rollen- und pflegekonzept für das prozessmanagement

ROLLEN- UND PFLEGEKONZEPT FÜR DAS PROZESSMANAGEMENT

Rollen- und Pflegekonzept für das Prozessmanagement der FHB

Autorin: Der Senator für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen1

Version: 0.1

Stand: 05.11.2019

1 InZusammenarbeitmitderifibconsultGmbH

Inhalt

Vorwort 3

1. RollenimProzessmanagement 4

2. PflegevonProzessen 7

3. DokumentationvonProzessen 9

4. AngebotederKompetenzstelleProzessmanagement 10

Abbildungsverzeichnis 11

Tabellenverzeichnis 11

KompetenzstelleProzessmanagement3

Vorwort

Prozessmanagement ist ein Gestaltungsinstrument zurWeiterentwicklung vonOrganisationen. InderbremischenVerwaltunggewinntdasThemaProzessmanagementzunehmendanBedeutung.Ge-setzesänderungen,technischeInnovationen(StichwortDigitalisierung)undderdemografischeWan-deltreibendieVeränderungderVerwaltungvoran.Prozessmanagementermöglicht,Verwaltungsab-läufegenauerzubetrachten,Schnittstellenzuerkennen,ZuständigkeitenzuklärenundRessourcenpassendereinzusetzen.

ZielderKompetenzstelleProzessmanagementbeidemSenatorfürFinanzenistes,zentraleinenein-heitlichenkonzeptionellenRahmen(z.B.FHBStandardszurProzessmodellierung)für die weitere Eta-blierungundDurchführungvonProzessmanagementinderbremischenVerwaltungzuformulieren.EingemeinsamesVerständnis(z.B.dieLesartvonProzessmodellierungen)hinsichtlichdesVorgehensistnotwendig,uminsbesonderedienststellenübergreifendeThemenerfolgreichzubearbeiten.Or-ganisationsspezifischeAnpassungenundWeiterentwicklungen,dieaufgrundderbesonderenSitua-tionineinerDienststellevorOrtgetroffenwerden,sindgewünscht.

MitdemvorliegendenRollen-undPflegekonzeptwirddenDienststelleneinweitererStandardzurVerfügunggestellt,umdieFragenachklarenZuständigkeitenundAufgabenbeiderEinführungundWeiterentwicklungvonProzessmanagementindenRessortsundDienststellenbesserbeantwortenzukönnen.GleichzeitigdientdieModellierungdesPflegeprozessesdazu,eineUmsetzungsideeda-vonzuentwickeln,wieAktualisierungen-seiensienunrechtlichbedingt,organisatorischbegründetodertechnischsinnvoll-inbestehendeProzessenutzerfreundlicheingearbeitetundverbindlichge-machtwerden.

DasRollen-undPflegekonzeptwurdeimRahmenderUmsetzungenderVerstärkungsmittelfürDigi-talisierungundBürgerserviceinZusammenarbeitmitdemDigitalisierungsbürodesSenatorsfürFi-nanzen,demReferatfürOrganisationundITderSenatorinfürSoziales,Jugend,IntegrationundSportsowiederifibconsultGmbHerstellt.AusgangspunktderÜberlegungenistzumeinendasProjekt„Ef-fektiverIT-Betrieb“(D6),welchesvomDigitalisierungsbürodurchgeführtundkoordiniertwird.ZieldesProjektesistdieBereitstellungvonProzessmodellenressortübergreifenderIT-Prozesse.Zuman-derensinddiebisherigenErfahrungendesressortübergreifendenProjekts„KompetenzaufbauGPO“(B9), insbesonderederRealisierungbeiderSenatorin fürSoziales, Jugend, IntegrationundSport,eingeflossen.

