secretaria de la contraloría de la universidad autónoma de

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE QUERÉTARO LINEAMIENTOS APLICABLES EN ENTREGA-RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS

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Secretaria de la Contraloría de la Universidad Autónoma de Querétaro.

Con Vobo de Jurídico

Lineamientos Aplicables en Entrega-Recepción de los Recursos de la Universidad Autónoma de Querétaro.

C o n s i d e r a n d o Que es obligación de los Funcionarios de las Dependencias, de esta Casa de Estudios conducir sus actividades de acuerdo a los principios de legalidad, transparencia, honradez, lealtad, imparcialidad, simplificación, agilidad, economía, eficiencia y eficacia. Con el propósito de establecer las disposiciones conforme a las cuales los funcionarios, deberán realizar la entrega- recepción de los asuntos y recursos al separarse de su empleo, cargo o comisión en la Universidad Autónoma de Querétaro. Esta Secretaria de la Contraloría, con base al art. 29 fracc. VIII del ESTATUTO ORGANICO de esta CASA DE ESTUDIOS, está facultada para expedir las normas que regulen el funcionamiento de los instrumentos y procedimientos de control de la administración; en específico, dictar las medidas complementarias para su exacta aplicación. Que para la presente administración es de fundamental importancia que los actos de entrega-recepción de los funcionarios de esta Universidad, se realicen con legalidad, transparencia y eficacia, para que se garantice la continuidad en las acciones y actividades institucionales aprovechando al máximo los recursos financieros, humanos y materiales que la Institución pone a su disposición para el ejercicio de su empleo, cargo o comisión, preservando los valores, documentos, programas, estudios y proyectos institucionales, por lo que se ha tenido a bien expedir los siguientes: LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA OBSERVANCIA DE LA ENTREGA-RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE QUERÉTARO.

Primero. Los presentes lineamientos son obligatorios para todos los funcionarios de la Universidad Autónoma de Querétaro, que al separarse o asumir su empleo, cargo o comisión, teniendo todos, la obligación de formalizar la entrega-recepción de los asuntos y recursos asignados para el ejercicio de sus funciones, a aquellos que los sustituyan. Las actas se levantaran conforme a estos lineamientos. Segundo. La Secretaria de la Contraloría, designarán discrecionalmente mediante oficio, a los representantes de la misma que intervendrán en los actos, según solicitud del área correspondiente, previa revisión del proyecto de acta de entrega-recepción que al efecto remitan los funcionarios; lo anterior, sin perjuicio del ejercicio directo del Titular de la misma. Tercero. En caso que el funcionario saliente no formalice el acta de entrega-recepción dentro de los 15 días hábiles siguientes a partir de la fecha de separación del cargo, el funcionario entrante, al día siguiente del vencimiento de ese plazo, levantará acta circunstanciada, con asistencia de 2 testigos, dejando constancia del estado en que se encuentren los asuntos y los recursos, haciéndolo del conocimiento del superior jerárquico y de la Secretaria de la Contraloría, para efectos que se requiera al funcionario saliente, para que de inmediato proporcione la información que llegare a faltar y aclare cualquier duda, ello sin perjuicio que se promuevan las acciones que correspondan, en aplicación del Régimen de Responsabilidades. El funcionario entrante, al tomar posesión del empleo, cargo o comisión, deberá proporcionar todas las facilidades al funcionario saliente para que elabore su acta de entrega-recepción, sin que ello implique que éste último deba continuar ejerciendo las facultades y atribuciones o intervenir en la toma de decisiones bajo responsabilidad del funcionario en funciones; por lo tanto, el funcionario entrante se encuentra obligado a dar continuidad a las funciones, programas, actividades institucionales, así como los asuntos en trámite inherentes


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al ejercicio de su empleo, cargo o comisión, a partir de la fecha en que surta efectos su nombramiento, aún cuando no se haya efectuado la entrega-recepción formal de los asuntos y recursos por parte del funcionario saliente. Cuarto. En los casos en que resulte factible conocer con antelación la separación del empleo, cargo o comisión, el funcionario saliente deberá dar aviso a la Secretaria de la Contraloría, con 30 días naturales de anticipación a la fecha en que concluya su empleo, cargo o comisión; dicho aviso se hará por escrito, anexando proyecto de acta de entrega-recepción con todos sus anexos, a efecto que se esté en posibilidades de emitir, en su caso, los comentarios y observaciones a que haya lugar. No es impedimento para la separación del empleo, cargo o comisión no cumplir con la anticipación referida, aún cuando no se ajusten a dicho plazo. La falta de cumplimiento a la obligación señalada en el párrafo anterior, no será motivo de responsabilidad, cuando no se esté en posibilidad de saber con antelación la fecha de separación del empleo, cargo o comisión. Quinto. El funcionario entrante está obligado a recibir conforme al contenido del acta de entrega-recepción, sin perjuicio de las inconsistencias o probables irregularidades que llegare a detectar de la verificación del contenido del acta y sus anexos, que deberá realizarse por el funcionario entrante, en un plazo de 15 días hábiles, contados a partir de la fecha en que reciba la carpeta con todos los anexos de entrega–recepción; de encontrar irregularidades deberá hacerlas del conocimiento de la Secretaria de la Contraloría, dentro del plazo de 5 días, para que se requiera al funcionario saliente las aclaraciones respectivas. La Secretaria de la Contraloría, podrá citar en las oficinas del área objeto de la entrega-recepción, a los funcionarios entrante y saliente, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que se haya recibido el escrito que señale las posibles irregularidades detectadas en la verificación del acta de entrega-recepción, a efecto que se realicen las aclaraciones pertinentes y se proporcione la documentación o información correspondiente, en caso de que en dicha cita, no se pudieran aclarar parcial o totalmente las posibles irregularidades, en un plazo no mayor a 15 días hábiles, contados a partir de la comparecencia , deberá presentar ante dicha entidad, por escrito las aclaraciones correspondientes, anexando en su caso la información y documentación que en derecho corresponda, para aclarar o desvirtuar las irregularidades o inconsistencias iniciales. Una vez iniciado el proceso de entrega recepción este se deberá concluir en un plazo no mayor 15 días hábiles, en caso de ser necesario la Secretaria de la Contraloría podrá discrecionalmente ampliar dicho plazo previa solicitud de los interesados en la cual se indiquen los motivos para justificar dicha autorización. Sexto. Para la citación de los funcionarios o ex-funcionarios, con motivo de la aplicación de los Lineamientos de Entrega-Recepción de los recursos de la Universidad Autónoma de Querétaro, se observarán las siguientes reglas:

a. Deberá notificarse personalmente en el domicilio manifestado por el funcionario saliente en el expediente personal de la Dirección de Recursos Humanos.

b. De no encontrarse en el domicilio, la Contraloría procederá a dejar citatorio con la persona con quien se

entienda la diligencia, o de no encontrarse persona alguna en el domicilio, se procederá a fijar instructivo en la puerta, para que lo espere al día hábil siguiente en la hora señalada por el auditor, a efecto de informarle personalmente el requerimiento de la Secretaria de la Contraloría dictado en el oficio respectivo, con el señalamiento que de no atender el citatorio o el instructivo, la notificación se entenderá con la persona que se encuentre en el domicilio o, de no encontrarse nadie, el documento se fijará en la puerta del domicilio, en estos supuestos surtirá sus efectos legales como notificación personal. El auditor deberá asentar en su razón los datos o medios con los cuales se haya cerciorado que la persona buscada vive en el domicilio, pudiendo en su caso solicitar documentación a la persona con quien se entienda la diligencia, señalando los signos exteriores del inmueble y demás datos que hayan servido de referencia para la comprobación.


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c. La notificación personal también podrá realizarse en el lugar donde trabaje la persona buscada, el lugar en que tenga el principal asiento de sus negocios o por comparecencia personal en las oficinas de la Secretaria de la Contraloría.

