relatorio iolanda

Relatório de Avaliação Final de Período Experimental

Categoria: Técnico Superior de Biblioteca e Documentação

Iolanda Sofia Rendeiro Valente

Porto, 2011

Relatório de Avaliação do Período Experimetal

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Presidente do Júri:

Doutora Anabela Mesquita

Vogais:

1º Vogal: Mestre José Manuel Vaz Marta de Sampaio e Melo

2º Vogal: Dr. Joaquim Carlos Mendes Rodrigues


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Índice Introdução ................................................................................................................ 5 pág.

Parte I – Caracterização da entidade acolhedora .............................................. 6pág. 1 – História ............................................................................................................... 6 pág. 2 – Caracterização ................................................................................................... 7pág.

3 – Localização dos Serviços Integrantes da Biblioteca .................................. 8 pág. 3.1 – Balcão de atendimento ................................................................................. 8pág.

3.2 – Sala de leitura geral ....................................................................................... 9pág. 3.3 – Sala de leitura em grupo ............................................................................... 9pág.

3.4 – Sala de teses .................................................................................................. 9pág. 3.5 – Sala de leitura individual ............................................................................... 9pág.

3.6 – Sala de leitura de periódicos ........................................................................ 9pág.

3.7 – Sala de Reservados ...................................................................................... 9pág. 3.8 – Gabinetes ..................................................................................................... 10 pág.

3.9 – Depósito ........................................................................................................ 10pág.

3.10 – Horário de atendimento dos serviços ..................................................... 10pág.

4 – Fundos bibliográficos ...................................................................................... 10pág.

4.1 – Fundo Corrente ............................................................................................ 11pág. 4.2 – Fundo Antigo ................................................................................................ 11pág.

4.3 – Fundo do século XIX ................................................................................... 11pág. 4.4 – Doações ........................................................................................................ 12pág.

4.5 – Periódicos ...................................................................................................... 12pág 4.6– Fundo Ultramar ............................................................................................. 13pág.

4.7– Fundo de Diários da República .................................................................. 13pág.

Parte II - Descrição das atividades desenvolvidas durante o período experimental ........................................................................................................... 15pág. 1 – Serviço Administrativo .................................................................................... 15pág.

1.1 – Correspondência recebida e expedida..................................................... 15pág.

1.2 – Notificações .................................................................................................. 16pág.

2 – Tratamento Técnico ........................................................................................ 17pág. 2.1 – Aquisição de documentos ......................................................................... 17pág.

2.2 – Indexação ..................................................................................................... 18pág.

2.3 – Classificação ................................................................................................. 19pág. 2.4 – Sistema para a atribuição de cotas ........................................................... 20pág.

2.5 – Catalogação no Horizon ............................................................................. 20pág.

2.6 – Serviço de pesquisa .................................................................................... 22pág.

3– Gestão de Recursos Humanos ...................................................................... 25pág.

4 – Serviços ............................................................................................................ 25pág.

5 – Outras atividades desenvolvidas durante o período experimental ......... 30pág.

5.1 – Avaliação do curso de Licenciatura em Contabilidade e Administração .................................................................................................................................. 30pág.

5.2 - Exposição 125 anos a ensinar e a aprender ............................................ 31pág.

5.3 - SIADAP .......................................................................................................... 32pág.

6– Formação profissional no período experimental ........................................ 32 pág. 6.1 – Ações de formação recebidas ................................................................... 32pág.

6.2 – Ações de formação dadas .......................................................................... 32pág. Parte III – Projetos a realizar e desenvolver ..................................................... 34pág.

1 – Desenvolvimento de projetos atuais ............................................................ 34pág. 1.1 – Formações .................................................................................................... 34pág.


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1.2 – Catálogo da Biblioteca ................................................................................ 35pág.

1.3 – Newsletter e Facebook ............................................................................... 35pág.

2 – Novos projetos ................................................................................................. 35pág.

2.1 – Moodle ........................................................................................................... 35pág.

2.2 – RCAAP .......................................................................................................... 35pág. 2.3 – Divulgação através dos plasmas ............................................................... 37pág. 2.4 – Elaboração de tutoriais ............................................................................... 37pág.

2.5 – Exposições de apoio aos eventos ............................................................. 37pág. 2.6 – Divulgação do serviço pelas turmas ......................................................... 37pág.

2.7 – Elaboração de um regulamento EIB ......................................................... 37pág. 2.8 – Integrar o Horizon com a Secretaria on-line ............................................ 37pág.

2.9 – Responder às necessidades dos nossos leitores .................................. 38pág. Parte VI - Conclusão e apreciação crítica ......................................................... 39pág. Anexos – Comprovativos de frequência de formação ..................................... 40pág.


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Introdução O procedimento concursal comum para a constituição de relação jurídica de emprego público por tempo indeterminado, para o preenchimento de um posto de trabalho para a categoria de Técnico Superior de Biblioteca e Documentação, aberto pelo Aviso n.º 748/2010, publicado no Diário da República, 2.ª Série, n.º 7, de 12/01/2010 determina que, para os efeitos previstos nos nºs 2 e 3 do artigo 73.º do Regime do Contrato de Trabalho em Funções Públicas (RCTFP), aprovado pela Lei n.º 59/2008, de 11 de setembro, conjugado com o n.º 3 e seguintes do artigo 12.º da Lei n.º 12-A/2008, de 27 de fevereiro, o trabalhador tem elaborar um relatório que ilustre as atividades que desempenhou durante o período experimental. A fase experimental começou a 1 de março e terminou e terminou a 21 de setembro de 2011. O Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto, adiante designado por ISCAP, é uma instituição de ensino superior politécnico que tem como missão específica a formação, a investigação, a criação e difusão da cultura e do saber e a prestação de serviços na área das ciências empresariais. A Biblioteca do ISCAP tem como missão apoiar o ensino e investigação dos seus utilizadores oferecendo-lhes recursos de informação. Para a fase de período experimental não foi efetuado um plano de objetivos a atingir por parte do ISCAP, contudo para uma melhor organização do meu trabalho, tracei as principais metas atingir. A abertura da sala de leitura teria de ser sempre ser assegurada. As novas obras deveriam ser disponibilizadas no dia que chegam ou no máximo no dia útil seguinte. Os registos bibliográficos teriam de ser corrigidos no próprio dia, melhorando assim a qualidade do catálogo. A Biblioteca teria de usar novas vias para chegar ao seu público, criando a página do Facebook e a Newsletter. Teriam de ser feitas ações de formação B-on. Se estes aspetos fossem todos superados, a fase experimental seria bem sucedida.

O presente relatório descreve todo o trabalho que efetuei na Biblioteca ISCAP, ao longo do período experimental, estando ele dividido em quatro partes: a primeira caracteriza a entidade acolhedora; a segunda descreve as atividades desenvolvidas no período experimental, a terceira apresenta os projetos a desenvolver; e por fim, a última faz uma conclusão e apreciação crítica do mesmo.


