RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA Nº 05/2017 Controle ... ?rio de Auditoria... · Auditoria Interna…

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    RELATRIO DE AUDITORIA INTERNA N 05/2017

    Auditoria de Gesto Patrimonial Controle, Inventrio, Guarda e Conservao de Bens

    Mveis da EaD

    Ao Dirigente Mximo: Magnfico Reitor Wilson Conciani

    Com cpia para: Diretoria de Educao Distncia (DEAD) Pr-Reitoria de Ensino

    (PREN) e Campi Braslia, Planaltina, Taguatinga e Taguatinga Centro.

    Local(is) Auditado(s) ou Unidade(s) Examinada(s):

    - Campus Braslia: Polo de Educao Distncia Varjo;

    - Campus Planaltina: Polo de Educao Distncia Sobradinho II;

    - Campus Taguatinga: Polo de Educao Distncia Brazlndia;

    - Campus Taguatinga Centro: Polos de Educao Distncia Itapo, Recanto das Emas e

    Taguatinga Av. C4.

    1. Introduo

    O Ncleo de Auditoria Interna do Instituto Federal de Educao, Cincia e

    Tecnologia de Braslia/DF, cumprindo as atribuies estabelecidas no Decreto n. 3.591 de

    06/09/2000 alterado pelo Decreto n. 4.304 de 16/07/2002 vem, por meio deste, encaminhar

    o Relatrio de Auditoria Interna n 05/2017, para apreciao e conhecimento do resultado da

    Auditoria de Gesto Patrimonial Controle, inventrio, guarda e conservao de bens

    mveis da EaD, conforme item n 6.5 do Plano Anual de Auditoria Interna PAINT/2017.

    A finalidade deste relatrio cientificar a Reitoria e os gestores dos locais auditados

    acerca dos resultados observados em auditoria, a fim de verificar o atendimento dos

    princpios da legalidade, economicidade, moralidade, impessoalidade, publicidade e da

    eficincia dos atos e fatos praticados.

    2. Objetivo

    O objetivo da Auditoria de Patrimnio consistiu em realizar a confirmao da

    existncia fsica dos bens patrimoniados de alguns dos Polos de Educao Distncia do

    Instituto Federal de Braslia. Para isso, foram selecionados os Polos que se encontram fora

    dos campi do IFB, mas que esto sob responsabilidade destes, para pesquisa, identificao

    dos bens de seus inventrios e verificao da sua localizao e valor.

    Da mesma forma, teve por fim identificar o cumprimento das determinaes legais

    referentes ao processo de registro oficial dos bens patrimoniais de cada unidade selecionada,

    ao passo que a verificao dos controles internos utilizados permitiu determinar a segurana

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    adequada, bem como verificar se h rotinas e procedimentos relacionados ao tombamento,

    guarda e conservao dos bens permanentes pertencentes ao patrimnio do IFB.

    3. Da Metodologia

    O presente trabalho foi realizado seguindo a metodologia estabelecida no programa

    de auditoria que lhe originou, conforme seu item 8:

    8.1. Anlise preliminar do objeto de auditoria, atravs de:

    - Verificao de competncias e estrutura organizacional; - Estudo da legislao pertinente; - Verificao da existncia de relatrios/dossis/notas tcnicas referente aos

    controles internos;

    - Verificao da existncia de recomendaes do NAIN, da CGU e do TCU;

    8.2. Coleta de dados, atravs de:

    - Visitao in loco; - Aplicao de listas de verificao (check-lists); - Apontamento de constataes verificadas;

    8.3. Identificao das Limitaes:

    - Apontar as limitaes verificadas quanto aos mtodos de investigao adotados; - Apontar as limitaes verificadas em relao ao acesso, qualidade e

    confiabilidade dos dados obtidos;

    - Apontar as limitaes verificadas quanto aos aspectos operacionais da auditagem, envolvendo recursos humanos, tecnolgicos, materiais e financeiros.

    8.4. Elaborao do Relatrio de Auditoria:

    - Elaborar relatrio de auditoria de acordo com roteiro especfico.

