RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA Nº 08/2016 - ?rio de Auditoria... · NÚCLEO DE AUDITORIA INTERNA…

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<ul><li><p>NCLEO DE AUDITORIA INTERNA NAIN </p><p>1 </p><p>RELATRIO DE AUDITORIA INTERNA N 08/2016 </p><p>Auditoria de Gesto Operacional Acompanhamento da Execuo dos Contratos de </p><p>Prestao de Servio Contnuo de Limpeza e Conservao e Prestao de Servio de </p><p>Vigilncia </p><p>Ao Dirigente: </p><p>Magnfico Reitor Prof. Wilson Conciani </p><p>Com cpia para: os campi Braslia, Estrutural e Taguatinga. </p><p>Locais auditados: os campi Braslia, Estrutural e Taguatinga. </p><p>O Ncleo de Auditoria Interna do Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia de </p><p>Braslia IFB, cumprindo as atribuies estabelecidas no Decreto n. 3.591, de 06/092000 alterado </p><p>pelo Decreto n. 4.304 de 16/07/2002, vem, por meio deste, encaminhar o Relatrio de Auditoria </p><p>Interna n 08/2016 para apreciao e conhecimento do resultado da Auditoria de Gesto </p><p>Operacional Acompanhamento da Execuo dos Contratos de Prestao de Servio Contnuo de </p><p>Limpeza e Conservao e Prestao de Servio de Vigilncia, prevista no PAINT/2016 em seu item </p><p>6.8. </p><p>A finalidade deste relatrio cientificar a Reitoria e os gestores dos locais auditados acerca </p><p>dos resultados observados em auditoria a fim de verificar o atendimento dos princpios da </p><p>legalidade, economicidade, moralidade, impessoalidade, publicidade e da eficincia dos atos e fatos </p><p>praticados. </p><p>1. OBJETIVO </p><p>Avaliar a gesto dos contratos no que pertine regularidade da execuo dos contratos de </p><p>Limpeza e Conservao e de Vigilncia. </p><p>A temtica desta auditoria foi selecionada para figurar como objeto de auditoria pelo </p><p>critrio de criticidade e relevncia. </p><p>2. DA METODOLOGIA </p></li><li><p>NCLEO DE AUDITORIA INTERNA NAIN </p><p>2 </p><p> A metodologia desse trabalho seguiu o planejamento estabelecido no Programa de Auditoria </p><p>conforme os tpicos a seguir: </p><p>8.1 Anlise preliminar do objeto de auditoria, por meio de: </p><p> verificao de competncias e estrutura organizacional; </p><p> estudo da legislao pertinente; </p><p> verificao da existncia de relatrios, notas tcnicas referentes aos controles </p><p>internos; </p><p> verificar a existncia de recomendao do NAIN. </p><p>8.2 Coleta de dados, por meio de: </p><p> seleo dos processos referentes Limpeza e Conservao e Recepcionista; </p><p> envio de solicitao de auditoria; </p><p> visita in loco; </p><p> aplicao de listas de verificao (check-lists); </p><p> apontamento de constataes verificadas. </p><p>8.3 Identificao das Limitaes. </p><p> apontar as limitaes verificadas quanto aos mtodos de investigao adotados; </p><p> apontar as limitaes verificadas em relao ao acesso, qualidade e confiabilidade </p><p>dos dados obtidos; </p><p> apontar as limitaes verificadas quanto aos aspectos operacionais da auditagem, </p><p>envolvendo recursos humanos, tecnolgicos, materiais e financeiros. </p><p>8.4 Elaborao do Relatrio de Auditoria. </p><p> elaborar relatrio de auditoria de acordo com roteiro especfico. </p><p>3. EMISSO DO RELATRIO </p><p>O relatrio evidencia as principais constataes verificadas pela auditoria na anlise dos </p><p>documentos e questionamentos dos setores