resumen ejecutivo del proyecto v 29-09-09 · pág. 1 de 69 resumen ejecutivo del resultado ......

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DDEE TTRRÁÁMMIITTEESS PPAARRAA EELL SSEECCTTOORR PPÚÚBBLLIICCOO””

Área de Articulación y Gestión Área de Desarrollo

Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en línea

© República de Colombia - Derechos Reservados

Bogotá, D.C. septiembre de 2009

RREESSUUMMEENN EEJJEECCUUTTIIVVOO RREESSUULLTTAADDOO DDEELL PPRROOYYEECCTTOO OOPPTTIICCAA

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FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Título: RESUMEN EJECUTIVO RESULTADO DEL PROYECTO OPTICA

Fecha elaboración

aaaa-mm-dd: 2009 – 09 – 23

Sumario:

El presente documento contiene el resumen ejecutivo del resultado del

proyecto PNUD/COL/00042564 PROGRAMA DE RENOVACIÓN DE LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA – PRAP / REALIZAR EL DESARROLLO DE UNA

ESTRATEGIA GENERAL DE AUTOMATIZACIÓN DE TRÁMITES PARA EL

SECTOR PÚBLICO.

Palabras Claves: OPTICA – resumen ejecutivo – resultados del proyecto

Formato: Word Lenguaje: Español

Dependencia: Área de Articulación y Gestión

Código: Versión: 3.0 Estado:

Categoría:

Autor (es): everis

Revisó:

Claudia Patricia Hernández

Consultor

Área de Articulación y Gestión

Programa Gobierno en línea

Aprobó:

Francisco Camargo Salas

Director Área de Articulación y

Gestión

Programa Gobierno en línea

Firmas:

Información

Adicional:

Ubicación: \Poira\Areas\Articulación y Gestion\Proyecto Óptica\Documento

ÁÁRREEAA DDEE AARRTTIICCUULLAACCIIÓÓNN ÁÁRREEAA DDEE DDEESSAARRRROOLLLLOO

PPRROOGGRRAAMMAA AAGGEENNDDAA DDEE CCOONNEECCTTIIVVIIDDAADD EESSTTRRAATTEEGGIIAA DDEE GGOOBBIIEERRNNOO EENN LLÍÍNNEEAA

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA No.

SOLICITUD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1.0 10-06-2009 everis Versión inicial

2.0 17-06-2009 everis Ajustes del documento con observaciones del Programa Gobierno en línea

3.0 23-09-09 everis Ajustes del documento con observaciones del Programa Gobierno en línea


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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................................... 12

1. ANTECEDENTES .................................................................................................................................................................. 12

1.1 MARCO LEGAL ................................................................................................................................................................. 12 1.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO ........................................................................................................................................ 12

2. OBJETIVOS DEL PROYECTO ........................................................................................................................................... 12

2.1 OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................................................... 12 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................................................................................................... 12

3. METODOLOGÍA ................................................................................................................................................................... 12

3.1 PREPARACIÓN DEL PROYECTO ......................................................................................................................................... 12 3.2 IDENTIFICACIÓN DE CADENAS DE TRÁMITES ................................................................................................................... 12 3.3 DISEÑO PLAN DE OPTIMIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE CADENAS DE TRÁMITES .......................................................... 12 3.4 OPTIMIZACIÓN DE 6 CADENAS DE TRÁMITES ................................................................................................................... 12

4. EQUIPO DE TRABAJO ....................................................................................................................................................... 12

4.1 LÍDERES DEL PROYECTO OPTICA Y DE LAS CADENAS DE TRÁMITES OPTIMIZADAS........................................................ 12 4.2 ENTIDADES INVOLUCRADAS EN LAS CADENAS DE TRÁMITES OPTIMIZADAS .................................................................... 12 4.2.1 SOLICITUD DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS ................................................................................................................ 12 4.2.2 SOLICITUD, RENOVACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE REGISTRO SANITARIO........................................................................... 12 4.2.3 SOLICITUD DE PENSIÓN POR VEJEZ ANTE EL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES .............................................................. 12 4.2.4 AFILIACIÓN ÚNICA ELECTRÓNICA AL SISTEMA DE LA PROTECCIÓN SOCIAL ................................................................... 12 4.2.5 EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE INFORMES POR TRÁFICO DE ESTUPEFACIENTES PARA SUSTANCIAS QUÍMICAS

CONTROLADAS.............................................................................................................................................................................. 12 4.2.6 INSPECCIÓN FÍSICA SIMULTÁNEA DE MERCANCÍAS – RÉGIMEN EXPORTACIÓN – PUERTOS AEROPUERTOS Y PASOS DE FRONTERA ..................................................................................................................................................................................... 12

5. ACTIVIDADES POR ETAPA Y PRODUCTOS ENTREGADOS ................................................................................... 12

5.1 ETAPA 1 - PREPARACIÓN DEL PROYECTO......................................................................................................................... 12 5.2 ETAPA 2 - IDENTIFICACIÓN DE CADENAS DE TRÁMITES ................................................................................................... 12 5.3 ETAPA 3 - DISEÑO PLAN DE OPTIMIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE CADENAS DE TRÁMITES .......................................... 12 5.4 ETAPA 4 - OPTIMIZACIÓN DE 6 CADENAS DE TRÁMITES .................................................................................................. 12

5.4.1 LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN........................................................................................................................... 12 5.4.2 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL ................................................................................................................................ 12 5.4.3 MODELO DE OPTIMIZACIÓN........................................................................................................................................... 12 5.4.4 MARCO NORMATIVO ...................................................................................................................................................... 12 5.4.5 ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES MEDIANTES CASOS DE USO............................................................ 12 5.4.6 ESTIMACIÓN DE COSTOS................................................................................................................................................ 12 5.4.7 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS.................................................................................................................................... 12

5.5 DOCUMENTO CON DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS OPTIMIZADOS Y LA SOLUCIÓN DE AUTOMATIZACIÓN DE LAS 6 CADENAS DE TRÁMITES SELECCIONADAS ..................................................................................................................................... 12 5.5.1 SOLICITUD DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS ................................................................................................................ 12 5.5.2 SOLICITUD, RENOVACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE REGISTRO SANITARIO........................................................................... 12 5.5.3 SOLICITUD DE PENSIÓN POR VEJEZ ANTE EL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES .............................................................. 12 5.5.4 AFILIACIÓN ÚNICA ELECTRÓNICA AL SISTEMA DE LA PROTECCIÓN SOCIAL ................................................................... 12 5.5.5 EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE CARENCIA DE INFORMES POR TRÁFICO DE ESTUPEFACIENTES PARA SUSTANCIAS QUÍMICAS CONTROLADAS ............................................................................................................................................................ 12



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5.5.6 INSPECCIÓN FÍSICA SIMULTÁNEA DE MERCANCÍAS – RÉGIMEN EXPORTACIÓN - PUERTOS, AEROPUERTOS Y PASOS DE FRONTERA ..................................................................................................................................................................................... 12 5.6 INFORME DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS............................................................... 12 5.6.1 CURSO “PRESENTACIÓN DE LAS METODOLOGÍAS DE IDENTIFICACIÓN, PRIORIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE CADENAS DE

TRÁMITES DEL ESTADO COLOMBIANO”. ........................................................................................................................................ 12 5.6.2 INSTRUCCIÓN PARA EL “MANEJO DEL PROGRAMA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE CADENAS Y SUBCADENAS DE TRÁMITES” 12 5.6.3 SEMINARIO – TALLER “OPTIMIZACIÓN DE LAS CADENAS DE TRÁMITES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA COLOMBIANA – UNA TENDENCIA ACTUAL PARA LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO” ............................................................................................. 12

6. EJECUCIÓN CONTRACTUAL ........................................................................................................................................... 12

7. LECCIONES APRENDIDAS, RECOMENDACIONES Y FACTORES DE ÉXITO .................................................... 12

7.1 LECCIONES APRENDIDAS.................................................................................................................................................. 12 7.2 RECOMENDACIONES......................................................................................................................................................... 12 7.3 FACTORES DE ÉXITO......................................................................................................................................................... 12

8. REFERENCIAS ..................................................................................................................................................................... 12

9. ANEXOS ................................................................................................................................................................................. 12

8.1 ENTIDADES Y SERVIDORES PÚBLICOS QUE PARTICIPARON EN LA OPTIMIZACIÓN DE LAS CADENAS DE TRÁMITES

PRIORIZADAS................................................................................................................................................................................. 12 8.2 PRESENTACIONES GRAT – PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA ........................................................................................... 12


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RELACIÓN DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Etapas de ejecución del proyecto OPTICA. ------------------------------------------------------------------------------ 12

Ilustración 2. Tabla conexión de Cadenas de Trámites. -------------------------------------------------------------------------------- 12

Ilustración 3. Ejemplo Cadenas de Trámites. --------------------------------------------------------------------------------------------- 12

Ilustración 4. Matriz de priorización de Cadenas de Trámites.------------------------------------------------------------------------ 12

Ilustración 5. Etapas optimización de Cadenas de Trámites.-------------------------------------------------------------------------- 12

RELACIÓN DE TABLAS

Tabla 1. Líderes del proyecto OPTICA y de las Cadenas de Trámites optimizadas. ----------------------------------------------------- 12 Tabla 2. Productos esperados y entregados etapa 1. ----------------------------------------------------------------------------------------- 12 Tabla 3. Resumen de información recibida y analizada . ------------------------------------------------------------------------------------ 12 Tabla 4. Productos esperados y entregados etapa 2. ----------------------------------------------------------------------------------------- 12 Tabla 5. Productos esperados y entregados etapa 3. ----------------------------------------------------------------------------------------- 12 Tabla 6. Productos esperados y entregados etapa 4. ----------------------------------------------------------------------------------------- 12 Tabla 7. Agenda de capacitación DAFP. ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Tabla 8. Entidades y Servidores Públicos participantes en el Seminario Taller.---------------------------------------------------------- 12 Tabla 9. Agenda del Seminario Taller.---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Tabla 10. Resultados medición de satisfacción de los asistentes. --------------------------------------------------------------------------- 12 Tabla 11. Presentaciones Cadenas de Trámites Sesión de Clausura. ---------------------------------------------------------------------- 12 Tabla 12. Ejecución contractual. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12



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INTRODUCCIÓN

a necesidad sentida de cambio en la Administración Pública a favor del ciudadano con el fin de

facilitar su interacción con el Estado y en cumplimiento de la normatividad establecida para la

racionalización y automatización de trámites, enmarcó el proyecto adelantado por la Unión Temporal

Universidad Sergio Arboleda – everis para identificar, priorizar y optimizar las Cadenas de Trámites del

Estado colombiano.

El Gobierno de Colombia y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), suscribieron el

Acuerdo Básico de Cooperación el 29 de mayo de 1974 y bajo los términos de dicho Acuerdo convinieron la

realización del proyecto COL/00042564 con el Ministerio de Comunicaciones – Agenda de Conectividad

para la administración del Contrato de Préstamo BID-1561-OC-CO PROGRAMA DE RENOVACION DE LA

ADMINISTRACION PUBLICA. En desarrollo del mismo el PNUD convocó el proceso No. 70236 con fin de

adelantar el proyecto “REALIZAR EL DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA GENERAL DE AUTOMATIZACIÓN

DE TRÁMITES PARA EL SECTOR PÚBLICO” que una vez adjudicado mediante el contrato 4292 del 5 de

octubre de 2007 se denominó proyecto OPTICA (Optimización de Cadenas de Trámites). Por solicitud del

Programa Agenda de Conectividad mediante el Otrosí No.2 del 12 de septiembre de 2008 se adicionó al

contrato el desarrollo de la “Optimización y Definición de los Lineamientos Tecnológicos del proceso de

inspección física simultánea de carga en los nodos de transferencia”.

El presente resumen ejecutivo resalta los puntos más relevantes de la ejecución del proyecto para lo cual

se presentan siete capítulos así: El primer capítulo se presenta los antecedentes del proyecto detallando el

marco legal y su justificación; el segundo capítulo establece los objetivos generales y específicos; el tercer

capítulo señala la metodología utilizada teniendo en cuenta las etapas establecidas para el Proyecto en el

proceso licitatorio; el cuarto capítulo relaciona las entidades y servidores públicos que lideraron la

optimización de las Cadenas de Trámites priorizadas por el Proyecto; el quinto capítulo especifica las

actividades por etapa y productos entregados, el cual incluye los resúmenes ejecutivos de las Cadenas de

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Trámites optimizadas; el sexto capítulo establece los principales hitos de la ejecución contractual y

finalmente, el séptimo capítulo distingue las lecciones aprendidas y factores de éxito.



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1. ANTECEDENTES

a pérdida de confianza del ciudadano en la capacidad del Estado para atender sus necesidades más

apremiantes, evidencia la complejidad administrativa de los organismos y entidades que a través de los

trámites no garantizan o dificultan la adquisición y ejecución de derechos o cumplimiento de obligaciones

de los ciudadanos. Este hecho, ha considerado imprescindible una modernización de la Administración

Pública como un factor fundamental para generar una nueva gestión de los recursos públicos por tres

elementos fundamentales:

• Mayor nivel de participación y de decisión de los ciudadanos en la construcción y control de

políticas públicas.

• Procesos de renovación de la Administración Pública orientados al servicio del ciudadano y al

empresario como ejes de acción de su cambio.

• Mejores niveles de eficiencia en la gestión de la Administración Pública que respondan a las

demandas de los ciudadanos que exigen más y mejores servicios.

Es así que a partir de la Constitución Política de 1991 la Administración Pública ha propendido por el

mejoramiento de la eficiencia, eficacia y transparencia de los organismos y entidades del Estado,

sustentado en reformas administrativas con una nueva concepción de racionalización de trámites y

procedimientos e incentivos de la utilización de medios tecnológicos o electrónicos que faciliten la relación

con los particulares.

A continuación se presenta el sustento legal desarrollado a partir de la Constitución, que justificó el

proyecto para “REALIZAR EL DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA GENERAL DE AUTOMATIZACIÓN DE

TRÁMITES PARA EL SECTOR PÚBLICO”.

L


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1.1 Marco legal

La normatividad que regula al tema de racionalización y automatización de trámites y procedimientos hacia

una gestión administrativa eficiente, eficaz y transparente, para facilitarle al ciudadano la efectividad de

sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones es la siguiente:

La Constitución Política de 1991 establece en los artículos 83, 84, 113, 209 y 233 la protección y aplicación

de los derechos de las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas, garantizando la

función administrativa al servicio de los intereses generales con actuaciones coordinadas para el

cumplimiento de los fines del Estado y del ejercicio de la actividad económica sin exigir permisos previos ni

requisitos, sin autorización de la ley. La norma en este sentido es específica al precisar, que aunque los

diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas, deben colaborar armónicamente en la

realización de sus fines.

El Decreto 2150 de 19951 en desarrollo de las facultades extraordinarias previstas en el artículo 83 de la

Ley 190 de 19952, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios en la

Administración Pública, consagra la eliminación de toda regulación, trámite o requisito que dificulte el

ejercicio de las libertades ciudadanas. Así mismo, ordenó a las entidades de la Administración Pública

habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información

requerida en sus actuaciones frente a la Administración Pública.

La ley 489 de 19983 estableció en el artículo 17 que las políticas de desarrollo administrativo formuladas

por el Departamento Administrativo de la Función Pública y adoptadas por el Gobierno Nacional tendrán en

cuenta, entre otros, los aspectos la Racionalización de trámites, métodos y procedimientos de trabajo. En

el artículo 18 fijó que la supresión y simplificación de trámites será objetivo permanente de la

Administración Pública en desarrollo de los principios de celeridad y economía previstos en la Constitución

Política y en la misma ley 489, siendo el Departamento Administrativo de la Función Pública quien oriente

1 Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. 2 Ley 190 del 6 de junio de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. 3 Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la constitución Política y se dictan otras disposiciones.



