sauvon kunnan viestintäohjelma 2016 2017 · 5 keinot, kanavat ja foorumit 5.1 verkko ja muu...

1

SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN

Helena Lemminkäinen, Kevi Consulting Oy

Sauvon kunnan viestintäohjelma 2016–2017

1 Kuntaviestinnän ja -markkinoinnin lähtökohdat

1.1 Viestinnällinen toimintaympäristö

1.2 Ohjaavat arvot, periaatteet ja lainsäädäntö

1.3 Nykytila ja kehityshaasteet

2 Mistä Sauvo haluaa olla tunnettu ja keiden keskuudessa?

2.1 Perusviestit eli Sauvon tarina

2.2 Yhteistyö- ja kohderyhmät

2.3 Visuaalinen ilme vahvistamassa kuntakuvaa

3 Viestinnän organisointi

3.1 Suunnitelmallinen johtaminen ja kehittäminen

3.2 Vastuunjako

3.3 Resurssit

4 Viestinnän ja markkinoinnin tehtävät, tahtotila ja toimenpiteet

4.1 Sisäinen työyhteisöviestintä

4.2 Valmistelu- ja päätösviestintä

4.3 Asukas- ja palveluviestintä

4.4 Kuntamarkkinointi ja elinvoiman vahvistaminen

4.5 Mediayhteistyö

4.6 Sidosryhmäsuhteet ja vaikuttaminen

4.7 Häiriö- ja kriisiviestintä

5 Keinot, kanavat ja foorumit

5.1 Verkko ja muu digitaalinen viestintä

5.1 Vuorovaikutus, dialogi ja osallisuus

5.3 Paperiviestintä

5.4 Viestinnän tyylivalinnat

6 Onnistumisen arviointi

7 Viestintäohjelman arkeen saatto

8 Vuosien 2016–2017 kehittämisen painoalueet ja prioriteetit

2


1 Kuntaviestinnän ja -markkinoinnin lähtökohdat

1.1 Viestinnällinen toimintaympäristö

Sauvon kunnan viestinnän ja markkinoinnin linjaukset sisältävät määrittelyjä, miten viestintää

ja markkinointia vuosina 2016–2017 toteutetaan ja kehitetään. Kun uudistustyön alla oleva

kuntastrategia on käytettävissä, on aika tarkistaa ja päivittää myös nyt kirjattuja linjauksia ja

painotuksia vastaamaan kunnan strategiasia päämääriä.

Julkilausuttu tahtotila on säilyä itsenäisenä ja vetovoimaisena kuntana. Suunnitteilla olevat

sote- ja aluehallinnon uudistukset tulevat kuitenkin vaikuttamaan kuntien palvelutarjontaan.

Palvelujen sijaan viestinnässä ja markkinoinnissa nostetaan entistä enemmän esiin muita

kunnan tarjoamia mahdollisuuksia, kuten hyvä ja monipuolinen tonttitarjonta ja kunnan

ilmapiiriin liittyviä teemoja. Sauvossa tällainen vahva ja omaleimainen piirre on yhteisöllisyys,

joka näyttäytyy mm. kunnan, yritysten ja järjestöjen yhteistyönä toteuttamina

kehityshankkeina.

Digitalisaatio on muuttanut viestintää ja markkinointia, ja painotus sähköisten kanavien ja

sosiaalisen median suuntaan kasvaa entisestään. Tämä tulee heijastumaan Sauvon kunnankin

viestimisen tapaan (digiviestintä).

Yhä enemmän tulee kiinnittää huomiota myös toiminnan vastuullisuuteen, läpinäkyvyyteen ja

kuntalaisten osallisuuden vahvistamiseen.

Vakituisten asukkaiden lisäksi Sauvon kunnassa on erittäin paljon vapaa-ajanasutusta. Kun

vapaa-ajanasukkaat ovat tyytyväisiä palveluihin ja vireään yhteisöön, he ovat tärkeä voimavara

kertomaan hyvää Sauvosta omissa sosiaalisissa verkostoissaan.

1.2 Ohjaava lainsäädäntö, arvot ja periaatteet

Kuntaviestintää ohjaavat monet lait. Kuntalaisten tiedonsaanti- ja osallistumisoikeudet

kumpuavat perustuslaista. Kuntalaki määrittää, miten on huolehdittava kuntalaisten

osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksista sekä miten kunnan on tiedotettava kuntalaisille.

Kunnan viestintää koskevia velvoitteita on myös mm. julkisuus-, hallinto- ja kielilaissa sekä

maankäyttö- ja rakennuslaissa. Suomen Kuntaliitto on laatinut oppaita ja suosituksia

kuntaviestintään ja kehittänyt mittariston kunnan viestinnän arviointiin.

Kuntaviestinnän arvoperustaa kuvataan usein seuraavilla periaatteilla:

- ennakoivuus ja oma-aloitteisuus

- vuorovaikutteisuus

- läpinäkyvyys

- ymmärrettävyys ja asiakaslähtöisyys

- puolueettomuus

- tasapuolisuus

Uusi kuntalaki tulee entistä enemmän painottamaan vuorovaikutusta ja kuntalaisten

osallisuutta. Keskeiseksi viestintävälineeksi määritellään tietoverkko (internet).

3


Kuntaliitto on päivittänyt kuntaviestinnän opasteita. Uusi Kunnanviestinnän opas ilmestyi

keväällä 2016. Viestinnän lisäksi se määrittelee kunnan elinvoiman kehittämiseen tarvittavaa

markkinointiviestintää.

Yksi oppaan lähtöajatuksista on, että ”viestintä kuuluu kaikille” eli jokainen kunnan työntekijä

on viestijä. Viestintä nähdään myös yhä selkeämmin strategisena työkaluna ja keskeisenä

johtamisen välineenä.

Tässä viestintäohjelmassa keskitytään Sauvon kunnan viestinnän ja markkinoinnin

konkreettiseen toteutukseen. Uusi Kuntaviestinnän opas on erinomainen lähdeteos, johon

tutustumalla on helppo syventää ymmärrystä kunnan viestinnästä ja markkinoinnista sekä

tutustua viestintää säätelevään laajaan lainsäädännölliseen perustaan.

