resmÎ yaziŞmalarda uygulanacak esas ve usuller hakkinda yÖnetmelİk

RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA

YÖNETMELİK

Yayımlandığı Resmî Gazete

02.12.2004 / 25658

BİRİNCİ BÖLÜMAmaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Bu Yönetmeliğin amacı;•Resmî yazışma kurallarını belirlemek,•Bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

Madde 1Madde 1

AMAÇAMAÇ

Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

Madde 2Madde 2

KapsamKapsam

Bu Yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

DayanakDayanak

Madde 3Madde 3

• BAŞBAKANLIK TEŞKİLATI HAKKINDA KANUN • HÜKMÜNDE KARARNAMENİN

DEĞİŞTİRİLEREK• KABULÜ HAKKINDA KANUN (1)• • Kanun Numarası : 3056• Kabul Tarihi : 10/10/1984• Yayımlandığı R. Gazete : Tarih :

19/10/1984 Sayı : 18550• Yayımlandığı Düstur : Tertip : 5 Cilt : 24

Sayfa : 29

• Görev:• Madde 2 – Başbakanlığın görevleri şunlardır:a) Bakanlıklar

arasında işbirliğini sağlamak, Hükümetin genel siyasetinin yürütülmesini gözetmek, Anayasa ve kanunlarla verilen hizmetleri yerine getirmek maksadıyla gerekli tedbirleri almak,

• b) Devlet Teşkilatının düzenli ve müessir bir şekilde işlemesini temin edecek prensipleri tespit etmek, Hükümet Programı ve kalkınma planları ile yıllık programların uygulanmasını takip etmek,

• c) Kanun, kanun hükmünde kararname tüzük, yönetmelik ve karar tekliflerinin Anayasaya ve diğer mevzuata uygunluğunu incelemek ve Yasama Organı ile olan münasebetleri yürütmek,

•

• d) Mevzuat hazırlama usul ve esasları ile ilgili ilkeleri tespit etmek ve geliştirmek, yürürlükte bulunan mevzuatın sicillerini tutmak, kodlamak, tek metin haline getirmek, bilgi işlem sistemi içinde takip etmek ve yayınlamak,

• e) İdarede etkinliğin sağlanması, görevlerin tam ve verimli bir şekilde zamanında yerine getirilmesi, idari usul ve işlemlerin basitleştirilmesi, Devlet Teşkilatının düzenlenmesi için gerekli olan sistem ve prensiplerin geliştirilmesini ve uygulanmasını sağlamak,

• Düzenleme görev ve yetkisi:

• Madde 33 – Başbakanlık, kanunla yerine getirmekle yükümlü olduğu hizmetleri tüzük, yönetmelik, tebliğ ve genelgelerle düzenlemekle görevli ve yetkilidir.

Bu Yönetmelikte geçen;

a) Resmî yazı:

Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,

TanımlarTanımlar

Madde 4Madde 4

b)Resmî belge:

Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,

c)Resmî bilgi:

Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

d)Elektronik ortam:

Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,

e)Elektronik belge:

Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

f)Dosya planı:

Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,

g)Yazı alanı:

Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,

h)Güvenli elektronik imza:

Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜMResmî Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı,

Belge Boyutu ve Yazı Tipi

Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.

Madde 5Madde 5

Resmî yazışma ortamları ve güvenlikResmî yazışma ortamları ve güvenlik

Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir.

Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş (5) gün içerisinde Resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar, ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalar, bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.

Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler.

Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır.

Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır.

Kamu kurum ve kuruluşları elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.

Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.

Madde 6Madde 6

Nüsha sayısıNüsha sayısı

Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.

Belge boyutuBelge boyutu

Madde 7Madde 7

Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.

Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

Yazı tipi ve karakter boyutuYazı tipi ve karakter boyutu

Madde 8Madde 8

ÜÇÜNCÜ BÖLÜMResmî Yazıların Bölümleri

Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir.

Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek:1).

BaşlıkBaşlık

Madde 9Madde 9

Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

İlk satıra "T.C." kısaltması,

İkinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle,

Üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle

ortalanarak yazılır.

Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.

Bölge müdürlüklerinde ise Bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek:1).

