PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SARA CRISTINA ARANGO PÉREZ CURADORA URBANA TERCERA DE MEDELLIN

ACTO ADMINISTRATIVO DE APROBACIÓN AUTO No.08

MEDELLÍN, JUNIO 21 DE 2019

TABLA DE CONTENIDO

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

I. Aspectos generales

1. Introducción 2. Definiciones

3. Alcance

4. Público al cual está dirigido

5. Requerimientos para el desarrollo del PGD

4.1. Normativos 4.2. Económicos 4.3. Administrativos 4.4. Tecnológicos 4.5. Gestión del cambio

II. Lineamientos para los procesos de la gestión documental 1. Planeación

1.1. Actividades especificas

2. Producción 2.1. Actividades especificas

3. Gestión y trámite

3.1. Actividades especificas

4. Organización 4.1. Actividades especificas

5. Transferencia 5.1. Actividades especificas

6. Disposición de documentos 6.1. Actividades especificas

7. Preservación a largo plazo

7.1. Actividades especificas

8. Valoración 8.1. Actividades especificas

III. Fases de implementación

IV. Programas específicos

V. Anexos

Glosario

I. Aspectos generales

1. Introducción

Sara Cristina Arango Pérez, asumió de manera provisional el cargo de Curadora Urbana Tercera de Medellín, según decreto de nombramiento No. 0786 del 5 de octubre de 2018, a partir del 8 de octubre de 2018, y en cumplimiento de sus obligaciones, el presente documento contiene el Programa Gestión Documental – PGD – que regirá durante el termino de permanencia en su cargo, como instrumento archivístico necesario para la gestión documental. El presente documento fue elaborado atendiendo todos los elementos mínimos de que trata el decreto 1080 de 2015, especialmente el anexo "Programa de Gestión Documental", así como las demás disposiciones concordantes y fundamentándose en la naturaleza jurídica de la figura del Curador Urbano.

La Curaduría Urbana no es una persona jurídica, el Curador Urbano es un particular encargado de estudiar, tramitar y expedir licencias de parcelación, urbanización, construcción y subdivisión de predios, a petición del interesado en adelantar proyectos de esta índole. La función pública se ejerce de manera independiente y autónoma, para la verificación del cumplimiento de las normas urbanísticas y de edificación vigente, a través del otorgamiento de licencias urbanísticas, tal como se dispone en los artículos 2.2.6.6.1.1 y 2.2.6.6.1.2 del Decreto 1077 de 2015. Adicionalmente tiene a su cargo otras actuaciones que son las determinadas en el artículo 2.2.6.1.3.1. del decreto 1077 de 2015. Siendo así, al Curador Urbano sólo le está permitido ejercer loas funciones expresamente delegadas que en este caso corresponde al otorgamiento de licencias urbanísticas, actos de reconocimiento y dentro de las denominadas “otras actuaciones” emitir los siguientes conceptos y/o autorizaciones: ajuste de cotas de áreas, concepto de norma urbanística, concepto de uso del suelo, copia certificada de planos, aprobación de planos de propiedad horizontal, autorización para el movimiento de tierras, aprobación de piscinas, modificación de planos urbanísticos, de legalización y demás planos que aprobaron desarrollos o asentamientos, definir la condición de los bienes destinados a uso público o con vocación de uso público, revisión independiente de los diseños estructurales por parte del Curador Urbano.

