riset uptk
DESCRIPTION
judul makalah "ANALISA SISTEM PENGGAJIAN di UPT KURIKULUM"TRANSCRIPT
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada
periode : KKP.2011/2012 di Semester Empat.
DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK
Kelas MI.4A.12
PENILAIAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah Kerja Praktek ini telah di nilai pada tanggal ……………………
PENILAI
( …............................. )
Saran-saran dari Penilai:
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur Kehadirat Allah SWT. yang telah memberikan rahmat
dan karunia-NYA kepada penulis sehingga makalah ini dapat terselesaikan
dengan baik. Shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada junjungan kita
Rasulullah SAW, kepada keluarga beliau, sahabat-sahabat beliau serta kita selaku
pengikut risalah beliau hingga akhir zaman. Amin.
Maksud dari penulisan ini adalah untuk memenuhi salah satu mata kuliah
Metode Penelitian.
Penulis sadar bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari
kesempurnaan, baik secara alamiah maupun secara teknik, oleh karena itu penulis
sangat mengharapkan adanya kritikan dan saran yang bersifat membangun,
sebagai bahan pertimbangan bagi penulis di masa mendatang.
Pada kesempatan ini pula, penulis ingin mengucapkan terima kasih
kepada seluruh pihak yang telah memberikan bantuan baik secara moril maupun
material dalam menyelesaikan pembuatan makalah ini terutama kepada :
1. Bapak Ir. Naba Aji Notoseputro selaku Direktur Bina Sarana Informatika
2. Bapak H. Ahmad Ishaq, S.Kom selaku ketua Jurusan Manajemen
Informatika.
3. Ibu. Rusiyanti S.Kom, selaku dosen metode penelititan
4. Bapak Ayi, selaku KASUBAG UPTK Tamansari
5. Untuk semua teman-teman yang telah membantu Penulis dalam menyusun
laporan ini serta semua pihak yang telah memberikan dukungannya yang
tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga penulisan laporan ini dapat
diselesaikan.
Semoga amal dan budi baik semua pihak mendapat pahala disisi Allah SWT.
Penulis ucapkan terimah kasih sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah
membantu. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.
Bogor, 02 Juni 2012
Penulis
Kelompok
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul KKP .........................................................................................
Lembar Persetujuan dan Pengsahan KKP.......................................................
Lembar Penilaian KKP....................................................................................
Kata Pengantar.................................................................................................
Daftar isi..........................................................................................................
Daftar symbol..................................................................................................
Daftar Gambar.................................................................................................
Daftar table......................................................................................................
Daftar Lampiran..............................................................................................
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Umum................................................................................................
1.2 Maksud dan Tujuan............................................................................
1.3 Metode Penelitian...............................................................................
1.4 Ruang Lingkup...................................................................................
1.5 Sistematika Penulisan.........................................................................
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem ........................................................................
2.2 Peralatan Pendukung (tools system) .................................................
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum ................................................................................................
3.2 Sejarah UPTK ....................................................................................
3.2.1 Struktur Organisasi dan Fungsi...................................................
3.3 Prosedur Sistem Berjalan ..................................................................
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan.......................................
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan..............................................................
3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan...................................
3.5.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran....................................
3.6 Permasalahan......................................................................................
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah .........................................................
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan ........................................................................................
4.2 Saran-saran.........................................................................................
DAFTAR PUSTAKA................................................................................
DAFTAR RIWAYAT HIDUP..................................................................
LAMPIRAN-LAMPIRAN
DAFTAR SIMBOL
a. Simbol Data Flow Diagram (DFD)
EXTERNAL ENTITY
Simbol yang menggambarkan suatu
sumber atau tujuan pada arus data.
DATA FLOW
Simbol yang menggambarkan suatu arus data..
PROCESS
Simbol yang menggambarkan suatu proses yang sedang
berlangsung.
DATA STORE
Simbol yang menggambarkan suatu tempat untuk
menyimpan dan mengambil.
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
1. Gambar III.1 Struktur Organisasi..............................................................
2. Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan.......................................
3. Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan..............................................
4. Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan 1.0...................................
5. Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Berjalan 3.0....................................