Séptimo. Los asuntos inconclusos que reciba el funcionario entrante, deberán continuarse atendiendo con la máxima diligencia, sin perjuicio de la responsabilidad que, en su caso, hubiere incurrido el funcionario saliente por actos u omisiones que impliquen incumplimiento a las disposiciones jurídicas o administrativas. Octavo. El acta de Entrega-Recepción deberá elaborarse conforme a la "Guía para la Elaboración del Acta Administrativa de Entrega-Recepción" y su instructivo, que forman parte integrante de los presentes lineamientos como anexo 1, con el texto que se propone en forma enunciativa, por lo que dicho formato podrá adecuarse a la información y/o documentación que deba reportar el funcionario saliente, quedando bajo su responsabilidad cualquier omisión en la entrega-recepción; sin embargo, en aquellos rubros en los que no se cuente con información por no ser de su competencia , se asentará el título y se plasmara la frase "No Aplica". El documento formal deberá transcribirse a renglón seguido, en papel oficial del área que corresponda, sin dejar renglones o espacios en blanco, cerrando con guiones todos los espacios sobrantes de cada renglón, numerando las hojas del acta y foliando los anexos correspondientes de manera consecutiva. En el acta administrativa deberá formalizarse en la fecha señalada para tal efecto, una vez revisada por los funcionarios entrante y saliente, por lo que el documento definitivo no deberá contener borraduras, enmendaduras o testaduras, en ésta intervendrán: El funcionario saliente; el funcionario entrante; 2 testigos de asistencia; y en su caso los funcionarios designados para proporcionar y verificar información así como en su caso el representante de la Secretaria de la Contraloría. Los testigos de asistencia podrán ser nombrados indistintamente por ambos funcionarios; el funcionario saliente podrá designar a un funcionario responsable de proporcionar información y/o documentación al funcionario entrante, sólo cuando la importancia del empleo, cargo o comisión lo amerite, ya sea por el nivel o por el cúmulo de información y documentación que contenga el Acta de Entrega-Recepción, el funcionario designado deberá estar adscrito al área objeto de la entrega-recepción y tener pleno conocimiento de los asuntos y recursos que se entregan. En este caso, el funcionario entrante deberá designar a la persona que verificará dicha información, preferentemente adscrito al área objeto de la entrega-recepción. Noveno. En el caso de que en una Dependencia, Unidad Administrativa, Unidad Administrativa de Apoyo Técnico-Operativo, Órgano Desconcentrado o Entidad se presenten cualquiera de las siguientes situaciones: ratifique en el cargo al funcionario responsable, se extinga, cambie de adscripción, y/o transfiera sus funciones a otra área, o se trate de la entrega-recepción de asuntos y/o recursos que no impliquen la separación de un empleo, cargo o comisión de funcionarios, deberán observarse, en lo conducente, las disposiciones citadas en los presentes lineamientos, para lo cual se formalizará el acta respectiva conforme a la guía e instructivo contenidos en este ordenamiento, adecuándola en lo que corresponda, sin perjuicio de observar las normas y formalidades establecidas para la transferencia de recursos, humanos, materiales y financieros, según corresponda. Décimo. La Secretaria de la Contraloría podrá intervenir indistintamente en la entrega-recepción de cualquier área de las Dependencias, Unidades Administrativas, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Universidad Autónoma de Querétaro, cuando lo considere procedente. Décimo Primero. Cuando se ordene la destitución, remoción o cese de algún funcionario, por cualquier autoridad, deberá proceder a la elaboración del Acta de Entrega-Recepción, en los términos y condiciones que establecen los presentes lineamientos. Décimo Segundo. Cualquier situación no prevista en el presente ordenamiento, será resuelto por la Secretaria de la Contraloría. Transitorios


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ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA DE RECEPCIÓN

En la Ciudad de Santiago de Querétaro, siendo las (2) horas del día (3) de (4) de (5) se reunieron en las oficinas de esta (1) sita en (6), el c. (7), con domicilio en (8), quien deja de ocupar el cargo de (9) y el c. (10) con motivo de la (11) de que fue objeto para (12), con fecha (13), (14) del puesto; procediéndose a la entrega y recepción de los recursos asignados a esta (1). intervienen como testigos de asistencia el C. (15) y el c. (16), manifestando el primero prestar sus servicios en (17), como (18) quien se identifica con (19) y tener su domicilio en (20); el segundo manifiesta también prestar sus servicios en (17), como (18) quien se identifica con (19) y tener su domicilio en (20).---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Se encuentra presente en el acto el C. (21) designado por la (22) mediante oficio número (23), de fecha (24) para intervenir en este acto conforme a las atribuciones que establece los Lineamiento de Entrega-Recepción de los Recursos de la Universidad Autónoma de Querétaro.-------------El C. (7) designa al C. (25) quien ocupa el cargo de (26) en la propia (1), para proporcionar la información necesaria, verificar la entrega física y hacer las aclaraciones pertinentes.-----------------------------------------------------------------------------------Por su parte el C. (10) designa al C. (27) para verificar la documentación y recursos consignados en la presente acta, así como para solicitar la información y aclaraciones que sean pertinentes. Las personas señaladas aceptan la designación, haciéndola constar mediante sus firmas en la presente acta

HECHOS Se entrega la carpeta con el siguiente contenido: ANEXO I: MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN, (28) ANEXO II: ORGANIGRAMA, (28) ANEXO III: MANUALES ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO, (28) ANEXO IV: RELACION DE ARCHIVOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA, (28) ANEXO V: RELACION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS, (28) ANEXO VI: PLANTILLA DE PERSONAL, (28) ANEXO VII: RELACION DE PAGOS DE NOMINA PENDIENTES DE ENTREGAR, (28) ANEXO VIII: CONVENIO DE LAS PRESTACIONES LABORALES VIGENTES, (28) ANEXO IX: RELACION DE CONTRATOS DE ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS, (28) ANEXO X: INVENTARIO DE ACTIVO FIJO (28) ANEXO XI: INVENTARIO DE EQUIPO DE TRANSPORTE, (28) ANEXO XII: INVENTARIO DE EQUIPO DE RADIO, (28) ANEXO XIII: INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES, (28) ANEXO XIV: INVENTARIO DE LÍNEAS Y APARATOS TELEFÓNICOS, (28) ANEXO XV: INVENTARIO DE PAPELERÍA Y ARTÍCULOS DE ESCRITORIO, (28) ANEXO XVI: INVENTARIO DE EQUIPO Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO, (28) ANEXO XVII: INVENTARIO DE PROGRAMAS EN EQUIPO DE CÓMPUTO, (28) ANEXO XVIII: PRESUPUESTO OFICIAL AUTORIZADO Y POR EJERCER, (28) ANEXO XIX: ESTADOS FINANCIEROS, (28) ANEXO XX: RELACION DE CUENTAS BANCARIAS, INVERSIONES, DEPÓSITOS, TÍTULOS O CUALQUIER OTRO CONTRATO CON INSTITUCIONES DE CRÈDITO U OTRA INSTITUCIÓN SIMILAR, (28) ANEXO XXI: RELACIÓN DE CHEQUES PENDIENTES DE ENTREGAR, (28) ANEXO XXII: ARQUEO DE FONDOS DE CAJA, (28) ANEXO XXIII: CARTA DE NO ADEUDO, (28)) ANEXO XXIV: CONCILIACIONES BANCARIAS, (28) ANEXO XXV: RELACION DE CONVENIOS VIGENTES, (28) ANEXO XXVI: INVENTARIO DE FORMAS OFICIALES, (28) ANEXO XXVII: POLIZAS DE SEGUROS VIGENTES, (28) ANEXO XXVIII: RELACION DE JUICIOS Y DEMANDAS PENDIENTES, (28) ANEXO XXIX: RELACIÓN DE CONTRATOS DE FIDEICOMISO, (28) ANEXO XXX: RELACIÓN DE ASUNTOS EN TRAMITE, (28) ANEXOXXXI: RELACIÓN DE OBRAS EN PROCESO, (28)