Si bien el Curador Urbano debe contar para el ejercicio de su función con un equipo interdisciplinario, el es autónomo y responde disciplinaria, fiscal, civil y penalmente por los daños y perjuicios que causen a los usuarios, a terceros o a la administración pública en el ejercicio de su función pública, sin que los profesionales que se vinculen a su equipo tengan la condición de funcionarios públicos. Las autorizaciones a cargo del Curador Urbano se otorgan a través de actos administrativos que resultan de importancia no sólo para el entre territorial, sino también para los ciudadanos, encontrándose justificada la necesidad de una adecuada conservación, debiendo en tal proceso atender a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 o la norma que la adicione, modifique o sustituya. Así mismo debe tenerse en cuenta que el manejo, organización y conservación de los documentos que componen el expediente de las licencias urbanísticas corresponde a las oficinas de planeación municipal, conforme se indica en el artículo 2.2.6.1.2.3.13 del Decreto 1077 de 2015, debiendo el Curador Urbano, por tanto, encargarse de su oportuna transferencia acatando las directrices que dicte dicha dependencia, y de la conservación de los expedientes correspondiente a las otras actuaciones a su cargo.

2. Alcance

Este manual se aplica a todas las actuaciones a cargo de la Curadora Urbana Tercera de Medellín y a su equipo de trabajo interdisciplinario, desde la producción o recibo de la documentación hasta la disposición final de los mismos, con la advertencia hecha anteriormente acerca de la competencia de las oficinas de planeación municipal para la conservación, manejo y custodia de los expedientes de las licencias urbanísticas que deben ser remitidos por el Curador Urbano. Se tendrá como punto de partida, el resultado del informe de visita por parte del Archivo General de la Nación, Grupo de Inspección y Vigilancia – GIV - según consta en acta de cierre de inspección con fecha del 24 de octubre de 2018 y las exigencias allí descritas según lo evidenciado.

3. Público al cual está dirigido

Este PGD está dirigido a Sara Cristina Arango Pérez, como Curadora Urbana Tercera de Medellín, y a todo su equipo interdisciplinario. Las autorizaciones emitidas por el Curador Urbano, concretan en favor de un particular determinado un derecho, que bajo el cumplimiento de unos condicionamientos pueden llegar a constituir situaciones jurídicas consolidadas, incluso después de su vencimiento, y se encuentran relacionadas con bienes inmuebles. Así las cosas, pueden resultar interesados en estas actuaciones, que no tienen condición de reserva legal, no solo los titulares de los actos administrativos, sino la comunidad en general, así como el ente territorial y sus diferentes dependencias, el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, los notarios, las aseguradoras y todo aquel que de manera específica quiera conocer sobre los antecedes urbanísticos de un predio.

4. Requerimientos para el desarrollo del PGD

4.6. Normativos

- Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

- Ley 594 de 2000: Soporte documental donde dicta la ley general de archivos y demás disposiciones.

- Decreto 1077 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Vivienda, Ciudad y Territorio, en el cual aparece el Decreto 1469 de 2010, y sus modificaciones, según el cual se reglamentó las disposiciones relativas a las licencias urbanísticas; al reconocimiento de edificaciones; a la función pública que desempeñan los curadores urbanos y se expidieron otras disposiciones.

- Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura Ministerio de Cultura, que compiló, entre otros, el decreto 2609 de 2012, que a su vez reglamentó el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dictó otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

- Acuerdo 009 de 2018, según el cual el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentó la gestión documental de los expedientes de las licencias urbanísticas y otras actuaciones relacionadas con la expedición de las licencias a cargo de las autoridades municipales o distritales competentes, o por los curadores urbanos, de cuyas disposiciones se destaca: Artículo 5. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES: Los documentos que se generan durante el desarrollo de la función pública de expedición de licencias urbanísticas, actos administrativos de su competencia y otras actuaciones relacionadas con la expedición de las licencias, se clasificarán en series y subseries documentales, así:

SERIE SUBSERIE

AUTORIZACIONES URBANISTICAS Autorizaciones ajuste de cotas de áreas

Autorizaciones aprobación de planos de propiedad horizontal

Autorizaciones para el movimiento de tierras

Autorizaciones de piscinas

Autorizaciones de modificación de planos urbanísticos, de legalización y demás planos que aprobaron desarrollos o asentamientos