auditados. </p><p>4. EQUIPE DE AUDITORES INTERNOS </p><p> Sarah Lopes Pinto; </p></li><li><p>NCLEO DE AUDITORIA INTERNA NAIN </p><p>3 </p><p> Victor Delbio Ferraz de Almeida Meira (titular). </p><p>5. DA EXECUO DOS TRABALHOS, CONSTATAES E RECOMENDAES </p><p>5.1 Execuo dos Trabalhos </p><p>Da existncia de recomendaes do Ncleo de Auditoria do IFB </p><p>No incio desta auditoria, foi verificado que as recomendaes n 186 (para o Campus </p><p>Gama) e 188 (para o Campus Samambaia), oriundas do relatrio n 08/2015 restavam pendentes de </p><p>implementao. </p><p>RECOMENDAO (186) Campus Gama </p><p>- Efetuar o registro de ocorrncias referente execuo do Contrato de prestao de </p><p>servio de limpeza, asseio e conservao, considerando o disposto no art. 67 da Lei n </p><p>8.666/1993 e art. 34, 3, da Instruo Normativa SLTI/MPOG n 02/2008, bem como </p><p>definir rotinas, procedimentos internos e fluxos com vistas a identificar e tratar possveis </p><p>falhas, de modo a garantir uma razovel execuo e fiscalizao dos contratos de prestao </p><p>de servios terceirizados, a fim de evitar que haja reincidncia aos apontamentos que foram </p><p>objetos de recomendaes. </p><p>- Realizar a reteno ou glosa no pagamento, proporcional irregularidade verificada, sem </p><p>prejuzo das sanes cabveis, no valor total de R$ 979,13 (novecentos e setenta e nove reais </p><p>e treze centavos) relativos ao pagamento a contratada de o vale-alimentao (VA) e vale-</p><p>transporte (VT) com valores superiores ao que foram dispendidos pela contratada aos seus </p><p>empregados, nos meses de abril, maio e junho de 2015 conforme tabela abaixo. </p><p>Tabela 2: Valores relativos aos meses de abril, maio e Junho de 2015. </p><p>Ms Valor Pago no Ms - </p><p>VPM </p><p>Valor que Deveria ser </p><p>Pago no Ms - VDPM </p><p>Diferena </p><p>VPM-VDPM </p><p>Abril 48.251,33 47.726,02 525,31 </p><p>Maio 48.251,33 48.033,42 217,91 </p><p>Junho 48.251,33 48.015,42 235,91 </p><p>Total </p><p>979,13 </p><p>Obs: Demonstrao de custos na execuo da prestao de servios do Contrato n 12/2012 </p><p>e respectivos valores, ver tabela n ver tabela n 4.6.2.2 deste relatrio, pg 09. </p><p>Fonte: NAIN/2015. </p></li><li><p>NCLEO DE AUDITORIA INTERNA NAIN </p><p>4 </p><p>RECOMENDAO (188) aos Campi Planaltina, Gama e Samambaia </p><p>Recomenda-se aos Campi Planaltina, Gama e Samambaia que acertem com as empresas </p><p>contratadas, a forma da compensao de jornada de trabalhados pelos prestadores de </p><p>servios terceirizados referentes aos recessos usufrudos nos dias 20 de abril e 05 de junho </p><p>de 2015. </p><p>Da solicitao de informaes unidade examinada </p><p>Convm salientar que, em decorrncia da Instruo Normativa/CGU n 24, de 17 de </p><p>novembro de 2015, o monitoramento das recomendaes expedidas pela auditoria interna tem sido </p><p>realizado mensalmente desde o incio do ano de 2016, culminando na elaborao de Relatrio </p><p>Gerencial ao fim de cada ms, com informaes mais detalhadas acerca da pendncia das </p><p>recomendaes do NAIN e das providncias dos gestores para a sua implementao. </p><p>Com isso, todos os meses o NAIN solicita informaes acerca das pendncias dos setores do </p><p>Instituto Federal de Braslia, razo pela qual no foi necessria a solicitao de informaes </p><p>especificamente para a realizao da presente auditoria. </p><p>Dessa forma, relatar-se- brevemente