1.3 Nykytila ja kehityshaasteet

Osana alkuvuonna 2016 totutettua viestinnän kehittämisprosessia tarkasteltiin Sauvon kunnan

viestinnän ja markkinoinnin vahvuuksia ja kehityshaasteita sekä kunnan vetovoimatekijöitä.

Keskeiset havainnot on esitetty oheisessa SWOT-analyysissä.

VAHVUUDET (nykyiset) - sopuisan ja tasapainoisen kunnan maine - vahva yhteisöllisyys - hyvät yhteistyösuhteet alueen yrittäjiin ja yhdistyksiin (esim. yhteiset printti- ja verkkoviestintätuotteet) sekä muihin sidosryhmiin - yrittäjämyönteisyys - notkea ja kevyt hallinto sekä nopea päätöksentekokyky - vetovoimainen luonto, kyläidylli ja monipuolinen tonttitarjonta - yhteistyö paikallismedian kanssa toimii - sisäinen työyhteisöviestintä toimii - mutkaton palvelukulttuuri ja virkakunta on helposti lähestyttävissä

HEIKKOUDET (nykyiset) - vähäiset viestinnän ja markkinoinnin resurssit - suunnitelmallisuuden puute - puuttuu viestinnän perustaksi tarvittava kuntastrategia - ei tunnistettavaa kuntaprofiilia/brändiä eikä sitä tukevaa yhtenäistä visuaalista ilmettä - ajasta jäljessä oleva verkko- ja some-viestintä ja näkyvyys - valmistelusta ja päätöksistä viestiminen ei kaikin osin toimi (erit. lautakunnat) eikä viestintää tehdä strategisella otteella ja tämän päivän keinoin - heikko tunnettuus ja medianäkyvyys valtakunnan tasolla - mediaviestintä liian reaktiivista - jokaiselle kuntatyöntekijälle kuuluvaa viestintävastuuta ei ole riittävästi ymmärretty - intranetiä ei käytetä/osata käyttää riittävästi

MAHDOLLISUUDET (tulevat) - matkailuhankkeen myötä kunnan vetovoimaisuus matkailukohteena paranee ja tätä kautta syntyy uutta yrittäjyyttä - saadaan vapaa-ajanasukkaat kunnan sanansaattajiksi (esim. some) - kiinnostavien kesä- ja kulttuuritapahtumien valjastaminen aiempaa tehokkaammin osaksi kuntamarkkinointia

UHAT (tulevat) - sote- ja aluehallinnon uudistus heikentää lähipalveluja ja sitä kautta kunnan vetovoimaisuutta - ei onnistuta uusasukas- ja yrityshankinnassa, jolloin verotulot eivät kehity myönteiseen suuntaan - kun väestön keskittyminen Etelä-Suomen kasvukeskuksiin jatkuu, kunnan vetovoimatekijät eivät riitä houkuttelemaan Turun seudulle muuttajia

4


Prosessiin osallistunut virkamies- ja luottamusjohto nimesi viestinnän kehityskohteita, joihin

tulisi tarttua. Tärkeimpinä kehitystoimina vuosille 2016–2017 pidettiin seuraavia

(ks. tarkemmin 8.1–8.5):

- määritellään, mistä kunta haluaa nyt ja tulevaisuudessa olla tunnettu (= perusviestit)

- parannetaan viestinnän ja markkinoinnin suunnitelmallisuutta

- kehitetään lautakuntien ja palvelualueiden viestintäosaamista

- yhtenäistetään kunnan visuaalinen ilme ja viestintätyyli

- uudistetaan verkkosivut

Yksi kunnan viestinnän kehittämisen haasteita on se, että viestintää ja kuntamarkkinointia

tehdään varsin pienin resurssein. Kunnan keskitettyä viestintää ja markkinointia varten

kunnassa on vain osa-aikainen henkilö (= viestintävastaava), joka joutuu tällä hetkellä

avustamaan monia palvelualueita hyvinkin yksinkertaisissa operatiivisissa viestintätoimissa.

Myös viestintään ja markkinointiin käytettävänä olevat määrärahat ovat varsin rajalliset.

Myönteistä puolestaan on kunnan vahva yhteisöllinen toimintakulttuuri, joka on tehnyt

mahdolliseksi kehittää viestintää ja markkinointia yhteistyössä kunnassa toimivien yritysten ja

järjestöjen kanssa.

2 Mistä Sauvo haluaa olla tunnettu ja keiden keskuudessa?

2.1 Perusviestit eli Sauvon tarina

Jokaiseen kuntaan liittyy mielikuvia ja käsityksiä, millainen maine kunnalla on. Kunnasta

kerrotaan tarinoita, joita välitetään eteenpäin.

Kunta voi vaikuttaa paljonkin siihen, miten muut näkevät kunnan. Jotta haluttu mielikuva

kunnasta syntyy, kunnan on ensin itse päätettävä, millaisena se haluaa näyttäytyä. On

määriteltävä kunnan ominaispiirteistä koostuvat perusviestit. Määrittely edellyttää tietoisia

valintoja, joiden avulla onnistuu erottumaan muiden kuntien joukosta.

Sauvon kunnan perusviestejä määriteltäessä kaikkein tärkeimmäksi viestiksi valittu

palvelulupaus on tiivistetty helposti muistettavaksi sloganiksi. Siihen on leikkisästi ja

nuorekkaasi yhdistetty Sauvolle ominainen mutkaton ja nopea toimintakulttuuri ja kunnan

kokoon verrattuna poikkeuksellisen hyvät mahdollisuudet harrastaa jalkapalloa.

Kun perusviestejä määritellään, niiden tulee pohjata todellisuuteen. Niissä voi kuitenkin olla

jonkin verran kuntastrategiaan perustuvaa tulevaisuusorientaatiota.

