáticamente cuando se aprueba la baja en el sistema de administración de inventarios, se actualiza y queda registrado en el aplicativo LIMAY. Los vehículos de placas OBH55X y OBH55X están dentro de un proceso de investigación, razón por la cual no pueden ser ofertados.

Imagen No.2. Vehículos parqueadero

Fuente: Elaboración propia OCI.

Caso contrario ocurre con los vehículos placa OBH 72X y OBH 55X, estos se encuentran incluidos dentro de los elementos a ofrecer a otras entidades mediante aprobación en reunión del 23 de septiembre de 2019 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría Distrital de Hacienda, creado mediante la Resolución 000014 del 29 de enero de 2019.

Imagen No.3. Vehículos parqueadero




d. Asegurar que se disponga de los medios de conservación y seguridad indispensables para la salvaguarda de los bienes que forman parte del mobiliario de las oficinas y puestos de trabajo, con especial énfasis en los sitios donde se almacenan elementos.

De conformidad con el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales, es deber de los servidores públicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y racionalmente según los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración, rendir oportunamente cuenta de su utilización y poner en conocimiento del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la administración, en relación con el manejo de bienes. Por su parte, La Ley 1952 de 20191, en su artículo 38, numerales 22 y 23, señala que es deber de todo servidor público:

22. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. 23. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

La Subdirección Administrativa y Financiera mediante Cordis No. 2019IE31005 informó que: para la conservación de los bienes se cuenta con bodegas en buena condiciones y estantería metálica que permite ubicar, organizar los bienes, protegerlos del sol y la humedad, cuenta con el sistema contraincendios, cámaras de seguridad, controladores de acceso y candados. De otra parte, se cuenta con la seguridad de manera física con la empresa de vigilancia y seguridad privada con medio humano, así mismo se instalaron dispositivos de radiofrecuencia en elementos portátiles como video beam, portátiles controlados de temperatura, los cuales son controlados por medio de antenas instaladas en cada piso en las puertas de acceso a las instalaciones de la Secretaría Distrital de Hacienda. Con el fin de verificar la información anteriormente mencionada, así como las recomendaciones emitidas por la Oficina de Control Interno producto del seguimiento a la Directiva 003 de 2013 efectuado el 8 de mayo de 2019, se pudo evidenciar que a la fecha persisten las insuficiencias en los sitios donde se almacena elementos, esta oficina visitó el almacén y las bodegas ubicadas en los sótanos de la sede Centro Administrativo Distrital-CAD el día 07 de noviembre de 2019, identificando que aún no existe la correcta conservación, salvaguarda y almacenamiento de los elementos y bienes que forman parte del mobiliario de la Secretaría Distrital de Hacienda.

1 Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario, se derogan la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la Ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario.



En general los bienes devolutivos y de consumo que se encuentran al interior de las instalaciones, no cuentan con las condiciones de orden, limpieza, ubicación y demás factores que garanticen un adecuado control, manejo, custodia y preservación. Como se puede observar en la tabla No.2, los lugares utilizados como almacén y bodegas en la Secretaría Distrital de Hacienda no siguen los lineamientos establecidos en el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales, los medios de conservación para la salvaguarda de los bienes en donde se almacenan elementos es deficiente, estos no se encuentran clasificados de acuerdo con la naturaleza y característica, adicionalmente no están correctamente identificados (estantes, bandejas, módulos, filas, niveles, estibas, arrumes, etc.), lo que imposibilita su adecuada preservación y cuidado.

Tabla 5. Seguimiento fotográfico bodegas SDH




e. Verificar que en los contratos de vigilancia que se suscriban queden claramente detalladas las obligaciones relacionadas con la custodia de bienes y las responsabilidades del contratista estableciendo su rigurosa aplicación en caso de pérdida de elementos. La Oficina de Control Interno verificó en la plataforma SECOP I, que la Secretaría Distrital de Hacienda tiene suscrito el contrato No. 170181-0-2017 desde el 13 de julio de 2017 y por un plazo de treinta (30) meses con la Unión Temporal Granadina de Vigilancia Limitada y SERACIS LTDA, en el que se detalló las obligaciones relacionadas con la protección de los bienes e inmuebles propiedad de las entidades contratantes para las instalaciones de la Secretaría Distrital de Hacienda- SDH. De conformidad con lo dispuesto en el pliego de condiciones del proceso SDH-LP-02-2017, se establece:

• 5.6. OBLIGACIONES GENERALES Numeral 14 establece lo siguiente: “responder por la conservación, el uso adecuado, deterioro o pérdida de los elementos que le sean entregados por la entidad para la ejecución del contrato (si es del caso)”

• 5.13. PROTECCIÓN DE LOS BIENES “De conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.2.3.2.11 del Decreto 1082 de 2015, la entidad contratante efectuó el análisis sobre la existencia de riesgo de daño para sus bienes, por lo cual se requiere solicitar dentro del



contrato el amparo respectivo, el cual se encuentra incluido como un sub-amparo en la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual, denominada protección de bienes y su porcentaje de cobertura es de Mínimo 20% del valor de PLO evento y 30% del valor de PLO vigencia”.

Adicionalmente, a través de la intranet, se observó que la Subdirección Administrativa y Financiera permite conocer los servicios de vigilancia y seguridad y la utilización de los formatos para cada trámite, como se puede ver en la imagen No.1:

Imagen No.4. Vigilancia y seguridad-Intranet

Fuente: Información - http://intranet.shd.gov.co/servicios/servicios-corporativa/subdireccion-financiera/vigilancia-seguridad

f. Incorporar en los contratos, teniendo en cuenta su objeto y la necesidad de poner al servicio de los contratistas elementos públicos, cláusulas relacionadas con la conservación y uso adecuado de los mismos y la obligación de responder por su deterioro o pérdida. El proceso CPR-37 “Contratación” vigente a partir del 11 de octubre de 2019, en su documentación asociada incluyó el formato 37-F.45 “Estudios y documentos previos proceso de contratación directa”, con última fecha de actualización 14/05/2019, en donde se incorporó en las numerales 2 y 7 cláusulas del uso adecuado y protección de los bienes de la Secretaría Distrital de Hacienda por parte de los contratistas:

• 2.3. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: Al finalizar el contrato hacer devolución de los elementos asignados para el desarrollo del objeto contractual (cuando aplique)

• 7. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE MECANISMOS DE COBERTURA DEL RIESGO QUE GARANTIZAN EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES QUE SURJAN DEL CONTRATO Y DE SU LIQUIDACIÓN

7.1.- Contrato de seguro contenido en una póliza Modalidad:


http://intranet.shd.gov.co/servicios/servicios-corporativa/subdireccion-financiera/vigilancia-seguridad


• Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados.

• Otros amparos por incumplimiento de obligaciones que deban ser amparados: Artículo 2.2.1.2.3.2.11.: Protección de los bienes. “La Entidad Estatal debe exigir a su

contratista un contrato de seguro que ampare responsabilidad cuando con ocasión de la ejecución del contrato existe riesgo de daño de los bienes de la Entidad Estatal. La Entidad Estatal debe definir el valor asegurado en los pliegos de condiciones”.

7.3. Seguro de protección de los bienes: (este seguro se exigirá en el evento que exista la posibilidad de daños para los bienes de la entidad con ocasión de la ejecución del contrato, en los términos previstos en el artículo 2.2.1.2.3.2.11 del decreto 1082 de 2015)

g. Con el propósito de disminuir el impacto originado en la pérdida de elementos se deberá hacer seguimiento a la constitución, vigencia y cobertura de las pólizas de seguros de los bienes de la entidad. La Oficina de Control Interno verificó en la plataforma SECOP I, que la Secretaría Distrital de Hacienda suscribió el contrato No.170356-0-2017 con AXA COLPATRIA SEGUROS S.A-ALLIANZ SEGUROS S.A- LA PREVISORA S.A COMPAÑÍA DE SEGUROS-MAPFRE SEGUROS GENERALES DE COLOMBIA S.A., el cual finaliza el 22 de marzo de 2020, luego de solicitar una modificación. Esta contratación se realizó para adquirir la póliza Multiriesgo No. 10927, seguros que amparen los intereses patrimoniales actuales y futuros, así como los bienes de propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda que estén bajo su responsabilidad y custodia y aquellos que sean adquiridos para desarrollar las funciones inherentes a su actividad, y cualquier otra póliza de seguros que requiera la entidad en el desarrollo de su actividad, de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones de la Selección Abreviada de Menor Cuantía No. SDH-SAMC-12-2017 y la propuesta presentada por el contratista.