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Acto continuo el C. (7), manifiesta haber proporcionado sin omisión alguna los elementos necesarios para la formulación de la presente y menciona que no existe algún otro asunto o aspecto importante relativo a su gestión al frente de la oficina o dirección designada. Los anexos que se mencionaron en el capítulo de hechos y ya descritos con anterioridad, al formar parte integrante de esta se firma toda sus fojas para su identificación, para todos los efectos legales a que haya lugar, por las partes que en esta intervienen.------------------------------------------------------------ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Se da por terminado la presente acta siendo las (29) hrs. del (30) de (31) del mismo año, firmando para constancia y conformidad de la que en ella intervinieron en cuatro tantos de la misma, supieron y así quisieron hacerlo.- CONSTE.-----------------------------------------------------------------------------------------

ENTREGA RECIBE

______________ (7) ___________________ _________(10)_____________ (Nombre del Secretario o Director) (Nombre del Secretario o Director) Funcionario Saliente Funcionario Entrante

Por la Secretaría de la Contraloría de la Universidad Autónoma de Querétaro

(21)

TESTIGO TESTIGO (15) (16)


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Instructivo para el llenado de la

Guía para la elaboración del Acta Administrativa de Entrega-Recepción

Numeral Datos que deben incorporarse y lineamientos complementarios

(1) Denominación de la Dependencia, Unidad Administrativa, Órgano Desconcentrado, Entidad o

Unidad Administrativa de Apoyo Técnico Operativo, entendiéndose por esta última las Direcciones, las Coordinaciones, las Unidades Departamentales y los puestos Homólogos o equivalentes.

(2) Hora en la que se inicia el levantamiento del acta. (3), (4) y (5) Día, mes y año en que inicia el Acto de Entrega-Recepción. (6) Domicilio de la Dependencia, Unidad Administrativa, Órgano Desconcentrado, Entidad

o Unidad Administrativa de Apoyo Técnico Operativo.

(7) Nombre completo del funcionario que entrega. (8) Señalar el domicilio que el funcionario que entrega, designa para oír y recibir todo tipo de

notificaciones y documentos relacionados con el ejercicio de su empleo, cargo o comisión.

(9) Denominación oficial del empleo, cargo o comisión de que se trate.

(10) Nombre y apellidos del funcionario entrante o de la persona que recibe, ya sea como Titular o encargado del área objeto de la entrega - recepción.

(11) Se utilizará el término que corresponda: Para el Nuevo titular ya nombrado se usará la palabra "Designación" Para el caso en que sólo sea comisionado para la Entrega-Recepción, se usará la palabra "Comisión"

(12) Se utilizará el término "Ocupar" en caso de haber sido electo o nombrado; o bien el término "Recibir" para el caso en que sólo haya sido comisionado para la entrega -recepción.

(13) Día, mes y año a partir de los cuales surte efecto, el nombramiento o la Comisión del funcionario entrante.

(14) En caso de haber sido nombrado se utilizará el término "La Titularidad"; en el caso de ser comisionado se utilizará el término "El Encargo"

(15) y (16) Nombre y apellidos de los testigos de asistencia. (17) Área donde presta sus servicios el funcionario que interviene como testigo de asistencia. (18) Denominación del empleo, cargo o comisión del testigo. (19) Documento de identificación utilizado en este acto, preferentemente credencial de elector, de la

cual deberá agregarse copia. (de no contarse con tal documento se deberá agregar el número de la Clave Única del Registro de Población o el número del Registro Federal de Contribuyentes)

(20) Domicilio particular del testigo. (21) En su caso nombre completo del funcionario designado por la Secretaria de la Contraloría.. (22) Deberá asentarse Secretaria de la Contraloría, cuando corresponda. (23) Número de oficio con el que se designa al representante de la Secretaria de la Contraloría. (24) Día, mes y año del oficio de Comisión. (25) En su caso, nombre de la persona designada por el funcionario saliente para proporcionar la

información necesaria, verificar la entrega física y hacer las aclaraciones pertinentes. (26) Denominación del empleo, cargo o comisión del funcionario designado. (27) En su caso, nombre de la persona designada por el funcionario que recibe, para verificar la

recepción de la documentación, recursos y solicitar las aclaraciones correspondientes. (28) Se citará el número hojas que incluya el anexo que corresponda, debiendo mencionarse su

aparición en el cuerpo del acta, deberán ser foliados y firmados por los funcionarios responsables de su elaboración. En caso de que la información relativa al anexo no fuera de su competencia o aplicación, se indicara en el anexo la leyenda “NO APLICA”.

(29) Señalar la hora en que concluye el acto. (30) Día, mes y año en que concluya el acto.


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METODOLOGÍA PARA LA ENTREGA RECEPCIÓN

DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE QUERETARO

Con el objeto de facilitar el procedimiento de entrega y recepción de la Administración objeto de este manual, se ha dividido en cinco fases a saber: 1.- ACTIVIDADES PREVIAS. 2.- INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN. 3.- ACTO DE ENTREGA RECEPCIÓN. 4.- VERIFICACIÓN FÍSICA. 5.- INFORME DE RESULTADOS. 1.- ACTIVIDADES PREVIAS. En esta etapa se deberá desarrollar una serie de actividades tendientes a lograr el objetivo de este programa, las cuales van desde la capacitación hasta la difusión del mismo a los funcionarios, tanto de la administración saliente como de la administración entrante. 1.1 INTEGRACIÓN DEL COMITÉ. Se propone a las entidades que con toda oportunidad integren un comité, el cual será el responsable de participar y llevar a cabo todos y cada uno de los actos que conforman el procedimiento de entrega recepción de la Administración; dicho comité será presidido por quien designe el propio comité, los integrantes del comité serán los responsables de igual forma de dar seguimiento a la integración de la información y documentación necesaria para la entrega-recepción de cada una de las entidades que representan.

Cabe hacer mención que una persona puede hacerse responsable de una o más funciones, debiendo incluir a todos aquellos funcionarios que tengan relación con dichas actividades, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones. 1.2 CAPACITACIÓN.

Los funcionarios de la administración saliente tendrán la obligación de desarrollar, con toda oportunidad las actividades previas al cambio administrativo, relacionadas con la capacitación para la preparación y desarrollo del procedimiento de entrega recepción.

De igual forma, las personas que entrarán en funciones en la administración tendrán la obligación de desarrollar las actividades previas al cambio administrativo relacionadas con el conocimiento básico de la entrega recepción.

La Secretaria de la Contraloría apoyará en lo pertinente y vigilará el exacto cumplimiento de las

presentes disposiciones..

Este evento como su nombre lo indica, tiene por objeto proporcionar la capacitación necesaria tanto a los funcionarios en funciones a través de pláticas, seminarios y asesorías a los funcionarios que así lo requieran.


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1.3 OPERACIÓN DEL COMITÉ.