Autorizaciones de bienes destinados a uso público o con vocación de uso publico

Autorizaciones de revisión independiente de los

diseños estructurales

CONCEPTOS URBANISTICOS Conceptos de norma urbanística

Conceptos de uso de suelos

INFORMES Informes a entes de control

LEGALILZACIONES URBANISTICAS

LICENCIAS URBANISTICAS

RECONOCIMIENTOS DE LA EXISTENCIA DE EDIFICACIONES

Artículo 8. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Las transferencias de documentos deberán realizarse mediante Inventario Documental, en el desarrollo de los Planes de Transferencias que las partes deberán concertar. PARÁGRAFO 1- Los expedientes de solicitudes negadas también serán transferidos a la autoridad municipal o distrital competente con toda la documentación producida y recibida durante el trámite. PARÁGRAFO 2- Los expedientes de los trámites desistidos no serán remitidos al archivo y permanecerán en los archivos de gestión durante treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha en que quede en firme el acto administrativo en que se declare el desistimiento y se notifique la situación al solicitante. Luego de este tiempo, serán devueltos al mismo, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 17 de la ley 1755 de 2017. De no ser reclamados en este periodo, estos expedientes podrán ser eliminados, dejando constancia por medio de acta de eliminación de documentos. Artículo 9: VALORACIÓN DOCUMENTAL. se conservarán de manera permanente los expedientes correspondientes a las series: Licencias Urbanísticas, Reconocimiento de la existencia de edificaciones y Legalizaciones de Actuaciones Urbanísticas; los documentos que corresponden a las otras series documentales deberán ser valoradas por cada entidad en las correspondientes Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, de conformidad con los procedimientos establecidos por el Archivo General de la Nación “Jorge Palacios Preciado”; atendiendo además a criterios de territorialidad, aporte al patrimonio documental de la nación y a la investigación.

CONFORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES. Los expedientes estarán conformados por los tipos documentales de los expedientes generados en las etapas de radicación de la solicitud, estudio, trámite, expedición y ejecutoria del acto administrativo respectivo de las licencias urbanísticas y otras actuaciones relacionadas con la expedición de las licencias, corresponderán a los establecidos por el gobierno nacional para tal fin.

- Circular 95 de enero de 2017, según la cual el Departamento Administrativo de Planeación Municipal de Medellín, dictó las directrices para la transferencia de la serie documental “Licencias de Construcción, Urbanización y Parcelación” de las Curadurías Urbanas al Departamento Administrativo de Planeación, según la cual dio a conocer el Instructivo para la Transferencia de dicha serie documental, estableciendo entre otros, el Formato Único de Inventario Documental – FUID - , los horarios de entrega de los expedientes, la hoja de rótulo y el orden de los mismos.

- Ley 1796 de 2016, por la cual se establecen medidas enfocadas a la protección del comprador de vivienda, el incremento de la seguridad de las edificaciones y el fortalecimiento de la función pública que ejercen los curadores urbanos, se asignan unas funciones a la superintendencia de notariado y registro y se dictan otras disposiciones, y de manera especial determina la obligación a cargo del Curador Urbano de hacer entrega en tiempo real a las entidades territoriales de la información pertinente sobre las solicitudes, expediciones y aprobaciones de todos los actos administrativos de licenciamiento urbanístico.

4.7. Económicos

La Curadora Urbana Tercera, atendiendo el hecho de indeterminación del ejercicio de su función, marcado por la condición de nombramiento provisional ha definido en su presupuesto mensual el rubro necesario para la implementación, ejecución y seguimiento de todas las actividades necesarias para una adecuada gestión documental, y bajo su dirección y control estarán esas erogaciones.

4.8. Administrativos

Se tendrá como coordinadora y responsable de la adecuada gestión documental a la Curadora Urbana Tercera de Medellín, no obstante, acorde con el manual de funciones que se anexa, y que ha sido por ella adoptado, todos sus colaboradores deben acatar las recomendaciones y órdenes que resulten necesarias para el cumplimiento de este plan.