6. Gambar III.6 Diagram Detail Sistem Berjalan 4.0....................................
DAFTAR TABEL
Halaman
1. Tabel II.1 Notasi Tipe Data dalam Kamus Data........................................
2. Table II.2 Notasi Struktur Data dalam Kamus Data..................................
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
Pada saat ini perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terasa
sangat pesat dan memiliki peranan yang sangat penting serta mendesak guna
mencapai hasil kerja yang maksimal. Seiring berkembangnya era globalisasi
yang sangat pesat, komputer memiliki peranan yang sangat penting dan
merupakan salah satu sarana yang cukup menunjang informasi yang cepat,
tepat dan akurat serta dapat mengolah data dalam jumlah yang cukup besar.
Sesuai dengan perkembangannya kegunaan komputer bukan lagi dikhususkan
dalam bidang tertentu saja namun sudah dalam kehidupan sehari-hari kita pun
komputer dapat digunakan dalam segala bidang. Kehadiran teknologi ini
dimaksudkan untuk mencapai hasil yang lebih baik dengan efisien, efektivitas
dan kepresisian yang lebih tinggi.
Adapun pokok bahasan yang penulis ambil adalah tentang sistem
penggajian pegawai pada sebuah kantor Dinas Pendidikan UPTK Kurikulum
XXXI Kecamatan Tamansari. Oleh karena itu penulis mencoba menganalisa
“Analisa Sistem Penggajian Guru Pada Dinas Pendidikan UPTK
Kurikulum XXXI Kecamatan Tamansari Kabupaten Bogor”.
1.2. Maksud dan Tujuan
1.Maksud
Maksud penulis melakukan riset yaitu Sebagai pengalaman untuk menerapkan
dan memperluas wawasan pengetahuan. Di dalam kegiatan riset, membentuk
pola pikir penulis menjadi pribadi yang memiliki wawasan pengetahuan yang
kongkrit.
2.Tujuan
Sedangkan tujuan dari penulisan makalah ini adalah, sebagai laporan hasil
riset dan untuk memenuhi tugas mata kuliah Metode Penelitian. Semester empat
pada program Diploma Tiga (D III) Akademi Manajemen Informatika dan
Komputer Bina Sarana Informatika Bogor (AMIK BSI Bogor) jurusan
Manajemen Informatika.
1.3. Metode Penelitian
Penulis melakukan beberapa metode dalam proses pengumpulan data
agar memperoleh data yang lengkap, efektif dan juga efisien agar terciptanya
data yang relevan. Untuk memperoleh data dan informasi sebagai bahan pokok
dalam penulisan makalah ini, maka penulis menggunakan beberapa metode yang
secara garis besarnya dibagi dalam 3 metode,yaitu :
1. Metode Wawancara (Interview )
Suatu bentuk metode riset dengan mengajukan beberapa pertanyaan terhadap
orang yang mempunyai peran penting pada objek penelitian penulis atau
narasumber.
2. Metode Observasi (Observation)
Proses pengamatan objek penelitian secara langsung yang dilakukan dilapangan
pada saat melakukan riset. Penyusun melakukan pengamatan langsung ke
Instansi tersebut untuk mendapatkan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan
sistem informasi.
3. Metode Kepustakaan (LibraryResearch)
Metode ini merupakan pengumpulan data teoritis yang berasal dari buku-buku,
literatur-literatur dan catatan-catatan kuliah yang berhubungan dengan masalah
yang akan dibahas serta yang erat kaitannya dengan objek penelitian.
1.4. Ruang Lingkup
Penulisan makalah ini mengambil judul “ANALISA SISTEM
Penggajian Pada Dinas Pendidikan UPTK Kurikulum XXXI Kecamatan
Tamansari Kabupaten Bogor”.
yaitu untuk mengetahui proses penggajian pegawai yang meliputi Prosedur
Pengumpulan Data-Data Pegawai,Prosedur Pengarsipan, Prosedur Pembuatan
Laporan.Hitung data absen,rekap data gaji,pembayaran gaji dan laporan
1.5. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan penjabaran dari setiap isi bab yang
ditulis didalam laporan secara global. Sistematika penulisan dibuat untuk
memberikan gambaran yang jelas untuk mempermudah pemahaman terhadap
laporan ini, yaitu sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini meliputi pembahasan umum, maksud dan tujuan, metode
penelitian, ruang lingkup serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan penjelasan mengenai teori-teori dari konsep dasar
sistem dan peralatan pendukung yang terdiri dari Diagram Alur Data
(DAD), dan Kamus Data.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini berisikan masalah umum, sejarah UPT Kurikulum, struktur
organisasi, tugas dan fungsi organisasi, prosedur sistem berjalan, diagram
flow data,
spesifikasi sistem berjalan, bentuk dokumen masukan dan keluaran,
permasalahan pokok serta alternatif pemecahan masalah.