El comité designado será el responsable de participar y llevar desde su inicio hasta su terminación en todas y cada una de las actividades necesarias y suficientes a desahogar en el procedimiento de entrega recepción. Es necesario que se elaboren actas o minutas de las reuniones del comité, en las que se asiente el avance y seguimiento de las acciones realizadas y las que se deben realizar. Es muy importante que el comité cuente con los recursos humanos y materiales suficientes para cada evento de las fases propuestas. 1.4 DIFUSIÓN. Es de suma importancia dar a conocer los detalles del programa a todo el personal de la Universidad Autónoma de Querétaro que de una u otra forma tenga que intervenir en el procedimiento de entrega recepción, de tal forma que los objetivos, metas y acciones sean claros en su concepción y uniformes en su aplicación. 2.- INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN. En este evento, se elaborarán y se recopilarán todos y cada uno de los documentos que el comité debe requerir a los funcionarios de las áreas que participan y deberán llevar a cabo la entrega de la administración los cuales se deberán reflejar en los formatos correspondientes. 2.1 ELABORACIÓN Y VALIDACIÓN. De preferencia se propone que la información por entidad sea encomendado a un miembro del comité para su revisión; la asignación de responsables en la elaboración de los mismos se hará tomando en consideración la naturaleza de la función que desarrolle el funcionario asignado. Se sugiere que independientemente de la información contenida en los formatos que integren los anexos que precisa la normatividad, cada responsable de entidad haga la entrega a la persona que la nueva administración designe, de los bienes muebles, valores, archivos, bibliografía, plantilla de personal, asuntos pendientes, etc., correspondiente a su área, con la finalidad de que se comparta la responsabilidad respecto al acto de entrega. 2.2 AUTORIZACIÓN. Los responsables de cada área firmarán, de acuerdo a su competencia, la autorización de la documentación que les corresponda y que deberá ser motivo de la entrega. 3.- ACTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN. Este evento se realiza precisamente al tomar posesión el Rector, Secretario, Director Funcionario ò Responsable designado entrante una vez que tome posesión. Todos los problemas y/o errores que se hayan cometido en las formas, serán debidamente precisados por la administración entrante en el acta administrativa de entrega-recepción en la parte relativa hechos, que para tal efecto, se deberá elaborar. 3.1 IRREGULARIDADES. La entrega y aceptación de los documentos de los diferentes anexos no liberan de responsabilidad a los funcionarios de la administración saliente; por lo tanto, cuando se presente alguna irregularidad, el encargado de la verificación física del contenido de la información, lo hará del conocimiento mediante escrito de la Secretaria de la Contraloría, quien tendrá diez días hábiles para requerir al funcionario saliente responsable,


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para que en ese momento solvente la(s) irregularidad(es), si en ese momento no pudiera hacer las aclaraciones, el funcionario saliente podrá solicitar un plazo adicional, a la Secretaria de la Contraloría para solventar ò aclarar las inconsistencias, para que mediante escrito aporte las evidencias necesarias para su solventaciòn, si llegare a negarse o no pudiera solventarlas, la Secretaria de la Contraloría elaborará el acta circunstanciada correspondiente, e informara de ello a la Dirección Jurídica para que proceda legalmente como corresponda. En todo caso, lo que se busca es un cambio de cuadros administrativos en un ambiente de cordialidad, cooperación y solidaridad por parte de todos y cada uno de los funcionarios que intervienen en el cambio de la administración municipal respectiva. 4.- VERIFICACIÓN FÍSICA. 4.1 RECURSOS FINANCIEROS. (EN CASO DE QUE CORRESPONDA) Para la verificación de los recursos financieros se propone que partiendo de lo asentado en los estados financieros que se formulen con datos al cierre del ejercicio administrativo, se revisen las cantidades del balance y del estado de ingresos y egresos contra los anexos correspondientes y/o contra los documentos fuente, como por ejemplo, el renglón de caja y bancos contra corte(s) de caja(s), arqueos, conciliaciones bancarias, etc.. 4.2 RECURSOS MATERIALES. (EN CASO DE QUE CORRESPONDA) Por lo que se refiere al patrimonio en cuanto a los bienes muebles e inmuebles, así como a los archivos de cada una de las áreas de la entidad, deberán ser verificados físicamente por la administración entrante. Es importante que la verificación física comprenda en primer lugar los bienes de mayor costo, continuando en orden decreciente hasta aquellos que por su cuantía, sean considerados irrelevantes. Se sugiere que la verificación física se realice por cada uno de los responsables de área de la entidad, tanto entrantes como salientes, ya que son y serán responsables de los bienes que tengan bajo su custodia, en consecuencia, será oportuno en la medida de lo posible, su presencia en la entrega recepción de cada uno de sus departamentos, dependiendo desde luego, del tamaño administrativo de la entidad. 5.- INFORME DE RESULTADOS. 5.1 ACTA ADMINISTRATIVA. Finalmente se cerrara el acta administrativa de entrega y recepción, la cual se integrará con la información que proporcionen todos los responsables de la recepción de los bienes y recursos de la administración; de ser necesario, este documento se integrará además con actas adicionales por departamento o área que al efecto se elaboren por los funcionarios que intervinieron en el acto, debiendo ser firmados por estos o en su caso, asentar la razón de la negativa del inconforme para ello. Con objeto de analizar en detalle la presente metodología más adelante se desarrolla el procedimiento para la integración de la información de que se trata. 5.2 DISTRIBUCIÓN. Los paquetes de la información de la administración, serán integrados en original y dos copias, debiéndose distribuir de la siguiente forma: El original será entregado al Rector, Secretario, Director o funcionario designado que tome el cargo.

La primera copia será destinada a las personas que entreguen.


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La segunda copia, será entregada a la Secretaria de la Contraloría en los quince días hábiles posteriores a la fecha en que tome posesión el Rector, Secretario, Director o funcionario designado, de la nueva administración.

INTEGRACION DE LA INFORMACION

Anexos del Acta de Entrega Recepción. Documentos Normativos. Se incluirán todas las disposiciones jurídico-administrativas en relación a la creación de la Universidad Autónoma de Querétaro entre los que se encuentra la información referente a: Leyes, Decretos, Reglamentos, Acuerdos, Circulares, Lineamientos, Estructuras Orgánicas, Manuales de Políticas y de Procedimientos, y otros documentos en los que se sustenta el funcionamiento de la Universidad. Inventario de Archivo Documental. Se refiere a la relación de los documentos que se deberán conservar con el propósito de facilitar la atención de los asuntos a la nueva administración. Como puede ser obras, electrónica y otra. Inventario de Recursos Humanos. Comprende el detalle y la integración de las plantillas e inventario de personal por tipo de contratación y origen de los recursos, con sueldos, incluyendo licencias o comisiones, de conformidad a la nómina y registros existentes. Inventarios de Recursos Materiales. Abarca los inventarios de mobiliario, equipo de oficina; stock de consumibles de papelería, artículos de escritorio; artículos de decoración, equipo de transporte y maquinaria, equipo de radio, líneas y aparatos telefónicos, inmuebles; y otros. Dentro de este rubro también se incluirán los inventarios de almacenes y bodegas, considerándose como tales los bienes de consumo. Inventario de Recursos Informáticos. Aquí se considerarán los equipos y accesorios de cómputo, así como los programas y los diagramas del cableado y de los equipos. Asimismo se integrará a este rubro la relación de la información de uso permanente en los equipos de cómputo y los respaldos de la información. Inventario de Recursos Financieros La Secretaría de Finanzas entregara estados financieros a la fecha de entrega recepción. Deberán requisitarse también formatos sobre cuentas bancarias, conciliaciones bancarias, cheques pendientes de entregar, cortes de chequeras, y otros. Es importante enfatizar de manera interna se establezcan los mecanismos necesarios para que a la fecha de la entrega definitiva no existan fondos fijos o revolventes, ingresos pendientes de depósito ni cheques pendientes de entregar a los beneficiarios. Inventarios de obras. Comprenderá la relación de obras y acciones ejecutadas durante la gestión incluyendo los expedientes técnicos y unitarios así como el documento que acredite la comprobación correspondiente. Inventarios de Contratos. Deberán relacionarse los contratos vigentes en los que se establezcan derechos y obligaciones de la Universidad, incluyendo los de obras, mantenimiento, arrendamiento, servicios de cómputo, etc.