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Parte I – Caracterização da entidade acolhedora

1 – História Enquadramento As raízes do ISCAP remontam o ano de 1886, data da fundação do Instituto Comercial do Porto. O ISCAP foi criado pelo Decreto-Lei nº327/76 de 6 de maio de 1976. Em 1988 O ISCAP foi integrado no Instituto Politécnico do Porto, através do Decreto-Lei n.º 70/ 88 de 3 de março. Em 2011 o ISCAP comemorou o seu 125º aniversário. O Centro de Documentação e Informação é um Serviço do ISCAP que integra a Biblioteca, o Arquivo e a Reprografia. Na figura 1 podemos ver o organograma do ISCAP. Imagem 1 – Organograma do ISCAP

Presidente do ISCAP

Conselho de

Administração

Conselho

Técnico-científicoConselho PedagógicoConselho Consultivo

Secretariado Secretariado Secretariado

Vice-Presidente

Vice-Presidente

Director da

Licenciatura em

Assessoria e

Tradução

Director do Mestrado

em Assessoria de

Administração


em Auditoria


em Contabilidade e

Finanças


em Empreendedorismo

e Internacionalização

Director da

Licenciatura em

Comércio

Internacional

Director da

Licenciatura em

Gestão de

Actividades Turísticas

Director da

Licenciatura em

Comunicação

Empresarial


em

Marketing Digital

Secretário

Gabinete de Comunicação e

Relações Públicas

Gabinete de Estudos e

Planeamento

Loja do

Estudante

Serviço de

ManutençãoBibliotecaArquivo Reprografia

Centro de

Documentação

e Informação

Centro de

Informática

Secção de

Contabilidade

Divisão de

Gestão de

Pessoas

TesourariaGabinete do

Património

Serviços de

Expediente e de

Arquivo

Secretariado de

Apoio aos

Docentes

Serviços

Auxiliares

Unidade de Inovação em

Educação - PAOL

Gabinete de Relações

Internacionais

Gabinete de

Ambiente e

Simulação

Empresarial

Núcleo de

Ambiente

Empresarial

Núcleo de

Simulação

Empresarial

Unidade de Operação de

Recursos Audiovisuais e

Multimédia

Gabinete de Apoio a

Projectos

Gabinete de Marketing

Digital

Gabinete de Estágios e

Saídas Profissionais

CEISCAPCentro Multimédia de

Línguas

Director da

Licenciatura em

Contabilidade e

Administração

Gabinete de Avaliação e

Melhoria Contínua


em Tradução e

Interpretação

Especializadas

Director da

Licenciatura em

Marketing

A Biblioteca ao longo dos anos percorreu vários espaços que foram etapas fundamentais na contribuição do seu atual fundo. Desde a Praça Gomes Teixeira, conhecida pela praça dos Leões, até às atuais instalações na rua Professor Jaime Lopes Amorim, a Faculdade de Belas Artes, o Museu Militar, e as instalações na rua Entreparedes e Alexandre Herculano, constituíram, justamente com o sótão da Escola Filipa de Vilhena, alguns roteiros por onde esta Biblioteca estacionou. Foi reorganizada em novembro de 1997 de acordo com as novas e primeiras


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instalações de raiz, construídas para albergar um acervo de cerca de 50 000 espécies documentais. Biblioteca especificamente vocacionada para a investigação no âmbito das ciências contabilísticas e económicas tem merecido, nomeadamente nos últimos anos, grande procura pela comunidade escolar e científica interessada na História da Contabilidade em Portugal. Com uma comunidade escolar constituída por cerca de 3800 alunos, 204 professores e 65 funcionários, a Biblioteca do ISCAP é, nos dias de hoje, uma Unidade Documental de referência obrigatória no estudo das ciências económicas, contabilísticas e empresariais cuja memória coletiva, a cidade do Porto não pode dispensar desde 1886. Mais que o seu passado e a sua dimensão histórica patrimonial, esta Biblioteca, naco de recordações de diferentes gerações de alunos, professores e demais funcionários guarda para si, vivências e convivências comemoráveis que só o tempo futuro, cautelosa e pacientemente estudado, dará a conhecer.

2 – Caracterização A Biblioteca do ISCAP tem como finalidade reunir, preservar, tratar e difundir toda a documentação e informação de natureza científica, técnica, pedagógica e tecnológica necessária à implementação das políticas de formação, ensino, investigação e desenvolvimento da Comunidade Escolar do Ensino Superior Politécnico.

A sua funcionalidade e capacidade de corresponder às necessidades solicitadas pela cada vez maior exigência do saber/conhecimento, acompanha na preocupação de constituir, dia a dia, pólo dinamizador que uma Unidade Documental deve oferecer aos seus leitores e utilizadores. A Biblioteca do ISCAP procura no âmbito das suas competências e responsabilidades, satisfazer as solicitações da comunidade em que está inserida. Neste sentido, para além dos serviços técnicos tradicionais, oferece aos seus utilizadores, entre outros, os seguintes serviços: leitura de presença, livre acesso às estantes, serviço de referência, leitura domiciliária, apoio à pesquisa, pesquisa em catálogos de outras Bibliotecas, acesso e pesquisa em bases de dados e on-line, difusão seletiva da informação, empréstimo interbibliotecas, adiante designado por EIB. Com a instalação do novo sistema de gestão integrada de Bibliotecas (Horizon), o utilizador poderá ter acesso a um conjunto de serviços, nomeadamente: pedidos de empréstimo EIB, acesso ao ficheiro de empréstimo para a execução de tarefas como prazos de empréstimo, pedidos de reservas, sugestões para aquisição de bibliografia e possibilidade de captura de informação bibliográfica para a sua caixa de correio. Consideram-se leitores/utilizadores da Biblioteca todos os docentes, alunos e funcionários do ISCAP e restante comunidade envolvente. É importante fazer a distinção de leitor e utilizador. Apenas podem ser leitores pessoas que tenham um vínculo com o ISCAP. Utilizadores podem ser pessoas que não tenham


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vínculo com o ISCAP, estes apenas podem usufruir da leitura presencial, caso queiram requisitar alguma obra tem de ser através do EIB. O fundo bibliográfico da Biblioteca encontra-se disponível no catálogo geral (Horizon), é constituído por 74052 títulos de monografias. Constituem ainda parte deste fundo o valioso conjunto de livro antigo, composto por obras do séc. XVI, XVII e XVIII, portuguesas e estrangeiras. Mais à frente iremos ver como o espólio da Biblioteca pode ser pesquisado.

3 – Localização dos Serviços Integrantes da Biblioteca Os diferentes espaços da Biblioteca funcionam no rés do chão e no 1º andar do Bloco C do edifício do ISCAP, numa área que integra os seguintes espaços: áreas de leitura e empréstimo, depósitos, gabinetes técnicos e serviços. Façamos uma visita pela Biblioteca: Imagem 2: Planta da Biblioteca do ISCAP

3.1 – Balcão de atendimento Espaço de entrada da Biblioteca destinado ao apoio na orientação do (circuito) leitor / utilizador. Área de empréstimo e controlo. É composto por um posto de trabalho.


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3.2 – Sala de leitura geral Área de maior dimensão destinada à pesquisa, consulta e leitura da bibliografia atualizada (monografias). As coleções correntes existentes encontram-se em livre acesso e acondicionadas com cota em sistema CDU. Alguns dos serviços prestados pela Biblioteca estão localizados neste espaço. Dispõe de 45 lugares que possibilitam uma leitura individual e/ou coletiva.

3.3 – Sala de leitura em grupo Localizada à direita do balcão de atendimento, dispõe de 16 lugares para o trabalho em grupo. Este espaço permite o estudo em grupos e é tolerado o diálogo entre os utilizadores.

3.4 – Sala de teses Sala destinada aos 2500 Trabalhos Académicos dos Alunos e Professores do ISCAP. É igualmente a Sala de Leitura de referência em Livre Acesso (Dicionários, Enciclopédias e outras obras de referência. Dispõe de 12 lugares. Futuramente este espaço poderá ser repensado, pois com a criação do repositório institucional, todos os trabalhos vão ser inseridos no Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal (RCAAP), por isso não se justifica que a Biblioteca continue a ter os exemplares em papel num espaço nobre da sala de leitura. Mais adiante no relatório irei aprofundar do projeto RCAAP.

3.5 – Sala de leitura individual Sala de Leitura e estudo. Dispondo de 10 lugares individuais, este espaço exige o silêncio como parceria. Destina-se a utilizadores que necessitam de concentração máxima.