Palvelulupaus ja sitä täydentävät perusviestit eli Sauvon tarina muotoutuivat seuraavanlaisiksi:

5


Sauvossa elämä futaa

Toimelias mukavien ihmisten kotipaikka lähellä kaikkea

- Erinomainen sijainti ja hyvät yhteydet Turkuun ja pääkaupunkiseudulle

- Yhteisöllisyys on Sauvossa tekoja, ei pelkkiä sanoja

- Jalkapallon pikkujättiläinen sekä paljon muuta harrastus- ja yhdistystoimintaa

Modernista maalaisuudesta ponnistava aktiivinen yrityselämä

- Hyvä yritysilmapiiri ja edellytykset myös globaaliin liiketoimintaan

- Monia mahdollisuuksia etätyötä tekeville

- Luonnostaan kaunis maaseutukunta, joka panostaa matkailun kehittämiseen

Toimiva ja turvallinen arki perheille ja vapaa-ajan asukkaille

- Kylän raitilla monipuoliset kaupan palvelut

- Tarjolla merellisiä kaavatontteja ja nopeat lupaprosessit

- Asumisen kustannukset ihan toista kuin kaupungissa

Jotta haluttu kuntakuva tai ”brändi” vahvistuu, Sauvon tarinan pitäisi näkyä kaikessa

viestinnässä ja markkinoinnissa sekä arjen puheessa kohdattaessa sidosryhmiä.

Jotta perusviestejä osataan käyttää, ne pitää tehdä tutuiksi henkilöstölle, luottamushenkilöille

sekä yritys- ja järjestökumppaneille (ks. 8.1).

Kun Sauvossa on erittäin paljon vapaa-ajanasukkaita, parhaaseen lopputulokseen päästään, jos

heidätkin onnistutaan osallistamaan brändityöhön esimerkiksi sosiaalista mediaa

hyödyntämällä. Ydinviestistä on helppo muodostaa digiviestintään sopiva aihetunniste

(#sauvossafutaa).

Sauvon tarina on esitetty kuvana liitteessä 1. Kuvio sisältää myös väittämiä perustelevia

esimerkkejä.

2.2 Yhteistyö- ja kohderyhmät

Sauvon kunnan tärkeimpiä yhteistyö- ja kohderyhmätahoja (sidosryhmät) ovat seuraavat:

- oma henkilöstö

- luottamushenkilöt

- kuntalaiset

- alihankkijat ja ulkopuoliset palveluntuottajat

- media

- potentiaaliset ”uudisasukkaat” (erityisesti lapsiperheet) ja paluumuuttajat

- kunnan ja lähialueen yritykset

- potentiaaliset yritykset ja yrittäjät

- yhdistykset

- potentiaaliset etätyön tekijät

- vapaa-ajanasukkaat

- matkailijat

- yhteistyökumppanit (kuntayhtymät, maakuntaliitto, Suomen Kuntaliitto jne.)

- etu- ja ammattijärjestöt

6


- viranomaiset ja valtionhallinto (ministeriöt, virastot, eduskunta jne.)

- naapuri- ja muut kunnat, talousalue, muu Suomi

- ystäväkunnat ulkomailla

Sidosryhmämäärittelyä tulee tarkentaa ja priorisoida. Kunnan viestintävastaava antaa jatko-

opasteet, miten sidosryhmäkartastoa lähdetään täsmentämään yhteistyössä palvelualojen

kanssa.

Sidosryhmälistauksen lisäksi arvioidaan, miten kukin sidosryhmä on tarkoituksenmukaista

tavoittaa sekä kenen vastuulle viestintä ja vuoropuhelu kunkin sidosryhmän suuntaan kuuluu.

2.3 Visuaalinen ilme vahvistamassa kuntakuvaa

Visuaalinen ilme pohjaa Sauvon tahtotilan mukaiseen kuntakuvaan tai ”brändiin” (ks. 2.1;

perusviestit eli tarina). Yhtenäinen ja ammattimaisesti toteutettu ilme ja perusviesteihin sopiva

kuvamaailma (ns. brändikuvat) tukevat Sauvon kunnan profiloitumista, erottumista ja

vetovoimaisuutta.

Tällä hetkellä Sauvon kunnan ilme pohjaa vaakunaan. Tulevaisuudessa vaakuna varataan

kunnan virallisiin ja hallinnollisiin käyttötarkoituksiin. Tällaisia ovat mm. päätöksentekoon

liittyvät asiat ja luottamuselinten asiakirjat.

Viestinnän ja kuntamarkkinoinnin tarpeisiin suunnitellaan tunnus (= liikemerkki/symboli) ja

logo (= kunnan nimen kirjoitusasu tunnuksen yhteydessä). Sauvon tarinaan pohjautuva

tunnistettava visuaalinen ilme, tunnus ja logo ovat erityisen tärkeitä brändityössä.

Visuaalista ilmettä suunnitellessa määritellään mm. lomakkeistossa ja painetuissa

materiaaleissa sekä verkkoviestinnässä käytetyt värit ja typografia, graafiset elementit, kuvien

käyttö, esite- ja diapohjat jne. Prosessin lopussa visuaaliset linjaukset kootaan graafiseen

ohjeeseen, joka yhtenäistää, ohjaa ja helpottaa päivittäistä viestintä- ja markkinointi työtä (ks.

8.4).

3 Viestinnän organisointi

3.1 Suunnitelmallinen johtaminen ja kehittäminen

Viestintä on olennainen osa johtamista. Sauvon kunnassa viestintää johdetaan keskitetysti ja

toteutetaan hajautetusti. Jokainen palvelualueen johtaja ja esimies vastaa oman

vastuualueensa viestinnästä.

Suunnitelmallisuuden edellytyksenä on, että viestinnän ja markkinoinnin suunnittelu liitetään

osaksi toiminnan suunnittelua. Kunnan viestintävastaava vastaa kuntatason

viestintäsuunnitelman laadinnasta yhteistyössä toimialajohtajien kanssa. Kunnanhallitus

osallistuu vuosisuunnitelmien painopisteiden valintaan ja huolehtii siitä, että viestintään

osoitetaan riittävät taloudelliset resurssit. (Ks. tarkemmin 8.2.)