Imagen 5. Contrato No.170356-0-2017 -Póliza Multiriesgo SDH

Fuente: Información Subdirección Administrativa y Financiera- SECOP



h. Diseñar y aplicar una estrategia de capacitación en la cual se haga especial énfasis en esta temática. La Subdirección Administrativa y Financiera ha promovido los procesos y procedimientos del área apoyando a la Subdirección del Talento Humano en la inducción a los nuevos servidores, inducciones que se realizaron el 13 de febrero y el 8 y 9 de julio de 2019.

Imagen No.6. Jornadas de inducción Secretaría Distrital de Hacienda

Fuente: Intranet

Igualmente, a través de la intranet en el link http://intranet.shd.gov.co/servicios/servicios-corporativa/subdireccion-financiera/bienes, la Subdirección Administrativa y Financiera promueve la gestión de los bienes y la utilización de los formatos para cada tramite. También se observa la opción de mantenimiento locativo y de bienes, en este se encuentran los formatos para solicitar el arreglo de iluminación puesto de trabajo, mantenimiento de sillas, cajoneras, locker o elementos personales para el desarrollo de actividades laborales, cerrajería y modificaciones de áreas y/o puestos de trabajo.

Imagen No.7. Gestión de bienes-Pieza comunicativa

Fuente: Información http://intranet.shd.gov.co/servicios/servicios-corporativa/subdireccion-financiera/bienes


http://intranet.shd.gov.co/servicios/servicios-corporativa/subdireccion-financiera/bienes




Sin embargo, no se evidencia una estrategia de capacitación a los servidores de la entidad en el tema de la responsabilidad por pérdida de bienes y elementos que cada uno tiene a cargo y las implicaciones disciplinarias en que estarían incurriendo.

i. Identificar los elementos que se pierden con mayor frecuencia en cada una de las dependencias, con el fin de especializar la estrategia que prevenga la pérdida de estos.

La Subdirección Administrativa y Financiera indicó que durante este periodo no se presentó la pérdida o hurto de ningún elemento devolutivo de propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda. Adicionalmente se han publicado por la Intranet tips sobre el cuidado de los bienes asignados. j. Es necesario que se organice una estrategia en el almacén de cada una de las entidades del Distrito Capital en la que, a la finalización de cada uno de los contratos, el funcionario entregue a esta dependencia, a través de un comprobante de reintegro, los elementos que tenía a su cargo, en el mismo orden de ideas, el responsable del almacén expedirá un certificado de recibo a satisfacción que deberá anexarse al informe de finalización del contrato.

La entidad cuenta con el formato 85-F.10 “constancia de entrega” de acuerdo al procedimiento 85-P-03 “Retiro del Servicio”, este debe ser entregado por todas las personas que se desvinculen de la entidad, teniendo en cuenta que cada funcionario y contratista realice la devolución de los elementos que tiene a su cargo, con los vistos buenos y la respectiva entrega de los elementos a la Subdirección del Talento Humano o al Supervisor del contrato, dicho formato firmado reposa en la carpeta de cada uno de los funcionarios y/o contratistas.

2 FRENTE A LA PÉRDIDA DE DOCUMENTOS a. Verificar la implementación y revisar el efectivo cumplimiento de las normas archivísticas y de conservación de documentos La Secretaría Distrital de Hacienda mantiene un nivel alto frente al cumplimiento de la Normatividad Archivística, se ha avanzado en la elaboración de documentos técnicos para la planeación de la gestión documental y de algunos instrumentos archivísticos de acuerdo con los lineamientos de ley. Se tiene identificada la documentación susceptible de transferencia documental secundaria por aplicación de tabla de retención y de valoración documental y la aplicación de procesos técnicos de ordenación, foliación, rotulación y almacenamiento en unidades de conservación y almacenamiento de los archivos de la entidad acorde con los instrumentos técnicos elaborados aprobados y convalidados para tal fin. La entidad cuenta con una Guía denominada Sistema Integrado de Conservación SIC, la cual fue elaborada basándose en el Acuerdo 006 de 2017 y la Guía práctica para las



entidades del Distrito Capital del Archivo de Bogotá; así mismo cuenta con un instrumento archivístico el cual se ajustó en el marco de la estrategia Bogotá 2019IGA+10, con su respectivo acto administrativo de adopción. Se actualizaron las Tablas de Retención Documental - TRD con base en el Decreto 601 de 2014 y el Plan Institucional de archivos- PINAR.

