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RICOHカンタンファクス仕分け for Cloud 使い始めガイド EMPOWERING DIGITAL WORKPLACES

ご使用の前に

RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud は、複合機本体に蓄積されたファクス受信文書をクラウドス

トレージへ転送するアプリです。

利用できるクラウドストレージは、Box、OneDrive for Business、SharePoint Online です。

• ご使用の前に、必ず複合機本体の設定で、ファクス受信文書の蓄積設定をしてください。

• 送信元ファクス番号による仕分けをするためには、ナンバー・ディスプレイ契約が必要です。

• 以下の場合は、クラウドへファクス転送されませんのでご注意ください。

・複合機本体の設定で、ファクス受信文書の蓄積設定をしていない

・複合機本体の電源オン直後など、RICOH カンタンファクス仕分け for Cloudが起動していない

・本体の初期設定操作中など、RICOH カンタンファクス仕分け for Cloudが動作できない状態

1. 仕分けパターンの検討

転送されたファクス受信文書を、クラウドストレージ上のフォルダーにどのように仕分けするかを検討

してください。

選択できる仕分けパターンは、以下のとおりです。

パターン 仕分け方法

【A】 送信元ファクス番号による仕分け

【B】 受信機器と送信元ファクス番号による仕分け

【C】 受信機器＋回線種別と送信元ファクス番号による仕分け

【D】 受信年月による仕分け

【E】 受信機器と受信年月による仕分け

【F】 受信機器＋回線種別と受信年月による仕分け

＜送信元ファクス番号で仕分ける場合のフォルダー階層例＞

パターン OneDrive for Business / SharePoint Online Box

【A】

パターン OneDrive for Business / SharePoint Online Box

【B】

【C】

＜受信年月で仕分ける場合のフォルダー階層例＞

パターン OneDrive for Business / SharePoint Online / Box共通

【D】

【E】

【F】

• 受信機器に［設置場所］が設定されている場合、フォルダー名に設置場所が追加されます。

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2. 仕分け定義表の準備

送信元ファクス番号ごとに、送信元名称と通知メールアドレスを設定した仕分け定義表を作成します。

1. 仕分け定義表のテンプレートファイルをダウンロードします。

2. http://blog.ricoh.co.jp/rsi/fax-sort/ からダウンロードしたファイルを Excelで開き、テン

プレート内の説明を確認します。

仕分け定義表に記載された記入例・注意事項をよくお読みください。

「1.仕分けパターンの検討」で選択したパターンの記入方法シートを参照してください。

パターン 参照シート

【A】送信元ファクス番号による仕分け 記入方法Ⅰ

【B】受信機器と送信元ファクス番号による仕分け 記入方法Ⅱ

【C】受信機器＋回線種別と送信元ファクス番号による仕分け 記入方法Ⅱ

【D】受信年月による仕分け 記入方法Ⅰ

【E】受信機器と受信年月による仕分け 記入方法Ⅱ

【F】受信機器＋回線種別と受信年月による仕分け 記入方法Ⅱ

3. 「ファクス仕分け定義表」シート（1シート目）に仕分け定義を入力します。

仕分け定義は最大 2,500 件まで追加できます。

4. 仕分け定義表ファイルを保存します。

• 送信元ファクス番号による仕分けが不要な場合やナンバー・ディスプレイを契約していない場合は、ダウンロ

ードしたファイルをそのままご利用ください。

• 仕分け定義表は、最新版をダウンロードして作成してください。ただし、仕分け定義表の「記入方法Ⅰ」シー

ト、および「記入方法Ⅱ」シートの項番１に当てはまる運用の場合は、2021/06/09 以前にダウンロードした

仕分け定義表ファイルをそのままお使いいただけます。

3. クラウドストレージの設定

クラウドストレージの設定を行います。

1. クラウドストレージで、ファクス保管先のフォルダーを作成します。

2. ファクス保管先のフォルダーを、ファクス文書を閲覧するメンバーに共有します。

3. 仕分け定義表ファイルを、ファクス保管先のフォルダーとは別のフォルダーにアップロード

します。

• 仕分けをしない設定の場合でも、仕分け定義表ファイルはアップロード先のフォルダから削除や移

動をしないでください。仕分け定義表がないとファクスの転送はできません。

誤って削除しないよう、仕分け定義表ファイル名に【削除禁止】などの文字を入れることをお薦め

します。

4. ファクス仕分けアプリの設定

リコーワークプレイス管理サイト で、管理者アカウントの初期設定とファクス仕分けアプリの設定

を行います。

1. テナント管理者の初回ログイン方法 に従い、テナント管理者のアカウントでログインし、

パスワードを変更します。

2. 外部サービスと連携する に従い、利用するクラウドストレージ（Office 365または Box）