7


Viestinnän kehittäminen on osa kunnan viestintävastaavan tehtäviä. Kehittämistyö sisältää

mm. viestinnän ja markkinoinnin kehityshankkeiden toteutusta, yhteisten

viestintäjärjestelmien ja työkalujen luomista ja ylläpitoa (mm. www-palvelu ja intranet,

sosiaalinen media) ja viestintävalmiuksien kehittämistä. Näin luodaan palvelualueille

edellytykset onnistua viestinnässä.

3.2 Vastuunjako

Jokainen kunnan työntekijä on viestijä, viestien vastaanottaja ja omassa työssään tarvittavan

tiedon etsijä. Viestintäosaaminen on osa tämän päivän kuntatyöntekijän ammattiosaamista.

Henkilöstö on oman kuntansa käyntikortti työaikana ja sen ulkopuolella.

Viime kädessä kunnan viestinnästä vastaavat kunnanjohtaja ja kunnanhallitus apunaan kunnan

viestintävastaava. Ylimmän kuntajohdon konkreettiset viestintätoimet painottuvat

johtamisviestintään, vaikuttamistoimintaan ja sidosryhmätyöhön. Valtuuston tehtävänä

kuntatalouden ylintä päätösvaltaa käyttävänä on huolehtia siitä, että viestintään on riittävät

resurssit.

Virkamiesviestintä tarjoaa faktatietoja niin myönteisistä kuin kielteisistäkin asioista. Poliittinen

arvokeskustelu, visiointi ja päätösten kommentointi sekä vuoropuhelu kuntalaisten ja

kesäasukkaiden kanssa ovat olennainen osa kuntapoliitikkojen viestijäroolia.

Luottamushenkilöt ovat tärkeä kuntaviestinnän voimavara, ja parhaimmillaan kuntapäättäjät

ovat oman kuntansa maineen suurlähettiläitä.

Viestintävastaava vastaa ensi sijassa seuraavista tehtävistä:

- viestinnällisten toimintaedellytysten luominen (digiviestintä/alustat, viestintäosaaminen,

sparraus, sisäinen konsultointi, ohjeistus jne.)

- kuntatason viestinnän suunnittelu, koordinointi ja seuranta

- visuaalisen ilmeen hallinta, maine- ja brändityö

- kunnanhallituksen ja -valtuuston työhön liittyvä valmistelu- ja päätösviestintä

- koko kuntaa koskevien asioiden ja isompien palvelumuutosten viestiminen

- kunta- ja tonttimarkkinointi, messut

- yhteydet vapaa-ajanasukkaita edustavin tahoihin

- kriisiviestintävalmiuksien kehittäminen ja kriisiviestintä johdon tukena

Jokainen toimialajohtaja ja esimies vastaa oman vastuualueensa ulkoisesta ja

palveluviestinnästä sekä työyhteisön sisäisestä viestinnästä ja sen ajantasaisuudesta.

Palvelualueet vastaavat seuraavista viestinnän tehtävistä:

- vastuualueen intranet- ja www-sivujen ylläpito, sisällöntuotanto ja päivitys

- palveluista viestiminen ja neuvonta, asiakaspalvelu

- tapahtumatiedotus ja -markkinointi sekä muu ajankohtaisviestintä

- lautakuntien valmistelu- ja päätösviestintä (esittelijä)

- vastuualueen häiriöviestintä

Jotta arjen yhteydenpito viestintävastaavan ja palvelualueiden kanssa toimii, perustetaan

viestijäverkosto, johon kukin palvelualue nimeää edustajan. Viestintäverkostolle järjestetään

tarvittaessa koulutusta viestintätehtävien hoitamiseen (vrt. 8.3).

8


3.3 Resurssit

Viestintään käytettävissä olevista henkilö- ja taloudellisista resursseista päättäminen on osa

viestinnän vuosisuunnitteluprosessia ja kunnan talousarvion valmistelua. Viestintävastaavan

vastuulla olevan viestintä- ja markkinointibudjetin lisäksi toimialoille osoitetaan omia

määrärahoja, joilla katetaan pieniä painatus- ja ilmoituskuluja.

Viestintävastaavalla on mahdollisuus tarpeen mukaan käyttää ostopalveluja esimerkiksi

visuaaliseen suunnitteluun, digitaalisen viestinnän ja viestintäosaamisen kehittämiseen.

4 Viestinnän ja markkinoinnin tehtävät, tavoitteet ja toimenpiteet

4.1 Sisäinen työyhteisöviestintä

Sisäinen työyhteisöviestintä on olennainen osa kunnan johtamista ja arjen toimintaa.

Toimivaan työyhteisöviestintään, tiedon kulkuun ja vuorovaikutukseen tarvitaan jokaisen

kunnan työntekijän panos.

Esimiesten tehtävänä on varmistaa, että viestintä oman yksikön sisällä ja muiden yksiköiden

välillä toimii. Työyhteisöviestintä on olennainen osa henkilöstöjohtamista ja sillä on suuri

merkitys työhyvinvointiin. Viestinnällä varmistetaan myös se, että työnteko sujuu sovitun

mukaisesti. Esimiesten esimerkillä on tärkeä merkitys viestintäkulttuurin rakentumisessa.