a atual situao de cada recomendao no tpico a </p><p>seguir. </p><p>Das respostas das unidades examinadas e da anlise do NAIN </p><p>Na anlise realizada no ms de outubro de 2016 da manifestao do Campus Gama relativa </p><p> Recomendao n 186, este NAIN concluiu que houve atendimento parcial da recomendao, uma </p><p>vez que o Campus no encaminhou os formulrios de encaminhamento das ltimas notas fiscais </p><p>para comprovar que tem sido feito registro das ocorrncias referentes execuo do Contrato de </p><p>Prestao de Servio de Limpeza, Asseio e Conservao. </p><p>A anlise da manifestao do Campus Samambaia acerca da Recomendao n 188, por sua </p><p>vez, concluiu que a recomendao se encontra atendida parcialmente, tendo em vista que ainda no </p><p>foram enviadas as folhas de frequncia do ms de Julho, a fim de comprovar a compensao de </p><p>jornada dos trabalhadores terceirizados, referente aos recessos usufrudos em 20 de abril de 2015 e </p><p>06 de junho de 2015. </p><p>Vale frisar tambm que o histrico das manifestaes dos gestores encontram-se reunidas </p><p>nos relatrios gerencial encaminhados mensalmente ao Conselho Superior, nos termos da Instruo </p></li><li><p>NCLEO DE AUDITORIA INTERNA NAIN </p><p>5 </p><p>Normativa/CGU n 24, de 17 de novembro de 2015. </p><p>Do Desenvolvimento dos Trabalhos de Auditoria </p><p>A presente auditoria tinha como prazo para planejamento, execuo e finalizao o perodo </p><p>18 de julho a 31 de outubro de 2016. Todavia, no foi possvel finalizar os trabalhos no tempo </p><p>planejado. </p><p> Inicialmente, foram emitidas as SAs de ns 85 a 87/2016-NAIN/IFB aos Campi Braslia, </p><p>Estrutural e Taguatinga. Nessas S.As foi solicitado/questionado: </p><p> Os nmeros dos contratos vigentes de prestao de servios de Limpeza e Conservao e de </p><p>Vigilncia referentes ao campi auditados; </p><p> Encaminhamento de cpia da planilha mensal (dos ltimos 3 meses, abril, maio e junho) </p><p>contendo os seguintes dados: nome completo do empregado, nmero de CPF, funo </p><p>exercida, salrio, adicionais, gratificaes, benefcios recebidos, sua especificao e </p><p>quantidade (vale-transporte, auxlio-alimentao), horrio de trabalho, dias e horrios </p><p>efetivamente trabalhados, frias, licenas, faltas, ocorrncias e horas extras trabalhadas </p><p>(anexo IV da IN 02/2008); </p><p> Encaminhamento de cpia dos contratos em referncia e respectivos termos aditivos; </p><p> Encaminhamento dos processos de pagamento dos meses de abril, maio e junho de 2016; </p><p> Encaminhamento de cpia dos comprovantes de entrega dos itens de uniformes dos ltimos </p><p>6 meses aos empregados com a funo de servente de limpeza, lavador de fachadas e </p><p>encarregado de limpeza referente ao contrato de prestao de servios de Limpeza e </p><p>Conservao, bem como aos empregados com a funo de vigilante e vigilante armado </p><p>relativo ao contrato de prestao de servios de Vigilncia; </p><p> Se h regularidade no fornecimento dos materiais de limpeza e higiene, bem como o </p><p>fornecimento dos equipamentos necessrios para uma perfeita execuo dos servios do </p><p>contrato referente Limpeza e Conservao; </p><p> Se existe fiscal designado para acompanhar a execuo dos contratos em referncia e </p><p>encaminhamento cpia da respectiva portaria. </p><p>Foram encaminhadas tambm as Solicitaes de Auditoria