ringsted · web viewi forbindelse med byrådets beslutning den 14. november 2011 om at fastholde,...

Referat

Kultur- og Trivselsudvalget

Møde nr.:

5/2015

Dannet den:

Onsdag den 17-06-2015

Mødedato:

Tirsdag den 16-06-2015

Mødetidspunkt:

17:30 - 20:05

Mødested:

Harhoff

Medlemmer Per Nørhave (PEN) OTorben Lollike (TLO) BLine Lynnerup (LL) VPer Roos (PR) VMette Ahm-Petersen (MAP) APia Fussing (PIF) OFinn Andersen (FA) C

Fraværende

Bemærkninger

Indholdsfortegnelse

Punkt nr. Side

1. Godkendelse af dagsordenen for mødet den 16. juni 20152

2. Sammenlægning af prisuddelinger3

3. Orientering om uddeling af tilskud til frivilligt socialt arbejde9

4. Udvidelse af målgruppen for prisen "årets foreningsleder"11

5. Drøftelse af input fra studietur for Kultur- og Trivselsudvalget14

6. Evaluering af sammenlægning af bibliotek og borgerservice18

7. Anlægsbevilling til udvikling af kasernepark, motionsredskaber m.m.23

8. Anlægsbevilling til Kulturhus etape 225

9. Orientering fra formand og direktør - juni 201527

( Side: 2)

(Referat for Kultur- og TrivselsudvalgetMøde nr. 5/2015 - 16. juni 2015 - kl. 17:30 Side 28)

1. Godkendelse af dagsordenen for mødet den 16. juni 2015

Åben sag

Sagsid:

14/174

Sagen afgøres i:


Bilag:

Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 16-06-2015

Godkendt

2. Sammenlægning af prisuddelinger

Åben sag

Sagsid:

15/8857

Sagen afgøres i:

Byrådet

Bilag:

Indledning

Sagsgang

BY

ØK

ÆGU

PBU

KMU

BUU

KTU

SAMU

Orientering

Indstilling

X

X

X

Beslutning

X

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag skal Byrådet tage stilling til, om man ønsker at slå prisuddelingerne for kommunens priser sammen i ét arrangement.

Beskrivelse af sagen

Kultur- og Trivselsudvalget har ønsket at Byrådet skal tage stilling til om man ønsker at sammenlægge prisuddelingen for

- Foreningslederprisen

- Handicapprisen

- Integrationsprisen

til ét fælles arrangement.

Den 14. november 2011 drøftede Byrådet hvorvidt man ønskede at overrækkelsen af Handicapprisen og Integrationsprisen skulle ske i samme arrangement. Byrådet besluttede, at priserne skulle uddeles hver for sig.

Baggrunden for denne sag er et ønske fra Kultur- og Trivselsudvalgets side om at skabe større opmærksomhed omkring nogle af priserne. Dette grundet i at der er meget forskellig bevågenhed omkring de forskellige prisuddelinger.

Prisuddelingerne i dag:

I dag foregår uddelingen af Handicapprisen og Integrationsprisen på to arrangementer, hvor relevante råd og Byråd inviteres til en reception. Her offentliggøres prismodtageren. Begge prismodtagere modtager en gavecheck på 10.000 kroner sammen med blomster og en gave som synligt minde om prisen.

Prisen for årets foreningsleder uddeles i forbindelse med fejringen af idrættens medaljevindere. Det er formanden for Kultur- og Trivselsudvalget, der offentliggør prisvinderen. Prismodtageren modtager en gavecheck på 10.000 kroner sammen med blomster og en gave som synligt minde om prisen. Arrangementet indeholder middag.

Der deltager omkring 80 personer i arrangementet, hvoraf omkring 10 personer er relateret til foreningslederprisen.

Ud over disse tre arrangementer, afholdes årligt en foreningslederaften.

Foreningslederaftenen er oprindeligt en ”takke-aften” for de folkeoplysende foreninger, men blev i 2011 udvidet til også at omfatte de frivillige sociale foreninger (de foreninger der hører under Servicelovens).

Udgifterne til foreningslederaftenen afholdes fra Folkeoplysningsrådets budget og fra budget til frivilligt socialt arbejde.

Arrangementsudgifter i forbindelse med de tre prisuddelinger, afholdes fra Byrådets konto. Udgifter til modtageren (gave og gavecheck) af integrationspris og handicappris betales fra budgettet til frivilligt socialt arbejde, og fastsættes årligt af Kultur- og Trivselsudvalget.

Forslag til modeller for uddeling af priser:

Model 1:

De tre priser uddeles ved et fælles arrangement. Deltagerkredsen er Byrådet og de råd og udvalg som har interessefællesskab i prisuddelingen. Derudover inviteres fx 10 personer fra hver forening hvor prismodtageren er aktiv - udover prismodtagerne og disses ledsagere.

Arrangementet omfatter udover uddeling af priser også taler fra fx Borgmester og udvalgsformænd samt middag.

Det anslås at der vil deltage omkring 50 personer.

Foreningslederaftenen og fejring af idrættens medaljevindere vil fortsat være to separate arrangementer.

Model 2:

De tre priser uddeles ved foreningslederaftenen

Foreningslederaftenen omhandler udover middag for deltagerne, også et foredrag, hvor man ofte har haft et sportsnavn hver andet år, og en kulturperson hvert andet år. Der deltager omkring 100 personer i aftenen.

Arrangementet omfatter udover priserne som nu, taler fra fx Borgmester, udvalgsformænd og formænd for råd og middag. Endvidere vil der være et foredrag af underholdende art.

Fejring af idrættens medaljevindere vil fortsat være et separat arrangement.

Model 3:

Der afholdes én samlet hyldest/takke-fest til det frivillige foreningsliv. Her inviteres samtlige foreninger med x-antal personer. Man kan overveje at indsnævre foreningsbegrebet, så det fx kun er aktive foreninger indenfor Folkeoplysningsloven og Serviceloven, og som er registreret og aktive i kommunen der inviteres. Hyldestfesten kan fx indeholde følgende:

- Prisuddelinger

- Fejring af idrættens medaljevindere

- 3-retters middag

- Taler

- Kendis som guider gæsterne igennem aftenen og præsenterer talere etc.

