relatÓrio de auditoria - detran · 2020-03-06 · processo nº: e-12/061/100783/2018 data:...

Governo do Estado do Rio de Janeiro Vice - Governadoria do Estado do Rio de Janeiro

Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro

Av. Presidente Vargas, 817, 10º andar – Rio de Janeiro/RJ

Telefone: (21) 2332-0453

SERVIÇO PÚBLICO ESTADUAL

Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2475

Rubrica: ID. 50723332

RELATÓRIO DE AUDITORIA

Senhora Joyce Porto Melo Ferreira,

Em atendimento ao disposto no inciso V do artigo 22 do Decreto n.º 43.463, de 14 de

fevereiro de 2012, apresentamos os resultados dos exames realizados na Prestação de Contas do

Contrato n.º 044/2012, firmado entre o Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro e a

Clima’ Air Reformas, Manutenção e Locação de Equipamentos LTDA EPP em 04 de maio de

2012.

1. ESCOPO DE AUDITORIA

O processo foi instruído através da C.I DETRAN-RJ/ASSENG Nº 236/2018, de 13 de Julho

de 2018, da Assessoria de Engenharia, por ser a Unidade que acompanhou a prestação dos serviços

e atestou as notas fiscais que efetivaram a cobrança, enviando à Divisão de Comunicação

Administrativa e posteriormente à Assessoria de Controle Interno.

O trabalho desenvolvido por esta Assessoria se ateve a análise documental, em cumprimento

a Portaria PRES-DETRAN-RJ nº 4730 de 07 de janeiro de 2016.

Diante da documentação apresentada, foram examinados os aspectos legais concernentes a

Execução Físico-Financeira do referido Contrato.

Dessa forma, destacamos:

2. DADOS GERAIS DO CONTRATO

2.1 Número do Contrato: 044/2012

2.2 Contratante: Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro.

2.3 Contratada: Clima’ Air Reformas, Manutenção e Locação de Equipamentos LTDA

EPP.

2.4 Responsáveis pelo Contrato:

2.4.1 Do Contratante:

phillipi.silva

Realce




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Data: 17/07/2018 Fls.: 2476


Instrumento Jurídico Signatários Gestor

Contrato 044/2012 Fernando Avelino B. Vieira Carlos Alberto Rodrigues Simões

1° Termo Aditivo Fernando Avelino B. Vieira Carlos Alberto Rodrigues Simões

2° Termo Aditivo Fernando Avelino B. Vieira Carlos Alberto Rodrigues Simões

3° Termo Aditivo José Carlos dos Santos Araújo Miriam Gabriela Contage Gleitzmann

4° Termo Aditivo Rodrigo Ferreira Miriam Gabriela Contage Gleitzmann

5° Termo Aditivo Rodrigo Ferreira Alexandre José F. do Nascimento

6° Termo Aditivo Vinícius Medeiros Farah Elton Ricardo Alves

7° Termo Aditivo Vinícius Medeiros Farah Elton Ricardo Alves

2.4.2 Da Contratada:

Instrumento Jurídico Signatário Função

Contrato 044/2012 Fernando Cesar de Freitas Santa / Thiago

Menezes Santa Diretores

1° Termo Aditivo Fernando Cesar de Freitas Santa / Thiago










6° Termo Aditivo Fernando Cesar de Freitas Santa Diretor

7° Termo Aditivo Fernando Cesar de Freitas Santa Diretor

2.5 Objeto do Contrato: Prestação de serviços de manutenção preventiva e corretiva, em

sistema de refrigeração central (self) e em aparelhos de condicionamento de ar tipo parede

(janela), split, com fornecimento de mão de obra especializada, ferramental técnico adequado,

materiais de consumo originais ou de primeira qualidade e novos, tendo por finalidade

estabelecer condições necessárias aos serviços de manutenção nas instalações do

DETRAN/RJ, conforme discriminado no Projeto Básico.

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce

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Realce

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Realce

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Realce

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Realce

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Realce

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Realce

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce




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Data: 17/07/2018 Fls.: 2477


2.6 Modalidade de Licitação: Pregão Presencial nº 001/2012.

2.7 Instrumentos Jurídicos:

Instrumento

Jurídico Objeto

Data de

Assinatura

Início da

Vigência

Término da

Vigência Valor (R$) Fls.