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la política de simplificación de trámites, con el apoyo de los comités sectoriales para el desarrollo

administrativo y con la cooperación del sector privado. Para tal fin, los planes de desarrollo administrativo

deben diagnosticar y proponer la simplificación de procedimientos, la supresión de trámites innecesarios y

la observancia del principio de buena fe en las relaciones entre la Administración Pública y los ciudadanos o

usuarios.

La definición y reglamentación del acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las

firmas digitales, al igual que las entidades de certificación, fueron contempladas en la Ley 527 de 19994.

En el año 2000 mediante el Decreto 16775 se reestructuró el Departamento Administrativo de la Función

Pública, creando la Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites, la cual

tiene dentro de sus funciones la de formular y orientar políticas sobre racionalización de trámites, métodos

y procedimientos de trabajo. El artículo 2º relaciona las políticas de Administración Pública formuladas por

el Departamento Administrativo de la Función Pública en materias relacionadas con la aplicación de

tecnologías administrativas y el artículo 19 orienta la política de simplificación de trámites con el apoyo de

los comités sectoriales para el desarrollo administrativo y con la cooperación del sector privado.

La estrategia No. 6 “Gobierno en línea” de la Directiva Presidencial 02 de 20006 comisionó en la Agenda de

Conectividad, “el Salto a Internet”, con la misión de velar por que las entidades públicas del nivel central

ofrecieran a través de Internet trámites y servicios total o parcialmente.

Los lineamientos generales, el alcance y los mecanismos de evaluación del Programa de Renovación de la

Administración Pública (PRAP) se definieron en el documento CONPES 3248 de 2003, donde se establece

la estrategia anti trámites que busca generar un marco de política que permita simplificar, integrar y

racionalizar los trámites de la Administración Pública, señalando acciones para que el Gobierno diseñe e

implante proyectos de racionalización y de un Programa de Gobierno en línea para la prestación de

servicios y trámites al empresario y ciudadano.

4 Ley 527 del 18 de agosto de 1999, por la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. 5 Decreto 1677 del 1 de septiembre de 2000, por el cual se reestructura el Departamento Administrativo de la Función Pública. 6 Directiva Presidencial 02 del 28 de agosto de 2000, referencia Gobierno en línea.


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El Decreto 519 de 20037 en su artículo 6º establece que en el marco del Programa Presidencial de

Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, se ejercerá colaboración en

proyectos que mediante la utilización de tecnología permitan conectar las entidades y organismos del

Estado, permitiendo realizar trámites en línea y que propendan por la masificación del acceso a la

tecnología.

El CONPES 3292 de 2004 relaciona el proyecto de racionalización y automatización de trámites con el

objetivo de establecer un marco de política para que las relaciones del gobierno con los ciudadanos y

empresarios sean más transparentes, directas y eficientes, utilizando estrategias de simplificación,

racionalización, normalización y automatización de los trámites ante la Administración Pública. Dentro de

las estrategias de racionalización de trámites establece la Coordinación institucional y adecuación

normativa, el análisis funcional para la racionalización y el fortalecimiento tecnológico.

La Ley 962 de 20058 dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos

de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan

servicios públicos. En la misma se contemplan disposiciones comunes a toda la Administración Pública muy

útiles entre las que se destacan la reserva legal de permisos, licencias o requisitos; procedimiento para

establecer los trámites autorizados por la ley; información y publicidad de requisitos; el fortalecimiento

tecnológico y el uso de medios electrónicos para poner a disposición la información al público.

El Decreto 4669 de 20059 reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005 determinando que el Departamento

Administrativo de la Función Pública dentro de las funciones del Grupo de Racionalización y Automatización

de Trámites – GRAT, le corresponde entre otras funciones proponer al Gobierno Nacional las iniciativas de

eliminación, integración, simplificación, estandarización y automatización de trámites, y que como órgano

rector en materia de trámites, deberá coordinar el proyecto de racionalización y automatización de trámites

y dar consistencia en la expedición de normas en esta materia.

7 Decreto 519 del 5 de marzo de 2003, por el cual se suprimen, se transforman y se crean unas consejerías y programas presidenciales. 8 Ley 962 del 8 de julio de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. 9 Decreto 4669 del 21 de diciembre de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005.



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Finalmente, el Decreto 1151 de 200810 establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno

en Línea de la República de Colombia y unifica la terminología de trámite y trámites en línea.

1.2 Justificación del Proyecto

Dentro de la estrategia anti trámites establecida para el Programa de Renovación de la Administración

Pública, el CONPES 3292 de 2004 presentó el proyecto de racionalización y automatización de trámites

identificando que la normalización, estandarización y simplificación de trámites ha sido una preocupación

constante del Estado Colombiano puesto que en ella se resume tanto la relación con la ciudadanía, como la

eficiencia y eficacia de las entidades estatales, por tanto se deben convertir los trámites en un mecanismo

para agilizar las relaciones entre la administración y la sociedad. Dentro de esta perspectiva se planteó la

necesidad de adelantar acciones para diseñar e implantar proyectos de racionalización de trámites,

procesos y procedimientos de la Administración Pública con fundamentos en la coordinación

interinstitucional y la utilización de nuevas tecnologías para facilitar la interacción directa entre el Estado y

los ciudadanos, su pleno acceso a la información y los servicios, y óptimas facilidades de vigilancia y

participación.

La estrategia de racionalización y automatización de trámites debía tener en cuenta una visión sistémica y

sinérgica de la Administración Pública, que permitiera modelar los flujos de información como Cadenas de

Trámites al servicio de los ciudadanos y de manera articulada por los organismos y entidades, soportados

en la utilización las TIC como un medio para recoger, procesar y distribuir la información requerida,

mejorando de esta manera la realización de un trámite.

En este marco y bajo los términos del Acuerdo Básico de Cooperación del 29 de mayo de 1974 suscrito

entre el Gobierno de Colombia y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), se convino

realizar el proyecto COL/00042564 con el Ministerio de Comunicaciones – Agenda de Conectividad, para la

administración del Contrato de Préstamo BID-1561-OC-CO PROGRAMA DE RENOVACION DE LA

ADMINISTRACION PUBLICA, con el fin de llevar a cabo el proyecto para “REALIZAR EL DESARROLLO

DE UNA ESTRATEGIA GENERAL DE AUTOMATIZACIÓN DE TRÁMITES PARA EL SECTOR

PÚBLICO”, con el liderazgo del Programa Agenda de Conectividad como responsable técnico del diseño e

10 Decreto 1151 del 14 abril de 2008, por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones.


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implementación de la estrategia de la promoción electrónica de trámites públicos, y al Departamento

Administrativo de Función Pública como responsable del eje de cambios normativos, administrativos y

organizacionales. Con el propósito de articular la gestión entre los organismos, entidades, ciudadanos y

empresarios, se vinculó al proyecto la Alta Consejería Presidencial para la Competitividad y las Regiones.

Por solicitud del Programa Agenda de Conectividad se adicionó al contrato el desarrollo de la “Optimización

y Definición de los Lineamientos Tecnológicos del proceso de inspección física simultánea de carga en los

nodos de transferencia”.

En el contexto del marco legal enunciado y en atención a la estrategia anti trámites del Programa de

Renovación de la Administración Pública, se llevó a cabo el proyecto OPTICA el cual se detalla en los

siguientes capítulos.



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2. OBJETIVOS DEL PROYECTO

e acuerdo con los lineamientos establecidos por el Documento de Solicitud de Propuestas Proceso

No. 70236 del 30 de abril de 2007 se suscribió el contrato 4292 entre el PNUD y la Unión Temporal

Universidad Sergio Arboleda – everis bajo el cual se desarrollo el Proyecto y se denominó OPTICA

(Optimización de Cadenas de Trámites) con los siguientes objetivos:

2.1 Objetivo general

Desarrollo de una estrategia general de automatización de trámites para el sector público, que a partir de

la recopilación y optimización de los flujos de información entre la administración pública, los empresarios

y/o ciudadanos, defina una estrategia general de automatización de Cadenas de Trámites para el sector

público y la priorización de su correspondiente automatización en la Plataforma de Interoperabilidad (PDI).

2.2 Objetivos específicos

Para la ejecución del proyecto se plantearon como objetivos específicos:

• Diseñar una metodología integral de identificación, priorización, optimización y automatización de

Cadenas de Trámites.

• Orientar la identificación y elaboración de Cadenas de Trámites desde las necesidades del

ciudadano.

• Definir la solución de automatización en la medida que sea posible a través de la Plataforma de

Interoperabilidad de la Intranet Gubernamental del Estado.

• Facilitar la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea en las entidades del Estado.

D


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3. METODOLOGÍA

l enfoque metodológico utilizado para la ejecución del proyecto se fundamentó en el cumplimiento de

los requerimientos establecidos en los términos de referencia, considerando la perspectiva global de

racionalizar y automatizar los trámites de la Administración Pública y los flujos de información teniendo en

cuenta los siguientes criterios:

• El vínculo del trámite con otros trámites de la Administración Pública. La mayoría de los trámites

hacen parte de una Cadenas de Trámites que sobrepasa los límites de una entidad pública e incluso

de un sector administrativo. Por esta razón, se observó la interrelación entre un trámite y el

conjunto de trámites que proveen los organismos y entidades del Estado.

• El intercambio de información que debe existir entre organismos y entidades que componen la

Administración Pública. Es decir, considerando la interoperabilidad que debe existir entre distintos

organismos y entidades Públicas que intervienen directa o indirectamente en el trámite, con el fin

de no solicitarle al ciudadano información y de no duplicar información que ya está en poder de

otros organismo y entidades.

• El uso de elementos comunes a disposición de los organismos y entidades del Estado que facilitan,

fomentan y optimizan la simplificación y automatización de trámites. El intercambio de información

permite que mediante el uso de nuevas tecnologías faciliten el contacto del ciudadano con las

entidades, por ejemplo: a) identificación única del ciudadano frente a duplicidad de registros, b)

Notificación, c) Pago Electrónico.

Se definieron cuatro (4) etapas para la ejecución del proyecto y el logro de los objetivos planteados, las

cuales se presentan a continuación:

Ilustración 1. Etapas de ejecución del proyecto OPTICA.

Etapa 1Etapa 1 Etapa 2Etapa 2 Etapa 3Etapa 3

PreparaciPreparacióón n del del

proyectoproyecto

IdentificaciIdentificacióón n de cadenas de cadenas de trde tráámitesmites

DiseDiseñño plan o plan de optimizacide optimizacióónn

y y automatizaciautomatizacióónn

Etapa 4Etapa 4

OptimizaciOptimizacióón n de 5 cadenas de 5 cadenas de trde tráámitesmites

E



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3.1 Preparación del Proyecto

Se desarrollaron las actividades tendientes a la preparación del proyecto tales como la definición del marco

estratégico del proyecto, revisión de la documentación, verificación del alcance, identificación de los

riesgos potenciales asociados al proyecto, organización y capacitación de los grupos a participar en el

proyecto y concertación del plan de proyecto, considerando las políticas y directrices señaladas por el

Programa Agenda de Conectividad.

3.2 Identificación de Cadenas de Trámites

Se realizó un análisis de la información de trámites existente en el Sistema Único de Información de

Trámites – SUIT del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP y otras fuentes de

información que se determinaron, con el fin de establecer y aplicar un esquema de clasificación adecuado y

global con visión de Estado, que permitió la identificación de las Cadenas de Trámites.

3.3 Diseño plan de optimización y automatización de Cadenas de Trámites

Una vez identificadas las Cadenas de Trámites, se eligieron unos criterios de priorización, conformaron

grupos de trabajo para realizar el ejercicio de priorización y seleccionaron las cinco Cadenas a optimizar

dentro del proyecto OPTICA las cuales fueron:

1. “Solicitud de retiro parcial de cesantías” del Fondo Nacional de Ahorro.

2. “Solicitud, renovación y/o modificación de registro sanitario” del Instituto Nacional de Vigilancia de

Medicamentos y Alimentos INVIMA.

3. “Solicitud de pensión por vejez ante el Instituto de Seguros Sociales” del ISS.

4. “Afiliación Única Electrónica al Sistema de la Protección Social” del Mi Ministerio de la Protección

Social.

5. “Expedición del Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes para Sustancias

Químicas Controladas” de la Dirección Nacional de Estupefacientes DNE.

Por solicitud del Programa Agenda de Conectividad se adicionó el desarrollo de la Cadenas de Trámites:

6. Inspección física simultánea de mercancías - Régimen de exportación – puertos, aeropuertos y

paso de frontera.


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El plan debía estar orientado a optimizar los flujos de información entre la administración pública y el

empresario y/o ciudadano, a través de la optimización y automatización de las cadenas de trámites

previamente identificadas y priorizadas en el mapa general de trámites.

En esta etapa adicionalmente a las Cadenas de Trámites identificadas y priorizadas se les definió:

• Metodología de priorización de Cadenas de Trámites y elaboración y mantenimiento del plan de

acción para su optimización.

• Plan estratégico de optimización y automatización de Cadenas de Trámites en la administración

pública colombiana.

3.4 Optimización de 6 Cadenas de Trámites

De acuerdo con la metodología definida para la optimización y automatización de las Cadenas de Trámites

se levantaron y entregaron los estudios técnicos los cuales permitieron detectar los problemas,

disfunciones y deficiencias, señalando los aspectos en los que se apreciaron posibilidades de mejora.

La presentación de los resultados de cada documento del estudio técnico se centró en el análisis del

trámite principal y de los trámites y servicios entre entidades que la integraban. Para tal efecto se

contemplaron como pasos esenciales el levantamiento de la información, el análisis de la situación inicial,

propuesta de un modelo de optimización, presentación del marco normativo, integración de los sistemas de

información, estimación de costos y presentación de los resultados finales del estudio.

Para concluir, es importante destacar que la metodología se ejecutó en las cuatro etapas contempladas

dentro del documento de Solicitud de Propuestas Proceso No. 70236. Las actividades desarrollas y los

productos entregados se detallan en el capítulo 5 del presente documento.



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4. EQUIPO DE TRABAJO

ara la ejecución del proyecto se identificaron líderes para cada Cadenas de Trámites, los cuales se

detallan en el presente capítulo, así como, los organismos y entidades involucradas dentro del modelo de

optimización y automatización propuesto.

4.1 Líderes del proyecto OPTICA y de las Cadenas de Trámites optimizadas

En el marco del PRAP, se definió como responsable técnico a la Agenda de Conectividad y como

responsable del eje de Cambios Normativos, Administrativos y Organizacionales al Departamento

Administrativo de Función Pública. La Alta Consejería para la Competitividad y de las Regiones se vinculó

como apoyo para articular la gestión entre los organismos, entidades, ciudadanos y empresarios.

En la tabla 1 se describen los nombres de las personas de los organismos y entidades asignadas como

responsables de liderar la optimización y automatización de las Cadenas de Trámites priorizadas.

Tabla 1. Líderes del proyecto OPTICA y de las Cadenas de Trámites optimizadas.

Nombre Entidad CargoMiguel Esteban Peñaloza Barrientos Alta Consejeria Presidencial para Competitividad y las Regiones Alto ConsejeroPablo jaramillo quintero Alta Consejeria Presidencial para Competitividad y las Regiones AsesorMaría Isabel Mejía Programa Agenda de Conectividad DirectoraFrancisco Camargo Programa Agenda de Conectividad Director Área de Articulación y GestiónJohanna Pimiento Programa Agenda de Conectividad Directora Área de DesarrolloFernando Grillo Departamento Administrativo de la Función Pública DirectorElizabeth Cristina Rodríguez Departamento Administrativo de la Función Pública DirectoraMarial del Pilar Arango Departamento Administrativo de la Función Pública Directora Control Interno y Racionalización de TrámitesMaria del Pilar García Departamento Administrativo de la Función Pública Coordinadora grupo GRATCarlos Jorge Rodríguez Restrepo Ministerio de la Protección Social Viceministro TécnicoMaría Eulalia Arteta Ministerio de la Protección Social Gerente Proyecto SISPROAmparo Lucia Vega Dirección Nacional de Estupefacientes Subdirectora de Estupefacientes Daniel Ariza Heredia Fondo Nacional del Ahorro - FNA Jefe Oficina de PlaneaciónClara Isabel Rodríguez Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimento Subdirectora Registro Sanitario Clara Ivy González Instituto de Seguros Sociales - ISS Presidenta Wlater Orozco Instituto de Seguros Sociales - ISS Vicepresidente Ricardo Duarte Duarte Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Viceministro de Desarrollo EmpresarialYelitza Cárdenas Rojas Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Directora de Productividad y CompetitividadRafael Torres Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Director de ComercioGermán Cutillas López everis Responsable Sector Público ColombiaGermán García Pinzón everis Gerente Proyecto OPTICAWilson Ordóñez Romero everis Gerente Proyecto OPTICA

P


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En el Anexo 8.1 se pueden consultar las entidades y servidores públicos que participaron en la optimización

de las seis Cadenas de Trámites priorizadas.

