ruimingsprotocol - overheid.nldecentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/images/hattem/i... ·...

B1469CA3

Verantwoording

Projectnaam : Hattem, ruimingsprotocol begraafplaats

Projectnummer : B1469CA3

Documentnummer : B1469CA3/20130327

Status : Definitief

Versie : 0.2

Datum : 11 juli 2013

Opdrachtgever : Gemeente Hattem

Postadres : Postbus 93

Postcode & Plaats : 8050 AB HATTEM

Contactpersoon : mevrouw N. Vaassen-Visschedijk

Telefoonnummer : 038-4431616

E-mail : [email protected]

Auteur(s) : van Haren

Controle : G. Guliker

Akkoord : R. Otten

Ruimingsprotocol

Begraafplaats gemeente Hattem

B1469CA3/20130711

B1469CA3

Gemeente Hattem, ruimingsbeleid begraafplaats 1

1 Inleiding 3

1.1 Situatie 3

1.2 Aanleiding 3

1.3 Procesbeschrijving ruimen 3

1.4 Uitgangspunten 3

1.5 Leeswijzer 4

2 Projectcoördinatie 5

2.1 Inleidend 5

2.2 Samenstelling projectteam 5

2.3 Tijdsplanning / projectbewaking 5

3 Technische voorbereiding 6

3.1 Landmeetkundige werkzaamheden 6

3.1.1 Actuele ondergrond 6

3.1.2 Peilbuizen 6

3.2 Grafnummering 7

3.3 Fotograferen grafbedekkingen 7

3.4 Funerairhistorisch onderzoek 7

3.5 Proefruiming 8

4 Administratieve voorbereiding 10

4.1 Juridische status en verordeningen 10

4.2 Status en bruikbaarheid begraafplaatsadministratie 10

4.3 Herinrichtingsplan 11

4.3.1 Pakket van eisen 11

4.3.2 Ontwerp 11

5 Communicatie 12

5.1 Inleidend 12

5.2 Interne communicatie 12

5.3 Aanschrijven rechthebbenden 12

5.4 Plaatsen van bordjes en publicaties 13

5.4.1 Bordjes op de graven 13

5.4.2 Publicaties 13

5.5 Informatiebijeenkomsten 14

Inhoudsopgave

B1469CA3

2 Gemeente Hattem, ruimingsprotocol begraafplaats

5.6 Gesprekken met rechthebbenden en nabestaanden 14

6 Vaststellen ruimingen herinrichtingsplan 15

6.1 Verzamelen gegevens en formuleren ruimingsplan 15

6.2 Laatste controle ruimingsplan 15

6.3 Mutaties 15

7 Uitvoeringstraject 16

7.1 Inleidend 16

7.2 Bestekstekeningen 16

7.3 RAW-bestek 16

7.4 Aanbesteding 16

7.5 Directie, toezicht en werkadministratie 17

7.6 Communicatie belanghebbenden vóór uitvoering 17

Bijlage A. Voorbeelden van publicaties en brieven I

B1469CA3


1 Inleiding

1.1 Situatie

De gemeente Hattem heeft één gemeentelijke begraafplaats in het beheer, dit betreft de begraafplaats

gelegen aan de Kerkhofdijk.

Begraving op de begraafplaats vindt zowel plaats (heeft plaatsgevonden) in één laag, twee lagen als drie

lagen. Voor het voeren van de begraafplaatsadministratie maakt de gemeente gebruik van het

softwarepakket Key2Begraven van Centric. Van de begraafplaats zijn digitale plattegronden aanwezig. Op

de begraafplaats bevinden zich diverse grafvelden met historisch waardevolle graven. Een inventarisatie

van de monumentale graven heeft nog niet plaatsgevonden. De betreffende graven hebben hierdoor

geen officiële status. De begraafplaats is recentelijk uitgebreid. Verwacht wordt dat dit de laatste

uitbreiding is die mogelijk zal zijn, gezien de ingesloten ligging van de begraafplaats tussen enerzijds de

dijk en de woonwijk anderzijds.

Ruiming heeft op de begraafplaats nog nooit structureel plaatsgevonden hoewel in het verleden wel over

is gegaan tot het zogenaamde ‘schudden’ van graven.

1.2 Aanleiding

De gemeente heeft het voornemen om op de gemeentelijke begraafplaats graven te gaan ruimen om

zodoende voldoende begraafcapaciteit beschikbaar te houden, om het grafveldonderhoud te

extensiveren en om de eindigheid van de grafrechten naar de rechthebbenden toe te benadrukken. Op

de gemeentelijke begraafplaats is tot op heden nog geen ruimingbeleid van kracht geweest. Geen enkel

graf is op initiatief van de gemeente geruimd om heruitgegeven te worden (met uitzondering van de

geschudde graven). Wel hebben tot op heden bovengrondse ruimingen plaatsgevonden, waarbij het

gedenkteken wordt verwijderd en de stoffelijke resten onaangeroerd blijven. Dit is echter niet

consequent gebeurd. Hierdoor ontstaat een bepaalde mate van rechtsongelijkheid; er is immers feitelijk

geen onderscheid zichtbaar tussen betalende en niet-betalende rechthebbenden.

In het kader van de voorgenomen ruiming heeft de gemeente KYBYS de opdracht gegeven een

procesbeschrijving op te stellen voor het te volgen traject van het ruimen van graven. Door middel van

het ruimen van graven wordt gestreefd een begraafcyclus te bereiken op het huidige

begraafplaatsoppervlak. Hierdoor is uitbreiden van de begraafplaats in de toekomst ook niet meer nodig.

1.3 Procesbeschrijving ruimen

Onderdeel van het ruimingsbeleid is de uitwerking van een procesbeschrijving ruimingen. Aan de hand

van een gedetailleerde procesbeschrijving wordt de voorbereiding en uitvoering van het ruimingsbeleid

geformuleerd. De procesbeschrijving moet er daarnaast toe bijdragen dat ook op politiek-bestuurlijk

niveau het inzicht ontstaat dat een dergelijk proces met een grote mate van zorgvuldigheid wordt

aangepakt.

1.4 Uitgangspunten

Uitgangspunt bij de toepassing van het ruimingsbeleid is om de begraafplaats zo economisch mogelijk te

beheren op basis van efficiënt ruimtegebruik. Het is wenselijk dat daarbij sprake is van kleinschalige

ruimingen waarbij op één dag alle individuele ruimingen gelijktijdig worden uitgevoerd in aanwezigheid

van de beheerder. Na ruiming van het graf is het de bedoeling dat de stoffelijke resten worden verzameld

in een verzamelgraf.

B1469CA3


1.5 Leeswijzer

De procesbeschrijving ruiming is beschreven in deze rapportage. De diverse te nemen stappen zijn

onderverdeeld in hoofdgroepen. Deze hoofdgroepen zijn de te onderscheiden procesfasen. Aan iedere

procesfase is een hoofdstuk in dit rapport gewijd.

Voorbeelden van publicaties en standaard brieven ten behoeve van de communicatie met nabestaanden

en rechthebbenden zijn als bijlagen bijgevoegd.

B1469CA3


2 Projectcoördinatie

2.1 Inleidend

Een traject van ruiming van graven behoeft een juiste wijze van projectcoördinatie. De aard en de duur

van de werkzaamheden maken het noodzakelijk dat medewerkers vanuit diverse disciplines voor een

langere termijn betrokken blijven bij de organisatie en begeleiding van het projectproces. In de regel

wordt hiervoor een projectteam samengesteld dat zich bezighoudt met communicatie, de tijdsplanning

van de projectonderdelen en de bewaking van de kwaliteit van de uitvoering. Zorgvuldigheid en kwaliteit

zijn immers de voorwaarden bij de voorbereiding en uitvoering van de werkzaamheden. Het projectteam

blijft, in wisselende samenstelling, actief van begin tot eind. Zo’n projectteam is binnen de gemeente

Hattem reeds gevormd.