A continuación, se relacionan las normas que actualmente tiene en cuenta en la entidad:

• Ley 80 de 1989 “Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”

• Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones".

• Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

• Decreto 1080 del 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, artículos 2.83.1.2;2.8.2.9.4 parágrafo 2,2.8.2.11.1 y 2.8.10.14 “

• Acuerdo AGN 049 de 2000 “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos”

• Acuerdo 050 de 2000, "Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII

"conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre

"Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo".

• Acuerdo 006 de 2014 “Por medio del cual

se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI" Conservación de

Documentos”.

• Acuerdo AGN 008 d 2014 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función administrativa”

b. Verificar que los manuales de funciones y de procedimientos relacionados con el manejo de documentos garanticen no solamente su eficiente y oportuno trámite, sino también su efectiva salvaguarda.

En la entidad se da cumplimiento a través de la definición de herramientas archivísticas como lo son el Programa de Gestión Documental- PGD, Plan Institucional de Archivos PINAR, Sistema Integrado de Conservación- SIC que son desarrolladas a partir del proceso CPR-43 Gestión Documental vigente a partir del 12 de abril de 2018. http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/CPR-43_18_20190321_133511.pdf

Este proceso tiene como objetivo llevar a cabo el tratamiento adecuado de los archivos de la SDH, mediante la administración, custodia y control de los documentos físicos y electrónicos en todas las etapas de su ciclo de vida, potenciando el uso de las tecnologías


http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/CPR-43_18_20190321_133511.pdf


para aumentar la productividad y un adecuado equilibro ambiental y normativo en consonancia con las disposiciones legales y buenas prácticas en gestión documental. En la entidad a la fecha no se ha reportado pérdida de documentos, sin embargo, para prevenir estas situaciones, se han generado a modo de controles, los procedimientos que hacen parte del proceso CPR-43 “Gestión documental”, los cuales de acuerdo con lo evidenciado en el seguimiento anterior a la Directiva 003 de 2013, confrontando los procedimientos que forman parte del listado maestro del Sistema de la Gestión de la calidad no coinciden en número el total de estos, de acuerdo con el último control de cambios hacen falta por incluir en el Sistema Integrado de Gestión estos cinco (5) procedimientos: 43-P-10 Prestamos y consultas, 43-P-11 Tablas de control de acceso, 43-P-12 Interoperabilidad, 43-P-15 Transferencias secundarias y 43-P-18 Conservación documentos electrónicos. Al realizar verificación nuevamente el proceso CPR-43 “Gestión documental”, se observó que persiste esta situación. c.Reforzar el sistema de control interno de tal manera que se definan y minimicen los riesgos de pérdida o destrucción de la documentación pública. Actualmente no se tiene evidencias de pérdida de documentos en las dependencias reportadas a la Subdirección de Gestión Documental. En este mismo sentido se destaca que la entidad viene implementando medidas de control de los documentos a través del SGDEA-WCC- mediante el cual se centralizan los inventarios documentales y utilizando códigos de barras para los documentos, carpetas, cajas, estantes, depósitos los cuales permiten tener un monitoreo de la ubicación de estos físicamente. Para minimizar los riesgos sobre la pérdida y destrucción de los documentos de la entidad, en el Proceso CPR-43 “Gestión Documental” se identificó en la matriz de riesgos operacional, cinco (5) riesgos relacionados a este proceso que, después de aplicar los controles que están documentados en el proceso objeto de análisis y generar la valoración del riesgo residual, es bajo. http://omcadvms18:8070/Websvc/riesgocontroles.php?0=CPR-43

En la siguiente tabla se puede observar el seguimiento realizado a los controles:

Tabla 6. Seguimiento a controles de riesgo PROCESO RIESGO CAUSA ACCIONES ADELANTADAS

CP

R-4

3 G

ES

TIÓ

N

DO

CU

ME

NT

AL

SDH004R - ADMINISTRAR EN FORMA INADECUADA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

SDH121C – Desconocimiento o incumplimiento de procesos y procedimientos.