4.2 Entidades involucradas en las Cadenas de Trámites optimizadas

Teniendo en cuenta que en las Cadenas de Trámites existe la relación de trámites o servicios prestados por

otras entidades en función de los requisitos exigidos al ciudadano, se identificaron las entidades

involucradas así:

4.2.1 Solicitud de retiro parcial de cesantías

Entidad Responsable: Fondo Nacional de Ahorro

Entidades involucradas:

• Superintendencia de Notariado y Registro

• Ministerio de la Protección Social

4.2.2 Solicitud, renovación y/o modificación de registro sanitario

Entidad Responsable: Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA


• Superintendencia de Industria y Comercio

• Confecámaras

4.2.3 Solicitud de pensión por vejez ante el Instituto de Seguros Sociales

Entidad Responsable: Instituto de Seguros Sociales ISS


• Ministerio de la Protección Social

• Ministerio de Hacienda



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4.2.4 Afiliación Única Electrónica al Sistema de la Protección Social

Entidad Responsable: Ministerio de la Protección Social.

Administradoras involucradas:

• Administradoras de salud

• Administradoras de pensiones

• Administradoras de cesantías

• Administradoras de riesgos profesionales

• Cajas de compensación familiar

4.2.5 Expedición del Certificado de Informes por Tráfico de Estupefacientes para Sustancias

Químicas Controladas

Entidad Responsable: Dirección Nacional de Estupefacientes


• Dirección de Policía Judicial – DIJIN

• Dirección Antinarcóticos – DIRAN

• Grupo Control Precursores Químicos – COPRE

• Armada Nacional

• Fuerza Aérea Colombiana

• Ejército Nacional

• Departamento Administrativo de Seguridad – DAS

• Centro de Información Sobre Actividades Delictivas – CISAD

• Unidad de Antinarcóticos e Interdicción Marítima – UNAIM

• Consejo Superior de la Judicatura – CsdeJ


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4.2.6 Inspección Física Simultánea de Mercancías – régimen exportación – puertos

aeropuertos y pasos de frontera

Entidad Responsable: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo


• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN

• Instituto Colombiano Agropecuario ICA

• Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA

• Dirección Antinarcóticos – Policía Nacional

• Superintendencia de Puertos y Transporte



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5. ACTIVIDADES POR ETAPA Y PRODUCTOS ENTREGADOS

continuación se presentan las actividades ejecutadas por etapas y los productos entregados de

acuerdo con lo contemplado en el Documento de Solicitud de Propuestas Proceso No. 70236.

5.1 Etapa 1 - Preparación del Proyecto

En esta primera etapa se revisó la documentación disponible por parte del Programa Gobierno en línea, el

Departamento Administrativo de la Función Pública, el Departamento Nacional de Planeación y otras

entidades, que sirvieron como fuente de información inicial para el desarrollo de la consultoría.

Se validó el alcance definido en el Documento de Solicitud de Propuestas, se concertó el cronograma

detallado considerando las actividades propuestas por la Unión Temporal Universidad Sergio Arboleda –

everis y se levantó una matriz de riesgos potenciales asociados con el proyecto donde se plantearon

propuestas de mitigación.

Finalmente, se identificaron y organizaron los organismos y entidades del orden nacional involucrados, así

como los usuarios que debían suministrar los requerimientos solicitados para el desarrollo del proyecto,

invitándolos a un desayuno de trabajo en el Hotel Tequendama el 12 de diciembre de 2007 donde se les

presentó formalmente el Proyecto y se les requirió la información para levantar el mapa general de

Cadenas de Trámites, de acuerdo con lo establecido en la Etapa 1 “Preparación de Proyecto”.

En la tabla 2 se relacionan los productos esperados y entregados en esta etapa así como la fuente de

verificación en el Programa Gobierno en línea.

A


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Tabla 2. Productos esperados y entregados etapa 1.

PRODUCTOS ESPERADOS PRODUCTOS ENTREGADOS FUENTE DE VERIFICACIÓN

Físico:

Carpeta 7

Caja 91

No. contrato 4292

Documento de planeación del proyecto que incluye:

- Presentación del Kick Off - Entendimiento de entregables - Gestión de riesgos - Matriz de involucrados - Plan de Comunicación - Cronograma detallado - Plan del proyecto

Documento de planeación del proyecto que incluye:

- Presentación del Kick Off - Entendimiento de entregables - Gestión de riesgos - Matriz de involucrados - Plan de Comunicación - Cronograma detallado - Plan del proyecto

Contenidos compartidos: \\Poira\proyectos\Proyecto Optica\Procesos Contractuales\Entregables\Etapa I

5.2 Etapa 2 - Identificación de Cadenas de Trámites

Para la identificación de las Cadenas de Trámites se revisaron las experiencias y criterios tanto nacionales

como internacionales (principalmente en España, Chile, Corea del Sur, Singapur, Canadá, Estados Unidos,

Brasil, Australia, Nueva Zelandia), verificando la forma como agrupaban los trámites en la Administración

Pública, se identificaron algunos conceptos básicos y se definió la metodología de identificación de Cadenas

de Trámites teniendo como premisa la relación ciudadano – Estado y los Momentos Esenciales del

Ciudadano (MEC).

Se entienden como Momentos Esenciales del Ciudadano como aquellos en los cuales el ciudadano entra

en contacto con el Estado para adquirir y ejercer derechos o cumplir obligaciones, obteniendo un resultado

específico a través de la realización de trámites, cada vez que lo requiera o deba realizar en la vida, sin que

éstos momentos sean obligatoriamente cronológicos, ni dependientes, ni cíclicos, ni permanentes en el

tiempo.11

El objetivo principal de esta etapa fue el de conformar el Mapa General de Cadenas de Trámites del orden

nacional, para lo cual se verificó con el DAFP el listado oficial de los organismos y entidades del orden

nacional con información diligenciada en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT del Portal del

Estado Colombiano con corte al 28 de noviembre de 2007, analizando de manera transversal la

11 Fuentes: Guía de identificación de Cadenas de Trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea / Metodología de identificación de Cadenas de Trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.



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interrelación de todos los trámites. Paralelamente se realizaron sesiones de trabajo con las demás

entidades de mayor conocimiento y experticia en este tema tales como el Departamento Nacional de

Planeación, la Dirección de Servicio al Ciudadano de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá,

D.C, el Programa Gobierno en línea, Confecámaras y la Cámara de Comercio de Bogotá.

El listado oficial inicial lo integraron 185 entidades con 2190 trámites, de las cuales remitieron información

111 entidades. La información de las entidades faltantes se tomó del Sistema Único de Información de

Trámites. Con la información remitida por cada una de las entidades se integró el listado oficial de

documentos con el cual se validaron y ajustaron los trámites vigentes con la fecha de corte inicial

establecida y se identificaron los trámites que se encontraban en el SUIT pero que ya habían sido

eliminados como trámites en los organismos o entidades para quedar finalmente 1847 trámites como se

refleja en la tabla 3.

La metodología de identificación señaló que “a partir de las necesidades identificadas por los ciudadanos se

genera una contacto ciudadano-Estado que se resuelve mediante la ejecución de trámites. La relación que

se establece entre estos trámites en función de los requisitos exigidos para su realización, los cuales se

cumplen a través de otros trámites o servicios prestados por otras entidades, genera las cadenas de

trámites. Esta relación puede darse intra e inter-sectorial, ya sea entre entidades del Estado o con

particulares que desempeñan funciones administrativas.12

Así mismo en la metodología de identificación de cadenas se definieron los siguientes términos:

Cadenas de Trámites tipo: Agrupación de cadenas, cuyo trámite origen comienza en la misma entidad y

se asemejan por tener un patrón similar en el proceso de tramitación.13

Subcadenas de Trámites: Es aquella parte de una Cadenas de Trámites que se repite en dos a más

cadenas de trámites.14

12 Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea. 13 Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea. 14 Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.


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Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios

para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El trámite se inicia

cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina

(como trámite) cuando la Administración Pública se pronuncia sobre éste, aceptando o denegando la

solicitud.15

Por tanto, la identificación de Cadenas de Trámites implicó el detallar los vínculos que genera cada uno de

los documentos requeridos por un trámite desde la entidad que los solicita desde su inicio, con la entidad

oferente de ese documento solicitado y el(los) trámite(es) que genera(n) dicho documento. Para ello se

recopila la información en tres componentes (entidad solicitante, documento y entidad oferente) y se

relaciona en la tabla de conexión de eslabones como se presenta en la ilustración 2 donde se presenta el

ejemplo de una conexión de Cadenas de Trámites.

Ilustración 2. Tabla conexión de Cadenas de Trámites.

Entidad Solicitante Documento Entidad Oferente

Nombre Entidad Nombre Trámite Consecutivo Nombre Documento Nombre Entidad Nombre Trámite

Ex T1 1 D1 E7 T27E7 T27 1 D121 E11 Servicio (S)E7 T27 1 D121 E11 Servicio (S)

E7 T27 2 D122 Ciudadano (C ) -E7 T27 2 D122 Ciudadano (C ) -

E12 T44 1 D347 E12 -E12 T44 1 D347 E12 -

Ex T1 3 D3 E21 T32

C1C1

C2C2

C3C3

E21 T32 1 D45 Entidad Privada (P) -E21 T32 1 D45 Entidad Privada (P) -

Ex T1 2 D2 E12 T44

C33C33

C34C34

C56C56

C89C89

En este caso, el Trámite 1 (T1) se realiza ante la Entidad X (Ex) la cual le solicita al ciudadano solo un

documento para generar el trámite Documento 1 (D1). Pero para poder entregar ese D1 el ciudadano

tiene que tramitarlo ante la Entidad 7 (E7) a través del Trámite 27 (T27).

15 Fuente: Guía para la inscripción y racionalización de trámites y servicios de la Administración Pública, Departamento Administrativo de la Función Pública, septiembre de 2008.



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Siguiendo el listado de conexiones, nos indica que, para ejecutar el T27 requiere los D121 y D122. Por

tanto, la entidad E7 pasa de ser una entidad oferente a una entidad solicitante de estos dos documentos

para poder ejecutar el trámite T27. Como se aprecia en la ilustración 2, el documento D121 lo ofrece la

entidad E11 mediante un servicio (S), mientras que el documento D122 lo aporta directamente el

ciudadano (C). Si se sigue el ejemplo de esta forma la Cadenas de Trámites elaborada quedaría como se

muestra en la Ilustración 3:

Ilustración 3. Ejemplo Cadenas de Trámites.

C3

C3

C1

C1

C2C2

C33

C33

C34C34

C56C56

C89C89

D2 T44E12T1

D1

Ex

E7 T27

D121 E11 SD121 E11 S

D122 C

D347 E12 M

D3 T32E21 PD45

En la tabla 3 se presenta un resumen del resultado de las cadenas identificadas con el listado oficial de los

1847 trámites depurados de donde se identificaron un total de 834 cadenas, 109 subcadenas y 904

trámites. A las 834 cadenas se le eliminaron las 297 cadenas que tenían un solo trámite que correspondía

a la cédula de ciudadanía, por tanto quedaron en total 537 cadenas, a las que se le incluyó la subcadena

“Solicitud de expedición de visa” como cadena debido a su importancia reflejada en la demanda de

solicitudes, por lo que el resultado final fue de 538 cadenas.

Debido al ejercicio realizado el Distrito Capital, se pudo concluir que la metodología de identificación de

cadenas es flexible, porque permite implementarse ya sea en el orden territorial o Nacional, por ende

puede asegurar la inclusión de todos los trámites del Estado Colombiano y durante el análisis de la

información recibida se pueden estandarizar entidades, trámites y documentos.


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Tabla 3. Resumen de información recibida y analizada .

NÚMERO DE FICHAS ENVIADAS A ENTIDADES 2190NÚMERO DE FICHAS RECIBIDAS POR EVERIS DE LAS ENTIDADES 1738Validadas 1502

Eliminadas por la entidad 236

NÚMERO DE FICHAS QUE NO SE RECIBIERON 452Número de Fichas que no se tuvieron en cuenta por estar eliminadas, en edición o incluidas en CAR 112Número de fichas que everis validó (porque las entidades finalmente no lo hicieron) 340

DESCRIPCIÓN DE LOS TRÁMITES:

Número de trámites iniciales 2190Eliminados (aparecia como eliminados en el SUIT) -91En proceso de reestructuración -49En edición sin documentos -17Incluidos en CAR todas -166Desactivados -3Pendiente de aprobación -1Libreta Militar (fusionados) -6En corrección -1Fusionados por las entidades -14Nuevos trámites de SUPERFINACIERA 5

TOTAL 1847

NÚMERO DE CADENAS 834NÚMERO DE SUBCADENAS 109NÚMERO DE TRÁMITES 904

TOTAL 1847

NÚMERO DE CADENAS INICIALES 834Cadenas con 1 trámite y que éste es de identificación del ciudadano 297TOTAL CADENAS 537

NÚMERO DE CADENAS 796Cadenas con origen Nacional 537Cadenas con origen en Bogotá 259NÚMERO DE SUBCADENAS 122Subadenas con origen Nacional 109Subadenas con origen en Bogotá 13NÚMERO DE TRÁMITES 1032Trámites sueltos Nacional 904Trámites sueltos Bogotá 128TOTAL TRAMITES 2247

TOTAL DE DATOS DE INFORMACIÓN 963NÚMERO DE SERVICIOS 563NÚMERO DE TRAMITES 400Cadenas 259Subcadenas 13Trámites sueltos 128

ANALISIS CADENAS CON BOGOTÁ

BOGOTÁ

ANALISIS CADENAS TIPO

INFORMACIÓN RECIBIDA

CIFRAS DEL PROYECTO

ANALISIS CADENAS SIN BOGOTÁ

INFORMACIÓN ANALIZADA



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Los productos esperados y entregados en esta etapa así como la fuente de verificación en el Programa

Gobierno en línea de acuerdo con los términos de referencia se detallan en la tabla 4.



Físico:

Mapa General de Cadenas de Trámites. Metodología de identificación de Cadenas de Trámites

No. contrato 4292

• Documento del Mapa general de Cadenas de Trámites

• Mapa general de trámites • Metodología de identificación de

Cadenas de Trámites • Mapa general de Cadenas de

Trámites

Contenidos compartidos: \\Poira\proyectos\Proyecto Optica\Procesos Contractuales\Entregables\Etapa II

5.3 Etapa 3 - Diseño plan de optimización y automatización de Cadenas de Trámites

Con el propósito de proceder a priorizar la optimización y automatización de las Cadenas de Trámites

identificadas, se diseñó una metodología que mediante unos criterios específicos, facilitó la organización de

un listado ordenado de selección a corto, mediano y largo plazo.

En el ejercicio de priorización se conformaron unos grupos de trabajo que lideraron el proceso de

priorización y se realizaron sesiones donde se obtuvo un listado preliminar de criterios de priorización, los

cuales fueron analizados y ponderados en función de la importancia que el grupo les otorgo a cada uno de

ellos. Como producto final se obtuvo un Listado Oficial de Criterios de Priorización al que se le aplicó, a

partir de unas escalas definidas, una evaluación con los siguientes parámetros:

• Impacto con los que se mide la incidencia de cada una de las cadenas sobre el ciudadano, el

empresario y el Estado.

• Dificultad de implantación que evalúa el grado de facilidad o dificultad de la implementación

del proceso de optimización y automatización de la Cadenas de Trámites.