DasPapierbefindetsich inderEntwicklungundwirdfortlaufendaktualisiert.WennIhnenbeiderArbeitmitdemRollen-undPflegekonzeptWidersprücheauffallenoderSiefachlicheAnmerkungenhaben,meldenSiesichgerneunterfolgendenKontaktdaten:

Kompetenzsstelle ProzessmanagementDer Senator für FinanzenReferat34–Verwaltungsmanagement,-modernisierungund-organisationJulia SchneiderTelefon:(0421)36153037E-Mail:[email protected]


1. Rollen im Prozessmanagement

WennwirVerwaltungsabläufeinFormvonProzessmodellengenauerbetrachten,wirdschnellklar,dass an diesen Prozessen verschiedene Personen, Gremien oder auch Externe (wie zum BeispielDienstleister) beteiligt sind undunterschiedliche „Rollen“ einnehmen.Mit der jeweiligenRolle ineinemProzess übernehmenPersonen einerseits verbindlicheAufgaben, Zuständigkeiten undVer-antwortung,andererseitswirdihreZugehörigkeitzurjeweiligenOrganisationseinheiterkennbar.FürdieOrganisationrelevanteProzessmodellesindnursinnvollundwirksam,wennsieauchaktuellge-haltenwerden.DasvorliegendeRollen-undPflegekonzeptbieteteineOrientierungfürdieDienst-stellen,umdienotwendigenRollenunddenProzesszurPflegevonProzessmodellenindereigenenOrganisationzudefinieren.

Strategische Ebene

Operative Ebene

Fachliche Ebene Modell- und Managementebene

Prozesseigen-tümer*in

Prozessverantwortliche*r

Prozessbeteiligte

Entscheidungs-instanz

Prozessmanager*in

Prozessmodellierer*in

Abbildung 1: Rollenmodell im Prozessmanagement (eigene Darstellung).


DasRollenmodellunterscheidetvier Ebenen:

• Die fachliche EbenestelltdiereineProzessebeneunddieentsprechendenBeteiligtenineinemFachprozessdar.

• Die Modell- und Managementebene umfasstdieRollenderPersonen,diemodellierensowieüberdieÄnderungenundImplementierungvonProzessenentscheiden.

• Auf der strategischen EbenebefindensichPersonen,welchedieplanendePerspektiveunddamitauchdieEntwicklungderOrganisationimBlickbehalten.

• Auf der operativen EbenesindPersonenverortet,welchedasProzessmanagementvor-habenausführen.

DesWeiterenkonntensechs Rollenherausgearbeitetwerden.GrundlagedafürwarendieErkennt-nisseausdenbisherigenProzessmanagementprojekteninderFHB.DiesechsRollendienenalsOri-entierungfürdieweitereImplementierung.

Kurzbeschreibung Organisatorische Verortung

Fachliche Ebene Die Prozesseigentümer*in

hatdie letztendliche Verantwor-tung für das Fachthema.

Grds. Vorgesetzte*r, Füh-rungskraft des*der Prozess-verantwortlichen

Die Prozessverantwortliche*r sind die fachlichen Exper-ten*innen innerhalb der ge-samten Organisation.

Fachliche*r Expert*in inner-halb der Organisation des*-der Prozesseigentümer*in

Die Prozessbeteiligten führen

den .

Prozess aktiv ausMitarbeitende, die den Pro-zess ausführen

Modell- und Managemen-tebene

Eine Entscheidungsinstanz stellt die Verbindlichkeit derProzesse her.

Z.B. zwischen Abteilungslei-tung und Amtsleitung

Sollte auf bereits bestehen-de Gremien zurückgegriffenwerden

Die Prozessmanager*in organi-siert das Vorhaben.

Z.B. Referat Organisation, IT,Personal in dem jeweiligenRessort oder Dienststelle

Die Modellierer*in nimmt die Prozesse in viflow auf.

Externe und interne Model-lierungsexperten

Tabelle 1: Sechs Rollen im Prozessmanagement (eigene Darstellung)


DiezweinachfolgendenTabellenbeschreibendieAufgaben,welcheimmer(kontinuierlich-Regel-betrieb)bzw.anlassbezogen(ereignisbasiert–Veränderungs-undEntwicklungsnotwendigkeit)vondenPersonenaufderfachlichenEbenesowiederModell-undManagementebenegetätigtwerdenmüssen.

