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GERENCIAR COTAÇÕES Proposto por:

Diretor do Departamento de Administração (DEADM)

Analisado por:

Assessora da Assessoria de Gestão Estratégica (ASGET)

Aprovado por:

Secretária da Secretaria Geral de Ensino (SECGE)

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.

Base Normativa: Código: Revisão: Página:

Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ-035 03 1 de 17

1 OBJETIVO

Padronizar os procedimentos relativos às cotaç-ões para a aquisição de materiais e

serviços, por dispensa de licitação, para a Escola da Magistratura do Estado do Rio de

Janeiro - EMERJ.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta rotina (RAD) se aplica à Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro

(EMERJ) e passa a vigorar a partir de: 20/05/2014.

3 DEFINIÇÕES

TERMO DEFINIÇÃO

Nota de Autorização de Despesa (NAD)

Documento destinado a evidenciar a permissão dada por autoridade competente para a realização da despesa.

Nota de Empenho (NE)

Documento emitido pelo sistema Integrado de Administração Financeira de Estados e Municípios (SIAFEM/RJ), comprobatório da formalização de dedução do valor da despesa no saldo disponível da dotação orçamentária, no âmbito da Administração Pública Estadual.

Sistema de Logística da EMERJ (SISLOGEM)

Sistema informatizado que padroniza o processo de seleção e avaliação de fornecedores de materiais e serviços.

Materiais de Consumo

São aqueles que perdem identidade mediante o uso, tendo ao menos uma das seguintes características: fragilidade, deteriorabilidade, transformabilidade, incorporabilidade e limitada durabilidade (Lei nº 4320/64, art. 15, § 2º). Dividem-se em materiais de expediente, impressos e de informática.

Material Permanente

Bens que não perdem sua identidade física e/ou constituem meio para produção de outros bens e serviços.

Setor Solicitante (SS)

Setor interno responsável por solicitar materiais e serviços.

GERENCIAR COTAÇÕES




TERMO DEFINIÇÃO

Atestar Confirmar, por parte do SS, de que houve execução total ou parcial do objeto contratado.

Sistema Protocolo Administrativo Eletrônico (e-PROT)

Sistema informatizado de protocolo, que registra o andamento de expedientes e de processos administrativos no PJERJ e a sua movimentação.

Planilha de Avaliação de Fornecedor (PAF)

Planilha compartilhada para seleção e avaliação de fornecedor – Formulário FRM-EMERJ-030-02.

4 REFERÊNCIAS

• Lei 8666/1993 - Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal,

institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras

providências - artigo 24, inciso II;

• Decreto 3147/1980 - Regulamenta o Capítulo IV do Título V do Código de

Administração Financeira e Contabilidade Pública, aprovado pela Lei nº 287 de

04/12/79, que dispõe sobre a concessão, a aplicação e a comprovação dos

adiantamentos e dá outras providências.

• Aviso TJ 92/2011 - Avisa que os pagamentos de bens e serviços de qualquer

natureza prestados ao Tribunal de Justiça, a partir do dia 02 de janeiro de 2012,

serão realizados, exclusivamente, na instituição bancária denominada Banco

Bradesco S/A, e dá outras providências.

• Protocolo ICMS 42/2009 - Estabelece a obrigatoriedade da utilização da Nota

Fiscal Eletrônica (NF-e) em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, pelo

critério de CNAE e operações com os destinatários que especifica;

• Ajuste SINIEF 07/2005 - Institui a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar

de Nota Fiscal Eletrônica.





• Lei nº 8.036/90, art. 27 – Dispõe sobre o Fundo de Garantia do Tempo de

Serviço, e dá outras providencias.

• Lei nº 9.012/95, art. 2º - Proíbe as instituições de crédito de conceder

empréstimo, financiamentos e outros benefícios a pessoas jurídicas em débito

com o FGTS.

5 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Diretor do Departamento de Administração da Escola da Magistratura (EMERJ/DEADM)

• Autorizar as cotações.

• autuar processos;

• protocolar os memorandos de aquisição de material e de prestação de serviços.

• encaminhar processo de empenho ao SECOT e ao SEALM, para envio de cópia de NAD ao fornecedor.

Diretor da Divisão de Finanças (EMERJ/DIFIN)

• Providenciar NAD/Empenho, emitir cheques, realizar a liquidação e o pagamento.