Contrato

044/2012

Vide Item 2.5 deste

Relatório de

Auditoria

04/05/2012 10/05/2012 09/05/2013 R$ 774.000,00 230-245

1° Termo

Aditivo

Prorrogação de prazo

por 12 meses 07/05/2013 10/05/2013 09/05/2014 R$ 774.000,00 247-248

2° Termo

Aditivo


por 12 meses 07/05/2014 10/05/2014 09/05/2015 R$ 763.505,76 250-251

3° Termo Aditivo

Substituição de Gestor

09/03/2015 09/03/2015 09/05/2015 - 253-254

4° Termo

Aditivo


por 12 meses /

Reajuste de

3,6748800% IGP-M

07/05/2015 10/05/2015 09/05/2016 R$ 789.075,48 256-258

5° Termo

Aditivo


por 12 meses /

Reajuste de

10,5442900% IGP-M

04/05/2016 10/05/2016 09/05/2017 R$ 872.277,84 260-262

6° Termo

Aditivo


excepcional por 6

meses

09/05/2017 10/05/2017 09/11/2017 R$ 436.138,92 264-267

7° Termo

Aditivo


excepcional por 6

meses

09/11/2017 10/11/2017 09/05/2018 R$ 436.138,92 269-272

Total R$ 4.845.136,92

2.8 Valores Envolvidos na Contratação:

Instrumento

Jurídico

Valor

Contratado

(R$)

Fls.

Valor

Empenhado

(R$)

Fls.

Valor

Comprova

do (R$)

Fls. Valor Pago

(R$) Fls.

Contrato

044/2012

R$

774.000,00 230-245 R$ 772.535,25

435-436/2423-

2425

R$

774.000,00 471-483 R$ 772.535,25

2152-

2162/2414-

2415

1° Termo

Aditivo

R$

774.000,00 247-248 R$ 773.376,48

437-

438/2426

R$

774.000,00

484-

496/2347-2348

R$ 773.376,48

2163-

2174/2416-

2417

2° Termo

Aditivo

R$

763.505,76 250-251 R$ 756.048,96

439-

441/2143/2

R$

756.466,78

497-

510/2346 R$ 756.048,96 2175-2187




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Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2478


146/2458-

2459

4° Termo

Aditivo

R$

789.075,48 256-258 R$ 762.142,20

442-

447/2144/2

147/2428-2430

R$

762.935,44 511-524 R$ 762.142,20 2188-2199

5° Termo

Aditivo R$

872.277,84 260-262 R$ 840.559,10

448-

462/2145/2

148

R$ 840.838,24

525-

536/539-

540/2455

R$ 840.516,34

2203-2215/2218/

2467

6° Termo

Aditivo

R$

436.138,92 264-267 R$ 402.850,14

463-

465/2149

R$

402.850,14

537-538/541-

551

R$ 402.506,53

2216-

2217/2219-

2222/2418

7° Termo

Aditivo R$

436.138,92 269-272 R$ 426.274,50

466-469/2150

R$ 407.695,34

552-558 R$ 407.020,70 2223-2230

Total R$ 4.845.136,92 R$ 4.733.786,63 R$ 4.718.785,94 R$ 4.714.146,46

3. INSTRUÇÃO PROCESSUAL

Trata o presente Relatório da análise do Processo de Prestação de Contas do Contrato

n.º 044/2012. O processo está instruído com os documentos relacionados na Portaria PRES-

DETRAN-RJ nº 4730 de 07 de janeiro de 2016, conforme quadro a seguir:

Documentos Folha(s)

Cópia do Contrato nº 044/2012 230-245

Cópia do 1° Termo Aditivo 247-248







Cópias da publicação no Diário Oficial do Estado do RJ do Contrato nº 044/2012 275

Cópias da publicação no Diário Oficial do Estado do RJ do 1° Termo Aditivo 276







Cópias dos pareceres emitidos pela Assessoria Jurídica para o Contrato nº 044/2012 84-91

Cópias dos pareceres emitidos pela Assessoria Jurídica para o 1° Termo Aditivo 92-95


Cópias dos pareceres emitidos pela Assessoria Jurídica para o 3° Termo Aditivo -




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Data: 17/07/2018 Fls.: 2479






Cópia do despacho adjudicatório e de homologação da licitação realizada ou de

justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade 73

Cópias das planilhas de custos apresentada pela empresa contratada 177-192/194-

206/2332-2345/2446-

2454

Cópia do projeto básico ou similar, quando couber 208-228

Cópias dos documentos referentes ao cumprimento da garantia contratual 284-383

Cronograma físico-financeiro da execução 2469

Relação de pagamentos – Anexo I 2431-

2432/2435/2470-2472

Cópia dos documentos comprobatórios das despesas efetuadas, devidamente atestados

no verso por dois servidores do contratante, devidamente identificados.