• Prelación que agrupa los criterios que permiten medir la importancia relativa entre cadenas,

es decir, permite diferenciar aquellas cadenas cuyos criterios de “impacto” y “dificultad de

implantación” son similares o iguales.


Pág. 30 de 69

Una vez aplicados los criterios y los parámetros de priorización a las 538 Cadenas de Trámites identificadas

se construyó una matriz inicial como se detalla en la Ilustración 2, donde se representan los siguientes

cuadrantes:

• Quick-Win: Incluye las Cadenas de Trámites cuya optimización tenían un gran impacto y una

dificultad de implantación relativamente baja, con lo que son Cadenas de Trámites que se

podrán implementar en el corto plazo.

• Medio Plazo: Este cuadrante se representaron las Cadenas de Trámites que debido a su baja

complejidad de implantación y su bajo o medio impacto, se deben implementar en el

mediano plazo.

• Largo plazo: En este cuadrante se identificaron aquellas cadenas que tenían un alto

impacto, pero cuya implantación se estimó excesivamente compleja como para

implementarlas en el corto plazo.

• No aporta valor: En este cuadrante quedaron representadas aquellas cadenas que por su

escaso impacto y su elevada complejidad, se consideraron que su optimización no aportaba

gran valor.

Ilustración 4. Matriz de priorización de Cadenas de Trámites.

Priorización de Cadenas a Optimizar

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4

Dificultad de Implementación

Impacto

Quick Win Mediano Plazo Largo Plazo No Aporta Valor



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Luego de identificar la matriz de priorización y teniendo un conocimiento más detallado por parte del

Programa Agenda de Conectividad de las entidades involucradas como Quick Win y Mediano Plazo,

respecto a la resistencia al cambio y la voluntad de la Alta Dirección en implementar la optimización y

automatización de las Cadenas de Trámites, se seleccionaron las 5 Cadenas a optimizar y automatizar. La

sexta Cadena se adicionó por solicitud de Programa Agenda de Conectividad.

Después de priorizar todas las cadenas y situarlas en la matriz de priorización, se presentó una

metodología para elaborar un Plan de Acción o cronograma de optimización de las cadenas de trámites

identificadas, teniendo en cuenta como aspectos principales la prioridad de las cadenas y la duración en la

implementación de las cadenas.

La prioridad de las cadenas ordena en el tiempo la implementación de las cadenas de trámites

identificadas. Para ello, se comienza por aquellas cadenas de trámites incluidas dentro del cuadrante de

“Quick-Win”, posteriormente aquellas que hayan quedado identificadas como “Medio Plazo” y finalmente

las cadenas de trámites que pertenezcan al cuadrante de “Largo Plazo”. Aquellas cadenas representadas

en el cuadrante inferior derecho se deben considerar en última instancia, teniendo en cuenta que su

optimización no aporta gran valor al proceso.

Dentro de cada uno de los cuadrantes, las cadenas de trámites identificadas, se deben priorizar en función

de su situación dentro del cuadrante y la prelación de las mismas. De esta forma, las cadenas que se

implementan en primer lugar serán aquellas que están más cercanas al ángulo superior izquierdo, es decir,

aquellas que presentan mayores valores en la variable de Impacto y menores en la Dificultad de

Implementación.

La duración en la implementación de las cadenas pretende evaluar el tiempo necesario (aproximado) para

optimizar cada una de las cadenas priorizadas de acuerdo con la dificultad de implantación, la duración del

ejercicio de optimización y el equipo de trabajo que se determine para el proyecto de optimización.

Una de las principales características que debe tener el Plan de Acción es que se pueda mantener de una

forma sencilla a lo largo del tiempo.


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Así mismo, con el propósito de definir los objetivos estratégicos de optimización y automatización de

trámites del Gobierno en línea, se estructuró el Plan estratégico de optimización y automatización de

cadenas de trámites en la Administración Pública colombiana. Este documento se identificaron los Ejes

Estratégicos de Acción que equivalen a los ejes de acción del Gobierno en línea, del Programa Agenda de

Conectividad. A partir de ellos, se definieron las líneas de acción prioritarias o líneas estratégicas que

deben conducir a mejorar la eficiencia del Estado Colombiano, así como un conjunto de indicadores que

permitirán conocer su evolución.

Los productos esperados y entregados se detallan en la tabla 5 .



Físico:

Metodología de priorización de Cadenas de Trámites y de elaboración y mantenimiento del plan de acción para su optimización. Plan estratégico de optimización y automatización de Cadenas de Trámites en la Administración Pública Colombiana.

No. contrato 4292

• Metodología que permita elaborar y mantener el plan estratégico de automatización de las Cadenas de Trámites.

• Plan estratégico de automatización de las cadenas que forman parte del mapa de trámites.

• 5 Cadenas de Trámites seleccionadas y aprobadas por la Agenda de Conectividad.

• Guía de establecimiento de los criterios de priorización.

• Ficha de Cadena de Trámites para cada Cadena.

• Metodología de priorización de Cadenas de Trámites y de elaboración y mantenimiento del plan de acción para su optimización

• Plan estratégico de optimización y automatización de Cadenas de Trámites en la Administración Pública Colombiana

• Fichas de Cadenas de Trámites • Descripción del proceso de

priorización de Cadenas de Trámites

• Relación entre Cadenas de Trámites y MECs

Contenidos compartidos: \\Poira\proyectos\Proyecto Optica\Procesos Contractuales\Entregables\Etapa III

5.4 Etapa 4 - Optimización de 6 Cadenas de Trámites

En esta última etapa se entregaron los estudios técnicos respectivos de las 6 Cadenas de Trámites

priorizadas, el informe del plan de capacitación y transferencia de conocimientos y el resumen ejecutivo del

resultado del proyecto.

La presentación de cada estudio técnico se centró en el análisis del trámite principal y de los trámites y

servicios entre entidades que lo integraban. Para tal efecto, se contemplaron siete etapas esenciales:



Pág. 33 de 69

Ilustración 5. Etapas optimización de Cadenas de Trámites.

Etapa III

Modelo de optimización

Etapa II

Análisis de la

situación inicial

Etapa I

Levantamiento

de información

Etapa IV Marco normativo

Etapa VII

Presentación de resultados

Etapa VI

Estimación de costos

Etapa V

Especificación de requerimientos mediante

casos de uso

55..44..11 LLEEVVAANNTTAAMMIIEENNTTOO DDEE LLAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN

Para el levantamiento de la información se realizaron las siguientes actividades:

- Identificación de trámites y servicios entre entidades: Se identificó el inventario de trámites y

servicios entre entidades asociados a la misma, las entidades involucradas con sus responsables

directos y el alcance del documento. Cada una de las entidades involucradas fue convocada para

presentarle formalmente el proyecto y construir el grupo de trabajo que reportó la información

pertinente solicitada, la cual se constituyó en la base para el análisis de la cadena, permitiendo

así, tener la visión sistémica de la operación y funcionalidad de los procesos que soportan cada

uno de los trámites y servicios entre entidades involucradas.

- Estandarización de la información: Recibida la información de las entidades involucradas, esta fue

revisada, ajustada y analizada, confirmando que la documentación entregada estuviera completa

(todos los campos diligenciados) y que respondiera a los requerimientos solicitados (información

correcta), siendo la base para establecer los aspectos principales referentes a cuales áreas y

personas participan en la ejecución del trámite, qué actividades ejecutan, cuándo lo hacen, cómo

y dónde lo hacen, el tiempo que necesitan para hacerlo y la normatividad que sustenta la

ejecución del trámite.

- Verificación de la información: Una vez identificada, documentada y estandarizada la información

requerida, se realizaron reuniones con los responsables de las entidades involucradas en la

optimización de la Cadenas de Trámites, con el fin de verificar la información levantada, dar

respuesta a las inquietudes detectadas previamente y ajustar los requerimientos de acuerdo con

los resultados de las reuniones, las cuales fueron documentadas a través de actas y ayudas de

memoria.


Pág. 34 de 69

55..44..22 AANNÁÁLLIISSIISS DDEE LLAA SSIITTUUAACCIIÓÓNN IINNIICCIIAALL

- Análisis de trámites y servicios entre entidades asociadas a la cadena: Se hizo un análisis de las

situaciones relevantes encontradas, problemas, disfunciones y deficiencias detectadas en la

ejecución de cada trámite y servicios entre entidades, teniendo en cuenta como puntos esenciales

la estrategia, procesos, organización, tecnología y normatividad.

- Identificación de indicadores actuales de la cadena: Se determinaron los principales aspectos a

medir de la Cadenas de Trámites con el fin de establecer los indicadores importantes y sus

resultados de medición actuales.

- Diagnóstico de la Cadenas de Trámites: En esta etapa se valoraron las fortalezas, problemas,

deficiencias y necesidades de los diferentes factores que interactúan en cada proceso que dan

sustento al trámite y servicio entre entidades de la cadena que permiten concluir el estado en que

se encuentra las Cadenas de Trámites en la fecha del estudio.

55..44..33 MMOODDEELLOO DDEE OOPPTTIIMMIIZZAACCIIÓÓNN

- Detalle de racionalización: En el entendido que el objetivo final de la racionalización es realizar el

rediseño, supresión o fusión de trámites, procesos y procedimientos al interior de cada entidad,

se identificaron los aspectos a mejorar para cada entidad involucrada en la Cadenas de Trámites,

teniendo en cuenta la perspectiva de voluntad y posibilidades de cada entidad, lo cual se expresó

en el diagrama de actividades que permite visualizar el orden lógico en la decisión tomada.

- Detalle de simplificación: En el sentido que la simplificación de trámites está orientada a

rediseñar, suprimir o fusionar trámites, procesos o procedimientos transversales que integran

más de una entidad del Estado, se determinaron los aspectos a mejorar que permiten una

integración más favorable y coordinada de las relaciones entre entidades y sectores con el fin de

reducir los cuellos de botella o problemas para compartir información de uso común.

- Detalle de automatización: Teniendo en cuenta las condiciones tecnológicas de la situación

actual, el diagnóstico de la Cadenas de Trámites y en gran medida del interés y voluntad

manifestados por cada entidad, se establecieron los aspectos a mejorar en cuanto a la

automatización de los procesos involucrados, mejoras que se detallan en los apartes de análisis

de la diferencia (GAP) y especificación de requerimientos que hacen parte del estudio técnico.



Pág. 35 de 69

55..44..44 MMAARRCCOO NNOORRMMAATTIIVVOO

- Revisión: Se revisó el marco normativo que ampara cada trámite y servicio entre entidades de

acuerdo con la información suministrada por cada entidad.

- Análisis: Para cada aspecto a mejorar de racionalización y simplificación se hizo un análisis de la

pertinencia y necesidad de modificaciones normativas directamente relacionadas que permitan

hacer posibles las soluciones propuestas.

- Propuestas normativas: Basados en el análisis de la necesidad de modificaciones del marco

normativo requerido, se presentaron las propuestas convenientes (artículos, convenios,

instrucciones, institucionalización de programas, entre otros.) que se recomiendan para hacer

posibles las soluciones con el fin que cada entidad involucrada en la Cadenas de Trámites

gestione la aprobación pertinente.

55..44..55 EESSPPEECCIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE RREEQQUUEERRIIMMIIEENNTTOOSS FFUUNNCCIIOONNAALLEESS MMEEDDIIAANNTTEESS CCAASSOOSS DDEE UUSSOO

- Diagrama de contexto de arquitectura: Se elaboró un diagrama general de arquitectura que

contiene la representación de los elementos tecnológicos que intervienen en el procesamiento de

la Cadenas de Trámites. El nivel de detalle del diagrama es el requerido para contextualizar las

especificaciones de los casos de uso y brindar un entendimiento de los principales componentes y

su relación.

- Especificación de casos de uso: Para cada caso de uso identificado se documentó una

especificación que contiene el detalle de su funcionamiento.

- Especificación de requerimientos funcionales: Se definió a nivel global el conjunto de

requerimientos funcionales que deberán ser implementados como parte de la solución

informática. Para la representación gráfica de la especificación de los requerimientos funcionales

se utilizaron diagramas de casos de uso en notación UML.


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55..44..66 EESSTTIIMMAACCIIÓÓNN DDEE CCOOSSTTOOSS

- A partir de las recomendaciones del modelo de optimización se consideraron las actividades de

automatización a realizar. Con este análisis se definió el esfuerzo necesario para implementar

cada una de las propuestas, estimando los costos en que incurrirían las entidades, para el detalle

de la propuesta.

55..44..77 PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN DDEE RREESSUULLTTAADDOOSS

- Plan de implementación: Se recomendó un cronograma de actividades principales que deben

seguir cada una de las entidades involucradas en las Cadenas de Trámites para la

implementación del modelo de optimización propuesto, sobre el cual el Programa Gobierno en

línea y el Departamento Administrativo de la Función Pública a través del Grupo de

Racionalización y Automatización de Trámites – GRAT, harán control al cumplimiento de los

acuerdos establecidos mediante comités de seguimiento.

- Matriz de riesgos del plan de implementación: Se detectaron dificultades en las cuales pueden

incurrir las entidades involucradas en la Cadenas de Trámites.

- Recomendaciones de la consultoría: Se plantearon una serie de propuestas cuya finalidad es

mitigar los riesgos detectados.

La tabla 6 relaciona los productos esperados y entregados en la etapa 4.



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Físico:

Documentos Técnicos y CDs de:

1. Solicitud de retiro parcial de cesantías – FNA.

2. Solicitud, renovación y/o modificación de registro sanitario – INVIMA.

3. Solicitud de pensión por vejez ante el Instituto de Seguros Sociales – ISS.

4. Afiliación Única Electrónica al Sistema de la Protección Social – Ministerio de la Protección Social.

5. Expedición del Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes para Sustancias Químicas Controladas – DNE.

6. inspección física simultánea de mercancías - régimen de exportación – puertos, aeropuertos y pasos de frontera

No. contrato 4292

• Documento con descripción de los procedimientos optimizados y la solución de automatización de las 6 Cadenas de Trámites seleccionadas.

• Informe del Plan de Capacitación y Transferencia de Conocimientos

• Resumen ejecutivo del resultado del proyecto.

• Acta de Finalización del proyecto

• Seis (6) documentos de estudio técnico con descripción de las Cadenas de Trámites optimizadas así: 1. Solicitud de retiro parcial

de cesantías – FNA. 2. Solicitud, renovación y/o

modificación de registro sanitario – INVIMA.

3. Solicitud de pensión por vejez ante el Instituto de Seguros Sociales – ISS.

4. Afiliación Única Electrónica al Sistema de la Protección Social – Ministerio de la Protección Social.

5. Expedición del Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes para Sustancias Químicas Controladas – DNE.

6. Inspección Física Simultánea de mercancías – Régimen Exportación – puertos, aeropuertos y pasos de frontera

• Informe del Plan de Capacitación y Transferencia de Conocimientos

• Resumen ejecutivo del resultado del proyecto.

• Acta de Finalización del proyecto

Contenidos compartidos: \\Poira\proyectos\Proyecto Optica\Procesos Contractuales\Entregables\Etapa IV

5.5 Documento con descripción de los procedimientos optimizados y la solución de

automatización de las 6 Cadenas de Trámites seleccionadas

Es de mencionar que la entrega formal del estudio técnico se hizo mediante la firma de Actas de Entrega

de Solución PGELDEFM-009 y se hicieron presentaciones en la Presidencia de la República en Comités

Sectoriales del Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites GRAT (Ver Anexo 8.2).

A continuación se presenta un resumen del desarrollo de cada una de las 6 Cadenas de Trámites

priorizadas y optimizadas.


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5.5.1 Solicitud de retiro parcial de cesantías

Inicialmente, se realizó el levantamiento de información donde se identificaron los trámites y servicios

entre las entidades asociadas a la Cadenas de Trámites, las entidades involucradas con sus responsables

directos y el alcance del estudio técnico de la Cadenas de Trámites “Solicitud de retiro parcial de

cesantías”. Una vez proporcionada la información por parte del Fondo Nacional de Ahorro, la

Superintendencia de Notariado y Registro y el Ministerio de la Protección Social, la misma fue revisada,

estandarizada y analizada en conjunto con los responsables de las entidades involucradas siendo la base

para establecer los aspectos mejorables propuestos en el estudio técnico de la Cadena de Trámites.