Chefe de Serviço de Almoxarifado

(EMERJ/SEALM)

• Emitir RM/NEM;

• enviar cópia da NAD ao fornecedor, nos casos de aquisição de material;

• receber o material e entregá-lo ao Setor Solicitante (SS);

• providenciar Atestado de Recebimento de Material (ARM) e Nota de Recebimento de Material (NRM);

• avaliar o recebimento do material na Planilha de Avaliação de Fornecedores – PAF;

• enviar ao SECOT a 2ª via do formulário – Termo de Recebimento de Material – FRM-EMERJ-021-11, assinado pelo SS, no prazo máximo de 24 horas após a entrega, para encerramento do processo de cotação.

Chefe de Serviço de Cotação

(EMERJ/SECOT)

• Realizar cotações, por dispensa de licitação;

• cadastrar memorandos de cotação de serviço





FUNÇÃO RESPONSABILIDADE no SISLOGEM/PAF;

• cadastrar e avaliar fornecedores de materiais e de serviços no SISLOGEM/PAF;

• Eencaminhar cópia da NAD ao fornecedor, nos casos de prestação de serviços;

• acompanhar a execução dos serviços contratados por dispensa de licitação;

• controlar os prazos de entrega e receber os materiais adquiridos por adiantamento e patrocínio;

• receber processos de pagamento para conferir dados cadastrais, providenciar atestados de recebimento pelo SS; e avaliar o o fornecedor no SISLOGEM/PAF, nos casos de aquisição por adiantamento ou patrocínio;

• receber do SEALM a 2ª via do formulário – Termo de Recebimento de Material – FRM-EMERJ-021-11, assinado pelo SS, no prazo máximo de 24 horas após a entrega, para encerramento do processo de cotação.

Chefe de Serviço Contábil da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SEBIL)

• Contabilizar o empenhamento da despesa;

• anular parcialmente ou totalmente os empenhos;

• vincular a NE à NAD;

• supervisionar, emitir e conferir NAD e Empenhos.

Diretor da Equipe do Serviço de Cotação - SECOT

• Executar as atividades do SECOT, conforme planejado.

6 CRITÉRIOS GERAIS DO SERVIÇO DE COTAÇÃO

6.1 O Departamento de Administração (EMERJ/DEADM) encaminha memorando ao

Serviço de Cotação (EMERJ/SECOT) para realizar pesquisas de preços para aquisição

de materiais e contratação de serviços por dispensa de licitação (Lei 8666, art. 24, II),

nas modalidades de empenho (Lei 4320/64), adiantamento (despesas de emergência –

Decreto 3147/80) e patrocínio.





6.2 Nos casos de aquisição de materiais, o DEADM encaminha o memorando ao SEALM

para providenciar RM aberta e, após envia o memorando ao SECOT para cotações.

6.3 Em caso de serviços gráficos, o DEADM encaminha o memorando à DIPUB para a

confecção de layout. Após aprovação do layout pelo SS, o DEADM encaminha o

memorando ao SECOT para realizar as cotações.

6.4 Tratando-se de contratação de serviço técnico, as especificações são realizadas pelo

setor competente.

6.5 No caso de aquisição de material de informática, havendo dúvidas, o SECOT

encaminha as cotações ao DEADM, que encaminhará ao setor técnico para

conferência das especificações enviadas pelo fornecedor.

6.6 O SECOT providencia as cotações de acordo com as especificações constantes do

memorando do Setor Solicitante (SS);

6.7 Cadastra os memorandos de cotação de serviço, adquiridos por dispensa, bem como

os memorandos de cotação de serviço e de material, adquiridos por adiantamento e

patrocínio, no SISLOGEM e no Formulário FRM-EMERJ-030-02 – Seleção e Avaliação

de Fornecedor de Materiais / Serviços.

6.8 Cadastra os fornecedores de serviços e de materiais no SISLOGEM/PAF.

6.9 Realiza a pesquisa de preços selecionando, no mínimo, propostas de 03 (três)

empresas, considerando vencedora a empresa que apresentar o menor preço, que

emitir nota fiscal eletrônica de serviço ou de venda e que possuir conta-corrente no

Banco Bradesco (Aviso TJ 92/2011).