471-558/2346-

2348/2455

Cadastro do responsável do signatário do ente contratante, do fiscal, quando houver, e

do gestor de contrato e dos eventuais termos aditivos – Anexo IV 2291-2306

Cópia da publicação no Diário Oficial do Estado do RJ do ato de nomeação do gestor

de contrato, quando esta designação não constar do referido instrumento. N/A

4. PRONUNCIAMENTOS E PARECERES

Item Fls. Síntese do Pronunciamento/Parecer

Formulário de

Acompanhamento

da Execução do

Contrato

2326

“O contrato foi executado fielmente, de acordo com as cláusulas avençadas, nos

termos do instrumento convocatório, do Termo de Referência, do cronograma de

execução e da legislação vigente.”

Termo de

Aceitação

Definitiva

2439 “(...) declaro aceitar em caráter definitivo o serviço executado, estando tudo dentro

das especificações exigidas e de acordo com as cláusulas contratuais”.

Relatório Sucinto 2320-

2324

“A contratada cumpriu todas as obrigações previstas no edital de licitação e no

instrumento de contrato firmado com o contratante e demais documentos

relacionados”.

5. AUDITORIAS REALIZADAS PELA ASSESSORIA DE CONTROLE INTERNO

NO CONTRATO EM ANÁLISE

5.1. Análises Processuais:

Neste tópico são apresentadas algumas solicitações de esclarecimentos e sugestões

realizadas pelo setor de Análise Processual desta Assessoria em seu último apontamento:




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Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2480


“(...)

Instrução dos autos com os estudos técnicos

preliminares que serviram de base para o Projeto

Básico, ressaltando que sua elaboração constitui a

primeira etapa do planejamento de uma contratação, ou

de justificativa, caso não tenha sido elaborado, item 03

da análise;

Tomar ciência das comunicações encaminhadas pela

Divisão de Contratos, em atenção a Portaria PRES-

DETRAN/RJ nº. 4029/09, a fim de adotar as medidas

necessárias a fim de evitar prorrogações em caráter

excepcional, informando, ademais, quais medidas vêm

sendo adotadas a fim de substituir o instrumento em tela;

Em casos futuros e análogos enviar o administrativo

em tempo hábil para análise pela Diretoria Jurídica, que

no presente caso o recebeu um dia antes do término da

vigência do 5º Termo Aditivo ao Contrato nº 044/2012,

item 10 desta análise;

Justificar a não remessa dos autos à Diretoria

Jurídica para emissão de parecer conclusivo acerca do

presente aditivo, visando garantir o regular

prosseguimento das tratativas referentes à prorrogação,

conforme descrito no item 10 deste relatório;

Em casos futuros e análogos observar a

recomendação da Diretoria Jurídica em adotar outra

técnica de análise econômica do contrato para

robustecimento da cotação à luz dos parâmetros

ventilados pela Instrução Normativa nº 05, do Ministério




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Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2481


de Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, item 11 da

análise;

De acordo com o Relatório de Conformidade e

Acompanhamento – 2017, foi encontrada divergência

entre os locais onde há previsão e a realização de

limpeza dos dutos. Com efeito, segundo registros a

limpeza foi feita em quatro locais: Av. Presidente

Vargas, 817 – Sobreloja, 3ºAndar e 27ºAndar –

Centro/RJ, Av. Arthur Rios, 126 – Campo Grande/RJ,

Rua Oliveira Botelho, 167 – Neves – São Gonçalo/RJ e

Rua Desembargador Lima Castro, 276 – Fonseca –

Niterói/RJ, contudo, há previsão da realização desse tipo

de atividade em sete locais, conforme item 3.6 do Projeto

Básico do Contrato nº 044/12, o que merece ser

esclarecido, item 19 da análise;

Foi encontrada inconsistência entre o período

informado e a data indicada no vídeo de limpeza dos

dutos, uma vez que os documentos disponibilizados são

relativos ao ano de 2016, contudo, em um dos vídeos

gravados em DVD do serviço realizado no Posto de

Vistoria de Niterói aparece a data de 14/06/2015. Logo,

resta a dúvida quanto à data em que tal serviço foi

prestado, item 19 da análise;