Es así que en el Fondo Nacional de Ahorro se identificaron siete trámites con el mismo procedimiento

interno, por lo que se recomendó fusionarlos en un “trámite tipo” que le permita a la entidad optimizar su

proceso interno, disminuir tiempos de respuesta y mejorar el servicio al afiliado.

Igualmente se encontró que para realizar el retiro parcial de cesantías, el afiliado tenía que hacer una serie

de trámites previos para obtener la documentación y así dar inicio del proceso dentro del Fondo Nacional

de Ahorro, los cuales le generan gastos adicionales. Inicialmente el interesado en solicitar un retiro parcial

de cesantías invierte?, en promedio, 145,2 minutos realizando los trámites previos (el tiempo medido es el

tiempo realmente invertido en la ejecución de las actividades necesarias para hacer la solicitud y no el

tiempo de duración del mismo), mientras que el costo promedio en que incurre el afiliado para realizar el

trámite es de $6.732.

Como propuesta de mejora se planteo que el empleador haga uso de la Plataforma de Interoperabilidad

del Programa Gobierno en línea (antes Agenda de Conectividad), y así tener acceso al formulario vía Web

para eliminar los trámites previos al empleado. De esta forma se consigue que el formulario sea la única

documentación que requiere el FNA para que sus afiliados puedan realizar el retiro parcial de las

cesantías. Para llevar a cabo esta solución se aprobó la Resolución No. 212 de 2008 “Por medio de la cual

se adopta el procedimiento de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías del proceso de Administración de

Cuentas y Pago de Cesantías” y al interior del Fondo Nacional de Ahorro la Circular No. 003/2008 que

consiste en “Implementar mecanismos que simplifiquen los requisitos, trámites y procedimientos para el

pago de cesantías”. La solución planteada tiene como beneficios la disminución del tiempo del trámite

debido que una vez optimizado se reducirá aproximadamente a 9,7 minutos promedio, con un reajuste de



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costos a $1.661 promedio, y la eliminación de actividades que no generan valor agregado en el proceso

interno del Fondo Nacional de Ahorro, pasando de 13 a 3 actividades.

Al iniciar el estudio se identificó una dificultad para garantizar la veracidad en la documentación entregada

por el afiliado, debido a que se presentaban falsificaciones en los certificados de tradición y libertad de

inmuebles y demás documentos. Para resolver el tema de la falsificación del certificado, se planteó como

mejora la implementación de una consulta electrónica a los sistemas de la Superintendencia de Notariado y

Registro. La mejora planteada le generó beneficios tanto al afiliado como al Fondo Nacional de Ahorro.

Durante el desarrollo del proyecto el Fondo Nacional de Ahorro estableció mediante Resolución No. 212 de

2008 “Por medio de la cual se adopta el procedimiento de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías del

proceso de Administración de Cuentas y Pago de Cesantías” y la Circular interna 003/2008 expedida por la

presidencia del Fondo eliminar el requerimiento del certificado de tradición y libertad de inmuebles como

requisito del trámite de “Solicitud de retiro parcial de cesantías”. Esta acción de racionalización implica la

eliminación de esta consulta del modelo de automatización que se identificó inicialmente como propuesta

del estudio. Sin embargo, dada la importancia de esta consulta utilizada en muchas otras Cadenas de

Trámites (se estima que participa como subcadena en 227 Cadenas de Trámites), se determinó diseñar un

modelo de consulta en línea del certificado de tradición y libertad partiendo del proyecto de Ventanilla

Única de Registro – VUR de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Se propuso que el Fondo Nacional de Ahorro, junto con el Ministerio de la Protección Social, incluyeran

como una de las propuestas para el proyecto de ley antitrámites, eliminar la solicitud de la autorización

expedida por el Ministerio para el retiro parcial de cesantías, siendo uno de los requisitos para los afiliados

del sector privado.

5.5.2 Solicitud, renovación y/o modificación de registro sanitario

Siguiendo la metodología de optimización, inicialmente se realizó el levantamiento de información donde se

identificaron los trámites y servicios entre las dos entidades asociadas a la Cadenas de Trámites, los

entidades involucradas con sus responsables directos y el alcance del estudio técnico de la Cadenas de

Trámites “Solicitud, renovación y/o modificación de registro sanitario”. Una vez entregada la información


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por parte del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA y la Superintendencia

de Industria y Comercio, la misma fue revisada, estandarizada y analizada siendo la base para establecer

los aspectos mejorables propuestos en el estudio técnico.

Es así que en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA se halló en

primera instancia que existían seis (6) modalidades para realizar el trámite de “Solicitud, renovación y

modificación de registro sanitario” y que no existía diferencia sustancial en las actividades que se ejecutan

dentro del procedimiento interno, por lo que se recomendó fusionarlos en un “trámite tipo” que le permita

a la entidad optimizar su proceso interno, disminuir tiempos de respuesta y mejorar el servicio a los

ciudadanos y empresarios.

Igualmente se encontró que para acceder a los trámites antes mencionados, el ciudadano debía

presentarse a las oficinas del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA para

radicar su solicitud, o puede hacerlo a través del sitio Web de la entidad, enviando posteriormente los

documentos por correo certificado. Como propuesta de mejora se recomendo hacer uso de la Plataforma

de Interoperabilidad (PDI) del Programa Gobierno en línea, la cual permitirá vía Web el acceso al

formulario, envío de documentación anexa, el pago correspondiente al trámite seleccionado y la

notificación al peticionario.

Por otro lado, el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA requiere que el

ciudadano presente al momento de radicar su solicitud, el Certificado de Existencia y Representación Legal,

lo que obliga al solicitante a desplazarse físicamente a las Cámaras de Comercio para su obtención. Por lo

anterior se recomendó, mediante una circular interna del INVIMA, modificar la forma de consulta de este

requerimiento y elaborar un convenio interadministrativo con Confecámaras (RUE), con el apoyo del

Programa Agenda de Conectividad para la consulta de los datos de la empresa solicitante y de su

representante legal a través de la Plataforma de Interoperabilidad (PDI) del Programa Agenda de

Conectividad.

Así mismo, se evidenció que para el grupo de medicamentos, productos fitoterapeuticos, bebidas

alcohólicas, productos plaguicidas, medicamentos homeopáticos complejos, reactivos de diagnostico In



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Vitro categorías I, II y III, se requiere que el solicitante presente el Certificado de Marca. Para obtener este

documento el ciudadano debe presentarse a la Superintendencia de Industria y Comercio, realizar el pago

en la ventanilla de la entidad o en el Banco de Bogotá y radicar su solicitud. Para esto se recomendó

mediante circular interna modificar la forma de consulta de este requerimiento y elaborar un convenio

interadministrativo con la Superintendencia de Industria y Comercio que permita el pago en línea y la

consulta vía Web del estado del Certificado de Marca a través de la Plataforma de Interoperabilidad (PDI)

del Programa Gobierno en línea.

Se verificó que existe represamiento de expedientes en el centro de documentación y que éste es causado

por el tiempo que se emplea en escanear los documentos anexos que contienen las solicitudes. Así mismo,

se pudo constatar que los expedientes que son digitalizados y cargados en el sistema no son consultados

por los grupos de evaluación porque la información que se requiere no se encuentra en su totalidad en

dicho sistema. Por lo anterior, se recomendó que en un corto plazo se elimine el paso de digitalización de

expedientes y la revisión se haga sobre los documentos físicos y para un mediano plazo se permita el

ingreso de información digital de soporte directamente por el solicitante con el apoyo de un sistema de

gestión documental que garantice el posterior acceso a los contenidos de la solicitud y su documentación

anexa.

Por otro lado se evidenció retraso y represamiento en la actividad de firma para aprobación de resoluciones

por parte del subdirector de registro sanitario. Durante el levantamiento de información (con corte a junio

de 2008) se encontró que la entidad ya adquirió la firma digital y está siendo utilizada para la aprobación

de los autos pero no ha sido implementada para la emisión de las resoluciones. Para ello se propuso la

adecuada implementación de la firma digital para aprobación de resoluciones.

Adicional al punto anterior, se comprobó la existencia de represamiento de expedientes pendientes de

notificación debido al volumen de peticiones que se maneja en el Instituto Nacional de Vigilancia de

Medicamentos y Alimentos - INVIMA. Para esto se recomendó que las resoluciones se notifiquen haciendo

uso de la Plataforma de Interoperabilidad del (PDI) del Programa Gobierno en línea.


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Así mismo, se identificó la necesidad de implementar indicadores de control y seguimiento de las

actividades dentro del proceso interno que soporta el trámite de registro sanitario, con el fin de evaluar y

mantener la trazabilidad del trámite.

5.5.3 Solicitud de pensión por vejez ante el Instituto de Seguros Sociales

Inicialmente se realizó el levantamiento de información donde se identificaron los trámites y servicios entre

las entidades involucradas en la cadena. A continuación, se identificaron los responsables directos y el

alcance de la optimización. La información entregada por parte del Instituto de Seguros Sociales fue

revisada, estandarizada y analizada con los responsables de la entidad siendo la base para establecer los

aspectos mejorables propuestos en el estudio técnico.

En el análisis de la situación inicial se tuvieron en cuenta puntos relevantes como la estrategia, procesos,

organización, tecnología y normatividad con los cuales se evidenciaron los problemas, disfunciones,

deficiencias y se determinó el diagnóstico de la situación inicial, que junto con los indicadores identificados

por su relevancia e impacto, sirvieron como referencia para la propuesta de optimización de la Cadenas de

Trámites que incluye aspectos mejorables desde el punto de vista de racionalización, simplificación,

automatización y normativos.

Es importante mencionar que el Instituto de Seguros Sociales se encuentra en proceso de liquidación para

dar paso a Colpensiones y la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones

Parafiscales de la Protección Social – UGPP. La primera estará a cargo del Ministerio de la Protección Social

y asumirá los afiliados del Instituto de Seguros Sociales, Caprecom y Cajanal. LA UGPP estará adscrita al

Ministerio de Hacienda y Crédito Público y será responsable del reconocimiento de derechos pensionales

así como, auxilios funerarios, causados a cargo de administradoras del Régimen de Prima Media del orden

nacional y de las entidades públicas del orden nacional que hayan tenido a su cargo el reconocimiento de

pensiones, respecto de las cuales se haya decretado o se decrete su liquidación. De acuerdo con

conversaciones con representantes del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el proceso optimizado de

solicitud de pensión por vejez desarrollado en el documento técnico será asumido por estas dos entidades.



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Se acordó con el Instituto de Seguros Sociales que la optimización de esta cadena se circunscribiría a la

pensión por vejez, quedando excluidas las cadenas relacionadas con pensión de invalidez, sobrevivencia y

auxilio funerario, dado que los procedimientos a seguir son considerablemente diferentes para cada uno de

los casos y no se podía considerar como una Cadenas de Trámites tipo que incluya las 4 tipologías de

pensión. Esto no quiere decir que algunos de los puntos propuestos de optimización de la cadena, no

apliquen para las demás, pero será el Instituto de Seguros Sociales quien determinará el momento

oportuno para su implementación. El análisis realizado justificó la decisión tomada pues se estableció que

la solicitud de pensión por vejez ante el Instituto de Seguros Sociales representa el 70% de las solicitudes

al año, siendo la solicitud de ocurrencia más alta.

Durante el levantamiento de la información se evidenciaron las siguientes problemáticas para las cuales se

propusieron puntos de mejora así: Los expedientes que requerían pruebas, quedaban en el archivo en

espera a que se anexaran las mismas y no se contaba con el personal que realizara esta actividad.

Inicialmente solo se anexaban pruebas cuando por el volumen de expedientes represados, se creaba un

plan de contingencia para que los funcionarios dejaran de hacer sus actividades y anexaran pruebas a los

expedientes. Para esto se propuso contar con personas que realizan servicio social y/o practicantes del

SENA que se dediquen a anexar las pruebas a los expedientes que reposan en el archivo, mediante un

proceso claramente definido y soportado por un sistema que informe al decisor que el expediente ya

cuenta con las pruebas necesarias para continuar con el trámite. Dada la limitación del presupuesto

manejado por el Instituto de Seguros Sociales, de no conseguir estudiantes que realicen servicio social y/o

practicantes del SENA, se continuará con el plan de contingencia mencionado.

La revisión realizada a los expedientes por el Dactiloscopista además de no ser una actividad que se

realizaba en todos los centros de decisión, generaba un cuello de botella debido al volumen de expedientes

y la cantidad de funcionarios realizando esta actividad. Para esto se propuso en un corto plazo que todos

los centros de decisión del país cuenten con el número de dactiloscopistas necesarios para atender el

volumen de expedientes que se revisan en cada centro y en el largo plazo eliminar esta actividad así como

contar con un servicio Web que permita la autenticación del solicitante con la Registraduría Nacional del

Estado Civil.


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Se propuso eliminar el requisito donde se le pide al solicitante certificar que no está afiliado a otra

administradora de pensiones y que no se encuentra tramitando otro tipo de prestación, así como, la

certificación de afiliación a AFP´s junto con extracto de movimientos y crear en servicio Web donde el

Instituto de Seguros Sociales haga el requerimiento a ASOFONDOS en forma automatizada. De esta

manera, tampoco será necesaria la comunicación con las Administradoras de Fondos de Pensiones

solicitando detalles de los tiempos cotizados. En conclusión, con ASOFONDOS se tendrán dos servicios

automatizados, uno para la validación de multiafiliación que se encuentra en funcionamiento y otro para la

historia laboral por demanda.

Se propuso eliminar el requisito de certificación de cotizaciones a EPS y reemplazarlo por una consulta a la

base de datos de compensación del Fosyga. Para esto se requiere una instrucción impartida por el

Ministerio de la Protección Social al administrador fiduciario Fidufosyga, quien maneja la base de datos que

contiene la información de ingreso base de cotización de las personas que han aportado al Régimen

Contributivo a través de EPS´s o EOC.

Basados en los datos suministrados por el Instituto de Seguros Sociales, se halló demora en la

confirmación de las entidades públicas sobre certificaciones laborales suministradas por los solicitantes en

el momento de la radicación del trámite. Para esto se propuso que un funcionario del Instituto de Seguros

Sociales consulte la base de datos Pasivonal, administrada por el Ministerio de Hacienda, para buscar en

cuales entidades se tiene información de historia laboral del peticionario y enviar oficios requiriendo las

certificaciones. Se recomendó que el AFE genere alertas cuando se cumplan los tiempos establecidos por la

ley para la respuesta a estos requerimientos. En el caso excepcional que Pasivonal no cuente con los datos

de una entidad en la que el afiliado ha reportado que tiene historia laboral, será este quien tendrá que

acercarse a la entidad donde laboró para solicitar la certificación del tiempo trabajado.

De otra parte, durante el desarrollo de la consultoría, el Instituto de Seguros Sociales detectó deficiencias

en sus procesos y propuso alternativas de optimización. Por ejemplo, se comprobó que el proceso de

notificación no se encuentra estandarizado; para esto se planteó realizar auditorías internas para revisar

dentro de las seccionales que exista el mismo entendimiento y que se realicen las mismas actividades de

los procesos. Por otra parte, se está adelantando un proyecto para la organización, depuración, limpieza,

custodia y manejo de expedientes, debido a que no se está gestionando de manera adecuada el archivo



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físico de la entidad. Una vez adelantadas estas actividades, se digitalizará la totalidad de los documentos

de los expedientes. También se recomendó gestionar la tercerización del archivo por regionales,

estableciendo prioritariamente la tabla de retención de expedientes con los cuales se decide la prestación.

Para el caso del proceso de notificación, durante el análisis del estudio técnico se llegó a la conclusión de

utilizar como parte de la solución de automatización el uso de la Plataforma de Interoperabilidad (PDI)

para la notificación del Acto Administrativo donde se informa la decisión que ha tomado el Instituto de

Seguros Sociales acerca de la solicitud de pensión.