- Livemusik

Model 4:

Priserne uddeles som nu og der sker ingen ændringer.

Høring

Sagen er sendt i høring hos

- Folkeoplysningsrådet (behandles på mødet den 12. maj 2015)

- Frivilligrådet (behandles på mødet den 28. maj 2015)

- Integrationsrådet (behandles hurtigst muligt)

- Handicaprådet (behandles på mødet den 12. maj 2015)

Økonomi

Alt efter niveauet, vil den model som man beslutter, kunne betyde en væsentlig merudgift for Byrådets konto.

Vurdering

Administrationen i Erhvervs-, Fritids- og Kommunikationscentrets vurdering er, at der er både fordele og ulemper ved at slå arrangementerne sammen, ligesom der er fordele og ulemper ved at fastholde nuværende koncept.

Fordelene ved at samle prisuddelingen vil bl.a. være et større set-up på dagen til glæde for prismodtagerne. Det er mere uvist, hvorvidt de lokale medier vil dække prisuddelingerne i samme omfang som i dag, idet vurderingen er, at man formentlig ikke får samme spalteplads til hver enkelt pris i samme omfang som i dag.

Såfremt model 2 vælges, vil deltagerkredsen skulle udvides til at omfatte andre foreningstyper, de øvrige råd og hele Byrådet.

Endvidere er det vurderingen, at det vil være svært at placere arrangementet rundt omkring i kommunens forskellige forsamlingshuse eller kulturhuse, som det har været tradition igennem de senere år, idet deltagerkredsen udvides. Arrangementet vil derfor formentlig blive placeret i Ringsted.

Endvidere er vurderingen, at alle priser bør finansieres af Byrådet idet det er Byrådets priser.

Indstilling

Direktionen indstiller at

1. alle priser i fremtiden finansieres af Byrådet.

2. Byrådet vælger en model for fremtidige prisuddelinger.

Beslutning i Folkeoplysningsrådet den 12-05-2015

Folkeoplysningsrådet indstiller, at model 2 godkendes.

Ej til stede: Palle Rasmussen, Anni Hiltunen og Kurt Elfving.

Beslutning i Frivilligrådet den 28-05-2015

Frivilligrådet indstiller, at model 2 eller 3 vælges.

Frivilligrådet har drøftet de forskellige arrangementstyper, og anbefaler, at det skal sikres at arrangementet, uanset type, skal afvikles festligt. Frivilligrådet påpeger endvidere, at det er vigtigt, at arrangementet bidrager til at skabe synlighed omkring foreningslivet i forhold til offentligheden.

Beslutning i Integrationsrådet den 01-06-2015

Integrationsrådet indstiller at model 3 godkendes.

Supplerende sagsfremstilling

I forbindelse med den oprindelige sagsfremstilling, så har administrationen følgende kommentarer:

I forbindelse med Byrådets beslutning den 14. november 2011 om at fastholde, at Handicapprisen og Integrationsprisen skal uddeles hver for sig er på baggrund af det daværende Kultur- og Trivselsudvalgs indstilling. Der er ikke nogen begrundelse tilføjet, andet end at KTU ønsker at overrækkesen ikke sker samtidig. En beslutning om Økonomiudvalget og senere Byrådet vedtog.

Det fremgår af afsnittet ”Høring”, at Integrationsrådet høres ”hurtigst muligt”. Integrationsrådet behandler sagen på sit møde den 1. juni 2015.

Handicaprådet har behandlet sagen på deres møde den 12. maj 2015, men valgte på mødet at udskyde behandlingen til deres næste møde den 9. juni 2015.

Omkring økonomien i arrangementerne, så er det administrationens skøn, at arrangementerne vil koste:

Model 1:

Leje af banketsalen inkl. 2 mikrofoner i Ringsted Kongrescenter

6.200,00

50 personer til reception, kuvertpris 120 kroner ekskl. drikkevarer

6.000,00

Priser (3 x 10.000 kr. + blomster og gaver)

33.000,00

I alt

45.200,00

Model 2:

Leje af forsamlingshus eller anden location

6.000,00

120 personer til middag, kuvertpris 250 kroner ekskl. drikkevarer *

30.000,00

Priser (3 x 1.000 kr. + blomster og gaver)

33.000,00

Foredragsholder

25.000,00

I alt

94.000,00

* Der deltager i dag ca. 100 personer i foreningslederaftenen. Det skønnes, at der vil deltage ca. 120 personer ved en udvidelse.

Model 3:

Leje store sal inkl. 2 mikrofoner i Ringsted Kongrescenter

17.640,00

400 personer til middag, kuvertpris 270 kroner ekskl. drikkevarer *

108.000,00

Priser (10.000 kr. pr. pris) + blomster og gaver (3 x 1.000 kr.)

33.000,00

Konferencier

25.000,00

Liveorkester

25.000,00

Tekniker til lys- og lyd er efter timepris på 425 kr.

3.400,00

Gaver til medaljevindere (80 x 300 (gavekort og gave)) kr.

24.000,00

I alt

236.040,00

* Skønnet at 70 foreninger vil deltage med fem personer + byråd og øvrige råd. Man kan endvidere overveje en egenbetaling for ekstra antal personer hvis en forening ønsker flere personer med.

Model 4:

Middag for medaljevindere og kåring af årets foreningsleder

56.000,00

Reception og kåring af modtageren af årets integrationspris

14.000,00

Reception og kåring af modtageren af årets handicappris

14.000,00

I alt

84.000,00

I model 1,2 og 4 vil der også være udgift til medaljevindere på kr. 24.000.

Beslutning i Handicaprådet den 09-06-2015

DH-siden i Handicaprådet tilslutter sig model 3 i forslaget om et fælles arrangement i forbindelse med prisuddelingerne for de frivillige organisationer, idet det antages, at den dertil forventede merbevilling vedtages - dog med følgende tilføjelse:

- DH vil gerne diskutere muligheden for, at arrangementet afholdes d. 3.12. - dvs. på den internationale handicapdag.