Igualmente, se contará constantemente el apoyo de los profesionales que conforman el Comité Interno de Archivo para las consultas, revisiones y/o modificaciones que resulten necesarias y de un asesor externo en materia archivística.

4.9. Tecnológicos

Actualmente, la producción y gestión documental se apoya en un sistema – Gestión de Procesos o trámites de Curaduría INTRANET – usado en virtud de un contrato de prestación de servicios con un tercero. Este software permite la asignación de los radicados de las solicitudes de licencias urbanísticas, de las otras actuaciones, así como de las peticiones, quejas y/o reclamos que se llegasen a presentar. Este sistema permite además la asignación de los números de los actos administrativos (resoluciones u oficios), generando transferencias y evitando duplicidad de consecutivos. La solución o plataforma consiste en el desarrollo de varios módulos en plataforma Microsoft .NET Framework vía web, lo cual garantiza la oportuna y ágil gestión de cualquier proceso de tramitación para licencias de urbanismo y construcción, así como la obtención fácil de informes de cualquier proceso y consultas online por parte de los usuarios (basado en roles y permisos), ofreciendo un certero y eficiente servicio; permitiendo el adecuado control del proceso de acuerdo a lo establecido por el decreto 1077 de 2015 (antes 1469 de 2010) y brindando los mecanismos para proporcionar la información según necesidades de los clientes y solicitada por las diferentes entidades. El software consta de las siguientes módulos y características:

- Consulta, modificación y gestión de nuevos trámites o radicados. - Módulo de documentos. - Módulo de visitas de campo o terreno. - Módulo de notificación vecinos. - Módulo impuesto de delineación urbana, tasa de nomenclatura y

obligaciones urbanísticas. - Módulo de facturas y recibos de caja - Módulo de correspondencia recibida y emitida. - Módulo de Informes (Ministerio de Vivienda, Dane, otros solicitados).

- Módulos adicionales sugeridos por el cliente. - Todos los documentos como números de resoluciones, facturas,

notificaciones, informes, oficios emitidos, entre otros, son generados automáticamente por el software con los datos previos a su generación.

- Módulo de direcciones vetadas y Profesionales sancionados. - Módulo de administración. - Módulo de consultas online (en línea), este módulo se integra con la

página web pública o plataforma de su entidad a través de un enlace que permite la consulta por parte de los clientes o usuarios el estado de su proceso o trámite de licencia.

- Módulo de notarías o entes de control, este módulo se encarga a través de un usuario y contraseña que se le asigne a las notarías o entes de control consultar cada una de las resoluciones que se otorguen, esto con el fin de mitigar la falsificación de documentos.

- Otros módulos: Anuncios, publicaciones, alertas, edictos, eventos, imágenes.

Para la realización del software se utiliza la plataforma .Net basada en Windows y como motor de Base de Datos SQL Server, con un ambiente WEB tipo ASP (Aunque si el cliente lo solicita se puede realizar tipo Windows Forms) con el lenguaje de programación C Sharp (C#). El programa está provisto de seguridad a través de claves que se le asignan a cada usuario, y permitiendo verificar en cualquier momento qué usuario realizó cualquier actividad en el sistema, registrando la fecha y hora del proceso. También contará con una configuración de roles lo cual permite determinar que funciones y permisos se le asigna a cada usuario (Asesores, Caja, jurídico, administrador, Archivo, consultores, más los que considere el cliente). Así mismo se cuentan con los siguientes equipos:

EQUIPO CANTIDAD

PLANTA TELEFÓNICA 1

FOTOCOPIADORA MULTIFUNCIONAL RICOH Aficio MP 2852 1

IMPRESORA HP LaserJet P1606dn 3

IMPRESORA HP LaserJet P1102w 1

ESCANER EPSON DS-530 1

ESCANER EPSON ES-400 2

SERVIDOR DELL PowerEdge T30 1

EQUIPO COMPUTO HP ELITEDESK 800 G1 SFF 13

EQUIPO COMPUTO LENOVO S500 1

EQUIPO COMPUTO DELL OPTIPLESX 7040 1

II. Lineamientos para los procesos de la gestión documental

Siguiendo las disposiciones sobre Programa de Gestión Documental, establecidas en el Decreto 1080 de 2015, capítulo V, el PGD de la Curadora Urbana Tercera de Medellín se compone por los siguientes procesos: Planeación, Producción, Gestión y trámite documental, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración Documental. Las actividades específicas a desarrollar para cada uno de los procesos de gestión documental se detallan a continuación.