T.C.BAŞBAKANLIK

İdareyi Geliştirme Başkanlığı

T.C.BAŞBAKANLIK

Devlet Personel Başkanlığı

T.C.GAZİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı

T.C.ÇORUM VALİLİĞİ

İl Sağlık Müdürlüğü

T.C.SUNGURLU KAYMAKAMLIĞI

İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

T.C.BAYINDIRLIK VE İSKAN BAKANLIĞI

Karayolları Genel Müdürlüğü 4. Bölge Müdürlüğü

ÖRNEK: 1-BAŞLIKÖRNEK: 1-BAŞLIKÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK

TBMM GENEL SEKRETERLİĞİ

• ÖRNEK: 1-A (BAŞLIK) • TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ BAŞKANLIĞI • Kanunlar ve Kararlar Dairesi Başkanlığı • ÖRNEK: 1-B (BAŞLIK) • TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ GENEL

SEKRETERLİĞİ • Personel ve Muhasebe Dairesi Başkanlığı • Personel Eğitim ve Yönetim Müdürlüğü • ÖRNEK: 1-C (BAŞLIK) • TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ GENEL

SEKRETERLİĞİ • Hukuk Müşavirliği


• TBMM Başkanlığı tarafından onaylanacak yazılar için, ilk satıra TBMM Başkanlığı koyu ve büyük harflerle, ikinci satıra ise birimin bağlı bulunduğu daire başkanlığının adı, Genel Sekretere doğrudan bağlı birimler için birimin adı koyu ve küçük harflerle yazılır (Örnek: 1/A)


• Diğer yazılarda ise; ilk satıra TBMM Genel Sekreterliği koyu ve büyük harflerle, ikinci satıra bağlı bulunulan daire başkanlığının adı koyu ve küçük harflerle, üçüncü satıra ise birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Genel Sekreterliğe bağlı birimler için ikinci satırda birimin adı küçük ve koyu olarak yazılır. (Örnek: 1-/B/C).

Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir.

Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır.

Sayı ve evrak kayıt numarasıSayı ve evrak kayıt numarası

Madde 10Madde 10

ÖRNEKÖRNEK

SayıSayı : : Sayı ve evrak kayıt numarasıSayı ve evrak kayıt numarası

Bu ifadeden sonra kod numarası verilir.( Başbakanlıkça belirlenmiş ve kuruma verilmiş olan “kurum ve birim kodu)

Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası,( Evrakın gireceği dosya kodu)

Dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır.

Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.

Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır (Örnek: 2).

Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

Sayı : B.02.0.İGB-16-717-752/89Sayı : B.02.2.TCZ-21-932/467Sayı : B.08.4.MEM.202-148-694/253

OAA . B. CCC .D.EEE. FF. GG

1 2 3 4 5 6 7

ÖRNEK: 2- SAYIÖRNEK: 2- SAYI

1.Bölüm: Kurum Kodu1.Bölüm: Kurum Kodu2. Bölüm: Kurum Dağılım Kodu2. Bölüm: Kurum Dağılım Kodu3. Bölüm: Birim Kodu3. Bölüm: Birim Kodu4. Bölüm: Birim Dağılım Kodu4. Bölüm: Birim Dağılım Kodu5. Bölüm: Alt Birim Kodu5. Bölüm: Alt Birim Kodu6. Bölüm: Ayrıntılı Alt Birim 6. Bölüm: Ayrıntılı Alt Birim KoduKodu7. Bölüm: Alt Tali (Şube) Kodu7. Bölüm: Alt Tali (Şube) Kodu

ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK

Kurum ve Evrak Kayıt Numarası

Kurum Kodu

Kurum Dağılım

Kodu

Yasama, Yürütme,

Yargı Kodu

Birim Kodu

Şube Kodu

Birim Dağılım Kodu

Dosya Numarası

B . 02 . 0 . PPG . 0 . 12 – 383 – 00258 / 253

YAZIŞMALARDAKİ KOD YAZIŞMALARDAKİ KOD DAĞILIMIDAĞILIMI

TBMM GENEL SEKRETERLİĞİ• ÖRNEK: 2- (SAYI) • Sayı: A.01.0.GNS.0.12.00.03–546 (İç yazışma sayı örneği) • Sayı : A.01.0.GNS-148/56082 (Dış yazışma sayı örneği) • Sayı : A.01.0.GNS.0.12.00.02-148/10386 (Dış yazışma sayı

örneği) • Sayı: A.01.0.GNS.0.12.00.05–148/4468 • Genel Evrak Numarası • Evrak Kayıt Numarası • Müdürlük Yazışma Kodu • (Bütçe Maliye Müdürlüğü) • Birim Kodu • (Personel ve Muhasebe Dairesi • Başkanlığı Yazışma Kodu)

Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.

Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.(Yazının imzalandığı gün olarak, yazının çıkış kayıt numarasının verildiği ve dosyalandığı birimin bürosunda verilir.)

TarihTarih

Madde 11Madde 11

ÖRNEKÖRNEK

SayıSayı : 501-: 501- 4/4/20054/4/2005

Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.(Resmi kağıtlarda “ Başlık”, “ Sayı”, “Konu” ve Adres bilgileri basılı olabilir)

KonuKonu

Madde 12Madde 12

Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir.

Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.

Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.

Gönderilen makamGönderilen makam

Madde 13Madde 13

Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra

Ad Küçük Soyadı BÜYÜK,

Unvan ise küçük harflerle yazılır (Örnek: 3).

İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA(Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü)

ANKARA VALİLİĞİNE(İl Milli Eğitim Müdürlüğü)

TÜRKİYE ODALAR VE BORSALAR BİRLİĞİ BAŞKANLIĞINA

Sayın Prof. Dr. Recep TOPARLITürk Dil Kurumu Başkan Danışmanı

ÖRNEK: 3-GÖNDERİLEN MAKAMÖRNEK: 3-GÖNDERİLEN MAKAMÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK


• ÖRNEK: 3- (GÖNDERİLEN MAKAM) • A- Konu: …........... • ÇALIŞMA VE SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞINA • B- Konu: ….......... • ÇALIŞMA VE SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞINA • (Sosyal Sigortalar Kurumu Genel Müdürlüğü) • C- Konu: ….......... • EMEKLİ SANDIĞI GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE • C- Konu: ….......... • EMEKLİ SANDIĞI GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE • (Tahsisler Dairesi Başkanlığı)

İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.

"İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.

İlgiİlgi

Madde 14Madde 14

İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “) " konularak kullanılır.

İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır.

İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.

İlgi, tarih sırasına göre yazılır.( En eski tarihli yazı en başta yer alır.Metin içinde ilgiden söz edildiğinde ilgi(a) biçiminde yazılır.)

Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir (Örnek: 4).

İlgi:a) 13/04/2004 tarihli ve B.02.0.İGB.542/263 sayılı yazı,

b) 28/09/2004 tarihli ve B.02.0.DİB.482-03/281 sayılı yazı,

c) 30/09/2004 tarihli ve B.05.0.PGM.0.06.00.02-03-9804 sayılı yazı.

ÖRNEK: 4-İLGİÖRNEK: 4-İLGİ



• ÖRNEK: 4 – (İLGİ)

• İlgi: a) 03/01/2004 tarihli ve B.02.0.PPG.0.12 – 383 – 02084 sayılı Genelge

• b) 14/07/1965 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi.

• c) Başbakanlığın 05/01/2005 tarihli ve 00204 Referans numaralı faksı

Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır.

Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.

Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.

MetinMetin

Madde 15Madde 15

Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır.

Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır (Örnek: 5-A, B).

Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir.

Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.

Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.

Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.

Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.

Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",

Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.",

Üst ve Alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.

• Metin, bir konuyu, sorunu, düşünceyi açıklayan paragraf, bent, alt bent ve tümcelerden oluşur.

• Paragraflar sayı ya da harfle başlamaz. Paragraflar bentlere ayrılıyorsa “ rakamla”; bentler de alt bentlere ayrılıyorsa “ harfle” ayrılabilir. Bu rakam ve harflerden sonra ayraç işareti konmaz. Nokta konulur.1., 2., a., b. Gibi. Yazıda bent ve alt bentlerin rakam ve harfleri alt alta aynı hizaya gelecek biçimde yazılır.

• 1.• 2.• a.• b.

• Metin üstünde kazıntı, silinti, düzeltme yapılmaz.• Tek tümce ile ikinci sayfaya geçilmez.

• Yazının “ bakış açısı”, “ana ve yan düşünceleri” belirlendikten sonra yazı üç bölümde planlanıp yazılır. Birinci bölümde, ilgileri ile birlikte “konu”, “ durum”, “ sorun” ortaya konulur. İkinci bölümde, düşünce ve görüşle birlikte, karşı görüş belirtilir. Üçüncü bölümde, sonuç, kesin yargı belirtilir. Farklı yazı planları da yapılabilir.

•

İyi Yazının Özellikleri

• İyi bir yazı;

• A. Tamam,

• B. Kısa,

• C. Açık,

• D. Doğru olmalı ve

• E. Uygun bir uslüp ile yazılmalıdır

• “Doğuştan körüm yardım edin.” Yerine, “ Bahar gelecek ben yine göremeyeceğim.” Aynı durumun başka biçimde anlatılabileceğine örnektir.

Arz-Rica

• Yazılarda arz ve rica sözcüklerinin kullanılmasında üst, eş ya da ast düzeylik esas alınır.

• Devlet protokol listesinde önde gelme rica ederim deme hakkı doğurmaz. Değinilen liste hiyerarşik olarak astlık- üstlük sıralaması değil, sadece öndegelme sıralamasını niteler.