3.6 – Sala de leitura de periódicos Sendo o espaço mais informal de todo o circuito do utilizador, a sala de periódicos disponibiliza os títulos resultantes das assinaturas efetuadas, incluindo os índices do Diário da República, jornais diários e semanários, revistas de cariz científico. Os jornais e revistas não podem ser requisitados para leitura domiciliária.

3.7 – Sala de Reservados É na sala de reservados que se encontra a documentação mais valiosa do ISCAP, pois é nesse espaço que se encontra o Fundo Antigo e o Fundo do Século XIX, o qual contém monografias e periódicos raros no nosso país. Esta


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sala não é de acesso ao utilizador. Caso seja solicitada alguma obra para consulta será um funcionário a levanta-la e a levar para a sala de leitura.

3.8 – Gabinetes A Biblioteca dispõe de dois gabinetes com a seguinte designação: gabinete do bibliotecário e gabinete de tratamento técnico. O meu posto de trabalho é no gabinete do bibliotecário. Neste espaço encontra-se a coleção de Diários da Republica e a coleção de bibliografia de ciências documentais, bibliografia esta que serve de preciosa ajuda para o desempenho das minhas funções. O gabinete de tratamento técnico dispõe de 5 postos de trabalho. É neste local que se faz o registo, catalogação e cotação do fundo documental da Biblioteca do ISCAP.

3.9 – Depósito O depósito fica no rés do chão, neste espaço estão os fundos: Jaime Lopes Amorim, Luís Henrique da Silva, José Manuel Trêpa,Carlos Figueiredo da Mota e BPI. O fundo do Ultramar que está atualmente a ser tratado também está a ser colocado no depósito. É também aqui que estão as obras obsoletas ou que não são tão requisitadas.

3.10 – Horário de atendimento dos serviços O horário dos diversos serviços da Biblioteca é diversificado. A Biblioteca está aberta das 9 às 21.30 ininterruptamente, permitindo a visita e o empréstimo domiciliário. Os serviços administrativos são assegurados entre as 9 e as 17.00. Vejamos o quadro: Quadro 1 – Horário dos diferentes serviços da Biblioteca:

Serviços 2ª a 6ª Feira

Sala de Leitura 09.00 às 21.30 EIB 09.00 às 17.00 Outros Serviços 09.00 às 17.00

4 – Fundos bibliográficos A Biblioteca tem um rico património documental composto por monografias, obras de referência, literatura científica (teses), periódicos, material audiovisual e acessível através da B-on.


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4.1 – Fundo Corrente O maior acervo bibliográfico da Biblioteca do ISCAP é constituído pelo Fundo Corrente, maioritariamente registado e informatizado, encontrando-se em regime de Livre Acesso, de acordo com a Classificação Decimal Universal e podendo ser pesquisado no Horizon.

4.2 – Fundo Antigo O Fundo Antigo é constituído por 103 títulos distribuídos por 193 volumes. O livro mais antigo data 1554 e intitula-se: Consilia DN. Nicolai Boerii iureconsulti clarissimi, et in celebri ac sacro...., sendo o seu autor Nicolas Bohier. Vejamos na imagem 3 alguns exemplares. Imagem 3: Estante com exemplares de livro antigo

4.3 – Fundo do século XIX O fundo do século XIX é constituído por 1111 títulos, sendo 1087 monografias e 24 publicações periódicas. Algumas obras necessitam de tratamento de restauro.


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Imagem 4 e 5: Fotografias da sala de reservados – Fundo do século XIX

4.4 – Doações A Biblioteca herdou também alguns acervos doações, sendo eles:

1. Fundo Jaime Lopes Amorim 2. Fundo Luís Henrique da Silva 3. Fundo José Manuel Trêpa 4. Fundo Carlos Figueiredo da Mota 5. Fundo BPI

Estas coleções estão totalmente tratadas e podem ser requisitadas pelos leitores.

4.5 – Periódicos As publicações periódicas são maioritariamente de cariz científico, embora assine algumas publicações generalistas. Biblioteca do ISCAP oferece aos seus leitores a Biblioteca Científica Digital, através do portal www.b-on.pt. A Biblioteca promove ações de formação B-on, como poderemos ver mais adiante.

http://www.b-on.pt/


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Imagem 6 – Página inicial do site da B-on

4.6– Fundo Ultramar A designação deste fundo documental permite reunir e integrar no mesmo núcleo bibliográfico toda a documentação publicada no âmbito das antigas colónias portuguesas. Abarcando todas as temáticas e maioritariamente constituído por informação de cariz estatístico, trata-se de um significativo espólio essencial para o estudo das questões referentes ao antigo império português. Atualmente está a ser tratado para em breve ser disponibilizado e divulgado ao público durante o ano de 2012.

4.7– Fundo de Diários da República Datados da segunda metade do século XIX, os Diários da República – até 1976 Diários do Governo – constituem igualmente importante instrumento legislativo e regulamentar do edifício jurídico e institucional português. Estendidos por vários metros lineares, em bom estado de conservação e todos encadernados, a sua regular receção e disponibilização à comunidade escolar tem assumido, ao longo dos anos, tradicional função desta unidade documental. Atualmente os diários estão disponíveis em versão on-line (www.dre.pt).

http://www.dre.pt/


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Imagem 7: Página inicial do site do DRE


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Parte II - Descrição das atividades desenvolvidas durante o período experimental Durante o período de estágio desempenhei diversas funções: administrativas, de tratamento técnico, de gestão de coleção, de gestão de recursos humanos, de divulgação do serviço e formação as quais passo a apresentar mais detalhadamente.

1 – Serviço Administrativo No serviço administrativo tratatei maioritariamente de toda a correspondência recebida e expedida pela Biblioteca. Vejamos então mais pormenorizadamente cada uma delas:

1.1 – Correspondência recebida e expedida A Biblioteca recebe diariamente correspondência interna e externa. Recebe catálogos de livrarias, avisos de renovção de assinatura, faturas, pedidos de permutas de publicações periódicas, etc. A Biblioteca recebe diariamente dezenas de emails aos quais é necessário dar resposta em tempo útil. Existem vários tipos de correspondência recebida, os mais vulgares são: pedidos de aquisições, reclamações, pedidos de esclarecimentos, pedidos de renovações e requerimentos. Para cada uma destas solicitações há procedimentos que se empreendem e que passo a explicar. Quando surge um pedido de aquisição bibliográfica este é reencaminhado para o diretor de curso, que aprovará ou não a aquisição do documento. Esta informação é sempre transmitida ao requerente. Aqui, nem sempre é possível dar uma resposta de imediato, pois a Biblioteca fica dependente do parecer do diretor. Quando a resposta do diretor tarda é efetuado um contacto telefónico e a respetiva confirmação através de e-mail, com o objetivo de sensibilizar o responsável a responder, pois da sua resposta depende o desenvolvimento do processo subsequente de aquisição, sendo ainda fulcral o seu parecer para haver autorização pela Presidência. Voltaremos a este tema mais adiante quando falarmos das aquisições. As reclamações também são recebidas com alguma frequência, normalmente são pedidos para perdão de multas. Todos os casos são analisados, havendo o cuidado de, antes de dar uma resposta ao interessado, verificar se, por parte dos serviços, tudo foi feito mediante o regulamento. Regra geral, a resposta fundamentada é apresentada ao aluno no próprio dia ou no dia útil seguinte. Este timing foi autoimposto para que o processo seja o mais célere possível. Os pedidos de esclarecimentos também são usuais, como por exemplo: o horário, as credenciais para aceder à área pessoal de leitor. Estas respostas são dadas no próprio dia ou no máximo no dia útil seguinte. Quando se verifica que as questões são recorrentes, os funcionários da Biblioteca são instruídos a


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fornece-la aos leitores no atendimento. Faço também uma divulgação por e-mail e na página do Facebook. Os pedidos de renovação também são frequentes, estes contactos são feitos telefonicamente ou por correio eletrónico. Quando é dada a resposta ao pedido, para além de fazer a renovação é também incluída a informação de como proceder à renovação on-line desta forma pretende-se que os leitores fiquem familiarizados com o catálogo e que futuramente consigam fazer a renovação sem recorrer à Biblioteca. Também nos chegam requerimentos para pagar as multas em prestações. Normalmente estes não são muito objetivos, principalmente porque nunca apresentam o plano de pagamento, implicando assim diversos contactos com o leitor. Uma das próximas propostas a apresentar à Presidência será um modelo no qual seja apresentado um plano de pagamento. A criação do modelo tornará a vida facilitada ao leitor, à Biblioteca, à Presidência e à Secção de Contabilidade.