- DH ønsker at arrangementet planlægges med henblik på dels at gøre prisoverrækkelsen mere festlig for prismodtagerne og de øvrige deltagere - her tænkes især på, hvem/hvor mange der er mulighed for at invitere med fra de enkelte organisationer - og dels at der fra arrangørernes side gøres en indsats for, at der bliver fokus på pressedækningen, så de enkelte prismodtagere/områder bliver individuelt portrætteret, så ingen "drukner" i det fælles arrangement.

- DH vil gerne inddrages i den endelige planlægning af det fælles arrangement.

- DH ønsker at det fælles arrangement bliver evalueret efter en forsøgsperiode på 2 år, inden der tages stilling til evt. at gøre den fælles prisoverrækkelse permanent.

Ej til stede: Lisbeth Balling, Britta Nielsen


Kultur- og trivselsudvalget indstiller:

1. at udgiften afholdes inden for den budgetmæssige ramme.

Der var afstemning om model 2:

OPer Nørhave (PEN) O

BTorben Lollike (TLO) B

Line Lynnerup (LL) V

VPer Roos (PR) V

AMette Ahm-Petersen (MAP) A

Pia Fussing (PIF) O

CFinn Andersen (FA) C

For

x

Imod

x

x

x

x

x

x

Undlod

Efterfølgende var der afstemning om model 3:

OPer Nørhave (PEN) O

BTorben Lollike (TLO) B


VPer Roos (PR) V

AMette Ahm-Petersen (MAP) A

Pia Fussing (PIF) O

CFinn Andersen (FA) C

For

x

x

x

x

x

x

Imod

Undlod

x

Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 16-06-2015

Udvalget anbefaler model 3 og bemærker at den præcise dato for eventen bør fastlægges snarest.

Ej til stede: Rikke Hedegaard

3. Orientering om uddeling af tilskud til frivilligt socialt arbejde

Åben sag

Sagsid:

15/511

Sagen afgøres i:


Bilag:

1

Bilag til orienteringssag om § 18 tilskud juni 2015.pdf (64631/15)

Indledning

Sagsgang

BY

ØK

ÆGU

PBU

KMU

BUU

KTU

SAMU

Orientering

x

Indstilling

Beslutning


Kultur- og Trivselsudvalget uddeler hvert år § 18 tilskud til frivilligt socialt arbejde. Tilskuddet gives i henhold til de indsatsområder, der er udpeget, og tilskuddet kan ansøges løbende. Afgørelse om § 18 tilskud træffes administrativt i Erhverv-, Fritids og Kommunikationscentret med efterfølgende halvårlig orientering til Kultur- og Trivselsudvalget.

I denne sag orienteres udvalget om hvilke ansøgninger, der er indtil videre er indkommet og afgjort i 2015.


Der er indkommet 24 ansøgninger om § 18 tilskud, hvoraf en har fået afslag. De øvrige ansøgninger har modtaget helt eller delvist tilskud. Begrundelser for modtagelse af tilskud og for afslag af tilskud fremgår af bilag.

Af disse er tre ansøgninger under kategorien kontinuerlig støtte og drift, hvor der gives tilskud på op til kr. 25.000. De øvrige ansøgninger er under kategorien initiativer, aktiviteter og projekter, der understøtter indsatsområderne, hvor der gives tilskud op til kr. 20.000.

Oversigt over ansøgninger fremgår af bilag.

Ansøgningernes fordeling på indsatsområder:

Indsatsområde

Antal ansøgninger

Ældre og ensomme

9

Særligt udsatte grupper

6

Handicappede

4

Patientforeninger

4

Integration på tværs af etniske grupper

1

Misbrugsområdet ved Café Dagmar

Fast årligt tilskud kr. 395.000

Der er uddelt kr. 171.725 i alt. Herefter resterer kr.154.548 til uddeling i resten af 2015.

Muligheden for at ansøge om det resterende § 18 tilskud vil bliver formidlet af flere forskellige kanaler efter sommer ferien.

Høring

Efter udvalgets behandling af sagen, sendes den til orientering i Ældreråd, Handicapråd, Integrationsråd og Frivilligråd.

Økonomi

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Vurdering

Det er administrationens vurdering, at de uddelte tilskud er omfattet af indsatsområderne for uddeling af § 18 tilskud.

Indstilling

Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.


Orienteringen taget til efterretning.

4. Udvidelse af målgruppen for prisen "årets foreningsleder"

Åben sag

Sagsid:

08/22516

Sagen afgøres i:

Byrådet

Bilag:

1

Retningslinjer for prisen (51290/15)

Indledning

Sagsgang

BY

ØK

ÆGU

PBU

KMU

BUU

KTU

SAMU

Orientering

Indstilling

X

X

Beslutning

X


I denne sag skal Byrådet tage stilling, om man ønsker at udvide målgruppen for prisen ”årets foreningsleder.


Prisen blev uddelt for første gang i 1967. Dengang hed prisen ”Ringsted Kommunes ungdomslederpris”.

I 2009 skiftede prisen navn til ”årets foreningsleder”.

I de gældende retningslinjer for foreningslederprisen fremgår det, at prisen uddeles til en person, som har arbejdet med, eller for børn og unge i en frivillig folkeoplysende forening (idræt, spejder, øvrige foreninger under folkeoplysningsloven). Retningslinjerne vedlægges (se bilag).

Eftersom prisen udelukkende henvender sig til personer der er aktive i en folkeoplysende forening, afskæres personer der arbejder i andre foreningstyper i at blive påskønnet for deres indsats i form af en pris. Som eksempel kan nævnes, at der i Ringsted Kommune ydes en stor frivillig indsats i en lang række af kommunens sociale foreninger. Der vil derfor også kunne findes personer, i denne type af foreninger, der kan være relevante i forhold til at modtage en foreningslederpris.

I gennem de senere år har man i Ringsted Kommune ligestillet de sociale foreninger med de folkeoplysende foreninger på en række områder. Fx får de sociale foreninger i dag stillet kommunale lokaler vederlagsfrit til rådighed, ligesom de sociale foreninger inviteres med til en årlig foreningslederaften – en aften hvor det frivillige foreningsliv takkes for indsatsen.