Diante da dúvida acerca da data em que ocorreram

os serviços de limpeza dos dutos, fica clara a

necessidade de uma aferição presencial por parte do

Detran-RJ para fiscalização efetiva dos serviços

prestados, logo, sugere-se que seja esclarecida a forma

como é realizada a fiscalização da limpeza de dutos

estabelecida nos itens 3.6 e 3.7 do Projeto Básico do

Contrato nº 044/12, item 19 da análise;




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Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2482


Verificou-se ainda que os valores mensais pagos não

são fixos, mas variam conforme os custos demonstrados

nas planilhas enviadas pela ASSENG de acordo com os

serviços realizados. No entanto, não estão demonstrados

nos processos de pagamento as Ordens de Serviço

realizadas pela empresa contratada e esta Assessoria de

Controle Interno somente teve acesso a tais registros

porque os solicitou por meio de CI. A comprovação da

execução dos serviços apresentada em todos os

processos averiguados é o Relatório de Aferição que é

assinado, ora pelo fiscal do contrato Frederico Carlos

Lima, ora pelo gestor Alexandre Jose Fernandes do

Nascimento, ora por ambos. Se o pagamento é baseado

nos custos gerados por essas Ordens de Serviços, é

desejável que elas constem nos autos do processo para

que fiquem claras as atividades que foram executadas (o

item 14 do Projeto Básico versa sobre tal questão), item

19 da presente análise;

Da mesma forma, quando solicitado no

questionamento de nº 6 que fossem enviadas as ordens de

serviço de Janeiro de 2016 até a data atual, não foi

observado na planilha enviada um controle quanto ao

horário de abertura dos chamados, pois as únicas

informações pertinentes ao tempo dispendido para

iniciar o atendimento das O.S. são o dia de início e

término. Sem essas informações resta prejudicado o

cumprimento do item 6.7 do Projeto Básico. Assim,

recomenda-se que a Assessoria de Engenharia

implemente uma forma de controle de modo a registrar

os horários da abertura dos chamados de manutenção

corretiva, relativos ao contrato, a fim de cumprir o

disposto no item 6.7 do contrato, item 19 da análise;

tatiane.simoes

Realce

tatiane.simoes

Realce




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Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2483


Informar se a limpeza dos elementos filtrantes dos

sistemas de centrais de refrigeração e de todos os

aparelhos de ar condicionado, bem como a revisão das

instalações elétricas é feita mensalmente, conforme

previsão em contrato, item 19 da análise;

Informar se a limpeza anual dos dutos tem respeitado

os prazos estipulados, item 19 da análise;

Informar o número de aparelhos existente e se de fato

corresponde ao registrado nos relatórios de manutenção

preventiva, item 19 da análise.

(...)”

5.2. Visitas Técnicas:

Na última auditoria realizada na Assessoria de Engenharia, no período de 06/02/2017

a 03/03/2017, foi analisada a execução do contrato em tela, da qual foram gerados alguns

achados de auditoria e recomendações, sendo estes resumidos abaixo:

2017

“(...)

11.28 Que a Assessoria de Engenharia informe se

os outros postos do DETRAN/RJ, previstos no item 3.6 do

Projeto Básico do contrato 044/12, ainda contam com

serviços de limpeza de dutos, e em caso positivo,

esclareça o motivo de não existirem os respectivos

registros, conforme item 7.5; (IMPLEMENTADA).

11.29 Que a Assessoria de Engenharia esclareça

em que data o serviço de limpeza de dutos previsto no




Telefone: (21) 2332-0453


Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2484


contrato 044/12 foi realizado no Posto de Vistoria de

Niterói, conforme item 7.5; (IMPLEMENTADA).

11.30 Que a Assessoria de Engenharia explique de

que forma é realizada a fiscalização da limpeza de dutos

estabelecida nos itens 3.6 e 3.7 do Projeto Básico do

contrato 044/12, conforme item 7.5;

(IMPLEMENTADA).

11.31 Que a Assessoria de Engenharia inclua nos

processos de pagamento mensais referentes ao contrato

044/12 as Ordens de Serviço que especificam os serviços

executados pela empresa contratada, conforme item 7.5;

(NÃO IMPLEMENTADA).

11.32 Que a Assessoria de Engenharia implemente

uma forma de controle de forma a registrar os horários

da abertura dos chamados de manutenção corretiva,

relativos ao contrato 044/12, a fim de cumprir o disposto

no item 6.7 do contrato, conforme item 7.5; (NÃO

IMPLEMENTADA).