と連携します。

3. ファクス仕分けアプリの設定を行います。

① ［管理者モード］を ON にし、［アプリ設定（管理者）］を選択します。

② ［アプリ管理］の［ホーム］で、［ファクスクラウド連携］を選択します。

③ ［ファクスクラウド連携］を選択します。

④ 設定画面で各項目を設定し、保存します。

［仕分け定義表ファイル］では、「3.クラウドストレージの設定」の手順 3 でアップロードした

仕分け定義表ファイルを指定してください。

［仕分け設定］の項目の値は、「1.仕分けパターンの検討」で選択したパターンによって異なり

ます。

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パターン 機器毎の仕分け 仕分け情報

【A】送信元ファクス番号による仕分け しない 送信元ファクス番号

【B】受信機器と送信元ファクス番号による仕分け 機器毎 送信元ファクス番号

【C】受信機器＋回線種別と送信元ファクス番号

による仕分け

機器＋回線 送信元ファクス番号

【D】受信年月による仕分け しない 年月

【E】受信機器と受信年月による仕分け 機器毎 年月

【F】受信機器＋回線種別と受信年月による仕分け 機器＋回線 年月

• 設定項目［仕分け情報］が［送信元ファクス番号］のとき、仕分け定義表に「送信元ファクス番号」と対応す

る「送信元名称」が登録されていないと、ファクス文書は「ファクス受信トレイ」というフォルダーに転送さ

れます。このフォルダー名は設定項目［未定義ファクス保管フォルダー名］で変更できます。

5. 複合機の設定

複合機で初期設定を行います。

1. 操作パネルで［カンタンファクス仕分け for Cloud］（ ）を押します。

2. 機器とテナントを関連付ける の手順に従い、機器とテナント IDを関連付けます。

複合機本体に蓄積されたファクス受信文書が、クラウドストレージに転送されるようになります。

• クラウドストレージへの転送後も、ファクス受信文書は複合機本体に蓄積されたまま残ります。ク

ラウドストレージへ転送完了したファクスの蓄積受信文書を複合機本体から定期的に削除する運用

としたい場合は、「6.ペーパーレス運用の設定（任意）」を参考に設定してください。

• 蓄積受信文書数が上限に達している、または蓄積領域が不足して蓄積できないときは、複合機本体

の設定に従って処理されます。蓄積できないときの動作については、複合機の使用説明書を参照し

てください。

6. ペーパーレス運用の設定（任意）

ペーパーレスで運用する場合、クラウドストレージへ転送完了したファクスの蓄積受信文書を、複合機

本体から定期的に削除するように設定できます。

• この設定には、クラウドストレージの不具合（ファクス受信文書ファイル登録動作の不具合を含む）

や、クラウドストレージ上での操作による、ファクス受信文書の喪失リスクがあります。クラウド

ストレージでの文書喪失リスクを考慮し、バックアップのために必ずメモリー転送（フォルダー）

を併用するよう設定してください。

• バックアップが未設定の場合や、クラウドストレージ側の不具合、お客様による誤操作等があった

場合において、弊社はそのデータについての保証はいたしかねます。

• この設定が可能な機種については、商品サイト の「対応機種」を参照してください。

1. 不要なファクスの蓄積受信文書を削除します。

不要な蓄積受信文書はすべて削除することを推奨します。

未確認の文書は、必ず確認してから削除してください。

• クラウドへの文書転送遅延などで、稼働開始後に本体の蓄積受信文書が上限に達した場合は、複合

機本体の設定に従って処理されます（ペーパーレス運用ができません）。目安として、少なくとも 3

日で満杯にならない程度の空き容量は確保してください。蓄積受信文書の上限（最大値）は、複合

機の使用説明書を参照してください。

• 蓄積受信文書の削除方法については、複合機の使用説明書（ファクス）を参照してください。操作部で削除す

る方法と、Web Image Monitor で削除する方法があります。

2. 蓄積受信文書をバックアップするため、複合機でメモリー転送（フォルダー）の設定をします。

• メモリー転送（フォルダー）の設定方法については、複合機の使用説明書（ファクス）のファクス受信文書を

フォルダーに転送する手順を参照してください。

3. 操作パネルで［カンタンファクス仕分け for Cloud］（ ）を押します。

4. ［管理者設定］を押します。

5. ［転送に成功したファクス受信蓄積文書を自動的に削除する］にチェックを付け、［OK］を押

します。

6. 確認画面で［OK］を押します。

本設定以降、受信したファクスの蓄積文書は、クラウドストレージへの転送完了後に自動的に削除

されるようになります。

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• クラウドストレージへの転送完了後、蓄積受信文書が削除されるまで、最短 3時間～最長 7時間か

かります。（通信断等が発生しない場合）

• メモリー転送（フォルダー）を設定した場合、メモリー転送ジョブ完了後に蓄積が実行され、クラ

ウドストレージへの転送が実行されます。

2021 年 6 月 © 2020,2021 Ricoh Co., Ltd..