1.2 – Notificações Diariamente envio notificações aos leitores, seja por: empréstimos em atraso, pagamentos de multas, ou barramentos de páginas pessoais. Esta tarefa é mais “trabalhosa”, pois o programa Horizon não está integrado no programa da Secretaria Online, o que provoca que existam vários constrangimentos. Os dados fornecidos na Biblioteca nem sempre são os mesmos que constam na Secretaria Online, nomeadamente o email. Também somos muitas vezes confrontados com justificações de leitores, dizendo que não receberam em devido tempo as notificações através do seu e-mail principal, alegando que alteraram os dados na Secretaria Online e pensando que todos os dados estão em rede. Este é o principal problema do serviço pelo que era urgente integrar o Horizon na Secretaria on-line, pois se isto fosse feito, poupava-se muito trabalho e melhorava-se a comunicação interna pela diminuição das falhas no cruzamento de dados. As vantagens seriam: importação de registos pessoais, evitando assim a criação de registos de leitor com dados diferentes; lançamento automático das multas; bloqueio e desbloqueio automático e imediato da página pessoal da Secretaria Online, possibilidade de alteração automática de dados, tais como, grau académico e contactos. Como a integração do programa Horizon com do programa da Secretaria Online não é uma realidade, diariamente é necessário cruzar dados de ambos com uma tabela excel para verificar se as situações são regularizadas. Para que as notificações não apresentem falhas, diariamente imprimo a partir do programa Horizon uma listagem das obras em atraso e o funcionário que abre a sala de leitura verifica se as obras estão de facto em atraso e não se encontram na prateleira. No primeiro dia útil de cada mês retiro a listagem de todos os livros em atraso e um funcionário vai novamente verificar se as obras


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se encontram nas prateleiras. Com a implementação deste sistema, consegui dar resposta a algumas reclamações de leitores, que alegavam já ter entregado as obras culpabilizando o funcionário de não ter dado baixa. A implementação deste processo fez com o controlo de obras em atraso fosse totalmente controlado. Mensalmente envio à Presidência uma listagem das situações irregulares, ou seja, multas por pagar e leitores com obras em atraso.

2 – Tratamento Técnico A cadeia documental é composta por: aquisição; registo; catalogação; indexação; classificação e disponibilização ao público. Seguidamente irei descrever cada uma delas.

2.1 – Aquisição de documentos A aquisição engloba duas características essenciais: orçamento e alocação de recursos. Muitas vezes o que inicialmente é considerado fundamental para adquirir torna-se inviável devido à escassez de recursos orçamentais. Uma das principiais tarefas de um técnico superior de Biblioteca é a gestão da coleção, que na Biblioteca do ISCAP é feita por mim. Para efetuar uma aquisição o profissional deve fazer uma análise crítica sobre o documento em questão. Têm que se ter em conta vários fatores, vejamos alguns deles: preço da obra; se existe a edição anterior e se a nova edição apresenta de facto alterações que justifiquem a compra; quantas pessoas irão beneficiar com a aquisição das obras, etc. Todos estes parâmetros devem ser analisados. Se o processo de aquisição avançar, segue os seguintes trâmites: processamento das sugestões; pesquisa e verificação da informação da Biblioteca; escolha de uma opção para fazer a encomenda (editor, revendedores / distribuidores, livrarias), pedir orçamentos; fazer o processo de adjudicação; formalizar a encomenda; rececionar os materiais; verificar; entregar o processo à secção de contabilidade para contabilizar e posteriormente pagar. As modalidades da aquisição são: compra, permuta e oferta. O processo de aquisição no ISCAP respeita as seguintes fases: 1. É enviada uma sugestão de aquisição por um leitor (normalmente trata-se de um docente), ao receber é feita uma pesquisa que permite verificar se a Biblioteca já tem a obra ou não. Se tiver o leitor / docente é informado. 2. Se não tiver, a sugestão é reencaminhada para o diretor de curso, se este autorizar dá-se inicio ao processo de aquisição. 3. É pedido o orçamento por email a 2 ou 3 fornecedores, quando obtemos resposta comparamos os preços e propomos a aquisição ao fornecedor que


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apresentar o preço ao mais barato. Como por vezes as sugestões de aquisição são de vários livros, pode dar origem à abertura de mais do que uma requisição. 4. É feita uma proposta de adjudicação, no modelo ISCAP-SEC-MOD008v04, esta é entregue à Secção de Contabilidade. 5. A Contabilidade dá cabimento e envia para a Presidência. 6. A Presidência difere ou não. 7. Se a Presidência autorizar é enviada a encomenda para o fornecedor por email com o conhecimento da Secção de Contabilidade. 8. A requisição é também inserida na listagem de templates e enviada para a Central de Compras do IPP. 9. A Biblioteca fica com cópia do processo e o original vai para a Contabilidade. 10. Quando chegam as encomendas esta é verificada e a fatura é assinada, indo a original para a Contabilidade e ficando a cópia na Biblioteca. 11. O autor do pedido de aquisição é sempre avisado que o seu pedido já se encontra disponível. Todo este processo é feito única e exclusivamente por mim. Com a implementação do ponto 11, notei que os autores dos pedidos ficaram satisfeitos, pois sabem que não têm de estar constantemente a perguntar se as obram já chegaram. Estes avisos deram qualidade ao serviço. Outra das formas de obter obras para a Biblioteca consiste em estabelecer contactos com algumas editoras a solicitar a oferta de obras. Esta é uma forma de enriquecer o património da Biblioteca sem despender fundos do orçamento sempre limitado de que dispomos. Sempre que a Biblioteca recebe publicidade de um lançamento de um livro que seja pertinente para a Biblioteca do ISCAP solicito a oferta de um exemplar.

2.2 – Indexação A indexação é um dos trabalhos de maior importância numa Biblioteca, pois é através da indexação que os utilizadores têm acesso ao documento. A indexação faz-se com a consulta de um Tesauro, este é uma ferramenta da linguagem artificial de um domínio do conhecimento, construído por especialistas para representar através de conceitos o conteúdo do documento, especificando as relações entre estes conceitos. Assim, este valioso instrumento de trabalho permite a uniformidade dos termos de indexação e recuperação da informação num Sistema de Recuperação de Informação (SRI), considerando o princípio da contextualização. Neste sistema os conceitos relacionam-se entre si e são representados por termos. Cada termo, obrigatoriamente, tem um vínculo com outro termo, e este vínculo é que forma a estrutura do Tesauro. A existência de um ficheiro de autoridade de assuntos é de extrema importância no controlo de qualidade da indexação. Através da criação de um registo de autoridade registamos de forma uniforme toda a informação


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pertinente relativa a todos os pontos de acesso ao assunto. Para que o catálogo seja perfeito é necessário efetuar um levantamento de todas as situações de sinonímia relativas aos termos selecionados e inscritas no ficheiro de autoridade, garantindo assim o acesso a qualquer conceito independentemente da forma pelo qual ele possa ser pesquisado. Uma das iniciativas que implementei durante esta fase experimental no ISCAP, foi acordar os termos de indexação com os docentes, esta é uma ajuda preciosa. Com esta parceria consegui que as pesquisas fossem mais eficientes e satisfatórias. Um dos exemplos mais evidentes foi a reorganização de toda a coleção da Contabilidade. Na catalogação a indexação está presente no campo UNIMARC 606. Este campo é constantemente alvo de correção, são vistos os casos de sinonímia, erros ortográficos, termos no plural e singular. Todos estes casos são analisados e corrigidos apenas por mim.