(...)”.

6. QUESTÕES DE AUDITORIA

Procedemos à análise dos documentos constantes nesta prestação de contas, a fim de

respondermos as seguintes questões:

Questões S/N Achados de

Auditoria

1 O processo de prestação de contas foi instruído com todos os documentos

exigidos na Portaria PRES-DETRAN-RJ nº 4730/2016? N 7.1.7 e 7.1.8

2 Os registros no Módulo de Contratos do SIAFEM, ou outro sistema que vier a substituí-lo, encontram-se atualizados?

S

3 Os valores constantes da Relação de Pagamentos, do Cronograma Físico- N




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Data: 17/07/2018 Fls.: 2485


Financeiro e dos comprovantes de despesas guardam paridade entre si?

4 Para cada item da Relação de Pagamentos há um comprovante de despesa correspondente?

S

5 Os comprovantes de despesas estão devidamente atestados por dois servidores do contratante, devidamente identificados?

S

6 O período de execução do objeto na discriminação do comprovante de despesa é compatível com o prazo de vigência do contrato e eventuais

termos aditivos? S

7 A descrição dos serviços ou do material adquirido na discriminação do comprovante de despesa guarda paridade com objeto contratado?

S

8 O gestor de contrato e seus eventuais substitutos foram formalmente nomeados?

S

9 O Relatório da Execução do Contrato foi emitido pelo gestor formalmente

designado para acompanhamento da execução contratual? S

10 As informações constantes no Formulário de Acompanhamento da Execução do Contrato guardam conformidade com a documentação da prestação de contas?

S

11 O fiscal do contrato manifestou-se favoravelmente à execução física do objeto contratado?

S

12 As impropriedades apontadas no Formulário de Acompanhamento da Execução do Contrato foram sanadas?

N/A

7. ANÁLISE DOCUMENTAL REALIZADA:

7.1. São objetos de RESSALVA:

Considera-se ressalva quando os exames realizados apontarem falha, omissão ou

impropriedades de natureza formal no cumprimento das normas legais e dos princípios

pertinentes à matéria, nas escriturações e nos procedimentos de controle interno mantidos pelo

órgão ou entidade, mas que não comprometam o sistema sob análise e a atuação dos gestores.

Segue abaixo o(s) apontamento(s) relativos a este tema:

7.1.1. Achado de Auditoria: Descumprimento do prazo para apresentação do processo de

Prestação de Contas.




Telefone: (21) 2332-0453


Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2486


Constatamos que o presente processo não foi apresentado no prazo estabelecido pela

Portaria PRES-DETRAN-RJ nº 4.730/2016, qual seja, 60 (sessenta) após o término da

vigência do instrumento, tendo este findado em 09/05/2018.

Vale ressaltar que a unidade gestora recebeu a C.I. DETRAN-RJ/DCONT nº 532

datada em 09/04/2018, informando o prazo para a apresentação do referido processo até a

data de 08/07/2018. No dia 16/07/2018 esta Assessoria formalizou a C.I. DETRAN-RJ/ACI

nº 835, solicitando a Presidência adoção de medidas administrativas pertinentes, em face da

não apresentação do processo de prestação de contas do contrato em alusão.

Salientamos que o referido processo protocolou entrada nesta Assessoria no dia

17/07/2018, ou seja, 9 (nove) dias após o prazo determinado nos art. 5º e 8º da Portaria

mencionada.

Risco 1: Adoção de medidas para Apuração de Responsabilidade, como também Instauração

de Tomada de Contas pela não apresentação dentro do prazo legal.

Plano de Ação/Recomendação à Presidência:

1. Solicite a ciência da Assessoria de Engenharia para que nas próximas Prestações de

Contas de Contratos Administrativos, caso entenda cabível, o gestor solicite mensalmente os

processos de pagamentos para digitalização ou cópia dos documentos, visando maior

celeridade nas consultas posteriores, bem como o cumprimento do envio de prestação de

contas, de acordo com o estabelecido pela Portaria PRES-DETRAN/RJ nº 5553/2019.