de ns 119 a 121, </p><p>respectivamente aos campi Braslia, Estrutural e Taguatinga, a fim de solicitar respostas </p><p>complementares s enviadas pelos setores auditados. </p></li><li><p>NCLEO DE AUDITORIA INTERNA NAIN </p><p>6 </p><p>Alm disso, nos dias 24, 25 e 27 de outubro de 2016 foram realizadas as auditorias in loco, </p><p>respectivamente nos campi Braslia, Estrutural e Taguatinga, nas quais foram verificadas as rotinas </p><p>de fiscalizao dos contratos, aplicadas as checklists, conforme consta do Programa de Auditoria, </p><p>bem como realizadas entrevistas dos trabalhos fiscalizados e dos fiscais dos contratos. </p><p>Aps a anlise dessas repostas, as constataes e recomendaes e dos demais </p><p>questionamentos s reas auditadas sero apresentados no tpico 5.2 deste relatrio. </p><p>5.2 Das Constataes e Recomendaes </p><p>5.2.1 Fato 1 </p><p>Durante as visitas in loco realizadas nos dias 24, 25 e 27 de outubro de 2016, foi informado </p><p>a esta equipe de auditoria pelos fiscais de contratos que os trs campi auditados no divulgam e nem </p><p>mantm em local visvel e acessvel ao pblico a listagem mensalmente atualizada dos contratos </p><p>firmados, conforme a exigncia constante do Decreto n 2.271/97. </p><p>Neste sentido, reza o artigo 7 do referido Decreto que: </p><p>Art. 7 Os rgos e entidades contratantes divulgaro ou mantero em local visvel e </p><p>acessvel ao pblico, listagem mensalmente atualizada dos contratos firmados, indicando a </p><p>contratada, o objeto, valor mensal e quantitativo de empregados envolvidos em cada </p><p>contrato de prestao de servios. </p><p>DA SOLICITAO DE PRONUNCIAMENTO DA UNIDADE EXAMINADA </p><p>Para evitar eventuais equvocos, esta equipe de auditoria, por meio das SAs ns 136, 137 e </p><p>138/2016-NAIN/IFB, encaminhadas, respectivamente, aos campi Braslia, Estrutural e Taguatinga, </p><p>solicitou manifestao acerca da no observncia da previso legal supramencionada. </p><p>MANIFESTAO DA UNIDADE EXAMINADA </p><p>Campus Braslia </p><p>Por meio do Memorando n 120/2016-CDMS/ DRAP/CBRA/IFB, a S.A n 136 foi atendida </p><p>com as respostas a seguir relatadas: </p><p>Em resposta ao item 1, informamos que a listagem de contratos firmados pelo campus est </p><p>atualizada e divulgada em local visvel no quadro do corredor do terceiro andar desse </p><p>Instituto. </p></li><li><p>NCLEO DE AUDITORIA INTERNA NAIN </p><p>7 </p><p>Campus Estrutural </p><p>Por meio do Memorando n 909/2016-DRAP/CEST/IFB, a S.A n 137 foi atendida com as </p><p>respostas a seguir relatadas: </p><p>Acerca desta inconsistncia vale ressaltar que os contratos supracitados eram </p><p>centralizados na reitoria, sendo que a execuo do servio era prestada na unidade a qual </p><p>tinha um fiscal designado para fiscalizar a prestao e atestar que o servio foi devidamente </p><p>prestado. Diante disso, considerando que os contratos eram geridos na unidade </p><p>centralizadora e que o campus Estrutural foi descentralizado em maro de 2016, os </p><p>tramites, como lanamentos no sistema, pagamentos de faturas, repactuao apostilamento, </p><p>no eram realizados pelo campus, inclusive a divulgao em local visvel e acessvel dos </p><p>contratos. Visto que, a gesto do contrato era realizada na Reitoria. </p><p>Ressalto ainda que os contratos arrolados neste documento, atualmente, no esto vigentes. </p><p>Em