2.2 Samenstelling projectteam

In het projectteam nemen medewerkers van de betrokken gemeentelijke afdelingen plaats. Hierbij is te

denken aan functionarissen vanuit de administratieve, de financiële, de juridische, de communicatieve en

de planologische afdelingen alsmede de beleidsmedewerkers betreffende de begraafplaats. Hun rol zal

bestaan uit het ondersteunen en informatie bieden vanuit hun discipline met betrekking tot zaken als

tijdsplanning, projectbewaking, beoordeling van onderzoeksresultaten en kwaliteitsbewaking. Daarnaast

kunnen ook externe adviseurs in het projectteam opgenomen worden. Zij vullen het projectteam aan op

vlakken waar intern te weinig kennis bestaat.

Het projectteam komt periodiek bijeen. Deze overlegmomenten dienen ter afstemming van de

werkzaamheden, terugkoppeling van reacties en het bespreken van rapportages en

onderzoeksresultaten.

Afhankelijk van het behandelde onderwerp kan besloten worden bepaalde gemeentelijke afdelingen niet

te laten vertegenwoordigen in een overleg. Op andere momenten is wel weer een volledige bezetting

gewenst. Het projectteam communiceert met andere medewerkers, het college en de burgers.

2.3 Tijdsplanning / projectbewaking

Hoe vaak een projectteam bijeenkomt is afhankelijk van de planning van de uit te voeren

werkzaamheden. Meestal wordt uitgegaan van een startoverleg waarna steeds twee- of driemaandelijks

tussenoverleg plaatsvindt.

Binnen deze overlegstructuur wordt zowel de tijdsplanning als de kwaliteit van de geleverde resultaten

bewaakt. Alle resultaten worden door de uitvoerenden ter beoordeling aan het projectteam voorgelegd.

In sommige stadia, zoals tijdens de uitvoering van de werkzaamheden in het veld, zal een medewerker

belast met begraafplaats werkzaamheden toezicht houden op deze werkzaamheden. Zijn beoordeling

wordt gerapporteerd en teruggekoppeld met het projectteam.

B1469CA3


3 Technische voorbereiding

3.1 Landmeetkundige werkzaamheden

3.1.1 Actuele ondergrond

Het traject van grafruiming moet foutloos en probleemloos verlopen. Het kan immers maar één keer

goed worden gedaan. Het inzichtelijk maken van de actuele situatie ter plaatse is daarom een eerste stap

die genomen moet worden.

Dit inzicht wordt bereikt door de staat van de begraafplaats zoals deze in de praktijksituatie bestaat op te

nemen middels landmeting. Door alle bovengrondse delen, opstanden, grafbedekkingen,

groenstructuren, bestratingen en perceelgrenzen vast te leggen op een digitale tekening komt een reële

afspiegeling van de werkelijkheid tot stand die als ondergrond zal dienen voor de verdere planvorming. Te

denken is hierbij aan het opstellen van ruimingsplannen, inrichtingsplannen en bestekstekeningen. Door

de opname zijn immers alle graflocaties vastgelegd en kan middels deze kartering per graf de

(on)mogelijkheid van ruiming aangegeven worden.

Een actuele en goede ondergrond is hiervoor noodzakelijk; misverstanden en fouten met betrekking tot

de buitensituatie moeten uitgesloten worden. Ook het opstellen van herinrichtingstekeningen vraagt om

een juiste ondergrond. Alleen op deze wijze kunnen de juiste rechthebbenden aangeschreven worden en

kunnen hen gerichte vragen gesteld worden. Middels een goede ondergrond en daarop geprojecteerd de

gewenste herinrichting wordt duidelijk welke acties per aanwezig graf genomen moeten worden en kan

dit ook gericht worden kortgesloten met de betreffende rechthebbende.

De werkzaamheden zullen worden uitgevoerd door een landmeetkundig bureau. Een aanvraag van een

inmeting voldoet bij voorkeur aan de volgende specificaties.

Inplannen tijd voor voorbereiding, controle en afhandeling, instructie meetploegen, e.d.

De feitelijke meetwerkzaamheden

Inmeting in XY coördinaten van de aanwezige graven, zitbanken, afvalbakken en

watertappunten. De afzonderlijke graven worden alle separaat volledig ingemeten (minimaal 3

punten per graf).

Uitbreiding van de meting met gelijktijdige inmeting van de aanwezige verharde paden;

Uitbreiding van de meting met gelijktijdige inmeting van de aanwezige groenvoorzieningen:

bomen, hagen en plantvakken;

Uitbreiding van de meting met gelijktijdige inmeting van de buitenbegrenzing van de

begraafplaats.

Verwerking van de verzamelde/ gemeten gegevens: De metingen zullen in een aan te leveren

digitale ondergrond worden ingepast.

Door de gemeente beschikbaar te stellen gegevens: Digitale bestanden, situatie tekening.

3.1.2 Peilbuizen

Om ook de fluctuatie van het grondwater te onderzoeken kunnen peilbuizen worden geplaatst. Deze zijn

noodzakelijk om te controleren of dubbeldiep begraven conform de wet mogelijk is. De Wet op de

lijkbezorging bepaalt immers dat een lijk steeds 30 cm boven het gemiddeld hoogste grondwaterniveau

moet worden begraven.

B1469CA3


Deze peilbuizen worden ingemeten ten opzichte van NAP zodat vergelijking van peilgegevens met

omliggende peilbuizen mogelijk is. Tevens kan de waterstand beneden maaiveld worden gemeten. Het

peilen van de grondwaterstand duurt in de regel tenminste 1 jaar om gedurende alle seizoenen een

nauwkeurige meting te krijgen.

3.2 Grafnummering

Nadat de tekening door het projectteam is goedgekeurd wordt de grafnummering aangebracht zoals deze

in de begraafplaatsadministratie aanwezig is. De nummering is noodzakelijk om de foutkans bij

toekomstige grafruiming te minimaliseren. Meestal geven de bestaande genummerde graftekeningen

alleen een beeld van de begraafplaats zoals deze ooit ontworpen en bedoeld is. De graven zijn

schematisch binnen de begraafplaats ingetekend maar zijn in werkelijkheid anders gelegen. Dit kan

aanleiding geven voor fouten in de uitvoer van de werkzaamheden wanneer deze schematische

uiteenzetting gebruikt wordt als uitgangspunt voor ruimingsplannen. Door de nummers over te nemen in

de landmeetkundige situatie ontstaat een digitale overzichtskaart met daarop de exacte locatie van de

graven en met de juiste nummering die correspondeert met de nummering in de

begraafplaatsadministratie.

3.3 Fotograferen grafbedekkingen

Het fotograferen van de grafbedekkingen dient twee doelen. Ten eerste wordt bestaande schade of juist

de ongeschonden staat van grafbedekkingen vastgelegd voordat met de werkzaamheden ter plaatse

begonnen wordt. Ten tweede kan door een digitaal fotoboek aan te leggen betere controle plaatsvinden

bij meldingen van rechthebbenden en nabestaanden.

Op een begraafplaats ontstaat na verloop van tijd de situatie waarin bij sommige graven de grafrechten

niet langer verlengd worden en dat voor andere graven dit juist wel gebeurt. Er ontstaat zo een

gemêleerd beeld van graven die geen rechthebbende meer kennen (de graven die op termijn geruimd

zullen worden) en de graven die gehandhaafd zullen blijven of juist weer die graven die vanwege

eventuele wijzigingen in een herinrichtingsplan verplaatst moeten worden.