2.3 – Classificação A classificação consiste numa operação em que se traduz a linguagem natural em linguagem documental, pode ser feita através de uma linguagem combinatória ou classificatória, Classificação Decimal Universal (CDU). A CDU divide o conhecimento em dez classes decimais por assuntos e é destinada às Bibliotecas de livre acesso. Importa ainda referir que a CDU parte do caráter geral para o particular. A tabela de notações de CDU é dinâmica, o que significa que poderão verificar-se alterações e atualizações. A tabela está constantemente a ser atualizada, esta atualização é sugerida pela bibliotecária aos docentes ou ao diretores de curso. O uso da CDU permite que os leitores identifiquem em todas as Bibliotecas os assuntos que procuram, independentemente da língua. Por exemplo, um leitor que procure um livro de contabilidade, que na CDU é traduzida por 657, ao chegar a uma Biblioteca em qualquer parte do mundo vai identificar o 657 à Contabilidade. Já agora uma curiosidade, a classe 4 não existe. O objetivo é que com a evolução do conhecimento esteja garantida a inclusão na CDU. Por exemplo, com a “descoberta” da informática foi necessário criar uma classe para a nova ciência. Na catalogação a classificação refere-se ao campo 675 da linguagem UNIMARC.


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2.4 – Sistema para a atribuição de cotas As questões que os Leitores/Utilizadores mais frequentemente colocam ao utilizarem uma Biblioteca em Livre Acesso, prendem-se com o sistema de colocação de livros na estante e a forma mais rápida e simples de os localizar. Trata-se de uma adaptação da Classificação Decimal Universal (CDU) da qual constam as áreas temáticas existentes na Sala de Leitura, esta listagem é única e exclusivamente desenvolvida por mim. A notação numérica da CDU permite identificar o assunto da obra, ordenando-a na estante permitindo juntar todas as obras do mesmo assunto, e dentro deste, do mesmo autor ou título. Para atribuição da cota, utiliza-se a notação correspondente à área de classificação e junta-se os elementos do autor e título que o exemplo seguinte demonstra: ARAÚJO, Helena Costa – Pioneiras na educação: as professoras primárias na viragem do século (1870-1933). Lisboa: Instituto de Inovação Educacional, 2000. COTA–37ARAh 37 – Notação da Classificação Decimal Universal correspondente ao assunto Educação ARA – As três primeiras letras do apelido do autor h – A primeira letra do nome do autor, em minúscula.

2.5 – Catalogação no Horizon A catalogação é a última etapa no tratamento documental. Só após a indexação e classificação é que podemos começar a catalogar os documentos. Com a imagem seguinte iremos ver uma catalogação de uma monografia feita no Horizon. A catalogação é uma tarefa dos técnicos profissionais de biblioteca, contudo por vezes também faço catalogações, assegurando assim um dos objetivos a que propus: que as obras fiquem disponíveis no dia em que chegam. De seguida iremos ver um exemplo de uma catalogação feita no ISCAP. Chamo a atenção para o preenchimento do campo 300, campo de notas, e para o campo 700.


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Imagem 8: Exemplo de catalogação no Horizon em linguagem UNIMARC:

O sistema integrado de gestão de bibliotecas que o ISCAP possui é o Horizon. No módulo de catalogação o Horizon permite: gestão de formatos MARC; controlo e gestão de autoridades MARC; gestão de ficheiro de autoridades; função de fusão de registos bibliográficos e de autoridade; validação do conteúdo dos valores nas zonas fixas e indicadores; personalização das folhas de recolha de catalogação; função de controlo de registos duplicados; processamento de texto, integrado com funções de cortar, copiar, colar, etc. Uma das inovações efetuadas neste período de experimental por mim foi o preenchimento do campo 300, no qual foi inserido a sinopse da obra. Através desta informação o leitor pode ver no catálogo se a obra aborda ou não o assunto que ele procura. O Campo 700 é também enriquecido com a data de nascimento do autor. O preenchimento destes dois campos requer uma pesquisa em catálogos de bibliotecas e de editoras, mas faz com que o catálogo fique mais completo. Para além da catalogação, também é necessário corrigir a catalogação feita pelos funcionários, nestas correções faço a uniformização dos registos. Este foi


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um dos objetivos que tracei no inicio da fase experimental e que foi bem sucedido. O Horizon foi alvo de uma fusão das bases de dados de todas as Escolas do Instituto Politécnico do Porto, tal fusão tem vantagens e desvantagens. A principal mais valia é que se uma obra já existir noutra Biblioteca basta acrescentar o exemplar do ISCAP e mais alguns dados. A principal desvantagem é a uniformização, não sendo os critérios universais e comuns entre todas as Escolas. Penso que seria urgente fazer um manual de uniformização que fosse utilizado por todas as Escolas. Seria bastante produtivo a elaboração de um manual de procedimentos de catalogação e a elaboração de um tesauro das áreas lecionadas em todo o universo IPP. Depois do preenchimento do campo 300, campo de notas, a próxima sugestão é incluir no catálogo as imagens das capas das obras. O catálogo ficará assim mais atraente.

2.6 – Serviço de pesquisa

Durante o ano de 2011 foi feito um layout para uma nova imagem do catálogo das Bibliotecas do IPP e foi apresentada uma proposta. O objetivo era tornar o catalogo mais atrativo e que cada Escola pudesse colocar / alterar conteúdos. Depois de aprovação por parte das Presidências das Escolas, cada Biblioteca enviou para o IPP o seu layout. Até agora as alterações não foram efetudas e o catálogo continua bastante básico. Imagem 9: Layout do novo catálogo do ISCAP


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Acedendo ao catálogo o leitor pode efetuar dois tipos de pesquisa: simples ou avançada. A pesquisa simples permite procurar no catálogo através das seguintes as opções: palavras-chaves, título, autor, assuntos e coleção. Esta opção não permite filtrar e cruzar informação. Como o nome indica é uma pesquisa bastante básica e generalista. Vejamos o exemplo na imagem 10. Imagem 10: Catálogo da Biblioteca do ISCAP – módulo de pesquisa simples

Para que esta pesquisa resulte os leitores tem que estar munidos de várias informações. A pesquisa avançada permite cruzar os seguintes dados: palavras chave, palavra(s) em títulos, palavra(s) em autor, palavra(s) em assunto, coleção, tipo de documento, língua e país. Quantos mais elementos inserirem na pesquisa mais objetivo será o resultado da pesquisa. Vejamos na imagem 11 o módulo de pesquisa avançada da Biblioteca do ISCAP.