På uddannelsessiden tilbyder kommunen uddannelser og lederkurser for både de folkeoplysende og sociale foreninger.

På det administrative niveau arbejder medarbejderne der sidder med de to foreningsområder også tæt sammen efter centerdannelsen.

For at påskønne engagerede frivillige der arbejder i foreningslivet udenfor Folkeoplysningsloven, skal Byrådet tage stilling til, om man ønsker at omskrive kriterierne for at komme i betragtning til ”årets foreningslederpris”, eller om man ønsker at oprette en ny pris der kan uddeles til personer der er organiseret i andre foreningstyper end de folkeoplysende foreninger.

Såfremt man ønsker at udvide personkredsen der kan komme i betragtning til ”årets foreningsleder” eller man ønsker at indstifte en ny pris, skal Byrådet tage stilling om man ønsker at afgrænse foreningstyperne til at omfatte nogle bestemte kategorier.

Af foreningstyper kan bl.a. nævnes:

1. Folkeoplysende foreninger (godkendt under Folkeoplysningsloven (idrætsforeninger, spejdere, øvrige, aftenskoler))

2. Sociale foreninger (patient- og handicapforeninger, humanitære foreninger, selvhjælps- og netværksgrupper, misbrugsgrupper) i henhold til Serviceloven

3. Brugergrupper og brugerråd

4. Grundejerforeninger, antennelaug, boligforeninger, vandværker etc.

5. Politiske foreninger

6. Foreninger og grupper som ikke er organiserede under lovgivning, og som Ringsted Kommune ikke har kendskab til

Høring

Folkeoplysningsrådet høres på sit møde den 12. maj 2015.

Frivilligrådet høres på sit møde den 28. maj 2015.

Økonomi


Vurdering

Det er administrationens vurdering, at

- personer som gør et stort frivilligt arbejde indenfor andre foreningstyper end folkeoplysende foreninger også bør have mulighed for at hædres i form af en pris.

- målgruppen bør defineres.

- relevante råd og stående udvalg indstiller kandidat til prisen, som endeligt besluttes af Byrådet.

Indstilling

Direktionen indstiller,

1. at man udvider målgruppen til at omfatte kategorierne 1, 2 og 3 jf. sagsfremstillingen.

2. at relevante råd og stående udvalg indstiller kandidat til prisen, som endeligt besluttes af Byrådet.

Beslutning i Folkeoplysningsrådet den 12-05-2015

Folkeoplysningsrådet har drøftet indstillingen, og har følgende kommentarer:

- Ønske om at der indstiftes en ny pris med egne fundats målrettet foreningerne som nævnt i punkt 2 og 3 i sagsfremstillingen.

- Ønske om at fastholde foreningslederprisen i sin nuværende form.

- Såfremt man vælger at følge administrationens indstilling, ser Folkeoplysningsrådet en udfordring i hvordan man udpeger/indstiller en kandidat, idet kandidaterne repræsenterer forskellige foreningsformer (folkeoplysende, sociale foreninger og brugerråd og brugergrupper).

Ej til stede: Palle Rasmussen, Anni Hiltunen og Kurt Elfving.

Beslutning i Frivilligrådet den 28-05-2015

Frivilligrådet har drøftet sagen og har følgende høringssvar:

· Foreningslederprisen fastholdes som den er nu

· Der indstiftes en Frivilligpris, der målrettes kategori 2 og 3 i sagsfremstillingen

· Priserne uddeles ved det samme arrangement

· Der arbejdes på sigt med at indstifte yderligere priser, der kan bidrage til at understøtte og hædre det frivillige liv.


Kultur- og Trivselsudvalget anbefaler ikke indstillingspunkt 1 godkendt. I stedet indstilles, at der udarbejdes et oplæg til en ny pris for frivillige, som ikke er omfattet af Folkeoplysningsloven.

Kultur- og Trivselsudvalget indstiller, at retningslinjerne for indstilling til foreningslederprisen fastholdes. Udvalget indstiller ligeledes, at oplægget til ny pris indeholder retningslinjer for indstilling.

5. Drøftelse af input fra studietur for Kultur- og Trivselsudvalget

Åben sag

Sagsid:

14/20967

Sagen afgøres i:


Bilag:

1

Studietur KTU 2015 (3).docx - Studietur KTU 2015 (3).docx (65526/15)

Indledning

Sagsgang

BY

ØK

ÆGU

PBU

KMU

BUU

KTU

SAMU

Orientering

Indstilling

Beslutning

X


Kultur- og Trivselsudvalget var på studietur til Herning, Aalborg og Holstebro den 6.-8. maj 2015. Med denne sag fremlægges de opsamlede politiske input fra turen til udvalgets drøftelse.


Studieturen for Kultur- og Trivselsudvalget (program i bilag 1) havde som hovedformål at få inspiration til den kommende kultur-, fritids- og frivillighedspolitik og få inspiration til konkrete planlagte aktiviteter inden for udvalgets område, herunder arbejdet med Helhedsplanen for Ringsted Sportscenter.

På den baggrund var der planlagt et besøg i Herning, Aalborg og Holstebro Kommuner med følgende hovedpunkter:

Herning

Herning som oplevelsesby – tiltrækning og afholdelse af events

Aalborg

Samarbejde mellem idrætsforeninger og folkeskolen

Ombygning af idrætshaller

Eventkultur

Holstebro

Borgerinddragelse, frivillighed og partnerskaber

Sundhedscenter og kobling til idræt

Årets idrætskommune – hvordan?

På baggrund af besøgene i de tre kommuner gennemførte udvalget en kort opsamling på besøgene. Opsamlingen fra udvalgets medlemmer fokuserede på følgende:

Emne

Indhold

Forslag til handling

Helhedsplan for Sportscenter

Udvalget ønsker fokus på værelser/overnatningsmuligheder ved sportscenter

Udvalget har på sit møde i maj 2015 præciseret, at dette skal medtages i den kommende analyse af kommunens idrætsfaciliteter. Det er tilføjet projektbeskrivelsen og vil indgå i analysen.