BAB IV PENUTUP
Bab ini berisikan tentang kesimpulan akhir dari sistem berjalan dan saran-
saran atau pemikiran yang bersifat membangun dalam pengembangannya
di masa depan.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 konsep Dasar Sistem
Pengertian sistem secara umum adalah serangkaian metode, prosedur atau
teknik yang disatukan oleh interaksi yang teratur sehingga membentuk satu
kesatuan yang terpadu.
Definisi menurut Gordon B. Davis (2008:1), Sistem adalah “seperangkat
unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedure yang dihimpun
menjadi satu untuk maksud dan tujuan”. Sedangkan menurut Mc. Leod (2008:1),
Sistem adalah “sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud dan tujuan
yang sama untuk mencapai suatu tujuan”.
Dari definisi-definisi sistem seperti tersebut diatas dapat dikatakan bahwa
sistem terdiri dari unsur-unsur atau elemen-elemen yang merupakan bagian yang
saling terpadu dan saling berhubungan secara erat antara yang satu dengan yang
lainnya dan sifat serta kerjasama antar unsur atau elemen tersebut mempunyai
bentuk yang tertentu dan saling mempengaruhi dan secara bersama-sama
mencapai satu atau beberapa maksud dan tujuan yang sama pula.
Dapat pula dikatakan bahwa suatu sistem terdiri dari struktur dan proses.
Struktur merupakan unsur-unsur yang secara terintegrasi membentuk sistem
tersebut, sedangkan proses merupakan penjelasan prosedur atau tata urutan kerja
dari suatu sistem untuk mencapai tujuan tertentu. Agar suatu sistem dapat bekerja
secara efisien dan efektif maka setiap struktur dan proses tersebut harus saling
berkaitan antara satu dengan yang lainnya.
Model umum sebuah sistem adalah input, process dan output. Hal itu
merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem
dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.
Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan memberikan informasi
yang akurat dengan mudah dan cepat. Karakteristik sistem adalah sebagai berikut
:
1. komponen sistem (Component)
Suatu sistem hanya terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling
berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem.
2. Batasan Sistem ( Boundary )
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem
dengan sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan
sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang
tidak dapat dipisah-pisahkan.
3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )
Bentuk apapun yang ada diluar lingkup atau batasan sistem yang
mempengaruhi operasi sistem tersebut, disebut dengan lingkungan luar
sistem. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem
tersebut, dengan demikian lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan
dipelihara.
4. Penghubung Sistem ( Interface )
Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lainnya
disebut dengan penghubung sistem atau interface. Melalui penghubung ini
memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke
subsistem lainnya.
5. Masukan Sistem ( Input )
Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem yang dapat
berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
6. Keluaran Sistem ( Output )
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.
7. Pengolah Sistem ( Process )
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan
menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem ( Objective )
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat
deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem
tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuan yang telah direncanakan.
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu :
1. Akurat (Accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.
2. Tepat Waktu (Timelines)
Informasi yang sampai pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi
yang sudah using tidak mempunyai nilai lagi.
3. Relevan (Relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Berdasarkan dari tiga kualitas informasi tersebut dapat disimpulkan bahwa
informasi merupakan info yang penting bagi manajemen dalam mengambil
keputusan. Klasifikasi sistem adalah suatu bentuk integrasi antara satu komponen
dengan komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk
setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Klasifikasi sistem dapat
dikategorikan sebagai berikut :
a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak nampak
secara fisik. Misalnya sistem Teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-
pemikiran hubungan manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik adalah
sistem yang ada secara fisik, dapat dilihat atau diraba, misalnya sistem komputer.
b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Machine System)
Sistem alamiah ini terjadi karena proses alam, tidak dibuat oleh manusia.
Misalnya sistem rotasi bumi, pergantian musim dan lain-lain. Sedangkan sistem
buatan manusia merupakan sistem yang dibangun oleh manusia dengan
memanfaatkan mesin sebagai alat bantu guna menciptakan sistem tersebut.
Sistem buatan manusia ini disebut juga dengan human machine system. Sistem
informasi berbasis komputer adalah contoh dari human machine system, karena
adanya interaksi antara manusia dengan mesin.
c. Sistem Tertentu (Deterministic System) & Sistem Tidak Tentu (Probabilistic
System)
Sistem yang dapat diprediksi tingkah laku masa depannya adalah deterministic,
sedangkan sistem probabilistic, tingkah laku masa depannya tidak dapat
diprediksi, karena mengandung unsur probabilistic.
d. Sistem Terbuka (Open System) dan Sistem Tertutup (Closed System)
Sistem yang terbuka berarti sistem tersebut berhubungan dan dipengaruhi oleh
lingkungan luar. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak
berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar.