La Subdirección de Gestión Documental realiza asesorías cuando un área lo requiere en temas específicos o a través de un plan padrino se realizan las asesorías o cuando lo incluyen en temas trasversales, (PQRS)

SDH468C – Procedimientos desactualizados

La revisión documental, se realiza con el acompañamiento del funcionario encargado para el SIG de la Dirección de Gestión Corporativa, identificando los puntos sujetos a revisión o actualización en la documentación.


http://omcadvms18:8070/Websvc/riesgocontroles.php?0=CPR-43


PROCESO RIESGO CAUSA ACCIONES ADELANTADAS

SDH011R - REALIZAR APLICACIÓN INADECUADA Y/O TENER DESACTUALIZADAS LAS HERRAMIENTAS ARCHIVÍSTICAS

SDH569C – Continua modernización de la entidad

El proceso de planeación se encuentra publicado el Plan Institucional de Archivos PINAR el cual se puede consultar en la página web de la SDH en el link http://www.shd.gov.co/shd/pinar, y el avance y seguimiento se pueden verificar en el link de anexos Metodología para formulación Plan Institucional de Archivo - PINAR Versión 2 en un archivo Excel en la hoja “ Herramientas de Seguimiento” se publican los resultados Así mismo, se estableció una línea de acción para que las áreas actualicen los inventarios documentales, cada uno de los responsables solicita la configuración (roles) de sus funcionarios como usuarios del SGDEA

SDH054R - DETERIORO DE EXPEDIENTES

SDH042C – Desconocimiento de los procedimientos y falta de elementos técnicos de protección para la adecuada y eficiente manipulación de expedientes.

Periódicamente y de acuerdo con el consumo de Elementos de Protección Personal – EPP necesarios para la manipulación de la documentación por parte de los funcionarios.

SDH378C - Insuficiencia de zonas de archivo

Para aumentar la capacidad de archivo se suscribió un contrato de almacenamiento y custodia, de hasta 80.000 cajas con un tercero, para el almacenamiento en su espacio. Para ello se implementará un programa de transferencia documental, proyectado con el crecimiento del archivo en las diferentes áreas. El proceso SDH_SIE-16-2017-Contrato No. 170361-0-2017 con la empresa Promesa de sociedad futura-GESDAP LATAM SAS, terminó con acta de liquidación el 22 de marzo de 2019.

SDH064R - RADICAR

COMUNICACIONES OFICIALES

DE MANERA EQUIVOCADA

SDH244C – Falta de atención del radicador

Se designo un grupo de funcionarios (apoyos) quienes hacen seguimiento a los documentos radicados a diferentes áreas, identificando eventos especiales a los cuales seles realiza seguimiento. La Subdirección de Gestión Documental tiene un profesional destinado al seguimiento de la radicación en el espacio del contratista.

SDH532C – Complejidad en la asignación de la correspondencia a la dependencia competente

Se les solicitó a las áreas de la SDH, actualizar las guías de tramites si lo consideraban necesario.

SDH139R - DIFICULTAD

PARA CONOCER LA

UBICACIÓN DE UN

EXPEDIENTE

SDH103C – Desactualización del inventario de archivo

Se tiene el Aplicativo WCC donde cada responsable de proceso debe solicitar usuarios y roles a los funcionarios a su cargo, para la consulta de los documentos finales, en el aplicativo se mantienen en todo momento las pistas de auditoria y no permite la eliminación de documentos. Para el manejo del aplicativo se actualizo el procedimiento 43-P-13 Organización Documental.

SDH235C – Fallas Tecnológicas.

Este riesgo es, si el sistema de búsqueda por descripción de los expedientes y no se pueda localizar los documentos físicos, el “control” es en el momento que ocurra la falla, enviar el requerimiento a la DIT y hacer seguimiento de este hasta que se reanude el servicio.