Bij het ruimen en herinrichten van een begraafplaats bestaat altijd het risico van beschadigingen. Middels

het aan te leggen fotoboek grafbedekkingen wordt de huidige staat van de grafbedekkingen vastgelegd

om mogelijke latere claims te kunnen weerleggen. Alle aanwezige grafbedekkingen en gedenktekens

worden hiervoor gefotografeerd waarbij extra foto’s worden gemaakt om eventuele beschadigingen vast

te leggen. Voor het overzicht zal voor zover mogelijk worden gezorgd dat de inscripties en tekstvlakken

leesbaar zijn. Dit laatste is weer noodzakelijk voor terugkoppeling met de namen die zijn opgenomen in

de gemeentelijke begraafplaatsadministratie.

3.4 Funerairhistorisch onderzoek

Op de begraafplaats komen graven voor die vanwege hun ouderdom of vanwege de persoon die er ligt

begraven een bepaalde (cultuur)historische waarde vertegenwoordigen. Het is van belang om beleid te

formuleren om deze historisch waardevolle graven te handhaven.

B1469CA3


Om uitvoering te geven aan het bewaren van historische graven moeten, op basis van eigen of externe

expertise, kaders worden gesteld waarbinnen graven en gedenktekens getoetst worden. Hierbij wordt

gelet op de funerair-, kunst- en cultuurhistorische waarde van grafbedekking en de betekenis van de

overledene. Hierbij is te denken aan een eenmalige inventarisatie of een structurele opname. Om ook de

lokale expertise bij de selectieprocedure te betrekken wordt gedurende het proces contact gezocht met

de heemkundekring. De volgende stappen moeten genomen worden om tot een representatieve selectie

te komen:

Vaststellen kaders en criteria;

Inventarisatie ter plaatse door een deskundige;

Klankbordfunctie voor Heemkundekring;

Vertaling van de selectie in een lijst ‘Historisch waardevolle graven;

In beeld brengen te nemen maatregelen voor behoud, beheer en onderhoud.

Wanneer bekend is welke graven gehandhaafd worden, kan hiermee rekening worden gehouden in de

voorbereiding van de ruimingswerkzaamheden en de mogelijk noodzakelijke herinrichtingsplannen. De

lijst van te handhaven graven wordt eventueel door het college van burgemeester en wethouders ter

bevestiging voorgelegd aan de raad.

3.5 Proefruiming

De gemeente wenst zorgvuldig en foutloos te werk te gaan. Kennis van de ondergrondse situatie is

daarom van belang bij het voorbereiden van de grootschalige werkzaamheden. Door het uitvoeren van

proefruimingen wordt inzicht verkregen in de staat van lijkvertering en vertering van bijvoorbeeld

kisthout en kistbekleding per tijdvak.

Als verwacht wordt dat op bepaalde delen van de begraafplaats door invloeden van buitenaf een slechte

lijkvertering heeft plaatsgevonden, kan ook op deze plaatsen middels een eenvoudige proefruiming

getoetst worden of deze verwachting gegrond is of niet.

De proefruiming wordt uitgevoerd om te komen tot de juiste uitgangspunten voor de uitvoering van

toekomstige grootschalige maatregelen. Tijdens het proefruimingsonderzoek zal aandacht moeten

worden besteed aan:

De aangetroffen stoffelijke resten;

De aanwezige grondsoort;

De bodemstructuur;

De grondwaterstand/gasdiffusie.

Voor een proefruiming gelden in principe dezelfde regels als voor een ‘normale’ ruiming. Dit houdt in dat

de bepalingen in de Wet op de lijkbezorging nageleefd moeten worden. Voorts zal een aantal graven op

bewuste locaties op de te ruimen begraafplaats aangewezen moeten worden. Om in deze graven de

proefruiming te laten plaatsvinden is toestemming nodig van de rechthebbenden. Dit betekent dat de

rechthebbenden bepalen of de bewuste graven geruimd mogen worden. In de praktijk betekent dit

meestal dat alleen graven worden geruimd waarvan de rechthebbenden in een eerder stadium hebben

aangegeven de grafrechten niet langer te willen verlengen. De gemeente kan dan zelf bepalen dat de

betreffende graven geruimd kunnen worden.

Proefruiming moet aantonen dat de lijkvertering op de begraafplaats goed verloopt en dat tijdens de

grootschalige ruimingswerkzaamheden geen onverwachte knelpunten zullen optreden die het proces van

ruiming en herinrichting verstoren of bemoeilijken.

B1469CA3


Het is daarvoor noodzakelijk om juist op die plaatsen proef te ruimen waar de condities het slechtst zijn.

Juist waar bijvoorbeeld verwacht wordt dat hangwater of ondoordringbaarheid van de bodem mogelijk

gezorgd heeft voor slechte lijkvertering, worden de graven geselecteerd. De proefruimingen zullen alleen

plaatsvinden in de grafvelden die voor ruiming in aanmerking komen.

Wanneer de bewuste graven geselecteerd zijn, kunnen de werkzaamheden worden gegund aan een

uitvoerende partij. De werkzaamheden zullen worden uitgevoerd door een ter zake gespecialiseerd

bedrijf. Het bedrijf moet ervaring hebben met het ruimen van graven en het beschrijven van de

aangetroffen situatie. In overleg met deze grafruimer wordt bepaald welke graven geopend zullen

worden, hoe diep en hoe de werkzaamheden en resultaten gerapporteerd zullen worden. Op basis van de

rapportage zal mede de mogelijkheid van een grootschalige ruiming beoordeeld worden.

De uitvoering van de werkzaamheden kan ingepland worden binnen de gehele voorbereidende fase en

moeten uiterlijk afgerond worden voor aanvang van de besteksfase.

B1469CA3


4 Administratieve voorbereiding

4.1 Juridische status en verordeningen

Het eerste element is de juridische status van de aanwezige graven en de vroeger toegepaste

beheersverordeningen. Op een graf is immers het recht van toepassing zoals dat in de

beheersverordening ten tijde van de grafuitgifte bepaald stond. Om een inzichtelijke situatie te scheppen

van de verleende rechten zal toetsing plaats moeten vinden van alle, ooit van kracht geweest zijnde

verordeningen.

Uit het gemeentelijke archief zullen alle verordeningen opgevraagd worden om aan de hand van deze

informatie een overzicht te kunnen schetsen van rechten en plichten per tijdvak. In dit stadium wordt de

juridische status van de graven per tijdvak tevens gecontroleerd op bijzonderheden. Het kan immers

voorkomen dat in bepaalde tijdsperioden bepaalde rechten zijn verleend waarmee rekening dient te

worden gehouden in het voortraject. Alle informatie zal gebruikt worden bij het bepalen van de juiste

benadering van de rechthebbenden.

4.2 Status en bruikbaarheid begraafplaatsadministratie

Het kunnen exploiteren van begraafplaats staat of valt met het beheren van een goede

begraafplaatsadministratie. De Wet op de lijkbezorging schrijft voor dat van iedere overledene bekend

moet zijn waar deze op de begraafplaats ter aarde is besteld. Daarbij is het voor de gemeente van belang

om te allen tijde te weten welke persoon de uitsluitende rechten op het graf heeft. Naast de gegevens

van de overledene worden daarom ook de gegevens van de rechthebbende bijgehouden en gekoppeld

aan overledene en grafnummer.

Twee onderwerpen zijn van belang bij het voeren van de begraafplaatsadministratie. De eerste is de

systematiek en daarmee het gebruiksgemak van de administratie. De tweede is de actualiteit van de

gegevens.