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Inventario de Convenios. Deberán relacionarse los convenios vigentes en los que se establezcan derechos y obligaciones de la Universidad, incluyendo los de obras, mantenimiento, arrendamiento, servicios de cómputo, etc. A la fecha de la entrega definitiva no debe haber contratos o convenios en trámite. Inventario de Formas Oficiales. En este rubro se incluirá el inventario de formas oficiales que tienen valor monetario y las que requieren de control numérico preimpreso, como son: Recibos de caja de la caja general; recibos de ingresos de las SUBS; recibos de donativos, etc. Pólizas de Seguro, Fianzas y Garantías Vigentes: Este formato detallará las pólizas de seguro de vida, daños, vehículos u otros que se encuentren vigentes a la fecha de corte, especificando la cobertura, el tipo de seguro y la vigencia, etc., asimismo, se incluirá la información relativa a las fianzas y garantías recibidas u otorgadas para asegurar el cumplimento de contratos u otros conceptos. Relación de Juicios y Demandas Pendientes. En este formato se relacionarán los juicios y demandas pendientes de resolución, indicando el tipo de juicio, ante la autoridad que se ventila y el estado procesal en que se encuentra. Relación de Contratos de Fideicomiso. Se anotarán los contratos de fideicomiso, incluyendo el programa para el que fueron establecidos, su objeto, estado actual, entre otra información. Asuntos en trámite. En este formato, se relacionaran los asuntos importes que se encuentran en proceso (incluyendo los referentes a Comisiones, Comités y Subcomités –seguimiento de acuerdo-, etc.) haciendo referencia al expediente en el que se encuentran los antecedentes, el asunto que corresponde, la situación que guarda y la fecha probable de terminación, nombre del funcionario responsable y para establecer contacto, entre otros aspectos. Asimismo, se relacionarán las obras en proceso, integrando los expedientes técnicos y financieros (donde se mencionarán los avances), los contratos y convenios relativos a dichas obras, la información relativa a la inversión autorizada, las fechas probables de terminación, los anticipos de obras pendientes de amortizar y anexos de ejecución, especificando su contenido, así como los recursos comprometidos. Otros. En estos anexos se consideran –entre otros aspectos- los sellos oficiales y las llaves. Aquí se incluirán algunos otros conceptos que deben ser objeto de la entrega, pero que por su naturaleza no se incluyen en los apartados anteriores. Requisitos de presentación. Se deberán integrar 3 ejemplares del Informe, entregándose un ejemplar al titular saliente y otro al entrante, debiendo usar separadores para distinguir el comienzo de cada capítulo así como foliar cada ejemplar en número progresivo; y se entregara el otro tanto a la Secretaría de la Contraloría. Es importante enfatizar que todas las hojas del Informe Detallado deberán ser firmadas por el titular entrante, el titular saliente y los testigos que sean designados para tal efecto. Acto formal de entrega. Recepción de la Administración. Será la entrega formal de la Administración


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UNIVERSIDAD AUTONOMA DE QUERETARO SECRETARIA DE LA CONTRALORÍA

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE FORMATOS DE

ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN


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UNIVERSIDAD AUTONOMA DE QUERETARO

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE FORMATOS

A) INSTRUCCIONES GENERALES DE LLENADO.

Cada Unidad Administrativa desde nivel Dirección y sus superiores o su equivalente en la Entidad, deberá requisitar los formatos que les sean aplicables y que forman parte del Anexo del Acta de Entrega Recepción.

B) INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Los enlaces responsables deberán coordinar al interior de cada Dependencia, Unidad Administrativa, Unidad Administrativa de Apoyo Técnico Operativo, Órgano Desconcentrado o Entidad, el cumplimiento de la integración de la información, conforme a las fechas de revisión que se programen.

C) INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEFINITIVA.

De los Anexos definitivos del Acta de Entrega y Recepción de cada Dependencia, Unidad Administrativa, Unidad Administrativa de Apoyo Técnico Operativo, Órgano Desconcentrado o Entidad, se formarán los siguientes juegos de documentos impresos.

La información que deberá preparar cada una de las instancias para la entrega será:

Responsable: Llenará los formatos que le correspondan, integrándola de la siguiente manera:

Original uno: para el titular saliente. Original dos: para el titular entrante.

Adicionalmente entregará la información en:

Original tres: a la Secretaría de la Contraloría.

D) ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

1. La Entrega y Recepción de los asuntos y recurso asignados a los Titulares de cada Unidad, se efectuará formalmente mediante el “Acta Administrativa de Entrega y Recepción” a la que se acompañará la información y documentación relativa, con base a los formatos emitidos por la Secretaría de la Contraloría; debiendo firmarse cada una de sus fojas, tanto del acta como de sus anexos, por todas las personas que intervienen en el acto.

2. En el Acto de Entrega y Recepción intervendrán:

a. El Titular saliente. b. El Titular entrante o la persona que este designe. c. (En su caso) Un representante de la Secretaría de la Contraloría. d. Dos testigos del acto de entrega y recepción.


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El acta de entrega recepción, así como todos y cada uno de sus anexos deberán ser firmados por el Titular saliente, el entrante y los testigos –al igual que todos los ejemplares. El representante de la Secretaría de la Contraloría, firmará solamente las actas de entrega recepción haciendo constar dicho acto.

3. Del Acta de Entrega y Recepción se integrarán los siguientes juegos:

a.) Un tanto para el Titular saliente. b.) Un tanto para el Titular entrante. c.) Un tanto para la Secretaría de la Contraloría.


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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE QUERÉTARO SECRETARIA DE LA CONTRALORÍA

FORMATOS DEL ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION


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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE QUERÉTARO

Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA:

“MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN” Objetivo del formato: Esta información permitirá al nuevo titular conocer los ordenamientos jurídicos que dan sustento a la actuación de la Dependencia o Entidad, mismos que delimitan su responsabilidad y atribuciones.

Nombre del Campo

Anotar

Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el

formato día/mes/año

Se anexa Los ordenamientos jurídicos que sustentan la actuación de la Entidad. (Ley Orgánica, Reglamento interior, etc.)

Responsable del llenado del formato Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato.

Hoja____ de _____ El número total de las hojas que se ocupen de este formato.


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Programa para la Entrega y Recepción de la Administración

MARCO JURÍDICO DE ACTUACION

Información al (Día – Mes – Año)

Se anexa

Los ordenamientos jurídicos que sustentan la actuación de la Universidad

Responsable del llenado del formato

Nombre, Cargo y Firma

Hoja 1 de


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Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración


“ORGANIGRAMA” Objetivo del formato: Permite identificar la estructura con la que cuenta la Entidad.

Nombre del Campo

Anotar


formato día/mes/año

Unidad Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información (Dirección, Secretaría).

Anexo

Incluir el Organigrama de la Unidad Administrativa.




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ORGANIGRAMA


Unidad Administrativa:

Se anexa

El Organigrama de la Unidad



Hoja 1 de


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I NSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA:

“MANUALES ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO” Objetivo del formato: Conocer los lineamientos administrativos de la Entidad, tales como funciones de las Secretarías, Direcciones y Departamentos, los procedimientos existentes, las normas y políticas establecidas, etc.

Nombre del Campo

Anotar


formato día/mes/año.

Area responsable de su custodia Nombre de la Unidad Administrativa responsable de custodiar la información (Dirección, Secretaría).

Tipo de Manual

Detallar si es de políticas, de procedimientos, de formatos, etc.

Nombre del Manual El nombre completo del manual. Se deberá señalar la forma en que se entrega, copia impresa o disquete

Fecha de autorización.

La fecha en que fue autorizado el manual, en su caso indicar si se encuentra pendiente de autorización.


Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato.



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MANUALES ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO


Área responsable De su custodia

Tipo de Manual

Nombre del Manual

Fecha de Autorización



Hoja 1 de


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“RELACIÓN DE ARCHIVOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA”

Objetivo del formato: Identificar la información que se encuentra en los expedientes de la Unidad y su ubicación para su consulta.

Nombre del Campo

Anotar

Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona

utilizando el formato día/mes/año.

Unidad Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información. (Dirección, Secretaría).

Número Consecutivo

Enumerar el listado con número progresivo para determinar el número total de expedientes.

Denominación del Archivo El título de cada archivo vigente que este en poder de la unidad administrativa, debiéndose realizar un listado por cada archivo existente como lo son: archivo vigente, archivo muerto y/o de concentración (para el caso del archivo muerto, deberá incluirse un expediente en donde se encuentre las relaciones del archivo muerto y ubicación actual del mismo)

Archivado en: Ubicación

El área precisa en donde se encuentra el archivo (a nivel de departamento o jefatura)

Resguardante

El nombre (apellidos paterno y materno y nombre) y cargo del encargado de la custodia del archivo.