Udvalget ønsker at sikre involvering af bestyrelsen i Ringsted Sportscenter i arbejdet med Helhedsplanen for sportscentret

Udvalget har på sit møde i maj 2015 præciseret, sportscentrets bestyrelse skal have en plads i følgegruppen omkring den kommende analyse af kommunens idrætsfaciliteter. Dette vil administrationen sikre sker.

Udvalget mener, at der kan skabes vigtige synergier ved et idrætscenter under ét tag

Vurderingen af synergier ved at samle idrætscentret under ét tag medtænkes i processen om Helhedsplan for Sportscentret

Borgerinddragelse

Udvalget tilkendegav stor anerkendelse for arbejdet med borgerinddragelse i Holstebro og ønskede at Ringsted kunne inspireres af dette

Inspirationen har administrationen medtaget i det kommende oplæg til strategi for borgerinddragelse, som hhv. Økonomiudvalg og Byråd vil blive præsenteret for og skal drøfte i juni 2015

Playmaker-funktionen

Udvalget tilkendegav, at de fandt det vigtigt, at der blev arbejdet med en lignende model for koordination mellem idrætsliv/foreningsliv og folkeskolerne for at sikre intentionerne med Folkeskolereformen

Byrådet er forelagt en strategi for Det Åbne børne- og Ungeoområde i Ringsted i juni 2015, hvor funktionen med at koordinere aktiviteterne mellem folkeskolen og foreningerne er beskrevet.

Events

Der er gode muligheder i at arbejde med side-event til større events som i Herning – fx for erhvervsliv, uddannelser mv.

Administrationen vil være opmærksomme på at indbyde andre parter til sideevents ved større kommunale events i Ringsted og vil arbejde for, at kommunen kan indgå i sideevents hos andre aktører i Ringsted – fx Ringsted festivalen eller lignende

At der for at tiltrække og gennemføre større/længerevarende events skal afsættes ressourcer til dette før og under eventen

Administrationen ser to muligheder:

1. Proaktivt: At der udarbejdes et konkret oplæg om, hvordan Ringsted Kommune kan arbejde strategisk og praktisk med tiltrækning og gennemførelse af større events

2. Reaktivt: At administrationen ved gennemførelse af konkrete, større events vil forelægge oplæg til ressourceforbrug til politisk beslutning

Placering af kulturinstitutioner – offentlige funktioner i midtbyen

Både i Herning og Holstebro lå markante kulturinstitutioner (bl.a. bibliotek) og offentlige funktioner i midtbyen til glæde for handlende, caféer, butikker mv.

At Byrådet tager stilling til fremtidig placering af offentlige funktioner fx i forbindelse med konkrete sager om bymidteudvikling eller lignende

Idrætsledere

At der kan arbejdes med at finde og uddanne kommende/unge idrætsledere

At EFK-centret på baggrund af dialog med Folkeoplysningsrådet udarbejder oplæg til aktivitet på området

Bosætning

At der i flere af de besøgte byer arbejdes med at skabe bystolthed gennem markedsføring, aktiviteter mv.

At der i fremtidig markedsføringsplan for kommunen samt øvrige aktiviteter/events indtænkes yderligere fokus på arbejdet med bystolthed i Ringsted Kommune

At der kan arbejdes med, at frivillige kan stille sig til rådighed for besøgende, tilflyttere mv. som i konceptet ”Holstebuddy”

At en model for at inddrage frivillige/borgere udarbejdes i forbindelse med kommende bosætningsinitiativer

Høring

Ingen

Økonomi


Vurdering

Administrationen vurderer, at der er behov for udvalgets drøftelse af, hvilke konkrete handlinger der skal iværksættes i Ringsted Kommune.

Indstilling


1. at opsamlingen på Kultur- og Trivselsudvalgets studietur godkendes

2. at udvalget drøfter eventuelle initiativer på baggrund af studieturen


Indstillingspunkt 1 godkendes.

I forhold til indstillingspunkt 2 ønsker udvalget, at erfaringerne fra Holstebro Kommune om samlet foreningslederfest indgår i overvejelserne om sammenlægning af prisuddeling i Ringsted Kommune.

6. Evaluering af sammenlægning af bibliotek og borgerservice

Åben sag

Sagsid:

13/24859

Sagen afgøres i:

Byrådet

Bilag:

1

Brugerundersøgelse (69145/15)

2

Personalets evaluering (69157/15)

3

Trivselsunderssøgelse EFK Borgerservice 2015.pdf (69179/15)

Indledning

Sagsgang

BY

ØK

ÆGU

PBU

KMU

BUU

KTU

SAMU

Orientering

Indstilling

x

x

Beslutning

x


Byrådet besluttede i december 2014, at der skulle gennemføres en evaluering af sammenlægningen af Bibliotek og Borgerservice senest juni 2015. Med denne sag fremlægger administrationen denne evaluering og lægger op til, at der tages stilling til rammerne for den fremadrettede betjening i Ringsted Bibliotek og Borgerservice.


I forbindelse med vedtagelsen af budget 2014 besluttede Byrådet at sammenlægge Bibliotek og Borgerservice. Ringsted Bibliotek og Borgerservice blev fysisk sammenlagt på Tværallé den 18. august 2014, og Bibliotek og Borgerservice fik samtidig nye betjeningstider (35 timer pr. uge) på baggrund af beslutning truffet i Byrådet 10. marts 2014.

Som en del af beslutningen om sammenlægningen af Bibliotek og Borgerservice er der gennemført budgetreduktioner, der i 2016 vil have en årlig varig effekt på kr. 0,8 mio. I årene 2014 og 2015 er der anvendt kr. 0,6 millioner pr. år til enkeltstående digitaliseringsindsats ift. medbetjening. Disse midler ophører med udgangen af 2015.

Siden sammenlægningen har der både hos medarbejdere og ledelsen været fokus på at skabe sikker drift for at sikre, at borgerne kunne blive betjent på tilfredsstillende vis. Derudover har der igennem hele perioden været arbejdet med at skabe en fælles ny enhed i forhold til kultur og samarbejde – fagligt og socialt. Dermed er der er gennemført en indledende sammensmeltning af opgavevaretagelsen på tværs af Borgerservice og Bibliotek. Endelig har der været fokus på brugen af de fysiske rammer, hvilket bevirker, at det nu drøftes at flytte venteområdet til Borgerservice. Dels for at skærme borgerne bedre, når de betjenes, og dels for at etablere et mere roligt venteområde.