Fuente: Elaboración con base en la matriz de riesgos operacionales

Es de resaltar que de acuerdo con el Boletín de calidad emitido por en el Sistema de Gestión de la Calidad-SGC el día 17/09/2018, se suspendió la revisión de las matrices de riesgos


http://www.shd.gov.co/shd/pinar

http://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/files/corporativa/siga/2018/pinar/metodologia-formulacion-pinar-2.xlsx

http://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/files/corporativa/siga/2018/pinar/metodologia-formulacion-pinar-2.xlsx


operacionales a partir de esta fecha, debido a la implementación del BOG DATA hasta que entre en operación el mencionado proyecto. d. Establecer los mecanismos de recepción y trámite de documentos que permitan realizar control, hacer seguimiento y determinar el responsable de los mismos Se tiene implementado el Procedimiento 43-P-07 “Administración de comunicaciones oficiales”, el cual permite identificar desde el momento de radicación de los documentos en la entidad, de acuerdo con una guía de trámite, el responsable de estos dejando trazabilidad de las acciones a seguir y digitalizando la comunicación para que con fines de consulta el funcionario pueda contar con la información en línea. En este mismo sentido se cuenta con planilla de recepción que permite realizar control y seguimiento al interior del área. A continuación, se relaciona el link en el que se puede consultar el documento de administración de comunicaciones oficiales: http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/43-P-07_3_20180412_100937.pdf e. Incluir dentro de la estrategia de capacitación diseñada, esta temática. En el Plan de Capacitación 2019, dentro del consolidado de necesidades identificadas se resaltó la importancia de capacitar a los funcionarios de la Secretaría Distrital de Hacienda en temas relacionados a Gestión Documental. Adicionalmente, en las inducciones y reinducciones se fortalece sobre el conocimiento del proceso de “Gestión Documental “al funcionamiento del Distrito Capital y de la Entidad, a través de los diferentes temas que abarcan el quehacer de lo público para que con el aporte de los nuevos(as) servidores(as) se pueda cumplir con los planes, proyectos, programas y metas del Plan de Desarrollo, económico, social, ambiental y de obras públicas “Bogotá Mejor para Todos” 2016-2020. En la siguiente imagen, se presenta el resultado del diagnóstico de necesidades de capacitación programadas para esta vigencia, en donde se incluyó capacitar a los funcionarios en Gestión Documental como herramienta transversal para todos los procesos: 1. Manejo de Cordis. 2. Gestión Documental 3. Uso de los sistemas de información de gestión documental 4. Actualización en Tablas de retención documental http://intranet.shd.gov.co/plan-capacitacion-2019-2020


http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/43-P-07_3_20180412_100937.pdf


Imagen 8. Capacitación Gestión Documental 2019

Fuente: Plan de Capacitación PIC 2019

La Subdirección de Gestión Documental, ha realizado capacitaciones al interior del área y socialización de la matriz de riesgos a todos los funcionarios de la Subdirección de Gestión Documental de manera integral, dando prioridad al manejo documental, seguridad de la información, responsabilidad y roles dentro del Sistema de Gestión documental. A continuación, se relacionan las fechas de estas reuniones:

• 24 de julio de 2019-socializacion nueva estructura subdirección de gestión documental-funcionarios SGD

• 12 de agosto de 2019-socilaizacion PAAC-sensibilización riesgos de corrupción y operaciones DGC, funcionarios de la SGD

• 23 de septiembre d e2019-cpapcitacion 43-P-13 organización documental, funcionarios oficina de administración funcional del sistema

• 29 de octubre de 2019 capacitación 43-P-13 organización documental, funcionarios oficina de gestión del servicio