Työyhteisöviestinnän keinovalikoimaan kuuluu mm. seuraavia viestintätapoja:

- intranet

- työpaikkakokoukset ja muut palaverit

- arjessa tapahtuva vuoropuhelu

- sähköposti

- pikaviestimet ja Skype

- kehityskeskustelut

- perehdytys

- YT-menettely

- yhteiset juhlat

Tahtotila

- työyhteisöviestintä toimii ja on tasalaatuista kaikissa yksiköissä

- intranetin käyttö lisääntyy ja sähköpostin määrä vähenee

- vuorovaikutus on avointa ja yhteisöllisyyttä rakentavaa

- henkilöstö voi hyvin

- esimiehet oivaltavat, miten tärkeä viestijärooli heillä on

- työyhteisön jäsenet ymmärtävät, että viestintä on olennainen osa jokaisen kunnassa

työskentelevän työtä

Toimenpiteet

- parannetaan henkilöstön viestintävalmiuksia, jotta osataan ja halutaan käyttää sähköisiä

viestintävälineitä ja oivalletaan oma viestintävastuu

9


- siirretään koko kuntaa koskevaa sisäistä tiedottamista yhä enemmän intranetiin

- otetaan käyttöön kehityskeskustelut

4.2 Valmistelu- ja päätösviestintä

Hyvään hallintoon kuuluu, että valmistelusta ja päätöksenteosta viestitään avoimesti,

ennakoivasti ja selkeästi. Jotta kuntalaisten osallisuus toteutetaan, kerrotaan myös siitä, miten

ja milloin kuntalaisilla on mahdollisuus tulla kuulluksi ja vaikuttaa. Valmisteluun tulevia asioita

on hyvä taustoittaa, ja päätökset ja ratkaisut tulee perustella.

Olennainen osa valmistelu- ja päätösviestintä on ns. listatiedottaminen eli

kunnanhallituksen, -valtuuston ja lautakuntien asialistat ja pöytäkirjat ovat kaikkien saatavilla

sähköisesti. Esityslistojen lähettäminen toimittajille riittävän ajoissa on erityisen tärkeää.

Kunnanhallituksen, -valtuuston ja lautakuntien esityslistat toimitetaan neljä päivää ennen

kokousta median edustajille sähköpostilla ja viedään kunnan verkkosivuille. Myös pöytäkirjat

viedään kunnan verkkosivuille heti pöytäkirjan valmistuttua. Päätökset viestitään

tiedotusvälineille välittömästi kokouksen jälkeen.

Merkittävistä asioista ja esimerkiksi isoista hankkeista tehdään erilliset mediatiedotteet, jotka

toimitetaan median edustajille heti kokouksen jälkeen. Kunnanjohtaja, kunnanhallituksen

puheenjohtaja ja viestintävastaava valmistelevat tiedoteluonnoksen ennen kokousta.

Kuntalaisten suuntaan tapahtuvassa päätösviestinnässä hyödynnetään aiempaa enemmän

sosiaalisen median ja sähköisen viestinnän keinoja (mm. nostot kunnan Facebook-sivuille ja

Sauvon keskustaan suunnitteilla olevalle sähköiselle infotaululle).

Tahtotila

- kuntalaiset ja muut sidosryhmät saavat oikea-aikaisesti tietoa valmisteilla olevista asioista

ja suunnitelmista sekä päätöksistä ja niiden vaikutuksista

- kuntalaiset tietävät, miten voivat osallistua ja vaikuttaa vireillä olevien asioiden

valmisteluun

- kunta onnistuu nostamaan mediassa esiin kunnan kannalta tärkeät asiat (strateginen ote)

Toimenpiteet

- parannetaan erityisesti lautakuntien listatiedottamista

- tehdään listatiedottamista täydentäviä mediatiedotteita

- aletaan julkaista johdon blogia tms., jossa avataan valmisteluun tulevia asioita ja kerrotaan

laajemmin kunnan tekemistä päätöksistä sekä niiden perusteluista ja vaikutuksista

- hyödynnetään päätösviestinnässä sosiaalista mediaa ja suunnitteilla olevaa sähköistä

infotaulua

4.3 Asukas- ja palveluviestintä

Kuntalaisten ja vapaa-ajanasukkaiden tulee tietää, millaisia palveluja kunnassa on tarjolla ja

miten niitä voi käyttää sekä mitä mahdollisia muutoksia palvelutarjontaan on tulossa. Palvelun

laadun lisäksi jokainen palvelukohtaaminen luo kuvaa kunnasta ja vaikuttaa kunnan

10


maineeseen. Asiakaspalvelutilanteet ovat myös oiva keino kerätä kuntalaisilta ja muilta

palvelukäyttäjiltä palautetta.

Neuvontatehtävissä työskentelevien on oltava helposti tavoitettavissa ja

yhteydenottopyyntöihin vastataan nopeasti. Palveluista viestittäessä otetaan huomioon eri-

ikäiset väestöryhmät.

Vastuu päivittäisestä palveluviestinnästä on palvelualueilla. Merkittävistä muutoksista tai

useampaa toimialaa koskevassa asiassa viestintävastaava avustaa toimialoja viestinnän

suunnittelussa ja toteutuksessa.

Jatketaan tiivistä yhteistyötä kunnassa toimivien yritysten ja yhdistysten kanssa kuntalaisille ja

vapaa-ajanasukkaille tarkoitettujen tapahtumien järjestämisessä ja niistä tiedottamisessa.

Asukasviestinnässä hyödynnetään aiempaa tehokkaammin painettua Sauvo palvelee -opasta.

Varataan riittävästi voimavaroja verkkosisältöjen tuottamiseen ja sähköisten palvelujen

kehittämiseen, jotta uudesta sauvo.fi -yhteisportaalista tulee kattava väylä Sauvon kuntaan

liittyvän tiedon lähteille. Tapahtuma- ja palveluviestinnän tehostamiseksi otetaan käyttöön

sähköinen infotaulu.

Tahtotila

- kuntalaiset ja vapaa-ajanasukkaat osaavat käyttää kunnan palveluja

tarkoituksenmukaisella tavalla ja ovat niihin tyytyväisiä

- palveluja kehitetään kuntalaisia kuullen

- asiointi ja palvelujen käyttö on helppoa ja joustavaa myös sähköisesti

Toimenpiteet

- kehitetään ajasta ja paikasta riippumatonta sähköistä asiointia

- valmistellaan sähköinen infotaulun hankinta ja käyttöönotto

- hyödynnetään sosiaalista mediaa yhteisöllisyyden lisäämiseksi erityisesti vapaa-

ajanasukkaiden suuntaan

4.4 Kuntamarkkinointi ja elinvoiman vahvistaminen

Kuntamarkkinoinnilla ja brändityöllä lisätään kunnan vetovoimaisuutta ja elinvoimaisuutta.