7.1.2. Achado de Auditoria: Garantia Contratual com cobertura insuficiente.

Em análise do presente processo de prestação de contas, observamos que a Garantia

Contratual, formalizada pela modalidade de Carta Fiança nos períodos relativos ao

Contrato nº 044/2012, 1º, 2º e 5º Termos Aditivos (fls. 284-316/330-340) não obedeceram

à vigência dos instrumentos, permitindo que o objeto ficasse descoberto por um

determinado intervalo, conforme demonstração a seguir:




Telefone: (21) 2332-0453


Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2487


Instrumento

Início e Término da

vigência do

instrumento

Início e Término da

vigência da Carta

Fiança

Período

descoberto

(dias)

Contrato 044/2012 10/05/2012 – 09/05/2013 22/05/2012 – 24/04/2013 27

1º Termo Aditivo 10/05/2013 – 09/05/2014 24/05/2013 – 07/05/2014 16

2º Termo Aditivo 10/05/2014 – 09/05/2015 01/07/2014 – 24/04/2015 67

5º Termo Aditivo 10/05/2016 – 09/05/2017 04/05/2016 – 04/05/2017 5

Risco 1: Deixar a Autarquia desprovida de meios que permitam o ressarcimento de possíveis

prejuízos, causados pelo descumprimento das obrigações contratuais.


1. Solicite a ciência da Assessoria de Engenharia para que nos próximos contratos geridos

pela unidade gestora, seja observado se a Garantia Contratual perfaz o período de vigência

simultâneo ao dos instrumentos.

7.1.3. Achado de Auditoria: Ausência de preenchimento de campos na Nota de

Autorização de Despesa.

No decorrer da análise processual, evidenciamos a ausência de preenchimento no

bloco 7 - AUTENTICAÇÃO de itens como data, assinatura e carimbo de identificação do

Ordenador de Despesas, em determinadas Notas de Autorização de Despesas – NADs,

conforme demostrado a seguir:

Ausência de data do

Ordenador

Ausência de

assinatura e data do

Ordenador

NAD 001 (fl. 385)

NAD 003 (fl. 388)

NAD 004 (fl. 389)

NAD 0002 (fl. 2456)

NAD 0004 (fl. 2457)




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Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2488


NAD 005 (fl. 393)

NAD 003 (fl. 398)

NAD 0007 (fl. 405)

NAD 003 (fl. 424)

Risco 1: Emissão de Nota de Empenho sem a devida autorização do Ordenador de Despesas.


1. Solicite a ciência da Diretoria de Administração e Finanças, a fim de que os Ordenadores

de Despesas realizem o preenchimento de todos os campos das Notas de Autorização de

Despesas.

2. Solicite a ciência da Assessoria de Planejamento e Gestão para que antes da emissão da

Nota de Empenho, certifique se as Notas de Autorização de Despesas – NADs estão datadas e

assinadas pelo Ordenador de Despesas no campo “Bloco 7 – Autenticação”.

7.1.4. Achado de Auditoria: Autorização de NAD posterior à emissão da Nota de Empenho

vinculada.

Após exame pormenorizado da documentação constante no presente processo,

verificamos que as Notas de Autorização de Despesa nº 003, 001, 001, 0008, 0004, 0003,

0003, 0011, 0004, 0006 e 0002 (fls. 386, 390, 396, 406, 412, 421, 426, 427, 428, 429 e 430)

possuem data de autorização do Ordenador no campo “Bloco 7 – AUTENTICAÇÃO” posterior

à data de emissão das Notas de Empenho correspondentes.

Risco 1: Emissão de Nota de Empenho anterior à autorização do Ordenador na NAD

correspondente.




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Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2489



1. Solicite a ciência da Diretoria de Administração e Finanças para que o preenchimento

pelo Ordenador de Despesas seja feito em todos os campos das Notas de Autorização de

Despesas, haja vista que o cumprimento desta formalidade é a garantia de que o empenho foi

de fato realizado após a data da autorização.

2. Solicite a ciência da Assessoria de Planejamento e Gestão para que garanta, antes da

emissão da Nota de Empenho, que as Notas de Autorização de Despesas (NADs) estejam

datadas e assinadas pelo Ordenador de Despesas no campo “Bloco 7 - Autenticação”.

7.1.5. Achado de Auditoria: Ausência de data no atesto do comprovante de despesa.

Ao analisarmos a documentação da presente prestação de contas, identificamos a

ausência de preenchimento de data, no atesto de recebimento do comprovante de despesa do

período de janeiro de 2018, representado pela Nota Fiscal nº 1605 (fl. 554).

Risco 1: Atestar o recebimento da prestação de serviço em data divergente da execução.