    4. Emisso do Relatrio

    No relatrio constam as principais constataes verificadas pela auditoria na anlise

    do processo, apontando as verificaes encontradas e respectivas recomendaes.

    5. Equipe de Auditores Internos

    A equipe de trabalho foi composta pelos auditores:

    - Victor Delbio Ferraz de Almeida Meira (titular);

    - Patrcia Maciel da Silva.

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    6. Da Execuo dos Trabalhos, Constataes e Recomendaes

    6.1 Execuo dos Trabalhos

    6.1.1 Do Desenvolvimento dos Trabalhos de Auditoria

    A presente auditoria tinha como prazo para planejamento, execuo e finalizao o

    perodo 20 de maro a 03 de julho de 2017. Todavia, houve necessidade de dilao desse

    perodo, tendo em vista o atraso nas respostas pelos setores auditados.

    Inicialmente foi emitida a SA n 56/2017, de 03/05/2017, Diretoria de Educao

    Distncia (DEAD) da Pr-Reitoria de Ensino, com prazo de atendimento para o dia

    10/05/2017. Foi questionado se a Diretoria de Educao Distncia possui a relao de

    todos os bens mveis de cada polo de educao distncia, bem como foi solicitado o envio

    dos termos de responsabilidade dos referidos bens. Alm disso, foram elaborados

    questionamentos acerca das rotinas dos procedimentos adotados pela Diretoria referentes ao

    patrimnio.

    Por meio do Memorando n 72/2017/CGEaD/PREN/IFB, de 12/05/2017, a Diretoria

    de Educao Distncia informou que no possui a relao dos bens mveis de cada polo,

    tendo em vista que antes do envio dos bens a estes locais, gerado termo de transferncia

    para os campi aos quais os polos se encontram vinculados. Ressalta-se que a DEAD

    encaminhou a esta Audin os termos de transferncia dos bens mveis para os respectivos

    polos. Foi informado, ainda, que a Diretoria no possui os termos de responsabilidade

    solicitados, tendo em vista que, aps a transferncia dos bens, a responsabilidade sobre estes

    recai sobre os respectivos campi.

    A DEAD encaminhou tambm a lista de todos os polos de Educao Distncia do

    IFB e, dessa forma, foi identificado que os polos que possuam maior risco so aqueles que

    se encontram fisicamente fora dos campi aos quais se encontram vinculados, sendo eles:

    POLO CAMPUS RESPONSVEL

    Taguatinga C4 Taguatinga Centro

    Recanto das Emas Taguatinga Centro

    Itapo Taguatinga Centro

    Brazlndia Taguatinga

    Varjo Braslia

    Sobradinho II Planaltina

    Em seguida, foram encaminhadas as SAs de ns 88 a 91/2017, respectivamente aos

    campi Braslia, Planaltina, Taguatinga Centro e Taguatinga, solicitando as mesmas

    informaes que haviam sido requeridas Diretoria de Educao Distncia.

    As visitas in loco foram realizadas no perodo de 8 a 12 de junho de 2017, de acordo

    com a disponibilidade dos setores, oportunidade em que foi feita a contabilizao fsica dos

    bens constantes dos termos de responsabilidade ou das planilhas de controle fornecidos. O

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    resultado das visitas e das respostas das solicitaes de auditoria ser apresentado nos

    tpicos abaixo:

    6.1.1.1 Campus Braslia

    A resposta da SA n 88/2017 chegou por meio do Memorando n 055/2017-

    DGBR/CBRA/IFB. O Campus informou que o polo Varjo foi desativado, de maneira que

    no foi necessrio realizar a visita in loco que havia sido planejado para o mencionado polo.

    Alm disso, por fugir do escopo da auditoria, no foi realizada a contagem fsica dos bens

    que estavam sob a responsabilidade do polo Varjo, j que os bens j foram transferidos para

    a Diretoria de Educao Distncia, pois fazem parte do acervo patrimonial da Reitoria do

    IFB.

    6.1.1.2 Campus Planaltina

    O Campus Planaltina respondeu a SA n 89/2017 por meio do Memorando n

    84/2017-DGPL/CPLA/IFB, em 31 de maio de 2017. Foram encaminhados os termos de

    responsabilidade dos bens mveis do polo Sobradinho II e no dia 8 de junho de 2017 foi

    realizada a visita in loco para contagem dos bens contidos nos referidos termos.