6.10 Devidamente concluídas as cotações, no prazo máximo de 20 (vinte) dias, o SECOT

devolve ao DEADM o memorando com as cotações, juntamente com o Mapa

Comparativo do Pedido de Cotação e avaliações, bem como as certidões negativas

válidas do INSS (Instituto Social de Seguro Social), FGTS (Fundo de Garantia por

Tempo de Serviço) e CNDT (Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas), do fornecedor





vencedor. Caso seja necessária alguma correção, o prazo se estenderá até que as

cotações sejam devolvidas corretamente.

6.10.1 Em caso de impossibilidade de conseguir o mínimo de 03 (três) propostas no prazo

estabelecido ou na falta dos requisitos exigidos, o SECOT encaminhará todo o

procedimento com a devida informação para avaliação do DEADM.

6.11 Nos casos de solicitação de material, cujo fornecedor seja exclusivo ou que o serviço

seja padronizado, o SECOT recebe do DEADM a solicitação com a proposta

encaminhada pelo setor solicitante, para juntar Mapa Comparativo de Pedido de

Cotação, certidões negativas válidas do INSS, FGTS e CNDT do fornecedor vencedor

e avaliar no SISLOGEM/PAF. Neste caso, a avaliação é feita pelo SECOT com base

nas informações do SS.

6.12 Nos casos de solicitação de material permanente, o SECOT devolve ao DEADM as

cotações, juntamente com o formulário FRM-EMERJ-014-05 – Mapa Comparativo de

Pedido de Cotação e Avaliação – Material Permanente e a avaliação, além das

certidões negativas válidas do INSS, FGTS e CNDT do fornecedor vencedor, no prazo

máximo de 20 (vinte) dias, contados do recebimento.

6.13 O SECOT monitora os prazos, através dos formulários de Acompanhamento de

Cotação de Material (FRM-EMERJ-035-02) e de Planilha de Acompanhamento de

Cotação e de Execução de Serviço (FRM-EMERJ-035-01).

6.14 A avaliação dos fornecedores para contratação de serviços e aquisição de material, na

fase de cotação, é realizada no SISLOGEM/PAF.

6.15 Caso após realizada a cotação e empenhada a despesa, ocorrer fato que inviabilize o

fornecimento do material ou serviço, que venha a acarretar o cancelamento do

empenho, o SECOT solicitará à DIFIN, o processo para que seja dado continuidade a

cotação até que o processo de cotação seja concluído, o que ocorrerá com a entrega

do material e do serviço ao SS, e o respectivo pagamento.





6.15.1. Em se tratando de aquisição de material, caberá ao SEALM comunicar o fato previsto no item anterior, por e-mail, ao SECOT.

6.16 Os documentos protocolados recebidos pelo SECOT são encaminhados através do

Sistema e-Prot, os demais, por meio de Livro de Protocolo.

7 PROCESSO DE TRABALHO – ACOMPANHAR EXECUÇÃO DE SER VIÇO

7.1 SECOT recebe o processo de empenho do DEADM para enviar cópia da NAD à

empresa vencedora, no prazo máximo de 24 horas, e após encaminha o processo ao

SEBIL, para emissão de Nota de Empenho – NE.

7.2 SECOT controla o prazo para execução do serviço, que se fará, no prazo máximo de

15 (quinze) dias corridos, contados a partir da confirmação do recebimento da NAD

pelo fornecedor.

7.3 Quando o serviço for complexo e necessitar de um prazo maior do que o estabelecido

ou ultrapassar o prazo previsto para execução, o SECOT informa a ocorrência ao

DEADM, por e-mail, registrando o fato na planilha de Acompanhamento de Cotação e

de Execução de Serviço (FRM-EMERJ-035-01).

7.4 Em caso de serviços técnicos ou gráficos, se houver dúvidas por parte do fornecedor

quanto às especificações, o SECOT dá ciência ao DEADM e encaminha o

questionamento ao setor competente, para providenciar os devidos esclarecimentos,

ficando a contagem do prazo suspensa até o retorno da solicitação atendida.

7.5 Concluído o serviço técnico ou gráfico, o SECOT o encaminha ao setor competente

para conferência e em seguida ao SS para aprovação final.

7.6 SECOT entrega o produto ao SS, que verifica se o serviço foi realizado de acordo com

o pedido dando o seu aceite, mediante recibo no formulário Protocolo de Recebimento

de Serviços/Materiais (FRM-EMERJ-035-04).