1. Solicite a ciência da Assessoria de Engenharia para que os Comprovantes de Despesas

estejam devidamente atestados por mais de um servidor, contendo data do atesto, nome,

lotação, função, matrícula e assinatura, na forma do art. 15 da Portaria PRES-DETRAN-RJ nº

5608 de 29 de março de 2019.

7.1.6. Achado de Auditoria: Ausência de preenchimento de campos no Relatório de

Acompanhamento Mensal.




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Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2490


Durante a análise da presente prestação de contas, constatamos no Relatório de

Acompanhamento Mensal, a ausência de assinatura e data do Fiscal no período de

setembro/2014 (fl. 1555) e do Gestor no período de junho/2013, abril, junho e agosto/2015

(fls. 1540, 1562, 1565 e 1567).

Risco 1: Deixar de verificar e atestar a execução mensal de obrigações pactuadas em contrato.


1. Solicite que a Assessoria de Engenharia elabore C.I. Circular, tramitando dentro de todos

os setores de sua própria estrutura, visando dar ciência a todos servidores, principalmente os

gestores e fiscais de instrumentos contratuais, para que, nos próximos processos de

pagamento, de qualquer natureza, os Relatórios de Acompanhamento Mensal sejam

devidamente datados e identificados pelos responsáveis.

7.1.7. Achado de Auditoria: Ausência da Nota de Lançamento de Garantia relativa ao 4º

Termo Aditivo.

No decorrer da análise processual, evidenciamos a ausência da cópia da Nota de

Lançamento da Garantia do 4º Termo Aditivo - dessa forma, solicitamos por meio de

diligência a referida documentação (fl. 2329).

Em resposta (fl. 2440), a unidade gestora informou que não foi localizado no processo

administrativo da contratação nº E-12/707728/2011, a documentação solicitada, e que após

consulta a Assessoria de Contabilidade Analítica foi informada que não consta registro da

existência dos lançamentos contábeis referente à Nota de Lançamento da Garantia do 4º

Termo Aditivo ao Contrato nº 044/2012.

Cumpre esclarecer que na Cláusula Sétima (fl. 257) do 4º Termo Aditivo é exigida a

apresentação da garantia contratual, constando ainda no presente processo a cópia da Apólice




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Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2491


do Seguro Garantia nº 02-0775-0280754 referente ao 4º Termo Aditivo (fls. 317 a 327).

Porém, de acordo com a documentação apresentada no presente processo, não foi identificado

registro contábil da referida apólice.

Risco 1: Deixar de contabilizar uma garantia contratual.


1. Solicite a ciência da Assessoria de Engenharia para que nos próximos contratos geridos

pela unidade gestora, a mesma garanta que o Seguro Garantia dos instrumentos sejam

encaminhados a Assessoria de Contabilidade Analítica para a devida contabilização sistêmica.

7.1.8. Achado de Auditoria: Ausência de cópia das Planilhas de Custos Mensais.

No decurso do exame do presente processo, verificamos a ausência das cópias das

planilhas de custos mensais do período do Contrato, 1º e 2º Termos Aditivos. Dessa forma,

solicitamos por meio de diligência a referida documentação (fl. 2329).

Em resposta (fl. 2440), a unidade gestora informou que a documentação solicitada não

consta nos processos de pagamento.

Risco 1: Limitação na extensão do exame processual, impossibilitando a formação de opinião

plena sobre a execução do instrumento


1. Solicite à Assessoria de Engenharia para que nas próximas contratações sob sua gestão, o

processo seja composto por toda a documentação exigida na Portaria vigente, em todos os

instrumentos celebrados.




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Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2492


7.2. São objetos de NOTA EXPLICATIVA:

7.2.1. Documentação sem efeito

Em virtude da instrução processual de alguns documentos novos, os anteriores de

mesmo teor foram tornados sem efeito, sendo eles:

Planilha do Cronograma Físico-financeiro (fl. 2308);

Planilha de Relação de Pagamentos (fl. 2310-2316, 2433-2434, 2436-2437).

7.2.2. Apresentação de Planilha de Composição de Custos por instrumento.

Ao analisarmos as cópias das Planilhas de Composição de Custos apresentadas no

presente processo, identificamos a existência de instrumentos com o mesmo valor contratado,

sendo estes o Contrato nº 044/2012 (fls. 230-245) e o 1º Termo Aditivo (fls. 247-248),

perfazendo o valor total de R$ 774.000,00. O mesmo aconteceu com o 6º e 7º Termos aditivos

(fls. 264-267 / 269-272) que totalizaram R$ 436.138,92. Perante o exposto, foi apresentada

apenas uma planilha para cada um dos valores contratados, e não uma por instrumento

contratual.