3 FRENTE AL INCUMPLIMIENTO DE MANUALES DE FUNCIONES Y DE PROCEDIMIENTOS

a. Revisar que los manuales de funciones y de procedimientos no sólo manifiesten las necesidades de cada entidad, sino que sean claros para los servidores responsables de su aplicación. La Secretaría Distrital de Hacienda entrega a cada servidor, al momento de su posesión, copia del Manual de funciones y/o informa dónde puede obtenerlo, consultando el sitio dispuesto dentro de la página Web de la entidad y en la Intranet. Lo anterior con el fin de que conozca, estudie y acepte las mismas. “Las funciones del empleo pueden ser consultadas en la Resolución No. SDH-000101 del 15 de abril de 2015, por la cual se



establece el Manual específico de Funciones y competencias laborales para los empleos de la Planta de cargos de la Secretaría Distrital de Hacienda, especificando los folios en los que se encuentran las funciones del cargo a desempeñar”. La Oficina de Control Interno verificó en la página Web de la Secretaría Distrital de Hacienda la publicación de los manuales de funciones y competencias laborales, Resolución No. SDH-000101 del 15 de abril de 2015 “Por la cual se establece el manual especifico de funciones y competencias laborales para los empleos de la plata de cargos de la SDH” y la Resolución No. SDH-000504 del 24 de diciembre de 2012 “Por la cual se establece el manual especifico de funciones y competencias laborales para los empleos temporales de la planta de personal de la SDH”.

Imagen 9. Manual de Funciones y competencias

Fuente:http://www.shd.gov.co/shd/search/node/manual%20de%20funciones http://www.shd.gov.co/shd/manuales-funciones

b. Realizar una estrategia comunicacional, a través de medios físicos o electrónicos, que garanticen el acceso de los servidores a sus manuales de funciones y de procedimientos, así como a sus actualizaciones. La Secretaría Distrital de Hacienda socializa los manuales de funciones y procedimientos al interior de cada área, para luego realizar su publicación. De acuerdo con lo establecido en los procedimientos de documentación del Sistema de Gestión de la Calidad por la Entidad, los manuales de procedimientos se revisan al menos una (1) vez cada dos (2) años. En cuanto al diseño de estrategias comunicativas implementadas que utiliza la entidad, se encuentra el Procedimiento 68-P-02 “Comunicación organizacional e informativa” con última fecha de actualización del 11/12/2018, que tiene como objetivo diseñar y ejecutar las estrategias de comunicación de la Secretaría Distrital de Hacienda, siguiendo los lineamientos de la Política de Comunicaciones de la Entidad y de la Alcaldía Mayor de Bogotá, para mantener informados a los públicos internos y externos.


http://www.shd.gov.co/shd/search/node/manual%20de%20funciones

http://www.shd.gov.co/shd/manuales-funciones


Los funcionarios SDH tienen acceso al manual de funciones y sus respectivas actualizaciones en la página Web de la entidad. http://www.shd.gov.co/shd/manual-funciones

c. Verificar que en la estrategia de capacitación diseñada se haga énfasis en la aplicación rigurosa de los manuales de funciones y de procedimientos.

Los servidores públicos participan en la inducción en las semanas siguientes a su incorporación, en ella se muestra cómo acceder a los documentos de manual de funciones y de procedimientos. (Evidencia en poder de la Subdirección del Talento Humano, listas de asistencia y agenda de inducciones). De acuerdo con el resultado del diagnóstico de necesidades de capacitación programadas para esta vigencia, la Subdirección del Talento Humano quedo encargada de brindar talleres para la evaluación de desempeño laboral que permitan tanto a evaluados y evaluadores, apropiarse del sistema de evaluación y convertirlo en herramienta de gestión de la entidad, este es un nuevo sistema Tipo EDL, evaluación Desempeño de los empleados de carrera administrativa y en periodo de prueba.

http://intranet.shd.gov.co/plan-capacitacion-2019-2020

En lo referido a capacitaciones y/o inducción, la Subdirección del Talento Humano dispone en el Sistema de Gestión de la Calidad el formato 02-F.05 “Memorando Inducción Específica”, el cual es enviado al jefe inmediato para que realice la inducción al servidor, el cual contempla entre otros aspectos información para el funcionario y la realización de actividades en puesto de trabajo. El memorando” inducción nuevo funcionario” indica que para que quede el registro sobre la inducción impartida, la Subdirección del Talento Humano solicita copia del presente memorando junto con el protocolo de ingreso de funcionarios a la Secretaría Distrital de Hacienda debidamente diligenciado al área encargada, dentro de los quince (15) días hábiles siguiente al envió de este documento, sin embargo, el día que se realizó el seguimiento el plazo ya se había cumplido y no reposaba en las carpetas el formato 02-F.05 “Memorando Inducción Específica”.