Om de systematiek te toetsen zal een kort onderzoek moeten worden gedaan naar de wijze waarop in de

huidige situatie geadministreerd wordt. Onderzocht moet worden of het gebruikte (geautomatiseerde)

systeem voldoet aan de eisen, of de systematiek aansluit op de gemeentelijke organisatie, of het

invoeren, opvragen en toepassen van informatie gebruiksvriendelijk is en welke mogelijke knelpunten in

de praktijk structureel of incidenteel optreden en die een oplossing behoeven. Als blijkt dat de gebruikte

systematiek voldoet, kan over worden gegaan tot het onderzoeken of actualisering van de

begraafplaatsadministratie noodzakelijk is. Een korte toetsing wijst dit uit.

Het doel is om de begraafplaatsadministratie geheel up to date te maken voordat het ruimings- en

herinrichtingsproces voortgezet wordt. Als blijkt dat de begraafplaatsadministratie actueel is, kunnen

direct conclusies getrokken worden. De gemeente weet dan wat de status is van de soorten grafrechten

die zijn uitgegeven. Bekend wordt

1. welke rechthebbenden aangeschreven moeten worden voor verlenging van het grafrecht;

2. welke graven geen grafrechten meer hebben door afstandsverklaring;

3. welke grafrechten in de toekomst zullen verlopen;

4. welke graven grafrechten voor onbepaalde tijd hebben.

B1469CA3


De situatie is overzichtelijk, er kan dan direct voortgegaan worden met het formuleren van het

ruimingsplan en het herinrichtingsplan. De praktijk is weerbarstiger en zo wordt ook voor de gemeente

Hattem verwacht worden dat nog aanvullende administratieve inventarisatie noodzakelijk is. Als immers

blijkt dat de begraafplaatsadministratie niet actueel is, zal deze moeten worden gecontroleerd en

geactualiseerd.

Het actualiseren van de begraafplaatsadministratie houdt in dat deze moet worden aangevuld; hiervoor

moeten rechthebbenden worden aangeschreven en hun reacties worden verwerkt. Rechthebbenden die

niet te achterhalen zijn middels aanschrijving moeten middels publicatie en aanplakking achterhaald

worden. Dit is een langdurig proces en kan soms wel één tot anderhalf jaar in beslag nemen. Deze termijn

(één jaar) is gebaseerd op de wettelijke bepalingen en de jurisprudentie die bestaat op het gebied van het

achterhalen van rechthebbenden. Afronding van de aanschrijvingsprocedure en de verwerking van de

reacties kan leiden tot uitloop. Om in contact te treden met de rechthebbenden en eventueel

omwonenden en andere belanghebbenden zijn de volgende communicatiemiddelen toe te passen.

Aanschrijven rechthebbenden;

Plaatsen van bordjes op de graven;

Doen van publicaties in de media;

Voeren van gesprekken met de rechthebbenden en nabestaanden;

Informatieve bijeenkomsten.

Deze communicatieonderdelen staan nader uitgewerkt in navolgend hoofdstuk 5.

Alle binnengekomen reacties van rechthebbenden worden verwerkt in de begraafplaatsadministratie. Na

verloop van tijd ontstaat een volledig beeld van de wensen en beslissingen van de rechthebbenden ten

aanzien van de graven. Wanneer een actuele administratie voorhanden is, en duidelijk is welke wensen er

ten aanzien van de graven bestaan (handhaven, grafrecht opzeggen etc.) kunnen vervolgacties

plaatsvinden.

De actuele administratie vormt, samen met de digitale genummerde overzichtstekening, de basis van het

op te stellen ruimings- en herinrichtingsplan. Dit onderdeel ‘Ruimingsplan’ is beschreven in hoofdstuk 6.

4.3 Herinrichtingsplan

4.3.1 Pakket van eisen

In dit stadium zal een afweging gemaakt moeten worden of (gedeeltelijke) herinrichting van de

begraafplaats gewenst is. Binnen het projectteam zal een pakket van eisen moeten worden opgesteld

waaraan een herinrichting zal moeten voldoen. Criteria als efficiënt onderhoud, mechanisch delven en

ruimtelijke beleving van de begraafplaats worden vastgesteld waarna over wordt gegaan tot de

ontwerpfase.

4.3.2 Ontwerp

Het pakket van eisen wordt vertaald in vlekkenplannen en een conceptontwerp. Na beoordeling van het

concept door het projectteam worden opmerkingen verwerkt in het definitieve ontwerp.

B1469CA3


5 Communicatie

5.1 Inleidend

Communicatie is een wezenlijk onderdeel van het ruimingsproces. Om tot ruiming, herinrichting en he

ingebruikname van (delen van) de begraafplaats te komen zal gecommuniceerd moeten worden met

diverse partijen. De communicatie zal gezien het karakter van de werkzaamheden altijd tactvol, volledig

en overzichtelijk moeten zijn. Voor ieder proces binnen het traject is een aparte wijze van communiceren

gewenst. Navolgend staan deze communicatiewijzen beschreven.

5.2 Interne communicatie

Het projectteam zal, naast de communicatie met de rechthebbenden en derde partijen, ook op gepaste

tijden terugkoppeling verzorgen met het gemeentebestuur. Het college en de raad worden op deze wijze

op periodieke basis op de hoogte gehouden van de projectvoortgang.

5.3 Aanschrijven rechthebbenden

In het proces van het actualiseren van de gemeentelijke begraafplaatsadministratie zal contact moeten

worden gezocht met rechthebbenden en nabestaanden die rechthebbenden willen worden. Dit contact

zoeken zal voornamelijk gebeuren middels aanschrijving. Het aanschrijven is er in eerste instantie op

gericht om de begraafplaatsadministratie te actualiseren. Dit houdt in dat brieven worden verzonden aan

de rechthebbenden van graven waarvan de grafrechten op korte termijn zullen verstrijken. Ook betekent

dit dat alle nabestaanden die zich bij de gemeente melden een soortgelijke brief toegestuurd of uitgereikt

krijgen.

Hen zal worden gevraagd of zij de bij de gemeente bekende gegevens willen aanvullen of corrigeren en of

zij de grafrechten wensen te verlengen. Informatie die gevraagd wordt, heeft betrekking op de naam,

geboortedatum en overlijdensdatum van de laatst begraven overledene, de gegevens (naam, adres en

telefoon of e-mailgegevens) van de rechthebbende of de persoon die dit wil worden. Daarnaast wordt

gevraagd of de aangeschrevene een grafakte kan tonen, wat de relatie is van de aangeschrevene met de

overledene en wat de verdere wensen ten aanzien van het graf zijn. Ook zal de aangeschrevene verzocht

worden een kopie van een identiteitsbewijs kan aanleveren.

Voordat de rechthebbenden worden aangeschreven zal een laatste controle van de geregistreerde

gegevens moeten plaatsvinden. Het is waarschijnlijk dat in sommige gevallen de bij de gemeente bekend

staande rechthebbende inmiddels zelf is overleden. In dat geval zal een nabestaande in de eerste lijn

moeten worden gezocht of zal een bordje op het bewuste graf moeten worden geplaatst (zie punt 5.4).

Vervolgens kunnen de brieven opgemaakt en verstuurd worden. Alle reacties en mutaties worden in de

begraafplaatsadministratie verwerkt. Nota’s kunnen daarna verstuurd worden wanneer over wordt

gegaan tot het verlengen van het grafrecht. Waar geen reactie ontvangen wordt zal na verstrijken van de

eerste reactietermijn een herinnering verstuurd worden. Ook reacties op deze aanschrijving zullen

worden verwerkt in de begraafplaatsadministratie.

In een later stadium, wanneer bekend is waar de eerste ruimingen zullen plaatsvinden, zal gekeken

worden of tevens herinrichting van de betreffende grafvelden noodzakelijk is. Mocht dit het geval zijn dan

zullen de betrokken rechthebbenden aangeschreven worden. Het gaat er dan in enkele gevallen om of zij

B1469CA3


in kunnen stemmen met eventuele verplaatsing of verdraaiing van het graf, al naar gelang van het

gewenste ontwerp. Deze aanschrijving zou sneller uitgevoerd en afgerond kunnen worden: de

rechthebbenden zijn immers bekend en recentelijk nog gecontroleerd.