    Nesta visita, foram encontrados no polo 3 bens que no constavam dos termos de

    responsabilidade encaminhados anteriormente, razo pela qual foi emitida a SA n 111/2017

    solicitando manifestao do Campus. A resposta do setor veio por meio do Memorando n

    109/2017-DGPL/PLA/IFB, que encaminhou os termos de transferncia da responsabilidade

    dos bens mveis supracitados para a carga do Diretor de Administrao do Campus

    Planaltina, de maneira que foi considerada suprida a inconsistncia encontrada.

    6.1.1.3 Campus Taguatinga Centro

    O Campus Taguatinga Centro respondeu a SA n 90/2017 por meio do Memorando n

    63/2017-DGTC/IFB, em 01 de junho de 2017. O setor enviou os termos de responsabilidade

    dos bens dos polos EaD sob sua responsabilidade e informou que o polo Itapo no existe

    mais, sendo que o polo Taguatinga C4 foi criado a partir da extino deste. Dessa forma,

    foram agendadas visitas in loco para os polos Taguatinga C4 e Recanto das Emas,

    respectivamente nos dias 9 e 12 de junho.

    Nas visitas realizadas, o Campus apresentou planilhas de controle dos bens mveis

    presentes nos polos, tendo em vista que estas se encontravam mais atualizadas que os termos

    de responsabilidade enviados anteriormente. Assim, a contagem foi realizada com base nas

    referidas planilhas. Todavia, ainda assim foram encontradas inconsistncias tais quais bens

    presentes nos polos e no constantes das planilhas, bem como itens que constavam na

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    planilha como QUADRO BRANCO, mas na verdade se tratavam de CADEIRA DE

    ESCRITRIO, tendo em vista os ns de tombamento discriminados nas planilhas.

    Por isso, enviou-se ao Campus Taguatinga Centro a SA n 112, solicitando

    manifestao acerca das inconsistncias apontadas. Por meio do Memorando n 69/2017-

    DGTC/IFB, o Campus informou sobre as providncias tomadas acerca dos problemas

    encontrados pela equipe de Auditoria, conforme trecho transcrito a seguir:

    2. Inconsistncias encontradas na auditoria realizada in loco no Polo de Educao

    Distncia Taguatinga C4:

    1. Monitor Infoway patrimnio 5179 envio do Memorando 48 2017

    CDAP/DRAP/DGTC/IFB, acerca de verificao de duplicidade, para a

    CDAP/Campus Samambaia. Resposta via e-mail da CDAP/Campus Samambaia,

    servidora Vaneza. Informou que possuem o bem fsico com mesmas especificaes

    e nmero de patrimnio. Solicitaremos novo cadastro de tombos, registros e

    lanamento no SUAP CDAP/Reitoria/IFB, via memorando.

    2. Carteira Universitria patrimnio 29075 Memorando 49-2017

    CDAP/DRAP/DGTC/IFB acerca de verificao de duplicidade, para a

    CDAP/Campus Ceilndia: Aguardando resposta, Os patrimnios 29710, 39777,

    39864 e 39868 realizada a requisio de transferncia n 1500 para o servidor

    Antongnioni Melo Coord. do Polo C4 via SUAP.

    3. Cadeira de escritrio patrimnio 29451 realizada a requisio de

    transferncia n 1500 para o servidor Antongnioni Melo Coord. do Polo C4 via

    SUAP. (Este item foi repetida a mesma informao sobre a auditoria in loco do

    Polo Recanto).

    3. Inconsistncias encontradas na auditoria realizada in loco no Polo de Educao

    Distncia Recanto das Emas:

    1. Envio de Memorando 50 2017 CDAP/DRAP/DGTC/IFB para a

    CDAP/Reitoria/IFB, solicitao de ajustes de tombos em bens de patrimnio.

    Considerando a resposta recebida, verificou-se que o Campus tomou todas as

    providncias necessrias para a regularizao das inconsistncias verificadas, razo pela qual

    estas sero consideradas solucionadas e no geraro constataes e recomendaes para o

    setor.