I december 2014 vedtog Byrådet en mindre justering af serviceniveauet for det sammenlagte Bibliotek og Borgerservice på baggrund af en status på sammenlægningen. Justeringen betød, at der delvist kunne flyttes medarbejderressourcer fra de timer, hvor der var færrest brugere af Borgerservice, til de timer hvor der var flest brugere af Borgerservice. Nu er der gennemført en egentlig evaluering af sammenlægningen af Bibliotek og Borgerservice. Evalueringen er sket på baggrund af tre elementer:

1. Spørgeskema til brugerne af Bibliotek og Borgerservice - gennemført i uge 22-23 (bilag 1)

2. Udtræk fra nummersystem med oplysninger om antal ekspeditioner, ventetid mv.

3. Personalets evaluering af sammenlægningen (bilag 2) samt trivselsundersøgelse 2015 (bilag 3)

Hovedkonklusionerne fra evalueringen er i forhold til de tre elementer i evalueringen:

1. Spørgeskema til brugerne

- 80 % af borgerne tilkendegiver, at betjeningen i Borgerservice er over middel eller god. 6 % af borgerne tilkendegiver at betjeningen i Borgerservice er under middel eller dårlig.

- 96 % af de borger, der er blevet betjent på Biblioteket, tilkendegiver at betjeningen er over middel eller god. Ingen angiver utilfredshed med Biblioteket.

- 46 % af borgerne oplever ventetiden som kort eller meget kort, mens 27 % af borgerne tilkendegiver, at de oplever en lang eller meget lang ventetid i Borgerservice.

- 84 % er tilfredse eller meget tilfredse med åbningstiderne i bibliotek og Borgerservice

- 84 % af brugerne af Borgerservice tilkendegiver, at de kommer 2 gange om året eller sjældnere.

- 49 % synes godt om sammenlægningen, 34 % mener ikke det har nogen betydning og 16 % synes sammenlægningen er dårlig.

2. Udtræk af nummersystem

- Antallet af ekspeditioner i Borgerservice blev forud for sammenlægningen estimeret til 15.000 årligt, men i 2015 forventes - på baggrund af nuværende tal - en stigning på 80 % svarende til 27.000 ekspeditioner.

- Borgernes brug af Borgerservice er koncentreret i følgende tidsrum:

· 87 % af alle ekspeditioner foretaget mandage, tirsdage og onsdage ligger fra kl. 11 til kl. 15

· 98 % af alle ekspeditioner torsdage ligger fra kl. 11 til kl. 18

· 64 % af alle ekspeditioner fredage ligger fra kl. 11 til kl. 13, mens 36 % ligger i tidsrummet kl. 13-16

· 2 % af alle ugens ekspeditioner ligger på lørdage

- 28 % af alle besøgende i Borgerservice har en ventetid mellem 10 og 30 minutter, og 11 % af alle besøgende har en ventetid på mere end 30 minutter.

3. Personalets evaluering og trivselsundersøgelse

- Personalet i Borgerservice giver udtryk for, at de har et stort arbejdspres pga. længere åbningstid, at de har fået nye og mere tidskrævende med-betjeningsopgaver, samt at der har været en stor personaleudskiftning.

- Borgernes efterspørgsel af serviceydelser er i stigende grad gået fra kommunens egne områder til brug af selvbetjeningsløsninger hos kommunen, regionen, staten og private og dermed er der en stærk stigende medbetjenings-opgave i Borgerservice.

- Afholdelse af Bibliotekets mange arrangementer er vanskeliggjort. De blev i stor udstrækning afholdt i Bibliotekets centralrum, men da det er tæt på betjeningerne i Borgerservice, er det vanskeligt at afholde arrangementer før Borgerservice er lukket.

- At der med flytningen af Borgerservice til Biblioteket er flyttet en ny borgergruppe med, der har ført til flere voldsomme episoder (5 siden sammenlægningen) på Tværallé til stor gene for borgere og personalet, da der ikke er vagtpersonale tilstede som tidligere i Nørregade 100. Dette udfordrer særligt opfattelsen af Biblioteket som et hyggeligt kulturrum.

- Trivselsmåling 2015 viser, at personalet i Borgerservice tilkendegiver en markant dårligere trivsel end kommunegennemsnittet med et trivselsindeks i Borgerservice på 3,3 mod 5,2 i kommunen generelt.

Administrationen kan se to modeller for at imødekommende de udfordringer, som evalueringen har vist. De fokuserer på enten at afsætte flere ressourcer og/eller at reducere åbningstid.

Målet med begge modeller er at kunne:

· Nedbringe ventetiden og levere flere færdig-betjeninger ved 1. henvendelse

· Håndtere den stigende mængde digitale med-betjeninger

· Skabe grundlag for bedre trivsel på Bibliotek og Borgerservice

Model 1 opretholder det politisk besluttede serviceniveau, mens model 2 reducerer i serviceniveau i kraft af reduceret åbningstid.

Model 1

· Uændret åbningstid (se skema nedenfor)

· Ansættelse af 3 borgerservice-medarbejdere

Model 2

· Reduceret åbningstid – 29 ugentlige timer (se skema nedenfor)

· Modellen bevarer lang åbningstid på de to dage, hvor der traditionelt er flest sene ekspeditioner, ligesom der fortsat er lørdagsåbent

· Ansættelse af 2 borgerservicemedarbejdere

Åbningstider Borgerservice

Mandag

Tirsdag

Onsdag

Torsdag

Fredag

Lørdag

I alt timer

Model 1

11-17.30

11-17.30

11-17

11-19

11-16

11-14

35

Model 2

11-18

11-15

11-15

11-18

11-15

11-14

29

Voldsomme episoder

Evalueringen viser, at der siden sammenlægningen har været 5 voldsomme episoder med borgere. Dette kan håndteres ved at medarbejderne kompetenceudvikles til at kunne håndtere sådanne episoder eller ved at der ansættes en vagt.