Voorbeeldbrieven zijn bijgevoegd als bijlagen.

5.4 Plaatsen van bordjes en publicaties

5.4.1 Bordjes op de graven

Indien mocht blijken dat van sommige graven geen rechthebbenden bekend zijn of als na aanschrijving en

naspeuring van de betreffende rechthebbende geen reactie komt op de oproepen, kan overgegaan

worden tot het plaatsen van bordjes. De bordjes worden, overeenkomstig het bepaalde in de

gemeentelijke beheersverordening, op de betreffende graven geplaatst. In het mededelingenbord op de

begraafplaats zal een oproep verschijnen die refereert aan de bordjes. De nabestaanden en mogelijke

rechthebbenden worden er zo op geattendeerd dat ze contact moeten opnemen met de gemeente voor

nadere informatie.

Op deze wijze bestaat er toch nog een mogelijkheid voor de rechthebbenden en nabestaanden om zich te

melden. De bordjes blijven tenminste één jaar gehandhaafd. De reden hiervoor is dat binnen dit jaar op

alle feestdagen, de verjaardag, de sterfdag en alle andere bijzondere dagen waarop het graf bezocht kan

worden een bordje op het graf staat.

Een voorbeeld van de tekst op het grafbordje en de aanplaktekst is bijgevoegd als bijlage.

5.4.2 Publicaties

In aanvulling op de aanschrijving en het plaatsen van bordjes op de graven is het ook noodzakelijk om

publicaties uit te brengen. Hierbij is te denken aan berichten in de plaatselijke kranten, de kabelkrant, de

gemeentelijke website en eventueel andere informatiemiddelen en media die de gemeente ter

beschikking staan.

In verregaande vorm zou op de gemeentelijke website zelfs een reactieformulier te downloaden of in te

vullen reactieveld geplaatst kunnen worden. Op deze wijze nemen de mogelijke rechthebbenden niet

alleen kennis van de publicatie maar kunnen zij ook direct reageren naar aanleiding van het bericht. Het

aanbieden van deze dienst beperkt de werkdruk (beperking van de telefonische meldingen) voor de

gemeentelijke organisatie enorm.

Middels de publicaties worden ook mensen bereikt die geen directe betrokkenheid bij de begraafplaats

hebben. Het nut hiervan is dat de bevolking op een juiste wijze wordt geïnformeerd en geruchten worden

voorkomen. Tevens wordt binnen een grote groep mensen aandacht voor de begraafplaats gevraagd wat

weer kan leiden tot extra meldingen van rechthebbenden of nabestaanden die via via op de hoogte

worden gebracht van de activiteiten van de gemeente.

Het publiceren van persberichten of infobulletins kan op gezette tijden herhaald worden voor een

maximaal effect. Zo kan tijdens de diverse stadia van het ruimingsproces informatie worden verstrekt

over de stand van zaken. Een voorbeeldtekst voor een publicatie is bijgevoegd in de bijlage stappenplan

begraafplaatsadministratie en ruimen graven.

B1469CA3


5.5 Informatiebijeenkomsten

Aanvullend op de publicaties kunnen informatiebijeenkomsten worden georganiseerd. De

informatiebijeenkomsten worden gebruikt om rechthebbenden, nabestaanden en belanghebbenden te

bereiken. Het uitgangspunt kan zijn dat groepen geïnformeerd moeten worden of dat de burgers inspraak

moet worden gegund. Deze bijeenkomsten worden in de regel in het voortraject gepland om nadere

uitleg te geven aan de plannen van de gemeente. Resultaten van zulke bijeenkomsten kunnen worden

gebruikt in het verdere proces.

5.6 Gesprekken met rechthebbenden en nabestaanden

In een later stadium, wanneer de administratieve situatie op orde is en de betrokken rechthebbenden

worden aangeschreven ten behoeve van de mogelijke ruimingsplannen en herinrichtingsplannen, zal de

mogelijkheid van een persoonlijk gesprek worden geboden. Uit de reactieformulieren die de gemeente

binnenkrijgt naar aanleiding van de aanschrijvingen zal blijken of bij de rechthebbenden behoefte bestaat

aan een persoonlijk gesprek.

Tijdens zo’n gesprek kan onduidelijkheid of bezorgdheid worden weggenomen en kan tevens tot

afronding van de reactieperiode worden overgegaan. De gesprekken worden zodanig ingepland dat vijf

rechthebbenden per uur kunnen worden gesproken. De gesprekken kunnen dan in de regel binnen één of

enkele werkdagen worden afgerond. In de regel zijn er twee, soms drie gespreksronden. De eerste

gespreksronde vindt meestal enige tijd na de aanschrijving plaats als de eerste reacties binnen zijn

gekomen. De tweede gespreksronde vindt meestal later in het traject plaats. Afhankelijk van de snelheid

waarmee het voortraject afgerond kan worden zal blijken of het noodzakelijk is een derde gespreksronde

te plannen.

De (aspirant) rechthebbenden wordt, aan de hand van de overzichtskaart en administratieve gegevens,

uiteengezet welke plannen de gemeente heeft en welke invloed dit heeft op het graf dat door de

betreffende rechthebbende wordt beheerd. Als de rechthebbende instemt met de plannen wordt dit

zodanig ter plaatse op een antwoordformulier ingevuld en ondertekend.

De gesprekken vinden het beste op een centrale plek plaats, bijvoorbeeld een ruimte in het

gemeentehuis of een buurtcentrum. De gesprekken worden gevoerd door één of twee personen uit het

projectteam en van alle gesprekken zullen de afspraken worden vastgelegd.

B1469CA3


6 Vaststellen ruimingen herinrichtingsplan

6.1 Verzamelen gegevens en formuleren ruimingsplan

Alle onderzoeksgegevens en resultaten worden verzameld en gebundeld. Alle reacties zijn verwerkt in de

begraafplaatsadministratie, de situatie is nu compleet en actueel en uit deze gegevens kan nu het

ruimingsplan worden opgesteld. Alle andere onderzoeksresultaten dienen ter onderbouwing van dit

ruimingsplan en het daarbij horende voorstel.

6.2 Laatste controle ruimingsplan

Naast de tussentijdse toetsingen die hebben plaatsgehad is in dit stadium een laatste, kritische

eindtoetsing gewenst. Deze controle is gewenst vanuit het oogpunt van de gevoeligheid van de materie

en in het kader van de zorgvuldige benadering waarmee de gemeente het proces benadert. Het

ruimingsplan bestaat nu uit een lijst waarop alle graven per (deel van de) begraafplaats staan

weergegeven. Per graf zijn de gegevens van overledene en rechthebbende weergegeven en tevens welke

keuzes er ten aanzien van het graf zijn gemaakt. Er wordt onderscheid gemaakt tussen het handhaven en

ruimen van een graf maar ook of het graf verschoven, verdraaid of verplaatst mag worden vanwege

mogelijke herinrichtingsplannen. De genoemde lijst correspondeert met de ingemeten en genummerde

tekening van de begraafplaats. Op deze tekening is middels een kleurcodering aangegeven welke keuzes

er ten aanzien van de graven zijn gemaakt. Samen vormen zij het ruimingsplan.

Dit ruimingsplan dient in concept te worden gecontroleerd door het projectteam op basis van de

voorhanden zijnde informatie uit de inventarisatie en administratie. Het ruimingsplan zal ook besproken

worden met het projectteam. Uit de vooronderzoeken zal worden geconcludeerd of ruiming praktisch,

administratief en wettelijk mogelijk is.

