Chapter 5 Progress

Project Tracking and Controlความกาวหนาของโครงการ : การ

ตดตามและควบคม

Software Project Tracking & Oversight Process People Product Schedule Budget/Cost

Process การตดตามควบคมใหงานนนสามารถเปนไปตาม

แผนทคาดการณไว โดยลกษณะการตดตามสวนของกระบวนการนน จะพจารณาจาก 2 สวนคอ งานหรอกจกรรมทไดกำาหนดไว (Task / Activity) ระยะเวลาทไดกำาหนดไว (Milestones)

People ในการตดตามความคบหนาตามบคลากรในโครงการ

จะตดตามงานในสวนของประสทธผล หรอ Productivity วาสามารถทำางานไดตรงตามเปาหมาย หรอ แผนงานทกำาหนดไวหรอไม

พจารณาปญหาทเกดขน หรอแมแตขอขดแยงทอาจจะเกดขนภายในระหวางทม หรอ ปญหาใดๆ ทเขามามสวนกระทบตอการทำางานเพอตดตามวา จำาเปนตองมการจดหาบคลากรเพมเตมหรอ ไม เพอใหงานเสรจไดทนทตงไวในแผนงาน

Product ตดตามความคบหนา โดยพจารณาจากตวผลตภณฑ

หรอ ซอฟตแวร ททำาการผลตนน ซงในลกษณะของการตดตามแบบนจะมผลลพธออก

เปนรปธรรม โดยพจารณาจาก ฟงกชนการทำางาน คณภาพของซอฟตแวร

นอกจากนนยงชวยในการควบคม หรอ ปองกนปญหาทอาจจะเกดขนจากการทตองเปลยนแปลง

ซอฟตแวร เพอรองรบเทคโนโลย ทปรบเปลยนไดอยางทนทวงท

Schedule การตดตามความคบหนา โดยพจารณาจากระยะเวลา

โดยตดตามจากการพฒนาซอฟตแวรนนสามารถเสรจ ตามระยะเวลาทกำาหนดไวหรอไม

โดยหากงานไมสำาเรจลลวงในเวลาทกำาหนดจะตองมการ ปรบเปลยนแผนงานทกำาหนดไว หรอจดหาบคลากรเขา

มาชวยในการปฏบตงานเปนไปตามแผนงาน นอกจากนนจะตองพจารณาในสวนของงานในเสนทาง

วกฤต ทไดกำาหนดไวในแผนงานวาสามารถทำาไดตามท กำาหนดไวหรอไม ซงอาจจะกระทบทำาใหแผนงานลาชา

Budget/Cost การตดตามคาใชจายงบประมาณในโครงการวาคาใช

จายยงคงอยภายใต วงเงนทไดกำาหนดไวในงบ ประมาณหรอไม

โดยการวางแผนตดตามนจะตองทำาเปนระยะๆ เพอให สามารถแนใจไดวาการใชจายวงประมาณนน เปนไป

อยางเหมาะสมและ ตรงตาทไดกำาหนดไว หากเกดปญหาจะไดจดหางบประมาณเพมเตม เพอ

เขามารบรองใหสามารถทำางานตอไปไดอยางทนทวงท

Tracking & Oversight Process กระบวนการตดตาม และ ควบคมนน เรมตนจาก

พจารณากระบวนการในการวางแผน โดยนำา SRS ทไดมาเปน อนพต เพอทำาการตรวจทานแผนงานเสรจสนแลว จะไดแผนงานในเบองตนทพรอมทำาในสวนของการตดตามและควบคม

ทงนในการตรวจทาน Review Baseline Plan จะตองทำารวมกนในระหวางผเกยวของทงหมด โดยมสงทตองดำาเนนการดงน

Tracking & Oversight Process What to track? (ตองตดตามอะไรบาง)

Process Aspects Product Aspects Personal Aspects Other : Cost of Risk

Tracking & Oversight Process How to track? (ตองตดตามอยางไร)

วธการตดตามโดยสวนใหญใชวธการประชม หรอ เรยกวา Group Meeting เชน อาจจะเปนการประชมเพอตดตามรายงานความคบหนา หรอ ประชมรวมกนระหวางฝายงานทเกยวของเพอตดตามงานเปนจดๆ

หรอ อาจจะเปนวธการตดตามจากเอกสาร (Document) หรอ สรปความคบหนา (Report)

ตดตามความคบหนาของซอฟตแวรเองโดยไมตองมการจดประชม

Tracking & Oversight Process When to track?(ตดตามเมอไหร)

Frequency : ความถของการตดตามจะขนอยกบกรรมวธในการตดตาม แตอยางไรกด ในการตดตามอาจจะไมจำาเปนจะตองตดตามบอยเกนไป เพราะอาจจะทำาใหผทถกตดตามรสกรำาคาญ หรอ ถกเรงงาน ซงการตดตามนนอาจจะเอากรรมวธหลายๆ รปแบบในการตดตามเพอใหความถในการตดตามไมบอยเกนไป หรอ เวนระยะหางเกนไป

Milestones : ระยะในการตดตามความคบหนาเปนเรองสำาคญรองมาจากความถ ซงในการตดตามนนจะตองมการกำาหนดระยะเวลาในการตดตามอยางชดเจน เพอใหสามารถตรวจสอบ และ แกปญหาไดทนทวงท