decorrncias do encerramento dos mesmos. No segundo semestre de 2016, foi realizado </p><p>um processo licitatrio para contratao de empresas especializadas nestes servios. </p><p>Atualmente temos vigentes os contratos n 03/2016 (Limpeza e Conservao) e n 04/2016 </p><p>(Segurana e Vigilncia Patrimonial) sendo que as providncias quanto a previso do </p><p>Decreto n 2.271/91 sero atendidas nos contratos firmado por este Campus. </p><p>Campus Taguatinga </p><p>Por meio do Memorando n 106/2016-DGTG/IFB, a S.A n 138 foi atendida com as </p><p>respostas a seguir relatadas: </p><p>Item 1: Em 2016 o campus colocou como meta a divulgao de todas as despesas </p><p>diretamente do site do IFB (ao 14110 Elaborar painel dados abertos com o </p><p>detalhamento dos gastos, anexo). Essa ao tem prazo de concluso e entrada em </p><p>funcionamento no final de 2016, o que atenderia o decreto. Entretanto, para atende ao </p><p>apontamento o campus providenciar a fixao, no mural do campus, de lista de todos </p><p>contratos. </p><p>ANLISE DO CONTROLE INTERNO </p><p>Campus Braslia </p><p>O campus comprovou o cumprimento do disposto no artigo 7 do Decreto n 2.271/97, razo </p><p>pela qual este ponto no ser objeto de recomendao para o campus. </p><p>Campus Estrutural </p><p>A argumentao do campus pertinente. No obstante, quando da realizao da auditoria in </p></li><li><p>NCLEO DE AUDITORIA INTERNA NAIN </p><p>8 </p><p>loco, j estavam em vigncia os novos contratos indicados na resposta supratranscrita e, ainda </p><p>assim, no havia sido cumprida a previso do Decreto 2.271/91, razo pela qual ser mantida a </p><p>recomendao exarada a seguir at que o campus comprove a devida divulgao dos contratos. </p><p>Campus Taguatinga </p><p>O campus informou que providenciar o cumprimento do normativo legal em tela, razo </p><p>pela qual ser exarada a recomendao a seguir at que se comprove o respectivo atendimento. </p><p>CONSTATAO (209) </p><p>No cumprimento do disposto no artigo 7 do Decreto n 2.271/97 </p><p>Constatou-se a ausncia de observncia pelos campi auditados da previso legal contida no </p><p>artigo 7 do Decreto n 2.271/97. </p><p>RECOMENDAO (209) </p><p>Recomenda-se aos campi Estrutural e Taguatinga, que cumpram a exigncia do artigo 7 do </p><p>Decreto n 2.271/97, no sentido de divulgar ou manter em local visvel e acessvel ao pblico, </p><p>listagem mensalmente atualizada dos contratos firmados, indicando a contratada, o objeto, valor </p><p>mensal e quantitativo de empregados envolvidos em cada contrato de prestao de servios. </p><p>5.2.2 Fato 2 </p><p>Por meio dos documentos encaminhados a esta equipe de auditoria, verificou-se que todos </p><p>os trabalhadores terceirizados dos contratos auditados pela presente auditoria tm sua frequncia </p><p>controlada por folha de ponto manual, embora os contratos estabeleam que as empresas </p><p>contratadas so obrigadas a manter ponto eletrnico em funcionamento no campus, conforme os </p><p>trechos a seguir: </p><p> Contrato n 172/2011: </p><p>VI. A CONTRATADA dever fornecer e instalar relgios de ponto, em local a ser </p><p>determinado pela CONTRATANTE, para que seus funcionrios possam registrar os </p><p>horrios de entrada e sada dirios, fornecendo tambm crachs de identificao, que </p><p>contenham a...</p></li></ul>

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