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Imagem 11: Catálogo da Biblioteca do ISCAP – módulo de pesquisa avançada

A Biblioteca dispõe na sala de leitura de dois quiosques que permitem aceder ao catálogo da Biblioteca. Instrui os funcionários para divulgarem este serviço aos leitores, para que estes se familiarizem com o catálogo e se tornem mais autónomos e criem hábitos de pesquisa. Inicialmente, foi-me difícil conseguir incentivar os funcionários, pois achavam que os leitores eram preguiçosos e comodistas, mas com o tempo a equipa encarou estes gestos como mais uma tarefa. A informatização dos circuitos de funcionamento desde a aquisição até à difusão da informação, veio facilitar a criação de novas áreas que conduziram, não só a uma maior qualidade dos serviços, mas também a meios e recursos que possibilitam o acesso às mais variadas fontes disponíveis através da utilização das novas tecnologias da informação. É pois nesta trilogia – documentação, informação e tecnologias – que a Biblioteca do ISCAP procura assegurar os seus objetivos e missão no âmbito da prossecução dos seus fins estatutariamente estabelecidos.


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Uma das sugestões de trabalho para desenvolvimento em 2012 é a integração da Biblioteca no Moodle. Trataremos este ponto mais à frente.

3– Gestão de Recursos Humanos A Biblioteca do ISCAP tem uma equipa de 5 pessoas: um Técnico Superior, dois Assistentes Técnicos e dois Assistentes Operacionais. Sendo a função do Técnico Superior de coordenar o serviço. Entre as tarefas que são minha incumbência fazem parte: a elaboração de uma escala que assegure sempre a abertura da sala de leitura. Assim, ao fazer a escala é necessário ter em atenção: ao horário de trabalho do membro da equipa ou colaborador, ao horário de funcionamento da sala de leitura, às pausas dos funcionários, às formações, férias, faltas etc. Todos os funcionários da Biblioteca sabem quais são as suas funções, nomeadamente que funções têm que assumir quando falta um colega. De modo a assegurar todos os serviços, existe um plano com as funções de cada funcionário, nesse plano está previ a substituição de tarefas caso um colaborador esteja ausente. Fiz um manual de procedimentos que pode ser consultado sempre que surjam duvidas no desempenho de algumas tarefas. A participação em ações de formação é constantemente incentivada por mim, não só as de cariz técnico, mas também as de comunicação. Tento sempre ajustar as formações às necessidades específicas dos funcionários. A formação permite a atualização constante do profissional. São realizadas reuniões de serviço, nas quais peço aos funcionários para apresentar propostas de melhoria de serviço. Nas reuniões os funcionários dão-me o feedback das normas que implemento, assim vejo se existem alterações a fazer. Assim, a equipa eleva os níveis de motivação, porque todos têm uma palavra a dizer no serviço. Sempre que ponho em prática uma das sugestões verifico que o funcionário sente que participou ativamente na melhoria do serviço. Nas conversas que fomos tendo, era sempre levantada a questão se estes se sentiam realizados profissionalmente, se gostavam das suas funções e que novas tarefas gostavam de fazer. Sinto que a equipa se encontra motivada.

4 – Serviços

A Biblioteca do ISCAP procura no âmbito das suas competências e responsabilidades, satisfazer as solicitações da comunidade em que está inserida. Neste sentido, para além dos serviços técnicos tradicionais, oferece aos seus utilizadores, entre outros, os seguintes serviços: Leitura de Presença, Livre Acesso às Estantes, Serviço de Referência, Empréstimo Domiciliário, Apoio à Pesquisa em Catálogos de outras Bibliotecas, Acesso e pesquisa em


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bases de dados em CD-ROM e on-line, Difusão Seletiva da Informação, Empréstimo Inter-Bibliotecas.

Durante o período experimental, e como forma de aproximar a Biblioteca dos seus utilizadores e enriquecer o serviço de Difusão Seletiva de Informação, criei duas novas ferramentas: a página da Biblioteca no Facebook e uma Newsletter. Este objetivo a que me propus foi conseguido.

O Facebook é uma das redes sociais com mais utilizadores entre os jovens, por isso a Biblioteca tem de estar onde o seu público está. Apostei na criação de uma página no Facebook na qual poderia chegar mais facilmente aos leitores. A página do Facebook da Biblioteca conta com 1014 amigos em setembro de 2011. Todos os conteúdos são única e exclusivamente de minha autoria. A imagem nº 12 corresponde à página do Facebook.

Imagem 12: Perfil da página da Biblioteca no Facebook

A página do Facebook da Biblioteca tem diversos álbuns. No álbum das novidades bibliográficas 2011 encontram-se algumas das obras adquiridas pela Biblioteca, juntamente com a imagem da capa é colocada a referência bibliográfica e um resumo da obra. Como nos encontramos a tratar algumas obras “esquecidas” no depósito, também foi criado um álbum para as obras do século XX. Outro álbum é dedicado às publicações periódicas. As newsletter também são arquivadas no álbum Newsletter. O material audiovisual também tem um álbum distinto, intitulado DVD.


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Imagem 13: Álbuns da página do Facebook da Biblioteca

Também partilhei informação importante como: divulgação de formações da Biblioteca e de outras entidades, alterações de horários. Na secção de notas existem vários textos de ajuda ao utilizador sendo os exemplos: O que é o acesso livre / open access, Fontes de Informação - Bases de texto integral, Fontes de Informação - Bases Referenciais, Pesquisa - Palavras-chave, Pesquisa - Tema de pesquisa,Literacia da Informação, Citações - Como fazer?, Referêcias Bibliográficas - Como fazer?, Plágio - Como NÃO Fazer?, Poster - Como fazer?, Artigos - Como fazer?, Teses e Dissertações - Como fazer?

A Newsletter da Biblioteca conta com 2 números e foi divulgada por email pelo Gabinete de Comunicação e Relações Públicas do ISCAP e através do Facebook pela Biblioteca do ISCAP. Todos os conteúdos são de autoria da bibliotecária.

Nas imagens 14 e 15 podemos ver os dois números da Newsletter da Biblioteca.

http://www.facebook.com/note.php?note_id=161575257225635















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Imagem 14: 1º Número da Newsletter da Biblioteca

No primeiro número da Newsletter optei por colocar informação básica do serviço e a divulgação de uma ação de formação B-on.


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Imagem 15: 2º Número da Newsletter da Biblioteca

No segundo número coloquei informação de serviço. Analisei as perguntas que mais colocaram através do email e aproveitei esta ferramenta para divulgar essa informação. Continuei a promover a formação B-on, dando a possibilidade aos leitores de sugerirem datas e horários.

A Comissão de praxe organiza anualmente a receção ao caloiro e convida a Biblioteca a fazer uma pequena apresentação do serviço. Na receção ao caloiro efetuei uma pequena apresentação de 15 a 20 minutos do serviço. Nesta sessão divulguei de uma forma sucinta, as normas de funcionamento, serviços prestados, horário, demonstração do catálogo e área pessoal do leitor. O acesso ao ficheiro de empréstimo para a execução de tarefas como prazos de empréstimo, pedidos de reservas, sugestões para aquisição de bibliografia e


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possibilidade de captura de informação bibliográfica para a sua caixa de correio (http://ipac.ipp.pt/ipac20/ipac.jsp?profile=iscap#focus).

Nestas sessões, os novos alunos não apresentam grandes níveis de concentração, uma vez que se encontram no inicio da sua vida académica, com toda a euforia que isso acarreta. Uma das sugestões a apresentar para 2012 será fazer uma apresentação do serviço durante uma aula, assim os alunos já poderão prestar mais atenção à informação que lhes é fornecida. Outra vantagem desta abordagem é permitir que esta informação possa ser orientada em função do curso e da faixa etária do público-alvo.

Outro serviço prestado pela Biblioteca é o empréstimo interBibliotecas (EIB). Foram feitos 20 pedidos, todos eles para docentes. O processo do EIB desenvolve-se em 6 etapas:

1. O pedido de EIB é enviado para a nossa Biblioteca. 2. Esta estabelece contacto com a Biblioteca detentora da obra e pede um

orçamento. 3. O orçamento é apresentado ao leitor, e este tem que aprovar e

comprometer-se a pagar o serviço. 4. Quando as obras chegam à nossa Biblioteca o leitor é avisado. 5. No ato de levantamento da obra é entregue uma ficha para assinar na

qual consta os dados das obras e data de devolução. A ficha tem de ser assinada.