Høring

LMU for Ringsted Bibliotek og Borgerservice har deltaget i evalueringen og deres evaluering er vedlagt som (bilag 2).

Økonomi

Bevillingsmæssige konsekvenser af modellerne vil være:

Model 1

Der skal finansieres kr. 1,35 mio. kr. til ansættelser af 3 borgerservicemedarbejdere (fra 2016 og i overslagsårene)

Model 2

Der skal finansieres 0,9 mio. kr. til ansættelse af 2 borgerservicemedarbejdere (fra 2016 og i overslagsårene)

Begge modeller kan gennemføres ved, at biblioteksdelen finansierer udgift til ansættelse af borgerservicemedarbejder(e).

Udgift til ansættelse af vagt anslås til at være kr. 400.000 om året.

Vurdering

Administrationen vurderer, at det er meget positivt, at mange brugere af såvel Bibliotek som Borgerservice vurderer at de får en god service. Men administrationen vurderer, at der skal igangsættes tiltag, for at de politiske målsætninger med sammenlægningen af Borgerservice og Bibliotek kan realiseres fuldt ud. Vurderingen er, at det endnu ikke er lykkes at realisere de gevinster ved borger-selvbetjeningsløsninger, som blev indregnet ved beslutning om sammenlægning af borgerservice og bibliotek.

I bestræbelsen på at nå dette skal der arbejdes med at: 1) Nedbringe ventetiden for borgerne og levere flere færdig-betjeninger ved 1. henvendelse, 2) Håndtere den stigende mængde digitale med-betjeninger og 3) Skabe grundlag for bedre arbejdsmiljø og trivsel på Bibliotek og Borgerservice.

Administrationen vurderer derfor, at der skal sættes ind på 3 områder: Øget sammensmeltning af opgaver, fysiske rammer og ressourcer.

Øget sammensmeltning: Der skal forsat arbejdes med at øge sammensmeltningen af opgaver mellem bibliotek og borgerservice. Arbejdet er startet op og sket omkring lettere faglige opgaver og med-betjening. Men arbejdet har hidtil været vanskeliggjort af stor personaleudskiftning i Borgerservice.

Fysiske rammer: Der bør ske ændringer i de fysiske rammer for at sikre en bedre service for borgere, der bruger Bibliotek og Borgerservice. Bibliotek og Borgerservice arbejder allerede nu på dette på grundlag af de faktiske brugerbevægelser på adressen. Det vil bl.a. føre til ændret venteområde, ny skiltning og nye modtagelses- og med-betjeningsområder, der vil styrke sammensmeltningen af opgaveløsningen.

Ressourcer: Administrationen vurderer, at der er behov for at tilføre ressourcer til Borgerservice.

I forhold til nuværende brugeradfærd vurderer administrationen, at model 2 aktuelt vil skabe de bedste rammer for betjeningen i Borgerservice, idet flere medarbejdere samtidigt kan servicere borgere inden for en kortere åbningstid. Denne model vil desuden i højere grad sikre, at der er en faglig bred dækning af borgerservices ydelser i åbningstiden.

Administrationen vurderer dog også, at der skal arbejdes med formidlingen af Bibliotek og Borgerservices åbningstider, så flest muligt kender disse og kan anvende åbningstiderne i deres helhed. Hvis dette lykkes i nogen grad eller i høj grad, vil model 1 skabe de bedste rammer.

Administrationen vurderer, at finansieringen til ansættelse af medarbejder(e) i Borgerservice kan tages fra biblioteksdelen. Men det vil medføre markante servicereduktioner i forhold til den generelle biblioteksbetjening, afholdelse af arrangementer og til læseunderstøttelse af daginstitutioner og folkeskoler.

Administrationen vurderer desuden, at beslutningen om at ansætte en vagt bør udskydes, således at der er en længere periode til at vurdere behov.

Administrationen vurderer også, at effekten af ovennævnte tiltag skal følges tæt. De skal generere en stigning af selvbetjeninger, og derfor bør evt. ressourcetildeling være tidsbegrænset i en 2 årig periode.

Endelig skal konksekvenser i forhold til beslutning om kanalstrategi for Ringsted Kommune indgå i videre drøftelser om Borgerservice.

Indstilling


1. at evalueringen tages til efterretning

2. at model 1 vælges som ramme for serviceniveau i Borgerservice

3. at udgift til finansiering af model 1- 1,35 mio.kr. – til ansættelse af 3 årsværk i en 2 årig periode indgår i budgetforhandlinger for 2016 og 2017


Kultur- og Trivselsudvalget indstiller,

1. at evalueringen tages til efterretning

2. at model 2 vælges som ramme for serviceniveau i Borgerservice

3. at udgift til model 2 indgår i budgetforhandlingerne for 2016 og 2017

Derudover indstiller Kultur- og Trivselsudvalget, at der gennemføres en evaluering af bibliotek og borgerservice i juni 2016.

7. Anlægsbevilling til udvikling af kasernepark, motionsredskaber m.m.

Åben sag

Sagsid:

12/17662

Sagen afgøres i:

Byrådet

Bilag:

Indledning

Sagsgang

BY

ØK

ÆGU

PBU

KMU

BUU

KTU

SAMU

Orientering

x

Indstilling

x

x

Beslutning

x


Der skal tages stilling til frigivelse af anlægsbevilling på 0,5 mio. kr. til finansieringen af motionsredskaber, motionsstier m.m. til kaserne parken.


På budget 2014 blev der samlet afsat et rådighedsbeløb på 0,5 mio. kr. i 2014 -15 til udvikling af Ringsteds Kaserne park, 300.000 kr. i 2014 og 200.000 kr. i 2015. Rådighedsbeløbet afsat i 2014 blev efterfølgende overflyttet til 2015. De samlede midler er blevet afsat til etablering af motionspladser, motionsstier og sundhedsspor m.m. på det grønne område ved kaserne parken.

Faciliteterne foreslås placeret således, at de giver den bedst mulige udnyttelse af parkens areal. Dette gøres på baggrund af en grøn helhedsplan, der samtidig tager hensyn til udvikling af naturen, de grønne områder generelt, en fremtidig effektiv pleje samt mulighederne for rekreation og en attraktiv brug af området.