Markkinointiviestinnän sisällöissä ja viestintätyylissä hyödynnetään perusviestejä (ks. 2.1) ja

Sauvon kunnalle luotavaa yhtenäistä ja tunnistettavaa visuaalista ilmettä (2.3). Sauvon tarina ja

uudistuva ilme tehdään tutuiksi myös kuntalaisille ja vapaa-ajanasukkaille.

Sauvon kunnan markkinoinnin painoalue on tonttimarkkinointi. Tavoitteena on, että kuntaan

muuttaisi erityisesti lapsiperheitä ja työssäkäyviä. Kuntaa tehdään tunnetuksi myös hyvänä

paikkana yrittää ja tehdä etätyötä.

Matkailuhankkeen myötä syntynee matkailuliiketoimintaa, jolloin tarvitaan Visit

Sauvo -tyyppistä markkinointia erityisesti digitaalisissa kanavissa.

11


Kuntaa esitellään Turun alueen rakentamiseen, sisustamiseen ja vapaa-aikaan liittyvillä

messuilla. Hyödynnetään aiempaa enemmän digiviestinnän mahdollisuuksia, erityisesti

sosiaalisen median työkaluja. Näin voidaan pienin kustannuksin tavoittaa laajempiakin yleisöjä.

Kun Sauvossa on erittäin paljon erilaisia tapahtumia, on tärkeää, että kunta on hyvin esillä

näissä tapahtumissa. Tapahtumat kokoavat väkeä, joilla on jo herännyt kiinnostuksen kipinä

Sauvoa kohtaan. Myöskään jalkapalloharrastuksen ja -turnausten myötä Sauvoon tulevia ei

pidä unohtaa kuntamarkkinoinnin kohderyhmiä mietittäessä.

Tahtotila

- kunnan tunnettuus ja vetovoima paranevat

- kunnan asukasluku ja yritysten määrä kasvavat

- sauvolaiset ovat ylpeitä kotikunnastaan ja toimivat oman kunnan maineenlähettiläinä

- vapaa-ajanasukkaat kertovat hyvää tarinaa Sauvosta

Toimentipeet

- kirkastetaan kunnan brändi (mm. perusviestit)

- uudistetaan visuaalinen ilme

- tehostetaan sosiaalisen median käyttöä

- lisätään näkyvyyttä kunnassa järjestettävissä tapahtumissa ja turnauksissa

4.5 Mediayhteistyö

Media on tärkeä yhteistyökumppani ja tiedonvälityksen väylä kuntalaisten suuntaan.

Julkishallinnon viestinnässä lähtökohta on, että eri tiedotusvälineitä kohdellaan tasapuolisesti.

Tiedotusvälineiden yhteydenottoihin vastataan nopeasti. Hyvä mediaviestintä on ennakoivaa

ja faktatiedoissa pitäytyvää. Paljon mediahuomiota herättävissä asioissa kannattaa etukäteen

sopia, kuka antaa medialle lisätietoja.

Mediaviestintää kehitettään proaktiiviseen suuntaan, jolloin on enemmän mahdollisuuksia

vaikuttaa siihen, mitä asioita nousee mediajulkisuuteen ja mistä näkökulmasta asioita

tarkastellaan. Tiedotteiden lisäksi isoissa ja monimutkaisissa asioissa kannattaa harkita

taustoittavien toimittajatapaamisten järjestämistä. Tiedotustilaisuus sopii tänä päivänä lähinnä

kriisiviestintätilanteisiin.

Viestintävastaava ylläpitää mediayhteyksiin tarvittavia jakelulistoja, jotka ovat intranetin

välityksellä palvelualueiden käytettävissä.

Kun tiedotusvälineet aktivoituvat jossakin päivittäisviestintää merkittävämmässä tai

mahdollisesti kiistanalaisessa asiassa, toimittajien yhteydenotosta informoidaan

viestintävastaavaa ja tarvittaessa myös kunnanjohtajaa.

Tahtotila

- kuntalaiset pystyvät tiedotusvälineiden avulla seuraamaan, mitä kunnassa tapahtuu

- kunta saa mediassa läpi haluamansa asiat

- viestintä on avointa ja ennakoivaa

12


Toimenpiteet

- tehdään ns. listatiedottamista strategisemmalla otteella

- kehitetään viestinnän proaktiivisuutta

- varmistetaan, että palvelualueilla on riittävät valmiudet hoitaa oman alueen

mediaviestintää

4.6 Sidosryhmäsuhteet ja vaikuttaminen

Kukin palvelualue huolehtii sidosryhmäsuhteista omien yhteistyötahojensa ja kumppaniensa

suuntaan.

Alue- ja valtakunnan tason vaikuttamistyössä korostuu kunnanjohtajan ja puheenjohtajiston

rooli.

4.7 Häiriö- ja kriisiviestintä

Palvelutuotannon häiriöistä viestiminen on osa palvelualueiden normaalia päivittäisviestintää,

ja palvelualueet vastaavat itsenäisesti häiriötiedottamisesta. Jos häiriöistä ja

palvelukeskeytyksistä tiedetään ennakkoon, tieto häiriöistä on saatettava kuntalaisten tietoon

riittävän ajoissa. Äkillisissä häiriötilanteissa hyödynnetään ensisijaisesti sähköistä viestintää

(ajankohtaisnostot verkkosivuille ja sosiaalinen media).

Erityisesti kunnan vesi- ja energiayhtiöllä ja teknisellä toimialalla pitää olla hyvät valmiudet

häiriötilanneviestintään.

Laajoista tai pitkäkestoisista häiriöistä informoidaan viestintävastaavaa ja kunnanjohtajaa,

jotta pystytään riittävän nopeasti valmistelemaan mahdollisia muita viestintätoimenpiteitä.