Observaciones Comentarios sobre algún aspecto que se desee resaltar.


Hoja ___ de _______

El número total de las hojas que se ocupen de este formato.


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RELACION DE ARCHIVOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA



Número Consecutivo

Denominación del Archivo Archivado en Ubicación

Resguardante Observaciones



Hoja 1 de


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“RELACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS”

Objetivo del formato: Saber, en caso de requerirse un producto o un servicio, a quien acudir.

Nombre del Campo

Anotar



Unidad Administrativa responsable. Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información. (Dirección, Secretaría).

Número de registro

Número de registro o folio que se le dé a cada proveedor o contratista para su identificación.

Prestador Nombre o razón social de la persona física o moral prestador de bienes o servicios a la Dependencia o Entidad.

Giro

El giro o actividad del prestador de bienes o servicios.

Domicilio

Domicilio del prestador de bienes o servicios.

Teléfono Número telefónico en el cual se localice el prestador de bienes o servicios.

Condiciones Describir brevemente si estos se encuentran bajo contrato, las condiciones de precios, pagos, etc.

Hoja _____ de ______ El número total de las hojas que se ocupen de este formato.


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RELACION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS



Núm. P r e s t a d o r Giro Domicilio Teléfono



Hoja 1 de


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“PLANTILLA DE PERSONAL”

Nombre del Campo

Anotar



Unidad Administrativa. Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información. (Dirección, Secretaría).

Se anexa:

Plantilla de personal que deberá contener como información mínima la siguiente: Area de adscripción, nombre del puesto que ocupa el empleado, sueldo base (percepción mensual), Número de empleado, nombre completo del empleado, fecha de nacimiento, categoría, número del Registro Federal de Contribuyentes asignado por la SHCP, fecha de alta.

Responsable del llenado del formato Nombre, cargo y firma de la persona que lleno el formato.

Hoja _____ de ______ El número total de las hojas que se ocupen de este formato.


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PLANTILLA DE PERSONAL



Se anexa

Plantilla de personal



Hoja 1 de


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“RELACIÓN DE PAGOS DE NÓMINA PENDIENTES DE ENTREGAR”

Nombre del Campo

Anotar


día/mes/año.

Unidad Administrativa responsable del pago.

Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde hacer el pago. (Secretaría).

Nombre y No. de Empleado

El nombre completo del empleado (empezando por apellidos Paterno, Materno y Nombre) y número de empleado a quien habrá de entregarse el cheque.

Area de Adscripción y cargo La denominación de la Unidad Administrativa en donde desempeña sus funciones el empleado y cargo.

Forma de pago Indicar: si es con cheque, en sobre o deposito en cuenta, etc.

Importe a pagar La cantidad neta a pagar.

Periodo de Pago El periodo que cubre el pago.


Hoja ___ de ____ El número total de las hojas que se ocupen de este formato.


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“CONVENIO DE LAS PRESTACIONES LABORALES VIGENTES” Objetivo del formato: Conocer las obligaciones que tiene la Universidad para sus trabajadores.

Nombre del Campo

Anotar


día/mes/año.

Resguardante Nombre y cargo del servidor público que tiene bajo su poder el convenio original.

Se anexa: Copias simples del Convenio.




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“RELACIÓN DE CONTRATOS DE ASESORÍAS Y CONSULTORÍA”

Nombre del Campo

Anotar

Unidad Administrativa responsable. Nombre de la Unidad Administrativa (Secretaría).


día/mes/año.

Materia del contrato Transcribir el objetivo de la celebración del contrato.

Nombre del prestador del servicio: Nombre completo de la persona física o moral que presta el servicio.

Importe mensual: Cantidad mensual pactada en el contrato.

Resguardante Nombre y cargo del servidor público que tiene bajo su poder el contrato.

Vigencia del documento Vigencia del contrato.




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“INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA” Objetivo del formato: Identificar el mobiliario y equipo de oficina que se recibe y del que será responsable de su uso y resguardo.

Nombre del Campo

Anotar




Se anexa Inventario y resguardos oficiales los cuales deberán contener como información mínima básica la siguientes: descripción y características del bien de que se trate, número de inventario asignado, marca, modelo, número de serie, nombre del servidor público resguardante, número de empleado asignado al resguardante, número de resguardo en su caso, fecha de resguardo, y firma del resguardante.




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INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA



Se anexa

Inventario y resguardos oficiales.



Hoja 1 de


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“INVENTARIO DE EQUIPO DE TRANSPORTE” Objetivo: Identificar el equipo de transporte que se recibe y del que será responsable de su uso y resguardo.

Nombre del Campo

Anotar



Unidad Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información (Dirección, Secretaría)

Se anexa Padrón vehicular y resguardos oficiales, los cuales deberán contener como información mínima básica la siguientes: número de resguardo, descripción y características del bien de que se trate, marca, tipo, modelo, número de motor, número de placas, dependencia, dirección y departamento a la cual este asignado, estado general de bien indicando si se encuentra en buen, regular o mal estado, fecha del resguardo, nombre, cargo y firma del resguardante.

Responsable del llenado del formato Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato o en su caso de quien recabó la información.



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INVENTARIO DE EQUIPO DE TRANSPORTE



Se anexa

Padrón vehicular y resguardos oficiales.



Hoja 1 de


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“INVENTARIO DE EQUIPO DE RADIO” Objetivo del formato: Identificar el equipo de radio que se recibe y del que será responsable de su uso y resguardo.

Nombre del Campo

Anotar




Se anexa Inventario y resguardos oficiales los cuales deberán contener como información mínima básica la siguientes: número de resguardo, descripción y características del bien de que se trate, marca, tipo, modelo, dependencia, dirección y departamento a la cual este asignado, estado general de bien indicando si se encuentra en buen, regular o mal estado, fecha de resguardo.

Responsable del llenado del formato Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato o en su caso de quien recabó la información.



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INVENTARIO DE EQUIPO DE RADIO



Se anexa




Hoja 1 de


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“INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES”

Objetivo del formato: Identificar los inmuebles que se reciben y del que será responsable de su uso y conservación.

Nombre del Campo

Anotar

Unidad Administrativa responsable Nombre de la Unidad Administrativa (Secretaría, dirección).



Se anexa Inventario de bienes Inmuebles misma que deberá contener como datos mínimos los siguientes: Descripción del Bien (Edificio, Terreno, casa habitación, utilizado para oficinas, Domicilio en donde se encuentra el bien (Calle, número exterior, interior, colonia, municipio, localidad, etc.), Uso o Destino, Centro Cultural, Escuela, bodega, para construcción de instalaciones, entre otros), No. de Clave Catastral y de Escritura Pública, Situación jurídica (Mencionar si existe algún problema específico), Superficie total de terreno en metros cuadrados, superficie de terreno construido en metros cuadrados.




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INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD


Unidad Administrativa

Se anexa

Inventario de bienes inmuebles.



Hoja 1 de


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“INVENTARIO DE LÍNEAS Y APARATOS TELEFÓNICOS”

Objetivo del formato: Identificar las líneas y aparatos telefónicos que se reciben y de los que será responsable de su uso y resguardo.

Nombre del Campo

Anotar




Se anexa Inventario y resguardos oficiales, los cuales deberán contener como información mínima básica la siguiente: número de resguardo, descripción y características del bien de que se trate, marca, tipo, dependencia, dirección y departamento a la cual este asignado, estado general de bien indicando si se encuentra en buen, regular o mal estado, fecha del resguardo, nombre, cargo y firma del resguardante, número telefónico asignado, si cuenta con servicio de larga distancia.

Responsable del llenado del formato Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato o en caso de quien recabó la información.



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INVENTARIO DE LINEAS Y APARATOS TELEFONICOS



Se anexa




Hoja 1 de


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“INVENTARIO DE PAPELERÍA Y ARTÍCULOS DE ESCRITORIO”

Objetivo del formato: Identificar la papelería y artículos de escritorio que se reciben y de los que será responsable de su uso y resguardo.