En resumen dentro de los principales logros obtenidos en el proceso de optimización y automatización de

la Cadenas de Trámites, se encuentran: Disminución en la cantidad de documentos exigidos al ciudadano

ya que inicialmente el solicitante, en el momento de iniciar el trámite debe presentar ocho (8) documentos;

una vez implementadas las propuestas solo se deberán presentar seis (6) documentos. Por otra parte, el

tiempo de duración para cada una de las modalidades se reduce así: Tiempos ISS de 4,12 meses pasa a

2,5 meses como una mejora del 39,32%; ISS con AFP de 12,32 meses a 4 meses con una mejora del

67,5%; ISS con Caja de 13,72 meses pasa a 4 meses con una mejora de 70,8%; ISS con AFP y Caja de

18,47 meses pasa a 4 meses con una mejora de 78,3%. En síntesis, al aplicar las propuestas de

racionalización, simplificación y normativas el tiempo promedio del trámite pasará de 4,77 meses a 2,5

meses, de esta forma se lograría reducir a la mitad el tiempo exigido por la Ley para definir la prestación.

5.5.4 Afiliación Única Electrónica al Sistema de la Protección Social

La optimización de la Cadena de Trámites buscaba implementar un modelo de afiliación unificado que

fuera de forma electrónica y que facilitará el acceso a las prestaciones asistenciales de salud, pensión,

cesantías, riesgos profesionales, subsidio familiar y económico a quienes tienen una relación laboral o

capacidad económica.

Inicialmente para el levantamiento de la información se realizaron reuniones con ASOFONDOS, ACEMI y

FASECOLDA (Gremios involucrados en la afiliación de seguridad social). También se llevaron a cabo

reuniones con algunas administradoras tales como MAPFRE, COMPENSAR E.P.S, PORVENIR, COMPENSAR


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Los sistemas de Salud y Pensión cuentan con bases de datos unificadas que permiten el control de

multiafiliaciones. Estas bases de datos se encuentran a cargo de los diferentes Gremios; en Salud ACEMI

cuenta con el Sistema de Información de Afiliación y Movilidad – SIAM y para Pensiones y Cesantías

ASOFONDOS (fondos privados) cuenta con el Sistema de Información de Administradoras de Fondo de

Pensiones – SIAFP.

Para el caso de Cesantías, el Fondo Nacional de Ahorro administra su información de forma independiente,

por tanto no se encuentra dentro de estas bases de datos mencionadas. A pesar de lo anterior es

necesario aclarar que en el caso de cesantías se pueden presentar multiafiliaciones a diferentes fondos y

no se cuenta con una base de datos unificada.

Para el Sistema de Riesgos Profesionales se encontró que actualmente no cuenta con un sistema de base

de datos donde se registren la totalidad de las empresas afiliadas y como consecuencia se presentan

multiafiliaciones. En algunos casos y dependiendo de los nichos de mercado, se evidencia dilatación o

desestimulación en el proceso de entrega de los formularios antecediéndola con una reunión, cita o cursos

previos para la presentación de la ARP, considerado causas adicionales de selección adversa.

En las Cajas de Compensación Familiar se evidenció que no cuentan con un sistema de información

unificado, por lo cual, cuando una empresa quiere realizar un traslado se extiende el tiempo para la toma

de la decisión y además se le solicita el paz y salvo de los pagos efectuados de acuerdo con lo

contemplado en la ley 21 de 1983.

En el levantamiento de la información se evidenció que existen documentos que son solicitados por las

administradoras de los sistemas los cuales no se encuentran normados. Este hecho hace que el proceso de

afiliación sea más engorroso y dilate aún más el tiempo de radicación. Por ejemplo actualmente para la

totalidad del Sistema de la Protección Social, se solicitan alrededor de 239 documentos, para realizar 29

trámites en los que se cuentan afiliaciones, traslados y novedades.

Como propuesta de mejora se planteó que el empleador haga uso de un formulario único electrónico a

través del cual se pueda realizar la afiliación al Sistema de la Protección Social y se puedan hacer las

validaciones de la información haciendo uso de las bases de datos con que cuentan el Ministerio de la



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Protección Social, la DIAN, CONFECAMARAS, y la Registraduría Nacional del Estado Civil. Estas validaciones

conllevan a un único trámite de forma electrónica; de esta forma se reduciría a 110 el número de

documentos.

Actualmente el empleado que debe afiliarse ante las diferentes administradoras tarda en promedio tres (3)

días, generándole al empleador un costo por empleado de $46.150 pesos (tomando como referencia el

salario mínimo legal vigente de 2008) y sin garantizar la confirmación de la afiliación ya que el resultado

del trámite puede durar un (1) mes, de acuerdo con las normas que establecen los tiempos de respuestas

de las administradoras:

• Salud: Decreto 806 de 1998: “Por el cual se reglamenta la afiliación al Régimen de Seguridad Social

en Salud y la prestación de los beneficios del servicio público esencial de Seguridad Social en Salud

y como servicio de interés general, en todo el territorio nacional.”

• Pensión: Decreto 692 de 1994: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 100 de 1993.”

• Riesgos Profesionales: Decreto 1772 de 1994 “Por el cual se reglamenta la afiliación y las

cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales.”

• Caja de Compensación Familiar: Ley 21 de 1983 “Por la cual se modifica el régimen del Subsidio

familiar y se dictan otras disposiciones.”

Como propuesta de mejora se planteó que el empleador haga uso del formulario electrónico sin necesidad

que el trabajador se desplace a las diferentes administradoras y dejando como plazo de confirmación del

proceso un máximo de un (1) día para afiliación y un total de quince (15) días para traslado, y sin

generarle costo a los empleadores para dicho proceso.

Como propuesta de mejora se recomendó contar con una consulta del estado de las afiliaciones a los cinco

(5) Sistemas de la Protección Social: salud, pensiones, cesantías, riesgos profesionales y cajas de

compensación familiar; a través de la Plataforma de Interoperabilidad (PDI) del Programa Gobierno en

línea. Dicha consulta contribuirá con la disminución de las certificaciones que son solicitadas en los

diferentes procesos de contratación actual, y evitará el desplazamiento de los ciudadanos a las diferentes

administradoras para solicitar su estado de afiliación.

Por último, el Ministerio de la Protección Social en continuidad del Decreto 2060 de 2008, deberá expedir

una Resolución por la cual se defina el contenido del Formulario Único Electrónico de Afiliación a la


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Protección Social, los diferentes actores que intervienen en el proceso de afiliación, los requerimientos y

estándares que se deben tener en cuenta para la entrada de su fase de producción del Sistema de

Afiliación Única de acuerdo con lo establecido en dicho Decreto. La propuesta de la Resolución quedó

incluida dentro del documento técnico de la solución propuesta entregada al Ministerio.

5.5.5 Expedición del Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes para

Sustancias Químicas Controladas

Cabe anotar que la DNE propuso en el marco del GRAT el proyecto “optimización y racionalización del

trámite de Expedición del Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes” del cual

hacen parte los trámites relacionados con la expedición de certificados para Sustancias Químicas

Controladas, certificados con destino a la Aeronáutica Civil, certificados con destino a la Dirección General

Marítima DIMAR y certificados para Sustancias de Control Especial. Estos trámites cumplen con

procedimientos similares y su única diferencia es la finalidad para la que son emitidos. Para el estudio se

acordó tomar como referencia los trámites relacionados con la Solicitud de Certificados para Sustancias

Químicas Controladas debido a que son las solicitudes de mayor complejidad para la expedición del

certificado.

Inicialmente, se realizó el levantamiento de información donde se identificaron los trámites y servicios

entre entidades involucradas, sus responsables directos y el alcance del documento. La información

entregada por la Dirección Nacional de Estupefacientes, Dirección de Policía Judicial - DIJIN, Dirección

Antinarcóticos - DIRAN, Grupo Control Precursores Químicos - COPRE, Armada Nacional, Fuerza Aérea

Colombiana, Ejército Nacional, Departamento Administrativo de Seguridad - DAS, Centro de Información

Sobre Actividades Delictivas - CISAD, Unidad de Antinarcóticos e Interdicción Marítima - UNAIM, el Consejo

Superior de la Judicatura - CSdeJ y Certicámara S.A., fue revisada, estandarizada y analizada con los

responsables de las entidades involucradas siendo la base para establecer los aspectos mejorables

propuestos en el estudio técnico.

Entre los principales aspectos identificados en el diagnóstico como deficientes y sus propuestas de mejora

se mencionan:



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Se evidenció en primera instancia que la Dirección Nacional de Estupefacientes solicitaba como requisito

previo a la expedición del CCITE para Sustancias Químicas Controladas, el documento físico del Certificado

de Existencia y Representación Legal (para personas jurídicas), lo que obliga al solicitante a desplazarse

físicamente a las Cámaras de Comercio para su obtención, hacer el pago correspondiente al CCITE en las

sucursales de la entidad bancaria con la cuales la Dirección Nacional de Estupefacientes tiene convenio y

recopilar los documentos generales y específicos según la finalidad del certificado.

Como propuesta de mejora se recomendó diseñar el acceso al trámite de Expedición del Certificado de

Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes para Sustancias Químicas Controladas a través del

portal de Estado Colombiano (PEC), permitiendo al solicitante ingresar la información y los documentos

digitalizados necesarios. Las soluciones de optimización y automatización propuestas para agilizar la

solicitud del trámite fueron:

Realizar el pago en línea de la solicitud del CCITE para Sustancias Químicas Controladas empleando los

medios digitales de pago provistos por la PDI, lo cual disminuye el desplazamiento del ciudadano y

agiliza el proceso de expedición.

Validar la identidad y antecedentes de personas naturales en línea a través del SICOP de la Policía

Nacional, permitiendo la validación previa al inicio del trámite de la autenticidad de los documentos de

identidad suministrada y si poseen o no antecedentes, evitando de esta manera la presentación de

fotocopias de documentos.

Contrastar en línea la información reportada por el solicitante referente a la constitución de empresas

consultando el RUE de Confecámaras a través de la PDI.

Como se identificó que los trámites relacionados con el Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de

Estupefacientes para Sustancias Químicas Controladas cumplen con procedimientos similares, se estableció

un trámite tipo que le permite a la entidad optimizar sus actividades internas, disminuir tiempos de

respuesta y mejorar el servicio a los ciudadanos y empresarios.


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Se evidenció que el tiempo de respuesta de la información sobre antecedentes, anotaciones y novedades

requeridas por la DNE a los Organismos de Inteligencia y Seguridad del Estado para el análisis y expedición

del CCITE para Sustancias Químicas Controladas era un cuello de botella debido a que la comunicación

más usada es el correo físico, se requiere de autorizaciones de personas de alto nivel de las entidades, se

consultan archivos físicos, existen actividades que no generan valor agregado, la calidad de la información

no es categorizada y la ejecución de visitas de inspección en los casos que se requiere.

Como propuestas de mejora para enviar la solicitud y recibir respuesta de información se propusieron tres

categorías a implementar:

- El acceso directo con respuesta en línea desde el sistema de Información de Estupefacientes –

SIE2 de la DNE, donde se invocan servicios Web publicados en las plataformas de las entidades

para la consulta y respuesta de la información de los siguientes sistemas: DAS (SIFDAS), Policía

Nacional (SISOP, SIEDCO), Fiscalía General de la Nación (SIAN, SPOA y SIJUF) y el Consejo

Superior de la Judicatura (SIURJ).

- La solicitud de visita inspectiva realizada por el COPRE de la Policía Nacional, será llevada a cabo

por el sistema SIE2 de la DNE a través de un servicio WEB publicado por el sistema SICOP. La

información correspondiente al resultado de la visita se suministrará a través de un servicio WEB

publicado por la DNE (sistema SIE2) el cual será consumido desde el SICOP.

- La Fuerza Aérea Colombiana, Armada Nacional e INTERPOL, recibirán las consultas de información

solicitada por la DNE a través del portal de la extranet del SIE2 y empleando el mismo medio

reportaran las respuestas. El uso de las bases de datos en cualquiera de los casos anteriores se

formaliza mediante convenios suscritos entre la DNE y cada una de las entidades que reporta la

información.

Se diseñó como propuesta la consulta en cualquier momento del estado del trámite a través del Portal del

Estado Colombiano.

Se propuso ejercer control de tiempos para la respuesta de la información solicitada en cumplimiento de

los plazos establecidos por el artículo 89 del Decreto 2150 de 1995.



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El CCITE para Sustancias Químicas Controladas pasará de ser un documento impreso a ser un documento

virtual que puede ser validado en línea evitando posibles falsificaciones.

En relación con la información requerida a la Armada Nacional y la Fuerza Aérea Colombiana, se verificó

que el número de respuestas en las que se presentaban ampliaciones con información positiva relativa a la

Ley 30 de 1986 y conexos es baja, por tanto se recomienda tenerlas en cuenta como control posterior para

la expedición de los certificados que autorizan el uso de Sustancias Químicas Controladas.

En cuanto al proceso interno que soporta el trámite del CCITE en la DNE, se revisaron, identificaron y

eliminaron las actividades que no generaban valor agregado; para lo cual se ajustará el manual de

procesos, se expedirán los CCITE para Sustancias Químicas Controladas en forma digital y se implementará

la solución de notificación electrónica adelantada por el Programa Gobierno en línea.

Basados en todas las propuestas de mejora mencionadas anteriormente y una vez implementadas en su

totalidad, se espera disminuir el tiempo de expedición del CCITE para Sustancias Químicas Controladas

desde el inicio del trámite hasta la notificación al peticionario de 41,17 días a 3 días en caso de no existir

visita de inspección física. Para el caso en que se deba realizar visita de inspección física se pretende pasar

de 63,84 días a 27 días.

5.5.6 Inspección Física Simultánea de Mercancías – Régimen Exportación - puertos,

aeropuertos y pasos de frontera

Con la coordinación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y la participación de las autoridades de

control involucradas (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, el Instituto Agropecuario

Colombiano - ICA, el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA y la Policía

Nacional – Dirección Antinarcóticos) se realizó el levantamiento de la información donde se identificaron los

trámites y servicios entre las entidades involucradas en la cadena.

A continuación, se definieron los responsables directos y el alcance del documento. La información

entregada por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y las autoridades de control fue

revisada, analizada y estandarizada con los responsables de las entidades siendo la base para establecer


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los aspectos mejorables propuestos en el estudio técnico.

En las primeras reuniones sostenidas con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, las autoridades de

control y el Programa Gobierno en línea, se acordó que la optimización de esta cadena se circunscribiría al

proceso de exportación, quedando excluido el proceso de importación debido a que este último se

encuentra sujeto a cambios normativos que definirán las responsabilidades, trámites, documentos y

procedimientos que serán empleados para la realización del mismo. Esto no quiere decir que algunos de

los puntos propuestos de optimización de la cadena, no apliquen para el régimen de importación, pero será

el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo conjuntamente con las autoridades de control quienes

determinaran el momento oportuno para su implementación.

Durante el levantamiento de información se evidenciaron las siguientes problemáticas para las cuales se

propusieron puntos de mejora así:

El pago para los trámites presentados ante el Instituto Colombiano Agropecuario – ICA y el Instituto

Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA no se realizaba de manera unificada. Para

esto, se adelantaron reuniones con el Director de la Unidad de Negocios y el Líder de Producto de PSE de

ACH Colombia, donde se explicaron los mecanismos tecnológicos que facilitarán la realización del pago

unificado a través de la Ventanilla Única de Comercio Exterior – VUCE por concepto de la solicitud de

inspección que se efectúa ante las dos (2) autoridades de control.

Se constató que no existía un sistema de información que soporte el proceso de Inspección física

simultánea de mercancías para el régimen de exportación en puertos, aeropuertos y pasos de frontera.

Para esto, la consultoría diseñó los lineamientos tecnológicos del Sistema de Información de Inspección

Simultánea – SIIS, con el apoyo del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y las autoridades de

control lo que permitirá consultar la trazabilidad del trámite y los resultados de la inspección.