    6.1.1.4 Campus Taguatinga

    O Campus Taguatinga respondeu a SA n 91/2017 por meio do Memorando n

    33/2017-DGTC/IFB e informou a esta Audin que o polo Brazlndia funciona em uma

    escola do Governo do Distrito Federal, o Centro de Ensino Mdio 1 de Brazlndia. Dessa

    forma h bens que esto sob a responsabilidade do Coordenador do Polo (termo de

    responsabilidade anexo) e outros bens que esto sob a responsabilidade do Diretor da

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    Escola (termo de cesso de bens anexo).

    Analisando a documentao encaminhada pelo Campus, verificou-se que apenas 6

    bens mveis se encontram sob responsabilidade do polo Brazlndia, sendo que o restante dos

    bens utilizados na localidade (21 monitores, 21 CPUs e 1 Switch) se encontram cedidos para

    o Centro de Ensino Mdio 01 de Brazlndia, conforme Termo de Cesso de Bens 01/2017.

    Dessa maneira, considerando a baixa relevncia da quantidade de bens efetivamente

    sob a responsabilidade do Polo EaD, no foi realizada a auditoria in loco para contagem dos

    bens em meno. Considerando, ainda, o restante da resposta do Campus Taguatinga,

    verificou-se que no h inconsistncias a serem sanadas com relao ao Patrimnio do Polo

    Brazlndia.

    6.2 Constataes e Recomendaes

    Considerando o exposto nos tpicos acima, verifica-se que no houve inconsistncias

    encontradas durante a execuo da presente auditoria ou que as inconsistncias encontradas

    foram prontamente sanadas pelos setores auditados. Dessa maneira, no h constataes ou

    recomendaes a relatar no presente documento.

    7. Materialidade

    O valor observado ao final da presente auditoria foi de R$ 241.590,30 (duzentos e

    quarenta e um mil, quinhentos e noventa reais e trinta centavos).

    Tabela: Valor monetrio dos bens auditados

    UNIDADE VALOR

    Polo Taguatinga C4 R$ 91.194,89

    Polo Recanto das Emas R$ 122.051,21

    Polo Sobradinho II R$ 28.344,20

    TOTAL R$ 241.590,30

    8. Concluso

    A Auditoria de Gesto Patrimonial Controle, Inventrio, Guarda e Conservao de

    Bens Mveis da EaD permitiu concluir que os procedimentos relacionados ao controle e

    monitoramento dos bens patrimoniais permanentes nos campi auditados encontram-se

    suficientes, de modo que as inconsistncias encontradas foram facilmente resolvidas pelos

    campi responsveis pelos polos de educao distncia.

    Vale salientar que, com relao gesto patrimonial sempre necessria a

    observncia das regras contidas na IN SEDAP n 205/88. Neste sentido, orienta-se os setores

    auditados que sempre mantenham os termos de responsabilidade dos polos sob sua

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    responsabilidade atualizados, tanto com relao carga dos bens mveis quanto no tocante

    exata localizao dos mencionados bens, cumprindo as determinaes da referida Instruo

    Normativa.

    Os referidos termos devem conter os elementos necessrios perfeita caracterizao

    do material distribudo e registrar de maneira fiel a realidade, sendo imprescindvel,

    portanto, sua constante atualizao em caso de distribuio ou redistribuio de equipamento

    ou material permanente.

    Submete-se, por fim, o relatrio considerao da Chefe de Auditoria Interna.

    Atenciosamente,

    Victor Delbio Ferraz de Almeida Meira

    Auditor Interno IFB

    Patrcia Maciel da Silva

    Auditora Interna IFB

    Braslia, 10 de agosto de 2017.

    De acordo com o presente Relatrio de Auditoria.

    Encaminhe-se ao Magnfico Reitor do IFB para cincia, conhecimento e demais

    providncias.

    Carla Regina Klein

    Auditora-Chefe

    Ciente do Reitor/Presidente do Conselho Superior em ..../..../2017

    ________________________

    carimbo/assinatura

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