Tracking & Oversight Process Who Participate tracking? (ใครเขารวมในการ

ตดตามบาง) โดยสวนใหญจะเปนหนาทของ

SEPG (Software Engineering Process Group) Project Manager รวมไปถงผทเกยวของในการดำาเนนการพฒนา

Data Collection ในการจดขอมลเพอการตดตามความคบหนาจะตองมการ

ระบลกษณะการจดเกบ และจดทำาในสวนของขอกำาหนดเพอใชในการตดตาม และ อางองขอมลไดลกษณะของการจดเกบขอมลเพอการตดตามความคบหนา ซงจะตองมองคประกอบหลกดงน คอ Why : Document objectives

วตถประสงคของการจดทำาเอกสาร What : Contents

ขอมลหวขอทตองการตดตาม Who : Authors of each document

ผจดทำาเอกสาร When : How frequent to fill out form

ความถในการจดทำาหรอกรอกขอมล

วตถประสงคของการจดทำาเอกสาร

Weekly Progress Report Why : เพอตดตามความคบหนาของงานทไดรบมอบ

หมายในแตละบคคล What : ตดตาม ความคบหนากระบวนการ หรอ ขน

ตอนททำางาน Who : ตดตาม แตละบคคล When : ตดตามสปดาหและหนงครง

Task Plan Summary Why : เพอตดตามงานในแตละขนตอนตามแผนทได

กำาหนดไว What : ตดตาม ความคบหนาในแตละงานตามระยะ

เวลา หรอ Milestone ทไดกำาหนดไว Who : ตดตามทงทม When : ตดตามทกๆระยะเวลาความคบหนาทได

กำาหนดไว

Project Expenditure Summary Why : เพอตดตามคาใชจายงบประมาณตามทได

กำาหนดไว What : ตดตามวงประมาณ Who : ตดตามทงโครงการ When : ตดตามทกๆระยะเวลาความคบหนาทได

กำาหนดไว

Monitoring จากผลจากการรวบรวมขอมลไวนน กระบวนการตอไป

จะตองทำาการตดตามดผล หรอ พจารณาวาแผนงานทตงไวแตละสวนทง Effort Schedule หรอ Cost นนเปนไปตามทไดกำาหนดไวหรอ ไม โดยพจารณาจาก สวนเบยงเบนของการทำางานจรงไปจากแผนงานนนจะทำาใหสามารถตดตามและแกไขปญหาไดทนทวงท

นอกจากนนการตดตาม หรอตรวจสอบจะทำาใหทราบวาการวางแผนในการประเมนตางๆ นนมความแมนยำาและใกลเคยงความเปนจรงแคไหน

Review หลงจากไดทำาการตดตามสวนตางๆของระบบงาน

กระบวนการตอไปคอการทบทวน(Review) ตามมมมองตางๆเพอใหการดำาเนนงานของโครงการเปนไปตามทกำาหนดไว โดยการทบทวนนนจะเอาผลทไดจากการตดตาม ในสวนของเรอง ระยะเวลา บคลากร และ งบประมาณ โดยเพมองคประกอบอนๆ ทตองการใหความสนใจในโครงการ ทงนในการทบทวนโครงการ ประกอบดวย ดานหลกๆ ดงน Management Review Technical Review Project Review

Management Review การทบทวน ดานการบรหารจดการนน จะมมมมองใน

การตรวจทานระดบบนทผเกยวของใหความใจในการตดตามโครงการในมมมองดานธรกจเปนหลก

เนนในเชงการบรหารจดการ ทงในสวนของกลยทธทางธรกจในเชงองคกร และการบรหารจดการความเสยงในการดำาเนนการโครงการ

โดยจะมการทบทวนผลการดำาเนนงานโครงการในทกระยะ Milestones หลก

Management Review ทงนมการสรปในการจดทำาManagement Review

เปนแตละดานยอยดงน ดานสถานะของโครงการ ดานงบประมาณโดยรวม ดานระยะเวลาในการดำาเนนการ ดานผลกระทบทางการตลาด หรอ กลมเปาหมายทางธรกจ ดานมมมองเชงองคกร ดานการวเคราะหผลในการดำาเนนการ

Technical Review การทบทวนดานเทคนค จะเนนในกลมของผทเกยวของในการ

จดทำาโครงการทรบผดชอบดานเทคนค เชน กลม วศวกรซอฟตแวร SEPG นกวเคราะหระบบ นกออกแบบระบบ และ ผพฒนาระบบ โดยในการตรวจทานในสวนของ Technical Review นนสามารถแยกยอยดงน ดานการเปลยนแปลงในเชงเทคโนโลย ทอาจจะสงผลกระทบตอการ

เปลยนแปลงในการออกแบบ หรอ การจดสรางซอฟตแวร ดานเทคนค ดานการออกแบบ ดานขอกำาหนด หรอ ลกษณะของซอฟตแวร ดานมาตรฐานตางๆ ทสงผลตอการจดทำาซอฟตแวร ดานผลลพธการใหบรการ

Project Review ในการทบทวน ดานโครงการนนเปนการทบทวนซง

เกดเปนประจำาในลกษณะของการจดทำา Weekly Status Report หรอ Progress Report ทมการจดทำาเปนระยะๆ ในโครงการ

เพอตดตามและทบทวนวาการดำาเนนงานตามแผนงาน สามารถดำาเนนไปไดอยางสะดวย หรอมปญหาไดๆ เกดขนระหวางดำาเนนการหรอไม เพอใหแกไขไดทนทวงท