6. Depois do período de empréstimo a(s) obra(s) são devolvidas e

juntamente é feito o pagamento do serviço.

Penso que deveria haver um regulamento específico para este serviço, porque por vezes somos confrontados com pedidos demasiadamente vagos aos quais nos é impossível responder. Por vezes somos surpreendidos apenas por assuntos a pesquisar. Para que o EIB funcione bem os leitores têm de fornecer à Biblioteca do ISCAP os seguintes dados: registo bibliográfico da obra pretendida e o nome da Biblioteca que tem a obra em questão.

5 – Outras atividades desenvolvidas durante o período experimental

5.1 – Avaliação do curso de Licenciatura em Contabilidade e Administração Em 2011, o ISCAP foi pela primeira vez envolvido num processo de avaliação externa, tratou-se da acreditação do curso de Licenciatura em Contabilidade e Administração. A comissão de autoavaliação nomeou alguns funcionários para representarem o pessoal não docente. Uma das pessoas escolhidas fui eu. Em julho a

http://ipac.ipp.pt/ipac20/ipac.jsp?profile=iscap#focus


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comissão de autoavaliação reuniu-se com o pessoal não docente, docente e alunos com o objetivo de explicar como se iria desenvolver todo o processo. Em setembro reunimos com os avaliadores. No dia seguinte à reunião, os avaliadores fizeram uma visita às instalações do ISCAP e a Biblioteca não foi esquecida, estando eu presente para responder a todas as questões levantadas. Durante o ano de 2012 o ISCAP irá voltar a fazer este processo com vários cursos.

5.2 - Exposição 125 anos a ensinar e a aprender Como foi dito anteriormente em 2011 o ISCAP comemorou o seu 125º aniversário. Realizou-se uma exposição intitulada “125 anos a ensinar e a aprender”, na qual a Biblioteca participou cedendo 11 obras de Jaime Lopes Amorim. Participei nesta exposição escolhendo as obras e fazendo as referências bibliográficas. As obras foram acompanhadas do seu registo bibliográfico que legendava os livros na exposição. Os registos bibliográficos foram também incluídos no catálogo da exposição. Imagem 16: Dois livros que integraram a exposição e respetivo registo bibliográfico


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5.3 - SIADAP O Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Pública (SIADAP) nasceu em 2004 com o objetivo de modernizar e avaliar os funcionários públicos. Foram-me atribuídos três objetivos. O primeiro consistia em divulgar a B-on. Para superar este objetivo tinha que fazer 4 sessões, foram feitas 8. No segundo tinha que fazer com que os funcionários da Biblioteca tratassem mais de 100 livros do depósito, foram tratados 258. O terceiro consistia em criar uma Newsletter bimestral em que o primeiro número teria de ser publicado até outubro. Como podemos verificar os dois números foram divulgados. Superei todos os objetivos.

6– Formação profissional no período experimental Durante o período experimental foi-me dada a oportunidade de dar e receber formação. Com a formação recebida fortaleci conhecimentos que me permitiram dar formação aos leitores do ISCAP.

6.1 – Ações de formação recebidas Uma das principais frustrações de um profissional é os sucessivos adiamentos e cancelamentos das ações de formação. Durante o período experimental apenas foi-me possível a frequência de duas ações de formação.

Data Ação Organização Local Horas

4 de março de 2011

Formação EndNoteWeb ISCAP ISCAP 7

29 de abril 2011

Formação de formadores – promoção do uso da B-on: recursos e funcionalidades

B-on Reitoria da Universidade do Porto

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6.2 – Ações de formação dadas Um dos pontos a que me propus no inicio da fase experimental foi a realização de ações de formação. Agendei várias sessões de formação B-on e foram feitas formações B-on a pedido de docentes durante as aulas. Também me solicitaram para realizar formação B-on aos estagiários Erasmus. Fiz a divulgação por email, na Newsletter e através da criação de eventos no Facebook.


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22 de julho 2011

B-on: recursos e funcionalidades (estagiários internacionais)

Biblioteca do ISCAP

ISCAP 1

6 de setembro 2011

B-on: recursos e funcionalidades

Biblioteca do ISCAP

ISCAP 1

Depois de dia 21 de setembro, a Biblioteca continuou a promover ações de formação B-on:


3 outubro B-on: recursos e funcionalidades

Biblioteca do ISCAP

ISCAP 1

7 novembro B-on: recursos e funcionalidades

Biblioteca do ISCAP

ISCAP 1

8 novembro B-on: recursos e funcionalidades (estagiários internacionais)

Biblioteca do ISCAP

ISCAP 45 min.

10 novembro


Biblioteca do ISCAP

ISCAP 2

14 novembro


Biblioteca do ISCAP

ISCAP 1

5 dezembro B-on: recursos e funcionalidades

Biblioteca do ISCAP

ISCAP 1

Este objetivo foi concretizado com sucesso. A formação é um dos serviços a apostar em 2012, como poderemos ver no ponto seguinte.


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Parte III – Projetos a realizar e desenvolver A elaboração de um plano permitiu-me preparar com muito mais cuidado as minhas tarefas, e mais tarde avaliar até que ponto cumpri o que me propus. Vejamos de uma forma sucinta o plano de projetos que precisam de ser desenvolvidos e outros que serão criados.

1 – Desenvolvimento de projetos atuais

1.1 – Formações A Biblioteca irá continuar a apostar nas formações, prevê-se três tipos de formações: formação do utilizador, formações B-on e formação RCAAP. Na formação ao utilizador irei propor a realização de duas sessões por mês, uma diurna e outra noturna, de formação básica sobre o serviço, haverá um plano de formação, no qual será incluído informações de serviço e ferramentas a explorar. Mas estas formações permitirão uma participação ativa do formando, o verdadeiro objetivo será mesmo esse, esclarecer e principalmente perceber quais as duvidas do utilizador. Tentaremos conhecer cada vez melhor o perfil do nosso leitor. A formação B-on será divida em vários módulos. Irei fazer formações específicas para cada deles. Com a possibilidade de poder combinar formações com turmas, terei a possibilidade de tornar a formação mais atrativa, pois poderei levar exemplos das áreas de interesse dos formandos. Em 2011 verifiquei que durante as sessões de formação existiam formandos que nunca tinham explorado a B-on e outros que já conheciam e trabalhavam com ela, o que por vezes tinha a formação a dois ritmos, resultado: os que não conheciam a B-on por vezes “perdiam-se” e os que conheciam ficavam impacientes porque queriam ir avançando. Assim, com a divisão em módulos terei formandos ao mesmo nível e as sessões serão mais produtivas e satisfatórias. Já pensei nos nomes para as formações, sendo eles: B-on: recursos e funcionalidades; B-on: pesquisa; B-on: conteúdos; B-on: gestão de área pessoal; EndNoteWeb. A formação RCAAP servirá para informar os autores como deverão proceder no autoarquivo das suas produções científicas. Esta formação irá ser combinada com os diretores de curso, de forma a que esta se torne mais eficaz. Tentarei agendar formações para as diferentes áreas. Para os docentes que apresentem alguma resistência será feita um contacto direto de forma a explicar a importância deste projeto e como o autoarquivo se processa.


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1.2 – Catálogo da Biblioteca Conforme referi durante este relatório, a Biblioteca quer enriquecer o seu catálogo bibliográfico. Quer torna-lo mais “atraente” e “recheá-lo” com informação pertinente. Com a primeira etapa deste processo iniciei a introdução dos sumários e sinopses dos livros. O segundo será a capa dos livros. O terceiro será a disponibilização dos tutoriais.