• Anayasal olarak, adli ve askeri kuruluşlara emir vermek söz konusu olmadığından, bu kuruluşlara yazılan yazılarda “ rica ederim” kullanılmamalıdır.

• Uluslar arası kuruluşlara, yabancı ve diplomatik kuruluşlara, bilimsel, akademik ve özerk kuruluşlara gönderilen yazılarda; “ arz ederim” veya “ saygılarımla rica ederim” ya da “ rica eder,saygılar sunarım” demek uygun olur.

• Yerel ve özel kuruluşlara ve şahıslara gönderilen yazılarda, “ saygılarımla rica ederim” uygun olur.

• Saygılarımla ifadesi kullanan kuruluşlara verilen yanıtta “ saygılarımla” kullanmak nezaket gereği olur.

• Eşit düzeyde olduğu halde, gönderdiği yazıda, ” rica ederim” ifadesini kullanan kuruma verilen yanıtta “ rica ederim” ifadesini kullanmak yerinde olur.

• Yazışmalarda, arz/ rica konusunda duraksamaya düşüldüğünde,” saygılarımla” ifadesini kullanmak sorunu çözer.

• Ancak, hiyerarşik olarak bağlı kişi ve kuruluşlarla kurum içi birimlerle/ şubelerle ve görevlilerle yapılan yazışmalarda saygılarımla kullanılmaz.

• Dağıtımlı olmayan sadece bir kuruluşa gönderilen yazıda “ arz ve rica ederim” kullanılmaz. Arz ya da rica edilir.

• “Arz olunur, sunulur” kullanılmaz. Arz ederim, rica ederim ya da iki imzalı ise arz ederiz veya rica ederiz kullanılır.

• Onaylarda ve makama sunulan yazılarda, “ tasviplerine/ tensiplerine/ olurlarına” arz ederim denilir.

• Makama sunulan yazılarda, konunun gerektirdiği işlem biçimine göre;bilgilerine/ takdirlerine/ gereğine müsaadelerini arz ederim kullanılır.

• Yurttaş olarak kuruluşlara yazılan yazıların, dilekçelerin sonunda “ rica ederim. Saygılarımla” denir. Bütün kuruluşlar yurttaşa hizmet için vardır.

GİZLİLİK DERECESİT.C.

BAŞBAKANLIKİdareyi Geliştirme Başkanlığı

İki satır aralığı

İVEDİSayı : ......................................... 15/07/2004

Konu : ...................................................................................

İki-dört satır aralığı

............................. BAKANLIĞINAİki satır aralığı

İlgi : a) ................................................................................................................................................................................... b) ................................................................

İki satır aralığı...........................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................İki- dört satır aralığı

(İmza)

Adı Soyadı Başbakan a.

MüsteşarUygun satır aralığı

EKLER :1- Yazı örneği (....sayfa)2- Yönetmelik (....sayfa)

Uygun satır aralığı

DAĞITIM :Gereği : Bilgi:....................................... .................................................................. ..........................

GİZLİLİK DERECESİ

Meşrutiyet Cad. 24/5-6 Yenişehir 06640 ANKARA Ayrıntılı bilgi için irtibat: H. KARA UzmanTelefon: (0 312) 419 97 26 Faks: (0 312) 418 81 90

ÖRNEK: 5-A SAYFA DÜZENİÖRNEK: 5-A SAYFA DÜZENİ

GİZLİLİK DERECESİT.C.

BAŞBAKANLIKİdareyi Geliştirme Başkanlığı

İki satır aralığı İVEDİ

Sayı :......................................... 15/07/2004Konu :..........................................................

.........................İki-dört satır aralığı....... BAKANLIĞINA

İki satır aralığı İlgi : a) .......................................................................................................................................

........................................... b) ................................................................

İki satır aralığı ...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Bir satır aralığı.............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

İki- dört satır aralığı

(İmza) Adı Soyadı

Başbakan a. Müsteşar

Uygun satır aralığıEKLER :1- Yazı örneği (....sayfa)2- Yönetmelik (....sayfa)

Uygun satır aralığıDAĞITIM:Gereği: Bilgi:....................................... .................................................................. ..........................

GİZLİLİK DERECESİ

Meşrutiyet Cad. 24/5-6 Yenişehir 06640 ANKARA Ayrıntılı bilgi için irtibat: H. KARA UzmanTelefon: (0 312) 419 97 26 Faks: (0 312) 418 81 90e-posta: [email protected] Elektronik Ağ: www.basbakanlik.gov.tr

ÖRNEK: 5-B SAYFA DÜZENİÖRNEK: 5-B SAYFA DÜZENİ

mailto:[email protected]

http://www.basbakanlik.gov.tr/

Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.

İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.

Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.

İmzaİmza

Madde 16Madde 16

Yazıyı imzalayanın adı Küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır.

Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.

Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak seçilir.

Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında,

İmzalayanın ad ve soyadı birinci satıra,

Yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra,

İmzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.

Yazı vekaleten imzalandığında,İmzalayanın ad ve soyadı birinci satıra,Vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır (Örnek: 6-A).

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda (Örnek: 6-B);

İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek: 6-C).

Atama kararnamelerinde imza bölümü, Örnek:6-D'de olduğu biçimde düzenlenir.


İmzaİmzaAdı SoyadıAdı SoyadıBaşbakan Başbakan

a. a. MüsteşarMüsteşar

İmzaİmzaAdı SoyadıAdı Soyadı

Vali a.Vali a.Vali Vali

YardımcısıYardımcısı

İmzaİmzaAdı SoyadıAdı SoyadıBaşbakan Başbakan

V.V.

ÖRNEK: 6 İMZAÖRNEK: 6 İMZAÖRNEK: 6-AÖRNEK: 6-A

İmza İmza Adı Soyadı Adı Soyadı

Genel Müdür Yardımcısı Genel Müdür

ÖRNEK: 6-C İmza İmza İmza

Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Genel Müdür Genel Müdür Yardımcısı Daire Başkanı

ÖRNEK: 6-D(Atama Kararnameleri)

CUMHURBAŞKANIBaşbakan Bakan

ÖRNEK: 6-BÖRNEK: 6-BÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK ÖRNEKÖRNEK

• Yazıları imzalama konusunda temel ilke, yazı makama hitaben yazılmışsa onu ( genel müdür, gn.md.yrd.) birime hitaben yazılmış ise birim amiri (da. Bşk.., şube müd.) tarafından imzalanır.

• Yazılar gönderildikleri makama “ eşit düzeydeki” yetkililerce imzalanır.

• KİT’ de kurum içi yazışmada tek imza, kurum dışı yazışmalarda çift imza kullanılır. Ancak bu kuruluşlara “ bakan” ya da “ müsteşar” imzasıyla gelen yazılar, “genel müdür” tek imzasıyla yanıt verilir.

İmza Türleri

• Asaleten imza: Makam sahibi yöneticinin, kendi adı ve unvanı ile attığı imzadır.

• Vekaleten İmza: Bir üst ya da eş düzey makama, bir ast ya da eş düzey yöneticinin “ vekil” sıfatıyla attığı imzadır. Vekalet eden kişinin kendi ad ve soyadı ile vekalet ettiği makam yazılır ve sonuna “ V” harfi konulur.

• İki tür vekalet vardır. 1. Boş kadroya açıktan ve sürekli vekalet, 2. Dolu kadroya geçici vekalet.

• Adına İmza: Yönetici tarafından, yazılı olarak yetki devri yapılması sonucunda atılan imzadır.”Başbakan a.”, “ Bakan a.” gibi.

• Adına imza sadece tek imzalı yazılarda kullanılır. Çift imzalı yazılarda kullanılmaz.

• Kurum içinde birimler arası yazışmalarda adına imza atılmaz.

• Yerine imza: İlkece imza sahibi yöneticinin geçici olarak yerinde olmadığı zamanlarda, acil ve zorunlu rutin ve günlük işlerde, bir alt unvan sahibi yönetici tarafından, imza sahibi yöneticinin bilgisi dahilinde “Y” harfi konularak atılır.

• Çift imza: KİT de kurum dışı yazışmalarda atılır.• Ayrıca, mali konularla ilgili “ çek”, “ senet” vb.

ödeme emirleri de çift imzalı olmak zorundadır.

• Kurul İmzası: Kuruluşlarda başkan ve eşit düzeyde üyelerden oluşa kurul, heyet, encümen, komisyon vb. kararlarında başkan sol başta olmak koşulu ile , üyeler kıdem sırasına göre soldan sağa adları,soyadları ve unvanları yazılarak uygulanır. Ad ve soyadın altına, başkan, başkan vekili, üye yazılır. Toplantıda bulunmayanın adının üstüne “ bulunmadı”, “ izinli” yazılır.

• Üye karara karşı ise “ karşı oy” yazısı yazar ve imzalar.• Kararlarda üst makamın onayı gerekiyorsa, ya kararın

alt ortasına “ OLUR” bölümü açılır; ya da kurul başkanı ayrı bir üst yazı ile ( bu kararı ekleyerek) üst makama sunar ve onay alır.

Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.

Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır.

Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır (Örnek: 7-A).

OnayOnay

Madde 17Madde 17

Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili

ifadesiyle onaya katılır.

Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır (Örnek: 7-B).

Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.

"Uygun görüşle arz ederim.""Uygun görüşle arz ederim."

ÖRNEK: 7-A ONAY

............. MAKAMINA

....................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

İmza Adı Soyadı

Personel ve Eğitim Daire Başkanı

O L U R 02/07/2004


Genel Müdür


ÖRNEK: 7-B ONAY

..................... MAKAMINA

....................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................... İmza

Adı Soyadıİdareyi Geliştirme Başkanı

Uygun görüşle arz ederim. 01/07/ 2004 (İmza) Adı Soyadı Müsteşar Yardımcısı

O L U R 02/07/2004


Başbakan a. Müsteşar


Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.

EklerEkler

Madde 18Madde 18

Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.

Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.

Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda,

"Ek konulmadı" ya da "Ek-.... konulmadı",

bazı eklerin konulması durumunda ise,

"Ek-.... Konuldu" ifadesi yazılır (Örnek: 8).

EKLER:1- Yazı örneği (... sayfa)2- Yönetmelik (... sayfa)--------------------------------------EKLER:1- Rapor (... sayfa)2- Disket (… adet)

DAĞITIM:Adalet Bakanlığına İçişleri Bakanlığına (Ek-1 konulmadı)Milli Eğitim Bakanlığına (Ek konulmadı)Ulaştırma Bakanlığına (Ek-2 konuldu)

ÖRNEK: 8-EKLERÖRNEK: 8-EKLER


Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür.

"EKLER“ den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır.

Ek yoksa dağıtım EKLER in yerine yazılır.

DağıtımDağıtım

Madde 19Madde 19

Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına,

Yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır.

"Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.

"Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır (Örnek: 9-A,B).Aynı düzeydeki aynı adlı kurumlara gönderilen yazılarda, kurumların/ birimlerin adları ayrı ayrı yazılmaz. Sadece sayısı rakamla belirtilir. Örn: 81 İl Valiliğine gibi

DAĞITIM:Gereği: Bilgi:Başbakanlığa Cumhurbaşkanlığı Genel

Sekreterliğine

ÖRNEK: 9-B

DAĞITIM:81 İl Valiliğine

ÖRNEK: 9-DAĞITIMÖRNEK: 9-DAĞITIM

ÖRNEK: 9-AÖRNEK: 9-A


Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.

Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

ParafParaf

Madde 20Madde 20

Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.

Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır.

El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır (Örnek: 10).

Paraflar yazıyı hazırlayandan başlar. Rutin yazılarda şeften ve uzmandan başlamalıdır. Yazılarda memur ve yazıyı daktilo eden paraf atmaz. İstenilirse bunlar ad ve soyadlarının baş harflerini yazının sağ alt köşesine koyabilir.

Gizli yazılarda yazıyı hazırlayan memur ise o da paraf atar.

08/09/2004 Uzman : H. ÇELİK (Paraf)

08/09/2004 D. Bşk. : İ. GÜNAY (Paraf)

08/09/2004 Gn. Md. : Ö. DEMİR (Paraf)

08/09/2004 Müst. Yrd. : Y. ARSLAN (Paraf)

08/09/2004 Müsteşar : İ. ÇETİNKAYA (Paraf)

Meşrutiyet Cad. 24/5-6 Yenişehir 06640 ANKARA Ayrıntılı bilgi için irtibat: H. ÇELİK Uzman

Telefon: (0 312) 419 97 26 Faks: (0 312) 418 81 90

e-posta: [email protected] Elektronik Ağ: www.basbakanlik.gov.tr

ÖRNEK: 10-PARAFÖRNEK: 10-PARAF




Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir (Örnek: 11).

Koordinasyonla ek yazışmalar önlenmiş,iş ve işlemler hızlandırılmış, tasarruf sağlanmış olur.

KoordinasyonKoordinasyon

Madde 21Madde 21

08/09/2004 Uzman : H. KARA (Paraf)

08/09/2004 İd. Geliş. Bşk. : H. KÖKSAL (Paraf)

08/09/2004 Müst. Yrd. : N.ÇAKMAK (Paraf)

Koordinasyon:

08/09/2004 Huk. Müş. : A. USTA (Paraf)

08/09/2004 Müst. Yrd.: N. ÖZCAN (Paraf)

Meşrutiyet Cad. 24/5-6 Yenişehir 06640 ANKARA Ayrıntılı bilgi için irtibat: H. KARA Uzman

Telefon: (0 312) 419 97 26 Faks: (0 312) 418 81 90


ÖRNEK: 11-KOORDİNASYONÖRNEK: 11-KOORDİNASYON




Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak

- Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi,- Telefon ve faks numarası,- E-posta adresi- Elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.

İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.

AdresAdres

Madde 22Madde 22

Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır

(Örnek: 12).

ÖRNEK: 12-ADRES

Meşrutiyet Cad. 24/5-6 Yenişehir 06640 ANKARA Ayrıntılı bilgi için irtibat: H. KARA Uzman

Telefon: (0 312) 419 97 26 Faks: (0 312) 418 81 90





Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.

Gizlilik dereceleri;Çok Gizli, Gizli, Özel, Hizmete Özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir (Örnek: 5-A, B).

Gizli yazılarGizli yazılar

Madde 23Madde 23

Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının İVEDİ ve GÜNLÜ olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür (Örnek: 5-A,B).

Madde 24Madde 24

İvedi ve günlü yazılar, tekit yazısıİvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı

Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir

(Örnek: 1/9, 2/7, 5/32).

Sayfa numarasıSayfa numarası

Madde 25Madde 25

Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

Aslına uygunluk onayıAslına uygunluk onayı

Madde 26Madde 26

Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜMResmî Yazıların Gönderiliş ve Alınışlarında

Yapılacak İşlemler

Gelen evrak, Örnek 13'te yer alan kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları Örnek 13'te yer alan kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir.

Kayıt KaşesiKayıt Kaşesi

Madde 27Madde 27

Bakanlıklar ile Bağlı ve İlgili Kuruluşların Merkez Teşkilatında

BAKANLIK Gereği Bilgi

MÜSTEŞAR

Birim

”

”

MÜSTEŞAR YARDIMCILIĞI

”

”

MÜSTEŞAR YARDIMCILIĞI

”

”

EKLER

KAYITTARİH

SAYI

ÇORUM VALİLİĞİ

İl Milli Eğitim Müdürlüğğü

KAYITTARİH

SAYI

HAVALEGEREĞİ

BİLGİ

DOSYA NO

EKLER

ÖRNEK: 13-KAYIT KAŞESİÖRNEK: 13-KAYIT KAŞESİ


Taşra TeşkilatındaTaşra Teşkilatında

Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır.

Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına,

İvedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

Yazıların gönderilmesiYazıların gönderilmesi

Madde 28Madde 28

Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir.

İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.

İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

İç zarf ve Örnek 14'te gösterilen iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır.

Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz,

Varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin Konu: kısmına gizlilik derecesi yazılır.

"Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.

Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

"Çok gizli" gizlilik dereceli yazıların "Çok gizli" gizlilik dereceli yazıların alınmasıalınmasıMadde 29Madde 29

ÖRNEK: 14- KONTROLLÜ EVRAK SENEDİ

GÖNDEREN ALAN TARİH SENEDİ HAZIRLAYAN

Sıra No

Belgenin Konusu

(Tarih ve Sayısı

Kopya

Adedi

Kopya

No

Ekler Dil

SENEDİ İADE EDENİN:

Adı ve Soyadı :

Görevi :

İmzası :

Tarih

Saat


BEŞİNCİ BÖLÜMSon Hükümler

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

YürürlükYürürlük

Madde 30Madde 30

Bu Yönetmelik hükümlerini Bakanlar Bu Yönetmelik hükümlerini Bakanlar Kurulu yürütür.Kurulu yürütür.

YürütmeYürütme

Madde 31Madde 31

KAMU KURUM-KURULUŞLARI KOD SİSTEMİ

Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HHA: Alfabetik 1 karakter″A″ Yasama Organları,″B″ Yürütme Organları,″C″ Yargı Organları,“M” Mahalli idareler,“D” Özel Kuruluşlar ve Dernekler.B: Nümerik 2 karakterT.B.M.M. Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Bakanlıklar,

Y.Ö.K., Kamu Kurumu niteliğindeki Meslek Kuruluşları, Yargı Organları, Mahalli İdarelerin bulunduğu il

C: Nümerik 1 karakter″0″ Merkez,″1″ Sürekli Kurul, Bağlı Kuruluş,″2″ İlgili Kuruluş,″3″ Yurtdışı Teşkilatı,″4″ Taşra Teşkilatı,″5″ Sorumlu Kuruluş,“6” İlçe Belediyesi,“7” İlk Kademe Belediyesi,“8” Belde Belediyesi.

Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH

DDD: Alfanümerik 3 karakterBakanlıklarda ve merkez teşkilatlarda, ana

hizmet birimlerinin, bağlı ve ilgili kuruluşlarda; kuruluşun, kısa adını gösterir. Kısa ad Kurum-Kuruluş′un adına uygun olmalıdır.