2.2 Peralatan Pendukung (Tool System)
Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum
tahap perancangan sistem. Tahap analisa sistem merupakan tahap yang kritis dan
sangat penting, karena kesalahan pada tahap ini akan menyebabkan juga
kesalahan selanjutnya. Proses analisa sistem dalam pengembangan sistem
informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah
dan penyusunan alternative pemecahan masalah yang timbul serta membuat
spesifikasi sistem baru.
Analisa sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan
untuk merancang sistem yang baru. Dapat disimpulkanbahwa sistem adalah
mengetahui masalah yang telah ada pada sistem sehingga dapat dilakukan
perbaikan.
A. Diagram Alus Data (Data Flow diagram)
Diagram arus data merupakan suatu model logis yang menjelaskan tentang
sistem sebagai jarinagn kerja (sub system) dari proses yang berhubungan
denagn tempat penyimpanan data serta dihubungkan pula dengan sumber data
tujuan atau bisa juga diartikan jaringan yang menggambarkan suatu
komputerisasi suatu sistem, baik sistem manual maupun campuran antara
keduanya.
1. Syarat-syarat dari DAD (Diagram Arus Data) adalah sebagai berikut :
a) Di dalam diagram arus data tidak boleh menghubungkan external
entity denagn external entity lainnya secara langsung.
b) Di dalam diagram arus data tidak boleh menghubungkan data store
dengan data store lainnya secara langsung.
c) Di dalam diagram arus data tidak boleh menghubungkan data store
dengan data external entity yang lainnya secara langsung.
d) Setipa proses harus ada arus data (input) yang masuk dan ada juga arus
data yang keluar (output).
2. Cara membuat atau menggambarkan DAD adalah sebagai berikut :
a) Top Down Analysis, mulai dari umum sampai dengan detail.
b) Jabarkan proses sampai denagn sedetail mungkin.
c) Pelihara konsistensi entity, proses, data flow yang terjadi dalam data
flow diagram.
d) Berikan label yang bermakna untuk tiap-tiap symbol.
3. Tahap-tahapan yang ada di dalam Diagram Arus Data adalah :
a) Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data
yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan
untuk menggambarkan keseluruhan dari sistem yang ada.
b) Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses
yang ada didalam diagram konteks, atau dengan kata lain untuk
menggambarkan secara rinci dari diagram konteks.
c) Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses
yang ada didalam diagram nol, atau dengan kata lain untuk penjabaran
secara rinci dari diagram nol.
B. Kamus Data (Data Dictionary)
Secara umum Kamus Data (Data Dictionary) adalah suatu katalog fakta
tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi
yang menjelaskan lebih rinci tentang Diagram Alur Data yang mencakup
proses, alur data dan penyimpanan data.
Dalam perancangan sebuah sistem, kamus data dibuat berdasarkan arus data
yang ada dalam DAD. Dikarenakan arus data bersifat global, maka keterangan
lebih lanjut tentang struktur data dari suatu arus data diterangkan secara rinci
dalam kamus data. Adapun hal-hal yang harus ada dalam kamus data adalah :
1. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir pada
diagram alir data, maka nama dari arus data ini perlu dicatat di
kamus data, sehingga mereka yang membaca diagram alir data dan
memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu
di diagram alir data dapat langsung mencarinya dengan mudah pada
kamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu
dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda
untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lain.
3. Bentuk Data
Arus data dapat yang mengalir dari satu proses ke proses yang
lainnya, data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan. Baik
laporan yang ditulis manual maupun cetakan komputer.
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data berasal dan akan kemana data
menuju, keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data
sehingga memudahkan dalam mencari hubungan data dalam diagram
alur data.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas makna dari arus data yang dicatat didalam
kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan -
keterangan tentang arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini menujukan kapan terjadinya arus data ini, periode perlu
dicatat dalam kamus data sebab mempermudah dalam
mengindentifikasikan kapan laporan atau input data dimasukan dalam
sistem, kapan proses pengerjaan dan kapan laporan-laporan dihasilkan.
7. Volume
Volume perlu dicatat dalam kamus data adalah tentang volume rata-
rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan
banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu,
sedangkan periode puncak menunjukan volume yang terbanyak.
8. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data
yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu
bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang
dijelaskan yang disebut notasi. Notasi atau simbol yang digunakan
dibagi menjadi 2 macam, yaitu sebagai berikut :
a. Notasi tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input
maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan sebagai
berikut :
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X Setiap Karakter
9 Angka Numerik
A Karakter Alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
. Titik, sebagai pemisah ribuan
, Koma, sebagai pemisah pecahan
/ Slash, sebagai tanda pembagi
_ Tanda penhubung
Sumber : Sutarbi (2004:172)
b. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
Dimana notasi yang umum digunakan sebagai berikut :
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= Terdiri dari
+ Dan (and)
( ) Pilihan (Ya atau Tidak)
{ } Iterasi atau perulangan
[ ] Pilih salah satu pilihan
I Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
* Keterangan
@ Petunjuk (key field)
Sumber: Sutarbi (2004:172)
Kamus data dapat menjelaskan data flow diagram lebih mendetail
seperti data flow, proses, dan data store. Dalam menjelaskan arus
data, kamus data harus dapat menjelaskan rincian data yang
mengalir, volume data, tembusan, periode, control, dan keterangan
tambahan. Sedangkan dalam menjelaskan proses, kamus data harus
dapat menjelaskan lebih detail proses tersebut dan aturan – aturan
penggajian.
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Pada masa ini perkembangan sistem teknologi informasi sangat pesat. Sistem
teknologi informasi biasanya diterapkan di organisasi yang dilakukan dengan
menggunakan komputer sebagai alat bantu utama dalam membantu tercapainya
tujuan organisasi, perusahaan maupun instansi yang bersangkutan. Untuk
mendapatkan hasil kerja yang efektif dan efisien, organisasi harus
mengembangkan suatu sistem teknologi informasi yang memungkinkan orang-
orang mempunyai kesempatan berinteraksi dan memanfaatkan sistem teknologi
tersebut untuk membantu mencapai tujuan mereka. Pada Tugas Akhir ini akan
dibahas mengenai Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Penggajian pada
UPT Kurikulum Kec. Tamansari. Kantor Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Kurikulum merupakan pemekaran dari Kantor Kurikulum dan Kebudayaan
Kecamatan Tamansari, yang dahulu Kantor Pendidikan dan Kebudayaan tersebut
dibagi menjadi dua bagian pelayanan yaitu menangani tentang penggajian dan
tentang kesiswaan, pada saat itu masing-masing dipimpin oleh Kepala
Kurikulum dan Kepala Departemen Pendidikan. Setelah penamaannya menjadi
Unit Pelaksana Teknis Kurikulum Kecamatan Tamansari yang awalnya tugas
dari kedua pelayanan tersebut mempunyai pimpinan masing-masing, maka pada
saat ini hanya dikepalai oleh Kepala Kurikulum saja. Dengan perubahan
pelayanan tersebut menyebabkan kekomplekan tentang pengelolaan administrasi
bagi Kantor UPT Kurikulum di Kecamatan Tamansari. Hal ini dikarenakan UPT
Kurikulum tidak hanya menangani satu sekolah saja namun seluruh sekolah di
Kecamatan Tamansari serta seluruh karyawan dan pegawai yang berada di
instansi tersebut. Sekolah yang terdiri dari beberapa guru dan pegawai serta
siswa yang mempunyai jumlah yang cukup banyak, menimbulkan dampak bagi
pihak tata usaha khususnya kasi Tenaga Teknik dan Non Teknik (TTNT) di UPT
Kurikulum menjadi kerepotan dalam mengelola administrasi. Berdasarkan
penelitian yang dilakukan, Pengelolaan administrasi penggajian di Kantor UPT
Kurikulum Kecamatan Tamansari sudah menggunakan komputer sebagai alat
bantu kerja dalam pengelolaan administrasi. Tetapi baru sebatas untuk
mengetik data dan laporan. Sistem yang secara khusus menangani atau
mengelola data administrasi khususnya penggajian belum ada. selama ini
pengelolaan administrasi tersebut masih dilakukan secara manual. Meskipun ada
beberapa data yang sudah tersimpan dalam komputer, tetapi ada beberapa data
yang masih disimpan ke dalam bentuk buku-buku atau lembaran yang
penataannya tidak teratur sehingga menyulitkan bagi petugas untuk memberikan
informasi secara lengkap dan akurat. Misalnya bila ada petugas yang
membutuhkan data Surat Keputusan pegawai atau data-data lainnya harus
melakukan pencarian secara manual. Dengan kurang efisiennya dalam
pengelolaan administrasi tersebut, menimbulkan beberapa masalah, Baik masalah
megenai pengolahan data guru dan pegawai, pencarian data-data tidak dapat
dilakukan secara cepat, dst.