1.3 – Newsletter e Facebook Irei continuar a utilizar o Facebook e a Newsletter para promover a Biblioteca. O Facebook irá ter toda a informação do acontece na Biblioteca. A Newsletter é bimestral por isso terão de selecionadas as informações mais relevantes dos dois meses abrangidos.

2 – Novos projetos

2.1 – Moodle Como referi um dos projetos a desenvolver será a integração da Biblioteca no Moodle. Para isso será necessária a colaboração da equipa de informática. Seria interessante que os docentes ao colocarem a bibliografia no Moodle, esta ficasse automaticamente associada à base de dados da Biblioteca. Assim, os alunos teriam acesso a algumas informações, tais como: se a Biblioteca tem ou não a obra; qual a cota; se a obra se encontra ou não disponível, caso não esteja o aluno poderia colocar uma reserva. Com esta integração a Biblioteca teria acesso a toda a bibliografia obrigatória. Sempre que houvesse alguma alteração da parte do docente a Biblioteca receberia um alerta e reencaminhava a sugestão de compra ao diretor de curso. Esta integração seria uma mais-valia, pois a Biblioteca, os alunos e os docentes beneficiariam.

2.2 – RCAAP O Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal (RCAAP) tem como finalidade aumentar a visibilidade, acessibilidade e disseminação da produção científica nacional e brasileira. O RCAAP é composto por 429457 documentos indexados de 36 Repositórios. O IPP concorreu e conseguiu aderir ao RCAAP.


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Imagem 16 : Catálogo do RCAAP – módulo de pesquisa avançada

No inicio de 2012 os bibliotecários das escolas do IPP irão receber formação sobre o repositório. Para além da parte técnica assegurada pelos profissionais de biblioteca será necessário definir uma estratégia com a Presidência sobre o depósito dos documentos. Será necessário sensibilizar e convencer os autores a cederem as suas publicações. Os responsáveis do RCAAP defendem que a melhor estratégia será através do auto arquivo, que consiste no depósito de um trabalho científico num repositório pelo próprio autor. Algumas instituições tornaram este ato obrigatório através de Despacho. Com as pesquisas que tenho efetuado sobre este assunto, pessoalmente penso que esta será a solução mais eficaz. Nesta altura os profissionais de biblioteca têm que ter uma postura ativa através de ações de promoção, sensibilização e incentivo. Este será um dos projetos mais aliciantes a curto prazo, uma vez que vai ser criado de raiz e a longo prazo porque será alvo de atualização constante.


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2.3 – Divulgação através dos plasmas Um dos projetos a apresentar será a utilização dos plasmas do Intitulo. Estes poderiam ser um canal para divulgar informação. Poderiam passar alguns tutorais, informações do serviço, novidades bibliográficas, calendários de formação, etc.

2.4 – Elaboração de tutoriais Irei proceder a manuais práticos de ajuda ao utilizador. Tentarei que estes fiquem alojados no site do ISCAP para facilmente serem acedidos.

2.5 – Exposições de apoio aos eventos

Gostaria de associar a Biblioteca a alguns eventos realizados no ISCAP. Irei propor sempre que achar oportuno colaborar através de exposições. Desta forma a Biblioteca ficará mais visível perante a comunidade e poderá expor algum do seu património. Para além das exposições, a Biblioteca poderá ser palco de lançamentos de livros, cedendo as suas instalações.

2.6 – Divulgação do serviço pelas turmas A Biblioteca irá contactar todos os diretores de curso para conseguir agendar numa aula do primeiro ano de cada curso para divulgar o seu serviço. Será uma divulgação mais específica consoante o público-alvo. Por exemplo, não fará muita noção apresentar o serviço B-on aos alunos do primeiro ano dos cursos de licenciatura, fará mais sentido em fazer aos alunos de mestrado.

2.7 – Elaboração de um regulamento EIB A Biblioteca irá propor a elaboração de um regulamento específico para o empréstimo interbibliotecário. Tentaremos abranger e prever todas as situações. Assim, as condições ficarão mais claras para os leitores.

2.8 – Integrar o Horizon com a Secretaria on-line Um dos principais problemas com que nos deparamos diariamente é com os problemas levantados por causa dos dados existentes no programa Horizon não estarem de acordo com os dados existentes no programa da Secretaria Online. A integração dos dados poderia proporcionar a ultrapassagem deste problema, mas só poderá ser resolvido com a colaboração dos técnicos de informática do ISCAP ou IPP e da empresa fornecedora do serviço a Novabase.


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Já levantei diversas vezes este problema, mas até hoje não foi resolvido, por diversos motivos. As Escolas têm de pressionar o IPP a que este ponto seja integrado no novo contrato com a Novabase. Este assunto não poderá ser esquecido, e tudo farei para que o Horizon seja integrado na Secretaria Online, de modo a que não constitua um núcleo de informação isolado dentro da estrutura de informação do ISCAP.

2.9 – Responder às necessidades dos nossos leitores O último ponto apresentado será um resumo dos anteriores. Através do trabalho que me proponho fazer pretendo responder às necessidades da comunidade iscapiana e se possível conseguir antecipar algumas das necessidades. Todos nós como clientes, quando procuramos um serviço, gostamos de ser bem servidos e satisfeitos. Se procuramos um serviço e este nem sempre nos dá resposta às nossas necessidades deixamos de ser clientes. A Biblioteca tem que pensar assim, conseguir estar um passo à frente das necessidades dos utilizadores. Para isso tenho que fazer bastante pesquisa e fazer parcerias com os docentes, Presidência, serviços, centros de investigação e diretores de curso. O trabalho de pesquisa / investigação é fundamental para conseguir antecipar as necessidades do público da Biblioteca.


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Parte VI - Conclusão e apreciação crítica Todas as etapas do meu período experimental foram importantes, pois para disponibilizar toda a documentação, não poderia abdicar de nenhuma delas. Durante este período tive oportunidade de efetuar diferentes tarefas. Sempre tive a confiança dos meus superiores para fazer e inovar no âmbito das minhas funções. Todos nós gostamos mais de certas tarefas em detrimento de outras, mas tudo isso foi ultrapassado, tendo em mente o resultado final: disponibilizar a informação ao público e tornar visível um património documental de importante valor histórico e científico. Durante o período experimental foi-me possível testar e avaliar o serviço da Biblioteca. Diagnosticar os principais problemas e pensar em melhorias para os solucionar. A elaboração de um plano ajudou-me a traçar objetivos e a não me desviar deles enquanto desempenhava outras tarefas. O ano de 2011 foi escasso em recursos financeiros, pois a Biblioteca teve um orçamento pequeno, que lhe permitiu renovar as suas assinaturas e comprar poucos livros. Mas penso que a gestão do orçamento foi bem conseguida, e todos os pedidos de bibliografia fundamental foram assegurados. A nível de gestão de recursos humanos também tive a preocupação de sensibilizar os funcionários que teríamos que começar a inovar e apostar mais nos serviços que prestamos ao público. A equipa tem que sair da zona de conforto, não se pode limitar ao trabalho técnico, tem de ser mais polivalente. Seria interessante o ISCAP adquirir mobiliário de exposições, para que o Instituto tivesse sempre exposições a decorrer. Para o futuro será produtivo continuar autoimpor objetivos, de modo a chegar ao fim do ano e poder verificar se consegui cumprir o que me propus. Será essencial a frequência de formações técnicas e de comunicação. A atualização / investigação terá de ser constante o meu percurso profissional.


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Anexos – Comprovativos de frequência de formação

Texto escrito conforme o Acordo Ortográfico - convertido pelo Lince.

relatorio iolanda

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