7.7 Encaminha ao DEADM a Nota Fiscal Eletrônica, no prazo máximo de 24 horas,

contado a partir do aceite do serviço pelo SS. Caso a Nota Fiscal não seja entregue

pelo fornecedor juntamente com o serviço, o SECOT deve contatar o fornecedor, e

recebida a Nota Fiscal encaminhá-la ao DEADM, no prazo mencionado.

7.8 SECOT recebe do DEADM o processo de pagamento, confere dados cadastrais,

providencia atestados do SS e avalia recebimento na PAF, devolvendo em seguida o

processo ao DEADM, mediante lançamento no e-PROT.

7.9 Nos casos de execução de serviços através de Empenho Estimativo, em que a entrega

é realizada conforme demanda dos setores da EMERJ, o SECOT acompanha o prazo

de entrega e o saldo do Empenho, devendo informar ao DEADM quando o saldo for

insuficiente para o atendimento da demanda dos setores da Escola.

8 PROCESSO DE TRABALHO - ACOMPANHAR ENTREGA DE MATE RIAL

8.1 No caso de aquisição de material, o DEADM encaminha cópia da NAD ao SEALM, que

comunica em 24 horas o resultado da cotação à empresa vencedora, via fax ou e-mail,

para que se inicie a contagem do prazo para a entrega do material, no máximo em 15

(quinze) dias corridos ou no prazo estipulado na proposta.

8.2 Após a entrega do material ao SS, o SEALM encaminha ao SECOT a 2ª via do

formulário – Termo de Recebimento de Material – FRM-EMERJ-021-11, assinado pelo

SS, no prazo máximo de 24 horas após a entrega, para encerramento do processo de

cotação.

8.3 Caso o material não seja entregue dentro do prazo previsto no item 8.1., o SEALM

notificará o SECOT por e-mail.

8.4 O SECOT lança a data do recebimento do material pelo SS no formulário “Planilha de

Acompanhamento de Cotação para Compra de Material” - FRM-EMERJ-035-02,

finalizando o procedimento de cotação de material.





9 PROCESSO DE TRABALHO – AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E S ERVIÇOS POR ADIANTAMENTO

9.1 DEADM encaminha o memorando de aquisição de material e serviço ao SECOT para

cotação e informa no memorando tratar-se de adiantamento, ou por e-mail, em caso de

decisão posterior.

9.2 Devidamente concluídas as cotações, o SECOT devolve ao DEADM o memorando

com as propostas dos fornecedores juntamente com Mapa Comparativo do Pedido de

Cotação e avaliações no SISLOGEM/PAF, bem como as certidões negativas válidas do

INSS, FGTS e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, do fornecedor vencedor.

9.3 O SECOT recebe o material e o serviço e encaminha para o SS, que verifica se está de

acordo com o que foi solicitado dando o seu aceite, mediante recibo no formulário

Protocolo de Recebimento de Serviços/Materiais (FRM-EMERJ-035-04).

9.4 O SECOT encaminha ao DEADM a Nota Fiscal, imediatamente, a partir do aceite do

material ou serviço pelo SS. Caso a Nota Fiscal não seja entregue pelo fornecedor

juntamente com o material ou serviço, o SECOT deve contatar o fornecedor e recebida

a nota fiscal encaminhá-la ao DEADM.

9.5 O DEADM encaminha processo de Comprovação de Adiantamento ao SECOT para

providenciar atestados nas Notas Fiscais e avaliar recebimento no SISLOGEM/PAF,

devolvendo após ao DEADM.

10 PROCESSO DE TRABALHO – AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E SERVIÇOS POR PATROCÍNIO

10.1 DEADM encaminha o memorando ao SECOT para cotação de preços referente à

aquisição de material ou contratação de serviço através de PATROCÍNIO.

10.2 SECOT cadastra o memorando no SISLOGEM/PAF e providencia a pesquisa de

preços.




Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ-035 03 10 de 1 7

10.3 Devidamente concluídas as cotações, no prazo máximo de 20 (vinte) dias, o SECOT

devolve ao DEADM o memorando com cotações, juntamente com Mapa Comparativo

do Pedido de Cotação e Avaliação, para aprovação pelo DEADM.