1. Planeación Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. 1.1. Actividades especificas

- Revisar el manual de funciones de la Curadora Urbana Tercera de

Medellín y su equipo interdisciplinario - Definir estructura organizacional - Definición de procesos - Determinación de requisitos según tipo de actuación

2. Producción

Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. 2.1. Actividades especificas

- Definición de estructura de documentos

3. Gestión y trámite

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. 3.1. Actividades especificas

- Definición de formato para la recepción de documentos - Definición de formato para la entrega de documentos

4. Organización Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. 4.1. Actividades especificas

- Clasificación de documentos según la actuación - Guía para organización de los expedientes

5. Transferencia

Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. 5.1. Actividades especificas

- Adopción formato único de inventario documental – FUID - Socialización y ejecución de la circular 95 de enero de 2017, expedida por

el Departamento Administrativo de Planeación Municipal de Medellín.

6. Disposición de documentos

Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. 6.1. Actividades especificas

- Adopción proceso de eliminación de archivo para las solicitudes que se

han entendido desistidas y de las cuales se ordenó su archivo.

7. Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). 7.1. Actividades especificas - Elaboración tablas de valoración documental - Elaboración y adopción tablas de retención documental - Aplicación tablas de retención documental

III. FASES DE IMPLEMENTACIÓN 1. Elaboración

A partir de los hallazgos producto del diagnóstico, desarrollar cada una de las actividades en orden de prioridades y pertinencias. Tareas específicas:

- Conformación del equipo interdisciplinario y de apoyo - Cronograma de actividades - Elaboración y revisión del plan

2. Ejecución y puesta en marcha

Esta fase comprende las actividades de ejecución de las tareas propuestas, de socialización y capacitación con los usuarios internos y público en general. Tareas específicas:

- Circular informativa - Reunión informativa

3. Seguimiento

Esta fase comprende la vigilancia y control de manera permanente del PGD, a través de los instrumentos de seguimiento y verificación para cada uno de los fines propuestos, así como la retroalimentación constante. Tareas específicas:

- Reuniones periódicas de seguimiento con el coordinador técnico - Auditorías al proceso.

4. Mejora

Esta fase comprende las actividades de evaluación, actualización y transformación de los procesos adoptados a fin de garantizar los procesos y actividades de la Gestión Documental. Así, se pretende garantizar la

permanencia de los integrantes del grupo interdisciplinario, determinar la funcionalidad de los procesos y documentos generados en ejercicio del PGD, determinar los cambios que se requieran en virtud de nuevas disposiciones normativas hasta lograr un perfecto sistema.

IV. PROGRAMAS ESPECIFICOS 1. Programa de normalización de formas

Objetivo: efectuar un análisis detallado de la producción de

documentos de la Curadora Urbana Tercera de Medellín a fin de crear formas y formatos de forma controlada, garantizando la identificación, clasificación, ordenación y recuperación de los mismos.

2. Programa de documentos vitales Objetivo: identificar, evaluar, preservar y recuperar aquella información de importancia para la adecuada función pública de la Curaduría Urbana.

3. Programa de capacitación

Objetivo: Socializar y capacitar sobre la Gestión Documental y administración de archivos necesarios para el desarrollo del Programa de Gestión Documental.

V. ANEXOS 1. Manual de funciones 2. Estructura organizacional 3. Mapa de proceso de expedición de licencias urbanísticas 4. Matriz diagnostico