Berdasarkan perkembangan sistem informasi dewasa ini, proses atau kegiatan
yang dilakukan oleh UPT Kurikulum harus sudah mulai diarahkan pada sistem
yang terkomputerisasi yaitu pengolahan data dengan berbasis komputer. Dengan
melihat perkembangan yang ada di kantor UPT Kurikulum Kecamatan
Tamansari, serta berbagai masalah yang dihadapi maka penulis dapat melakukan
suatu penelitian dengan maksud untuk membangun sebuah sistem yang berbasis
komputerisasi yang nantinya dapat dipakai untuk menjawab semua kesulitan dan
membantu menyelesaikan masalah-masalah yang ada di Kantor UPT Kurikulum
Kecamatan Tamansari.
3.2. Sejarah UPTK
Nama instansi : DINAS PENDIDIKAN UPT KURIKULUM XXXI
Alamat : Jln.Raya Ciapus km.7
Kec. TamanSari, Kabupaten Bogor, Jawa Barat.
Tahun berdiri :1989
Kepemilikan : Pemerintah Kabupaten Bogor
Telp : (0251) 486468
UPTK juga memiliki Visi dan Misi sebagai berikut :
1. Visi
Terwujudnya masyarakat Tamansari usia sekolah yang cerdas, terampil,
berbudi pekerti luhur, berbudaya, partisifatif berlandaskan iman dan taqwa.
2. Misi
a. Memberikan pelayanan pendidikan yan prima terhadap masyarakat.
b. Meningkatkan profesionalisme terhadap personal UPT Kurikulum XXXI
Kecamatan Tamansari
c. Meningkatkan mutu pendidikan, relevansi & daya saing TK/SD
d. Memfasilitasi warga untuk menyelenggarakan pendidikan TK/SD
e. Meningkatkan profesionalisme & akuntabilitasi lembaga pendidikan
TK/SD
f. Mengusahakan pengadaan sapras TK/SD
g. Menanamkan nilai-nilai keagamaan, budi pekerti, kepribadian &
kebangsaan yan kuat, Juga memiliki keterampilan serta kemampuan
sehingga dapat mengembangkan sikap toleran, gotong royong untuk
diaplikasikan dalam kehidupan sehari-hari.
3.2.1 Struktur Organisasi dan Fungsi
Adapun Struktur Organisasi UPT Kurikulum XXXI Kec.Tamansari Dinas
Pendidikan Kabupaten Bogor berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Bogor
Nomor 49 tahun 2008 sebagai berikut :
Sumber: Unit Pelaksana Teknis Kurrikulum Kecamatan Tamansari
Gambar III.1 Sturktur Organisasi
Tugas dan fungsi dari organisasi UPT Kurikulum XXXI Kec.Tamansari adalah
sebagai berikut :
a. Kepala Dinas
Sebagai penyampai kebijakan bupati dan menteri pendidikan yang berkaitan
dengan kemajuan pendidikan nasional.
b. Kepala UPTK
sebagai motivator menyampaikan kebijakan dari dinas pendidikan kabupaten
dalam mencerdaskan kehidupan bangsa, juga mensosialisasikan kebijakan
menteri pendidikan. Sebagai pembina kepala sekolah, sebagai unsur muspika.
c. Kasubag TU
menyetujui dan menandatangani pengajuan-pengajuan surat.
d. Pelaksana
Untuk memantau acara atau kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan
baik dalam wilayah UPTK maupun wilayah Sekolah.Dan melaksakan
kegiatan yang ada di UPTK.
e. Kepala sekolah
Mempunyai tugas sebagai menyusun perencanaaan , mengorganisasikan
kegiatan untuk mengarahkan / mengendalikan kegiatan serta
mengkoordinasikan kegiatan, mengadakan rapat pengambilan keputusan dan
mengatur proses belajar mengajar.
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
Sistem berjalan adalah proses keluar masuknya berkas yang terjadi pada suatu
sistem yang sedang berjalan. Tujuan dari pembuatan analisis sistem berjalan ini
adalah untuk mengetahui gambaran secara jelas tentang sistem yang sedang
berjalan di dalam perusahaan atau instansi terkait. Dari analisis ini juga
memungkinkan untuk mengetahui sejauh mana kekurangan dari sistem yang
sedang berjalan.