10.4 Após a aprovação do DEADM, o SECOT comunica, via e-mail, ao fornecedor

vencedor, que a sua proposta foi aprovada, e encaminha a este, os dados do

patrocinador para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica e do Termo de Adesão,

iniciando-se, a partir do envio do e-mail, o prazo para a execução do serviço ou para a

entrega do material, conforme o caso.

10.5 SECOT recebe o material ou a prestação do serviço e providencia a avaliação do

fornecedor no SISLOGEM/PAF. Após, entrega o produto ao SS, que verifica se está de

acordo com o que foi solicitado dando o seu aceite, mediante recibo no formulário

Protocolo de Recebimento de Serviços/Materiais (FRM-EMERJ-035-04).

10.6 Encaminha a Nota Fiscal, e o Termo de Adesão, preenchido e assinado, ao DEADM,

imediatamente a partir do aceite do material ou serviço pelo SS. Caso a Nota Fiscal

não seja entregue pelo fornecedor juntamente com o material ou serviço, o SECOT

deve contatar o fornecedor e solicitar os documentos mencionados e encaminhar ao

DEADM.

11 INDICADOR

NOME FÓRMULA PERIODICIDADE

Índice de cotações para prestação de serviços realizadas no prazo

N° de cotações realizadas no prazo x 100

Nº total de cotações Mensal

Índice de cotações para aquisição de materiais realizadas no prazo

N° de cotações realizadas no prazo x 100

Nº total de cotações Mensal

12 GESTÃO DE REGISTROS





12.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu

arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:

Legenda:

*CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Orgãos Jurisdicionais.

Notas:

a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR- 046 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.

b) DGJUR/DEGEA – procedimentos da RAD- DGJUR-035 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da

RAD- DGJUR-043 - Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-

DGJUR-047 – Gerir Arquivo Permanente.

c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na U.O. O

armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter

Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.

IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD*

RESPON- SÁVEL

ARMAZE-NAMENTO

RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO

RETENÇÃO (ARQUIVO

CORRENTE – PRAZO DE

GUARDA NA UO**)

DISPOSIÇÃO

Livro de Protocolo 0-6-2-2d DGEMERJ/

SECOT Caixa

Arquivo Data Condições

apropriadas 3 anos Eliminação na

UO

Cópia da correspondência expedida (Memorandos e Ofícios)

0-6-2-2j DGEMERJ/

SECOT Pasta Re-gistradora

Data Condições apropriadas

2 anos Eliminação na UO

Planilha de acompanhamento da cotação e de execução de Serviços (FRM-EMERJ-035-01)

0-3-3b DGEMERJ/

SECOT Disco Rígido Nº

Memo/UO Condições apropriadas


Protocolo de Recebimento de Serviços/Materiais (FRM-EMERJ-035-04)

0-3-3k DGEMERJ/

SECOT Pasta Re-gistradora

Data Condições apropriadas

2 anos DGJUR/ DEGEA***

Planilha de acompanhamento da cotação de Material (FRM-EMERJ-035-02)

0-3-3b DGEMERJ/

SECOT Disco Rígido Nº

Memo/UO Condições apropriadas






13 ANEXOS

• Anexo I – Fluxograma dos Critérios Gerais do Serviço de Cotação;

• Anexo II – Fluxograma do Processo de Trabalho - Acompanhar Execução de Serviço;

• Anexo III – Fluxograma do Processo de Trabalho - Acompanhar Entrega de Material;

• Anexo IV - Fluxograma do Processo de Trabalho – Aquisição de Materiais e Serviços

por Adiantamento;

• Anexo V - Fluxograma do Processo de Trabalho – Aquisição de Materiais e Serviços

por Patrocínio.





ANEXO I – FLUXOGRAMA DOS CRITÉRIOS GERAIS DO SERVI ÇO DE COTAÇÃO





ANEXO II – FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO - ACO MPANHAR

EXECUÇÃO DE SERVIÇO





ANEXO III – FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO - AC OMPANHAR

ENTREGA DE MATERIAL





ANEXO IV - FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO – AQU ISIÇÃO DE

MATERIAIS E SERVIÇOS POR ADIANTAMENTO





ANEXO V - FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO – AQUI SIÇÃO DE

MATERIAIS E SERVIÇOS POR PATROCÍNIO

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