CONCLUSIONES

La Secretaría Distrital de Hacienda cuenta con procesos, procedimientos y métodos de control cuya finalidad es el adecuado manejo de los bienes, elementos y documentos en la Entidad; sin embargo, persisten algunas debilidades de control y/o gestión que afectan la efectividad de las medidas adoptadas para asegurar la salvaguarda de los bienes y elementos administrados. Los lugares utilizados como almacén y bodegas en la Secretaría Distrital de Hacienda no siguen los lineamientos establecidos en el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales, lo que imposibilita su adecuada preservación y cuidado.


http://www.shd.gov.co/shd/manual-funciones

http://intranet.shd.gov.co/plan-capacitacion-2019-2020


La Secretaría Distrital de Hacienda cumple con el formato 02-F.05 “Memorando Inducción Específica”, requerido para formalizar el ingreso (inducción y protocolo) de funcionarios a la Entidad. Se realizaron cambios en la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de forma oportuna, que pueden consultarse en la Intranet con el fin de evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos.

La estrategia de capacitación a los servidores de la entidad en los temas de la responsabilidad por pérdida de bienes, elementos y documentos que cada uno tiene a cargo y las implicaciones disciplinarias que se estarían incurriendo, no es clara. Los riesgos asociados al proceso posiblemente no fueron evaluados de manera correcta o los controles no están siendo efectivos, pues se observaron varios casos en los cuales se materializaron los riesgos determinados en la matriz de riesgos del proceso.

A partir de las situaciones evidenciadas en el presente informe, respecto a la implementación de la Directiva 003 de 2013 en la SDH, según los soportes que se allegaron a esta oficina, se deberán implementar acciones en pro de fortalecer el sistema y aportar a la mejora continua.

Se solicitó información a la Subdirección Administrativa y Financiera, sin embargo no fue allegada dentro del término otorgado, por lo que se hizo necesario requerirla de manera verbal. Finalmente fue remitida extemporáneamente, de manera incompleta y sin el lleno de los requisitos con los cuales se requirió. RECOMENDACIONES

• Realizar de forma permanente la socialización de la Directiva No. 003 de 2013 entre las dependencias que tienen la obligación de implementar medidas contenidas en la misma, con el fin de evitar el inicio de procesos disciplinarios en contra de servidores o de la Entidad.

• Adicionar en el Plan Institucional de Capacitación – PIC, para las próximas vigencias, una estrategia preventiva y permanente con especial énfasis sobre la responsabilidad disciplinaria de los servidores por la pérdida de documentos y de elementos a su cargo.

• De acuerdo con el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales, los bienes que estén dentro de las instalaciones del almacén deben estar organizados según la naturaleza y características de los mismos, la necesidad de garantizar su seguridad, rapidez y agilidad en las entregas y manejo, así como preservarlos del deterioro o contaminación, entre otros aspectos. El ordenamiento deberá hacerse



en lugares accesibles y correctamente identificados, que permitan un correcto control y manejo.

• Efectuar adecuaciones físicas a la infraestructura del almacén y las bodegas con el fin de mejorar los sistemas de iluminación, ventilación, acabados de muros y pisos, así como la identificación con nombre, número, bienes y elementos que se encuentran al interior de éstas.

• Realizar revisión y actualización a los procedimientos y a los controles definidos para los riesgos del Proceso CPR-40 Gestión de Bienes y CPR-43 Gestión Documental, ya que los mismos no están mitigando los riesgos. Asimismo, realizar una evaluación a la calificación o valoración de los riesgos residuales.

• Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones de los informes emitidos con anterioridad por la Oficina de Control Interno, respecto al cumplimiento de la Directiva No. 003 de 2013.

• Se recomienda dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 34 numeral 31 de la Ley 734 de 2002, que señala: “es deber de toda la entidad adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”. Y lo señalado en el artículo 2 literal e de la Ley 87 de 1993, en el sentido de suministrar la información solicitada en el término y en las condiciones que ésta sea solicitada, so pena de incurrir en las sanciones disciplinarias señaladas en los artículos 34 numeral 2 y 35 numeral 7° de la Ley 734 de 2002.


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