Sistem yang menjadi pembahasan dalam laporan ini adalah Anallisa
Sistem Penggajian Guru UPT Kurikulum XXXI Kecamatan Tamansari.
Mekanisme penggajian pada UPTK ini masih maual.
Dalam proses penggajian, terdapat beberapa prosedur yakni :
a.Prosedur Penyerahan Absen
Setiap guru harus melakukan absen kehadiran agar dapat diketahui guru yang
bersangkutan hadir atau tidaknya,dan agar dapat diketahui ketidakhadirannya
dalam tiap periode.Absen itu sendiri dilakukan oleh guru yang bersangkutan dan
tidak dapat diwakilkan.Absen akan di rekap tiap akhir periode sebelum di kirim
ke UPTK oleh Bendahara sekolah dan data absen di arsipkan.
b.Prosedur Rekap Data Gaji
Setelah data absen dikirim ke UPTK dan diterima,maka bendahara UPTK
melakukan rekap data absen.berdasarkan slip gaji bendahara membuka kembali
arsip absen dan pangkat untuk melakukan pencocokan.Apabila telah sesuai maka
data gaji akan di rekap berdasarkan dari absen,pangkat dan tunjanagan .
c. Prosedur Pembayaran Gaji
setelah dana dicairkan oleh pemerintah dan dikirim ke bendahara provinsi
berdasarkan rekening bank maka pembayaran gaji dapat dilakukan.setiap
pembayaran gaji guru akan dicatat dan diarsipkan oleh bendahara UPTK dan
data absen yang telah di rekap akan dikirim ke pemda dan gaji dapat diambil
melalui rekening bank. gaji guru dapat diambil oleh bendahara sekolah dengan
menggunakan struk kolektif lalu gaji guru dapat diambil oleh guru yang
disertakan struk gaji.
d . Prosedur Laporan
Setiap akhir periode/akhir bulan bendahara pemda mengirim laporan data absen
dan laporan data gaji berdasarkan rekap yang telah diterima dari UPTK dan juga
laporan tersebut di kirim oleh bendahara pemda ke bendahara provinsi untuk
diperiksa dan diarsipkan.
3.3.1 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Diagram Alir Data merupakan rangkaian simbol-simbol yang menyusun suatu
prosedur dari sebuah sistem dan menunjukan arus data dari dokumennya.
Diagram Alir Data terdiri dari beberapa diagram yang masing-masing
menunjukan tingkatan dari suatu proses. Adapun diagram tersebut meliputi
sebagai berikut :
1. Diagram Konteks
Diagram ini menjelaskan sumber data serta tujuan data yang akan diproses
secara umum dari keseluruhan sistem penggajian guru.
2. Diagram Nol
Diagram ini menjelaskan secara menyeluruh, bertahap dan terperinci proses
penggajian guru.
3. Diagram Detail
Diagram ini menjelaskan arus data secara lebih mendetail dari tahapan proses
penyerahan dokumen, proses pembuatan laporan hingga diterimanya gaji.
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan :
LA : Lembar Absen
DG : Data Gaji
DA : Data Absen
DGR : Data Guru
LKD : Laporan Kolektif Daerah
SG : Slip Gaji
LKW : Laporan Kolektif Wilayah
Gambar III.3 Diagram Level 0 Sistem Berjalan
Keterangan :
DG: Data Gaji
DA : Data Absen
DGR : Data Guru
DRG : Data Rekap Gaji
LKW : Laporan Kolektif Wilayah
LKD : Laporan Kolektif Daerah
SG : Slip Gaji
RB : Rekening Bank
SK : Surat Keputusan
LA : Lembar Absen
Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan 1.0
Keterangan :
DGR : Data Guru
DA : Data Absen
LA : Lembar Absen
Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Berjalan 3.0
Keterangan :
DG : Data Gaji
SG : Slip Gaji
Gambar III.6 Diagram Detail Sistem Berjalan 4.0
Keterangan :
DA: Data Absen
DG: Data Gaji
DRG : Data Rekap Gaji
DGR : Data Guru
LKW : Laporan Kolektif Wilayah
LKD : Laporan Kolektif Daerah
LGU : Laporan Gaji UPTK
3.4 Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus data sistem berjalan adalah catalog dan kebutuhan-kebutuhan informasi
dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analisa untuk
mengidentifikasi data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Adapun kamus
data sistem berjalan pada data dengan berbagai tampilan. Pembentukan analisa
kamus datapada tahap analisa dan perancangan :
1. Arus Data : Data Absen
Alias : DA
Bentuk Data : cetakan Manual
Arus Data : Proses 1.0-Arsip Absen guru
Penjelasan : digunakan untuk kepentingan penggajian
Periode : 1 bulan sekali
Volume : 10 Guru Setiap Sekolah
Struktur Data : Header – Isi – Footer
Header : Nama Guru-NIP-Alamat-tanda tangan kepala sekolah
Isi : Tanggal_lahir, Tempat_lahir, tahun-lahir,
Status,agama,golongan_kepegawaian,jumlah_anak(jik a sudah
menikah).