6.3 Mutaties

Mutaties van de gegevens in het ruimingsplan zullen gedurende de hele werkvoorbereiding blijven

optreden. Geregelde controle van de accuraatheid van de lijsten zal daarom noodzakelijk blijven. Dit

vraagt tevens om een flexibele houding ten opzichte van wijzigingen en spijtoptanten die zich nogmaals

melden. Zelfs tot op de laatste dag van de uitvoering zijn nog wijzigingen mogelijk en controle hiervan zal

altijd plaatsvinden.

B1469CA3


7 Uitvoeringstraject

7.1 Inleidend

Nu het definitieve ruimingsplan opgesteld en vastgesteld is, kan begonnen worden met de uitwerking van

het uitvoeringstraject. Om de voorgestelde ruimings- en herinrichtingsplannen uit te kunnen voeren is

immers een juiste werkvoorbereiding noodzakelijk. Dit vertaalt zich in het opstellen van ontwerpen

bestekstekeningen, RAW-bestekken, de aanbesteding en de gunning van de werkzaamheden alvorens de

feitelijke werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden.

7.2 Bestekstekeningen

Het ruimings- en herinrichtingsplan wordt in deze fase uitgewerkt tot bestekstekeningen. Hierbij wordt

een bestekstekening gemaakt van de bestaande situatie die als opruimingstekening kan dienen.

Nadat de bestekstekeningen in concept gereed zijn, worden deze ter beoordeling toegezonden aan het

projectteam. Naar aanleiding van de beoordeling door het projectteam worden de definitieve

bestekstekeningen opgesteld. De bestekstekeningen vormen de vertaling van de ontwerpen en

ruimingsplannen naar meetbare aantallen, hoeveelheden en eenheden. Door deze bestekstekeningen

kan berekend worden hoeveel materialen en hoeveel arbeid noodzakelijk is om de werkzaamheden uit te

voeren (het maken van het RAW-bestek).

Alvorens met het opstellen van het bestek te beginnen dienen de bestekstekeningen door het

projectteam te zijn goedgekeurd omdat dit een uitgangspunt is voor de omschrijving van de

werkzaamheden.

7.3 RAW-bestek

In de besteksfase worden de uit te voeren werkzaamheden technisch omschreven in een RAW-bestek. De

inrichting van de te ruimen (delen van de) begraafplaats zijn hierin opgenomen. In het kader van de

Arbowet en het ARBO-besluit bouwplaatsen dient een V&G-dossier en -plan te worden opgesteld. De

wijze waarop de bestekken vorm worden gegeven staat beschreven in het gemeentelijke

aanbestedingsbeleid. Na afronding van de bestekfase kan over worden gegaan tot de voorlaatste fase van

het ruimingsproces, de aanbesteding en gunning van de werkzaamheden. De aard van het werk leent zich

niet voor een openbare aanbesteding. Het meest voor de hand ligt het om te kiezen voor een meervoudig

onderhandse aanbesteding dan wel voor een openbare aanbesteding onder een voorselectie van ter zake

deskundige en ervaren bedrijven met een goede reputatie.

7.4 Aanbesteding

Wij gaan er voor deze procesbeschrijving van uit dat het bestek meervoudig onderhands zal worden

aanbesteed onder door het projectteam nader te selecteren aannemers.

Nadat het bestek in definitieve vorm is goedgekeurd moet het projectteam zorg dragen voor de

verzending van de bestekken aan de betreffende aannemers. Op basis van de bestekken kan door de

aannemers een prijsopgave worden gedaan.

B1469CA3


Het is aannemelijk dat onder de geselecteerde aannemers op punten vragen zullen bestaan over de

interpretatie van de bestekken. Om vergelijkbare offertes te kunnen krijgen zal nadere informatie moeten

worden verstrekt. Dit gebeurt door het verschaffen van telefonische inlichtingen. De informatie wordt

verzameld en in tweede instantie middels een nota van inlichtingen aan de geselecteerde aannemers

toegezonden zodat alle aannemers over dezelfde informatie beschikken om hun offertes op te stellen.

Van de aanbesteding van het bestek zal door het projectteam een proces-verbaal van aanbesteding

worden opgesteld. Op basis van de inschrijvingen wordt door het projectteam een gunningsadvies

opgesteld.

7.5 Directie, toezicht en werkadministratie

De aannemer die het werk toegewezen krijgt, zal starten met het inplannen en voorbereiden van de

werkzaamheden. Dit gebeurt in nauw overleg met het projectteam dat als directievoerder optreedt.

Nadat de starten einddatum bekend zijn kan het projectteam hiermee een laatste publicatie of

aanplakking op de begraafplaats organiseren. Dit onderdeel staat beschreven onder punt 7.6.

Het projectteam, of een select aantal personen dat zitting heeft in het projectteam, is verantwoordelijk

voor het toezicht houden, het directie voeren en het bijhouden van de werkadministratie. Dit houdt in

dat de werkzaamheden van de aannemer in het veld worden gecontroleerd aan het geleverde bestek.

Ook op dit onderdeel is zorgvuldigheid en het leveren van kwaliteit geboden en controle daarop is

noodzakelijk. Dagelijkse of wekelijkse controle op de ruimingswerkzaamheden en structureel overleg is

gewenst. De afspraken en resultaten van deze overlegmomenten en het toezicht worden beschreven in

de werkadministratie. Dit toezicht duurt tot de oplevering van het werk.

7.6 Communicatie belanghebbenden vóór uitvoering

Nu de starten einddatum bekend zijn, kan een laatste publicatie worden gedaan of zouden zelfs

rechthebbenden aangeschreven kunnen worden. Er wordt dan door de gemeente bekend gemaakt dat de

werkzaamheden gaan beginnen, dat (delen van) de begraafplaats bepaalde perioden gesloten zijn voor

bezoek en dat er overlast kan ontstaan door de werkzaamheden.

Dit bericht wordt ook op het informatiebord op de begraafplaats gehangen enkele weken voordat de

werkzaamheden beginnen. Belanghebbenden worden zo niet verrast en komen niet voor een gesloten

poort of een onbereikbaar graf te staan. Tevens wordt zo de laatste onduidelijkheid weggenomen.

B1469CA3

Gemeente Hattem, ruimingsbeleid begraafplaats I

Bijlage A. Voorbeelden van publicaties en brieven

B1469CA3

II Gemeente Hattem, ruimingsprotocol begraafplaats

Medelingenbord en tekst publicatiebord

1. Mededelingenbordje

(bordje zoals dat op de betreffende graven kan worden geplaatst)

2. Tekst publicatiebord

De gemeente Hattem is houder en beheerder van de gemeentelijke begraafplaats aan de Kerkhofdijk en

is bezig met het actualiseren van de begraafplaatsadministratie. De gemeente wenst de rechthebbenden

achterhalen die één of meerdere graven beheren op de begraafplaats.

De rechthebbenden die bij de gemeente bekend zijn hebben inmiddels een brief ontvangen en zij hoeven

niet nogmaals op dit bericht te reageren.

Het gemeentebestuur wil graag op korte termijn in contact komen met de rechthebbenden of

nabestaanden van de graven waarvan de administratieve gegevens zijn verouderd. De betreffende graven

zijn op de begraafplaats aangeduid met een groen mededelingenbordje (zie boven) of liggen in grafvelden

waarop geen gedenktekens aanwezig zijn.