Bağlı ve ilgili Kuruluşlarda kısa adlar birbirleriyle çakışmamalıdır.

Belediyelerin rumuzları il içinde çakışmamalıdır

Nümerik 1 karakter″0″ Merkez,″1″ Bölge,″2″ İşletme/Müessese,″3″ Yurtdışı Teşkilatı,″4″ İl,″5″ Bağlı ortaklık, Bağlı Kuruluş.

Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HHFF: Alfanümerik 2 karakter″E″ = 0 ise, Alt Birim Kodu,″E″ = 1 ise, Bölge kodu ve numarası,″E″ = 2 ise, İşletme /müessese kodu,″E″ = 3 ise, Ülke Kodu,″E″ = 4 ise, İl Kodu,″E″ = 5 ise, Bağlı Ortaklık, Bağlı

Kuruluş Kodu.

GG: Nümerik 2 karakter″E″ = 0 ise, İkinci Alt Birim Kodu, (Şube ise″HH″

seviyesinde kodlamak uygun olur.)″E″ = 1 ise, Bölgenin Alt Birim Kodu, (Şube ise″HH″

seviyesinde kodlamak uygun olur.)″E″ = 2 ise, İşletme/Müessese’nin Alt Birim Kodu,″E″ = 3 ise, “Ülke” nin Şehir Kodu, ″E″ = 4 ise, İlçenin Kodu,″E″ = 5 ise, Bağlı Ortaklık, Bağlı Kuruluşun Altı Birim

Kodu.

HH: Nümerik 2 karakterTeşkilatın en alt seviyesi.

Standart Dosya Planı

2005/7 Numaralı Başbakanlık Genelgesi

25/3/2005 tarihli ve 25766 sayılı Resmi Gazete

• Kamu kurum ve kuruluşlarının hedefi, üstlenmiş oldukları görev ve fonksiyonları en iyi şekilde yerine getirecek verimli bir çalışma düzenini oluşturmak ve bu sayede başarılı olmaktır. Bunun sağlanabilmesi etkili bir yönetim anlayışı ile mümkündür. Etkili bir yönetimin sağlanabilmesinde ise, evrak, dosya ve arşiv gibi hizmetler en önemli unsurları oluşturmaktadır.

• Gerek etkili bir yönetim için ihtiyaç duyulan bilginin zamanında temini, gerekse toplumun bilgi edinme hakkı doğrultusunda talep edebileceği her türlü bilgi ve belgeye anında erişimi ve paylaşımı; bilginin kayıtlı bulunduğu ortamların teşekkülü safhasında disiplin altına alınması ile mümkündür. Bu ise, kuralları önceden belirlenmiş bir dosyalama sisteminin uygulanması ile sağlanabilecektir.

Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile;

• Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır.

• Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir.

• Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır.

• Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturacaktır.

• Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını kolaylaştıracak ve verimliliği artıracaktır.

• Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır.

• Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.

• Dosya, aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur.

• Dosya Planı, kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

• Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan “Standart Dosya Planı” projesinin sonucu olup, planda;

• -000-099 ve 600-999 rakamları ile numaralandırılan alanlar, kurum ve kuruluşların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından

• -100-599 rakamları ile numaralandırılan alanlar ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların “Standart Dosya Planı” hazırlamakla görevli birimleri tarafından,

• hazırlanmıştır.

• Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin;

» Halkla İlişkiler

• 622 01 Vatandaşların Talep ve Şikayetleri• 622 01 01 Talepler• 622 01 02 Şikayetler• 622 01 03 Görüş ve Teklifler

• Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek;

• • Sayı:B.02.0.ARV.11-622.01-03473• A B C• A:Haberleşme Kodu,• B:Dosya Numarası,• C:Evrak Kayıt Numarası.

• Üniversite, belediye ve özel idarelerin ana hizmet birimleri faaliyetlerini ihtiva eden dosya planlarında yeni konuların açılması, mevcut olanların kaldırılması yada düzeltilmesi gerektiği durumlarda, belediyeler ve özel idareler için İçişleri Bakanlığı; üniversiteler için Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığı haberdar edilmek suretiyle uygun görülen düzeltmeler yapılacaktır. Bu kurumlar, bahis konusu dosya planlarını web sitelerinde de yayınlayarak, kullanıcı kuruluşlarca güncel dosya planının takibini ve kullanımını sağlayacaklardır.

resmÎ yaziŞmalarda uygulanacak esas ve usuller hakkinda yÖnetmelİk

Documents