El proceso de salida de mercancías realizado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN

no se encontraba constituido como un trámite ante el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT.

Para esto, la DIAN adelantó la gestión para que el proceso sea registrado formalmente como trámite ante

el SUIT.



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No se contaba con indicadores unificados que midieran el proceso de inspección física de mercancías. Para

esto, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo conjuntamente con las autoridades de control

definieron indicadores iniciales que se generarán con la información recopilada durante el desarrollo del

proceso de inspección física simultánea de mercancías – régimen de exportación.

De los cuatro (4) trámites que se realizan ante el Instituto Colombiano Agropecuario – ICA se encontró que

solo dos (2) están automatizados. Por lo cual se propuso la automatización de los dos trámites restantes:

“Solicitud del certificado fitosanitario de exportación” y “Solicitud del certificado zoosanitario para exportar

animales acuáticos vivos, sus productos, materias primas de origen animal para elaborar alimentos para

animales acuáticos o alimentos completos para los mismos”. Adicionalmente para estos dos trámites se

generaron propuestas para racionalizar y simplificar 16 actividades, 6 documentos y 2 contactos para el

primer trámite y 17 actividades, 7 documentos y 3 contactos para el segundo trámite.

Para ingresar y realizar los trámites en línea relacionados con los procesos de inspección física de

mercancías, se requiere el registro de usuario en el sistema de cada una de las autoridades de control. Se

planteó proveer acceso en línea al ciudadano a todos los trámites a través de un único sistema

centralizado.

Dentro del proceso de inspección se requieren por las autoridades de control, documentos físicos como

requisitos para efectuar la inspección, para lo que se sugirió la digitalización de los mismos para ser

entregados vía electrónica.

La inspección física simultánea no se lleva a cabo en todos los nodos de transferencia, para esto se planteó

que el Sistema de Información de Inspección Simultánea – SIIS, recopile los resultados de la selectividad

dada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y por la Policía Nacional - Dirección

Antinarcóticos, además de las solicitudes de inspección del Instituto Colombiano Agropecuario – ICA y del

Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA, en los casos en los que aplique.

Con esta información y con la asignación de turno, hora y fecha, el SIIS comunicará a las autoridades de

control participantes y a los usuarios que participan en el proceso, a través de los sistemas de información

correspondientes, el momento en que se realizará la inspección física de la mercancía.


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Se evidenció que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN no genera un acta en el

momento de la inspección sino que la diligencia en sus servicios informáticos después de efectuado el

proceso de inspección, las autoridades de control restantes elaboran las actas de inspección de manera

manual, lo que requiere su transcripción para la expedición del certificado respectivo en cada una de las

oficinas de las autoridades ubicadas en diferentes puntos de control operativo, incrementando el tiempo de

expedición debido al desplazamiento y la digitalización. Se propuso que las autoridades participantes en el

proceso de inspección física simultánea de mercancías, utilicen dispositivos móviles que permitan el

registro de la información pertinente a la inspección y la entrega del certificado en tiempo real.

5.6 Informe del plan de capacitación y transferencia de conocimientos

Se presentó el “Informe Plan de Capacitación y Transferencia de Conocimientos” en el cual se expusieron

las tres estrategias que se identificaron y se ejecutaron cuyos resultados principales se detallan a

continuación.

5.6.1 Curso “Presentación de las metodologías de identificación, priorización y optimización

de Cadenas de Trámites del estado colombiano”.

En sesión del Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites realizada el día 25 de noviembre de

2008, el Alto Consejero Presidencial para la Competitividad y las Regiones propuso que la capacitación y

transferencia de conocimientos fuera participativa y presencial por parte de los servidores públicos del

Departamento Administrativo de la Función Pública como rector de la política antitrámites, con el propósito

que la preparación de estos funcionarios permita dar soporte a la implementación de las metodologías a los

demás organismos y entidades del Estado.

Para tal fin, se hizo una presentación introductoria de las metodologías el 9 de octubre de 2008 a 13

servidores públicos de la Coordinación de Racionalización de Trámites del DAFP y se integraron 3

funcionarios de la misma Coordinación al equipo de trabajo para la optimización de la cadena de Trámites

“Inspección física simultánea de mercancías – régimen exportación – puertos, aeropuertos y pasos de

frontera” de tiempo parcial (50%) participando de forma presencial en el desarrollo de la metodología de

optimización. Así mismo, asistieron 5 servidores públicos del DAFP en el Seminario Taller dictado en la en

la Universidad Sergio Arboleda.



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Se coordinaron sesiones de transferencia de conocimientos adicionales con el propósito de capacitar a los

demás funcionarios de la Coordinación de Racionalización de Trámites con la siguiente agenda:

Tabla 7. Agenda de capacitación DAFP.

MóduloFecha de

realizaciónContenido

Introducción a las fases del proyecto OPTICA

Conceptos básicosIdentificación de cadenas de trámitesa) Levantamiento de informaciónb) Análisis de la informaciónc) Identificación de cadenasPriorización de cadenas de trámitesIntroducciónAntecedentes metodológicosa) Definición de parámetros generales.b) Identificación de grupos de trabajo.c) Determinación de criterios priorización.d) Ponderación de los criterios de priorización.Enfoque metodológicoa) Evaluación de los criterios de priorización.b) Ponderación de los criterios de priorización.c) Elaboración de matriz de priorización.Optimización de Cadenas TrámitesIntroducciónEtapas de Optimizacióna) Levantamiento de informaciónb) Análisis de la situación inicialEtapas de Optimizaciónc) Modelo de optimizaciónd) Marco Normativoe) Especificación de requerimientos mediante casos de uso (parte 1)Etapas de Optimizacióne) Especificación de requerimientos mediante casos de uso (parte 2)f) Estimación de costosEtapas de Optimizacióng) Plan de implementación y presentación de resultados definitivosResumen del Proyecto OPTICAEntrega de certificados

04/06/2009

23/06/2009Optimización de

cadenas de trámites

Optimización de cadenas de trámites

30/06/2009

22/05/2009Identificación de

cadenas de trámites

Identificación de cadenas de trámites

Priorización de Cadenas de trámites


02/07/2009

Clausura de capacitación

03/07/2009


01/07/2009

Las guías de identificación, priorización, optimización y otro material soporte de las cadenas de trámites se

entregaron al DAFP para ser puestas a disposición de los servidores públicos y de los ciudadanos en la

página web de la entidad.


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Con lo anterior, el DAFP está en la capacidad de replicar la metodología a las entidades del Estado que

soliciten su asesoría para la optimización de Cadenas de Trámites.

5.6.2 Instrucción para el “Manejo del programa para la construcción de cadenas y

subCadenas de Trámites”

El Programa Gobierno en línea asignó a una persona para que recibiera la instrucción correspondiente al

manejo del programa para la construcción de cadenas y sub cadenas de trámites, y se le entregó el CD

con el siguiente contenido.

- Carpeta Demos de capacitación

- Ejecutables.rar – Programa Cadenas V01

- Manual de usuario cadena vo3.doc

- Plantilla mapa de cadena OPTICA 2008.xls

- Tabla maestra OPTICA 2008.xls

- Tabla programa de cadenas.xls

Se realizó la capacitación de la construcción de los entregables por parte de everis y funcionamiento de la

aplicación del programa de Cadenas V01. Se entregó adicionalmente una copia de los entregables de la

fase III.

5.6.3 Seminario – taller “Optimización de las Cadenas de Trámites de la administración

pública colombiana – Una tendencia actual para la modernización del Estado”

De las 43 entidades inscritas al Seminario Taller participaron durante todas las sesiones 32 y se les entregó

certificados de asistencia a 72 servidores públicos que se relacionan en la tabla 8.



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Tabla 8. Entidades y Servidores Públicos participantes en el Seminario Taller.

# Entidad Participante Taller # Entidad Participante Taller

1 Aeronáutica Civil Carmen Rosa Murcia Calderón 37Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia

Yudy Lizeth Torres

2 Aeronáutica Civil Laura Yadira Velasco Prada 38 Fondo de Previsión Social del Congreso Armando Ricardo Delgado

3 Aeronáutica Civil Andrés Felipe Molina Barrios 39 Fondo de Previsión Social del Congreso Carolina Tobar Sierra

4 Agencia Logística de las Fuerzas Militares Gina Gil García 40 Fondo de Previsión Social del Congreso Paola Cuarán Arciniegas

5 Agencia Logística de las Fuerzas Militares Rubiela Olivera Morales 41 Fuerza Aérea Olga Constanza Valiente

6 Agencia Logística de las Fuerzas Militares Martha Esperanza García 42 Fuerza Aérea Orlando Dussan Cano

7 Alcaldia Mayor de Bogotá Maria Constanza Romero 43 ICBF Rubby L. Clavijo Torres

8 Alcaldia Mayor de Bogotá Guillermo Medina Sepulveda 44 ICETEX Gloria Mendez Ibañez

9 Archivo General de la Nación Carlos Manuel Socha 45 ICETEX Janeth Adriana Mariño

10 Archivo General de la Nación Héctor Oswaldo Bonilla Rodríguez 46 INCO Cristina Tabares

11 Archivo General de la Nación Lilia Yaneth Cañón 47 INCO Antonio Herrera S.

12 Armada Nacional Edith Constanza Soler Dueñas 48 INCO Janeth Rodríguez H.

13 Armada Nacional Luis Eduardo Gómez Díaz 49 INCODER Farid Urrutia L.

14 Armada Nacional Julio César Mayorga Beltrán 50 Industria Militar - INDUMIL César Augusto Riaño

15 Armada Nacional César Armando Rodríguez C. 51 Industria Militar - INDUMIL Leyda Nelcy Aguirre Martínez

16Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional

Jorge Samuel Yandar Martínez 52 INVIAS Mara Luz Barrios Arrieta

17 Cajanal EICE Jaime Hernán Suárez Torres 53 Ministerio de Comunicaciones Gloria Patricia Rincón

18 Cajanal EICE María Teresa Casilimas Álvarez 54 Ministerio de Comunicaciones Olga Regina Garzon

19 Caprecom Luz Marlén Bula 55 Ministerio de Comunicaciones Pedro P. Sánchez H.

20 Comando General las FFMM Lady Yadira Velásquez Perea 56Ministerio de Defensa Nacional - Comando General FFMM

Olga Lucy Lopez de Moya

21 Comando General las FFMM María del Pilar Londoño Muñoz 57 Ministerio de Minas y Energía Olga Patricia Rocha

22 DAFP Maria Esperanza Peña 58 Ministerio de Minas y Energía Martha Lucía Torres

23 DAFP Myriam Díaz 59 Ministerio de Minas y Energía Sigifredo Correa

24 DAFP Nathalia Silva 60 Policía Nacional Doris Gamboa

25 DAFP Lady Yadira Velasquez 61 Policia Nacional - Grupo Atención al ciudadano

German Antonio Rua David

26 DAFP Carlos Enrique Gómez 62 Presidencia de la República Carlos Caicedo González

27 DAFP Aseneth Correa Rodríguez 63 Programa Gobierno en línea Diana Patricia Porto Alvarez

28 Defensa Civil Colombiana Gloria Estela Jiménez Aldana 64 Programa Gobierno en línea Patricia Hernández

29 Defensa Civil Colombiana Miguel Ángel Chaparro Mendivelso 65 Programa Gobierno en línea John Jairo Clavijo Ocampo

30 Dirección de Sanidad Militar María Victoria de Castro 66 RTVC Alcira Cuchivaguen Coronado

31 Dirección de Sanidad Militar José Augusto Acosta Buitrago 67 RTVC Irlene Herrera Santoyo

32 Dirección General Marítima Gloria Imelda Álvarez Fandiño 68 Superintendencia de Industria y Comercio Carlos Enrique Polania Falla

33 Dirección General Marítima Rocío Aranguren Delgado 69 Superintendencia de Sociedades Manuel Guillermo tovar Gómez

34 Dirección General Marítima Alba Lucía Moreno Díaz 70 Superintendencia de Subsidio Familiar Clara Inés Martinez Bornacelly

35 Dirección General Marítima Diana Carolina Guiza 71 Superintendencia de Subsidio Familiar Martha Vásquez Miranda

36Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia

Silvano Martínez López 72Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada

Willinigton Granados

El Seminario Taller se desarrollo en las instalaciones de la Universidad Sergio Arboleda en siete sesiones

cuyo contenido se detallan en la tabla 9.


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Tabla 9. Agenda del Seminario Taller.

Fecha de

realizaciónContenido Conferencista

Instalación del Seminario Taller por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública

Elizabeth Rodríguez, Directora DAFP.

Instalación del Seminario Taller por parte del Programa Gobierno en línea

Francisco Camargo SalasDirector Área de Articulación y Gestión Programa GEL

Presentación de la Universidad Sergio Arboleda

Ignacio Gaitán, Universidad Sergio Arboleda

Presentación de everis Luis Redonet, Director everis Colombia

Presentación de la metodología del tallerWilson Ordóñez Romero, Gerente Proyecto OPTICA everis

Fundamentos conceptualesLa Modernización del Estado y la Estrategia GEL

Francisco Camargo SalasDirector Área de Articulación y Gestión Programa GEL

Introducción a las fases del proyecto OPTICA

Conceptos básicosIdentificación de cadenas de trámitesa) Levantamiento de informaciónb) Análisis de la informaciónc) Identificación de cadenasPriorización de cadenas de trámitesIntroducciónAntecedentes metodológicosa) Definición de parámetros generales.

b) Identificación de grupos de trabajo.

c) Determinación de criterios priorización.

d) Ponderación de los criterios de priorización.

Enfoque metodológicoa) Evaluación de los criterios de priorización.b) Ponderación de los criterios de priorización.c) Elaboración de matriz de priorización.

La interoperabilidad como requisito fundamental para la optimización de las cadenas de trámites

Johanna Pimiento, Directora Área de Desarrollo Programa GEL

Optimización de Cadenas TrámitesIntroducciónEtapas de Optimizacióna) Levantamiento de informaciónb) Análisis de la situación inicialEtapas de Optimizaciónc) Modelo de optimización Wilson Ordóñez Romero, Gerente Proyecto

d) Marco Normativo Juan Carlos Rondón, Universidad Sergio Arboleda

e) Especificación de requerimientos mediante casos de uso (parte 1) Carlos Nieto Lara, Consultor everis

Etapas de Optimización e) Especificación de requerimientos mediante casos de uso (parte 2) Carlos Nieto Lara, Consultor everis

f) Estimación de costos Juan Sebastían Escobar, Consultor everis

Etapas de Optimizacióng) Plan de implementación y presentación de resultados definitivos

Wilson Ordóñez Romero, Gerente Proyecto OPTICA everis

Preparación presentación ejercicio práctico del seminario-taller Entidades participantes

Presentación ejercicio práctico del seminario-taller Entidades participantesEvaluación Entidades participantes

Entrega de certificados

21/05/2009

28/05/2009

30/04/2009

14/05/2009

Wilson Ordóñez Romero, Gerente Proyecto OPTICA everis

07/05/2009

16/04/2009

Germán García Pinzón, Gerente Business everis

23/04/2009Germán García Pinzón, Gerente Business everis



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La medición de satisfacción de los asistentes se hizo de acuerdo con la encuesta establecida por el

Programa Gobierno en línea la cual se realizó en cada sesión. La encuesta midió cuatro criterios

metodología, material, expositores y organización que se describen en la tabla 10, con una escala que

determina 1 como la calificación más baja y 4 la más alta.

Tabla 10. Resultados medición de satisfacción de los asistentes.