7.2.3. Termo de Aceitação Provisória.

No decorrer da verificação processual, observamos que o Engenheiro Carlos Alberto

Martins Rebelo assinou o Termo de Aceitação Provisória (fl. 2318) como representante da

contratada, embora o mesmo não esteja identificado na Alteração do Contrato Social da

Contratada (fls. 156-169), como também nos instrumentos contratuais da prestação de

serviços.

phillipi.silva

Realce




Telefone: (21) 2332-0453


Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2493


Eis o relatório.

Rio de Janeiro, 28 de junho de 2019.

__________________________________________

ALINE DOMINGUES MIRANDA

ASSISTENTE TÉCNICO DE TRÂNSITO – DETRAN-RJ

ASSESSORIA DE CONTROLE INTERNO

ID 5072333-2

De acordo,

__________________________________________

LETÍCIA DA ROCHA PEREIRA

DIRETORA DE DIVISÃO – DETRAN/RJ

ASSESSORIA DE CONTROLE INTERNO

ID 5026312-9

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce

Governo do Estado do Rio de Janeiro

Vice - Governadoria do Estado do Rio de Janeiro Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro


Telefone: (21) 2332-0453


Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2494


À PRESIDÊNCIA

PARECER Nº 009/DETRAN/RJ/2019

PROCESSO Nº E-12/061/100783/2018

PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONTRATO N.º 044/2012, FIRMADO ENTRE O

DEPARTAMENTO DE TRÂNSITO DO

ESTADO DO RIO DE JANEIRO E CLIMA’

AIR REFORMAS, MANUTENÇÃO E

LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS LTDA EPP

EM 04/05/2012. INOBSERVÂNCIA DE

EXIGÊNCIAS MERAMENTE FORMAIS.

REGULAR COM RESSALVAS.

Em atendimento ao disposto no inciso V do artigo 22 do Decreto Estadual n.º 43.463, de

14 de fevereiro de 2012, combinado com o inciso V do artigo 16 do mesmo Decreto, apresento o

Parecer de Auditoria quanto à Prestação de Contas do Contrato em referência.

Os exames foram efetuados conforme o escopo dos trabalhos, definido no Relatório de

Auditoria (fls. 2475 a 2493) deste processo. Da análise do processo de Prestação de Contas

restaram as impropriedades relatadas no item 7.1.

Apesar dos apontamentos acima, verifica-se que tais restrições decorrem da

inobservância de exigências meramente formais, as quais, não configuram prejuízo ao erário.

Sendo assim, diante das impropriedades apontadas no item acima, considera-se

REGULAR COM RESSALVAS a presente Prestação de Contas.

Após, sugerimos o encaminhamento deste administrativo à Assessoria de Engenharia,

conforme disposto no art. 8º da Portaria PRES-DETRAN/RJ nº 5553, de 01 de fevereiro de

2019, no qual estabelece procedimento para devolução e arquivamento dos processos com

emissão de parecer regular ou regular com ressalvas, in verbis:

Governo do Estado do Rio de Janeiro

Vice - Governadoria do Estado do Rio de Janeiro Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro


Telefone: (21) 2332-0453


Processo nº: E-12/061/100783/2018

Data: 17/07/2018 Fls.: 2495


“Art. 8° - Nos casos em que o Relatório e o

Parecer de Auditoria opinarem pela Regularidade

ou Regularidade com Ressalvas, os processos de

prestação de contas serão enviados à Presidência,

com posterior encaminhamento à Unidade

responsável pelo contrato encerrado, ficando

acautelados junto as mesmas pelo prazo máximo

de 5 (cinco) anos, contados a partir do vencimento

do instrumento contratual.”

É o nosso Parecer, s.m.j.

Rio de Janeiro, 01 de julho de 2019.

____________________________________________

JOYCE PORTO MELO FERREIRA

ASSESSORA-CHEFE

ASSESSORIA DE CONTROLE INTERNO/DETRAN-RJ

ID 5029995-6

phillipi.silva

Realce

relatÓrio de auditoria - detran · 2020-03-06 · processo nº: e-12/061/100783/2018 data:...

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