Rolle Kontinuierliche Aufgaben Ereignisbasierte Aufgaben

Prozess-

eigentümer*in

- behält die strategische Perspektivefür den eignen Zuständigkeitsbereichim Blick

- „segnet“ den

Prozess fachlich ab

- stößt Prozessänderungen an

- kommuniziert abstimmungsrelevanteProzessänderungen an Prozessbetei-ligte

- kommuniziert mit Prozessmanager*in

- verantwortet und gewährleistet dieressortinterne Umsetzung

Prozess-verantwortli-che*r

- identifiziert sich mit dem Prozess

- hat Gültigkeit der Prozesse im Blick

- Ansprechpartner*in für inhaltlicheFragen und beratend tätig

- initiiert die fachliche Weiterentwick-lung und Austausch (KontinuierlicherVerbesserungsprozess - KVP)

- bringt fachliche Expertise für den Ge-samtprozess ein (in Abstimmung mitden Gesetzen)

- stößt Prozessänderungen an

- muss nicht abstimmungsrelevanteProzessänderungen an Prozessbetei-ligte kommunizieren

- kommuniziert mit Prozessmanager*in

Prozessbeteiligte - geben (zum Teil unbewusst) Hinweiseauf Verbesserungen

- bringen fachliche Expertise zu dengenauen Arbeitsabläufen ein

- stoßen Prozessänderungen an

Rolle Kontinuierliche Aufgaben Ereignisbasierte Aufgaben

Entscheidungs-instanz

- haben Funktionieren aller relevanten(Kern-) prozesse im Blick

- entscheidet über neu aufzunehmen-de Prozesse

- entscheidet und beschließt die Ver-bindlichkeit des Prozesses, darausfolgt die Verantwortung für die Imple-mentierung in der Verwaltung

Prozess-manager*in

- Z.B. administriert das interaktiveWeb-Modell

- initiiert die gesamte fachliche Weiter-entwicklung und Austausch (KVP) mitProzessverantwortlichen*r

- beratend tätig

- sichert die Qualität der Modellierungund des Prozessablaufs

- koordiniert Überarbeitungs- und An-passungsprozess

Modellierer*in - bereitet vor und führt durch von:Interviews, Workshops und Modellie-rung

Tabelle 2: Fachliche und sachliche Ebene (eigene Darstellung)


2. Pflege von Prozessen

NachdemdieRollenimProzessmanagementvorgestelltunderläutertwurden,stehtimkommendenAbschnittdiePflegevonProzessenimVordergrund.EshandeltsichhierbeiumeinstandardisiertesProzessmodell,welches für Sie alsDienststelle einenRahmenbieten soll, andemSie sich für Ih-renPflegeprozessorientierenkönnen.AusgangspunktderÜberlegungenistdasProjekt„EffektiverIT-Betrieb“(D6),welchesvomDigitalisierungsbürogeleitetwird.EinesderZieledesProjektesistdieBereitstellungvonProzessmodellenressortübergreifenderIT-Prozesse.

ImVorfeldderModellierunghabenwirfolgendeFragenaufgeworfenunddurchdasfolgendePro-zessmodell(vgl.anliegendeDarstellung)beantwortet.

- WeristfürinhaltlicheFragenundÄnderungenzumProzesszuständig?

- WiewerdeninhaltlicheFragenundÄnderungenbeantwortetundbekanntgegeben?

- WernimmtÄnderungenimProzessvor?

- WiewirddieVerbindlichkeitderabgebildetenProzessegewährleistet?

- WerkannwoneueProzessemelden?

- WiewirdmitdiesenMeldungenumgegangen?

GenerellkannzwischenzweiArtenvonProzessenunterschiedenwerden:aktive(laufende)undinak-tive(ruhende)Prozesse.FolgendeHinweisesindfürdieseProzessartenhilfreich:

Aktive Prozesse:

- DerkontinuierlichefachlicheAustauschzulaufendenProzessenistnotwendig,damitProzess-managementinIhrerOrganisationaktivgelebtwird.Der*dieProzessmanager*inistverant-wortlichfürdieOrganisationvonTreffen,umdieProzessmodelleaktuellhaltenzukönnen.