Criterio Tema 1 2 3 4 Promedio

Los objetivos de la capacitación fueron claros 0 3 131 155 3,53

Los contenidos de la capacitación fueron suficiente

para alcanzar los objetivos propuestos0 9 137 143 3,46

La capacitación fue relevante y útil 0 8 102 179 3,59

Los materiales que recibieron fueron acertados y

suficientes4 23 139 122 3,30

Las presentaciones fueron claras y fáciles de seguir 0 10 122 157 3,51

El contenido fue oportuno y de calidad 0 6 124 159 3,53

La capacitación fue suficiente para implementar los

conocimientos en su trabajo0 17 143 129 3,39

Los expositores dominan los temas tratados 0 1 66 222 3,76

Los expositores tienen dominio de grupo 0 6 68 215 3,72

Los expositores estimulan la participación e

intercambio de ideas y experiencias0 10 90 189 3,62

La organización del taller y el soporte logístico

fueron apropiados2 8 118 161 3,52

La sesión o sesiones se cumplieron en el horario

dispuesto1 3 107 178 3,60

0% 3% 39% 58% 3,54

Metodología

Material

Expositores

Organización

TOTAL

El resultado final de la calificación promedio del seminario taller permitió establecer el grado de satisfacción

expresado por los asistentes, evidenciando que el 97% de los participantes expresaron su complacencia de

los cuales el 58% conceptuaron su conformidad plena con una calificación de 4 y el 39% con una

calificación de 3.

Todo el material utilizado en el Seminario Taller se encuentra publicado en la página web del Programa

Gobierno en línea.


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En la sesión de clausura del seminario taller como parte del ejercicio de evaluación, 14 entidades

relacionadas en la tabla 11, presentaron sus cadenas de trámites seleccionadas con la situación inicial y la

identificación de las principales oportunidades de mejora.

Tabla 11. Presentaciones Cadenas de Trámites Sesión de Clausura.

Entidad Cadena de Trámites 1. Agencia Logística de las Fuerzas Militares Solicitud de crédito de libre inversión 2. Armada Nacional Ingreso personal a la Armada Nacional

3. Comando General de las Fuerzas Militares Solicitud renovación del permiso para porte de armas de protección personal para persona natural o jurídica

4. Defensa Civil Solicitud de capacitación e instrucción a voluntarios 5. Dirección General Marítima Solicitud de expedición matrícula naves 6. Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia

Pensión de jubilación

7. Fondo de Previsión Social del Congreso Solicitud de reconocimiento de pensión por jubilación 8. ICETEX Solicitud otorgamiento de crédito 9. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Adopción de niña o niño colombiano 10. INCODER Solicitud titulación terreno baldío 11. INDUMIL

12. Policía Nacional Solicitud de inscripción para ingresar como uniformado a la Policía Nacional

13. RTVC Solicitud de codificación de comerciales regulares y códigos cívicos

14. Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil

Solicitud de permisos de operación y de funcionamiento

En conclusión, el plan de capacitación y transferencia de conocimientos se ejecutó en sus tres estrategias propuestas, confirmando la facilidad de desarrollo de las guías y metodologías, las cuales se encuentran alineadas con la normatividad expedida para el tema de trámites y procedimientos de la Administración Pública Colombiana.



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6. EJECUCIÓN CONTRACTUAL

l contrato No. 0004292 suscrito el 5 de octubre de 2007, tenía una duración inicial de nueve (9)

meses contados a partir de la fecha de firma del acta de iniciación de los servicios, es decir, desde el 1 de noviembre de de 2007 hasta el 1 de julio de 2008.

Durante la ejecución del contrato se firmaron siete (7) otrosí para prórroga de plazo incluyendo la adición

de un nuevo producto correspondiente al Otrosí No. 6 que se describen en la tabla 12.

Tabla 12. Ejecución contractual.

Otrosí Fecha Descripción

1 30/07/2008 Prorrogó el plazo de duración del contrato por el término de 45 días calendario, para la terminación del proyecto OPTICA.

2 12/09/2008 Prorrogó el plazo de duración del contrato por el término de 1 mes, para la terminación del proyecto OPTICA.

3 14/10/2008 Prorrogó el plazo de duración del contrato por el término de 1 mes, para la revisión y ajustes de los entregables de la fase IV.

4 14/11/2008

Prorrogó el plazo de duración del contrato por el término de 2 meses, en razón a que en la última valoración de las propuestas de optimización y automatización del de las cinco (5) cadenas de trámites seleccionadas en el marco del proyecto OPTICA, se evidenciaron algunas novedades y cambios en los sistemas de información de las entidades, en particular en aquellos de las entidades que participan en la cadena de certificados de carencia de informes por tráfico de estupefacientes , liderada por la Dirección Nacional de Estupefacientes – DNE, que requirió la actualización de las soluciones de implantación de los modelos de optimización.

5 08/01/2009 Prorrogó el plazo de duración del contrato por el término de 1 mes, con el fin de dar culminación a las actividades correspondientes al proyecto OPTICA. Adicionó al contrato el producto cuyo objeto es: "Optimización y definición de los lineamientos tecnológicos del proceso de inspección física simultánea de carga en los nodos de transferencia".

6 09/02/2009 Prorrogó el plazo de duración del contrato por el término de 5 meses, con el fin de dar inicio al proceso de optimización y definición de los lineamientos tecnológicos de las cadenas de trámites involucradas en

E


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Otrosí Fecha Descripción el proceso de inspección física simultánea de carga en los nodos de transferencia.

7 13/07/2009

Prorrogó el plazo de duración del contrato por el término de 1 mes, con el fin de verificar, corregir y aprobar la documentación de la Cadena de “Inspección Física Simultánea – Régimen Exportación – puertos, aeropuertos y pasos de frontera”, con la calidad requerida por Agenda de Conectividad y por todas las entidades participantes en dicha cadena.



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7. LECCIONES APRENDIDAS, RECOMENDACIONES Y FACTORES DE ÉXITO

a ejecución del Proyecto para “REALIZAR EL DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA GENERAL DE

AUTOMATIZACIÓN DE TRÁMITES PARA EL SECTOR PÚBLICO”, permitió identificar unas lecciones

aprendidas y unos factores críticos de éxito que se detallan a continuación.

7.1 Lecciones aprendidas

Las principales lecciones aprendidas de este proceso de optimización y automatización de Cadenas de

Trámites del sector público con el fin de prestar un mejor servicio al ciudadano se encuentran:

• El involucramiento y seguimiento por parte del Alto Consejero para la Competitividad y las Regiones

permitió el compromiso de la Alta Dirección de los organismos y entidades involucradas en el

cumplimiento de los fines propuestos por el Proyecto OPTICA.

• El trabajo articulado entre la Alta Consejería para la Competitividad y las Regiones, el

Departamento Administrativo de la Función Pública, el Departamento Nacional de Planeación y el

Programa Gobierno en línea, garantizó trabajar con criterios unificados para la elaboración de las

metodologías de identificación, priorización y optimización de Cadenas de Trámites.

• El seguimiento del Proyecto OPTICA y de los compromisos adquiridos en los planes de

implementación resultado de los estudios técnicos, a través del Grupo de Racionalización y

Automatización de Trámites – GRAT, ha logrado que los organismo y entidades presenten tanto los

avances como dificultades para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

• Racionalizar los trámites, procesos y procedimientos en función de automatizarlos teniendo en

cuenta las necesidades del ciudadano y su acercamiento a la Administración Pública, cambio el

enfoque tradicional de mejoramiento en los organismos y entidades del Estado.

• Facilitar el intercambio de información facilitó elaborar los modelos de optimización y

automatización propuestos en beneficio de los ciudadanos, organismos y entidades del Estado.

• La elaboración de las metodologías y guías de identificación, priorización y optimización de Cadenas

de Trámites permite mantener los criterios unificados y dar continuidad a los objetivos propuestos

L


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por el proyecto OPTICA “Realizar el desarrollo de una estrategia general de automatización de

trámites para el sector público”.

• La capacitación y transferencia de conocimiento con soporte en las guías difundidas en medio

impreso y magnético en las páginas web del Programa Gobierno en línea y del Departamento

Administrativo de la Función Pública, aseguró un mejor entendimiento por parte de los serividores

públicos que participaron en el proceso de capacitación y transferencia de conocimientos.

• El involucrar al Distrito Capital en el Proyecto reconoció que las metodologías son aplicables en los

organismos y entidades del orden territorial.

7.2 Recomendaciones

Dentro de las recomendaciones a tener en cuenta para la optimización y automatización de Cadenas de

Trámites se pueden mencionar las siguientes:

• Establecer políticas públicas (reformas administrativas, gerenciales, planes, programas, comités,

comisiones) que unifiquen, garanticen, soporten y obliguen la implementación de la racionalización

y automatización de trámites, procesos y procedimientos. Estas políticas se deben enmarcar con

estrategias principalmente centralizadas, coherentes y fundamentadas en la inversión financiera, la

estimación de tiempo requerido y la formación cultural necesaria para su cumplimiento.

• Determinar la(s) entidad(es) responsable(s) de las políticas públicas de optimización y de

automatización de Cadenas de Trámites, así como para ofrecer sensibilización, capacitación y

asesoría en la implementación de las metodologías, garantizando el acompañamiento durante el

desarrollo de las mismas y el seguimiento de los compromisos suscritos en el plan de

implementación con el fin de garantizar los resultados esperados.

• Continuar con el trabajo articulado y el compromiso entre la Alta Consejería para la Competitividad

y las Regiones, el Departamento Administrativo de la Función Pública, el Departamento Nacional de

Planeación y el Programa Gobierno en línea, lo cual permite trabajar con criterios unificados y el

liderazgo en los proyectos por parte de los organismos y entidades del Estado involucrados en los

proyectos de optimización y automatización de Cadenas de Trámites.

• Continuar el trabajo de seguimiento de los proyectos optimización y automatización de Cadenas de

Trámites a través del Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites – GRAT con el fin de



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garantizar el cumplimiento en los tiempos establecidos de los compromisos adquiridos en los planes

de implementación.

• Contar con un sistema de información que le permita al Estado identificar las Cadenas de Trámites

(estableciendo la relación entre los trámites en función de los requisitos exigidos al ciudadano para

su realización y otros trámites o servicios prestados por otras entidades), donde se pueda

reconocer los contactos ciudadano-Estado.

• Priorizar la racionalización y automatización de las Cadenas de Trámites de acuerdo con los criterios

políticos y tecnológicos según se establezcan, tales como, impacto al ciudadano, facilidad, prelación

y voluntad de implementación.

• Enfatizar que la racionalización debe propender por la automatización de los sistemas que soportan

los trámites, procesos y procedimientos al interior de las entidades, por lo que se requiere mejorar

los Sistemas de información de los organismos y entidades del Estado.

• Analizar la vigencia y pertinencia jurídica de las normas que soportan la exigencia de documentos y

requisitos de los trámites, con el propósito de poder determinar entre otros aspectos la pertinencia,

soporte y el valor agregado que generan en la ejecución de los mismos, con el fin de presentar

propuestas normativas que garanticen su racionalización y automatización de forma eficiente.

• Establecer claramente la línea de base con datos y variables concretas que permitan medir y

comparar los resultados finales del proceso de optimización y automatización.

• Los organismos y entidades del Estado deben comprometerse en implementar los desarrollos,

mecanismos y procedimientos necesarios o requeridos que permitan de forma segura y eficiente el

intercambio de información, lo cual debe preferiblemente ser facilitado a través de una plataforma

de interoperabilidad del Estado.

7.3 Factores de éxito

Los factores clave de éxito identificados a lo largo de la implementación del Proyecto de Optimización de

Cadenas de Trámites son:

• Garantizar el compromiso del alto Gobierno (Presidencia y Alta Consejería para la Competitividad y

las Regiones) como líderes políticos del Proyecto.

• Asegurar el compromiso y la participación activa de los altos cargos de las entidades involucradas

en las cadenas seleccionadas para optimización.


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• Hacer seguimiento continuo de los compromisos del Proyecto a través del GRAT, identificando

riesgos y planes de mitigación para los mismos.

• Valorar que un Estado moderno no es solo el que hace uso intensivo de las TIC, es aquel que se

transforma desde adentro con criterios desde afuera, esto es el reconocimiento de que el

accionistas de lo público es el ciudadano y que los servidores públicos está para eso, para servir.

• Reconocer que la modernización de la Administración Pública no es tener solamente menos trámites

u ofrecerlos en línea, es buscar estrategias concretas que permitan la transformación desde adentro

de la estructura y de la forma de operar del Estado y buscar siempre una constante, amable y fácil

interrelación con los ciudadanos y empresarios.

• Integrar un equipo interdisciplinario competente para implementar todo el proceso de

racionalización y automatización, otorgando diferentes visiones al mismo, preferiblemente evitando

cambios de interlocutores durante el desarrollo del proyecto.

• Nombrar de manera formal y desde el inicio del proyecto de optimización y automatización el líder

funcional y técnico con disponibilidad de tiempo y capacidad de decisión.

• Evitar cambios de interlocutor durante el desarrollo del proyecto de optimización y automatización.

• Adelantar las gestiones internas necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas del

proyecto de optimización y automatización, con el fin de agilizar los procesos administrativos y

garantizar la participación activa de las áreas requeridas que aseguren el desarrollo del proyecto en

los plazos establecidos.

• Suministrar la información y documentación requerida para el desarrollo del proyecto de

optimización y automatización en los tiempos que se estipulen para tal fin.

• Asistir y participar en las sesiones de trabajo (cumplimiento de plazos para contestar a la propuesta

de documentación, duración, desarrollo y consecución de objetivos).

• Revisar y aprobar de manera oportuna los entregables con el fin de no afectar la calidad del

resultado esperado ni el plan de trabajo.

• Considerar trabajos anteriores o en curso relacionados con el rediseño de procedimientos

administrativos y propuestas normativas afines con la cadena objeto de optimización.

• Validar la información suministrada y documentos generados en desarrollo del proyecto durante la

ejecución de cada etapa.



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8. REFERENCIAS

- CONPES 3248 de 2003, Lineamientos generales, el alcance y los mecanismos de evaluación del

Programa de Renovación de la Administración Pública (PRAP).

- CONPES 3292 de 2004, Proyecto de racionalización y automatización de trámites.

- Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites

innecesarios en la Administración Pública.

- Decreto 1677 de 2000, (artículo 2o): relaciona las políticas de Administración Pública formuladas

por el Departamento Administrativo de la Función Pública en materias relacionadas con la

aplicación de tecnologías administrativas. El artículo 19 orienta la política de simplificación de

trámites con el apoyo de los comités sectoriales para el desarrollo administrativo y con la

cooperación del sector privado.

- Decreto 4669 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005.

- Decreto 1151 de 2008, por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de

Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005,

y se dictan otras disposiciones.

- Departamento Administrativo de la Función Pública, Guía para la inscripción y racionalización de

trámites y servicios de la Administración Pública, septiembre de 2008.

- Departamento Administrativo de la Función Pública, Guía para la racionalización de trámites,

procesos y procedimientos, junio de 2002.

- Departamento Administrativo de la Función Pública, Hacia una visión sistémica de la gestión

pública DAFP.

- Ley 489 de 1998, (artículo 18): Por la cual se dictan normas sobre la organización y

funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y

reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del

artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

- Ley 527 de 1999, por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de

datos del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establece las entidades de

certificación y se dictan otras disposiciones.


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- Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y

procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que

ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

- Ministerio de Comunicaciones, Plan Nacional de Tecnologías de la Información y las

comunicaciones 2008 – 2019, mayo de 2008.

- Guía de identificación de Cadenas de Trámites, Bogotá, D.C., marzo de 2009.

- Programa Gobierno en línea – Estrategia de Gobierno en línea, Guía de priorización de Cadenas

de Trámites, Bogotá, D.C., marzo de 2009.

- Programa Gobierno en línea – Estrategia de Gobierno en línea, Metodología de identificación de

cadenas de trámites, marzo de 2009.

- Programa Gobierno en línea – Estrategia de Gobierno en línea, Plan estratégico de optimización y

automatización de cadenas de trámites en la Administración Pública colombiana, marzo de 2009.

- Programa Gobierno en línea – Estrategia de Gobierno en línea, Metodología de identificación de

Cadenas de Trámites, marzo de 2009.



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9. ANEXOS

8.1 Entidades y servidores públicos que participaron en la optimización de las Cadenas

de Trámites priorizadas

8.2 Presentaciones GRAT – Presidencia de la República

resumen ejecutivo del proyecto v 29-09-09 · pág. 1 de 69 resumen ejecutivo del resultado ......

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