De gemeente verzoekt alle rechthebbenden, nabestaanden, kennissen of buurtbewoners van

overledenen die in deze graven liggen contact op te nemen met de gemeente Hattem. Dat kan op de op

de volgende wijzen:

bij de receptie van het stadskantoor van Hattem, bezoektijden xxxxxxxxxxxxxx van xxxxx uur tot

xxxx uur;

telefonisch met xxxxxxxxxx van de gemeente Hattem (afdeling xxxxxxxxxxxxx), bereikbaar op

xxxxxxxxxxxxxxx van xxxxxx uur tot en met xxxxxxxx uur; telefoonnummer (xxxx) xxxxxx;

via e-mail naar de gemeente Hattem xxxxxxxxxxxxxxx of via de website van de gemeente Hattem

xxxxxxxxxxxxxxxx;

schriftelijk: Gemeente Hattem t.a.v. xxxxxxxxxxxxx Postbus xx xxxxxxx Hattem.

Zodra u contact opneemt met de gemeente zal er aan u een antwoordformulier verstrekt worden, met

het verzoek om het antwoordformulier zo volledig mogelijk in te vullen en dit te retourneren aan de

gemeente. Wij danken u alvast voor uw medewerking.

namens burgemeester en wethouders van Hattem

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

B1469CA3

Gemeente Hattem, ruimingsbeleid begraafplaats III

Publicatie in de media

De gemeente Hattem is houder en beheerder van de gemeentelijke begraafplaats aan de Kerkhofdijk en

is bezig met het actualiseren van de begraafplaatsadministratie. De gemeente wenst de rechthebbenden

achterhalen die één of meerdere graven beheren op de begraafplaats.

De rechthebbenden die bij de gemeente bekend zijn hebben inmiddels een brief ontvangen en zij hoeven

niet nogmaals op dit bericht te reageren.

Het gemeentebestuur wil graag op korte termijn in contact komen met de rechthebbenden of

nabestaanden van de graven waarvan de administratieve gegevens zijn verouderd. De betreffende graven

zijn op de begraafplaats aangeduid met een groen mededelingenbordje (zie boven) of liggen in grafvelden

waarop geen gedenktekens aanwezig zijn.

De gemeente verzoekt alle rechthebbenden, nabestaanden, kennissen of buurtbewoners van

overledenen die in deze graven liggen contact op te nemen met de gemeente Hattem. Dat kan op de op

de volgende wijzen:

bij de receptie van het stadskantoor van Hattem, bezoektijden xxxxxxxxxxxxxx van xxxxx uur tot

xxxx uur;

telefonisch met xxxxxxxxxx van de gemeente Hattem (afdeling xxxxxxxxxxxxx), bereikbaar op

xxxxxxxxxxxxxxx van xxxxxx uur tot en met xxxxxxxx uur; telefoonnummer (xxxx) xxxxxx;

via e-mail naar de gemeente Hattem xxxxxxxxxxxxxxx of via de website van de gemeente Hattem

xxxxxxxxxxxxxxxx;

schriftelijk: Gemeente Hattem t.a.v. xxxxxxxxxxxxx Postbus xx xxxxxxx Hattem.

Zodra u contact opneemt met de gemeente zal er aan u een antwoordformulier verstrekt worden, met

het verzoek om het antwoordformulier zo volledig mogelijk in te vullen en dit te retourneren aan de

gemeente. Wij danken u alvast voor uw medewerking.

Namens burgemeester en wethouders van Hattem

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

B1469CA3

IV Gemeente Hattem, ruimingsprotocol begraafplaats

Standaard brieven

1. Brief rechthebbende bekend

«Aanduiding_dhrmevr» «Achternamen_eigen_partner»

«Adres»

«Postcode_woonplaats»

Hattem : xxxxxxxxxx 2013

Ons kenmerk : Graf: «Begraafplaats», «Vak», «Afdeling», «nr»

Uw kenmerk :

Onderwerp : Achterhalen rechthebbenden begraafplaats xxxxxxxxxxxxxxx

Geachte «Aanduiding_dhrmevr»«Achternamen_eigen_partner»,

Bij het verlenen van het recht op het gebruik van het graf (xxxxxxxx) van (xxxxxxxxxxxxx) op de

gemeentelijke begraafplaats Kerkhofdijk heeft de gemeente u destijds geregistreerd als rechthebbende of

bent u op uw verzoek rechthebbende geworden.

Wij stellen u thans in kennis van het feit dat het grafrecht binnen nu en één jaar zal eindigen of dat het

grafrecht is komen te vervallen zonder dat u de gelegenheid werd geboden het grafrecht te verlengen.

Wij bieden u hierbij gelegenheid om voor de duur van 10 jaar het grafrecht en onderhoud te verlengen.

Bijgevoegd treft u een formulier aan waarop u kunt aangeven of u voor verlenging van het grafrecht en

onderhoud in aanmerking wil komen. Voor uw gemak hebben wij de ons bekende gegevens op het

formulier vermeld. Wij verzoeken u deze op juistheid en volledigheid te controleren c.q. te verbeteren of

aan te vullen.

Na invulling en ondertekening verzoeken wij u dit formulier binnen 30 dagen na dagtekening van de brief

terug te zenden aan xxxxxxxxxxxxxxx, ter attentie van xxxxxxxxxxxxxxx. Voor retourzending kunt u gebruik

maken van bijgevoegde gefrankeerde antwoordenvelop. Na ontvangst van uw reactie zal de gemeente u,

indien u heeft besloten tot verlenging van het contract, de genoemde kosten voor verlenging in rekening

brengen.

Indien u door omstandigheden niet de rechthebbende bent, verzoeken wij u vriendelijk, voor zover het in

uw vermogen ligt, deze brief met bijlage aan de juiste persoon ter hand te stellen en de gemeente te

informeren wie de betreffende persoon is. Wij stellen in dat geval uw medewerking om deze brief bij de

juiste persoon te bezorgen bijzonder op prijs.

Voor meer informatie is bij deze brief een uitgebreid informatieformulier bijgevoegd.

Indien u verder nog vragen heeft waarop u snel een antwoord wilt, kunt u contact opnemen met

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx van xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Hij/zij is bereikbaar op maandag tot en

met donderdag tussen 10.00 en 12.00 uur op telefoonnummer xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

B1469CA3

Gemeente Hattem, ruimingsbeleid begraafplaats V

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van gemeente Hattem

Namens deze,

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Retouradres gemeente

T.a.v. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

B1469CA3

VI Gemeente Hattem, ruimingsprotocol begraafplaats

ANTWOORDFORMULIER

1. Wij vragen u om onderstaande gegevens te controleren en waar nodig te wijzigen en aan te vullen.

Huidige bekende gegevens bij de gemeente.

Beschikbare gegevens Eventuele wijzigingen

Begraafplaats «Begraafplaats»

Grafaanduiding

«Vak», «Afdeling», «nr»

Gegevens laatst begraven overledene

Naam overledene

«Overledene_1»

Geboortedatum

«Geboortedatum1»

Overlijdensdatum

Gegevens rechthebbende

Naam

Straat

Postcode woonplaats

Telefoonnummer

E-mail

2. Heeft u een document (grafakte/rekening o.i.d.) waaruit blijkt dat u rechthebbende bent van bovengenoemd graf?

JA / NEE (doorhalen wat niet van toepassing is)

Zo ja, dan graag een kopie van dit document bijvoegen bij het antwoordformulier en kunt u verder gaan met vraag

5.

3. Wenst u hierbij een verzoek in te dienen om mogelijk in aanmerking te komen als rechthebbende van voornoemd

graf? JA / NEE (doorhalen wat niet van toepassing is)

lndien u vraag 3 met nee heeft beantwoord, kunt u vraag 4 en 5 overslaan.