Kriisitilanteissa viestinnän merkitys kasvaa. Kriisiviestintä on päivittäisviestintää keskitetympää.

ja viestintävastuu on johdolla/johtoryhmällä, jota viestintävastaava tukee.

Olennaista on, että kunta pystyy reagoimaan nopeasti yllättäviin viestintätilanteisiin ja

estämään mahdolliset lisävahingot tai mainehaitat

13


5 Keinot, kanavat ja foorumit

5.1 Verkko ja muu digitaalinen viestintä

Sekä ulkoista että sisäistä työyhteisöviestintää kehitetään yhä enemmän sähköisen eli

digiviestinnän suuntaan, mikä edellyttää panostusta mm. verkkopalvelujen kehittämiseen. Yhä

tärkeämmäksi nousee sosiaalinen media, joka tarjoaa hyvät mahdollisuudet

vuorovaikutukseen kuntalaisten kanssa.

Uusi kuntalaki tulee muuttamaan tapaa, jolla kunnan ilmoitukset on annettava. Riittää, kun

kunnan päätökset annetaan kuntalaisille tiedoksi verkossa. Kuntalaki määrittelee myös sen,

mitä tietoja verkossa ainakin on saatavilla. Nämä löytyvät Kuntaliiton uuden viestintäoppaan

sivulta 13.

Digiviestinnän kanavia

- internet ja intranet

- sähköinen infotaulu (suunnitteilla)

- blogit

- Facebook, Twitter, YouTube, Instragram

5.1 Vuorovaikutus, dialogi ja osallisuus

Kasvokkainen viestintä on vaikuttavin viestinnän muoto. Työyhteisöviestinnässä kasvokkaista

viestintää tarvitaan erityisesti kunnan strategian viestimisessä ja muutostilanteissa. Arjen

työssä se on tärkein esimies-alaissuhteen vaalija. Vastuu hyvin toimivista

vuorovaikutussuhteista on jokaisella työyhteisön jäsenellä.

Jotta kuntalaisten osallisuus toteutuu, tarvitaan monen suuntaista dialogia kuntalaisten,

virkakunnan, päättäjien, yrittäjien ja muiden sidosryhmien välillä. Kunnan tehtävänä on

huolehtia erityisesti siitä, että kuntalaisia varaten on suunniteltu osallistumisen paikat ja

välineet.

Osallisuuden ja vaikuttamismahdollisuuksien kehittämisessä voi hyödyntää kasvokkaisten

tilaisuuksien lisäksi sosiaalista mediaa ja erilaisia verkkofoorumeita perinteisiä

palautelaatikoita unohtamatta.

Vuorovaikutuksessa kunnan sisällä ja kuntalaisten kanssa tehostetaan sähköisten välineiden

kuten esimerkiksi Skypen ja pikaviestimien käyttöä.

5.3 Paperiviestintä

Paperiviestinnän osuus tulee vähenemään entisestä. Paperisille esitteille ja oppaille on vielä

sijansa mm. markkinointiviestinnässä. Paperiviestintää tarvitaan myös varmistamaan, että

kunnan viestintä tavoittaa kaikki ikäryhmät.

Erityisesti ikäihmisten tavoittamiseen tarvitaan tiedottamista paikallisten sanomalehtien

välityksellä.

14


5.4 Viestinnän tyylivalinnat

Viestinnän tyylilaji valitaan kohderyhmän ja asian mukaan.

Kunnan virallinen viestintä on asiallista, tiivistä, selkeää ja yksiselitteistä. Virkakielen koukerot

on avattava sellaiseen muotoon, jota kuntalaisten on helppo ymmärtää. Sama

arkikielisyysvaade tulee ottaa huomioon mediaviestinnässä.

Kunnan verkkosivuilla käytettävän tyylin tulee sopia erilaisille kohderyhmille. Sosiaalisessa

mediassa viestintä on vapaampaa, nopeatempoista ja tyyli saa olla rennompi ja jopa räväkkä.

Sosiaalinen media muuttuu yhä visuaalisemmaksi, ja hyvillä kuvilla voi saada paljonkin

näkyvyyttä.

Sauvon yhteisöllistä kulttuuria ilmentävä viestintä on myönteistä ja kylämäistä miljöötä

ilmentävää.

6 Onnistumisen arviointi

Viestinnän tuloksellisuuden arviointi ja raportointi on osa viestinnän suunnitteluprosessia.

Viestintää arvioitaessa arvioidaan kunnan kokonaisviestintää ja viestinnällisiä toimia myös

palvelualueilla.

Viestinnän mittarit määritellään vuosisuunnitelman laadinnan ja tavoiteasetannan yhteydessä.

Hyviä opasteita viestinnän onnistumisen arviointiin saa Suomen Kuntaliiton Kuntaviestinnän

oppaasta.

7 Viestintäohjelman arkeen saatto

Kun viestintäohjelma on viimeistelty ja kunnanhallitus on hyväksynyt sen, viestintävastaava

huolehtii siitä, että kunnassa järjestetään riittävästi opastusta ohjelman toimeenpanon

varmistamiseksi (ks. myös 8.1 ja 8.3).

Viestintäohjelma koskee koko kuntakonsernia mukaan lukien Sauvon Vesihuolto Oy ja

Vahtisten Lämpö Oy.

8 Vuosien 2016–2017 kehittämisen painoalueet ja prioriteetit

Vuosina 2016 – 2017 viestinnän ja markkinoinnin kehittämisessä keskitytään seuraaviin

asioihin:

8.1 Määritellään kunnan perusviestit (= kirkastetaan brändiä) ja otetaan ne käyttöön

Perusviestien määrittely tehdään osana alkuvuonna 2016 tehtävää viestinnän

kehittämisprosessia, jossa määritellään viestinnän linjaukset vuosille 2016–2017.