Nombre del Campo

Anotar




Artículo: Nombre

Descripción del artículo de que se trate.

Unidad de medida y existencias La unidad de medida del artículo de que se trate: pieza, caja, paquete, etc., así como la cantidad que se cuenta físicamente.

Observaciones Cualquier información adicional que permita precisar la situación del artículo.




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INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA INVENTARIO DE PAPELERIA Y ARTICULOS DE ESCRITORIO



Artículo Nombre Unidad de Medida y existencias

Observaciones



Hoja 1 de


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“INVENTARIO DE EQUIPO Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO”

Objetivo del formato: Identificar el equipo y accesorios de cómputo que se recibe y del que será responsable de su uso y resguardo.

Nombre del Campo

Anotar




Se anexa:

Inventario y resguardos, debiendo contener por lo menos los siguientes datos: Tipo de equipo (por computadora o por las unidades que la componen, según inventario, número de serie, fabricante, comentarios o características accesorias (ejemplo si incluye: mouse, tarjeta madre, disco duro, fuente de poder, tarjeta red, C.P.U. etc.), marca, modelo, número de inventario asignado. De la misma manera se deberá especificar el estado en que se encuentra el equipo, si cuenta con manuales y discos o CD originales que se entregaron con el equipo y en su caso especificar el nombre y cargo del resguardante.




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INVENTARIO DE EQUIPO Y ACCESORIOS DE COMPUTO



Se anexa

Inventario y Resguardos de Equipo y Accesorios de Computo.



Hoja 1 de


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“INVENTARIO DE PROGRAMA EN LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO”

Objetivo del formato: Identificar los programas que se encuentran en los equipos de cómputo.

Nombre del Campo

Anotar


utilizando el formato día/mes/año. Unidad Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información

(Dirección, Secretaría) Nombre del Programa El nombre específico del programa de cómputo. Desarrollado o Comercial Indicar si fue “desarrollado” en forma especial para la Unidad

Administrativa o si es de uso “comercial”. Marca El nombre del fabricante del programa, en su caso. Modelo El modelo o versión del programa, en su caso. No. de Serie y Licencia El número de serie y/o licencia de fabrica por productor para su uso en

equipo de cómputo. Manuales Indicar “SI” cuenta o “NO” con manuales, en su caso. Tipo y Número de Discos: C.D. El tipo de C.D. y el número de discos compactos que integran el

programa. Observaciones Describir los aspectos necesarios para la descripción de los programas

existentes, el nombre y cargo del resguardante de los manuales. Responsable del llenado del formato Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato. Hoja ___ de ____ El número total de las hojas que se ocupen de este formato.


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INVENTARIO DE PROGRAMAS EN LOS EQUIPOS DE COMPUTO


Unidad Administrativa: Nombre

del Programa

Desarrollado o Comercial

Marca Modelo No. de Serie y

Licencia

Medio de Distribución

del programa

Manuales

Si No

Tipo y Número de C.D.

que integran

el programa

Observaciones



Hoja 1 de


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“PRESUPUESTO OFICIAL AUTORIZADO, EJERCIDO Y POR EJERCER”

Objetivo del formato: Conocer el presupuesto formalmente asignado, el ejercido, por ejercer así como las ampliaciones y reducciones al mismo.

Nombre del Campo

Anotar

Unidad Administrativa El nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información.

(Secretaria)

Importe total El monto total del presupuesto autorizado.

Se anexa:

El reporte presupuestal del periodo que incluya el presupuesto autorizado (con ampliaciones y reducciones), el ejercido y por ejercer (por partidas o cuentas mayores).




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“ESTADOS FINANCIEROS”

Nombre del Campo

Anotar


(Secretaria)

Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año.

Se anexa:

Copias simples de: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Origen y Aplicación de Recursos, analíticos

Responsable del llenado del formato Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato o en su caso de la persona que recabo la documentación (quien deberá verificar que la documentación proporcionada contenga nombre, firma y cargo de la persona responsable de generar dicha información).



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“RELACION DE CUENTAS BANCARIAS, INVERSIONES, DEPOSITOS, TITULOS O CUALQUIER OTRO CONTRATO CON INSTITUCIONES DE CREDITO U OTRA INSTITUCIÓN SIMILAR””

Nota: Anexo al presente formato se deberá incluir los oficios de delegación y cancelación de firmas –en su caso- de cada una de las cuentas bancarias existentes.

Nombre del Campo

Anotar


(Secretaría). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona

día/mes/año. No. de Cuenta: El número de cuenta asignado por la institución bancaria. Tipo de cuenta: El tipo de cuenta: Gasto corrientes, inversión, etc. Institución Bancaria El nombre de la institución en que se manejen las operaciones

bancarias. Objeto de la cuenta El objeto de la cuenta de cheques, inversión o de alguna otra, según se

trate. Saldo El saldo que reflejen las chequeras o registros establecidos. Firmas Registradas: Nombre (s) y Cargo (s) y tipo de firmas autorizadas.

El nombre y cargo del (los) funcionario (os) que cuenta(n) con firma autorizada ante las instituciones, especificar el tipo de firmas existentes (tipo A, B o indistintas)

Corte de chequeras Indicar el número del ultimo cheque usado y el número del siguiente en blanco por cada una de las chequeras existentes así como copias simples de los mismos. De la misma manera deberá indicar cuantos cheques se dejan en blanco por cada una de las chequeras.

Responsable del llenado del formato Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato, debiendo firmar todas y cada una de las hojas de la información proporcionada.



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“RELACION DE CHEQUES GIRADOS PENDIENTES DE ENTREGAR””

Nombre del Campo

Anotar


(Secretaría).

Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona día/mes/año.

Área responsable Nombre del Área responsable de custodiar, emitir y/o entregar los cheques.

Fecha de Emisión La fecha de emisión del cheque.

Institución Bancaria El nombre de la institución bancaria a que corresponde el cheque.

No. de cuenta de cheques El número de cuenta bancaria asignado por la institución bancaria.

No. de Cheque El número de cheque pendiente de entregar.

Nombre el beneficiario. El nombre del beneficiario del cheque.

Concepto de pago El concepto del pago por el que fue expedido el cheque.

Importe El importe del cheque.




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“ARQUEOS DE FONDOS DE CAJA” Objetivo del formato: Conocer la cantidad, monto y ubicación de los fondos de caja asignados.

Nombre del Campo

Anotar


(Secretaría).


Se Anexa Arqueo realizado al fondo fijo, de caja u otro, que deberá contener por lo menos los siguientes datos: tipo de fondo, fecha (debe realizarse por lo menos con un día de anticipación a la fecha de corte que se señale para la entrega de información), firma, nombre y cargo del responsable del fondo así como del servidor público que lo realizó, el monto asignado, el monto del efectivo que se encuentre físicamente al momento de realizar el arqueo señalando la cantidad por denominación y comprobantes de gastos.




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“CARTAS DE NO ADEUDO” Objetivo del formato: Certificar que el servidor público que entrega no tiene algún pasivo o recursos por comprobar..

Nombre del Campo

Anotar




Se Anexa Las cartas de NO adeudo (correspondientes al Servidor Público que entrega el cargo) emitidas por la Secretaría de Finanzas).




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“CONCILIACIONES BANCARIAS” Objetivo del formato: Verificar que las cuentas bancarias se encuentren depuradas.

Nombre del Campo

Anotar

Unidad Administrativa responsable de emitir la información

Nombre de la Unidad Administrativa responsable de emitir la información. (Secretaría).


Se Anexa Conciliación Bancaria, la cual debe contener como requisitos mínimos los siguientes: Día, mes y año de la fecha del corte, número de cuenta de cheques, nombre de la Institución bancaria, saldo de los registros contables de la cuenta de bancos al día de la conciliación, cheques no cobrados por los beneficiarios en el banco, Abonos bancarios no correspondidos, cargos en libros no acreditados (depósitos, intereses, etc.), cargos del banco no correspondidos (comisiones bancarias, etc.) saldo que aparece en el estado de cuenta bancario. Deberá incluir el estado de cuenta y auxiliar contable por cuenta.