4. Wat is uw relatie met de overledene(n) die in het voornoemde graf is/zijn begraven?

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………

B1469CA3

Gemeente Hattem, ruimingsbeleid begraafplaats VII

5. Wat zijn uw wensen over de toekomst van het graf indien u rechthebbende bent/wordt?

Als u niet kunt aantonen dat u rechthebbende bent van voornoemd graf, gaat de gemeente na ontvangst van het

antwoordformulier toetsen of u in aanmerking komt om rechthebbende te worden. U wordt hierover nog geïnformeerd.

Ondergetekende verklaart bovenstaande gegevens naar waarheid te hebben ingevuld.

Gegevens

Naam

Plaats

Datum

Handtekening

Graag zouden wij van u een kopie van uw paspoort, Identiteitskaart of rijbewijs bij het antwoordformulier ontvangen.

Mogelijkheden Uw keuze

(aankruisen a.u.b.)

A

Handhaving van het graf op de huidige locatie.

B

Afstandsverklaring:

Hiermee verklaart ondergetekende af te zien van het verdere gebruik van het graf. Na

verwerking van uw reactie zal het uitsluitend recht van het graf worden opgeheven.

Ondergetekende wil het grafmonument / grafsteen in eigendom verkrijgen: Na verwerking

van de gegevens zal u in een brief nader geïnformeerd worden over de wijze van het ter

beschikking stellen door de beheerder en het tijdstip waarop het grafmonument kan worden

opgehaald.

Ondergetekende wil het grafmonument / grafsteen niet eigendom verkrijgen:

U verklaart hierbij akkoord te zijn met de afvoer en vernietiging van het grafmonument /

grafsteen door de gemeente.

C Persoonlijk gesprek (eventueel in combinatie met andere mogelijkheden):

Indien u voor deze mogelijkheid kiest, krijgt u een uitnodiging voor een nader te bepalen dag

en tijdstip. Wij vragen u hiernaast uw voorkeur aan te geven wat betreft het dagdeel waarop

het gesprek plaats vindt.

o Ochtend

o Middag

o Avond

B1469CA3

VIII Gemeente Hattem, ruimingsprotocol begraafplaats

2. Herinnering rechthebbende bekend


«Adres»




Uw kenmerk :

Onderwerp : Herinnering achterhalen rechthebbenden


Tot op heden hebben wij nog geen reactie van u gehad op onze eerste aanschrijving waarin wij u de mogelijkheid gaven

het grafrecht van graf xxxxxxxx te verlengen.

Bij het verlenen van het recht op het gebruik van het graf xxxxxxxx van xxxxxxxxxxxxxxx, overlijdensdatum xxxxxxxxxxxxxxxx

gelegen op de gemeentelijke begraafplaats Kerkhofdijk heeft de gemeente u destijds geregistreerd als rechthebbende of

bent u tussentijds op uw verzoek rechthebbende geworden.

Wij herinneren u thans aan het feit dat het grafrecht binnen nu en één jaar zal eindigen of dat het grafrecht inmiddels is

komen te vervallen en bieden u hierbij nogmaals de gelegenheid om voor de duur van 10 jaar het grafrecht en het

begraafplaatsonderhoud te verlengen.

Belangrijk: Mochten wij geen reactie van u ontvangen dan gaan wij er vanuit dat u geen belangstelling meer heeft om het

graf nog langer aan te houden en het grafrecht dus niet wenst te verlengen. Wanneer u niet verlengt, zal het grafrecht

komen te vervallen en zal de gemeente weer over het graf beschikken.

De grafsteen zal worden verwijderd. De stoffelijke resten zullen op den duur worden geruimd en in een verzamelgraf op de

begraafplaats worden geplaatst. Op termijn kan het graf zo weer in gebruik worden gegeven aan een nieuwe

rechthebbende.

Wij hebben een antwoordformulier bijgevoegd waarop u kunt aangeven of u het grafrecht wenst te verlengen. Voor uw

gemak hebben wij de ons bekende gegevens op het antwoordformulier vermeld. Wij vragen u deze op juistheid en

volledigheid te controleren c.q. te verbeteren of aan te vullen.

Na invulling en ondertekening vragen wij u dit formulier binnen 15 dagen na dagtekening van de brief terug te zenden aan

de gemeente Hattem, ter attentie van xxxxxxxxxxxxxxxx. Voor retourzending kunt u gebruik maken van bijgevoegde

antwoordenvelop.

Na ontvangst van uw reactie zal de gemeente u, indien u heeft besloten tot verlenging van het grafrecht, de kosten voor

verlenging in rekening brengen.

Als u door omstandigheden niet de rechthebbende bent, verzoeken wij u vriendelijk, voor zover het in uw vermogen ligt,

deze brief met bijlage aan de juiste persoon te bezorgen. Voor zover onze informatie strekt, hebben wij de namen en

adressen op juistheid gecontroleerd. Wij stellen in dat geval uw medewerking om deze brief bij de juiste persoon te

bezorgen bijzonder op prijs.

B1469CA3

Gemeente Hattem, ruimingsbeleid begraafplaats IX

Indien u verder nog vragen heeft waarop u snel een antwoord wilt, kunt u contact opnemen met xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

van xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Hij/zij is bereikbaar op maandag tot en met donderdag tussen 10.00 en 12.00 uur op

telefoonnummer xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

Mocht u het antwoordformulier inmiddels al retour hebben gestuurd dan kunt u deze brief als niet verstuurd beschouwen.

U hoeft dan geen actie meer te ondernemen.


Hoogachtend,


Namens deze,

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

(Bijlage: Antwoordformulier als bij 1.)

B1469CA3

X Gemeente Hattem, ruimingsprotocol begraafplaats

3. Brief voor nabestaande die zich meldt


«Adres»




Uw kenmerk :

Onderwerp : Achterhalen rechthebbenden begraafplaats xxxxxxxxxxxxxxx


U heeft gereageerd op een oproep van de gemeente Hattem. Vandaar krijgt u deze brief. De gemeente is op zoek naar de

rechthebbenden van de oud(st)e graven op de begraafplaats Kerkhofdijk. Door het achterhalen van de rechthebbenden van

de graven willen we de belangstelling voor de oud(st)e graven peilen en heeft de gemeente een aanspreekpunt voor het

onderhoud van de graven. Het onderhoud van de graven zal verbeteren omdat rechthebbenden aangeschreven kunnen

worden bij nalatig onderhoud. Een ander resultaat van deze actie is dat de graven waar geen belangstelling meer voor is

geruimd worden.

Wat betekent het als u rechthebbende bent van een graf? Het zijn van rechthebbende van een graf brengt rechten en

plichten met zich mee. Als rechthebbende bepaalt u wie in het graf mag worden begraven. Daarnaast dient u zorg te dragen

voor het onderhoud van het grafmonument en de grafbeplanting. Verder is de rechthebbende het aanspreekpunt voor het

graf.

Het is mogelijk dat u geen (aantoonbaar) rechthebbende bent van een bestaand graf, maar dat u dit wel wenst te worden.

Er zal dan aan een aantal voorwaarden moeten zijn voldaan zoals in de oude beheersverordening(en) is omschreven. Het

college van burgemeester en wethouders zal hierover beslissen. Wij vragen u om uw keuze over het graf aan te geven op

het antwoordformulier. Wij verzoeken u één ondertekend exemplaar van het antwoordformulier terug te sturen in

bijgevoegde envelop. Het andere exemplaar is voor uw eigen administratie.

Voor meer informatie is bij deze brief een uitgebreid informatieformulier bijgevoegd.

Indien u verder nog vragen heeft waarop u snel een antwoord wilt, kunt u contact opnemen met xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

van xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Hij/zij is bereikbaar op maandag tot en met donderdag tussen 10.00 en 12.00 uur op

telefoonnummer xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.


Hoogachtend,


Namens deze,

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

(Bijlage: Antwoordformulier als bij 1.)

ruimingsprotocol - overheid.nldecentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/images/hattem/i... ·...

Documents