15


Kun perusviestit ja muut määrittelyt ovat valmiina, viestintäohjelma käsitellään yhdessä

henkilöstön ja valtuutettujen kanssa, jotta kaikilla asianosaisilla on edellytykset ja halu

toteuttaa ohjelmaa.

Kun Sauvossa yhteistyö yritysten ja yhteisöjen kanssa on erittäin vahvaa, perusviestit esitellään

myös näille yhteistyötahoille, jotta nekin voivat omassa työssään viedä eteenpäin yhtenäistä

kuntakuvaa.

Toteutusaika:

- määrittely: toukokuu 2016

- arkeen saattaminen: kesä-elokuu 2016

8.2 Parannetaan viestinnän ja markkinoinnin suunnitelmallisuutta

Viestintävastaava laatii yhteistyössä toimialajohtajien kanssa viestinnän ja markkinoinnin

vuosisuunnitelmat. Suunnittelutyössä hyödynnetään vuosikelloa. Mahdollisille isommille

projekteille tehdään omat viestintäsuunnitelmat yksityiskohtaisempaa viestinnän

suunnittelumatriisia hyödyntäen (esim. tonttimarkkinointi).

Kun kunnan eri toimialueet kattava loppuvuoden 2016 viestintäsuunnitelma on valmis, se

hyväksytään kunnan johtoryhmässä. Valmis suunnitelma esitellään kunnanhallitukselle, joka

vahvistaa suunnitelman mukaiset viestintä- ja markkinointitoimet sekä niihin varatut

määrärahavaraukset.

Vuoden 2017 suunnitteluprosessia syvennetään niin, että ennen palvelualueiden kanssa

tehtävää suunnittelua käydään kunnanhallituksessa linjaava lähetekeskustelu (syyskuu 2016).

Kunnanhallitus vahvistaa lopullisen viestintä- ja markkinointisuunnitelman sekä -budjetin

(joulukuu 2016).

Toteutusaika:

- ensimmäinen suunnittelujakso (loppuvuosi 2016): huhti -toukokuu 2016

- toinen suunnittelujakso (vuosi 2017): loka-joulukuu 2016

8.3 Kehitetään lautakuntien ja palvelualueiden viestintäosaamista

Viestinnän nykytila-analyysi nosti selkeästi esiin, ettei kunnan valmistelu- ja päätösviestintä ole

riittävän tasalaatuista. Erityisesti lautakuntien viestinnässä nähtiin kehitettävää (ns.

listatiedottaminen).

Järjestetään lautakuntien esittelijöille ja puheenjohtajille viestintäkoulutusta, jotta tavoiteltu

viestintämalli ja tekniset viestintätoimet saadaan käyttöön kaikissa lautakunnissa.

Aktiivinen ja ajantasainen verkkoviestintä ja elävä läsnäolo esimerkiksi sosiaalisessa mediassa

vaativat uutisoinnin ja ajankohtaistiedon päivittämisvastuiden hajauttamista. Jotta verkko- ja

digitaalisessa viestinnässä sisältöä osataan tuottaa myös palvelualueilla, järjestetään

palvelualueilla viestintätehtäviä hoitaville tarvittavaa koulutusta.

16


Kuntalaisten suuntaan tapahtuvassa valmistelu- ja päätösviestinnässä panostetaan erityisesti

some-viestinnän kehittämiseen, koska tällä osa-alueella voidaan edetä pienin taloudellisin

panoksin – unohtamatta kuitenkaan asioiden nostamista esiin myös kunnan verkkosivuilla.

Tarvittaessa myös perustettavalle viestintäverkostolle ja muulle henkilöstölle järjestetään

viestintäkoulutusta.

Lähtökohta on, että kunnan viestintävastaava vastaa koulutuksista (tarvittaessa tukena

ulkopuolinen palveluntuottaja).

Toteutusaika:

- päätöstiedottaminen: elokuu 2016

- verkko- ja some-taidot: syyskuu 2016

- muu mahdollinen viestintäkoulutus: syksy 2016

8.4 Yhtenäistetään kunnan visuaalinen ilme ja viestintätyyli

Määritellään Sauvon kunnalle visuaalinen ilme, joka osaltaan tukee tavoiteltua kuntakuvaa.

Graafinen ilme ja ohje tulevat sisältämään myös tavoitellun kuntakuvan mukaiset ns.

brändikuvat. Määrittely tehdään osallistavalla otteella, jotta palvelualueilla ymmärretään

yhtenäisen visuaalisen ilmeen merkitys vahvan ja vetovoimaisen kuntakuvan luojana.

Toteutusaika:

- ulkopuolisen palveluntuottajan kilpailutus: kesäkuu 2016

- visuaalisen ilmeen suunnittelu: elo-lokakuu 2016

- brändikuvien kuvaukset: kesä 2016, talvi 2016/2017 ja tarvittaessa vielä kesä 2017

- uuden ilmeen julkistus: helmikuu 2017

- esimerkkituotteiden tuotanto: kevät 2017

- graafinen ohje valmis ja käytön opastus: alkukesä 2017

8.5 Verkkosivujen uudistaminen

Nykyiset verkkosivut kaipaavat jo uudistamista, jotta sivuista saadaan dynaamisemmat. Kun

kunnan visuaalinen ilme brändikuvineen on määritelty, ilmeen tulisi näkyä vahvasti myös

kunnan verkkosivuilla.

Sivujen uudistaminen tulee painottumaan ulkoasu-uudistukseen, toiminnallisuuden

kehittämiseen sekä mm. sosiaalisen median palveluiden linkittämiseen verkkosivuille. Lisäksi

päivitetään ja luodaan uusia verkkosisältöjä.

Toteutusaika:

- määrittelyt ja ulkopuolisen palveluntuottajan kilpailutus: kevät 2017

- sivuston tekninen ja ulkoasun uudistaminen: kevät 2017

- sisällöntuottajien koulutus ja sisällöntuotanto: kevät 2017/syksy 2017

sauvon kunnan viestintäohjelma 2016 2017 · 5 keinot, kanavat ja foorumit 5.1 verkko ja muu...

Documents