- EineVerfahrensänderungineinemProzessistgleichzusetzenmiteinemneuenProzess.DasAbstimmungsverfahren hin zur Entscheidungsinstanz ist gleich. Der neue Prozess bzw. dieVeränderungbedürfenderAutorisierungseitensderFührungskräfte.

- Wenn ein*e Prozessverantwortlich*er (PV) seine*ihre Position verlässt, bestimmt der*dieProzesseigentümer*ineinenneue*nPVundübergibtdieAufgaben.FürdieNachhaltigkeitder Verankerung von Prozessmanagement wird es zunehmend von Bedeutung sein, dieverbundenenAufgabenindenbetroffenenArbeitsbereichenindenjeweiligenGeschäftsver-teilungsplänenzuhinterlegen.

- KönnenProzesseohnePVinaktivgesetztwerden?Nein,der*dieProzesseigentümer*inmusssichumeine*nneue*nProzessverantwortliche*n kümmern.

Inaktive Prozesse:

- DasErgebniseinerfachlichenÜberprüfungkannsein,dasseinProzessinaktivgesetztwerdensollte.

- DieInaktivierungeinesProzesseserfolgtnurdurchdieEntscheidungsinstanz.

- WennGesetzesgrundlagen/Richtlinien usw. als Voraussetzung für den Prozess außer Kraftgesetztwerden,istderProzessinaktivundwirdindieEntscheidungsinstanzkommuniziert.

KompetenzstelleProzessmanagement 8

Ents

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mborchers15.07.2019

191017_Final_Pflegeprozess_FHB ViFlow

Mögliche Prozess-änderung identifiziert


Mögliche Prozessänderung

melden

2


Prozessänderung initiieren?

6

Ja

Nein

Mögliche Änderung an ...

4

... Prozesseigentümer*in melden! (bestehender Prozess)

Prozess überprüfen

3Prozessänderung

initiieren?7

Prozess überprüfen

1

Prozessänderung initiieren

12

Ja

Nein

... Prozessverantwortliche*n! (bestehender Prozess)

Prozess(e) in Abstimmung einbringen

21Prozess(e) für

Entscheidungs-gremium

vorbereiten

15X Wochen vor Abstimmung

Prozess-informationen

versenden

16

Prozess-änderungen

prüfen

17

Abstimmungstag

Über Änderung(en) entscheiden

22 Änderung(en) annehmen?

25

Ja Änderung(en) genehmigen

26

Änderung(en) vorbereiten

29Änderung(en) in den Regelbetrieb

übernehmen

35

Anpassung(en) veranlassen

28

Vorgang eingestellt

Nein Vorgang einstellen

34Vorgang/Vorgänge

einstellen lassen

27

Prozessänderung initiieren

10

Prozesserhebung prüfen

5

Prozesserhebung initiieren?

8

... Prozessmanager melden! (Neuer Prozess)

Begründung dokumentieren

und kommunizieren

13

Ja

Nein


und kommunizieren

11


und kommunizieren

9

Begründung zur Kenntnis nehmen

19

Prozessmanager informieren

30

32

Änderungs-beteiligte

informieren

31

Stichtag

Meldung abgeschlossen

Nein, Anpassungen nötig

Änderung(en) abgeschlossen

Prozess(e) ist/sind Abstimmungsrelevant?

20 Ja, mindestens ein Prozess

Prozess-überarbeitung durchführen

14

Änderung(en) zur Kenntnis nehmen

24

Über redaktionelle Änderung(en)

informieren

23Prozess-

einbringung prüfen und vorbereiten

18

Nein, mindestens ein Prozess

Umsetzungs-auftrag

dokumentieren

33

Umsetzungsauftrag festgehalten

Abbildung 2: Allgemeiner Pflegeprozess (Orientierung für die Dienststellen)

DasWeb-ModellmitdenentsprechendenhinterlegtenErläuterungenbefindetsichaufderInternetseite(https://it-prozesshandbuch.bremen.de/) sowie dem VIS FHB Mandanten.