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“RELACION DE CONVENIOS VIGENTES”” Objetivo del formato: Conocer los derechos y obligaciones que tenga la Dependencia o Entidad y que sean derivados de la celebración de convenios. NOTA: El formato deberá ser llenado a la fecha de la entrega recepción de acuerdo a los convenios vigentes a esa fecha.

Nombre del Campo

Anotar

Unidad Administrativa responsable El nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información.



Convenio: Fecha vigencia Indicar la fecha de terminación del convenio. Convenio: Fecha La fecha de la celebración del convenio. Convenio Descripción Describir detalladamente el objeto del convenio. Convenio Importe El importe establecido en el convenio. Resguardante Nombre y puesto del servidor público que resguarda el convenio original.Nombre de la persona física o Moral con quien se celebró el Convenio

Nombre de la persona física o moral con quien se celebró el convenio.

Responsable del llenado del formato Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato, y quien tiene bajo su custodia los documentos originales.



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RELACION DE CONVENIOS VIGENTES

Información al (Día – Mes – Año) Unidad Administrativa:

C o n v e n i o Fecha

vigente Fecha Descripción

Importe Resguardante Nombre de la persona física o moral con quien se celebró el

convenio



Hoja 1 de


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“INVENTARIO DE FORMAS OFICIALES” Objetivo del formato: Identificar y mantener el control de las formas oficiales existentes en la Entidad.

Nombre del Campo

Anotar

Unidad Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información

(Dirección, Secretaría).


Clave La clave de identificación de la forma oficial.

Nombre de la forma El nombre completo de la forma oficial..

Corte de formas oficiales Indicar el número de la última usada y la siguiente en blanco, incluir copias simples de éstas.

Formas oficiales en blanco Indicar los número Del _____ Al ____ de las formas oficiales que queden en blanco.

Resguardante Nombre y cargo del responsable del resguardo de las formas.




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INVENTARIO DE FORMAS OFICIALES



Clave Nombre de la forma Corte de formas

oficiales

Formas oficiales en

blanco

Resguardante



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“POLIZAS DE SEGUROS VIGENTES” Objetivo del formato: Conocer el tipo de prestación que se tiene derivado de la cobertura de los seguros contratados.

Nombre del Campo

Anotar




No. de Póliza El número asignado por la compañía aseguradora.

Cía. Aseguradora El nombre de la compañía Aseguradora.

Tipo de Seguro Daños, Vida, Gastos Médicos, Accidentes, Incendio, Automóviles, Muerte Accidental, como ejemplo.

Cobertura del Seguro Personas, Bienes Muebles e Inmuebles y/o Equipo.

Vigencia del Seguro La fecha de inicio de vigencia de la póliza así como la fecha de terminación.




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POLIZAS DE SEGUROS VIGENTES



Vigencia No. de Póliza

Cía. Aseguradora Tipo de Seguro Cobertura del Seguro Del Al



Hoja 1 de


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“RELACION DE JUICIOS Y DEMANDAS PENDIENTES”” Objetivo del formato: Conocer el estado de los procedimientos administrativos que se ventilan en contra de servidores públicos o los que son en contra de la Entidad.

Nombre del Campo

Anotar




Tipo de Juicio o Demanda El tipo de juicio o demanda interpuesta, ejemplos. Penal, Civil, mercantil, Administrativo, etc.

Nombre del demandante Nombre del demandado La fecha en que se inicio el juicio o demanda. Fecha de Inicio del Juicio o Demanda Los motivos que dieron fundamento a la presentación del juicio o

demanda. No. de Expediente asignado por la autoridad que lleva el caso

El número asignado por la autoridad judicial al expediente de la demanda en cuestión.

Autoridad que lleva el juicio La instancia que maneja el juicio o demanda. Estado procesal Describir la situación jurídica actual en que se encuentra el juicio o la

demanda. Responsable del llenado del formato Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato.



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RELACION DE JUICIOS Y DEMANDAS PENDIENTES



Tipo de juicio o

Demanda

Nombre del

Demandante

Nombre del Demandado

Fecha de inicio del juicio o

demanda

Causa del

juicio o demanda

No. de Expediente asignado

por la autoridad

que lleva el caso

Autoridad que lleva el Juicio o Demanda

Estado Procesal



Hoja 1 de


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“RELACION DE CONTRATOS DE FIDEICOMISO” Objetivo del formato: Conocer la cantidad de fideicomisos que existen así como sus objetivos y características.

Nombre del Campo

Anotar




Se anexa Copia(s) simple(s) del(os) contrato(s) del(os) fideicomiso(s) y del último estado de cuenta emitido por la institución fiduciaria.

Resguardante Nombre y cargo del servidor público que resguarda el contrato del fideicomiso original.




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RELACION DE CONTRATOS DE FIDEICOMISO



Se anexa

Copia simple de los contratos fideicomiso

Resguardante: ________________________________________



Hoja 1 de


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“RELACION DE ASUNTOS EN TRAMITE” Objetivo del formato: Conocer los compromisos y acciones a realizar de aquellos asuntos que se encuentran pendientes de concluir totalmente..

Nombre del Campo

Anotar




No. de Expediente, de oficio o Control

El número de expediente que contiene el asunto.

Asunto

Describir claramente el asunto a que se refiere.

Fecha de inicio

La fecha de inicio del Trámite.

Estado de Guarda

Describir detalladamente el estado que guarda actualmente el asunto, las acciones realizadas y lo que falta por realizar, además del servidor público responsable de su atención dentro del área.

Fecha Probable de Terminación

La fecha aproximada de la conclusión del asunto.

Responsable de Seguimiento

Nombre del Responsable de dar seguimiento o conclusión al asunto.




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RELACION DE ASUNTOS EN TRAMITE



No. de Expediente de Oficio o

Control

Asunto Fecha de

Inicio

Estado que guarda Fecha probable

de Terminación

Responsable del seguimiento



Hoja 1 de


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“RELACION DE OBRAS EN PROCESO”

Objetivo del formato: Identificar las obras que se iniciaron en la administración y que se encuentran pendientes de concluir.

Nombre del Campo

Anotar


(Dirección, Secretaría). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona

utilizando el formato día/mes/año. Programa El nombre de programa conforme a su autorización. Fuente de inversión La fuente de inversión de la que se realice la obra. Nombre de la obra y comprobante de aprobación

El nombre completo de la obra, incluyendo su número y el número del oficio de aprobación.

Inversión, Total autorizada Señalar en donde se ejecuta la obra. Inversión, ejercida El importe pagado a la fecha de corte de la información. Inversión, por ejercer El importe pendiente de pago a la fecha de corte de la información

(especificar monto y porcentaje). % de Avance Físico y financiero El porcentaje de avance físico y financiero en que se encuentra la obra a

la fecha de corte de la información, con relación al programa de ejecución de la obra.

En proceso Mencionar si la obra se encuentra en proceso. Modalidad de Ejecución Por contrato o por Administración. Fecha programada de terminación La fecha de terminación según contrato o plan de trabajo. Nombre y cargo del responsable del seguimiento

Nombre y cargo del servidor público que es responsable de dar seguimiento a la obra (en caso de estar en proceso)

Responsable del llenado del formato Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato. Hoja ___ de ____ El número total de las hojas que se ocupen de este formato.


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RELACION DE OBRAS EN PROCESO



Inversión Programa Fuente de

Inversión

Nombre de la Obra y número

del oficio de

aprobación

Localidad Total

AutorizadaEjercida Por

ejercer

% de Avance Físico y

financiero

En proceso

Modalidad de

Ejecución

Fecha programada

de Terminación

Responsable del

seguimiento



Hoja 1 de

secretaria de la contraloría de la universidad autónoma de

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