NIP : Terdiri dari 18 digit
2. Arus Data : Data Penggajian
Alias : DP
Bentuk Data : cetakan Manual
Arus Data : Bendahara-Proses 1.1-Arsip Penggajian
Penjelasan : digunakan untuk kepentingan penggajian
Periode : 1 bulan sekali
Volume : 10 Guru Setiap Sekolah
Struktur Data : Header – Isi .
Header : Nama Guru-NIP-Alamat
Isi : Tanggal_lahir, Tempat_lahir, tahun-lahir,
Status,agama,golongan_kepegawaian,jumlah_anak(jik
a sudah menikah).
NIP : Terdiri dari 18 digit
3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan
Merupakan rangakaian dari proses yang terjadi didalam system berjalan yang
memerlukan dokumen masukan (Input) untuk mendukung berjalannya proses
agar mendapatkan dokumen keluaran (output).
3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan pada penulisan dalam laporan ini adalah segala
bentuk dokumen yang masuk kedalam system penggajian dan diperuntukkan
bagi penggajian guru. Dokumen masukan merupakan dokumen-dokumen yang
akan diolah agar menghasilkan keluaran sesuai dengan yang inginakan. Adapun
dokumen tersebut adalah :
1. Nama dokumen : Data Absen
Fungsi : Sebagai Dokumen pendukung penggajian
Sumber : Bendahara Sekolah
Tujuan : Bendahara UPTK
Media : Kertas (Foto Copy)
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Proses Penggajian
Bentuk : A1
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran yang dihasilkan dari system ini adalah slip gaji.
Dalam setiap proses penggajian tidak mungkin terjadi kesalahan untuk
penggajian untuk penggajian yang satu dengan yang lainnya. Untuk itu
diperlukan ketelitian dalam memeriksa dokumen-dokumen pendukung. Adapun
dokumen tersebut adalah :
1. Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Bukti Pembayaran Slip Gaji
Sumber : Dinas Pendidikan
Tujuan : Guru
Media : Kertas (Fotocopy)
Jumlah Rangkap : 1 lembar
Freakuensi : 1 Slip Gaji Berisi Semua Guru Sekolah Bersangkutan
Bentuk : B1
3.6. Permasalahan
Masih manualnya sistem berjalan yang digunakan, sehingga banyak
terjadi kekurangan disana-sini. Masalah yang dihadapi seperti :
a. Timbulnya keterlambatan pembayaran gaji guru
b . Terjadinya kekeliruan pada laporan data gaji guru
3.7. Alternatif Pemecahan Masalah
a. Digunakan sistem komputerisasi pada penggajian guru dan pembagian gaji
guru dilakukan via bank dengan cara transfer agar tidak terjadi lagi
keterlambatan penerimaan gaji.
b. Untuk menyelesaikan pekerjaan diadakan informasi pengolahan data
berbasis computer agar tidak terjadi lagi kekeliruan pada laporan data gaji
guru
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Dari uraian-urian diatas kami dapat menarik kesimpulan bahwa:
1 . Sistem penggajian di UPTK kecamatan Tamansari sudah baik namun perlu
adanya perubahan agar tidak lagi terjadi keterlambatan dalam penggajian.
2 . Dalam penerimaa gaji sebaiknya diperbaiki dan dilakukan dengan system
transfer via bank
3 . Dalam pencatatan data gaji guru sudah seharusnya menggunakan
komputerisasi agar tidak ada kekeliruan dan data akan lebih mudah di update.
4.2. Saran
1. Menurut kami penggajian guru dilakukan dengan transfer via bank agar lebih
mudah dalam pengambilan gaji dengan ATM.
2. Jika dalam pencatatan data gaji masih manual maka seharusnya pencatan
dilakukan dengan system yang berbasis komputerisasi.