Helhedsplanen er ved at blive udarbejdet og fremlægges som samlet sag for udvalget i september 2015. Med henblik på at sikre fremdrift i etableringen af motionsredskaber mv. på baggrund af et konkret udbud, skal der tages stilling til eventuel frigivelse af det afsatte rådighedsbeløb. Den fulde implementering af helhedsplanen afventer udvalgets godkendelse samt eventuel finansiering på budget 2016.

Høring

Ingen.

Økonomi

Der er i budgettet afsat rådighedsbeløb på i alt 0,5 mio. kr. i 2015 til anlægsprojektet ”Udvikling af Kasernepark, motionsredskaber m.m.” Der tages i denne sag stilling til en hvorvidt der kan frigøres en anlægsbevilling på 0,5 mio. kr. til projektet, finansieret af det afsatte rådighedsbeløb.

Vurdering

Administrationen vurderer, at motionsredskaberne, etablering af sundhedsspor m.m. er vigtige elementer i udviklingen af kaserneparken. Parken vil således i højere grad blive et nærrekreativt område for en stor del af byens befolkning, der samtidig vil kunne skabe rammerne for mange forskellige brugergrupper og aktiviteter. Samtidig vurderer administrationen, at anlægsbevilling til motionsredskaber mv. med fordel kan frigøres nu med henblik på, at sikre fremdrift i projektet. En eventuel frigørelse af disse midler vurderes ikke, at foregribe en eventuel vedtagelse af den samlede helhedsplan for Kaserneparken i september 2015.

Indstilling


1. at der gives en anlægsbevilling på 0,5 mio. kr. til projektet ”Udvikling af Kasernepark, motionsredskaber m.m.”

2. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål.

3. at udvalget forelægges et udkast til samlet helhedsplan for Kaserneparken i september 2015.


Orientering taget til efterretning.

8. Anlægsbevilling til Kulturhus etape 2

Åben sag

Sagsid:

13/7355

Sagen afgøres i:

Byrådet

Bilag:

Indledning

Sagsgang

BY

ØK

ÆGU

PBU

KMU

BUU

KTU

SAMU

Orientering

x

Indstilling

x

x

Beslutning

x


Byrådet godkendte den 12. januar 2015 en anlægsbevilling på 0,185 mio. kr. til projektering af etape 2 på Kulturhuset - ombygning på 1. sal.

Der skal nu tages stilling til en anlægsbevilling til gennemførelse af ombygningen.


Etape 2 på Kulturhuset består af en ombygning på 1. salen. I dag er 1. salen indrettet med to større alrum, køkken, spisekammer, opvaskerum, to værkstedsrum, to toiletter og nogle depotrum.

De to store alrum bevares, resten af rummene er utidssvarende og meget uhensigtsmæssigt indrettet.

Der indrettes et stort og funktionelt køkken med god bordplads og plads til foreningsskabe. Der indrettes to toiletter og et handicaptoilet. Der indrettes et rum ved elevatoren, hvor der er plads til en lerovn og opbevaring af ler.

Der er afsat 1.6 mio. kr. til gennemførelse af etape 2 og der er overført et restbeløb på 0,2 mio. kr. fra gennemførelse af etape 1 i 2014. I alt 1.8 mio. kr.

I forbindelse med prisindhentningen, er der endvidere indhentet særpriser på blandt andet udskiftning af gulv i det ene alrum, udskiftning af tagvindue i alrum og etablering af foldevæg mellem to alrum.

Økonomi efter prisindhentning:

Håndværkerudgifter

0,927 mio. kr.

Særpriser

0,346 mio. kr.

Ekstern rådgivning

0,185 mio. kr.

Intern rådgivning

0,035 mio. kr.

Uforudsete udgifter

0,307 mio. kr.

SUM

1,8 mio. kr.

Der er tidligere givet en anlægsbevilling på 0,185 mio. kr. til projektering. Der skal nu tages stilling til en anlægsbevilling på 1,615 mio. kr. – den samlede sum fratrukket anlægsbevillingen til projektering.

Der er afsat et større beløb til uforudsete udgifter end normalt, da kvaliteten af blandt andet eksisterende el-, vand-, varme- og afløbsinstallationer først er kendt i forbindelse med nedrivningen af dem og fordi der generelt er større risiko for ”overraskelser” i forbindelse med renovering af ældre bygninger.

Det forventes at ombygningen står færdig med udgangen af oktober 2015.

Høring

Ingen.

Økonomi

På anlægsbudgettet for 2013, 2014 og 2015 er der afsat 2 mio. kr. om året til områdefornyelse i Ringsted bymidte. Derudover indhentes 3 mio. kr. fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter – i alt 9 mio. kr. Heraf er afsat i alt 3 mio. kr. til renovering af Kulturhuset.

Der er afsat 1,6 mio. kr. til gennemførelse af etape 2 og der er overført et restbeløb på 0,2 mio. kr. fra gennemførelse af etape 1 i 2014, i alt 1.8 mio. kr.

Der skal tages stilling til en anlægsbevilling på 1,615 mio. kr. til gennemførelse af etape 2 på Kulturhuset finansieret af det afsatte rådighedsbeløb.

Vurdering

Administrationen vurderer, at ombygningen kan gennemføres for det afsatte rådighedsbeløb.

Indstilling


1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 1,615 mio. kr. til Kulturhuset – etape 2

2. at anlægsbevillingen finansieres af det afsatte rådighedsbeløb, til samme formål.


Orientering taget til efterretning.

9. Orientering fra formand og direktør - juni 2015

Åben sag

Sagsid:

14/172

Sagen afgøres i:


Bilag:


Intet

Underskriftsside

Per Nørhave (PEN) O

Torben Lollike (TLO) B


Per Roos (PR) V

Mette Ahm-Petersen (MAP) A

Pia Fussing (PIF) O

Finn Andersen (FA) C

ringsted · web viewi forbindelse med byrådets beslutning den 14. november 2011 om at fastholde,...

Documents