3. Dokumentation von Prozessen

ProzessmanagementinderFHBsollgelebtwerden.Grundlagedafüristes,dassdieKolleginnenundKollegendieProzesseeinsehenkönnen.ZumgegenwärtigenZeitpunktwirdgeklärt,welcheProzess-modellewirwieundwospeichern,welchevorhandenenSystemewirmiteinanderverbinden(Stich-wort:Dokumentenmanagement)undüberwelcheRechtediePersonenverfügen.

DasDigitalisierungsbüroderAbteilung4beimSenatorfürFinanzenhatmitderBereitstellungderProzesslandkarteressortübergreifenderIT-ProzesseüberdasInternet(https://it-prozesshandbuch.bremen.de/)einenAnfanggemacht.

- EshandeltsichumeinenServer,derSpeicherplatzfürProzessmodellezurVerfügungstellt.

- DieserServeristüberdasInterneterreichbarundeswerdenkeinepersonenbezogenenDa-tengespeichert.

- DerWebauftrittistpasswortgeschützt.

- EsgibteinengenerellenAccount.BerechtigeinteressierteMitarbeitendederbremischenVerwaltungerhaltendieZugangsdatenvondemDigitalisierungsbüro.

- DieNutzendenhabenausschließlichLeserechte.

- DerProzessmanagerlädtdieDokumentehoch.

ZielderKompetenzstelleProzessmanagementistes,auchfüralleanderenBereicheProzessestan-dardisiertzurVerfügungzustellen.Diesgiltfürallev.a.imaktuellressortübergreifendenProjekt„KompetenzaufbauGPO“(B9)neugestaltetenProzesse,umsiezukünftigdenjeweilsanderenRes-sortsundDienststellenbeiBedarffüreigeneUmsetzungenzugänglichzumachen.


4. Angebote der Kompetenzstelle Prozessmanagement

Wir unterstützen Ressorts und Dienststellen:

- beiderEinführungundVerstetigungvonProzessmanagement,

- beiderDurchführungausgewählterProzessmanagementvorhaben,

- durchdieEntwicklungeinheitlicherStandardsimProzessmanagement,

- durchQualifizierungsangebote,

- indemwirdenAustauschzwischenPraktikerinnenundPraktikernermöglichen.

Standards

UmdenressortübergreifendenWirkungsgradvonProzessmanagementzuerhöhen,stehendiebishererarbeitetetenbremischenStandardsbereit:

Software:

- viflowalseinheitlichesToolderDarstellungundDokumentation

Modellierung:

- FHBStandardszurProzessmodellierung

Umsetzung:

- ProzessmanagementinderDienststelle:PraktischeTippszurDurchführung

- Rollen-undPflegekonzeptfürdasProzessmanagement

Weitere Informationen finden Sie auf dem FHB Mandanten (VIS)

-> Übersicht Angebot Geschäftsprozessoptimierung -> Prozessmanagement in der FHB


Abbildungsverzeichnis

Abbildung1:RollenmodellimProzessmanagement(EigeneDarstellung)

4

Abbildung2:AllgemeinerPflegeprozess(OrientierungfürdieDienststellen) 8

Tabellenverzeichnis

Tabelle1:SechsRollenimProzessmanagement(eigeneDarstellung) 5

Tabelle2:FachlicheundsachlicheEbene 6

IMPRESSUM

Herausgegebenvon

Der Senator für FinanzenReferat34–Verwaltungsmanagement,-modernisierungund-organisation KompetenzstelleProzessmanagementSchillerstr.2228195Bremen

[email protected]

Redaktion:JuliaSchneiderLayout:JanLeifheit

1.AuflageBremen05.November2019

rollen- und pflegekonzept für das prozessmanagement

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